Administrator de birou: responsabilități și tendințe în dezvoltarea profesiei. Descrierea postului unui exemplu de administrator Ce ar trebui să știe un administrator de birou

Compartimentul Contabilitate și Raportare pe problemele depunerii: § concluziilor privind respectarea limitelor de aprovizionare cu resurse materiale și cheltuielile acestora în direcțiile structurale ale Societății în scopul propus; § propuneri de vânzare de echipamente în exces etc.; § date contabile pentru circulatia resurselor materiale in depozitele Societatii; § estimări de costuri pentru întreținerea clădirilor și spațiilor în care se află diviziile structurale ale Societății, inclusiv echipamente (ascensoare, iluminat, încălzire, sisteme de ventilație etc.); § estimări de cost pentru achiziționarea de mobilier, materiale de uz casnic, echipamente, inventar etc. § raportare stabilită. 6.6. Departamentul Juridic pentru obtinerea de: § consultatii pe probleme juridice; § clarificări ale legislaţiei în vigoare; § concluzii privind conformitatea documentelor depuse spre examinare juridica cu legislatia in vigoare. 6.7.

Fișa postului de administrator

Administratorul biroului trebuie să cunoască: -etica relațiilor în grupul de lucru; - standarde de lucru de birou; - amplasarea spațiilor de birouri; -principii de planificare si proiectare a spatiilor de birouri; -reguli si metode de organizare a muncii de birou; -domeniul de activitate al lucrătorilor de birou; -principii de organizare a rechizitelor de birou; -fundamente de estetică, etică și psihologie socială; - regulamentul intern al muncii; -bazele legislatiei muncii; -cerințe legale pentru contractele de afaceri și procedura de încheiere a acestora; -dotarea tehnica a biroului; -reguli de utilizare a echipamentelor de birou; -principii de relații cu administrația (oficiul comandantului) imobilului în care se află sediul biroului; - regulile si reglementarile privind protectia muncii; - reglementari de siguranta, protectie impotriva incendiilor si salubritate industriala. 2.

Descrierea postului de administrator

Îndeplinește sarcini oficiale individuale de la superiorul său imediat. 16. Pregătește biroul pentru închidere (stinge iluminatul și echipamentele de birou, activează sistemele de alarmă de securitate etc.).

III. Drepturi Administratorul biroului are dreptul de a: 1. Gestiona independent și pe propria răspundere fondurile alocate pentru a furniza biroului obiectele de inventar necesare. 2. Trimiteți propuneri de îmbunătățire a activității biroului și a întreprinderii în ansamblu spre examinare de către conducătorul întreprinderii.

Faceți cunoștință cu documentele care îi definesc drepturile și responsabilitățile pentru funcția sa, criterii de evaluare a calității îndeplinirii atribuțiilor oficiale. 4. Semnează și avizează documente care țin de competența ta.

5.
Aprobă………………………… …………………………………………….(numele organizației) …………………………… ………… …….(funcția) ………………….…………………………………(numele complet) „…..” …………………. 20….. g. p.t. ……………………………………………………………………………………………………………..(nume, întreprindere, organizație) 1. Dispoziții generale 1.1 . Administratorul este angajat și eliberat din funcție prin ordin al directorului întreprinderii.
1.2.

Atenţie

În funcția de administrator este numită persoana care are studii medii profesionale fără cerințe de experiență în muncă sau studii profesionale primare și experiență de muncă în specialitatea de cel puțin ……………. ani. 1.3. Administratorul raportează direct la …………………………………………………………………………………………………………… (directorul întreprinderii / șeful unității structurale / alt funcționar) 1.4.

Descrierea postului administratorului de etaj de vânzări

Asigură întreținerea și funcționarea corespunzătoare a spațiilor de birouri în conformitate cu regulile și reglementările de salubritate industrială și de protecție împotriva incendiilor. 9. Organizează comandarea biletelor de avion și de cale ferată pentru angajații de birou, dispecerând vehicule.

10. Organizează documentele de la birou, primirea apelurilor primite și gestionarea apelurilor efectuate. 11. Organizează servicii eficiente și culturale pentru vizitatori, asigură crearea unor condiții confortabile pentru aceștia, îi consiliază în probleme administrative, oferă informații și alte materiale (carți de vizită, liste de prețuri, broșuri etc.). 12. Pregătește baza materială și tehnică pentru desfășurarea negocierilor complexe cu parteneri, clienți și alte categorii de vizitatori. 13. Ține evidența vizitatorilor. 14. Ia măsuri pentru prevenirea și eliminarea situațiilor conflictuale. 15.

Descrierea postului

Administratorul trebuie să cunoască: - rezoluțiile, instrucțiunile, ordinele, alte documente de guvernare și de reglementare ale organelor superioare și ale altor organe referitoare la activitatea întreprinderii - structura conducerii întreprinderii, drepturile și responsabilitățile angajaților, programul de lucru al acestora; și metode de organizare a procesului de deservire a vizitatorilor; - baze de marketing și publicitate; economia, organizarea și managementul muncii - legislația muncii și protecția muncii a Federației Ruse - regulile și reglementările privind protecția muncii, igienizarea industrială și protecția împotriva incendiilor; 1.5.
Puteți descărca gratuit descrierea postului de administrator de birou. Atribuțiile postului administratorului biroului pe care le aprob (numele, parafa) (numele organizației, forma organizatorică și juridică a acesteia) (director; altă persoană împuternicită să aprobe fișa postului) 00.00.201_g. p.p. FIȘA POSTULUI ADMINISTRATORULUI BIROULUI (denumirea instituției) 00.00.201_g. Nr. 00 1. Prevederi generale 1.1 Prezenta fișă a postului stabilește responsabilitățile, drepturile și responsabilitățile postului de administrator (denumit în continuare „întreprindere”).
Denumirea instituției 1.2 Pentru funcția de administrator de birou se angajează o persoană cu studii profesionale (superioare; secundare) și experiență în muncă economică și administrativă de cel puțin (1 an; 2 ani; 3 ani; etc.). 1.3.Administratorul biroului este numit în funcție și eliberat din funcție prin ordin al șefului organizației.

Descrierea postului pentru administrator de birou

Info

Consultă vizitatorii în probleme legate de serviciile oferite. 4. Ia măsuri pentru prevenirea și eliminarea situațiilor conflictuale.

Asigură curățenia și ordinea în incintă și în zona adiacentă acestuia sau clădirii. 8. Monitorizează respectarea de către angajații din subordine a disciplinei muncii și a producției, a regulilor și reglementărilor privind protecția muncii, a cerințelor de salubritate industrială și de igienă.

9. Informează conducerea despre deficiențele existente în deservirea vizitatorilor și măsurile luate pentru eliminarea acestora. 10.
Responsabilitate Administratorul este responsabil: - pentru consecințele deciziilor luate de acesta care depășesc limitele puterilor sale stabilite de legislația actuală a Federației Ruse, statutul întreprinderii și alte acte juridice de reglementare - pentru neexecutarea; (executarea necorespunzătoare) a atribuțiilor sale oficiale prevăzute de prezentele instrucțiuni, în limitele stabilite de legislația muncii în vigoare a Federației Ruse - pentru săvârșirea unei infracțiuni în procesul de desfășurare a activităților lor - în limitele stabilite de actuala legislație administrativă; legislația penală și civilă a Federației Ruse - pentru cauzarea prejudiciului material și a prejudiciului reputației întreprinderii - în limitele stabilite de legislația în vigoare a muncii, penală și civilă RF. 5. Condiții de lucru 5.1.
În limitele competenței dumneavoastră, informați supervizorul dumneavoastră imediat despre toate deficiențele identificate în cursul activităților dumneavoastră și faceți propuneri pentru eliminarea acestora. 4. Solicitați personal sau în numele conducerii organizației de la diviziile întreprinderii și de la alți specialiști informații și documente necesare pentru îndeplinirea atribuțiilor sale oficiale. 5. Implicați specialiști din toate unitățile structurale (individuale) în rezolvarea sarcinilor care îi sunt atribuite (dacă acest lucru este prevăzut de reglementările privind unitățile structurale, dacă nu, atunci cu permisiunea șefului întreprinderii). 6. Cere ca conducerea întreprinderii să ofere asistență în îndeplinirea drepturilor și îndatoririlor lor oficiale. IV. Responsabilitate Administratorul este responsabil: 1.
Printre responsabilitățile unui manager de birou poate fi lucrul cu serviciile de utilități și reprezentanții organizațiilor care deservesc echipamente de birou. Principala și semnificativă diferență între un manager de birou și un administrator de birou este autoritatea de conducere - administratorul, de regulă, nu gestionează lucrătorii de birou, ci este pur și simplu unul dintre ei și își desfășoară munca în colaborare cu personalul de birou. Un manager de birou și un administrator de birou trebuie să aibă calități personale precum abilități de comunicare, energie, capacitatea de a-și exprima gândurile în mod clar și clar, încredere, capacitatea de a convinge, capacitatea de auto-organizare (pentru un administrator) și capacitatea de a conduce o echipă (pentru un manager), cunoașterea unei limbi străine etc. I. Prevederi generale 1. Administratorul biroului aparține categoriei specialiștilor. 2.

Fișa postului de administrator al unei clădiri comerciale administrative

Administratorul trebuie să cunoască: § rezoluții, ordine, ordine, alte documente de guvernare și de reglementare ale autorităților superioare referitoare la activitatea Societății; § structura managerială, drepturile și responsabilitățile angajaților și programul lor de lucru § regulile și metodele de organizare a serviciilor pentru vizitatori; § tipuri de servicii prestate § baze de economie, organizare si management a muncii; § bazele organizării marketingului și publicității; § amenajarea și ordinea decorațiunii spațiilor; § fundamente ale esteticii si psihologiei sociale; § legislatia muncii § reguli si reglementari privind protectia muncii. 1.6. În activitățile sale, Administratorul este ghidat de: — Carta Societății; — Ordine, instrucțiuni ale conducerii Societății; — regulamentul intern de muncă al Societății; — Această fișă a postului.

1. Dispoziții generale

specialişti

Administratorul biroului este numit și eliberat din funcție în conformitate cu procedura stabilită de legislația muncii în vigoare prin ordin al directorului agenției de turism.

1. administrator de birou

3.1 Documente externe:

3.2 Documente interne:

Carta unei agenții de turism, Ordine și instrucțiuni ale directorului unei agenții de turism; Reglementări privind agenția de turism, Fișa postuluiadministrator de birou

1. Responsabilitatile locului de munca administrator de birou

Administratorul biroului îndeplinește următoarele atribuții:

4.1 Se asigură că biroul este pregătit pentru ziua de lucru (dezactivarea sistemului de alarmă de securitate, conectarea echipamentelor de birou și pregătirea acestuia pentru funcționare, dotarea biroului cu papetărie și consumabile).

4.2 Întocmește estimări pentru logistica biroului.

4.3 Întocmește documentele necesare pentru încheierea contractelor de furnizare de articole de papetărie, consumabile și alte obiecte de inventar necesare exploatării biroului, întreținere și reparare a echipamentelor de birou, precum și alte servicii.

4.4 Monitorizează proiectarea spațiilor, monitorizează pregătirea și difuzarea materialelor publicitare și a altor informații în birou destinate distribuirii către clienți.

4.5 Asigură curățenia și ordinea în incinta biroului.

4.6 Monitorizează funcționarea corectă a echipamentelor de birou și utilizarea rațională a papetăriei și consumabilelor în birou.

4.7 Stabilește contacte cu serviciile operaționale și organizațiile de utilități pentru a furniza resurse la spațiile de birouri, pentru a efectua reparații și alte lucrări.

4.8 Asigură întreținerea și funcționarea corespunzătoare a spațiilor de birouri în conformitate cu normele și reglementările de salubritate industrială și de protecție împotriva incendiilor.

4.9.Organizează comandarea biletelor de avion și de cale ferată pentru angajații biroului, expedierea vehiculelor.

4.11.Organizează servicii eficiente și culturale pentru vizitatori, asigură crearea unor condiții confortabile pentru aceștia, îi consiliază în probleme administrative, oferă informații și alte materiale (carți de vizită, liste de prețuri, broșuri etc.).

4.12 Pregătește baza materială și tehnică pentru desfășurarea negocierilor complexe cu parteneri, clienți și alte categorii de vizitatori, ține evidența vizitatorilor;

4.14.Ia măsuri pentru prevenirea și eliminarea situațiilor conflictuale.

4.15. Îndeplinește sarcini oficiale individuale de la supervizorul său imediat.

4.16.Pregătește biroul pentru închidere (stinge iluminatul și echipamentele de birou, activează sistemele de alarmă de securitate etc.).

Administrator de birou

1. Dispoziții generale

Această fișă a postului definește îndatoririle funcționale, drepturile și responsabilitățile administratorului biroului.

Administratorul de birou aparține categoriei specialişti

Administratorul biroului este numit și eliberat din funcție în conformitate cu procedura stabilită de legislația muncii în vigoare prin ordin al directorului întreprinderii.

Relații după poziție:

1. Cerințe de calificare pentru un administrator de birou:

1. Documente care reglementează activități administrator de birou

3.1 Documente externe:

Acte legislative și de reglementare referitoare la munca prestată.

3.2 Documente interne:

Carta întreprinderii, Ordinele și instrucțiunile directorului întreprinderii; Regulamente privindorganizatoric si analiticdepartament, fișa postuluiadministrator de birou, Reglementări interne ale muncii.

1. Responsabilitatile locului de munca administrator de birou

Administrator de birou:

4.1. Se asigură că biroul este pregătit pentru ziua de lucru (dezactivarea sistemului de alarmă de securitate, conectarea echipamentelor de birou și pregătirea acestuia pentru utilizare, asigurarea biroului cu papetărie și consumabile).

4.2. Pregătește estimări pentru logistica biroului.

4.3. Intocmeste actele necesare incheierii contractelor de: furnizare de papetarie, consumabile si alte obiecte de inventar necesare functionarii biroului; întreținerea și repararea echipamentelor de birou; alte servicii.

4.4. Monitorizează proiectarea sediului, monitorizează pregătirea și lansarea materialelor publicitare și a altor materiale informative în birou destinate distribuirii vizitatorilor.

4.5. Asigură curățenia și ordinea în incinta biroului.

4.6. Monitorizează funcționarea corectă a echipamentelor de birou și utilizarea rațională a rechizitelor și consumabilelor de birou în birou.

4.7. Stabilește contacte cu serviciile operaționale și organizațiile de utilități pentru a furniza resurse la sediile de birouri, pentru a efectua reparații și alte lucrări.

4.8. Asigură întreținerea și funcționarea corespunzătoare a spațiilor de birouri în conformitate cu regulile și reglementările de salubritate industrială și de protecție împotriva incendiilor.

4.9. Organizează comandarea biletelor de avion și de cale ferată pentru angajații biroului, dispecerând vehicule.

4.10. Organizează documentele de la birou, primește apelurile primite și gestionează apelurile efectuate.

4.11. Organizează servicii eficiente și culturale pentru vizitatori, asigură crearea unor condiții confortabile pentru aceștia, îi consiliază în probleme administrative, oferă informații și alte materiale (carți de vizită, liste de prețuri, broșuri etc.).

4.12. Pregătește baza materială și tehnică pentru desfășurarea negocierilor complexe cu parteneri, clienți și alte categorii de vizitatori.

4.13. Păstrează evidența vizitatorilor.

4.14. Ia măsuri pentru prevenirea și eliminarea situațiilor conflictuale.

4.15. Îndeplinește sarcini oficiale individuale de la superiorul său imediat.

4.16. Pregătește biroul pentru închidere (stinge iluminatul și echipamentele de birou, activează sistemele de alarmă de securitate etc.).

1. Drepturiadministrator de birou &n

Un manager de birou este unul dintre cei mai necesari personal în activitatea oricărei companii moderne. O gamă largă de responsabilități includ funcțiile unui specialist în organizare și supraveghere. Reunește simultan până la trei reprezentanți autorizați: secretar, director de aprovizionare, administrator. Responsabilitățile unui manager de birou implică în primul rând o mare responsabilitate și o eficiență ridicată.

Cerințe pentru un specialist

Fișa postului a managerului de birou include instrucțiunile necesare pentru angajare și implementarea acesteia în viitor. Primul lucru pe care trebuie să-l aibă un candidat pentru această poziție este educația adecvată și abilitățile profesionale. Salariatul trebuie să aibă diplomă de absolvire a studiilor medii de specialitate, superioare incomplete sau superioare.

Abilitățile trebuie să includă cunoștințe despre structura biroului și caracteristicile muncii sale. Zonarea unei camere este un factor important în funcționalitate. Dacă managerul de birou este familiarizat cu principiile organizării activităților, nu va fi dificil pentru el să controleze posturile individuale de muncă. Personalul ar trebui să fie repartizat la locul său în funcție de responsabilități, astfel încât alte activități să nu fie perturbate. Managerul de birou trebuie să cunoască sfera de activitate și gradul de responsabilitate al fiecărui specialist.

Responsabilitățile administratorului biroului

Managerul este obligat să organizeze producția optim confortabilă în incinta biroului. Pe lângă zonarea, managerul trebuie să gestioneze lucrătorii astfel încât toate funcțiile fiecărui cadru să fie îndeplinite în mod consecvent. Bazele activităților de birou sunt stabilite de administrator în funcție de următoarele puncte:

• Selectarea si plasarea specialistilor.
• Strategie și tactici de planificare în muncă.
• Construirea structurii organizatorice a biroului.

Pentru o stare de lucru stabilă în birou, este necesar să se asigure că fiecare persoană reușește în activitățile sale. Rezultatele pozitive ale muncii sunt realizate prin metode de motivare și management al strategiei sale. Dezvoltarea și implementarea abordărilor progresive pentru îmbunătățirea calității și creșterea productivității sunt responsabilitățile managerului de birou.

Comunicarea de afaceri într-o echipă de lucru se bazează pe moralitate și etica profesională. Managerul de birou este persoana care dă exemplu pentru politețe și respect pentru angajați.

Control intern

Toate deciziile luate trebuie să fie controlate de însuși administrator. Controlul se efectuează în următoarele domenii profesionale:

• Introducerea și aplicarea reglementărilor interne ale muncii.
• Respectarea standardelor specifice de comunicare din companie.
• Control asupra culturii vorbirii atunci când comunicați cu clienții și partenerii de afaceri.
• Codul vestimentar este un punct important în activitatea companiei. Angajații trebuie să poarte uniforma corespunzătoare, care este stabilită de standardele mediului de afaceri și de cerințele statutului companiei.

Un director de birou, ale cărui responsabilități includ managementul personalului și controlul activității, trebuie să își dezvolte propria metodologie organizatorică și structură de evaluare a calității muncii. Fiecare angajat este supus răspunderii disciplinare în cazul încălcării reglementărilor muncii și eticii muncii. Managerul însuși poartă această responsabilitate. Un sistem de măsuri pentru prevenirea încălcărilor, modalități de soluționare a conflictelor cu conducerea și alți angajați și metode de stimulente morale sunt dezvoltate de administrator.

Responsabilitățile îngrijitorului

Funcțiile unui manager pot fi îndeplinite și de un manager de birou. În acest caz, el trebuie să furnizeze personalului și sediului consumabilele necesare. Fiecare angajat trebuie să aibă o insignă și cărți de vizită, astfel încât identitatea, numele, funcția și datele de contact să poată fi întotdeauna recunoscute și adresate corect. Fața unui specialist este fața biroului și a companiei.

Furnizarea de rechizite de birou se efectuează în mod regulat și este responsabilitatea managerului de birou. Se întocmesc planuri de afaceri pentru furnizarea de bunuri, ținând cont de cantitatea de produse furnizată companiei, de costul achizițiilor cu ridicata și de sistemele de reduceri. Aprovizionarea constantă cu materiale de birou, inclusiv hârtie și consumabile pentru echipamente, se realizează cu încheierea de tranzacții cu furnizorii și companiile de servicii cu participarea directă a managerului de birou. Recepția mărfurilor este controlată prin documentație de plată și contabilă. Eliberarea de papetărie și rechizite personalului se realizează cu numirea persoanelor responsabile și disponibilitatea schemelor și procedurilor de distribuire a activelor economice.

Toate echipamentele sunt controlate de managerul de aprovizionare, în acest caz managerul de birou. Responsabilitățile postului includ monitorizarea stării bune a echipamentelor tehnice și a comunicațiilor. În cazul unei defecțiuni a dispozitivelor și mașinilor, este chemată o companie de service sau un specialist în reparații și rezultatele muncii sale sunt verificate. Un astfel de control are loc și atunci când echipamentele noi sunt livrate la birou.

Inventarierea echipamentelor și consumabilelor se realizează de către managerul biroului prin verificarea periodică a disponibilității și a stării tehnice a proprietății comerciale cu datele contabile.

Pe propria răspundere, managerul de sprijin economic gestionează fondurile alocate biroului pentru achiziționarea de bunuri necesare companiei și pentru satisfacerea nevoilor tehnice ale sediului. Îngrijitorul organizează logistica pentru evenimente deliberative, conferințe și negocieri.

Secretarul și atribuțiile sale

Toate procesele cheie enumerate în munca managerului și deciziile acestuia trebuie să fie documentate oficial și, prin urmare, responsabilitățile managerului de birou și secretarului într-o singură persoană includ suport de documentare pentru activitățile organizaționale. Fiecare document, în funcție de scopul său, are propria formă și structură. Numai atunci decizia sau planul luat va avea o bază legală și va implica implementarea strictă a tuturor punctelor. Acesta este modul în care compania operează într-o manieră clară și coordonată.

Colaborare și integrare

Secretarul-director organizează întâlnirea și primirea oaspeților. Delegațiile și comisiile, partenerii, clienții sunt vizitatori importanți ai companiei. Activitățile companiei și dezvoltarea acesteia depind direct de acestea. Comunicarea are loc la nivel de afaceri folosind etica formală, fără a trece la conexiuni personale și interacțiune - doar funcționează. Managerul de birou ar trebui să simbolizeze cultura și respectul nu numai ca reprezentant senior, ci și pentru companie în ansamblu. Primirea și transmiterea informațiilor de contact se realizează direct de către secretar. Pentru a colabora și a rezolva probleme importante de interacțiune, cărțile de vizită sunt schimbate, analizate și stocate în departament. Conducerea corespondenței de afaceri cu partenerii și sucursalele este responsabilitatea managerului de birou. Ei efectuează trimiterea electronică și prin curier a materialului necesar, primirea și analizarea informațiilor și efectuarea corespondenței de afaceri.

Manager în structura de conducere

Managerul în majoritatea cazurilor raportează direct directorului general al companiei și conducerii superioare. Responsabilitățile și drepturile sunt prescrise de superiori, care supraveghează respectarea acestora. Responsabilitățile șefului de birou pentru CV includ un raport privind organizarea intra-oficiu realizată, obținerea rezultatelor de productivitate și dificultățile întâmpinate în munca și întreținerea activităților. Aceștia fac propuneri de îmbunătățire a condițiilor, problemelor economice și de afaceri privind achiziționarea de echipamente și materiale, cereri de relocare, promovare, concediere a lucrătorilor. Pedepsele și recompensele disciplinare pentru specialiști distinși sunt supuse examinării.

Instrucțiuni de specialitate

Angajarea unui nou manager este însoțită de pregătirea și acceptarea unui set de îndatoriri, drepturi și responsabilități. Instrucțiunile directorului de birou includ o listă completă a tuturor normelor și regulilor de muncă și organizare descrise mai sus, include și persoane sau funcții subordonate administratorului.

Scara carierei

Cariera unui manager este construită pe dezvoltarea internă și creșterea profesională, care constă în îmbunătățirea competențelor. O schimbare a influenței are loc odată cu creșterea sau scăderea autorității în ochii subordonaților și ai altor angajați. Mobilitatea verticală pozitivă a unei poziții se înregistrează prin succesul în atingerea obiectivelor stabilite de companie, abilități de inițiativă și comunicare, abilități inovatoare și metode eficiente de lucru.

Managerul de birou este una dintre cele mai solicitate profesii. Un specialist eficient trebuie să acorde o atenție semnificativă resurselor umane, această cerință fiind inclusă în responsabilitățile unui manager de birou pentru un CV. Personalul selectat corespunzător și cu înaltă calificare pe baza calităților interne de conducere va avea un impact pozitiv asupra dinamicii dezvoltării companiei.

Pentru majoritatea companiilor mari și serioase, introducerea unei poziții de manager de birou a fost mult timp o măsură necesară pentru funcționarea cu succes. Mai mult, majoritatea companiilor aparținând categoriei afacerilor mijlocii și mici astăzi au început să introducă din ce în ce mai mult această unitate structurală în personalul lor. În consecință, fișa postului unui manager de birou, care dezvăluie pe deplin funcționalitatea acestui angajat, a devenit recent din ce în ce mai relevantă.

Care este funcția unui manager de birou?

O poziție de birou de conducere pentru orice companie implică adesea îndeplinirea multor funcții diferite. Prin urmare, ca o completare la contractul de muncă, este adesea necesar să se întocmească un document, cum ar fi fișa postului pentru un manager de birou, care să precizeze clar toate responsabilitățile unui astfel de angajat. În primul rând, este necesar să înțelegem că principalele cerințe pentru un astfel de angajat sunt managementul și controlul diviziunii administrative a companiei. Astfel, „birou” nu înseamnă o sediu anume, ci un departament al unei întreprinderi ai cărei specialiști sunt angajați în îndeplinirea funcțiilor administrative și manageriale. Fișa postului managerului de birou ar trebui să acopere întreaga gamă de responsabilități de supraveghere atribuite specialistului relevant. În special, acestea pot include următoarele funcționalități:

• planificarea activităților angajaților departamentului administrativ;
• elaborarea și implementarea unei culturi corporative și a unei etici a comunicării cu contrapărțile companiei în rândul specialiștilor companiei;
• organizarea și controlul asupra funcționării sistemului de management al biroului format între diviziile companiei;
• monitorizarea constantă a disponibilității materialelor necesare funcționării depline a biroului;
• întocmirea de rapoarte pentru management folosind formulare stabilite anterior.

Diferența dintre manager de birou și administrator

Fișa postului unui manager de birou poate fi extinsă la discreția conducerii societății și completată cu toate atribuțiile necesare care se cer a fi îndeplinite de un specialist care ocupă postul corespunzător pentru funcționarea normală a unității administrative existente. Un astfel de document este format oarecum diferit față de fișa postului unui administrator de birou. În acest din urmă caz, de regulă, specialistului ar trebui să i se încredințeze funcții economice legate de organizarea activității unității. Trebuie amintit că managerul îndeplinește în primul rând responsabilități legate de gestionarea activităților angajaților.

Administratorul este responsabil pentru organizarea condițiilor care să permită tuturor specialiștilor să implementeze pe deplin funcționalitatea care le este atribuită.

Responsabilitatile unui specialist HR

În plus, există și un astfel de document precum fișa postului a departamentului de personal. Responsabilitățile specificate în acest document sunt legate și de organizarea muncii personalului. Diferența este că angajatul departamentului HR este responsabil în primul rând pentru angajarea lucrătorilor și controlează mișcările postului specialiștilor din cadrul companiei. Organizarea muncii angajaților din domeniu nu este responsabilitatea lui.

Administratorul de birou este o funcție de conducere inclusă în tabloul de personal al multor companii mari. Aflați cum influențează activitatea biroului, cum se deosebește de o secretară obișnuită și care sunt responsabilitățile sale.

Din articol vei afla:

Una dintre principalele tendințe în munca de birou modernă este ritmul în creștere al automatizării. Tehnologiile moderne pot simplifica semnificativ munca secretarului. Multe funcții de rutină și chiar intelectuale pot fi acum îndeplinite folosind tehnologia computerizată. Singurul lucru pe care mașinile nu au învățat încă cum să facă este să participe activ la managementul afacerii. Deocamdată, marile companii nu se pot lipsi de un administrator de birou care să le coordoneze munca și să creeze condiții optime pentru aceasta.

Cum este un administrator de birou diferit de o secretară și un manager de birou?

O poziție similară a apărut în afacerile interne relativ recent. Introducerea sa a devenit o măsură necesară pentru funcționarea cu succes a majorității companiilor mari. De regulă, atunci când se deschide un post vacant pentru un administrator de birou, sunt specificate aceleași cerințe ca și pentru candidații pentru funcția de director de birou sau :

• experiență în muncă administrativă și economică și abilități de gestionare a personalului;
• educație suplimentară în management;
• cunoștințe de echipamente de birou;
• Cunostinte de limbi straine;
• înțelegerea specificului activităților companiei;
• abilități de comunicare în afaceri și cunoaștere a etichetei în afaceri;
• punctualitate, eficiență, rezistență la stres;

Există încă diferențe între aceste două profesii. Un administrator de birou acționează adesea ca manager, de exemplu. el conduce diviziunea administrativă a organizaţiei. Gama puterilor sale este mult mai largă, la fel ca și lista responsabilităților. Include o serie de funcții de management și chiar de control. Acest angajat, la fel ca managerul de birou, i se pot atribui funcții de afaceri, dar acestea nu sunt prioritare.

De la manager de birou la administrator de proiect: tendințe profesionale

În prezent, în activitățile administrative ale angajaților de birou, apar . Din funcțiile auxiliare se trece treptat în categoria activităților de management.

Muncitorilor administrativi li se atribuie din ce în ce mai mult responsabilități tradiționale de administrator de proiect:

1. Planificarea si implementarea proiectelor specifice;
2. Participarea la activitățile diferitelor comitete ale comisiilor create pentru rezolvarea problemelor strategice ale companiei;

Un administrator de proiect este un angajat responsabil cu menținerea documentației, sprijinirea activităților managerului de proiect în ceea ce privește planificarea și monitorizarea activității și furnizarea participanților cu informațiile necesare pentru finalizarea cu succes a lucrărilor. Mulți manageri din organizațiile mari se află în centrul intersecției fluxurilor de informații și oferă suport informațional operațional managerului și angajaților companiei.

Descrierea postului pentru administrator de birou

Principalul document de reglementare local care reglementează activitatea unui administrator de birou este fișa postului. Își definește în mod clar responsabilitățile, drepturile și domeniul de responsabilitate. În plus, acest document precizează cerințele pentru candidat în ceea ce privește nivelul de studii și competențele profesionale.

În multe companii, fișele postului sunt elaborate pe baza instrucțiunilor existente ale secretarului și directorului de birou, adăugându-se la acestea , descriind funcțiile administrative ale acestui angajat. O diferență semnificativă între un manager este că are o serie de puteri manageriale: el gestionează angajații de birou, munca de birou și logistica.

Responsabilitățile postului de administrator de birou

Atribuțiile administratorului de birou sunt reglementate de fișa postului. De regulă, el are o gamă largă de puteri și îndeplinește funcțiile de specialist în organizare și supraveghere. În multe organizații, funcțiile de secretar, manager de aprovizionare și manager sunt combinate într-o singură poziție. În companiile mari, acest specialist se transformă într-un manager, a cărui subordonare include: secretariatul, curierii, funcționarii și personalul de service.

Oferim o scurtă listă de verificare a responsabilităților unui administrator de birou care poate fi inclusă în fișa postului său:

Pregătirea biroului pentru ziua de lucru

Sarcinile de rutină ale unui administrator de birou încep cu pregătirea biroului pentru o nouă zi. Ajuns la serviciu, dezactivează sistemul de securitate, conectează echipamentele de birou și verifică disponibilitatea consumabilelor și rechizitelor de birou necesare. Apoi, trebuie să analizeze lista de vizitatori și să se pregătească pentru întâlnirea lor: să verifice starea zonei de recepție, să se asigure că există reclame și alte materiale, să pregătească săli de întâlnire și săli de conferințe.

Citeste si:

Intocmirea devizelor pentru asigurarea biroului cu tot ce este necesar pentru munca

articol util:Despre, , citit în revista electronică.

Acestea pot fi nevoi periodice sau unice, informații despre care pot fi obținute în trei moduri:

În funcție de situație (achiziționarea de papetărie fără a ține cont de consumul acestora);

Pe baza cererilor (nevoile sunt determinate prin colectarea cererilor);

Sistematic (nu sunt luate în considerare doar cererile de personal, ci și starea reală a lucrurilor);

Menținerea curățeniei și ordinii

Un administrator de birou este un angajat ale cărui responsabilități de serviciu includ încheierea și resemnarea contractelor cu firme de curățenie și coordonarea activității personalului de service. El trebuie să ia în considerare propunerile, să coordoneze alegerea companiei cu conducerea și să pregătească documentația necesară pentru încheierea unui contract. Managerul trebuie să selecteze o frecvență adecvată de curățare, să stipuleze timpul și durata acesteia.

Contacte cu serviciile operaționale

Adesea, una dintre responsabilitățile specificate în fișa postului unui administrator de birou este de a stabili contacte cu serviciile operaționale și de utilități. Furnizarea de resurse a spațiilor, implementarea la timp a lucrărilor de reparații, . El este responsabil să se asigure că starea spațiilor respectă regulile și reglementările de salubritate industrială și de protecție împotriva incendiilor.

Expediere transport

Dacă organizaţia are o cameră de control şi , departament transport, acestea sunt adesea transferate în responsabilitatea administratorului biroului. În unele companii, un angajat care ocupă această funcție este responsabil pentru transferul prompt al informațiilor, optimizarea rutei, monitorizarea stării și distribuția sarcinii, de exemplu. îndeplinește parțial atribuțiile de specialist în logistică.

Organizarea muncii de birou

Zona de responsabilitate a unui manager cu experiență include adesea organizarea muncii de birou, adică crearea condițiilor optime pentru deplasarea, căutarea și stocarea documentelor. Spre deosebire de secretar, el nu doar se ocupă și gestionarea apelurilor efectuate. El sistematizează, înregistrează și monitorizează execuția documentației oficiale.

Administratorul biroului colaborează constant cu serviciul de management al biroului, iar în unele cazuri chiar este liderul acestuia.

Servicii pentru vizitatori

Responsabilitățile unui administrator de birou includ adesea servirea vizitatorilor. El este responsabil pentru a conveni cu vizitatorii cu privire la ora vizitei, , primiți pe toți cei care vin, organizați recepția în conformitate cu instrucțiunile conducerii.

Managementul personalului de birou

Un administrator de birou are o serie de responsabilități legate de managementul personalului aflat sub supravegherea sa. Este implicat în selecția și plasarea specialiștilor de la secretariat, planifică strategia și tactica de lucru și construiește structura organizatorică. Managerul trebuie să stăpânească metode de motivare a personalului, să cunoască metode de creștere a productivității și să fie un exemplu de etică profesională

Control intern

Administratorul biroului nu numai că ia o serie de decizii importante de management, dar monitorizează și implementarea acestora. Responsabilitățile sale includ introducerea și asigurarea reglementărilor de muncă, precum și respectarea standardelor de comunicare corporativă. El controlează cultura vorbirii subordonaților săi atunci când comunică cu vizitatorii, , urmând regulile etichetei în afaceri.