Caiet de referință de calificare pentru posturile de manageri, specialiști și alți angajați. Descrierea postului unui specialist documentar: competențe și responsabilități de bază Documentați cerințele de educație specializată

sunt de acord

[funcție, semnătură, nume complet.

Manager sau altul

Autorizat oficial

Aproba

[forma organizatorica si juridica, fisa postului]

numele organizației, [zi, lună, an]

întreprinderi] M.P.

Descrierea postului

specialist document de categoria I [numele organizației, întreprinderii etc.]

Această fișă a postului a fost elaborată și aprobată în conformitate cu prevederile Codului Muncii al Federației Ruse, Directorul unificat de calificare a posturilor pentru manageri, specialiști și angajați, ediția a IV-a, aprobată. Rezoluția Ministerului Muncii al Federației Ruse din 21 august 1998 N 37 și alte acte juridice care reglementează relațiile de muncă.

1. Dispoziții generale

1.1. Specialist în documente de categoria I aparține categoriei specialiștilor și se subordonează direct [denumirea funcției de supervizor nemijlocit].

1.2. În funcția de examinator de documente de categoria I este numită o persoană cu studii profesionale superioare și experiență de muncă în funcția de examinator de documente Categoria II de cel puțin 3 ani.

1.3. Specialist în documente din categoria pe care ar trebui să-l știu:

Acte legislative și de reglementare, rezoluții, ordine, ordine, alte documente de guvernare și de reglementare ale autorităților superioare referitoare la documentația de sprijin pentru conducere;

Procedura de planificare, proiectare și tehnologia muncii bazată pe tehnologie organizatorică și informatică pentru serviciile de suport pentru documentația de gestiune; metode de cercetare, analiză, proiectare și dezvoltare a sistemelor de documentare;

Procedura de înregistrare, clasificare, păstrare, examinare a valorii documentelor;

Organizarea afacerilor de arhivă;

Documente normative și metodologice privind proiectarea și funcționarea sistemelor automate de management al informațiilor;

Bazele programării;

Metode de proiectare si actualizare a bazelor de date si a bancilor de date; fundamente ale ergonomiei, psihologiei sociale, sociologiei; documentație;

Experiență internă și străină în domeniul suport documentar pentru management; fundamentele economiei, organizarea și managementul muncii;

Legislația muncii;

Reglementări interne de muncă;

Reguli și reglementări privind protecția muncii.

2. Responsabilitățile postului

Specialist documente de categoria I:

2.1. Elaborează și implementează procese tehnologice de lucru cu documente și informații documentare bazate pe utilizarea tehnologiei organizaționale și informatice (contabilitatea, controlul execuției, stocarea operațională, lucrări de referință).

2.2. Participă la planificarea, organizarea și îmbunătățirea activităților serviciului de suport pentru documentația de management și monitorizează starea muncii de birou.

2.3. Intocmeste propuneri pentru asigurarea conditiilor ergonomice de munca, rationalizarea locurilor de munca ale angajatilor serviciului suport documentatie de management.

2.4. Elaborează sisteme de documentare unificate și foi de pontaj ale documentelor pentru diverse scopuri și niveluri de management, clasificatoare ale informațiilor documentelor.

2.5. Organizează implementarea sistemelor de documentare.

2.6. Ia măsuri pentru a eficientiza componența documentelor și a indicatorilor de informații, a reduce numărul acestora și a optimiza fluxurile de documente.

2.7. Participă la selecția documentelor transferate pentru depozitarea de stat, organizarea depozitării și examinarea valorii documentelor.

2.8. Participă la stabilirea sarcinilor, proiectarea, operarea și îmbunătățirea (în ceea ce privește suportul informațional) a sistemelor informatice automatizate și a sistemelor de management, precum și la dezvoltarea celor mai noi tehnologii informaționale (inclusiv fără hârtie), bazate pe utilizarea tehnologiei computerului și a microprocesoarelor , proiectarea si actualizarea bazelor de date si a bancilor de date.

2.9. Studiază și rezumă experiența avansată națională și străină în domeniul suportului documentației pentru management, elaborează documente normative și metodologice privind aspectele suportului documentației.

2.10. Participă la selecția, plasarea și pregătirea avansată a personalului pentru serviciul de documentare suport al managementului.

3. Drepturi

Specialistul document de categoria I are dreptul:

3.1. Pentru toate garanțiile sociale prevăzute de lege.

3.2. Familiarizați-vă cu proiectele de decizii ale managementului [întreprindere, instituție, organizație] referitoare la activitățile acesteia.

3.3. Trimiteți propuneri de îmbunătățire a activității legate de responsabilitățile prevăzute în aceste instrucțiuni spre examinare de către conducere.

3.4. Semnează și avizează documente care țin de competența ta.

3.5. Interacționează cu șefii serviciilor structurale [întreprinderi, instituții, organizații], obține informații și documente necesare îndeplinirii atribuțiilor lor oficiale.

3.6. Solicitarea conducerii [a unei întreprinderi, instituții, organizații] de a oferi asistență în îndeplinirea îndatoririlor și drepturilor lor oficiale.

3.7. Îmbunătățiți-vă calificările profesionale.

3.8. Alte drepturi prevazute de legislatia muncii.

Responsabilitatile locului de munca. Elaborează și implementează procese tehnologice de lucru cu documente și informații documentare bazate pe utilizarea tehnologiei organizaționale și informatice (contabilitatea, controlul execuției, stocarea operațională, lucrări de referință). Participă la planificarea, organizarea și îmbunătățirea activităților serviciului de suport pentru documentația de management și monitorizează starea muncii de birou. Intocmeste propuneri pentru asigurarea conditiilor ergonomice de munca, rationalizarea locurilor de munca ale angajatilor serviciului suport documentatie de management. Elaborează sisteme de documentare unificate și foi de pontaj ale documentelor pentru diverse scopuri și niveluri de management, clasificatoare ale informațiilor documentelor. Organizează implementarea sistemelor de documentare. Ia măsuri pentru a eficientiza componența documentelor și a indicatorilor de informații, a reduce numărul acestora și a optimiza fluxurile de documente. Participă la selecția documentelor transferate pentru depozitarea de stat, organizarea depozitării și examinarea valorii documentelor. Participă la stabilirea sarcinilor, proiectarea, operarea și îmbunătățirea (în ceea ce privește suportul informațional) a sistemelor informatice automatizate și a sistemelor de management, precum și la dezvoltarea celor mai noi tehnologii informaționale (inclusiv fără hârtie), bazate pe utilizarea tehnologiei computerului și a microprocesoarelor , proiectarea si actualizarea bazelor de date si a bancilor de date. Studiază și rezumă experiența avansată națională și străină în domeniul suportului documentației pentru management, elaborează documente normative și metodologice privind aspectele suportului documentației. Participă la selecția, plasarea și pregătirea avansată a personalului pentru serviciul de documentare suport al managementului.

Trebuie să cunoască: acte legislative și de reglementare, rezoluții, ordine, ordine, alte documente de guvernare și de reglementare ale autorităților superioare referitoare la documentația de susținere a conducerii; procedura de planificare, proiectare și tehnologia muncii bazată pe tehnologia organizatorică și informatică a serviciilor de suport a documentației pentru management; metode de cercetare, analiză, proiectare și dezvoltare a sistemelor de documentare; procedura de înregistrare, clasificare, păstrare, examinare a valorii documentelor; organizarea afacerilor de arhivă; documente normative și metodologice privind proiectarea și funcționarea sistemelor automate de management al informațiilor; elementele de bază ale programării; metode de proiectare și actualizare a bazelor de date și a băncilor de date; fundamente ale ergonomiei, psihologiei sociale, sociologiei; documentație; experiență internă și străină în domeniul suport documentar pentru management; fundamentele economiei, organizarea și managementul muncii; legislatia muncii; regulamentul intern al muncii; regulile si regulamentele de protectie a muncii.

În activitățile sale, specialistul în documente este ghidat de:

legislația Federației Ruse,
Carta (regulamentele) organizației,
ordinele și instrucțiunile (director general, director, manager) ale organizației,
această fișă a postului,
Reglementările interne de muncă ale organizației.

6. Managerul de documente raportează direct la: (funcția) 7. În timpul absenței managerului de documente (călătorie de afaceri, vacanță, boală etc.), atribuțiile sale sunt îndeplinite de o persoană desemnată (funcția) a organizației în modul prescris, care dobândește drepturile, îndatoririle corespunzătoare și răspunde de îndatoririle de executare care îi sunt atribuite. 2. Responsabilitățile postului unui manager de documente Specialist în documente: 1.

Descrierea postului unui specialist în documente (opțiunea 2)

Atenţie

Poziția are varietăți:

specialist documentare;
specialist document categoria 1;
specialist document categoria a 2-a.

Calificarea de specialist în documente presupune că un angajat cu studii profesionale superioare poate ocupa un post fără categorie și nu există cerințe pentru vechimea în muncă. Pentru a obține cea de-a doua categorie este necesar, pe lângă cel mai înalt prof. studii, să aibă minim 3 ani vechime în muncă într-un post postdoctoral fără categorie. Cerințe de calificare specialist document de categoria I: este necesar să lucrezi ca specialist de categoria a II-a timp de cel puțin trei ani.

Toate tipurile necesită studii superioare profesionale. Ce trebuie să știți Directorul de calificare oferă doar o direcție generală și cerințe pentru nivelul de cunoștințe al unui specialist de acest tip.

Pagina eroare 404 nu există

Participă la selecția, plasarea și pregătirea avansată a personalului pentru serviciul de documentare suport al managementului. 3. Drepturile managerului de documente Specialistul în documente are dreptul de a: 1. Trimite propuneri spre examinare de către conducere:

pentru a îmbunătăți munca aferentă responsabilităților prevăzute în prezenta instrucțiune,
privind încurajarea angajaților distinși subordonați acestuia,
privind aducerea la răspundere materială și disciplinară a lucrătorilor care au încălcat disciplina de producție și de muncă.

2. Solicitați de la diviziile structurale și angajații organizației informațiile necesare pentru îndeplinirea atribuțiilor de serviciu.
3. Faceți cunoștință cu documentele care îi definesc drepturile și responsabilitățile pentru funcția sa, criteriile de evaluare a calității îndeplinirii atribuțiilor oficiale. 4.

Descrierea postului de specialist în documente

procedura de inregistrare, clasificare, pastrare, examinare a valorii documentelor
organizarea afacerilor de arhivă
documente normative și metodologice privind proiectarea și funcționarea sistemelor automate de management al informațiilor
bazele programării
metode de proiectare si actualizare a bazelor de date si a bancilor de date
fundamentale ale ergonomiei, psihologiei sociale, sociologiei
managementul documentelor
experiență internă și străină în domeniul suport documentar pentru management
fundamentale ale economiei, organizarii si managementului muncii
legislatia muncii
regulamentul intern al muncii
regulile și reglementările privind siguranța muncii

Cerințe de calificare Specialist document de categoria I: studii profesionale superioare și experiență de muncă ca specialist document de categoria II de cel puțin 3 ani.

Specialist în documente

metode de cercetare, analiză, proiectare și dezvoltare a sistemelor de documentare;
procedura de înregistrare, clasificare, păstrare, examinare a valorii documentelor;
organizarea afacerilor de arhivă;
documente normative și metodologice privind proiectarea și funcționarea sistemelor automate de management al informațiilor;
elementele de bază ale programării;
metode de proiectare și actualizare a bazelor de date și a băncilor de date;
fundamente ale ergonomiei, psihologiei sociale, sociologiei;
documentație;
experiență internă și străină în domeniul suport documentar pentru management;
fundamente ale economiei, organizarii si managementului muncii;
legislatia muncii;
regulamentul intern al muncii;
regulile si regulamentele de protectie a muncii.

Director calificare document specialist categoria 1

Ia măsuri pentru a eficientiza componența documentelor și a indicatorilor de informații, a reduce numărul acestora și a optimiza fluxurile de documente. 2.7. Participă la selecția documentelor transferate pentru depozitarea de stat, organizarea depozitării și examinarea valorii documentelor. 2.8. Participă la stabilirea sarcinilor, proiectarea, operarea și îmbunătățirea (în ceea ce privește suportul informațional) a sistemelor informatice automatizate și a sistemelor de management, precum și la dezvoltarea celor mai noi tehnologii informaționale (inclusiv fără hârtie), bazate pe utilizarea tehnologiei computerului și a microprocesoarelor , proiectarea si actualizarea bazelor de date si a bancilor de date.

Important

Elaborează și implementează procese tehnologice de lucru cu documente și informații documentare bazate pe utilizarea tehnologiei organizaționale și informatice (contabilitatea, controlul execuției, stocarea operațională, lucrări de referință). 2. Participa la planificarea, organizarea si imbunatatirea activitatilor serviciului de suport documentatie de management si monitorizeaza starea muncii de birou. 3. Intocmeste propuneri pentru asigurarea conditiilor ergonomice de munca, rationalizarea locurilor de munca ale angajatilor serviciului suport documentatie al conducerii.

4. Elaborează sisteme de documentare unificate și fișe de pontaj ale documentelor pentru diverse scopuri și niveluri de management, clasificatoare ale informațiilor documentelor. 5. Organizează implementarea sistemelor de documentare. 6.

Instrucțiuni de service pentru un specialist în documente de categoria I

Familiarizați-vă cu proiectele de decizii ale conducerii organizației referitoare la activitățile acesteia. 5. Solicitați conducerii organizației să acorde asistență, inclusiv asigurarea condițiilor organizatorice și tehnice și executarea documentelor stabilite necesare îndeplinirii atribuțiilor oficiale. 6. Alte drepturi stabilite de legislatia muncii in vigoare.

4. Responsabilitatea specialistului în documente Specialistul în documente este responsabil în următoarele cazuri: 1. Pentru îndeplinirea necorespunzătoare sau neîndeplinirea atribuțiilor de serviciu prevăzute în prezenta fișă a postului - în limitele stabilite de legislația muncii a Federației Ruse. 2. Pentru infracțiunile săvârșite în cursul activității lor - în limitele stabilite de legislația administrativă, penală și civilă în vigoare a Federației Ruse.
3.

Descrierea postului unui specialist în documente: competențe și responsabilități de bază

Info

Cerințe de calificare. Specialist documentare categoria I: studii profesionale superioare și experiență de muncă în funcția de specialist documentare categoria II de minim 3 ani. Specialist documentare de categoria II: studii profesionale superioare și experiență de lucru ca specialist documentar de minim 3 ani. Specialist document: studii profesionale superioare fără cerințe de experiență în muncă.

Dispoziții generale 1. Un specialist în documente aparține categoriei specialiștilor. 2. Este acceptată ca manipulator de documente o persoană cu studii profesionale superioare fără să prezinte cerințe de experiență în muncă. 3. Un specialist în documente este angajat și eliberat (de către director, șef) al organizației la nominalizare (post) 4.

Teme:
Fluxul documentelor
Documente de birou

Poziția de specialist în documente este de obicei introdusă în companiile mari, unde lucrul cu documente este o funcționalitate independentă separată. Pentru un astfel de angajat este necesară o fișă a postului. Vom vorbi despre caracteristicile sale. Din articol vei afla:

de ce se introduce unitatea de specialitate documente, responsabilitățile postului;
care sunt cerințele pentru un manager de documente;
Care este fișa postului unui manager de documente?

Cerințe de calificare Cartea de referință de calificare pentru posturile de manageri, specialiști și alți angajați, aprobată prin Rezoluția Ministerului Muncii din Rusia din 21 august 1998 N 37, conține postul de specialist în documente și cerințele pentru un angajat pentru acest post.

Specialist document de categoria I este

Participă la planificarea, organizarea și îmbunătățirea activităților serviciului de suport pentru documentația de management și monitorizează starea muncii de birou. Intocmeste propuneri pentru asigurarea conditiilor ergonomice de munca, rationalizarea locurilor de munca ale angajatilor serviciului suport documentatie de management. Elaborează sisteme de documentare unificate și foi de pontaj ale documentelor pentru diverse scopuri și niveluri de management, clasificatoare ale informațiilor documentelor.
Organizează implementarea sistemelor de documentare. Ia măsuri pentru a eficientiza componența documentelor și a indicatorilor de informații, a reduce numărul acestora și a optimiza fluxurile de documente. Participă la selecția documentelor transferate pentru depozitarea de stat, organizarea depozitării și examinarea valorii documentelor.

Responsabilitățile postului Specialistul în documente îndeplinește următoarele atribuții: 3.1. Elaborează și implementează procese tehnologice de lucru cu documente și informații documentare bazate pe utilizarea tehnologiei organizaționale și informatice (contabilitatea, controlul execuției, stocarea operațională, lucrări de referință). 3.2. Participă la planificarea, organizarea și îmbunătățirea activităților serviciului de suport pentru documentația de management și monitorizează starea muncii de birou.

3.3. Intocmeste propuneri pentru asigurarea conditiilor ergonomice de munca, rationalizarea locurilor de munca ale angajatilor serviciului suport documentatie de management. 3.4. Elaborează sisteme de documentare unificate și foi de pontaj ale documentelor pentru diverse scopuri și niveluri de management, clasificatoare ale informațiilor documentelor. 3.5. Organizează implementarea sistemelor de documentare. 3.6.

Acest angajat este reflectat în instrucțiuni speciale. Fiecare instituție de învățământ are o astfel de poziție. Să aruncăm o privire mai atentă asupra puterilor și responsabilităților unui astfel de specialist.

Puncte de instrucție

Responsabilitățile postului unui manager de documente într-o instituție de învățământ constau din mai multe puncte:

pozitia generala;
responsabilități profesionale;
drepturi;
responsabilitate.

Să luăm în considerare fiecare punct separat. Să identificăm principalele domenii de activitate.

Responsabilitățile postului unui manager de documente

Să începem cu punctele principale. Responsabilitățile postului unui manager de documente într-o instituție:

1. Acest angajat este angajat în dezvoltarea și implementarea proceselor tehnologice pentru activități cu lucrări importante, informații bazate pe acestea folosind tehnologia informatică. El este obligat să țină evidența și să păstreze documente. Monitorizați execuția, implicați-vă în activități de referință.

2. Este specialistul documentar care face propuneri de modernizare a condițiilor de muncă. Responsabilitățile postului acestui angajat implică planificarea și îmbunătățirea managementului în cadrul organizației.

3. Acest angajat ia măsuri eficiente pentru a sistematiza componența indicatorilor de informații și a lucrărilor importante, pentru a reduce numărul acestora și pentru a optimiza fluxul.

4. Responsabilitățile postului de gestionar de documente la școală includ eliberarea de certificate pentru ca elevii să circule în trenuri de lungă distanță și prezentarea acestora la locul solicitării.

5. Participă la selecția lucrărilor care sunt transferate în depozitul de stat, organizează siguranța și examinarea valorii acestora.

6. Studiază și sistematizează posibilitatea utilizării sistemelor automate de management și tehnologiilor informaționale în munca de birou modernă.

7. Elaborarea actelor normative și metodologice legate de organizare se realizează de către un specialist în documente.

Responsabilitățile postului acestui specialist sunt dezvoltate individual în fiecare organizație, ținând cont de specializarea acesteia.

Ce este important de știut

Pentru a face față cu succes responsabilităților cerute angajaților, este necesar să dețină anumite informații. Fișa postului unui specialist în documente conține mai multe puncte legate de nivelul de pregătire al unor astfel de specialiști. Acest:

deținerea de acte normative și legislative, ordine, hotărâri, ordine și alte acte de conducere ale organelor legate de documentația de suport pentru conducere;
cunoașterea ordinii de planificare, proiectare, tehnologie a activităților bazate pe management;
aplicarea metodelor de cercetare, proiectare, analiza, formarea sistemelor de documentare;
cunoștințe de bază ale programării, metode de actualizare a bazelor de date;
cunoașterea elementelor de bază ale psihologiei sociale, sociologiei;
utilizarea experienței interne și externe în domeniul suportului documentar al managementului;
cunoașterea elementelor de bază ale economiei și legislației muncii;
respectarea reglementărilor interne în organizație;
cunoașterea standardelor și reglementărilor privind siguranța muncii.

Cerințe de bază de calificare

Să aruncăm o privire mai atentă la întrebarea: specialist în documente - responsabilitățile postului? Directorul de calificări sugerează două categorii de astfel de angajați în instituții de învățământ (și alte).

Dispoziții generale

Fișa postului unui manager de documente este elaborată individual în fiecare organizație pe baza unui șablon standard.

Acest angajat aparține categoriei de specialiști.
Pentru un astfel de post este angajată o persoană cu studii superioare profesionale. În absența concurenței, nu există cerințe speciale pentru experiența în muncă.
Șeful (directorul) organizației acceptă angajatul și îl concediază din funcție.
În activitățile sale, specialistul în documente se ghidează după legislația actuală a Federației Ruse, Carta, ordinele și ordinele directorului (directorul general) al organizației și fișele postului.
Specialistul în documente raportează direct directorului (șefului) organizației. În lipsa unui manager, acest specialist execută ordinele deputatului sau altei persoane împuternicite de șeful organizației.

Drepturi

Ce drepturi are un specialist în documente? Am discutat mai devreme despre responsabilitățile postului. Acum să aruncăm o privire mai atentă asupra drepturilor acestei categorii de angajați.

Acest angajat poate înainta următoarele propuneri spre examinare de către manager:

să modernizeze activitățile de muncă legate direct de responsabilitățile postului;
privind bonusurile pentru subordonații care au demonstrat un nivel ridicat de calificare în îndeplinirea anumitor sarcini;
privind tragerea la răspundere disciplinară și financiară a angajaților care au încălcat disciplina muncii

Specialistul în documente poate solicita de la diferite divizii structurale și altor angajați ai companiei (organizației) orice informații de care are nevoie pentru a-și îndeplini responsabilitățile funcționale directe.

Un specialist în documente are dreptul de a lucra cu ordine, instrucțiuni, instrucțiuni care indică îndatoririle și drepturile sale, precum și criteriile de analiză a calității îndeplinirii îndatoririlor sale oficiale.

Un specialist în documente poate studia proiectele de decizii ale directorului (managerului) unei organizații legate de activitățile sale.

Specialistul în documente are dreptul de a solicita asistență conducătorului societății, inclusiv asigurându-i condiții tehnice și organizatorice și resurse pentru întocmirea anumitor documente, adică îndeplinirea directă a atribuțiilor sale oficiale.

Responsabilitatea specialistilor

Managerul de documente este responsabil în următoarele situații:

în cazul îndeplinirii necorespunzătoare (neexecutarea) a atribuțiilor lor oficiale directe, care sunt prevăzute în instrucțiuni în limitele stabilite de legislația muncii în vigoare a Federației Ruse;
în cazul infracțiunilor săvârșite în cursul activității profesionale - în cadrul stabilit de legislația penală, civilă, administrativă în vigoare a Federației Ruse;
atunci când se cauzează pagube materiale organizației - în limitele stabilite prin actele de muncă civilă ale Federației Ruse.

Concluzie

Orice agenție guvernamentală are în personalul său un specialist în documente. Responsabilitățile sale directe includ menținerea întregii documentații a organizației, eliberarea certificatelor, tipărirea proiectelor de ordine și instrucțiuni. Este specialistul în documente din școlile rusești care exercită controlul asupra gestionării dosarelor personale ale elevilor și furnizării la timp a copiilor certificatelor solicitate de angajați de la șeful organizației.

Programul de lucru al managerului de documente: durata, pauza de masă, zilele libere sunt stabilite prin ordin al directorului organizației, în conformitate cu normele legislației muncii în vigoare în Federația Rusă. Într-un cuvânt, munca nu este ușoară, dar destul de interesantă.

marimea fontului

DIRECTORUL DE CALIFICARI AL POSTURILOR PENTRU MANAGERI DE SPECIALISTI SI ALTI ANGAJATI (aprobat prin Rezolutia Ministerului Muncii al Federatiei Ruse din data de... Relevant in 2018

DOCUMENTAlist

Specialist document: studii profesionale superioare fără cerințe de experiență în muncă.