Câte timbre ar trebui să fie în concediu medical? Sigiliul ca atribut al documentului. Ce documente sunt ștampilate cu sigiliul oficial? Ștampila angajatorului pe formularul de invaliditate - este necesar și în ce cazuri?

S-ar părea că totul s-a spus deja despre tipărire și este puțin probabil să se poată adăuga ceva. Ce poate fi mai ușor decât „ștampilarea” documentelor pe care le-ați adus? Cu toate acestea, când m-am confruntat cu formarea cursanților, mi-am dat seama că chiar și o astfel de manipulare simplă ridică uneori dificultăți și întrebări și, prin urmare, necesită anumite clarificări.

Pe ce documente și în ce cazuri trebuie să puneți un sigiliu?

În primul rând, este necesar să ne amintim că sigiliul principal al organizației este certificat doar prin semnăturile primelor persoane: managerul, adjunctul acestuia, contabilul șef.

Pentru a certifica semnăturile șefilor de departamente/departamente/divizii din structura organizației, se folosesc sigilii auxiliare - sigilii ale diviziilor structurale, de exemplu, „Departamentul Resurse Umane”, „Departamentul de credit”, etc. În acest caz, denumirea departamentului de pe sigiliu și în structura organizatorică a organizației trebuie să fie identice .

Lista documentelor de bază care trebuie certificate printr-un sigiliu a fost elaborată de VNIIDAD în anii 80 ai secolului trecut. Vă puteți baza pe el atunci când dezvoltați regulile interne pentru utilizarea sigiliilor organizației dvs. Cu toate acestea, nu trebuie să uităm că multe s-au schimbat în trei decenii. În plus, lista conține documente care sunt supuse certificării de către sigiliul principal și ignoră colegii lor auxiliari - sigiliile diviziunilor structurale.

Acorduri;

carnete de cecuri;

Ordine de plată, instrucțiuni de transfer de fonduri, alte documente contabile care confirmă trecerea fondurilor (ordine de pomenire etc.);

Carduri bancare și alte documente cu eșantion de semnătură ale persoanelor autorizate depuse la organizațiile relevante pentru tranzacțiile efectuate de organizație;

Certificate de arhivă care confirmă experiența în muncă, copii (extrase) documente de arhivă;

Rapoarte în forma prescrisă etc.

Instrucțiunile interne ale departamentului pot prevedea prezența obligatorie a unui sigiliu la cererile trimise către organizații terțe (de exemplu, solicitări de la agențiile de aplicare a legii către bănci cu privire la fluxul de fonduri în conturile organizațiilor suspectate).

Dar comenzile și instrucțiunile pentru activitățile de bază, precum și scrisorile, cu excepția scrisorilor financiare și de garanție, nu sunt certificate prin sigilii.

Lista documentelor certificate sigilii de diviziuni structurale, trebuie specificat în documentul administrativ local al organizației.

Trebuie reținut că majoritatea documentelor de personal (comenzi, instrucțiuni etc.) nu sunt ștampilate. O excepție este carnetul de muncă, în care pagina de titlu (la completarea sau la efectuarea modificărilor) și dosarul de concediere trebuie să fie sigilate.

Sigiliul serviciului de învățământ preșcolar atestă copii ale documentelor interne replicate.

Notă

Există multe controverse în jurul tipăririi facturilor. Această problemă a fost eliminată prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 16 februarie 2004 nr. 84, al cărui paragraful 12 includea obligatoriu „M.P.” a fost eliminat din formularul standard de factură.

Unde să pun ștampila?

Indiferent de tipul sigiliului, există reguli universale pentru aplicarea acestora pe documente: sigiliul se aplică fie într-un loc special amenajat (M.P.), fie astfel încât să acopere sfârșitul titlului de muncă al celui care a semnat documentul. Această cerință este consacrată în clauza 2.6.22 din Instrucțiunile standard pentru munca de birou în organele executive federale, aprobate prin Ordinul Ministerului Culturii al Rusiei din 8 noiembrie 2005 nr. 536.

Dacă este necesară certificarea unei inscripții de certificare pe un document legat, amprenta sigiliului trebuie să acopere atât o parte a foii de certificare, cât și suprafața pe care este lipită foaia.

Amprenta sigiliului de pe chitanța pentru comanda de primire în numerar ar trebui să acopere și acea parte a documentului care rămâne în organizația dvs.

Este inacceptabil să puneți o ștampilă peste o semnătură personală.

Cum să ștampilăm?

• Când „tipăriți” documente, în special cele de plată, încercați să vă asigurați că imprimarea nu este plictisitoare sau neclară. Un sigiliu slab lizibil sau tipărit parțial poate deveni un motiv pentru ca un notar să refuze să certifice o copie a unui document și pentru o bancă să refuze să accepte un ordin de plată pentru executare. Prin urmare, schimbați (reumpleți) tamponul de cerneală în timp util.
• După înlocuirea sau reumplerea tamponului de cerneală, înainte de a pune o ștampilă pe document, faceți o impresie de control asupra ciornei. Uneori, imprimarea trebuie să fie șters cu excesul de cerneală pentru a evita spălarea sau patarea imprimării.
• Când vă pregătiți pentru „ștampilarea” unui document, asigurați-vă că nu există nimic sub el. O agrafă, coli pliate neuniform ale unui document cu mai multe pagini sau un alt obiect străin aflat sub un teanc de documente pot interfera cu imprimarea. Ca rezultat, veți obține jumătate din ea sau o imprimare mânjită.

Îngrijirea imprimării

Ca urmare a utilizării, clișeul de cauciuc se înfundă cu murdărie, literele devin ca pete. Un sigiliu neglijent pe documente nu numai că nu arată bine organizației, dar este și un motiv pentru refuzul de a accepta anumite documente, cum ar fi ordinele de plată. Puteți menține sigiliul în formă adecvată folosind o periuță de dinți obișnuită, care poate curăța ușor clișeul fără a deteriora designul aplicat. După curățare, sigiliul trebuie clătit sub jet de apă și șters.

Sistemul de stat de documentare suport pentru management. Dispoziții de bază. Cerințe pentru documente și servicii de suport a documentației (aprobate de consiliul Arhivei Principale URSS la 27 aprilie 1988; ordinul Arhivei Principale URSS din 23 mai 1988 nr. 33).

Uneori, organizațiile cu sucursale, delegând puteri reprezentantului lor, întocmesc incorect o procură: în loc de sigiliul societății-mamă, pun ștampila diviziunii. O astfel de procură este invalidă.

Conform clauzei 2.2 din Instrucțiunile de completare a cărților de muncă, aprobate prin Decretul Ministerului Muncii al Rusiei din 10 octombrie 2003 nr. 69.

Conform clauzei 35 din Regulile privind păstrarea și păstrarea cărților de muncă, producerea formularelor de carte de muncă și furnizarea acestora către angajatori, aprobat prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 16 aprilie 2003 nr. 225 (modificat la 19 mai 2008). ).

Concediul medical emis incorect nu poate fi plătit nici de către angajator, nici de către Fondul de Asigurări Sociale. Ca urmare, persoana nu primește despăgubirea care i se cuvine în perioada de incapacitate. Lipsa a cel puțin unui sigiliu sau semnătură la locul potrivit este motiv pentru a considera concediul medical incorect și invalid. De aceea este necesar să se știe câte ștampile trebuie să fie pe un certificat de concediu medical și în ce locuri trebuie aplicate.

Suma minima

În caz de eroare

Dacă există corecții la certificatul de concediu medical (numai din partea angajatorului), toate sunt înscrise pe spatele certificatului de incapacitate de muncă și certificate prin semnăturile directorului și contabilului, precum și certificate de către sigiliul organizației.

Conform regulilor stabilite, într-o instituție spitalicească la care un cetățean și-a pierdut temporar capacitatea de a lucra, pe formular se pun două ștampile: la deschiderea foii de concediu medical și la închiderea acesteia. După efectuarea primei ștampile, foaia nu se dă persoanei, aceasta se păstrează de către medicul curant împreună cu fișa medicală până la externare. După încheierea concediului medical, medicul sau persoana responsabilă cu ținerea evidenței formularelor stricte de raportare pune sigiliul instituției medicale, îl semnează, face o înscriere în jurnal despre problemă și îl predă personal destinatarului. Un cetățean trebuie să prezinte un certificat de incapacitate de muncă la locul de muncă în termen de șase luni calendaristice (aflați cât timp trebuie plătit concediul medical). Nu pot exista mai puțin de două ștampile pe un nou tip de certificat de concediu medical.

Ce ștampile pune instituția medicală?

Sigilii triunghiulare sau rotunde

Nu conform regulilor

În cazul în care au fost încălcate sau comise anumite erori, Fondul de Asigurări Sociale poate să nu accepte un astfel de certificat de incapacitate de muncă și să nu despăgubească salariatul pentru concediul medical. Astfel de erori includ, printre altele: absența unui sigiliu sau a amprentei sale de proastă calitate (și, ca urmare, imposibilitatea de citire) sau prezența unui sigiliu pe celulele câmpului de informații, atunci când acest lucru împiedică citirea textului. .

Ministerul Sănătății a stabilit clar ce ștampile trebuie să apară pe certificatul de concediu medical: rotunde sau triunghiulare. Fiecare instituție medicală are mai multe tipuri de sigilii. Certificatul de concediu medical în locuri special amenajate este certificat cu semne triunghiulare, în care este scris denumirea organizației sau sintagma „pentru concediu medical”. Este permis ca organizațiile cu profil specific (medicamente sau spitale de psihiatrie) să poată folosi sigilii triunghiulare fără denumirea instituției medicale. Colțul din stânga sus al formularului trebuie să fie certificat cu ștampila spitalului. O ștampilă rotundă se pune numai dacă cetățeanul a solicitat nu la locul său de reședință permanentă sau de înregistrare temporară. Toate ștampilele trebuie să fie clare, identice, lizibile și albastre. Instituția medicală care efectuează examinarea medicală și socială plasează ștampila triunghiulară în locul potrivit.

Angajatorul trebuie să pună ștampilă pe formular?

Partea de jos a formularului se completează de către angajator după primirea concediului medical de la angajat. Sigiliul se aplică dacă organizația are unul. De altfel, legea nu obligă ca formularul să fie certificat cu sigiliul tuturor angajatorilor, astfel că Fondul de Asigurări Sociale primește adesea foi certificate prin semnătura managerului. Întrucât un certificat de spital cu sigiliul unei organizații medicale este documentul principal pentru transferul compensației pentru pierderea capacității de muncă, angajatorul este obligat să verifice dacă toate câmpurile sunt completate corect înainte de a-l depune la Fondul de asigurări sociale. Ștampilele clinicii sau spitalului trebuie să fie într-un loc strict desemnat și să nu fie incluse în câmpurile de informații ale formularului. Este permis ca ștampilele să depășească limitele spațiului alocat dacă câmpurile de completat rămân neschimbate.

Cerințe pentru ștampile

Organizațiile medicale sunt obligate să aibă sigilii triunghiulare pentru completarea foilor de concediu medical, precum și sigilii rotunde, care certifică suplimentar și alte date. Dacă pe formular se notează că persoana asigurată nu a aplicat la locul de înregistrare permanentă sau temporară, atunci această marcă este certificată cu un sigiliu rotund. Acesta trebuie să conțină următoarele informații: numele organizației, adresa legală, TIN. Este permisă certificarea unui sigiliu rotund sau triunghiular cu semnătura „pentru concediu medical” pe formularul certificatului de incapacitate, cu condiția ca restul datelor solicitate să fie specificate în ștampila organizației. Excepție fac clinicile de psihiatrie și de tratament medicamentos.

Pune întrebări în comentariile articolului și obține un răspuns de la un expert

La începutul lunii aprilie 2015 a fost emisă Legea federală nr. 82-FZ, conform căreia tipărirea încetează să mai fie un atribut obligatoriu al organizațiilor.

Ce ar trebui să fie

Indiferent de forma organizatorica, cliseul organizatiei trebuie sa contina numele complet și adresa acestuia. Este permisă indicarea într-o limbă străină. Actele de reglementare nu reglementează nici dimensiunea clișeului, nici culoarea acestuia.

Mai mult, nu se știe dacă este posibil să se indice numele prescurtat al companiei, precum și să se completeze sigiliul cu detalii precum inscripțiile „pentru documente” sau „pentru facturi”. Se poate concluziona că legislația a lăsat la latitudinea întreprinzătorilor aplicarea numelui prescurtat și a inscripțiilor.

Mărimea general acceptată este 38-42 mm. De obicei, ștampila companiei este albastră sau violetă. Dacă este pierdut sau uzat, compania trebuie să producă un nou exemplar. Același lucru este valabil și pentru situațiile în care detaliile organizației indicate pe tipărit (de exemplu, adresa sau numele) s-au schimbat.

Legea federală nr. 82-FZ permite posibilitatea ca o organizație să nu aibă un sigiliu, cu toate acestea, legea obligă utilizarea unui sigiliu pe formulare stricte de raportare, în registrele de muncă, precum și în comenzile în numerar. Rezultă de aici că atâta timp cât mențiunea aplicării obligatorii pe unele documentații rămâne în regulament, societatea este obligată să o aibă.

Desigur, există câteva excepții de la regulile de mai sus. Astfel, o înscriere în cartea de muncă a unui angajat poate fi certificată nu numai cu ștampila albastră a companiei, ci și cu ștampila serviciului de personal.

Utilizarea sigiliilor este obligatorie in cazul in care societatea nu a inscris o clauza in contractul cu o anumita contraparte privind posibila neutilizare a acesteia. Dacă nu există o astfel de clauză, atunci tranzacția poate fi considerată nevalidă.

Pe documente se aplică o ștampilă pentru a le da forță legală. Cu toate acestea, nu toată documentația necesită acest lucru. Pe unele documentele de personal Este posibil să nu adăugați acest detaliu.

Unele sunt certificate cu ștampilă acte contabile(de exemplu, estimări și instrucțiuni). Toate documentele constitutive, contractele și acordurile suplimentare trebuie, de asemenea, să fie certificate.

Amprenta este plasată în partea de jos a textului, lângă semnătura oficialului. În niciun caz ștampila nu trebuie să apară pe transcrierea semnăturii. Uneori, marca „M.” este plasată în locul unde a fost aplicat sigiliul. P." sau „Locul sigiliului” și amprenta trebuie pusă pe el.

Primar

Documentația primară într-o companie se referă la așa-numita contabilitate primară, ceea ce înseamnă chiar prima etapă a rezumatului operațiunilor dintr-o organizație. Documentele primare sunt cele care pot confirma existența unei tranzacții comerciale. Toate informațiile conținute în „primare” trebuie să fie reflectate în contabilitate.

Ștampila este plasată pe acele hârtii primare care sunt realizate într-o formă unificată. Un exemplu de document primar unificat este un bon de livrare realizat folosind . Dacă compania însăși aprobă forma oricărui document primar, atunci aplicarea unei ștampile nu este obligatorie.

Comenzi

Comanda este un document intern în organizație, adică. el nu trece dincolo de ea. Astfel, punerea unei amprente pe comanda nu este obligatorie, iar in cele mai multe cazuri este omisa. Dacă un angajat cere să furnizeze o copie a comenzii, atunci copia este certificată conform tuturor standardelor, cu un sigiliu și alte detalii relevante aplicate.

Ștampila nu este plasată pe nicio documentație internă a companiei. Singurul detaliu obligatoriu care trebuie să fie prezent pe comandă este semnătura managerului.

Antet de organizație

Ştampila este plasată pe antetul organizaţiei, în funcţie de modul în care a fost realizat formularul. Deci, dacă antetul companiei aparține unor formulare stricte de raportare, atunci este necesară o amprentă pe o astfel de hârtie. Dacă antetul organizației este emis pe hârtie multicoloră cu sigla companiei, atunci nu se pune amprentă.

Pentru a certifica o scrisoare de informare obișnuită pe antetul organizației, este suficient să aplicați semnătura unui funcționar. În unele cazuri, este necesară o amprentă pe antetul companiei. Sigiliul este pus pe scrisorile de garanție, precum și pe împuterniciri (de exemplu, pentru a reprezenta interesele companiei în instanță sau pentru a primi bunuri materiale).

Alte

Punerea unei ștampile pe un document care nu este ștampilat nu va duce la nicio procedură. Cu toate acestea, dacă nu puneți acest detaliu pe documentele care trebuie certificate în acest fel, consecințele pot fi nefavorabile.

Un document care nu este certificat în mod corespunzător își va pierde forța juridică și nu mai poate fi considerat drept probă în procedurile judiciare.

Pe lângă documentele de mai sus, este necesară certificarea următoarele tipuri de lucrări:

La completarea unui carnet de lucru, trebuie luate în considerare următoarele puncte. Ştampila organizaţiei trebuie să fie pe partea de titlu a cărţii. Dacă datele personale ale angajatului s-au modificat, acestea vor fi scrise pe coperta interioară. La concediere, avizul de concediere trebuie să fie întotdeauna însoțit de sigiliul albastru al organizației.

Impresii tipice

În funcţie de forma organizatorică a întreprinderii Amprentele sigiliului pot varia ca aspect. Astfel, amprenta unui antreprenor individual este puțin mai simplă decât cea a unui SRL sau CJSC, și conține mai puține elemente obligatorii. Să ne uităm la amprentele tipice de ștampilă în funcție de tipul și forma companiei.

1. Simplu. Conține numele organizației la mijloc, iar la graniță există o formă de activitate organizațională, precum și ORGN și KPP. Adresa companiei poate fi inclusă și în frontieră.
2. Cu microtext. În astfel de sigilii, spre deosebire de cele anterioare, există o margine mai complexă, care trece de-a lungul marginii în 2 straturi. Stratul exterior conține text mai mic, care indică, de exemplu, numărul său de înregistrare. În stratul interior al cantului, precum și în imprimarea simplă, se află adresa, OGRN și, precum și forma organizatorică a companiei.
3. Cu margine ornamentală. Companiile mari preferă să folosească imprimeuri fanteziste în activitățile lor, în care există un model între straturile interioare și exterioare ale marginii.
4. Pentru antreprenorii individuali. De regulă, conține numele complet al antreprenorului în mijloc, iar de-a lungul marginii sunt detalii precum adresa, precum și TIN.

Puteți afla ce documente sunt ștampilate din acest videoclip.

Caracteristici de fixare

Sigiliul trebuie aplicat pe toate contractele, pe majoritatea documentelor de personal, precum și. Scrisorile de garanție și actele nu au forță juridică dacă nu sunt ștampilate. Nimic rău nu se va întâmpla dacă îl puneți pe un document pe care nu este necesară ștampila. Cu toate acestea, ar trebui să fie întotdeauna plasat acolo unde prezența sa poate fi necesară ulterior în timpul procedurilor judiciare.

Unele companii dezvoltă prevederi sau instrucțiuni speciale pentru utilizarea sigiliului. De regulă, este aprobat de manager și conține secțiuni precum o listă de ștampile utilizate în organizație, locația de depozitare a acestora și procedura de utilizare.

Ştampila se pune doar lângă semnătura funcţionarului care are dreptul de a semna acest tip de documentaţie. De regulă, acesta este fie șeful companiei, fie un reprezentant de încredere.

Sensul legal al acestui detaliu este de a certifica semnătura acelui funcționar care face parte din cercul de conducere al persoanelor care lucrează în societate a cărei denumire este indicată pe sigiliu.

Amprenta nu poate fi pusă lângă semnătura unui angajat obișnuit al companiei. Este de dorit ca sigiliul să nu se suprapună cu semnătura oficialului, să fie lizibil și să facă posibilă distingerea tuturor informațiilor de pe el.

Un certificat de incapacitate de muncă este o confirmare oficială că un angajat nu se prezintă la locul său de muncă din cauza unei boli. Pentru a se asigura că acest document nu ridică îndoieli în rândul autorităților și al Fondului de Plăți a Asigurărilor, acesta trebuie să fie certificat corespunzător cu sigilii. Cum ar trebui să fie ștampilele de pe certificatul de concediu medical?

Ştampila pe concediu medical: rotund sau triunghiular?

Tipul de sigiliu pe un anumit document - rotund sau triunghiular - este stabilit de Ministerul Sănătății al Federației Ruse.

Majoritatea instituțiilor medicale au atât sigilii rotunde, cât și triunghiulare. Și totuși, de cele mai multe ori, certificatul de incapacitate de muncă este confirmat cu un sigiliu triunghiular, de-a lungul conturului interior al căruia există inscripția „pentru concediu medical”, iar numele instituției medicale este prezent și pe ștampilă. .

Dacă foaia este certificată de organizații de natură specifică (dispensar de medicamente, spital de boli mintale), atunci în acest caz numele instituției poate să nu fie pe sigiliu (de formă triunghiulară), este suficientă doar inscripția „pentru concediu medical”. .

Sunt posibile situații când foaia conține și o ștampilă rotundă. Dar acest lucru se întâmplă doar în cazurile în care pacientul a mers la un alt spital decât locul său de reședință/înregistrare sau dacă sunt necesare unele informații suplimentare pentru un certificat de incapacitate de muncă.

Cerințe generale pentru ștampile în concediu medical

Imprimarea unui certificat de incapacitate de muncă trebuie să îndeplinească următoarele cerințe (conform Ministerului Sănătății):

• amprenta sigiliului este situată strict în colțul din dreapta jos și sus;
• este permisă retragerea dincolo de zona desemnată;
• ștampila de tipar trebuie să aibă contururi clare, uniforme, cu nume vizibile;
• Sigiliul nu trebuie să se suprapună coloanelor formularului de informații.

Câte timbre ar trebui să fie?

Formularul are trei locuri pentru trei ștampile, pe care instituția medicală le folosește pentru a confirma autenticitatea documentului. Aflați mai multe despre cum să determinați autenticitatea unui certificat de concediu medical.

Primul sigiliu este plasat în partea de sus a formularului. Acesta servește ca confirmare a autenticității și corectitudinii informațiilor specificate în toate câmpurile completate. Aceste coloane indică detaliile pacientului și motivul solicitării acestuia.

Al doilea sigiliu se pune la sfârșitul concediului medical. Locul de stabilire a acestuia se află în coloana care indică momentul în care angajatul poate reveni pentru a-și îndeplini atribuțiile.

Este posibil să nu existe un al treilea sigiliu. Se plasează numai dacă pacientul a fost îndrumat pentru un examen medical.

Iată cum arată un certificat de incapacitate de muncă cu toate ștampilele necesare:

Este obligatoriu să aveți 2 ștampile pe certificatul de concediu medical.

Posibile încălcări

Sunt adesea cazuri când concediul medical nu este acceptat din cauza executării incorecte a acestuia. Motivul poate fi și erorile cu sigiliile.

1. Un certificat de concediu medical este invalid dacă are o singură ștampilă.
2. Fișa nu va fi acceptată dacă este certificată cu sigilii învechite sau neadecvate pentru o anumită instituție medicală.
3. Dacă numele instituției este imprimat pe sigiliu, care nu corespunde cu numele real, atunci sigiliul este invalid.

Ștampila trebuie să conțină clișeul „pentru concediu medical” dacă acesta este absent, formularul este considerat invalid.

Ștampila angajatorului pe formularul de invaliditate - este necesar și în ce cazuri?

În ceea ce privește marcajele de pe foaia de la manager, acestea sunt completate în partea de jos a acesteia și sunt situate după informațiile principale. Nu este necesar să aveți un sigiliu de la angajator este suficientă doar semnătura acestuia. Cu toate acestea, unele organizații au ștampile speciale pentru concediile medicale. În acest caz, pe lângă semnătura angajatorului, se aplică și o ștampilă.

După verificarea atentă a câmpurilor completate, angajatorul depune foaia la Fondul de Asigurări Sociale pentru ca salariatul să primească plăți materiale pentru compensarea incapacității sale temporare.

Certificatul de incapacitate de muncă trebuie să conțină cel puțin două ștampile triunghiulare. Amprentele de ștampilă trebuie să fie clare și plasate în locurile potrivite. Ştampila angajatorului de pe formularul de concediu medical nu este o cerinţă.

Ce ștampilă ar trebui să aleg și cum diferă ștampilele una de cealaltă? Legea vă va ajuta în această problemă. Procedura de utilizare a sigiliilor și ștampilelor a fost stabilită în urmă cu 40 de ani și rămâne încă neschimbată. Cu toate acestea, există nuanțe care trebuie reținute atunci când lucrați cu sigilii și ștampile.

Cum să folosiți timbrele într-o organizație

Prevederile privind procedura de utilizare a sigiliului, înregistrate în Sistemul Unificat de Stat de Management al Înregistrărilor (USSD), au fost aprobate prin Rezoluția Comitetului de Stat pentru Știință al Consiliului de Miniștri al URSS din 09/04/1973 Nr. 435. și recomandat pentru utilizare de către toate ministerele, departamentele și instituțiile, organizațiile și întreprinderile subordonate acestora atunci când îmbunătățesc gestionarea înregistrărilor. Prevederile privind presa înregistrate în Baza de date unificată de stat rămân valabile până în prezent.

Sigiliul se aplică pe documentele autentice care atestă drepturile funcționarilor, faptele de cheltuire a fondurilor și bunurilor materiale, pe documentele de decontare și plată, certificate, împuterniciri, pe documente organizatorice (de exemplu: regulamente, acte, acte constitutive, tabele de personal). , etc.). O amprentă de sigiliu este, de asemenea, aplicată în toate cazurile în care este necesar să se certifice drepturile funcționarilor organizației, să se confirme cheltuirea fondurilor și a bunurilor materiale etc.

Este important să știți:

1. Pe documente se aplică o amprentă a sigiliului pentru a certifica autenticitatea acestora și a confirma puterea lor juridică.
2. Sigiliile sunt produse în cantități strict limitate și exclusiv în scopuri oficiale.

Principalele tipuri de sigilii

În funcție de scopul lor, sigiliile sunt împărțite în principale (ștampile și sigiliile persoanelor juridice) și auxiliare (simple).

Timbre în organizațiile guvernamentale

Articolul 4 din Legea constituțională federală din 25 decembrie 2000 nr. 2-FKZ „Cu privire la emblema de stat a Federației Ruse” definește dreptul de a reproduce emblema de stat a Federației Ruse pe sigiliile organismelor guvernamentale federale, ale altor organisme guvernamentale , organizațiilor și instituțiilor, pe sigiliile organelor, organizațiilor și instituțiilor, indiferent de forma lor de proprietate, învestite cu atribuții individuale ale statului, precum și organelor care efectuează înregistrarea de stat a actelor de stare civilă.

Ce este un sigiliu de timbru? Sigiliul oficial are o formă rotundă. În centru se află o imagine a emblemei de stat a Federației Ruse, iar în jurul cercului este numele organizației. Stema unui oraș și regiune a Federației Ruse este plasată pe sigiliile autorităților reprezentative și executive ale orașului și regiunii, în conformitate cu actele juridice de reglementare ale acestui oraș sau regiune.

Timbre în organizații comerciale

Organizațiile neguvernamentale folosesc un sigiliu al companiei, care este echivalent cu o ștampilă. În centrul unui astfel de sigiliu este plasată emblema sau abrevierea organizației care indică numele acesteia, de-a lungul cercului - numele complet al organizației indicând forma organizatorică și juridică a acesteia și numărul său de înregistrare de stat (în registrul de înregistrare).

Clauza 7 din art. 2 din Legea federală din 26 decembrie 1995 nr. 208-FZ „Cu privire la societățile pe acțiuni” stabilește compoziția informațiilor din sigiliul companiei: „Compania trebuie să aibă un sigiliu rotund care să conțină numele complet în limba rusă și o indicație. a locației sale. Sigiliul poate indica, de asemenea, numele companiei în orice limbă străină sau în limba popoarelor Federației Ruse.”

Organizațiile pot avea sigilii simple (auxiliare). Acestea reproduc numele organizației, diviziunea structurală și tipul de sigiliu. În acest caz, sigiliul trebuie să conțină o inscripție suplimentară: „Secretariat”, „Pentru conturi”, „Pentru referințe”, „Pentru pachete”, „Pentru copii”, etc.

Sigiliile simple (auxiliare) pot fi pătrate, rotunde, dreptunghiulare, triunghiulare, ovale.

Persoanele autorizate să aplice un sigiliu pe documente ar trebui să știe că amprenta sigiliului care atestă autenticitatea semnăturii unui funcționar este plasată într-un spațiu liber de text, fără a surprinde semnătura personală a funcționarului.

Documentele de natura financiara se stampileaza fara a se mentine titlul postului si semnatura, intr-un loc special amenajat. De regulă, locul unde este aplicat sigiliul este marcat cu simbolul „M.P.”

Ce documente trebuie să fie certificate cu sigiliile principale și auxiliare

În practica de birou, se obișnuiește să se întocmească o listă individuală de documente pentru fiecare organizație care sunt ștampilate. Se pune în aplicare prin ordin al managerului sau este o anexă la instrucțiunile de lucru cu documente. De asemenea, organizația emite un ordin (instrucțiune) cu o listă a funcționarilor (managerilor) care au dreptul de a semna documente.

• acte (acceptarea instalațiilor de construcție finalizate, a echipamentelor, a lucrărilor efectuate; radieri, examinări etc.);
• referințe de arhivă;
• copii de arhivă;
• împuterniciri (pentru primirea inventarului, conducerea cauzelor în arbitraj etc.);
• contracte (cu privire la răspunderea financiară, bunuri, contracte, cooperare științifică și tehnică, închiriere de spații; privind producția de muncă etc.);
• sarcini (pentru proiectarea instalațiilor, structuri tehnice, construcție capitală; tehnică etc.);
• concluzii și recenzii;
• cereri (pentru o scrisoare de credit; refuzul acceptării etc.);
• titluri executorii;
• certificate de călătorie;
• ratele de consum;
• mostre de amprente de sigiliu și semnături ale angajaților care au dreptul de a efectua tranzacții financiare și de afaceri;
• scrisori de garanție (pentru muncă, servicii etc.);
• comenzi (bugetare; bancare; pensie; plată (consolidată, către bancă; pentru primirea și transferul valutei, pentru import etc.);
• reglementări privind organizațiile;
• depuneri și petiții (pentru acordarea de comenzi și medalii, premii etc.);
• registre (cecuri; comenzi bugetare depuse la bancă);
• estimări de cost (pentru întreținerea aparatului de management; pentru calculul contractului etc.);
• acorduri;
• certificate (limită; privind plata sumelor de asigurare; utilizarea alocațiilor bugetare pentru salarii; asupra salariilor acumulate și datorate etc.);
• specificații (produse, produse etc.);
• liste de titluri;
• certificate;
• statutul organizațiilor;
• grafice de personal.

Amprentele de etanșare auxiliare sunt aplicate:

• pentru certificarea certificatelor;
• pe copiile documentelor;
• pentru extrase din documente;
• documente contabile etc.

Cum să folosiți timbrele într-o organizație

Pe lângă sigiliile principale și auxiliare, ștampilele sunt folosite în munca de birou a organizației. O ștampilă este un tip de sigiliu dreptunghiular. Ștampilele înlocuiesc în mod oficial înregistrările scrise de mână în situații repetate de același tip în documente. În acest caz, ștampilele sunt detalii care sunt implicate în conferirea forței legale documentului și accelerarea fluxului documentelor.

Există mai multe tipuri de ștampile:

• colț (adresă);
• înregistrare;
• restricții privind drepturile de acces;
• cu detaliile organizației;
• marcare.

Colț (adresă) ștampilă utilizat dacă organizația nu are formulare tipărite sau „electronice”. Ștampila de colț poate fi folosită pentru corespondență, eliberarea certificatelor curente etc. În acest caz, o ștampilă de colț realizată în conformitate cu cerințele necesare conferă documentului un caracter oficial. În ștampilele de colț, detaliile organizației sunt aranjate în aceeași ordine ca și pe formular. Detaliile indicate în ștampilele și sigiliile de colț trebuie să se potrivească. Dimensiunea ștampilei de colț, de regulă, corespunde dimensiunilor formei de colț (70x100 mm).

Ştampila de înregistrare conține denumirea organizației, câmpurile pentru indicarea datei primirii și numărul (indexul) documentului primit. O astfel de ștampilă stabilește responsabilitatea organizației pentru document și începerea perioadei de execuție. Ştampila de înregistrare nu se pune pe anexele documentului, ci doar pe documentul propriu-zis.

Stampila de restricție de acces se lipește în colțul din dreapta sus al fiecărei foi a documentului, pe jurnalele documentelor cu drepturi de acces limitate și pe pachetele cu documente cu drepturi de acces limitate. Această ștampilă poate fi completată cu datele prevăzute de lege privind informațiile clasificate ca secrete de stat și informațiile confidențiale.

Ștampila cu detaliile companiei, de obicei de dimensiuni mici, cu un cadru. Include numele scurt al organizației, locul de înregistrare, TIN.

Marcarea timbrelor sunt folosite pentru nevoile interne ale intreprinderii (etichetarea produselor, recipientelor etc.) folosind cerneala speciala pentru stampile. Mărimea, forma și conținutul lor nu sunt reglementate.

Cum să păstrați sigiliile și ștampilele

Sigiliu rotund de bază Organizația trebuie să fie păstrată de șeful departamentului desemnat prin ordin al șefului organizației și păstrată în seiful acestuia. Poate fi eliberat contra semnături altor angajați în cazurile în care acest manager este absent pentru o perioadă lungă de timp sau este nevoie să se folosească sigiliul în weekend și sărbători sau să-l folosească în afara organizației.

Sigilii și ștampile simple (auxiliare). sunt ținute de către angajații organizației responsabile pentru utilizarea și siguranța lor.

Ștampilele auxiliare sunt stocate în mese care se pot încuia. Sigilii de bază și simple (auxiliare), o ștampilă de colț (adresă) sunt depozitate în seifuri sigilate (dulapuri metalice ignifuge), la care accesul este disponibil angajatului care a primit sigiliile și ștampilele și este responsabil de siguranța acestora.

Cum să păstrați evidența sigiliilor și ștampilelor

Pentru a înregistra sigiliile și ștampilele, este necesar să se țină un jurnal, care este ținut de angajatul responsabil cu siguranța sigiliilor și ștampilelor. Jurnalul trebuie ținut conform regulilor de menținere a documentelor de raportare stricte. Fiecare coală a revistei este numerotată, revista este dantelă, sigilată (ștampilă) și semnată de șeful organizației. Revista este depozitată într-un dulap ignifug (seif).

Sigiliile și ștampilele primite trebuie înregistrate imediat (vezi).

Pentru a efectua inspecții privind starea contabilității și depozitarea sigiliilor și ștampilelor, în organizație pot fi create comisii speciale. Pe baza rezultatelor inspecției se întocmește o adeverință (act) și se depune managerului pentru a lua măsuri pentru asigurarea condițiilor de contabilitate și depozitare adecvate pentru sigilii și ștampile. La transferul sau concedierea unui angajat responsabil cu înregistrarea și păstrarea sigiliilor și ștampilelor, managerul numește o comisie pentru a verifica disponibilitatea reală a sigiliilor și ștampilelor.

Rezultatele inspecției se reflectă în actul de acceptare și transfer de sigilii și ștampile către un alt angajat desemnat prin ordin al managerului să răspundă de contabilitatea și depozitarea acestora. Actul trebuie să conțină o anexă cu sigilii și ștampile.

Inlocuire si achizitionare sigilii si stampile

Înlocuirea și achiziționarea sigiliilor (ștampilelor) se efectuează pe baza unui ordin (instrucțiuni) a managerului, la recomandarea șefilor diviziilor structurale ale organizației. Pentru a produce sigilii și ștampile se face o comandă la organizația (compania) care produce sigilii și ștampile. Sigiliile și ștampilele sunt înregistrate la persoana care le-a primit până când sunt transferate (predate) sau înlocuite (distruse). Sigiliile (ștampilele) care urmează să fie înlocuite sunt distruse.

Distrugerea sigiliilor și ștampilelor efectuat de o comisie, care este creată prin ordin al conducătorului organizației.

Metoda de distrugere este stabilită de comisie. Distrugerea sigiliilor și ștampilelor implică distrugerea completă a suprafeței și formei lor de imprimare, ceea ce nu permite posibilitatea de restaurare și utilizare ulterioară. Produsele din cauciuc, cauciuc și polimeri sunt tăiate în bucăți mici sau arse, iar cele din metal sunt tăiate cu două linii transversale. Un act privind distrugerea sigiliilor și ștampilelor este întocmit și aprobat de către manager. O notă despre distrugerea sigiliilor (ștampilelor) se face în jurnal, indicând numărul și data actului.

Actul trebuie să indice:

• timpul și locul distrugerii;
• componența comisiei;
• baza pentru distrugerea sigiliilor și ștampilelor;
• numele și amprentele sigiliilor și ștampilelor distruse;
• metoda de distrugere;
• încheierea comisiei de aducere a sigiliului (ștampilei) într-o stare care exclude posibilitatea restaurării și utilizării ulterioare a acestuia;
• semnăturile membrilor comisiei.

Actele se păstrează împreună cu jurnalul de sigilii și ștampile.

Cine este responsabil pentru sigilii și ștampile

Producerea, contabilitatea, înlocuirea, depozitarea, transferul și distrugerea sigiliilor și ștampilelor este asigurată de o persoană desemnată prin ordin al șefului organizației. În cazul demiterii acestuia, ordinul este reemis și este numită o altă persoană responsabilă.

Responsabilitatea pentru utilizarea și depozitarea sigiliilor și ștampilelor după emiterea acestora către unitățile structurale este atribuită prin ordin al managerului angajaților care au primit astfel de sigilii și ștampile. Întrebarea cine din organizații ar trebui să fie responsabil pentru contabilitatea sigiliilor și ștampilelor nu este reglementată de niciun act juridic de reglementare. În fiecare organizație, această problemă este rezolvată în funcție de caracteristicile și înțelegerea importanței acestei lucrări.

Sigiliile și ștampilele sunt emise pe baza unei chitanțe într-un jurnal angajaților responsabili personal de utilizarea lor.

TELEVIZOR. Voitsehovici

consultant pe

munca de birou