Raport anual: pregătire, completare, depunere. Cum se scrie un raport despre munca depusă? Cum se scrie un raport anual

Un raport cu privire la munca depusă va permite managerului să evalueze calitatea și rapiditatea muncii secretarului. Articolul conține mostre de rapoarte despre munca depusă. Utilizați instrucțiunile pas cu pas pentru a compune corect raportul.

Descărcați o mostră utilă

De ce ai nevoie de un raport de progres?

Managerul stabilește o sarcină, angajatul o finalizează - aceasta este esența procesului de muncă. Faptul că sarcina a fost finalizată se consemnează sub forma unui raport privind munca depusă. Fiecare angajat întocmește periodic un astfel de document. Frecvența raportării și forma acesteia depind de regulile interne ale companiei.

Cine are nevoie de un raport de progres și de ce? Liderul are nevoie de el. Acest document vă permite să evaluați cât de bine și cât de repede un angajat finalizează o sarcină. Documentele de raportare ale tuturor angajaților oferă o oportunitate de a crea o imagine de ansamblu a activității companiei și de a facilita planificarea tactică și strategică.

Angajatul însuși are nevoie și de raport. În primul rând, un document final bine scris vă ajută să prezentați în mod favorabil conducerii rezultatele muncii dvs. În al doilea rând, raportul este un instrument util de autocontrol. La sfârșitul perioadei de raportare, vă vedeți succesele și eșecurile. Aceasta vă va arăta direcțiile în care trebuie să vă dezvoltați.

Raport asupra muncii prestate de un angajat cu caracter de călătorie a muncii: eșantion

Descărcați mostra completă în revistă

Ce să scrieți într-un raport de progres

Nu există un singur eșantion de raport standard cu privire la munca depusă. Documentul este întocmit în formă liberă. Depinde de natura sarcinilor efectuate. Dezavantajul formei libere este că mulți lucrători nu știu cum să scrie un raport de progres. Un angajat nu va primi o evaluare adecvată a muncii sale dacă nu are abilitățile de a redacta în mod competent un raport.

Nu puteți forța angajații să scrie rapoarte veridice, dar îi puteți învăța să-și prezinte cu competență succesele și realizările. Nu există dificultăți în întocmirea unui document de raportare. Trebuie să evitați greșelile pe care le fac mulți oameni.

Să ne uităm la un eșantion de raport compilat incorect despre munca depusă pentru săptămână și să ne uităm la greșelile tipice.

Opțiune proastă

De ce este rău acest raport? După citirea unui astfel de document, managerul va avea impresia că secretara nu este supraîncărcată de muncă. În plus, textul este greu de citit - structura raportului lasă de dorit.

Structura raportului

Din eșantionul de mai sus îi lipsesc elementele esențiale ale unui raport bun. Ar trebui să conțină:

• o listă de sarcini pe care trebuie să le îndeplinească angajatul;
• specificarea acestor instrucțiuni;
• analiza muncii efectuate;
• planuri pentru următoarea perioadă de raportare;
• sugestii despre ceea ce trebuie schimbat, îmbunătățit, optimizat.

Setul de elemente de structură depinde de durata perioadei de raportare. Un raport de progres zilnic sau săptămânal nu trebuie să conțină analize și sugestii, dar un raport de progres lunar sau un raport anual ar trebui să conțină aceste elemente.

Un raport bun despre munca depusa

Descărcați modelul de raport complet

Cum depuneți un raport

Dacă nu există alte cerințe, se întocmește un raport cu privire la lucrările efectuate în conformitate cu GOST 7.32-2001. GOST reglementează cerințele de bază pentru pregătirea unui document de raportare. Conține standarde care determină metoda de formatare, tipul și dimensiunea fontului, spațierea și dimensiunea marginii.

Care pot fi cerințele pentru un raport de progres?

Deoarece nu există cerințe standardizate pentru pregătirea documentelor, sarcina principală a angajatului este de a îmbunătăți percepția textului și de a crește lizibilitatea acestuia. Pentru aceasta:

• nu folosiți mai mult de 5 propoziții într-un paragraf;
• alternează propoziții lungi și scurte;
• împărțiți textul astfel încât tabelul sau graficul să nu ocupe întreaga pagină;
• lăsați spațiu pentru comentarii la tabele și grafice;
• dacă raportul este lung, atunci trageți o concluzie la sfârșit.

Notă! Pentru a întocmi un raport cu privire la munca depusă într-o călătorie de afaceri, utilizați un eșantion special. Acesta este un unit formularul nr. T-10a. Descărcați formularul finalizat

Formularul nr. T-10a:misiunea oficială pentru trimiterea într-o călătorie de afaceri și un raport privind implementarea acesteia

Descărcați formularul și eșantionul de completare în Sistemul de personal

Cum se scrie un raport: instrucțiuni pas cu pas

Pasul 1. Faceți o schiță aproximativă a documentului. Un raport pentru o perioadă scurtă nu trebuie să dureze mai mult de 1-2 pagini. Dacă raportați în mod regulat, pregătiți un model de document electronic pentru fiecare caz:

• eșantion de raport zilnic de progres;
• eșantion de raport săptămânal de progres;
• exemplu de raport cu privire la munca depusă pentru luna.

Pasul 2. Faceți o listă cu sarcinile dvs. Dacă există multe sarcini, grupați-le în blocuri semantice.

Pasul 3. Enumerați instrumentele și resursele care au fost utilizate în timpul îndeplinirii sarcinilor - forță de muncă suplimentară, costuri financiare, călătorie, materiale.

Pasul 4. Prezentați rezultatele muncii dvs. Descrieți modul în care acestea îndeplinesc obiectivele. Dacă sarcina nu este finalizată, explicați motivul. Dă-ți evaluarea situației. A trage concluzii.

Pasul 5. Formulați scopuri și obiective pentru următoarea perioadă de raportare.

Pasul 6. Introduceți tabele, grafice și diagrame în text. Adesea, managerul răsfoiește documentul de raportare. Încercați să faceți ca tabelul sau graficul să ofere o oportunitate de a vă evalua munca.

Utilizați Google Docs pentru a crea diagrame

Cum se creează o diagramă în Google Docs

Pasul 7 Recitiți cu atenție textul, acordați atenție alfabetizării și stilului. Evidențiați faptele cheie cu caractere aldine sau cursive. Pregătiți o versiune electronică a documentului și o versiune tipărită. Dacă trebuie să raportați oral sau într-o prezentare, pregătiți în prealabil o versiune scurtă a textului, inclusiv cele mai importante puncte.

Informații personale:

Consultat în domeniul managementului regulat a peste 70 de companii: de la 10 la 9.000 de persoane (inclusiv: holdinguri, lanțuri de magazine, fabrici, companii de servicii, constructori, oficiali guvernamentali, agenții web, magazine online). Student al lui Alexander Friedman.

Unul dintre co-autorii cărții „Tehnologii sociale ale Școlii de Manageri din Tallinn. Experiență de utilizare cu succes în afaceri, management și viața privată”: http://www.ozon.ru/context/detail/id/140084653/

Precizia este o curtoazie a regilor, dar o datorie pentru supușii lor

Ludovic al XVIII-lea

la care: proprietari, manageri de top

Cum o simulare a activității agitate poate fi acceptată de un manager ca urmare a muncii

„Ce au făcut subordonații mei astăzi? Ce sarcini au îndeplinit? Cât timp a durat și ce rezultate au fost obținute?”- asemenea gânduri incitante îl bântuie adesea pe lider. De unde ar veni?

Din exterior totul este grozav. Imediat ce șeful intră în birou, toată lumea este imediat ocupată: discuțiile se termină la jumătatea propoziției, cineva începe să tasteze febril pe computer, alții transferă hârtiile dintr-un loc în altul, alții cheamă imediat toți contractanții la rând. De ce o imagine atât de fericită dă naștere la „gânduri incitante”?

Cert este că un lider cu experiență înțelege perfect diferența dintre „fapte” și „opinie despre fapte”. Dar pentru a înțelege ce făceau subordonații care i-au fost încredințați, este necesar să se organizeze o interogare orală detaliată despre „ce”, „cum”, „când”, cu „ce rezultate” și „cine” a făcut-o. Acest lucru necesită mult timp atât de la manager, cât și de la angajat. Prin urmare, managerul rezolvă această problemă conform principiului rezidual. Și cine va întreba cât este în vacanță sau în concediu medical?

Acest articol va discuta despre un instrument care vă permite să separați „faptele” de „opiniile despre fapte” și să măsurați eficacitatea și productivitatea subordonaților. Întâlnește-te cu mine. Rapoarte zilnice de lucru într-o formă oficială pentru fiecare angajat.

Rapoarte de lucru: descrierea tehnologiei și a beneficiilor

Tehnologia rapoartelor de lucru este la fel de simplă ca două și două. La sfârșitul zilei de lucru, fiecare angajat trebuie să furnizeze un raport cu o listă completă a sarcinilor îndeplinite și timpul petrecut pentru fiecare dintre acestea, împreună cu un link către rezultatul muncii.

Permiteți-mi să vă reamintesc că rapoartele de lucru fac parte dintr-o tehnologie mai largă - „Organizarea muncii angajaților, luând în considerare timpul de lucru pe sarcină, folosind planuri și rapoarte și analiza acestora de către manager”. Tehnologia generală constă din următoarele elemente:

• Planificarea zilnică pentru angajați: cerințe de organizare și format. Citiți mai multe în articolul „“.
• Analiza, evaluarea si ajustarea planurilor angajatilor, discutarea planurilor cu managerul. Vezi articolul „”.
• Raportare zilnică pentru angajați: cerințe de organizare și format. Despre asta vorbesc în acest articol.
• Analiza, evaluarea si concluziile din rapoartele angajatilor. Mai multe detalii în „”.

Principiile cheie ale rapoartelor de lucru

1. Angajații trebuie să raporteze zilnic despre munca lor, indiferent de calificări, poziție sau orice alți factori.
2. Rapoartele trebuie trimise strict la sfârșitul zilei curente (căreia îi corespunde raportul)
3. Raportul trebuie furnizat electronic și stocat astfel încât managerul să aibă posibilitatea de a-l revizui în detaliu.
4. Orice manager superior ar trebui să poată vedea rapoartele tuturor subordonaților săi.
5. Raportul ar trebui să fie cât de detaliat este necesar pentru a crea transparență în activitatea desfășurată fără discuții suplimentare cu angajatul.
6. Managerul își rezervă dreptul de a analiza raportul, de a pune întrebări despre metodele de îndeplinire a sarcinilor și de a evalua calitatea și eficacitatea muncii efectuate.

Beneficiile rapoartelor zilnice pentru manageri

• Transparență 100% a acțiunilor fiecărui angajat pe baza rezultatelor zilei, săptămânii, lunii de lucru etc. Acum nu mai este nevoie de întrebări orale: „ce ai făcut?”
• Posibilitatea de verificare amânată a activităților angajaților. Nu este întotdeauna posibil să verifici pe toată lumea deodată. Acum puteți deschide rapoarte de lucru și puteți afla ce a făcut managerul Ivan Petrov în ultimele 2 săptămâni în fiecare zi lucrătoare.
• O creștere tangibilă a productivității angajaților, pentru că acum puteți cere pentru fiecare „zece minute” dintr-o zi de lucru de 8 ore.
• Economii semnificative de timp atât pentru manager, cât și pentru subordonat, datorită absenței sondajelor de ore lungi despre „cine a făcut ce”.
• O oportunitate rapidă de a elimina angajații slabi, incapabili de a face față și nu muncitori din rândul angajaților nou angajați și stagiari. Acum rezultatele lor sunt „la vedere” pe baza rezultatelor fiecărei zile.
• Nici „vechii” companiei nu vor putea să se relaxeze și să se odihnească pe lauri. Rapoartele lor de lucru vor spune totul pentru ei.
• Reducerea nivelului de stres al managerului din cauza „incapacitatei de a efectua o inspecție”, deoarece Acum puteți evalua rezultatele fiecărui angajat la un moment convenabil.

Beneficiile rapoartelor zilnice pentru subordonați

• Un proces continuu de dobândire a cunoștințelor și experienței de la managerul dumneavoastră. Ca rezultat: o dezvoltare puternică atât a abilităților profesionale, cât și a celor personale. De fapt, liderul devine un profesor-mentor cu care vă gândiți în mod regulat împreună: despre modalități noi și mai eficiente de rezolvare a problemelor; cum să vă dezvoltați în continuare „punctele de creștere” și să vă întăriți „punctele slabe”; despre greșelile făcute și prevenirea altora noi.
• Obiceiul de a lucra „profesional”, care este întotdeauna foarte apreciat pe piața muncii: abilitățile de planificare, managementul timpului și gradul de responsabilitate pentru acțiunile cuiva sunt îmbunătățite.
• Capacitatea de a-ți evalua în mod independent eficiența. Un angajat poate oricând să se uite la propriul său raport de lucru, să-l analizeze și să schițeze pașii pentru dezvoltarea lui ulterioară.
• Creștere mai rapidă a carierei pentru cei care lucrează din greu și fac o muncă de calitate. Demonstrarea clară și transparentă a rezultatului către manager. Acum, cu el nu este nevoie să bei în mod regulat bere și să faci o baie de aburi pentru a vorbi despre realizările tale - totul este clar vizibil. Sistemul de raportare din organizație reduce semnificativ influența maeștrilor jocurilor ascunse și „favorite”.

Cerințe pentru alcătuirea raportului de lucru

1. Numele sarcinii finalizate. Ar trebui să fie clar ce lucrare a fost făcută. De exemplu: „Plătește o factură pentru achiziționarea de echipamente de birou pentru departamentul de contabilitate.”
2. Rezultat atins. (exemplu: „Factura a fost plătită parțial deoarece vânzătorul nu avea două scanere în stoc”). Dacă rezultatul NU este atins, atunci lângă informațiile despre apariția și răspunsul la problema/sarcina care a apărut ar trebui să existe informații despre cum și când se planifică rezolvarea acestei probleme și cum să o evite în viitor. De asemenea, este necesar să indicați ce reglementări/standarde necesită completări/modificări/creare și să stabiliți imediat sarcinile adecvate în planul dumneavoastră. Sarcinile noi trebuie să aibă o legătură cu cea actuală ca sursă de bază.

• Principiu de bază: fiecare sarcină trebuie să aibă un rezultat. Acolo unde este posibil, rezultatul ar trebui să fie într-o formă oficială (de exemplu: dacă un angajat efectuează un interviu, atunci ca rezultat al muncii: o listă cu candidații selectați și informații scurte despre aceștia + o listă a celor cu care a vorbit) .
• Dacă sarcina a implicat lucrul cu documente, fișiere sau alte informații, trebuie să furnizați o legătură directă către aceste documente sau către folderul sau locația în care sunt stocate.
• Important pentru manageri! În toate sarcinile legate de management (de exemplu: studierea planurilor și rapoartelor altor angajați, control etc.), asigurați-vă că indicați rezultate succinte: realizări, neajunsuri, tendințe etc. Exemplu „Sarcina: Analizați rapoartele angajatului Ivan Petrov timp de 2 săptămâni. Concluzii: „Nu există propuneri pentru unele sarcini de îmbunătățire a reglementărilor. Petrov s-a familiarizat cu concluziile și s-a asumat să acorde atenție și să își formuleze propunerile mai detaliat.”
• La studierea oricăror materiale, participarea la conferințe, întâlnirea cu partenerii etc. trebuie întocmit un scurt rezumat + în raport trebuie furnizat un link către acesta.

• Dacă interpretul are sentimentul că timpul total petrecut unei sarcini poate ridica o întrebare din partea managerului, este necesar să explice imediat „de ce a fost petrecut atât de mult timp”. (Exemplu: Sarcina: Emiterea si trimiterea unei facturi catre Client. Timp: 1 oră. Explicație: 1 oră s-a cheltuit la emiterea unei facturi din cauza necesității de a conveni din nou formularea de 3 ori cu Clientul din inițiativa acestuia)

Exemplu de raport de lucru

Exemplul arată o listă de sarcini dintr-un raport realizat în Bitrix24 (sistemul vă permite să lucrați centralizat în cadrul companiei și să urmăriți timpul după sarcină). Cu organizarea corectă a planificării și înregistrării timpului de lucru pe sarcină, toate rapoartele vor fi generate automat.

Exemplu de rezultat al sarcinii

Addendum la raportul de lucru

La sfarsitul fiecarui raport de lucru este necesar sa se puna urmatoarea fraza (ZZ - data; LL - luna; YY - an; HH:LL - format ore + minute).

Total pentru ZZ.LL.AA:
1) A lucrat la birou: HH:MM
2) Lucrat de acasă: HH:MM
3) Total lucrat: HH:MM
4) Concediu medical: HH:MM
5) Ore pe cheltuiala dvs.: HH:MM

Reguli de adăugare la raport (folosind exemplul companiei mele)

• În termen de o zi (zi) lucrătoare, „Total lucrat” și „Concediu medical” pot depăși 8 ore numai dacă concediul medical este zero).
• Într-o zi lucrătoare (zi), „Total lucrat” și „Ore pe cheltuiala dvs.” ar trebui să ofere un total de 8 ore, nu mai mult.
• De exemplu, am cerut timp liber la 01:19, prânzul a fost redus la 00:25 în loc de 01:00, timpul de lucru la sfârșitul zilei era 07:19. În „Ore pe cheltuiala dvs.”, scrieți „00:41” plus un comentariu: a solicitat timp liber la 01:19, prânz 00:25 în loc de 01:00 (adică înregistrați toate abaterile de la standardele de timp de lucru).
• Timpul petrecut într-o călătorie de afaceri sau într-o călătorie pentru probleme de muncă este, de asemenea, numărat în rândul „A lucrat la birou”.
• Pe linia unde ora este zero, pune 0:00
• Pentru a adăuga rapid o frază, trebuie să o copiați și să o inserați din rapoartele anterioare, schimbând ora.

Secvența de implementare a rapoartelor de lucru

Poate fi extrem de dificil, și uneori imposibil, să introduceți rapoarte zilnice în activitatea zilnică a unui departament/companie fără un proiect paralel care să introducă managementul obișnuit. Citiți mai multe despre managementul obișnuit în articolul „.” Aici voi sublinia pe scurt 2 etape principale:

1. Primul stagiu(durata: 2-3 săptămâni): angajații sunt obligați să înregistreze în rapoarte cele mai mari cinci sarcini finalizate, indicând timpul pentru fiecare dintre ele. Implementare: GoogleDocs sau editori de text, eventual un sistem de setare a sarcinilor.
2. Faza a doua(durata: 3 săptămâni și mai mult): angajații sunt obligați să înregistreze toate sarcinile în rapoarte care indică timpul petrecut. Implementare: Bitrix24 sau alt sistem de setare a sarcinilor.

Când un raport de lucru poate fi inutil

Pentru profesiile în care se efectuează același tip de acțiuni repetabile, este logic să se introducă un standard pentru numărul de sarcini finalizate în locul unui raport. Inițial, este estimat timpul mediu dorit pentru finalizarea unei sarcini. În continuare, norma este calculată folosind o acțiune simplă:<количестов рабочих часов>împarte la<норма времени на выполнение одной задачи>.

De exemplu, un operator de call center poate avea un standard: 90 de apeluri pe zi, 4 vânzări etc. În acest caz, managerul se uită la abaterea de la normă, și nu la raportul de lucru. Situația va fi similară cu un muncitor care produce piese de același tip.

Mi se pune în mod regulat următoarea întrebare: „Cât de des este recomandat să revizuiți rapoartele de lucru ale unui angajat?” Raspunsul este banal: „Atât cât este necesar pentru a ne asigura că performanța unui anumit angajat este acceptabilă pentru companie și pentru manager.”.

În etapa inițială (1-1,5 luni) de implementare, este important să verificați zilnic rapoartele de lucru ale tuturor. Ulterior, pentru unii angajați este suficient să le verifice o dată la 1-2 săptămâni, pentru alții în fiecare zi.

Dacă o persoană lucrează cu rapoarte de 1 an și ești obligat să-i verifici raportul în fiecare zi, nu lucrezi ca manager: nu oferi influența adecvată asupra unui subordonat sau ții un angajat ineficient.

Activitățile oricărei organizații sau companii implică întotdeauna raportare. Chiar dacă societatea este complet independentă și nu are conducere superioară, un raport privind activitățile unei astfel de companii este necesar pentru ca conducerea companiei în sine să evalueze eficacitatea muncii într-o anumită perioadă, pentru a construi perspective ulterioare de dezvoltare. a campaniei.

Scrierea unui raport, precum scrierea unei scrisori de afaceri, pare o întrebare simplă... dar unde pot apărea dificultățile?

De regulă, cei care o fac pentru prima dată întâmpină dificultăți în a întocmi un raport cu privire la munca depusă. După ce a întocmit un astfel de raport o dată sau de două ori și l-a ajustat în funcție de comentariile primite, specialistul care îl întocmește nu mai întâmpină dificultăți deosebite în întocmirea următorului.
Alcătuirea unui raport de progres pentru prima dată și redactarea lui corectă nu este o sarcină atât de ușoară pe cât pare la prima vedere.

Un pic despre raportul contabil

Cel mai simplu din punct de vedere al executiei este un raport contabil. Compilarea poate fi mare în volum și consuma mult timp, necesită precizie și acuratețe în compilare și, totuși, este oarecum mai ușor de compilat decât un raport text despre munca depusă. La intocmirea unui raport contabil exista de obicei o forma de raportare strict definita, exprimata in diverse tabele.

Trebuie să completați aceste tabele cu indicatori digitali ai activităților organizației și asta este tot. Desigur, toți indicatorii trebuie să fie de încredere și combinați între ei, dar este totuși mai ușor să calculați și să inserați numere în coloanele corespunzătoare decât să compilați un raport text cu privire la munca depusă, atunci când trebuie să descrieți toate aspectele activităților organizației. in cuvinte.

Uneori, la întocmirea unui raport contabil, este nevoie de o notă explicativă. De obicei, nu este mare ca volum și unele numere sunt explicate în el. De exemplu, de ce au scăzut unii indicatori, ce a determinat creșterea altor indicatori, care este tendința generală de creștere și dezvoltare, conform cifrelor din raport.

Clasificarea rapoartelor de progres

Rapoartele sunt clasificate în funcție de două criterii

• După perioada de raportare: zilnic, săptămânal, lunar, trimestrial, semestrial, anual.
• După componență și volum: un raport despre activitatea desfășurată de o divizie a organizației și un raport despre activitatea întregii organizații.

Alcătuirea unui raport de progres zilnic sau săptămânal este rareori dificilă. De obicei, ele constau din mai mulți indicatori digitali care reflectă principalele activități ale organizației. Volumul rapoartelor lunare de progres este mai mare, dar și exprimat în principal în cifre. Și trimestrial, semestrial și anual, de cele mai multe ori, implică versiuni text ale rapoartelor despre munca depusă.

Raport text despre munca depusă - proces creativ

Întocmirea unui raport în cifre este o sarcină responsabilă, dar mai ușoară decât întocmirea unui raport text competent și calificat despre munca depusă. Alcătuirea unui raport sub formă de text este un fel de creativitate.

Ar trebui să reflecte activitățile unui departament sau ale întregii organizații în ansamblu, ar trebui să fie scris în limbajul documentului, dar ușor de citit, să nu conțină „apă” inutilă, textul trebuie susținut de numere, ar trebui să reflecte un compararea cu indicatorii anteriori din perioada de raportare sau indicatorii din aceeași perioadă a anului trecut și ar trebui să se încheie cu câteva concluzii.

Întocmirea unui raport privind activitățile întregii organizații în ansamblu, munca tuturor departamentelor și diviziilor sale este de obicei atribuită șefului organizației. Practica generală de furnizare a rapoartelor sugerează că o autoritate superioară trimite organizației care trebuie să furnizeze un raport cu privire la munca depusă, structura raportului viitor, care indică ceea ce trebuie să fie acoperit în mod specific în raportul cu privire la munca depusă, ce numere , indicatorii şi domeniile de activitate ar trebui să fie reflectate în viitorul raport .

Șeful organizației introduce departamentele în structura raportului fiecărui departament, iar fiecare departament întocmește propriul raport cu privire la munca depusă. Managerul verifică toate rapoartele, dacă este necesar, le corectează și generează un raport general asupra activităților organizației.

Cerințe de bază pentru pregătirea unui raport de progres

Și deși întocmirea unui raport asupra muncii depuse este un proces creativ și trebuie să reflecte toate aspectele activităților organizației, este totuși un document, și nu un eseu pe o anumită temă, trebuie să îndeplinească toate cerințele unei afaceri. document. Prin urmare, raportul de progres nu trebuie să conțină propoziții cu pronume personale, de exemplu, „Am spus, au făcut, am realizat” și altele asemenea. Iată un mic exemplu despre ce vocabular ar trebui să existe în textul raportului:

„Numărul de vânzări în departamentul de tehnologie pentru trimestrul 2 2014 a fost de 205.000, ceea ce a reprezentat 27% din numărul total de vânzări. Acesta este cu 10% mai mult decât numărul de vânzări pentru perioada corespunzătoare a anului trecut. Vânzările din departamentul de tehnologie pentru trimestrul II au crescut cu 7% față de aceeași cifră din trimestrul I. Această creștere a nivelului vânzărilor s-a produs datorită extinderii pieței de vânzări (crearea de noi puncte de vânzare, intensificarea muncii agenților).”

Nu puteți introduce în raport cu privire la munca depusă, când vorbiți despre îmbunătățirea unor indicatori, propoziții precum „mulțumită muncii asidue a managerului, datorită îmbunătățirii muncii echipei”. În primul rând, acesta este un stil incorect de întocmire a unui document de afaceri și, în al doilea rând, astfel de propuneri nu reflectă adevăratul motiv pentru creșterea nivelului indicatorilor. Ce, înainte managerul nu a muncit din greu, dar cumva? Echipa a lucrat prost înainte de această perioadă de raportare și apoi, dintr-un motiv oarecare, a început să funcționeze bine?

La intocmirea unui raport cu privire la munca depusa, in sectiunile relevante ale raportului puteti introduce o descriere a unor evenimente specifice, actiuni, prezentari care au contribuit la imbunatatirea muncii si cresterea performantei.

Secțiuni ale raportului de progres

Deci, ce secțiuni ar trebui să conțină un raport text cu privire la munca depusă, dacă la întocmirea lui nu este atașată o structură specifică de raport?

• O parte introductivă, care oferă o scurtă descriere a organizației, poziția acesteia în rândul organizațiilor similare din oraș, regiune sau alte informații despre organizația sau regiunea în care se desfășoară activitățile sale
• Acesta este urmat de rapoarte cu privire la munca depusă de fiecare unitate (departament). Dacă organizația este mică și nu are departamente, atunci partea principală a raportului privind munca depusă este întocmită de șeful organizației pe baza datelor furnizate de fiecare specialist al organizației.
• Partea finală, care rezumă rezultatele activității organizației pentru perioada de raportare, trage concluzii despre succese și eșecuri și oferă previziuni pentru activitățile viitoare.

Opțiuni pentru rapoartele de progres

Structura raportului de progres poate avea și alte opțiuni legate de specificul activităților organizației, dar trebuie să conțină următoarele date:

• Un raport complet și obiectiv asupra tuturor domeniilor de activitate ale organizației, cu indicatori digitali, eventual diagrame
• Concluzii despre activitatea organizației pentru perioada de raportare
• Modalități și perspective de dezvoltare a organizației pentru perioada următoare de raportare.

Procesul de muncă constă în stabilirea sarcinilor de către manager și implementarea acestora de către angajatul companiei. Din când în când, fiecare angajat întocmește un raport cu privire la munca depusă. Frecvența depinde de regulile interne ale întreprinderii, precum și de formă. Nu subestimați importanța acestui document pentru management.

În acest articol ne vom uita la modul în care să pregătim corect un raport cu privire la munca depusă, o mostră de completare a documentului și câteva sfaturi pentru redactarea acestuia.

De ce trebuie să poți raporta corect despre munca ta

Procesul de lucru poate fi reprezentat ca un mecanism complex în care fiecare angajat al companiei este o roată de viteză. În acest exemplu, șeful organizației acționează ca un inginer care este responsabil să se asigure că toate mecanismele funcționează fără probleme și cât mai repede posibil.

În viața reală, este destul de dificil pentru șefi să evalueze cât de bine își fac angajații treaba dacă nu văd rezultatele muncii lor. Prin urmare, în aproape toate întreprinderile, conducerea obligă fiecare angajat să întocmească în mod regulat un raport cu privire la munca depusă. Adesea, acest document este creat la intervale de 1 săptămână. În acest fel, conducerea poate vedea ce au făcut angajații, precum și cât de utili au fost întreprinderii.

Exemplu greșit

Documentul este întocmit în formă liberă. Poate de aceea există un număr mare de rapoarte care nu spun nimic conducerii sau îi fac să creadă că lucrătorul nu se descurcă cu funcțiile care îi sunt atribuite. În același timp, un anumit angajat poate fi un adevărat muncitor și își poate depăși planul. Vinovatul este un raport întocmit incorect despre munca depusă. O mostră a unui astfel de document este prezentată mai jos.

Tip document: raport asupra lucrărilor efectuate pentru perioada 15.02.16 - 19.02.16.

S-a făcut următoarele:

• s-a cronometrat programul de lucru al atelierului de producție;
• rezultatele temporale au fost introduse în programul de lucru;
• au fost calculate noi standarde de timp;
• a răspuns solicitărilor din partea inspectoratelor de securitate a muncii, precum și a mai multor clienți;
• a participat la o conferință privind îmbunătățirea eficienței muncii în întreprindere.

Data întocmirii: 19/02/16

Semnătura: Petrov Yu R.”

Dacă un angajat întocmește un raport cu privire la munca depusă în acest mod, atunci conducerea va considera că nu este suficient de ocupat.

Care sunt greșelile?

Exemplul de mai sus arată clar erori standard la întocmirea documentelor de acest fel.

Principalele sunt:

Cerințele de mai sus trebuie folosite atât la pregătirea formularelor săptămânale, cât și la generarea unui raport privind munca depusă pe anul.

Opțiune potrivită

Este probabil că nu veți putea produce un raport de înaltă calitate prima dată. Pentru a vă facilita acest lucru, dăm un exemplu despre modul în care a fost necesar să redactați un raport către manager cu privire la munca depusă, indicat în primul exemplu:

„Către: Șeful departamentului de planificare Ivanov P.M.

De la: economist categoria I al departamentului de planificare Yu R. Petrov.

Raport privind rezultatele muncii pentru (15.02.16-19.02.16)

Pentru săptămâna de raportare, mi s-au atribuit următoarele sarcini:

Au fost îndeplinite toate sarcinile atribuite și anume:

• Au fost efectuate 5 teste de cronometrare și au fost întocmite tot atâtea standarde noi pentru lucrul atelierului de producție;
• au participat la conferință, este atașat un memoriu cu propuneri.

S-au lucrat și cu documentația primită și anume:

• Au fost compilate 2 răspunsuri la solicitările IOT.
• Răspunsuri la scrisorile de la gr. Yuryeva A. A., Zhakova S. I., Mileeva K. B.

O călătorie de afaceri este planificată pentru perioada 22/02/16 - 26/02/16 pentru a verifica activitatea unității structurale a filialei Pechersk.

Data întocmirii: 19/02/16

Semnătura: Petrov Yu.R.”

Sunteți de acord că această versiune a raportului este mai bine citită, iar conducerea poate vedea cât de bine lucrează unul dintre angajați.

Cum se scrie rapoarte pentru perioade mai lungi?

Desigur, nu este dificil să scrii frumos pe hârtie o perioadă de o săptămână. Este mai dificil să întocmești un raport despre munca depusă timp de șase luni sau chiar un an. Cu toate acestea, acest lucru este mai ușor de făcut decât ar părea la prima vedere. De exemplu, dacă aveți rapoarte săptămânale pentru perioada necesară, atunci le puteți utiliza în siguranță.

Volum maxim - 1 coală format A4

În acest caz, merită să încercați să măriți oarecum informațiile, astfel încât rezultatul să se încadreze pe 1-2 pagini. În cazul în care organizația nu deține rezultate săptămânale, dar vi se cere să realizați un raport cu privire la munca depusă pe anul, nu intrați în panică și deveniți isteric.

Toate informațiile sunt disponibile în jurul tău: uită-te la istoricul mesajelor în jurnalele de documente sau în e-mail, deschide dosarul cu rapoartele tale, studiază foile de călătorie. Toate acestea vă vor ajuta să vă amintiți faptele pe care le-ați realizat în timpul anului de lucru.

Să rezumam

Mai sus am dat câteva exemple despre cum să scrieți un raport de progres. Principalul lucru este de a descrie operațiunile efectuate, indicând caracteristicile cantitative (de atâtea ori sau așa și câte un număr de piese etc.). În acest fel, veți informa managementul exact câtă muncă ați realizat.

Nu trebuie să uităm să indicăm la începutul raportului o listă de sarcini specifice pe care vi s-a dat să le îndepliniți. O parte importantă este completarea raportului. Asigurați-vă că notați ceea ce doriți să implementați la locul de muncă în viitorul apropiat. Acest lucru va arăta că priviți mai larg decât doar domeniul responsabilităților și funcțiilor dvs. imediate care trebuie îndeplinite conform fișei postului.

Puteți lua în considerare și exemplul de mai sus.

Pentru a ușura pregătirea unor astfel de rapoarte, puteți nota munca depusă zilnic într-un caiet sau document electronic. Vei petrece doar 3-5 minute pe zi cu acest lucru mic. Nu este atât de mult. Cu toate acestea, datorită unor astfel de înregistrări, puteți crea cu ușurință un raport despre munca dvs. pentru orice perioadă din viitor.

Nu există lider care să nu ceară subordonaților săi măcar o dată pe an un raport despre ceea ce s-a făcut. Și problema este că, cu munca de rutină, dezvoltarea unui astfel de document pare a fi o sarcină destul de dificilă. Și din anumite motive ne este jenă să cerem superiorilor noștri exemple de rapoarte despre munca depusă. Dacă decide că nu suntem potriviți pentru funcția pe care o ocupăm?

Cine are nevoie

Această întrebare este adresată de interpretul care a primit sarcina de a raporta. Cel mai adesea, angajații companiei se simt aproape insultați de astfel de solicitări. Dar totul are un sens.

În primul rând, antreprenorul însuși are nevoie de un raport asupra lucrărilor efectuate. Nu o atitudine formală, ci o atitudine interesată față de acest proces vă va permite să găsiți blocaje și puncte slabe în calificările dvs. Aceasta înseamnă că au fost identificate direcțiile în care este posibil (și necesar) să se dezvolte. La urma urmei, toți învățăm din greșelile noastre.

În al doilea rând, liderul are nevoie de el. Un raport de progres vă permite să evaluați în mod obiectiv calitatea și viteza de rezolvare a sarcinilor atribuite. Datorită acestui document, multe întrebări vor dispărea - de la cel mai primitiv „ce faci tot timpul” la complexul „de ce ar trebui să-ți schimb computerul cu unul mai modern?” Deoarece raportul va indica faptul că este nevoie de mult timp pentru a salva modificările aduse documentului. Și acest lucru nu depinde de antreprenor - echipamentele de birou învechite nu pot funcționa mai repede. De fapt, de aceea se pare că angajatul bea ceai tot timpul - pur și simplu așteaptă ca operația să fie finalizată.

Și întrebarea: „De ce trebuie să scrieți un raport despre munca depusă pentru luna?” în sine este incorectă. Pentru că acumularea și completarea bazelor de date are sens pentru strategi, și nu pentru ei. Este doar mai ușor să rezolvi o problemă decât să vorbim despre metode de rezolvare.

Ce sa scriu

Exemplele de rapoarte de progres arată că trebuie să scrieți în detaliu. Orice lucru care pare a fi un lucru mic sau o mișcare nesemnificativă a corpului se poate dovedi a fi un element cheie în îndeplinirea unor funcții specifice. Dar înțelegerea acestui lucru va veni numai după studierea mai multor rapoarte scrise.

Dacă munca este de rutină, de exemplu, reconcilierea documentelor și identificarea inconsecvențelor, atunci are sens să se elaboreze un formular tabelar. În acest caz, din nou, la început tabelul ar trebui să fie foarte detaliat și să conțină multe coloane; În timp, necesitatea unor coloane nu va mai fi necesară, iar formularul de raport va lua o formă normală (a se citi: rezonabilă).

În unele cazuri, atunci când se întocmește un raport despre munca depusă (profesorii, de exemplu), este imposibil să se abordeze în mod formal problema autoanalizei. Într-adevăr, pe lângă încărcătura educațională și metodologică planificată și studierea materialului necesar, școala este angajată și în activități educaționale. Acest lucru necesită o abordare specială a redactării documentului: este necesar să se înțeleagă motivele decalajului unui număr de elevi, să se găsească modalități de a-i interesa pe copii în materia lor. Și, în același timp, nu trebuie să uităm de școlari cu rezultate înalte (sau chiar dotați).

Scopurile rapoartelor

Pentru o pregătire adecvată și o cheltuială minimă de timp, este necesar să se decidă de la bun început în ce scop și de ce se redactează raportul privind munca depusă pe anul. Să le numim pe cele mai populare:

Justificarea beneficiilor reale ale unei poziții specifice în organizație;

Confirmarea calificărilor unui anumit angajat;

Demonstrarea muncii eficiente către conducere;

Obținerea de finanțare pentru următoarea perioadă de raportare;

Obținerea consimțământului pentru a dezvolta o direcție (idee);

Justificarea cheltuirii resurselor și finanțelor alocate etc.

Formularea binecunoscută - formularea corectă a problemei oferă 50% din soluție - funcționează și în acest caz. Cu cât înțelegem mai bine de ce este nevoie de un raport, cu atât ne este mai ușor să-l scriem. Până la punctul în care documentul „doar pentru spectacol” nu necesită deloc o abordare creativă din partea noastră. Și consumatoare de timp.

Structura documentului

Dacă compania nu are una dezvoltată, atunci aceasta trebuie dezvoltată independent. Cunoscând scopul documentului, este necesar să ne gândim la structura acestuia. Exemple de rapoarte de progres sugerează că este nevoie de o schiță clară și simplă.

La început, trebuie explicate scopul și logica prezentării informațiilor. Explicați succesiunea prezentării și creați un cuprins. Pentru tabel, este necesar să se dea o scurtă explicație a motivului pentru care a fost aleasă această formă specială.

În cadrul secțiunilor și subsecțiunilor, trebuie menținută și unitatea de prezentare. Acest lucru va face documentul mai ușor de înțeles și, ca urmare, mai ușor de înțeles. Într-un raport pe o perioadă lungă de timp, ilustrațiile și graficele sunt destul de potrivite pentru a face mai ușor de înțeles. Dar aici trebuie să respectați regula „mijlocului de aur”: textul solid, precum și materialele exclusiv vizuale, devin plictisitoare foarte repede.

Stilistică

Pentru un angajat obișnuit, poate cel mai dificil lucru de scris este terminologia și formularea. Un raport pretențios va părea nefiresc și va provoca o reacție negativă din partea conducerii. Formulările prea simple (25 de documente au fost xeroxate, de exemplu) vor înstrăina și cititorul.

Dar ar trebui să evitați șabloanele. Singura excepție este documentul pe care nimeni nu îl va citi vreodată. Întâmpinăm uneori astfel de probleme, dar în acest articol ne interesează rapoartele reale (nu create pentru pro forma).

În orice caz, nu ar trebui să vorbiți doar despre realizări. Pentru a le evidenția, este necesar să vorbim despre dificultățile care trebuiau întâmpinate în timpul lucrului. Printre altele, analiza complexității se referă la optimizarea muncii pentru angajații din management. Exemple de rapoarte despre munca efectuată sugerează că nu ar trebui să utilizați expresii simplificate precum „stare nesatisfăcătoare”, „dificultăți întâmpinate”, etc. Este mai bine să numiți totul cu numele propriu: „fotocopiator spart”, „lipsa accesului la Internet”, „lipsa sau primirea intempestivă a informațiilor de la departamentul aferent”. Toate acestea ne permit să evaluăm adecvat și obiectiv situația actuală din companie.

Evaluarea rezultatelor

Fiecare rezultat obținut trebuie susținut de numere. O astfel de specificație oferă o înțelegere a dinamicii dezvoltării.

În plus, este necesar să se stabilească criterii de evaluare a rezultatelor. Fie că este vorba de cel precedent (dacă este vorba de un raport trimestrial, de exemplu) sau, dimpotrivă, de procentul de îndeplinire a obiectivelor stabilite, rămâne la latitudinea autorului documentului să decidă.

În general, indicatorii indirecți pot spune multe despre procesul de rezolvare a sarcinilor atribuite. Există, de asemenea, o mulțime de informații aici pentru o analiză ulterioară. De la determinarea costurilor cu forța de muncă până la înțelegerea corectitudinii stabilirii obiectivelor.

De la problemă la soluție

Majoritatea rapoartelor sunt pregătite pe principiul descrierii progresului lucrărilor. Un document care arată clar relația problemă-soluție pare mai avantajos. Cititorul înțelege imediat ce metode și tehnici (dacă este necesar) a folosit executantul pentru a finaliza sarcina în timp util și de înaltă calitate.

Un lanț și mai detaliat de „o problemă specifică - motivele apariției acesteia - stabilirea sarcinilor - soluție” sugerează imediat necesitatea prezentării unui raport zilnic sub formă de tabel. Mai mult decât atât, numele graficelor sunt deja cunoscute. Informațiile prezentate în acest fel sunt ușor de citit și analizat.

Prezentarea indicatorilor cantitativi

În cazurile în care raportul constă în principal din date digitale, forma tabelară poate fi foarte greu de înțeles. Un flux continuu de numere plictisește literalmente cititorul după doar câteva minute. Un alt lucru sunt diagramele și graficele multicolore. Sunt clare, ușor de înțeles și ușor de citit.

Fiecare diagramă trebuie comentată. În plus, este necesar să se indice modul în care diferitele grafice sunt interconectate; Clarificarea relațiilor cauză-efect va facilita și mai mult analiza raportului.

Dacă resursele materiale au fost cheltuite în timpul lucrului, nu ar trebui să le enumerați pe toate. În schimb, bunurile achiziționate ar trebui să fie indicate. Expresia uscată: „S-au achiziționat echipamente de birou” va suna complet diferit dacă scrieți: „Au fost create 2 locuri de muncă, ceea ce a făcut posibilă creșterea producției departamentului”.

Cum se întocmește un document

În ciuda faptului că nu există o formă unică de pregătire, un raport cu privire la munca depusă poate fi pregătit în conformitate cu GOST, care definește principalele criterii pentru munca științifică. Specifică cerințele pentru formatare, tipul și dimensiunea fontului etc.

În ceea ce privește lizibilitatea documentului, iată câteva sfaturi:

Încercați să nu păstrați mai mult de 5 propoziții într-un paragraf;

Indicatorii cheie pot fi evidențiați în font sau culoare;

Împărțiți textul astfel încât tabelul sau graficul să nu ocupe întreaga pagină; asigurați-vă că lăsați spațiu pentru comentarii despre ele;

Scrieți un rezumat clar și concis al raportului.

Aceste sfaturi vă vor ajuta să faceți raportul dvs. mai ușor de perceput și, prin urmare, vor stabili inițial cititorul pentru o atitudine loială față de autorul documentului. Imaginează-ți că tu ești șeful. Și faceți raportul ceva care ar fi util și interesant de citit.