Reguli pentru aplicarea ștampilelor și semnăturilor pe documente. Când aveți nevoie de imprimare pe documente. Original și copie certificată: care este diferența

Deci, din moment ce toate organizațiile trebuie să aibă un sigiliu, apare o singură întrebare: pe ce documente trebuie să fie prezent? Scopul aplicării unei amprente sigiliului este de a certifica autenticitatea semnăturii unui oficial pe documente. Nu există o procedură generală care să oblige să pună ștampilă pe toate documentele care conțin semnătura unui funcționar. Cu toate acestea, în unele cazuri, legislația prevede în continuare necesitatea aplicării unui sigiliu. Să ne uităm la unele dintre ele.

Acord

Dreptul civil nu cere un sigiliu pe contracte. Cu toate acestea, prevederea conform căreia contractul și modificările la acesta trebuie să fie sigilate de către părțile la contract este uneori inclusă în textul contractului însuși. În acest caz, absența unui sigiliu poate duce la:

Recunoașterea formei scrise a tranzacției ca neconformitate. Aceasta înseamnă că părțile nu vor putea face referire la mărturia martorilor în dispute;

Recunoașterea unui contract ca nul dacă o astfel de consecință este menționată în mod expres în contract.

Iată un extras din contract, care prevede cerința sigiliului.

9. Prezentul acord, precum și toate anexele, completările și modificările la acesta, sunt valabile numai dacă sunt încheiate în scris, semnate de reprezentanții autorizați și sigilate de părți.

Cumpărător: Vânzător:

Director general al Alpha LLC Director general al Gamma LLC

Ivanov Ivanov I.I. Petrov Petrov V.P.

Seal of Alpha LLC Seal of Gamma LLC

Este mai bine să aplicați amprenta sigiliului în așa fel încât să nu capteze întreaga semnătură, ci doar o parte a acesteia.

Împuternicire

Sigiliul este un atribut obligatoriu al unei procuri emise în numele unei persoane juridice. Fără aceasta, împuternicirea este nulă.

Primar

Cheltuielile acceptate în scopuri fiscale și deducerile de TVA trebuie confirmate prin documente primare. Toate detaliile obligatorii ale documentelor contabile primare sunt enumerate în Legea contabilității. Nu există nicio amprentă de sigiliu printre ele. Cu toate acestea, dacă un formular unificat este aprobat pentru documentul primar (de exemplu, pentru o scrisoare de trăsură - formular unificat N TORG-12), atunci este necesar să îl utilizați. Și dacă conține detalii precum o amprentă a sigiliului, dar nu există, atunci autoritățile fiscale pot considera un astfel de document a fi întocmit cu încălcări, ceea ce, la rândul său, poate duce la refuzul de a deduce TVA sau de a recunoaște cheltuieli. În cazul în care amprenta sigiliului său lipsește, organizația o poate corecta oricând punând-o pe document. Dar dacă nu există ștampila contrapărții, atunci pot apărea probleme cu aplicarea acesteia, mai ales după executarea tranzacției. Și apoi pretențiile autorităților fiscale pot fi retrase în instanță. La urma urmei, Instrucțiunile pentru utilizarea și completarea formularelor de documentație contabilă primară sunt doar statut. Iar absența unei ștampile pe documentele care confirmă achiziția de bunuri (lucrări, servicii) nu indică achiziția lor gratuită. Asemenea dispute sunt rare. Și există instanțe care sunt de partea contribuabililor.

Dacă nu există o formă unificată a documentului și utilizați o formă dezvoltată independent a documentului principal, nici măcar nu trebuie să puneți o ștampilă pe ea. Dar apoi nu includeți atributul „Locație de imprimare” în acest formular.

În ceea ce privește formularele primare unificate pentru înregistrarea muncii și plata acesteia, este obligatorie aplicarea unei ștampile numai pe următoarele documente:

Certificat de călătorie (formular N T-10). Ștampilele din acesta atestă notele privind sosirea lucrătorului detașat la locul călătoriei de afaceri și plecarea din acesta. Certificatele de călătorie care nu poartă sigiliul organizației la care sunt trimiși angajații într-o călătorie de afaceri au fost odată recunoscute de instanță ca executate necorespunzător și, în consecință, neconfirmând cheltuielile de călătorie;

Certificat de acceptare a muncii prestate în baza unui contract de muncă pe durată determinată încheiat pe durata unei anumite lucrări (formular N T-73). Sigiliul atestă semnătura conducătorului organizației care a aprobat actul sau a unei persoane autorizate de acesta să facă acest lucru.

În alte forme unificate de documente primare de personal (comenzi, foi de pontaj, borderouri de plată) nu este nevoie să se pună ștampila.

Factura fiscala

Codul fiscal al Federației Ruse nu necesită ștampila pe factură.

Însă atunci când se fac corecții la factură, acestea trebuie să fie certificate prin semnătura managerului și sigiliul vânzătorului, indicând data introducerii lor.

FACTURA N -- din "-" ----------------------- (1)

Nikitin (Nikitin V.A.) Alekseeva (Alekseeva T.P.)

Șeful organizației (semnătură) (nume complet) Contabil șef (semnătură) (nume complet)

Fix: în coloana 4 - 40 cu 45

în coloana 5 - 2000 până la 2250

în coloana 8 - 360 cu 405

în coloana 9 - 2360 până la 2655

Șeful organizației Nikitin Nikitin V.A.

Ştampila lui Vasilek SRL

Documente depuse la organele fiscale

Rapoartele, cererile și scrisorile de intenție transmise Serviciului Fiscal Federal trebuie să aibă un sigiliu, altfel autoritățile fiscale pur și simplu nu vor accepta aceste documente.

Atunci când efectuează controale, autoritățile fiscale au dreptul să solicite documente de la dvs. care să confirme calculul corect și plata la timp a impozitelor. Deoarece nu sunt originalele, ci copiile documentelor care sunt depuse la Inspectoratul Serviciului Fiscal Federal, acestea trebuie, de asemenea, să fie certificate prin semnătura capului și a sigiliului.

Istoria Angajărilor

Amprenta sigiliului este o cerință obligatorie a registrului de lucru. Trebuie introdus:

La înregistrarea unei cărți de muncă - pe prima pagină (pagina de titlu) care conține informații despre angajat;

La schimbarea numelui, prenumelui, patronimului sau a datei de naștere a unui angajat - pe coperta interioară, unde sunt indicate documentele pe baza cărora se fac astfel de modificări.

Mai mult, în aceste cazuri se pot aplica atât sigiliul organizației în sine, cât și ștampila serviciului de personal.

În plus, la concedierea unui angajat, toate înscrierile făcute în carnetul de muncă în timpul lucrului său în organizație sunt certificate de sigiliul angajatorului.

Acesta este modul în care sunt certificate înregistrările pentru timpul dvs. de lucru într-o organizație.

Detalii job

Dacă documentul este întocmit de un antreprenor

Spre deosebire de organizații, antreprenorilor nu li se cere să aibă propriul lor sigiliu. La urma urmei, nici Codul civil al Federației Ruse, nici Legea federală din 08.08.2001 N 129-FZ „Cu privire la înregistrarea de stat a persoanelor juridice și a antreprenorilor individuali” nu impun o astfel de cerință pentru antreprenori. Dar legea nu interzice antreprenorilor să aibă propriul sigiliu dacă doresc să-l folosească. De asemenea, instanțele confirmă că dacă să aibă sau nu un sigiliu este o chestiune personală pentru fiecare întreprinzător. De exemplu, se întâmplă adesea ca un antreprenor să fie nevoit să creeze un sigiliu pentru că contrapărțile vor să-l vadă pe documentele pe care le întocmește. Și îi este mai ușor și mai profitabil să îndeplinească o astfel de cerere decât să piardă aceste contrapărți și să caute altele noi. Iar unele reglementări prevăd prezența obligatorie a unui sigiliu pe anumite documente întocmite de antreprenori. Cu toate acestea, faptul că orice act juridic de reglementare care a aprobat forma documentului prevede astfel de detalii precum o impresie de sigiliu nu înseamnă că antreprenorul este obligat să aibă una.

Dacă aveți îndoieli dacă un document are nevoie de o ștampilă, este mai bine să puneți una pe el. La urma urmei, chiar dacă legea nu prevede aplicarea unei ștampile pe un document și faci asta, nu vei încălca nimic.

Ce documente ar trebui să aibă o organizație pentru a lucra cu informații confidențiale? Cum să organizați munca în așa fel încât să preveniți scurgerile? Cum să familiarizați în mod corespunzător angajații cu regulile de lucru cu informații confidențiale?

Vom vorbi despre asta în acest articol.

O organizație comercială în sine trebuie să organizeze munca cu informații confidențiale într-un mod potrivit pentru ea. Deoarece compoziția informațiilor confidențiale din fiecare organizație va fi diferită. O companie protejează secretele comerciale, alta protejează doar datele personale, iar o a treia operează un secret notarial. Organizațiile guvernamentale au propriile reguli pentru lucrul cu documentele DSP.

Dar există documente care vor ajuta la organizarea muncii cu informații confidențiale pentru orice organizație. Dacă sunt compilate, introduse și utilizate, atunci lucrul cu informații confidențiale va fi ușor de stabilit.

Documente pentru lucrul cu informații confidențiale:

09 august 2019

De unde știi dacă un singur angajat la șantier este suficient sau dacă este nevoie de un asistent? De ce unul stă târziu în fiecare zi, în timp ce celălalt pleacă la timp și reușește să bea 5 căni de cafea? Cum să înțelegi cine nu ține pasul și cine lucrează neglijent?

Pentru a răspunde la aceste întrebări, calculați volumul fluxului de documente.

Pentru a spune simplu, fluxul de documente este documentele de intrare, de ieșire și interne. Adică toate documentele care sunt înregistrate în organizație.

Calcularea volumului fluxului de documente răspunde la întrebările:

05 iunie 2019

Când eram secretară, m-am cutremurat ca frunza când era așteptată următoarea întâlnire. Pentru că trebuie să existe un protocol. Dacă a apărut întrebarea despre cine ar face-o, atunci „nu eu, nu eu”.

Este bine că organizația noastră a avut un angajat responsabil cu pregătirea și documentarea rezultatelor întâlnirii. Avea un reportofon, niște foi de hârtie, note. Timp de câteva zile după întâlnire, nimeni nu l-a atins pentru că „întocmește procesul verbal”. Munca lui mi s-a părut foarte dificilă. Înregistrarea, transcrierea, întocmirea unui protocol, distribuirea, monitorizarea execuției - era dincolo de înțelegerea mea.

Prin urmare, am decis să creez instrucțiuni pas cu pas pentru întocmirea unui protocol. Sper că îi va ajuta pe secretari să se simtă mai încrezători în timpul îndeplinirii acestei misiuni importante.

13 mai 2019

Suntem atât de obișnuiți să scriem unele cuvinte cu majusculă, încât faptul că pot și chiar trebuie să fie scrise cu literă mică este surprinzător. Deci haideți să respectăm regulile în loc de obiceiuri.

Zi de nastere

Ambele cuvinte sunt scrise cu o literă mică. Da, pentru a fi emoționați și pentru a indica importanța unui eveniment, le putem scrie cu majuscule, dar din punctul de vedere al limbii ruse acest lucru este incorect.

Vă dorim la mulți ani!
Mi-am sărbătorit ziua de naștere într-o companie prietenoasă.

10 aprilie 2019

În schimb, utilizarea clișeelor ​​și a clericalismului, chiar și într-un stil de afaceri oficial, este nedorită. Ele înfundă și îngreunează textul, făcându-l uscat și neinteresant.

Cititorul nu înțelege ce se ascunde de fapt în spatele acestor expresii și percepe textul ca un dezabonare sau un set de cuvinte. Prin urmare, textele cu abundență de clișee și birocrație nu sunt citite, ci smulse, încercând să prindă ceva cu adevărat important. Și chiar și informațiile interesante pot trece neobservate.

Da, folosirea clișeelor ​​într-un stil oficial de afaceri este mai justificată decât într-un stil colocvial, artistic sau jurnalistic. Acest lucru se datorează faptului că adesea funcția unui document nu este de a atrage atenția cititorului asupra textului, ci pur și simplu de a „dezabona” și de a transmite informații.

Totuși, dacă scriem documente într-un limbaj mai ușor de înțeles, atât cititorul, cât și autorul vor beneficia doar de asta. Un text clar, concis, concis este respectul pentru cititor, ceea ce înseamnă un posibil început de cooperare.

Clișeele de vorbire accelerează și facilitează procesele de comunicare. Da, da, corespondența de afaceri este și o modalitate de comunicare. Este mai convenabil pentru noi să scriem o formulă gata făcută și să știm că va fi de înțeles de cealaltă parte.

Semnătura și sigiliul (precum și ștampila de aprobare a documentului) sunt principalele detalii legate de componența certificării documentului, i.e. asigura puterea sa juridica. Amprenta sigiliului atestă de fapt autenticitatea semnăturii unui funcționar al organizației (cel care are dreptul de a desfășura activități organizatorice, administrative, financiare și economice în numele unei persoane juridice). Sigiliul se aplică pe documentele care atestă drepturile persoanelor, consemnând faptele de primire sau cheltuire a resurselor financiare și materiale, precum și pe alte documente în cazurile în care actele legislative sau alte acte juridice de reglementare stabilesc obligația aplicării unui sigiliu.

Tehnic, amprenta sigiliului se aplică într-un spațiu fără text la nivelul titlului postului celui care a semnat documentul, acoperindu-l parțial. În prezent, nu se recomandă capturarea unei părți din semnătura personală (lovitură personală) a unui oficial cu amprenta sigiliului. Dar sensul legal al aplicării unei amprente a sigiliului rămâne același: funcționarul a cărui trăsă personală (semnătură) este scrisă pe acest document ocupă de fapt această funcție în organizația al cărei nume este gravat pe sigiliu și are dreptul de a semna acest document.. În unele cazuri, o zonă specială este alocată pentru aplicarea unui sigiliu pe o foaie de hârtie, care este desemnată „MP” („locul de imprimare”).

„Cele mai bune practici” ale organizațiilor recomandă elaborarea unui regulament separat privind sigiliile și ștampilele, care să stabilească tipurile de sigilii utilizate, procedura de înregistrare, emitere etc. Organizația are un sigiliu „principal”.și poate avea sigilii cu destinație specială:

• sigilii de diviziuni structurale indicarea denumirilor acestora, inclusiv a sucursalelor și unităților structurale îndepărtate;
• sigilii care indică scopul specific al utilizării lor pentru a certifica semnăturile („Pentru contracte”; „Pentru contracte de servicii plătite”; „Pentru facturi”, etc.). Uneori, numărul său este indicat pe sigiliu, de exemplu, „Pentru contractele nr. 3”, dacă au fost făcute trei sigilii pentru a certifica contractele care sunt utilizate în trei divizii structurale, ai căror funcționari, pe baza împuternicirilor, au dreptul de a încheia contracte de un anumit tip în numele întregii persoane juridice.

Ca anexă la poziție despre sigilii și ștampile, și mai bine - în calitate clasificator independent, sub rezerva aprobării prin ordin al primului șef al organizației, se recomandă dezvoltarea lista documentelor care fac obiectul certificării printr-o amprentă a sigiliului organizației („sigiliu principal” sau principal). Această listă (clasificator) include de obicei:

• acte privind executarea contractelor (predarea și recepția lucrărilor; prestarea serviciilor);
• împuterniciri (generale, speciale și unice, așa-numitele „contabilizare” pentru primirea obiectelor de inventar);
• contracte (aproape toate tipurile principale - muncă, răspundere financiară, chirie, muncă etc. O excepție pot fi contractele client pentru furnizarea de servicii către o gamă largă de consumatori, care sunt încheiate în cadrul reglementărilor pentru furnizarea anumitor servicii pentru consumatori și sunt de natură de masă);
• sarcini (tehnice);
• cereri de participare la concursuri și licitații;
• certificate de călătorie;
• standardele de consum pentru combustibil și carburanți și lubrifianți, care sunt aprobate prin ordine ale șefului organizației;
• card cu semnături de probă și amprente de sigiliu;
• depuneri și petiții către organizații superioare, organismele de stat abilitate și organele administrației publice locale;
• scrisori de garanție;
• comenzi (în primul rând ordine de plată);
• reglementări privind sucursalele și reprezentanțele;
• reglementări privind diviziunile structurale;
• protocoale de neînțelegeri (pe durata executării contractelor);
• Costurile estimate;
• certificate de personal (despre locul de muncă, salariu, venit formular 2-NDFL);
• specificațiile produsului;
• tarife pentru serviciile prestate;
• acte constitutive, carte și modificări ale acestora;
• graficele de personal.

Elaborarea unei liste specifice (clasificatorului) este importantă în legătură cu reglementarea utilizării tipurilor de semnături electronice într-o organizație, deoarece O semnătură calificată îmbunătățită înlocuiește, de asemenea, amprenta sigiliului „principal” (principal).

Vă rugăm să rețineți că vorbim despre certificarea tipurilor de documente cu amprenta sigiliului, i.e. se aplică un sigiliu pe un document creat de o persoană juridică. Dar întrebarea care funcționar are dreptul de a semna aceste tipuri de documente este rezolvată prin delegare de autoritate. Este înregistrată în:

• statutul organizației: stabilește faptul că organizația are un sigiliu care ilustrează numele și (sau) alte detalii care sunt enumerate în mod specific;
• un ordin privind repartizarea competențelor (responsabilităților) între conducerea (managerii) organizației, în care, la primul nivel, se stabilește și se deleagă primului șef al organizației și adjuncților săi autoritatea de a semna anumite documente;
• reglementări privind sistemul de delegare a competențelor, care dezvoltă și enumeră în detaliu problemele care se află în domeniile de responsabilitate ale managerului, adjuncților acestuia, contabilului-șef și alți specialiști „principali” (de exemplu, șeful departamentului de control). , care este „controlor-șef”, responsabil de lucrul cu solicitările cetățenilor, de lucrul de reclamații cu clienții etc.) cu indicarea tipurilor de documente pe fiecare problemă, dreptul de semnătură care este delegat deputatului sau angajatului corespunzător;
• reglementări privind diviziile structurale, sub rezerva delegării împuternicirii de a semna documente conducătorilor acestor direcții;
• reglementări privind posturile, regulamentele oficiale ale postului sau fișele postului, care stabilesc și drepturi delegate de semnare a documentelor;
• reglementări specifice, instrucțiuni și alte documente tehnologice și de altă natură. Aceștia stabilesc procese, tipuri și varietăți de documente care asigură procese specifice, drepturi de semnare a acestor documente și de a le certifica cu sigilii de un anumit tip; La acest nivel se realizează reglementarea specifică a utilizării sigiliilor cu destinație specială;
• împuterniciri, care confirmă (transferă mandatarului) drepturile de a semna documente (de exemplu, conform noii Legi federale „Cu privire la contabilitate” nr. 402-FZ, un manager poate delega dreptul de a semna situații contabile (financiare) contabilului-şef al organizaţiei).

Să presupunem că reglementările privind sistemul de delegare a competențelor și fișa postului contabilului șef adjunct pentru raportarea fiscală precizează dreptul acestuia de a semna certificatele de venit ale angajaților organizației (formular 2-NDFL). Prin urmare, acest document va fi ștampilat cu sigiliul „principal” al organizației, confirmând semnătura (dreptul delegat de semnătură) contabilului șef adjunct.

Deci, atunci când se analizează forța juridică a unui document în caz de îndoială cu privire la autenticitatea acestuia, precum și în cazurile de verificări și audituri, dreptul de a semna un document este verificat în primul rând pe baza documentelor organizatorice și administrative care oferă o sistem de delegare a autorității, și nu doar un sigiliu.

Forța juridică a documentului

În practică, destul de des angajații HR au o întrebare despre ce documente trebuie să fie aprobate cu sigiliul angajatorului.

Pentru a conferi forță juridică unui document, trebuie să fie prezente următoarele detalii obligatorii:

Denumirea organizației și (sau) unității structurale;
- data publicării documentului;
- indice de înregistrare;
- semnătură.

Pentru anumite tipuri de documente, detalii suplimentare care le conferă forță juridică sunt o ștampilă de aprobare, un sigiliu, o marcă pe certificarea unei copii (clauza 18 din Rezoluția Ministerului Justiției al Republicii Belarus din 19 ianuarie 2009 nr. 4 „Cu privire la aprobarea Instrucțiunilor pentru munca de birou în organele guvernamentale și alte organizații”).

Semnătura este o cerință obligatorie pentru a certifica un document, iar sigiliul este suplimentar. Astfel, la autentificarea unui document, acesta trebuie mai întâi semnat și apoi (dacă este necesar) certificat cu sigiliu. Documentele aprobate sunt ștampilate (dacă este necesar) după aprobarea documentului.

Recuzită „Sigiliu”

Atributul „Sigiliu” este plasat pe documentele care necesită o certificare specială a autenticității lor.

Există 3 tipuri de sigiliu: sigiliul organizației, sigiliul unității structurale a organizației, sigiliul care indică scopul său (pentru documente etc.). Sigiliile organizațiilor sunt împărțite în cele oficiale (sigiliile cu imaginea emblemei de stat a Republicii Belarus) și cele simple.

Procedura de utilizare și responsabilitatea pentru depozitarea sigiliilor trebuie să fie consacrate în actele legale de reglementare locale ale organizației, elaborate în conformitate cu legislația Republicii Belarus. Informațiile privind utilizarea și păstrarea sigiliilor pot fi consacrate în Instrucțiunile de management al biroului Organizației sau în Regulamentul Serviciului de Personal.

Lista documentelor pe care este aplicat sigiliul este stabilită de organizație în mod independent, ghidată de legislația Republicii Belarus.

Este necesară ștampilarea documentelor originale și a copiilor acestora (pentru a certifica autenticitatea copiei), incl. facsimil, care atestă drepturile, libertățile și (sau) interesele legitime ale cetățenilor, drepturile și obligațiile persoanelor juridice, autorizarea cheltuirii fondurilor și bunurilor materiale.

Amprenta sigiliului trebuie să includă o parte din titlul postului persoanei care a semnat (a aprobat) documentul.

Exemplu

Director al Institutului Semnătură S.A. Sidorov
MP

ESTE IMPORTANT! Atragem atenția lucrătorilor din serviciile de personal asupra faptului că forma aproximativă a contractului de muncă, aprobată prin Rezoluția Ministerului Muncii al Republicii Belarus din 27 decembrie 1999 nr. 155 (modificată la 4 octombrie 2010) , conține atributul „Sigiliu”. Totodată, forma aproximativă a contractului, aprobată prin Rezoluția Consiliului de Miniștri al Republicii Belarus din 02.08.1999 nr. 1180 (modificată la 19.01.2012), nu conține „ Sigiliu” cerință.

Înregistrări în carnetul de muncă al angajatului care trebuie să fie certificate cu sigiliu

Prima pagină (pagina de titlu) a cărții de muncă, care conține informațiile enumerate despre angajat, este certificată prin semnătura angajatorului sau a unui funcționar autorizat și sigiliul angajatorului, iar dacă întreprinzătorul individual nu o deține, prin sigiliul organului executiv și administrativ local care a înregistrat întreprinzătorul individual (partea a doua p. 18 Instrucțiuni privind procedura de păstrare a evidenței muncii ale angajaților, aprobate prin Rezoluția Ministerului Muncii al Republicii Belarus din 03/09/1998 Nr. 30 (denumită în continuare Instrucțiunea Nr. 30)).

În plus, modificările înregistrărilor din carnetul de muncă despre nume, prenume, patronim, data nașterii, studii, profesie, specialitate sunt efectuate de către angajator la ultimul loc de muncă pe baza documentelor care confirmă informațiile relevante, cu referire la numărul și data acestora (clauza 38 din Instrucțiunea nr. treizeci). Pe coperta interioară este înscris un link către documentul relevant, certificat prin semnătura angajatorului sau a unui funcționar autorizat și sigiliul angajatorului, iar dacă întreprinzătorul individual nu deține unul, prin sigiliul executivului și administrativ local. organismul care a înregistrat antreprenorul.

Pentru un exemplu de înregistrare într-o carte de lucru, care este certificată printr-un sigiliu, consultați secțiunea „Documentație utilă” la pagina 25.

Modificarea intrărilor despre o profesie sau specialitate de pe prima pagină (pagina de titlu) a cărții de muncă în cazul în care un angajat primește o nouă profesie sau specialitate se face prin adăugarea la înregistrările existente fără a le tăia pe cele introduse anterior.

Legăturile către documentele pe baza cărora s-au făcut înscrierile corective sunt înscrise pe coperta interioară a carnetului de muncă și certificate prin semnătura șefului organizației sau a unei persoane special autorizate de acesta și sigiliul organizației sau al sigiliul departamentului de personal.

La concedierea unui angajat, toate mențiunile despre muncă, premiile și stimulentele pentru succes în muncă, înscrise în cartea de muncă în timpul muncii sale, trebuie să fie certificate prin semnătura angajatorului sau a unui funcționar autorizat și sigiliul angajatorului (clauza 45 din Instrucțiunea nr. 30).

În ce cazuri este necesară ștampilarea comenzilor?

Ordinele organizației nu sunt ștampilate, întrucât ordinul este un document intern organizatoric și administrativ (comenzi de angajare, ordine de concediu de muncă, ordine de concediere). Copiile ordinelor de angajare și alte copii ale documentelor de personal, documentele de ieșire necesită o certificare corespunzătoare, deci trebuie ștampilate.

Astfel, putem concluziona că copiile doar ale acelor documente care sunt create în cadrul organizației sunt supuse certificării cu ștampile.

Prin excepție, este permisă efectuarea și certificarea de copii ale documentelor emise de alte organizații atunci când se rezolvă problemele care sunt de competența organizației însăși. De exemplu, o organizație are dreptul să facă și să certifice o copie a diplomei de studii pentru a fi inclusă în dosarul personal al angajatului, o copie a certificatului de naștere al copilului și un certificat de drept la beneficii pentru a fi prezentate la departamentul de contabilitate în scopuri contabile atunci când calcularea impozitului pe venit etc.

Natalia Vladyko, avocat

SRL are obligația de a confirma documentele cu sigiliu, dacă există, va fi obligatoriu doar dacă este prevăzut în mod expres de lege. În alte cazuri, organizațiile vor decide singure dacă folosesc sau nu un sigiliu. De exemplu, imprimarea nu va fi necesară în jurnalul de audit. Pe raportul unui accident industrial. Cu privire la o împuternicire judiciară și o împuternicire pentru reprezentare în timpul procedurilor de executare. Despre documentele de participare la achizițiile publice etc.

Notă: Sursa: Legea federală nr. 82-FZ

Sigiliul organizației trebuie aplicat atunci când (documente către Serviciul Fiscal Federal, acorduri cu contrapărțile etc.)

Anterior, înainte de aprilie 2015, dacă pe documente nu exista ștampila, consecințele în acest caz puteau fi grave. Dacă apare o dispută cu o contraparte sau cu o autoritate de reglementare. Un document încheiat fără sigiliu ar putea fi declarat nul. Prin urmare, unii contabili pun un sigiliu pe toate documentele. Chiar și cei care nu au nevoie de amprentă.

Depunerea documentelor la Serviciul Fiscal Federal: când nu trebuie să puneți ștampila

Dacă statutul societății nu conține informații despre sigiliul acesteia. Apoi, documentele transmise Serviciului Federal de Taxe nu pot conține o amprentă a sigiliului.

Notă: Scrisoare din partea Ministerului de Finanțe al Federației Ruse în scrisoarea din 16 februarie 2016 Nr. 03-02-07/1/8575.

Oficialii se referă la legile privind societățile pe acțiuni. Și despre societățile cu răspundere limitată (LLC). Din care rezultă că utilizarea sigiliului de către societate este un drept. Nu este o obligație. Iar informațiile despre prezența unui sigiliu trebuie să fie conținute în statutul companiei.

la meniu

Este necesar sau nu sigiliul organizației în contractele cu contrapărțile?

În general, contractele cu contrapărțile nu trebuie ștampilate. Cu excepția cazului în care, desigur, textul acordului însuși obligă părțile să certifice sigiliul organizației la acord. Sau acest lucru nu este impus direct de lege. Această concluzie rezultă din paragraful 1.

De exemplu, este obligatoriu să aveți ștampile pe un bon de depozit dublu. Și acordul de gaj, dacă obiectul gajat rămâne la debitorul gajist. Pentru că asta se spune în și.

Dacă nu există cerințe speciale pentru contract în lege sau în textul contractului. Nu este nevoie să aplicați o ștampilă. Pentru că instanțele, de exemplu, trag o concluzie. În general, sigiliul companiei este doar un lucru în plus. Și nu este o cerință obligatorie a contractului. Prin urmare, chiar și fără amprentă, contractul se consideră încheiat. Și o astfel de înțelegere nu poate fi declarată invalidă. Prin urmare, dacă în textul contractului nu există niciun cuvânt despre tipărire. Atunci contractul va fi valabil fără el. Principalul lucru este că documentul poartă semnăturile părților la tranzacție.

Cine vrea să fie în siguranță? Și vrea sigiliile obligatorii ale ambelor părți. Apoi puteți scrie următoarea formulare în ele. „Acest acord și modificările la acesta sunt valabile numai dacă sunt făcute în scris. Semnat de reprezentantii autorizati si sigilat de parti.” Atunci cu siguranță nu te poți descurca fără tipărire.

la meniu

Când este necesară imprimarea?

Notă: Consultați lista completă a documentelor pe care este necesar sigiliul organizației (opțional)

De la 1 ianuarie 2013, companiile pot folosi, în general, propriile formulare contabile primare, stipulând acest lucru în politicile lor contabile. Principalul lucru este că acestea conțin toate detaliile obligatorii de la articolul 9 din Legea federală din 6 decembrie 2011 nr. 402-FZ.

Prin urmare, dacă în formularele de document pe care compania dumneavoastră le-a dezvoltat sau îmbunătățit și le folosește acum, nici un câmp imprimabil, amprenta acesteia pe document nu este necesară. Simțiți-vă liber să lucrați fără el.

Dar dacă utilizați formulare primare standard, care sunt marcate „M.P.”, va trebui să puneți o ștampilă. În caz contrar, documentul va fi executat cu încălcare. Aceasta înseamnă că, cu ajutorul acestuia, nu va fi posibilă, de exemplu, confirmarea cheltuielilor cu impozitul pe venit.

la meniu

Tipărirea a fost anulată. Cum să lucrez acum?

Din 7 aprilie 2015, organizațiile comerciale pot refuza sigiliile rotunde. Ei au dobândit acest drept după intrarea în vigoare a Legii federale nr. 82-FZ din 6 aprilie 2015.

Este necesar să refuzați imprimarea?

Deloc necesar. Conducerea organizației, la propria discreție, decide dacă să folosească tipărirea în viitor sau să se descurce fără ea. Legea prevede doar posibilitatea renunțării la sigiliul rotund în favoarea metodelor moderne de identificare. Dar organizațiile au în continuare dreptul de a produce orice număr de sigilii și ștampile de orice formă, culoare și grad de protecție.

Ce poate înlocui imprimarea?

Puteți înlocui sigiliul, de exemplu, cu o semnătură electronică, formulare speciale de companie sau sigilii holografice.

Am primit o conosament de la o contraparte fără ștampilă. Ar trebui să returnez documentul pentru a-l ștampila?

Totul depinde de forma acestei facturi. Dacă furnizorul dvs. utilizează formularul standard nr. TORG-12, care este aprobat prin Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei din 25 decembrie 1998 nr. 132, este necesară o ștampilă. La urma urmei, formularul în sine conține un loc special desemnat pentru amprentă. Mai mult, documentul trebuie să aibă două sigilii – al vânzătorului și al cumpărătorului.

Și dacă dvs. și furnizorul sunteți de acord să utilizați o factură auto-dezvoltată, unde nu există câmpul „M.P.”, atunci nu este necesar un sigiliu.

Și multe companii îl folosesc acum în munca lor. Acest lucru este convenabil - cu un singur document puteți confirma atât deducerile de TVA, cât și justificați cheltuielile. Formularul UPD se află în scrisoarea Serviciului Fiscal Federal al Rusiei din 21 octombrie 2013 nr. ММВ-20-3/96@. Deci, în formularul în sine există spațiu pentru o amprentă (câmpul „M.P.”).

Deși în recomandările de completare a detaliilor individuale ale documentului universal, funcționarii fiscali au indicat că imprimarea pe formular este opțională. Deci un UPD fără ștampilă poate fi totuși acceptat pentru contabilitate fiscală. Principalul lucru este că toate detaliile primare necesare sunt completate corect în document.

Nu există nici un sigiliu al vânzătorului pe bonul de vânzare. Un astfel de document va putea confirma cheltuielile?

Dacă formularul de document în sine nu are câmpul „MP”, nu veți avea probleme. La urma urmei, fiecare vânzător dezvoltă în mod independent formularul de bon de vânzare. Nu există un formular oficial. Reprezentanții Ministerului de Finanțe al Rusiei au subliniat acest lucru într-o scrisoare din 11 februarie 2009 nr. 03-11-06/3/28. Deci, dacă nu există spațiu pentru o amprentă pe bonul de vânzare, atunci nu este necesară ștampila pe document.

la meniu

Cum să refuzi sigiliul organizației?

Modificați statutul organizației dvs. Informațiile despre prezența unui sigiliu trebuie să fie în acest document.

Dacă refuzăm sigiliul organizației, este necesar să îl punem în documente standard în care aceste detalii sunt furnizate, de exemplu, într-o carte de casă?

Nu au existat încă clarificări oficiale cu privire la această problemă. Dar Serviciul Fiscal Federal al Rusiei, Fondul de Pensii al Rusiei și Serviciul Fiscal Federal al Rusiei explică că imediat după intrarea în vigoare a legii, compania are dreptul de a le transfera orice documente fără sigiliu. Singura mea dorință este ca, dacă decideți să refuzați sigiliul, să informați inspectorii despre acest lucru prin scrisoare. De îndată ce clarificări oficiale vor fi disponibile, vor fi aduse modificări articolului.

Este necesar să se pună o ștampilă pe produsul primar, formele cărora compania și-a dezvoltat singură?

Nu, nu e nevoie. Sigiliul nu figurează printre detaliile obligatorii ale documentelor primare enumerate în partea 2 a articolului 9 din Legea din 6 decembrie 2011 nr. 402-FZ.

Este necesar să se folosească un sigiliu în contracte, de exemplu, într-un contract de cumpărare și vânzare?

Nu, nu neapărat. Este necesară aplicarea unei ștampile într-un acord cu contrapărțile numai dacă acest lucru este prevăzut în mod expres în contract (clauza 1). Prin urmare, dacă una dintre părți refuză sigiliul rotund, asigurați-vă pur și simplu că cerința de a-l aplica este eliminată din contract.

la meniu

Vor cere băncile ștampile pe documente?

Nu, nu vor face. Reprezentanții băncilor raportează că semnătura directorului general pe orice document este suficientă pentru ei în cazul în care compania refuză sigiliul.

Organizațiile nu sunt obligate să pună o ștampilă pe declarațiile și documentele depuse la inspecție

Inspectorii fiscali nu au dreptul de a refuza să accepte documente de la o organizație, invocând absența ștampilei contribuabilului în acestea. Această concluzie rezultă din scrisoarea Serviciului Fiscal Federal al Rusiei din 05.08.15 nr. BS-4-17/13706@. Scrisoarea comentată a fost trimisă autorităților fiscale inferioare pentru a fi utilizate în activitatea lor.

Potrivit scrisorii, inspectorii fiscali trebuie să accepte documentele depuse de contribuabili, indiferent dacă sunt sau nu atestate cu sigiliu.

Această problemă (lipsa ștampilei pe declarație, calcul sau alte documente depuse la inspecție) nu există pentru organizațiile care depun prin internet. La urma urmei, pentru a certifica documentele de mai sus, este suficient ca ei să semneze dosarul trimis cu o semnătură electronică calificată.

Aveți nevoie de o ștampilă pe formularul 4-FSS?

Conform Informației FSS din 10 iunie 2015, absența sigiliului rotund al organizației la calcularea primelor de asigurare nu poate servi drept bază pentru refuzul de a accepta rapoarte. În plus, angajații FSS nu au dreptul de a cere organizațiilor să certifice cu un sigiliu corecțiile și cererile de compensare (rambursare) a sumelor plătite în exces (colectate) ale primelor de asigurare, penalităților și amenzilor.

la meniu

Este posibil acum să nu se pună ștampile în cărțile de muncă?

Anterior, a face asta era riscant. La urma urmei, regulile de completare a cărților de muncă încă prevăd că înregistrarea de pe pagina de titlu trebuie să fie certificată cu un sigiliu (clauza 2.2 din Instrucțiuni, aprobată prin Rezoluția Ministerului Muncii din Rusia din 10 octombrie 2003 nr. 69). ).

Imprimarea în cărțile de lucru nu mai este necesară!

Ministerul Muncii a pus capăt dezbaterii despre utilizarea sigiliului organizației la completarea carnetelor de muncă. Acum trebuie doar să certificați înregistrările din carnetul de muncă cu un sigiliu dacă aveți unul.

Notă: Ordinul Ministerului Muncii din 31 octombrie 2016 nr.589n și Ordinul Ministerului Muncii din 31 octombrie 2016 nr.588n.

Conform noilor reguli, organizațiile care au refuzat să folosească sigiliul trebuie să certifice evidența angajărilor, mișcărilor de personal și concedierilor doar cu semnătura managerului sau a persoanei responsabile cu menținerea evidenței muncii. Companiile care continuă să folosească sigiliul trebuie să continue să certifice înregistrările de reziliere cu sigiliul.

Apropo, clauza „dacă este disponibilă” se aplică și pentru aplicarea unei ștampile pe prima pagină a cărții de muncă și a inserției în cartea de muncă. De asemenea, nu mai este necesară certificarea cu sigiliu a carnetului de chitanță și cheltuieli pentru înregistrarea formularelor carnetului de muncă și a carnetului de înregistrare a mișcării carnetelor de muncă și a inserțiilor pentru acesta.

Notă: comandă nouă intră în vigoare la 27 noiembrie 2016.

la meniu