Компетенции руководителя отдела логистики. Типовая должностная инструкция руководителя (начальника) отдела логистики. Должностная инструкция начальника транспортного подразделения службы логистики ООО «БетомиксЛо»

В последние годы появилась потребность в специалистах в сфере логистики. Это новая профессия, которая некоторым кажется странной. Но на самом деле ничего сложного в работе логиста нет. Эта а количество вакансий на биржах труда занимает от 2 до 10 процентов от общего объема. Практически каждой компании в любой сфере деятельности необходим отдел логистики. Он может выполнять различные функции в зависимости от специализации.

Крупные компании обычно имеют отдел логистики как самостоятельное подразделение. В нем представлены все специалисты в данной области. Он может включать водителей, диспетчеров, рядовых логистов и директоров по логистике. Более мелкие организации ограничиваются небольшими подразделениями или отдельными сотрудниками, которые выполняют функции логистов и числятся в отделе, близком по назначению (транспортный отдел, склад и т.д.)

Иногда отдел логистики может выполнять по внешним связям или заниматься оформлением таможенных документов.

Менеджер по занимается документооборотом, связанным с реализацией или поставками, налаживает связи с транспортными компаниями, поставщиками, страховыми компаниями, банками и т.д. Поэтому эту должность называют «менеджер по логистике и внешним экономическим связям».

Отдел логистики нельзя считать вспомогательной структурой. Это одно из направлений деятельности любой компании. Есть фирмы, которые оказывают услуги в данной сфере. Они занимаются организацией логистической деятельности в других компаниях.

Отдел логистики имеет определенную структуру. Обычно во главе каждого из них стоит руководитель, который относится к высшему звену управления. Это директора, вице-президенты, начальники и т.д. Они занимаются организацией и контролем над работой подразделений, формированием политики компании, которая соответствует функциям и критериям логистики.

Далее следуют менеджеры по логистике. Их подразделяют на два звена. Логистики-системщики занимаются разработкой маршрутов перемещения грузов, прорабатывают операции по хранению продукции с минимальными затратами. Логистики-пользователи занимаются непосредственным решением задач с применением разработанных программ.

Следующая категория работников рассматриваемого отдела - это диспетчеры, водители и работники транспортного отдела и складов. Они занимаются отгрузкой продукции или приемом сырья и материалов, а также доставкой товаров покупателям.

Разобрав понятие «логистика», что это за структура и каковы ее функции, необходимо остановиться на обязанностях сотрудников этого отдела.

Директор по логистике, который может выполнять функции начальника транспортного отдела, занимается общим руководством, контролем над выполнением поставленных задач, поиском оптимальных схем маршрутов.

Сотрудники среднего звена выполняют анализ схем и маршрутов, выбирая наиболее выгодный. Они организовывают и управляют в пределах склада и других подразделений отдела. Эти специалисты должны разрабатывать новые схемы и предлагать их вышестоящим начальникам для рассмотрения.

Ведущий менеджер по логистике занимается планированием процессов закупки и продажи товаров, необходимых для непрерывного производственного процесса. В его обязанности входит анализ рынка продаж, разработка ценовой политики, подготовка отчетной документации.

Диспетчеры занимаются организацией постоянного графика работы транспорта, составлением документации на перевозку грузов, учетом горюче-смазочных материалов и рабочего времени водителей-экспедиторов.

Это все, чем занимается логист, чтобы обеспечить непрерывный производственный процесс и бесперебойную доставку продукции покупателям.

Каждый человек, обладающий определенным набором амбиций, желает построить успешную карьеру в выбранной области. Логистика - не исключение. Даже начинающий диспетчер желает когда-нибудь стать начальником. Ведь это означает не только наличие престижной должности, но и значительное повышение доходов. Однако заранее следует узнать, какие пункты содержит должностная инструкция начальника отдела логистики. Ведь это едва ли не основной документ, которым придется руководствоваться в предстоящей работе.

Что такое логистика?

Простыми словами это организация доставки товаров с минимальными издержками. Любопытно, что истинное значение логистики нередко недооценивают. Однако это не менее важное подразделение во всей компании, чем все остальные. В частности, продажи.

Профессиональные логисты выполняют огромную цепочку действий:

находят транспорт;
договариваются с водителем;
следят за сохранностью товаров или сырья;
стараются минимизировать издержки.

Выполнить этот весь объем ненамного проще, чем найти потенциального покупателя. Кроме того, без грамотно организованной логистики предприятие не может рассчитывать на высокую прибыль. Если склад пустует и на нем нет товаров, то продавать нечего. Соответственно, на получение доходов рассчитывать не приходится.

Теперь вы знаете, как ответить на вопрос, что такое логистика, простыми словами.

Для чего нужна должностная инструкция?

Значение этого документа нередко недооценивают. По этой причине руководство весьма формально относится к составлению должностной инструкции или вовсе пренебрегает этим действием.

Нередко начальник отдела логистики обязанности узнает посредством устного общения с вышестоящим руководством. Это в корне неправильно. С одной стороны, таким способом стараются избежать бюрократических проволочек. С другой, это прямой путь к конфликтам. Сотрудник должен четко понимать свои обязанности. Это позволит избежать конфликтных ситуаций с руководством.

Обязанности

Должностная инструкция начальника отдела логистики приписывает ему выполнение следующих трудовых задач.

Контроль работы всего подразделения.
Организация действий, связанных с приемом и распределением поступающих грузов.
Обработка документов и другой корреспонденции. А при необходимости их доставка адресатам.
Составление инструкций, которые необходимы для сопровождения грузов.
Контроль сохранности упаковки и содержимого. При выявлении нарушений начальник-логист должен составлять акты, в которых описывается недостача или испорченные грузы.
Должностная инструкция начальника отдела логистики обязывает обеспечивать экспедиторам необходимые условия труда. А если говорить конкретнее, выдает специальное оборудование, а в дальнейшем следит за его сохранностью и правильной эксплуатацией.
Следит за наличием транспорта. А также контролирует правильную транспортировку и выполнение погрузок-разгрузок.
Организует составление отчетности.
Следит за сохранностью грузов, а также сопровождающих документов.

Должностная инструкция начальника отдела логистики может включать пункт о сверхурочных работах, если того требует ситуация. Также при наличии необходимости возможны служебные командировки.

Права

У начальника-логиста есть не только набор обязанностей. Эта должность предусматривает наличие некоторых полномочий. Права начальника отдела логистики дают ему целый набор дополнительных функций.

Давать поручения своим подчиненным, в числе которых экспедиторы, менеджеры, водители, диспетчеры.
Контролировать качество и своевременность выполнения работы.
Налаживать партнерские отношения с представителями других организаций, если это позволяет выполнять задачи, связанные с логистикой предприятия.
Представлять интересы своей компании по вопросам, находящимся в компетенции начальника-логиста.

Ответственность

Занимая руководящую должность, приходится иметь довольно широкий круг обязанностей. Кроме того, ответственность начальника отдела логистики включает в себя несколько разновидностей.

Дисциплинарную.
Административную.
Материальную.

Помимо этого, есть еще целый ряд случаев, в которых начальник-логист несет ответственность.

Несоблюдение указаний руководства.
Невыполнение обязанностей. Это вполне обоснованно. Ведь специалиста нанимают для того, чтобы он качественно выполнял определенные функции, обеспечивающие функционирование предприятия.
Начальник-логист не должен использовать выданные ему полномочия в личных целях. Как и в других профессиях, это недопустимо.
Сообщение недостоверной информации, способной дезинформировать руководство о ходе выполнения логистических работ.

Ответственность для начальника-логиста наступает и в тех случаях, если он не принял меры при выявлении нарушений, способных нанести вред сотрудникам или предприятию.

Компетенция начальника отдела логистики

Любое руководство желает, чтобы все должности занимали только квалифицированные сотрудники. Вот почему периодически выполняется проверка компетенции начальника-логиста. Осуществлять ее могут следующие единицы.

Непосредственный руководитель может выполнять контроль ежедневно в процессе выполнения служебных задач.
Аттестационная комиссия проводит проверку периодически. Минимальное количество - один раз в течение двух лет. Для оценки используются документы, которые позволяют проверить итоговую результативность работы начальника-логиста за некоторый период.

Важное значение уделяют качеству и своевременности выполнения задач, предусмотренных должностной инструкцией.

Кто может стать начальником отдела логистики?

При приеме на эту должность выдвигаются некоторые требования к образованию соискателей. Поэтому далеко не каждый кандидат сможет занять желаемую должность.

Требуется:

среднее образование по специальности или
общее среднее и стаж в сфере логистики не менее трех лет.

Знания

Так сложилось, что логистика затрагивает практически все сферы деятельности предприятия. Вот почему нельзя однозначно ответить на вопрос, что должен знать начальник отдела логистики.

Конечно, ему необходимо превосходно разбираться в выбранной сфере. Однако также не помешает наличие знаний в области маркетинга и бухгалтерии. Нелишним будет знание некоторых юридических тонкостей.

В своей работе начальнику-логисту приходится сталкиваться с разнообразными ситуациями. Поэтому чем больше он знает, тем меньше зависит от других специалистов.

Помимо этого, важно постоянно совершенствовать навыки. Рынок постоянно пополняют новые технологии. Будучи в курсе, начальник-логист сможет раньше конкурентов внедрять инновации, просчитывать выгоды и приносить больше прибыли своему предприятию. Внимательное руководство должно непременно заметить и отблагодарить такого сотрудника, старающегося на благо компании.

Отношения в коллективе

Начальник-логист будет иметь в своем подчинении как минимум нескольких сотрудников. А это уже коллектив. Вот почему важно уметь устанавливать контакты с подчиненными, избегая возможных конфликтов.

Хороший начальник должен уметь работать с людьми. Не кричать на подчиненных, а проявлять профессионализм. В сложных ситуациях брать ответственность на себя, а не переводить на тех, кто ниже по должности, как это обычно любят делать многие псевдоруководители.

Хороший начальник-логист умеет выстроить в коллективе сплоченные отношения, когда все сотрудники превращаются в единую команду. Подчиненные должны не бояться, а уважать своего руководителя. Нет ничего хорошего в ситуации, когда вместо компетентного совета они получают отмашку. Это деморализует и угнетает, ничуть не повышая качество выполняемой работы. В этой ситуации проигрывают оба: и сотрудник, и начальник-логист, который по причине собственной некомпетентности не способен организовать качественную работу вверенного ему отдела.

Должностная инструкция для начальника отдела логистики

I. Общие положения

Настоящая Должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность Руководителя (начальника) отдела логистики.
Руководитель (начальник) отдела логистики является организатором тактики Предприятия в области логистики.
Руководитель (начальник) отдела логистики назначается на должность и освобождается от должности, в установленном действующим трудовым законодательством порядке, приказом _______.
Подбирается из числа квалифицированных специалистов, обладающих хорошими организаторскими способностями, имеющих стаж работы на аналогичной должности не менее 3-х лет.
Подчиняется непосредственно _______.
В работе Руководитель (начальник) отдела логистики руководствуется:

нормативными, методическими и другими руководящими материалами в области транспорта, складского хозяйства;
стандартами и техническими условиями на хранение товарно-материальных ценностей, организациями закупок;
действующим таможенным законодательством;
Должностной инструкцией;
положениями, регламентирующими внутрифирменные отношения;
указаниями Директора;
уставом предприятия.

Образование: высшее техническое (экономическое, технико-экономическое).
Умения и навыки: способность к анализу, планированию и управлению. Построение логистической системы на предприятии. Проектирование и организация информационных потоков в логистической системе.

II. Должностные обязанности

Организация и контроль бесперебойности и продуктивности ежедневной работы отдела логистики.

Оценка и анализ издержек, связанных с исполнением логистических операций.
Оценка и анализ производительности операций по логистике.
Оценка и анализ затрат рабочего времени на выполнение операций.
Выработка предложений по оптимизации себестоимости закупаемого сырья, оборудования и отгружаемых товаров.
Соблюдение утвержденной сметы затрат, статей бюджета.
Совершенствование работы отдела, разработка и внедрение новых систем, направленных на повышение эффективности использования оборотных средств.
Анализ, планирование, организация, координация и управление (включая организацию контроля за исполнением) логистическими процессами предприятия.
Проектирование и разработка новых логистических систем а также оптимизация существующих логистических систем.
Разработка и внедрение методических и нормативных материалов по логистике для конкретных подразделений, определение функций и операций. Контроль применения разработанных методических и нормативных материалов.
Организация работ по разработке форм и методов ведения отчетности.
Контролирование правильности и своевременности исполнения поставленных задач сотрудниками отдела.
Координация внутренних и внешних связей компании.
Знакомство персонала с основами логистики.
Формирование бюджета на логистику. Анализ затрат на логистику и логистических издержек.
Оптимизация стоимости и эффективности логистических операций предприятия.
Координация и направление финансовых потоков, связанных с логистическими процессами.
Оптимизация документооборота всех логистических процессов.
Согласование взаимодействия отдела с другими подразделениями Предприятия в соответствии с разработанными и утвержденными технологическими схемами.

III. Права

Руководитель отдела логистики имеет право:

Давать подчиненным ему сотрудникам и службам поручения, задания по кругу вопросов, входящих в его функциональные обязанности.
Требовать от руководителей всех подразделений предоставления необходимых материалов, отчетов, информации для планирования и организации плановой работы отдела.
Запрашивать и получать необходимые материалы и документы, относящиеся к вопросам его деятельности, подчиненных ему служб и подразделений.
Выступать представителем от имени Предприятия в других организациях и учреждениях по вопросам, относящимся к компетенции отдела.
Вносить предложения по выбору и расстановке персонала в логистической цепи.
Проводить совещания по обсуждению вопросов, входящих в компетенцию отдела.
Издавать распоряжение по отделу о поощрении работников, отличившихся в работе, и о наложении взысканий на работников отдела, нарушивших трудовую дисциплину и должностные обязанности в соответствии с "Положением о мотивации".
Рекомендовать к принятию на работу и увольнению персонал Предприятия.
Подавать предложения по совершенствованию своей работы.

IV. Ответственность

Руководитель отдела логистики несет ответственность за:

Результаты и эффективность производственной деятельности предприятия.
Необеспечение выполнения своих функциональных обязанностей и обязанностей, подчиненных ему служб предприятия по вопросам производственной деятельности.
Недостоверную информацию о состоянии выполнения производственных заданий подчиненными службами.
Невыполнение приказов, распоряжений и поручений директора.
Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу нормальной (безопасной) деятельности предприятия, его работникам.
Необеспечение соблюдения трудовой и исполнительской дисциплины работниками подчиненных службы и персоналом, находящимися в его подчинении.
Нарушение внутреннего распорядка предприятия.

V. Режим работы

Режим работы Руководителя отдела логистики определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными на предприятии.
Для решения вопросов связанных с производственной необходимостью Руководитель отдела логистики может выезжать в служебные командировки (в т.ч. местного значения).
Для решения оперативных вопросов по обеспечению производственной деятельности Руководителю отдела логистики может выделяться служебный автотранспорт.

Сравнительно недавно рынок труда взорвало направление логистики. Вакансии в данной сфере занимают 2-10%. Предприятия активно ищут специалистов по логистике. Многие нуждаются сегодня не просто в отдельных специалистах, а в создании целого профильного отдела логистики.

В глобальном смысле логистика включает два основных раздела – распределение и управление материальными ресурсами.

Под материальными ресурсами понимают основные и вспомогательные, первичные и вторичные материалы, комплектующие, полуфабрикаты, готовая продукция, запасные элементы, упаковка и запасы.

Распределение ресурсов производится перемещением промежуточной и готовой продукции по двум направлениям.

Прямой канал распределения предполагает движение ресурсов напрямую к промежуточному или конечному потребителю.
Косвенный канал распределения предполагает движение к потребителю посредством сложной системы посредников – малыми, средними или большими объемами поставок.

Чаще всего у представителей среднего и крупного бизнеса отдел логистики выделен в обособленное подразделение, состоящей из различных профессионалов данной сферы деятельности (начальников по логистике, обычных сотрудников отдела логистики, диспетчеров и водителей). Малый бизнес чаще всего имеет в своей структуре небольшие отделы или вовсе обходится силами отдельных специалистов, которые часто закрепляются за подразделениями с родственным функционалом, например, за складом или транспортным подразделением.

Бывает, что на отдел логистики возлагается функционал по таможенному оформлению с ведением соответствующей документации или обязанности управления внешними связями.

Менеджер по логистике и внешним экономическим связям как следует из названия ведет документацию по поставкам или реализации, устанавливает и ведет отношения с транспортными и страховыми компаниями, поставщиками, банковским сектором и пр.

В деятельности всех предприятий есть логистическое направление. Кроме того, существуют компании, которые оказывают услуги по ведению данного вида деятельности для других предприятий. В любом случае, в компании логистическая деятельность делится на внутреннюю и внешнюю и зависит от направления деятельности компании.

Внутренняя логистика сориентирована на выполнение задач производства в самой компании. Сотрудники отдела логистики в этом случае решают вопросы по менеджменту и материально-техническому обеспечению ресурсами предприятия. Так к задачам внутренней логистики относятся контроль запасов (сырья, комплектующих, полуфабрикатов, материалов), закупка материалов и сырья, их складирование, хранение и перемещение от поставщиков и внутри предприятия.

Внешняя логистика занимается вопросами по движению товаров на рынок к посредникам или напрямую потребителям. Внешняя логистика для выполнения своих функций использует разные каналы распределения. Основные задачи внешней логистики заключаются в следующем:

анализ спроса на производимую продукцию и изменение объемов выпуска синхронно запросам рынка;
анализ запасов с учетом их наличия на складах предприятия, промежуточных логистических платформах и у конечных потребителей;
ответственность за хранение, упаковку и сбор заказов всех видов производимой продукции;
обеспечение и контроль транспортировки продукции предприятия потребителю (промежуточному или конечному)

Структура отдела логистики

В силу необходимости осуществления отделом логистики различных специфических функций, для больших отделов целесообразно деление отдела на рабочие группы. Самый простой и распространенный пример деления с функционал приведен ниже.

Отдел закупок выполняет следующие функции:

Управление и контроль складской деятельности, в частности обеспечение транспортом, оборудованием, упаковочными материалами, спецодеждой и оргтехникой
Обеспечение других подразделений компании необходимым для осуществления деятельности аналогично обеспечению склада.
Менеджмент поставок и хранения запасов материалов, сырья и комплектующих.
Управление закупками импортных товаров и сырья, их таможенное оформление.
Менеджмент закупок и запасов для осуществления работ на сторонних производственных мощностях.

Производственная логистика занимается решением следующих задач:

Составление планов для производства и контроль за их исполнением
Составление планов и осуществление закупок необходимого для производства (сырья, материалов и т.д.)
Координация процесса производства.

Отдел управления запасами и ассортиментом занимается аналитической деятельностью и на ее основе управляет запасами и ассортиментом товаров, производимых на предприятии.

Отдел контроля за поставками готового товара выполняет следующие задачи:

Прием и оформление заказов, в том числе заказов, полученных через Интернет.
Территориальный менеджмент склада и контроль за транспортировкой товаров конечным или промежуточным потребителям.
Осуществление контроля за распределительной деятельностью и складами.
Аудит качества работы сервисной службы и партнерских отношений.

Как оценить работу отдела логистики с помощью метода BSC

Использование метода BSC для оценки логистического направления деятельности компании позволяет получить ответы на следующие вопросы:

Каково мнение о логистической деятельности компании у внешних и внутренних потребителей?
Какие лучше использовать процессы для осуществления стратегии в области логистики?
Что необходимо предпринять для совершенствования системы логистики?
Какова оценка деятельности логистической службы с точки зрения собственников и управляющих высшего уровня менеджмента?

Для определения основных критериев и сведения их в одну общую структуру компания должна пройти 6 шагов. Их описание вы найдете в статье-инструкции журнала «Генеральный директор».

Сотрудники отдела логистики

Структурная организация отдела логистики на предприятии зависит от специфики и масштабов деятельности предприятия, однако в общем виде включает в себя следующие элементы:

Руководитель отдела логистики. Директоров и начальников может быть несколько, при этом каждый будет руководить подразделениями, влиять на стратегию деятельности предприятия, что соответствует функционалу логистической деятельности.
Следующим элементом являются менеджеры. Менеджеров отдела логистики можно разделить на два звена. Логисты-системщики разрабатывают маршруты движения и системы хранения так, чтобы обеспечить минимизацию издержек. Логисты-пользователи осуществляют решение оперативных задач и управляют самим использованием разработанных системщиками систем и маршрутов.
Диспетчеры, водители и работники транспортного отдела и складов выступают следующим элементом отдела логистики. Эта часть структуры отдела логистики осуществляет непосредственное осуществление деятельности, то есть сотрудники проводят прием материалов и сырья, их отгрузку и доставляют продукцию промежуточным или конечным потребителям.

Начальник отдела логистики зачастую выполняет обязанности руководителя транспортного отдела. Он осуществляет также общий менеджмент, контролирует исполнение и определяет оптимальность схем маршрутов.

Сотрудники среднего звена. Средний уровень специалистов отдела логистики проводит аналитическую деятельность с целью определения оптимальных маршрутов. Также они заняты организацией и менеджментом процессами логистики на складе и в других частях отдела логистики. Это звено структуры отдела готовит новые системы и маршруты и передают на согласование начальнику отдела логистики.

Ведущий менеджер отдела логистики.Этот специалист отдела логистики составляет планы закупок и продаж, сохраняя непрерывность процесса производства. Задачи ведущего менеджера включают в себя аналитику продаж, ведение ценовой политики компании и составление отчетов по деятельности и проведенным анализам.

Диспетчеры транспортного цеха. Они ведут оперативную деятельность по работе транспорта, ведут учет ГСМ и рабочего времени водителей, готовят документы для перевозки грузов.

Группы реализации отдельных проектов логистики. Группы, создаваемые для осуществления отдельных проектов, выполняют следующие функции:

развитие и увеличение действующих платформ логистики
планирование и введение в работу новых платформ логистики
организация новых точек распределения готовой продукции
проектирование информационных систем логистики

Организация групп реализации в компании возможна, как обособленными отделами, так и внутри отдела логистики. Существует несколько вариантов создания таких проектных групп:

Группы реализации формируются как постоянно действующий элемент отдела логистики, примером функций таких структурных единиц служат инжиниринг в информационных системах, проект-менеджмент и т.д.
Отделы реализации осуществляют свою деятельность как обособленные структурные единицы, при этом за ними закреплены определенные функциональные обязанности в рамках логистической деятельности. В качестве примера выступают организация платформ логистики и управление доставкой материальных и технических ресурсов.
Формирование групп реализации происходит из числа сотрудников разных областей логистической деятельности компании. В этом случае группа осуществляет свою деятельность по выполнению определенных функций в течение работы над конкретным проектом, после реализации которого, сотрудники возвращаются к своим обычным обязанностям.

Говорит Генеральный Директор

Андрей Яновский, Генеральный Директор ОАО «Нидан Соки», Москва

Когда возникла необходимость найти начальника отдела логистики, я сконцентрировал своё внимание на том, чтобы сотрудник был особенно инициативным. Зачастую специалисты, занятые в логистике, совершенно не проявляют инициативу и не выдвигают даже очевидно полезных и простых предложений для совершенствования бизнес-процессов. Конечно, с таким отношением к работе о потенциальной экономии речь не идет. В качестве примера, можно использовать предложение о необходимости регламинтировать задачи по отбору поставщика услуг с обязательным ежеквартальным тендером.

Я ставлю высокие, но вполне реализуемые задачи. Для их решения специалист отдела логистики должен быть целеустремленным. Проще говоря, нужен инициативный сотрудник, который действительно любит свое дело.

Порядок организации отдела логистики

Невзирая на очевидную важность создания эффективной службы логистики, к сожалению, не разработаны конкретные принципы и правила ее организации. Но благодаря опыту, приобретенному многими компаниями, можно выстроить довольно эффективную работу отдела логистики.

Принципы создания отдела логистики

Конечно, организация отдела логистики не является простым процессом, если его не было раньше, однако при перестройке существующих бизнес-процессов еще труднее обойтись без сопротивления со стороны уже традиционных, хоть и зачастую неэффективных схем работы.

Формирование службы логистики позволяет обеспечить действительно эффективную логистическую деятельность компании.
Первый этап организации нового отдела лучше посветить составлению «Положения об отделе логистики» с детальным описанием всего функционала в сфере логистики.
Следующим шагом нужно детально прописать процессы поставок, которыми будет заниматься отдел. Данный шаг дает возможность заранее определить потенциальные трудности и те моменты работы, ответственными за которые лучше ставить специалистов с высокой квалификацией.

Что отдавать на аутсорсинг?

После описания процессов следует выделить тот функционал логистики, который можно передать сторонней организации. Обычно на аутсорсинг переводят складирование, работу с таможней и транспортом.
Важно помнить, что аутсорсинг не предполагает полное отторжение функций. В компании следует иметь одного или нескольких координаторов, которые будут вести учет и контроль функций, переданных на аутсорсинг. Такой подход даст возможность наладить постоянный поток информации от аутсорсера к компании и обратно. Кроме того, дополнительный контроль соблюдения условий договора позволит в случае необходимости найти другого или еще одного исполнителя.
В случаях, когда речь идет о предприятии, входящим в состав заграничных компаний, аутсорсинг несет некоторые особенности. Одним из важнейших аспектов выступают повышенные требования к осуществлению деятельности согласно корпоративным стандартам. Кроме того, зачастую головная организация выставляет определяет перечень задач, которые можно отдать сторонним организациям, также и выставляет свои критерии для отбора партнеров. Например, западные компании, часто требуют наличия сертификата ISO у организации, которой будут передаваться логистические функции.

Рассказывает практик

Юрий Игумов, Руководитель управления логистики ОАО «НПГ «Сады Придонья», Волгоград

В своих поставках товара по РФ и странам СНГ мы прибегаем к услугам транспортно-экспедиционного оператора. Автоперевозки составляют основную долю транспортировок. Около двадцати пяти процентов грузов отправляет ЖД-транспортом, для реализации этого варианта наша компания обращается к таможенным экспедиторам и брокерам.

Решение о передаче этих функций отдела логистики сторонним организациям было принято на основе сравнения потенциальных затрат. Аутсорсинг намного экономичнее, чем организация и управление своим парком автомобилей и большой службой логистики. При чем разница на сегодняшний день просто огромная, поэтому мы, само собой, будем использовать аутсорсинг. Наша компания имеет небольшой автопарк, но применяется он только для поставок на небольшие расстояния или в непредвиденных случаях.

Оптимальная модель отдела

После определения функционала нужно выбрать оптимальную для компании модель. Чаще всего самым удачным вариантом выступает деление по географическому признаку или по отдельным группам товара.
Кроме того, важно определить критерии определения эффективности будущей службы логистики, в частности выделить показатели и коэффициенты для объективной оценки деятельности. Выражение эффективности в цифрах ко всему прочему повышает мотивацию персонала. На этом шаге в компании уже есть примерный вид будущего отдела логистики.
Далее следует расстановка кадров с детальным описанием функционала каждого сотрудника и его необходимости в отделе. Важно также определить квалификационные требования к каждой должности.
После определения необходимых для отдела должностей, нужно прописать должностные инструкции отдела логистики. При чем составить их следует для всех сотрудников как для рядовых специалистов, так и для начальников отдела логистики. Нелишним будет во время составления инструкций представлять движение ресурсов и товаров по всей цепочке, чтобы не упустить функций и обязанностей сотрудников и не допустить ситуации двойной ответственности или полного отсутствия ответственного за какую-либо задачу.
Далее важно описать процедуру взаимодействия отдела логистики с другими подразделениями компании, партнерами, потребителями и государственными органами.

Система обязанностей и подчинения

Помимо того, что важно определить сами функции сотрудников и границы их ответственности, важно включить в должностные инструкции отдела логистики четкие нормы подчинения и уровни управления. А также важно еще на этапе подготовки организации отдела логистики определить процедуры и правила замещения сотрудников. Такой подход позволит избежать проблем с осуществлением деятельности в случае отсутствия одного или нескольких специалистов по причине отпуска, больничного или увольнения.
На предварительном этапе также важно сформулировать регламенты взаимодействия отделов компании между собой. Оптимально составить такие правила коммуникации на бумаге, чтобы логистическая служба четко понимала, что может требовать от других подразделений предприятия и что обязана делать для них. Регламентации поддаются не только информационные коммуникации и функциональные обязанности, но и сама система процесса деятельности.

Специфика кадровой политики

После создания прототипа будущего отдела логистики в письменном виде следует этап поиска подходящих кадров. Можно заниматься наймом строго для организации нового подразделения, а можно передать эту обязанность отделу кадров. При выборе подхода стоит учитывать стандарты компании, положение рынка труда и возможности кадровых специалистов среднего менеджмента. Однако, нужно понимать, что найти кандидатов, полностью удовлетворяющих требования составленных инструкций для отдела логистики, быстро не выйдет.

На этом этапе важно осознавать, что составленный прототип не является одновариантным строгим требованием. Порой в процессе комплектации штата сотрудников появляются профессионалы, не совсем вписывающиеся в составленную схему, однако их опыт и навыки могут быть настолько нужны создаваемому подразделению, что отступление от изначальной системы и даже в несение в нее изменений становятся весьма оправданными.

Отдельным критерием отбора специалистов является владение иностранными языками, в частности, уверенное знание английского языка вполне обычное обязательное требование. Объясняется этот пункт тем фактом, что многие зарубежные компании сделали английский языком корпоративного менеджмента и принимают в работу документы только на этом языке. В случае, когда фирма являются частью иностранной компании, то обязательное применение английского, как второго рабочего языка, влечет за собой усложнение бизнес-процессов. Часть документов составляется на языке главной компании, при этом крупные зарубежные организации способны самостоятельно приобретать услуги транспортной перевозки. Кроме того, транспортные фирмы зачастую расположены в той же стране, что и продавец, а значит и для них английский выступает как дополнительный, а не основной. В итоге довольно распространены ситуации, когда коммуникации очень затрудняются и провоцируют различные проблемы, что понятно и предсказуемо – ведь язык коммуникаций зачастую не является родным и основным для всех участников процесса логистики. Большим плюсом в работе любой организации будут специалисты отдела логистики с хорошим владением английского. При этом руководство дочерних компаний просто обязано сделать так, чтобы был хотя бы один специалист, владеющий языком, который для главной компании основной.

Кроме того, следует помнить в процессе найма сотрудников, что культура и этика бизнеса в РФ на рынке логистики весьма слабо развита. К несчастью, соблюдение норм документооборота для большинства предприятий не является обычным делом. В частности, даже весьма благополучные организации с целью минимизации издержек на перевозку грузов грешат отсутствием необходимых документов при отправке товаров.

3 уровня эффективного управления отделом логистики

Чаще всего на предприятиях встречаются отделы логистики, состоящие из трех ступеней менеджмента.

Первый уровень: общий менеджмент (постановка планов).

Эту ступень занимает директор по логистике, в зависимости от компании называть этот пост могут по-разному. Невзирая на разность наименований, функционал высшей ступени остается неизменным.

Постановка планов, контроль за их исполнением и внесение в случае надобности изменений, контроль и корректировки структуры, оценка эффективности деятельности отдельных групп и системы в целом.
Управление политикой логистического отдела, его взаимодействия с другими отделами компании, утверждение расходов и стандартов сервиса

Входными данными данной системы выступают внешние условия (например, уровень конкуренции), общие трудности и вопросы подсистем и деятельность в целом. Эти данные изучаются, анализируются и оцениваются. На «выходе» получают управленческие решения по изменению деятельности отдельных элементов или отдела логистики в целом, предложения по корректировкам политики и стратегии компании или отдельных направлений ее деятельности.

Второй уровень : программное менеджмент (планирование по программе).

Эта ступень менеджмента представлена одним или несколькими сотрудниками, которые осуществляют контроль как минимум за двумя отдельными подсистемами.

Функции программного менеджмента:

Менеджмент склада, работы с заказами, а также контроль действий с материалами (например, отгрузкой).
Реализация политики по управлению ресурсами подсистем.
Ликвидация нестыковок, которые могут возникать между отдельными элементами подсистем.
Составление отчетов и предоставление необходимой информации высшему уровню менеджмента.

Управленческие решения этой ступени в качестве границ имеют инициативность и навыки сотрудников, стоящих в управлении. Опираются менеджеры на утвержденные нормативы по прибыли, расходам и сервису. В случае возникновения трудностей с одной или несколькими подсистемами, сотруднику следует прежде всего выявить причины их появления, а после разработать наилучший вариант решения.

Когда нужно, менеджер может внести корректировки в деятельность элементов системы. Кроме того, менеджер этой ступени управления курирует и направляет связанный между собой функционал подсистем. Также он имеет возможность использовать аналитические исследования для поиска путей совершенствования работы подсистем. Менеджер имеет право для проведения проверок привлекать дополнительных сотрудников.

Особое место в контроле эффективности деятельности отдела логистики отводится аудиту, который основан на данных о сервисе для клиентов. Аудит оказывает влияние на входящую информацию по формированию транспортной деятельности, управлению запасами, работе склада и отгрузке товаров покупателям.

Третий уровень : оперативный менеджмент (оперативные компоненты).

Данный уровень осуществляет работу с поставщиками, по которым нарушены сроки и графики. Сотрудники этого уровня готовят и передают данные о нарушениях менеджерам программного управления. Кроме этого, на данной ступени осуществляется менеджмент в определенных границах времени и расходов. И разумеется, третий уровень также ведет отчетную деятельность о своей работе.

Все подсистемы оперативного менеджмента выполняют по одной или несколько целей, которые имеют довольно строгие рамки.

На этой ступени управления каждая возможная трудность уже имеет регламентированный порядок решения, поэтому деятельность менеджеров довольно однообразная и состоит из особого контроля и административных функций.

Собеседование логиста: 3 задачки на логику, мышление и находчивость

Информационные системы – основа управления отделом логистики

Важную роль в трехступенчатой системе организации отдела логистики играют информационные системы. При трехуровневой структуре отдела применение информационных систем имеет 4 уровня, на которых поток данных имеет четко ограниченный функционал.

Оперативный уровень . На этом уровне поток данных обладает весьма обширным объемом. Связано это с тем, что принятие оперативных решений возможно только на основе большого количества данных, в частности, это аналитическая, справочная и нормативная информация.

Уровень контроля . Объемы данных на этом уровне тоже обладают довольно широким диапазоном. Данные этого уровня применяются для постановки оперативных планов по разным направлениям работы логистического отдела. Кроме того, на этом уровне информационных систем ведется контроль за решениями, которые принимаются на ступени оперативного менеджмента.

Средний уровень. На среднем уровне поток данных не такой широкий, как на первых двух уровнях, однако данные имеют уже обработанный вид и разбиты по группам. Эти данные применяют для тактической постановки планов, а также для разработки управленческих решений в области деятельности производства компании.

Высший уровень . На этой ступени весь первоначальный объем информации представлен в очень концентрированном виде. Данные используются для разработки стратегии и постановки долгосрочных планов предприятия. Именно на основе информационного потока этого уровня разрабатываются управленческие решения по жизни компании в целом, а также по ее дальнейшему долгосрочному развитию.

Очевидно, что все потоки информации, получаемые на различных уровнях необходимы для одной цели – принятия верных управленческих решений.

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность Руководителя (начальника) отдела логистики
1.2. Руководитель (начальник) отдела логистики является организатором тактики Предприятия в области логистики.
1.3. Руководитель (начальник) отдела логистики назначается на должность и освобождается от должности, в установленном действующим трудовым законодательством порядке, приказом Руководителя (директора, генерального директора, президента, директора по логистике) предприятия.
1.4. Подбирается из числа квалифицированных специалистов, обладающих хорошими организаторскими способностями, имеющих стаж работы на аналогичной должности не менее 3-х лет.
1.5. Подчиняется непосредственно Руководителю (директору, генеральному директору, президенту, директору по логистике).
1.6 В работе Руководитель (начальник) отдела логистики руководствуется: нормативными, методическими и другими руководящими материалами в области транспорта, складского хозяйства; стандартами и техническими условиями на хранение товарно-материальных ценностей, организациями закупок, действующим таможенным законодательством, «Должностной инструкцией», «Положениями, регламентирующими внутрифирменные отношения», указаниями Директора, уставом предприятия.
1.7 Образование: высшее техническое (экономическое, технико-экономическое)
1.8 Умения и навыки: способность к анализу, планированию и управлению. Построение логистической системы на предприятии. Проектирование и организация информационных потоков в логистической системе.
1.9. В период временного отсутствия Руководителя отдела логистики его обязанности возлагаются на _______________.

2. Цели и задачи

2.1. Целью работы Руководителя отдела логистики является оптимизация затрат на обеспечение логистической составляющей работы предприятия.
2.2. Основными задачами Руководителя отдела логистики являются:
2.3. организация и контроль бесперебойности и продуктивности ежедневной работы отдела логистики
2.4. оценка и анализ издержек, связанных с исполнением логистических операций
2.5. оценка и анализ производительности операций по логистике.
2.6. оценка и анализ затрат рабочего времени на выполнение операций
2.7. выработка предложений по оптимизации себестоимости закупаемого сырья, оборудования и отгружаемых товаров;
2.8. соблюдение утвержденной сметы затрат, статей бюджета;
2.9. совершенствование работы отдела, разработка и внедрение новых систем, направленных на повышение эффективности использования оборотных средств.
2.10. Анализ, планирование, организация, координация и управление (включая организацию контроля за исполнением) логистическими процессами предприятия.

3. Функциональные обязанности

3.1. Проектирование и разработка новых логистических систем а также оптимизация существующих логистических систем.
3.2. Разработка и внедрение методических и нормативных материалов по логистике для конкретных подразделений, определение функций и операций. Контроль применения разработанных методических и нормативных материалов.
3.3. Организация работ по разработке форм и методов ведения отчетности.
3.4. Контролирование правильности и своевременности исполнения поставленных задач сотрудниками отдела.
3.5. Координация внутренних и внешних связей компании.
3.6. Знакомство персонала с основами логистики.
3.7. Формирование бюджета на логистику. Анализ затрат на логистику и логистических издержек.
3.8. Оптимизация стоимости и эффективности логистических операций предприятия.
3.9. Координация и направление финансовых потоков, связанных с логистическими процессами.
3.10. Оптимизация документооборота всех логистических процессов.
3.11. Согласование взаимодействия отдела с другими подразделениями Предприятия в соответствии с разработанными и утвержденными технологическими схемами.

4. Права руководителя отдела логистики

Руководитель отдела логистики имеет право:

4.1. Давать подчиненным ему сотрудникам и службам поручения, задания по кругу вопросов, входящих в его функциональные обязанности.
4.2. Требовать от руководителей всех подразделений предоставления необходимых материалов, отчетов, информации для планирования и организации плановой работы отдела.
4.3. Запрашивать и получать необходимые материалы и документы, относящиеся к вопросам его деятельности, подчиненных ему служб и подразделений.
4.4. Выступать представителем от имени Предприятия в других организациях и учреждениях по вопросам, относящимся к компетенции отдела.
4.5. Вносить предложения по выбору и расстановке персонала в логистической цепи.
4.6. Проводить совещания по обсуждению вопросов, входящих в компетенцию отдела.
4.7. Издавать распоряжение по отделу о поощрении работников, отличившихся в работе, и о наложении взысканий на работников отдела, нарушивших трудовую дисциплину и должностные обязанности в соответствии с «Положением о мотивации».
4.8. Рекомендовать к принятию на работу и увольнению персонал Предприятия.
4.9. Подавать предложения по совершенствованию своей работы.

5. Руководитель отдела логистики несет ответственность за:

5.1. Результаты и эффективность производственной деятельности предприятия.
5.2. Необеспечение выполнения своих функциональных обязанностей и обязанностей, подчиненных ему служб предприятия по вопросам производственной деятельности.
5.3. Недостоверную информацию о состоянии выполнения производственных заданий подчиненными службами.
5.4. Невыполнение приказов, распоряжений и поручений директора.
5.5. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу нормальной (безопасной) деятельности предприятия, его работникам.
5.6. Необеспечение соблюдения трудовой и исполнительской дисциплины работниками подчиненных службы и персоналом, находящимися в его подчинении.
5.7. Нарушение внутреннего распорядка предприятия.

6. Режим работы

6.1. Режим работы Руководителя отдела логистики определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными на предприятии.
6.2. Для решения вопросов связанных с производственной необходимостью Руководитель отдела логистики может выезжать в служебные командировки (в т.ч. местного значения).
6.3. Для решения оперативных вопросов по обеспечению производственной деятельности Руководителю отдела логистики может выделяться служебный автотранспорт.