Kultūros centro raštininkės sekretorės pareigybės aprašymas. Sekretorės-raštininkės pareigybės aprašymas: kokios yra sekretorės pareigos ir teisės? Koks yra sekretorės darbas?

Biuro sekretorius atlieka svarbią funkciją bet kurioje įmonėje: mokykloje, vaikų darželyje, komercinėje organizacijoje, miesto administracijoje, teisme ir kt. Todėl darbdaviai jo pasirinkimui kelia specialius reikalavimus. Kaip pareigybės aprašymas reglamentuoja tokio darbuotojo darbą? Kokias pareigas jis turėtų atlikti ir kokias pareigas jis turi? Toliau panagrinėkime šiuos klausimus.

Tipinio kanceliarinio sekretoriaus pareigybės aprašymo pavyzdys

Pagrindinė raštininko sekretorės funkcija – būti vadovo padėjėju. Būtent nuo šio darbuotojo darbo priklauso, kaip kompetentingai bus sudarytas vadovo, direktoriaus, pavaduotojo ir kt. darbo grafikas. Jis aiškiai fiksuoja visus susirinkimus, rengia dokumentaciją dalykiniams klausimams spręsti, priima paštą, skambučius ir pan. daugumos įmonių, tai reiškia iš karto sujungti dvi pareigas: tiesiai į sekretorę ir biuro vadovą. Dažnai šis darbuotojas privalo mokėti užsienio kalbas. Personalo specialistui svarbu turėti standartinių nurodymų tokiems darbuotojams pavyzdį, todėl siūlome atsižvelgti į standartinio dokumento turinį.

Bendrosios nuostatos

Standartiniame dokumente, reglamentuojančiame darbo pareigų atlikimo tvarką, sekretorius ir tarnautojas priskiriami „techninių darbuotojų“ kategorijai. Jo tiesioginis viršininkas yra generalinis direktorius. Pagrindiniai reikalavimai:

• turėti ne žemesnį kaip vidurinį specializuotą išsilavinimą;
• vienerių metų patirtis;
• darbuotojas turi išmanyti kompiuterinių programų pagrindus – word, excel ir kt.;
• turi priklausyti biuro darbo organizavimui.

Atsižvelgdamos į savo poreikius, organizacijos gali praplėsti pareigybės aprašyme nurodytą reikalavimą sekretoriui. Pavyzdžiui, tokiam darbuotojui teisme keliami papildomi reikalavimai dėl greitojo spausdinimo įgūdžių, t. rašomąja mašinėle, taip pat reikia mokėti valdyti bet kokios rūšies įrangą, kuri gali būti naudojama teismo salėje ir pan.

Darbo pareigos

Pagal standartinį pareigybės aprašymą raštininkas sekretorius privalo:

• priimti lankytojus ir sekti priėmimo laiką;
• priimti skambučius ir korespondenciją;
• priimti dokumentus ir išsiųsti juos savo vadovui pasirašyti;
• rengti įvairius prašymus, atlikti techninius darbo laiko organizavimo darbus;
• organizuoti savo viršininkui komandiruotes – pirkti bilietus, rezervuoti viešbučius ir pan.;
• vykdyti asmeninius savo tiesioginio vadovo nurodymus ir pan.

Pagrindines nuostatas galima koreguoti priklausomai nuo organizacijos poreikių: komercinėms organizacijoms tai užsienio kalbų mokėjimo poreikis, o medicinos srities sekretoriui – terminijos išmanymas ir kt.

Teisės

Be raštininko sekretoriaus pareigų, pareigybės aprašyme yra informacija apie tai, ką turi teisę sekretorius. Pavyzdžiui, jo teisės apima sprendimą nepradėti eiti savo tiesioginių pareigų, jei yra bent menkiausia grėsmė jo gyvybei ar sveikatai. Jis taip pat yra laisvas pagal savo kompetenciją savarankiškai priimti sprendimus, teikti racionalius pasiūlymus dėl darbo sąlygų gerinimo – naujos biuro įrangos įsigijimo ir pan.

Atsakomybė

Raštininko sekretoriaus tiesioginių tarnybinių pareigų vykdymo instrukcijose yra įspėjimai apie atsakomybę. Pavyzdžiui, sekretorė-raštininkė yra atsakinga už: savarankiškai priimtų sprendimų rezultatus, už komercinių paslapčių atskleidimą ir pan.. Taip pat atsakomybė už saugos pažeidimus, už vėlavimą, pravaikštas, piktnaudžiavimą valdžia ir kt.

Darbo sąlygos

Darbo sąlygos sekretoriaus pareigybės aprašyme nustatomos individualiai kiekvienoje organizacijoje, tačiau jos neturėtų prieštarauti pagrindinėms Rusijos Federacijos darbo kodekso nuostatoms ir nepažeisti darbuotojo teisių ir laisvių.

Energetikos inžinieriaus pareigybės aprašymas

Jei organizacijos ar įmonės darbuotojai numato tokias energetikos inžinieriaus pareigas, iškyla užduotis – sukurti...

Sekretorės-asistentės pareigybės aprašymas – teisės ir pareigos

Sekretoriaus padėjėjas yra vadovo padėjėjas, kuris turi turėti platų žinių ir įgūdžių...

Sistemos administratoriaus pareigybės aprašymas

Sistemos administratoriaus darbas peržengia konkrečią darbo vietą ir turi įtakos visos organizacijos veiklai.…

Sandėlio sandėlininko pareigybės aprašymas

Sandėlis laikomas pagrindine gamybos patalpa. O reikšmingiausiu šio skyriaus darbuotoju galima vadinti...

Techninio direktoriaus pareigybės aprašymas

Daugelis įmonių yra suskirstytos į kelis skyrius. Kiekvienas iš šių skyrių turi turėti savo vadovą.…

Biuro vadovo pareigybės aprašymas

Pareigybės aprašymas reglamentuoja darbuotojo pareigas ir įgaliojimus. Šį dokumentą pavaldiniams rengia skyriaus vedėjas arba...

Ką turėtų daryti bet kuri organizacija, nepaisant jos specifikos ir veiklos srities? Žinoma, saugokite dokumentus. Dokumentų srautą turi bet kuri institucija, todėl aišku, iš kur jis atsirado ir kodėl tokia raštininko profesija yra svarbi.

Svarbi pozicija

Daugelis žmonių sako, kad nėra prasmės samdyti tarnautoją, jei jau dirba sekretorė ar net kelios sekretorės. Toks požiūris yra absoliučiai klaidingas, nes į šių dviejų visiškai skirtingų profesijų pareigas įeina ir skirtingų užduočių atlikimas: sekretorė turi padėti stebėti vadovo tvarkaraštį, atsiliepti į skambučius, atnešti kavos, atlikti smulkius reikalus, o raštininko pareigos apima visų kontrolę. organizacijos dokumentacija.

Sudėtingas dokumentinis valdymas

Atsakingas raštininkas turi ne tik kontroliuoti dokumentų apyvartą organizacijoje, jis yra ir pagrindinis archyvo prižiūrėtojas. Raštininko pareigos apima šias funkcijas:

• verslo korespondencijos vedimas vadovybei;
• struktūrinės dokumentacijos bazės formavimas;
• konkrečiame dokumente nurodytų nuostatų įgyvendinimo stebėsena.

Korespondencijos (tiek gaunamos, tiek siunčiamos) apskaita taip pat yra raštininko pareiga.

Atsakomybių skirtumai mažose ir didelėse įmonėse

Kaip rodo praktika, kuo didesnė organizacija, tuo daugiau tarnautojų bus darbuotojų. Mažose organizacijose, kur tiesiog neįmanoma samdyti raštininko, bet be jo paslaugų neapsieina, pritraukia žmogų, kuris užims sekretoriaus-raštininko pareigas. Sekretoriaus-raštininko pareigos, kaip jau aišku, yra šių dviejų pareigybių mišinys. Vienas žmogus turi pakankamai laiko susitvarkyti su viskuo, nes mažose įmonėse dokumentų srautas nėra toks turtingas ir įvairus kaip mega įmonėse.

Konkretūs reikalavimai, kurie gali būti pateikti potencialiam darbuotojui

Raštininko pareigos priklauso nuo organizacijos veiklos specifikos. Pavyzdžiui, tarptautinės organizacijos ar įmonės, turinčios užsienio partnerių, gali reikalauti, kad jų tarnautojai išverstų susirašinėjimą, pavyzdžiui, iš anglų kalbos ir atvirkščiai.

Į tokias pareigas dažnai samdomas darbo patirties turintis žmogus, nes čia reikia turėti aukštą atkaklumą ir būti tikrai skrupulingu žmogumi, turinčiu kelių metų praktiką. Jaunuoliai, ką tik baigę šios srities mokymo įstaigas ir neturintys patirties, turėtų stengtis potencialų būsimą darbdavį sužavėti noru dirbti, tuomet galbūt yra galimybė tokias pareigas užimti net didelėje, perspektyvioje organizacijoje.

Turite suprasti įmonės veiklos specifiką, su kurios dokumentacija teks dirbti. Gana gilus įstatyminės bazės, kuri reglamentuoja įmonę, išmanymas taip pat yra didelis privalumas potencialiam darbuotojui.

Kokios organizacijos negali išsiversti be tarnautojų?

Didžiųjų miestų mokyklose ir darželiuose visada yra raštininko pareigos. Taip yra dėl to, kad neįmanoma apsieiti be žmogaus, galinčio sekti visą dokumentaciją ir prireikus nedelsiant pateikti bet kurį iš saugomų dokumentų.

Raštininko pareigos mokykloje šiek tiek skiriasi nuo raštininko pareigų, pavyzdžiui, prekybos organizacijoje. Čia bus dirbama su kiekvieno studento dokumentais. Pasibaigus ataskaitiniam laikotarpiui, turėsite pateikti informaciją apie atliktus darbus. Geriau, jei tokiose organizacijose dirbantis žmogus nesunkiai randa bendrą kalbą tiek su vaikais, tiek su jų tėvais, nes dokumentų tvarkymo problemos ir neatitikimų, kuriuos reikia išsiaiškinti, buvimas yra gana dažnas.

Kiekvienas didelis vaikų darželis turi ir savo raštininką. Darbo pareigos čia panašios kaip ir šio profilio darbuotojų mokyklose. Tai paaiškinama vienodu tokių viešųjų ar privačių organizacijų veiklos orientavimu. Tokios įstaigos taip pat nori, kad jose dirbtų atsakingas ir kvalifikuotas raštvedys. Šios specialistės pareigos darželyje išlieka tos pačios: darbas su dokumentų baze ir archyvais.

Kai kurios asmeninės savybės, kurias turėtų turėti geras tarnautojas

1. Žmogus, norintis tapti aukštos klasės rekordininku, turi turėti labai gerą atmintį. Emocionalumas yra priešas, su kuriuo reikia kovoti ir neleisti, kad nuotaikos svyravimai kažkaip paveiktų darbo rezultatus.
2. Tolerancija yra tikras lobis, kurį turėtų turėti tarnautojas. Jo darbo pareigas papildo funkcija daugeliui žmonių „iš pirmo žvilgsnio“ paaiškinti daugelio dokumentų prasmę ir kiekvieno atskiro „lapo“ svarbą, be kurio neįmanoma įgyvendinti nė vieno noro.
3. Savikontrolė yra tokia pat svarbi kaip tolerancija. Šioje srityje gana dažnai pasitaiko situacijų, kurios gali supykdyti nepasiruošusį žmogų. Reikia nuolat save kontroliuoti.
4. Verslo bendravimo įgūdžiai padės greitai išspręsti iškilusias problemas su žmonėmis, kurie dirba toje pačioje organizacijoje arba turi verslo ryšių su įmone.
5. Organizacija manijos lygyje. Iš tiesų geras tarnautojas niekada neatideda reikalų ir dokumentų „vėliau“, nes puikiai supranta, kad tai gali sukelti klaidų ar visišką chaosą, kurio jokiu būdu negalima leisti dirbant su dokumentais.

Sekretorės darbas kruopštus ir atsakingas, reikalaujantis rimto parengiamojo darbo ir nepaprastų individualių savybių: sumanumo, santūrumo, santūrumo ir atsidavimo. Su sekretorės-raštininkės pareigomis galintis susidoroti žmogus dažnai yra pavyzdingas šeimos žmogus, o viršininkas tokį vertingą padėjėją gerbia be jokio vulgarumo. Darbuotojo sekretoriui skirtas pareigybės aprašymas yra sudarytas ypač skrupulingai.

Kas yra darbo aprašymas?

Pareigybės aprašymas yra vienas iš pagrindinių darbuotojo dokumentų, kuriame labai detaliai aprašomos jo pareigos, atsakomybė, pavaldumo programa ir pakeičiamumas. Šios dokumentacijos dėka aiškiai apibrėžtos sekretoriaus – raštininko, inžinieriaus ir kitų organizacijos darbuotojų pareigų ribos, sudaromos palankios sąlygos darbo procesui. Kiekvienoje įmonėje turėtų būti parengtos skyriaus gamintojo instrukcijos.

Asmenys, rengiantys ir tvirtinantys dokumentus, pvz., pareigybių aprašymus, turi atidžiai patikrinti, ar laikomasi visų darbo teisės aktų punktų ir standartų. Esant tokiai situacijai, jei teisme vyksta teisminis procesas tarp viršininko ir darbuotojo, tada, jei dokumentai bus surašyti neteisingai, teismas priims darbuotojui palankų sprendimą.

Darbdavys arba jo pavaduotojas tvirtina pareigybės aprašymą. Filialų tinklo atveju dokumentą tvirtina filialo direktorius. Tačiau čia įvykdoma svarbi sąlyga: atitinkama sąlyga turi būti nurodyta direktoriaus įgaliojime. Idealiu atveju pareigybės aprašymą rengia skyriaus vadovas, nes būtent jis išmano savo darbuotojų veiklos subtilybes. Šis tipas puikiai tinka didelei organizacijai, kurioje yra sukurtas sekretoriato skyrius ir yra paskirtas šio skyriaus vadovas. Mažesnėms organizacijoms, kuriose dirba tik vienas sekretorius, pavaldus tiesiogiai organizacijos direktoriui, o instrukcijas rengia personalo skyriaus specialistai.

Dėl tokio tipo sekretorės-raštininkės dokumento susitaria ir vizuoja šios organizacinės sistemos: teisės skyrius, darbo skyrius, personalo skyriaus specialistai ir kt.

Numatytos nuostatos

Sukūrus ir patvirtinus, jis pradedamas eksploatuoti atitinkama tvarka. Reikalingi elementai apima:

• Dokumento įvedimo data.
• Darbuotojo, atsakingo už dokumentų pildymą, pareigos.
• Pasenusios instrukcijos atšaukimas.

Kiekvienu atveju į sekretorės-raštininkės pareigų sąrašą patenka įvairūs punktai, tačiau geriausia remtis jau parengta Darbo ministerijos standartizacija. Sąžiningai verta paminėti, kad visa ten pateikta informacija yra patariamoji.

Prieš pradedant rengti pareigybės aprašymą, aprašomos sekretorės-raštininkės pareigos. Čia turėtumėte aiškiai aprašyti visus darbuotojui keliamus reikalavimus. Privalomi reikalavimai apima:

• Bendrosios nuostatos. Čia surašytas visas pareigybės pavadinimas ir struktūrinis padalinys, nurodomi įsipareigojimai ir tikslai, pavaldumo programa, priėmimo ir atleidimo tvarka, norminė dokumentacija, darbo stažas, įgūdžiai ir žinios.
• Darbo pareigos. Išsamiai aprašomas darbuotojo atliekamų veiklų sąrašas. Kiekviena įmonė kelia skirtingus iššūkius. Be to, jie visi yra suskirstyti į kategorijas. Pavyzdžiui, dokumentacijos rengimo ir įforminimo reikalavimai; darbo proceso organizavimas su dokumentacija ir kt. Organizacijoje dažnai galite rasti tokius sekretoriaus-raštininko įsipareigojimus: bus įvestas įmonės dokumentų srautas; apdoroja gaunamą ir siunčiamą korespondenciją; telefono skambučiai nukreipiami; stebi, kad įmonėje laiku būtų vykdoma dokumentacija; tvarkomi archyvai ir kt.


• Teisės. Apibūdina darbuotojo galias, kurios naudojamos maksimaliai efektyviai vykdant darbo pareigas.
• Atsakomybė. Šis punktas nustato darbuotojo individualios atsakomybės priemonę nevykdant ar netinkamai vykdant savo pareigas. Taip pat pateikiami kriterijai, pagal kuriuos vertinama jos veiklos kokybė ir efektyvumas.
• Santykiai. Visi informacijos šaltiniai, teikiami darbuotojui vykdant pareigas, yra numatyti. Jei darbuotojo įsipareigojimai apima veiklą su trečiųjų šalių įmonėmis, tai turi būti nurodyta tame pačiame punkte.
• Taikymas. Šis punktas nėra privalomas, tačiau jei jis yra, darbuotojui bus lengviau kuo efektyviau vykdyti savo įsipareigojimus darbo procese. Čia galima įrašyti įvairią žinyno medžiagą, įskaitant dokumentus, protokolą, rašytinius pavyzdžius, antspaudų atspaudus ir kt.

Gerai ir kompetentingai parengtas pareigybės aprašymas yra ilgalaikis dokumentas. Prireikus jis gali keistis, iš esmės pakoreguojant sekretoriaus-raštininko pareigas, pavyzdžiui, kartu keičiant darbo teisės aktų, valstybinės standartizacijos ir kitus norminius dokumentus.

Pažymėtina, kad visos sekretorių pareigos įvairiais etapais yra panašios viena į kitą, tačiau sunku sudaryti konkretų, detalų prievolių rinkinį, todėl jos veiklą reglamentuoja norminis dokumentas, kurio būtina griežtai laikytis ne tik darbuotojas, bet ir pats darbdavys.

Sekretoriaus pareigybės aprašyme išdėstyti reikalavimai darbuotojo kvalifikacijai, nustatyta jo pavaldumo, skyrimo ir atleidimo tvarka. Dokumente aprašomos darbuotojo funkcinės pareigos, teisės, jo pareigos. Sekretoriaus įgaliojimus lemia organizacijos specifika.

Tipinio vadovo sekretorės pareigybės aprašymo pavyzdys

aš. Bendrosios nuostatos

1. Sekretorė priklauso „techninių atlikėjų“ kategorijai.

2. Sekretorius tiesiogiai pavaldus generaliniam direktoriui/struktūrinio padalinio vadovui.

3. Sekretorius skiriamas arba atleidžiamas generalinio direktoriaus įsakymu.

4. Sekretoriaus pareigoms skiriamas asmuo, turintis ne žemesnį kaip vidurinį išsilavinimą ir ne mažesnį kaip vienerių metų analogiškų pareigų stažą.

5. Sekretoriaus nesant, funkcinės pareigos, teisės ir pareigos perduodamos kitam pareigūnui, kaip nurodyta organizacijos įsakyme.

6. Sekretorius turi žinoti:

• organizacinė struktūra;
• dalykinio bendravimo ir etiketo normas;
• biuro darbo organizavimas;
• Rusijos Federacijos civilinių ir darbo įstatymų pagrindai;
• organizacinės ir kompiuterinės įrangos eksploatavimo taisyklės;
• taikomosios programos (Word, Excel ir kt.);
• mašinraštis;
• darbo apsaugos, saugos, priešgaisrinės saugos taisyklės.

7. Sekretorius savo veikloje vadovaujasi:

• organizacijos įstatai;
• Rusijos Federacijos įstatymai;
• vidaus darbo nuostatai, kiti organizacijos reglamentuojantys aktai;
• vadovybės įsakymai ir nurodymai;
• šį darbo aprašymą.

II. Sekretoriaus pareigos

Sekretorius atlieka šias funkcines pareigas:

1. Priima lankytojus.

2. Priima ir pateikia vadovui pasirašyti dokumentus bei asmeninius pareiškimus.

3. Priima vadovui siunčiamą korespondenciją svarstyti. Pagal priimtą sprendimą jis siunčiamas struktūriniams padaliniams ar konkretiems asmenims panaudoti jų darbe.

4. Veda bendravimą ryšių priemonėmis, registruojasi, perduoda vadovui oficialią informaciją.

5. Vykdo veiklą, susijusią su vadovo darbo technine ir organizacine pagalba.

6. Vadovo vardu surašo prašymus, raštus, kitus dokumentus.

7. Dalyvauja rengiant susirinkimus ir vadovo organizuojamus susirinkimus. Renka reikiamą informaciją, registruojasi, informuoja dalyvius apie susirinkimo vietą, laiką, darbotvarkę. Vadovauja susirinkimams ir juos protokoluoja.

8. Organizuoja vadovo komandiruotes: perka bilietus, nuomoja transportą, patalpas.

9. Stebi, kaip darbuotojai įgyvendina vadovybės nurodymus ir įsakymus.

10. Formuoja bylas, užtikrina dokumentų saugumą, laiku perduoda juos į archyvą.

11. Vykdo individualius vadovo tarnybinius pavedimus.

III. Teisės

Sekretorius turi teisę:

1. Priimkite savarankiškus sprendimus pagal savo kompetenciją.

2. Nepradėkite naudotis savo galiomis, jei kyla pavojus gyvybei ar sveikatai.

3. Reikalauti vadovybei sudaryti normalias sąlygas tarnybinėms pareigoms atlikti, materialinių vertybių ir dokumentų saugumui.

4. Gauti visą oficialią informaciją, kad galėtų vykdyti savo įgaliojimus.

5. Siųsti vadovybei racionalizavimo pasiūlymus, siekiant pagerinti organizacijos veiklą ir savo darbą.

6. Informuoti vadovą apie nustatytus organizacijos veiklos trūkumus, teikti pasiūlymus dėl jų pašalinimo.

7. Gauti iš struktūrinių padalinių darbuotojų reikiamą medžiagą ir paaiškinimus dėl terminų ir užduočių atlikimo kokybės pažeidimo priežasčių bei vadovybės nurodymus.

IV. Atsakomybė

Sekretorius yra atsakingas už:

1. Neteisėto atstovavimo organizacijos interesams ir susirinkimų vykdymas.

2. Priimtų sprendimų, savo veiksmų rezultatai.

3. Netinkamas tarnybinių pareigų atlikimas.

4. Organizacijos valdymo dokumentų reikalavimų pažeidimas.

5. Neteisėtas asmeninės informacijos tvarkymas, konfidencialios informacijos, komercinių paslapčių perdavimas.

6. Žalos padarymas organizacijai, jos darbuotojams, rangovams ar valstybei.

7. Darbo drausmės reikalavimų, vidaus darbo taisyklių, saugos normų, priešgaisrinės apsaugos pažeidimas.

8. Etiketo ir dalykinio bendravimo standartų pažeidimas.

Teismo posėdžio sekretorius

Teismo sekretorius yra valstybės tarnautojas ir dirba tik teismuose. Jis užtikrina dokumentinį teisėjo darbą, teismus, dalyvauja posėdžiuose. Šis pareigūnas atlieka šias funkcines pareigas:

1. Renka ir rengia bylos medžiagą svarstyti teismo posėdyje.

2. Protokoluoja teismo posėdį.

3. Rengia ir siunčia šaukimus į posėdį, iškviečia dalyvius.

4. Rengia teismo bylas pagal teisės aktų reikalavimus.

Raštininkas sekretorius

Klerkas sekretorius – pareigūnas, tvarkantis organizacijos dokumentų srautą. Jo užduotys apima:

1. Telefoninių pokalbių vedimas ir darbas su klientais.

2. Dokumentuose užfiksuotų įsipareigojimų savalaikio vykdymo stebėjimas.

3. Korespondencijos registravimas ir apdorojimas.

4. Dokumentų ir korespondencijos vertimas iš užsienio kalbos.

5. Dokumentų archyvo tvarkymas.

Kanceliarinis sekretorius įmonėje yra gana paklausi vieta, kurios laisvą darbo vietą dažnai skelbia darbdaviai. Šis darbuotojas atlieka gana svarbias funkcijas tvarkant dideles apimties įvairios dokumentacijos. Kiekviena įmonė turi dokumentų srautą, kuriam reikalinga dokumentų registravimo ir saugojimo tvarka.

Konkreti kiekvienos įmonės veiklos kryptis priklauso nuo jos veiklos rūšių ir tvarkomų vidaus bei išorės dokumentų skaičiaus. Įmonės veiklos rūšys yra nustatytos jos įstatuose. Valdžios struktūrose - teisinėje ir savivaldybių srityse, net švietimo (darželiai, mokyklos) ir medicinos (poliklinikos, ligoninės) srityje yra didžiulis dokumentų srautas. Tai taip pat taikoma mokslinei ir personalo veiklai.

Organizacijai svarbus jos veiklos aspektas yra dalykinės korespondencijos vedimas, derybų vedimas, sutarčių pasirašymas. Nuo šių veiksnių priklauso vidinė dokumentų srauto apimtis. Todėl sekretorės-raštininkės darbo paklausa ir svarbos laipsnis yra gana didelis.

Ko reikalauja kanceliarinio sekretoriaus profesija?

Iš pirmo žvilgsnio ši profesija gana nuobodi ir rutiniška. Tačiau į tiesiogines biuro sekretorės pareigas įeina ne tik darbas su dokumentais, bet ir bendravimas su partneriais, klientais, darbuotojais. Be to, didelėse įmonėse dokumentų srauto apimtys yra gana didelės ir tik profesionalas gali sutvarkyti efektyviai ir greitai. Todėl beveik bet kurioje įmonėje dirba visą darbo dieną dirbantis sekretorius-raštininkas. Pagrindinės jos užduotys:

• struktūrizuoti, apdoroti ir vesti dokumentų srauto apskaitą;
  skambinti ir priimti skambučius, derėtis su klientais;
  tvarkyti gaunamą ir siunčiamą korespondenciją;
• kitų darbuotojų parengta kontrolės dokumentacija;
• siųsti dokumentus saugojimui archyve.

Pretendentas į biuro sekretoriaus pareigas turi atitikti šiuos kvalifikacinius reikalavimus:

• turėti atitinkamą išsilavinimą – pradinį profesinį arba vidurinį išsilavinimą, specialų teorinį pasirengimą, išmanyti kanceliarinio darbo normas ir taisykles;
• turėti profesinių dokumentų valdymo įgūdžių;
• mokėti valdyti biuro įrangą, laisvai naudotis kompiuteriu, išmanyti biuro programas;
• Mandagiai ir kompetentingai bendrauti su klientais, partneriais ir darbuotojais.

Tokie reikalavimai taikomi tarnautojui. Atsakomybes dėl gyvenimo aprašymo dažniausiai darbdavys nurodo skelbime apie laisvą darbo vietą.

Pretendentas į biuro sekretoriaus pareigas, be žinių ir įgūdžių, turi turėti šiam darbui tinkamų asmeninių savybių. Idealus variantas būtų asmuo, kurio charakteris ir savybės atitinka šiuos reikalavimus:

• analitinis protas, kuris leis maksimaliai greitai išanalizuoti didelę dokumentacijos apimtį ir priimti teisingus sprendimus;
• gebėjimas ilgą laiką susikoncentruoti ties viena problema;
• gebėjimas vienu metu atlikti kelias užduotis, pavyzdžiui, skambinti klientams ir tvarkyti dokumentus;
• gera atmintis, skirta įsiminti didelį informacijos kiekį;
• aukštas atsakomybės jausmas;
• gera valia;
• bendravimo įgūdžiai;
• kompetentinga aiški kalba;
• ramus charakteris ir atsparumas stresui, jei darbas reikalauja greito tempo ir didelių apimčių;
• ramus savo krypties kritikos priėmimas.