Baigiamasis darbas: Verslo procesų modeliavimas programinės įrangos kūrimo įmonės pavyzdžiu. Verslo procesai organizacijoje: pavyzdžiai ir aprašymas Verslo procesų aprašymo pavyzdys

Šiame straipsnyje noriu pakalbėti apie pagrindinius verslo modeliavimo principus, apie metodus, kurie naudojami šioje srityje ir kuriais remiantis kuriamos modeliavimo kalbos ir užrašai.

Jau rašiau apie modeliavimą naudojant IDEF0 (Įvadas į IDEF0 žymėjimą ir naudojimo pavyzdys), apie sandėlio darbo organizavimą ir darbą su klientais nuo vedimo iki sandorio (CRM diegimas. Nuo potencialaus kliento registravimo iki sandorio uždarymo). Atvejis ir paaiškinimai), apie Bizagi sistemą ( Bizagi. Pavyzdys). Ir visur aš naudoju verslo procesų žymėjimą aiškindamas pavyzdžius ir praktinius sprendimus.

Viena vertus, diagramų naudojimas aiškumo dėlei aprašant verslo modelius niekam nekelia klausimų. Tai tikrai labai patogu. Kita vertus, daugelis verslininkų ir net mano kolegų glumina, kodėl verslo procesams kurti reikalingi specialūs žymėjimai ir taisyklės, nes intuityvią diagramą galima nubraižyti bet kuriame grafiniame redaktoriuje (visio) ar naudojant kitus patogius įrankius.

Noriu pakalbėti apie tai, kodėl standartizavimas yra toks svarbus, taip pat kokiais atvejais naudojamas tas ar kitas požiūris.

Pagrindiniai požiūriai

• Funkcinis;
• Procesas;
• Mentalinis (naudojant mentalinius žemėlapius).

Funkcinis modeliavimas verslą vertina kaip funkciją (lot. functio – pavedimas, vykdymas) arba, kitaip tariant, „juodąja dėže“. Funkciniame modelyje funkcija neturi laiko sekos, tik įėjimo ir išėjimo tašką. Funkcinis modeliavimas padeda pažvelgti į verslo modelį iš veiklos perspektyvos, t.y. Modeliuodami remiamės tuo, ką turime įėjime ir ką norime gauti išėjime.

Pavyzdžiui, įmonė savo verslui kuria kažkokią CRM sistemą. Taikant funkcinį požiūrį į modeliavimą, pati pasirinkta darbo aplinka nurodo nuo ko pradėti. Įėjimo taškas yra „įeinančio kliento susidomėjimas ar potencialus klientas“, išėjimo taškas – norimas rezultatas: „nupirkti ir gauti lojalus klientas“, „sugauti nuolatinį klientą“, „gauti maksimalią informaciją apie potencialų klientą“ ir kt.

Taigi funkciniame modelyje iš pradžių žinomas įėjimo taškas ir norimas rezultatas, o veiksmų seka yra kūrimo objektas. Tuo pačiu metu funkcinių modelių naudojimas kaip „juodosios dėžės“ leidžia detalizuoti kiekvieną etapą pagal poreikį. O visi modeliavimo darbai nukreipti į optimaliausio sprendimo, kaip tikslo pasiekimo, paiešką.

Taip pat galite naudoti funkcinius modelius, kad parodytumėte savo idėjas ir sprendimus. Tai taip pat labai patogu, nes demonstravimo metu galima pereiti nuo bendro prie detalių, pagal poreikį atskiriant ir išskaidant funkcijas. Bet išskaidysite būtent tas funkcijas, o padalinę vieną funkciją į kelias, proceso aprašymo negausite.

Kai kurie žmonės painioja proceso aprašymą ir funkcinį modelį. Pavyzdžiui, Business Studio sistemoje funkcija vadinama procesu, nors tai nėra visiškai tiesa. Vis dėlto funkcijų aprašymas ir proceso požiūris yra šiek tiek skirtingi dalykai. Ir aš asmeniškai tikiu, kad funkcinis modeliavimas yra optimaliai įgyvendintas IDEFO žymėjime. Aš pati jį naudoju tokiam darbui, taip pat rekomenduoju visiems.

Daugiau apie darbo su IDEFO taisykles galite sužinoti perskaitę mano straipsnį: IDEF0 žymėjimo pradžia ir naudojimo pavyzdys.

Procesų modeliavimas (verslo procesų modeliavimas)

Verslo modelio požiūriu procesas – tai įvykių ir veiksmų seka, kuri turi pradžią ir pabaigą.

Tai yra pagrindinis skirtumas tarp proceso modeliavimo ir funkcinio modeliavimo. Funkcinis modeliavimas nagrinėja verslo modelį įvesties ir išvesties požiūriu (turimi ištekliai ir norimas rezultatas). O procesas yra pagrįstas veiksmų seka tam tikrose ribose, BPMN atveju tai bus įvykio pradžia ir pabaiga.

Visus procesus iki detalumo užduoties lygmenyje galima suskirstyti (detalizuoti) į subprocesus, t.y. veiksmai, kurių detalizuoti neįmanoma. Procesas – tai tam tikra veiksmų seka, kurią reikia atlikti norint gauti tam tikrą rezultatą. Pažymėtina, kad verslo modelyje kaip procese rezultatas gali būti neaiškus, skirtingai nei funkcinio modelio atveju.

Esminis skirtumas tarp procesų modeliavimo ir funkcinio modeliavimo yra tas, kad su proceso modeliavimu pagrindinis dėmesys kreipiamas ne į tai, ką norime gauti, o į tai, ką reikia padaryti norint gauti rezultatą, t.y. ne tos ar kitos veiklos rezultatai, o pati veiksmų seka.

Pavyzdžiui, BPWIN arba verslo studijoje detalizuojant kiekvieną funkciją, nuo funkcinio požiūrio pereinama prie proceso požiūrio. Tie. apskritai modelį svarstome galimybių ir norimo rezultato požiūriu, o kai pereiname prie kiekvienos funkcijos sprendimų, čia jau praktikuojamas aiškus proceso požiūris, t.y. žingsnis po žingsnio veiksmų algoritmas rezultatams pasiekti.

Įsivaizduokite, kad funkciniame modelyje yra „juodoji dėžutė“ - funkcija „Priimti užsakymą“. O skaidydami mes tai laikome jau ne funkcija, o procesu, o veiksmų seka priimant užsakymą jau yra proceso požiūris.

Yra dar vienas labai svarbus skirtumas. Funkcinis modelis negali būti naudojamas diegiant bet kokią sistemą, tik projektuojant. O proceso metodas leidžia kurti vykdomuosius modelius, t.y. veiksmų sekos aprašymai, kuriuos vėliau galime paversti tam tikra aplinka, kad sukurtume įmonės bendradarbiavimo sistemą, pagrįstą proceso požiūriu.

Kurdamas mentalinius modelius specialistas prie modeliavimo kreipiasi ne kaip į procesą ar funkcijų rinkinį, o kaip į tam tikrą tarpusavyje susijusių sąvokų visumą. Aiškumo dėlei pateiksiu pavyzdį - sąvokos „Pirkimo procedūra“ meninį žemėlapį (žr. pav.).

Ši požiūrio versija pirmiausia naudojama sau. Diagramos braižymas laisva forma padeda susisteminti žinias, taip sakant, „surūšiuoti“ laisva forma gautą informaciją. Taip pat tokie mentaliniai žemėlapiai padeda rasti sprendimą, kuris vėliau, esant reikalui, bus įgyvendinamas laikantis griežtų proceso ar funkcinio požiūrio taisyklių.

Taip pat galite naudoti mentalinius žemėlapius, norėdami parodyti klientams esamą situaciją ir problemos sprendimo galimybes. Minčių žemėlapiai gali padėti įsivaizduoti, kokius metodus galima naudoti, ir įsivaizduoti skirtingas idėjas.

Tokių mentalinių žemėlapių naudojimo pranašumai yra akivaizdūs:

• Jums nereikia mokėti jokių specialių kalbų;
• Kuriant schemą nėra griežtų rėmų ir apribojimų;
• Psichinis žemėlapis daugeliu atvejų yra intuityvus;
• Sukurti tokias diagramas paprasta.

Dėl to norint suprasti modelį ir jame esančias idėjas, būtinas jo kūrėjo (analitiko) buvimas ir pastabos.

Žinoma, yra labai paprastų žemėlapių, kuriuos galima perskaityti intuityviai be papildomų komentarų. Bet nesant standartų, visada yra galimybė, kad ir šiuo atveju autorius turėjo galvoje ką nors kita arba kažkur nepakankamai detalizavo savo schemą. Tie. yra įvairių rodmenų galimybė. Ir verslas nėra filosofija. Nepaisant viso verslo procesų apibūdinimo spekuliatyvumo ir požiūrių įvairovės, čia labai svarbūs vienareikšmiški sprendimai.

Verslo modeliavimo metodika ir kalbos

Metodika – tai principų ir standartų sistema, skirta verslo modeliams apibūdinti ir tolesnei jų analizei. Nors verslo modeliavimo kalba yra ne kas kita, kaip verslo modelių kūrimo įrankis.

Tai rodo palyginimą su programavimu apskritai ir konkrečios programavimo kalbos naudojimu. Programavimas apima algoritmo konstravimą, tinkamos programavimo kalbos parinkimą ir programos algoritmo įgyvendinimą tam tikroje kalboje. Ir, pavyzdžiui, programavimas C++ kalba jau akivaizdžiai apsiriboja tam tikra sistema, nes naudojant tam tikros kalbos priemones galima išspręsti tik aiškiai ribotą problemų spektrą, ir tuo pačiu, net jei problema gali būti Išspręsta naudojant C++ įrankius, visai nebūtina, kokia būtent ši kalba bus optimali konkrečiu atveju. Apskritai, manau, kad dauguma žmonių supranta skirtumą tarp sąvokų „programavimas“ ir „programavimas konkrečioje kalboje“ net ir be tokių paaiškinimų.

Skirtumas tarp verslo modelio kūrimo kalbų ir sistemų projektavimo kalbų

Pagrindinis skirtumas tarp šių kalbų ir verslo procesų kūrimo kalbų yra jų paskirtis. Jei IT sistemų projektavimo kalbos verslo procesus vertina jų automatizavimo ir diegimo IT sistemose galimybės požiūriu, tai verslo modeliavimo kalbos veiksmų seką vertina verslo požiūriu, įskaitant abiejų darbą. IT sistemos ir darbuotojai, prekių judėjimas ir kt.

Atitinkamai, sistemos projektavimo kalbos neturi elementų, kurie padėtų visapusiškai apibūdinti padalinių, darbuotojų veiksmus, jų tarpusavio sąveiką, darbą su tiekėjais, bendravimą su klientais ir pan. Šios kalbų grupės įrankiai padės automatizuoti verslo procesus, kuriuos galima automatizuoti. O visa kita liks už kadro, pavyzdžiui, kaip kai kurios „funkcijos“ be dekodavimo.

Tuo pačiu metu verslo procesų kūrimo kalbos aprėpia kuo daugiau paties verslo darbo, tačiau jose ne visada įmanoma pakankamai detaliai aprašyti tam tikrus automatizavimo ir sistemų algoritmizavimo niuansus.

Verslo modelio kūrimo privalumai

Tiesą sakant, standartai ir taisyklės yra didžiulis pliusas:

1. Modeliavimo kalbos padeda kuo efektyviau perduoti informaciją. Standartizacija palengvina supratimą.
2. Modelio kūrimo greitis žymiai padidėja. Kalbose yra visi reikalingi įrankiai ir grafiniai blokai paruošta forma. Jums nereikia „braižyti“ ar sugalvoti savo terminų. Įrankiai jau paruošti, o darbas pagal juos yra žymiai pagreitintas. Žinoma, reikia išmokti kalbą. Tačiau išmokti jį vieną kartą yra daug greičiau, nei kiekvieną kartą sugalvoti ir paaiškinti savo užrašų rinkinį.
3. Sumažėja galimų klaidų skaičius. Patys sistemos elementai jau „pasiūlys“ galimų ir būtinų veiksmų sąrašą. O kurdami vykdomuosius arba nevykdomuosius modelius, tačiau griežtai laikantis taisyklių, visada galite patikrinti verslo modelio veikimą vykdomojoje aplinkoje ir atlikti derinimą, kaip ir programuojant.

Verslo modelių taikymas praktikoje

Be to, vaizdinės verslo modelių diagramos man padeda bendrauti su klientais. Mano projektai dažnai būna sudėtingi, juos suprasti neužtenka paprasto teksto ar žodinio žodžio, o naudojant vizualinius verslo modelius klientas sutrumpina mano pasiūlymų skaitymo ir supratimo laiką, praktiškai pašalina tarpusavio supratimo problemas šiuo klausimu. Ir jei prieš kelerius metus dar susidūriau su klientų pasimetimu, tai dabar galimybė apibūdinti „žodžiais“ be vaizdinių ir patogių schemų praktikuojama itin retai.

O automatizuojant bet kurį darbo etapą ar kuriant automatizuotą verslo valdymo sistemą, pagrįstą projektiniu požiūriu, kokybiškas verslo modelis, atliktas viena ar kita modeliavimo kalba, taps paruoštu vadovu technikos specialistams. .

Patogumas, universalumas, suvokimo lengvumas – tai priežastys, kodėl verslo sferoje žmonės vis dažniau pereina nuo žodinių aprašymų prie verslo modeliavimo. O paruoštų kalbų naudojimas leidžia greitai dirbti su modeliais, išvengti klaidų ir be problemų atlikti bet kokius pakeitimus.

Taip pat šiuo metu ruošiu publikacijai knygą ir internetinį kursą, kuriame detaliai aprašysiu savo paties procesinio požiūrio į verslą viziją bei savo praktinę patirtį funkcinio ir procesų modeliavimo srityje. Kiekvienas gali užsiprenumeruoti pranešimus apie naujos knygos išleidimą ir kitas naujienas

UDC 65:519.86 E.M. Michailova SGGA, Novosibirskas

ĮMONĖS VERSLO PROCESŲ MODELIAVIMAS

Ye.M. Michailova

Sibiro valstybinė geodezijos akademija (SSGA) 10 Plakhotnogo Ul., Novosibirskas, 630108, Rusijos Federacija

ĮMONĖS VERSLO PROCESŲ MODELIAVIMAS

Straipsniuose nagrinėjami verslo procesų modeliavimo šiuolaikinėse įmonėse teoriniai ir metodiniai pagrindai. Įrodyta, kad šis modeliavimo būdas yra reikšmingas didinant įmonių veiklos efektyvumą. Akcentuojami verslo procesų modeliavimo privalumai, per jį sprendžiamos problemos ir verslo procesų aprašymo etapai. Ypatingas dėmesys skiriamas modeliuojant taikomų metodų ypatumams.

Šiame straipsnyje aptariami verslo procesų modeliavimo šiuolaikinėse įmonėse teoriniai ir metodologiniai pagrindai. Nubrėžiama verslo procesų modeliavimo svarba didinant organizacijų efektyvumą, išryškinami pagrindiniai jo privalumai, sprendžiami uždaviniai, verslo procesų aprašymo etapai. Ypatingas dėmesys skiriamas verslo procesų modeliavimui naudojamų metodikų charakteristikoms.

Šiuolaikinės įmonės yra priverstos nuolat tobulinti savo veiklą. Tam reikia kurti naujas technologijas ir verslo vykdymo metodus, gerinti galutinių veiklos rezultatų kokybę ir, žinoma, diegti naujus, efektyvesnius įmonių veiklos valdymo ir organizavimo metodus. Šiuo atžvilgiu verslo procesų modeliavimas yra efektyvi priemonė ieškant galimybių pagerinti įmonės ekonominę veiklą.

Verslo procesų modeliavimas – tai metodas, leidžiantis įvertinti esamą įmonės veiklą, atsižvelgiant į jos funkcionavimo, valdymo, efektyvumo, galutinių rezultatų ir klientų pasitenkinimo reikalavimus.

Verslo procesų modeliavimas leidžia ne tik nustatyti, kaip veikia įmonė kaip visuma, kaip ji sąveikauja su išorinėmis organizacijomis, klientais ir tiekėjais, bet ir kaip organizuojama veikla kiekvienoje darbo vietoje. Verslo procesų modeliavimas yra efektyvi priemonė ieškant būdų optimizuoti įmonės veiklą, prognozuoti ir sumažinti įvairiuose įmonės reorganizavimo etapuose kylančią riziką. Šis metodas leidžia pateikti sąnaudų sąmatą kiekvienam atskiram procesui ir visiems organizacijos verslo procesams bendrai.

Verslo procesas – tai logiška, nuosekli, tarpusavyje susijusi veiklų visuma, sunaudojanti gamintojo išteklius, kurianti vertę ir duodanti rezultatus vartotojui. Tarp pagrindinių priežasčių, skatinančių organizaciją optimizuoti veiklos procesus, yra poreikis mažinti sąnaudas ar gamybos ciklo trukmę, vartotojų ir valstybės keliami reikalavimai, kokybės vadybos programų įdiegimas, įmonių susijungimai, organizacijos viduje vykstantys prieštaravimai ir kt.

Modeliuojant įmonės verslo procesus atsiveria ir kitos ne mažiau svarbios galimybės. Kaip jau minėta, modelis leidžia iš anksto įvertinti įvairiais požiūriais. Įmonei pagrindiniai reikalavimai yra jos funkcionavimui, valdymui, efektyvumui, galutiniam veiklos rezultatui ir klientų pasitenkinimo laipsniui. Ši įmonės verslo procesų analizė vadinama verslo procesų auditu. Pramonės įmonėje tai gali būti atliekama tam tikrais intervalais per visą gamybos ciklą. Bendras verslo procesų audito tikslas – gauti operatyvinę informaciją apie dabartinę visų įmonės verslo procesų veiklą. Sukūrus ir aprašius įmonės modelį, atliekamas verslo procesų auditas.

Verslo modelis – formalizuotas (grafinis, lentelinis, tekstinis, simbolinis) verslo procesų aprašymas.

Verslo procesų modeliavimo tikslai paprastai formuluojami taip:

1) Suteikti supratimą apie organizacijos struktūrą ir joje vykstančių procesų dinamiką;

2) Suteikti supratimą apie dabartines organizacijos problemas ir jų sprendimo galimybes;

3) Užtikrinti, kad klientai, vartotojai ir kūrėjai vienodai suprastų organizacijos tikslus ir uždavinius;

4) sudaryti pagrindą formuoti reikalavimus programinei įrangai, automatizuojančiai organizacijos verslo procesus (programinės įrangos reikalavimai formuojami verslo modelio pagrindu).

Modeliuojant verslo procesus, svarbu suprasti verslo proceso esmę ir tipą, kuriam jis priklauso. Kalbant apie produkto ar paslaugos pridėtinę vertę, galima išskirti šias procesų klases:

1. Pagrindiniai verslo procesai (pavyzdžiui, rinkodara, gamyba, produktų tiekimas ir aptarnavimas).

2. Verslo procesų palaikymas neprideda produkto vertės, o padidina jo savikainą (pavyzdžiui, finansinė parama veiklai, personalo pagalba, teisinė pagalba, administravimas, apsauga, komponentų tiekimas, remontas ir priežiūra ir kt.).

3. Verslo valdymo procesai.

Pagrindinė verslo modelių taikymo sritis yra verslo procesų pertvarkymas. Verslo procesų pertvarkymas – tai esminis verslo procesų permąstymas ir radikalus pertvarkymas siekiant maksimalaus gamybos, ūkinės ir finansinės-ūkinės veiklos efektyvumo, įforminamas atitinkamais organizaciniais, administraciniais ir norminiais dokumentais.

Verslo inžinerija susideda iš verslo procesų modeliavimo (modelio „kaip yra“ kūrimas, jo analizė, modelio „kaip turėtų“ kūrimas) ir perėjimo į būseną „kaip turėtų“ plano parengimo ir įgyvendinimo. Reinžinerijos tikslas gali būti informacinės sistemos įdiegimas, sąnaudų mažinimas, klientų aptarnavimo kokybės gerinimas, darbo ir darbo instrukcijų kūrimas ir pan., o detalus procesų aprašymas pats savaime nėra vertingas.

Svarbiausios bet kurio verslo procesų modeliavimo metodo sąvokos yra objekto ir ryšio sąvokos. Kiekvienas modelio objektas atspindi kokį nors realų vadinamosios srities (organizacijos) objektą, žmones, dokumentus, mašinas ir įrangą, programinę įrangą ir kt. Paprastai vieno metodo rėmuose modeliuojami objektai, atspindintys įvairius realaus pasaulio subjektus. taip pat skirtingi. Santykiai skirti apibūdinti objektų tarpusavio santykius. Tokie ryšiai gali būti: vykdymo seka laikui bėgant, komunikacija per informacijos srautą, naudojimasis kitu objektu ir pan.

Kiekvienas objektas ir ryšiai pasižymi daugybe parametrų, arba, kaip sakoma, atributų, atspindinčių tam tikras tikrojo objekto savybes. Atributų sudėtis priklauso nuo realaus organizacinio objekto tipo, rodomo naudojant modelį. Atributais gali būti tokios charakteristikos kaip objekto numeris, pavadinimas, aprašymas, vykdymo trukmė (funkcijoms), kaina ir kt.. Praktikoje kuriant organizacijos modelius modelio objektų atributų aprašymas atliekamas naudojant specialias verslo procesų modeliavimo priemones. Tai leidžia paprastą verslo proceso „aprašymą“ paversti sudėtingesniu „modeliu“, kurio pagrindu atliekami tam tikri skaičiavimai, proceso analizė ir įvertinimas.

Išskiriami šie verslo procesų aprašymo etapai:

1. Aprašymo tikslo nustatymas.

2. Aplinkos aprašymas, verslo proceso įėjimų ir išėjimų nustatymas, IDEFO diagramų konstravimas.

3. Funkcinės struktūros aprašymas (proceso veiksmai), IDEF3 diagramų konstravimas.

4. Proceso srautų (medžiaginių, informacinių, finansinių) aprašymas, DFD diagramų konstravimas.

5. Proceso organizacinės struktūros konstravimas (padaliniai, dalyviai, atsakingi asmenys).

Šiuo metu verslo procesams aprašyti, modeliuoti ir analizuoti naudojamos kelių tipų metodikos. Dažniausiai pasitaikantys tipai apima šias metodikas:

1. Verslo procesų modeliavimo metodikos (Business Process Modeling)

Plačiausiai naudojama verslo procesų apibūdinimo metodika yra JAV standartas IDEF0. Nuo tada, kai buvo sukurtas, standartas nebuvo reikšmingų pakeitimų. Šiuo metu IDEF0 metodikos kūrimas siejamas su ją palaikančių įrankių – programinių produktų, skirtų verslo procesams modeliuoti (pvz., BPWin 4.0, ProCap, IDEF0/EM Tool ir kt.) – tobulinimu. IDEF0 metodika suteikia analitikui plačias galimybes apibūdinti organizacijos verslą aukščiausiu lygiu, akcentuojant procesų valdymą. Žymėjimas leidžia proceso modelyje atspindėti įvairaus tipo grįžtamąjį ryšį – informaciją, valdymą, materialinių išteklių judėjimą. IDEF0 žymėjimo modeliai yra skirti aukšto lygio įmonės verslo aprašymui. Pagrindinis jų privalumas – gebėjimas apibūdinti organizacinių procesų valdymą.

2. Darbo srautų aprašymo metodikos (Darbo eigos modeliavimas)

Antra pagal svarbą procesų aprašymo metodika yra IDEF3.

skirtas darbo procesams arba, kitaip tariant, darbo srautams apibūdinti. IDEF3 standartas yra artimas algoritminiams procesų diagramų kūrimo metodams ir standartiniams struktūrinių schemų kūrimo įrankiams. IDEF3 metodikos pagrindas – procesų modelių konstravimas pagal darbo (funkcijų, operacijų), atliekamų nuosekliai laikui bėgant, principu.

3. Duomenų srautų aprašymo metodikos (duomenų srauto modeliavimas)

Kita praktikoje aktyviai naudojamų metodikų grupė – DFD (Data Flow Diagramming) žymėjimai, skirti duomenų srautams apibūdinti. Jie leidžia atspindėti proceso metu atliekamų darbų seką, informacijos srautą, cirkuliuojantį tarp šių darbų. Be to, DFD žymėjimas suteikia galimybę aprašyti dokumentų srautą (darbo eigą) ir materialinius išteklius (pavyzdžiui, medžiagų judėjimą iš vienos darbo vietos į kitą). DFD metodika gali būti efektyviai naudojama procesams aprašyti diegiant organizacijos valdymo proceso metodą, nes leidžia iki minimumo sumažinti verslo procesų aprašymo subjektyvumą. Naudojant procesų diagramą DFD, nustatomi pagrindiniai duomenų srautai, kurie yra svarbūs vėliau kuriant duomenų struktūros modelius ir kuriant reikalavimus organizacijos informacinei sistemai.

Taip pat yra ir kitų metodikų, kuriuos siūlo įvairios programinės įrangos įmonės.

Apibendrinant trumpą esamų metodikų aprašymą, pažymėtina, kad įmonės verslo procesus galima pavaizduoti naudojant standartines struktūrines schemas, kurios iš esmės yra pagrįstos GOEBZ žymėjimo ideologija, tačiau tuo pat metu turi keletą papildomi specialūs grafiniai objektai. Naudojant šiuos objektus, proceso schemos tampa vizualesnės ir suprantamesnės atlikėjams.

Taigi kartais sunku nustatyti vidinių prieštaravimų šaltinį, tam tikrą funkcijų nenuoseklumą ar optimalią darbų seką įmonės verslo procesuose. Šiuo aspektu sukonstruotas modelis leis ne tik identifikuoti problemą, bet aiškiai parodyti kylančių problemų priežastis.

Taip pat pabrėžtina, kad įmonės verslo proceso modelis – tai sistema su struktūra ir joje išryškintais elementais, paimta atskirai nuo išorinės aplinkos arba aukštesnio lygio sistemos. Tokia gauta informacija leidžia atlikti fundamentalią analizę, tai yra nustatyti prieštaravimus su aukštesnio lygio sistema (įmonei tai gali būti šalies ūkio šaka, teritorinis rajonas ir pan.). Tokia analizė leidžia numatyti įmonės veiklos perspektyvas, įskaitant krizės tikimybę.

© E.M. Michailova, 2009 m

Anotacija

informacinio modeliavimo verslas

Šiame darbe nagrinėjami PromTransInform LLC – toliau PTI – verslo procesai.

Buvo peržiūrėta ir ištirta:

· bendros įmonės charakteristikos;

Buvo svarstomos organizacijos veiklos rūšys, kokius produktus ji pristato ir kokias paslaugas teikia, su kokiomis organizacijomis (ypač didžiausiomis) buvo sudarytos sutartys ir kaip tai veikia organizacijos veiklą.

· aprašomos verslo procesų aprašymo metodikos;

PTI daugiausiai naudojama ARIS metodika, kuri leidžia nagrinėti organizaciją iš visų požiūrių ir leidžia nagrinėti organizaciją naudojant modelių hierarchiją – nuo ​​apibendrinimo iki procedūrų lygio ir funkcijų resursų aplinkos.

· sukonstruotos verslo modelių schemos (ARIS žymėjimuose naudojant CASE įrankį Microsoft Visio) „TOK, KOKIA YRA“ (kaip yra);

· rasta „butelio kaklelis“ ir, kaip pavyzdį naudojant eEPC modelį, buvo pavaizduotas modelis „KAIP BŪTI“ (kaip ir turi būti);

Šio kursinio darbo „butelio kaklelis“ yra prastas darbo proceso organizavimas, atsirandantis, kai pareigos paskirstomos ne racionaliai, o tai lėtina užsakymų vykdymą.

· surašyta verslo proceso modeliavimo ir dokumentavimo sutartis;

· atlikta proceso analizė.

Įvadas

Darbo tikslas – sumodeliuoti PromTransInform LLC veiklos procesus, nustatyti konkrečių padalinių veiklos trūkumus ir pasiūlyti būdą juos pašalinti.

Klausimas apie įmonės veiklos tobulinimą, surandant ir pašalinant vadinamąsias „kliūtis“ darbuotojų darbe naudojant verslo procesų modeliavimą, yra aktualus bet kurioje besivystančioje įmonėje.

Šio kursinio darbo studijų objektas – PTI LLC ir jos padaliniai, kurių pagrindinė paslauga – pramoninio geležinkelių transporto įmonių automatizavimas.

Tyrimo objektas – padalinių ir šių padalinių darbuotojų, atsiskaitančių generaliniam direktoriui, sąveika.

Darbo tikslai: darbo įgūdžių mokymas su ARIS verslo procesų modeliavimo metodika, informacijos rinkimas ir įmonės verslo procesų studijavimas, procedūrų modeliavimas, verslo modelių diagramų konstravimas, modeliavimo sutarties sudarymas ir verslo proceso dokumentavimas, procesų analizės atlikimas.

Darbo metodai. Darbas atliekamas siekiant tobulinti verslo modelių diagramų konstravimo ARIS žymėjimuose įgūdžius naudojant CASE įrankį Microsoft Visio, naudojant PTI OJSC verslo procesų pavyzdį.

Šiame darbe kaip pradiniai duomenys naudojama ši informacija:

· įmonės organizacinė struktūra;

· įmonės charakteristikos;

· projektavimo organizavimas konsultacinėse įmonėse;

· informacija apie naudojamas PTI programų sistemas.

Dėl atliktų darbų ir pašalinus kliūtis, tikimasi supaprastinti ir palengvinti darbuotojų darbą, todėl sumažės darbo intensyvumas ir klaidų ataskaitose.

1. Integruotų informacinių sistemų ARIS architektūra kaip verslo procesų modeliavimo metodika

ARIS (Integruotų informacinių sistemų architektūra) metodologijos kūrėjas yra IDS Scheer AG, kurį 1984 metais Sarbriukene (Saarland, Vokietija) įkūrė profesorius August-Wilhelm Scheer. ARIS metodika – tai modernus požiūris į struktūrizuotą organizacijos veiklos aprašymą ir jo pateikimą tarpusavyje susijusių ir vienas kitą papildančių grafinių modelių, kuriuos būtų lengva suprasti ir analizuoti, forma.

ARIS naudojami modeliai pateikti 1.1 pav.

1.1 pav. ARIS modelių klasifikacija

Modeliai, sukurti naudojant ARIS metodiką, įvairiais aproksimacijos laipsniais atspindi esamą situaciją. Aprašymo detalumo lygis priklauso nuo projekto, kurio metu atliekamas modeliavimas, tikslų. ARIS modeliai gali būti naudojami analizuojant ir plėtojant įvairius įmonės veiklos reorganizavimo sprendimus, įskaitant valdymo informacinės sistemos diegimą ir kokybės vadybos sistemų kūrimą.

ARIS metodika įgyvendina struktūrinės analizės principus ir leidžia identifikuoti ir modeliuose atspindėti pagrindinius organizacijos komponentus, vykstančius procesus, gaminamus ir vartojamus produktus, naudojamą informaciją, taip pat nustatyti tarpusavio ryšius. Sukurti modeliai atspindi dokumentais pagrįstą žinių apie valdymo sistemą, apimančią organizacinę struktūrą, vykstančius procesus, organizacijos ir rinkos subjektų sąveiką, dokumentų sudėtį ir struktūrą, proceso etapų seką, padalinių ir jų darbuotojų pareigybių aprašymus. . Skirtingai nuo kitų metodų, ARIS metodika apima visos informacijos saugojimą vienoje saugykloje, kuri užtikrina modeliavimo ir analizės proceso vientisumą ir nuoseklumą, taip pat leidžia patikrinti modelį.

ARIS metodika yra pagrįsta integracijos koncepcija, siūlanti holistinį procesų vaizdą ir atstovauja daug skirtingų metodikų, sujungtų viename sistemos požiūriu. Tarp jų yra tokių gerai žinomų kaip:

eEPC diagrama (išplėstinė įvykiais pagrįsta proceso grandinė – įvykių proceso grandinė)

· Chen diagrama (ERM – subjekto santykių modelis – subjekto santykių modelis)

· UML kalba (Unified Modeling Language – universali modeliavimo kalba)

· OMT technika (Object Modeling Technique – objektinio modeliavimo technika)

· BSC metodika (Balanced Scorecard) Šio metodo privalumas yra tas, kad tampa įmanoma apibūdinti procesus ir jų aplinką skirtingais, vienas kitą papildančiais požiūriais.

2. Esamų verslo procesų modeliavimo metodikų privalumai ir trūkumai

ARIS metodika.

Privalumai:

· galimybė apžvelgti objektą skirtingais požiūriais; skirtingi aprašymo lygiai, skirti paremti sistemos gyvavimo ciklo koncepciją; diferencijuotas vaizdas į analizuojamą objektą (organizaciją, valdymo sistemą ir pan.);

· gausybė modeliavimo metodų, atspindinčių įvairius tiriamos dalykinės srities aspektus, leidžia modeliuoti įvairiausias sistemas (organizacines, ekonomines, technologines ir kitas);

· viena saugykla; visi modeliai ir objektai yra kuriami ir saugomi vienoje projektų duomenų bazėje, kuri užtikrina integruoto ir holistinio dalykinės srities modelio sukūrimą;

· galimybė pakartotinai pritaikyti modeliavimo rezultatus; sukauptos įmonės žinios apie visus organizacijos veiklos aspektus toliau gali būti pagrindu kuriant įvairius projektus tiesiogiai ARIS aplinkoje ir naudojant sąsajas bei kitus įrankius.

Trūkumai:

· Kai kuriems procesams perteklinis formalizavimas yra ne tik neefektyvus, bet netgi žalingas dėl jų specifikos. Pavyzdys galėtų būti tie verslo veiklos komponentai, kurie yra tiesiogiai susiję su kūrybiškais šios veiklos metu iškylančių nenuspėjamų problemų sprendimais.

· Didelė produkto kaina.

SADT ( Struktūrinė analizė ir projektavimo technika) yra struktūrinės analizės ir projektavimo metodika, integruojanti modeliavimo procesą, projekto konfigūracijos valdymą, papildomų kalbos įrankių naudojimą ir projektų valdymą su savo grafine kalba. Modeliavimo procesą galima suskirstyti į kelis etapus: ekspertų apklausa, diagramų ir modelių kūrimas, dokumentacijos platinimas, modelių tinkamumo įvertinimas ir priėmimas tolesniam naudojimui. Šis procesas nusistovėjęs, nes rengiant projektus konkrečias pareigas atlieka specialistai, o bibliotekininkas užtikrina savalaikį apsikeitimą informacija.

SADT atsirado septintojo dešimtmečio pabaigoje kaip struktūrinio programavimo sukeltos revoliucijos dalis. Nors daugumai žmonių buvo sunku kurti programinę įrangą, nedaugelis bandė išspręsti sudėtingesnę problemą – sukurti didelio masto sistemas, apimančias ir žmones, ir mašinas, ir programinę įrangą, panašias į telefono ryšio, pramonės, vyriausybės ir ginklų kontrolės sistemas. Tuo metu specialistai, tradiciškai dalyvaujantys kuriant didelio masto sistemas, pradėjo pripažinti didesnės tvarkos poreikį. Taigi kūrėjai nusprendė formalizuoti sistemos kūrimo procesą, suskirstydami jį į šiuos etapus:

Analizė – nustatymas, ką sistema darys

· Projektavimas – posistemių ir jų sąveikos apibrėžimas

· Diegimas – posistemių kūrimas atskirai

Integracija – posistemių sujungimas į vientisą visumą

· Testavimas – sistemos veikimo tikrinimas

· Montavimas – sistemos paleidimas

· Veikimas – sistemos naudojimas

SADT metodas labiausiai tinka aukščiausio lygio modeliams aprašyti. Pagrindiniai jo pranašumai yra šie:

· verslo proceso aprašymo išsamumas (kontrolės, informacijos ir medžiagų srautai, grįžtamasis ryšys).

· Skilimo sudėtingumas

· Duomenų ir informacijos srautų agregavimo ir detalizavimo galimybė (lankų atskyrimas ir sujungimas)

· Griežtų reikalavimų, užtikrinančių standartinio tipo modelio gavimą, prieinamumas.

Lengva dokumentuoti procesą

· Proceso aprašymo metodo atitikimas ISO standartui

Tuo pačiu metu SADT turi keletą trūkumų:

· Suvokimo sunkumas – diagramoje daug lankų.

· Didelis skilimo lygių skaičius

· Sunkumai susiejant kelis procesus, atstovaujamus skirtinguose tos pačios organizacijos modeliuose.

IDEF0

Funkcinio modeliavimo metodika. Naudojant vaizdinę grafinę kalbą IDEF0, tiriama sistema kūrėjams ir analitikams pasirodo kaip tarpusavyje susijusių funkcijų rinkinys (funkciniai blokai – IDEF0 terminais). Paprastai modeliavimas naudojant IDEF0 yra pirmasis bet kurios sistemos tyrimo etapas.

Pagrindiniai IDEF0 pranašumai yra šie:

· verslo proceso aprašymo išsamumas (vadyba, informacijos ir medžiagų srautai, grįžtamasis ryšys);

· skilimo sudėtingumas (rodyklių migracija ir tuneliavimas);

· gebėjimas agreguoti ir detalizuoti duomenų ir informacijos srautus (rodyklių atskyrimas ir sujungimas);

· griežtų metodikos reikalavimų, užtikrinančių standartinio tipo procesų modelių gamybą, buvimas;

· dokumentavimo procesų paprastumas;

· procesų aprašymo IDEF0 metodo atitiktis ISO 9000:2000 standartams.

Taigi bendras IDEF0 tikslas yra pertvarkyti funkcijų struktūrą, kuri pagerins sistemos veikimą ir efektyvumą.

IDEF3 (Integrated Definition Process Description Capture Method) metodika sukurta siekiant patogiau aprašyti darbo procesus (Work Flow), kuriems svarbu atspindėti loginę procedūrų seką. Ši technika, skirtingai nei IDEF0, nėra standartizuota.

IDEF3 yra struktūrinis metodas, parodantis priežasties ir pasekmės ryšius ir įvykius. Taip pat parodoma, kaip organizuojamas darbas ir kokie vartotojai dirba su modeliuojama sistema. IDEF3 aprašo kiekvieno proceso scenarijų ir operacijų seką. Scenarijus yra objekto savybių pokyčių sekos aprašymas nagrinėjamo proceso metu (pavyzdžiui, detalės apdorojimo dirbtuvėse etapų sekos aprašymas ir jos savybių pasikeitimas po jo atlikimo). per kiekvieną etapą). Kiekvieno scenarijaus vykdymą lydi atitinkamas dokumentų srautas, kurį sudaro du srautai: proceso struktūrą ir seką apibrėžiantys dokumentai (technologinės instrukcijos, standartų aprašymai) ir jo įgyvendinimo eigą atspindintys dokumentai (tyrimų rezultatai, defektų ataskaitos). ).

IDEF3 dokumentacijos ir modeliavimo įrankiai leidžia atlikti šias užduotis:

· dokumentuoti turimus duomenis apie proceso technologiją;

· nustatyti ir analizuoti susijusių dokumentų srautų įtakos technologinio proceso scenarijui taškus;

· nustatyti situacijas, kuriose reikalingas sprendimas, turintis įtakos proceso gyvavimo ciklui (pavyzdžiui, keičiant galutinio produkto technologines savybes);

· palengvinti optimalių sprendimų priėmimą pertvarkant technologinius procesus;

· sukurti technologinių procesų modeliavimo modelius, paremtus principu „kas bus, jei...“.

IDEF3 turi tiesioginį ryšį su IDEF0 metodika – kiekviena funkcija gali būti pavaizduota kaip atskiras procesas naudojant IDEF3. Tačiau funkcinis modeliavimas IDEF3 skiriasi nuo modeliavimo IDEF0 ir DFD tuo, kad atspindi sistemos funkcijas jų įgyvendinimo laiko sekoje.

DFD (Data Flow Diagrams) metodika – duomenų srautų diagramos yra informacijos apdorojimo procesų vaizdavimo būdas. Technikos autoriai Gane'as ir Sarsonas sukūrė ją nepriklausomai nuo IDEF0. Ši technika, skirtingai nei IDEF0, nėra standartizuota.

Skirtingai nuo IDEF0 rodyklių, vaizduojančių griežtus ryšius, DFD (duomenų srauto) rodyklės rodo, kaip objektai (įskaitant duomenis) iš tikrųjų pereina iš vienos funkcijos į kitą. Šis duomenų srauto vaizdavimas užtikrina, kad DFD modelis atspindėtų fizines sistemos charakteristikas, tokias kaip objekto judėjimas, objekto saugojimas ir objekto sklidimas.

DFD diagramos yra patogus būdas apibūdinti perduodamą informaciją tiek tarp modeliuojamos sistemos dalių, tiek tarp sistemos ir išorinio pasaulio. Ši kokybė lemia DFD taikymo sritį – jie naudojami kuriant organizacijos informacijos mainų modelius, pavyzdžiui, dokumentų srauto modelį. DFD taip pat plačiai naudojamas kuriant įmonių informacines sistemas.

Unified Modeling Language (UML), vieninga modeliavimo kalba, yra nepatentuota modeliavimo ir specifikacijų kalba, skirta naudoti programinės įrangos kūrimo srityje. Tačiau jo taikymo sritis neapsiriboja informacinių sistemų modeliavimo sritimi. Jis taip pat gali būti naudojamas modeliuojant inžinerines sistemas, verslo procesus ir organizacines struktūras. UML yra kalba, kurią naudoja sistemų inžinieriai norėdami nurodyti, vizualizuoti, konstruoti ir dokumentuoti sudėtingas informacijos turinčias objektų sistemas.

UML privalumai

· UML yra objektinis, dėl to analizės ir projektavimo rezultatų aprašymo metodai semantiškai artimi programavimo metodams šiuolaikinėse objektinėse kalbose;

· UML leidžia apibūdinti sistemą iš beveik visų galimų požiūrių ir įvairių sistemos elgesio aspektų;

· UML diagramas gana lengva skaityti, kai gana greitai susipažįstate su jos sintaksė;

· UML plečiasi ir leidžia įvesti savo tekstinius ir grafinius stereotipus, o tai skatina jo naudojimą ne tik programinės įrangos inžinerijos srityje;

· UML paplito ir dinamiškai vystosi.

Trūkumai:

· Kalbos perteklius. UML dažnai kritikuojamas kaip be reikalo didelis ir sudėtingas. Jame yra daug perteklinių arba beveik nenaudojamų diagramų ir konstrukcijų.

· Netiksli semantika. Kadangi UML apibrėžiamas jos pačios (abstrakčios sintaksės), OCL (formaliojo patvirtinimo apribojimo kalba) ir anglų kalbos (išsamios semantikos) derinys, jis neturi apribojimų, būdingų kalboms, tiksliai apibrėžtoms formalaus aprašymo metodais. Kai kuriais atvejais UML, OCL ir anglų kalbos abstrakčios sintaksės prieštarauja viena kitai, kitais atvejais jos yra neišsamios. Netikslūs pačios UML aprašymai vienodai veikia vartotojus ir įrankių pardavėjus, todėl dėl unikalių specifikacijų interpretacijų atsiranda įrankių nesuderinamumas.

· Mokymosi ir įgyvendinimo problemos. Dėl aukščiau išvardytų problemų mokytis ir įdiegti UML tampa sudėtinga, ypač kai vadovybė verčia verslo analitikus naudoti UML be išankstinių žinių.

· Stengiasi būti viskuo visiems. UML yra bendrosios paskirties modeliavimo kalba, kuri bando pasiekti suderinamumą su visomis įmanomomis kūrimo kalbomis. Konkretaus projekto kontekste, kad projektavimo komanda pasiektų konkretų tikslą, turi būti parinktos taikomos UML galimybės. Be to, būdai apriboti UML apimtį tam tikroje srityje yra formalizmas, kuris nėra iki galo suformuluotas ir kuris pats yra kritikuojamas.

3. Verslo proceso parinkimas modeliavimui ir prasmingas jo aprašymas

3.1. Bendrosios įmonės charakteristikos

PromTransInform LLC užsiima pramoninių geležinkelių transporto įmonių automatizavimu diegiant Integruotos informacijos valdymo sistemos „Transporto ir logistikos komplekso“ programinės ir techninės įrangos komplekso informacinius komponentus, valdo specializuotų informacijos valdymo sistemų diegimo projektus pagrindinėje linijoje. geležinkelių transportas, taip pat projektų, skirtų Kazachstano Respublikos teritorijoje įrenginių, geležinkelių automatikos ir telemechanikos įrenginių ir informacinių sistemų diegimui, valdymas, teikia konsultavimo paslaugas šioje srityje.

Pagrindinė PromTransInform LLC veikla yra:

Geležinkelio įmonių automatizavimas, dirbantis su tokiais IT produktais kaip TAS „Transporto darbas“, TAS „Eksploatacinės išlaidos“, TAS „Transporto turtas“, TAS „Klientų sąveika“, TAS „Logistikos efektyvumas“.

IAS TR techninės ir programinės įrangos kompleksas yra programinės ir techninės platformos „PTI Framework .Net.2.1.“ dalis, ant kurios pastatyta Integruota valdymo informacinė sistema „Geležinkelių kompleksas“ (IIMS „ZhKD“).

Šis kompleksas yra specializuotas PromTransInform LLC sprendimas, pagrįstas Microsoft .NET linijos IT produktais.

TAS TR naudoja daug integruotos verslo logikos, užtikrinančios automatizuotą Užsakovo geležinkelio komplekso valdymą.

Informacinę ir analitinę sistemą „Transport Work“ (toliau – IAS TR) sukūrė „PromTransInform LLC“ (Novosibirskas) specialistai.

Pagrindinis TAS TR diegimo tikslas – visapusiškas valdymo verslo procesų, gamybos planavimo ir apimčių bei sąnaudų apskaitos automatizavimas:

Transporto logistika (transportavimas); Paskelbta http://www.site/

Transporto (logistikos) darbas;

Transportas apiePaskelbta http://www.site/

klientų aptarnavimas (transporto paslaugų teikimas);

Transporto išlaidos (darbo kaina Paskelbta http://www.site/

ir paslaugų tarifai);

Geležinkelio įmonės transporto turto eksploatavimas privažiavimo kelyje ir pagrindiniame eisme.

Atsižvelgiama į pramonės skirtumus geležinkelio įmonių gamybinėje ir ekonominėje veikloje (palyginti su pramonės įmonių veikla)

PromTransInform LLC taip pat užsiima transporto ir ekonomikos konsultacijomis (geležinkelių transporto transporto-loginiai kompleksai, geležinkelių transporto transporto konsultacijos, geležinkelio transporto ekonominės konsultacijos, geležinkelių transporto IT konsultacijos, geležinkelių tarifų metodinės gairės) ir projektų valdymu geležinkelio įmonėse ( informacinių sistemų diegimas geležinkelių transporte, geležinkelių transporto logistikos verslo procesų optimizavimas, geležinkelių transporto komplekso veiklos sąnaudų optimizavimas, projektų valdymo sistemų diegimas).

Pagrindiniai PromTransInform LLC partneriai ir klientai yra Kazachstano Respublikos ir Rusijos geležinkelių pramonės pramoninio geležinkelių komplekso įmonės.

Pagrindinis PromTransInform LLC metodinis partneris yra Sibiro valstybinis transporto universitetas (Novosibirskas). Įmonės specialistai turi 6 metų patirtį geležinkelių pramonėje.

3.2 Apklausos sritis

Kaip tiriamą objektą laikysime PromTransInform LLC, būtent darbo proceso organizavimo procesą. Išnagrinėjus šią įmonę ir pabendravus su darbuotojais, galima konstatuoti, kad yra silpnas darbo proceso organizavimas. Išsamesnis kliūties aprašymas ir jos pašalinimo būdai pateikti Proceso analizės skyriuje.

PromTransInform LLC organizacinė struktūra (3.1 pav.):

3.1 pav. PTI organizacinė struktūra

3.3 Apklausos atlikimo tvarka

· Apklausos vieta – PromTransInform LLC pastatas, Krasny prospekt g., 220/5, 326 kabinetas (Sibiro mugė);

· Apžiūros būdas – pokalbis su PromTransInform LLC darbuotojais žodžiu, gaunant reikiamą dokumentaciją elektronine forma.

4. Modeliavimas „KAIP YRA“ (kaip yra), požiūrio aprašymas. Diagramų, naudojamų verslo procesui aprašyti naudojant ARIS, tipų parinkimas ir pagrindimas

Kiekviena įmonė turi struktūras, taisykles ir dokumentus, kurie sudaro pagrindą sklandžiam įmonės procedūrų veikimui ir turi būti integruoti į naują kokybės vadybos sistemą. „Kaip yra“ analizė apima įgyvendinamo standarto tyrimą, atsižvelgiant į įmonės specifikacijas. Tokios analizės tikslas – išsiaiškinti standarto reikalavimus ir kiek jie įtakoja konkrečius įmonės veiklos aspektus. Tuo pačiu etapu įmonės viduje atliekama su kokybe susijusių dokumentų ir informacinių sistemų inventorizacija.

Norėdami modeliuoti PromTransInform LLC procesus, naudosime šias diagramas:

· Organizacinė schema – skyriaus organizacinės struktūros aprašymas.

· Žinių žemėlapis – PTI darbuotojų žinių tipų atvaizdavimas ir jų saugojimo formų struktūrizavimas, siekiant nustatyti jų turimas galimybes.

· Įgaliojimų žemėlapis – darbuotojų įgaliojimų aprašymas.

· Informacinė nešiklio diagrama – dokumentų aprašymas skyriuje vykstančių procesų apibūdinimo patogumui.

· Funkcijų medis – padalinio atliekamų funkcijų suskirstymas į lygius, kad būtų vizualiau pavaizduota skyriaus veikla.

· Funkcijų paskirstymo diagrama – objektų, supančių funkciją, aprašymas, skirtas vizualiai pavaizduoti sudėtingą funkciją.

· Komunikacijos diagrama – organizacinių vienetų sąveikų vaizdavimas viso gamybos proceso vykdymui aprašyti.

· Rizikos diagrama – apibūdinti veiklos procese kylančias rizikas.

· Produktų/Paslaugų medis – padalinio veiklos metu gautų produktų struktūrizavimui.

· Techninių išteklių modelis – aprašyti skyriuje naudojamus techninius išteklius.

· Pridėtinės vertės grandinės diagrama – skyriaus procesų, turinčių įtakos funkcionavimo kokybei, aprašymas. Apibūdinti PTI veiklos rūšis, kurios sukuria papildomą produktų kokybę.

· Įvykiais pagrįsto proceso grandinės diagrama – veiksmų aprašymas verslo procese. Skyriaus vykdomų procesų vizualiniam atvaizdavimui.

5. Modeliavimo sutartys

Modeliavimo projekto tikslas sutampa su kursinio projekto tikslu ir pateikiamas įvade. Apatiniame darbe nagrinėjami modeliai „KAIP YRA“ (kaip yra) ir „TAIP BŪTI“ (kaip turi būti). Modeliavimo metodas yra iš viršaus į apačią.

Nagrinėjamas modeliavimas šiais abstrakcijos lygiais: standartiniai verslo procesai ir egzempliorių verslo procesai.

Modeliai svarstomi atsižvelgiant į pradinius duomenis: reikalavimų aprašas, įgaliojimų aprašymas, pareigybių aprašymai, įmonės paslaugos, darbuotojų funkcijos.

ARIS metodikoje yra daugybė modelių tipų, kurių kiekvienas priskiriamas tam tikram vaizdavimo tipui ir aprašymo lygiui. Darbe naudojama ši hierarchija, naudojama verslo procesui modeliuoti:

- aukščiausio lygio procesai, kuri apima diagramas. Organizacinė schema – PTI organizacinė struktūra, Techninių išteklių modelis – Techniniai ištekliai, Produktų/paslaugų medis – PTI produktai ir paslaugos

- subprocesų, kuriuose yra informacinio nešiklio diagrama – PTI dokumentai

- proceso scenarijus, kuriuose yra autorizavimo žemėlapio diagrama – Verslo analitiko galios

- procedūros (operacijos), kuri apima diagramas Įvykiais pagrįstų procesų grandinė, Žinių žemėlapis - Verslo analitiko žinių žemėlapis, Funkcijų paskirstymo diagrama - Funkcijų aplinka - Kliento TAS "Transporto darbas" modernizavimo procesas, Pridėtinės vertės grandinės schema - Dalyvavimo proceso procedūros konkurse.

Ankstesniame skyriuje buvo išvardyti kursiniame darbe pateikiamų diagramų tipai. Šių diagramų elementai detaliai aprašyti modeliavimo sutartyje.

5.1 Projekto terminų žodynas

Modeliavimo sutartyje apibrėžiamas šių projekte vartojamų terminų aiškinimas (5.1 lentelė):

5.1 lentelė. Žodynėlis

5.2 Įvykiu valdomos proceso grandinės (eEPC) diagrama. Naudojami objektai ir jų simboliai pateikti 5.2.1 lentelėje.

5.2.1 lentelė – naudojami objektai

Įvykiais pagrįstoje proceso grandinės diagramoje naudojami jungčių tipai pateikti 5.2.2 lentelėje.

5.2.2 lentelė - jungčių tipai

5.3 Organizacinė schema

5.3.1 lentelė – Naudoti objektai

Organizacijos struktūros diagramoje naudojami ryšių tipai pateikti 5.3.2 lentelėje.

5.3.2 lentelė - jungčių tipai

5.4 Žinių struktūros diagrama

Žinių struktūros diagramoje naudojami objektų tipai pateikti 5.4.1 lentelėje.

5.4.1 lentelė – objektų tipai

Žinių struktūros diagramoje naudojami ryšių tipai pateikti 5.4.2 lentelėje.

5.4.2 lentelė - jungčių tipai

5.5 Informacijos nešiklio schema

Diagramoje naudojami objektų tipai pateikti 5.5.1 lentelėje

5.5.1 lentelė. Objektų tipai

Diagramoje naudojami jungčių tipai pateikti 5.5.2 lentelėje.

5.5.2 lentelė - jungčių tipai

5.6 Autorizacijos žemėlapis

Naudojamų objektų tipai pateikti 5.6.1 lentelėje.

5.6.1 lentelė – objektų tipai

Jungčių tipai pateikti 5.6.2 lentelėje.

5.6.2 lentelė - ryšių tipai tarp objektų

5.7 Funkcijų medis

Naudojamų objektų tipai pateikti 5.7.1 lentelėje.

5.7.1 lentelė – objektų tipai

Jungčių tipai pateikti 5.7.2 lentelėje.

5.7.2 lentelė - jungčių tipai

5.8 Funkcijų paskirstymo schema

Naudojamų objektų tipai pateikti 5.8.1 lentelėje.

5.8.1 lentelė – objektų tipai

Jungčių tipai pateikti 5.8.2 lentelėje.

5.8.2 lentelė - jungčių tipai

5.9 Ryšio schema

Objektų tipai pateikti 5.9.1 lentelėje.

5.9.1 lentelė – Objektų tipai

Jungčių tipai pateikti 5.9.2 lentelėje.

5.9.2 lentelė - jungčių tipai

5.10 Techninių išteklių modelis

Objektų tipai pateikti 5.10.1 lentelėje.

5.10.1 lentelė – objektų tipai

Jungčių tipai pateikti 5.10.2 lentelėje

5.10.2 lentelė - jungčių tipai

5.11 Produkto/paslaugos medis

Naudojamų objektų tipai pateikti 5.11.1 lentelėje.

5.11.1 lentelė – objektų tipai

Jungčių tipai pateikti 5.11.2 lentelėje.

5.11.2 lentelė - jungčių tipai

Naudojamų objektų tipai pateikti 5.12.1 lentelėje

5.12. Rizikos diagrama

Jungčių tipai pateikti 5.12.2 lentelėje.

5.12.2 lentelė - jungčių tipai

5.13 Pridėtinės vertės grandinės diagrama

Objektų tipai pateikti 5.13.1 lentelėje

Jungčių tipai pateikti 5.13.2 lentelėje

5.13.2 lentelė - jungčių tipai

6. Verslo modelio diagramos

6.1 Įvykiais pagrįsta proceso grandinė

6.1.1 pav. Įvykiais pagrįsta grandinė, skirta programai iš kliento apdoroti (ARIS išplėstinės įvykiais pagrįstos proceso grandinės diagramos žymėjime)

6.2 PromTransInform organizacinė schema pateikta 6.2 pav

6.2 pav. PTI organizacinė struktūra (ARIS organizacinės diagramos žymėjime)

6.3 Žinių žemėlapis ir verslo analitiko žinių struktūros diagrama pateikti 6.3.1, 6.3.2, 6.3.3 paveiksluose.

6.3.1 pav. Verslo analitiko žinių žemėlapis (ARIS žinių žemėlapio diagramos žymėjime)

6.3.1 lentelė – Išsamiau

6.3.3 pav. Verslo analitiko įgūdžiai (ARIS žinių struktūros diagramos žymėjime)

6.3.4 pav. Verslo analitiko žinios (ARIS žinių struktūros diagramos žymėjime)

6.4 PTI informacinių laikmenų schema pateikta 6.4 pav

6.4 pav. Informacinio nešiklio diagrama (ARIS informacinio nešiklio diagramos žymėjime)

6.5 Verslo analitiko kredencialų žemėlapis parodytas 6.5 pav

6.5 pav. Verslo analitiko institucija (ARIS leidimų žemėlapio diagramos žymėjime)

6.6 Užsakymo vykdymo proceso funkcijų medis parodytas 6.6 pav

6.6 pav. – užsakymo įvykdymo proceso funkcijų medis

6.7 Funkcijų aplinkos diagrama parodyta 6.7 pav

6.7 pav. - Funkcinė aplinka - TAS „Transporto darbai“ modernizavimas klientui (ARIS Funkcijų paskirstymo diagramos žymėjime)

6.8 Ryšio schema parodyta 6.8 pav

6.8 pav. Ryšio diagrama. Rezultatų perdavimas tarp skyrių (ARIS komunikacijos diagramos žymėjime)

6.9 Techninio resurso modelis pateiktas 6.9 pav

6.9 pav. PTI techniniai ištekliai (ARIS Techninių išteklių modelio diagramos žymėjime)

6.10 Produkto/paslaugos medis parodytas 6.10 pav

6.9 pav. PTI produktai ir paslaugos (ARIS produktų/paslaugų medžio diagramoje)

6.11 Rizikos diagrama parodyta 6.11 pav

6.9 pav. PTI rizikos diagrama (ARIS rizikos diagramos žymėjime)

6.12 Dalyvavimo konkurse proceso papildomos kokybės grandinės schema pateikta 6.12 pav.

6.12 pav. Papildyta kokybės grandinės procedūra dalyvaujant konkurse (ARIS pridėtinės vertės grandinės diagramos žymėjime)

7. Verslo proceso dokumentavimas

Valdydama verslo procesus, įmonės vadovybė susiduria su tuo, kad jų valdymo sudėtingumo lygis smarkiai išauga dėl ženkliai išaugusio valdomų objektų skaičiaus ir organizacinių struktūrų sąveikos bei verslo diversifikacijos ir plėtros. geografija ir (arba) produktų asortimentas.

Šiame kontekste įmonės veiklos dokumentavimas atlieka daug svarbių funkcijų, tokių kaip žinių bazės apie įvairias įmonės dalykines sritis (procesus, organizacinę struktūrą, produktus, įgaliojimus ir kt.) palaikymas, verslo procesų skaidrumo didinimas (analizė). struktūrinių padalinių sąveikos efektyvumą, dalyvaujant galutiniame procese), rengiant organizacijos procesus informacinių sistemų diegimui. Veiklos dokumentavimas leidžia suprasti, kokie procesai vyksta organizacijoje, kas už juos atsakingas, ar šiems atsakingiems asmenims yra suteikti pakankami įgaliojimai ir ar šiems procesams yra pakankamai išteklių (techninės informacijos dokumentavimas 7.1.1 lentelėje). .

7.1.1 lentelė – PTI tyrimo rezultatai

Atnaujintas procesų ir jų savininkų sąrašas pateiktas 7.1.2 lentelėje.

7.1.2 lentelė – procesų ir jų savininkų sąrašas

Iš viso skyriuje yra 5 procesai. Iš jų 3 yra pagrindiniai ir 2 yra pagalbiniai.

Gamybos proceso dokumentacija pateikta 7.1.3 lentelėje. Taigi, atliekant reikiamus proceso ir jo modelio pakeitimus, išvesties dokumente nebus tų struktūrinių padalinių logikos ir galių pasiskirstymo klaidų, kurios yra rankiniu būdu.

Pavyzdžiui, kai ARIS atliekami proceso pakeitimai, naujos funkcijos turi atsispindėti atitinkamame BP, nurodant atsakingą skyrių ir atitinkamą vartotoją.

Tokių pakeitimų atlikimas rankiniu būdu yra kruopštus ir ilgas procesas, reikalaujantis atskirų patikrinimų, o tai reikalauja daug laiko ir išteklių. ARIS tokius pakeitimus galima atlikti per kelias minutes, o naujo dokumento generavimo procesas vyksta automatiškai.

7.1.3 lentelė – Gamybos procesas

Pakeitimų atlikimas tampa itin paprastas, o norminių dokumentų formavimas neatidedamas iki to momento, kai kiekvienas naujas dokumentas nebeatitinka tikrovės.

8. Verslo procesų analizė

Procesų analizė turėtų būti suprantama plačiąja prasme: apima ne tik darbą su grafinėmis diagramomis, bet ir visos turimos informacijos apie procesus analizę, jų rodiklių matavimus, lyginamąją analizę ir kt. Vykdoma tiek kokybinė, tiek kiekybinė verslo procesų analizė. . Pradėkime nuo kokybinės proceso analizės. Probleminių sričių nustatymas yra paprasčiausia kokybinės proceso analizės priemonė. Pagrindinis šio analizės metodo tikslas – nustatyti tolesnės nuodugnesnės analizės kryptis. 8.1 paveiksle parodytos keturios probleminės sritys.

Pirmasis iš jų susijęs su darbo planavimu, antrasis – su užsakymų vykdymu, trečiasis – su bendravimu su klientais, ketvirtasis – su bendravimu su personalu. Kiekvienai probleminei sričiai pateikiami trumpi problemos teiginiai.

Probleminių sričių nustatymas atliekamas apklausiant vadovus ir darbuotojus, dalyvaujančius nagrinėjamame procese. Taigi, naudojant 8.1 paveikslo pavyzdį, buvo atlikta PTI darbuotojų apklausa. Kiekvieną procesą atlieka tam tikri skyriai.

8.1 pav. PTI probleminės sritys

Gauta proceso diagrama gali būti diskusijų ir analizės objektas proceso pertvarkymo projekto metu. Taigi, pavyzdžiui, informacija apie sąveiką su klientais gali būti nagrinėjama išsamiau: kokia yra darbo tvarka, vaidmenų pasiskirstymo procesas, bendravimo su klientais tvarka ir kt.

Būtent šis procesas detaliai pateiktas diagramoje (6.1.1 pav.).

Kadangi šis procesas turi problemų, jį reikia pertvarkyti.

Iki modernizavimo procesas atrodė taip: sudarius sutartį su klientu, PTI generalinis direktorius projekto valdymą perdavė projekto vadovui (8.2 pav.).

Bet iškilus klausimams, projekto vadovas buvo priverstas kreiptis į generalinį direktorių, kad šis paskambintų klientui ir patikslintų visą reikiamą informaciją. Tai dažnai buvo labai nepatogu, nes generalinis direktorius nuolat vykdavo komandiruotėse ir ne visada būdavo įmanoma su juo susisiekti telefonu.

Todėl projekto vadovui nuolat tekdavo laukti, kol generalinis direktorius patikslins informaciją.

Todėl darbuotojai laukia tolesnių nurodymų ir darbas nustoja judėti.

8.2 pav. – Užsakymo vykdymo, kol kliūtis bus pašalinta, procedūra (ARIS išplėstinės įvykiais pagrįstos proceso grandinės diagramos žymėjime)

Dabar procesas atrodo taip: sudaręs sutartį su klientu, PTI generalinis direktorius projekto valdymą perduoda projekto vadovui (8.3 pav.).

Perduodamas ne tik valdymas, bet ir visi duomenys apie klientus (jų telefono numeriai ir kt.).

Dabar nebereikia laukti generalinio direktoriaus (jis gali ramiai dirbti, sudaryti naujas sutartis), o visus darbus atlieka pats projekto vadovas. A priede pateikiamas verslo analitiko pareigybės aprašymas.

8.3 pav. Užsakymo vykdymo procedūra pašalinus kliūtį (ARIS išplėstinės įvykiais pagrįstos proceso grandinės diagramos žymėjime)

KPI sistemos reikalavimai:

Kiekvienas rodiklis turi būti aiškiai apibrėžtas;

· rodikliai ir standartai turi būti pasiekiami: tikslas turi būti realus, bet kartu būti ir paskata;

· už rodiklį turi atsakyti tie žmonės, kurie yra vertinami;

· rodiklis turi būti prasmingas;

· rodikliai gali būti bendri visai įmonei, t.y., „pririšti“ prie įmonės tikslo, ir specifiniai kiekvienam padaliniui, t.y. „pririštas“ prie padalinio tikslų.

Išanalizuokime laiko vėlavimus (kiek laiko buvo atliktas užsakymas prieš ir po proceso modernizavimo) (8.1 lentelė). Skaičiavimai atliekami vienam užsakymui.

8.1 lentelė. Laiko delsos analizė

Bendras modernizavimo efektyvumas (KPI) – 63,13 proc. BP analizės duomenys, pagrįsti „Užsakymų vykdymo BP (eEPC)“ proceso modelio analizės ataskaitos rezultatais, pateikti 8.2 lentelėje.

8.2 lentelė – „Užsakymų vykdymo BP (eEPC)“ proceso modelio analizės rezultatų ataskaita

Panašūs dokumentai

Verslo procesų klasifikacija, įvairūs požiūriai į jų modeliavimą ir kokybės parametrai. Verslo procesų modeliavimo sistemų metodika ir funkcionalumas. Lyginamasis ARIS ir AllFusion Process Modeler 7 sistemų įvertinimas, jų privalumai.

baigiamasis darbas, pridėtas 2011-11-02


Vartojimo paskolų išdavimo proceso verslo modelio sukūrimas. Organizacinis kreditavimo proceso palaikymas. Verslo procesų modeliavimas ir dokumentavimas BPwin programoje. Modelio AS IS konstrukcija. Pasiūlymas automatizuoti verslo procesą.

kursinis darbas, pridėtas 2012-07-01


Organizacijos veiklos proceso pagrindimas, schema ir aprašymas. Atsitiktinių dydžių pasiskirstymo dėsnių identifikavimas. Modeliavimo algoritmo modeliavimo modelio programai įgyvendinti sukūrimas ir aprašymas. Kompiuterinio modeliavimo programos kūrimas.

kursinis darbas, pridėtas 2013-07-28


Bakalėjos prekybos centro „Big Lozhka“ verslo procesų informacinės sistemos (IS) modeliavimas ankstyvoje stadijoje (įmonės koncepcijos formavimo fazėje) naudojant UML standartus. IS modeliavimo, pradinių duomenų ir valdymo struktūros scenarijus.

kursinis darbas, pridėtas 2011-09-16


Išorinės ir vidinės aplinkos, ekonominių rodiklių, įmonės analizė. Vertinant jos konkurencingumą. Rinkos patrauklumo matricos sudarymas. Pajamų ir išlaidų prognozės planas. Verslo procesų modeliavimas poilsio namų funkcionavimui.

kursinis darbas, pridėtas 2015-03-18


Verslo procesų modeliavimo IDEF0 standarte ir jų efektyvumo skaičiavimo ypatumai. Rankų darbo muilo gamybos proceso pertvarkymas laikantis medžiagų sąnaudų biudžeto, taupant medžiagas ir atitinkant visus kokybės reikalavimus.

kursinis darbas, pridėtas 2014-07-17


„MegaFon“ įmonės „Incidentų valdymo“ verslo proceso simuliacinio modelio sukūrimas, siekiant numatyti visas IT paslaugų išlaidas incidentų aptarnavimui. Modeliavimo algoritmų kūrimas modelio kompiuterinėms programoms įgyvendinti.

kursinis darbas, pridėtas 2012-09-04


Vienodo išdėstymo metodo taikymas verslo procesams optimizuoti. Staffware Process Suit programinė įranga, jos darbo esmė ir privalumai. Prototipo programos kūrimas automatizuoti vienodo tarpų metodo taikymą.

baigiamasis darbas, pridėtas 2016-08-21


IT konsultavimo samprata ir esmė. Įmonių, besispecializuojančių informacinių konsultacijų srityje, veiklos sritys. Pagrindinės verslo modeliavimo sąvokos. Verslo procesų klasifikacija. Priežasties ir pasekmės problemos analizės ataskaitos ypatybės.

testas, pridėtas 2012-11-09


Bendrosios verslo proceso charakteristikos ir jo išorinių, funkcinių ir objektinių modelių konstravimas. Išteklių ir procesų vykdytojų aprašymas. Vertinimas pagal rodiklius, apibūdinančius klientų pasitenkinimo laipsnį. Optimizavimo tikslų apibrėžimas.

Vladimiras Repinas, Vitalijus Eliferovas Skyrius iš knygos „Proceso požiūris į valdymą. Verslo procesų modeliavimas“
Leidykla "Mann, Ivanov and Ferber"

Procesų analizė turėtų būti suprantama plačiąja prasme: apima ne tik darbą su grafinėmis diagramomis, bet ir visos turimos informacijos apie procesus analizę, jų rodiklių matavimus, lyginamąją analizę ir kt.

Proceso analizės tipų klasifikacija parodyta fig. 1.

Ryžiai. 1. Verslo procesų analizės tipų klasifikacija

Yra keli subjektyvaus procesų vertinimo metodai. Daugeliu atžvilgių tokie metodai buvo sukurti verslo procesų pertvarkymo metodologijos kūrėjų ir pasekėjų darbuose, pavyzdžiui, Hammer ir Champy, Robson ir Ullah ir kt. Be to, kokybinei analizei gali būti naudojami gerai žinomi analizės metodai. procesų: SSGG analizė, analizė naudojant Bostono matricą ir kt.

Grafinės procesų analizės metodai yra mažiau išvystyti. Jų klasifikacijos mums žinomoje literatūroje nerasta. Šiuo atžvilgiu mes siūlome ir svarstome savo pačių paprasčiausią grafinės procesų analizės metodų klasifikaciją.

Be šių metodų, siūlome dar vieną kiekybinio procesų vertinimo metodą, pagrįstą proceso atitikties standartiniams jo organizavimo reikalavimams analize. Siūloma tipinių procesų reikalavimų struktūra yra pagrįsta ISO 9000 standartų reikalavimais. Be to, procesas gali būti analizuojamas, ar laikomasi įstatymų ir taisyklių.

Pasaulinėje praktikoje detaliau išplėtoti kiekybinės procesų analizės metodai. Dauguma jų yra pagrįsti statistinės informacijos apie procesus rinkimu, apdorojimu ir analize. Faktiškai statistinės procesų analizės metodai buvo sukurti kaip įrankiai, naudojami diegiant kokybės vadybos sistemas.

Šiuo metu plačiai paplito tokie kiekybinės analizės metodai, kaip procesų modeliavimo modeliavimas ir ABC procesų analizė (veiklos kaštų analizė). Jie nebus įtraukti į knygos apimtį, nes jų naudojimas praktikoje yra susijęs su didelėmis sąnaudomis ir ilgais projektų vykdymo terminais organizacijose. Mūsų nuomone, šių metodų taikymas organizacijose, kuriose nėra aiškaus procesų reglamentavimo ir priemonių jų rodikliams matuoti, yra netinkamas. Kadangi dauguma Rusijos įmonių yra būtent tokios būklės, modeliavimo modeliavimo ir ABC analizės naudojimas joms yra per anksti.

Proceso SSGG analizė

Proceso SSGG analizė apima jo stipriųjų ir silpnųjų pusių, tobulinimo galimybių ir pablogėjimo grėsmių nustatymą. Lentelėje 3.15 paveiksle pateiktas proceso SSGG analizės pavyzdys.

Lentelė 1. Proceso SSGG analizės pavyzdys

Proceso SSGG analizė gali būti atliekama taip:

• atlikti organizacijos vadovų ir specialistų apklausą;
• apdoroti apklausos rezultatus, įvertinant panašių pagal prasmę atsakymų skaičių ir formuojant atsakymų reitingą;
• sukurti proceso SSGG analizės lentelę.

SSGG analizė yra kokybinio preliminaraus proceso įvertinimo įrankis. Jo pagrindu gauti duomenys gali būti panaudoti ateityje nustatant žemo proceso efektyvumo priežastis ir jį apibūdinančius rodiklius.

Proceso problemų analizė: probleminių sričių nustatymas

Probleminių sričių nustatymas yra paprasčiausia kokybinės proceso analizės priemonė. Pagrindinis šio analizės metodo tikslas – nustatyti tolesnės nuodugnesnės analizės kryptis. Probleminėms sritims identifikuoti reikėtų sukurti didelės apimties procesų diagramą, joje atvaizduojant pagrindines atliekamų funkcijų grupes ir jų vykdytojus. Po to diagramoje turite nurodyti problemines sritis ir trumpai jas apibūdinti. Fig. 2 parodytas tokios proceso diagramos pavyzdys.

Probleminių sričių nustatymas atliekamas apklausiant vadovus ir darbuotojus, dalyvaujančius nagrinėjamame procese. Taigi, naudojant pavyzdį pav. 2, buvo atlikta RSU - įmonės remonto ir statybos skyriaus darbuotojų apklausa. Gautas aukščiausio lygio įrangos remonto procesas susideda iš septynių funkcijų grupių. Kiekvieną iš jų vykdo tam tikri padaliniai.

Fig. 2 paveiksle parodytos keturios probleminės sritys. Pirmasis iš jų susijęs su įrangos pirkimu, antrasis – pasitelkus rangovus, trečiasis – su remonto vykdymu, ketvirtasis – su atsiskaitymų už atliktus darbus ir įrengimus įgyvendinimu. Kiekvienai probleminei sričiai pateikiami trumpi problemos teiginiai.

Ryžiai. 2. Apdorokite problemines sritis

Gauta proceso diagrama gali būti diskusijų ir analizės objektas proceso pertvarkymo projekto metu. Taigi, pavyzdžiui, galima išsamiau apsvarstyti informaciją apie problemų buvimą atliekant remonto darbus: kokia yra remonto atlikimo tvarka, kaip ir kas tiekia medžiagas ir atsargines dalis, kaip vedama apskaita, kas yra atsakingas už sąmatų kontrolę, kas operatyviai valdo procesą ir pan. Probleminių sričių išryškinimas yra priemonė nukreipti vadovų ir ekspertų dėmesį į tam tikras proceso dalis.

Procesų reitingavimas remiantis subjektyviu vertinimu

Procesų reitingavimas atliekamas parengiamajame projekto etape, kai reikia apibūdinti kiekvieną pagrindinį organizacijos procesą ir nuspręsti, kurį iš jų pirmiausia reikėtų tobulinti. Daugiau apie šią techniką galite perskaityti.

Yra keli reitingavimo procesai. Pažiūrėsime į paprasčiausią metodą. Pirmajame etape būtina sudaryti pagrindinių organizacijos procesų sąrašą. Tada sudaroma tokia lentelė (2 lentelė):

Lentelė 2. Organizacinių procesų reitingavimas

Lentelės analizė 2 rodo, kad 2 procesas yra labai svarbus organizacijos veiklai ir kartu mažiausiai efektyvus. Taigi, visų pirma, reikia nukreipti pastangas analizuoti ir pertvarkyti procesą 2. Kiekvienai organizacijai lentelė. 2 bus pildomi kitaip. Be to, laikui bėgant keičiasi procesų vieta lentelės ląstelėse.

Reikėtų pažymėti, kad reitingavimo procesai naudojant tokią lentelę yra labai subjektyvūs. Ilgalaikiai organizacijos veiklos gerinimo projektai negali būti pagrįsti tokių analizės metodų naudojimu. Šis metodas dažniausiai naudojamas vedant mokomuosius seminarus vadovams, susitikimus, minčių šturmą ir panašius renginius, kurių tikslas – greitai išanalizuoti situaciją su įmonės procesais remiantis kokybiniais rodikliais.

Proceso analizė, susijusi su tipiniais reikalavimais

Bet koks organizacinis procesas gali būti analizuojamas tam tikrų reikalavimų tenkinimo požiūriu. Šiuo metu pasaulyje nėra specializuotų standartų, reglamentuojančių verslo procesų reikalavimus (ISO/IEC 15504-2:2003). Žemiau siūlomą proceso organizavimo reikalavimų struktūrą sukūrėme atsižvelgdami į ISO 9001 standarto reikalavimus.

ISO 9000 standartų serija rekomenduoja naudoti PDCA (Plan-Do-Check-Act) ciklą, kad būtų sukurta nuolatinio proceso tobulinimo sistema. Manome, kad šio ciklo naudojimas taip pat yra privalomas reikalavimas, kuris turi būti taikomas procesams.

Be minėtų reikalavimų, procese turi būti gerai žinoma nukrypimų valdymo schema: „procesų planavimas – proceso vykdymas – apskaita – kontrolė – sprendimų priėmimas“.

Taigi, tipiškas procesas, mūsų nuomone, turėtų atitikti šias reikalavimų grupes:

• visų proceso komponentų reguliavimas;
• Nuolatinio tobulinimo ciklo naudojimas PDCA procesui.

Reikalavimai proceso organizavimui, atsižvelgiant į ISO 9001 standarto rekomendacijas, pateikti lentelėje. 3.

Lentelė 3. Klausimynas proceso analizei, susijusiam su tipiniais reikalavimais

Atliekant proceso analizę, informacija turi būti renkama pagal lentelės reikalavimus. 3. Tokių darbų atlikimas gali būti tikslingas įgyvendinant įmonės procesų pertvarkymo projektą. Procesas analizuojamas, ar nėra PDCA ciklo. Prisiminkite, kad aplink procesą sukuriama PDCA kilpa, kaip parodyta Fig. 3. Nepertraukiamo proceso tobulinimo ciklo funkcijų paskirtis parodyta lentelėje. 4.

Ryžiai. 3. PDCA ciklas

Lentelė 4. PDCA ciklas procesui

Procesas turėtų būti analizuojamas atsižvelgiant į tai, ar yra dispersijos valdymo ciklas. Šis ciklas apima penkias proceso funkcijų grupes, kurių paskirtis parodyta lentelėje. 5.

Lentelė 5. Valdymo kilpos funkcijos

Nuokrypio valdymo ciklo schema parodyta fig. 4.

Ryžiai. 4. Nukrypimų valdymo ciklas

Jeigu atlikus analizę paaiškėja, kad procesas tenkina visas pirmiau minėtas tris reikalavimų grupes, tai proceso organizavimą galima laikyti patenkinamu. Tolesnis darbas siekiant pagerinti tokį procesą apims jo našumo analizę ir gerinimą.

Grafinių procesų diagramų vizualinė analizė

Grafinių procesų diagramų vizualinė analizė turi keletą reikšmingų apribojimų. Faktas yra tas, kad procesas yra sudėtingas objektas, kurio negalima apibūdinti kaip vieną grafinę diagramą. Bet kuri grafinė proceso diagrama parodys informaciją pagal pasirinktą aprašymo (žymėjimo) priemonę. Bet kokios klaidos ar trūkumai formuojant grafinę diagramą lemia tai, kad neįmanoma atlikti veiksmingos analizės. Pavyzdžiui, aprašydamas procesą analitikas pamiršo nurodyti kelis gaunamus ir išsiunčiamus dokumentus. Vizuali analizė, žinoma, gali parodyti jų nebuvimą, tačiau ši informacija nieko nepateikia tolesniam proceso tobulėjimui, nes šie dokumentai egzistuoja.

Antras aspektas, kurį reikia pabrėžti, yra žinios apie idealų procesą. Žvelgiant į grafinę proceso schemą, galima daryti tam tikras išvadas apie kai kurių būtinų elementų nebuvimą tik remiantis praktine patirtimi ir geriausių pramonės sprendimų žiniomis, kitų įmonių patirtimi ir standartiniais reikalavimais. Rasti ekspertus, turinčius tokią patirtį ir net išmanančius procesų aprašymo žymėjimus, yra gana sunku. Šis faktas taip pat riboja vizualinės analizės efektyvumą.

Pateikę įžangines pastabas, apžvelgsime pagrindinius grafinių procesų diagramų analizės būdus. Atminkite, kad visas toliau pateiktas analizes galima atlikti nenaudojant grafinių diagramų.

Visų pirma, proceso diagrama gali būti analizuojama įvesties ir išvesties požiūriu. Įvesties/išvesties analizė susideda iš dviejų dalių:

1. Įvesties paklausos analizė/produkcijos paklausos analizė.
2. Nepanaudotų išėjimų analizė.

Įvesties poreikio analizė atliekama taip. Kiekviena proceso funkcija nagrinėjama nuosekliai ir analizuojamas jos turinys. Nustatoma tam reikalingos informacijos sudėtis. Patikrinama, ar ši informacija yra gaunamuose dokumentuose. Jei reikiamos informacijos nėra jokiame dokumente, tai gali reikšti, kad trūksta funkcijai atlikti reikalingo dokumento. Nurodyto algoritmo iliustracija parodyta fig. 5.

Ryžiai. 5.Įvesties poreikio nustatymas

Medžiagų sąnaudų, personalo ir infrastruktūros analizės atliekamos panašiai.

Akivaizdu, kad jei kurioje nors proceso dalyje randame įvesties dokumento trūkumą, būtina nustatyti funkciją, kuriai tai yra išvestis. Tokių funkcijų (procesų) paieška naudojant modelių diagramas vargu ar įmanoma. Lengviau apklausti atitinkamus atlikėjus ir rasti reikiamos informacijos tiekėjus. Toliau išsiaiškinkite, kodėl ši informacija nėra dokumentuota ir neperduota ją gauti suinteresuotam pareigūnui. Tai pavaizduota pav. 6.

Ryžiai. 6. Išvesties poreikio nustatymas

Nepanaudotos išvesties analizė reiškia, kad reikia surasti tuos proceso (funkcijos) išėjimus, kurių nenaudoja kiti procesai (funkcijos). Praktika rodo, kad įmonėse yra gana daug dokumentų, kurie yra sugeneruojami, tačiau arba nenaudojami ateityje, arba naudojami formaliai. Pastarasis atvejis reiškia, kad dokumentas gali būti paruoštas, perkeltas į paskirties vietą, o tada tiesiog atsiduria atitinkamame aplanke ir metų metus ten kaupia dulkes. Tokius dokumentus galima saugiai priskirti nenaudojamiems. Bent jau turėtumėte į juos atkreipti dėmesį ir, jei įmanoma, jų atsikratyti.

Norėdami rasti nepanaudotus išėjimus, sukurkite šią lentelę:

Lentelė 6. Nenaudojamų proceso išėjimų radimas

Norint identifikuoti nenaudojamus dokumentus, būtina nuosekliai atsekti visą dokumentų judėjimo grandinę visoje organizacijoje. Pradinis taškas yra proceso funkcija, kurios išvestyje aptariamas dokumentas pasirodo pirmą kartą. Toliau nuosekliai analizuojamos visos su jo apdorojimu, naudojimu ir saugojimu susijusios funkcijos. Praktiškai norint suprasti, ar dokumentas naudojamas, ar ne, reikia susitikti su atitinkamais žmonėmis ir išanalizuoti jų veiklą. Identifikuojant nenaudojamus dokumentus, turi būti nuosekliai peržiūrimos visos proceso funkcijos ir išvesties dokumentacija.

Panagrinėkime procesų funkcijų grafinės analizės galimybes. Tai leidžia nustatyti:

• reikalingų funkcijų trūkumas;
• nereikalingų funkcijų buvimas;
• funkcijų dubliavimas.

Būtinų funkcijų trūkumo analizė atliekama remiantis eksperto žiniomis, kaip turi būti organizuojamas procesas, kad būtų užtikrintas efektyvus jo veikimas. Tokios analizės pavyzdys parodytas fig. 7.

Ryžiai. 7. Proceso modelyje trūksta būtinos funkcijos

Galite pateikti keletą rekomendacijų, kokios funkcijos turi būti procese. Aukščiausio lygio modeliams, parengtiems IDEF0 žymėjimu, tai yra planavimo, apskaitos, kontrolės ir sprendimų priėmimo funkcijos. Žemesnio lygio modeliams, parengtiems IDEF3 (ARIS eEPC) formatu, yra keletas svarbių funkcijų, kurių nereikėtų pamiršti kuriant modelį:

• valdymo funkcijos: įėjimo valdymas, statistinių procesų valdymas;
• avarinėse situacijose atliekamos funkcijos;
• Neatitinkančių produktų apdorojimo funkcijos;
• faktinės informacijos apie procesą įrašymo funkcijos.

Pažvelkime į valdymo funkcijas. Fig. 8 paveiksle parodytas proceso, kai papildomai pridedamos dvi tokios funkcijos, pavyzdys. Pirmasis atlieka atrankinį įeinantį patikrinimą, o jo rezultatai yra dokumentuojami - pav. 8 paveiksle pavaizduotas dokumentas „Įeinančios patikros rezultatai“. Remiantis funkcijos vykdymo rezultatais, gali įvykti du alternatyvūs įvykiai: „Įvestis neatitinka reikalavimų“ ir „Įvestis atitinka reikalavimus“. Pirmuoju atveju pereinama prie funkcijos „Proceso savininko sprendimus priima“. Jis turi būti apibūdintas kaip atskiras valdymo procesas. (Žinoma, galimas variantas, kai sprendimą priima proceso vykdytojas.)

Ryžiai. 8. Trūksta valdymo funkcijų

Antroji valdymo funkcija yra statistinio pobūdžio. Atliekami proceso išeigos patikrinimai vietoje. Patikrinimo rezultatai įrašomi į dokumentą „Statistinės kontrolės rezultatai“ ir vėliau turėtų būti naudojami procesui valdyti.

Paprastai aprašant procesus dažnai pamirštamos įvairios avarinės situacijos ir veiksmai joms įvykus. Tokių proceso schemų vertė gerokai sumažėja. Avarinės situacijos rodymo pavyzdys parodytas fig. 9.

Ryžiai. 9. Avarinių situacijų valdymo funkcijos trūkumas

Fig. 9 daroma prielaida, kad įvykdžius pirmąją proceso funkciją galima avarinė situacija. Jis turi būti apdorotas. Norėdami tai padaryti, procesas apima funkciją „Avarinių situacijų apdorojimas“, du naujus įvykius ir loginius išskirtinio ir įprasto „ARBA“ simbolius.

Procesų diagramose gali trūkti funkcijų darbui su neatitinkančiais gaminiais (paslaugomis, dokumentais). Fig. 10 pateiktas tokio proceso pavyzdys. Faktinės informacijos fiksavimo funkcijos yra labai svarbios, nes leidžia kaupti valdymo informaciją apie proceso parametrus, kurią naudojant galima jį analizuoti ir tobulinti. Žvelgiant iš teorinės pusės, būtina fiksuoti kiekvienos funkcijos rezultatus. Praktikoje būtina rinkti tą faktinę informaciją, kurią patartina naudoti ateityje.

Ryžiai. 10. Funkcijų trūkumas perdirbant neatitinkančius produktus

Pateiksime paprasčiausią trūkstamos funkcijos procesų vykdymo parametrams registruoti pavyzdį (žr. 11 pav.).

Ryžiai. 11. Faktinės informacijos apie procesą įrašymo funkcijos trūkumas

Reikėtų patikrinti, ar grafinėje proceso diagramoje nėra perteklinių funkcijų. Ši analizė atliekama naudojant šį algoritmą. Paeiliui nagrinėjamos visos proceso funkcijos, kiekviena iš jų analizuojama. Užduodamas klausimas: „Kas atsitiks, jei pašalinsime šią funkciją iš proceso? Gali būti situacijų, kai jame yra nereikalingų funkcijų. Reikia jų atsikratyti.

Baigdami poskyrį apie grafinių procesų diagramų analizę, daugiausia dėmesio skirsime funkcijų dubliavimosi analizei. Tokios analizės pavyzdys parodytas fig. 12.

Ryžiai. 12. Proceso funkcijų dubliavimosi analizė

Fig. 12 rodo du skirtingus procesus. Jie gali būti atliekami skirtinguose skyriuose. Svarstomos dvi funkcijos: „1 proceso funkcija“ ir „2 proceso funkcija“. Jų pavadinimai gali labai skirtis. Šių funkcijų išėjimai taip pat skiriasi: „dokumentas 1“ ir „dokumentas 2“. Kaip atpažinti dubliavimą? Šių dviejų funkcijų rezultatai turėtų būti analizuojami pagal šias linijas:

• kiekviename dokumente esančios informacijos analizė;
• kiekvieno dokumento vartotojų analizė;
• sprendimus, priimtus remiantis dokumentuose esančia informacija.

Fig. 12 paveiksle parodyta, kad abiejuose dokumentuose yra ta pati „informacija A“. Tai gali reikšti, kad nagrinėjamos funkcijos visiškai arba iš dalies dubliuoja viena kitą. Bent jau verta į juos atkreipti ypatingą dėmesį. Kaip praktiškai atpažinti funkcijų dubliavimąsi? Akivaizdu, kad procesų funkcijų tarpusavyje lyginti neįmanoma. Pirmiausia reikia sudaryti funkcijų, „įtariamų“ dubliavimu, sąrašą. Tokio tipo informaciją galima gauti pokalbiuose su darbuotojais ir skyrių vadovais.

Be to, analitikas, gana ilgai dirbantis su procesais, turėtų turėti išankstinę informaciją apie galimą funkcijų dubliavimą.

Apibendrinant pažymime, kad grafinių procesų diagramų analizė iš esmės turėtų būti pagrįsta sveiku protu ir darbo patirtimi.

Proceso rodiklių matavimas ir analizė

Proceso našumo matavimas ir analizavimas yra labai svarbus įrankis ieškant būdų, kaip pagerinti procesus. Kaip minėta pirmiau, procesą galima apibūdinti keliomis rodiklių grupėmis:

• proceso rodikliai;
• proceso produkto rodikliai;
• apdoroti klientų pasitenkinimo rodiklius.

Proceso rodiklius galima apibrėžti kaip skaitines reikšmes, apibūdinančias paties proceso eigą ir jo sąnaudas (laiko, finansų, išteklių, žmonių ir kt.). Rodikliai gali būti absoliutūs ir santykiniai (sumažinti iki paslaugų apimties, sezoninių svyravimų, tarifų pokyčių ir kitų išorinių veiksnių, nepriklausančių nuo audituojamo proceso valdymo).

Prekės (paslaugos) rodikliai – tai skaitinės vertės, apibūdinančios produktą (paslaugą) kaip proceso rezultatą (absoliuti paslaugų apimtis, paslaugų apimtis, palyginti su tuo, kas buvo užsakyta ar reikalinga, klaidų ir paslaugų teikimo gedimų skaičius , teikiamų paslaugų spektras, teikiamų paslaugų spektras, atsižvelgiant į tai, kas yra būtina ir kt. d.).

Proceso klientų pasitenkinimo rodikliai yra skaitinės reikšmės, apibūdinančios klientų pasitenkinimo proceso rezultatais (produkcijos, paslaugos ir kt.) laipsnį. Šiuo atveju būtina atskirti vartotojo pasitenkinimą (vidinį ir išorinį) proceso rezultatu ir galutinio vartotojo pasitenkinimą gauta preke ar paslauga.

Fig. 13 parodyta paprasčiausia proceso rodiklių klasifikacija.

Ryžiai. 13. Proceso rodiklių klasifikacija

Nenagrinėsime kokybinių proceso vertinimų, pavyzdžiui, vadovo įvertinimo, kad „procesas blogai valdomas“, nes remiantis šiais rodikliais neįmanoma priimti pagrįstų valdymo sprendimų.

Kiekybinius proceso rodiklius suskirstėme į dvi grupes: absoliučiuosius ir santykinius. Absoliutūs rodikliai apima: proceso vykdymo laiką, techninius rodiklius, sąnaudų ir kokybės rodiklius. Santykiniai rodikliai gali būti skaičiuojami remiantis absoliučiais, tarp jų formuojant įvairius ryšius.

Pažvelkime atidžiau į absoliučius proceso efektyvumo rodiklius.

Proceso vykdymo laiko indikatoriai

Pirmoji rodiklių grupė apima proceso vykdymo laiko rodiklius:

• vidutinis viso proceso vykdymo laikas;
• vidutinė prastovos trukmė;
• vidutinis atskirų proceso funkcijų vykdymo laikas;
• kiti.

Pirmajame proceso metodo įgyvendinimo etape reikėtų atsižvelgti į paprasčiausius rodiklius, pavyzdžiui, viso proceso vykdymo laiką. Išsamesnėje analizėje galite atsižvelgti į tokius rodiklius kaip prastovos, atskirų proceso funkcijų vykdymo laikas ir kt. Kaip tokius rodiklius išmatuoti? Tam būtina sukurti ir įdiegti atskirų proceso funkcijų vykdymo laiko fiksavimo sistemą. Tose darbo vietose, kur tai tikslinga, turi būti fiksuojama informacija apie funkcijos pradžios ir pabaigos momentą. Tam gali būti naudojamos įvairios registracijos formos, pavyzdžiui, gaunamų dokumentų gavimo žurnalai ir kt. Kitose darbovietėse galite naudoti standartinius vidutinio užbaigimo laiko sąmatas. Paprasčiausias būdas tai padaryti yra toks.

Skaičiuojama pagal funkciją pagamintų produktų (paslaugų, tvarkomų dokumentų) apimtis. Toliau bendras darbo laikas dalijamas iš apskaičiuoto gaminių skaičiaus. Gauname vidutinį funkcijos vykdymo laiką. Situacija sudėtingesnė, jei vienas atlikėjas atlieka kelias funkcijas. Tokiu atveju galite naudoti skirtingus svorinius koeficientus, kurie nustato atlikėjo darbo laiko paskirstymo įvairioms užduotims struktūrą.

Žinoma, proceso laiko rodiklių skaičiavimas, kaip ir kiti, nėra savitikslis. Ji turėtų suteikti informacijos, kad būtų galima priimti sprendimus, kaip pagerinti procesą. Paprasčiausias, bet labai svarbus pavyzdys yra kliento paraiškos apdorojimo laiko apskaičiavimas.

Jei klientai nepatenkinti šio proceso trukme, tikėtina, kad organizacija juos praras.

Fig. 14 paveiksle parodyta diagrama, skirta paprasto tiesinio proceso vykdymo laikui apskaičiuoti.

Ryžiai. 14. Proceso laiko skaičiavimo pavyzdys

Techniniai proceso rodikliai

Techniniai rodikliai turėtų apimti tuos rodiklius, kurie apibūdina proceso atlikimo technologiją, naudojamą įrangą, programinę įrangą, aplinką ir kt. Akivaizdu, kad skirtingų pramonės šakų įmonių procesams techniniai rodikliai skirsis. Tuo pačiu metu galima nustatyti kelis rodiklius, kuriuos galima išmatuoti bet kuriam procesui:

• darbo vietose atliekamų proceso funkcijų skaičius;
• proceso personalo skaičius, įskaitant vadovus ir specialistus;
• operacijų skaičius per laikotarpį;
• automatizuotų darbo vietų skaičius;
• - kiti.

Techniniai rodikliai iš esmės atspindi organizacijos efektyvumą ir gali būti naudojami atliekant lyginamąją proceso analizę su konkuruojančių organizacijų procesais. Paprastai tos pačios pramonės šalies ir užsienio įmonių palyginimas atrodo ypač ryškus. Pavyzdžiui, toks personalo skaičiaus palyginimas rodo, kad panašiems procesams atlikti išsivysčiusių šalių organizacijos naudoja nuo trijų iki penkių kartų mažiau darbuotojų nei vietinės. Pažymėtina, kad procesų techninių rodiklių palyginimas absoliučia verte dažniausiai yra neinformatyvus. Įdomesnių duomenų analizei suteikia kelių procesų santykinių rodiklių skaičiavimas. Tai bus aptarta vėliau.

Techniniai rodikliai yra daugelio konkrečių proceso rodiklių, tokių kaip vienam darbuotojui tenkanti produkcija, procesų automatizavimo laipsnis ir kt., pagrindas. Reikia atsiminti, kad svarbu ne pats rodiklių rinkinys, o galimybė priimti sprendimus. jos pagrindas procesui tobulinti.

Proceso kaštų rodikliai

Proceso kaštų rodikliai yra viena iš svarbiausių rodiklių grupių. Išlaidų rodiklius galima suskirstyti į kelias grupes:

• viso proceso kaina;
• Proceso kainos rodikliai:
  • atlikėjų darbo sąnaudos;
  • įrangos ir nematerialiojo turto nusidėvėjimas;
  • šilumos ir energijos sąnaudos;
  • ryšio išlaidos;
  • informacijos gavimo išlaidos;
  • išlaidos atlikėjų kvalifikacijai kelti;
  • kiti;
• proceso produktų kainos rodikliai:
  • žaliavų ir medžiagų kaina;
  • darbo sąnaudos;
  • įrangos nusidėvėjimas;
  • kitos išlaidos.

Reikia pasakyti, kad norint teisingai apskaičiuoti ir analizuoti visas proceso išlaidas, reikia naudoti atitinkamus metodus. Šiandien proceso požiūriu tinkamiausia yra ABC kaštų analizės technika. Jis pagrįstas:

• organizacijos procesuose naudojamų išteklių nustatymas;
• proceso operacijų apibrėžimas;
• sąnaudų paskirstymo objektų – procesų išėjimų (produktų, paslaugų, informacijos) nustatymas;
• kiekybinio ryšio „ištekliai – operacijos“ ir „operacija – gatava produkcija“ rodiklių nustatymas ir apskaičiavimas;
• išteklių sąnaudų perkėlimas į proceso operacijų kainą;
• operacijų savikainą perkeliant į gatavų gaminių savikainą.

Remiantis ABC metodu, galima apskaičiuoti proceso kainą. Praktinis šio metodo įgyvendinimas yra techniškai sudėtingas, ilgas ir brangus projektas. Prieš tai atlikdama, kiekviena organizacija turi išanalizuoti ABC metodo panaudojimo galimybes. Mūsų nuomone, pirmajame proceso požiūrio įvedimo organizacijoje etape šio metodo naudoti netikslinga.

Praktiškai sunku nustatyti viso proceso kainą. Tačiau norint tobulinti procesą, svarbūs ne absoliutūs, o konkretūs ir santykiniai rodikliai bei jų kitimo dinamika, atspindinti tobulinimo eigą. Fig. 15 paveiksle parodytas kaštų rodiklių pokyčių tobulinant procesą pavyzdys.

Ryžiai. 15. Sąnaudų rodiklių pasikeitimas tobulinant procesą

Analizuojant kiekvieną procesą, reikėtų nustatyti ribotą sąnaudų rodiklių rinkinį, kuris pasitarnaus kaip jo pagerėjimo/blogėjimo rodikliai. Pavyzdžiui, tokie rodikliai apima:

• darbo užmokesčio fondas (tobulėjant procesui, gali sumažėti personalo ir/ar padidėti darbo našumas);
• energijos sąnaudos (ne proceso energija, energijos taupymas);
• remonto ir priežiūros kaštai (geresnė ir savalaikė įrangos priežiūra lemia bendros remonto kainos sumažėjimą);
• nuostoliai dėl santuokos;
• kiti.

Kaip susisteminti proceso kaštų rodiklių parinkimo užduotį? Rekomenduojame atidžiai išanalizuoti jo komponentus ir su kiekvienu komponentu susijusias išlaidas. Ryžiai. 16 iliustruoja šį požiūrį.

Ryžiai. 16. Proceso kaštų rodiklių nustatymas

Rodikliams matuoti turi būti sukurti tinkami metodai, įskaitant darbų aprašymus, siekiant surinkti faktinę informaciją apie proceso sąnaudas, jo apdorojimą ir naudojimą.

Proceso kokybės rodikliai

Kokybės rodikliai yra svarbiausia procesą apibūdinančių rodiklių grupė. Ką reikėtų suprasti kaip proceso kokybę? Mūsų nuomone, tai yra jos gebėjimas tam tikru mastu patenkinti savo klientų poreikius su minimaliomis išlaidomis. Atkreipkite dėmesį, kad pagrindinis proceso kokybės nustatymo aspektas yra dėmesys klientui. Dirbtinai sukurti procesų kokybės rodikliai, atskirti nuo kliento poreikių, negali pasitarnauti kaip realių patobulinimų įrankis.

Proceso kokybės rodikliai yra šie:

1. Proceso produktų defektų laipsnis.
2. Procesinių produktų grąžinimų ir skundų skaičius.
3. Gautų klientų skundų ir skundų dėl paslaugų kokybės skaičius.
4. Neužbaigtų (neatitinkančių specifikacijų) siuntų skaičius.
5. Gatavų gaminių sauga.
6. Avarinių situacijų, kai reikėjo skubios aukščiausio lygio vadovų įsikišimo, skaičius.
7. Proceso gebėjimas greitai prisitaikyti prie besikeičiančių klientų reikalavimų.
8. Proceso gebėjimas išlaikyti savo parametrus, kai keičiasi išorinės sąlygos (proceso stabilumas, minimalūs svyravimai).
9. Proceso nepriklausomumas nuo personalo pasikeitimų.
10. Proceso valdomumas.
11. Proceso gebėjimas tobulėti.

1–6 rodiklius išmatuoti gana lengva. Būtina sukurti atitinkamos informacijos rinkimo ir apdorojimo metodus. 7–10 rodikliai yra intuityvūs, tačiau praktiškai juos išmatuoti sunku. Šių rodiklių pokyčius galite sekti analizuodami proceso gedimus, atsirandančius įvairiose išorinėse ir vidinėse avarinėse situacijose. Tokių gedimų priežasčių nustatymas padės nustatyti proceso tobulinimo sritis.

Efektyviai veikiančios procesų rodiklių sistemos sukūrimas reikalauja daug laiko ir pastangų. Kiekviena įmonė turi sukurti tokią sistemą atsižvelgdama į savo procesų specifiką. Pažymėtina, kad proceso rodiklių sistema turėtų vystytis kartu su procesu: jai tobulėjant, turėtų būti naudojami vis sudėtingesni rodikliai.

Panagrinėkime santykinius proceso efektyvumo rodiklius. Ši grupė apskaičiuojama remiantis absoliučiais proceso rodikliais. Naudojimo proceso tobulinimo tikslais požiūriu šie rodikliai yra labai svarbūs.

Laikinas

Santykiniai vykdymo laiko rodikliai apima:

• „Plano / faktiniai“ rodikliai:
  • planuojamas proceso vykdymo laikas / faktinis proceso vykdymo laikas;
  • planuojamas funkcijos vykdymo laikas / faktinis funkcijos vykdymo laikas;
• • vidutinis proceso vykdymo laikas/vidutinis konkurento proceso vykdymo laikas;
  • Kliento reikalaujamas aptarnavimo laikas / faktinis klientų aptarnavimo laikas;
• konkretus:
  • proceso vykdymo laikas / proceso personalo skaičius;
  • proceso vykdymo laikas/proceso funkcijų skaičius.

Kaina

Santykinių išlaidų rodikliai apima:

• „Plano / faktiniai“ rodikliai:
  • planuojama proceso kaina / faktinė proceso kaina;
  • planuojamos išteklių sąnaudos / faktinės išteklių sąnaudos;
  • planuojamas proceso sąnaudų sumažinimas / faktinis proceso išlaidų mažinimas;
  • planuojamos remonto išlaidos / faktinės remonto išlaidos.
• palyginimas su kitu procesu:
  • proceso kaina/konkurento proceso kaina;
  • apmokėjimo už proceso personalą dydis / konkurento proceso personalo įmokos dydis;
• konkretus:
  • proceso pelningumas = proceso pelnas/proceso kaina;
  • proceso trumpalaikio turto pelningumas = proceso pelnas / naudojamo trumpalaikio turto apimtis;
  • produkcija vienam darbuotojui = proceso produkcijos apimtis/darbuotojų skaičius;
  • proceso kapitalinis produktyvumas = gamybos apimtis / ilgalaikio turto vertė;
  • proceso trumpalaikio turto apyvarta = pajamų suma/vidutiniai proceso trumpalaikio turto likučiai;
  • pridėtinių išlaidų dalis = pridėtinių išlaidų suma / proceso kaina.

Be aukščiau nurodytų, galima nustatyti ir apskaičiuoti daug kitų santykinių proceso sąnaudų rodiklių, taip pat reikėtų naudoti finansų valdymo metodus.

Techninė

Santykiniai techniniai rodikliai apima:

• „Plano / faktiniai“ rodikliai:
  • planuojamas prastovų skaičius / faktinis prastovų skaičius;
  • planuojamas sandorių skaičius / faktinis sandorių skaičius;
• palyginimas su kitu procesu:
  • proceso personalo skaičius / konkurentų proceso personalo skaičius;
  • automatizuotų procesų darbo vietų skaičius / konkurento automatizuotų procesų darbo vietų skaičius;
• konkretus:
  • personalo apkrovos koeficientas = bendras darbo laikas proceso funkcijoms atlikti/bendras visų darbuotojų darbo laikas;
  • automatizavimo laipsnis = automatizuotų proceso funkcijų skaičius/bendras proceso funkcijų skaičius;
  • biuro ploto vienam darbuotojui kiekis;
  • asmeninių kompiuterių skaičius vienam darbuotojui.

Kokybės rodikliai

Santykiniai proceso kokybės rodikliai yra šie:

• „Plano / faktiniai“ rodikliai:
  • planuojamas defektų laipsnis / faktinis defektų laipsnis;
  • planuojamas skundų skaičius / faktinis proceso klientų skundų skaičius;
  • planuojamas prekių grąžinimų skaičius / faktinis prekių grąžinimų skaičius;
  • ataskaitinio laikotarpio ekstremalių situacijų skaičius / praėjusio laikotarpio ekstremalių situacijų skaičius;
• palyginimas su kitu procesu:
  • technologinių produktų trūkumo laipsnis / konkurento technologinių produktų trūkumas;
  • proceso skundų buvimas / konkurentų proceso skundų buvimas;
• konkretus:
  • skundų skaičius/bendras klientų skaičius.

Tam tikrame savo vystymosi etape organizacija turi reguliuoti pagrindinius savo veiklos procesus, t.y. vietiniuose teisės aktuose apibūdinkite jų įgyvendinimo eigą. Toks dokumentas, kaip reglamentas, žingsnis po žingsnio aprėpia procesą, su kuriuo vienu metu dirbama keliuose skyriuose. Mažai tikėtina, kad sekretoriui bus patikėta rengti sudėtingo gamybos proceso reglamentus, bet gana tikėtina, kad tai yra biuro darbas.

Šiame straipsnyje nagrinėjami nuostatai kaip dokumento rūšis, jų struktūra ir pagrindinės detalės, taip pat pateikiamas vieno iš svarbiausių ikimokyklinio ugdymo įstaigos procesų – užduočių vykdymo pagal dokumentus stebėjimo – nuostatų pavyzdys.

NUOSTATAI KAIP DOKUMENTAS

Mūsų žodynas

Nuostatai komercinėje organizacijoje yra organizacinis ir administracinis dokumentas, kuris žingsnis po žingsnio aprašo konkretų verslo procesą nuo jo pradžios iki pabaigos.

Taisyklės yra griežtai individualios ir gali būti taikomos tik jas sau patvirtinusiai organizacijai. Taigi, rengiant biuro darbo instrukcijas, dažniausiai naudojamas GOST R 6.30-2003 „Vieningos dokumentacijos sistemos“. Vieninga organizacinės ir administracinės dokumentacijos sistema. Reikalavimai dokumentų rengimui“ ir GOST R 6.30-2003 įgyvendinimo metodinės rekomendacijos. Šių dokumentų pagrindu sukuriamos vidinės instrukcijos tiek mažoje parduotuvėje, tiek federalinio lygio UAB. Bet, pavyzdžiui, vienoje organizacijoje nustatyta vidaus dokumentų perdavimo tvarka gali būti visiškai netinkama kitai.

Susipažinęs su nuostatais, naujas skyriaus darbuotojas turi suprasti, kokios jo užduotys, ir operatyviai įsitraukti į procesą.

Paprastai verslo procesų reglamentus kuria į organizaciją pakviesti konsultacinės įmonės atstovai. Tačiau jie negali to padaryti be darbuotojų, kurie kasdien atlieka šiuos procesus, pagalbos.

Kai verslo procese (šis procesas vadinamas nuo galo iki galo) dalyvauja keli struktūriniai padaliniai, vienas reglamentas gali pakeisti ilgą vidinį susirašinėjimą. Juk vieno skyriaus darbuotojas negali paklusti kito skyriaus viršininkui, tai kodėl jis turėtų imti estafetę ir atlikti kai kuriuos veiksmus be tiesioginio vadovo nurodymo? Įprastomis sąlygomis skyrių vadovai turi susirašinėti. Jei yra reglamentai, tada į proceso įgyvendinimą įtraukiami skirtingų padalinių darbuotojai, nelaukiant nurodymų „iš viršaus“.

Kokie procesai yra reguliuojami?

Turėti atskirus reglamentus visiems darbo procesams neabejotinai labai patogu. Tačiau šis medalis turi ir atvirkštinę pusę, būtent:

• reguliavimas reikalauja rimtų finansinių investicijų: geri konsultantai brangūs, kaip ir jų pačių darbuotojų darbo laikas;
• bet koks procesas nuolat vystosi: atsiranda naujos techninės darbo sąlygos, ateina nauji, skirtingai apmokyti žmonės, o šiandien sudaryta proceso schema po metų gali neatpažįstamai pasikeisti. Tai taip pat turi būti stebima, o tai reiškia naujas išlaidas;
• požiūris į proceso atlikimą, kai „žingsnis į šoną prilygsta pabėgimui“ neskatina darbuotojų rodyti iniciatyvos, ir niekas galiausiai nesugebės optimizuoti proceso geriau nei tie, kurie jį tiesiogiai dirba;
• Beveik garantuotai, kad taisyklių įgyvendinimas sukels darbuotojų, tiek tiesioginių proceso dalyvių, tiek daugybės „prijaučiančių“, pasipriešinimą. Pasipriešinimo įveikimas – tai visas reglamentų įgyvendinimo etapas, reikalaujantis ir laiko, ir materialinių išteklių.

Taigi standartiniai procesai pirmiausia yra reguliuojami. Jie visada bus vykdomi organizacijoje, nepaisant išorinės situacijos. Procesų, kurie yra reguliuojami konkrečioje organizacijoje, sąrašas sudaromas griežtai individualiai, atsižvelgiant į daugelį veiksnių.

NUOSTATŲ STRUKTŪRA IR TURINYS

Paprastai reglamentą sudaro šie pagrindiniai skyriai:

1. Bendrosios nuostatos.
2. Terminai, apibrėžimai, santrumpos.
3. Proceso aprašymas.
4. Atsakomybė.
5. Kontrolė.

PAGRINDINĖ NUOSTATŲ DUOMENYS

Pagrindinės dokumento detalės yra šios:

• organizacijos pavadinimas;
• dokumento data ir numeris, jo parengimo vieta;
• patvirtinimo antspaudas;
• dokumento pavadinimas;
• dokumento tekstas;
• paraiška (jei yra);
• vizos patvirtinimas.

Beje

Išvardytų duomenų registravimo reikalavimai nustatyti GOST R 6.30-2003. GOST R 6.30-2003 įgyvendinimo metodinėse rekomendacijose paaiškinama ir nurodoma šio standarto įgyvendinimo ir taikymo tvarka.

VERSLO PROCESO MODELIS

Verslo proceso modelis gali būti kaip taisyklių priedas. Įprasta tai pavaizduoti grafiškai (žr. diagramą), tačiau taip pat leidžiama sudaryti lentelę ir netgi aprašyti procesą žodžiu. Verslo procesų grafiniai modeliai kuriami naudojant specialią programinę įrangą.

Tai, kas iš pirmo žvilgsnio atrodo kaip linijų ir geometrinių formų įmantrybė, iš tikrųjų reprezentuoja griežtą veiksmų tvarką atliekant tam tikrą procesą, mūsų atveju – biuro darbo procesą. Verslo procesų schema yra daug lengviau suprantama nei tų pačių taisyklių tekstas. Tai aiškiai parodo, kas ir kur pradeda kiekvieną etapą, kaip jį užbaigia ir kas perduoda estafetę dirbant su procesu.

Grafiniame verslo proceso modelyje „Dokumento projekto tvirtinimas“ pateikiami tokie pagrindiniai verslo proceso parametrai kaip įėjimai ir išėjimai, klientai ir dalyviai. Kiekvienas naujas darbuotojas, žiūrėdamas į modelį, greitai įsitrauks į savo proceso vykdymą tam tikrame etape ir žinos, kaip elgtis bet kokioje su tuo susijusioje darbo situacijoje.

DARBO TAIKYMO TAISYKLĖS TVARKA

Nuostatų darbas niekuo nesiskiria nuo darbo su bet kokiu kitu organizaciniu ir administraciniu dokumentu: pirmiausia parengiamas dokumento projektas, kuris suderinamas su suinteresuotais pareigūnais, po to jį tvirtina organizacijos vadovas ar jo įgaliotas asmuo. Galiausiai proceso dalyviai prieš parašą susipažįsta su nuostatais ir gauna jų kopijas.

Nuostatus galima patvirtinti keliais būdais:

1. tiesiogiai (vadovas pasirašo dokumentą savo ranka);
2. netiesiogiai (išduodant pavedimą) (žr. 1 pavyzdį). Tokiu atveju užsakymo registracijos duomenys bus įtraukti į patvirtinimo antspaudą.

1 pavyzdys

Įsakymas dėl patvirtinimo ir įsigaliojimo
verslo procesų reglamentus

(LLC „Perspektyva“)

UŽSAKYTI

2014-07-23 Nr.456-Pr

Maskva

Dėl verslo procesų reglamentų patvirtinimo ir įgyvendinimo

Siekdama pagerinti „Perspektyva LLC“ dokumentų tvarkymo procedūras

UŽSAKUU:

1. Patvirtinti ir nuo 2014-08-01 įsigalioti šių verslo procesų nuostatus:

1.1. Dokumentų registravimas ir apskaita.

1.2. Dokumentų vykdymo kontrolė.

1.3. Dokumentų saugojimas ir paėmimas.

2. Paskirti administracijos direktorių A. V. Legostajevą, atsakingą už šio įsakymo 1 punkte nurodytų reikalavimų vykdymą.

3. Biuro vedėjai Paršinai V.K. užtikrinti, kad su šiuo įsakymu UAB „Perspektyva“ darbuotojai būtų supažindinti pasirašytinai ir iki 2014-07-30 UAB „Perspektyva“ struktūriniams padaliniams pateikti patvirtintų nuostatų kopijas.

4. Pasilieku šio užsakymo vykdymo kontrolę.

Generalinis direktorius Maksimovas TAIP. Maksimovas

Su įsakymu susipažinome:

Legostajevas A.V. Legostajevas 24.07.2014

Paršina V.K. Paršina 24.07.2014

P.A. Karpenko

23-78

Verslo proceso „Dokumentų vykdymo kontrolė“ nuostatai pateikti 2 pavyzdyje.

2 pavyzdys

Verslo proceso „Dokumentų įforminimo kontrolė“ nuostatai

Ribotos atsakomybės bendrovė "Perspektyva"
(LLC „Perspektyva“)

REGLAMENTAS Nr.7
verslo procesas „Dokumentų vykdymo kontrolė“

1. Bendrosios nuostatos

1.1. Veiklos proceso „Dokumentų vykdymo kontrolė“ nuostatai (toliau – Nuostatai) nustato užduočių, pagrįstų dokumentais, vykdymo UAB „Perspektyva“ (toliau – Organizacija) vykdymo stebėsenos tvarką.

1.2. Nuostatų reikalavimai ir taisyklės taikomi visiems Organizacijos struktūriniams padaliniams.

1.3. Nuostatus tvirtina, keičia ir panaikina Organizacijos generalinio direktoriaus įsakymu.

1.4. Organizacijos darbuotojai privalo žinoti ir laikytis Nuostatų reikalavimų. Visus naujai priimtus į darbą Organizacijos darbuotojus struktūrinių padalinių vadovai turi supažindinti su nustatyta dokumentų vykdymo Organizacijoje stebėsenos tvarka.

2. Terminai, apibrėžimai, santrumpos

2.1. Taisyklėse vartojami šie terminai ir apibrėžimai:

dokumentas- laikmenoje įrašyta informacija su duomenimis, leidžiančiais ją identifikuoti.

Pratimai- vadovo nurodymai.

Užduotis- žiūrėkite užduotį.

Vykdytojas- Organizacijos darbuotojas, kuriam patikėta atlikti užduotį.

Kontrolė- veiksmų rinkinys, užtikrinantis savalaikį dokumento įvykdymą.

Atsakingas vykdytojas- darbuotojas iš atlikėjų, turintis teisę koordinuoti kitų atlikėjų darbą. Rezoliucija nurodo pirmiausia.

Rezoliucija- išsami informacija apie pareigūno nurodymus dėl dokumento vykdymo. Nurodomos vykdytojų pavardės, inicialai, įsakymo turinys (jei reikia), įvykdymo terminas, parašas ir data.

Prižiūrėtojas– nutarimą priimantis pareigūnas.

Terminas- kalendorinė užduoties atlikimo data. Dokumento įforminimo terminas prasideda nuo jo įregistravimo Organizacijos buveinėje dienos ir skaičiuojamas kalendorinėmis dienomis. Dokumentai turi būti įforminami per šiuos įprastus terminus:

Nuo konkrečios įvykdymo datos – per nurodytą terminą, jei dokumentą Organizacija gavo ne vėliau kaip prieš tris dienas iki nurodyto termino pabaigos;

Nenurodant konkrečios vykdymo datos ir specialių pastabų – per 30 dienų;

Nenurodant konkrečios datos, pažymėtos „Skubu“ arba „Nedelsiant“ – per tris dienas;

Nenurodant konkrečios datos, pažymėta „Nedelsiant“ – per 10 dienų.

3. Proceso aprašymas

3.1. Dokumento pateikimas kontrolei.

3.1.1. Visi registruoti dokumentai, kuriuos reikia vykdyti, yra kontroliuojami.

3.1.2. Dokumento tikrinimo pagrindas yra Organizacijos generalinio direktoriaus ar jo pavaduotojo nutarimas.

Rezoliucijoje rašoma:

Dokumento vykdytojas;

Užduočių terminas;

Jei reikia, užduoties turinys.

3.1.3. Generalinio direktoriaus sekretorius arba generalinio direktoriaus pavaduotojo sekretorius (toliau – Sekretoriai), gavęs dokumentą su nutarimu, parengia skenuotą dokumento su nutarimu kopiją. Nuskaitytas dokumentas dedamas į aplanką „Valdomas“.

3.1.4. Dokumento failo kopija pridedama prie rangovui išsiųsto el.

3.1.5. El. pašto pranešimo parametruose nustatote užduoties atlikimo terminą ir įgalinate parinktį pranešti užduoties autoriui apie jos gavimą.

3.1.6. Gavęs elektroninį pranešimą su užduotimi, vykdytojas išsiunčia pranešimą apie jos gavimą užduoties autoriui.

3.1.7. Atlikėjas, gavęs užduotį, kurios turinys nepriklauso jo kompetencijai, per vieną darbo dieną nuo užduoties gavimo privalo apie tai pranešti užduoties autoriui. Užduoties autorius, gavęs tokį pranešimą, pateikia dokumentą vadovui antram sprendimui.

3.2. Užduoties įvykdymas.

3.2.1. Rangovas įvykdo jam pavestą užduotį per nutarime nustatytą terminą.

3.2.2. Jei paskutinė užduoties įvykdymo diena patenka į ne darbo dieną, dokumentas turi būti įformintas kitą darbo dieną.

3.2.3. Jeigu per nutarime nustatytą terminą užduoties atlikti neįmanoma, rangovas privalo iki termino pabaigos apie tai pranešti vadovui ir paaiškinti vėlavimo priežastį. Jei priežastis yra pagrįsta, vadovas gali pratęsti užduoties atlikimo terminą.

3.2.4. Jeigu užduoties atlikimo terminą pratęsė vadovas, užduoties autorius pakeičia jos atlikimo terminą elektroninėje dokumentų kortelėje.

3.3. Ataskaita apie užduoties atlikimą.

3.3.1. Atlikęs užduotį, vykdytojas sugeneruoja atlikimo ataskaitą, kuri išsiunčiama užduoties autoriui elektroninio pranešimo forma. Užduočių ataskaita turi būti informatyvi ir joje turi būti konkretus veiksmų ir priemonių, kurių buvo imtasi, aprašymas. Jei užduočiai atlikti buvo reikalingas dokumentas, jo registravimo duomenys nurodomi užduoties atlikimo ataskaitoje.

3.3.2. Užduoties autorius, gavęs ataskaitą apie užduoties atlikimą, elektroninėje dokumentų kortelėje nustato būseną „Atlikta“. Dokumentas pašalinamas iš aplanko „Valdomas“ ir įtraukiamas į failą.

3.3.3. Jei užduoties autorius per nutarime nurodytą terminą negauna ataskaitos apie užduoties atlikimą, jis elektroniniu paštu siunčia prašymą vykdytojui su prašymu nurodyti užduoties neįvykdymo priežastį. Užduoties autorius apie užduoties neįvykdymą praneša vadovui, prideda vykdytojo paaiškinimus. Jei priežastis yra pagrįsta, vadovas gali pratęsti užduoties atlikimo terminą.

3.3.4. Jeigu užduoties atlikimo terminą pratęsė vadovas, užduoties autorius pakeičia terminą elektroninėje dokumentų kortelėje.

3.4. Ataskaitos apie užduoties atlikimą generavimas.

3.4.1. Sekretorės, remdamosi dokumentais, kas mėnesį parengia užduočių atlikimo ataskaitą, kurią pateikia vadovui.

Ataskaitoje rašoma:

Bendras ataskaitiniam laikotarpiui priskirtų užduočių skaičius;

Atliktų užduočių skaičius;

Užduočių, kurių terminai pratęsti, skaičius;

Laiku neatliktų užduočių skaičius.

Jei yra laiku neatliktų užduočių, nurodomi ir šių užduočių vykdytojų pavardės.

4. Atsakomybė

Organizacijos darbuotojai, nepriklausomai nuo užimamų pareigų, už netinkamą šių Nuostatų reikalavimų vykdymą ar nevykdymą atsako drausminėn atsakomybėn.

5. Kontrolė

Nuostatų vykdymo kontrolę atlieka Organizacijos administracijos direktorius.