Rapporto annuale: preparazione, completamento, presentazione. Come scrivere una relazione sul lavoro svolto? Come scrivere una relazione annuale

Una relazione sul lavoro svolto consentirà al manager di valutare la qualità e la rapidità del lavoro della segretaria. L'articolo contiene esempi di relazioni sul lavoro svolto. Utilizza le istruzioni passo passo per comporre correttamente il tuo report.

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Perché hai bisogno di un rapporto sullo stato di avanzamento?

Il manager imposta un compito, il dipendente lo completa: questa è l'essenza del processo lavorativo. Il fatto che l'attività sia stata completata viene registrato sotto forma di un rapporto sul lavoro svolto. Ogni dipendente redige periodicamente tale documento. La frequenza delle segnalazioni e la loro forma dipendono dalle regole interne dell'azienda.

Chi ha bisogno di un rapporto sullo stato di avanzamento e perché? Il leader ha bisogno di lui. Questo documento consente di valutare quanto bene e quanto velocemente un dipendente completa un'attività. I documenti di rendicontazione di tutti i dipendenti offrono l'opportunità di creare un quadro generale del lavoro dell'azienda e facilitare la pianificazione tattica e strategica.

Anche il dipendente stesso ha bisogno del rapporto. In primo luogo, un documento finale ben scritto aiuta a presentare favorevolmente i risultati del proprio lavoro al management. In secondo luogo, il rapporto costituisce un utile strumento di autocontrollo. Alla fine del periodo di riferimento, vedrai i tuoi successi e i tuoi fallimenti. Questo ti mostrerà le direzioni in cui devi svilupparti.

Rapporto sul lavoro svolto da un dipendente con natura itinerante del lavoro: campione

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Cosa scrivere in un rapporto sullo stato di avanzamento

Non esiste un unico rapporto campione standard sul lavoro svolto. Il documento è redatto in forma libera. Dipende dalla natura dei compiti svolti. Lo svantaggio del formato libero è che molti lavoratori non sanno come scrivere un rapporto sullo stato di avanzamento. Un dipendente non riceverà una valutazione adeguata del suo lavoro se non ha le competenze per scrivere con competenza un rapporto.

Non puoi costringere i dipendenti a scrivere rapporti veritieri, ma puoi insegnare loro a presentare con competenza i loro successi e risultati. Non ci sono difficoltà nella redazione di un documento di rendicontazione. È necessario evitare gli errori commessi da molte persone.

Diamo un'occhiata a un esempio di un rapporto compilato in modo errato sul lavoro svolto durante la settimana e esaminiamo gli errori tipici.

Cattiva opzione

Perché questo rapporto è negativo? Dopo aver letto un documento del genere, il manager avrà l'impressione che la segretaria non sia sovraccarica di lavoro. Inoltre, il testo è di difficile lettura: la struttura della relazione lascia molto a desiderare.

Struttura del rapporto

Nell'esempio riportato sopra mancano gli elementi essenziali di un buon report. Dovrebbe contenere:

• un elenco delle attività che il dipendente deve svolgere;
• specificazione di queste istruzioni;
• analisi del lavoro svolto;
• piani per il prossimo periodo di riferimento;
• suggerimenti su cosa cambiare, migliorare, ottimizzare.

L'insieme degli elementi della struttura dipende dalla durata del periodo di rendicontazione. Non è necessario che un rapporto sullo stato di avanzamento giornaliero o settimanale contenga analisi e suggerimenti, ma un rapporto sullo stato di avanzamento mensile o un documento di rapporto annuale dovrebbero contenere questi elementi.

Un buon resoconto del lavoro svolto

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Come inviare una segnalazione

Se non ci sono altri requisiti, viene redatto un rapporto sul lavoro svolto conformemente a GOST 7.32-2001. GOST regola i requisiti di base per la preparazione di un documento di rendicontazione. Contiene standard che determinano il metodo di formattazione, il tipo e la dimensione del carattere, la spaziatura e la dimensione del margine.

Quali potrebbero essere i requisiti per una relazione sullo stato di avanzamento?

Poiché non esistono requisiti standardizzati per la preparazione dei documenti, il compito principale del dipendente è migliorare la percezione del testo e aumentarne la leggibilità. Per questo:

• utilizzare non più di 5 frasi in un paragrafo;
• alternare frasi lunghe e brevi;
• suddividere il testo in modo che la tabella o il grafico non occupino l'intera pagina;
• lasciare spazio per commenti su tabelle e grafici;
• se il rapporto è lungo, trarre una conclusione alla fine.

Nota! Per redigere un rapporto sul lavoro svolto durante un viaggio d'affari, utilizzare un campione speciale. Questo è unificato modulo n. T-10a. Scarica il modulo finito

Modulo n. T-10a:incarico ufficiale da inviare in viaggio d'affari e una relazione sulla sua attuazione

Scarica il modulo e il campione di compilazione del Sistema del Personale

Come scrivere un report: istruzioni passo passo

Passo 1. Fai una bozza approssimativa del documento. Un rapporto per un breve periodo non dovrebbe occupare più di 1-2 pagine. Se effettui segnalazioni regolarmente, prepara un modello di documento elettronico per ciascun caso:

• esempio di rapporto giornaliero sui progressi;
• esempio di rapporto settimanale sullo stato di avanzamento;
• rapporto campione sul lavoro svolto per il mese.

Passo 2. Fai un elenco dei tuoi compiti. Se ci sono molte attività, raggruppale in blocchi semantici.

Passaggio 3. Elencare gli strumenti e le risorse utilizzati durante il completamento delle attività: manodopera aggiuntiva, costi finanziari, viaggi, materiali.

Passaggio 4. Presenta i risultati del tuo lavoro. Descrivi come raggiungono gli obiettivi. Se l'attività non viene completata, spiegarne il motivo. Dai la tua valutazione della situazione. Trarre conclusioni.

Passaggio 5. Formulare scopi e obiettivi per il prossimo periodo di riferimento.

Passaggio 6. Inserisci tabelle, grafici e diagrammi nel testo. Spesso il manager sfoglia il documento di rendicontazione. Cerca di fare in modo che la tabella o il grafico forniscano l'opportunità di valutare il tuo lavoro.

Utilizza Google Documenti per creare diagrammi

Come creare un grafico in Google Documenti

Passaggio 7 Rileggi attentamente il testo, presta attenzione alla grammatica e allo stile. Evidenzia i fatti principali in grassetto o in corsivo. Preparare una versione elettronica del documento e una versione stampata. Se devi riferire oralmente o in una presentazione, prepara in anticipo una versione breve del testo, includendo i punti più importanti.

Informazione personale:

Consultato nel campo della gestione ordinaria di oltre 70 aziende: da 10 a 9.000 persone (tra cui: holding, catene di negozi, fabbriche, società di servizi, costruttori, funzionari governativi, agenzie web, negozi online). Allievo di Alexander Friedman.

Uno dei coautori del libro "Tecnologie sociali della Tallinn School of Managers. Esperienza di utilizzo di successo negli affari, nella gestione e nella vita privata": http://www.ozon.ru/context/detail/id/140084653/

La precisione è una cortesia dei re, ma un dovere per i loro sudditi

Luigi XVIII

a cui: proprietari, top manager

Come una simulazione di attività frenetica può essere accettata da un manager come risultato del lavoro

“Cosa hanno fatto i miei subordinati oggi? Quali compiti hanno completato? Quanto tempo c’è voluto e quali risultati sono stati raggiunti?”- Pensieri così eccitanti spesso perseguitano il leader. Da dove verrebbero?

Dall'esterno è tutto fantastico. Non appena il capo entra in ufficio, tutti sono subito occupati: le chiacchiere finiscono a metà frase, qualcuno inizia a scrivere febbrilmente al computer, altri trasferiscono alacremente documenti da un posto all'altro, altri chiamano subito tutti gli appaltatori in fila. Perché un'immagine così felice dà origine a "pensieri emozionanti"?

Il fatto è che un leader esperto capisce perfettamente differenza tra “fatti” e “opinione sui fatti”. Ma per capire cosa stavano facendo i subordinati a lui affidati, è necessario organizzare un dettagliato interrogatorio orale su “cosa”, “come”, “quando”, con “quali risultati” e “chi” ha fatto. Ciò richiede molto tempo sia da parte del manager che del dipendente. Pertanto, il manager risolve questo problema secondo il principio residuo. E chi lo chiederà mentre è in vacanza o in malattia?

Questo articolo discuterà di uno strumento che consente di separare i "fatti" dalle "opinioni sui fatti" e di misurare l'efficacia e la produttività dei subordinati. Incontrami. Rapporti di lavoro giornalieri in forma formalizzata per ciascun dipendente.

Rapporti di lavoro: descrizione della tecnologia e dei vantaggi

La tecnologia dei rapporti di lavoro è semplice come due più due. Al termine della giornata lavorativa, ciascun dipendente deve fornire un rapporto con l'elenco completo delle attività completate e il tempo dedicato a ciascuna di esse, insieme a un collegamento al risultato del lavoro.

Permettetemi di ricordarvi che i rapporti di lavoro fanno parte di una tecnologia più ampia: "Organizzare il lavoro dei dipendenti, tenendo conto dell'orario di lavoro per attività utilizzando piani e rapporti e la loro analisi da parte del manager". La tecnologia generale è costituita dai seguenti elementi:

• Pianificazione quotidiana per i dipendenti: organizzazione e requisiti di formato. Maggiori informazioni nell'articolo ““.
• Analisi, valutazione e adeguamento dei piani dei dipendenti, discussione dei piani con il manager. Vedi articolo “”.
• Reporting giornaliero per i dipendenti: requisiti di organizzazione e formato. Questo è ciò di cui parlo in questo articolo.
• Analisi, valutazione e conclusioni dai rapporti dei dipendenti. Maggiori dettagli in “”.

Principi chiave dei rapporti di lavoro

1. I dipendenti devono riferire quotidianamente sul proprio lavoro, indipendentemente dalle loro qualifiche, posizione o qualsiasi altro fattore.
2. I report devono essere inviati tassativamente entro la fine della giornata corrente (a cui corrisponde il report)
3. Il rapporto deve essere fornito in formato elettronico e archiviato in modo che il responsabile abbia l'opportunità di esaminarlo in dettaglio.
4. Qualsiasi manager superiore dovrebbe essere in grado di visualizzare i rapporti di tutti i suoi subordinati.
5. Il rapporto dovrebbe essere dettagliato quanto necessario per creare trasparenza nel lavoro svolto senza ulteriore discussione con il dipendente.
6. Il responsabile si riserva il diritto di analizzare il rapporto, porre domande sulle modalità di esecuzione dei compiti e valutare la qualità e l'efficacia del lavoro svolto.

Vantaggi dei report giornalieri per i manager

• Trasparenza al 100% delle azioni di ciascun dipendente in base ai risultati della giornata lavorativa, settimana, mese, ecc. Adesso non c’è più bisogno dell’interrogatorio orale: “cosa hai fatto?”
• Possibilità di verifica differita delle attività dei dipendenti. Non è sempre possibile controllare tutti contemporaneamente. Ora puoi aprire i rapporti di lavoro e scoprire cosa ha fatto il manager Ivan Petrov nelle ultime 2 settimane durante ogni giornata lavorativa.
• Un aumento tangibile della produttività dei dipendenti, perché ora puoi chiedere ogni “dieci minuti” di una giornata lavorativa di 8 ore.
• Significativo risparmio di tempo sia per il manager che per il subordinato grazie all’assenza di sondaggi di ore su “chi ha fatto cosa”.
• Una rapida opportunità per eliminare i dipendenti deboli, incapaci di far fronte e non laboriosi tra i dipendenti neoassunti e in prova. Ora i loro risultati sono “in piena vista” in base ai risultati di ogni giorno.
• Nemmeno i “veterani” dell'azienda potranno rilassarsi e riposare sugli allori. I loro rapporti di lavoro diranno tutto per loro.
• Ridurre il livello di stress del manager a causa dell '"incapacità di condurre un'ispezione", perché Ora puoi valutare i risultati di ciascun dipendente in un momento conveniente.

Vantaggi dei rapporti giornalieri per i subordinati

• Un processo continuo di acquisizione di conoscenze ed esperienze da parte del tuo manager. Il risultato: un forte sviluppo delle competenze sia professionali che personali. Il leader, infatti, diventa un insegnante-mentore con il quale si riflette regolarmente insieme: a modi nuovi e più efficaci per risolvere i problemi; come sviluppare ulteriormente i tuoi “punti di crescita” e rafforzare i tuoi “punti deboli”; sugli errori commessi e sulla prevenzione del verificarsi di nuovi.
• L’abitudine a lavorare “professionalmente”, sempre molto apprezzata nel mercato del lavoro: migliorano la capacità di pianificazione, la gestione del tempo e il grado di responsabilità delle proprie azioni.
• La capacità di valutare in modo indipendente la tua efficacia. Un dipendente può sempre consultare il proprio rapporto di lavoro, analizzarlo e delineare i passaggi per il suo ulteriore sviluppo.
• Crescita professionale più rapida per coloro che lavorano sodo e svolgono un lavoro di qualità. Dimostrazione chiara e trasparente del risultato al manager. Ora con lui non c'è bisogno di bere regolarmente birra e fare un bagno di vapore per parlare dei tuoi risultati: tutto è chiaramente visibile. Il sistema di reporting nell'organizzazione riduce significativamente l'influenza dei maestri dei giochi nascosti e dei "preferiti".

Requisiti per la composizione del rapporto di lavoro

1. Nome dell'attività completata. Dovrebbe chiarire quale lavoro è stato svolto. Ad esempio: "Pagare una fattura per l'acquisto di attrezzature per ufficio per il reparto contabilità".
2. Risultato raggiunto. (esempio: “La fattura è stata pagata parzialmente perché il venditore non aveva due scanner in magazzino”). Se il risultato NON viene raggiunto, accanto alle informazioni sull'evento e sulla reazione al problema/compito sorto dovrebbero esserci informazioni su come e quando si prevede di risolvere questo problema e su come evitarlo in futuro. È inoltre necessario indicare quali norme/normative richiedono integrazioni/modifiche/creazione, e inserire immediatamente nel proprio piano le attività opportune. Le nuove attività devono avere un collegamento a quella corrente come origine di base.

• Principio di base: ogni attività deve avere un risultato. Ove possibile, il risultato dovrebbe essere in forma formale (ad esempio: se un dipendente conduce un colloquio, come risultato del lavoro: un elenco dei candidati selezionati e brevi informazioni su di essi + un elenco di coloro con cui ha parlato) .
• Se l'attività prevedeva l'utilizzo di documenti, file o altre informazioni, è necessario fornire un collegamento diretto a tali documenti o alla cartella o alla posizione in cui sono archiviati.
• Importante per i manager! In tutti i compiti relativi alla gestione (ad esempio: studio di piani e rapporti di altri dipendenti, controllo, ecc.), Assicurati di indicare brevi risultati: risultati, carenze, tendenze, ecc. Esempio “Compito: analizzare i rapporti del dipendente Ivan Petrov per 2 settimane. Conclusioni: “Non ci sono proposte per alcuni compiti volti a migliorare la regolamentazione. Petrov ha acquisito familiarità con le conclusioni e si è impegnato a prestare attenzione e a formulare le sue proposte in modo più dettagliato”.
• Quando si studia qualsiasi materiale, si partecipa a conferenze, si incontrano partner, ecc. deve essere redatto un breve riassunto + nella relazione deve essere fornito un link allo stesso.

• Se l’esecutore ha la sensazione che il tempo totale impiegato in un compito possa sollevare una domanda da parte del manager, è necessario spiegare immediatamente “perché è stato impiegato così tanto tempo”. (Esempio: Compito: Emissione e invio di una fattura al Cliente. Tempo: 1 ora. Spiegazione: è stata spesa 1 ora di tempo per l'emissione di una fattura a causa della necessità di concordare nuovamente il testo 3 volte con il Cliente su sua iniziativa)

Esempio di rapporto di lavoro

L'esempio mostra un elenco di attività da un report realizzato in Bitrix24 (il sistema consente di lavorare centralmente all'interno dell'azienda e tenere traccia del tempo per attività). Con una corretta organizzazione della pianificazione e della registrazione dell'orario di lavoro per attività, tutti i report verranno generati automaticamente.

Risultato dell'attività di esempio

Addendum al rapporto di lavoro

Alla fine di ogni rapporto di lavoro è necessario apporre la seguente frase (GG - data; MM - mese; AA - anno; HH:MM - formato ore + minuti).

Totale per GG.MM.AA:
1) Ha lavorato in ufficio: HH:MM
2) Lavorato da casa: HH:MM
3) Totale lavorato: HH:MM
4) Congedo per malattia: HH:MM
5) Ore a proprie spese: HH:MM

Regole per l'aggiunta al report (usando l'esempio della mia azienda)

• Nell'ambito di un giorno lavorativo (giorno), il “Totale lavorato” e il “Congedo per malattia” possono superare le 8 ore solo se il congedo per malattia è pari a zero).
• Entro un giorno lavorativo (giorno), "Totale lavorato" e "Ore a proprie spese" dovrebbero fornire un totale di 8 ore, non di più.
• Ad esempio, ho chiesto il permesso alle 01:19, il pranzo è stato ridotto alle 00:25 anziché all'01:00, l'orario di lavoro a fine giornata era alle 07:19. In “Ore a tue spese” scrivi “00:41” più un commento: chiesto il tempo libero alle 01:19, pranzo alle 00:25 anziché all’01:00 (ovvero registrare tutte le deviazioni dagli standard dell’orario di lavoro).
• Nella riga "Lavorato in ufficio" viene conteggiato anche il tempo trascorso in viaggio d'affari o in viaggio per motivi di lavoro.
• Nella riga in cui il tempo è zero, inserisci 0:00
• Per aggiungere velocemente una frase è necessario copiarla e incollarla dai report precedenti, modificando l'orario.

Sequenza di attuazione dei rapporti di lavoro

Può essere estremamente difficile, e talvolta impossibile, introdurre report giornalieri nel lavoro quotidiano di un dipartimento/azienda senza un progetto parallelo per introdurre una gestione regolare. Maggiori informazioni sulla gestione regolare nell'articolo “.” Qui delineerò brevemente 2 fasi principali:

1. Primo stadio(durata: 2-3 settimane): i dipendenti sono tenuti a registrare nei report le cinque attività più grandi completate, indicando il tempo per ciascuna di esse. Implementazione: GoogleDocs o editor di testo, possibilmente un sistema per impostare attività.
2. Seconda fase(durata: 3 settimane e oltre): i dipendenti sono tenuti a registrare tutte le attività in report indicanti il ​​tempo impiegato. Attuazione: Bitrix24 o un altro sistema di impostazione delle attività.

Quando un rapporto di lavoro potrebbe non essere necessario

Per le professioni in cui viene eseguito lo stesso tipo di azioni ripetibili, ha senso introdurre uno standard per il numero di attività completate anziché un rapporto. Inizialmente, viene stimato il tempo medio desiderato per completare un'attività. Successivamente, la norma viene calcolata utilizzando una semplice procedura:<количестов рабочих часов>dividi per<норма времени на выполнение одной задачи>.

Ad esempio, un operatore di call center può avere uno standard: 90 chiamate al giorno, 4 vendite, ecc. In questo caso, il manager esamina la deviazione dalla norma e non il rapporto di lavoro. La situazione sarà simile con un lavoratore che produce parti dello stesso tipo.

Mi viene posta regolarmente la seguente domanda: "Quanto spesso è consigliabile rivedere i rapporti di lavoro di un dipendente?" La risposta è banale: "Quanto necessario per garantire che le prestazioni di un determinato dipendente siano accettabili per l'azienda e il manager.".

Nella fase iniziale (1-1,5 mesi) di implementazione, è importante controllare ogni giorno i rapporti di lavoro di tutti. Successivamente, per alcuni dipendenti è sufficiente controllarli una volta ogni 1-2 settimane, per altri ogni giorno.

Se una persona lavora con i rapporti da 1 anno e sei costretto a controllare il suo rapporto ogni giorno, non stai lavorando come manager: non stai esercitando la giusta influenza su un subordinato o stai mantenendo un dipendente inefficace.

Le attività di qualsiasi organizzazione o azienda implicano sempre la rendicontazione. Anche se l'azienda è completamente indipendente e non ha una dirigenza superiore, una relazione sulle attività di tale società è necessaria affinché la direzione dell'azienda stessa valuti l'efficacia del lavoro per un certo periodo, per costruire ulteriori prospettive di sviluppo della campagna.

Scrivere un report, come scrivere una lettera commerciale, sembra una domanda semplice... ma dove possono sorgere le difficoltà?

Solitamente chi lo fa per la prima volta ha difficoltà su come stilare una relazione sul lavoro svolto. Dopo aver compilato tale rapporto una o due volte e averlo adattato in base ai commenti ricevuti, lo specialista che lo compila non incontra più particolari difficoltà nella stesura di quello successivo.
Compilare un rapporto sullo stato di avanzamento per la prima volta, e farlo correttamente, non è un compito così facile come sembra a prima vista.

Un po' di resoconto contabile

Il più semplice in termini di esecuzione è un rapporto contabile. Può essere di grandi dimensioni e richiedere molto tempo per essere compilato, richiede precisione e accuratezza nella compilazione, eppure è in qualche modo più semplice da compilare rispetto a un rapporto testuale sul lavoro svolto. Quando si prepara una relazione contabile, di solito esiste una forma di rendicontazione rigorosamente definita, espressa in varie tabelle.

Devi compilare queste tabelle con indicatori digitali delle attività dell’organizzazione, e il gioco è fatto. Naturalmente, tutti gli indicatori devono essere affidabili e combinati tra loro, ma è comunque più semplice calcolare e inserire numeri nelle colonne appropriate piuttosto che compilare un rapporto testuale sul lavoro svolto, quando è necessario descrivere tutti gli aspetti delle attività dell'organizzazione in parole.

A volte, quando si prepara una relazione contabile, è necessaria una nota esplicativa. Di solito non è di grandi dimensioni e alcuni numeri sono spiegati al suo interno. Ad esempio, perché alcuni indicatori sono diminuiti, cosa ha causato l'aumento di altri indicatori, qual è la tendenza generale verso la crescita e lo sviluppo, secondo i dati del rapporto.

Classificazione dei rapporti sullo stato di avanzamento

Le segnalazioni vengono classificate secondo due criteri

• Per ora del periodo di riferimento: giornaliero, settimanale, mensile, trimestrale, semestrale, annuale.
• Per composizione e volume: un rapporto sul lavoro svolto da una divisione dell'organizzazione e un rapporto sul lavoro dell'intera organizzazione.

Compilare un rapporto sui progressi giornalieri o settimanali è raramente difficile. Tipicamente, sono costituiti da diversi indicatori digitali che riflettono le principali attività dell'organizzazione. Il volume delle relazioni mensili sullo stato di avanzamento è maggiore, ma anch'esso espresso principalmente in numeri. E trimestrale, semestrale e annuale, molto spesso, comportano versioni testuali dei rapporti sul lavoro svolto.

Rapporto testuale sul lavoro svolto - processo creativo

Compilare un rapporto in numeri è un compito responsabile, ma più semplice che compilare un rapporto testuale competente e qualificato sul lavoro svolto. Compilare un rapporto in forma di testo è una sorta di creatività.

Dovrebbe riflettere le attività di un dipartimento o dell'intera organizzazione nel suo insieme, dovrebbe essere scritto nel linguaggio del documento, ma facile da leggere, non dovrebbe contenere "acqua" non necessaria, il testo dovrebbe essere supportato da numeri, dovrebbe riflettere un confronto con gli indicatori precedenti del periodo di riferimento o degli indicatori dello stesso periodo dell'anno scorso e dovrebbe concludersi con alcune conclusioni.

Redigendo un rapporto sulle attività dell'intera organizzazione nel suo insieme, il lavoro di tutti i suoi dipartimenti e divisioni è solitamente affidato al capo dell'organizzazione. La pratica generale di fornire rapporti suggerisce che un'autorità superiore invii all'organizzazione che deve fornire una relazione sul lavoro svolto, la struttura della relazione successiva, che indica cosa specificamente deve essere trattato nella relazione sul lavoro svolto, quali numeri , gli indicatori e le aree di attività dovrebbero riflettersi nella prossima relazione.

Il capo dell'organizzazione presenta ai dipartimenti la struttura del rapporto di ciascun dipartimento e ciascun dipartimento redige il proprio rapporto sul lavoro svolto. Il manager controlla tutti i report, se necessario, li corregge e genera un report generale sulle attività dell’organizzazione.

Requisiti di base per la preparazione di una relazione sullo stato di avanzamento

E sebbene redigere un rapporto sul lavoro svolto sia un processo creativo e debba riflettere tutti gli aspetti delle attività dell'organizzazione, è comunque un documento e non un saggio su un argomento specifico, deve soddisfare tutti i requisiti di un'azienda documento. Pertanto, il rapporto sullo stato di avanzamento non dovrebbe contenere frasi con pronomi personali, ad esempio "ho detto, loro hanno fatto, abbiamo raggiunto" e simili. Ecco un piccolo esempio del vocabolario che dovrebbe essere presente nel testo del rapporto:

“Il numero di vendite nel reparto tecnologia per il 2° trimestre del 2014 è stato di 205.000, pari al 27% del numero totale di vendite. Si tratta del 10% in più rispetto al numero di vendite per il periodo corrispondente dell'anno scorso. Il fatturato del reparto tecnologico nel 2° trimestre è aumentato del 7% rispetto allo stesso dato del 1° trimestre. Questo aumento del livello delle vendite è dovuto all’espansione del mercato di vendita (creazione di nuovi punti vendita, intensificazione del lavoro degli agenti).”

Non si possono inserire nel resoconto del lavoro svolto, quando si parla di miglioramento di alcuni indicatori, frasi del tipo “grazie all’impegno del manager, grazie al miglioramento del lavoro della squadra”. In primo luogo, questo è uno stile errato di elaborazione di un documento aziendale e, in secondo luogo, tali proposte non riflettono il vero motivo per aumentare il livello degli indicatori. Cosa, prima che il manager non lavorasse sodo, ma in qualche modo? La squadra ha lavorato male prima di questo periodo di riferimento e poi per qualche motivo ha iniziato a funzionare bene?

Quando si redige un resoconto del lavoro svolto, nelle apposite sezioni del resoconto è possibile inserire la descrizione di alcuni eventi, azioni, presentazioni specifiche che hanno contribuito a migliorare il lavoro e ad aumentare le prestazioni.

Sezioni della relazione sullo stato di avanzamento

Quindi, quali sezioni dovrebbe contenere una relazione testuale sul lavoro svolto, se alla sua preparazione non è allegata una struttura specifica della relazione?

• Una parte introduttiva, che fornisce una breve descrizione dell'organizzazione, la sua posizione tra organizzazioni simili nella città, regione o qualche altra informazione sull'organizzazione o regione in cui si svolgono le sue attività
• Seguono i rapporti sul lavoro svolto da ciascuna unità (dipartimento). Se l'organizzazione è piccola e non dispone di dipartimenti, la parte principale del rapporto sul lavoro svolto viene compilata dal capo dell'organizzazione sulla base dei dati forniti da ciascuno specialista dell'organizzazione.
• La parte finale, che riassume i risultati del lavoro dell’organizzazione per il periodo di riferimento, trae conclusioni su successi e fallimenti e fornisce previsioni per le attività future.

Opzioni per i rapporti sullo stato di avanzamento

La struttura del rapporto sullo stato di avanzamento può avere altre opzioni relative alle specificità delle attività dell'organizzazione, ma deve contenere i seguenti dati:

• Un rapporto completo e obiettivo su tutte le aree di attività dell’organizzazione, con indicatori digitali, possibilmente diagrammi
• Conclusioni sul lavoro dell’organizzazione per il periodo di riferimento
• Modi e prospettive per lo sviluppo dell'organizzazione per il prossimo periodo di riferimento.

Il processo lavorativo consiste nell'impostazione dei compiti da parte del manager e nella loro attuazione da parte del dipendente dell'azienda. Di tanto in tanto, ciascun dipendente scrive un rapporto sul lavoro svolto. La frequenza dipende dalle regole interne dell'impresa, nonché dalla forma. Non sottovalutare l'importanza di questo documento per il management.

In questo articolo vedremo come preparare adeguatamente una relazione sul lavoro svolto, un esempio di compilazione del documento e alcuni suggerimenti per redigerlo.

Perché devi essere in grado di riferire correttamente sul tuo lavoro

Il processo lavorativo può essere rappresentato come un meccanismo complesso in cui ogni dipendente dell'azienda è un ingranaggio. In questo esempio, il capo dell'organizzazione agisce come un ingegnere responsabile di garantire che tutti i meccanismi funzionino senza intoppi e il più rapidamente possibile.

Nella vita reale, è piuttosto difficile per i capi valutare quanto bene i dipendenti svolgono il proprio lavoro se non ne vedono i risultati. Pertanto, in quasi tutte le imprese, la direzione obbliga ciascun dipendente a preparare regolarmente un rapporto sul lavoro svolto. Spesso questo documento viene creato a intervalli di 1 settimana. In questo modo, il management può vedere cosa hanno fatto i dipendenti e quanto sono stati utili all'azienda.

Esempio sbagliato

Il documento è redatto in forma libera. Forse è per questo che esistono un gran numero di segnalazioni che non dicono nulla alla direzione o fanno pensare che il lavoratore non stia affrontando le funzioni assegnategli. Allo stesso tempo, un determinato dipendente può essere un vero gran lavoratore e superare i suoi piani. Il colpevole è un rapporto compilato in modo errato sul lavoro svolto. Di seguito è riportato un esempio di tale documento.

Tipo di documento: relazione sul lavoro svolto per il periodo dal 15/02/16 al 19/02/16.

È stato fatto quanto segue:

• l'orario di lavoro del laboratorio di produzione era cronometrato;
• i risultati temporali sono stati inseriti nel programma di lavoro;
• sono stati calcolati nuovi standard temporali;
• risposto alle richieste degli ispettorati per la sicurezza del lavoro e di numerosi clienti;
• ha preso parte a una conferenza sul miglioramento dell'efficienza del lavoro nell'impresa.

Data di compilazione: 19/02/16

Firma: Petrov Yu.

Se un dipendente redige un rapporto sul lavoro svolto in questo modo, la direzione riterrà che non sia abbastanza occupato.

Quali sono gli errori?

L'esempio sopra mostra chiaramente errori standard durante la redazione di documenti di questo tipo.

I principali sono:

I requisiti di cui sopra devono essere utilizzati sia nella preparazione dei moduli settimanali sia nella generazione di una relazione sul lavoro svolto per l'anno.

Opzione adatta

È probabile che non sarai in grado di produrre un rapporto di alta qualità la prima volta. Per facilitarti questa operazione, diamo un esempio di come sia stato necessario scrivere un rapporto al responsabile sul lavoro svolto, indicato nel primo esempio:

“A: Capo del dipartimento di pianificazione Ivanov P.M.

Da: economista di prima categoria del dipartimento di pianificazione Yu R. Petrov.

Rapporto sui risultati del lavoro per (15/02/16-19/02/16)

Per la settimana di riferimento mi sono stati assegnati i seguenti compiti:

Sono stati completati tutti i compiti assegnati e precisamente:

• Sono state effettuate 5 prove di cronometraggio e sono state redatte altrettante nuove norme per il lavoro dell'officina di produzione;
• hanno preso parte al convegno, si allega una nota con le proposte.

Si è lavorato anche sulla documentazione in arrivo, ovvero:

• Sono state compilate 2 risposte alle richieste IOT.
• Le risposte sono state date alle lettere di gr. Yuryeva A. A., Zhakova S. I., Mileeva K. B.

È previsto un viaggio d'affari per il periodo dal 22/02/16 al 26/02/16 per verificare il lavoro dell'unità strutturale della filiale di Pechersk.

Data di compilazione: 19/02/16

Firma: Petrov Yu.R.”

Concordo sul fatto che questa versione del rapporto è da leggere meglio e la direzione può vedere quanto bene sta lavorando uno dei dipendenti.

Come scrivere report per periodi più lunghi?

Naturalmente, non è difficile scrivere magnificamente un periodo di una settimana su carta. È più difficile preparare un rapporto sul lavoro svolto per sei mesi o addirittura un anno. Tuttavia, questo è più facile da fare di quanto possa sembrare a prima vista. Ad esempio, se disponi di report settimanali per il periodo richiesto, puoi utilizzarli tranquillamente.

Volume massimo: 1 foglio di formato A4

Allo stesso tempo, vale la pena provare ad ampliare leggermente le informazioni in modo che il risultato si adatti a 1-2 pagine. Nel caso in cui l'organizzazione non conservi risultati settimanali, ma ti viene richiesto di creare un rapporto sul lavoro svolto per l'anno, non farti prendere dal panico e diventare isterico.

Tutte le informazioni sono disponibili intorno a te: guarda lo storico dei messaggi nei log dei documenti o nelle email, apri la cartella con i tuoi resoconti, studia i fogli di viaggio. Tutto ciò ti aiuterà a ricordare le imprese che hai compiuto durante l'anno lavorativo.

Riassumiamo

Sopra abbiamo fornito alcuni esempi di come scrivere un rapporto sullo stato di avanzamento. L'importante è descrivere le operazioni eseguite, indicando le caratteristiche quantitative (tante volte o questo e quel numero di pezzi, ecc.). In questo modo, farai sapere al management esattamente quanto lavoro hai completato.

Non dobbiamo dimenticare di indicare all'inizio del rapporto un elenco di compiti specifici che ti sono stati affidati. Una parte importante è il completamento del rapporto. Assicurati di annotare ciò che desideri implementare al lavoro nel prossimo futuro. Ciò dimostrerà che guardi in modo più ampio rispetto alla semplice area delle tue responsabilità immediate e delle funzioni che devono essere svolte secondo la descrizione del lavoro.

Puoi anche considerare l'esempio sopra.

Per facilitare la preparazione di tali rapporti, è possibile annotare il lavoro svolto quotidianamente su un taccuino o un documento elettronico. Trascorrerai solo 3-5 minuti al giorno su questa piccola cosa. Non è molto. Tuttavia, grazie a tali record, puoi facilmente creare un rapporto sul tuo lavoro per qualsiasi periodo futuro.

Non c'è leader che non esiga dai suoi sottoposti almeno una volta all'anno un rapporto su quanto è stato fatto. E il problema è che con il lavoro di routine, lo sviluppo di un documento del genere sembra essere un compito piuttosto difficile. E per qualche motivo siamo imbarazzati nel chiedere ai nostri superiori esempi di rapporti sul lavoro svolto. E se decidesse che non siamo adatti alla posizione che occupiamo?

Chi ne ha bisogno

Questa domanda viene posta dall'esecutore a cui è stato assegnato l'incarico di reporter. Molto spesso, i dipendenti dell'azienda si sentono quasi insultati da tali richieste. Ma tutto ha un significato.

In primo luogo, l'appaltatore stesso necessita di una relazione sul lavoro svolto. Un atteggiamento non formale, ma interessato a questo processo ti consentirà di trovare colli di bottiglia e punti deboli nelle tue qualifiche. Ciò significa che sono state individuate le direzioni in cui è possibile (e necessario) svilupparsi. Dopotutto, tutti impariamo dai nostri errori.

In secondo luogo, il leader ne ha bisogno. Un rapporto sullo stato di avanzamento consente di valutare oggettivamente la qualità e la velocità di risoluzione dei compiti assegnati. Grazie a questo documento, molte domande scompariranno: dalla più primitiva "cosa fai sempre" alla complessa "perché dovrei cambiare il tuo computer con uno più moderno?" Perché il rapporto indicherà che è necessario molto tempo per salvare le modifiche al documento. E questo non dipende dall'appaltatore: le apparecchiature per ufficio obsolete non possono funzionare più velocemente. In realtà, questo è il motivo per cui sembra che il dipendente beva sempre tè: sta semplicemente aspettando che l'operazione venga completata.

E la domanda: "Perché hai bisogno di scrivere un rapporto sul lavoro svolto per il mese?" stesso è errato. Perché accumulare e riempire database ha senso per gli strateghi, e non per loro. È semplicemente più facile risolvere un problema che parlare di metodi per risolverlo.

Cosa scrivere

Esempi di rapporti sui progressi mostrano che è necessario scrivere in modo molto dettagliato. Tutto ciò che sembra una piccola cosa o un insignificante movimento del corpo può rivelarsi un elemento fondamentale nello svolgimento di specifiche funzioni. Ma la comprensione di ciò arriverà solo dopo aver studiato diversi rapporti scritti.

Se il lavoro è di natura di routine, ad esempio riconciliando documenti e identificando incoerenze, allora ha senso sviluppare un modulo tabellare. Anche in questo caso, inizialmente la tabella dovrà essere molto dettagliata e contenere molte colonne; Con il passare del tempo la necessità di alcune colonne non sarà più necessaria e il modulo del report assumerà una forma normale (leggi: ragionevole).

In alcuni casi, quando si redige una relazione sul lavoro svolto (ad esempio gli insegnanti), è impossibile affrontare formalmente la questione dell'autoanalisi. Infatti, oltre al carico educativo e metodologico previsto e allo studio del materiale necessario, la scuola è impegnata anche in attività educative. Ciò richiede un approccio speciale alla stesura del documento: è necessario comprendere le ragioni del ritardo di un certo numero di studenti, trovare modi per interessare i bambini alla loro materia. E allo stesso tempo, non dobbiamo dimenticare gli scolari di alto livello (o addirittura dotati).

Scopi dei rapporti

Per una preparazione adeguata e un dispendio di tempo minimo, è necessario decidere fin dall'inizio per quale scopo e perché si sta scrivendo la relazione sul lavoro svolto per l'anno. Chiamiamo i più popolari:

Giustificazione dei reali vantaggi di una posizione specifica nell'organizzazione;

Conferma delle qualifiche di un determinato dipendente;

Dimostrazione del lavoro efficace alla direzione;

Ottenere finanziamenti per il prossimo periodo di riferimento;

Ottenere il consenso per sviluppare una direzione (idea);

Giustificazione per la spesa delle risorse e delle finanze assegnate, ecc.

La formulazione ben nota - la corretta formulazione del problema fornisce il 50% della soluzione - funziona anche in questo caso. Quanto meglio comprendiamo perché è necessario un rapporto, tanto più facile sarà per noi scriverlo. Al punto che il documento “tanto per spettacolo” non richiede affatto un approccio creativo da parte nostra. E richiede tempo.

Struttura del documento

Se l'azienda non ne ha uno sviluppato, deve essere sviluppato in modo indipendente. Conoscendo lo scopo del documento, è necessario pensare alla sua struttura. Esempi di relazioni sullo stato di avanzamento suggeriscono che è necessario uno schema chiaro e semplice.

All'inizio è necessario spiegare lo scopo e la logica della presentazione delle informazioni. Spiegare la sequenza della presentazione e creare un sommario. Per la tabella è necessario dare una breve spiegazione del motivo per cui è stata scelta questa particolare forma.

Anche all’interno delle sezioni e sottosezioni va mantenuta l’unità di presentazione. Ciò renderà il documento più comprensibile e, di conseguenza, più facile da comprendere. In un resoconto che copre un lungo periodo di tempo, illustrazioni e grafici sono abbastanza appropriati per facilitarne la comprensione. Ma qui è necessario rispettare la regola del “centro aureo”: il testo solido, così come i materiali esclusivamente visivi, diventano noiosi molto rapidamente.

Stilistica

Per un dipendente normale, forse la cosa più difficile da scrivere è la terminologia e le parole. Una relazione pretenziosa sembrerà innaturale e provocherà una reazione negativa da parte del management. Anche formulazioni troppo semplici (ad esempio, sono stati fotocopiati 25 documenti) allontaneranno il lettore.

Ma dovresti evitare i modelli. L'unica eccezione è il documento che nessuno leggerà mai. A volte incontriamo tali problemi, ma in questo articolo siamo interessati a rapporti reali (non creati pro forma).

In ogni caso, non dovresti parlare solo di risultati. Per evidenziarli è necessario parlare delle difficoltà che abbiamo dovuto affrontare durante il lavoro. Tra le altre cose, l'analisi della complessità riguarda l'ottimizzazione del lavoro dei dipendenti della direzione. Esempi di resoconti sul lavoro svolto suggeriscono di non usare frasi semplificate come “condizioni insoddisfacenti”, “difficoltà incontrate”, ecc. È meglio chiamare tutto con il nome proprio: “fotocopiatrice rotta”, “mancato accesso al Internet”, “mancanza o ricezione intempestiva di informazioni da parte del dipartimento interessato”. Tutto ciò ci consente di valutare adeguatamente e obiettivamente la situazione attuale dell'azienda.

Valutazione dei risultati

Ogni risultato ottenuto deve essere supportato da numeri. Tale specificazione fornisce una comprensione delle dinamiche di sviluppo.

Inoltre, è necessario stabilire criteri per la valutazione dei risultati. Che si tratti di quello precedente (se si tratta di un resoconto trimestrale, ad esempio) o, al contrario, della percentuale di raggiungimento degli obiettivi prefissati, spetta all'autore del documento decidere.

In generale, gli indicatori indiretti possono dire molto sul processo di risoluzione dei compiti assegnati. Ci sono anche molte informazioni qui per ulteriori analisi. Dalla determinazione del costo del lavoro alla comprensione della correttezza della definizione degli obiettivi.

Dal problema alla soluzione

La maggior parte dei rapporti sono preparati in base al principio della descrizione dello stato di avanzamento dei lavori. Un documento che mostra chiaramente la relazione problema-soluzione sembra più vantaggioso. Il lettore capisce immediatamente quali metodi e tecniche (se necessario) ha utilizzato l'esecutore per completare l'attività in modo tempestivo e di alta qualità.

Una catena ancora più dettagliata di "un problema specifico - le ragioni del suo verificarsi - definizione dei compiti - soluzione" suggerisce immediatamente la necessità di presentare un rapporto quotidiano in forma tabellare. Inoltre i nomi dei grafici sono già noti. Le informazioni presentate in questo modo sono facili da leggere e analizzare.

Presentazione degli indicatori quantitativi

Nei casi in cui il report è costituito principalmente da dati digitali, la forma tabellare può essere molto difficile da comprendere. Un flusso continuo di numeri annoia letteralmente il lettore già dopo pochi minuti. Un'altra cosa sono grafici e grafici multicolori. Sono chiari, comprensibili e facili da leggere.

Ogni diagramma deve essere commentato. Inoltre è necessario indicare come sono interconnessi i vari grafici; Chiarire le relazioni di causa-effetto faciliterà ulteriormente l’analisi del rapporto.

Se durante il lavoro sono state spese risorse materiali, non dovresti semplicemente elencarle tutte. Dovrebbero invece essere indicati i beni acquistati. La frase secca: "Sono state acquistate attrezzature per ufficio" suonerà completamente diversa se scrivi: "Sono stati creati 2 posti di lavoro, che hanno permesso di aumentare la produzione del dipartimento".

Come redigere un documento

Nonostante non esista un'unica forma di preparazione, è possibile preparare un rapporto sul lavoro svolto secondo GOST, che definisce i criteri principali per il lavoro scientifico. Specifica i requisiti di formattazione, tipo e dimensione del carattere, ecc.

Per quanto riguarda la leggibilità del documento, ecco alcuni suggerimenti:

Cerca di non contenere più di 5 frasi in un paragrafo;

Gli indicatori chiave possono essere evidenziati in carattere o colore;

Suddividere il testo in modo che la tabella o il grafico non occupino l'intera pagina; assicurati di lasciare spazio per i commenti su di essi;

Scrivere un riassunto chiaro e conciso del report.

Questi suggerimenti contribuiranno a rendere il tuo rapporto più facile da percepire e quindi imposteranno inizialmente il lettore ad un atteggiamento leale nei confronti dell'autore del documento. Immagina di essere il capo. E rendi il rapporto qualcosa che possa essere utile e interessante da leggere.