Crea un programma per le vacanze. Come redigere un programma di ferie: possibili errori e relative soluzioni. Dipendenti che non hanno usufruito delle ferie nell'anno precedente

Regole per programmare le vacanze

• minori di 18 anni (articolo 267 del Codice del lavoro della Federazione Russa);
• lavoratori a tempo parziale (il congedo è concesso contemporaneamente al congedo per il lavoro principale) (articolo 286 del Codice del lavoro della Federazione Russa);
• dipendenti i cui coniugi sono militari (il congedo è concesso contemporaneamente al congedo del coniuge) (clausola 11, articolo 11 della legge federale del 27 maggio 1998 n. 76-FZ "Sullo status del personale militare");
• donne prima o immediatamente dopo il congedo di maternità, nonché al termine del congedo parentale (articolo 260 del Codice del lavoro della Federazione Russa);
• dipendenti le cui mogli sono in congedo di maternità, indipendentemente dal tempo di lavoro continuo con questo datore di lavoro (parte 4 dell'articolo 123 del Codice del lavoro della Federazione Russa);
• dipendenti che hanno adottato un bambino (bambini) di età inferiore a tre mesi (parte 3 dell'articolo 122 del Codice del lavoro della Federazione Russa).

• Esperienza di lavoro. Il diritto alle ferie annuali retribuite durante la stesura del programma delle ferie sorge per un dipendente se ha lavorato per un determinato datore di lavoro per almeno sei mesi. Se l'anzianità di servizio è inferiore a sei mesi, il dipendente deve essere informato per iscritto.

A sua volta, se durante il periodo per il quale è concesso il congedo successivo, il dipendente ha usufruito di ferie aggiuntive senza retribuzione, la cui durata è stata superiore a sette giorni di calendario, o è stato in congedo parentale, allora questo tempo non è incluso nella durata del congedo servizio che dà diritto alle ferie annuali retribuite. Nelle situazioni in esame, è possibile posticipare il tempo delle ferie annuali retribuite previo accordo delle parti. Alcuni dipendenti hanno diritto alle ferie indipendentemente dalla loro durata di servizio. Parliamo di lavoratori minori, donne prima o dopo il congedo di maternità, genitori adottivi di bambini di età inferiore a tre mesi.

• Concessione anticipata delle ferie. Se un dipendente appartiene ad una categoria preferenziale, il suo congedo dovrebbe essere pianificato prima della scadenza del contratto di lavoro. Ad esempio, concedere congedi ai lavoratori a tempo parziale.
• Previo accordo delle parti. Se l'accordo delle parti del contratto di lavoro prevede che le ferie siano concesse al dipendente prima della scadenza dei sei mesi di lavoro continuo, le ferie per questo dipendente devono essere incluse nel programma delle ferie.
• Tra le parti è stato stipulato un contratto di lavoro a tempo determinato, valido per l'anno in corso. Nel caso in esame, il datore di lavoro non ha motivo di programmare le ferie per l'anno successivo per un dipendente il cui rapporto di lavoro terminerà prima che avvenga.
• Ferie annuali aggiuntive retribuite. In conformità con l'art. 116 del Codice del lavoro della Federazione Russa, sono previste ferie annuali retribuite aggiuntive ai dipendenti impegnati in lavori con condizioni di lavoro dannose e (o) pericolose, ai dipendenti con una natura speciale del lavoro, ai dipendenti con orario di lavoro irregolare, ai dipendenti che lavorano nell'Estremo Oriente Aree settentrionali e equivalenti, nonché in altri casi previsti dal Codice del lavoro della Federazione Russa e da altre leggi federali (ad esempio, dipendenti pubblici, dipendenti di organi di affari interni, ecc.).
• Il programma delle ferie deve tenere conto dei benefici forniti ai dipendenti.

Ad esempio, l'azienda ha effettuato una certificazione dei luoghi di lavoro, a seguito della quale è stato stabilito che alcune posizioni rientrano nella classe delle condizioni di lavoro in base al grado di nocività e pericolo dei fattori nell'ambiente di lavoro e nel processo lavorativo con un valore pari ad almeno tre. Nonostante i risultati ottenuti, il datore di lavoro non ha incluso nel programma delle ferie i necessari 7 giorni di ferie retribuite aggiuntive, nonché altri benefici previsti in relazione a ciò. Il dipendente si è rivolto al tribunale e quest'ultimo gli ha riconosciuto il diritto a ricevere i benefici richiesti dalla legislazione sul lavoro. Pertanto, secondo la sentenza del tribunale regionale di Leningrado del 23 luglio 2014 n. 33-3637/2014, i giudici hanno tenuto conto dei requisiti della risoluzione n. 870 del governo della Federazione Russa del 20 novembre 2008 e delle norme legali posizione del Plenum della Corte Suprema della Federazione Russa. Poiché la continua violazione dei diritti del lavoro dei dipendenti risiede nel fatto che il datore di lavoro ha effettivamente riconosciuto il diritto dei suoi dipendenti a compensi e pagamenti e li ha anche maturati, ma non li ha pagati senza spiegarne le ragioni, il tribunale ha ordinato all'impresa non solo emettere ordini appropriati e modificare gli orari dei turni dei dipendenti e le ferie retribuite, ma anche pagare integralmente ai dipendenti tutti i compensi e gli altri pagamenti monetari loro dovuti. Pertanto, quando si elabora un programma di ferie per i dipendenti, il datore di lavoro è obbligato a tenere conto di tutti i benefici forniti ai dipendenti in base ai risultati della certificazione da loro superata.

• Deve essere incluso nel programma delle vacanze ferie non godute dal dipendente nell'anno in corso e trasferite all'anno successivo.
• Un dipendente in congedo parentale per un massimo di 1,5 anni perde il diritto al congedo retribuito, anche se ritorna al lavoro a tempo parziale. Questa posizione è stata rispettata dal Servizio federale antimonopolio del distretto Volga-Vyatka nella sua risoluzione del 04/06/15 n. A39-3748/2014. L'essenza della controversia era che durante un'ispezione dell'organizzazione, gli specialisti dell'FSS hanno scoperto che diversi dipendenti che erano in congedo di maternità e ricevevano le prestazioni sociali richieste continuavano effettivamente a lavorare nell'organizzazione a tempo parziale. Questi dipendenti, in conformità con il programma delle ferie, hanno usufruito delle ferie annuali retribuite. L'azienda ha maturato e pagato loro l'indennità di ferie in base al guadagno mensile medio. Tuttavia, gli ispettori hanno ritenuto che questi pagamenti violassero la legislazione sul lavoro e i requisiti dell'art. 260 del Codice del lavoro della Federazione Russa, secondo il quale le ferie annuali retribuite possono essere concesse a una donna su sua richiesta, sia immediatamente prima del congedo di maternità, sia immediatamente dopo la fine del congedo di maternità, indipendentemente dalla durata del servizio con un dato datore di lavoro. Gli arbitri hanno indicato che questa posizione è coerente con il parere della Corte Suprema della Federazione Russa, esposto nella Risoluzione del Plenum della Corte Suprema del 28 gennaio 2014 n. 1 “Sull'applicazione della legislazione che regola il lavoro dei lavoratori donne, persone con responsabilità familiari e minori”. Un dipendente che è in congedo parentale per un massimo di 1,5 anni e allo stesso tempo riceve un'indennità di assistenza non può usufruire delle ferie annuali retribuite di base, poiché il Codice del lavoro della Federazione Russa non prevede la possibilità di utilizzare due o più congedi a lo stesso tempo.

Durata delle ferie annuali retribuite

• lavoratori di età inferiore a 18 anni - 31 giorni di calendario (articolo 267 del Codice del lavoro della Federazione Russa);
• disabili che lavorano (indipendentemente dal gruppo di disabilità) - almeno 30 giorni di calendario (articolo 23 della legge federale del 24 novembre 1995 n. 181-FZ "Sulla protezione sociale dei disabili nella Federazione Russa");
• personale docente - da 42 a 56 giorni di calendario (Articolo 334 del Codice del lavoro della Federazione Russa, Decreto del Governo della Federazione Russa del 14 maggio 2015 n. 466 “In ferie annuali retribuite prolungate di base”);
• dipendenti pubblici statali - 30 o 35 giorni di calendario a seconda della posizione ricoperta (articolo 46 della legge federale del 27 luglio 2004 n. 79-FZ "Sulla funzione pubblica statale della Federazione Russa");
• giudici - 30 giorni lavorativi (Parte 2 dell'articolo 19 della Legge della Federazione Russa del 26 giugno 1992 n. 3132-1 "Sullo status dei giudici nella Federazione Russa");
• dipendenti comunali - 30 giorni di calendario (parte 3 dell'articolo 21 della legge federale del 2 marzo 2007 n. 25-FZ "Sul servizio municipale nella Federazione Russa"), ecc.

1. Determinare il numero di giorni di ferie che dovrebbero essere pianificati nel programma per l'anno successivo per ciascun dipendente. Per fare ciò, è necessario determinare la data di fine dell'anno in cui il dipendente ha lavorato (ovvero la data in cui scade l'anno successivo dal momento in cui il dipendente è stato assunto). Ad esempio, se un dipendente è stato assunto il 15 ottobre 2016, la data di fine dell'anno in cui ha lavorato sarà il 14 ottobre di ogni anno successivo.
2. Elaborare un programma di ferie per ciascun dipendente in modo tale che, alla fine dell'anno lavorativo, non gli siano rimaste ferie non utilizzate (articolo 122 del Codice del lavoro della Federazione Russa). Notiamo che la normativa attuale non vieta di concedere ferie “anticipate”, cioè per il tempo non lavorato. In questa situazione bisogna partire dal fatto che per ogni anno lavorativo il dipendente usufruisce di giorni di ferie non inferiori a quelli a cui ha diritto.
3. Entro il 17 dicembre di ogni anno è necessario redigere e approvare un programma di ferie con il responsabile dell'azienda (datore di lavoro). Per fare ciò, è possibile utilizzare il modulo unificato del programma ferie n. T-7 (approvato con Risoluzione del Comitato statistico statale della Russia del 01/05/04 n. 1 “Sull'approvazione dei moduli unificati di documentazione contabile primaria per il lavoro contabilità e il suo pagamento”). Si noti che il programma delle ferie può essere redatto in qualsiasi forma, previa sua approvazione da parte del capo dell'azienda come forma di documento principale.
4. Informare personalmente tutti i dipendenti sul programma delle ferie previa firma. Per fare ciò, nel modulo unificato n. T-7, è possibile fornire una colonna separata o introdurre nella pratica la familiarità con il programma delle ferie redigendo una dichiarazione separata o un altro documento (un registro per la conoscenza dei programmi delle ferie). Se il periodo per la concessione delle ferie viene successivamente modificato su richiesta del dipendente, è necessario effettuare una nota corrispondente nelle colonne 8-9 del programma del modulo n. T-7. Questo marchio viene posto sulla base di un ordine di posticipare le ferie.
5. Entro e non oltre due settimane prima dell'inizio delle ferie, consegnare al dipendente una firma sull'inizio delle ferie (parte 3 dell'articolo 123 del Codice del lavoro della Federazione Russa, Lettera di Rostrud del 30 luglio 2014 n. 1693- 6-1). Sono possibili anche altre opzioni per avvisare i dipendenti, ad esempio ottenendo un visto per familiarizzare il dipendente con un ordine di ferie (Lettera di Rostrud del 22 marzo 2012 n. 428-6-1).
6. Emettere un ordine per concedere il congedo al dipendente (modulo n. T-6). In una situazione in cui un dipendente va in ferie secondo il programma delle ferie, cioè in tempo, non è necessario ricevere da lui una domanda di ferie.
7. Il tempo che un dipendente trascorre in ferie annuali retribuite deve riflettersi nel foglio dell'orario di lavoro (modulo unificato n. T-12 o n. T-13) con il codice lettera "OT" o il codice digitale "09".
8. Le informazioni sulle ferie annuali retribuite concesse (utilizzate) al dipendente devono essere riportate nella sezione VIII della carta personale del dipendente (modulo unificato n. T-2).

Apportare modifiche al programma delle ferie

• È stato preparato un allegato all'attuale programma delle ferie. La forma della domanda dipende dalla forma di programma delle ferie utilizzato nell'azienda: unificato n. T-7 o arbitrario (pre-approvato come documento del personale principale dal datore di lavoro). La domanda specificata deve essere concordata con il sindacato (se presente in azienda, parte 1 dell'articolo 123, articolo 372 del Codice del lavoro della Federazione Russa) e approvata dal capo dell'organizzazione.
• Non vengono apportate modifiche (aggiunte) all'attuale programma di ferie approvato prima dell'assunzione di un nuovo dipendente. Il dipendente neoassunto deve inviare una domanda al datore di lavoro indicando la sua intenzione di esercitare il diritto alle ferie retribuite. Quando il lavoratore e il datore di lavoro concordano la data di inizio e la durata delle ferie, quest'ultimo emette un ordine di concessione delle ferie e redige una nota di calcolo. Di conseguenza, le informazioni sulle ferie concesse vengono inserite nella carta personale del dipendente.

Tutti i lavoratori hanno diritto alle ferie annuali retribuite. Ma affinché tutti i dipendenti non vadano in vacanza contemporaneamente e il lavoro dell'impresa non si fermi, viene praticata la redazione di un programma di ferie che, da un lato, garantisce il diritto dei dipendenti al riposo, e dall'altro tutela il datore di lavoro.

Cos'è il programma delle vacanze?

In sostanza, il programma delle ferie è un programma di ferie annuali per i dipendenti, redatto per stabilire l'ordine di riposo e garantire che il numero richiesto di persone rimanga al lavoro.

Ci sono alcune regole per programmare le vacanze. Pertanto, il programma delle ferie viene redatto e approvato una volta all'anno, senza il diritto di apportarvi modifiche (è possibile annotare solo le modifiche alle date delle ferie, se si verificano, e la modifica delle date delle ferie è possibile solo sulla base di un documento (ad esempio un ordine di rinvio delle ferie, firmato dal capo dell'organizzazione). Viene concordato con l'amministrazione dell'impresa e l'organismo sindacale (se presente).

Il programma delle ferie viene redatto tenendo conto dei desideri dei dipendenti e, ovviamente, tenendo conto delle peculiarità del processo lavorativo. Un contratto collettivo o altro atto normativo può stabilire il numero massimo di persone che, mentre lavorano in un determinato dipartimento, possono essere contemporaneamente in ferie. Questo viene fatto in modo che il processo di lavoro non soffra o si fermi.

La stesura del programma delle ferie deve iniziare a novembre e deve essere approvato dal dirigente entro il 16 dicembre, ovvero due settimane prima dell'inizio del nuovo anno solare, come previsto dal Codice del lavoro.

Se durante l'anno vengono assunti nuovi dipendenti, non vengono inseriti nel programma e vengono loro concesse ferie in accordo con l'amministrazione.

È necessario un programma di ferie se l'organizzazione è piccola?

Qualsiasi istituzione deve avere un programma di ferie, indipendentemente dal numero di dipendenti che lavorano lì. Secondo il Codice del lavoro, questo documento è obbligatorio sia per il dipendente che per il datore di lavoro. Dà al lavoratore le garanzie necessarie e obbliga il datore di lavoro a rispettare la legge. Inoltre, è il programma delle ferie che determina l'ordine di riposo dei dipendenti. Ebbene, coloro che ritengono che non sia necessario rispettare i requisiti del Codice del lavoro dovrebbero essere preparati alle multe che l'ispettorato del lavoro infligge ai datori di lavoro per la mancanza di un programma di ferie approvato.

Diritti di alcune categorie di dipendenti nella stesura di un programma di ferie

Quando si redige un programma di ferie, è necessario tenere conto del fatto che alcune categorie di dipendenti (l'elenco è presentato nella tabella seguente) hanno il diritto di ricevere ferie regolari in un determinato momento. Ad esempio, le donne che hanno due (o più) figli sotto i 12 anni hanno diritto prioritario alle vacanze estive. Gli stessi benefici sono previsti per padri single, veterani di guerra e del lavoro, dipendenti sotto i 18 anni, tutori o amministratori fiduciari, veterani militari, persone con i titoli di Eroe della Russia, Eroe dell'Unione Sovietica, titolari a pieno titolo dell'Ordine della Gloria . Inoltre, i coniugi del personale militare possono andare in congedo contemporaneamente al marito (moglie).

Come elaborare correttamente un programma di ferie?

Il programma delle ferie dell'organizzazione è un atto locale, che contiene informazioni sulla priorità delle ferie per i dipendenti di tutte le divisioni strutturali. Esiste un modulo specifico per la sua preparazione e un esempio di programma delle vacanze può essere trovato su Internet. Ogni unità strutturale dell'organizzazione ha il proprio programma di ferie. Questo viene fatto in molte imprese e questo schema è considerato il più conveniente: in primo luogo, i capi dipartimento redigono i loro programmi in base alle esigenze del dipartimento per il numero di personale richiesto, quindi il dipartimento Risorse umane adegua i programmi presentati tenendo conto dei vantaggi esistenti .

Successivamente, i responsabili delle risorse umane sottopongono i programmi corretti (se necessario) per la discussione ai dipendenti le cui ferie sono state posticipate per qualche motivo e ai capi dipartimento per l'approvazione. Anche questo ha senso, poiché solo il capo dipartimento può dire quali dipendenti dovrebbero essere presenti sul posto di lavoro in un determinato periodo dell'anno. Per quanto riguarda il trasferimento delle ferie ai dipendenti, che può avvenire durante l'adeguamento, a volte quando vengono spostate le ferie di un dipendente, vengono spostate anche le ferie di molti altri, il che richiede anche un accordo con coloro i cui interessi sono colpiti.

Dopo aver concordato e risolto tutte le questioni controverse, i programmi corretti vengono nuovamente trasferiti al dipartimento del personale, dove è già redatto un programma consolidato per l'intera impresa.

Elaborazione di un programma di ferie nelle piccole istituzioni

Per le piccole imprese, è consuetudine condurre un sondaggio preliminare tra i dipendenti sulle ferie, che viene effettuato dai dipendenti del dipartimento del personale o dai capi delle divisioni strutturali. Per evitare inutili problemi e discrepanze nei desideri dei lavoratori, gli ispettori del lavoro raccomandano non solo di condurre un sondaggio tra i lavoratori, ma di formalizzare il suo risultato, con la firma del dipendente stesso, che confermerà che non si oppone allo specifico periodo di ferie previsto gli è stato offerto. Dopo aver raccolto i dati sui desideri dei dipendenti, è necessario prendere un modello di programma delle ferie () e creare una bozza di documento, che dovrà ancora una volta essere concordato con i capi delle divisioni strutturali.

Punti importanti da considerare quando si pianificano le vacanze

Quando si redige un programma di ferie, oltre ai desideri dei dipendenti, è necessario tenere conto anche dei requisiti della normativa vigente. Vale a dire:

• Esperienza di lavoro– hanno diritto alle ferie retribuite i dipendenti la cui esperienza lavorativa al momento della stesura del programma delle ferie è di almeno sei mesi (in questo caso il dipendente deve essere avvisato che le sue ferie potrebbero essere posticipate). Inoltre, se durante il periodo per il quale è concesso il congedo successivo, il dipendente ha preso ferie aggiuntive senza retribuzione, la cui durata è stata superiore a sette giorni di calendario, o era in congedo parentale, allora questo tempo non è incluso nella durata del congedo servizio che dà diritto alle ferie annuali retribuite. Tali situazioni prevedono il trasferimento delle ferie previo accordo tra il dipendente e il datore di lavoro, anche se le ferie sono pianificate e incluse nel programma, poiché l'assenza dell'anzianità di servizio richiesta da parte del dipendente costituisce una base giuridicamente significativa per apportare modifiche al programma.
• Alcune categorie di dipendenti possono ricevere ferie annuali retribuite indipendentemente dall'anzianità di servizio. Tra questi rientrano: i dipendenti che non hanno ancora compiuto 18 anni, le donne prima o dopo il congedo di maternità, i genitori adottivi di bambini di età inferiore a tre mesi. Naturalmente, quando si stila un programma, è realistico pianificare solo le vacanze per i lavoratori minorenni o le donne incinte assunte. In tutti gli altri casi, il congedo può essere concesso prima della scadenza del periodo di sei mesi di lavoro continuativo del dipendente nell'organizzazione, solo su richiesta del dipendente e accordo con l'amministrazione. Oggi, il Codice del lavoro non prevede la concessione di ferie in proporzione al tempo lavorato, pertanto, quando si forniscono ferie in anticipo - prima della scadenza di sei mesi di lavoro presso l'impresa - il pagamento delle ferie deve essere effettuato per intero, e le ferie devono essere concesse per intero.
• Ferie annuali aggiuntive forniti in molte organizzazioni. Possono essere associati a condizioni di lavoro dannose o pericolose. Anche tali permessi sono inclusi nel programma, ma l'anzianità di servizio che dà diritto a usufruire di tali permessi comprende solo il tempo effettivamente lavorato. E la legge non prevede la possibilità di ricevere in anticipo un congedo aggiuntivo.
• Due festività può essere ricevuto in un anno solare da coloro che sono stati assunti alla fine dell'anno solare precedente, ad esempio nel mese di ottobre. In questo caso, il dipendente può legalmente andare in ferie a maggio e prendere un'altra ferie retribuite prima della fine dell'anno, ma per un altro anno (il dipendente ha diritto di prendere le ferie per il secondo e gli anni successivi in ​​qualsiasi momento dell'anno a sua discrezione). Questa possibilità dovrebbe essere prevista nella fase di elaborazione del progetto di programma e, ovviamente, dovrebbe essere inclusa nel modulo del programma delle ferie.
• Sequenza di vacanzeè stabilito non solo in base ai desideri dei dipendenti, ma anche a seconda che l'impresa abbia dipendenti che hanno il diritto primario di usufruire delle ferie annuali in estate o nel momento da loro scelto a propria discrezione. Per tenere conto degli interessi di questa categoria di dipendenti, viene compilato un elenco di coloro che hanno questo diritto.
• Dipendenti a tempo parziale hanno il diritto di fruire delle ferie annuali retribuite contemporaneamente al loro lavoro principale. Per fare ciò, devono presentare un documento giustificativo: un certificato del luogo di lavoro principale sulla durata della vacanza.
• Dipendenti che, per qualche motivo, non hanno utilizzato le ferie nell'ultimo anno, hanno inoltre il diritto di avere priorità nelle ferie o di scegliere un orario a loro conveniente.
• Lavoratori che intendono iscriversi alle università così come coloro che hanno figli, anche i diplomati dell'11° o del 9° anno hanno il diritto di scegliere il proprio periodo di vacanza. Ciò è particolarmente vero per i dipendenti delle imprese situate nell'estremo nord, se si prevede che i loro figli studino in un'altra regione. In questo caso, per accompagnare il figlio in un istituto scolastico, il dipendente ha diritto a un congedo completo o parziale (almeno 14 giorni di calendario) durante lo svolgimento degli esami di ammissione.
• Durata della vacanza nel nostro Paese ci sono 28 giorni di calendario. Ma se l’azienda prevede ferie aggiuntive, le ferie successive potrebbero essere aumentate. Ciò vale anche per alcune categorie di lavoratori per i quali sono previste ferie più lunghe:

Modulo T-7: perché è e dove scaricarlo?

Oggi è in vigore il modulo T7 del programma ferie, approvato dalla risoluzione del Comitato statistico statale della Russia nel 2001. Alcuni funzionari del personale ritengono che il programma delle ferie possa essere redatto in qualsiasi forma. Ma poiché esistono forme unificate di documentazione contabile, che includono il modulo T7, vale la pena utilizzarlo per redigere un programma di ferie. Inoltre, per la struttura finanziaria dell'impresa, il modello T7 è il documento in base al quale verranno pagate le ferie ai dipendenti. Quindi la questione se utilizzare o meno il modulo T7 non ha senso.

Naturalmente, a volte quando si divide la vacanza in parti o si ha la necessità di informare un dipendente che andrà in vacanza (questo deve essere fatto due settimane prima dell'inizio della vacanza), sorgono difficoltà, poiché il modulo T7 non prevede tali azioni . Ma ognuno risolve questo problema a modo suo. Ad esempio, utilizzano righe aggiuntive o aggiungono una colonna in più per la firma del dipendente (e alcuni allegano un ulteriore foglio introduttivo al programma delle ferie).

Molte persone sono interessate alla domanda se è necessario un ordine per approvare il programma delle ferie? No, non è necessario. Poiché il modulo T7 contiene una sezione "Approvo" nell'intestazione, dove il manager appone la sua firma, è esso stesso un ordine, quindi non è necessario un altro ordine aggiuntivo.

Puoi scaricare il modulo n. T-7 all'indirizzo.

Orario ferie e sindacato

La forma unificata del programma delle ferie è stata creata tenendo conto dei requisiti del Codice del lavoro e, di conseguenza, dispone di un modello per l'approvazione del sindacato. Attualmente, il Codice del lavoro non richiede il coordinamento del programma delle ferie con l'organizzazione sindacale. Ma se nell'impresa esiste un sindacato, il programma viene concordato con il presidente dell'organismo sindacale. Se non è presente un sindacato, ciò è indicato nel modello.

L'accordo stesso con il sindacato viene attuato nella fase di progetto del programma ferie. Quando è già stato redatto, ma non è stato ancora approvato dal capo dell'organizzazione. Il progetto è firmato dal capo del dipartimento del personale e dai capi delle divisioni strutturali. Poi lo incontra un rappresentante sindacale. L'orario concordato con il sindacato viene sottoposto alla firma del dirigente, dopodiché è considerato del tutto legale e non contestabile da parte dei dipendenti.

Come trasferire le ferie a un dipendente?

Se per qualche motivo un dipendente non può andare in ferie all'orario specificato nel programma (può trattarsi di un'esigenza aziendale o di motivi personali), deve presentare una domanda per posticipare le ferie. Se il problema viene risolto positivamente, viene emesso un ordine dal manager e le voci corrispondenti vengono inserite nelle colonne 7-9 del programma ferie. Se le ferie vengono annullate per motivi legati al processo produttivo, o un dipendente viene richiamato dalle ferie, il trasferimento delle ferie all'anno successivo viene registrato nella colonna n. 10 - “Nota”.

Per redigere correttamente un programma di ferie, è necessario conoscere le norme della legislazione esistente e ricordare che:

• il capo e il vice non possono andare in vacanza contemporaneamente
• il dipartimento deve trattenere un numero di dipendenti tale da poter supportare il suo normale funzionamento
• Gli specialisti dello stesso profilo non possono andare in vacanza contemporaneamente
• Le vacanze accumulate in diversi anni non vanno riassunte; è meglio dividerle in più parti
• non è necessario assegnare le responsabilità di un dipendente in ferie a qualcuno che ha il diritto di andare in ferie fuori turno
• Le ferie devono essere distribuite in modo che il processo lavorativo e i dipendenti non ne soffrano

E per non fare lavoro extra correggendo la bozza del programma, è meglio concordare preventivamente con i dipendenti e i capi delle divisioni strutturali le date delle ferie e la suddivisione delle ferie in parti (se si vuole dividerle).

Il programma delle ferie è un documento obbligatorio sia per il datore di lavoro che per il dipendente. È approvato entro e non oltre due settimane prima dell'inizio dell'anno per il quale è redatto il presente programma (articolo 123 del Codice del lavoro della Federazione Russa), vale a dire entro e non oltre il 17 dicembre. Il programma delle ferie per il 2019 doveva essere approvato entro il 17 dicembre 2018.

Programma delle vacanze: come redigerlo correttamente

Alcuni contabili si chiedono: come creare un programma di ferie? La redazione di questo documento, infatti, non dovrebbe comportare particolari difficoltà. Ma quando si elabora un programma di ferie, è necessario tenere conto di alcune sfumature.

Programma delle ferie: regole di registrazione e modifiche

Quando si prepara un programma di ferie per il prossimo anno solare, è opportuno innanzitutto concordare il periodo di ferie dei dipendenti che ne hanno diritto in un momento conveniente per loro.

• mariti le cui mogli sono in congedo di maternità (articolo 123 del Codice del lavoro della Federazione Russa);
• part-time. Il fatto è che a questa categoria di lavoratori deve essere concesso il congedo contemporaneamente al congedo presso il luogo di lavoro principale (articolo 286 del Codice del lavoro della Federazione Russa);
• lavoratori minori (articolo 267 del Codice del lavoro della Federazione Russa);
• donatori onorari della Russia (clausola 1, clausola 1, articolo 23 della legge federale del 20 luglio 2012 N 125-FZ);
• coniugi di militari che programmano una vacanza contemporaneamente al coniuge (clausola 11, articolo 11 della legge federale del 27 maggio 1998 N 76-FZ);
• Vittime di Chernobyl (clausola 5 dell'articolo 14 della Legge della Federazione Russa del 15 maggio 1991 N 1244-1).

È meglio raccogliere dichiarazioni da tali dipendenti in cui indicano i loro desideri riguardo alle date delle ferie. Queste dichiarazioni confermeranno che hai effettivamente concesso a questi dipendenti un congedo in un momento conveniente per loro. Ma vale la pena tenere presente che il dipendente potrebbe successivamente cambiare idea e modificare il periodo di ferie desiderato. In questo caso ha senso anche ottenere una dichiarazione corrispondente dal dipendente.

Cosa includere nel programma delle vacanze

La nostra tabella ti aiuterà a capire come viene redatto il programma delle ferie e cosa si riflette in esso:

Programma delle vacanze:

Il datore di lavoro ha il diritto di sviluppare la propria forma di programma delle ferie. Tale modulo deve essere allegato come allegato al principio contabile. Oppure puoi utilizzare il modulo unificato T-7 “Programma ferie” (approvato con Risoluzione del Comitato statistico statale della Federazione Russa del 5 gennaio 2004 N 1).

Programma delle ferie: modulo

Se decidi ancora di non sviluppare il tuo modulo di pianificazione delle ferie, puoi scaricare il modulo di pianificazione delle ferie unificato.

Ordine in programma ferie: campione

Non è necessario emettere un ordine per approvare il programma delle ferie come documento separato. Dopotutto, la firma del capo dell'organizzazione/singolo imprenditore, che approva il programma delle ferie per l'anno successivo, viene apposta sul programma stesso.

È vero, un datore di lavoro può emettere, ad esempio, un ordine che obbliga i capi dipartimento a raccogliere e presentare dati sulle ferie dei dipendenti a loro subordinati al fine di preparare un programma di ferie unificato.

Ordine sulla stesura di un programma di ferie: campione

Tale ordinanza può essere emessa come segue:

Mosca 19/11/2018

Preparare e approvare il programma delle ferie per il 2019

Ordino:

1. I capi dipartimento entro e non oltre il 07/12/2018 devono presentare per iscritto al capo del dipartimento Risorse umane K.I. informazioni per la stesura del programma delle ferie per il 2019.

Quando si preparano le informazioni, è necessario considerare:

- desideri dei dipendenti che hanno il diritto di ferie in un orario a loro conveniente;

- volontà dei dipendenti in merito alla suddivisione delle ferie annuali di base retribuite in parti, una delle quali ai sensi dell'art. 125 del Codice del lavoro della Federazione Russa deve essere di almeno 14 giorni di calendario;

- periodo di ferie per i lavoratori a tempo parziale presso la sede di lavoro principale.

2. Capo del dipartimento Risorse umane K.I preparare un programma di ferie retribuite e presentarlo per l'approvazione entro il 12 dicembre 2018.

3. Capo del dipartimento Risorse umane K.I portare il presente Ordine alle seguenti persone:

- capo contabile Kustodieva A.V.;

- Capo del dipartimento vendite Egorov V.T.;

- Capo del dipartimento appalti Trunov N.N.

4. Affidare il controllo sull'esecuzione dell'Ordine al capo del dipartimento Risorse umane, K.I.

Il direttore generale Solnyshkov V.S.

Hanno preso conoscenza dell'Ordine:

Responsabile del dipartimento Risorse umane_______________K.I. Elizarova

Capo contabile___________________ A.V. Kustodieva

Responsabile Dipartimento Vendite_____________ V.T. Egorova

Responsabile Ufficio Acquisti_______________N.N. Trunov

Le persone che hanno familiarità con tale ordine, oltre alla loro firma, devono indicare la data di conoscenza.

Approvazione del programma delle ferie

Il programma delle ferie è approvato dal capo dell'organizzazione o dal singolo imprenditore. Inoltre, se esiste un sindacato, il datore di lavoro deve tener conto della sua opinione quando approva il programma delle ferie per l'anno successivo (articolo 123 del Codice del lavoro della Federazione Russa).

Dopo che il programma delle ferie è stato approvato dal manager, i dipendenti devono familiarizzare con questo programma. In caso contrario, questo documento non sarà vincolante per loro (articoli 22, 123 del Codice del lavoro della Federazione Russa). È meglio familiarizzare i dipendenti con il programma delle ferie previa firma. A tale scopo è possibile integrare il calendario con la colonna "Ho letto il calendario (data, firma)".

Esempio di programma ferie per il 2019

Quando prepari il programma delle tue vacanze, puoi utilizzare il nostro.

Apportare modifiche al programma delle ferie

Un datore di lavoro non può prevedere tutti i possibili movimenti del personale con un anno di anticipo. Ad esempio, licenziamento di dipendenti, rinvio delle ferie o richiamo dalle stesse. Pertanto, è inevitabile apportare varie modifiche al programma delle ferie.

Dove si riflettono i cambiamenti nel programma delle ferie?

Per riflettere le modifiche, vengono utilizzate le colonne 7-10 del modulo di pianificazione delle ferie unificato (modulo T-7):

• La colonna 7 riflette la data effettiva in cui il dipendente è andato in ferie;
• La colonna 8 indica il documento in base al quale è stata posticipata la data prevista di inizio ferie. Tale documento, ad esempio, può essere la domanda di un dipendente con una richiesta di posticipazione delle ferie, approvata dal dirigente (articolo 124 del Codice del lavoro della Federazione Russa);
• nella colonna 9 è necessario indicare la data prevista delle ferie. Ad esempio, se un dipendente decide di posticipare le proprie ferie al periodo in cui la moglie è in maternità;
• La colonna 10 riflette varie note.

A proposito, ha senso integrare il programma delle ferie con la colonna "Ho letto le modifiche", in cui i dipendenti firmeranno dopo aver apportato modifiche a questo documento. Inoltre, è meglio registrare la scadenza per la presentazione della domanda di rinvio delle ferie presso la LNA. Ancora una volta, in modo che il reparto contabilità possa calcolare e pagare in tempo le ferie al dipendente.

Apportare aggiunte al programma delle vacanze

Succede che dopo l'approvazione del programma delle ferie per l'anno successivo, vengono assunti nuovi dipendenti. Cosa fare con il programma in questa situazione? Il Codice del lavoro non obbliga il datore di lavoro ad apportare alcuna aggiunta al programma delle ferie già approvato. Quelli. Ai dipendenti neo assunti può essere concesso il congedo solo su richiesta.

È vero, nessuno vieta di integrare il programma delle ferie approvato con informazioni sulle ferie per i nuovi dipendenti. Ciò può essere fatto approvando un programma ferie aggiuntivo contenente informazioni sulla data di inizio ferie pianificata solo per i nuovi dipendenti.

Per quanto tempo dovresti mantenere un programma di ferie?

È necessario conservare questo documento per un anno (clausola 693 dell'Elenco, approvato con Ordinanza del Ministero della Cultura russo del 25 agosto 2010 N 558)

Responsabilità per la mancanza di un programma di ferie

L'assenza di un programma di ferie minaccia il datore di lavoro con un'ammenda di importo (parte 1 dell'articolo 5.27 del Codice degli illeciti amministrativi della Federazione Russa):

• da 30.000 rubli. fino a 50.000 rubli. per l'organizzazione stessa, da 1000 rubli. fino a 5000 rubli. - per i suoi funzionari;
• da 1000 rubli. fino a 5000 rubli. per i singoli imprenditori.

Vacanza sul foglio presenze

Il codice ferie specifico nel foglio dell'orario di lavoro (modulo n. T-12 o modulo n. T-13, approvato con risoluzione del Comitato statistico statale della Federazione Russa del 5 gennaio 2004 n. 1) è indicato a seconda del tipo di vacanza:

Il foglio presenze è contrassegnato con un codice alfabetico o numerico: non è necessario indicare entrambi i codici.

Vacanza sul foglio presenze: campione

Diamo un'occhiata a un esempio di come le ferie si riflettono in un foglio presenze.

Esempio. L'operaia Petrova E.F. Sono state previste ferie annuali retribuite di base per 7 giorni di calendario a partire dall'8 aprile 2019. A pagina 2 della scheda attività nel modulo T-12 per la prima metà del mese*, le voci per questo dipendente saranno simili a queste:

Le sfumature del riflettere le vacanze nel foglio presenze

Parlando di indicazione dei giorni di ferie sul foglio presenze è importante notare che:

• le festività non lavorative che cadono durante il periodo feriale sono contrassegnate con il codice lettera “B” o il codice digitale “26”. Dopotutto, tali giorni non sono inclusi nel numero di giorni di ferie di calendario (articolo 120 del Codice del lavoro della Federazione Russa);
• Se un dipendente si ammala durante le ferie, potrebbe essere necessario apportare correzioni al foglio presenze. Ad esempio, in una situazione in cui un dipendente non ha prolungato le ferie per i giorni di malattia, ma ha deciso.

Il 17 dicembre è l'ultimo giorno per l'approvazione del programma delle ferie, poiché deve essere firmato dal capo dell'organizzazione entro e non oltre due settimane prima dell'inizio dell'anno solare (articolo 123 del Codice del lavoro della Federazione Russa). È rimasto pochissimo tempo per avere il tempo di comporlo correttamente.

Organizziamo il lavoro in base alla pianificazione

Il programma riflette le informazioni sulla distribuzione delle ferie annuali retribuite dei dipendenti dell'organizzazione per l'anno solare per mese. Lo sviluppo di un programma di ferie richiede molto tempo al dipartimento Risorse umane. Il lavoro di raccolta ed elaborazione dei dati necessari può essere organizzato in diversi modi. Per alcuni è conveniente affidarlo a uno specialista delle risorse umane separato che sarà impegnato con il programma "da a a". Per altri è più conveniente distribuire le responsabilità: assegnare una o più unità strutturali a ciascun dipendente delle risorse umane.

L'elaborazione di un programma è una questione responsabile; è necessario tenere conto di molto: i desideri dei dipendenti riguardo alle date delle ferie, le esigenze del processo produttivo e la legislazione sul lavoro. Si consiglia di riflettere la procedura per lo sviluppo di un programma, delle condizioni e delle regole per la concessione delle ferie nei regolamenti locali dell'organizzazione (regolamento interno del lavoro o contratto collettivo). Le istruzioni per la gestione dei registri del personale possono descrivere in dettaglio la procedura per la compilazione del programma ferie sia nella fase della sua creazione che durante il processo di mantenimento durante tutto l'anno. Se le normative locali dell'organizzazione non prevedono la procedura per lo sviluppo di un programma di ferie, vale la pena iniziare la sua preparazione emettendo un ordine in cui è necessario indicare:

• chi è responsabile della preparazione del programma delle ferie (il programma è firmato dal capo del dipartimento Risorse umane, ma il lavoro di preparazione può essere svolto da uno specialista delle risorse umane);
• entro quale termine i dipendenti devono esprimere i loro desideri in merito alle ferie;
• il termine entro il quale i responsabili delle divisioni strutturali devono coordinare i desideri dei dipendenti con i piani di produzione dei reparti;
• il termine entro il quale la bozza del programma deve essere sottoposta al responsabile per l'approvazione.

Il programma delle ferie deve tenere conto delle peculiarità del processo produttivo dell'organizzazione, garantirne la continuità e l'intercambiabilità dei lavoratori. Il Codice del lavoro offre tutte le opportunità a tal fine, poiché l'ordine di concessione delle ferie è determinato dal datore di lavoro (articolo 123 del Codice del lavoro della Federazione Russa). Al fine di evitare controversie e disaccordi con i dipendenti, la procedura per determinare la priorità delle ferie dovrebbe essere prescritta in un atto normativo locale (PVTR o contratto collettivo). Si dovrebbe ad esempio prevedere che i capidipartimento strutturali non possano andare in ferie contemporaneamente ai loro sostituti. In alcune organizzazioni, è possibile stabilire che le ferie annuali siano fornite ai dipendenti solo in determinati mesi (ad esempio, in un istituto scolastico, la fornitura di ferie nel periodo autunno-inverno-primavera influirà negativamente sul processo di apprendimento). Può verificarsi una situazione in cui è vantaggioso per un datore di lavoro mandare in vacanza un folto gruppo di dipendenti contemporaneamente (ad esempio, un produttore di strutture per finestre, a causa della bassa domanda di prodotti, può programmare una vacanza per tutti i dipendenti della reparto produttivo per il periodo dal 12 gennaio all'8 febbraio). Per la maggior parte delle organizzazioni, l'opzione migliore è distribuire uniformemente le ferie dei dipendenti durante tutto l'anno.

Il progetto di programma delle ferie è preparato dal servizio del personale dell'organizzazione. È più conveniente farlo utilizzando un modulo di programma ferie modificato (Appendice 1). Innanzitutto è necessario analizzare le “storie di ferie” e determinare su quanti giorni di ferie ogni dipendente ha diritto di contare il prossimo anno, se ci sono dipendenti di categorie preferenziali che godono di vantaggi nello stabilire la priorità delle ferie. Successivamente, i dati sui dipendenti vengono trasferiti ai capi delle divisioni strutturali, che devono scoprire i desideri dei dipendenti riguardo al momento di andare in ferie e dividere le ferie in parti, nonché coordinare questi desideri con i piani del dipartimento per l'anno , stabilendo la sequenza ottimale delle vacanze. Sulla base dei progetti delle unità strutturali, il servizio del personale prepara un programma di ferie consolidato per l'organizzazione e lo sottopone al responsabile per l'approvazione.

A proposito! Per creare con precisione un programma di ferie, utilizzare il servizio online "My Business". Il servizio ti aiuterà anche a calcolare automaticamente anticipi, stipendi, benefici, compensi, tenendo conto di tutti i requisiti legali. Agendo passo dopo passo non commetterai errori e non dovrai pagare multe. Il reporting viene generato passo dopo passo in base ai tuoi dati e viene monitorato in ogni fase. I rapporti preparati possono essere inviati via Internet. Senza conoscenze e competenze particolari, è possibile conservare anche i registri del personale più complessi. I modelli di documenti contengono suggerimenti per la compilazione, i moduli chiave vengono generati automaticamente. Nel tuo account personale troverai tutte le istruzioni e i suggerimenti necessari. Puoi ottenere l'accesso gratuito al servizio adesso seguendo questo link.

Cosa includere nel programma

Il programma delle tue vacanze dovrebbe includere:

• ferie annuali retribuite di base;
• ferie annuali aggiuntive retribuite;
• ferie non utilizzate dal dipendente nell'anno in corso e trasferite all'anno successivo.

La durata delle ferie annuali retribuite di base è, di norma, di 28 giorni di calendario (articolo 115 del Codice del lavoro della Federazione Russa). Per alcune categorie di dipendenti, la legislazione prevede ferie più lunghe - congedo base esteso. Tali categorie comprendono in particolare:

• lavoratori di età inferiore ai 18 anni. Hanno diritto a ferie di 31 giorni di calendario (articolo 267 del Codice del lavoro della Federazione Russa);
• disabili. Viene loro concesso un congedo di almeno 30 giorni di calendario (articolo 23 della legge federale n. 181-FZ del 24 novembre 1995 "Sulla protezione sociale dei disabili nella Federazione Russa");
• corpo docente. La durata del congedo dipende dalla posizione e dal tipo di istituto di istruzione e varia da 42 a 56 giorni di calendario (articolo 334 del Codice del lavoro della Federazione Russa; Decreto del governo della Federazione Russa del 1 ottobre 2002 n. 724 “Sulla durata delle ferie annuali retribuite di base previste per il personale docente”);
• i dipendenti pubblici statali hanno diritto a ferie da 30 a 35 giorni di calendario a seconda della loro posizione (articolo 46 della legge federale del 27 luglio 2004 n. 79-FZ “Sul servizio civile statale della Federazione Russa”).

Oltre a quello principale, ad alcuni dipendenti possono essere concesse ferie annuali aggiuntive retribuite (articolo 116 del Codice del lavoro della Federazione Russa). Tali congedi sono forniti ai dipendenti:

• coloro che svolgono lavori con condizioni di lavoro dannose e (o) pericolose;
• avere una natura speciale del lavoro;
• con orario di lavoro irregolare;
• lavorare nell'estremo Nord e aree equivalenti;
• in altri casi previsti dal Codice del lavoro della Federazione Russa e da altre leggi federali.

Oltre alle ferie previste dagli atti legislativi, i datori di lavoro, tenendo conto delle loro capacità produttive e finanziarie, possono stabilire autonomamente ferie aggiuntive per i dipendenti approvando la procedura per la loro fornitura in un contratto collettivo o altro atto normativo locale, che vengono adottati tenendo conto in considerazione del parere dell'organo eletto della principale organizzazione sindacale (Parte 2 Articolo 116 del Codice del lavoro della Federazione Russa).

Nel calcolo della durata totale delle ferie annuali retribuite, le ferie aggiuntive vengono sommate a quelle principali (articolo 120 del Codice del lavoro della Federazione Russa).

Esempio. Il funzionario pubblico Tropinin V.V. ha il diritto di:

• ferie prolungate (30 giorni di calendario);
• congedo aggiuntivo per servizio di lunga durata (8 giorni di calendario);
• congedo aggiuntivo per orario di lavoro irregolare (3 giorni di calendario);
• congedo aggiuntivo per lavoro in condizioni di lavoro pericolose (7 giorni di calendario).

Ciò significa che nel programma è necessario pianificare una vacanza della durata di 48 giorni di calendario (per intero o, previo accordo con il dipendente, dividendo la vacanza in parti).

Quando si elabora un programma, è necessario verificare se l'organizzazione ha dipendenti che hanno diritto a ricevere ferie annuali retribuite in un momento conveniente per loro: le loro ferie sono prima pianificate nel programma. Tali dipendenti includono in particolare:

• minori di 18 anni (articolo 267 del Codice del lavoro della Federazione Russa);
• lavoratori a tempo parziale (il congedo è concesso contemporaneamente al congedo per il lavoro principale) (articolo 286 del Codice del lavoro della Federazione Russa);
• dipendenti i cui coniugi sono militari (il congedo è concesso contemporaneamente al congedo del coniuge) (clausola 11, articolo 11 della legge federale del 27 maggio 1998 n. 76-FZ "Sullo status del personale militare");
• donne prima o immediatamente dopo il congedo di maternità, nonché al termine del congedo parentale (articolo 260 del Codice del lavoro della Federazione Russa);
• dipendenti le cui mogli sono in congedo di maternità (articolo 123 del Codice del lavoro della Federazione Russa).

Tuttavia, vale la pena ricordare che anche se la vacanza è stata pianificata nel programma delle ferie rigorosamente in conformità con i desideri di un dipendente appartenente alla categoria di cui sopra, ha il diritto in qualsiasi momento dell'anno di modificare la sua decisione e scrivere una domanda al datore di lavoro che richiede le ferie da una data diversa. A tale dipendente non può essere negato il trasferimento delle ferie.

Il programma delle ferie è un documento di sintesi. E sebbene sia compilato per un anno solare (in questo caso il 2015), il periodo di ferie pianificato per ciascun dipendente si riferisce al suo anno lavorativo individuale.

Esempio. Il segretario Petrova I.V. assunto il 19 giugno 2014. Il programma delle ferie dovrebbe includere le sue ferie per il periodo dal 19/06/2014 al 18/06/2015. Le ferie per il successivo anno lavorativo (dal 19/06/2015 al 18/06/2016) possono essere concesse in qualsiasi momento dell'anno lavorativo (articolo 122 del Codice del lavoro della Federazione Russa). Può essere programmato:

• nel programma ferie per il 2015 (dopo il 19/06/2015);
• Previo accordo con il dipendente, parte delle ferie può essere inclusa nel programma per il 2015 (dopo il 19/06/2015), e parte può essere lasciata per il 2016;
• nel programma delle ferie per il 2016 (fino al 18 giugno 2016).

Come puoi vedere, le ferie di un dipendente possono essere pianificate per intero o in parte. Quando si dividono le vacanze in parti, è necessario rispettare i requisiti dell'articolo 125 del Codice del lavoro della Federazione Russa. Innanzitutto, almeno una parte della vacanza deve durare almeno 14 giorni di calendario. Questo requisito è dovuto a ragioni mediche: per riprendersi dai risultati lavorativi, una persona ha bisogno di un riposo completo e lungo. In secondo luogo, la suddivisione del congedo in parti è possibile solo se viene raggiunto un accordo tra il dipendente e il datore di lavoro. Se una delle parti del rapporto di lavoro è contraria, le ferie non possono essere frazionate. Il consenso del datore di lavoro alla suddivisione delle ferie è confermato dalla firma del dirigente sul programma (o sull'ordine di ferie, se le ferie non sono previste secondo il programma). Quale documento dovrebbe riflettere il consenso del dipendente non è stabilito dalla legge. In pratica, le organizzazioni utilizzano diversi metodi per ottenere la conferma del consenso di un dipendente:

Metodo 1. Prima di approvare il programma delle ferie, il dipendente scrive una domanda con la richiesta di dividere le ferie in parti, indica le date di inizio e la durata delle parti delle ferie e il datore di lavoro emette la risoluzione “Consenti. Firma. Data di". Una buona soluzione è che l'iniziativa di condividere le ferie venga dal dipendente. Altrimenti parliamo di coercizione, il che è inaccettabile.

Metodo 2. Quando si sviluppa un programma di ferie, il datore di lavoro invia al dipendente una proposta per dividere le ferie in parti, indica le date delle parti di ferie e la loro durata e il dipendente controlla “Ho letto e accetto. Firma. Nome e cognome. Data di". Questa opzione è preferibile quando l'iniziativa di frazionare le ferie viene dal datore di lavoro, ed è pienamente coerente con lo spirito della legge: c'è una proposta, c'è una risposta, c'è un accordo tra le parti. Sfortunatamente, questo metodo richiede più tempo.

Metodo 3. Il modulo del programma ferie è integrato con la colonna “Ho letto e accetto. Firma. Nome e cognome". Si presume che con una firma il dipendente sia d'accordo sia con le date di inizio delle ferie sia con il fatto stesso di dividere le ferie in parti. Questo è un metodo abbastanza comune che richiede un tempo minimo. Tuttavia, non è del tutto corretto. Immagina: dieci dipendenti del dipartimento hanno firmato la colonna, ma uno rifiuta categoricamente, non vuole dividere la vacanza in parti. Non hai il diritto di costringerlo. Cosa fare? Fare un nuovo programma? Raccogliere nuovamente le firme dei dipendenti? Inoltre, il programma è già stato approvato dal manager (dopotutto stanno introducendo il documento che è entrato in vigore). E come si può approvare un documento se non è soddisfatto il requisito legale per raggiungere un accordo tra lavoratore e datore di lavoro?

Alcune organizzazioni prevedono nelle loro normative interne sul lavoro che ai dipendenti vengano concesse ferie due volte all'anno per 14 giorni di calendario. Si presume che la firma del dipendente che conferma la familiarità con il PVTR costituisca il suo consenso a dividere il congedo in parti. Tuttavia, ciò peggiora la posizione del dipendente rispetto alla legislazione sul lavoro e pertanto non può essere applicato ai sensi dell’articolo 8 del Codice del lavoro della Federazione Russa. Non dimenticare che il PVTR è un documento contenente le regole stabilite dal datore di lavoro ed esprimente la sua volontà, e non un accordo tra le parti del rapporto di lavoro. Il fatto che sia adottato tenendo conto del parere dell'organo rappresentativo dei lavoratori non cambia la situazione, perché, ad esempio, i provvedimenti di licenziamento emessi tenendo conto del parere del sindacato restano pur sempre documenti amministrativi del datore di lavoro, e non non diventino accordi di risoluzione del contratto di lavoro.

Domanda. Saveliev A.V. assunto il 12 dicembre 2014. Dovrebbe essere incluso nel programma delle vacanze per il 2015?

Risposta. Il diritto del dipendente alle ferie retribuite sorge dopo 6 mesi di lavoro continuo nell'organizzazione (articolo 122 del Codice del lavoro della Federazione Russa). Previo accordo delle parti, il datore di lavoro può concedere ferie annuali prima della scadenza di tale periodo. Su loro richiesta, il datore di lavoro è obbligato a concedere ferie annuali ad alcune categorie di dipendenti indipendentemente dalla loro anzianità di servizio nell'organizzazione (minori, lavoratori a tempo parziale, ecc.). In questo caso il dipendente avrà diritto alle ferie a partire dal 06/12/2015. Nel programma delle ferie per il 2015, è necessario pianificare le sue vacanze dopo la data sopra indicata. Le ferie possono essere pianificate per intero (28 giorni di calendario) oppure, previo accordo con il dipendente, suddivise in parti (ad esempio, è possibile pianificare 14 giorni di calendario nel 2015 e i restanti giorni nel 2016).

Domanda. Come pianificare una vacanza per un lavoratore part-time?

Risposta. Può essere difficile pianificare le ferie di un lavoratore a tempo parziale, perché non sempre si conosce la data esatta della sua partenza in ferie dal luogo di lavoro principale (ad esempio, se lo sviluppo del programma delle ferie viene effettuato parallelamente in organizzazioni o la questione delle ferie viene formalmente affrontata nel lavoro principale). In questo caso, il Codice del lavoro è categorico: il congedo deve essere concesso contemporaneamente al congedo per il lavoro principale (articolo 286 del Codice del lavoro della Federazione Russa). Pianifica l'inizio delle ferie in base al dipendente, ma sii preparato al fatto che probabilmente dovrà essere riprogrammato e tienilo in considerazione quando pianifichi le ferie per altri dipendenti dello stesso dipartimento.

Domanda.È necessario includere le donne in congedo di maternità nel programma delle ferie?

Risposta. Molte organizzazioni includono tutti i dipendenti nel loro programma di ferie, comprese le donne in congedo di maternità. Ciò non è vietato dalla legge, ma non è nemmeno obbligatorio. È infatti impossibile pianificare realisticamente le proprie ferie perché possono interrompere il congedo di accompagnamento in qualsiasi momento e non si sa quando vorranno usufruire delle ferie annuali. Se una donna del genere ritorna al lavoro, è più conveniente concederle un congedo su richiesta.

Domanda. Cosa fare con le ferie non utilizzate? Ad esempio, l'ingegnere di processo Petrov V.G. Sono due anni che non vado in vacanza. È possibile includere queste vacanze nel programma? Ed è vero che le vacanze non godute entro due anni “si bruciano”?

Risposta. Le ferie precedentemente non utilizzate possono essere incluse nel programma delle ferie o previste previo accordo con il dipendente su sua richiesta (lettera di Rostrud del 1 marzo 2007 n. 473-6-0). L'inclusione nel programma è più conveniente, poiché consente di valutare chiaramente quante vacanze di questo tipo si sono accumulate nell'organizzazione. Il congedo deve essere concesso al dipendente annualmente (articolo 122 del Codice del lavoro della Federazione Russa), in casi eccezionali di trasferimento del congedo all'anno lavorativo successivo, deve essere utilizzato entro e non oltre 12 mesi dalla fine dell'anno lavorativo per che è concesso (parte 3 dell'articolo 124 del Codice del lavoro della Federazione Russa). Ad esempio, se un dipendente è stato assunto il 01/02/2014, il congedo deve essergli concesso (e il dipendente deve usufruirne) entro e non oltre il 31/01/2016. È vietato non concedere ferie annuali retribuite per due anni consecutivi e i lavoratori di età inferiore a 18 anni e i lavoratori impegnati in lavori con condizioni di lavoro dannose e (o) pericolose devono usufruire delle ferie annualmente (parte 4 dell'articolo 124 del Codice del lavoro della Federazione Russa). Naturalmente, se il congedo non è stato concesso per qualche motivo, non si “brucerà” affatto, il dipendente ne manterrà il diritto, ma in questo caso il datore di lavoro può essere punito durante un'ispezione dell'Ispettorato statale del lavoro o in tribunale.

Una volta approvato, il programma delle ferie diventa vincolante (parte 2 dell'articolo 123 del Codice del lavoro della Federazione Russa). Ciò significa che il datore di lavoro è obbligato a concedere al dipendente un congedo entro il periodo specificato nel programma e il dipendente è obbligato a utilizzare questo congedo. Eventuali scostamenti rispetto al programma dovranno essere documentati in apposito documento organizzativo ed amministrativo e contrassegno nel programma. I dipendenti assunti dopo l'approvazione del programma possono essere inclusi nel programma delle ferie sulla base di un ordine oppure possono essere concesse ferie su richiesta.

Prepariamo il documento

Un'organizzazione può sviluppare un modulo per il programma delle ferie in modo indipendente, ma è necessario rispettare i requisiti dell'articolo 9 della legge federale n. 402-FZ del 6 dicembre 2011 "Sulla contabilità". Il presente articolo contiene l'elenco delle indicazioni obbligatorie del documento contabile primario. Quando si sviluppa il modulo di pianificazione, è consigliabile prendere come base il modulo unificato n. T-7, approvato con risoluzione del Comitato statistico statale della Russia del 5 gennaio 2004 n. 1, se necessario, rimuovendo da esso le informazioni non necessarie e aggiungendo le colonne necessarie. Ad esempio, è possibile rimuovere i codici OKUD, OKPO e i dettagli sulla presa in considerazione del parere dell'organismo sindacale (se non presente) dal modulo del programma ferie. È possibile integrare il programma con un visto per coordinare il documento con il servizio legale o altre divisioni strutturali dell'organizzazione. La lettera di Rostrud del 30 luglio 2014 n. 1693-6-1 afferma che è consentito integrare il modulo n. T-7 con le colonne 11, 12. In una di esse, il dipendente potrà firmare che l'inizio gli è nota la data delle ferie e nell'altro indica la data di notifica dell'inizio delle ferie (un esempio di compilazione di tale modulo è riportato nell'Appendice 2). Il modulo sviluppato deve essere approvato dal capo dell'organizzazione su raccomandazione del contabile (clausola 4 dell'articolo 9 della legge federale del 6 dicembre 2011 n. 402-FZ "Sulla contabilità").

Nella fase di pianificazione, l'addetto al personale compila le colonne 1–6. Il nome dell'organizzazione, le divisioni strutturali, le posizioni, i cognomi, i nomi e i patronimici dei dipendenti sono indicati senza abbreviazioni. La colonna 5 riflette la durata delle ferie in giorni di calendario. Se il congedo è concesso in parti, le informazioni su ciascuna parte del congedo vengono registrate su una riga separata. Nella colonna 6, inserisci la data di inizio della vacanza. In alcune organizzazioni, è consuetudine indicare non la data di inizio della vacanza, ma l'intero periodo, ad esempio 01/04/2015–28/04/2015. Questa non è una violazione.

Il programma delle ferie è firmato dal capo del dipartimento Risorse umane e approvato dal capo dell'organizzazione. Se esiste un sindacato, è necessario tenere conto del parere motivato dell'organo sindacale eletto (parte 1 dell'articolo 123 del Codice del lavoro della Federazione Russa). La procedura per prendere in considerazione il parere dell'organo eletto dei dipendenti è stabilita nell'articolo 372 del Codice del lavoro della Federazione Russa.

Il Codice del lavoro non obbliga direttamente il datore di lavoro a familiarizzare i dipendenti con il programma delle ferie. Gli esperti hanno opinioni divergenti su questo tema. Alcuni esperti considerano il programma delle ferie un atto normativo locale e pertanto è necessario familiarizzarlo con i dipendenti. Altri ritengono che un atto normativo locale stabilisca norme generali per un numero indefinito di persone e nel programma delle ferie indichiamo i nomi di dipendenti specifici, pertanto il programma non può essere attribuito ad atti normativi locali e non è necessario familiarizzare i dipendenti con Esso. In pratica, la maggior parte delle organizzazioni raccoglie ancora le firme dei dipendenti, perché questo ha un significato pratico: la familiarità con il programma approvato offre al dipendente l'opportunità di scoprire se la sua opinione sulla data delle ferie è stata presa in considerazione e, in caso contrario, pianificare le sue ferie in modo diverso . Puoi familiarizzare i dipendenti in diversi modi: includendo una colonna aggiuntiva nel programma, raccogliendo le firme su un foglio di familiarizzazione separato o pubblicando il programma sullo stand informativo dell'organizzazione.

Le colonne 7–10 vengono compilate a mano durante tutto l'anno man mano che vengono concesse le ferie. Se il congedo non viene concesso nei tempi previsti, nella colonna 8 indicare il nome e la data del provvedimento in base al quale viene trasferito il congedo. In alcune organizzazioni, è consuetudine indicare la domanda del dipendente come base per rinviare le ferie su iniziativa del dipendente. Ciò non è corretto; per apportare modifiche al programma approvato è necessario un documento amministrativo, cioè un ordine. La colonna 9 indica la data delle ferie previste (quest'anno o il prossimo). La colonna 7 viene compilata poiché le ferie vengono effettivamente utilizzate dai dipendenti (dopo tutto, in diverse situazioni, le ferie possono essere fornite prima del previsto, nei tempi previsti o dopo la scadenza stabilita dal programma).

La colonna 10 "Nota" può contenere qualsiasi informazione, l'importante è che sia comprensibile al dipendente del personale. Qui, in particolare, è possibile indicare il motivo del rinvio delle ferie (ad esempio, su richiesta del dipendente; Parte 2 dell'articolo 125 del Codice del lavoro della Federazione Russa - richiamo dalle ferie; Parte 3 dell'articolo 124 del Codice del lavoro Codice della Federazione Russa - se il congedo non viene concesso, poiché ciò influirà negativamente sul normale svolgimento del lavoro dell'organizzazione).

Il programma delle ferie originale è solitamente archiviato nel dipartimento del personale. Una copia del programma può essere richiesta dall'ufficio contabilità o dal servizio finanziario per esigenze contabili o di contabilità di gestione (per stimare quanti fondi devono essere riservati per le ferie nei diversi periodi dell'anno). Per altre divisioni strutturali dell'organizzazione, puoi preparare estratti del programma: questo renderà più conveniente per loro organizzare le loro attività durante tutto l'anno.

Il periodo di conservazione del programma delle ferie è di un anno (clausola 693 dell'"Elenco dei documenti di archivio di gestione standard generati nel corso delle attività degli enti statali, dei governi e delle organizzazioni locali, che indicano i periodi di conservazione", approvato con ordinanza del Ministero della Cultura della Russia del 25 agosto 2010 n. 558). Questo periodo è calcolato dal 1 gennaio dell'anno successivo all'anno di completamento del lavoro d'ufficio, ovvero il programma delle ferie per il 2015 deve essere conservato fino al 31 dicembre 2016.

Il programma delle ferie è progettato per fornire ferie annuali ai dipendenti dell'azienda. Allo stesso tempo, ai sensi dell'articolo 123 del Codice del lavoro della Federazione Russa, parte 2, il programma delle ferie approvato dal datore di lavoro è obbligatorio sia per ciascun dipendente che per il datore di lavoro stesso.

Importante: la pianificazione è obbligatoria per tutte le persone giuridiche, indipendentemente dalle dimensioni del personale dell’organizzazione. Se tale documento non è disponibile presso l'impresa, si tratta di una violazione amministrativa con sanzioni.

Di seguito è possibile scaricare un modello gratuito di programma delle ferie in Excel e un esempio di compilazione.

È possibile dividere il periodo di ferie in più parti?

Ogni dipendente ha il diritto di dividere le proprie ferie in due parti uguali, ciascuna delle quali deve durare almeno 14 giorni. In questa situazione, sorgono alcune difficoltà con la compilazione del modulo T-7, poiché non richiede tali azioni. Tuttavia, il problema di come compilare il programma se le ferie annuali sono suddivise in parti è ancora risolto.

Alcuni specialisti delle risorse umane utilizzano righe aggiuntive o aggiungono un'altra colonna per il visto del dipendente. Gli altri dipendenti utilizzano quello aggiuntivo fornito con il programma.

Come riflettere correttamente l'anno scorso?

Se, per esigenze di produzione o per altri motivi, nell'anno in corso non è stato possibile usufruire di tutti i giorni a cui il dipendente ha diritto, tale saldo si chiama ferie non godute. Per i subordinati, i manager smemorati o i maniaci del lavoro, i giorni di ferie non utilizzati tendono ad accumularsi e ad aumentare.

Come effettuare correttamente una registrazione nel modulo T-7? Potrebbe assomigliare a questo: “Giorni di calendario e data di inizio – 14 per il 2014 dal 05/09/2016, 28 per il 2015 dal 29/09/2016, 28 per il 2016 dal 28/11/2016.”

E' possibile specificare solo il mese?

Nella maggior parte dei casi, i responsabili delle risorse umane indicano solo il mese di ferie previste dei dipendenti. Tuttavia, nessuno vieta di specificare date specifiche. Tutto dipende da come funzionano il dipartimento Risorse umane e la gestione aziendale.

È consentita la compilazione all'inizio della vacanza?

Ciò non è possibile, poiché l'art. 123 prevede che il programma venga redatto presso qualsiasi impresa entro e non oltre 14 giorni prima dell'inizio dell'anno successivo.

Quali dipendenti dovrebbero essere inclusi nel documento?

Nel programma dovranno essere inserite le seguenti tipologie di ferie:

1. retribuzione base annuale;
2. compenso annuale aggiuntivo;
3. non utilizzato dal dipendente nell'anno in corso e riportato all'anno successivo.

Per tutti i lavoratori viene predisposto un piano di priorità di riposo:

• impiegato nella sede principale di lavoro;
• per i soggetti che conciliano attività lavorative (lavoratori part-time).

I cittadini che lavorano con contratto civile non sono inclusi nell'orario, poiché non hanno diritto alle ferie annuali retribuite.

Anche il piano non prevede congedi amministrativi (senza retribuzione), congedo di maternità e cura dei figli.

Devo flasharlo?

No, non è necessario aggiornare il programma, poiché è un documento informativo e spesso è necessario fare riferimento ad esso.

Durata del riposo principale

La durata delle ferie annuali retribuite di base è, di norma, di 28 giorni di calendario (articolo 115 del Codice del lavoro della Federazione Russa).

Articolo 115 del Codice del lavoro della Federazione Russa. Durata delle ferie annuali retribuite di base

Ai dipendenti vengono concesse ferie annuali retribuite di base per 28 giorni di calendario.

Ai dipendenti viene concesso un congedo base annuale retribuito superiore a 28 giorni di calendario (congedo base esteso) in conformità al presente Codice e ad altre leggi federali.

Procedura di riempimento

Il lavoro di compilazione della tabella inizia con l'inserimento delle informazioni da parte del dipendente delle risorse umane nelle prime sei colonne.È necessario tenere conto delle seguenti istruzioni:

• Colonna 2– posizione del dipendente specificata nella tabella del personale.
• Colonna 4– indicazione dei numeri del personale; se non ne vengono assegnati, la colonna viene saltata.
• Colonne 7-9– lo specialista delle risorse umane compila il testo scritto a mano, annotando che i dipendenti vanno in ferie. Dopo il ritorno dei dipendenti, le note corrispondenti vengono inserite nella colonna 7.
• Colonna 8– indica il documento che funge da base per il trasferimento delle ferie.

La loro data di inizio viene inserita nella colonna n. 6 e, se è soggetta a modifiche, viene inserita nelle colonne 8-9.

Il manager ha il diritto di aggiungere un'ulteriore colonna 11 al modulo, nella quale ciascun lavoratore dovrà firmare, confermando la propria consapevolezza. Lungo il percorso, puoi creare notifiche da utilizzare come allegati, nonché apportare alcune modifiche relative alla data di ferie in base alla domanda del dipendente.

Procedura di approvazione

L'ordine di concessione del riposo ai lavoratori è sempre approvato solo dal dirigente aziendale. Il documento è approvato dal capo del dipartimento Risorse umane e dal direttore dell'azienda. I rappresentanti sindacali possono partecipare al processo di formazione del programma delle ferie.

C'è un timbro?

Non è necessario apporre un sigillo, a meno che le norme interne del datore di lavoro non stabiliscano una procedura diversa. Il programma delle ferie è un documento interno dell'impresa. Pertanto non è necessario apporre alcun timbro.

Il sigillo dell'organizzazione, di norma, è un'ulteriore conferma dell'autorità della persona che ha firmato il documento per i contraenti esterni. Non ci sono dettagli sul timbro sulla forma unificata del programma n. T-7, che è stato approvato con decreto del Comitato statistico statale della Russia del 5 gennaio 2004 n. 1.

Se il datore di lavoro utilizza un modulo di pianificazione sviluppato in modo indipendente, se lo desidera, può fornire i dettagli per la stampa su di esso e compilarlo.

Errori comuni e modi per evitarli

Per redigere correttamente un programma di ferie, è necessario conoscere le norme della legislazione esistente. e ricorda che:

1. Il capo e il vice non possono andare in vacanza contemporaneamente.
2. Il dipartimento deve mantenere un numero di dipendenti tale da supportare il suo normale funzionamento.
3. Gli specialisti dello stesso profilo non possono prendersi una vacanza contemporaneamente.
4. Le vacanze accumulate in diversi anni non vanno riassunte; è meglio suddividerle in più parti.
5. Non è necessario assegnare le responsabilità di un dipendente in ferie a qualcuno che ha il diritto di andare in ferie fuori turno.
6. La distribuzione dei giorni di ferie deve essere formulata in modo tale che il processo lavorativo e i lavoratori non ne soffrano.

Familiarizzazione dei dipendenti

Poiché il programma delle ferie non sempre riflette i desideri dei dipendenti, è consigliabile familiarizzare tutti i dipendenti con la versione approvata. Per fare ciò, puoi fornire una colonna speciale sotto forma di programma delle vacanze ("Conosco le date delle vacanze") o redigere un foglio di familiarizzazione.

Il datore di lavoro è tenuto a comunicare a ciascun lavoratore la data di inizio delle ferie con firma personale. entro e non oltre due settimane (parte 3 dell'articolo 123 del Codice del lavoro della Federazione Russa).

Per fare ciò, puoi includere una colonna aggiuntiva nel modulo di pianificazione ("Notificato sulla data di inizio delle vacanze"). Sono possibili anche altre opzioni per la notifica ai lavoratori, ad esempio dichiarazioni, un visto di familiarizzazione su un ordine di ferie (). Il datore di lavoro determina autonomamente il metodo più appropriato per notificare ai dipendenti le ferie.

Quindi, abbiamo esaminato come lavorare con il programma delle ferie annuali. Riassumendo, notiamo che si tratta di un documento obbligatorio che deve essere formato in ogni azienda con la costituzione di una persona giuridica. Il documento è approvato e firmato dal capo dell'organizzazione.

Un piano di priorità per le vacanze viene redatto 14 giorni prima dell'inizio del nuovo anno solare. Le modifiche vengono apportate in singoli casi (soggetto alla domanda del dipendente e ad altri documenti). Per riflettere in modo chiaro e corretto le informazioni, viene utilizzato il modulo unificato T-7, ma è consentita anche un'opzione in formato libero.

Video sull'argomento

Guarda un video sulla stesura di un programma di ferie utilizzando il modulo T-7:

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