Regole per l'apposizione di timbri e firme sui documenti. Quando hai bisogno di stampare sui documenti. Copia originale e autenticata: qual è la differenza

Quindi, poiché tutte le organizzazioni devono avere un sigillo, sorge solo una domanda: su quali documenti deve essere presente? Lo scopo dell’apposizione di un sigillo è quello di certificare l’autenticità della firma di un funzionario sui documenti. Non esiste una procedura generale che obblighi a apporre un timbro su tutti i documenti che contengono la firma di un funzionario. Tuttavia, in alcuni casi, la normativa prevede ancora la necessità di apporre un sigillo. Diamo un'occhiata ad alcuni di loro.

Accordo

Il diritto civile non richiede il sigillo sui contratti. Tuttavia, la disposizione secondo cui il contratto e le modifiche allo stesso devono essere sigillate dalle parti contraenti è talvolta inclusa nel testo del contratto stesso. In questo caso, l’assenza di sigillo può comportare:

Riconoscimento della forma scritta dell'operazione come non conformità. Ciò significa che le parti non potranno fare riferimento alle testimonianze nelle controversie;

Riconoscimento di un contratto come nullo se tale conseguenza è espressamente prevista nel contratto.

Ecco un estratto del contratto, che prevede l'obbligo di un sigillo.

9. Il presente accordo, nonché tutte le appendici, integrazioni e modifiche allo stesso, sono valide solo se redatte per iscritto, sottoscritte da rappresentanti autorizzati e timbrate dalle Parti.

Compratore venditore:

Direttore Generale di Alpha LLC Direttore Generale di Gamma LLC

Ivanov Ivanov I.I. Petrov Petrov V.P.

Sigillo di Alpha LLC Sigillo di Gamma LLC

È preferibile apporre l'impronta del sigillo in modo tale che non riporti l'intera firma, ma solo una parte di essa.

Procura

Un sigillo è un attributo obbligatorio di una procura emessa per conto di una persona giuridica. Senza di essa la procura non è valida.

Primario

Le spese accettate ai fini fiscali e le detrazioni IVA devono essere confermate da documenti primari. Tutti i dettagli obbligatori dei documenti contabili primari sono elencati nella legge contabile. Non c'è alcuna impronta di sigillo tra loro. Tuttavia, se è approvato un modulo unificato per il documento principale (ad esempio, per una lettera di vettura - modulo unificato N TORG-12), è necessario utilizzarlo. E se contiene dettagli come l'impronta del sigillo, ma non è presente, le autorità fiscali possono considerare tale documento redatto con violazioni, il che, a sua volta, può portare al rifiuto di detrarre l'IVA o riconoscere le spese. Se manca l'impronta del suo sigillo, l'organizzazione può correggerla in qualsiasi momento apponendola sul documento. Ma se non è presente il timbro della controparte, potrebbero esserci problemi con l'apposizione, soprattutto dopo l'esecuzione della transazione. E poi le pretese del fisco potranno essere ritirate in tribunale. Dopotutto, le Istruzioni per l'uso e la compilazione dei moduli di documentazione contabile primaria sono solo statuti. E l'assenza di timbro sui documenti attestanti l'acquisto di beni (lavori, servizi) non indica la loro acquisizione gratuita. Tali controversie sono rare. E ci sono tribunali che si schierano dalla parte dei contribuenti.

Se non esiste una forma unificata del documento e si utilizza una forma sviluppata in modo indipendente del documento principale, non è nemmeno necessario apporre un timbro su di esso. Ma non includere l'attributo "Posizione di stampa" in questo modulo.

Per quanto riguarda i moduli primari unificati di registrazione del lavoro e del suo pagamento, è obbligatorio apporre il timbro solo sui seguenti documenti:

Certificato di viaggio (modulo N T-10). I timbri in esso contenuti certificano le note sull'arrivo del lavoratore distaccato nel luogo del viaggio d'affari e sulla partenza da esso. I certificati di viaggio che non recano il sigillo dell'organizzazione a cui i dipendenti vengono inviati in viaggio d'affari sono stati una volta riconosciuti dal tribunale come eseguiti in modo improprio e, di conseguenza, non confermanti le spese di viaggio;

Certificato di accettazione del lavoro svolto nell'ambito di un contratto di lavoro a tempo determinato concluso per la durata di un lavoro specifico (modulo N T-73). Il sigillo certifica la firma del capo dell'organizzazione che ha approvato l'atto, o di una persona da lui autorizzata a farlo.

Nelle altre forme unificate di documenti primari del personale (ordini, fogli presenze, buste paga) non è necessario apporre alcun timbro.

Fattura

Il Codice Fiscale della Federazione Russa non prevede il timbro sulla fattura.

Ma quando vengono apportate correzioni alla fattura, queste devono essere certificate dalla firma del responsabile e dal timbro del venditore, indicando la data della loro introduzione.

FATTURA N -- da "-" ----------------------- (1)

Nikitin (Nikitin V.A.) Alekseeva (Alekseeva T.P.)

Capo dell'organizzazione (firma) (nome completo) Capo contabile (firma) (nome completo)

Risolto: nella colonna 4 - 40 per 45

nella colonna 5: da 2000 a 2250

nella colonna 8 - 360 per 405

nella colonna 9: da 2360 a 2655

Capo dell'organizzazione Nikitin Nikitin V.A.

Timbro di Vasilek LLC

Documenti presentati alle autorità fiscali

Rapporti, domande e lettere di accompagnamento presentate al Servizio fiscale federale devono avere un sigillo, altrimenti le autorità fiscali semplicemente non accetteranno questi documenti.

Durante gli audit, le autorità fiscali hanno il diritto di richiederti documenti che confermino il corretto calcolo e il tempestivo pagamento delle tasse. Poiché non sono gli originali, ma le copie dei documenti che vengono presentati all'Ispettorato del servizio fiscale federale, devono anche essere certificati mediante la firma del capo e il sigillo.

Storico lavorativo

L'impronta del sigillo è un requisito obbligatorio del libretto di lavoro. Deve essere inserito:

Quando si registra un libro di lavoro - sulla prima pagina (frontespizio) contenente informazioni sul dipendente;

Quando si modifica il cognome, nome, patronimico o data di nascita di un dipendente - sulla copertina interna, dove sono indicati i documenti sulla base dei quali vengono apportate tali modifiche.

Inoltre, in questi casi, può essere apposto sia il sigillo dell'organizzazione stessa che il timbro del servizio del personale.

Inoltre, in caso di licenziamento di un dipendente, tutte le iscrizioni effettuate nel libro di lavoro durante il suo lavoro nell'organizzazione sono certificate dal sigillo del datore di lavoro.

Ecco come vengono certificati i record relativi al tempo trascorso lavorando in un'organizzazione.

Dettagli di lavoro

Se il documento è redatto da un imprenditore

A differenza delle organizzazioni, gli imprenditori non sono tenuti ad avere il proprio sigillo. Dopotutto, né il Codice Civile della Federazione Russa né la Legge Federale dell'08.08.2001 N 129-FZ “Sulla registrazione statale delle persone giuridiche e degli imprenditori individuali” prevedono tale requisito per gli imprenditori. Ma la legge non vieta agli imprenditori di avere il proprio sigillo se vogliono usarlo. I tribunali confermano inoltre che la disponibilità o meno del sigillo è una questione personale per ciascun imprenditore. Ad esempio, accade spesso che un imprenditore debba creare un sigillo perché le controparti vogliono vederlo sui documenti che prepara. Ed è più facile e più redditizio per lui soddisfare una richiesta del genere piuttosto che perdere queste controparti e cercarne di nuove. E alcune norme prevedono la presenza obbligatoria di un sigillo su alcuni documenti redatti dagli imprenditori. Tuttavia, il fatto che qualsiasi atto normativo che ha approvato la forma del documento preveda dettagli come l'impronta del sigillo non significa che l'imprenditore sia obbligato ad averne uno.

Se hai dei dubbi sulla necessità o meno di un timbro su un documento, è meglio metterne uno. Dopotutto, anche se la legge non prevede l'apposizione di un timbro su un documento, e lo fai, non violerai nulla.

Quali documenti dovrebbe avere un'organizzazione per lavorare con informazioni riservate? Come organizzare il lavoro in modo tale da evitare perdite? Come familiarizzare adeguatamente i dipendenti con le regole per lavorare con informazioni riservate?

Ne parleremo in questo articolo.

La stessa organizzazione commerciale deve organizzare il lavoro con informazioni riservate nel modo giusto per lei. Perché la composizione delle informazioni riservate in ciascuna organizzazione sarà diversa. Una società protegge i segreti commerciali, un'altra protegge solo i dati personali e una terza gestisce un segreto notarile. Le organizzazioni governative hanno le proprie regole per lavorare con i documenti DSP.

Ma ci sono documenti che aiuteranno a organizzare il lavoro con informazioni riservate per qualsiasi organizzazione. Se vengono compilati, inseriti e utilizzati, sarà facile lavorare con informazioni riservate.

Documenti per lavorare con informazioni riservate:

09 agosto 2019

Come fai a sapere se un dipendente in sede è sufficiente o se è necessario un assistente? Perché uno resta fino a tardi ogni giorno, mentre l'altro esce puntuale e riesce a bere 5 tazze di caffè? Come capire chi davvero non tiene il passo e chi lavora con noncuranza?

Per rispondere a queste domande, calcolare il volume del flusso di documenti.

Per dirla semplicemente, il flusso di documenti è costituito da documenti in entrata, in uscita e interni. Cioè, tutti i documenti registrati nell'organizzazione.

Il calcolo del volume del flusso di documenti risponde alle domande:

05 giugno 2019

Quando ero segretaria, tremavo come una foglia quando era prevista la prossima riunione. Perché ci vuole un protocollo. Se sorgesse la domanda su chi lo farebbe, allora “non io, non io”.

È positivo che la nostra organizzazione abbia un dipendente responsabile della preparazione e della documentazione dei risultati della riunione. Aveva un registratore vocale, alcuni fogli di carta, appunti. Per diversi giorni dopo l’incontro nessuno lo toccò perché stava “stilando il verbale”. Il suo lavoro mi sembrava molto difficile. Registrare, trascrivere, redigere un protocollo, distribuire, monitorare l'esecuzione: tutto andava oltre la mia comprensione.

Pertanto, ho deciso di creare istruzioni dettagliate per la stesura di un protocollo. Spero che ciò aiuterà i segretari a sentirsi più sicuri nello svolgimento di questa importante missione.

13 maggio 2019

Siamo così abituati a scrivere alcune parole con la lettera maiuscola che è sorprendente il fatto che possano e debbano essere scritte con la lettera minuscola. Quindi seguiamo le regole anziché le abitudini.

Compleanno

Entrambe le parole sono scritte con una lettera minuscola. Sì, per emozionare e per indicare l'importanza di un evento possiamo scriverli con la lettera maiuscola, ma dal punto di vista della lingua russa questo non è corretto.

Ti auguriamo un felice compleanno!
Ho festeggiato il mio compleanno in una compagnia amichevole.

10 aprile 2019

Al contrario, l’uso di cliché e clericalismo, anche nello stile aziendale ufficiale, è indesiderabile. Intasano e appesantiscono il testo, rendendolo arido e poco interessante.

Il lettore non capisce cosa si nasconde effettivamente dietro queste espressioni e percepisce il testo come una cancellazione o un insieme di parole. Pertanto, i testi ricchi di cliché e burocrazia non vengono letti, ma scremati, cercando di cogliere qualcosa di veramente importante. E anche le informazioni interessanti potrebbero passare inosservate.

Sì, l'uso dei cliché nello stile aziendale ufficiale è più giustificato che nello stile colloquiale, artistico o giornalistico. Ciò è dovuto al fatto che spesso la funzione di un documento non è quella di attirare l’attenzione del lettore sul testo, ma semplicemente di “cancellarsi” e trasmettere informazioni.

Tuttavia, se scriviamo documenti in un linguaggio più comprensibile, sia il lettore che l'autore ne trarranno solo beneficio. Un testo chiaro, conciso e conciso è rispetto per il lettore, il che significa un possibile inizio di cooperazione.

I cliché linguistici accelerano e facilitano i processi comunicativi. Sì, sì, anche la corrispondenza commerciale è un modo di comunicazione. Per noi è più conveniente scrivere una formula già pronta e sapere che sarà comprensibile all'altra parte.

La firma e il sigillo (nonché il timbro di approvazione del documento) sono i principali dettagli relativi alla composizione della certificazione del documento, ovvero garantirne la forza giuridica. L'impronta del sigillo certifica infatti l'autenticità della firma di un funzionario dell'organizzazione (colui che ha il diritto di svolgere attività organizzative, amministrative, finanziarie ed economiche per conto di una persona giuridica). Il sigillo è apposto sui documenti che attestano i diritti delle persone, registrando i fatti di ricezione o spesa di risorse finanziarie e materiali, nonché su altri documenti nei casi in cui atti legislativi o altri atti normativi stabiliscono l'obbligo di apporre un sigillo.

Tecnicamente, l'impronta del sigillo è apposta in uno spazio privo di testo a livello della qualifica professionale della persona che ha firmato il documento, coprendolo parzialmente. Attualmente non è consigliabile acquisire parte della firma personale (tratto personale) di un funzionario con l'impronta di un sigillo. Ma il significato legale di apporre un'impronta di sigillo rimane lo stesso: il funzionario il cui tratto personale (firma) è scritto su questo documento occupa effettivamente questa posizione nell'organizzazione il cui nome è scolpito sul sigillo e ha il diritto di firmare questo documento. In alcuni casi, per apporre un sigillo su un foglio di carta viene assegnata un'area speciale, denominata "MP" ("luogo di stampa").

Le “migliori pratiche” delle organizzazioni raccomandano di sviluppare un regolamento separato su sigilli e timbri, che dovrebbe stabilire i tipi di sigilli utilizzati, la procedura per la loro registrazione, emissione, ecc. L'organizzazione ha un sigillo "principale". e potrebbe avere guarnizioni per usi speciali:

• sigillature delle divisioni strutturali indicandone i nominativi, comprese le filiali e le unità strutturali remote;
• sigilli indicanti lo scopo specifico del loro utilizzo certificare le firme (“Per i contratti”; “Per i contratti per servizi a pagamento”; “Per le fatture”, ecc.). A volte il suo numero è indicato sul sigillo, ad esempio "Per i contratti n. 3", se sono stati apposti tre sigilli per certificare i contratti utilizzati in tre divisioni strutturali, i cui funzionari, sulla base delle procure, hanno il diritto di concludere contratti di un tipo specifico per conto dell'intera persona giuridica.

In allegato alla posizione su sigilli e francobolli e meglio - in termini di qualità classificatore indipendente, previa approvazione per ordine del primo capo dell'organizzazione, si raccomanda di sviluppare elenco dei documenti soggetti a certificazione mediante impronta del sigillo dell'organizzazione (“principale” o sigillo principale). Questo elenco (classificatore) solitamente include:

• atti relativi all'esecuzione dei contratti (consegna e accettazione di lavori; fornitura di servizi);
• procure (generali, speciali e una tantum, la cosiddetta “contabilità” per la ricezione di articoli di inventario);
• contratti (quasi tutti i tipi principali: lavoro, responsabilità finanziaria, affitto, lavoro, ecc. Un'eccezione può essere costituita dai contratti con i clienti per la fornitura di servizi a una vasta gamma di consumatori, che vengono conclusi nell'ambito dei regolamenti per la fornitura di determinati servizi al consumo e sono di massa);
• incarichi (tecnici);
• domande di partecipazione a concorsi e gare;
• certificati di viaggio;
• standard di consumo di carburante, carburanti e lubrificanti, approvati per ordine del capo dell'organizzazione;
• scheda di campioni di firme e impronte di sigilli;
• istanze e istanze alle organizzazioni superiori, agli enti statali autorizzati e agli enti locali;
• lettere di garanzia;
• ordini (principalmente ordini di pagamento);
• normativa sulle filiali e sugli uffici di rappresentanza;
• norme sui ripartizioni strutturali;
• protocolli di disaccordo (durante l'esecuzione dei contratti);
• stima dei costi;
• certificati del personale (sul luogo di lavoro, stipendio, modulo di reddito 2-NDFL);
• specifiche del prodotto;
• tariffe per i servizi forniti;
• documenti costitutivi, statuti e modifiche agli stessi;
• orari del personale.

Lo sviluppo di un elenco specifico (classificatore) è importante in relazione alla regolamentazione dell'uso dei tipi di firme elettroniche in un'organizzazione, perché Una firma qualificata rafforzata sostituisce anche l'impronta del sigillo “principale” (principale).

Tieni presente che stiamo parlando di certificare tipi di documenti con un'impronta di sigillo, ad es. un sigillo viene apposto su un documento creato da una persona giuridica. Ma la questione su quale funzionario abbia il diritto di firmare questo tipo di documenti viene risolta mediante delega di autorità. È registrato in:

• lo statuto dell'organizzazione: stabilisce il fatto che l'organizzazione è dotata di un sigillo raffigurante il suo nome e (o) altri dettagli specificatamente elencati;
• un ordine sulla distribuzione dei poteri (responsabilità) tra la direzione (dirigenti) dell'organizzazione, in cui, al primo livello, il potere di firmare determinati documenti è stabilito e delegato al primo capo dell'organizzazione e ai suoi sostituti;
• regolamento sul sistema di delega dei poteri, che sviluppa ed elenca in dettaglio le questioni che rientrano nelle aree di responsabilità del dirigente, dei suoi sostituti, del capo contabile e di altri specialisti “principali” (ad esempio, il capo del dipartimento di controllo , che è il "controllore principale", responsabile del lavoro con le richieste dei cittadini, del lavoro sui reclami con i clienti, ecc.) indicando i tipi di documenti su ciascuna questione, il diritto di firma che è delegato al corrispondente sostituto o dipendente;
• regolamenti sulle divisioni strutturali, previa delega di firma degli atti ai responsabili di tali divisioni;
• regolamenti sugli incarichi, regolamenti ufficiali del lavoro o descrizioni delle mansioni, che stabiliscono anche la delega per firmare documenti;
• regolamenti specifici, istruzioni e altri documenti tecnologici e di altro tipo. Stabiliscono processi, tipi e varietà di documenti che forniscono processi specifici, diritti di firmare questi documenti e certificarli con sigilli di un certo tipo; È a questo livello che viene effettuata la regolamentazione specifica dell'uso di sigilli speciali;
• procure, che confermano (trasferimento al procuratore) i diritti di firmare documenti (ad esempio, secondo la nuova legge federale "Sulla contabilità" n. 402-FZ, un manager può delegare il diritto di firmare estratti conto (finanziari) al capo contabile dell'organizzazione).

Diciamo che le norme sul sistema di delega dei poteri e la descrizione del lavoro del vice capo contabile per la rendicontazione fiscale stabiliscono il suo diritto di firmare i certificati di reddito dei dipendenti dell'organizzazione (modulo 2-NDFL). Pertanto, questo documento sarà timbrato con il sigillo “principale” dell'organizzazione, confermando la firma (diritto di firma delegato) del vice capo contabile.

Pertanto, quando si analizza la forza giuridica di un documento in caso di dubbio sulla sua autenticità, così come nei casi di controlli e revisioni contabili, il diritto di firmare un documento viene verificato innanzitutto sulla base di documenti organizzativi e amministrativi che forniscono una sistema di delega di autorità e non solo un sigillo.

Forza giuridica del documento

In pratica, molto spesso i dipendenti delle risorse umane hanno una domanda su quali documenti devono essere approvati con il sigillo del datore di lavoro.

Per dare valore legale a un documento, devono essere presenti i seguenti dettagli obbligatori:

Nome dell'organizzazione e (o) unità strutturale;
- data di pubblicazione del documento;
- indice di registrazione;
- firma.

Per alcuni tipi di documenti, ulteriori dettagli che danno loro valore legale sono il timbro di approvazione, il sigillo, il marchio di certificazione della copia (clausola 18 della Risoluzione del Ministero della Giustizia della Repubblica di Bielorussia del 19 gennaio 2009 n. 4 “Sull'approvazione delle Istruzioni per il lavoro d'ufficio negli enti pubblici e in altre organizzazioni”).

La firma è un requisito obbligatorio che certifica un documento e il sigillo è aggiuntivo. Pertanto, quando si autentica un documento, è necessario prima firmarlo e poi (se necessario) autenticarlo con un sigillo. I documenti approvati vengono timbrati (se necessario) dopo l'approvazione del documento.

Puntelli “Sigillo”

L'attributo "Sigillo" viene inserito sui documenti che richiedono una certificazione speciale della loro autenticità.

Esistono 3 tipi di sigillo: il sigillo dell'organizzazione, il sigillo dell'unità strutturale dell'organizzazione, il sigillo che indica lo scopo previsto (per documenti, ecc.). I sigilli delle organizzazioni sono divisi in ufficiali (sigilli con l'immagine dell'emblema dello stato della Repubblica di Bielorussia) e semplici.

La procedura per l'uso e la responsabilità per la conservazione dei sigilli deve essere sancita negli atti normativi locali dell'organizzazione, sviluppati in conformità con la legislazione della Repubblica di Bielorussia. Le informazioni sull'uso e sulla conservazione dei sigilli possono essere contenute nelle Istruzioni per la Gestione dell'Ufficio dell'Organizzazione o nel Regolamento sul Servizio del Personale.

L'elenco dei documenti su cui è apposto il sigillo è determinato dall'organizzazione in modo indipendente, guidato dalla legislazione della Repubblica di Bielorussia.

È necessaria la timbratura sui documenti originali e sulle loro copie (per certificare l'autenticità della copia), incl. facsimile, che certifica i diritti, le libertà e (o) gli interessi legittimi dei cittadini, i diritti e gli obblighi delle persone giuridiche, che autorizza la spesa di fondi e beni materiali.

L'impronta del sigillo deve includere parte della qualifica professionale della persona che ha firmato (approvato) il documento.

Esempio

Direttore dell'Istituto Firma SA Sidorov
deputato

È IMPORTANTE! Attiriamo l'attenzione dei lavoratori dei servizi del personale sul fatto che la forma approssimativa del contratto di lavoro, approvata con Risoluzione del Ministero del Lavoro della Repubblica di Bielorussia del 27 dicembre 1999 n. 155 (modificata il 4 ottobre 2010) , contiene l'attributo “Sigillo”. Allo stesso tempo, la forma approssimativa del contratto, approvata con Risoluzione del Consiglio dei Ministri della Repubblica di Bielorussia del 02/08/1999 n. 1180 (come modificata il 19/01/2012), non contiene il " Sigillo” requisito.

Voci nel libro di lavoro del dipendente che devono essere certificate con un sigillo

La prima pagina (frontespizio) del libro di lavoro, contenente le informazioni elencate sul dipendente, è certificata dalla firma del datore di lavoro o di un funzionario autorizzato e dal sigillo del datore di lavoro e, se il singolo imprenditore non lo possiede, da il sigillo dell'organo esecutivo e amministrativo locale che ha registrato il singolo imprenditore (parte seconda pag. 18 Istruzioni sulla procedura per il mantenimento dei registri di lavoro dei dipendenti, approvate con Risoluzione del Ministero del Lavoro della Repubblica di Bielorussia del 03/09/1998 N. 30 (di seguito denominata Istruzione n. 30)).

Inoltre, le modifiche alle voci nel libro di lavoro relative a cognome, nome, patronimico, data di nascita, istruzione, professione, specialità vengono apportate dal datore di lavoro presso l'ultimo luogo di lavoro sulla base di documenti che confermano le informazioni pertinenti, con riferimento al loro numero e data (clausola 38 dell'Istruzione n. trenta). Sulla copertina interna è riportato un collegamento al documento in questione, certificato dalla firma del datore di lavoro o di un funzionario autorizzato e dal timbro del datore di lavoro e, se il singolo imprenditore non ne possiede uno, dal timbro dell'organo esecutivo e amministrativo locale organismo che ha registrato l'imprenditore.

Per un esempio di registrazione in un libro di lavoro, certificato da un sigillo, vedere la sezione “Documentazione utile” a pagina 25.

La modifica delle voci su una professione o specialità sulla prima pagina (frontespizio) del libro di lavoro nel caso in cui un dipendente riceva una nuova professione o specialità viene effettuata aggiungendo alle voci esistenti senza cancellare quelle precedentemente inserite.

I collegamenti ai documenti sulla base dei quali sono state effettuate le registrazioni correttive sono scritti sulla copertina interna del libro di lavoro e certificati dalla firma del capo dell'organizzazione o di una persona da lui appositamente autorizzata e dal sigillo dell'organizzazione o del sigillo del dipartimento del personale.

Quando si licenzia un dipendente, tutte le voci relative al lavoro, ai premi e agli incentivi per il successo nel lavoro, inserite nel libro di lavoro durante il suo lavoro, devono essere certificate dalla firma del datore di lavoro o di un funzionario autorizzato e dal sigillo del datore di lavoro (clausola 45 del Istruzione n. 30).

In quali casi è necessario timbrare gli ordini?

Gli ordini dell'organizzazione non sono timbrati, poiché l'ordine è un documento organizzativo e amministrativo interno (ordini di assunzione, ordini di ferie, ordini di licenziamento). Copie di ordini di lavoro e altre copie di documenti del personale, documenti in uscita richiedono un'adeguata certificazione, quindi devono essere timbrati.

Pertanto, possiamo concludere che solo le copie dei documenti creati nell'organizzazione stessa sono soggette a certificazione del timbro.

In via eccezionale, è consentito fare e certificare copie di documenti emessi da altre organizzazioni quando si risolvono questioni di competenza dell'organizzazione stessa. Ad esempio, un'organizzazione ha il diritto di creare e certificare una copia di un diploma di istruzione da includere nella cartella personale del dipendente, una copia del certificato di nascita di un bambino e un certificato di diritto alle prestazioni da presentare al reparto contabilità a fini contabili quando calcolo dell'imposta sul reddito, ecc.

Natalia Vladyko, avvocato

La LLC è obbligata a confermare i documenti con un eventuale sigillo? Sarà obbligatorio solo se espressamente previsto dalla legge. In altri casi, le organizzazioni decideranno autonomamente se utilizzare o meno un sigillo. Ad esempio, la stampa non sarà richiesta nel registro di controllo. Sulla denuncia di un incidente industriale. Sulla procura giudiziaria e sulla procura di rappresentanza durante i procedimenti esecutivi. Sui documenti per la partecipazione agli appalti pubblici, ecc.

Nota: Fonte: legge federale n. 82-FZ

Il sigillo dell'organizzazione deve essere apposto quando (documenti al Servizio fiscale federale, accordi con controparti, ecc.)

In precedenza, prima dell'aprile 2015, se sui documenti non fosse stato apposto il timbro, le conseguenze in questo caso avrebbero potuto essere disastrose. Se sorge una controversia con una controparte o con un'autorità di regolamentazione. Un documento eseguito senza sigillo potrebbe essere considerato nullo. Pertanto, alcuni contabili mettono un sigillo su tutti i documenti. Anche quelli che non necessitano di impronta.

Presentazione di documenti al Servizio fiscale federale: quando non è necessario apporre un timbro

Se lo statuto della società non contiene informazioni sul suo sigillo. Quindi i documenti presentati al Servizio fiscale federale potrebbero non contenere l'impronta del sigillo.

Nota: Lettera del Ministero delle Finanze della Federazione Russa con lettera del 16 febbraio 2016 n. 03-02-07/1/8575.

I funzionari fanno riferimento alle leggi sulle società per azioni. E sulle società a responsabilità limitata (LLC). Da ciò consegue che l’uso del sigillo da parte della società costituisce un diritto. Non un obbligo. E le informazioni sulla presenza di un sigillo devono essere contenute nello statuto della società.

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Il sigillo dell’organizzazione nei contratti con le controparti è necessario oppure no?

In generale, i contratti con le controparti non necessitano di timbro. A meno che, ovviamente, il testo dell'accordo stesso non obblighi le parti a certificare il sigillo dell'organizzazione all'accordo. Oppure questo non è direttamente richiesto dalla legge. Questa conclusione deriva dal paragrafo 1.

Ad esempio, è obbligatorio avere i timbri su una doppia ricevuta di magazzino. E l'accordo di pegno, se l'oggetto del pegno rimane al debitore. Perché questo è detto in e.

Se non ci sono requisiti speciali per il contratto nella legge o nel testo del contratto. Non è necessario apporre alcun timbro. Perché i tribunali, ad esempio, traggono una conclusione. In generale, il sigillo aziendale è solo una cosa in più. E non è un requisito obbligatorio del contratto. Pertanto, anche senza impronta, il contratto si considera concluso. E un simile accordo non può essere dichiarato nullo. Pertanto, se nel testo del contratto non c'è una parola sulla stampa. Quindi il contratto sarà valido senza di esso. La cosa principale è che il documento porta le firme delle parti coinvolte nella transazione.

Chi vuole essere al sicuro? E vuole i sigilli obbligatori di entrambe le parti. Quindi puoi scrivere la seguente frase al loro interno. “Il presente accordo e le modifiche allo stesso sono valide solo se apportate per iscritto. Firmato dai rappresentanti autorizzati e sigillato dalle parti. Allora non puoi assolutamente fare a meno della stampa.

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Quando è necessaria la stampa?

Nota: Consulta l'elenco completo dei documenti su cui è richiesto il sigillo dell'organizzazione (facoltativo)

Dal 1° gennaio 2013, le aziende possono generalmente utilizzare i propri moduli contabili primari prevedendolo nelle proprie politiche contabili. La cosa principale è che contengono tutti i dettagli obbligatori dell'articolo 9 della legge federale del 6 dicembre 2011 n. 402-FZ.

Pertanto, se nei moduli documentali che la tua azienda ha sviluppato o migliorato e ora utilizza, nessun campo stampabile, la sua impronta sul documento non è necessaria. Sentiti libero di lavorare senza di essa.

Ma se usi i moduli primari standard, contrassegnati con "M.P.", dovrai apporre un timbro. In caso contrario, il documento verrà eseguito in violazione. Ciò significa che con il suo aiuto non sarà possibile, ad esempio, confermare le spese relative alle imposte sul reddito.

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La stampa è stata annullata. Come lavorare adesso?

Dal 7 aprile 2015 le organizzazioni commerciali possono rifiutare i sigilli rotondi. Hanno acquisito questo diritto dopo l’entrata in vigore della legge federale n. 82-FZ del 6 aprile 2015.

È necessario rifiutare la stampa?

Per niente necessario. La direzione dell'organizzazione, a propria discrezione, decide se utilizzare la stampa in futuro o farne a meno. La legge prevede solo la possibilità di abbandonare il sigillo rotondo a favore di moderni metodi di identificazione. Ma le organizzazioni hanno ancora il diritto di produrre un numero qualsiasi di sigilli e timbri di qualsiasi forma, colore e grado di protezione.

Cosa può sostituire la stampa?

Potete sostituire il sigillo, ad esempio, con una firma elettronica, moduli aziendali speciali o sigilli olografici.

Abbiamo ricevuto da una controparte una polizza di carico senza timbro. Devo restituire il documento per farlo timbrare?

Tutto dipende dalla forma di questa fattura. Se il tuo fornitore utilizza il modulo standard n. TORG-12, approvato con decreto del Comitato statistico statale della Russia del 25 dicembre 1998 n. 132, è richiesto un timbro. Dopotutto, il modulo stesso contiene un luogo appositamente designato per l'impronta. Inoltre, il documento deve avere due sigilli: quello del venditore e quello dell’acquirente.

E se tu e il fornitore concordate di utilizzare una fattura auto-sviluppata, dove non è presente il campo “M.P.”, il sigillo non è necessario.

E molte aziende ora lo utilizzano nel loro lavoro. Questo è conveniente: con un unico documento puoi confermare sia le detrazioni IVA che giustificare le spese. Il modulo UPD si trova nella lettera del Servizio fiscale federale russo del 21 ottobre 2013 n. ММВ-20-3/96@. Quindi nel modulo stesso c'è spazio per un'impronta (il campo “M.P.”).

Sebbene nelle raccomandazioni per la compilazione dei dettagli individuali del documento universale, i funzionari fiscali abbiano indicato che la stampa sul modulo è facoltativa. Quindi un UPD senza timbro può ancora essere accettato per la contabilità fiscale. La cosa principale è che tutti i dettagli primari richiesti siano compilati correttamente nel documento.

Non c'è il sigillo del venditore sulla ricevuta di vendita. Un documento del genere sarà in grado di confermare le spese?

Se il modulo del documento stesso non ha il campo "MP", non avrai problemi. Dopotutto, ogni venditore sviluppa il modulo della ricevuta di vendita in modo indipendente. Non esiste una forma ufficiale. I rappresentanti del Ministero delle finanze russo lo hanno sottolineato in una lettera datata 11 febbraio 2009 n. 03-11-06/3/28. Quindi, se sullo scontrino non c'è spazio per la stampa, non è necessario apporre un timbro sul documento.

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Come rifiutare il sigillo dell'organizzazione?

Apporta modifiche allo statuto della tua organizzazione. Le informazioni sulla presenza di un sigillo devono essere contenute in questo documento.

Se rifiutiamo il sigillo dell'organizzazione, è necessario inserirlo nei documenti standard in cui tali dettagli sono forniti, ad esempio nel libretto di cassa?

Non ci sono ancora stati chiarimenti ufficiali su questo tema. Ma il Servizio fiscale federale della Russia, la Cassa pensione della Russia e il Servizio fiscale federale della Russia spiegano che subito dopo l'entrata in vigore della legge, la società ha il diritto di trasferire loro qualsiasi documento senza sigillo. Il mio unico desiderio è che, se decidi di rifiutare il sigillo, informi gli ispettori tramite lettera. Non appena saranno disponibili chiarimenti ufficiali, verranno apportate modifiche all'articolo.

È necessario imprimere un'impronta sul prodotto primario, nelle cui forme l'azienda si è sviluppata?

No, non ce n'è bisogno. Il sigillo non è elencato tra gli estremi obbligatori dei documenti primari elencati nella parte 2 dell'articolo 9 della legge del 6 dicembre 2011 n. 402-FZ.

È necessario utilizzare un sigillo nei contratti, ad esempio in un contratto di compravendita?

No, non necessariamente. È necessario apporre un timbro su un accordo con le controparti solo se ciò è espressamente previsto nell'accordo (clausola 1). Pertanto, se una delle parti rifiuta il sigillo rotondo, basterà semplicemente assicurarsi che venga tolto dal contratto l’obbligo di apporre lo stesso.

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Le banche richiederanno timbri sui documenti?

No, non lo faranno. I rappresentanti delle banche riferiscono che per loro è sufficiente la firma del direttore generale su qualsiasi documento se la società rifiuta il sigillo.

Le organizzazioni non sono tenute ad apporre timbro sulle dichiarazioni e sui documenti sottoposti al controllo

Gli ispettori fiscali non hanno il diritto di rifiutare di accettare documenti da un'organizzazione, citando l'assenza del timbro del contribuente in essi. Questa conclusione deriva dalla lettera del Servizio fiscale federale russo del 05.08.15 n. BS-4-17/13706@. La lettera commentata è stata inviata alle autorità fiscali inferiori per essere utilizzata nel loro lavoro.

Secondo la lettera, gli ispettori fiscali devono accettare i documenti presentati dai contribuenti, indipendentemente dal fatto che siano certificati o meno da un sigillo.

Questo problema (mancanza di timbro sulla dichiarazione, calcolo o altri documenti sottoposti al controllo) non esiste per le organizzazioni che effettuano la presentazione via Internet. Dopotutto, per certificare i documenti di cui sopra, è sufficiente che firmino il file inviato con una firma elettronica qualificata.

Hai bisogno di un timbro sul modulo 4-FSS?

Secondo le informazioni della FSS del 10 giugno 2015, l’assenza del sigillo rotondo dell’organizzazione sul calcolo dei premi assicurativi non può fungere da base per il rifiuto di accettare le segnalazioni. Inoltre, i dipendenti FSS non hanno il diritto di richiedere alle organizzazioni di certificare con un sigillo le correzioni e le richieste di compensazione (rimborso) degli importi pagati in eccesso (riscossi) di premi assicurativi, penalità e multe.

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È possibile ora non mettere i francobolli sui libri di lavoro?

In precedenza, farlo era rischioso. Dopotutto, le regole per la compilazione dei libri di lavoro prevedono ancora che la voce sul frontespizio debba essere certificata con un sigillo (clausola 2.2 delle Istruzioni, approvata con Risoluzione del Ministero del Lavoro russo del 10 ottobre 2003 n. 69 ).

La stampa nei libri di lavoro non è più necessaria!

Il Ministero del Lavoro ha posto fine al dibattito sull'uso del sigillo dell'organizzazione nella compilazione dei libri di lavoro. Ora devi solo certificare le voci nel libro di lavoro con un sigillo, se ne hai uno.

Nota: Ordinanza del Ministero del Lavoro del 31 ottobre 2016 n. 589n e Ordinanza del Ministero del Lavoro del 31 ottobre 2016 n. 588n.

Secondo le nuove regole, le organizzazioni che hanno rifiutato di utilizzare il sigillo devono certificare le registrazioni delle assunzioni, dei movimenti del personale e dei licenziamenti solo con la firma del dirigente o della persona responsabile della tenuta dei registri di lavoro. Le aziende che continuano a utilizzare il sigillo devono continuare a certificare i registri di licenziamento con il sigillo.

A proposito, la clausola "se disponibile" si applica anche all'apposizione di un timbro sulla prima pagina del libro di lavoro e sull'inserto nel libro di lavoro. Inoltre, non è più necessario certificare con sigillo il registro delle entrate e delle uscite per la registrazione dei moduli dei libri di lavoro e il libro per la registrazione del movimento dei libri di lavoro e dei relativi inserti.

Nota: nuovo ordine entra in vigore il 27 novembre 2016.

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