Registrazione dell'utilizzo dell'orario di lavoro. Mantenimento dei fogli presenze per i dipendenti nelle organizzazioni. Malattia durante le vacanze

Foglio presenzeè un documento consolidato che contiene informazioni sul rispetto dell'orario di lavoro da parte di ciascun dipendente.

Ogni impresa deve disporre di tale documento in un'unica copia; il suo design presenta una serie di sfumature, di cui parleremo in dettaglio in questo articolo e forniremo anche un esempio di compilazione di un foglio presenze.

Caro lettore! I nostri articoli parlano di modi tipici per risolvere problemi legali, ma ogni caso è unico.

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Come compilare un foglio presenze

È consentito compilare una scheda attività generale per l'intera organizzazione o per ciascuna unità strutturale separatamente.
Riflette informazioni affidabili sull'utilizzo dell'orario di lavoro da parte dei dipendenti di questa impresa. Il cronometrista annota sia il tempo effettivamente lavorato che il tempo non lavorato. Potrebbero essere: tempi di inattività, malattia, viaggi di lavoro.

La scheda attività può essere gestita in due modi

Esistono moduli unificati già pronti approvati dalle autorità competenti:

• Se l'impresa ha introdotto salari basati sul tempo, vengono utilizzati i moduli T-13 e T-12.
• Se esiste, l'impresa ha il diritto di sviluppare propri moduli e moduli per la contabilità e il controllo.

Modulo T-12: compilato manualmente.

Modulo T-13 - utilizzato laddove è possibile automatizzare l'elaborazione dei dati contabili.

Nel modulo T-12, le registrazioni vengono effettuate con una penna a sfera, con attenzione, senza macchie, a mano. Non è possibile utilizzare il correttore.

La sezione 1 (colonne 1–6) è formattata in una tabella.

La quarta colonna contiene 2 righe per contrassegnare la presenza o l'assenza del dipendente. Caratteristica di riempimento:

• la prima riga è compilata in maiuscolo (simboli);
• la seconda riga contiene una cifra che indica il numero di ore lavorate per un determinato periodo;

La sezione 2 è completata da un contabile.

Questa sezione si presenta sotto forma di tabella in cui vengono inseriti il ​​numero della scheda attività di ciascun dipendente, il suo stipendio e le ore lavorate. Sulla base di questi dati vengono calcolati gli stipendi.
Nella quarta pagina del modulo inserisci i dati che ti aiuteranno a compilare rapporti statistici. È compilato secondo istruzioni speciali.

Secondo modo di condurre

Nel modulo T-13 alcune colonne sono già compilate automaticamente: dipartimento, cognome e professione del dipendente, numero della scheda attività.

Convenzioni accettate.

L'elenco completo può essere visualizzato nel modulo T - 12. Alcuni dei principali sono presentati nella tabella:

• Orario di lavoro Designazione della lettera Codice digitale.
• Frequenza regolare I 01.
• Orario notturno N 02.
• Uscita nei giorni festivi e nei fine settimana RP 03.
• Riciclaggio Dal 05.
• Viaggio d'affari K 06.
• Vacanze dal 09.
• Congedo aggiuntivo OD 10.
• Congedo di studio U 11.
• Orario di lavoro ridotto per gli studenti in mobilità LV 12.
• Permesso di studio a proprie spese UD 13.
• Congedo di maternità R 14.
• Congedo per accudire un bambino fino a 3 anni di età 15.
• Assicurazione sanitaria per le vacanze a proprie spese 17.
• Congedo per malattia B 19.
• Orario di lavoro ridotto per Champions League 21.
• Assenteismo PR 24.
• Giorni non lavorativi, giorno libero alle 26.
• Assenza per motivo sconosciuto NN 30.

Forme base di schede attività

Figura 1. Modulo T-12.

La Figura 1 mostra un esempio di registrazione corretta dell'orario per quella categoria di lavoratori il cui orario di lavoro è stato ridotto per legge.

Pertanto, alla vigilia dei giorni festivi, la giornata lavorativa viene ridotta di un'ora rispetto al normale. Tutti i dipendenti delle organizzazioni godono di questo diritto. Sulla pagella si scrive il numero sette.
Esempio. Dal dipendente Sidorov V.P. La giornata lavorativa è di 7 ore. Prima della vacanza mancheranno 6 ore e in pagella verrà inserito il numero sei. Questo punto deve essere rispettato per evitare il riciclaggio.

Figura 2. Modulo T-13.

Chi ha il diritto di compilare la scheda attività

Può essere compilato da qualsiasi dipendente designato dalla relativa ordinanza. Per esempio:

• Cronometrista: se c'è una posizione nella tabella del personale. La compilazione della scheda attività sarà sua diretta responsabilità.
• Un altro membro dello staff. Per lui, tenere un registro delle presenze è una delle sue principali responsabilità. Pertanto, tra l'altro, è prescritto nel contratto di lavoro o nella descrizione del lavoro.
• Ispettore delle risorse umane.
• Qualsiasi altro dipendente incaricato di tali compiti.

Errori tipici riscontrati nelle pagelle

Situazione 1.

Il dipendente va in un'altra vacanza. Ricordiamo che i giorni di ferie sono compresi nel numero dei giorni di calendario e non sono contrassegnati dalla lettera “B” (giorno libero). Puoi inserire un simbolo sotto forma di “OT” o un numero – “09”.

Attenzione! Se durante il periodo di ferie sono presenti giorni festivi non lavorativi, essi non sono considerati giorni di calendario. In pagella è indicato come giorno libero: viene utilizzato il simbolo “B” oppure il numero “26”.

Esempio. Il dipendente Rychkov V.V. prende ferie per 14 giorni di calendario dal 4.06 al 18.06. Si prega di notare che il 12 giugno è un giorno festivo. La scheda attività verrà compilata come mostrato nella Figura 3.

Situazione 2.

Il dipendente, mentre era in ferie dal 1 giugno al 15 giugno, si è ammalato. Informa l'amministrazione aziendale della sua malattia dal 4 giugno al 9 giugno (6 giorni). C'è un certificato di assenza per malattia.
Le sue ferie dureranno 6 giorni, di cui non ha usufruito per malattia.

In questo esempio, il dipendente ha utilizzato tre giorni di ferie, poi si è ammalato e gli rimanevano altri 11 giorni di calendario. Il rientro al lavoro è previsto per il 22 giugno.

Come compilare una scheda attività per i lavoratori part-time

Se un lavoratore part-time “proviene” da un'altra impresa, viene inserito in una riga separata nella scheda attività e gli viene assegnato un numero personale personale.
Al dipendente principale, che svolge lavoro aggiuntivo come lavoratore a tempo parziale, vengono assegnati due numeri di personale in base a due diversi fogli presenze.
Oppure, come opzione, viene tenuto un foglio presenze, ma per ogni posizione occupata c'è una riga separata e due diversi numeri di personale.

Casi particolari di registrazione di un viaggio d'affari su una scheda attività

Quando si determina la durata di viaggi di lavoro, vacanze o altri momenti, è possibile utilizzare i seguenti consigli:

1. Il viaggio d'affari è contrassegnato dalla lettera “K”. La durata del viaggio d'affari è indicata nel relativo ordine.
2. Se, mentre un dipendente è in viaggio d'affari, c'è un giorno libero o una vacanza, verrà pagato al doppio della tariffa. La pagella è contrassegnata con “K M”, non con l'output “B”.

Come contrassegnare correttamente un viaggio d'affari se un dipendente è in congedo per malattia? Caso dalla pratica.

Per motivi di produzione, l'amministrazione aziendale decide di chiamarlo e mandarlo in viaggio d'affari ancor prima della “chiusura” del suo congedo per malattia. In questa situazione, le azioni dell'amministrazione e del dipendente costituiscono una violazione delle leggi sul lavoro.

Il cronometrista compila effettivamente la scheda attività in questo modo:

1. Il fatto di assenza (malattia) prima dell'inizio del viaggio d'affari è indicato con il simbolo “B”.
2. Il simbolo “K” segna i giorni del viaggio d'affari.
3. Al ritorno, inseriamo "B" (se il congedo per malattia non è ancora chiuso) o "I" - se il congedo per malattia è chiuso.

Ma se compili la pagella in questo modo, potrebbero esserci delle conseguenze.

Rischio 1. Se le voci appaiono così: "B" (malattia), "K" (viaggio d'affari), dopo di essa - "I" (presentarsi per lavoro), senza coprire il congedo per malattia, l'FSS russo non riconoscerà il numero di giorni in cui il dipendente è stato in viaggio d'affari.

Rischio 2. Se la pagella è compilata in questo modo: "B" (malattia), "K" (viaggio d'affari) e successivamente - continuazione della malattia "B" - l'FSS si rifiuterà di risarcire l'intero importo dell'indennità .

Va ricordato che l'indennità viene corrisposta in caso di malattia. Se un dipendente torna al lavoro significa che è in grado di lavorare.

1. Il cronometrista compila il modulo solo se esiste una motivazione: ordine o ordine scritto, o altri documenti.
2. Nel modulo unificato vengono inseriti tutti i dettagli in esso previsti e tutte le righe vengono compilate. Le righe non compilate devono essere cancellate.
3. Vengono redatte due schede attività al mese, per la prima metà e per la seconda, se le retribuzioni vengono calcolate due volte al mese.
4. Gli errori commessi durante la compilazione della pagella vengono corretti secondo regole rigorosamente stabilite: in primo luogo, le voci errate vengono cancellate con una riga e quelle corrette vengono scritte sopra di esse. Il dipendente che compila il foglio presenze appone la sua firma e tutte le persone responsabili di questo documento firmano.
5. Se il cronometrista non sa ancora perché il dipendente non si è presentato al lavoro, la scheda attività verrà contrassegnata come NN. Quando vengono forniti i documenti giustificativi, la pagella viene adeguata.

Chi ha bisogno di una pagella e perché?

Come documento principale è necessario:

1. Contabilità. Sulla base di questo documento, viene calcolato lo stipendio del dipendente. La pagella conferma il fatto che il dipendente sta adempiendo ai suoi doveri.
2. Ispettorato fiscale. Viene verificata la correttezza del calcolo o della trattenuta delle imposte sui salari. Viene effettuata una riconciliazione delle ore lavorate, annotate nella scheda attività, con i dati relativi ai pagamenti delle retribuzioni.
3. La pagella può essere richiesta dagli specialisti del Fondo russo delle assicurazioni sociali. Viene verificata la correttezza del pagamento delle prestazioni del fondo.
4. Organi del Servizio federale della migrazione. Quando si controllano i datori di lavoro che assumono cittadini stranieri come dipendenti.
5. Specialisti dell'Ispettorato del lavoro. L'ispettore, controllando la pagella, potrà accertare il fatto. Pertanto, quando si verifica il rispetto della norma sugli straordinari, viene prevista un'ammenda per le deviazioni rilevate. Se i termini di riferimento vengono nuovamente violati, il manager può essere licenziato dalla sua posizione.
6. La pagella può essere utilizzata come prova in tribunale, se si presenta. Ad esempio, la legalità del licenziamento di un dipendente per assenteismo.
7. Autorità statistiche. Secondo la pagella, vengono compilati numerosi rapporti. Ad esempio, un rapporto sul modulo P-4.

Foglio presenze - riempimento del campionepuoi scaricarlo (sulla base di un modulo unificato) sul nostro portale - deve essere gestito dal datore di lavoro. Studiamo le caratteristiche della sua struttura in modo più dettagliato.

Stabiliamo la procedura per la registrazione dell'orario di lavoro: quali moduli utilizzare

Per la rilevazione dell'orario di lavoro dei dipendenti si tratta di una procedura obbligatoria in virtù delle norme contenute nell'art. 91 del Codice del lavoro della Federazione Russa, - l'azienda ha il diritto di utilizzare:

1. Sistemi automatizzati che:

• registrare la presenza degli specialisti e il loro orario di lavoro in appositi archivi;
• tali file riflettono i motivi noti (memorizzati nel database del programma) dell'assenza di uno specialista (ad esempio, se è in ferie o in congedo per malattia).

Quando si utilizza una piattaforma automatizzata, il modulo T-13 può essere utilizzato come modulo di documento in cui vengono registrate le credenziali specificate.

2. Documenti contabili “manuali”.

A tal fine è possibile utilizzare il modulo T-12.

3. Esistono anche vari metodi di contabilità "semiautomatici": quando il dipendente responsabile compila parzialmente il foglio presenze e il resto viene eseguito dal computer.

Puoi saperne di più sulle caratteristiche strutturali dei moduli T-12 e T-13 nell'articolo .

Moduli contabili: caratteristiche di compilazione

La compilazione di questi moduli può essere effettuata secondo 2 principi:

• “continuo” - quando tutti gli eventi relativi alla registrazione delle visite vengono registrati nelle tabelle del modulo: presenze, assenze, ferie e altri;
• “per deviazioni” - quando le tabelle riflettono solo quegli eventi che differiscono da quelli tipici, ad esempio il ritardo o la mancata presentazione.

La procedura interna per la contabilità (con uno dei metodi specificati - automatizzata o manuale) è stabilita dalle normative locali del datore di lavoro.

I moduli specificati per la registrazione delle visite dei dipendenti erano obbligatori da utilizzare fino al 2013, dopodiché i datori di lavoro hanno il diritto di utilizzare qualsiasi altro modulo. Tuttavia, i moduli T-12 e T-13 rimangono familiari agli specialisti delle risorse umane e vengono utilizzati attivamente ancora oggi.

Come compilare correttamente la pagella T-13

Se l'azienda preferiva il primo metodo contabile basato su file, durante la programmazione di moduli automatizzati per l'immissione dei dati nel modulo T-13, sarà utile che gli specialisti dell'azienda prestino attenzione alle seguenti sfumature:

1. Nella colonna "Numero documento", viene inserito automaticamente un indicatore ordinale.

2. La colonna “Data di compilazione” riflette l'ultimo giorno del mese se il documento è redatto sulla base dei risultati del mese, o un'altra data di compilazione se il foglio presenze è redatto per scopi specifici.

3. La colonna "Codice del tipo di salario" può riflettere i valori determinati in conformità con le normative locali. Una guida ai valori corrispondenti qui può essere la tabella contenuta nell'ordinanza del Servizio fiscale federale della Russia del 10 settembre 2015 n. ММВ-7-11/387 (contiene i codici indicati nel certificato 2-NDFL ).

4. I codici condizionali della tabella (su presenze, assenze, ferie e altri eventi), compilati dal programma nella scheda attività, devono essere utilizzati secondo l'elenco fornito nel modulo T-12.

Dove posso scaricare un esempio di compilazione dei moduli T-12 e T-13

Puoi scaricare esempi di compilazione dei fogli presenze dei dipendenti utilizzando i moduli che abbiamo esaminato sul nostro sito Web:

Utilizzando, ad esempio, un modello di modulo T-13 preparato dai nostri specialisti, il dipendente responsabile dell'azienda sarà in grado di:

1. Configura il software incluso nella piattaforma di contabilità automatizzata.

Sapere come compilare nella pratica i fogli presenze è essenziale affinché uno specialista di software di automazione delle risorse umane possa configurare correttamente tale software.

2. Utilizzare un esempio di compilazione di un foglio presenze come esempio di un documento del personale già pronto quando si prepara un foglio presenze basato sul modulo T-12 "manuale" presso la propria azienda.

Se la tua azienda desidera utilizzare un proprio modulo contabile, diverso dai moduli unificati, puoi anche scaricarne un campione dal nostro sito Web utilizzando il seguente collegamento:

Risultati

Il Codice del lavoro della Federazione Russa impone a tutti i datori di lavoro di tenere un registro degli indicatori che riflettono la presenza dei dipendenti al lavoro e il numero delle ore lavorate. A tal fine viene utilizzato un foglio presenze. Il datore di lavoro può condurlo manualmente o tramite soluzioni automatizzate. Nel primo caso viene utilizzato il modulo T-12, nel secondo il modulo T-13. Il modulo esatto che i funzionari delle risorse umane devono utilizzare è specificato nelle normative locali.

Puoi saperne di più sull'uso dei documenti relativi ai documenti del personale in un'organizzazione negli articoli:

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Foglio presenze– serve come base per il calcolo degli stipendi dei dipendenti. Questo documento contiene informazioni sulla presenza dei dipendenti sul posto di lavoro o sulla loro assenza, indicandone il motivo. Per compilare è possibile utilizzare il modulo unificato T-13 o il modulo T-12. Nell'ambito di questo articolo, esamineremo in dettaglio le caratteristiche della compilazione del foglio presenze T-13 e forniremo un esempio di compilazione del foglio presenze di lavoro utilizzando il modulo T-13 come esempio. Puoi anche scaricare entrambi i moduli qui sotto.

Un foglio presenze è una tabella in cui vengono prese in considerazione le presenze e le assenze dal lavoro per ciascun dipendente di un'impresa. Viene visualizzato il numero totale di giorni e ore lavorate per il mese. Inoltre sono indicati i codici dei motivi di assenza dal lavoro.

Modulo del foglio presenze T-13 - compilazione del campione

Innanzitutto è bene precisare che la compilazione del modulo può essere effettuata in due modi:

• Tutte le presenze e le assenze dal lavoro vengono registrate quotidianamente;
• Vengono rilevati solo l'assenteismo, i ritardi e altre deviazioni dalla normale giornata lavorativa.

La nostra scheda attività di esempio utilizza il metodo di monitoraggio della prima volta.

Prima di tutto, devi inserire nel foglio presenze i dati relativi ai dipendenti che andranno a lavorare durante il mese. Il modulo T-13 a questo scopo ha una tabella in cui viene compilata una riga separata per ciascun dipendente.

Le colonne 2 e 3 includono il nome completo, la posizione del dipendente e il suo numero di personale.

La colonna 4 registra le presenze e le assenze dal lavoro. Per ogni giorno di calendario del mese è presente una cella separata, la designazione del codice è indicata in alto e il numero di ore lavorate per quel giorno è indicato di seguito. È possibile che la cella inferiore non sia compilata, ma le ore lavorative vengono registrate in giorni.

Le designazioni dei codici si trovano sul frontespizio della pagella, modulo T-12.

Nell'esempio seguente per la compilazione del modulo T-13, sono stati utilizzati i seguenti codici lettera per registrare l'orario di lavoro:

• I – la giornata è stata completamente svolta;
• B – giorno libero;
• K – il dipendente è in viaggio d'affari;
• B – in malattia;
• OT – in vacanza.

Alla fine del mese, dovresti calcolare il numero di giorni e ore lavorate nella prima e nella seconda metà del mese, per questo la scheda attività ha le colonne 5, 6. Nella quinta, la cella superiore riflette il numero di giorni lavorati per la prima e la seconda metà del mese, nella cella inferiore, il numero di ore lavorate per ciascuna metà del mese. Nella sesta è indicato il numero di giorni lavorati (cella superiore) e di ore (cella inferiore) per l'intero mese. La figura seguente mostra un esempio di compilazione delle colonne 1-6 di un foglio presenze.

Un esempio di compilazione delle colonne 1-6 di una scheda attività (modulo T-13)

Le colonne 7-9 del modulo T-13 contengono informazioni che saranno utili.

Per ciascun tipo di remunerazione esiste una designazione di codice separata, ad esempio:

• 2000 è un codice per le retribuzioni e le indennità di viaggio;
• 2012 – codice della scheda attività per il pagamento delle ferie;
• 2300 – codice per il pagamento delle assenze per malattia, ecc.

Il nostro esempio di compilazione di un foglio presenze contiene i tre codici sopra indicati.

Se per tutti i dipendenti viene utilizzata una sola tipologia di retribuzione, è necessario compilare i seguenti dati:

• codice del tipo di retribuzione - colonna 7-9 in alto, uguale per tutti i dipendenti;
• conto di corrispondenza – conto al quale vengono attribuiti i costi per un determinato tipo di remunerazione;
• Le colonne 7 e 8 rimangono vuote;
• 9 – numero di giorni (ore) lavorati al mese per ciascun dipendente.

Se vengono utilizzate più tipologie di remunerazione è necessario compilare tutte e tre le colonne: 7, 8, 9.

Il settimo contiene il codice di remunerazione del lavoro, l'ottavo il conto per la ripartizione dei costi per questo tipo di pagamento, il nono il numero di giorni o ore corrispondenti a questo tipo di pagamento. Questi dati vengono compilati per ciascun dipendente indicato nel foglio presenze.

Le restanti colonne della tabella contengono informazioni sui motivi delle assenze e dei ritardi dei dipendenti.

Dispone inoltre di propri codici per i motivi delle assenze, ad esempio:

• K – viaggio d'affari;
• B – congedo per malattia;
• OT – vacanze, ecc.

Accanto al codice motivo è indicato il numero di ore o giorni di assenza del dipendente per tale motivo. La compilazione dei fogli presenze è solitamente responsabilità dei capi dipartimento o divisione o dei dipendenti delle risorse umane.

Compilazione di un foglio presenze secondo il modulo T-13 (colonne 7-13)

Per organizzare i documenti del personale in un'azienda, i funzionari delle risorse umane e i contabili principianti sono perfettamente adatti al corso dell'autore di Olga Likina (contabile M. Gestione video) ⇓

Scarica il foglio presenze (modulo T-13). Esempio e modulo in Excel

Di seguito è possibile scaricare un modulo del foglio presenze su un foglio e, come esempio, è possibile vedere un documento di esempio completato.

Video lezione “Schede attività. Modulo T-13”

Questo video tutorial mostra un esempio dettagliato di compilazione di un foglio presenze utilizzando il modulo T-13.

In questo articolo troverai:

• Descrizione dettagliata di come compilare un foglio presenze
• Esempio di foglio presenze

Il mantenimento di un foglio presenze è responsabilità del datore di lavoro stabilito nell'articolo 91 del Codice del lavoro della Federazione Russa. Per ciascun dipendente deve essere conservato il foglio presenze T 12 indicante il tempo effettivamente lavorato. Per questo uso:

• foglio presenze T 12;
• foglio presenze T 13.

È possibile utilizzare moduli unificati approvati con decreto del Comitato statistico statale della Russia del 5 gennaio 2004 n. 1 o moduli sviluppati in modo indipendente.

A cosa serve la pagella?

È necessario un foglio presenze per:

• tenere conto quotidianamente del modo in cui i dipendenti utilizzano il proprio orario di lavoro, se rispettano l'orario di lavoro stabilito;
• ricevere i dati sulle ore lavorate;
• calcolare lo stipendio;
• compilare rapporti statistici sul lavoro per le autorità statistiche.

Due modi per conservare una scheda attività

I fogli presenze e i calcoli salariali possono essere gestiti utilizzando uno dei due metodi seguenti:

1) modalità di registrazione continua delle presenze e delle assenze dal lavoro. Viene utilizzato per la registrazione cumulativa dell'orario di lavoro, quando il numero di ore lavorate varia.

2) una modalità di registrazione delle deviazioni (mancate presentazioni, ritardi, straordinari, ecc.). Questo metodo viene utilizzato quando la durata della giornata lavorativa (turno) è costante.

Esempi di fogli presenze

La pagella è compilata in unica copia. Alla fine del mese la pagella compilata dovrà essere firmata dai responsabili delle divisioni strutturali e dall'addetto alle risorse umane. Il documento viene quindi inviato al reparto contabilità per il calcolo delle buste paga.

Di norma, vengono conservati i fogli presenze per i dipendenti di ciascuna unità strutturale. Nel tuo lavoro puoi utilizzare sia il foglio presenze T 12 che il foglio presenze T 13. Il foglio presenze T 13 viene utilizzato per l'elaborazione automatizzata della contabilità dei dati.

Chi conserva la scheda attività

La compilazione del foglio presenze viene solitamente affidata a una persona autorizzata. Redige una pagella in una copia, la consegna al capo dell'unità strutturale, un impiegato delle risorse umane, e la presenta al reparto contabilità. Sulla base dei dati della scheda attività, i salari dei dipendenti vengono calcolati e pagati.

Molto spesso, la responsabilità della tenuta dei fogli presenze è affidata a uno specialista delle risorse umane, a un contabile o ai capi delle divisioni strutturali in aggiunta alle loro funzioni principali.

Quali designazioni vengono utilizzate durante la compilazione della scheda attività?

Durante la compilazione della scheda attività, è possibile utilizzare sia codici alfabetici che digitali, il cui elenco è riportato sul frontespizio del modulo unificato n. T-12, approvato con Risoluzione del Comitato statistico statale della Russia del 5 gennaio 2004 N. 1.

Le seguenti designazioni vengono spesso utilizzate nel foglio presenze:

Sono un lavoratore diurno;

B – fine settimana e festivi non lavorativi;

N – lavoro notturno;

PB – lavoro nei fine settimana;

C – lavoro straordinario;

B – malattia (periodo di temporanea inabilità al lavoro);

K – viaggio d'affari;

OT – ferie annuali base retribuite;

OZ – congedo senza retribuzione;

U – congedo per studio.

Il codice di assenza per motivi in ​​pagella è contrassegnato con il codice lettera “NN” (mancata presentazione per motivi sconosciuti) o con il codice digitale “30”.

I simboli generalmente accettati per indicare qualsiasi periodo (ad esempio, le pause per nutrire un bambino previste sulla base della parte 4 dell'articolo 258 del Codice del lavoro della Federazione Russa) potrebbero non essere sufficienti. In questo caso, l'organizzazione ha il diritto di emettere un ordine per introdurre un simbolo aggiuntivo con un codice alfabetico o digitale (Procedura per l'utilizzo di forme unificate di documentazione contabile primaria, approvata con Risoluzione del Comitato statistico statale della Federazione Russa in data 24 marzo 1999 n. 20).

Come mantenere le schede attività senza errori

Compilare la scheda attività sembrerebbe semplice, ma in pratica si verificano i seguenti errori:

• sono indicati solo il cognome e le iniziali del dipendente senza l'indicazione della carica;
• un giorno festivo non lavorativo è contrassegnato come giorno lavorativo;
• nei giorni prefestivi l'orario di lavoro viene ridotto ad esempio di 1 ora invece di 7 ore 8.

Puoi scaricare e compilare gratuitamente il modulo unificato T-12 senza errori nel servizio di contabilità online "My Business", previa registrazione al servizio utilizzando . Tutti i moduli presentati nel servizio vengono aggiornati regolarmente e rispettano tutti i requisiti legali.

Come tenere una scheda attività per un lavoratore part-time

Sul foglio presenze viene annotato il tempo effettivamente lavorato dal lavoratore part-time. La sua durata (in ore e minuti) è indicata nella riga inferiore (colonne 4 e 6) del modulo n. T-12 o nelle righe 2 e 4 (colonna 4) del modulo n. T-13. Se il dipendente è un lavoratore part-time interno, il tempo lavorato viene riflesso per ciascuna posizione separatamente.

Come contrassegnare un viaggio d'affari su una scheda attività

La scheda attività n. T-12 viene conservata per i dipendenti distaccati. I giorni di viaggio d'affari sono contrassegnati con il codice lettera "K" o il numero "06". L'orario di lavoro durante un viaggio d'affari non viene annotato.

Per registrare il tempo effettivamente lavorato dai dipendenti dell'organizzazione, la legislazione sul lavoro prevede la compilazione di un foglio dell'orario di lavoro. Tale obbligo si applica anche agli imprenditori privati ​​e alle persone giuridiche di qualsiasi forma di organizzazione.

Al fine di organizzare il processo contabile, Goskomstat ha sviluppato e approvato moduli contabili speciali n. T-12 e n. T-13.

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Mantenere una scheda attività è una procedura semplice, ma l'implementazione richiede il rispetto di alcune regole su come dovrebbero essere riportati i dati, poiché i calcoli per le retribuzioni dei dipendenti dipendono dalla corretta esecuzione del report. Inoltre, la contabilità consentirà all'organizzazione di evitare costi aggiuntivi per il pagamento del tempo effettivamente non elaborato.

Cos'è questo documento e a cosa serve?

Con decreto del Comitato statistico statale n. 1 del 5 gennaio 2004 è stato approvato un modulo speciale, gestito dal dipartimento del personale e dal dipartimento della contabilità.

Questo modulo ti consente di effettuare le seguenti operazioni:

• tenere un registro delle ore lavorate, nonché riflettere le informazioni sulle ore non lavorate dal dipendente;
• monitorare il rispetto della disciplina del lavoro, tenere conto delle presenze/assenze, dei ritardi al lavoro;
• disporre di informazioni sufficienti sulla quantità di lavoro svolto dal dipendente al fine di calcolare ulteriormente correttamente i salari e inserire informazioni per le statistiche.

I moduli n. T-12 e T-13 servono come base per il contabile per maturare salari e compensi aggiuntivi per ciascun dipendente. Per il dipartimento Risorse umane, la pagella consentirà di monitorare la presenza dei dipendenti e, se vengono rilevate violazioni, imporre sanzioni al dipendente trasgressore.

La legislazione fiscale prevede il diritto di un dipendente in caso di licenziamento di richiedere un foglio presenze insieme all'emissione di altri documenti personali, compreso un libro di lavoro. Questa disposizione è sancita dall’art. 84,1 NK.

I dirigenti d'impresa devono essere consapevoli che dal 2013 sono state abolite le forme unificate. Nonostante l’abolizione delle forme rigorosamente stabilite, l’obbligo di tenere un registro del tempo di lavoro dei dipendenti nell’organizzazione rimane ai sensi della parte 4 dell’art. 91 TK. Pertanto, l'impresa ha l'opportunità di apportare modifiche alla progettazione del documento per la registrazione del tempo lavorato dai dipendenti.

Poiché il modulo introdotto da Goskomstat è comodo per l'inserimento dei dati e l'ulteriore elaborazione, molte organizzazioni continuano a utilizzarlo.

Se i salari vengono calcolati separatamente, la seconda sezione del modulo T-12 viene lasciata vuota.

Chi è responsabile della conservazione del documento?

Secondo le Istruzioni per l'uso e la compilazione della documentazione contabile primaria in vigore nel 2019, la modulistica è predisposta da un distinto dipendente a cui è preposta tale attività. Il documento dovrà riportare la firma autenticata del dirigente e dell'addetto al personale.

Non è richiesta una posizione separata per la contabilità presso l'impresa; questo lavoro può essere svolto da qualsiasi dipendente autorizzato a farlo dalla direzione. Ciò avviene mediante l'emissione di un ordine che nomina un dipendente con una posizione stabilita responsabile della registrazione dell'orario di lavoro.

Inoltre, sarà necessario introdurre nel contratto di lavoro una clausola separata sulla concessione di tali poteri al dipendente. In caso contrario, la direzione non ha il diritto di richiedere che il dipendente svolga compiti contabili.

Il funzionario nominato inserisce i dati entro un mese, quindi invia il documento al capo del dipartimento e al dipendente del dipartimento del personale per la firma. L'ufficiale del personale controlla i dati, prende le informazioni necessarie per svolgere il lavoro del personale dal rapporto fornito, quindi firma il modulo e lo trasmette al reparto contabilità per ulteriori lavori.

Se l'organizzazione non è grande, il monitoraggio del tempo è affidato alla responsabilità di un dipendente del personale, che poi consegna il documento al contabile per calcolare i salari.

Esempio di compilazione del modulo T-13:

Regole per la compilazione del foglio presenze

La produttività del contabile e del responsabile delle risorse umane dipenderà da quanto sia conveniente lavorare con il rapporto e la corretta riflessione delle informazioni sul tempo effettivamente trascorso sul posto di lavoro consentirà di effettuare calcoli corretti del pagamento al dipendente, che è vantaggioso per entrambe le parti: il dipendente e il suo datore di lavoro.

Da un lato, il datore di lavoro ha il diritto di effettuare una detrazione se il tempo effettivamente lavorato non corrisponde al tempo stabilito nel contratto. D'altra parte, un guardiano che è andato a lavorare in un giorno libero ha il diritto di chiedere un compenso aggiuntivo per la quantità di lavoro svolto.

Il documento è un atto sul lavoro effettivamente svolto da ciascun dipendente e sul regime lavorativo in vigore presso l'impresa, registrando eventuali deviazioni dal programma di lavoro stabilito.

Il timesheet è necessario per il funzionamento delle seguenti strutture organizzative:

Seguendo semplici regole, un dipendente può redigere in modo rapido e competente un rapporto sul tempo effettivamente lavorato dai dipendenti dell'azienda durante il mese:

1. La pagella è compilata in un'unica copia.
2. È possibile compilare manualmente il modulo campione oppure inserire le informazioni tramite un computer.
3. Affinché un dipendente abbia il diritto di effettuare la contabilità, il capo dell'impresa deve emettere un apposito ordine che conferisce al dipendente i poteri necessari. Questa responsabilità dovrebbe essere inclusa nella descrizione del lavoro.
4. La preparazione della scheda attività inizia alla vigilia del mese di riferimento.
5. Il frontespizio contiene informazioni sul nome completo dell'impresa, della divisione e sulla data di inizio della contabilità. Alla fine del mese e la scheda attività viene chiusa, viene inserita la data di fine del report.
6. Il seguente foglio è concepito sotto forma di tabella con le informazioni sui dipendenti compilate. È necessario garantire che i cognomi ed i nomi dei dipendenti siano indicati correttamente, evitando la possibilità di confusione tra dipendenti con lo stesso cognome.
7. Per ciascun dipendente vengono inserite le informazioni sul suo numero di file personale.
8. Ogni colonna della scheda attività corrisponde a un giorno specifico del mese.
9. Le celle accanto ai nomi contengono informazioni sulle ore lavorate, sul numero di turni e, se sono presenti fine settimana e giorni festivi, vengono inseriti i voti corrispondenti.
10. Quotidianamente vengono inserite le informazioni relative all'attività lavorativa effettivamente svolta, sulla base dei documenti ufficiali forniti (certificati di assenza per malattia, ordinanze, estratti conto, ordini gestionali).
11. Anche i casi di ritardo e assenteismo sono soggetti a riflessione sotto forma di codici letterali e numerici.

Il documento è considerato valido se firmato dalle autorità. La responsabilità del corretto inserimento delle informazioni spetta interamente al dipendente designato.

Funzionalità per le organizzazioni di bilancio

Nelle imprese che operano con un budget, è stata introdotta una diversa forma di contabilità, approvata sotto forma di modulo n. 0504421. Il modulo differisce dai moduli generali T-12 e T-13, a causa del riflesso delle specificità del lavoro dei dipendenti statali. Nella tabella da compilare vengono introdotti nuovi codici: ferie studio, sostituzione in fasce orarie prolungate, permessi studio.

Il titolo e le parti tabellari presentano alcune differenze:

• il frontespizio, oltre alle informazioni sul nome dell'organizzazione, contiene un codice digitale;
• se non ci sono modifiche la colonna è contrassegnata con “0”;
• se sono state apportate modifiche è indicato il numero progressivo delle modifiche;
• le colonne 20, 37 contengono informazioni sui totali intermedi e mensili dell'orario di lavoro;
• nel modulo non vengono effettuati calcoli aggiuntivi.

Per il resto, le regole per la compilazione di questo modulo differiscono poco dai moduli standardizzati.

Esempio di compilazione del modulo T-12:

Moduli campione T12 e T13

Utilizzando il campione, è possibile inserire rapidamente e correttamente le informazioni, che saranno poi facilmente lette e utilizzate dal reparto Risorse umane e dal reparto contabilità.

La compilazione di un foglio orario di lavoro secondo il campione prevede l'uso di designazioni digitali e alfabetiche, con una decodifica obbligatoria sul frontespizio del rapporto. Poiché in alcuni casi i codici stabiliti non sono sufficienti, la direzione dovrebbe emettere un ordine separato che approvi designazioni aggiuntive (ad esempio, pause per l'allattamento al seno).

Le principali designazioni del codice introdotte dal Goskomstat n. 20 del 24 marzo 1999 sono le seguenti:

Quando si controlla il riempimento del campione, è necessario prestare attenzione agli errori più comuni durante la compilazione:

• Viene inserito solo il cognome con le iniziali, senza qualifica;
• indicare come giorno lavorativo un giorno festivo non lavorativo;
• indicando la durata del giorno prefestivo come intero (“8” anziché “7”).

Quando si registra il lavoro di un lavoratore a tempo parziale, è necessario annotare la durata esatta del lavoro. Le ore e i minuti trascorsi da tale dipendente nello svolgimento delle sue funzioni sono indicati nella riga inferiore delle colonne 4, 6 (sul modulo T-12) o nella 2a e 4a riga della colonna 4 (sul modulo T-13). In caso di lavoro part-time interno la durata del lavoro è ripartita per incarichi.

Se un dipendente è in viaggio d'affari, sul foglio presenze viene inserito il codice lettera “K” o il codice numerico “06” senza indicare l'orario di lavoro.

Sanzioni per movimentazione errata

La corretta esecuzione della pagella è controllata dagli enti governativi di vigilanza. Se durante uno qualsiasi degli audit (finanziari o fiscali) vengono rilevate violazioni, l'organizzazione sarà punita.

Le incongruenze riscontrate più frequentemente sono:

• esiste una discrepanza tra i dati della contabilità e la rendicontazione primaria;
• i dati salariali non corrispondono ai calcoli nei documenti di pagamento;
• i codici sono stati inseriti con errori, sono stati utilizzati codici errati senza tenere conto degli straordinari e degli straordinari;
• Calcolo errato delle indennità di congedo per malattia.