Programma ferie: riempimento del campione. Come elaborare un programma delle vacanze: possibili errori e relative soluzioni Esempio di progettazione di un programma delle vacanze

Un programma delle ferie è un documento che contiene informazioni sulle date delle ferie previste per tutti i dipendenti dell'organizzazione. La sua disponibilità e la procedura di compilazione sono regolate dalla legislazione sul lavoro della Federazione Russa.

Programma delle ferie: Codice del lavoro della Federazione Russa

Tutti i datori di lavoro devono avere un programma di ferie. Non vi è alcuna indicazione diretta al riguardo nella legislazione, ma tale conclusione può essere tratta dalle disposizioni dell'articolo 123 del Codice del lavoro della Federazione Russa. Dice quanto segue riguardo a questo documento:

• il programma costituisce la base per concedere le ferie ai dipendenti dell'azienda;
• deve essere approvato entro e non oltre due settimane prima dell'inizio del nuovo anno;
• Le date specificate nel programma devono essere rispettate da entrambe le parti del rapporto di lavoro.

Il programma comprende tutte le ferie a cui il dipendente ha diritto senza il consenso del datore di lavoro e che non può rifiutarsi di concedere al dipendente.

Programma delle vacanze: modulo T-7

Per redigere questo documento, viene solitamente utilizzato il modulo unificato T-7. Il programma delle ferie può essere redatto anche su un modulo che l'azienda elaborerà autonomamente, poiché attualmente non è necessario utilizzare moduli unificati.

Se l'impresa elabora in modo indipendente un programma di ferie campione per il 2018, il modulo sviluppato deve essere approvato da un ordine dell'organizzazione.

Ma più spesso, per redigere un programma di ferie viene utilizzato un modulo unificato, che è il più conveniente per riflettere le informazioni.

Programma ferie: riempimento campione 2018

È possibile scaricare l'esempio completo. Il modulo del programma ferie unificato per il 2018 sarà compilato in tre fasi:

1. compilazione delle informazioni sull'organizzazione e sul documento in fase di elaborazione;
2. compilazione dei dati sui dipendenti e sulle date delle ferie previste;
3. compilazione del programma durante il lavoro: date effettive delle ferie, trasferimenti, modifiche, ecc.

Compilazione della parte del titolo

La parte del titolo include i seguenti dettagli:

• nome completo della persona giuridica;
• parere dell'organo rappresentativo. Se l'impresa ne è sprovvista, il campo apposito viene lasciato vuoto;
• timbro di approvazione del direttore. Viene apposta la sua firma con una trascrizione e il nome della posizione. Qui non c'è spazio per il sigillo, ma secondo le regole per la redazione dei documenti commerciali, il timbro “Approvo” è certificato da un sigillo;
• è indicata la data di approvazione tenendo conto delle scadenze previste;
• nome del documento e suoi dettagli: numero, data di preparazione e periodo (anno) per il quale è stato redatto.

Solo se vengono compilati tutti i dettagli il programma delle ferie avrà valore di documento legale e potrà essere utilizzato in controversie con i dipendenti.

Compilazione di informazioni sulle vacanze

Nella seconda fase, il programma delle ferie viene compilato direttamente. La forma di questo documento è una tabella divisa nelle seguenti colonne:

1. unità strutturale, i dati vengono inseriti qui solo se l'impresa ha divisioni in dipartimenti. Puoi inserire il nome abbreviato dell'impresa;
2. la posizione in cui è iscritto il lavoratore.
   

   Nota! Se una persona lavora in due posizioni (part-time), viene inclusa nel programma due volte.

3. nomi completi dei dipendenti dell'azienda;
4. numero del personale, se disponibile;
5. numero di giorni di calendario di ferie. Qui viene inserita la durata di tutte le ferie, solo in numeri, poiché l'unità di misura (giorni) è già impostata nell'intestazione della tabella.

Esempi di riempimento:

• “28” (congedo base retribuito);
• “28+5” o “28.5” (congedo principale e aggiuntivo).

1. data delle vacanze come previsto. Deve essere indicata una data specifica, non solo un mese. Se un dipendente divide le sue ferie o ne ha diritto a più, è possibile fornire spiegazioni tra parentesi vicino alla data. Puoi anche specificare la data di inizio e di fine della vacanza.

Esempi di riempimento:

• “dal 1 ottobre (base), dal 1 dicembre (aggiuntivo)”;
• “dal 01/10/2018 al 28/10/2018, dal 01/12/2018 al 05/12/2018 (aggiuntivo)”;
• “dal 01 giugno (14 giorni), dal 1 settembre (14 giorni), dal 01 dicembre (aggiuntivo)”;
• “dal 01/06/2018 al 15/06/2018, dal 01/09/2018 al 14/09/2018, dal 01/12/2018 al 01/12/2018 (aggiuntivo).

Le colonne da 1 a 6 vengono compilate durante la creazione dell'abaco. Tutto il resto è in corso, durante tutto l'anno.

Dopo aver compilato la tabella, viene firmato il dipendente che ha preparato il programma.

Modifiche e integrazioni al programma delle ferie

Nelle colonne da 7 a 10 vengono inserite le seguenti informazioni:

1. La data in cui il dipendente ha effettivamente preso le ferie potrebbe non coincidere con quella indicata nella colonna 6.
2. Motivi per riprogrammare le vacanze. Ciò include il nome e i dettagli del documento in base al quale è stata modificata la data pianificata.

Esempio di riempimento:

• Dichiarazione di A.A. Kubikova del 12 marzo 2018;
• Ordinanza del 15 giugno 2018, n. 45-K.

1. Viene inserita la data prevista per il trasferimento; deve essere indicata nel documento base.
2. Nota. Questa colonna può essere lasciata vuota, oppure è possibile inserirvi diverse note (licenziamento, lavoratore part-time esterno, ferie godute integralmente, ecc.).

Il programma delle ferie è una tabella riepilogativa con le date delle ferie per tutti i dipendenti dell'azienda. È redatto, di regola, sul modulo unificato T-7. Puoi scaricare il modulo dal link qui sopra.

Programma delle vacanze per il 2019: un esempio può essere studiato e scaricato nella sezione Moduli all'inizio dell'articolo. È necessario redigere questo documento per registrare le informazioni sui periodi di ferie annuali retribuite dei dipendenti per l'anno solare. La procedura e i tempi per la registrazione e l'approvazione del programma ferie sono descritti in dettaglio in questo articolo.

Programma delle vacanze per il 2019: un esempio può essere scaricato nella sezione Moduli all'inizio dell'articolo. EQuesto documento è obbligatorio per la redazione al fine di registrare le informazioni sui periodi di ferie annuali retribuite dei dipendenti per l'anno solare. La procedura e i tempi per la registrazione e l'approvazione del programma ferie sono descritti in dettaglio in questo articolo.

È necessario creare un programma ferie?

Stabilendo la norma di cui sopra, il legislatore si è posto l'obiettivo di privare i datori di lavoro senza scrupoli della possibilità di contestare il periodo di sospensione temporanea dal lavoro per il resto dei loro subordinati.

L'orario è soggetto a certificazione tempestiva, pertanto l'orario di partenza e la sequenza dei dipendenti che vanno in ferie, riportati nel documento, appaiono rigorosi per tutte le parti. Tuttavia, in caso di controversie, è necessario tenere conto della seguente circostanza: il programma delle ferie come documento normativo acquisisce valore legale immediatamente dal momento in cui viene approvato dal direttore della società.

Programma per il prossimo anno: sfumature di elaborazione

Prima della procedura di approvazione del piano ferie, l'amministratore della società deve tenere conto delle disposizioni prescritte dall'art. 123 del Codice del lavoro della Federazione Russa, che comprende:

Dato che un documento già pronto è soggetto ad approvazione, la procedura per la stesura del programma definitivo è preceduta dalla raccolta e dall'analisi delle informazioni per ciascuna unità strutturale, dalle conversazioni con i dipendenti, ecc., avviate, di regola, dalle corrispondenti istruzioni del datore di lavoro.

Sono soggette a inclusione nel programma le seguenti tipologie di ferie retribuite:

• annuale (articolo 114 del Codice del lavoro della Federazione Russa);
• aggiuntivo (articolo 116 del Codice del lavoro della Federazione Russa);
• non realizzati nel periodo precedente;
• quando si combinano attività lavorative (articolo 286 del Codice del lavoro della Federazione Russa).

Dopo l'approvazione del programma, possono essere apportate modifiche (a causa del richiamo o del rinvio delle ferie da parte del dipendente) o informazioni aggiuntive (informazioni sui dipendenti neoassunti quest'anno).

Criteri di base per lo sviluppo di un programma

Quando si sviluppa un programma, è necessario tenere conto dei seguenti fattori che influenzano la determinazione della priorità nella concessione delle ferie ai dipendenti:

1. Desideri dei dipendenti. Le condizioni più favorevoli per le vacanze nel nostro Paese comprendono il periodo da giugno a settembre compreso. Dato che il numero predominante di desideri riflette proprio questo periodo di tempo, le persone responsabili devono tenere conto delle disposizioni della legislazione attuale, della durata delle ferie e dei benefici di ciascun dipendente, nonché delle specificità delle attività lavorative dell'organizzazione .
2. La normativa vigente, ovvero le disposizioni relative alla determinazione dell'anzianità.
3. Sequenza di vacanze. La definizione di questa importante componente obbliga l'addetto al servizio del personale a redigere un elenco dei dipendenti che hanno diritto di scelta preferenziale del tempo di riposo. Queste categorie di benefici sono fornite sulla base del Codice del lavoro della Federazione Russa e di altri atti normativi, ad esempio la legge "Sui veterani" del 12 gennaio 1995 n. 5-FZ.
4. Durata delle vacanze. Questo indicatore è formato sulla base dell'anzianità di servizio e delle caratteristiche delle funzioni lavorative per ciascun dipendente.
5. Distribuzione ottimale delle vacanze. Affinché l'azienda possa operare in modo efficace, è importante tenere traccia contemporaneamente del numero di dipendenti in ferie. La distribuzione ottimale dei dipendenti quando si sviluppa un programma prevede che non più del 30% del numero totale del personale sia in ferie alla volta.
6. Le specificità dell'attività lavorativa e la necessità di garantire l'efficace funzionamento dell'azienda.

Come distribuire le ferie ai dipendenti che non hanno il diritto di prima scelta

Con un numero significativo di dipendenti che hanno diritto a scegliere un periodo di riposo, i restanti dipendenti non hanno la possibilità di scegliere da soli l'intervallo di tempo più adatto. In una situazione del genere, per questa categoria di “svantaggi”, è consigliabile stabilire autonomamente l'ordine di partenza, ad esempio alternare le ferie estive ogni due anni o prevedere la fornitura di ferie in segmenti compositi.

Non conosci i tuoi diritti?

Elaborare un programma di ferie in un'organizzazione: come farlo nel modo giusto

Nella maggior parte dei casi, la questione della procedura per lo svolgimento delle attività per la stesura del programma delle ferie è sancita nei documenti amministrativi interni dell'azienda, ad esempio, nei regolamenti sulla procedura di concessione delle ferie annuali retribuite, nelle istruzioni per il lavoro d'ufficio, eccetera.

Nelle condizioni in cui la questione in studio non è trattata nei documenti di orientamento organizzativi dell'impresa, è necessario rivolgersi alla legislazione sul lavoro e prendere come base la pratica consolidata.

Le procedure per l'elaborazione e la registrazione del programma ferie devono essere precedute da una preparazione preliminare, che può essere eseguita nei seguenti modi:

1. A causa del fatto che il programma contiene informazioni sui periodi di ferie dei dipendenti di tutte le divisioni strutturali, è più razionale sviluppare inizialmente i programmi delle ferie in ciascuna di queste divisioni. Lo schema presentato è rilevante per le grandi imprese. In quest'ordine, i responsabili dei dipartimenti, delle sezioni, delle squadre, ecc. redigono inizialmente gli orari del collettivo di lavoro loro affidato.

   Successivamente, questi documenti di progetto vengono inviati al servizio del personale, i cui dipendenti li analizzano e apportano modifiche, poiché il caposquadra potrebbe non essere pienamente consapevole della situazione in materia di fornitura a determinate categorie di dipendenti subordinati dei benefici stabiliti dalla legge.

   Successivamente, lo schema presentato per lo sviluppo di un programma di ferie prevede lo svolgimento di conversazioni con i dipendenti interessati e i capi dei loro dipartimenti riguardo a ciascuna modifica nei progetti presentati. Allo stesso tempo, non dovresti limitarti a discutere i periodi di riposo proposti esclusivamente con i dipendenti, poiché quando redigono la bozza di questo documento, i capi pianificano le attività dell'unità e lo spostamento degli intervalli di tempo delle ferie per i beneficiari può influenzare il periodi di riposo degli altri dipendenti e compromettere l’efficienza del processo lavorativo.

   Dopo aver completato il lavoro con ciascuna unità strutturale, il dipendente del personale inizia a sviluppare un programma di ferie unificato per l'impresa.

2. Il secondo metodo di preparazione preliminare consiste nel condurre interviste con tutti i dipendenti dell'azienda. Questo approccio diventa più rilevante nelle organizzazioni con un numero ridotto di dipendenti. Se l'azienda prevede divisioni strutturali, non è opportuno che il primo manager trasferisca il compito di individuare e tenere conto dei desideri dei dipendenti: l'opzione migliore sarebbe affidare questo compito ai capi delle unità strutturali. Ulteriori indagini possono essere condotte anche da parte dei dipendenti dell'ufficio del personale, ma non è logico escludere del tutto i capi dipartimento dalla procedura di pianificazione delle ferie, poiché sono loro i responsabili della chiara organizzazione delle attività dell'ufficio loro affidato.

Forma grafica

È consentito preparare un programma di ferie utilizzando un modulo sviluppato in modo indipendente dal capo dell'azienda o secondo un campione unificato (modulo n. T-7, approvato dal decreto del Comitato statistico statale della Federazione Russa “Su approvazione di moduli unificati di documentazione contabile primaria per la registrazione del lavoro e il suo pagamento” del 01/05/2004 n. 1). Il modulo e il campione presentati nella sezione Moduli all'inizio dell'articolo contenere colonne per riflettere le informazioni pertinenti.

I dettagli obbligatori del programma delle ferie sono la data di redazione del documento e la firma del datore di lavoro all'atto dell'approvazione. Sulla base di ciò, non è necessario consolidare ulteriormente l'atto normativo in esame. Tuttavia, in un certo numero di organizzazioni, i sistemi di gestione dei documenti esistenti regolano chiaramente questa procedura, prevedendo l'emissione obbligatoria di un ordine separato. Di norma, l'opportunità di tale documento amministrativo è giustificata se riflette qualsiasi informazione relativa all'attuazione del programma, ad esempio l'assegnazione di persone responsabili incaricate di monitorarne la conformità.

Quando dovrebbe essere approvato il programma delle ferie per il prossimo anno: in quale periodo, entro e non oltre per quale periodo

Tenendo conto del parere dell'organo eletto della principale organizzazione sindacale (se presente), il programma delle ferie deve essere approvato entro e non oltre 2 settimane prima dell'inizio dell'anno solare.

Il programma annuale delle ferie dei dipendenti viene approvato e firmato. Approvazione per ordine del gestore e altri mezzi

Dopo aver seguito tutte le procedure necessarie, il programma delle ferie terminato è soggetto all'approvazione del primo capo dell'organizzazione o di un altro dipendente a cui è conferito tale diritto in base al relativo ordine o procura.

Metodi per l'approvazione di un programma di ferie da parte del capo di un'organizzazione:

• una delibera di approvazione del programma stesso (l'effettiva apposizione di una firma di approvazione e ulteriori istruzioni da parte del dirigente in merito all'attuazione del programma ferie);
• emissione di un ordine (tipico per le grandi imprese; insieme all'approvazione del programma, viene emesso un ordine aggiuntivo dell'organizzazione, che riflette l'assegnazione degli esecutori responsabili del documento, l'assegnazione dei fondi per le ferie, ecc.).

In questo caso, è importante tenere conto che la data di pubblicazione dell'atto amministrativo, nonché la data di approvazione, devono rientrare nei termini stabiliti dall'art. 123 Codice del lavoro della Federazione Russa. Allo stesso tempo, la normativa vigente non prevede l’apposizione di un sigillo attestante la firma del datore di lavoro sul programma.

Errori comuni

Gli errori più comuni quando si redige un programma di ferie includono:

• L'assenza di un programma in quanto tale, ovvero la fornitura di periodi di riposo esclusivamente su richiesta dei dipendenti senza redigere e approvare un programma di ferie (un programma di ferie approvato è un documento obbligatorio in qualsiasi organizzazione).
• Violazione dei termini per l'approvazione del programma (entro 2 settimane prima dell'inizio dell'anno solare, contrariamente all'articolo 123 del Codice del lavoro della Federazione Russa).
• Notifica prematura dell'inizio delle ferie e mancato pagamento (ritardo nel pagamento) dell'indennità di ferie (in caso di mancato rispetto del termine per la notifica dell'inizio delle ferie o di mancato pagamento dell'indennità di ferie, il dirigente è tenuto a posticipare il riposo del dipendente tempo su sua richiesta ad un altro periodo, come richiesto dall'articolo 124 del Codice del lavoro della Federazione Russa).
• Ignorando i requisiti della parte 1 dell'art. 125 del Codice del lavoro della Federazione Russa, secondo il quale quando le ferie sono frazionate, almeno una parte di esse non può essere inferiore a 14 giorni.
• Mancata presa in considerazione dei desideri dei dipendenti durante la stesura del programma, nonché mancato rispetto dei diritti di alcune categorie di dipendenti che hanno preferenze sotto forma di possibilità di scegliere qualsiasi periodo di ferie, ecc.

Tali violazioni di legge rientrano nell'art. 5.27 del Codice degli illeciti amministrativi della Federazione Russa e può anche comportare la presentazione di un reclamo da parte del dipendente con la prospettiva di un contenzioso. A sua volta, la procedura giudiziaria per la risoluzione delle controversie di lavoro prevede la richiesta della documentazione pertinente al datore di lavoro. In caso di ferie, si tratta del programma delle ferie, delle ricevute dei dipendenti che confermano la tempestiva notifica dell'inizio delle ferie, delle dichiarazioni dei dipendenti, ecc.

A questo proposito, quando si accettano progetti di programma ferie da parte dei responsabili delle unità strutturali, è necessario tutelarsi assicurandosi che le volontà dei dipendenti siano formalizzate per iscritto e confermate con firme. Se per qualche motivo le opinioni dei dipendenti non vengono prese in considerazione, è necessario richiedere loro una conferma scritta che non hanno obiezioni ai periodi di riposo loro proposti, ad esempio nella fase di conoscenza del programma approvato. Inoltre, nelle grandi organizzazioni è consigliabile nominare uno specialista separato responsabile della stesura di un programma di ferie e del monitoraggio del rispetto della legge in questo settore.

È possibile apportare modifiche al programma redatto?

Eventuali modifiche al programma delle ferie sono possibili solo con il consenso di ciascuna delle parti.

Quando si utilizza il modulo unificato n. T-7 durante lo sviluppo del documento finale, è importante tenere conto del fatto che la registrazione dei trasferimenti dei tempi di riposo nell'anno solare approvato deve essere effettuata nelle colonne 7-9. Tuttavia, se i trasferimenti delle ferie vengono effettuati sulla base della parte 3 dell'art. 124 del Codice del lavoro della Federazione Russa (quando, con il consenso del dipendente, è possibile trasferire le ferie all'anno lavorativo successivo) e parte 2 dell'art. 125 del Codice del lavoro della Federazione Russa (revisione dei dipendenti), le note a riguardo sono riportate nella colonna 10.

Per la cerchia di persone assunte dopo la procedura di coordinamento e approvazione del documento finale per l'anno in corso, la pratica ha determinato 2 modalità per apportare modifiche:

• modifiche al programma attuale (sulla base degli ordini pertinenti del capo dell'organizzazione);
• elaborazione e approvazione di un allegato allegato al programma originario.

Lo sviluppo e l'approvazione di un programma di ferie sono procedure obbligatorie in qualsiasi organizzazione. Per quanto riguarda la pubblicazione e l'approvazione tempestiva del programma delle ferie, il Codice del lavoro della Federazione Russa stabilisce rigorosamente questa responsabilità del dirigente all'art. 123 Codice del lavoro della Federazione Russa.

Per le violazioni delle norme prescritte dalla legislazione del lavoro, la responsabilità amministrativa è prevista dall'art. 5.27 Codice degli illeciti amministrativi della Federazione Russa. Secondo la parte 1 di questo articolo, le violazioni presentate comportano un avvertimento o un'ammenda per un datore di lavoro che svolge attività lavorative senza registrazione di una persona giuridica per un importo compreso tra 1.000 e 5.000 rubli e per le persone giuridiche - da 30.000 a 50.000 rubli.

In conformità con la legislazione sul lavoro della Federazione Russa, ai dipendenti vengono concesse ferie annuali.

L'ordine in cui i dipendenti dell'organizzazione andranno in ferie è determinato dal programma delle ferie.

L'articolo 123 del Codice del lavoro della Federazione Russa stabilisce che la redazione di un programma di ferie è responsabilità del datore di lavoro e il dipendente, a sua volta, è tenuto a rispettarlo.

Pertanto, un programma di ferie è un documento contenente informazioni sulle date per la concessione di ferie annuali retribuite ai dipendenti di un'organizzazione.

Ogni anno, al più tardi due settimane prima dell'inizio dell'anno solare successivo, il servizio del personale è tenuto a redigere e presentare all'approvazione del datore di lavoro un programma di ferie per l'anno successivo.

Se l'organizzazione si è formata, il parere di questo organismo è obbligatorio quando si elabora un programma di ferie.

Molti lavoratori del personale pongono la domanda: è necessario redigere un ordine che approvi il programma delle ferie?

La legislazione non prevede l'obbligo di redigere un'ordinanza che approvi il programma delle ferie.

Inoltre, la forma unificata del programma ferie n. T-7 prevede la sua approvazione direttamente da parte del capo dell'organizzazione ("timbro di approvazione") senza emettere un ordine corrispondente.

Cosa considerare quando si crea un programma ferie:

• il programma comprende tutti i dipendenti dell'organizzazione, compresi coloro che lavorano part-time in questa organizzazione;
• i dipendenti assunti dopo l'approvazione del programma delle ferie non rientrano nel programma (ovvero, non è necessario apportare modifiche al programma approvato). A tali dipendenti verrà concesso un congedo su loro richiesta dopo 6 mesi di lavoro.
• Quando si redige un programma, è necessario tenere conto della legislazione: quali benefici sono previsti per la fornitura di ferie e a chi, nonché la natura del lavoro dell'organizzazione e, inevitabilmente, i desideri dei dipendenti.

Modulo programma ferie

Per redigere un programma di ferie è richiesto un modulo speciale n. T-7, approvato con decreto del Comitato statistico statale della Russia del 5 gennaio 2004 n. 1.

Questa è una forma unificata di documentazione primaria.

Il programma è redatto in unica copia ed ha validità di un anno solare.

Esempio di compilazione di un programma di ferie

• Nella riga “Nome dell'organizzazione” il nome è indicato in conformità con i documenti costitutivi. Se un'organizzazione ha un nome abbreviato, viene scritto prima il nome completo e quindi il nome abbreviato è indicato tra parentesi.
• Codice dell'organizzazione secondo OKPO indicato come un numero di otto caratteri secondo il classificatore panrusso delle imprese e delle organizzazioni (OKPO).
• Linea “Parere dell’organismo sindacale eletto” compilato se nell'organizzazione è presente un sindacato. In questo caso viene indicato il numero e la data del documento in cui il sindacato ha espresso il proprio parere in sede di pianificazione delle ferie dei dipendenti.
• Approvazione del programma. Il programma delle ferie è approvato dal capo dell'organizzazione o da una persona da lui autorizzata. Il dettaglio “Timbro di approvazione” contiene la parola APPROVATO, il titolo della posizione di chi ha approvato il documento, una firma personale, la sua trascrizione e la data di approvazione.
• Numero del documento. Il numero di serie, la numerazione viene assegnata dal servizio del personale.
• Data di pianificazione: indicato da numeri nel seguente ordine: giorno, mese, anno. La colonna successiva indica a quale anno si riferisce il programma.

Tabella grafica:

• Colonne da 1 a 6 compilato prima dell'inizio dell'anno solare durante la stesura del programma delle ferie.
• Colonne da 7 a 10 vengono compilati (a mano) man mano che vengono concesse le ferie ai dipendenti.
• Firma. Il programma delle ferie è firmato dal dipendente delle risorse umane con il nome della sua posizione e una trascrizione della firma.

Familiarizzazione dei dipendenti con il programma

Il dipendente deve conoscere il programma delle ferie previa firma entro e non oltre due settimane prima del suo inizio: questo è un requisito legale.

Il dipartimento Risorse umane può tenere un diario per familiarizzare con il programma delle ferie o un foglio di familiarità separato, inoltre è possibile integrare il programma delle ferie con la colonna 11 "familiarizzazione dei dipendenti".

In uno qualsiasi di questi documenti, il dipendente deve apporre la sua firma, indicando di aver letto e di accettare il programma delle ferie.

Per legge ogni dipendente deve andare in ferie almeno una volta all’anno. Per semplificare questo processo, l'azienda deve disporre di un programma di ferie. A tal fine, gli ufficiali del personale utilizzano solitamente un programma di ferie nel modulo T-7, che viene redatto e messo in vigore 2 settimane prima della fine dell'anno solare in corso.

Esempio di compilazione di un programma di ferie nel modulo T-7 per il 2019

Diamo uno sguardo più da vicino a come creare un programma di ferie.

Se l'azienda dispone di un organismo sindacale, nelle colonne sul lato sinistro del modulo devono essere indicate le informazioni relative al parere scritto da esso espresso.

Questo documento deve essere accettato dal capo dell'azienda o dall'imprenditore. Pertanto, sul lato destro deve apporre la sua firma, la sua trascrizione, indicando la sua posizione. Qui viene registrata anche la data in cui è stato approvato il programma.

La parte principale del documento si presenta come una grande tabella in cui vengono inserite riga per riga le informazioni sulle vacanze. Deve essere compilato in modo tale che venga indicato prima il nome del dipartimento e poi vengano elencati i dipendenti che vi lavorano.

La colonna 1 registra la designazione dell'unità. La colonna 2 indica il nome della posizione nella stessa forma in cui è incluso nella tabella del personale.

Il nome completo viene inserito nelle seguenti colonne 3 e 4. dipendente e il numero a lui assegnato.

La colonna 5 indica il numero totale di giorni di riposo di cui il dipendente può usufruire.

La colonna 6 contiene la data in cui vuole andare in vacanza. In questo caso nella colonna 7 è necessario indicare la data in cui il permesso è stato effettivamente concesso.

Se la vacanza è stata posticipata ad un altro momento, nella colonna 8 è necessario inserire le informazioni sull'ordine in cui ciò è stato fatto e nella colonna 9 inserire la nuova data concordata per l'inizio della vacanza.

La colonna 10 ha lo scopo di prendere appunti sul trasferimento delle ferie, sul richiamo del dipendente da esso e altre informazioni simili.

Il documento compilato deve essere firmato dal responsabile del dipartimento Risorse umane.

Procedura di approvazione

Il programma delle ferie è approvato secondo il seguente schema:

• Se l'azienda dispone di un organismo sindacale, il programma deve essere prima concordato con esso. Per fare ciò, la bozza del documento viene inviata lì insieme a una lettera di accompagnamento;
• Il sindacato deve esaminare la bozza di programma ferie ricevuta e, entro cinque giorni, esprimere per iscritto il proprio parere motivato;
• L'opinione può essere positiva o negativa. In quest'ultimo caso si procede al negoziato tra l'amministrazione aziendale e il sindacato fino alla risoluzione della questione;
• Il programma deve essere accettato entro e non oltre 2 settimane prima dell'inizio dell'anno solare (entro il 17 dicembre);
• L'approvazione del programma può essere effettuata in due modi:
  • L'iscrizione corrispondente viene inserita direttamente nel modulo di pianificazione;
  • Rilasciato separatamente. Questo metodo è più conveniente, poiché è possibile nominare persone responsabili, determinare le fonti di pagamento per le ferie, designare un modo per informare i dipendenti sulle prossime ferie, ecc. L'ordine deve inoltre essere emesso entro e non oltre 2 settimane prima della fine del periodo anno.

Quando vengono apportate le modifiche?

La legislazione attuale non vieta di apportare modifiche al programma ferie precedentemente adottato. Tuttavia, tali eventi sono una necessità, soprattutto se vengono assunti nuovi dipendenti in azienda o se i dipendenti devono spostare il loro periodo di riposo in un altro momento.

Il Codice del lavoro specifica il caso in cui l'azienda è obbligata incondizionatamente a rinviare le ferie ad un altro momento:

• Durante le ferie il dipendente si ammalò;
• Durante il periodo di ferie, il dipendente ha necessità di esercitare i suoi diritti civili e durante questo periodo la legge prevede il rilascio dal lavoro.

Importante!È inoltre necessario spostare il periodo di ferie in uno nuovo se il responsabile non ha avvisato il dipendente con 2 settimane di anticipo dell'avvicinarsi del periodo di riposo. Per apportare tale modifica, il dipendente deve compilare una domanda indicando le nuove date di ferie.

La legge stabilisce i casi in cui l'amministrazione ha il diritto di posticipare le ferie se l'assenza del dipendente dal suo posto può interrompere il normale lavoro dell'azienda. Tuttavia, in questo caso, è imperativo ottenere il consenso scritto del dipendente stesso per questa azione.

Procedura per apportare modifiche

Ci sono due ragioni che creano la necessità di apportare modifiche al programma delle ferie.

Se ciò è necessario su richiesta del dipendente:

• Il dipendente compila una domanda indicando il motivo del rinvio e le nuove date di riposo desiderate;
• Il responsabile esamina il documento e, a sua discrezione, lo approva o meno;
• Se il direttore approva il trasferimento, la domanda viene trasferita al dipartimento del personale, dove vengono redatte;
• Nel programma ferie esistente, i dettagli della domanda sono indicati nel campo “Nota”.

Se il rinvio delle ferie è necessario per esigenze produttive, la procedura cambia leggermente, poiché è necessario ottenere il consenso del dipendente:

• Negoziare con il dipendente la riprogrammazione delle ferie;
• Se il dipendente è d'accordo, scrive il consenso al trasferimento o firma un modulo già pronto;
• Il consenso viene trasferito al servizio del personale, dove, sulla base, viene redatto un ordine per modificare il programma delle ferie;
• Nella pianificazione esistente i dettagli del consenso sono scritti nel campo “Nota”.

Sulla base dell'art. 123 del Codice del lavoro della Federazione Russa, i datori di lavoro approvano regolarmente un piano per il futuro riposo dei dipendenti e lo approvano entro e non oltre 2 settimane prima della fine dell'anno in corso. Ad esempio, il programma delle ferie per il 2019 (è possibile scaricare Excel gratuitamente di seguito) dovrebbe essere apparso nell'organizzazione entro e non oltre il 15 dicembre 2017 e il programma delle ferie per il 2019 in Excel deve essere approvato prima del 17 dicembre 2018. Questo leggero rinvio è dovuto al fatto che il 15 dicembre cade di sabato, giorno libero. Pertanto, la scadenza può essere posticipata al giorno lavorativo successivo, chiarisce il Ministero del Lavoro nella Lettera n. 14-2/OOG-9399 dell'8 dicembre 2017.

L'azienda ha il diritto di sviluppare un proprio modello di esempio e di approvare il programma delle ferie sulla base di questo documento. Ma i suoi dettagli devono necessariamente coincidere con quelli inclusi nel programma ferie del modulo unificato T-7, il cui modulo è approvato con Risoluzione del Comitato statistico statale del 5 gennaio 2004 n. 1.

Modello di programma ferie per il 2019 (modulo)

Programma ferie del modulo unificato T-7: compilazione del campione

La compilazione e il lavoro con questo documento possono essere suddivisi in più fasi. Ecco un esempio di compilazione di un programma di ferie per il 2019. L'opzione proposta è rilevante per redigere il modulo T-7 per il periodo futuro in formato cartaceo e ti aiuterà, se hai bisogno di sapere come redigere, compilare e approvare il programma delle ferie per il 2019 in 1C. Le regole di riempimento sono simili.

Tieni presente che in alcune aziende la prima cosa che fanno è emettere un ordine che approva il programma delle ferie per il 2019. Le organizzazioni sviluppano un campione di tale documento in modo indipendente. Ma non lo consideriamo nell’articolo, poiché non si tratta di un ordine obbligatorio.

Fase uno. Riempimento

1. Nella prima colonna viene inserito il nome dell'unità strutturale.

2. Nel secondo - il nome della posizione di una persona di questa unità, secondo.

3. Il nome completo viene inserito nella terza colonna. persone dell'unità specificata che ricoprono questa posizione.

4. Nella quarta colonna annotiamo il numero del personale della persona: può essere visualizzato in o in.

5. Nella quinta colonna inseriamo il numero totale di giorni di riposo a cui il dipendente ha diritto per il tempo lavorato. Se un dipendente non ha utilizzato giorni di riposo nei periodi precedenti, eccoli tutti riassunti: otterrai questo programma ferie intelligente per il 2019 in Excel (puoi scaricare il modulo gratuitamente all'inizio dell'articolo).

6. Nella sesta colonna inseriamo le informazioni sulle date delle ferie pianificate.

Fase due. Coordinamento (se esiste un sindacato)

Fase sei. Partire per le vacanze

Dopo l'approvazione del programma delle ferie (modulo T-7 download gratuito 2019), il riposo secondo questo piano è obbligatorio per tutti. È impossibile cancellare questo documento. I passaggi successivi sono:

3. Il dipendente prende conoscenza dell'ordine e lo firma.

4. La colonna 7 contiene le date delle ferie dall'ordine.

5. Nella carta personale del dipendente (modulo T-2) nella sezione VIII, le informazioni sulle date di riposo vengono inserite secondo l'ordine.

Fase sette. Trasferimento delle ferie

Nonostante la semplicità di lavorare con il modulo T-7, la vita apporta le proprie modifiche. Ad esempio, puoi preparare e scaricare un programma ferie Excel per il 2019, tenendo conto delle festività approvate a livello federale e regionale. Inoltre, è necessario tenere conto del fatto che a volte un dipendente deve riprogrammare una vacanza programmata a seconda delle circostanze. In questo caso l’algoritmo operativo è il seguente:

1. Il dipendente scrive in anticipo una domanda in formato libero.

2. La domanda del dipendente viene approvata dal superiore immediato (in questo caso sarà il capo dell'impresa).

Il manager prende la decisione appropriata. Quando si apportano modifiche al modulo T-7, è necessario ricordare che vengono apportate tutte nello stesso modo in cui è stato approvato il modulo (ordine o visto del manager).

3. La persona responsabile della collaborazione con T-7 inserisce le informazioni necessarie nelle colonne 8, 9 e 10. Le informazioni sono tratte dalla domanda del dipendente o dall'ordine di modifica del programma delle ferie.

Se, d'accordo tra le parti, è stato deciso tra il dipendente e il datore di lavoro che il primo non andrà in ferie nel 2019, scrive una domanda per rinviare le ferie, la domanda è concordata, le colonne 8, 9 e 10 sono compilato nel programma, la colonna 7 non è compilata.