Lettera di garanzia alla conclusione del contratto. Come scrivere correttamente una lettera di garanzia. Lettera di garanzia per l'attrezzatura

Una lettera di garanzia viene rilasciata quando una delle parti della transazione dubita della solvibilità e dell'onestà dell'altra, anche se l'accordo è stato concluso in conformità con tutte le norme e i regolamenti legali.

Situazioni frequenti in cui sono richieste lettere di garanzia sono:

• obbligo di pagare i beni ricevuti, il lavoro svolto, i servizi forniti;
• garanzia della fornitura delle informazioni necessarie (ad esempio, fornitura di un indirizzo legale durante la registrazione di una persona giuridica);
• conferma delle intenzioni future (ad esempio, la garanzia di concludere un accordo di cooperazione principale in futuro).

IMPORTANTE! Una lettera di garanzia non è un documento commerciale.

Responsabile della stesura e dell'attuazione delle garanzie

Il compilatore o mittente responsabile è colui che si assume la responsabilità dell'adempimento di determinati obblighi.

Requisiti di registrazione

Ciascuna lettera di garanzia deve soddisfare i requisiti del flusso di documenti:

Come scrivere?

La cosa più importante è indicare nella lettera tutte le condizioni importanti relative agli obblighi da adempiere. Altrimenti la lettera non avrà significato. Diamo un'occhiata alle tipologie di lettere di garanzia più comunemente utilizzate.

Dilazione del pagamento al fornitore

Questa è una garanzia finanziaria. Il mittente richiede un pagamento dilazionato e si impegna a effettuare puntualmente il pagamento della merce ricevuta (lavoro svolto, servizi forniti).

Struttura di una lettera di garanzia per pagamento dilazionato:

1. Numero in uscita, data.
2. Titolo del documento.
3. Testo della lettera:
   • nome dell'ordinante e del destinatario, indicando i dettagli legali (ad esempio, LLC "AAA" chiede a OJSC "A1" di fornire un pagamento differito per(indicare gli estremi del documento dal quale è sorto l'obbligo di pagare));
   • Puoi (ma non necessariamente) indicare il motivo per cui è impossibile effettuare il pagamento in tempo (ad esempio, Non siamo in grado di effettuare il pagamento entro il termine stabilito dal contratto a causa di....);
   • l'importo di denaro per il quale viene richiesta la dilazione e la data entro la quale verrà effettuato il pagamento (ad esempio, Con la presente garantiamo di effettuare il pagamento per un importo di…. al GG.MM.AAAA).
4. Nome completo, posizione, firma del manager e del contabile.

A proposito di consegna

Il mittente si impegna a consegnare la merce di adeguata qualità nei termini specificati nel contratto e nella quantità concordata.

Struttura:

1. Si consiglia di utilizzare carta intestata aziendale.
2. Numero in uscita, data.
3. Titolo del documento.
4. Testo della lettera:
   • nome del fornitore e del destinatario con i relativi dettagli;
   • dettagli del documento che costituisce la base per la consegna;
   • puoi indicare il nome e la quantità della merce garantita per la consegna (ad esempio, 10 pezzi. Tablet Lenovo), se le voci sono numerose, è sufficiente fare riferimento al numero della fattura, allegandone copia alla lettera;
   • la data entro la quale la merce verrà consegnata al destinatario.
5. Nome completo, posizione e firma del manager e del contabile.
6. Nome completo e dettagli di contatto dell'esecutore.

Modalità di ricezione di un documento da parte del destinatario

Le lettere di garanzia devono essere consegnate personalmente al destinatario in due copie in modo che la copia del mittente sia contrassegnata con il numero di arrivo e la data di consegna. Modalità alternative per la consegna delle lettere di garanzia sono: lettera raccomandata con ricevuta di ritorno richiesta via mail, spedizione tramite corriere con ricevuta di ritorno richiesta.

Le lettere di garanzia correttamente redatte possono essere utilizzate e riconosciute dalle autorità giudiziarie come prova diretta.

Non hai trovato la risposta alla tua domanda? Scoprire, come risolvere esattamente il tuo problema - chiama subito:

Quando si presta una grossa somma a qualcuno, è utile pensare a garanzie aggiuntive per la restituzione dei propri soldi e redigere una lettera di garanzia per il pagamento: un campione può essere facilmente scaricato nel nostro articolo - e lì puoi anche imparare come fare compilarlo correttamente.

Lettera di garanzia: definizione e finalità

Questa è la conferma del rispetto delle condizioni prescritte o del completamento delle azioni specificate.

La funzione è garantire che l'una o l'altra parte della transazione adempia ai propri obblighi.

Questo genere di attività viene utilizzato non solo dagli avvocati, ma anche dai privati: quando necessitano di garanzie di lavoro, rimborso del prestito, eliminazione dei ritardi di pagamento, fornitura di alloggi in affitto per il periodo richiesto e così via.

Buono a sapersi:è possibile scrivere una lettera in risposta a un reclamo ufficiale e quindi cercare di ritardare il ricorso in tribunale per una violazione del contratto. Un mutuatario che rifiuta di aspettare può costringere il debitore a comparire davanti a un giudice, ma in questo caso l'imputato non sembrerà una persona del tutto irresponsabile.

Nonostante i campi di applicazione molto diversi, nel contenuto di questi documenti emergono punti comuni:

1. Dati completi del passaporto dell'autore-mittente e del destinatario (per le persone giuridiche o gli imprenditori individuali: nomi, dettagli, indirizzi effettivi e registrati).
2. Motivo dell'obbligazione (accordo o contratto).
3. Garanzie di adempimento o risoluzione del problema.
4. Importi dei pagamenti o descrizioni di azioni specifiche sugli obblighi.
5. Responsabilità per aver infranto una promessa.
6. Firme delle parti (sigilli aziendali).

La lettera di risposta al reclamo deve indicare:

• quali clausole del contratto sono state violate;
• il motivo della situazione;
• proposta sulle modalità e termini della sua deliberazione;
• garanzie: pagamenti aggiuntivi, penalità, fornitura di servizi gratuiti e così via.

Vale la pena notare: non esiste una risposta chiara alla domanda sullo status giuridico del documento. Il testo non superiore al formato A-4 non può contenere tutti i dettagli della transazione. È quindi difficile prevedere come ciò influenzerà l’esito del processo.

Eppure, un documento redatto correttamente sostituisce parte del contratto:

1. Offerta (proposta): quando l'autore fa un'offerta, stabilendo l'oggetto del contratto (lavoro, servizio o prodotto) e fissando i termini per il completamento.
2. Accettazione (obblighi): quando qualcuno che ha accettato integralmente l'offerta sopra descritta risponde con una lettera di accettazione, dove esprime in modo dettagliato e inequivocabile il suo accordo su tutti i punti dell'offerta.

Esempio di lettera di garanzia per il pagamento del debito

In un ambiente aziendale non è sempre possibile, ad esempio, pagare puntualmente la merce nell'ambito di un contratto di fornitura.

Un’assicurazione scritta di liquidazione dei debiti, redatta su carta intestata dell’organizzazione, aiuta a evitare di rovinare i rapporti commerciali:

1. La parte superiore del documento: il nome dell'azienda destinataria della lettera e i dati personali del suo amministratore.
2. Al centro è spesso scritta la “Lettera di Garanzia”.
3. Formulazione che garantisce il pagamento per la fornitura di un servizio (specificarne il nome) per l'importo dell'importo stabilito (dato in lettere alla centesima più vicina) entro un termine chiaramente stabilito.
4. Il motivo della garanzia: un contratto o un accordo con un numero e date di firma.
5. Modalità di pagamento: indicare un conto corrente.
6. Sanzioni per mancato adempimento di una promessa: ad esempio, pagamento di una penale (specificare importo e modalità di calcolo).

Firmato dal direttore e capo contabile dell'impresa debitrice. È possibile specificare un numero di telefono per ulteriori conversazioni personali.

Come scrivere una lettera di garanzia per il pagamento

L'esempio mostra che esiste un certo stile di scrittura di un documento, che viene redatto in base alle esigenze specifiche delle parti della transazione. Gli elenchi di documentazione aziendale e comunicazione aziendale forniscono anche il seguente modello:

Esempio di lettera di garanzia relativa al pagamento dei servizi

Solitamente il messaggio di un'azienda viene scritto su carta intestata dell'azienda, ma è del tutto possibile comporlo su un semplice foglio di carta, apponendo un timbro nell'angolo con i dettagli dell'azienda:

1. Nell'angolo in alto a destra: i dati del destinatario (azienda o specialista finanziario specifico).
2. A sinistra c'è il numero di uscita e la data del documento, sotto di essi c'è un dettaglio vuoto per il numero di entrata e la data di ricezione. Sotto al centro c'è la "Lettera di garanzia di pagamento".
3. Si precisa il merito del ricorso.
4. Tutte le firme del direttore e del capo contabile sono completate dal sigillo aziendale.

Ecco un esempio concreto:

Esempio di lettera di garanzia con piano di rimborso del debito

Se un'azienda o una persona ritarda nel pagare una somma di denaro, un piano di rimborso del debito dimostrerà che il debitore è consapevole del problema.

Una persona ha pensato al problema e vede le fasi per risolverlo: questo rende il messaggio più convincente.

Esempio di lettera di garanzia per il pagamento dell'affitto dei locali

Accade spesso che la persona che affitta l'immobile non riesca a pagare l'affitto in tempo. Se il locatore non è contrario a proseguire il rapporto o a rinviare il pagamento, il debitore si impegna a pagare per iscritto.

Legalmente, questo è un riconoscimento di un debito da parte di una persona o organizzazione.

Tenere in considerazione: se il debitore indica una data di pagamento diversa da quella indicata nel contratto di locazione, allora la lettera è sostanzialmente un'offerta. L'accettazione scritta dei termini della lettera di garanzia costituirà accettazione. Cioè, i termini di pagamento sono cambiati previo accordo delle parti: il locatore non può pretendere penali e interessi accumulati prima della nuova data di pagamento. E non sarà nemmeno possibile rifiutare un contratto di locazione con un inquilino irresponsabile: non esiste alcun motivo legale!

Lettera di garanzia al Fondo delle assicurazioni sociali relativa al pagamento delle prestazioni

Il destinatario è il direttore della filiale locale del Fondo delle assicurazioni sociali. All'inizio devono essere forniti i dettagli della LLC o del singolo imprenditore: nome, numero di registrazione e TIN, indirizzo legale. Sul foglio è indicato il numero dell'ufficio con la data di redazione.

Nella parte principale si garantisce il pagamento integrale delle prestazioni maturate per un certo periodo entro i termini di legge. Dichiarano inoltre di essere pronti ad assumersi le responsabilità previste dalla legge in caso di violazione degli obblighi.

Il testo è firmato dai responsabili delle assicurazioni sociali: il capo dell'impresa e il capo contabile.

Esempio di lettera di garanzia per nessun debito

L'obbligo di fornirlo è comune nelle banche quando si apre un conto. La garanzia viene rilasciata anche al servizio fiscale quando si registra un'impresa in una nuova regione o la si trasferisce in un nuovo status.

Il referente annota il suo nome, OGRN, TIN e indirizzo legale. In realtà la garanzia può essere formulata come segue:

Conclusione

Va notato che la legislazione non definisce chiaramente la situazione in cui è necessaria una lettera di garanzia. In generale, il documento non ha valore di transazione: è informativo, diplomatico e volontario.

Tuttavia, mantenere puntualmente le promesse di garanzia è una questione di reputazione aziendale, una cosa molto importante non solo nel mondo degli affari.

Non è un segreto che nell’era dei rapporti merce-denaro era richiesta, ed è richiesta ancora oggi, la garanzia che ciascuna parte adempia ai propri obblighi derivanti dalla transazione. Uno dei documenti con cui puoi garantire qualcosa (sostanzialmente, promettere) è una lettera di garanzia.

Un po' di storia

In una forma o nell'altra, le lettere di garanzia sono quasi sempre esistite. Ad esempio, i pagherò cambiari, conosciuti fin dall'antichità, riflettevano l'intenzione di una parte di pagare un debito entro una certa data e il diritto dell'altra parte di riscuotere questo debito dopo il periodo specificato.

Nell'antica Roma, gli obblighi di debito venivano visualizzati in un analogo del moderno registro delle entrate e delle uscite da persone speciali. C'erano ricevute nell'antica Grecia.

Nell'Italia medievale nacque un altro tipo di lettera di garanzia: una cambiale. Un esempio sopravvissuto fino ad oggi è una ricevuta di interessi del 1339:

« Bartalo e Co. A Pisa

Nel nome del Signore Amen. Bartalo e Co. manda i suoi saluti a Barna da

Luhi e Co. Avignone.

Co. Da Luja 312 ¾ fiorini d'oro, da cui abbiamo ricevuto oggi

Takredo Banachmunti & Co., addebita il 4 ½% a suo favore e accredita l'importo

Fonte: Edronova V.N., Mizikovsky E.A. “Regolamento e contabilità delle operazioni con cambiali”. M., Finanza e Statistica, 1996. –128

L'essenza della lettera di garanzia

Come suggerisce il nome, una lettera di garanzia ha lo scopo di garantire che una parte all'altra compia determinate azioni entro un certo periodo. Di conseguenza, qualsiasi lettera di garanzia deve contenere i seguenti dettagli:

• carta intestata (non necessaria, ma è più rispettabile);
• parti - garante e beneficiario (ad esempio debitore e creditore);
• nel corpo della lettera - la promessa di una delle parti di eseguire determinate azioni, nonché i tempi della loro attuazione;
• secondo le regole del lavoro d'ufficio - il numero in uscita della lettera;
• data della lettera, firma del funzionario, nome completo, posizione;
• sigillo dell'organizzazione;
• se il firmatario è tramite procura, le informazioni su tale procura e la sua copia sono in allegato. In questo caso non viene apposto alcun timbro.

Leggi anche: Conservazione archivistica dei documenti, periodi di conservazione dei documenti contabili nell'organizzazione

Inoltre, è necessario indicare i contatti, i dettagli e l'indirizzo del garante.

Esempio di lettere di garanzia

Qui forniamo diversi campioni di lettere di garanzia come riferimento. In generale, l'essenza qui è la stessa ovunque: una delle parti garantisce qualcosa, l'altra è semplicemente il destinatario di questa garanzia.

Lettera di garanzia alla sede legale

Per la prima registrazione statale di una società, o in fase di “trasloco” di una già esistente, tra i documenti presentati all'ufficio del registro deve essere presente una lettera di garanzia del titolare della sede legale. Un esempio di questa lettera sarebbe simile a questo:

LLC "Romashka"

Lettera di garanzia

Romashka LLC, rappresentata dal direttore Mikhail Mikhailovich Sergeev, garantisce di fornire locali non residenziali all'indirizzo:

Mosca, Proektiruemy proezd 5678, edificio 56, edificio 5, ufficio 67.

come indirizzo della sede e sede dell'unico organo esecutivo, ai fini della registrazione statale della società a responsabilità limitata "Vulcan".

Di conseguenza, ciò esprime la garanzia del proprietario dei locali di fornire questi locali come sede legale per la futura società.

Lettera di garanzia per la consegna della merce

In alternativa, la lettera di garanzia può esprimere una garanzia per l'adempimento degli obblighi contrattuali. Ad esempio, ecco un esempio di lettera di garanzia per la fornitura di beni:

LLC "Romashka"

OGRN _____________INN/KPP_______________ Indirizzo: Mosca, st. Elektrozavodskaya, 45, edificio. 2, ufficio 15/5

Lettera di garanzia

Romashka LLC, rappresentata dal direttore Mikhail Mikhailovich Sergeev, garantisce con la presente Lyutik LLC (OGRN_____, INN_____) di fornire beni ai sensi del contratto n.___ del __.__.20__. secondo la specifica inviata in data __.__.20__, fino al 01/08/2019.

Direttore generale di Romashka LLC ____________/M.M. Sergeev/

Qui, come vediamo, viene espressa la garanzia del fornitore di spedire la merce entro un certo periodo di tempo.

Una lettera di garanzia o una lettera commerciale non è un semplice documento; è la conferma del completamento di qualsiasi azione e persino del rispetto delle condizioni stabilite. Può registrare la scadenza per il completamento del lavoro, una garanzia della qualità del servizio fornito, il fatto del pagamento della manodopera o del pagamento in contanti. Per redigere correttamente una lettera di garanzia, è necessario fare affidamento su campioni e moduli di progettazione esistenti.

Nota: per ottenere una versione stampata, fare clic sull'immagine, quindi fare clic su anteprima e configurare l'opzione di stampa appropriata.

Compilazione del campione e modulo di lettera di garanzia per il pagamento del debito e il pagamento di beni o prodotti acquistati

Diamo un'occhiata alla forma di una lettera di garanzia per il pagamento del debito e alcuni esempi su come compilarla. Si consiglia di redigere il documento su un modulo speciale dell'organizzazione, nonché di avere il sigillo e le firme delle principali persone dell'azienda.

Campioni progettati:

Una lettera commerciale per il pagamento di beni o prodotti acquistati si presenta così:

Compilazione campione e modulo lettera di garanzia per ultimazione lavori

Il documento deve contenere una clausola che indichi il completamento dei lavori, nonché la scadenza per l'adempimento degli obblighi nei confronti dell'organizzazione.
Forma della lettera:

Compilazione del campione e modulo di una lettera di garanzia per la fornitura di beni da parte del produttore

Spesso le organizzazioni presentano in modo indipendente i requisiti per le domande di ricezione delle merci. Tuttavia esiste un modulo standard:

Esempio di lettera per la fornitura di beni:

Esempio di compilazione e modulo di una lettera di garanzia di lavoro o da parte di un datore di lavoro

La lettera di garanzia dell'occupazione è un documento secondario. Ti dice che sei stato preso in considerazione per una posizione specifica. Inoltre, il tuo stipendio potrebbe essere svalutato. Alcuni datori di lavoro fanno a meno di questo documento e preparano semplicemente un ordine di assunzione. Ecco alcuni esempi di lettera di garanzia di occupazione:

Molto spesso le lettere di garanzia sono richieste dai cittadini stranieri. Hanno bisogno di un documento certificato per dimostrare che l'organizzazione può assumerli e fornirà condizioni di lavoro per il dipendente.

Modulo campione e lettera di garanzia per l'occupazione

Questo documento differisce dal precedente in quanto deve contenere informazioni sulla tua ammissione all'organizzazione: la data esatta. Il datore di lavoro è inoltre tenuto a registrare il vostro salario, il numero del contratto di lavoro e il numero dell'ordine. Ecco un modulo di lettera di garanzia per l'occupazione e un esempio di compilazione del campione:

Modello di modulo e lettera di garanzia per invitare uno straniero

Modello di modulo e lettera di garanzia per stage e formazione

Utilizzando questo modulo verranno compilati anche esempi di lettere di un individuo. Non sono previste altre forme di lettere di garanzia alla banca. I documenti vengono redatti in base alla loro funzione. Ad esempio, una lettera commerciale può contenere una garanzia di pagamento di un debito di prestito o una richiesta di modifica dei dati personali.

Modulo campione e lettera di garanzia per riparazioni

Compilazione del campione e modulo di lettera di garanzia per l'attrezzatura

Una lettera di impegno è un documento ufficiale aziendale indirizzato da una parte all'altra in un rapporto di partnership. Il testo della lettera contiene molto spesso le intenzioni di uno dei partecipanti di adempiere ai propri obblighi nei confronti del partner.

In quali casi viene redatta una lettera di garanzia?

Lettera di garanzia per l'esecuzione dei lavori

Questo tipo di garanzia ha lo scopo di confermare che il lavoro concordato tra le parti verrà eseguito. L'appaltatore redige tale lettera e la fornisce al cliente al momento della firma del contratto. La forma della lettera differisce nel contenuto da documenti di garanzia simili. Stabilisce l'essenza degli obblighi e questi devono rispettare le disposizioni del contratto:

1. Numero del documento in uscita e data di preparazione.
2. Nome del destinatario.
3. Titolo.
4. Contenuto: elenco dei lavori che l'appaltatore si impegna a eseguire, scadenze, link all'accordo tra le parti.
5. Informazioni sul datore di lavoro: dettagli dell'azienda, indirizzo, contatti.

Se gli obblighi assunti da una delle parti non vengono adempiuti e la seconda parte fa ricorso in tribunale, anche la lettera di garanzia sarà considerata come prova indiretta dell'esistenza di obblighi non adempiuti.

Ottieni la risposta di un avvocato in 5 minuti