Descrizione del lavoro del segretario dell'impiegato nel centro culturale. Descrizione del lavoro di un segretario-impiegato: quali sono i doveri e i diritti del segretario? Qual è il lavoro di una segretaria?

Il segretario dell'ufficio svolge una funzione importante in qualsiasi impresa: in una scuola, in un asilo nido, in un'organizzazione commerciale, nell'amministrazione comunale, in tribunale, ecc. Pertanto, i datori di lavoro hanno requisiti speciali per la sua scelta. In che modo la descrizione del lavoro regola il lavoro di un tale dipendente? Quali compiti dovrebbe svolgere e quali responsabilità si assume? Diamo ora un'occhiata a queste domande.

Esempio di una tipica descrizione del lavoro di una segretaria d'ufficio

La funzione principale del segretario dell'impiegato è quella di essere un assistente del manager. È il lavoro di questo dipendente che determina con quanta competenza verrà redatto il programma di lavoro del manager, direttore, vice, ecc. Registra chiaramente tutte le riunioni, prepara la documentazione per risolvere problemi aziendali, riceve posta, chiamate, ecc Nella maggior parte delle aziende, ciò significa combinare due posizioni contemporaneamente: direttamente alla segretaria e al responsabile dell'ufficio. Spesso a questo dipendente viene richiesta la conoscenza delle lingue straniere. È importante che uno specialista delle risorse umane disponga di un campione di istruzioni standard per tali dipendenti, quindi suggeriamo di considerare il contenuto del documento standard.

Disposizioni generali

Nel documento standard che regola la procedura per lo svolgimento delle mansioni lavorative, il segretario e impiegato appartiene alla categoria degli “operai tecnici”. Il suo diretto superiore è il direttore generale. Requisiti primari:

avere almeno un'istruzione specialistica secondaria;
un anno di esperienza;
il dipendente deve conoscere le basi dei programmi informatici: Word, Excel, ecc.;
deve possedere l'organizzazione del lavoro d'ufficio.

A seconda delle loro esigenze, le organizzazioni possono espandere l'elenco dei requisiti nella descrizione del lavoro per un impiegato di segretaria. Ad esempio, per un tale dipendente in tribunale, vengono proposti requisiti aggiuntivi per le capacità di digitazione ad alta velocità, incl. dattiloscritto, è necessaria anche la capacità di maneggiare qualsiasi tipo di attrezzatura che possa essere utilizzata in aula, ecc.

Responsabilità lavorative

Secondo la descrizione standard del lavoro, l'impiegato segretario è obbligato a:

ricevere visitatori e tenere traccia degli orari di ricevimento;
ricevere chiamate e corrispondenza;
accettare la documentazione e inviarla al proprio responsabile per la firma;
elaborare varie richieste, svolgere lavori tecnici sull'organizzazione dell'orario di lavoro;
organizzare viaggi d'affari per il tuo capo: acquista biglietti, prenota hotel, ecc.;
eseguire ordini personali del tuo diretto superiore, ecc.

Le disposizioni di base possono essere adeguate a seconda delle esigenze dell'organizzazione: per le organizzazioni commerciali si tratta della necessità di conoscenza delle lingue straniere, e per una segretaria in campo medico, conoscenza della terminologia, ecc.

Diritti

Oltre ai compiti del segretario, la descrizione del lavoro contiene informazioni su ciò a cui ha diritto il segretario. Ad esempio, tra i suoi diritti c'è la decisione di non iniziare a svolgere i suoi compiti immediati se esiste la minima minaccia per la sua vita o salute. È anche libero di prendere decisioni indipendenti nell'ambito delle sue competenze e di fare proposte razionali per migliorare le sue condizioni di lavoro - l'acquisto di nuove attrezzature per ufficio, ecc.

Responsabilità

Le istruzioni per l'esercizio delle funzioni ufficiali dirette del segretario dell'impiegato contengono avvertimenti sulla responsabilità. Ad esempio, un segretario è responsabile: dei risultati di decisioni prese in autonomia, della divulgazione di segreti commerciali, ecc. Esiste anche la responsabilità per violazioni della sicurezza, per ritardi, assenteismo, abuso di autorità, ecc.

Condizioni di lavoro

Le condizioni di lavoro nella descrizione del lavoro per un impiegato segretario sono prescritte individualmente in ciascuna organizzazione, ma non dovrebbero contraddire le disposizioni di base del Codice del lavoro della Federazione Russa e non violare i diritti e le libertà del dipendente.

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Cosa dovrebbe fare qualsiasi organizzazione, indipendentemente dalle sue specificità e area di attività? Naturalmente conserva la documentazione. Il flusso di documenti è ciò di cui dispone ogni istituzione, quindi è chiaro da dove proviene e perché è importante una professione come quella di impiegato.

Posizione importante

Molte persone dicono che non ha senso assumere un impiegato se c'è già una segretaria o anche più segretarie nel personale. Questo approccio è assolutamente sbagliato, perché le responsabilità di queste due professioni completamente diverse includono lo svolgimento di compiti diversi: la segretaria deve aiutare a monitorare l'agenda del manager, rispondere alle chiamate, portare il caffè, svolgere piccole commissioni, e le responsabilità dell'impiegato includono il controllo su tutto la documentazione dell'organizzazione.

Controllo documentale complesso

L'impiegato responsabile non deve solo controllare la circolazione dei documenti nell'organizzazione, ma è anche il principale custode dell'archivio. Le responsabilità dell'impiegato comprendono le seguenti funzioni:

conduzione di corrispondenza commerciale per la direzione;
formazione di una base documentale strutturata;
monitorare l'attuazione delle disposizioni specificate in un particolare documento.

Anche la contabilità della corrispondenza (sia in entrata che in uscita) è responsabilità dell'impiegato.

Differenze di responsabilità nelle piccole e grandi imprese

Come dimostra la pratica, quanto più grande è l'organizzazione, tanto maggiore sarà il numero di impiegati presenti nello staff. Nelle piccole organizzazioni, dove semplicemente non è possibile assumere un impiegato, ma non si può fare a meno dei suoi servizi, attraggono una persona che ricoprirà la carica di segretario. Le responsabilità di un segretario-impiegato, come è già chiaro, sono un misto delle responsabilità di queste due posizioni. Una persona ha abbastanza tempo per far fronte a tutto, perché il flusso di documenti nelle piccole imprese non è così ricco e vario come nelle megaaziende.

Requisiti specifici che possono essere presentati a un potenziale dipendente

Le responsabilità dell'impiegato dipendono dalle specificità delle attività dell'organizzazione. Ad esempio, le organizzazioni internazionali o le società che hanno partner stranieri possono richiedere ai propri impiegati di tradurre la corrispondenza, ad esempio, dall'inglese e viceversa.

Per tale posizione viene spesso assunta una persona con esperienza lavorativa, perché qui è necessario avere un alto livello di perseveranza ed essere una persona veramente scrupolosa con diversi anni di pratica alle spalle. I giovani che si sono appena diplomati in istituti di istruzione in questo campo e che non hanno esperienza dovrebbero cercare di impressionare un potenziale futuro datore di lavoro con il loro desiderio di lavorare, quindi forse c'è la possibilità di ottenere una posizione del genere anche in un'organizzazione grande e promettente.

Devi comprendere le specificità delle attività dell'azienda, la documentazione con cui dovrai lavorare. Anche una conoscenza abbastanza approfondita del quadro legislativo che governa l'impresa è un grande vantaggio per un potenziale dipendente.

Quali organizzazioni non possono fare a meno degli impiegati?

La posizione di impiegato è sempre disponibile nelle scuole e negli asili nido delle grandi città. Ciò è dovuto al fatto che è impossibile fare a meno di una persona che possa tenere traccia di tutta la documentazione e, se necessario, fornire immediatamente eventuali documenti archiviati.

Le responsabilità di un impiegato in una scuola sono leggermente diverse dalle responsabilità di un impiegato, ad esempio, in un'organizzazione commerciale. Qui il lavoro verrà svolto con i documenti di ogni studente. Alla fine del periodo di riferimento, dovrai inviare informazioni sul lavoro svolto. È meglio se una persona che lavora in tali organizzazioni riesce facilmente a trovare un linguaggio comune sia con i bambini che con i loro genitori, perché i problemi nella gestione dei documenti e la presenza di incongruenze che devono essere chiarite sono abbastanza comuni.

Ogni grande asilo nido ha anche il proprio impiegato. Le responsabilità lavorative qui sono simili a quelle dei dipendenti in questo profilo nelle scuole. Ciò si spiega con il focus uniforme delle attività di tali organizzazioni pubbliche o private. Tali istituzioni vogliono anche che un impiegato responsabile e qualificato lavori per loro. Le responsabilità di questo specialista nella scuola materna rimangono le stesse: lavorare con la base documentale e gli archivi.

Alcune qualità personali che un buon impiegato dovrebbe possedere

Una persona che vuole diventare un detentore di record di alta classe deve avere un'ottima memoria. L’emotività è un nemico che bisogna combattere e impedire che gli sbalzi d’umore incidano in qualche modo sulla prestazione lavorativa.
La tolleranza è un vero tesoro che un impiegato dovrebbe avere. Alle sue responsabilità lavorative si aggiunge la funzione di spiegare a tante persone “a colpo d'occhio” il significato di tanti documenti e l'importanza di ogni singola “foglia”, senza la quale sarà impossibile realizzare ogni desiderio.
L’autocontrollo è importante quanto la tolleranza. In quest'area si verificano spesso situazioni che possono far infuriare una persona impreparata. Devi controllarti costantemente.
Le capacità di comunicazione aziendale ti aiuteranno a risolvere rapidamente i problemi in corso con le persone che lavorano nella stessa organizzazione o che hanno contatti d'affari con l'azienda.
Organizzazione a livello di mania. In effetti, un buon impiegato non rimanda mai affari e documenti "per dopo", perché capisce perfettamente che ciò può portare a errori o al caos totale, cosa che non dovrebbe essere consentita in nessun caso quando si lavora con i documenti.

Il lavoro di una segretaria è scrupoloso e responsabile, richiede un serio lavoro preparatorio e caratteristiche individuali straordinarie: intelligenza, compostezza, compostezza e dedizione. Una persona che riesce a far fronte alla posizione di segretario è spesso un padre di famiglia esemplare, e il capo rispetta un assistente così prezioso senza alcuna volgarità. La descrizione del lavoro, destinata alla segretaria dell'impiegato, è redatta con particolare scrupolosità.

Cos'è una descrizione del lavoro?

Una descrizione del lavoro è uno dei documenti principali per un dipendente, che descrive in modo molto dettagliato i suoi obblighi, responsabilità, programma subordinato e intercambiabilità. Grazie a questa documentazione, i confini delle responsabilità del segretario - impiegato, ingegnere e altri dipendenti dell'organizzazione sono chiaramente definiti e vengono fornite condizioni favorevoli per il processo di lavoro. In ciascuna azienda dovrebbero essere redatte istruzioni per il produttore dipartimentale.

Le persone che sviluppano e approvano la documentazione come le descrizioni del lavoro devono verificare attentamente la conformità con tutti i punti e le standardizzazioni della legislazione sul lavoro. In tale situazione, se si svolge un processo tra il capo e il dipendente in tribunale, se i documenti sono redatti in modo errato, il tribunale prenderà una decisione a favore del dipendente.

Il datore di lavoro o il suo sostituto approva la descrizione del lavoro. In caso di rete di filiali, il documento è approvato dal direttore della filiale. Tuttavia, qui è soddisfatta una condizione importante: la clausola corrispondente deve essere indicata nella procura del direttore. Idealmente, la descrizione del lavoro è sviluppata dal capo del dipartimento, poiché è lui che conosce le complessità delle attività dei suoi dipendenti. Questa tipologia è perfetta per una grande organizzazione in cui è stato creato un dipartimento di segreteria e vi è un capo designato per questo dipartimento. Per le organizzazioni più piccole in cui lavora un solo segretario, che riporta direttamente al direttore dell'organizzazione, e le istruzioni sono redatte da specialisti del dipartimento del personale.

Questo tipo di documento per un segretario-impiegato è concordato e approvato dai seguenti sistemi organizzativi: ufficio legale, dipartimento del lavoro, specialisti del dipartimento del personale, ecc.

Disposizioni prescritte

Dopo lo sviluppo e l'approvazione, viene messo in funzione con l'ordine appropriato. Gli elementi richiesti includono:

La data in cui è stato inserito il documento.
La posizione del dipendente responsabile del completamento della documentazione.
Annullamento di un'istruzione obsoleta.

In ogni caso, vari articoli rientrano nell'elenco degli obblighi del segretario, tuttavia, è meglio prendere come base la standardizzazione già sviluppata dal Ministero del Lavoro. In tutta onestà, vale la pena notare che tutte le informazioni ivi contenute sono consultive.

Prima di iniziare a sviluppare una descrizione del lavoro, viene descritta la posizione di un segretario-impiegato. Qui dovresti fornire una descrizione chiara di tutti i requisiti presentati al dipendente. I requisiti obbligatori includono:

Disposizioni generali. Qui vengono scritti il titolo professionale completo e l'unità strutturale, vengono indicati obblighi e obiettivi, un programma subordinato, procedure di nomina e licenziamento, documentazione normativa, anzianità di servizio, competenze e conoscenze.
Responsabilità lavorative. L'elenco delle attività svolte dal dipendente è descritto in dettaglio. Ogni azienda pone sfide diverse. Inoltre, sono tutti divisi in categorie. Ad esempio, requisiti per la preparazione e l'esecuzione della documentazione; organizzazione del processo di lavoro con documentazione, ecc. Spesso è possibile trovare i seguenti obblighi di un segretario in un'organizzazione: verrà introdotto il flusso di documenti dell'azienda; elabora la corrispondenza in entrata e in uscita; le chiamate telefoniche vengono reindirizzate; monitora la puntuale esecuzione della documentazione in azienda; vengono mantenuti gli archivi, ecc.

Diritti. Descrive i poteri del dipendente che vengono utilizzati per adempiere alle sue responsabilità lavorative con la massima efficienza.
Responsabilità. Questo comma prescrive la misura della responsabilità individuale del lavoratore in caso di inadempimento o inesatto adempimento delle sue obbligazioni. Fornisce inoltre criteri in base ai quali valutare la qualità e l'efficacia delle sue attività.
Relazioni. Sono prescritte tutte le fonti di informazione fornite al dipendente nel processo di adempimento dei suoi obblighi. Se tra gli obblighi del dipendente rientrano attività presso società terze, ciò deve essere indicato nello stesso paragrafo.
Applicazione. Questo elemento non è obbligatorio, tuttavia, se è presente, sarà più facile per il dipendente adempiere ai propri obblighi nel processo lavorativo nel modo più efficiente possibile. Qui è possibile registrare vario materiale dall'elenco, inclusa documentazione, protocollo, campioni scritti, impronte di sigilli, ecc.

Una descrizione del lavoro, se sviluppata bene e con competenza, è un documento a lungo termine. Se necessario, può cambiare, apportando un adeguamento significativo agli obblighi del segretario-impiegato, ad esempio, insieme a un cambiamento strutturale nella legislazione sul lavoro, nella standardizzazione statale e in altri documenti normativi.

Vale la pena notare che tutti gli obblighi dei segretari nelle varie fasi sono simili tra loro, tuttavia è difficile stabilire un insieme specifico e dettagliato di obblighi, pertanto le sue attività sono regolate da un documento normativo, che deve essere rigorosamente osservato non solo dal dipendente, ma anche dal datore di lavoro stesso.

La descrizione del lavoro del segretario contiene i requisiti per le qualifiche del dipendente, stabilisce la procedura per la sua subordinazione, nomina e licenziamento. Il documento descrive le responsabilità funzionali, i diritti del dipendente e le sue responsabilità. I poteri del segretario sono determinati dalle specificità dell'organizzazione.

Esempio di una tipica descrizione del lavoro per la segretaria di un manager

IO. Disposizioni generali

1. Il segretario appartiene alla categoria degli “esecutori tecnici”.

2. Il segretario dipende direttamente dal direttore generale/responsabile dell'unità strutturale.

3. La nomina o la revoca del segretario avviene con ordine del direttore generale.

4. Alla carica di segretario è nominata una persona in possesso almeno di un titolo di studio secondario e con almeno un anno di esperienza in una posizione analoga.

5. Durante l'assenza del segretario i compiti funzionali, i diritti e le responsabilità sono trasferiti ad altro funzionario, secondo quanto riportato nell'ordinanza di organizzazione.

6. Il segretario deve sapere:

struttura organizzativa;
norme di comunicazione aziendale ed etichetta;
organizzazione del lavoro d'ufficio;
fondamenti della legislazione civile e del lavoro della Federazione Russa;
regole per il funzionamento delle apparecchiature organizzative e informatiche;
programmi applicativi (Word, Excel, ecc.);
dattiloscritto;
norme di tutela del lavoro, sicurezza, protezione antincendio.

7. Il segretario nella sua attività è guidato da:

Carta dell'organizzazione;
legislazione della Federazione Russa;
regolamenti interni sul lavoro, altri atti governativi dell'organizzazione;
ordini e istruzioni da parte della direzione;
questa descrizione del lavoro.

II. Responsabilità lavorative del segretario

Il segretario svolge le seguenti responsabilità funzionali:

1. Riceve visitatori.

2. Riceve e presenta documenti e dichiarazioni personali al manager per la firma.

3. Riceve la corrispondenza inviata al manager a titolo oneroso. In base alla decisione presa, viene inviato a unità strutturali o individui specifici per l'utilizzo nel loro lavoro.

4. Conduce la comunicazione utilizzando mezzi di comunicazione, registra e trasmette informazioni ufficiali al manager.

5. Svolge attività relative al supporto tecnico ed organizzativo all'operato del dirigente.

6. Redige richieste, lettere e altri documenti per conto del manager.

7. Coinvolto nella preparazione di riunioni e riunioni organizzate dal manager. Raccoglie le informazioni necessarie, registra, informa i partecipanti sul luogo, l'ora della riunione e l'ordine del giorno. Dirige e redige i verbali delle riunioni.

8. Organizza viaggi d'affari per il manager: acquista biglietti, noleggia trasporti, locali.

9. Monitora l'attuazione da parte dei dipendenti dell'organizzazione delle istruzioni e degli ordini della direzione.

10. Forma i fascicoli, garantisce la sicurezza dei documenti, li trasferisce tempestivamente nell'archivio.

11. Svolge i singoli incarichi ufficiali del dirigente.

III. Diritti

Il segretario ha il diritto:

1. Prendi decisioni indipendenti nell'ambito delle tue competenze.

2. Non iniziare ad esercitare i tuoi poteri se esiste pericolo per la vita o la salute.

3. Richiedere alla direzione di creare condizioni normali per lo svolgimento dei propri compiti ufficiali, la sicurezza dei beni materiali e dei documenti.

4. Ricevere informazioni ufficiali complete per adempiere ai propri poteri.

5. Inviare proposte di razionalizzazione al management per migliorare le attività dell’organizzazione e il proprio lavoro.

6. Informare il manager sulle carenze individuate nelle attività dell'organizzazione, avanzare proposte per la loro eliminazione.

7. Ricevere dai dipendenti delle divisioni strutturali i materiali necessari e le spiegazioni dei motivi della violazione delle scadenze e della qualità del completamento dei compiti e delle istruzioni di gestione.

IV. Responsabilità

Il segretario ha il compito di:

1. Condurre una rappresentanza non autorizzata degli interessi e delle riunioni dell'organizzazione.

2. Risultati delle decisioni prese, proprie azioni.

3. Esecuzione impropria dei propri doveri ufficiali.

4. Violazione dei requisiti dei documenti disciplinanti dell'organizzazione.

5. Trattamento illecito di dati personali, trasferimento di informazioni riservate, segreti commerciali.

6. Causare danni all'organizzazione, ai suoi dipendenti, appaltatori o allo Stato.

7. Violazione dei requisiti della disciplina del lavoro, dei regolamenti interni sul lavoro, degli standard di sicurezza e della protezione antincendio.

8. Violazione dell'etichetta e degli standard di comunicazione aziendale.

Segretario della sessione del tribunale

Il segretario del tribunale è un funzionario pubblico e lavora solo nei tribunali. Assicura l'attività documentale del giudice, i processi e partecipa alle riunioni. Questo funzionario svolge le seguenti responsabilità funzionali:

1. Raccoglie e prepara i materiali del caso da esaminare in un'udienza in tribunale.

2. Tiene il verbale dell'udienza in tribunale.

3. Prepara e invia mandati di comparizione, convoca i partecipanti alla riunione.

4. Prepara i casi giudiziari in conformità con i requisiti legali.

Segretario impiegato

L'impiegato segretario è un funzionario che gestisce il flusso di documenti dell'organizzazione. I suoi compiti includono:

1. Condurre conversazioni telefoniche e lavorare con i clienti.

2. Monitoraggio del tempestivo adempimento degli obblighi documentati.

3. Registrazione ed elaborazione della corrispondenza.

4. Traduzione di documenti e corrispondenza da una lingua straniera.

5. Mantenimento di un archivio di documenti.

Il segretario d'ufficio di un'impresa è una posizione abbastanza ambita, il cui posto vacante è spesso pubblicizzato dai datori di lavoro. Questo dipendente svolge funzioni piuttosto importanti nell'elaborazione di grandi volumi di documentazione varia. Ogni azienda ha un flusso di documenti che richiede una procedura per la registrazione e l'archiviazione dei documenti.

La direzione specifica di ogni singola impresa dipende dalla tipologia delle sue attività e dal numero di documenti interni ed esterni in fase di elaborazione. I tipi di attività dell'impresa sono determinati nella sua Carta. Nelle strutture governative - nella sfera legale e municipale, anche nel campo dell'istruzione (asili nido, scuole) e della medicina (cliniche, ospedali) c'è un enorme volume di flusso di documenti. Ciò vale anche per le attività scientifiche e del personale.

Per un'organizzazione, un aspetto importante delle sue attività è condurre la corrispondenza commerciale, condurre trattative e firmare contratti. Il volume interno del flusso di documenti dipende da questi fattori. Pertanto, la richiesta e il grado di importanza del lavoro di un segretario sono piuttosto elevati.

Cosa richiede la professione di segretario d'ufficio?

A prima vista, questa professione è piuttosto noiosa e di routine. Tuttavia, le responsabilità immediate della segretaria d'ufficio includono non solo il lavoro con i documenti, ma anche la comunicazione con partner, clienti e dipendenti. Inoltre, nelle grandi aziende, il volume del flusso di documenti è piuttosto elevato e solo un professionista può gestirlo in modo efficiente e rapido. Pertanto, quasi tutte le imprese contengono un segretario a tempo pieno. I suoi compiti principali:

strutturare, elaborare e tenere traccia del flusso di documenti;
effettuare e ricevere chiamate, negoziare con i clienti;
gestire la corrispondenza in entrata e in uscita;
documentazione di controllo predisposta da altri dipendenti;
inviare documentazione per la conservazione in archivio.

Il candidato alla posizione di segretario d'ufficio deve soddisfare i seguenti requisiti di qualificazione:

avere un'istruzione adeguata: istruzione professionale primaria o secondaria, formazione teorica speciale, conoscere le norme e le regole del lavoro d'ufficio;
possedere competenze professionali nella gestione dei documenti;
essere in grado di maneggiare le apparecchiature per ufficio, essere fluente nell'uso del computer, conoscere i programmi per ufficio;
Comunicare in modo educato e competente con clienti, partner e dipendenti.

Tali requisiti si applicano all'impiegato. Le responsabilità per un curriculum sono solitamente fornite dal datore di lavoro in un annuncio per una posizione vacante.

Oltre alle conoscenze e alle competenze, il candidato alla posizione di segretario d'ufficio deve possedere qualità personali adatte a questo lavoro. L'opzione ideale sarebbe una persona il cui carattere e qualità soddisfino i seguenti requisiti:

una mente analitica che ti consentirà di analizzare un grande volume di documentazione con la massima velocità e prendere le giuste decisioni;
la capacità di concentrarsi a lungo su un problema;
capacità di svolgere più attività contemporaneamente, ad esempio effettuare chiamate ai clienti ed elaborare documenti;
buona memoria per ricordare una grande quantità di informazioni;
elevato senso di responsabilità;
buona volontà;
abilità comunicative;
discorso chiaro e competente;
carattere calmo e resistenza allo stress, nel caso in cui il lavoro richieda ritmi veloci e grandi volumi;
calma accettazione delle critiche nei propri confronti.