Budget dei costi per il servizio HR. Budgeting per i costi del personale: primi passi. Costi per attrarre personale

Cos'è un bilancio? Si tratta di un documento finanziario che riflette (ovviamente dal lato “monetario”) una serie di eventi pianificati che accadranno in futuro. Un budget aiuta a distribuire in modo ottimale le risorse di un'organizzazione nel tempo.

Il peso di qualsiasi posizione in un'azienda è determinato anche, innanzitutto, dall'entità del budget gestito dalla persona che ricopre tale posizione. In questo caso, “le dimensioni contano”.

Fase preparatoria

Quindi cosa dovresti fare quando inizi a pianificare il budget? La mia esperienza mostra: tra i compiti che devono essere risolti alla fine dell'anno, il budget, sebbene sia sul podio, non è affatto al primo posto: questa è una procedura per la seconda o terza fase di pianificazione nell'organizzazione... Per prima cosa devi trovare le risposte alle domande “fondamentali”:

• Come dovrebbe essere la nostra organizzazione domani, dopodomani, tra un mese, tra un anno, tra diversi anni?
• Perché esiste?
• Quali valori condividiamo?
• Quali problemi dovranno essere risolti nel prossimo futuro?
• Quali sono gli obiettivi prioritari?
• A quali compiti dovresti rinunciare?
• Come saranno interconnessi gli obiettivi?

Di norma, i proprietari e i dirigenti dell'azienda cercano risposte a tali domande quando si riuniscono per una sessione strategica. Se l’organizzazione non tiene sessioni strategiche, non importa. Eichar può anche diventare un legislatore delle giuste tradizioni, prendere l'iniziativa, per iniziare con una sessione del genere, ad esempio, nel suo dipartimento.

Come prepararsi per la pianificazione strategica? Suggerisco di lavorare secondo il piano:

1. Descriviamo la situazione attuale nel campo della gestione delle risorse umane. Per fare ciò, è possibile utilizzare strumenti di gestione già pronti: analisi SWOT ( applicazione), metriche HR, analisi dei problemi esistenti.

Ad esempio, utilizziamo attivamente le metriche HR per preparare un budget ( tavolo 1). La maggior parte delle imprese che fanno parte del gruppo di società NIKO sono dello stesso tipo (concessionari di automobili), il che consente di confrontare le loro prestazioni tra loro, stabilire standard e indicatori pianificati.

Tavolo 1. Metriche HR

Se non è possibile effettuarlo benchmarking esterno(confrontando le informazioni sulle proprie attività con le migliori pratiche del settore), è molto utile farlo Analisi comparativa interno: confronta le prestazioni di divisioni simili o valuta le prestazioni di una divisione nel tempo (mese per mese, trimestre per trimestre, anno per anno).

1. Chiariamo con i manager i piani e gli obiettivi delle direzioni per il prossimo anno (necessariamente con i “centri di profitto”). Inoltre, conosciamo le previsioni e le tendenze nello sviluppo del settore e del mercato locale per il prossimo anno.
2. Sulla base delle informazioni raccolte, formuliamo gli scopi e gli obiettivi del dipartimento Risorse umane.
3. Approviamo scopi e obiettivi con il supervisore immediato.
4. Iniziamo a pianificare il tuo budget.

Sviluppo del bilancio

La nostra azienda ha adottato la seguente sequenza di fasi di budgeting:

1. Per ciascun centro di responsabilità finanziaria (FRC - centri di profitto, centri di costo) vengono assegnate persone responsabili. Ciò significa che ciascuno dei capi del Distretto Federale Centrale è responsabile della pianificazione e del monitoraggio dell'intero elenco delle entrate e delle uscite assegnate al suo centro.
2. I responsabili delle risorse umane delle nostre aziende analizzano spese per il personale dei periodi precedenti(tavolo 2).

Tavolo 2. Analisi dei costi del personale
(effettuato per ciascuna azienda separatamente)

1. I gestori concordano con le principali controparti gli indicatori quantitativi e di performance dei prezzi per il prossimo anno. Ad esempio, per un dipartimento delle risorse umane questo potrebbe essere:

• accordi con società di recruiting sul collocamento dei posti vacanti, con società di formazione sui servizi formativi;
• costi per la fornitura di prestazioni aggiuntive (assicurazione medica, pasti, servizi del centro fitness, ecc.), ecc.

In assenza di informazioni da parte delle controparti, la business unit è tenuta a fornire le proprie previsione entrate o spese (tavolo 3).

Tavolo 3. Voci di spesa del dipartimento Risorse Umane (esempio)

1. I budget dipartimentali vengono consolidati dal responsabile finanziario, discussi in una riunione di direzione, concordati o inviati per la revisione. Il budget approvato dal direttore della società viene inviato all'azienda.
2. I dirigenti dell'azienda responsabili delle aree funzionali esaminano i budget del Distretto Federale Centrale nella loro area di responsabilità.
3. Le variazioni dei costi del personale associati al fondo salari sono considerate separatamente in una riunione del Comitato per la Remunerazione.
4. L'approvazione definitiva dei bilanci aziendali avviene in una riunione del Comitato Bilancio.

Preparare un budget per le risorse umane non è un compito facile e molto responsabile. È esattamente così che dovrebbe essere trattata: come una questione complessa e responsabile.

La scelta di una particolare voce e il suo peso nel costo totale del personale sono determinati sia dagli obiettivi strategici dell’azienda che dalle priorità di sviluppo del business per il prossimo futuro. Ad esempio, se il compito più importante dell'azienda per il prossimo anno è aprire un ufficio di rappresentanza in un'altra città, la voce prioritaria nel budget delle risorse umane sarà il "reclutamento" e, se il rilascio di prodotti completamente nuovi, la "formazione" , eccetera.

La maggior parte delle voci di costo del budget delle risorse umane riflettono le principali funzioni delle risorse umane (reclutamento, adattamento, valutazione e formazione/sviluppo dei dipendenti) sul piano finanziario. Considera quali risorse saranno necessarie per implementare efficacemente ciascuna funzione. Solo tu sai:

• Qual è il modo migliore per selezionare il personale: da soli o coinvolgendo agenzie di reclutamento?
• Sono previsti viaggi durante il periodo di adattamento, ad esempio, agli stabilimenti di produzione?
• La valutazione del personale verrà effettuata da responsabili aziendali o consulenti esterni?
• Come pensi di formare il tuo personale?

Un'altra importante funzione della gestione delle risorse umane - la formazione della cultura aziendale - è all'intersezione delle sfere di influenza dei servizi HR e PR, pertanto, quando si prepara il budget, è necessario tenere conto dei costi di tutti i tipi di eventi aziendali, concorsi , congratulazioni, ecc.

Abbiamo indicato sopra che la maggior parte dei costi del personale sono determinati dalle funzioni HR, ma esiste un'eccezione: il fondo salari (buste paga). Per la maggior parte delle aziende, i salari rappresentano la voce principale (sia per importanza che per dimensione) dei costi del personale. Naturalmente, a seconda della pratica aziendale, questi costi possono riflettersi sia come parte del budget delle risorse umane sia come parte dei budget di altri dipartimenti (ad esempio, contabilità). Ma in ogni caso, il dipartimento Risorse umane partecipa alla formazione delle buste paga, alla sua approvazione e adeguamento. Il calcolo e la giustificazione dei costi per questa voce non è solo la parte più importante, ma anche la più difficile del lavoro di preparazione di un budget, perché è necessario tenere conto di molti aspetti diversi:

• espansione del personale pianificata;
• pagamento di indennità in caso di riduzione del personale;
• la presenza di parti costanti e variabili nella struttura salariale (quest'ultima è un valore variabile, quindi la sua dimensione può essere prevista solo approssimativamente);
• il livello previsto di inflazione e il livello medio dei salari nel mercato industriale (se questi indicatori cambiano, potrebbe essere necessaria l'indicizzazione dei pagamenti);
• spese per il pacchetto sociale (viaggio, cibo, limiti alle comunicazioni mobili, assicurazione medica), nonché vari incentivi.

Sfortunatamente, è impossibile pianificare il costo del lavoro con una precisione del 100%: i dipendenti si licenziano, prendono un congedo per malattia, vanno in ferie, vanno in viaggio d'affari, ecc. Tutte queste circostanze influiscono sull'accuratezza dei calcoli delle previsioni. Secondo le raccomandazioni degli esperti, la deviazione consentita della busta paga durante la pianificazione annuale non deve superare il 10%.

Approvazione del bilancio

Presumo che in molte aziende i manager autorevoli siano riuniti in comitati di bilancio. La maggior parte di loro è guidata dal detto "il denaro non cresce sugli alberi" (questo è uno dei miei preferiti), quindi non passerà un solo centesimo "extra". E dato che il libro paga è una delle voci di spesa più importanti in qualsiasi azienda, penso che i dipendenti delle risorse umane dovranno prepararsi seriamente per proteggere il proprio budget.

Come ci prepariamo alla protezione del bilancio?

Passo 1. Mostriamo la dinamica dei cambiamenti nei costi del personale e negli indicatori di produttività. A volte queste informazioni sono sufficienti per valutare cosa esattamente intendiamo fare e cosa riceveranno alla fine i proprietari. Se la dinamica degli indicatori non è molto ottimistica si passa allo step successivo.

Passo 2. L'analisi effettuata in precedenza ci aiuta a dettagliare l'aumento dei costi del personale: la tabella 4 mostra chiaramente le ragioni dell'aumento dei costi (ad esempio, un aumento dei salari, un aumento delle tasse dovuto ai cambiamenti nella legislazione fiscale, ecc.). Se l'aumento dei costi è associato ad un aumento dei salari, passa alla fase successiva: l'analisi necessità di cambiamenti salariali.

Tavolo 4. Analisi dei costi del personale, dettaglio

Centro di ricerca del portale Superjob

Gestione del personale 2016: principali tendenze

Il budget delle risorse umane viene ridotto e le spese vengono analizzate con maggiore attenzione
 Nel 13% delle aziende, il budget delle risorse umane per il 2016 è superiore a quello dell'anno scorso. Nel 35% delle aziende l'importo previsto dei costi del personale non è cambiato, nel 26% è diminuito.
 L'analisi delle risorse umane è sempre più diffusa nelle pratiche aziendali: nel 2016, il 74% delle aziende utilizza già determinati parametri delle risorse umane (un anno prima: 70%).
 Le aziende hanno iniziato a lavorare maggiormente sull'ottimizzazione dei costi delle risorse umane (il costo per coprire un posto vacante è registrato dal 16% dei datori di lavoro, rispetto al 12% di un anno prima) e sul mantenimento dei dipendenti di valore (l'anzianità media di servizio in un'azienda è misurata da 23 % di organizzazioni, nel 2015 – 16%).
 Gli indicatori finanziari più comuni sono il costo per l'assunzione di un dipendente (viene calcolato nel 22% delle aziende), i costi del personale o buste paga per dipendente (21%) e i costi del personale o buste paga come percentuale delle entrate (16%).
 Nel corso dell'anno, il costo medio per coprire un posto vacante in Russia è diminuito del 15% e ammontava a 3.900 rubli. La percentuale di aziende che spende tra 5.000 e 10.000 RUB per coprire un posto vacante è diminuita. (nel 2015 erano il 18%, nel 2016 - solo l'11%). Allo stesso tempo, è aumentato il numero di aziende in cui il costo per coprire un posto vacante è compreso tra 1.000 e 3.000 rubli. (35%
rispetto al 24% nel 2015).
 I costi di formazione per dipendente ammontano in media a 8.000 rubli. all'anno, spese per

I cambiamenti salariali sono un meccanismo importante per l’attuazione della strategia delle risorse umane
 Gli stipendi per il 2015 sono cambiati in modo diverso per le diverse categorie di dipendenti. Più spesso di altri, sono stati aumentati gli stipendi di programmatori e sviluppatori (46% delle aziende), specialisti di implementazione e manutenzione (43%) e specialisti del supporto tecnico (34%).
 Tra le categorie più controverse figurano i dipendenti del front office: il 28% delle aziende ha aumentato gli stipendi di tali specialisti, mentre il 18% li ha diminuiti. Ciò è dovuto ai processi multidirezionali nel commercio al dettaglio, nelle banche e in altri settori in cui sono coinvolti personale di vendita e specialisti del servizio clienti. Alcune aziende non sono state in grado di adattarsi ai cambiamenti del mercato: stanno perdendo entrate e la capacità di pagare ai dipendenti gli stessi bonus. Altri, al contrario, hanno costruito una strategia chiara, inclusa l'attrazione e la fidelizzazione di dipendenti efficaci, proprio in questo

 Le aziende comprendono quanto sia importante mantenere il libro paga trattenendo i migliori dipendenti.

È stata questa voce nel budget delle risorse umane che le aziende hanno spesso aumentato. Il 17% delle aziende ha deciso di ridurre le buste paga, mentre dal 25% al ​​31% dei datori di lavoro ha deciso di ridurre altre voci del budget HR.
Il reclutamento del personale sta diventando sempre più difficile
 Il 41% degli specialisti HR è convinto che il processo di reclutamento diventerà più difficile nei prossimi cinque anni. Un terzo è fiducioso che la difficoltà di reclutamento non cambierà, il 26% prevede che il reclutamento di personale diventerà più semplice.
 Il 28% dei reclutatori ritiene efficace il reclutamento di specialisti IT attraverso i social network. Altrettanti cercano personale di front office attraverso i social network. Nonostante l'apparente sovrapposizione, in realtà parliamo di meccanismi diversi: nel caso degli specialisti informatici la selezione mirata avviene attraverso risorse professionali, nel caso del front office, la pubblicazione di un posto vacante sui social network con la massima copertura di utenti.
 Il front office è la categoria di personale più difficile in termini di rapporto tra complessità di reclutamento e fidelizzazione: con un livello di turnover corrispondente al turnover del personale lavorativo (10%), il periodo per coprire un posto vacante per questa categoria è 8 giorni in più.

Automazione dei processi HR

 L'86% delle aziende ha automatizzato uno o più processi HR. Le aziende preferiscono spesso software di terze parti, ma la metà delle organizzazioni russe ha ancora i propri sviluppi.
Alcune aziende combinano i propri programmi con prodotti già pronti.

La gestione dei record delle risorse umane è automatizzata nel 71% delle aziende, l'analisi e il reporting delle risorse umane nel 39%. I processi di adattamento e valutazione del personale sono meno spesso automatizzati, il che non sorprende: in primo luogo, non sono formalizzati in tutte le aziende e, in secondo luogo, sono meno suscettibili di automazione

Bilancio delle risorse umane

Nel 13% delle aziende, il budget delle risorse umane per il 2016 è superiore a quello dell'anno scorso. Nel 35% delle aziende l'importo previsto dei costi del personale non è cambiato, nel 26% è diminuito.

La quota delle aziende che prevedono costi per il personale è rimasta al livello dell'anno scorso: 83%. Allo stesso tempo, le aziende hanno iniziato a prevedere più spesso il budget per quelle spese che in precedenza non erano soggette a una pianificazione rigorosa: il numero di aziende che hanno messo a bilancio i costi di reclutamento è aumentato di 8 punti percentuali e la quota di aziende con un budget per le assunzioni è aumentata a 63. %.
Il clima economico sfavorevole costringe le imprese a pianificare le spese in modo più rigoroso. Questo è esattamente ciò che è associato all'aumento della quota di aziende che pianificano varie voci di budget.

Nel 2015-2016 Il mercato del lavoro deve adattarsi attivamente alle mutevoli condizioni economiche. Ciò porta a cambiamenti nella struttura della domanda e dell'offerta, nonché a una rivalutazione dei salari di mercato per molte categorie di specialisti. Per gli specialisti di massa, gli stipendi rimangono spesso al livello dell'anno scorso e possono essere ridotti a causa di bonus e bonus; allo stesso tempo, per specialisti rari, dipendenti chiave e manager, il livello salariale aumenta.
Le aziende comprendono quanto sia importante mantenere il libro paga trattenendo i migliori dipendenti. È stata questa voce del budget delle risorse umane che le aziende hanno spesso aumentato. Il 17% delle aziende ha deciso di ridurre le buste paga, mentre dal 25% al ​​31% dei datori di lavoro ha deciso di ridurre altre voci del budget HR.

Quali metriche HR vengono utilizzate? L'analisi delle risorse umane sta penetrando sempre più nelle pratiche aziendali: nel 2016, il 74% delle aziende utilizza già l'una o l'altra metrica delle risorse umane (un anno prima - 70%).
I parametri HR più apprezzati sono il turnover (il 45% delle aziende lo misura), il tempo di chiusura dei posti vacanti (40%) e la percentuale di coloro che hanno superato il periodo di prova (29%).
Le aziende hanno iniziato a lavorare maggiormente sull'ottimizzazione dei costi delle risorse umane (il costo per coprire un posto vacante è registrato dal 16% dei datori di lavoro, rispetto al 12% di un anno prima) e sul mantenimento dei dipendenti di valore (l'anzianità media di servizio in un'azienda è misurata dal 23% delle organizzazioni, nel 2015 – 16%).

Indicatori finanziari dell'efficacia dei processi HR

Gli indicatori finanziari più comuni sono il costo per l’assunzione di un dipendente (calcolato nel 22% delle aziende), i costi del personale o buste paga per dipendente (21%) e i costi del personale o buste paga in percentuale delle entrate (16%).
Il 36% delle aziende non utilizza indicatori finanziari sull'efficacia dei processi HR.

Fatturato e tempi di chiusura dei posti vacanti

È utile analizzare insieme il turnover del personale e la scadenza per coprire un posto vacante. La relazione tra questi due parametri è evidente: quanto più velocemente viene riempito il posto vacante, tanto maggiore è il turnover. Un periodo relativamente breve per coprire un posto vacante è tipico del reclutamento di massa: di solito ci sono molti candidati, i requisiti per loro sono standard e semplici. In questi segmenti, di regola, trovare un lavoro non rappresenta un grosso problema per il richiedente: ci sono molti posti vacanti e trovare un posto adatto è relativamente facile. Se l'azienda non fa abbastanza per trattenere i dipendenti, questi se ne vanno facilmente non appena non sono più soddisfatti di qualcosa o si presenta un posto vacante un po' più interessante.
D’altro canto, la ricerca di lavoro per dirigenti e specialisti altamente qualificati è solitamente più lunga e complessa: le esigenze dei datori di lavoro sono eterogenee e ce ne sono molte di più. Per queste categorie di candidati è importante trovare un'azienda in cui possano mettere a frutto la propria esperienza. Per un'azienda, la ricerca di tali specialisti richiede anche più risorse, sia in termini di tempo che di materiale. Ma il tasso di turnover tra manager e specialisti altamente qualificati è 2-3 volte inferiore rispetto al segmento di massa.
La categoria del front office si distingue dalle altre. In questo studio, il front office si riferisce al personale di vendita e agli specialisti che lavorano direttamente con i clienti: venditori, cassieri, responsabili delle vendite, gestori del credito, ecc. A un livello di turnover corrispondente al turnover del personale lavorativo, il periodo per coprire un posto vacante per questa categoria è di 8 giorni in più. È il front office la categoria di personale più difficile in termini di rapporto tra complessità di reclutamento e fidelizzazione

Costo medio per coprire un posto vacante

Nel corso dell'anno, il costo medio per coprire un posto vacante in Russia è diminuito del 15% e ammontava a 3.900 rubli.
La percentuale di aziende che spende tra 5.000 e 10.000 RUB per coprire un posto vacante è diminuita. (nel 2015 erano il 18%, nel 2016 - solo l'11%). Allo stesso tempo, è aumentato il numero di aziende in cui il costo per coprire un posto vacante è compreso tra 1.000 e 3.000 rubli. (35% rispetto al 24% del 2015).
La diminuzione del costo medio per coprire un posto vacante è associata alla tendenza all'ottimizzazione dei costi del personale, in cui le aziende abbandonano i canali di ricerca più costosi a favore di quelli più economici. Spesso i responsabili delle risorse umane sono semplicemente costretti a restringere la gamma di strumenti di reclutamento familiari (ad esempio, pagando per l'accesso a un numero inferiore di portali di lavoro), perché il budget è diminuito rispetto allo scorso anno (questo è avvenuto nel 30% delle aziende russe).
Con l’aumento del numero di candidati che cercano di esplorare tutte le possibili strade di lavoro, il processo di reclutamento è diventato più semplice in alcuni segmenti. Si tratta soprattutto di posizioni di massa, mentre è ancora difficile coprire i posti vacanti per specialisti altamente qualificati.

Spese di formazione e pacchetto retributivo

I costi di formazione per dipendente sono in media di 8.000 rubli. all'anno, spese per
pacchetto di compensazione – 10.000 rubli. nell'anno.

Indicizzazione dei salari

Gli stipendi per il 2015 sono cambiati in modo diverso per le diverse categorie di dipendenti. Più spesso di altri, sono stati aumentati gli stipendi di programmatori e sviluppatori (46% delle aziende), specialisti di implementazione e manutenzione (43%) e specialisti del supporto tecnico (34%).
La riduzione dei salari ha colpito maggiormente gli ingegneri e gli operai dell'edilizia (21% delle imprese). I rappresentanti del back office (contabili, avvocati, impiegati di segreteria, ecc.) hanno mantenuto più spesso degli altri lo stesso livello di reddito.
Tra le categorie più controverse figurano i dipendenti del front office: il 28% delle aziende ha aumentato gli stipendi di questi specialisti, mentre il 18% li ha diminuiti. Ciò è dovuto ai processi multidirezionali nel commercio al dettaglio, nelle banche e in altri settori in cui sono coinvolti personale di vendita e specialisti del servizio clienti. Alcune aziende non sono state in grado di adattarsi ai cambiamenti del mercato: stanno perdendo entrate e la capacità di pagare ai dipendenti gli stessi bonus. Altri, al contrario, hanno costruito una strategia chiara, inclusa l'attrazione e la fidelizzazione di dipendenti efficaci, proprio in questo
aziende, il reddito dei dipendenti del front office potrebbe aumentare.
Va notato che la forza del trend positivo è ancora leggermente indietro rispetto a quello negativo: se tra le aziende che hanno aumentato gli stipendi degli specialisti del front office l'aumento è stato in media del 7%, in altre aziende la diminuzione degli stipendi raggiunge il 10%.

Reclutamento

Il 41% degli specialisti HR è convinto che il processo di reclutamento diventerà più difficile nei prossimi cinque anni. Un terzo è fiducioso che la difficoltà di reclutamento non cambierà, il 26% prevede che il reclutamento di personale diventerà più semplice. Canali di selezione: i canali di selezione più comuni sono i siti di ricerca di lavoro e le raccomandazioni di colleghi e conoscenti: secondo gli specialisti delle risorse umane, funzionano per tutte le categorie di personale, ad eccezione dei lavoratori, la cui selezione ha le sue specificità.
Per i lavoratori, i canali di reclutamento più efficaci sono gli annunci sulla carta stampata (lo pensa il 57% degli specialisti delle risorse umane), seguiti dai siti di ricerca di lavoro e dagli annunci per strada (rispettivamente 37% e 31%).
Per cercare manager, più spesso che quando si selezionano altre categorie di personale, si ricorre ai servizi delle agenzie di reclutamento.
Il 28% dei reclutatori ritiene efficace il reclutamento di specialisti IT attraverso i social network. Altrettanti cercano personale di front office attraverso i social network. Nonostante l'apparente sovrapposizione, in realtà parliamo di meccanismi diversi: nel caso degli specialisti informatici la selezione mirata avviene attraverso risorse professionali, nel caso del front office, la pubblicazione di un posto vacante sui social network con la massima copertura di utenti.

Automazione dei processi HR

L’86% delle aziende ha automatizzato uno o più processi HR. Le aziende preferiscono spesso software di terze parti, ma la metà delle organizzazioni russe ha ancora i propri sviluppi. Alcune aziende combinano i propri programmi con prodotti già pronti.

La gestione dei record delle risorse umane è automatizzata nel 71% delle aziende, l'analisi e il reporting delle risorse umane nel 39%. I processi di adattamento e valutazione del personale sono meno spesso automatizzati, il che non sorprende: in primo luogo, non sono formalizzati in tutte le aziende e, in secondo luogo, sono meno suscettibili di automazione.

"Dipartimento Risorse umane di un'organizzazione commerciale", 2009, N 11

Budgeting per i costi del personale: primi passi

Non è un segreto che per molti specialisti delle risorse umane, il budget dei costi del personale e, talvolta, la pianificazione del lavoro del proprio dipartimento per un periodo massimo di un anno, rimangono picchi di professionalità irraggiungibili. Molto spesso questo non è colpa di questa persona in particolare, ma un indicatore del livello di sviluppo dell'azienda o dell'organizzazione. Semplicemente non c’è bisogno di tali forme di lavoro o di comprendere la loro necessità. Di conseguenza, "ieri" è necessario un nuovo dipendente (o un intero team), ma non ci sono soldi per le attività di reclutamento e non è chiaro quando appariranno.

L’introduzione del budget aiuterà in una situazione del genere? Molti ufficiali del personale, saggi per amara esperienza, forniranno una serie di ragioni per cui non dovresti "lasciarti coinvolgere in questo": in qualche modo hanno lavorato prima senza di essa; non c'è tempo libero (dipendenti); è difficile convincere i quadri intermedi e gli alti dirigenti che ciò è necessario e controllare il lavoro in una nuova direzione; saremo responsabili se qualcosa non funziona o non funziona bene; eccetera. e così via. Il risultato non è garantito, ma lavoro aggiuntivo e problemi sono inevitabili. Ma lo è? Proviamo a capirlo, confrontiamo costi e risultati, pro e contro...

Budget e budgeting: un po’ di teoria

La pianificazione, come sappiamo, è un mezzo efficace per raggiungere gli obiettivi di un'organizzazione. Nelle condizioni moderne, è diventata una delle parti più importanti della gestione. Nella pratica occidentale, quando si parla di piani finanziari, si usa solitamente la parola “budget”. In molte imprese nazionali, insieme al concetto di “sviluppo del budget”, viene utilizzato il termine “budget”. Il budget è considerato un piano finanziario che riflette una serie di eventi pianificati che accadranno in futuro, ovvero una previsione delle future transazioni finanziarie. Il sistema di budget consente al manager di valutare in anticipo l'efficacia delle decisioni gestionali, distribuire in modo ottimale le risorse tra i dipartimenti, delineare percorsi di sviluppo ed evitare situazioni di crisi. L'incarnazione materiale di tale piano, il budget, è un documento direttivo, che è un elenco delle spese e delle entrate pianificate distribuite per voce per il periodo di tempo corrispondente.

È più facile per uno specialista delle risorse umane: deve solo pianificare le spese (in questo articolo non toccheremo la questione del calcolo del valore aggiunto del capitale umano). In sostanza, il budget per le risorse umane è il processo di pianificazione dei costi del personale, monitoraggio dei fondi e analisi delle spese. Questo processo si compone di tre fasi principali:

1. Budgeting: pianificazione dei costi del personale.

2. Esecuzione del bilancio: contabilità e controllo della spesa dei fondi.

3. Analisi dell'esecuzione del bilancio.

Il budget del dipartimento Risorse umane è definito sulla base del piano annuale delle risorse umane, che a sua volta viene redatto tenendo conto del piano aziendale dell’azienda. In poche parole, emerge il seguente algoritmo:

L'imprenditore (manager) determina gli obiettivi aziendali per un periodo specifico (missione aziendale);

I manager di linea, sotto la guida dei “top”, scoprono quali risorse (inclusa la manodopera) saranno necessarie per questo, cosa deve essere fatto e quali risultati specifici ottenere (piano aziendale);

Le risorse umane sviluppano un piano d'azione per fornire all'azienda risorse lavorative adeguate (piano HR);

L'HR pianifica le attività necessarie per attuare il piano HR e ne calcola il costo (budget costo del personale).

Dopo l'accordo con tutte le parti interessate e l'approvazione, il bilancio acquisisce la forza di un atto normativo locale guida. Può essere modificato in futuro.

Perché le risorse umane hanno bisogno di budget per l'azienda e personalmente?

Il budget ha tre scopi principali: previsione, coordinamento e controllo. Sia il management che i dipendenti ricevono vantaggi significativi a seguito dell'implementazione del budget (a condizione che questo lavoro venga svolto in buona fede e senza errori). Ecco un elenco non esaustivo dei vantaggi:

Capacità di dettagliare il concetto di sviluppo del business;

Chiara pianificazione delle attività finanziarie ed economiche;

Previsione degli utili;

Informare i dipendenti sui piani di lavoro dell’azienda e coordinare le attività dei suoi dipartimenti;

Monitoraggio e valutazione delle prestazioni di manager e dipartimenti;

Identificazione precoce delle esigenze di risorse dell'impresa;

Ottimizzazione dei flussi finanziari e allocazione delle risorse;

La capacità di utilizzare l'esperienza acquisita nell'esecuzione dei budget precedenti per adattare il lavoro dell'impresa in futuro.

Anche il servizio HR non sarà lasciato in perdita. Il budget le offre quanto segue:

1. Un eccellente strumento di pianificazione del lavoro, riducendo al minimo gli ordini improvvisi per il reclutamento o la formazione del personale.

2. Possibilità di approvare una volta le spese per le attività del dipartimento (servizio). Non è necessario giustificare ogni volta i costi standard al management.

3. Reale accelerazione dell'attuazione delle misure di gestione del personale. Le voci e gli importi delle spese sono già stati approvati, trasferisci immediatamente le fatture alla contabilità (ovviamente se non vai oltre il budget).

4. Chiara definizione delle priorità nel lavoro del servizio di gestione del personale, presenza di un sistema di criteri oggettivi per la sua valutazione.

5. Il servizio HR acquisisce maggiore autorità tra i dirigenti e i top manager.

6. È molto importante che le risorse umane, utilizzando il sistema di budget, inizino a parlare la lingua dei suoi eterni avversari in qualsiasi organizzazione: il servizio finanziario e il dipartimento contabilità.

Cosa rende difficile l’implementazione di un sistema di budget?

1. Complessità e costi.

2. Se il livello di sviluppo della comunicazione e della cultura aziendale in generale è basso, il budget non avrà un impatto positivo sulla motivazione e sui risultati lavorativi, ma sarà percepito come un mezzo per monitorare e valutare le prestazioni dei dipendenti.

3. Il budget richiede un'elevata produttività del lavoro da parte dei dipendenti che, al contrario, si sforzano di ridurre al minimo il proprio carico di lavoro, il che porta a conflitti e, di conseguenza, riduce l'efficienza del lavoro.

4. Se il budget viene preparato una volta all'anno, ciò sopprime notevolmente l'iniziativa dei dipendenti: l'esame di molti progetti e idee verrà posticipato alla revisione del budget per l'anno successivo.

5. È possibile che si crei un clima aziendale particolare, caratterizzato dalla manipolazione dei fatti per presentare migliori piani di bilancio, da una crescente sfiducia e dal deterioramento dei rapporti tra i dipartimenti.

6. La maggior parte degli specialisti delle risorse umane non hanno o hanno una formazione economica debole e si oppongono internamente all'implementazione del budget per paura di non essere in grado di farcela.

Sviluppo di un budget per i costi del personale

Se è stata presa la decisione di introdurre il budget in un'impresa, da dove cominciare? Idealmente, la procedura per la formazione del budget di un’azienda dovrebbe essere organizzata nelle normative pertinenti. Tale documento stabilisce preliminarmente il regime di scambio delle informazioni e i tempi delle necessarie approvazioni, regola l'utilizzo dei budget (ad esempio, la possibilità di ridistribuire gli importi tra voci di spesa) e ne monitora l'attuazione.

Nel processo di formazione del budget si distinguono le seguenti fasi:

1. Determinazione delle voci di costo in base al piano del personale.

2. Creazione di un budget per i costi del personale.

3. Coordinamento del budget con i servizi interessati.

4. Presentazione e approvazione del budget per le spese del personale.

Determinare le voci di spesa non è così semplice come potrebbe sembrare a prima vista. In diverse imprese, la competenza del direttore delle risorse umane può includere questioni e aree di responsabilità completamente diverse. Ad esempio, l'acquisto di attrezzature per ufficio per il servizio risorse umane è pianificato dal suo capo o dal capo del dipartimento amministrativo? E le spese di viaggio dei dipendenti inviati per la formazione? È ovvio che già all'inizio del lavoro sulla formazione del budget è necessario coordinare le proprie azioni con quelle dei capi degli altri dipartimenti dell'impresa.

Elenchiamo le principali voci di spesa del servizio di gestione del personale (può variare a seconda, ad esempio, della tipologia di attività svolte dalla tua azienda):

1. Fondo buste paga (WF): parte fissa dello stipendio, bonus, premi, pagamento aggiuntivo per gli straordinari, remunerazione per i lavoratori a tempo parziale.

2. Imposte sui salari.

3. Programmi sociali dell'azienda: pacchetto sociale, assistenza finanziaria, eventi intra-aziendali.

4. Il costo per attrarre, adattare, licenziare e ruotare il personale.

5. Attrezzatura di nuovi posti di lavoro.

6. Formazione e sviluppo del personale.

7. Spese di viaggio legate alla formazione e al tirocinio.

8. Abbonamento, costi per documentazione, software.

9. Coinvolgimento di specialisti esterni (consulenti, reclutatori, formatori).

Sembra che, avendo un piano HR approvato, creare un budget sia abbastanza semplice. Ma in questa fase del lavoro è necessario concentrarsi affinché la pianificazione dei possibili costi sia quanto più completa possibile. Se il tuo reparto contabilità decide improvvisamente di acquistare nuove attrezzature, approvare queste spese non pianificate non sarà facile.

C’è un altro pericolo: l’inflazione costante. L'aumento delle spese ad esso correlato deve essere preso in considerazione nella formazione del budget, ma questo valore non è noto in anticipo. Forse, per ogni evenienza, dovresti preventivare importi maggiori di quelli effettivamente necessari? No, perché - lo ricordiamo - l'introduzione del budget in un'azienda è finalizzata all'ottenimento di informazioni gestionali affidabili.

Facciamo un esempio di budget per il servizio HR con dettaglio trimestrale.

La tua azienda ha bisogno di un budget?

Come qualsiasi altro strumento manageriale, il budgeting non viene sempre utilizzato. La tua azienda ha bisogno di questo strumento? Il livello del suo sviluppo consente l'uso del budget? Per aiutarti a rispondere a queste domande, ecco un elenco di condizioni che ostacoleranno l'attuazione del budget. È improbabile che sia efficace se sono presenti uno o più dei seguenti fattori:

1. Tutte le decisioni strategiche e operative vengono prese dalla prima persona dell'azienda (di regola, tra i proprietari), non vi è alcuna delega di autorità e responsabilità ai livelli inferiori di gestione.

2. Non esistono obiettivi formalizzati e valori target degli indicatori chiave di prestazione. Ciò priva il bilancio di ogni significato, trasformando un potente strumento in una “sindrome di attività vigorosa” per i singoli manager.

3. Non esiste una chiara distribuzione dei poteri e delle responsabilità per il raggiungimento dei valori target degli indicatori chiave di prestazione e della distribuzione delle risorse all'interno delle strutture di gestione finanziaria e organizzativa. Di conseguenza, non esistono meccanismi per motivare i dipendenti a raggiungere prestazioni elevate e rispettare i limiti di spesa delle risorse.

4. I capi dipartimento (compreso il capo del servizio di gestione del personale) non possiedono le conoscenze economiche e le capacità gestionali adeguate.

5. C'è una lotta tra i capi dipartimento sulla distribuzione delle sfere di influenza. In questo caso, il budget diventerà uno strumento di conflitto e non avrà un effetto positivo per l'azienda.

Pertanto, prendere la decisione di introdurre il budget in un'azienda è un passo serio che richiederà un ampio lavoro preliminare. Ad esempio, puoi consigliare di creare un budget per il personale basato su materiali statistici degli anni precedenti. Ciò ti aiuterà a scegliere le forme più efficaci, a regolare il processo di budget, a elaborare l'interazione con altri dipartimenti e a identificare le aree problematiche.

Riassumiamo. Il budget è uno strumento potente per la gestione del personale, ma deve essere utilizzato con molta attenzione poiché offre molte opportunità, ma impone anche una serie di restrizioni. Utilizzando questo strumento di gestione moderna, il responsabile del personale si posiziona come un leader professionista che risolve autonomamente la sua gamma di problemi, è responsabile dell'attuazione dei piani e tiene conto di tutti gli aspetti della vita dell'azienda.

A.A.Shakhbazov

Esperto di giornali

"Dipartimento Risorse Umane

organizzazione commerciale"

Firmato per sigillo

Nelle aziende moderne, il dipartimento Risorse umane presta sempre più attenzione alle dimensioni e alla struttura del budget. La preparazione di questo documento finanziario era in precedenza prerogativa esclusiva del dipartimento finanziario, ma oggi gli specialisti delle risorse umane sono tenuti a pianificare in modo competente ed efficace i costi del personale.

Da questo materiale imparerai:

• Cos'è il budget delle risorse umane;
• Come organizzare il budget delle risorse umane;
• Come condurre il budget delle risorse umane;
• Come risparmiare sul budget del personale durante una crisi.

Cos’è il budget delle risorse umane

Un budget è un documento finanziario che riflette una serie di eventi pianificati per il futuro, ovvero una previsione

future transazioni finanziarie (spese e proventi). Il budget delle risorse umane o lo sviluppo del budget è il processo di pianificazione di un budget per i costi del personale aziendale, organizzazione dei costi, monitoraggio dei fondi e analisi delle relative spese.

Il business plan annuale delle risorse umane è un progetto specifico. E il budget delle risorse umane in questo caso significa determinare il costo del lavoro svolto nell'ambito del progetto, il processo di formazione di un budget di progetto contenente una distribuzione stabilita dei costi per tipo di lavoro, per tempo di lavoro, voci di costo o per un'altra struttura. In questo caso, è consentito formare un budget sia nell'ambito di un normale piano dei conti contabile, sia utilizzando un piano dei conti speciale per la contabilità di gestione. I principi del processo di bilancio sono l’indipendenza, l’unità e il metodo del bilancio.

Il processo di budgeting delle risorse umane dovrebbe passare attraverso 4 fasi:

1. Creazione di un progetto di bilancio.
2. Revisione e approvazione da parte delle persone autorizzate (responsabile).
3. Esecuzione e controllo del budget.
4. Redazione di una relazione sull'esecuzione del bilancio e sulla sua analisi.

Come organizzare il budget delle risorse umane

Innanzitutto, prima di pianificare il budget per il servizio del personale, è necessario elaborare un piano aziendale per il personale. Questo documento ti consente di:

• Sulla base degli obiettivi dell'organizzazione, costruire con competenza una strategia per lavorare con il personale;
• determinare il budget per i costi del personale e dimostrare alla direzione la necessità di ciascuna posizione;
• presentare il piano di lavoro dello specialista delle risorse umane ad altri dipartimenti dell'azienda;
• fare una previsione della possibilità di raggiungere gli obiettivi aziendali dal punto di vista dello sviluppo delle risorse umane dell’impresa;
• stabilire le priorità nel lavorare con il personale;
• sviluppare diverse opzioni di piano a seconda dei diversi scenari per lo sviluppo dell’organizzazione;
• effettuare una valutazione del valore dell'azienda;
• creare il livello richiesto di relazioni con l'ambiente sociale esterno (rilevante per le imprese che formano città).

Per organizzare il budget delle risorse umane è importante determinare correttamente le voci di spesa del personale. A seconda della specializzazione dell'impresa e delle dimensioni dell'istituzione, i responsabili del dipartimento Risorse umane possono avere diverse aree di responsabilità e autorità che aggiungono voci alla voce di spesa. Ma, di norma, le posizioni principali nel budget delle risorse umane rimangono invariate:

• fondo salariale (busta paga) - una parte fissa dello stipendio, bonus, bonus, pagamento degli straordinari, lavoro part-time;
• programmi sociali dell'azienda: assistenza finanziaria, pacchetto sociale, eventi aziendali e altri eventi interni;
• attrezzatura di nuovi posti di lavoro;
• costi di assunzione, rotazione, licenziamento del personale;
• formazione e sviluppo del personale;
• spese di viaggio legate a formazione, stage;
• costi di abbonamento, acquisto di letteratura.

Quando si prevedono i costi di un'impresa, è necessario fare affidamento su piani specifici per lavorare con il personale. È consentito utilizzare piani di formati diversi, poiché ogni specialista delle risorse umane sviluppa moduli che gli sono convenienti nella pianificazione. Ma è consigliabile iniziare a prevedere le spese aziendali con una pianificazione a lungo termine.

Come fare il budget delle risorse umane

Lo sviluppo del budget comprende tutta una serie di attività:

Fase 1. Preparazione. In questa fase, viene effettuata la raccolta e, se necessario, la creazione dei documenti di base: piani di assunzione dei dipendenti, formazione del personale, programmi di politica sociale, disposizioni sugli incentivi materiali, tutoraggio, salari, piani del personale, ecc. Questa fase può anche includere le gare di attuazione, la raccolta di informazioni, il chiarimento del costo delle risorse di cui l'azienda ha bisogno, ecc.

Fase 2. Sviluppo di un modulo di budget. In genere, un documento viene sviluppato in formato elettronico; è consigliabile suddividere un documento di grandi dimensioni in dipartimenti. Per ogni mese viene solitamente assegnata una scheda separata; tutti i dati significativi vengono riepilogati in una scheda riepilogativa basata sui risultati dell'anno.

Fase 3. Protezione del bilancio. In questa fase si determina:

• quale specialista monitorerà il rispetto e l'esecuzione del budget;
• come ricevere denaro (richiedere il pagamento, ecc.);
• quando riceve quali importi uno specialista necessita di ulteriore approvazione (possibilmente quando utilizza i servizi di un'agenzia di reclutamento),
• dove inviare i fondi non utilizzati nell'ultimo mese.

Fase 4. Attuazione.

Fase 5. Regolazione. In questa fase il bilancio è soggetto a modifiche. Le voci che più spesso subiscono variazioni sono quelle relative ai costi di formazione e reclutamento del personale.

Come risparmiare sul budget del personale durante una crisi

Durante una crisi, qualsiasi azienda è costretta a tagliare il budget del personale. Ma il risparmio sulle risorse umane potrebbe influire negativamente sul funzionamento dell'impresa in futuro. Diverse soluzioni efficaci ti aiuteranno a risparmiare saggiamente il budget del personale durante una crisi.

In un periodo difficile per l'azienda, è importante massimizzare e utilizzare intensamente il potenziale creativo e intellettuale dei dipendenti, per stimolare le manifestazioni di razionalizzazione, imprenditorialità e innovazione a tutti i livelli dell'impresa.

Si può considerare la possibilità di ridurre attentamente i costi del personale non legati al pagamento degli stipendi e dei pagamenti sociali obbligatori. Una soluzione eccellente sarebbe quella di trasferire parte del personale del lavoro intellettuale al lavoro da casa o virtuale. Ciò ti consentirà di risparmiare notevolmente sull'affitto dei locali.

Files allegati

• Descrizione del lavoro del capo di un'unità strutturale, tenendo conto dei requisiti dello standard professionale (modulo).doc
• Descrizione del lavoro di uno specialista in programmi sociali tenendo conto dei requisiti dello standard professionale (modulo).doc

Disponibile solo per gli abbonati

• Descrizione del lavoro del vicepresidente per la gestione del personale, tenendo conto dei requisiti dello standard professionale (modulo).doc
• Descrizione del lavoro del capo di un'unità strutturale, tenendo conto dei requisiti dello standard professionale (campione).doc
• Descrizione del lavoro di uno specialista in programmi sociali tenendo conto dei requisiti dello standard professionale (campione).doc