Pilvepõhiste eds-ide staatus ja areng avalikus sektoris. Pilvetehnoloogiad ja nende võimalused dokumendivoo automatiseerimise valdkonnas Pilve dokumendivoog

Vestlused dokumendihaldusest pilve IT-mudelite abil said alguse umbes viis aastat tagasi, siis hakkasid turule ilmuma ka esimesed pakkumised. Sel hetkel ütlesid paljud eksperdid, et just EDMS-i suund võib saada pilveteenuste kasutamise osas üheks liidriks erinevat tüüpi ettevõtte rakendussüsteemide seas, kuid kiiresti sai selgeks, et need prognoosid ei täitunud. Muidugi oli siin mõningaid edusamme, kuid sugugi mitte nii kiiresti, kui esialgu näha oli.

Milline on praegu pilvedokumendihaldussüsteemide kasutamise seis? Millised on trendid, millised on väljakutsed ja kuidas nendega toime tullakse? Nendele küsimustele vastuste saamiseks pöördusime ekspertide – EDMS/ECM-i tööriistade arendajate ja kasutajate poole.

EDMS-i kasutamise pilvmudelid

Pilvandmetöötlus on üldine mõiste, mis tähendab, et klient kasutab ühel või teisel määral ja teatud vormingutes IT-tarnija teatud arvutusressursse rendi alusel. See sõnastus näitab, et IT-süsteemide pilvsuse tase võib varieeruda üsna märkimisväärses vahemikus ja seda taset ei määra sageli ükski tunnus, vaid see on mitmeparameetriline.

Tõenäoliselt on selline mitmeparameetrilisus eriti tüüpiline dokumendihalduse valdkonnale. Siin saab ju kasutada erinevaid pilvemudelite võimalusi, näiteks SaaS (valmis pilveteenused, mille eest vastutavad täielikult pilvepakkujad) või traditsiooniliste kohapealsete lahenduste paigutamine pilve IaaS infrastruktuuri (siis vastutab pakkuja infrastruktuuri jaoks, kuid mitte tarkvaralahenduse enda jaoks). Võimalikud on ka hübriidskeemid, kui EDMS-i lahendus võetakse kasutusele kliendi saidil ja pilve kasutatakse dokumendihoidlana. Mida me siis mõtleme mõiste „pilve-EDMS” või „dokumentide voog pilvedes” all, millised mudelid on turul kõige nõutumad?

DIRECTUMi turundusdirektor Vassili Babintsev kinnitab klientide nõudlust erinevate pilvevõimaluste järele, millest peamine on SaaS-i lahendus avalikes ja privaatsetes pilvedes. Tema sõnul kaaluvad kliendid nii tavapärasel kohapealsel süsteemil põhinevaid IaaS-i lahendusi privaatpilves kui ka hübriidskeeme, millega kaasneb osade ärifunktsioonide eemaldamine väljaspool pilve (näiteks dokumentide skaneerimine ja tuvastamine, keeruka aruandluse koostamine, dokumendivahetus vastaspooltega, dokumentide pikaajaline säilitamine). Eraldi märgib ta, et pilvemudelite juurutamise raames saavad EDMS-i müüjad kasutada partnerlussuhteid teenusepakkujatega, kuid laialdast nõudlust EDMS-i lahenduste järele pakkujate kaudu veel näha ei ole.

DoxVisioni äriarendusjuht Aleksei Roždestvenski usub, et õigem on mõista terminit "pilve-EDMS" kui SaaS-i mudelit, mis võrreldes traditsioonilise kohapealse valikuga muudab põhjalikult tarbija ja tarnija vahelisi suhteid, sealhulgas juurutamist ja toimimist. süsteemist. Sel juhul muutub pilve-EDMS pigem kastiga liitumislahenduse veebiversiooniks, mis ei vaja installimist, seadistamist, pikka koolitust ega hooldust. Jah, märgib ta, mõnikord viivad kliendid onpremise lahenduse üle pilvetaristusse, kuid EDMS-i endaga töötamise põhimõtteid see praktiliselt ei mõjuta. SaaS-lahenduste tarnijad võivad olla nii müüjad kui ka nende partnerid ning nende suhtlusvõimalused võivad olla erinevad. Enamasti on tänapäeval pilvetarnijad traditsioonilised juurutuspartnerid, kes keskenduvad EDMS-i kastiversioonidele, mitte keerukatele kohandatud projektidele.

Arvestades EDMS-i rakenduste ulatuse mitmekesisust ja asjaolu, et pilve-EDMS-i turg on alles kujunemisjärgus, peaksid müüjad olema valmis töötama erinevate mudelitega vastavalt kliendi vajadustele, on InterTrusti juhtivkonsultant Ilja Ipatov kindel. Peamine suund on tema sõnul endiselt SaaS-i võimalus, kui toode asub välisressurssidel (privaat- või avalikus pilves) ja seda kasutatakse läbi veebiliidese või kasutaja töökohale installitud paksu kliendi. Kasutajal tuleb lihtsalt läbida tuvastamine ja hakata töötama oma süsteemi koopiaga - tema tellitud konfiguratsioonis. Ta saab süsteemi konfigureerida kas iseseisvalt või tarnija spetsialistide abiga. SaaS-i valiku põhieelis seisneb Ilja Ipatovi sõnul selles, et see lahendab sisuliselt automaatselt kõik süsteemi skaleerimise aspektid (mahu suurendamine, täiendava kettaruumi pakkumine või uute kasutajate ühendamine), samas ei ole vaja sõlmida uut lepingut ja oodake müüjalt litsentside esitamist - pilves Selleks on arveldussüsteemi jaoks lihtsad seaded.

Ta märkis, et tänapäeval saavad vähesed Venemaa EDMS-i arendajad SaaS-teenuse juurutamiseks luua oma andmekeskuse. Tavaliselt otsib ja rendib müüja iseseisvalt andmekeskuse võimsust ning seejärel reklaamib ja müüb teenuseid ning paljundab süsteemi. Kuid samas võib andmekeskuse omanikust saada ka partner – siis tegutseb andmekeskus pärast personali koolitamist teenusepakkujana, müües antud müüja lahendust ja võib-olla ka mitut erinevate arendajate toodet. Ilja Ipatovi sõnul tundub üsna paljulubav mudel, kui müüja kasutab välise andmekeskuse ressursse, kuid enne süsteemi kasutuselevõttu viib oma veebisaidil läbi spetsiaalse kliendiuuringu. Lisaks saab klient olla pilves ka EDMS-i pakkuja, kui ta loob privaatpilve ja osutab seejärel teenust oma tütarettevõtetele või välistele organisatsioonidele.

ELAR-i ECM-lahenduste arendusosakonna juht Dmitri Šmailov nõustub, et pilv-EDMS-i mõistet seostatakse endiselt eelkõige SaaS-iga ning peab pilveskeemide võtmeinnovatsiooniks dokumendihaldussüsteemide endi sisseostmist. „Täna leiab see lähenemine ettevõtete poolt üha enam mõistmist ja aktsepteerimist, eelkõige tänu väljavaatele vähendada kulusid omandi kogukulu kriteeriumi alusel,“ ütleb ta. „Vene turul on IT-ettevõtteid, kellel on teadmised turvalise ja usaldusväärse teenuse pakkumiseks, enamasti on selliste lahenduste pakkujateks integraatorid, kes teevad reeglina tihedat koostööd müüjatega ja omavad klientidele vajalikke teenuseid. ” Ekspert märgib, et hübriidskeemi juurutamine ja pilveteenuse integreerimine kohapealse arhitektuuriga võib saada alternatiiviks neile klientidele, kes soovivad viimase sõna endale jätta. Paljutõotav võimalus on ka pilve kasutamine elektroonilise salvestusruumina. Kuid rakendusmudeli valik sõltub tavaliselt CIO-st ja ettevõtte infoturbeteenistusest.

Pilve-EDMS-i kasutamise hetkeseis

Kui populaarsed on pilved täna klientide seas? Meie ekspertide vastuste põhjal otsustades on see suund pigem kujunemise algfaasis, kuid pilve osakaal EDMS-i turul kasvab järjest stabiilsemalt.

Aleksei Roždestvenski räägib sellest eelkõige: „Venemaa pilve-EDMS-i turg on alles lapsekingades ja täna on sellel väga vähe mängijaid. Selle põhjuseks on asjaolu, et klientide nõudlus selliste lahenduste järele on endiselt väga väike, paljud vaatavad ainult pilvede poole ja teevad seal maksimaalselt väikseid pilootprojekte, suurtest pilverakendustest pole veel juttugi. Kui rääkida trendidest, siis märgin, et pilve on hakatud tõsiselt võtma, meie kliendid nõuavad üha enam, et koostaksime nende projektide jaoks pilvetaristu rentimise maksumuse. Tema hinnangul pakuvad praegu pilvelahendused huvi eelkõige äriettevõtetele, kellel ei ole rangeid turvanõudeid, näiteks avalikus sektoris, ning kellel on kriisi ajal vaja oma kulusid võimalikult palju optimeerida, kaotamata seejuures efektiivsust.

Vassili Babintsev rõhutab, et EDMS-i projektide elluviimisel juhinduvad kliendid eelkõige majandusliku efektiivsuse küsimustest, näidates samal ajal arusaadavat ettevaatlikkust uute ideede osas. Ta tõi välja uuringuandmed, mida tema ettevõte aastatel 2014–2016 klientide seas läbi viis: suurimat huvi SaaS-i mudelite vastu näitasid üles SMB sektori ja Moskva organisatsioonide esindajad (pole vahet, kas nad kasutavad EDMS-i või mitte). Ettevõtted, millel juba on EDMS, on arhitektuuri muutmisel konservatiivsemad ja eelistavad jääda kohapealse mudeli juurde. Suured ettevõtted kaaluvad uute ärifunktsioonide ühendamisel SaaS-i kasutamist. Kõik ettevõtted, olenemata kategooriast ja suurusest, suhtuvad endiselt ettevaatlikult osa oma äriprotsesside väljapoole (avalikud pilved) ülekandmisse, seda eriti finantssektoris. Kuid väikeettevõtted sunnivad IT-infrastruktuuri piirangute tõttu mõnel juhul üle minema pilvepõhisele elektrooniliste dokumentide vahetamisele äripartneritega. Need suurkliendid, kes pilveteenuseid kasutavad, säilitavad dokumente endiselt oma suletud ettevõttesüsteemides.

Dmitri Šmailov annab optimistlikuma hinnangu: "Venemaal liiguvad paljud ettevõtted pilve." Samas kinnitab ta, et SMB kliendid teevad seda aktiivsemalt; Tendents lisada pilveteenused suurettevõtete ja riigiasutuste IT-strateegiasse on hakanud silma alles viimasel ajal.

Siiski on ka teisi seisukohti. "Usume, et suured ja keskmise suurusega ettevõtted ei ole klassikalise pilve-EDMS-i mudeli jaoks valmis," ütleb Business Logic (IT Group) tegevjuht Viktor Weinstein. - Kaasaegse EDMS-i klassikaline teostus on esialgu pilvelahendus, privaatpilv, milles see asub, “elab” kliendiga tema andmekeskuses. Tehnoloogilisest vaatenurgast tähendab pilvelahendus seda, et see skaleerub pilvemudeli abil, lisades arvutusvõimsuse ja salvestussüsteemid. Mis puutub väikeettevõtetesse, siis nad ei vaja praegu spetsiaalset EDMS-i, isegi pilvepõhist. Minu arvates pööravad väikeettevõtted tähelepanu spetsiaalsele EDMS-ile (pilv), kui neil on juriidiliselt olulise dokumendivoo jaoks sisseehitatud funktsionaalsus, sealhulgas loomulikult elektrooniline allkiri. Nüüd pole suurettevõtete segmendis vajadust pilvepõhise EDMS-i järele ja väikeettevõtete aeg pole veel käes.

Mis meelitab kliente pilve?

Meie ekspertide hinnangul on pilve-EDMS-i peamine atraktiivsus klientide jaoks võimalus vähendada kogu omamiskulusid. Kuigi on tõenäoline, et see ettekujutus pilvede eelistest ei ole päris õige ja see tekitab teatud probleeme, kuna tegelikkus ei vasta alati ootustele. Tegelikult on väga oluline, et ettevõtted mõistaksid selgelt uute mudelite eeliseid ja puudusi, et mitte teha valet valikut vajaliku automatiseerimisvõimaluse valikul.

Vene Föderatsiooni valitsuse alluvuses oleva finantsülikooli osakonna juhataja Vladimir Solovjov näeb pilvede võimalike eeliste hulgas eelkõige finantskomponenti: „Pilvesse üleviimise peamiseks tõukejõuks on majanduslik teostatavus. See tähendab, et pilvedokumendivoogu võib kohaliku asemel kaaluda kas siis, kui pilveteenuse ostmine on odavam kui selle juurutamine organisatsiooni taristusse või kui võrreldavate kuludega tõuseb töötajate tootlikkus näiteks EDMS-i vähendamise kaudu. seisakuid või töö kiirust suurendades. Pole sugugi ilmne, et pilvevõimalus on odavam... Tegelikult on meil seetõttu ülikoolis EDMS 1300 kasutaja jaoks. Aga kui pilvevalik oleks vähemalt neli korda odavam, siis hääletaksin loomulikult pilve poolt.

Aleksei Roždestvenski sõnastas kolm pilveeelist, millega kõik eksperdid nõustuvad: 1) seadmete ostu- ja hoolduskulude vähendamine; 2) paindlikum IT-taristu, mida saab igal ajal kiiresti ärivajadustele vastavaks muuta; 3) pakkuja poolt pakutava turvalise andmesalvestuse garantii (varundus, turvasüsteemid jms).

Neid teese täpsustades rõhutab Dmitri Šmailov, et pilvelahendused annavad EDMS-i juurutamisel kindlasti kapitalikulude vähenemise ja garanteerituma eduka tulemuse. Kasutuskulude osas ei ole vastus nii selgelt positiivne ja igal juhul tuleb arvestada mitte ainult puhtalt rahaliste kuludega, vaid ka kliendi kvalitatiivse kasuga. Eelkõige saab raha säästa, makstes ainult kasutatud ressursside eest ja omandades kiiresti võimsuse konkreetsete ülesannete täitmiseks. Kvalitatiivseid täiustusi saab seostada dokumentide turvalisuse ja neile turvalise juurdepääsu tagamisega. Alles nüüd hakkavad Venemaa kliendid mõistma ka teisi, võib-olla veelgi olulisemaid pilvede eeliseid, nagu näiteks kaasaegse äri mobiilsuse toetamine pilvelahenduste paindlikkuse ja skaleeritavuse kaudu (vajaliku arvu kasutajate ühendamine, territoriaalne ja ajaline sõltumatus). SaaS-i mudelit kasutava pilvedokumendivoo eelisteks on ka tarnijapoolne tõrketaluva lahenduse pakkumine, kasutajatele ühtne versioonimine ning sellest tulenevalt dokumendivoo standardiseerimine ja töö osalejatele arusaadavas liideses.

Kapitalikulude minimeerimine on eriti huvitav väikestele ja keskmise suurusega ettevõtetele, kellel reeglina puudub oma IT-infrastruktuur ja suured eelarved tarkvara ostmiseks ja juurutamiseks, kuid IT-teenuste laiendamisel on piirangud, märgib Vassili Babintsev. . Samas on neil võimalus pääseda ligi ettevõtte tasemel lahendustele, mis olid neile varem praktiliselt kättesaamatud (hinna ja juurutamise keerukuse poolest). Suurkliente meelitab tema hinnangul pilvedesse võimalus uusi protsesse katsetada. Pilveteenused võimaldavad teil senist arhitektuuri muutmata testida uusi ECM-süsteemide ärilahendusi ning kui need osutuvad mugavaks ja tõhusaks, juurutada need oma taristusse. Kui uued protsessid on seotud väliste töövõtjatega töötamisega, võivad sellised täielikud ärilahendused jõuda pilve tasemele, samas kui praegused kasutajad seda ei märka, jätkates tööd tuttava ECM-süsteemi liideses.

Kliendid peavad aga silmas pidama pilve-EDMS-i probleemseid aspekte. Sellest rääkides juhib Ilja Ipatov tähelepanu asjaolule, et pilvelahenduse kohandamisvõime on oluliselt väiksem kui traditsiooniliste juurutusprojektide puhul, kus saab realiseerida peaaegu igasuguseid kliendi nõudeid. Pilvelahenduse ainulaadsed täiustused on praktiliselt võimatud – see läheb liiga palju maksma. Kuid pilvepõhise EDMS-i jaoks pole vaja administraatoreid palgata. "Pilve-EDMS-i sihtrühmaks on keskmised ja väikeettevõtted ning omavalitsuse tasandi valitsusasutused," usub ta. - See klientide kategooria on valmis leppima teatud funktsionaalsuse piirangutega, et saada teenuste minimaalne hind. Kuid suurkliendid on tavaliselt huvitatud sellest, et EDMS-i funktsionaalsus oleks võimalikult lai ja vastaks samas organisatsioonis välja kujunenud unikaalsetele nõuetele ja dokumendivoo traditsioonidele. Vaevalt on seda lähenemist pilvedes võimalik rakendada.

Mis takistab ja mis aitab hankijatel ja klientidel pilve-EDMS-i juurutada

Pilvepõhise EDMS-i loomine iseenesest tehnilisi probleeme ei põhjusta, väidavad eksperdid. Juba olemasolevad kohapealsed lahendused kanduvad hästi pilve üle ja sellest enamasti piisab tänaste klientide vajaduste rahuldamiseks, kuigi siis tuleb ikkagi pilvevaliku jaoks süsteemi arhitektuur optimeerida.

Kuid nagu märgib Dmitri Šmailov, on tarnijate jaoks tõsine asi, et nad peavad kas saama pakkujaks või õppima pakkujatega koostööd tegema, põhiülesanneteks on tagada pakutud lahenduste katastroofikindlus, teenusele juurdepääsu järjepidevus ja nõuetele vastavus. teenuste kvaliteedi tasemega vastavalt kliendi nõudmistele. Samuti on regulatiivsest aspektist, arvestades pidevalt muutuvaid majanduslikke ja poliitilisi tingimusi, oluline roll andmekeskuste Venemaale paigutamise soovidel ja konfidentsiaalsusnõuete järgimisel.

Vaja on ka uusi formaate kliendiga lepinguliste suhete vormistamiseks. „Oleme loonud uue organisatsioonimudeli kiireks müügiks alates esimesest kontaktist tarbijaga kuni arveldamise ja EDMS-i pilveeksemplari automaatse loomiseni. See tähendab, et nad läksid normatiivselt üle liitumislepingu (pakkumise) mudelile,” räägib Vassili Babintsev. - Sel juhul toimub protsess elektrooniliselt, klient asub süsteemis tööle avalduse esitamise päeval. Tõsi, tasub tõdeda, et kõik kliendid ei ole valmis paberivabalt töötama, kuid see on aja küsimus.

Pilvede peamine probleem on klientide usaldamatus. Muidugi pole enam teravalt negatiivset suhtumist pilvedesse, nagu oli veel mõni aasta tagasi, kuid enamik ettevõtteid on siiski ettevaatlikud ja kohati selgelt liialdavad. “Vaatamata sellele, et viimasel ajal on paljud turvaprobleemid kõrvaldatud ning pakkujad osalevad regulaarsetes auditites ja kontrollides, et kontrollida vastavust standardite ja õigusaktide nõuetele, ei ole tehniline ja psühholoogiline vastupanu täielikult kadunud,” selgitab Vassili Babintsev. - Üks argumente on täielik sõltuvus Interneti-pakkujatest (ja siin peame tunnistama, et on vaja varukommunikatsioonikanalite kasutuselevõttu). Mõnikord kohtame ka üksikute IT-spetsialistide ettevalmistamatust, kes on turule kerkivate tehnoloogiate suhtes kallutatud ja isegi selged eelised kuluefektiivsuses ei pruugi alati muuta nende turvaprioriteete. Samas möönab ta, et sellised probleemid on puhttehniline argument pilvelahenduste vastu, kuna kliendifirma IT-taristu sisaldab spetsiifilisi turvaseadeid. Näiteks võivad kliendid kasutada paljude piirangutega puhverservereid ja mõned pilverakendused toetavad kindlaid protokolle ega saa töötada igat tüüpi puhverserveritega. Lisaks põhjustavad liikluse ja lekete jälgimise tööriistad pilverakendustes olulisi viivitusi, vähendades jõudlust ja mõnel juhul muutes need kasutuskõlbmatuks.

Ettevõtted seisavad dilemma ees: loobuda pilvest või kohandada oma IT-taristu pilveteenuse pakkujate nõudmistele. Samamoodi peavad kliendid nõustuma või mitte nõustuma standardsete SLA tingimustega (garanteeritud teenuse kättesaadavus, planeeritud töö aeg, teave teabe varukoopia salvestamise kohta jne). See küsimus tekib näiteks juhtudel, kui olemasolev SLA klientidele ei sobi ja eritingimused lähevad palju kallimaks maksma, mis raskendab töö alustamist. Kuid Vassili Babintsevi sõnul näitab praktika, et paljud probleemid on täielikult lahendatavad, pilvesüsteemide pakkujad ja kliendid liiguvad üksteise poole, püüdes nõudeid võimalikult lähedale tuua ja arendada ühist infrastruktuuri.

Aleksei Roždestvenski on kindel, et pilve-EDMS-i vastu usaldamatuse kaotamiseks peab tööstus koguma kriitilise massi pilveprojekte, näidates nende usaldusväärsust ja turvalisust. Samas märgib ta, et endiselt on aktuaalne suhtluskanalite ebastabiilsuse teema, mille tõttu võib tekkida raskusi pilvele ligipääsuga.

Pilvede kasutamise teemalistes vestlustes kõlab aga sageli mõte, et asutusesiseselt mudelilt pilve üle minnes ei ole peamiseks probleemiks lihtsalt mõne IT-funktsiooni üleminek allhankele, vaid vajadus ettevõttesiseselt ümberkujundamiseks. ettevõte ise. Ilja Ipatovi sõnul peab klient enne dokumendivoo või andmete salvestamise allhanget oma äriprotsessides ja regulatsioonides korda tegema. Samal ajal peab ta pilve kasutamiseks sageli loobuma oma ainulaadsetest "leiutistest" (äriprotsesside korraldamiseks) mõne standardskeemi kasuks. „Üheks peamiseks probleemiks on see, et sügavuti kohandatud EDMS-iga klient ei ole valmis omamiskulu vähendamise nimel loobuma tavapärastest tööharjumustest. Seetõttu on uutel klientidel, kes juurutavad nullist elektroonilist dokumendihaldust, nõudlus pilve-EDMS-teenuste järele suurem,” ütleb ta.

Sama mõtet väljendab ka Dmitri Šmailov: „Pilvedokumendihaldusele üleminekuga seotud äriprotsesside muutmine hõlmab organisatsiooniliste muudatuste kallal töötamist - nagu praktika näitab, kohtavad kõik äriprotsesside ümberkujundamised ettevõttes IT-kasutajate vastupanu. Töövõtja ei pea mitte ainult välja töötama optimaalse strateegia dokumendivoo pilveteenusesse üleviimiseks, vaid võtma ka vastutuse selle rakendamise eest.

Pilve-EDMS-i usaldusprobleem on otseselt seotud usalduse suurenemisega konkreetsete pakkujate vastu, on Vladimir Solovjov kindel: „Küsimus, mis saab siis, kui pakkuja kaotab kõik andmed, jääb aktuaalseks, kuna pilvedokumendihalduse pakkujad ei ole võrreldavad. skaalal Microsoftile, AWS-ile, Google'ile

"Puhttehnilisi probleeme on pilvetasemele üleminekul väga vähe, kui üleminek toimub sarnasele süsteemile ja uuele süsteemile üleminekul pole probleeme rohkem kui mis tahes kohalikul migratsioonil," ütleb Sergei Avdaljan. sõltumatu ekspert, kellel on laialdased kogemused IT-juhina – kliendipoolsed teenused. - Andmete edastamise põhitehnikad on üsna standardsed ega tekita erilisi raskusi spetsialistidele süsteemi- ja andmebaasihaldurite tasemel. Palju rohkem probleeme on organisatsiooniliste, regulatiivsete ja turvalisuse küsimustes. Paljud juhid, eriti Venemaa ettevõtetes, ei usalda avalikult ettevõtte põhiandmete klientide, toodete, teenuste, tehnoloogiate, oskusteabe (mis sisuliselt moodustavad ettevõtte väärtuse) talletamist kolmandatele isikutele, mõistes, et nende andmete kadumise ja lekkimise oht võib olla viimane samm ettevõtte hävitamise suunas.

Tüüpilised klientide väärarusaamad (müüjate sõnul) pilve-EDMS-teenuste kohta

· pilve-EDMS-i funktsionaalsus on oluliselt vähenenud, seda on keeruline kohandada klientide nõudmistega ja integreerida olemasolevate on-premis lahendustega (peamiselt võrreldes tasuta tarbija pilveteenustega, kuigi ettevõtte pilve dokumendihaldustarkvara sisaldab võimsaid funktsioone juba karbis);

· infokaitse ebapiisav tase pilves töötades, võimalikud lekked (see nõuab tõsist tööd pilvetarkvara toimimise põhimõtete selgitamisel ja selle kasutamise kogemuste analüüsimisel);

· SaaS-i mudeli üldine kasutamine on kallim kui kohapealne (kliendid unustavad sageli kohapealsete lahenduste maksumuses arvesse võtta kõiki komponente, näiteks taristutarkvara omandiõigust ja vajadust omada oma palgalised IT-spetsialistid);

· pilvetehnoloogiaid ei saa kasutada valitsusasutustes (unustatakse ära kommunaal-, osakondlik pilvemudel).

Pole kahtlust, et pilvetehnoloogia muudab äritegevust. Väikeettevõtted hindavad võimalust hoida dokumente pilves ja neid mugavalt hallata, suurettevõtted aga võimalust säästa raha oma andmesalvestustaristu ostmisel ja hooldamisel.

Mida pilved meile pakuvad

Kõige tähtsam - pilvesalvestus. Digitaalsed dokumendid on alati ligipääsetavad kõikjalt maailmast ega võta kontoris failidena ruumi. Mõned pilveteenused võimaldavad salvestada faile ja dokumente ilma suurusepiiranguteta. On ka teenuseid, mis võimaldavad ühe portaali kaudu ligipääsu erinevatele pilvedele, s.t. Andmetele juurde pääsedes ei märka te, et liigute serverist serverisse.

Koostöö korraldamine andmetega. See on pilves töötamise üks olulisemaid aspekte. Iga töötaja pääseb teenustele juurde mis tahes seadmest, mis võimaldab paremat koostööd projektiga, vähendades tööle kuluvat aega ja lõputut kirjavahetust meili teel. Andmete turvalisuse osas saab dokumente kaitsta parooliga või seada need teatud aja (mõne minuti, tunni või päeva) pärast kustutama.

Uus trend - pilve CRM, ERP jaECM-süsteemid. Sellist lokaalset süsteemi kasutatakse peaaegu igas ettevõttes, olenemata selle suurusest. Neil on kõik pilvesalvestuse ja koostöö eelised ning samal ajal on teabe salvestamiseks ühtne struktureeritud andmebaas. Pilvepõhise süsteemi eelised on see, et pääsete alati ligi olulistele andmetele. Samal ajal olete kaitstud andmete kaotsimineku eest, kui teie siseserver ootamatult ebaõnnestub.

Serverite asukohta pole vaja otse kontoris leida. Sa võid kasutada kolmanda osapoole ettevõtte teenused, mis pakub teile täielikku arvutitaristut: serverid, andmesalvestussüsteemid, võrguseadmed ja tarkvara nende ressursside haldamiseks. Infrastruktuuri juhtimine ja haldamine jääb teenusepakkujale, mis võimaldab teil säästa raha seadmete hoolduselt.

Süsteemi tõrke korral saate seda alati teha katastroofi taastamise plaan. Ettevõtted, kes salvestavad oma teavet kolmandate osapoolte ressurssidele, ei pea kartma selle teabe kaotamise pärast tulekahju või loodusõnnetuse (üleujutus jne) korral, sest kõiki vajalikke andmeid saab Interneti kaudu.

Uute tehnoloogiate võimekuse hindamisel tuleb kriitilise pilguga üle vaadata võimalikud riskid:

● Teie andmed on kolmandate osapoolte käes, seega peate enne müüja valimist turvaprobleemi hoolikalt kontrollima.

● Pilveteenuse pakkujad ilmuvad kiiresti ja kaovad sama kiiresti. Sel juhul on oht kaotada kõik andmed. Seda väldite, kui teil on mitu varukoopiat.

● Usaldusväärne ja kvaliteetne internetiühendus. Sideprobleemide korral peate töötama paberdokumentidega (või kohalike koopiatega).

● Suurenenud kulud võivad tulla ka üllatusena, kui pilve migratsiooniprotsess pole hoolikalt planeeritud. Tuleviku jaoks on vaja arvestada süsteemi skaleeritavusega ja samas jääda eelarve piiresse.

● Kui teie pilvesalvestus asub füüsiliselt teises riigis, võite kohata ka erinevaid föderaalseid andmesalvestusseadusi. Peate teadma, millises riigis teie teave asub.

Pilvede usaldamatus on seotud eelkõige turvaprobleemidega. Väärib märkimist, et mõned müüjad lubavad ettevõtetel seda kasutada teie krüpteerimisvõtmed. Samuti saate faile krüpteerida enne pilvesalvestusse ülekandmist. Krüpteerimine tagab, et ainult volitatud kasutajatel on juurdepääs konfidentsiaalsele teabele. Pealegi:

● Enamik pakkujaid kaitseb teavet 128- või 256-bitise võtmepikkusega AES-i abil.

● Pilvepakkujad varundavad alati andmeid, mis tagab failide ohutuse ka siis, kui neile pole mõnda aega juurde pääsetud.

● Pilvesalvestus on hästi turvatud ja hoiab teie andmeid turvalisena, samas kui teavet sisaldavad väline kõvaketas või USB-draivid saab kergesti varastada.

Miks pilved?

Vastus sellele küsimusele on lihtne: suurim tegur pilvele üleminekul on infrastruktuuri kasutusmugavus ja kulude kokkuhoid*.

*Vastavalt AIIM-ile. Küsitluses osales 362 vastajat, valida sai kuni 3 vastust.

Hübriidpilved ja tulevik

Paljud selle turuvaldkonna eksperdid näevad tulevikku hübriidpilvedes, pidades silmas teabe jagamise turvalisust. Hübriidpilves kombineeritakse IT-ressursid: osa neist asuvad organisatsiooni sisemises (privaat)pilves ja teised avalikus pilves, mida pakub kommertspakkuja. Seega suureneb ressursside arv ja tugevneb rakenduste sisekontroll. “Kui hübriidpilved tõusevad õhku, on see paljude ettevõtete jaoks õige lahendus. Nad saavad ikka hoogu juurde,"

Dokumendivoog pilves – keskmiste ja väikeettevõtete probleemide lahendamine

Elektroonilise dokumendihalduse korraldamise probleem on aktuaalne igas suuruses ettevõttele. Turul olevad lahendused on aga mõeldud peamiselt suurtele ja keskmise suurusega ettevõtetele ega saa aidata VKEsid. Väikeettevõtted vajavad kerget, lihtsat ja odavat EDMS-i. On aeg pöörduda "pilvede" poole.

Väikeettevõtete jaoks on dokumentidega koostöö juurutamine sama oluline ülesanne kui keskmiste ja suurte ettevõtete jaoks. Tihti teeb asja keeruliseks see, et osa selliste ettevõtete töötajaid (näiteks raamatupidaja) on “kaugjuhtimisega” ja neil ei ole kontoris tööruume. Juhtub, et kontorit kui sellist polegi ja kõik töötajad töötavad kodus. Samas on ilmne, et turul valitsevad suured ja kalli juurutusega süsteemid VKEdele ei sobi – väikeettevõtte juhil pole mõtet lisafunktsionaalsuse eest maksta, võimsa serveriga saiti pole ja administraatorid, kes on valmis sellist EDMS-i konfigureerima ja toetama.

VKEd pidid rahulduma dokumentidega töötamisega, kasutades tavalisi kontoritoimetajaid ja e-posti. Dokumentide sellisel viisil saatmine, ühine arendamine ja kinnitamine mitte ainult ei aita lahendada väikeettevõtte põhiprobleeme, vaid muudab need ka oluliselt keerulisemaks. Juhil puudub selge arusaam, kus ja millises olekus dokumendi nõutav versioon asub, millal ja milliseid muudatusi selles tehti. Kõik see tekitab kaose ja sunnib tellimisele ja kontrollile lisaaega kulutama.

Tänu pilveteenuste arendamisele hakkasid Venemaa turule ilmuma süsteemid, mis on loodud spetsiaalselt väikeettevõtetele mõeldud dokumentidega koostöö korraldamise probleemi lahendamiseks. Üheks selliseks lahenduseks on pilvepõhine elektrooniline dokumendihaldussüsteem Docloud.

Kuidas "pilved" muudavad EDMS-i

Pilvetehnoloogiad (inglise keeles cloud computing, kasutatakse ka terminit "cloud computing") on andmetöötlustehnoloogia, mille käigus antakse kasutajale arvutiressursse ja võimsust Interneti kaudu juurdepääsetava teenusena. Kasutajal on juurdepääs oma andmetele ja ta ei pea muretsema infrastruktuuri, operatsioonisüsteemi ja tegeliku tarkvara pärast, millega ta töötab.

Seoses EDMS-iga tähendab see, et süsteemi kasutamiseks pole vaja osta kalleid seadmeid, teostada juurutamist ja saata töötajaid koolitusele. Teenuse kõikidele funktsioonidele ja funktsioonidele juurdepääsuks registreeruge lihtsalt veebisaidil. Kasutaja maksab ainult vajaliku hulga ressursside eest ja saab igal ajal arvutist, tahvelarvutist või nutitelefonist süsteemi sisse logida, kus iganes ta ka ei viibiks.

Mida saab pilve-EDMS teha?

Vaatleme süsteemi peamisi funktsionaalseid omadusi.

Alustame sellest, et süsteem võimaldab salvestada ja korrastada mis tahes dokumente tüübi või suuna järgi. Selleks tuleb need lihtsalt arvutist või skannerist süsteemi üle kanda ja vajadusel lisada kommentaare või määrata täiendavaid metaandmeid. Väärib märkimist, et peamiste tekstivormingute (TXT, RTF, DOC) lisatud faile saab vaadata otse süsteemist ilma seadmesse alla laadimata ja ilma seda tüüpi failide vaatamiseks vajaliku tarkvarata. Näiteks nutitelefonist, kuhu pole installitud failihaldusprogramme, saate vaadata Wordi ja Exceli faile. See muudab tahvelarvutitest ja mobiilseadmetest töötamise palju lihtsamaks.

Juhid saavad ka kiiresti ja lihtsalt konfigureerida juurdepääsuseadeid, määrates kindlaks, millised töötajad saavad teatud dokumente näha või muuta.

Standarddokumentidega töötamise lihtsustamiseks näeb süsteem ette mallide loomise. Nende abiga saate märkimisväärselt lihtsustada selliste sageli nõutavate dokumentide nagu "arve" või "akt" koostamise ja täitmise protsessi.

Dokumendihalduse oluline funktsioon on dokumendi kooskõlastamine ja kinnitamine, seega peaks selle rakendamine olema selge ja lihtne. Docloudis saab dokumendi kohe pärast loomist kinnitamiseks saata, märkides ära töötajad, kellelt on vaja kooskõlastamist või muudatusi, kogu info dokumendi liikumise, selle hetkeversiooni ja oleku kohta on alati kättesaadav kõigile sellega töötavatele kasutajatele.

Kiire ja mugav täistekstiotsing võimaldab leida vajalikud dokumendid neile lisatud failide sisu järgi ning parameetriline otsing kaustades võimaldab valida vajalike parameetrite järgi.

Mida pilv-EDMS pakub?

Vaatleme pilvelahenduste eeliseid väikeste ja keskmise suurusega ettevõtete jaoks. Esiteks, sellise tarkvara kasutamisel ei pea ettevõte süsteemi juurutamise eest maksma. Docloud pakub juba lahendust, mis sisaldab kõike, mida vajate. Pärast süsteemi sisselogimist leiab kasutaja vastavalt ettevõtte tegevusaladele seadistatud kaustad, näeb peamisi, sagedamini kasutatavaid dokumenditüüpe ja mugavat lahendust nende vaatamiseks. Kõik juba süsteemi kuuluvad dokumendid katavad enamiku iga väikeettevõtte vajadustest ning vajadusel saab neid korrigeerida.

Teiseks võimaldab Docloudi liides igal kasutajal kohe süsteemiga tööd alustada – ta saab esimestel tööpäevadel selgeks õppida kõik põhitoimingud dokumentidega töötamiseks.

Kolmandaks, pilvetarkvara kasutamisel ei pea ettevõte toe eest maksma ega süsteemiadministraatorit palkama, kuna seda tüüpi teenus on juba litsentsihinna sees. Probleemide ilmnemisel saab kasutaja kiiresti spetsialistidelt vastuse saada, samuti vaadata tehnilise toe foorumit ja tutvuda probleemi lahendamise võimalustega kasutajatelt, kes on sellega juba kokku puutunud.

Neljandaks ei ole vaja süsteemi kasutusaja eest enam maksta. Paindlik litsentsipoliitika aitab teil valida abonemendi tüübi ja määrata vajaliku kasutajate arvu. Probleemide ilmnemisel võib juht töö peatada kuni kuueks kuuks, et hiljem selle juurde naasta. Sel juhul salvestatakse kõik selle seaded ja dokumendid.

Kuidas "pilved" hiiglasi meelitavad

Vaatasime pilv-EDMS-i kasutamise eeliseid väikeettevõtete juhtide jaoks, kuid see funktsioon võib huvi pakkuda mitte ainult neile.

Kujutagem ette suure ettevõtte ühe osakonna juhatajat - tema osakond vajas odavat ja lihtsat dokumentide sisemise kinnitamise süsteemi, kuid tema organisatsiooni paigaldatud EDMS on funktsionaalsusega liiga koormatud või ei võimalda seda üldisest eraldada. struktuur. Sel juhul sobib talle Docloud, milles ta saab oma ülesandeid ellu viia ilma ettevõtte kontorites täiendavaid süsteeme juurutamata ja kulutamata sellele osakonna eelarvest palju raha.

Või kujutage ette projektimeeskonda, mis koosneb mitme erineva organisatsiooni töötajatest, kes peavad omavahel dokumente kooskõlastama. Sellises olukorras ei ole võimalik kohalikku lahendust juurutada ja saab kasutada Docloudi süsteemi. Samal ajal ei pea nad seda lahendust pikka aega ostma - olles valinud projekti eluea jooksul optimaalse tariifi, saavad nad süsteemi kasutamise kohe pärast selle lõppemist lõpetada.

Märkus: Artiklis analüüsitakse EDMS-i turu hetkeseisu Venemaal. Välja on toodud pilvetehnoloogiate kasutamise eelised avalikus sektoris. Vaadeldakse pilvepõhise EDMS-i rakendamise tunnuseid valitsusasutustes.

Märksõnad: pilvetehnoloogiad, EDMS, avalik sektor.

Praegu toimuvad Venemaal olulised muutused kontoriautomaatika ja dokumendivoo vallas. Eksperdid märgivad kodumaiste organisatsioonide aktiivset huvi ära kasutada elektroonilise dokumendihalduse eeliseid.

Venemaa elektrooniliste dokumendihaldussüsteemide (EDMS) turu arengu stimuleerimine on tingitud sellistest suundumustest nagu impordi asendamine, Venemaa tarkvara registri loomine, pilvetehnoloogiate arendamine, aga ka aegunud IT skaleerimise või asendamise protsess. lahendusi.

TAdviseri andmetel rakendati 2016. aastal EDMS-i projekte kõige aktiivsemalt avalikus sektoris ja sotsiaalsetes struktuurides. Ligikaudu 19% peaaegu 4 tuhandest selle klassi süsteemide rakendusest on seotud konkreetselt valitsusasutustega. Suur nõudlus EDS-i järele on registreeritud ka finantstööstuses, ehituses, kaubanduses, masinaehituses ja energeetikas.

TAdviseri andmetel on avalikus sektoris EDMS-i juurutamise eestvedajaks ettevõtte Electronic Office Systems (EDMS Delo arendaja) partner ettevõte KS-Consulting. Edasi tulevad EOS-i ettevõte ise, Digital Design (Docsvisioni integraatori partner), ELAR ja Office-Doc (joonis 1).

Joonis 1. Ettevõtete osakaalud EDMS-projektide arvu järgi avalikus sektoris

Tahaksin märkida, et oluline trend, mida kõik eksperdid praegu täheldavad ja millel on oluline mõju kogu kodumaisele dokumendihalduse tööstusele, on pilvedokumendihaldus.

“Pilvedokumendihaldus” on kaasaegne dokumendihaldustehnoloogia, milles dokumentidega töötamiseks vajalik tarkvara antakse kasutajale internetiteenusena. See on teenus, mis põhineb SaaS (Software as a Service) mudelil – tarkvara kui teenus. Selline lähenemine võimaldab tarkvaratoodet mitte osta, vaid vajaduse korral ajutiselt kasutada, tasudes ressursi tegeliku kasutusaja eest.

EDMS-i kasutamisel SaaS-vormingus on mitmeid eeliseid, mis väljenduvad eelkõige raha säästmises vastava tarkvara ostmisel, paigaldamisel ja toel. Pilvelahenduse paindlikkus ja mastaapsus võimaldab ühendada süsteemiga igal ajal suvalise arvu kasutajaid kõikjalt maailmast – see vajadus on tingitud kaasaegse äri üha suurenevast mobiilsusest. Pilvepõhise dokumendivoo kasutamine võimaldab ka filiaalide ja tütarettevõtetega ettevõtetel standardida dokumendivoogu, kasutades tarkvara ühtset versiooni kõigis ettevõtte struktuurides. Seega on paljude organisatsioonide jaoks SaaS-i mudelil põhinevad EDMS-id saamas ainsaks võimaluseks ressursside ja kulude intelligentseks haldamiseks.

Eksperdid ütlevad, et pilvepõhise EDMS-i kasutamine tulevikus ainult suureneb, eriti keskmiste ja väikeettevõtete jaoks. Suurettevõtete elektroonilised dokumendihaldussüsteemid arenevad ekspertide hinnangul nn privaatpilvedes, mis võimaldavad koondada geograafiliselt hajutatud ettevõtete dokumendihaldusvahendid ühte Andmekeskusesse.

Märkan, et tendents võtta riigiasutuste poolt IT-strateegiasse pilveteenuseid on märgata alles viimasel ajal. Pilvemudelit kasutava tarkvara juurutamine Venemaa ministeeriumide ja osakondade poolt peegeldab ühelt poolt rahvuslikku eripära muutuvate rahvusvaheliste suhete ja teiselt poolt Venemaa majandusliku olukorra keerukuse kontekstis. Hetkel on ametiasutused sunnitud e-riigi arengu üldise trendi taustal optimeerima oma ülesannete täitmise kulusid, sealhulgas säästma IT-teenustelt.

Üldiselt on valitsussektori kliendid rohkem valmis oma privaatpilvesid ehitama kui avalikke teenuseid rentima. Riigiasutuste tööd avalike pilvedega takistavad turva- ja regulatiivsed nõuded, sealhulgas piirangud välismaiste teenuste ostmisel. Riigiasutused tarbivad täna SaaS-i mudelit kasutades lahendusi sisuhalduse, elektroonilise dokumendihalduse, koostöö või projektide vallas.

2016. aastal viisid ettevõte New Cloud Technologies ja analüüsikeskus TAdviser läbi uuringu “Pilveteenused riigiasutustes”. Uuringu kohaselt on küsitletud asutuste seas levinumad pilvetarkvara tüübid elektroonilised dokumendihaldussüsteemid ja andmesalvestusteenused (umbes 80%) (joonis 2).

Joonis 2. Pilvemudeli järgi kasutatava tarkvara tüübid

Kõige arenenumad piirkonnad pilvelahenduste kasutamise osas avalikus sektoris on: Moskva, Peterburi, Tatarstan, Hantõ-Mansi autonoomne Okrug-Jugra, Tula piirkond (tabel 1).

Tabel 1.

Venemaa Föderatsiooni TOP 5 piirkonda pilvelahendustele üleminekuks 10-pallisel skaalal

Nendes piirkondades on avaliku sektori üleminek pilve-EDMS-ile laialt levinud. Eelkõige on pilvepõhist EDMS-i “Practice” rakendatud Moskva ja Moskva piirkonna valitsusasutustes. Kokku kasutab seda lahendust enam kui 40 föderaal- ja piirkondlikku ametiasutust.

Väärib märkimist, et pikka aega oli peamiseks pilvetehnoloogiate, sealhulgas pilv-EDMS-i levikut Venemaa piirkondades piiravaks teguriks sidekanalite piirangud ja peamiselt lairibajuurdepääsu ebapiisav arengutase.

Hetkel on olukord ühtlustumas. Nagu näitas uuring “Pilveteenused riigiasutustes”, kinnitab enam kui 60% küsitletud piirkondlikest organisatsioonidest pilveteenuste kasutamist või migratsiooniplaane. Kindlaks tõukejõuks piirkondlikule pilvkattele oli Rostelecomi operaatori O7 platvorm, mis keskendus eelkõige piirkondadele ja omavalitsustele suunatud teenustele.

Selle platvormi baasil lõi ettevõte EOS pilveteenuse elektrooniliseks dokumendihalduseks O7.DOK. See teenus on ühendatud ühtse identifitseerimis- ja autoriseerimissüsteemiga (USIA), piirkondliku e-valitsuse infrastruktuuriga, sealhulgas osakondadevahelise elektroonilise suhtluse süsteemiga (SMEI), ning see võimaldab vahetada andmeid valitsusasutuste veebiteenustega.

Muidugi nõuab SaaS-põhise EDMS-i kasutamine riigiasutustes tõsist kaalumist seoses süsteemiga kaugühenduse turvalisuse ja kvaliteedi nõuetega. Peamine viis infoturbe probleemi lahendamiseks tänapäeval on EDMS-i paigutamine alluvate ettevõtete ja organisatsioonide, aga ka kohalike omavalitsuste jaoks mitte Internetti, vaid kanalite kaitse korraldamisega piirkondliku omavalitsuse asutuse võrku, mis arvestab vajalikke nõudeid. Tänaseks on see tava juba välja kujunenud paljudes riigi piirkondades. Nii on Moskva valitsus alates 2011. aastast arendanud Praktika tootel põhinevat elektroonilist dokumendihaldussüsteemi, ühendades sellega osakondi ja eelarvelisi asutusi.

Selle skeemi kasutamisel luuakse Vene Föderatsiooni moodustava üksuse tasemel privaatpilv, milles on kasutusele võetud kõik nii piirkondliku valitsusasutuse enda kui ka kõigi alluvate asutuste automatiseerimiseks vajalikud lahendused. See tagab dokumentide tõhusa edastamise nii kõrgemale ametiasutusele kui ka alluvate organisatsioonide vahel, sh omavalitsusasutuste vahel ning läbipaistva järelevalve kõrgematelt asutustelt saadud dokumentide täitmise seisu üle. Samas on tagatud ühtne lähenemine nii töö reguleerimisele kui ka teabe kaitsele.

Samuti tuleb märkida, et dokumentide automatiseerimise valdkond on Venemaal ebaühtlaselt arenenud. Suurtel föderaaltasandi valitsusasutustel on see komponent paremini arenenud kui piirkondlikul ja kohalikul tasandil. Eksperdid märgivad, et pilvepõhise EDMS-i kasutuselevõtust saavad kõige rohkem kasu riigiasutused, kes on informatiseerituse poolest nõrgad. Lisaks on pilveteenuste mittekasutamise domineerivateks põhjusteks jätkuvalt infoturbeprobleemid ja regulatiivsed piirangud. Piirkondlike omavalitsuste esindajad näevad samuti probleemina piiratud rahastamist.

Kokkuvõtteks tahan märkida, et elektroonilise dokumendihalduse korraldamise ja eelkõige SaaS-i mudeli abil lahenduste pakkumise teenuste "pilve kolimise" trend on muutunud vaadeldavas valdkonnas üheks peamiseks. . Edusammud pilvandmetöötluse vallas muudavad juba praegu EDMS-i pilves majutamise ja organisatsioonidele nende kasutamiseks sobivate teenuste osutamise mudeli kuluefektiivseks.

Bibliograafia:

1. "Pilved" avalikus sektoris: TAdviseri ja "Uued pilvetehnoloogiad" uuringud. [Elektrooniline ressurss] – Juurdepääsurežiim: http://www.tadviser.ru (juurdepääsu kuupäev: 20. november 2017)
2. Dokumendivoog pilvedes. Kasu ja riskid. [Elektrooniline ressurss] - Juurdepääsurežiim: https://www.eos.ru (juurdepääsu kuupäev: 21.11.2017)
3. Kuidas riik pilvedesse käivitada. [Elektrooniline ressurss] – Juurdepääsurežiim: https://www.eos.ru (juurdepääsu kuupäev: 22.11.2017)
4. EDMS SaaS-vormingus. [Elektrooniline ressurss] – Juurdepääsurežiim: http://www.tadviser.ru (juurdepääsu kuupäev: 22.11.2017)

Arvepidamine ja dokumendivoog on ettevõtte juhtimissüsteemi olulised abiprotseduurid, mis tegelikult moodustavad selle juhtimisprotsesside struktuuri, mõjutades otseselt organisatsiooni kui terviku tööd. Täisväärtusliku elektroonilise dokumendihaldussüsteemi kasutuselevõtt nõuab aga spetsiaalseid servereid, nendega seotud infrastruktuuri ja personali, mis võib ettevõtetele kulukaks minna. Teenusmudel ja pilved võimaldavad oluliselt laiendada elektrooniliste dokumendihaldussüsteemide sihtrühma. Enamik elektrooniliste dokumendihaldussüsteemide (EDMS) tootjaid keskenduvad ettevõtetele ja organisatsioonidele, millel on selgelt väljendunud territoriaalne jaotus ja üsna palju töökohti. Just need ettevõtted peavad kiiresti optimeerima dokumendivoogu ja korraldama elektroonilist suhtlust. Siiski ei ole igal ettevõttel piisavalt ressursse EDMS-i juurutamise protsessi “sissepääsupileti” maksmiseks. Dokumendihaldusteenuste pakkumine SaaS (Software as a Servise) mudeli abil osutub üsna vastuvõetavaks iga suuruse ja profiiliga organisatsioonidele, millel on erinevad nõuded teabe kaitsele.

EDMS-i funktsionaalsus

Funktsionaalsuse alusel võib EDMS-i jagada (joonis 1): klassikalised lahendused dokumentide automatiseerimiseks, mida nõuavad peamiselt riigi kliendid - siinne funktsionaalsus ja liidesed on juba ammu määratletud; dokumentatsioonihaldussüsteemid (tööstus, regulatiivne, haldus); vahendid rühmatööks dokumentidega; standardsed protsessijuhtimissüsteemid (töövoogude automatiseerimine); suvalised protsessijuhtimissüsteemid.

Pilve-EDMS-i arhitektuur

Iga kaasaegne EDMS, olenemata kontseptsioonist, millel selle müügimetoodika põhineb ja milliseid protsesse see automatiseerib (kontoritöö, dokumendivoog, juhtimismudelite infotugi), on üles ehitatud kolmetasandilise arhitektuuri alusel (joonis 2). . Alusel on DBMS ja vajadusel krüptograafiline kaitsesüsteem. Teise ja kolmanda taseme hõivavad süsteemi- ja rakendusteenused, samuti rakendusserver. Samuti on olemas neljas tase, mis sisaldab liideselahendusi, mis võimaldavad luua konkreetse seadme (lauaarvuti, tahvelarvuti, mobiiltelefon jne) jaoks kõige funktsionaalsema liidese.

See põhineb Microsofti, IBMi või Oracle'i tööstuslikul DBMS-il. Selle ülesannete hulka kuulub elektrooniliste dokumentide turvaline säilitamine ja neile juurdepääsu korraldamine, sealhulgas hierarhiline juurdepääs (IBM Lotus Domino/Notes). Lisaks DBMS-ile võib klassikalise kolmetasandilise EDMS-i arhitektuuri alumine tase hõlmata teabe- ja transpordiinfrastruktuuri, samuti krüptograafiliste protseduuride ja elektrooniliste allkirjade toega infoturbesüsteemi.
Pilvesüsteemis saab andmete salvestamist teostada nii ühes spetsiaalses salvestusruumis kui ka jaotada näiteks dokumentide süsteemi sisestamise kohas, mis võib olla eriti oluline organisatsiooni dokumendivoo pilve automatiseerimisel. suure hulga kontoritega erinevates piirkondades.

Kaasaegse EDMS-i alusena saab kasutada spetsiifilisi dokumentidele orienteeritud lahendusi ettevõtte sisuhalduseks. Lotuse platvorm moodustab sellest turuosast märkimisväärse osa. Kui varem käsitletud DBMS-id esindavad relatsioonilist lähenemist andmebaaside haldamisele ja neis sisalduv teave on esitatud ristkülikukujuliste tabelite kujul, siis Lotus Domino andmed salvestatakse hierarhiliselt, st sarnases struktuuris tavapärasele dokumentide talletamisele. organisatsioon. Selline lähenemine parandab oluliselt dokumendihaldusprotseduure, mis on võimaldanud sellel tehnoloogial hõivata silmapaistva koha kaasaegsel EDMS-lahenduste turul.

Selles grupis seisab veidi lahus Microsofti lahendus, mis on mõeldud rohkem ettevõtte sisuhalduseks – SharePoint. Kuna SharePoint on ECM-i platvorm, leiab see palju fänne, eriti keskmise suurusega ettevõtetes, kuna selle baasil ehitatud süsteemid võivad olenevalt äri hetkevajadustest hõlpsasti skaleerida nii mahtu kui ka funktsionaalsust, kuid SharePointil põhinevaid lähenemisviise veel praktiliselt ei rakendata pilv-EDMS-i kujul.

Paljudel kodumaistel EDMS-i arendajatel, eriti neil, kes suhtlevad müüjatega tihedalt, on samaaegselt loodud mitu tööstuslikku lahendust nii ühise kolmetasandilise arhitektuuri raames kui ka pealisehitusena üle dokumendile orienteeritud keskkonna, mis võimaldab dokumendiandmeid iseseisvalt tõhusalt hallata.

Kolmetasandilise arhitektuuri teist ja kolmandat taset realiseerivad rakendusserver ja erinevad süsteemiteenused, mille ressursse kasutavad EDMS-i rakendusmoodulid - EDMS-i põhifunktsionaalsust pakkuv tarkvarapakett. Näiteks saabuva kirjavahetuse töötlemise protseduuris annab selline universaalne kompleks süsteemile järgmised funktsionaalsused: dokumentide nummerdamine; dokumendi sisu (pilt, tekst) säilitamine; standardprotseduuride automatiseerimine (koordineerimine, kinnitamine või allkirjastamine).

Muidugi on rakendusserveriga lahendatavaid ülesandeid palju rohkem, kuid neid tuleks käsitleda ainult nende pakutavate funktsioonide kontekstis.

Pilveversioonis olev EDMS ei erine põhimõtteliselt. Seega ei ole selle tarbijakategooria jaoks olulised lahenduse arhitektuursed aspektid, samuti litsentsihalduse aspektid.
Meie poolt käsitletud arhitektuuri eripäraks on neljas tase, mis on kasutajaliideste (UI) tase, mis on loodud selleks, et korraldada lõppkasutaja mugavat ja täielikku suhtlemist EDMS-iga kui sellisega, aga ka lisaseadmetega, mis sisalduvad lisaks EDMS kasutaja töökoha kompleksis (skanner, printer, vöötkoodiskanner jne).

Kasutajaliidese tase võib jagada kategooriatesse vastavalt kasutatavate liideste tüüpidele:

. "Paks" klient. Vanim EDMS, mis pakub siiski täisfunktsionaalset suhtlust kasutaja ja EDMS-i vahel. Tavaliselt esitatakse see otse kasutajajaama installitud tarkvaramoodulina, mis näitab selle peamisi puudusi: kulukas juurutamine ja edasine kasutamine. Paksud kliendid sõltuvad rakenduse operatsioonisüsteemi tüübist. Seda lähenemist peetakse üsna aegunuks ja sellel põhinevaid lahendusi pilve-EDMS-i jaoks ei kasutata.
. "Õhuke" klient. Kaasaegne EDMS, mis suhtleb kasutajaga veebibrauserit kasutades veebiliidese kaudu. Lisaks saab seda suhtlust korraldada nii organisatsiooni kohalikus võrgus kui ka VPN-i ja Interneti kaudu. See muudab selle juurutamise ja hooldamise lihtsaks. Sellise süsteemi funktsionaalsust saab uuendada ilma klientrakenduste massilise ümberkorraldamiseta, mis samuti vähendab oluliselt kulusid. Kaasaegses pilve-EDMS-is on seda tüüpi töökohaplatvormist sõltumatu liides peamine.
. Mobiiliklient, mis on loodud kasutamiseks kaasaegsetel mobiilse äritegevusele suunatud platvormidel: Apple iOS, RiM BlackBerry, Google Android ja MS Windows Phone. Ainult iOS-il ja BlackBerry OS-il põhinevad lahendused tagavad andmete telefoni ja telefonist edastamisel sobiva turvataseme.

Kaasaegsed elektroonilised dokumendihaldussüsteemid arenevad jätkuvalt, haarates uusi turusektoreid ja pakkudes teenuseid uute ärimudelite raames, millest peamine on SaaS.
Suur hulk arhitektuurilisi aspekte on samad nii klassikalise EDMS-i kui ka pilvesüsteemide puhul. Dokumendihalduse valdkonna pilvelahendustel on aga ka palju erinevusi tavapärastest ettevõtete infosüsteemidest, mis praktiliselt välistavad klassikalise EDMS-i lahenduse pilvelahenduseks ümberkujundamise võimaluse, mis seletab hetkel pilvelahenduste märgatavalt nõrka esindatust ettevõtete sektoris. elektroonilised dokumendihaldussüsteemid siseturul . Eelmisel aastal anti ametlikult kommertskasutusele vähemalt kolm sellist süsteemi, 2012. aastal lubavad arendajad vähemalt viit pilvepõhist dokumendile orienteeritud lahendust. Uued lahendused peaksid tooma uusi tehnilisi ja juriidilisi lähenemisviise litsentsimis- ja arveldusvõimalustele, samuti tagama ühenduse valitsuse portaalilahenduste, osakondadevahelise elektroonilise suhtluse (SMEI) ja osakondadevahelise elektroonilise dokumendihalduse (EDF) süsteemidega.

Probleemid valikuga

Kui ettevõtte jaoks langeb pilvedokumendivoo valimise ülesanne kokku üldise dokumendivoo esmase automatiseerimisega, see tähendab, et ettevõtte ees seisab valik „kas juurutada klassikaline EDMS või lihtsalt ühendada olemasoleva pilvelahendusega”, "pilvevaliku" rahaline kasu on selgelt märgatav. Kuid pilvelahenduse pakkuja usalduse küsimus võib olla üsna terav. Ja siin on vaja vastata mitmele küsimusele: kas pakkuja tagab süsteemis salvestatud dokumentide tegeliku ja mitte deklareeritud konfidentsiaalsuse, kas andmetest tehakse õigeaegselt varukoopiaid jne.
Üks peamisi teenusepakkuja ja kliendi vahelisi õigussuhet määratlevaid dokumente on SLA (Service Level Agreement). SLA leping, erinevalt tavateenuse lepingust, ei hõlma mitte ainult pakkuja tehtud tööde loetelu, vaid määratleb kõik pilve-EDMS-i teenused, mida lepingu kehtivuse ajal kliendile osutatakse, ja ka tähtajad, mille jooksul neid teenuseid nõuetekohases mahus ja kvaliteediga osutatakse. Lepingus on selgelt määratletud kõik tähtajad tekkivate vahejuhtumite ja probleemide lahendamiseks ning määratletud distsiplinaarmeetmed pakkuja suhtes kohustuste täitmata jätmise või mittenõuetekohase täitmise korral.

Pilve-EDMS või mitte?

Vaatamata sellele, et SaaS-i lähenemine töötab paljudes olukordades hästi ja selle pooltargumente on suur hulk, kohtab pilvepõhise EDMS-i kasutuselevõtt ettevõttes siiski vastupanu. Millised kriteeriumid võivad soovitada dokumendivoo automatiseerimist?

Kriteerium 1. Dokumendivoo mahtude kiire kasv.
Väikese või keskmise suurusega ettevõtte jaoks on see märk esimene signaal, et on aeg mõelda selle protsessirühma automatiseerimisele. Sisumahtude kiire kasv nii ettevõtte sees kui ka ettevõtete vahel on tinginud vajaduse rakendada tõhusaid dokumendihaldussüsteeme ja -tehnoloogiaid. Veebiteenused võimaldavad paljudel ettevõtetel sisuhaldust kiiresti automatiseerida, mille eelisteks on oluliselt madalamad soetuskulud ja lihtsam IT-süsteemide haldus. Taristu haldamise ja teenuse hooldamise eest vastutab pakkuja, kasutaja ei pea midagi ostma, hooldama ega haldama.
Arvatakse, et enamikul juhtudel saavad suurettevõtted potentsiaalselt säästa rohkem kui 50% infrastruktuuri- ja halduskuludest võrreldes traditsioonilise tarkvara juurutamisega, valides dokumendihalduseks SaaS-i mudeli. Väikeettevõtete jaoks on dokumendivoo automatiseerimine pilvepõhise EDMS-i kaudu veelgi odavam, sest infrastruktuuri suhteline maksumus ja ka halduskulud vähenevad märgatavalt.

Kriteerium 2. Kas ettevõte vajab ühte rakendust või mitmest omavahel ühendatud moodulist koosnevat süsteemi?
Mõned ettevõtted nõuavad arvukalt funktsioone, näiteks võimalust rakendusest meili vastu võtta ja saata; OCR fakside ja skannitud dokumentide teisendamiseks tekstidokumentideks ning muud funktsioonid sisu paremaks korraldamiseks. Selliseid olulisi detaile saab teenusepakkuja palju odavamalt ja paremini rakendada.

Kriteerium 3. Milline on vajalik rakendamise kiirus?
Traditsiooniliselt võib standardtarkvara ostmise etapp, mis hõlmab hanke korraldamist, tehniliste spetsifikatsioonide väljatöötamist, testimist ja läbirääkimisi, kesta kuu, pärast seda tehakse tööd, mis keskmise 50-100 töökohaga organisatsiooni tingimustes. EDMS on veel paar kuud. Pilve-EDMS-i valides näeb klient rakendust töös juba testtöö perioodil ning investeeringutasuvus tuleb tunduvalt varem.

Kriteerium 4. Kas ettevõttes juba kasutusel olevast EDMS-ist andmete pilvesüsteemi migreerimiseks on olemas mugavad tööriistad? Kui suur on tõenäosus, et andmed võivad osaliselt või täielikult kahjustuda või kaotsi minna? Omakorda tuleb hinnata riske, mis tekivad nii migratsioonil kui ka pilveplatvormil dokumendihaldussüsteemi töötamisel.

Kriteerium 5. Kas teie projekti eelarve on piiratud? Pilvepõhise EDMS-i juurutamisel vähenevad oluliselt käivituskulud ja need on võrreldavad tegevuskuludega. Kas soovite oma käivitamiskulusid vähendada?
Üldise tarkvara ostmisega kaasnevad sageli suured litsentsikulud. Tüüpilise tarkvarapaketi maksumuse eksperthinnang moodustab ligikaudu 15% selle rakenduse omamise ja kasutamise kuludest viie aasta jooksul. Pilvepõhise lahenduse puhul võib omamiskulu vaadelda pigem väikese kuutasuna kui tohutu investeeringuna.

6. kriteerium: kas vajate pidevalt täiustatavat ECM-süsteemi?
Kui ettevõtte põhitegevusala areneb kiiresti, siis muudetava “pilve” EDMS-i kasutamine võib oluliselt vähendada ettevõtte kulusid tarkvara haldamisel: muudatused sellises süsteemis toimuvad kõigi jaoks üheaegselt, samas kui lisatarkvara paigaldamine on välistatud. Selle tulemusena teostab lahenduse pakkuja serveris uuendusi, mis on veebijuurdepääsu kaudu koheselt kättesaadavad, seega on versioonide uuendamine operaatorile nähtamatu ega nõua lisatasu.

Kriteerium 7. Kas oskate hinnata riske, mis tekivad infosüsteemi pakkuja turult lahkumisel? Paljuski on vastuseks sellele küsimusele tehnilised lahendused, mis võimaldavad andmete migratsiooni nii pilvest endast kui ka varukoopiatest. Teisest küljest saab dokumentide diskrediteerimise tõenäosust, mis tekib siis, kui süsteemipakkuja vahetub eelkõige poliitilistel põhjustel selliseks tegevuseks, minimeerida piisava tugevusega krüptograafiliste infoturbevahendite kasutamisega.

Kriteerium 8. Kas suudate oma ettevõtet juhtida Pareto põhimõttel, kui toote põhivõimalused suudavad lahendada maksimaalse arvu sellele määratud ülesandeid? Kui jah, siis „pilve-EDMS-il“ põhinev juurutus sobib kõnealusele organisatsioonile, aga kui funktsionaalsus on killustatum ja leidub ka ülesandeid, mida selle abiga lahendada ei saa, siis eesmärkide elluviimine lähtuvalt valitud “Pilve” EDMS on suure tõenäosusega kahtlane ja sellisel viisil dokumentide automatiseerimise kohta juhtimisotsuse tegemiseks on vaja täiendavat analüüsi. Seda seetõttu, et enamik hästi läbimõeldud pilvesüsteeme pakuvad suurepärast funktsionaalsust. Mõningaid erifunktsioone ei saa siiski pakkuda. Seetõttu kardavad paljud ettevõtted, et nad kaotavad paindlikkuse. Kuid tõhusama kasutamise korral on lubatud lahendus, kus EDMS pakub ainult standardseid funktsioone. Täiendavalt saab juurutada ka muud ettevõtte poolt nõutud funktsionaalsust.