Majandusaasta aruanne: koostamine, täitmine, esitlus. Kuidas tehtud töö kohta aruannet kirjutada? Kuidas koostada aastaaruannet

Tehtud töö aruanne võimaldab juhil hinnata sekretäri töö kvaliteeti ja kiirust. Artikkel sisaldab tehtud töö aruannete näidiseid. Aruande korrektseks koostamiseks kasutage samm-sammult juhiseid.

Laadige alla kasulik näidis

Miks vajate eduaruannet?

Juht seab ülesande, töötaja täidab selle - see on tööprotsessi olemus. Ülesande täitmine fikseeritakse tehtud töö aruande vormis. Iga töötaja koostab perioodiliselt sellise dokumendi. Aruandluse sagedus ja vorm sõltuvad ettevõtte sise-eeskirjadest.

Kes vajab eduaruannet ja miks? Juht vajab teda. See dokument võimaldab teil hinnata, kui hästi ja kui kiiresti töötaja ülesande täidab. Kõigi töötajate aruandlusdokumendid annavad võimaluse luua ettevõtte tööst üldpilti ning hõlbustavad taktikalist ja strateegilist planeerimist.

Aruannet vajab ka töötaja ise. Esiteks aitab hästi kirjutatud lõppdokument teie töö tulemusi juhtkonnale soodsalt tutvustada. Teiseks on aruanne kasulik enesekontrolli tööriist. Aruandeperioodi lõpus näete oma õnnestumisi ja ebaõnnestumisi. See näitab teile suundi, milles peate arenema.

Aruanne reisiva töö iseloomuga töötaja tehtud töö kohta: näidis

Laadige kogu näidis ajakirjast alla

Mida kirjutada eduaruandesse

Ühtset standardset näidisaruannet tehtud töö kohta ei ole. Dokument vormistatakse vabas vormis. See sõltub täidetavate ülesannete iseloomust. Vaba vormi puuduseks on see, et paljud töötajad ei oska arenguaruannet kirjutada. Töötaja ei saa oma tööle adekvaatset hinnangut, kui tal puuduvad oskused aruande pädevaks koostamiseks.

Te ei saa sundida töötajaid tõeseid aruandeid kirjutama, kuid saate õpetada neid oma kordaminekuid ja saavutusi asjatundlikult tutvustama. Aruandlusdokumendi koostamisel pole raskusi. Peate vältima vigu, mida paljud inimesed teevad.

Vaatame valesti koostatud aruande näidist nädala tehtud tööde kohta ja vaatame tüüpilisi vigu.

Halb variant

Miks see aruanne halb on? Pärast sellise dokumendi lugemist jääb juhile mulje, et sekretär pole tööga üle koormatud. Lisaks on tekst raskesti loetav – aruande ülesehitus jätab soovida.

Aruande struktuur

Ülaltoodud näidisest puuduvad hea aruande olulised elemendid. See peaks sisaldama:

• tööülesannete loetelu, mida töötaja peab täitma;
• nende juhiste täpsustamine;
• tehtud töö analüüs;
• järgmise aruandeperioodi plaanid;
• soovitusi selle kohta, mida muuta, parandada, optimeerida.

Struktuurielementide komplekt sõltub aruandeperioodi pikkusest. Igapäevane või iganädalane eduaruanne ei pea sisaldama analüüsi ja ettepanekuid, kuid igakuine eduaruanne või aastaaruanne peaks sisaldama neid elemente.

Hea aruanne tehtud tööst

Laadige alla täielik näidisaruanne

Kuidas aruannet esitada

Kui muid nõudeid ei ole, koostatakse tehtud töö kohta aruanne vastavalt standardile GOST 7.32-2001. GOST reguleerib aruandedokumendi koostamise põhinõudeid. See sisaldab standardeid, mis määravad kindlaks vormindamismeetodi, fondi tüübi ja suuruse, vahed ja veerise suuruse.

Millised võivad olla eduaruande nõuded?

Kuna dokumentide koostamisel puuduvad standardsed nõuded, on töötaja peamiseks ülesandeks parandada teksti tajumist ja suurendada selle loetavust. Selle jaoks:

• kasutada ühes lõigus mitte rohkem kui 5 lauset;
• vaheldumisi pikki ja lühikesi lauseid;
• tükeldage tekst nii, et tabel või graafik ei võtaks kogu lehekülge;
• jäta ruumi tabelite ja graafikute kommenteerimiseks;
• Kui aruanne on pikk, siis tehke lõpus järeldus.

Märge! Lähetuses tehtud töö kohta aruande koostamiseks kasutage spetsiaalset näidist. See on ühtne vorm nr T-10a. Laadige alla valmis vorm

Vorm nr T-10a:lähetusse saatmise ametlik lähetus ja aruanne selle täitmise kohta

Laadige alla vorm ja näidistäitmine Personalisüsteemi

Kuidas aruannet kirjutada: samm-sammult juhised

Samm 1. Tehke dokumendist ligikaudne ülevaade. Lühiajaline aruanne ei tohiks võtta rohkem kui 1-2 lehekülge. Kui teatate regulaarselt, koostage iga juhtumi jaoks elektrooniline dokumendimall:

• igapäevase eduaruande näidis;
• iganädalase eduaruande näidis;
• kuu tehtud tööde aruande näidis.

2. samm. Koostage oma ülesannetest nimekiri. Kui ülesandeid on palju, rühmitage need semantilisteks plokkideks.

3. samm. Loetlege tööriistad ja ressursid, mida ülesannete täitmisel kasutati - lisatööjõud, finantskulud, reisid, materjalid.

4. samm. Esitage oma töö tulemused. Kirjeldage, kuidas need eesmärgid saavutavad. Kui ülesannet ei täideta, selgitage põhjust. Andke oma hinnang olukorrale. Järeldusi tegema.

5. samm. Sõnastage eesmärgid ja eesmärgid järgmiseks aruandeperioodiks.

6. samm. Sisestage teksti tabelid, graafikud ja diagrammid. Sageli sirvib juht aruandlusdokumendi läbi. Proovige, et tabel või graafik annaks võimaluse oma tööd hinnata.

Kasutage diagrammide loomiseks Google Docsi

Kuidas Google Docsis diagrammi luua

7. samm Lugege tekst hoolikalt uuesti läbi, pöörake tähelepanu grammatikale ja stiilile. Tõstke peamised faktid esile paksus või kaldkirjas. Valmistage ette dokumendi elektrooniline versioon ja trükitud versioon. Kui teil on vaja aru anda suuliselt või ettekandes, valmistage ette teksti lühiversioon, mis sisaldab ka kõige olulisemad punktid.

Isiklik informatsioon:

Konsulteerinud enam kui 70 ettevõtte regulaarsel juhtimisel: 10 kuni 9000 inimest (sh valdusfirmad, ketid, tehased, teenindusettevõtted, ehitajad, riigiametnikud, veebiagentuurid, veebipoed). Alexander Friedmani õpilane.

Raamatu "Tallinna Juhtide Kooli sotsiaaltehnoloogiad. Eduka kasutamise kogemus äris, juhtimises ja eraelus" üks kaasautoritest: http://www.ozon.ru/context/detail/id/140084653/

Täpsus on kuningate viisakus, kuid kohustus nende alamate ees

Louis XVIII

kellele: omanikud, tippjuhid

Kuidas kirgliku tegevuse simulatsiooni saab juht vastu võtta töö tulemusena

“Mida mu alluvad täna tegid? Milliseid ülesandeid nad täitsid? Kui kaua see aega võttis ja milliseid tulemusi saavutati?- sellised põnevad mõtted kummitavad juhti sageli. Kust nad tuleksid?

Väliselt on kõik suurepärane. Niipea kui ülemus kontorisse siseneb, on kõik kohe hõivatud: väike jutt lõpeb lause keskel, keegi hakkab palavikuliselt arvutisse trükkima, teised tassivad usinalt pabereid ühest kohast teise, teised helistavad kohe kõik töövõtjad järjest. Miks tekitab selline õnnis pilt „põnevaid mõtteid”?

Fakt on see, et kogenud juht saab suurepäraselt aru erinevus "faktide" ja "arvamuste faktide kohta" vahel. Kuid selleks, et mõista, mida temale usaldatud alluvad tegid, on vaja korraldada üksikasjalik suuline küsitlus "mida", "kuidas", "millal", "milliste tulemustega" ja "kes" seda tegi. See võtab palju aega nii juhilt kui ka töötajalt. Seetõttu lahendab juht selle probleemi jääkprintsiibi järgi. Ja kes küsib, kui ta on puhkusel või haiguslehel?

Selles artiklis käsitletakse tööriista, mis võimaldab eraldada "fakte" "arvamustest faktide kohta" ning mõõta alluvate tõhusust ja tootlikkust. Kohtu minuga. Igapäevased tööaruanded vormistatud kujul iga töötaja kohta.

Tööaruanded: tehnoloogia ja eeliste kirjeldus

Tööaruannete tehnoloogia on sama lihtne kui kaks ja kaks. Iga töötaja peab oma tööpäeva lõpus esitama aruande, kus on täielik loetelu tehtud ülesannetest ja nendele kulutatud ajast koos lingiga töö tulemusele.

Tuletan meelde, et tööaruanded on osa suuremast tehnoloogiast - "Töötajate töö korraldamine, tööaja arvestamine ülesannete kaupa kasutades plaane ja aruandeid ning nende analüüsi juhi poolt." Üldine tehnoloogia koosneb järgmistest elementidest:

• Töötajate igapäevane planeerimine: korraldus- ja vorminõuded. Loe lähemalt artiklist "".
• Töötajate plaanide analüüs, hindamine ja korrigeerimine, plaanide arutamine juhiga. Vaadake artiklit "".
• Igapäevane aruandlus töötajatele: korraldus- ja vorminõuded. See on see, millest ma selles artiklis räägin.
• Töötajate aruannete analüüs, hindamine ja järeldused. Lisateavet jaotises "".

Tööaruannete koostamise põhiprintsiibid

1. Töötajad peavad iga päev oma tööst aru andma, olenemata nende kvalifikatsioonist, ametikohast või muudest teguritest.
2. Aruanded tuleb saata rangelt jooksva päeva lõpus (millele aruanne vastab)
3. Aruanne tuleb esitada elektrooniliselt ja säilitada, et juhil oleks võimalus sellega üksikasjalikult tutvuda.
4. Iga kõrgem juht peaks saama vaadata kõigi oma alluvate aruandeid.
5. Aruanne peaks olema nii detailne kui vajalik, et tekitada tehtud töö läbipaistvus ilma töötajaga täiendava aruteluta.
6. Juhatajal on õigus analüüsida aruannet, esitada küsimusi ülesannete täitmise meetodite kohta ning hinnata tehtud töö kvaliteeti ja tulemuslikkust.

Igapäevaste aruannete eelised juhtidele

• Iga töötaja tegevuse 100% läbipaistvus lähtuvalt tööpäeva, nädala, kuu jne tulemustest. Nüüd pole enam vaja suulist küsitlust: "mida sa tegid?"
• Töötaja tegevuse edasilükatud kontrollimise võimalus. Alati ei ole võimalik kõiki korraga kontrollida. Nüüd saate avada tööaruanded ja uurida, mida juht Ivan Petrov viimase 2 nädala jooksul iga tööpäeva jooksul tegi.
• Töötajate tootlikkuse tuntav kasv, sest nüüd saab 8-tunnise tööpäeva iga “kümme minutit” küsida.
• Märkimisväärne aja kokkuhoid nii juhile kui ka alluvale, kuna puuduvad tundidepikkused uuringud, kes mida tegi.
• Kiire võimalus äsja tööle võetud ja katseajal olevate töötajate seast välja rookida nõrgad, toimetulematud ja mittetöökad töötajad. Nüüd on nende tulemused iga päeva tulemuste põhjal "täielikus vaates".
• Lõõgastuda ja loorberitele puhkama ei saa ka seltskonna “vanamehed”. Nende tööaruanded räägivad nende eest kõike.
• Juhi stressitaseme vähendamine "suutmatuse tõttu läbi viia kontrolli", kuna Nüüd saate hinnata iga töötaja tulemusi sobival ajal.

Igapäevaste aruannete eelised alluvatele

• Pidev protsess oma juhilt teadmiste ja kogemuste saamiseks. Tulemuseks: nii ametialaste kui isiklike oskuste järsk areng. Tegelikult saab juhist õpetaja-mentor, kellega koos mõeldakse regulaarselt: uute ja tõhusamate probleemide lahendamise viiside üle; kuidas oma “kasvupunkte” edasi arendada ja “nõrku kohti” tugevdada; tehtud vigadest ja uute tekkimise vältimisest.
• Tööturul alati kõrgelt hinnatud “professionaalse” töötamise harjumus: paranevad planeerimisoskused, ajaplaneerimine, vastutuse määr oma tegude eest.
• Võimalus iseseisvalt hinnata oma tõhusust. Töötaja saab alati vaadata oma tööaruannet, seda analüüsida ja visandada sammud oma edasiseks arenguks.
• Kiirem karjäärikasv neile, kes on töökad ja teevad kvaliteetset tööd. Tulemuse selge ja läbipaistev demonstreerimine juhile. Nüüd pole temaga vaja regulaarselt õlut juua ja oma saavutustest rääkimiseks leili võtta - kõik on selgelt nähtav. Organisatsiooni aruandlussüsteem vähendab oluliselt peidetud mängude meistrite ja "lemmikute" mõju.

Nõuded tööaruande koostamisele

1. Täidetud ülesande nimi. See peaks selgeks tegema, mis tööd tehti. Näiteks: "Maksa raamatupidamisosakonna kontoriseadmete ostu arve."
2. Tulemus saavutatud. (näide: “Arve tasuti osaliselt, kuna müüjal ei olnud laos kahte skannerit”). Kui tulemust EI saavutata, siis tekkinud probleemi/ülesande ilmnemise ja sellele reageerimise info kõrval peaks olema info, kuidas ja millal seda probleemi plaanitakse lahendada ning kuidas seda edaspidi vältida. Samuti tuleb märkida, millised määrused/standardid nõuavad täiendusi/muudatusi/loomist ning koheselt oma plaanis ka vastavad ülesanded seada. Uutel ülesannetel peab baasallikana olema link praegusele.

• Põhimõte: igal ülesandel peab olema tulemus. Võimaluse korral peaks tulemus olema vormistatud (näiteks: kui töötaja viib läbi vestluse, siis töö tulemusena: väljavalitud kandidaatide nimekiri ja lühike teave nende kohta + nimekiri neist, kellega ta rääkis) .
• Kui töö hõlmas dokumentide, failide või muu teabega töötamist, peate esitama otselingi nendele dokumentidele või kaustale või asukohale, kus need on salvestatud.
• Juhtidele oluline! Kõigis juhtimisega seotud ülesannetes (näiteks: teiste töötajate plaanide ja aruannete uurimine, kontroll jne) märkige kindlasti ära lühitulemused: saavutused, puudujäägid, trendid jne. Näide “Ülesanne: Analüüsida töötaja Ivan Petrovi 2 nädala aruandeid. Järeldused: „Mõnede eeskirjade parandamise ülesannete kohta ettepanekuid ei ole. Petrov on järeldustega tutvunud ning võtnud endale tähelepanu pöörata ja oma ettepanekuid täpsemalt sõnastada.
• Mis tahes materjalide uurimisel, konverentsidel osalemisel, partneritega kohtumisel jne. tuleb koostada lühikokkuvõte + aruandesse selle link.

• Kui tegijal on tunne, et ülesande täitmisele kulunud koguaeg võib tekitada juhis küsimuse, tuleb kohe selgitada, miks nii palju aega kulutati. (Näide: Ülesanne: Kliendile arve väljastamine ja saatmine. Aeg: 1 tund. Selgitus: arve väljastamiseks kulus 1 tund aega seoses vajadusega tema algatusel 3 korda sõnastus uuesti kokku leppida.)

Näide tööaruandest

Näites on toodud ülesannete loend Bitrix24-s tehtud aruandest (süsteem võimaldab töötada ettevõttesiseselt tsentraalselt ja jälgida aega ülesande kaupa). Tööaja planeerimise ja tööülesannete kaupa arvestuse õige korraldamise korral genereeritakse kõik aruanded automaatselt.

Näidisülesande tulemus

Tööaruande lisa

Iga tööaruande lõppu on vaja lisada järgmine fraas (PP - kuupäev; KK - kuu; AA - aasta; HH:MM - tundide + minutite formaat).

Kokku PP.KK.AA:
1) Töötas kontoris: HH:MM
2) Töötatud kodus: TT:MM
3) Töötatud kokku: TT:MM
4) haigusleht: TT:MM
5) Tunnid omal kulul: TT:MM

Aruandele lisamise reeglid (minu ettevõtte näitel)

• Ühe tööpäeva (päeva) jooksul võivad “Töötatud kokku” ja “Haigusleht” ületada 8 tundi ainult juhul, kui haigusleht on null).
• Ühe tööpäeva (päeva) sees peaksid “Töötatud kokku” ja “Oma kuludega tunnid” andma kokku 8 tundi, mitte rohkem.
• Näiteks palusin vaba aega 01:19, lõunasöök vähendati 01:00 asemel 00:25-le, tööaeg oli päeva lõpus 07:19. Väljale “Tundid omal kulul” kirjuta “00:41” pluss kommentaar: palutakse vaba aega kell 01:19, lõunasööki kell 01:00 asemel 00:25 (s.t. fikseerige kõik kõrvalekalded tööaja normidest).
• Real „Töötas kontoris“ arvestatakse ka komandeeringus või tööasjades viibitud aega.
• Real, kus kellaaeg on null, pane 0:00
• Fraasi kiireks lisamiseks peate selle kopeerima ja kleepima eelmistest aruannetest, muutes kellaaega.

Tööaruannete täitmise järjekord

Igapäevaste aruannete juurutamine osakonna/ettevõtte igapäevatöösse võib olla äärmiselt keeruline ja mõnikord ka võimatu ilma paralleelse regulaarse juhtimise juurutamise projektita. Lisateavet korrapärase haldamise kohta leiate artiklist "." Siin kirjeldan lühidalt 2 peamist etappi:

1. Esimene aste(kestus: 2-3 nädalat): töötajad peavad aruannetesse kirja panema viis suurimat tehtud ülesannet, märkides iga tööaja ära. Teostus: GoogleDocs või tekstiredaktorid, võimalusel ülesannete seadmise süsteem.
2. Teine faas(kestus: 3 nädalat ja kauem): töötajad on kohustatud kõik ülesanded aruannetesse kirja panema, näidates ära kulutatud aja. Rakendamine: Bitrix24 või mõni muu ülesannete seadmise süsteem.

Kui tööaruanne võib olla ebavajalik

Kutsealade puhul, kus tehakse sama tüüpi korratavaid toiminguid, on mõttekas aruande asemel kehtestada standard tehtud ülesannete arvu kohta. Esialgu hinnatakse ühe ülesande täitmiseks soovitud keskmist aega. Järgmisena arvutatakse norm lihtsa protseduuri abil:<количестов рабочих часов>poolt jagama<норма времени на выполнение одной задачи>.

Näiteks kõnekeskuse operaatoril võib olla standard: 90 kõnet päevas, 4 müüki jne. Sel juhul vaatab juht normist kõrvalekallet, mitte tööaruannet. Sarnane on olukord töötajaga, kes toodab sama tüüpi osi.

Minult küsitakse regulaarselt järgmist küsimust: "Kui sageli on soovitatav töötaja tööaruandeid üle vaadata?" Vastus on banaalne: "Nii palju, kui see on vajalik konkreetse töötaja töötulemuste tagamiseks, on ettevõttele ja juhile vastuvõetav.".

Rakendamise algstaadiumis (1-1,5 kuud) on oluline kontrollida igaühe tööaruandeid iga päev. Edaspidi piisab mõnele töötajale kord 1-2 nädala tagant, mõnele iga päev kontrollimisest.

Kui inimene on aruannetega töötanud 1 aasta ja olete sunnitud tema aruannet iga päev kontrollima, siis te ei tööta juhina: te ei anna alluvale nõuetekohast mõjuvõimu või hoiate ebaefektiivset töötajat.

Iga organisatsiooni või ettevõtte tegevus hõlmab alati aruandlust. Isegi kui ettevõte on täiesti sõltumatu ja ei oma kõrgemat juhtkonda, on sellise ettevõtte tegevuse aruanne vajalik, et ettevõtte juhtkond ise saaks hinnata töö tulemuslikkust teatud perioodi jooksul, luua edasisi arenguperspektiive. kampaaniast.

Aruande kirjutamine, nagu ärikirja kirjutamine, tundub lihtne küsimus... aga kust võivad tekkida raskused?

Tavaliselt on neil, kes seda esimest korda teevad, raskusi tehtud töö kohta akti koostamisega. Olles sellise aruande korra või kaks koostanud ja seda vastavalt saadud kommentaaridele korrigeerinud, ei ole seda koostaval spetsialistil järgmise koostamisel enam erilisi raskusi.
Esimest korda eduaruande koostamine ja selle korrektne tegemine ei ole nii lihtne ülesanne, kui esmapilgul tundub.

Natuke raamatupidamisaruandest

Teostuse poolest lihtsaim on raamatupidamisaruanne. Selle koostamine võib olla mahukas ja aeganõudev, selle koostamisel on vaja täpsust ja täpsust, kuid siiski on seda mõnevõrra lihtsam koostada kui tekstiaruannet tehtud töö kohta. Raamatupidamisaruande koostamisel on tavaliselt rangelt määratletud aruandlusvorm, mis on väljendatud erinevates tabelites.

Peate need tabelid täitma organisatsiooni tegevuse digitaalsete näitajatega ja kõik. Loomulikult peavad kõik näitajad olema usaldusväärsed ja omavahel kombineeritud, kuid siiski on lihtsam arvutada ja sisestada numbreid vastavatesse veergudesse kui koostada tekstiaruanne tehtud töö kohta, kui on vaja kirjeldada kõiki organisatsiooni tegevuse aspekte. sõnades.

Mõnikord nõuab raamatupidamisaruannet koostades seletuskirja. Tavaliselt pole see mahult suur ja mõned numbrid on selles lahti seletatud. Näiteks miks mõned näitajad on langenud, mis põhjustas teiste näitajate tõusu, milline on aruande arvude järgi üldine kasvu- ja arengutrend.

Eduaruannete klassifikatsioon

Aruanded liigitatakse kahe kriteeriumi alusel

• Aruandeperioodi aja järgi: päevane, nädalane, kuu, kvartali, poolaasta, aasta.
• Koosseisu ja mahu järgi: organisatsiooni ühe divisjoni tehtud tööde aruanne ja kogu organisatsiooni töö aruanne.

Igapäevase või iganädalase eduaruande koostamine on harva keeruline. Tavaliselt koosnevad need mitmest digitaalsest näitajast, mis kajastavad organisatsiooni põhitegevusi. Igakuiste arenguaruannete maht on suurem, kuid ka peamiselt arvudes väljendatud. Ja kord kvartalis, poolaastas ja aastas hõlmavad enamasti tehtud töö aruannete tekstiversioone.

Tekstaruanne tehtud töö kohta - loomeprotsess

Aruande koostamine arvudes on vastutusrikas ülesanne, kuid lihtsam kui pädeva kvalifitseeritud tekstaruande koostamine tehtud töö kohta. Aruande koostamine teksti kujul on omamoodi loovus.

See peaks kajastama osakonna või kogu organisatsiooni tegevust tervikuna, see peaks olema kirjutatud dokumendikeeles, kuid kergesti loetav, see ei tohiks sisaldada tarbetut "vett", tekst peab olema numbritega toetatud, see peaks kajastama võrreldes eelmiste näitajatega eelmise aasta sama perioodi aruandeperioodi või näitajaid ning see peaks lõppema mõningate järeldustega.

Aruande koostamine kogu organisatsiooni kui terviku tegevuse kohta on tavaliselt kõigi selle osakondade ja allüksuste töö pandud organisatsiooni juhile. Üldine aruannete esitamise tava viitab sellele, et kõrgem asutus saadab organisatsioonile, kes peab esitama tehtud töö kohta aruande, eelseisva aruande ülesehituse, kus on märgitud, mida konkreetselt tehtud töö aruandes kajastada, millised numbrid , näitajad ja tegevusvaldkonnad peaksid kajastuma tulevases aruandes .

Organisatsiooni juht tutvustab osakondadele iga osakonna aruande ülesehitust ning iga osakond koostab tehtud töö kohta oma aruande. Juht kontrollib kõiki aruandeid, vajadusel parandab neid ja koostab organisatsiooni tegevuse kohta üldaruande.

Põhinõuded eduaruande koostamisel

Ja kuigi tehtud töö kohta aruande koostamine on loominguline protsess ja see peab kajastama kõiki organisatsiooni tegevuse aspekte, on see siiski dokument, mitte essee konkreetsel teemal, peab see vastama kõigile ettevõtte nõuetele. dokument. Seetõttu ei tohiks eduaruanne sisaldada ühtegi isikulise asesõnaga lauset, näiteks “mina ütlesin, nad tegid, me saavutasime” jms. Siin on väike näide sellest, milline sõnavara aruande tekstis peaks olema:

„Tehnoloogiaosakonnas oli 2014. aasta II kvartali müügiarv 205 000, mis moodustas 27% müügi koguarvust. Seda on 10% rohkem kui möödunud aasta vastava perioodi müükide arv. Tehnoloogiaosakonna II kvartali müük kasvas 7% võrreldes I kvartali sama näitajaga. See müügitaseme tõus tulenes müügituru laienemisest (uute müügikohtade loomine, agentide töö intensiivistumine).

Mõne näitaja parandamisest rääkides ei saa tehtud töö aruandesse sisestada selliseid lauseid nagu "tänu juhi raskele tööle, tänu meeskonna töö paranemisele". Esiteks on see äridokumendi koostamise vale stiil ja teiseks ei kajasta sellised ettepanekud näitajate taseme tõstmise tegelikku põhjust. Mida, enne ei töötanud juht kõvasti, aga kuidagi? Meeskond töötas enne seda aruandeperioodi halvasti ja hakkas siis mingil põhjusel hästi töötama?

Tehtud töö kohta aruannet koostades saate aruande vastavatesse osadesse lisada mõne konkreetse sündmuse, tegevuse, esitluse kirjelduse, mis aitasid kaasa töö parandamisele ja tulemuslikkuse tõstmisele.

Eduaruande jaotised

Niisiis, milliseid jaotisi peaks tekstiaruanne tehtud töö kohta sisaldama, kui selle koostamisel pole lisatud konkreetset aruande struktuuri?

• Sissejuhatav osa, mis annab lühikirjelduse organisatsioonist, selle positsioonist sarnaste organisatsioonide seas linnas, piirkonnas või muud teavet organisatsiooni või piirkonna kohta, kus tema tegevust teostatakse.
• Sellele järgnevad aruanded iga üksuse (osakonna) tehtud töö kohta. Kui organisatsioon on väike ja tal puuduvad osakonnad, siis põhiosa tehtud töö aruandest koostab organisatsiooni juht organisatsiooni iga spetsialisti poolt antud andmete põhjal.
• Viimases osas, mis võtab kokku organisatsiooni aruandeperioodi töö tulemused, tehakse järeldused õnnestumiste ja ebaõnnestumiste kohta ning prognoositakse edasisi tegevusi.

Edenemisaruannete valikud

Eduaruande ülesehitusel võib olla ka muid organisatsiooni tegevuse spetsiifikaga seotud valikuid, kuid see peab sisaldama järgmisi andmeid:

• Täielik ja objektiivne aruanne organisatsiooni kõigi tegevusvaldkondade kohta koos digitaalsete näitajate, võimalusel ka diagrammidega
• Järeldused organisatsiooni aruandeperioodi töö kohta
• Organisatsiooni arendamise viisid ja väljavaated eelseisvaks aruandeperioodiks.

Tööprotsess seisneb ülesannete seadmises juhi poolt ja nende elluviimises ettevõtte töötaja poolt. Aeg-ajalt kirjutab iga töötaja tehtud töö kohta akti. Esinemissagedus sõltub ettevõtte sisereeglitest ja vormist. Ärge alahinnake selle dokumendi tähtsust juhtimise jaoks.

Käesolevas artiklis vaatleme, kuidas tehtud töö kohta aruannet õigesti koostada, dokumendi täitmise näidist ja mõningaid näpunäiteid selle koostamiseks.

Miks peate oma tööst õigesti aru andma

Tööprotsessi saab kujutada kompleksse mehhanismina, milles iga ettevõtte töötaja on käik. Selles näites tegutseb organisatsiooni juht insenerina, kes vastutab selle eest, et kõik mehhanismid töötaksid tõrgeteta ja võimalikult kiiresti.

Reaalses elus on ülemustel üsna raske hinnata, kui hästi töötajad oma tööd teevad, kui nad oma töö tulemusi ei näe. Seetõttu kohustab juhtkond peaaegu kõigis ettevõtetes iga töötajat regulaarselt koostama tehtud töö kohta aruannet. Sageli koostatakse see dokument 1-nädalaste intervallidega. Nii näeb juhtkond, millega töötajad on tegelenud ja kui kasulikud nad ettevõttele olid.

Vale näide

Dokument vormistatakse vabas vormis. Võib-olla just seetõttu on suur hulk teateid, mis juhtkonnale midagi ei ütle või panevad arvama, et töötaja ei tule talle pandud funktsioonidega toime. Samas võib konkreetne töötaja olla tõeline kõva tegija ja ületada oma plaani. Süüdi on valesti koostatud akt tehtud töö kohta. Sellise dokumendi näidis on toodud allpool.

Dokumendi liik: aruanne tehtud tööde kohta ajavahemikul 15.02.16-19.02.16.

Tehti järgmist:

• tootmistsehhi tööaeg oli ajastatud;
• ajaarvestuse tulemused kanti tööprogrammi;
• on arvutatud uued ajanormid;
• vastanud tööohutusinspektsioonide, samuti mitmete klientide pöördumistele;
• osales ettevõtte tööjõu efektiivsuse tõstmise konverentsil.

Koostamise kuupäev: 19.02.16

Allkiri: Petrov Yu R.

Kui töötaja koostab selliselt tehtud töö kohta akti, leiab juhtkond, et ta pole piisavalt hõivatud.

Millised on vead?

Ülaltoodud näide näitab selgelt standardvead seda tüüpi dokumentide koostamisel.

Peamised neist on:

Eeltoodud nõudeid tuleb kasutada nii nädalablankettide koostamisel kui ka aasta tehtud tööde aruande koostamisel.

Sobiv variant

Tõenäoliselt ei saa te esimest korda kvaliteetset aruannet koostada. Et seda oleks lihtsam teha, toome näite, kuidas oli vaja esimeses näites märgitud tehtud töö kohta juhatajale aruanne kirjutada:

“Kellele: Planeerimisosakonna juhataja Ivanov P.M.

Alates: planeerimisosakonna 1. kategooria ökonomist Yu R. Petrov.

Aruanne töötulemuste kohta (02/15/16-02/19/16)

Aruandenädalal määrati mulle järgmised ülesanded:

Kõik määratud ülesanded said täidetud, nimelt:

• viidi läbi 5 ajastuskatset ja koostati sama palju uusi standardeid tootmistsehhi tööks;
• konverentsist osa võtnud, on lisatud märgukiri ettepanekutega.

Tööd tehti ka sissetulevate dokumentidega, nimelt:

• IOT päringutele koostati 2 vastust.
• Vastused kirjadele gr. Jurjeva A. A., Žakova S. I., Mileeva K. B.

Perioodil 22.02.16-26.02.16 on planeeritud lähetus Petšerski filiaali struktuuriüksuse töö kontrollimiseks.

Koostamise kuupäev: 19.02.16

Allkiri: Petrov Yu.R.

Nõustuge, et seda aruande versiooni on parem lugeda ja juhtkond näeb, kui hästi üks töötajatest töötab.

Kuidas kirjutada aruandeid pikemaks perioodiks?

Muidugi pole raske ühenädalast perioodi ilusti paberile kirjutada. Keerulisem on koostada aruannet kuue kuu või isegi aasta tehtud töö kohta. Seda on aga lihtsam teha, kui esmapilgul võib tunduda. Näiteks kui teil on nädalaaruanded vajaliku perioodi kohta, saate neid julgelt kasutada.

Maksimaalne maht - 1 A4 formaadis leht

Samas tasub proovida infot mõnevõrra suurendada, et tulemus mahuks 1-2 leheküljele. Juhul, kui organisatsioon ei avalda iganädalasi tulemusi, kuid teilt nõutakse aasta töö kohta aruande koostamist, ärge sattuge paanikasse ja muutuge hüsteeriliseks.

Kogu teave on teie ümber saadaval: vaadake sõnumite ajalugu dokumendilogides või meilis, avage aruannete kaust, uurige reisilehti. Kõik see aitab teil meeles pidada tööaasta jooksul tehtud saavutusi.

Võtame selle kokku

Eespool oleme toonud mõned näited arenguaruande koostamise kohta. Peaasi on kirjeldada tehtud toiminguid, näidates ära kvantitatiivsed omadused (nii mitu korda või nii ja nii palju tükke jne). Nii annate juhtkonnale täpselt teada, kui palju tööd olete lõpetanud.

Me ei tohi unustada aruande alguses märkida konkreetsete ülesannete loetelu, mis teile anti. Oluline osa on aruande valmimine. Kindlasti pane kirja, mida soovid lähiajal tööl ellu viia. See näitab, et vaatate laiemalt kui ainult oma vahetute kohustuste ja funktsioonide valdkonda, mida tuleb vastavalt ametijuhendile täita.

Võite kaaluda ka ülaltoodud näidet.

Selliste aruannete koostamise hõlbustamiseks saate igapäevaselt tehtud töö märkmikusse või elektroonilisse dokumenti üles kirjutada. Sellele pisiasjale kulutate vaid 3-5 minutit päevas. Seda pole nii palju. Kuid tänu sellistele kirjetele saate hõlpsasti koostada oma töö kohta aruande mis tahes perioodi kohta tulevikus.

Pole juhti, kes ei nõuaks oma alluvatelt vähemalt kord aastas aruannet tehtu kohta. Ja probleem on selles, et rutiinse töö juures tundub sellise dokumendi väljatöötamine üsna keeruline ülesanne. Ja millegipärast on meil piinlik küsida ülemustelt näiteid tehtud töö aruannetest. Mis saab siis, kui ta otsustab, et me ei sobi sellele ametikohale, millel oleme?

Kellele seda vaja on

Selle küsimuse esitab esineja, kes on saanud aruandlusülesande. Enamasti tunnevad ettevõtte töötajad end sellistest nõudmistest peaaegu solvatuna. Kuid kõigel on oma tähendus.

Esiteks vajab töövõtja ise tehtud tööde akti. Mitte formaalne, vaid huvitatud suhtumine sellesse protsessi võimaldab teil leida oma kvalifikatsiooni kitsaskohti ja nõrkusi. See tähendab, et on välja selgitatud suunad, milles on võimalik (ja vajalik) areneda. Me kõik ju õpime oma vigadest.

Teiseks vajab juht seda. Edenemisaruanne võimaldab objektiivselt hinnata määratud ülesannete lahendamise kvaliteeti ja kiirust. Tänu sellele dokumendile kaovad paljud küsimused - alates kõige primitiivsemast "mida sa kogu aeg teed" kuni keerulise "miks ma peaksin oma arvuti kaasaegsema vastu vahetama?" Kuna aruanne näitab, et dokumendi muudatuste salvestamine võtab palju aega. Ja see ei sõltu töövõtjast – aegunud kontoritehnika ei saa kiiremini töötada. Tegelikult just seetõttu tundubki, et töötaja joob kogu aeg teed – ta lihtsalt ootab operatsiooni lõpetamist.

Ja küsimus: "Miks peate kuu tehtud töö kohta aruannet kirjutama?" ise on vale. Sest andmebaaside kogumine ja täitmine on strateegide jaoks mõistlik, mitte nende jaoks. Probleemi on lihtsalt lihtsam lahendada kui selle lahendamise meetoditest rääkida.

Mida kirjutada

Eduaruannete näited näitavad, et peate kirjutama väga üksikasjalikult. Kõik, mis tundub väike asi või tühine kehaliigutus, võib osutuda võtmeelemendiks konkreetsete funktsioonide täitmisel. Kuid sellest saab aru alles pärast mitme kirjaliku aruande uurimist.

Kui töö on oma olemuselt rutiinne, näiteks dokumentide vastavusse viimine ja ebakõlade tuvastamine, siis on mõttekas välja töötada tabelivorm. Sel juhul jällegi peaks tabel alguses olema väga üksikasjalik ja sisaldama palju veerge; Aja jooksul kaob vajadus mõne veeru järele ja aruande vorm saab tavalise (loe: mõistliku) vormi.

Mõnel juhul ei saa tehtud töö kohta aruannet koostades (näiteks õpetajad) eneseanalüüsi küsimusele formaalselt läheneda. Tõepoolest, lisaks planeeritud õppe- ja metoodilisele koormusele ning vajaliku materjali õppimisele tegeletakse koolis ka õppetegevusega. See nõuab erilist lähenemist dokumendi koostamisele: tuleb mõista paljude õpilaste mahajäämuse põhjuseid, leida viise, kuidas lapsi oma aine vastu huvitada. Ja samas ei tohi unustada ka kõrgete saavutustega (või isegi andekaid) koolilapsi.

Aruannete eesmärgid

Korralikuks ettevalmistuseks ja minimaalseks ajakuluks tuleb juba eos otsustada, mis eesmärgil ja miks aasta tehtud töö kohta aruannet kirjutatakse. Nimetagem kõige populaarsemad:

Põhjendus konkreetse ametikoha tegelikust kasust organisatsioonis;

Konkreetse töötaja kvalifikatsiooni kinnitamine;

Tõhusa töö demonstreerimine juhtkonnale;

Rahastuse saamine järgmiseks aruandeperioodiks;

Nõusoleku saamine suuna (idee) väljatöötamiseks;

Eraldatud ressursside ja rahaliste vahendite kulutamise põhjendus jne.

Tuntud formuleering – probleemi õige sõnastus annab 50% lahendusest – töötab ka sel juhul. Mida paremini mõistame, miks aruannet vaja on, seda lihtsam on meil seda kirjutada. Kuni selleni, et dokument “esitluseks” ei nõua meilt üldse loomingulist lähenemist. Ja aeganõudev.

Dokumendi struktuur

Kui ettevõttel pole seda välja töötatud, siis tuleb seda iseseisvalt arendada. Teades dokumendi eesmärki, on vaja mõelda selle ülesehitusele. Eduaruannete näited viitavad sellele, et vaja on selget ja lihtsat ülevaadet.

Kohe alguses tuleks selgitada info esitamise eesmärki ja loogikat. Selgitage esitluse järjekorda ja koostage sisukord. Tabeli jaoks on vaja lühidalt selgitada, miks just see vorm valiti.

Sektsioonide ja alajaotiste sees tuleks samuti säilitada esitus ühtsus. See muudab dokumendi arusaadavamaks ja sellest tulenevalt arusaadavamaks. Pika aja jooksul koostatud aruandes on illustratsioonid ja graafikud üsna asjakohased, et seda oleks lihtsam mõista. Kuid siin peate järgima “kuldse keskmise” reeglit: nii kindel tekst kui ka eranditult visuaalsed materjalid muutuvad väga kiiresti igavaks.

Stilistika

Tavalise töötaja jaoks on ehk kõige keerulisem kirjutada terminoloogia ja sõnastus. Pretensioonikas aruanne näeb ebaloomulik välja ja põhjustab juhtkonna negatiivse reaktsiooni. Liiga lihtsad sõnastused (näiteks kserokseeriti 25 dokumenti) võõrandavad lugejat.

Kuid peaksite vältima malle. Ainus erand on dokument, mida keegi kunagi ei loe. Mõnikord puutume selliste probleemidega kokku, kuid selles artiklis oleme huvitatud tõelistest (mitte pro forma jaoks loodud) aruannetest.

Igal juhul ei tohiks te rääkida ainult saavutustest. Nende esiletõstmiseks on vaja rääkida raskustest, millega töö käigus kokku puutusime. Muuhulgas tegeleb keerukuse analüüs juhtkonna töötajate töö optimeerimisega. Näited tehtud töö aruannetest viitavad sellele, et te ei tohiks kasutada sujuvaid fraase, nagu "ebarahuldav seisund", "tekinud raskused" jne. Parem on nimetada kõike õige nimega: "katki koopiamasin", "juurdepääsu puudumine seadmele". Internet“, „teabe puudumine või mitteõigeaegne kättesaamine seotud osakonnast“. Kõik see võimaldab adekvaatselt ja objektiivselt hinnata hetkeolukorda ettevõttes.

Tulemuste hindamine

Iga saadud tulemust tuleb toetada numbritega. Selline spetsifikatsioon annab arusaamise arengu dünaamikast.

Lisaks on vaja paika panna kriteeriumid tulemuste hindamiseks. Kas see on eelmine (kui tegemist on näiteks kvartaliaruandega) või vastupidi, seatud eesmärkide täitmise protsent, jääb dokumendi autori otsustada.

Üldiselt võivad kaudsed näitajad palju öelda määratud ülesannete lahendamise protsessi kohta. Siin on ka palju teavet edasiseks analüüsiks. Alates tööjõukulude määramisest kuni eesmärkide seadmise õigsuse mõistmiseni.

Probleemist lahenduseni

Enamik aruandeid koostatakse töö edenemise kirjeldamise põhimõttel. Dokument, mis näitab selgelt probleemi ja lahenduse suhet, tundub soodsam. Lugeja saab kohe aru, milliseid meetodeid ja võtteid (vajadusel) teostaja ülesande õigeaegseks ja kvaliteetseks täitmiseks kasutas.

Veelgi üksikasjalikum ahel "konkreetne probleem - selle esinemise põhjused - ülesannete seadmine - lahendus" viitab kohe vajadusele esitada igapäevane aruanne tabeli kujul. Pealegi on graafikute nimed juba teada. Sel viisil esitatud teavet on lihtne lugeda ja analüüsida.

Kvantitatiivsete näitajate esitamine

Juhtudel, kui aruanne koosneb peamiselt digitaalsetest andmetest, võib tabelivormist olla väga raske aru saada. Pidev numbrivoog tüütab lugeja sõna otseses mõttes juba mõne minuti pärast. Teine asi on mitmevärvilised diagrammid ja graafikud. Need on selged, arusaadavad ja kergesti loetavad.

Iga diagrammi tuleb kommenteerida. Lisaks on vaja näidata, kuidas erinevad graafikud on omavahel seotud; Põhjus-tagajärg seoste selgitamine hõlbustab veelgi aruande analüüsi.

Kui töö käigus kulutati materiaalseid ressursse, ei tohiks neid kõiki lihtsalt loetleda. Selle asemel tuleks märkida soetatud kaup. Kuiv fraas: "Osteti kontoritehnika" kõlab hoopis teisiti, kui kirjutate: "Loodi 2 töökohta, mis võimaldas osakonna toodangut suurendada."

Kuidas dokumenti vormistada

Hoolimata asjaolust, et ühtset ettevalmistusvormi pole, saab tehtud töö kohta koostada aruande vastavalt GOST-ile, mis määratleb teadusliku töö peamised kriteeriumid. See määrab nõuded vormingule, fondi tüübile ja suurusele jne.

Mis puudutab dokumendi loetavust, siis siin on mõned näpunäited.

Püüdke hoida ühes lõigus mitte rohkem kui 5 lauset;

Põhinäitajaid saab esile tõsta fondi või värviga;

Tükeldage tekst nii, et tabel või graafik ei võtaks kogu lehekülge; jätke kindlasti ruumi nende kommenteerimiseks;

Kirjutage aruandest selge ja lühike kokkuvõte.

Need näpunäited aitavad teie aruannet hõlpsamini tajuda ja tekitavad lugejas algul lojaalset suhtumist dokumendi autorisse. Kujutage ette, et olete boss. Ja tehke raportist midagi sellist, mis oleks teile kasulik ja huvitav lugeda.