Personaliametniku ametijuhend. Millised on personaliametniku kohustused? Täiendavad funktsionaalsed kohustused

Personaliametniku igapäevased tööülesanded on reguleeritud Vene Föderatsiooni Tööministeeriumi 21. augusti 1998. aasta resolutsiooniga. Selles on täpsustatud spetsialisti vastutusvaldkonnad, alluvuspiirid, peetakse asutuse töötaja jaoks vajalikuks regulatiivset raamistikku. personaliosakond, dokumentatsiooni esitamise ja säilitamise kord. Ühtne kvalifikatsioonikataloog määratleb 17 ametit, mis juhinduvad ametiülesannete täitmisel personalitöötaja ametijuhendist. Töötajate tegevust reguleeriva osakonna struktuur on kajastatud vastavas määruses “Personaliosakonna kohta”.

Personalispetsialist – töökohustused

Personaliosakonna spetsialisti ametijuhend kehtestab töösuhete korra, tööülesannete ulatuse, töötajale pandud ülesanded, talle esitatavad nõuded, nõutava haridustaseme ja alluvuse. Spetsialist on piisava erialase ettevalmistuse, hariduse ja vähemalt 12-kuulise kogemusega isik.

Juhendi väljatöötamise ja sisu eest vastutab personaliosakonna juht, kelle kinnitab ettevõtte juht. See kajastab kõiki personalispetsialisti töökohustusi. Nende koosseis, täitmise eeskirjad ja volitused on üksikasjalikult sätestatud ettevõtte haldusaktides, sise-eeskirjades, föderaal- ja piirkondlikes määrustes. Need koosnevad järgmiste ülesannete täitmisest:

töötajate töölevõtmise ja vallandamise, personali teistesse personaliüksustesse üleviimise dokumenteerimine vastavalt Vene Föderatsiooni töökoodeksi normidele ja juhtimiskorraldustele;
kõikidel tasanditel - direktorist tunnimeheni - töötajate tegevuse ja isikuandmete muutuste fikseerimine vastavalt raamatupidamisdokumentide standarditele koos muudatustega infobaasides;
andmete kogumine sertifitseerimiseks ja täiendõppeks;
stiimulite ja karistuste mehhanismi väljatöötamine;
isikutoimikute koostamine ja pidamine, isikuandmete kogumine ja töötlemine;
tööraamatute registreerimine - kannete tegemine, registreerimine, arvestus ja säilitamine;
töökogemuse kujunemine;
puhkuse jälgimine ja ajakava kontroll;
arhiivi dokumentatsiooni õigeaegne valimine ja registreerimine;

Personalispetsialisti tegevus võimaldab juurdepääsu konfidentsiaalsetele andmetele – isikutoimikutele, ärisaladusele. Kui töötaja tegevusega tekitati organisatsioonile varalist või rahalist kahju, võetakse ta vastutusele vastavalt seadusele.

Personalispetsialist võib oma tööülesandeid teha ületunde. Vastavalt Art. Vene Föderatsiooni tööseadustiku artikli 152 kohaselt kehtestab ületunnitöö määra ettevõte.

Personaliinspektor - töökohustused

Nagu on kirjas ühtses kvalifikatsioonikataloogis, ei loe personaliinspektori ametikohale keskharidusega taotlejaid; Kogu personaliinspektori tööülesannete ulatus on määratletud sisejuhendis. See hõlmab kantseleiülesannete täitmist:

Personaliinspektori tööülesannete hulka kuulub lisaks kontoritööle ka töötajate valik vabadele ametikohtadele vastavalt kutsenõuetele ja suhtlemisoskuse tasemele. Personaliametnik paneb kuulutusi ajakirjandusse ja internetiportaalidesse, esitab avalduse tööhõivekeskusele ja viib läbi intervjuusid. Tema ülesanne ei ole lihtsalt professionaali välja valida, vaid leida inimene, kes sobitub kergesti meeskonda ja ei muutu konfliktiallikaks. Juhtkond võib ette näha inspektori kohustuse korraldada taotlejate vahel konkurss. Valikuüritused ja läbimise kontroll on personaliametniku kohustus.

Personaliosakonna juhataja tööülesanded

Personaliametnikke saab juhtida vaid kõrgharidusdiplomiga töötaja, kes on sarnasel ametikohal töötanud vähemalt 3 aastat. Tema kandidatuuri määrab ainult ettevõtte juht. Juhtimistegevus toimub ettevõtte siseharta alusel, rangelt Venemaa töö- ja tsiviilõiguse raames ning personalitöötaja ametijuhendi kohaselt. OK juht on aruandekohustuslik ainult ettevõtte tippjuhtkonna ees.

Personaliosakonna juhataja tööülesannete hulka kuuluvad:

personalipoliitika regulatsioonide väljatöötamine;
organisatsiooni personali uuendamise vajaduse hindamine;
personalijuhtimine vastavalt volitustele ja pädevusele;
selle tulemuste sertifitseerimise, korraldamise ja analüüsimise metoodiline ja teabetoetus;
töötajate üleviimise, vallandamise või palkamise protsesside silumine;
parandustegevused;
personaliosakonna spetsialistide regulaarne töökohustuste täitmise jälgimine;
kontroll preemiate ja stiimulite korralduste täitmise üle.

Personalijuhi tööülesannete hulka kuulub töödistsipliini kehtestamise ja meeskonna motivatsiooni tõstmise meetmete rakendamine. Juhataja koostab ja kinnitab direktorile mõeldud ametliku teabe. Juhatus vastutab personali nõustamise eest jooksvates personaliküsimustes.

OC juhi professionaalset taset tõendavad teadmised Vene Föderatsiooni töö- ja tsiviilseadusandlusest, töötajate hindamismeetoditest, ettevõtte struktuurist, paberimajanduse nõuetest, tuleohutusest ja töökaitsestandarditest.

Juhendusele personaliametniku - ülemuse, inspektori või spetsialisti - kohustustega kirjutab alla kandideerija tööle kandideerides. Dokument koostatakse iga töötajate kategooria kohta vastavalt standardmallile.

Lugupeetud kolleegid, palun kirjutage, mida peaks personaliametnik organisatsioonis A-st Z-ni tegema, milliseid kohustuslikke dokumente säilitada?

Vastus

Vastus küsimusele:

Nõuded personaliametniku tööülesannetele on sätestatud Venemaa Tööministeeriumi 21. augusti 1998. aasta resolutsiooniga nr 37 kinnitatud juhtide, spetsialistide ja teiste töötajate ametikohtade kvalifikatsioonikataloogis. vt allpool tekstis ).

Personalitöötaja kohustused võivad olenevalt organisatsioonist erineda. Kuskil saab personaliametniku funktsionaalsust juhtkonna äranägemisel laiendada.

Tavaliselt hõlmavad personalitöötaja kohustused:

Ettevõtte ja selle allüksuste personali pidamine ja arvestus vastavalt raamatupidamise esmase dokumentatsiooni ühtsetele vormidele.
Töötajate vastuvõtmise, üleviimise ja vallandamise registreerimine vastavalt tööseadusandlusele, ettevõtte juhi määrustele ja korraldustele, samuti muule kehtestatud personalidokumentatsioonile.
Töötajate isikutoimikute moodustamine ja pidamine, neis töötegevusega seotud muudatuste tegemine.
Vajalike materjalide ettevalmistamine kvalifitseerimiseks, atesteerimiseks, konkursikomisjonideks ning töötajate ergutus- ja autasustamiseks nimetamiseks.
Tööraamatute täitmine, salvestamine ja säilitamine, tööstaaži arvestamine, töötajate praeguse ja varasema töötegevuse tõendite väljastamine.
Teeb tööraamatutesse sissekandeid töötajate stiimulite ja autasude kohta.
Sisestades teabe töötajate kvantitatiivse, kvalitatiivse koosseisu ja nende liikumise kohta ettevõtte personali andmepanka, jälgib selle õigeaegset uuendamist ja täiendamist.
Arvestuse pidamine töötajatele puhkuste andmise üle, jälgib regulaarsete puhkusegraafikute koostamist ja täitmist.
Pensionikindlustuskaardi registreerimine, muud ettevõtte töötajatele ja nende peredele pensioni määramiseks, hüvitiste ja hüvitiste määramiseks vajalikud dokumendid.
Personali voolavuse põhjuste uurimine, osalemine selle vähendamise meetmete väljatöötamisel.
Dokumentide ettevalmistamine pärast kehtestatud jooksva hoiutähtaja möödumist arhiivi hoiule andmiseks.
Korjamistööd läbi viia organisatsioonid nõutavate kutsealade töötajad,
erialad ja kvalifikatsioonid.
Osaleda personali värbamisel, valikul ja paigutamisel.
Viia läbi töö- ja kutsekvalifikatsiooni uuring ja analüüs
personalistruktuurid organisatsioonid ja selle osakonnad, kehtestatud dokumentatsiooni kohta
värbamise, üleviimise, töölevõtmise ja vallandamisega seotud personaliarvestus
töötajaid, töötajate sertifitseerimise tulemusi ja nende äriliste omaduste hindamist
praeguste ja tulevaste personalivajaduste väljaselgitamine, ettepanekute koostamine
vabade ametikohtade täitmine ja edutamiseks reservi loomine.
Osalege tööturu-uuringutes, et selgitada välja rahulolu allikad
personalivajadus, otsesidemete loomine ja hoidmine õppeasutustega,
kontaktid organisatsioonid sarnane profiil.
Teavitage töötajaid organisatsioonid vabade töökohtade kohta.
Osaleda pikaajaliste ja jooksvate tööjõuplaanide väljatöötamises.
Jälgida noorte spetsialistide paigutamist ja paigutamist ning
noored töötajad vastavalt õppeasutuses omandatud kutsele ja
eriala, praktika läbiviimine, kohanemistöös osalemine
äsja palgatud töötajad tootmistegevuseks.
Osaleda personali arendamise ettepanekute koostamises, äritegevuse planeerimises
karjääri, personali koolituse ja arendamise ning tulemuslikkuse hindamise alal
koolitust.
Osaleda töökorralduses, metoodilises ja informeerimises
kvalifitseerimise, atesteerimise, konkursikomisjonide andmine, nende registreerimine
otsuseid.
Analüüsige töödistsipliini ja töötajate tulemuslikkust
organisatsioonid Töökorraldus, personali liikumine, osaleda arenduses
meetmed käibe vähendamiseks ja töödistsipliini parandamiseks.
Jälgige vastuvõtmise, üleviimise ja vallandamise õigeaegset menetlemist
töötajad, kes väljastavad tõendeid oma praeguse ja varasema töötegevuse kohta,
tööraamatute säilitamise ja täitmise reeglite järgimine, dokumentide vormistamine
hüvitiste ja hüvitiste kehtestamine, töötajate pensionide arvelevõtmine ja muu kehtestatud
personalidokumentatsiooni, samuti vastava teabe sisestamist andmepanka
töötajad organisatsioonid.
Koostage ettenähtud aruanded.

Seoses teise küsimusega:

Puudub ühest loetelu dokumentidest, mis peaksid personaliosakonnas olema: igal organisatsioonil on oma. Tööseadustik nimetab aga dokumente, mille olemasolu personaliosakonnas on kohustuslik (näiteks tööleping, puhkuste ajakava, kohalikud eeskirjad).

Seetõttu on personaliosakonna kohustuslike dokumentide hulgas:

1. Tööleping. Põhineb Art. Vene Föderatsiooni tööseadustiku artikli 56 kohaselt on tööleping tööandja ja töötaja vaheline kokkulepe, mille kohaselt tööandja kohustub andma töötajale tööd kindlaksmääratud tööülesande täitmiseks, maksma õigeaegselt ja täies ulatuses töötasu, töötaja kohustub isiklikult täitma käesoleva lepinguga määratud tööülesandeid ja järgima sisemise töörutiini reegleid.

2. Töödokumendid. Art. Vene Föderatsiooni töökoodeksi artikli 66 kohaselt on need töötaja tööalase tegevuse ja tööstaaži peamine dokument. Kõik tööandjad (välja arvatud tööandjad - eraisikud, kes ei ole üksikettevõtjad) on kohustatud pidama tööraamatuid iga töötaja kohta, kes on nende juures töötanud üle viie päeva, kui see töö on töötaja jaoks põhitöö. Tuletame meelde, et tööraamatute pidamise ja säilitamise kord on kinnitatud Vene Föderatsiooni valitsuse 16. aprilli 2003. a määrusega nr 225 “Tööraamatute kohta”. Samal ajal määrab kannete tegemise õigsuse raamatutesse Venemaa Tööministeeriumi 10. oktoobri 2003. aasta resolutsiooniga nr 69 kinnitatud tööraamatute täitmise juhend.

3. Kviitungi- ja kuluraamat töövihiku blankettide ja selles sisalduvate lisade arvestuse kohta, samuti töölisliikumise arvestusraamat raamatud ja lisad neis. Need raamatud peavad olema nummerdatud, nööritud, kinnitatud organisatsiooni juhi allkirjaga ning pitseeritud vahapitsatiga või pitseeritud (tööraamatute pidamise ja säilitamise eeskirja punkt 41).

4. Personali ja puhkuste ajakava. Puhkuse ajakava koostamise kohustus on väljaspool kahtlust, see on otseselt sätestatud art. 123 Vene Föderatsiooni töökoodeks. Kuid tööseadustik ei näe ette personalitabeli kohustuslikku pidamist, kuigi selle vorm nr T-3 kiideti heaks Venemaa riikliku statistikakomitee 5. jaanuari 2004. aasta resolutsiooniga nr 1.

01.01.2013 jõustus uus föderaalseadus 06.12.2011 nr 402-FZ "Raamatupidamise kohta" ja igal organisatsioonil on õigus välja töötada oma esmaste raamatupidamisdokumentide vormid. Kohustuslikud ühtsed vormid jäävad ainult eelarveliste organisatsioonide jaoks.

Reguleerivad asutused ja kohtud nõuavad seda dokumenti aga peaaegu alati töövaidlusi arutades. Personalitabeli olemasolu ja muudatused selles annavad meile õigustuse töötajate koondamiseks, et vähendada töötajate arvu või personali. Personalitabel võimaldab tööandjal eelarvestada oma kulud töötajatele palga maksmiseks.

5. Ajaleht. Igas organisatsioonis tuleb pidada tööajaarvestust Art. Vene Föderatsiooni tööseadustiku artikkel 91, mis kohustab tööandjat täpselt registreerima iga töötaja töötatud tööaja.

6. Personali isiklikud kaardid ja tellimused. Nende dokumentide vormid on kehtestatud Venemaa riikliku statistikakomitee määrusega 5. jaanuarist 2004 nr 1. Isiklik kaart (vorm T-2) on vajalik tööraamatute pidamise ja säilitamise eeskirjade nõuete tõttu, kuna tööandja dubleerib selles tööraamatu kandeid ja on kohustatud töötajat iga sellise kandega kurssi viima (punkt 12). Lisaks sisaldab see dokument töötaja isikuandmeid, mistõttu tuleks neid hoida seifis, et volitamata isikud sellele ei pääseks.

Tellimused (värbamisel (vormid T-1, T-1a), võõrandamisel (vormid T-5, T-5a), edutamisel (vormid T-11, T-11a) jne) on samuti kohustuslikud, sest nende alusel antakse töötajale puhkust, saadetakse ta lähetusse, raamatupidamine arvutab ja teeb väljamakseid jne.

7. Põhitegevuse korraldused. Esiteks tuleb selliseid korraldusi hoida eraldi personali korraldustest ja teiseks peavad neil olema juhi allkiri ja mõnel juhul ka kinnitusviisad.

8. Töötajate ametijuhendid. Töökoodeks ei maini ametijuhendeid, kuigi need on lahutamatuks vahendiks töösuhete reguleerimisel. Rostrud märkis 08.09.2007 kirjas nr 3042-6-0, et tegemist ei ole pelgalt formaalse dokumendiga, vaid dokumendiga, mis määratleb töötaja ülesanded, kvalifikatsiooninõuded, ülesanded, õigused, kohustused ja kohustused. Veelgi enam, see osakond soovitas need välja töötada iga personalitabelis leiduva ametikoha (sh vabade) jaoks, märkides, et ametijuhend võib olla kas töölepingu lisa või eraldi dokument.

9. Auditipäevik. Käesoleva ajakirja pidamise kohustus on sätestatud Art. 26. detsembri 2008. aasta föderaalseaduse nr 294-FZ artikkel 16 "Juriidiliste isikute ja üksikettevõtjate õiguste kaitse kohta riikliku kontrolli (järelevalve) ja munitsipaalkontrolli teostamisel." Sellises logis registreerivad reguleerivad asutused tehtud kontrolli. Ajakirja tüüpvorm on kinnitatud Venemaa Majandusarengu Ministeeriumi 30. aprilli 2009 korraldusega nr 141. Pidage meeles, et ajakiri peab olema õmmeldud, nummerdatud ja kinnitatud juriidilise isiku või üksikettevõtja pitseriga.

10. Sõidupäevik lähetavast organisatsioonist lähetusse lahkuvatele töötajatele (taotlus nr 2). Sõidupäevik töötajatele, kes saabuvad organisatsiooni, kuhu nad on lähetatud(Lisa nr 3). Nende logide pidamise kohustus on kehtestatud Venemaa Tervise- ja Sotsiaalarengu Ministeeriumi 11. septembri korraldusega kinnitatud lähetavast organisatsioonist lähetusse lahkuvate ja organisatsiooni, kuhu nad on saabunud, töötajate registreerimise korraga. 2009 nr 739n.

11. Kohalikud eeskirjad. Tegemist on üsna mahuka dokumendiplokiga, sest just nende aktidega reguleerib tööandja oma tegevust ja teatud ettevõttesiseseid protsesse. Kohalikud eeskirjad võivad aga organisatsioonis eksisteerida või mitte. Siiski on seadusi, mida tööandja on kohustatud igas organisatsioonis välja töötama ja rakendama:

- Sisemised tööeeskirjad- esimene ja kõige olulisem kohalik normatiivakt, mis reguleerib töötajate töölevõtmise ja vallandamise korda, töölepingu poolte põhiõigusi, kohustusi ja vastutust, tööaega, puhkeaega, töötajatele kohaldatavaid ergutusi ja karistusi, samuti muid konkreetse tööandjaga töösuhteid reguleerivad küsimused (Vene Föderatsiooni tööseadustiku artikkel 189). Seda nõutakse peaaegu igat tüüpi töövaidlustes.

- Töötasu käsitlevad määrused(lisaks on võimalik koostada eraldi säte lisatasude kohta, kui töötasu või töösisekorraeeskirjas puudub lisatasude, toetuste ja lisatasude osa). See on vajalik Art. Vene Föderatsiooni tööseadustiku artikkel 135, mille kohaselt töötasusüsteemid, sealhulgas tariifimäärad, palgad (ametlikud palgad), lisatasud ja kompenseeriva iseloomuga toetused, sealhulgas töö eest tavapärastes tingimustes, lisatasude ja stiimulite süsteemid. toetused ja preemiasüsteemid kehtestatakse kollektiivlepingute, lepingute ja kohalike määrustega.

- Isikuandmete säilitamise ja kaitse määrused. Art. Vene Föderatsiooni töökoodeksi artikli 87 kohaselt peab tööandjal olema kohalik seadus, millega kehtestatakse töötajate isikuandmete säilitamise ja kasutamise kord.

Seega oleme eespool loetletud kõik dokumendid, mis peaksid olema mis tahes personaliosakonnas. Kuid on ka selliseid, mis töötatakse välja ja kinnitatakse ainult konkreetses organisatsioonis, olenevalt tegevuse spetsiifikast. Seega võidakse lisaks kohalikele määrustele välja töötada sätteid ärisaladuste, ametliku uurimise, sertifitseerimise, katseaja jms kohta. Lisaks sellele, olenevalt töötingimustest, vahetuste ajakava, ebaregulaarse tööajaga töötajate ametikohtade loetelu ja lepingud võivad hõlmata kollektiivset või individuaalset rahalist vastutust jne.

1. dokumentide registreerimispäevikute vormid;

Organisatsioonid peavad oma tegevuse käigus erinevaid raamatupidamis- ja registreerimispäevikuid, sealhulgas otse personaliteenistuses.

Logide pidamine aitab vajadusel hõlbustada vajaliku info otsimist või teha valiku mis tahes analüüsi jaoks.

Lisateavet ajakirjade, nende eesmärgi, kohustusliku hoolduse ja säilitusperioodide kohta leiate allolevast tabelist.

Ajakirjade kujunduse näidiseid saab vaadata linkide kaudu:

Nõutav

Üksikasjad personalisüsteemi materjalides:

1. Vastus:Kuidas koostada personaliteenistuses juhtumite loendit

Juhtumite nomenklatuuri eesmärk

Tavaliselt koostatakse juhtumite loetelu ühe dokumendina kogu organisatsiooni kohta. Lisaks sisaldab see üksikute osakondade nomenklatuure. Näiteks kontor, sekretariaat, finantsosakond, haldusosakond, personaliosakond.

Juhtumiloendite tüübid

Juhtude nomenklatuuri on kolme tüüpi: standardne, ligikaudne ja individuaalne.

Juhtumite standardnomenklatuur sisaldab kohustuslikku loetelu juhtumitest, mis on algatatud sarnastes organisatsioonides. Reeglina töötatakse standardnomenklatuur välja asutustes, millel on lai alluvate organisatsioonide võrgustik.

Juhtumite ligikaudne nomenklatuur on oma eesmärgi poolest sarnane standardnomenklatuuriga. Seda töötatakse välja ka sama tüüpi organisatsioonide jaoks, kuid see on oma olemuselt ainult nõuandev. See tähendab, et alluvatele ettevõtetele antakse õigus ise otsustada, kas aktsepteerida dokumenti näidisena või töötada välja oma töövoo skeem.

Iga organisatsioon töötab välja juhtumite individuaalse nomenklatuuri. Sellisel juhul kantakse juhtumipealkirjad ja dokumentide säilitusajad sellele täielikult üle standardsest või ligikaudsest nomenklatuurist. Kui organisatsioonil puudub juhtumite standardne või ligikaudne nomenklatuur, töötab ta välja individuaalse nomenklatuuri iseseisvalt.

Seda tüüpi juhtumite nomenklatuur näeb ette Riigiduuma kinnitatud riigieelarveline õppeasutus.

Juhtumite loetelu kinnitamise tähtajad

Juhtumite nomenklatuur tuleb organisatsioonis välja töötada ja kinnitada iga kalendriaasta lõpus ning jõustuda järgmise aasta jaanuarist. Nomenklatuuri väljatöötamise eest vastutab reeglina organisatsiooni dokumendihaldusteenistus (büroo, sekretariaat). Seda struktuuriüksust juhtiva ametniku põhiülesanne on koguda organisatsiooni kõikidest osakondadest tulevase ühtse nomenklatuuri osad, teha need kokku, teha vajalikud muudatused ja anda dokumendile kehtestatud vorm. Seejärel tuleb dokument kokku leppida ettevõtte ekspertkomisjoniga ja arhiiviteenistusega (dokumendi väärtuse määramiseks luuakse organisatsioonis ekspertkomisjon, mis koosneb reeglina täiskohaga töötajatest). Pärast kohtuasjade nomenklatuuri eelnõu spetsialistide heakskiidu saamist peab büroohalduse talituse juhataja sellele oma allkirja andma. Lõplikus versioonis peab dokumendi kinnitama organisatsiooni juht, pannes sellele kinnitustempli.

Personaliteenuste nomenklatuur

Juhtumite nimekirja täitmine

Täitke veerud järgmises järjestuses - nr 1, nr 2, nr 4, nr 5. Andmed veerus nr 3 sisestada viimasena, nimelt kalendriaasta lõpus, mil on täpne hoiukohtade arv ühikud (köited, kaustad, raamatud, ajakirjad) saab teatavaks ).

Juhtumite loetelu veerg nr 1

Nomenklatuuri veergu nr 1 sisestage iga juhtumi indeksid. Indeks koosneb kahest osast: struktuuriüksuse number (kood) vastavalt organisatsiooni personalitabelile ja personaliteenistuses moodustatud juhtumi seerianumber. Juhtumiindeksid on tähistatud araabia numbritega. Näiteks 05-07, kus 05 on personaliteenistuse kood personalitabeli järgi, 07 on juhtumi (kausta) järjekorranumber vastavalt juhtumite nomenklatuurile. Eraldage indeksinumbrite rühmad sidekriipsuga. Seejärel viige juhtumite registrid nomenklatuurist kaustade (köitjate) seljaosadesse ja kohtuasjade arhiivi esitamisel ümbrise kaanele. Juhtumid, mis sisaldavad ühe aasta jooksul lahendamata probleeme, tuleks kanda järgmise aasta nimekirja sama indeksiga. Sellisteks juhtumiteks on näiteks isiklikud kaardid, tööraamatud ja raamatupidamispäevikud.

Juhtumite loetelu veerg nr 2

Nomenklatuuri veergu nr 2 märkige kõigi töötavate dokumentide (sissetulevad, väljaminevad, sisemised) toimikute (kaustade) pealkirjad, samuti teatme- ja registreerimismaterjalid (kaarditoimikud, ajakirjad (raamatud) raamatupidamiseks ja väljastamiseks). dokumendid). Ärge lisage nomenklatuuri trükiväljaannete pealkirju (bülletäänid, tariifid ja muud teatmematerjalid).

Järjesta juhtumite pealkirjad kindlas järjekorras. See järjestus sõltub juhtumiga kaasas olevate dokumentide tähtsusest. Esiteks loetlege organisatsioonilist dokumentatsiooni sisaldavate juhtumite pealkirjad - Personaliosakonna eeskirjad ja töötajate ametijuhendid. Järgmisena sisestage haldusdokumentatsiooni sisaldavate juhtumite pealkirjad - töötajate palkamise, üleviimise ja vallandamise korraldused, karistused, soodustused, töölähetused. Seejärel märkige ära juhtumite pealkirjad koos raamatupidamis- ja viitedokumentatsiooniga - personaligraafikud, isiklikud kaardid, puhkusegraafikud, töölähetusse saadetud töötajate sõidupäevikud jne. Täiendage loetelu ametliku sisekirjavahetusega (aruanded, seletuskirjad, esindused).

Toimetaja näpunäide : pärast seda, kui loetlete nomenklatuuris kõigi olemasolevate juhtumite pealkirjad, pange veergu nr 1 varunumbriteks veel paar indeksit ja veerus nr 2 jätke vaba ruumi. See on vajalik, et võtta arvesse uusi, varem ettenägematuid juhtumeid, mis võivad personaliteenistuses aasta jooksul tekkida.

Juhtumite nomenklatuuri veerg nr 4

Nomenklatuuri veerus nr 4 märkida iga toimiku säilitusaeg ja vastavate artiklite kinnitatud numbrid. Selle veeru täitmisel tuleb meeles pidada, et nomenklatuur peab sisaldama kõigi aasta jooksul avatud juhtumite pealkirju. Samal ajal sisestage töötajate isiklikud toimikud, olenemata nende arvust, nomenklatuuri ühe või kahe failina, näiteks "Juhatuse töötajate isikutoimikud" ja "Töötajate isikutoimikud". Selle jaotuse aluseks on erinevad säilitusajad: juhtide isikutoimikud säilitatakse püsivalt ja töötajate isikutoimikud on piiratud tähtajaga - 75 aastat (kinnitatud nimekiri). Ühe asjana lisage nomenklatuuri nii töötajate isiklikud kaardid kui ka tööraamatud. Iseseisvaks asjaks saab nomenklatuuris iga personaliteenistuses peetav päevik või raamatupidamisraamat.

Juhtumite loetelu veerg nr 5

Nomenklatuuri veergu nr 5 tehke märkmed kohtuasjade asutamise, asjade üleandmise, hävitamisele määramise, kohtuasjade vormistamise eest vastutavate isikute, kohtuasjade teisele organisatsioonile üleandmise kohta, Näiteks võib märge välja näha selline: "Asi avati 13.01.2006", "Originaaldokumente hoitakse üldosakonnas" jne. Selliseid märke saab panna kogu tunnistuse kehtivusaja jooksul. üksus.

Juhtumite arvu kokkuvõte

Organisatsiooni dokumendihaldusteenistus (teine toimikute nomenklatuuri koostamise eest vastutav talitus) peab kalendriaasta lõpus koostama alalise ja ajutise säilitamise avatud toimikute (köidete, osade) arvu lõpliku arvestuse (GSDOU, kinnitatud). ).

Nina Kovyazina,
Venemaa tervishoiuministeeriumi haridus- ja personaliosakonna asedirektor

2. Vastus:Milliseid raamatupidamis- ja registreerimispäevikuid on vaja personaliteenistuses pidada

Ajakirjade tüübid

Organisatsioonid peavad oma tegevuse käigus erinevaid raamatupidamis- ja registreerimispäevikuid, sealhulgas otse personaliteenistuses. Üldiselt on kõik logiraamatud mõeldud arvestuse pidamiseks ja mis tahes järgmise struktureerimiseks:

Logide pidamine aitab vajadusel hõlbustada vajaliku info otsimist või teha valiku mis tahes analüüsi jaoks. Näiteks saab kiiresti kindlaks teha, millal viimati Rostrudist inspektor käis.

Kõik personaliteenistuses kasutatavad raamatupidamis- ja registreerimislogid saab jagada:

hoolduseks kohustuslik;
soovitada.

Ettevõtte personaliosakonna põhiülesanne on personaliga töötamine. Kui te sellesse ei süvene, võib tunduda, et personaliametniku ülesanded taanduvad dokumentide säilitamisele. Aga kas see on tõesti nii? Selles artiklis analüüsime personalitöötaja töö põhiküsimusi: tööülesanded, funktsionaalsus, õigused ja vastutus.

Artiklist saate teada:

Personaliametniku tööülesanded

Sõna "personaliametnik" on ettevõtte leksikonis kindlalt juurdunud - peaaegu igas ettevõttes on töötaja, keda nii kutsutakse. Pealegi võib personaliametniku funktsionaalsus erinevates ettevõtetes olla erinev. Kohati kuulub tema tööülesannete hulka vaid dokumentatsiooni koostamine, teisal on ta generalist, kes tegeleb personali otsimise, valiku, koolitamise ja integreerimisega.

Seda seetõttu, et “personaliohvitser” on üldistatud igapäevane nimetus tervele erialade perekonnale. Ühtses kvalifikatsioonikataloogis (kinnitatud 21. augusti 1998. a otsusega nr 37) on personalivaldkonnaks liigitatud 17 ametit. Neid ühendavad sarnased kvalifikatsiooninõuded, kuid detailselt sõltuvad personalitöötaja kohustused konkreetse ettevõtte spetsiifikast, töötajate arvust, personalijuhtimise poliitikast ja paljudest muudest teguritest.

Lisaks kehtib alates 2015. aastast kutsestandard “Personalijuhtimise spetsialist” (kehtestatud 06.10.2015 korraldusega nr 691n), mis kirjeldab muuhulgas ka funktsionaalseid kohustusi.

Loetletud dokumendid on aluseks personaliosakonna ametijuhendite ja konkreetsetel ametikohtadel töötajatele esitatavate nõuete koostamisel.

Koolitusprogrammid töötavad välja töösuhete valdkonna tunnustatud eksperdid. Olles omandanud täiendava erialase hariduse, saate valmistuda uuteks Riigi Maksuinspektsiooni, Roskomnadazori ja prokuratuuri kontrollide vorminguteks, koostada dokumente vastavalt Rostrudi uutele nõuetele, töötajaid ilma nõuete ja õigusvaidlusteta vallandada ning palju rohkem.

Kokkuvõtteks võib personaliametniku tegevuse rühmitada mitmesse suurde kategooriasse:

Dokumendivoo korraldamine ja hooldus:

Töötamise, üleviimiste ja vallandamiste registreerimine (tellimuste koostamine, tööraamatute ja isikukaartide hooldus ja säilitamine).
Töötundide kajastamine tööaja tabelites, puhkuste, lähetuste, haiguslehtede võimaldamine.
Puhkuse ajakavast kinnipidamise väljatöötamine ja jälgimine.
Kohustuslike aruannete koostamine ja esitamine reguleerivatele asutustele.

Personali moodustamine:

Personali olukorra analüüs ettevõttes, personalivajaduse väljaselgitamine.
Osalemine personali- ja personalipoliitika väljatöötamises.
Töötajate otsimine ja küsitlemine, personalireservi moodustamine.

Töö personaliga:

Tõhususe hindamine, personaliarendustegevuste väljatöötamine ja elluviimine.
Sertifikaatide läbiviimine.
Meeskonna moodustamise ja muude firmaürituste korraldamine.

Millised ametikohad on personaliosakonnas?

Iga kirjeldatud kategooria hõlmab palju tööd, mis nõuab eriteadmisi ja -oskusi. Ühel inimesel on raske kõigega korraga toime tulla. Personaliosakond (HR) ühendab reeglina mitmeid spetsialiste:

Pealik OK. Ta koordineerib talituse tööd, juhib osakonna spetsialiste ja kontrollib nende tegevust. Aruanded ettevõtte juhile.
HR inspektor. See spetsialist vastutab tavaliselt kontoritöö ja muu paberimajanduse eest.
personalijuht. Selle personaliametniku tööülesannete hulka kuulub töö personaliga: otsing, valik, motivatsiooni tõstmise meetmed.

Kuidas turvaliselt lahendada seitse personaliohvitseride igavest probleemi. Valentina Andreeva vastused

Kuidas aru saada, kui palju personalispetsialiste ettevõte vajab? Seadus ei piira tööandjaid kuidagi – personaliga töötamiseks võib kokku panna suure teenuse või piirduda ühe üldspetsialistiga täis- või osalise tööajaga töötamiseks. Või võite kasutada ka Tööministeeriumi soovitust (14. novembri 1991. a resolutsioon nr 78), mis sätestab töötajatega ettevõtetele järgmised standardid:

Kuni 500 inimest – 1 osalise tööajaga töötaja.
500-2000 inimest – 1 töötaja.
2000-4000 inimest – 2 töötajat (edaspidi +1 spetsialist 3000 inimese kohta).

Mõned juhid usuvad, et personaliohvitseri peamised kohustused ettevõttes hõlmavad töötajate sõjaväelist registreerimist. Aga see pole tõsi. Valitsuse 27. novembri 2006. a määrus nr 719 näeb ette eraldi spetsialistide koostamise selleks tööks, kui sõjaväeteenistuses arvel olevate töötajate arv ületab 500 inimest. See võib olla osalise tööajaga töö, kuid funktsioonid peaksid olema diferentseeritud.

Personalijuhi ametijuhend

Personalispetsialistil pole juriidiliselt kinnitatud DI-d - iga tööandja otsustab, mida personalispetsialist oma ettevõttes teeb, lähtudes oma majandustegevuse eesmärkidest ja eesmärkidest. Eelduseks on kutsestandardi ja kvalifikatsioonikäsiraamatus sätestatu täitmine.

Pakume Sulle personaliosakonna tüüptöökirjelduse näidist, mille saad aluseks võtta ja oma ettevõttele kohandada.

Nõuded personaliametnikule töölevõtmisel

OK töötaja kutsealased miinimumnõuded on määratud Kvalifikatsioonikäsiraamatu ja Kutsestandardiga. Kriteeriumide kogum oleneb ametikohast, millele taotleja kandideerib, ja sellega kaasnevatest kohustustest.

Tavatöötajatele esitatavad nõuded on leebemad. Seega vajab personaliinspektori ametikohale kandideerija minimaalselt kesk- või keskeriharidust, erialast erialast koolitust (kursused) ja 3-aastast kogemust personaliga töötamise valdkonnas.

Personalitöötajate õigused ja kohustused

Personaliametniku ametikohustused organisatsioonis määravad suuresti tema õigused. Tavaliselt on need täpsustatud ametijuhendis. Tavaliselt on see:

Õigus teha ettepanekuid personalitöö ümberkorraldamiseks ettevõtte juhile.
Juurdepääsuõigus ametiülesannete täitmiseks vajalikele isikuandmetele.
Õigus esindada organisatsiooni huve reguleerivate asutuste ees.

Personalitöötaja vastutusala on reeglina piiratud DI ja sisemiste eeskirjadega. Seega võib personalispetsialist vastutada:

Tööandjale materiaalse kahju tekitamine (osaline vastutus).
Isikuandmete konfidentsiaalsuse rikkumine.
Vead nõutavates aruannetes või nende õigeaegse esitamata jätmine.
Töödistsipliini ja VTR reeglite rikkumine.

Tööülesannete täitmata jätmine personaliosakonnas.

_____________

(organisatsiooni nimi)

MA KINNITASIN

________________________________

(juriidilise isiku organ (asutajad)

________________________________

(kinnitama volitatud isik

TÖÖ KIRJELDUSHR inspektor 00.00.0000 № 00

________________________________

töökirjeldus)

____________________________________

(allkiri) (perekonnanimi, initsiaalid)

I. Üldsätted

1. HR inspektor kuulub spetsialistide kategooriasse.

2. Isik, kellel on keskeriharidus ilma töökogemuse või algkutsehariduseta, kehtestatud programmi kohane erikoolitus ja vähemalt 3-aastane töökogemus, sealhulgas vähemalt 1 aasta antud ettevõttes, on isik. vastu võetud personaliinspektori ametikohale .

3. Personaliinspektor võtab tööle ja vabastab ametist direktor organisatsioonid.

4. Personaliinspektor peab teadma:

- seadusandlikud ja normatiivaktid, metoodilised materjalid raamatupidamise ja personali liikumise dokumentatsiooni pidamise kohta;

- tööseadusandlus;

- ettevõtte struktuur ja personal;

- ettevõtte töötajate tööraamatute ja isikutoimikute registreerimise, pidamise ja säilitamise kord;

- töötajate ametite ja ametikohtade nimetuste, üldise ja pideva töökogemuse, hüvitiste, hüvitiste ja töötajate pensionide registreerimise kord;

- personali liikumise fikseerimise ja kehtestatud aruandluse vormistamise kord;

- ettevõtte personali kohta andmepanga pidamise kord;

- kontoritöö põhitõed;

- arvutitehnoloogia, side ja sidevahendid;

- sisemised tööeeskirjad;

- töökaitse, ohutuse, tööstusliku kanalisatsiooni ja tulekaitse eeskirjad ja eeskirjad.

5. Personaliinspektor juhindub oma tegevuses:

- Vene Föderatsiooni õigusaktid,

- organisatsiooni põhikiri,

- korraldusi ja juhiseidtöötajad, kellele ta käesoleva juhise kohaselt allub,

- see ametijuhend,

- organisatsiooni sisemised tööeeskirjad,

- __________________________________________________.

6. HR inspektor Annab aru otse personaliosakonna juhatajale.

7. Personaliinspektori äraoleku ajal (lähetus, puhkus, haigus jne) tema ülesandeid täidab organisatsiooni direktori poolt ettenähtud korras määratud isik, kes omandab vastavad õigused, kohustused ja vastutab talle pandud ülesannete täitmise eest.

8. __________________________________________________________.

II. Töökohustused.

Personaliinspektor:

Peab arvestust ettevõtte ja selle allüksuste personali üle vastavalt raamatupidamise esmase dokumentatsiooni ühtsetele vormidele.
Koostab töötajate töölevõtmise, üleviimise ja vallandamise vastavalt tööseadusandlusele, ettevõtte juhi määrustele ja korraldustele, samuti muule kehtestatud personalidokumentatsioonile.
Moodustab ja säilitab töötajate isikutoimikuid, teeb neis töötegevusega seotud muudatusi.
Valmistab ette vajalikud materjalid kvalifitseerimiseks, atesteerimiseks, konkursikomisjonideks ning töötajate esitlemiseks ergutusteks ja autasudeks.
Täidab, registreerib ja säilitab tööraamatuid, arvestab tööstaaži, väljastab tõendeid töötajate senise ja varasema töötegevuse kohta.
Teeb tööraamatutesse sissekandeid töötajate stiimulite ja autasude kohta.
Sisestab infot töötajate kvantitatiivse, kvalitatiivse koosseisu ja liikumise kohta ettevõtte personali andmepanka, jälgib selle õigeaegset uuendamist ja täiendamist.
Peab arvestust töötajatele puhkuste võimaldamise üle, jälgib regulaarsete puhkusegraafikute koostamist ja täitmist.
Valmistab ette pensionikindlustuskaardid ja muud dokumendid, mis on vajalikud ettevõtte töötajatele ja nende peredele pensioni määramiseks, hüvitiste ja hüvitiste määramiseks.
Uurib kaadri voolavuse põhjuseid ja osaleb selle vähendamise meetmete väljatöötamisel.
Koostab dokumendid kehtestatud jooksva säilitusaja lõppemisel arhiivi hoiule andmiseks.
Jälgib töödistsipliini seisukorda organisatsiooni allüksustes ja töötajate vastavust sisemiste tööeeskirjadega.
Koostab ettenähtud aruanded.

14. Järgib organisatsiooni sisemisi tööeeskirju ja muid kohalikke eeskirju.

15. Täidab töökaitse, ohutuse, tööstusliku kanalisatsiooni ja tulekaitse sise-eeskirju ja eeskirju.

16. Tagab puhtuse ja korra oma töökohas,

17. Täitma töölepingu raames nende töötajate korraldusi, kellele ta käesoleva juhendi kohaselt allub.

__________________________________________________________________________.

III. Õigused.

Personaliinspektoril on õigus:

Esitage organisatsiooni direktorile kaalumiseks ettepanekud:

- parandada käesolevas juhendis sätestatud kohustustega seotud tööd,

- temale alluvate silmapaistvate töötajate julgustamisel,

- tootmis- ja töödistsipliini rikkunud temale alluvate töötajate materiaalse ja distsiplinaarvastutusele võtmise kohta.

Nõuda organisatsiooni struktuuriüksustelt ja töötajatelt talle tööülesannete täitmiseks vajalikku teavet.

Tutvuge organisatsiooni juhtkonna selle tegevusega seotud otsuste eelnõudega.Nõuda organisatsiooni juhtkonnalt abi osutamist, sealhulgas organisatsiooniliste ja tehniliste tingimuste tagamist ning ametiülesannete täitmiseks vajalike kehtestatud dokumentide täitmist.

Muud kehtivate tööseadustega kehtestatud õigused.

1. IV

. Vastutus.

Personaliinspektor vastutab järgmistel juhtudel:

_____________________________________________________________.

Ametijuhend töötati välja aastal

vastavalt ______________________________

(dokumendi nimi, number ja kuupäev)

_________________________________________

(ametinimetus)

____________________________________ (allkiri) (perekonnanimi, initsiaalid) 00.00.0000.

KOKKULEHTUD: