Küsimused intervjuuks sekretäriga vastuvõtus. Sekretäri intervjuu. Kuidas edukalt intervjueerida sekretäri ametikohale

Kuidas intervjuul käituda? Parim variant on intervjuul käituma vabalt. See võib olla keeruline, eriti kui olete uus professionaal, kes intervjueerib ettevõtte personalidirektorit või presidenti. Sageli on sekretärikandidaat vestluse ajal meelevaldselt või mitte. Proovige ette kujutada, et see pole eksam, vaid dialoogi. Teie intervjueerija on teie partner, kellega te lihtsalt räägite. Lõppude lõpuks pole intervjuu Gestapo ülekuulamine, see on lihtsalt vestlus. Liiga tugevalt pigistades läheb mulje ainult hullemaks. Aga kui sa ikka ei suuda olla rahulik ja värised intervjuu ajal nagu leht, võid lihtsalt öelda: "Vabandust, ma olen natuke mures." Seejärel püüab pädev intervjueerija olukorra leevendamiseks midagi öelda. Või vähemalt mõistab ta sind.

Ütle, et hetkel on sul hea teoreetiline arusaam programmiga töötamisest, kuid sind on väga lihtne õppida ja õpid programmi hea meelega vajalikul tasemel lühikese ajaga selgeks. Kui see on ainus asi, mida teil on vaja sellele ametikohale asumiseks, võib-olla võtab tööandja teid ikkagi tööle (tingimusel, et õpite programmi siiski õppima).

Kuidas ma intervjueerin sekretäre

Vastuvõtusekretärid “põlvnesid” suurema tõenäosusega kontoriametnikest (“kes oskavad kirjutada ja lugeda, kuid ei oma viisakust ja diplomaatiat”). Kõrgematele ametikohtadele ülendati vaid need, kes mõistsid naeratuse ja töökuse tähendust. Nüüd, nagu varem, ainult sekretär, kes kombineerib

Tihti kutsun ma ise sekretäre ja praeguses etapis reeglina "tõelisteks daamideks", keda defineerivad sõnad "ikhniy", "tutova", "tama", "kõned", "leping", "kataloog", "Mis see on?!", "Lühidalt öeldes" ja (minu isiklik "fi") "Sotik". Selliste kandidaatide jaoks mõtlen kohe välja kohutava töögraafiku, madalamad palgad, eemaldan lisatoetused, st kõik, mille ees "tõelised daamid" ei vaju. "Ei, aga mis see ikkagi on?!" Nad ei sunni sind isegi sööma!” Ma üldiselt vaikin fraaside ülesehitusest. "Tõelised daamid" enamikul juhtudel ei "tüüta" sellega.

Kuidas ja mida öelda vestlusel sekretäri ametikohale: testid, küsimused ja vastused

Rääkides endast, ära räägi rahalistest raskustest ega terviseprobleemidest. Religioosseid ja poliitilisi teemasid tõstatada ei saa. Ärge andke kellelegi ega millelegi negatiivseid hinnanguid. Sinult peaksid tulema ainult positiivsed emotsioonid ja heatahtlikkus kõike, mis sind ümbritseb.

CV vormindamine on eriline probleem. Soov maalida paberitükk kõigi vikerkaarevärvidega ja erinevate veidrate kirjatüüpide monogrammidega viib selleni, et potentsiaalne juht isegi ei loe teksti. CV on dokument ja see tuleb kirjutada ühes ja sama värvi ranges kirjas, tuues esile kõige olulisemad punktid paksus kaldkirjas. Iga plokk peaks olema selgelt struktureeritud ja teistest alampealkirjaga eraldatud.

Sekretäri intervjuu: kuidas valida abijuhi, assistendi ja büroojuhataja

Kas peate sageli võõraste inimestega suhtlema?
Millist tüüpi inimestega on teil kõige lihtsam suhelda?
Kas teil on lihtsam oma mõtteid ja seisukohti väljendada kirjalikult või suuliselt?
Kas saate kõigepealt vestlust alustada? Kas see tekitab sinus ebamugavust?
Mis sulle inimeste juures ei meeldi? Kas proovite alati inimestele ebameeldivaid asju ausalt rääkida või eelistate oma emotsioonid enda teada hoida?

Ärge unustage küsida sekretäri kandidaadilt kõiki eelmisel töökohal tehtud tööülesannete, tulevikuplaanide ja oma võimete hinnanguid, samuti tööotsingutele ajendavaid motiive. Saadud vastused aitavad luua psühholoogiline portree potentsiaalne töötaja täielikum.

õige ärikõne - stilistikaõpikud aitavad teid;
inglise keele algteadmised (loomulikult ei saa te seda mõne päevaga nullist selgeks õppida, kuid vanade teadmiste värskendamine ei võta kaua aega);
selge arusaam kontoritööst;
etiketi aluste tundmine;
kontoritehnikaga töötamise oskus - printer, skanner, faks;
kiirtrükkimine (Internet on täis spetsiaalseid programme, mis aitavad harjuda kahe sõrmega tippimisega);
kiire töö Wordis ja Excelis.

Vahetult enne intervjuud pöörake oma välimusele piisavalt tähelepanu. Ütlus “sa kohtad kedagi riietuse järgi” on end sekretäri kohale kandideeriva tüdruku jaoks asjakohane, aktuaalsem kui kellegi teise jaoks. Sekretär on ettevõtte nägu.

Valik vastuvõtusekretäri ametikohale, intervjuu küsimused

Näen, et olete juba terve aasta töötanud Koduabiliste firmas. Kas sulle meeldib seal töötada?
Kui palju teie arvates teie töökogemus teid sellel ametikohal aitab?
Kas saate rääkida olukorrast, kus pidite tegema mitut asja korraga?
Üks vastuvõtuala nooremsekretäridest on mees ja sinust vanem. Kas arvate, et teil on probleeme, sest teist saab tema ülemus?
Mida tähendab mõiste “klienditeenindus”?

Vaadake küsimuste loend üle ja valige see, mis teie arvates annab parima tulemuse. Selgitage oma valikut ja põhjuseid, miks teised nimekirjad tagasi lükkasite.
Sõnastage erinevat tüüpi lisaküsimused (mitte rohkem kui viis), mida kindlasti kandidaadilt küsiksite, ja selgitage nende eesmärki.

Kuidas edukalt intervjueerida sekretäri ametikohale

Oma monoloogis on soovitatav kasutada asesõna “mina” nii vähe kui võimalik, asendades selle sõnadega “Meie”, “Meie ettevõte” jne. Loos ei pea te rääkima oma tervisest ega rahalistest raskustest, ei tohiks liiga palju rääkida ettevõtetest, kus olete töötanud, ega oma endist ülemust.

Sekretärikoha taotleja testid töötatakse välja nii, et kontrollitakse tema käitumist konkreetses keerulises olukorras, mida tema jaoks simuleeritakse. Samuti on võimalik, et tuleb pingeline vestlus, et ametikohale kandideerija endast välja ajada. Seda tehakse selleks, et määrata selle pingetaluvusaste.

Lugu sellest, kuidas otsisin isiklikku abistajat

Poolteist kuud hiljem, pärast pooleteisesaja CV-ga tutvumist ja poolteise tosina intervjuu läbiviimist, hakkasin langema meeleheitesse. Ei, loobumine ei kuulunud mu plaanidesse, sain aru, et varem või hiljem leiame kellegi sobiva. Kuid ta ei lootnud enam enne aasta lõppu operatsiooni lõpule viia.

Selles etapis ootas mind veel üks avastus. Asi on selles, et ma töötan täiskohaga. Seetõttu sain intervjuu läbi viia alles õhtul. Kui olin nõus abilise valikus osalema, tundus mulle, et see oleks mugav kõigile. Lõppude lõpuks, kui ma ise tööd otsisin, oli kell 19:00 vestluse kokkuleppimine uskumatu edu.

Intervjuuküsimused sekretärile

Näiteks teate kindlalt, et vajate inimest, kes tegeleks eranditult meediaga töötamisega ja lisaks ei telliks aastavahetuseks suveniire ega teeks sotsiaalvõrgustikesse postitusi. Sel juhul on töötaja võtmeoskusteks oskus töötada ajakirjandusega ja töödelda igapäevaselt suurt hulka teavet. See inimene peab olema seltskondlik, ei, isegi väga seltskondlik. Jah, see on hakitud ja banaalne, kuid see on tõsi. Pressisekretär peab suutma ettevõttesisest infot koguda ja pidevalt tabada esilekerkivaid trende. Selline inimene võib muuta koridoris töötajalt kuuldud fraasist terve artikli, mis on meediale tõeliselt huvitav.

A. Millised on projekti/ettevõtte omadused? Kas peate iga tund hüperaktiivse juhi Twitteri tellimusest loobuma ja ajakirjanikele provokatiivseid arusaamu andma või lihtsalt kohapeal olema, saates kord kuus kokkulepitud ja uuesti kokkulepitud pressiteateid, kust kõik huvipakkuv kustutatakse?
K. Kes on projekti nägu? Keda tal mugavuseks vaja on: armsat tarka tüdrukut, intellektuaalset poissi või blondi kardinal Peskovit. Juhte on sama palju kui pressisekretäre.
C. Mis on projekti ulatus? Kui kandidaat pärines “läikivast”, siis on Erakonna Ühtse Venemaa poliitikast saade halb või vähemalt kummaline.
D. Millist funktsiooni me otsime? Ainult suhtlemine meediaga või paljude jõududega (trükkimine, sündmused, psühholoogiline abi jne).
E. Maksumus.

Lähen intervjuule sekretäri ametikohale.

Kas see on pettus? Ise töötan juhiabina, teenin kõigest 70 tuhat, kuid samas on mul 8-aastane töökogemus, hea inglise keele oskus ja kontoritöö. Nii et ma ei usu teid, autor, ja teie teema on järjekordne katse tekitada tülisid sellel teemal, et kõik sekretärid magavad oma ülemustega ja intervjuude ajal vaatavad nad figuuri, mitte professorit. kvaliteet. See on täielik rumalus, juhid vajavad abilist, mitte pesakonda, endast lugupidav ülemus ei võta kunagi sekretäriga ühendust, nii nagu endast lugupidav sekretär ei küsi foorumis selliseid küsimusi nagu sina, Autor

Lika, sind on kuradi palju otsida!! “Tüdrukud, minu põhiküsimus on, kuidas intervjuu käigus teada saada, kas juht ootab intiimsust. Kuidas riietuda, et talle meeldida? Kas ta peab seda liiga avalikult kergemeelseks?” Kui sa ei taha temaga tulevikus või tulevikus intiimne olla, siis miks sa riietuksid nii, et talle meeldiks?? Milline õudusunenägu. Ja need on esimesed küsimused, mis teid puudutavad. Intiimsusest ja riietumisest. Ei sõnagi teemas prof. omadused, töötingimused jne. Autor, ma olen lihtsalt üllatunud, kuidas maa kannab selliseid inimesi (
Ja kui personaliametnik vihjas, siis see ei häirinud teid? Kui sa ei taha temaga magada, siis ära mine sinna. Ja kui sellised vihjed teid ei häiri, tere tulemast.

05. august 2018 500

Kirjaoskuse hindamine

Kutsuge sekretäri ametikohale intervjueeriv kandidaat täitma mis tahes interaktiivset dikteerimist, mis on esitatud veebisaidil gramota.ru. Peaksite järgima linki veebisaidile http://www.gramota.ru/class/coach/idictation/, valige tekst, täitke tühjad lahtrid, valides ühe pakutud valikutest, klõpsake nuppu "Kontrolli" - kontroll toimub automaatselt ja saad kohe vastuse, kui palju dikteerimisvigu tehti.

Näidistekst:
Ma ei prindi kunagi välja mitte ainult mulle usaldatud kirju teistele edastamiseks, vaid ka neid, mis kogemata minu kätte satuvad; Pole inimest, kes oleks teiste inimeste asjadest vähem huvitatud kui mina ja kes üritaks nende järele luurata.
Meie isade mälestuseks jäi härra de Boutieres peaaegu ilma Torinost, sest meeldivas seltskonnas õhtusöögil istudes ei lugenud ta kohe kätte saadud teadet riigireetmiste kohta, mida kavandati linnas, mille kaitsmise eest ta vastutas. Samalt Plutarchost sain teada, et Julius Caesar oleks surma vältinud, kui ta oleks sel päeval, mil vandenõulased ta tapsid, senatisse minnes lugenud talle antud kirja. Plutarchos räägib ka Archia tsaarist Ivanist, et selle päeva eelõhtul, kui Pelopidas viis ellu oma plaani ta tappa ja isamaale vabaduse taastada, kirjeldas mõni teine ateenlane Archie talle kirjas kõige täpsemini kõike, mis tema vastu kavandati; kuid kuna see sõnum edastati Archiasele õhtusöögi ajal, pani ta selle kõrvale ega trükkinud kirja, lausudes sõnad, mis on sellest ajast Kreekas vanasõnaks saanud: "Äri – näeme homme!"
(Diktatsioon Michel Montaigne'i raamatu katkendi põhjal)

"Eksperimendid" koostatud
I. Baranov
10. klassi õpilane
"Koolide Liiga"

Riietuskood + inglise keel

Paluge kandidaadil tõlkida allolev dokument ja avaldada arvamust üksikute punktide kehtivuse kohta: kas nõustute kõigi punktidega? Millised tühistataks? Põhjenda.

Tekst:
Ettevõtte riietumisstiili põhimõtted.
Tööriietuse põhimõtete kehtestamise eesmärk on vältida arusaamatusi ja tagada, et meie töötajad esitleksid end kokku puutudes ettevõtteväliste isikutega professionaalselt, andes sellega tunnistust kogu meie organisatsiooni professionaalsusest. See aga ei tähenda, et iga olukord eeldaks ühtviisi ametlikku ja ametlikku stiili. Üldiselt aktsepteeritakse kahte riietumisstiili: ametlik ja mitteametlik (nn business casual).
Pidulik riietus on kohustuslik kõigile, kes firmat esindades puutuvad kokku väliste isikutega, näiteks külastavad kliente või töötavad vastuvõtulauas, osalevad klientidega kohtumistel, teenindavad audio/videotehnikat külalistele esitlusel jne. Igaüks, kes pole kindel, kas tal on teatud päeval kohtumisi väljastpoolt tulevate inimestega, peaks olema valmis igaks võimaluseks ja omama ametlikku riietust.
Mitteametlik kandmine (vabaajariietus) on võimalik olukorras, kus töötajal ei ole antud päeval kohtumisi ettevõtteväliste isikutega, ta ei tegutse oma ettevõtte välisesindajana ega kontoris viibides. otsekontakt külalistega. Sellistes olukordades on "business casual" siduv, s.t. mugav, vaba, kuid elegantne riietus.

M. Kondratenko
HR tehnoloogiakeskus

Üldised küsimused

1. Külastaja tuli vastuvõtule 15 minutiks. enne määratud aega. Teie tegevused. Põhjenda.
2. Külastaja, kellel on ettevõtte juhiga kohtumine kokku lepitud, on oodanud 5 minutit. Sel ajal ütleb juhataja teile telefoni teel, et on kohal alles 15 minuti pärast. Sinu tegevus?
3. Kujutage ette, et peate valima oma ettevõtte jaoks optimaalse kontoritarvete tarnija. Kust sa alustad?
4. Peate teavitama juhatajat, et ettevõtte ühe võtmetöötaja sünnipäevaks tellitud kingitused tulevad tellitust kaks päeva hiljem (see pole teie süü). Kirjeldage, kuidas olukorrast välja tulete.
5. Olete büroojuht ja värbate sekretariaati töötajaid. Millistest parameetritest lähtudes te töötajaid värbate? Millised töötaja võtmeomadused on teie jaoks olulised? Põhjenda.
6. Millised dokumendid ja tõendid peaksid sekretäril olema, et ta saaks täita juhi korraldust tootmiskoosoleku läbiviimiseks? Kuidas peaksime selle küsimusega tegelema?
7. Mida vajab sekretär koosoleku protokollimiseks?
8. Milliste kontoritarvetega peaks olema juhi töökoht varustatud? Kuidas peaks sekretär seda jälgima?
Võti: vastuses hinnatakse üldist loogikat, prioriteetide seadmise oskust, vastutuse võtmise võimet ja arusaamist optimaalsetest suhtlusmeetoditest teatud tüüpi ettevõttekultuuri jaoks. Oodatud on kandidaadi täpsustavad küsimused.

S. Ivanova
Raamatust "Kandidaat. Uustulnuk. Töötaja"

V. Pustozerova
Peatoimetaja asetäitja
ajakiri "Kadrovik",
advokaat

Küsimused kontoritöö teadmiste kohta

1. Kas on olemas ametlik dokument, mis sätestab nõuded organisatsiooni sisedokumentide vormistamisele? Mis tüüpi dokument see on?
Võti: Venemaa riikliku standardi resolutsioon 03.03.2003 N 65-st “Vene Föderatsiooni riikliku standardi vastuvõtmise ja rakendamise kohta” (koos “Ühtne dokumentatsioonisüsteem. Organisatsiooni- ja haldusdokumentatsiooni ühtne süsteem. Nõuded paberimajandusele GOST R 6.30-2003). Minu arvates piisab teadmisest, et dokument on olemas, et see on GOST R, samuti selle ligikaudsest nimetusest.

2. Milliseid dokumendi üksikasju te teate?
Võti: dokumentide koostamisel ja töötlemisel kasutage järgmisi üksikasju:
01 - Vene Föderatsiooni riigivapp;
02 - Vene Föderatsiooni moodustava üksuse vapp;
03 - organisatsiooni embleem või kaubamärk (teenusemärk);
04 - organisatsiooni kood;
05 - juriidilise isiku peamine riiklik registreerimisnumber (OGRN);
06 - maksumaksja identifitseerimisnumber/registreerimise põhjuse kood (TIN/KPP);
07 - dokumendi vormi kood;
08 - organisatsiooni nimi;
09 - viiteandmed organisatsiooni kohta;
10 - dokumendiliigi nimetus;
11 - dokumendi kuupäev;
12 - dokumendi registreerimisnumber;
13 - link dokumendi registreerimisnumbri ja kuupäeva juurde;
14 - dokumendi koostamise või avaldamise koht;
15 - adressaat;
16 - dokumendi kinnitamise tempel;
17 - eraldusvõime;
18 - teksti pealkiri;
19 - kontrollmärk;
20 - dokumendi tekst;
21 - märkige rakenduse olemasolu kohta;
22 - allkiri;
23 - dokumendi kinnitamise tempel;
24 - viisadokumendi kinnitamine;
25 - tihendi jäljend;
26 - märk koopia kinnitamisel;
27 - märk esineja kohta;
28 - märge dokumendi vormistamise ja toimikusse saatmise kohta;
29 - märge dokumendi kättesaamise kohta organisatsiooni poolt;
30 - dokumendi elektroonilise koopia tunnus.

3. Mis tüüpi dokumendid on korraldused ja juhised?
Võti: korraldused ja juhised viitavad haldus- (organisatsiooni- ja haldus-) dokumentidele.

4. Kuidas tuleks vormistada organisatsiooni nimi – dokumendi autor ja viiteinfo?
Võti: dokumendi autoriks oleva organisatsiooni nimi peab vastama selle asutamisdokumentides sisalduvale nimele.
Organisatsiooni nime kohal märkige lühendatud nimi ja selle puudumisel emaorganisatsiooni täisnimi (kui see on olemas).
Vene Föderatsiooni moodustavate üksuste organisatsioonide nimed, millel on koos Vene Föderatsiooni riigikeelega (vene keel) ka Vene Föderatsiooni moodustavate üksuste riigikeel, trükitakse kahes keeles.
Organisatsiooni nimi Vene Föderatsiooni subjekti riigikeeles või muus keeles asub Vene Föderatsiooni riigikeeles nime all või sellest paremal.
Organisatsiooni lühendatud nimi esitatakse juhtudel, kui see on kirjas organisatsiooni asutamisdokumentides. Lühendatud nimi (sulgudes) asetatakse täisnime alla või taha.
Filiaali, territoriaalse kontori, esinduse nimi märgitakse, kui see on dokumendi autor ja asub organisatsiooni nime all.

5. Milliseid üksikasju peetakse organisatsiooni viiteandmeteks?
Võti: organisatsiooni viiteteave sisaldab postiaadressi, telefoninumbrit ja muud organisatsiooni äranägemisel olevat teavet (faksinumbrid, teleksinumbrid, pangakontod, e-posti aadress jne).

6. Kas korralduste andmiseks on võimalik kasutada organisatsiooni üldvormi?
Võti: korralduse väljastamiseks kasutatakse organisatsiooni üldvormi, dokumendi (tellimuse) nimetus on kohustuslik detail. Organisatsioonil võib olla sisedokumentide jaoks spetsiaalselt välja töötatud ettevõtte stiil, sel juhul on olemas spetsiaalne tellimisvorm.

7. Kuidas teha kindlaks, milline registreerimisnumber tuleb dokumendile anda?
Võti: dokumendi registreerimisnumber koosneb selle järjekorranumbrist, mida saab organisatsiooni äranägemisel täiendada juhtumiindeksiga vastavalt kohtuasjade nomenklatuurile, teabega korrespondendi, täitjate jms kohta.
Kahe või enama organisatsiooni ühiselt koostatud dokumendi registreerimisnumber koosneb iga nimetatud organisatsiooni dokumendi registreerimisnumbritest, mis on eraldatud kaldkriipsuga dokumendis autorite märkimise järjekorras.
Viide dokumendi registreerimisnumbrile ja kuupäevale sisaldab selle dokumendi registreerimisnumbrit ja kuupäeva, millele vastus tuleb anda.

8. Millised on organisatsiooni põhiliste valdkondlike (spetsiifiliste) tegevuste dokumentide (teave, tõendid, kokkuvõtted, informatsioon, memod) säilitamise tähtajad ja millised operatiivtegevused?
Võti: erinevate dokumentide säilitamise tähtajad on kehtestatud organisatsioonide tegevuses koostatud standardsete juhtimisdokumentide loeteluga, mis näitab säilitustähtaegu. Rosarkhiv 06.10.2000 (muudetud 27.10.2003). Teavet, sertifikaate, kokkuvõtteid, teavet, aruandeid organisatsiooni peamiste tööstusharude (spetsiifiliste) tegevuste kohta säilitatakse alaliselt ja tööstuse (spetsiifiliste) tegevuste kohta - 5 aastat.

9. Kui korralduses on märgitud mitu täitjat, siis mitu korralduse eksemplari tuleb anda organisatsiooni juhile allkirjastamiseks?
Võti: originaalile kirjutab alla organisatsiooni juht, seda nimetatakse ka esimeseks eksemplariks, mis tänapäeva kontoritehnikaga päris selgeks ei saa, kuid varem oli see kirjutusmasina kõige ülemine paberileht, ülejäänud trükiti koopialehtede abil. See on allkirjastatud tellimus, mis esitatakse faili. Kõigile esinejatele tehakse koopiad.

Loe ka

Juhtum personalijuhile
Küsimused personalijuhile
Juhtumimeetod kui üks personali hindamise meetodeid
Juhtumimeetoditega personali hindamine muutub Venemaa ettevõtetes üha populaarsemaks. Personaliametnikud liiguvad järk-järgult valikuküsimustikest projektiivseid tehnikaid kasutades kiirhindamisele. Olen juba ammu jõudnud järeldusele, et projektiivsetel meetoditel personalivalikul on mitmeid eeliseid.

Artiklid selles jaotises

Isiksuse psühhotüüpimise tehnika personalispetsialistide ja personaliteenuste vahendina
Personaliosakonna või personaliteenistuse efektiivsuse tõstmine on küsimus, millele pea iga suure või keskmise ettevõtte juht mõtleb töönädala jooksul rohkem kui korra. Kaasaegne personaliteenus (Human Resources) töötab multitegumtöörežiimis. Selle töötajad...
Kuidas oma kätega töökarpe teha: samm-sammult juhised
Personali hinnang: mitte pime tuttav
Personali hindamine ei ole mood, vaid objektiivne vajadus uute töötajate palkamisel, edutamise kandidaatide kaalumisel, ettevõtte ümberkorraldamisel, juhtimisstruktuuri optimeerimisel ja motivatsioonivormide valikul. Personali hindamist on alati tehtud, kuid kuni viimase ajani puudusid selleks tõhusad meetodid; pidi toetuma vaid juhi või personaliametniku subjektiivsele kogemusele. Kuid tingimused muutuvad ja aastaid vankumatult eksisteerinud põhimõtted on osutunud ebaefektiivseks ning selliselt üles ehitatud meeskonnale toetuv äri on konkurentsivõimetu.

Ametnik on isik, kes juhib ettevõtte dokumendivoogu, täites sageli samaaegselt sekretär-assistendi ülesandeid ja täites ülemuse isiklikke nõudmisi.

Kui otsustate läbida ametniku intervjuu, peate teadma ja suutma:

Säilitage dokumendivoogu.
Registreeri ja töötle kirjavahetust.
Pidage telefonivestlusi ja töötage klientidega.
Hoidke dokumentide arhiivi.
Teadma riikliku arvestuse pidamise süsteemi põhisätteid, dokumenteerimise eeskirju ja määrusi.

Kõigepealt valmistuge intervjuuks vaimselt ja valmistuge füüsiliselt. Magage hästi, kandke äririideid ja lihtsalt lõõgastuge.

Kui näed vajadust, vaata üle dokumendihalduse põhitõed ja muud teoreetilised teadmised.

Kuna Sinu tulevane ametikoht on otseselt seotud korra ja rangusega ülesannete täitmisel, siis tule kindlasti õigeks ajaks kohale ja näita, et oled vastutustundlik ja korralik inimene.

Intervjuu küsimused

Milline on teie haridus (kas see peaks olema majandus-, arhiivi- või dokumenditeadus)?
Kas teil on arvuti ja kontoritehnika (kui teil pole, on parem läbida arvutikursused)?
Kas sa oled seltskondlik inimene?
Kas teil on kogemusi sarnasel ametikohal?
Kui korralik ja organiseeritud sa oled?

Kui teie intervjuu piirdub intervjuuga, on teil väga vedanud. Kuid väga sageli otsustavad juhid teie oma sobiva testi abil kontrollida.

Testides võite kokku puutuda mitmesuguste küsimustega: dokumendi määratluse, selle üksikasjade, allkirjade kinnitamise, protokolli kuupäeva jms kohta.

Sellise testi läbimiseks võite lihtsalt välja võtta oma dokumendihalduse õpiku, leida tavalise ülikooli test ja proovida seda kiitusega sooritada.

Järeldus

Püüdke olla võimalikult kogutud ja enesekindel.

Kuna ametniku elukutse nõuab pealehakkamist, täpsust ja asja tundmist, siis tuleb tõestada, et sul on kõik teadmised ja oskused olemas ning ka nõuetele vastav.

Sekretär on iga organisatsiooni omamoodi koordinatsioonikeskus.

On eksiarvamus, et sekretäri ülesannetega saab hakkama iga pädev inimene.

See aga nii ei ole ning sekretäri kohale kandideerijal peab kõigi funktsioonide täitmiseks olema mitmeid professionaalseid omadusi.

Sekretäri põhiülesanded

Mis tahes organisatsiooni juhi sekretäri kohustused hõlmavad järgmisi ülesandeid::

kirjavahetuse vastuvõtmine ja saatmine;
arvestuse pidamine (dokumentide koostamine ja vastuvõtmine, organisatsiooni ja juhi isiklikult tööks vajalike materjalide töötlemine jms);
juhi koosolekute ja läbirääkimiste korraldamine, juhile teabe hankimine ja tema otsuste saatmine töötajatele;
koosolekute ja koosolekute ettevalmistamine ja korraldamine;
juhi tööks vajalike tingimuste loomine oma kabinetis;
kontaktid organisatsiooni külastajate ja klientidega isiklikult ja telefonivestluste kaudu;
vajaliku info sisestamine andmepanka ja sellest juhi või teiste töötajate poolt nõutud info väljatrükkimine.

Nendest funktsioonidest lähtuvalt peab sekretär teadma:

kaasaegse kontoritöö ja arhiveerimise alused;
tööseadusandluse ja haldusõiguse alused;
ärisuhtluse ja äripaberite vormistamise reeglid;
juhi töö korraldamise reeglid.

Isikuomadused

Organiseeritus, sõbralikkus, pingetaluvus – need on peamised omadused, mis sekretäril peavad olema.

Iga ettevõtte külastaja kohtub sekretäriga ning kõik ettevõtte töötajad saavad oma ametiülesannetega seoses kontakti. Sekretär peaks kõigiga rahulikult ja pidevalt naeratades suhtlema, hoolimata tujust ja enesetundest.

Sekretäril peavad olema organiseerimisoskused ja -võimed, eneseorganiseerumisvõime.

Juhid hindavad eriti oskust kiiresti kohaneda ebastandardsetes olukordades, haarata initsiatiivi ettevõtte töö korraldamisel ja tegutseda mõnel juhul ilma erijuhisteta.

Arvestades sekretäri CV

Intervjuu küsimused sekretärile on väga olulised, kuid kõik algab kandidaadi CV läbivaatamisest.

Iga CV põhieesmärk on tutvustada konkreetsel ametikohal vajalikke kutseoskusi ja isikuomadusi.

Korralikult kirjutatud CV on enesereklaam, mille eesmärk on tööandjat huvitada..

Peate selle kujundama nii, et soovite teiega kohtuda ja rääkida.

CV tasub kirjutada lähtuvalt konkreetsest tööandjast. Te ei saa kasutada sama universaalset CV teksti sekretäri ametikoha jaoks, mis kehtib korraga kõikides organisatsioonides.

Enne CV kirjutamist tutvu konkreetse vaba ametikoha nõuetega ja koosta nende põhjal tekst. Kui kuulutus sisaldab erisoove, ärge unustage märkida oma vastavust neile.

Haridus, kogemused ja tööoskused on peamised ametikohad, millele inimesed sekretärikandidaatide valimisel tähelepanu pööravad, mistõttu tuleb neid esitleda kõige soodsamas valguses. Tuleb märkida, et sekretäri kohale kandideerija on täpne, toimekas, seltskondlik ja pingekindel.

Üks CV nõudeid on foto esitamine.. Sinna pole vaja lisada fotot, kus sa merel puhkamas, klubis lõbutsemas või maal lilli nuusutamas. Teie ülesanne on näidata, et olete äriinimene, seega esitage ärikeskkonnas foto, mis näitab selgelt teie nägu ja intelligentset välimust.

Lugege tekst mitu korda uuesti läbi ja kontrollige vigu. Neid ei tohiks mingil juhul CV-sse lisada, kuna sekretär peab olema kirjaoskaja. Töö käigus peab ta parandama töötajate ja isegi juhi vigu, kuid kuidas ta seda teeb, kui ta ei saa oma dokumenti asjatundlikult koostada.

Intervjuuks valmistumine

Igal konkreetsel organisatsioonil on oma tööspetsiifika, nii et enne vestlust tuleb võimalikult palju uurida selle ja valdkonna kohta, kus tema tegevus toimub.

Vestluse reeglid

Ja nüüd teemast lähemalt: sekretäri intervjuu, küsimused ja vastused.

Intervjuu alguses palutakse neil traditsiooniliselt endast rääkida, seega on parem monoloog eelnevalt läbi mõelda.

Rääkige meile oma haridusest ja karjääri algusest, kuid mitte kaua.

Erilist tähelepanu tuleks pöörata kutseomaduste kirjeldamisele, rääkida töökogemusest, keskendudes oskusele tööd organiseerida ja seeläbi tulemusi saavutada.

Töö kirjeldamisel kasuta vähem fraase “tegin”, “ma organiseerisin”. Parem on öelda "meie ettevõte", "minu juhitav osakond", "Ma korraldasin tööd ...".

Käitu rahulikult, ära lange silmi lauale. Kuid ärge lubage ülbust - see on otsene tee ebaõnnestumiseks. Ennast ideaalse töötajana esitlemine ei too kaasa midagi head.

Parem on luua endast mulje kui arengule pürgivast inimesest. Ülemustele ei meeldi, kui keegi peab end neist targemaks.

Sinu ülesandeks on jätta mulje haritud, enesekindlast inimesest, kuid ülbust üles näitamata, valmis saama juhi abiks oma ettevõtte töö korraldamisel.

Kuulake hoolikalt oma vestluskaaslast ja proovige oma vastuses kasutada mõnda tema enda sõna. Vastuse alguseks võivad olla fraasid: “Kas sa räägid, et...”, “Kui ma õigesti aru saan, siis sind huvitab...”.

Igal juhul käituge väärikalt, ärge karjuge. Isegi ebaõnnestumine intervjuus ei ole elu lõpp ega katastroof, vaid teatud elukogemus. Kui seda meeles pidada, on meelerahu ja enesekindlus garanteeritud.

Nagu näete, pole sekretäri ametikoha intervjuu läbimine nii keeruline, peamine on järgida teatud reegleid.

Ja teid kutsuti intervjuule. Mis järgmiseks? Kuidas intervjuul käituma Ja kuidas intervjuu läbida Need on võib-olla praeguses etapis kõige olulisemad küsimused. Selles artiklis jagan teiega oma tähelepanekuid selle kohta sekretäri intervjuu. Muide, need soovitused aitavad teil mitte ainult sekretäri intervjuu, aga ka teistele ametikohtadele intervjueerides.

Tahaksin kohe märkida, et hoolimata selleteemalise kirjanduse rohkusest " kuidas intervjuu läbida", ükski neist väljaannetest ei taga teile tööd. Reeglina on tööandjal lisaks tulevaselt töötajalt oodatavale kvalifikatsioonile kõige sagedamini mingisugune “pilt” sellest, milline on ideaalne kandidaat sellele ametikohale. Ja kuigi teatud intervjuutehnikate ja reeglite tundmine suurendab kindlasti teie võimalusi soovitud ametikohale jõuda, ei ole see garantii. Intervjuust läbimata jätmisel võib olla mitu põhjust: alates teie vigadest intervjuu ajal kuni banaalse "pilt ei sobinud".

Toon teile kaks näidet viimasest. Töötasin edukalt ühes toredas ettevõttes sekretärina. Töö meeldis mulle väga, kuid mõne aja pärast tahtsin professionaalselt “kasvada”. Selleks ajaks oli vabanenud ettevõtte presidendi assistendi töökoht. Esitasin sellele ametikohale oma CV, kuid kahjuks ei osutunud mind valituks. Ettevõtte president ütles mulle, et mul on suurepärane kvalifikatsioon ja kogemus ning ma olen suurepärane töötaja, kuid sellel ametikohal sooviks ta näha inimest vähemalt kümneks aastaks vanem. Ühes teises ettevõttes direktori abi kohta intervjuusid tehes sai mulle selgeks, et millegipärast soovitakse sellele kohale modellivälimusega inimest.

Nagu näete, ei ole keeldumine alati teie kvalifikatsiooni puudumise või vigade otsene tagajärg. Ehkki intervjuu peaks keskenduma oma annete võimalikult suurel määral esile toomiseks, suhtuge sellesse kui mängu, kus on võimalik nii võita kui ka kaotada.

Tavaliselt viiakse läbi mitmes etapis. Esmalt viiakse läbi intervjuu personalijuhiga. Esmane sekretäri intervjuu võib läbi viia telefoni teel või isiklikult. Järgmisena saate rääkida personalidirektori ja seejärel ettevõtte presidendiga. Või vastupidi, esmalt vahetu ülemusega (kui see pole president või direktor) ja seejärel personalidirektoriga. Väga tõenäolised on ka testid, nii professionaalsed kui psühholoogilised.

Igaühele sekretäri intervjuu vaja ette valmistada. Oluline on mõista, et intervjuu on protsess. kahepoolsed ei ole eksam, millest teie hinne sõltub. Mitte ainult teid ei hinnata, vaid te hindate ka ettevõtet selle järgi, kui palju soovite selle heaks töötada. Seetõttu on intervjuuks valmistumine peamiselt teie kasuks.

Esimene asi, mida peate tegema pärast kutse saamist sekretäri intervjuu- minge ettevõtte veebisaidile. Usun, et ettevõttega intervjuule minek ilma selle kohta teavet uurimata on vastuvõetamatu, kuigi minu kogemuse järgi sekretäri intervjuud(ja mitte ainult) selliseid juhtumeid oli palju. Ma ei mäleta ühtegi korda, mil selline töötaja oleks tööle kutsutud. See ei ole alati otseselt seotud sellega, et töötaja lehelt infot ei lugenud, vaid põhjuseks võib olla huvipuudus ettevõtte vastu ja see võib avalduda ka igal muul ajal.

Niisiis, lugege kodulehelt infot: millega ettevõte tegeleb, mis on missioon, millised on eesmärgid, kuidas plaanib ettevõte edasi areneda. Mõned ettevõtted avaldavad isegi oma personalivaldkonna prioriteedid ja võimalused töötajate kasvuks. Uuri seda kõike! Sa ei kahetse. Tegelikult, mida rohkem sellist teavet ettevõtte veebisaidil on, seda parem teile. See on hullem, kui pole üldse midagi.

Selleks, et läbida intervjuu, kui olete tutvunud ettevõtte põhitegevusega, uuesti hoolikalt vaadake töökirjeldust, millele esitasite oma CV. Väga sageli küsitakse intervjuu käigus, mis teid antud vaba töökoha juures kõige enam köitis. Vastuseks oli surmvaikus. Mind ei köitnud miski. Ta kolis ükskõik kuhu, lihtsalt selleks, et liikuda. Selline suhtumine endasse ja oma tulevasse töösse on vastuvõetamatu. Kerige tagasi ja alustage uuesti.

Võtke märkmik ja kirjutage üles küsimused, mis teil on: ettevõtte, ametikoha, kohustuste kohta.