¿Lo que hay en un nombre? Requisitos profesionales para varias categorías de secretarios El secretario se llama de manera diferente

A la secretaria se le llama la ayudante leal y la mano derecha del jefe, y por una buena razón, porque los deberes de la secretaria del gerente incluyen garantizar una gestión y actividades administrativas efectivas. La secretaria del gerente se dedica a la preparación y ejecución de papeles y documentos comerciales, ayuda al jefe de negocios y resuelve muchos problemas organizacionales.

El puesto de subsecretario también puede considerarse representativo, ya que es la cara de la empresa: se reúne con invitados, responde llamadas y cartas. Tal trabajo requiere mucha compostura, habilidades de comunicación y organización. Por esta razón, la profesión de secretaria puede prometer grandes perspectivas: en el futuro, un especialista puede convertirse en gerente de oficina y luego en uno de los directores o altos gerentes.

El puesto de secretario ejecutivo se requiere en casi todas las empresas que tienen una oficina para clientes y visitantes. Pueden ser tanto grandes empresas como pequeñas organizaciones comerciales.

Historia de la profesión

Con el tiempo, los poderes del secretario se han ampliado significativamente y hoy pueden desempeñar una amplia variedad de funciones. Por lo tanto, surgió la necesidad de especialistas de especialización limitada, como resultado de lo cual apareció la profesión de secretaria asistente, secretaria, secretaria traductora y gerente de oficina.

Deberes del secretario

Las funciones del subsecretario incluyen:

• recepción de visitantes;
• recibir llamadas telefónicas;
• Mantenimiento de registros;
• planificar la jornada laboral del gerente;
• organización de reuniones;
• reservar billetes y reservar hoteles para el director y otros empleados durante un viaje de negocios;
• pedido de suministros de oficina;
• Cumplimiento de las solicitudes del titular.

A veces, las funciones del secretario ejecutivo incluyen correspondencia en inglés.

Requisitos de secretaria

Los requisitos para una secretaria adjunta incluyen:

• educación secundaria o superior;
• Propiedad de PC;
• conocimiento de los conceptos básicos del trabajo de oficina;
• conocimiento del inglés (a veces).

Además, el puesto de secretaria presupone las siguientes habilidades:

• puntualidad;
• la capacidad de verse bien (presentable);
• organización.

Secretario reanudar la muestra

Reanudar muestra

Cómo convertirse en secretaria

¿Cómo me convierto en secretaria? Este puede ser el titular de cualquier educación superior que haya completado cursos de auxiliares de secretaría o haya recibido formación directamente en el lugar de trabajo. Como regla general, los empleadores no imponen requisitos especiales sobre la especialidad del solicitante, sino que se centran en garantizar que el solicitante tenga las cualidades personales necesarias y pueda realizar sus tareas al nivel adecuado.

Salario de secretaria

El salario del secretario puede ser diferente: de 15 a 45 mil rublos. Los ingresos dependen del alcance de las responsabilidades del empleado y de la región en la que trabaja. El salario promedio de un subsecretario es de 30 mil rublos.

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El secretario realiza las siguientes funciones laborales:

- Realiza labores de apoyo organizativo y técnico de las actividades administrativas y administrativas del titular.

- Acepta la correspondencia que llega para consideración del responsable, la transfiere de acuerdo con la decisión tomada a las divisiones estructurales o un ejecutante específico para su uso en el proceso de trabajo o preparación de respuestas.

- Acepta documentos y solicitudes personales para la firma del titular.

- Responde llamadas telefónicas, registra y transfiere información de servicio al jefe, organiza conversaciones telefónicas del jefe.

- En nombre del titular, redacta cartas, consultas y otros documentos.

- Realiza trabajos de preparación de las reuniones y reuniones que lleva a cabo el titular (recolectando los materiales necesarios, notificando a los participantes la hora y lugar de la reunión, agenda, su inscripción), mantiene y redacta actas de reuniones y reuniones.

- Lleva a cabo el control sobre la ejecución de las órdenes y órdenes emitidas por los empleados de la empresa, así como sobre el cumplimiento de los plazos para la ejecución de las instrucciones e instrucciones del titular, bajo control.

- Proporciona al lugar de trabajo del gerente el equipo organizativo necesario, material de oficina, crea condiciones propicias para el trabajo eficaz del gerente.

- Organiza la recepción de visitantes, promueve la eficiencia de la consideración de solicitudes y propuestas de los empleados.

- Forma los estuches de acuerdo con la nomenclatura aprobada, vela por su seguridad y los entrega al archivo a su debido tiempo.

- Organiza viajes de negocios para el jefe: encarga boletos aéreos y de tren, reserva hoteles.

- Realiza asignaciones de servicios individuales de su supervisor inmediato.

El secretario tiene derecho a:

- Recibir información, incluida información confidencial, en la cantidad necesaria para resolver las tareas asignadas.

- Presentar propuestas a la dirección para mejorar su trabajo y el trabajo de la empresa.

- Solicitar la información y los documentos necesarios para el desempeño de sus funciones oficiales en forma personal o por cuenta del titular a las divisiones de la empresa y otros especialistas.

- Exigir a la dirección la creación de las condiciones normales para el desempeño de las funciones oficiales y la seguridad de todos los documentos generados como resultado de las actividades de la empresa.

- Tomar decisiones dentro de su competencia.

El secretario es responsable de:

- Por incumplimiento y / o cumplimiento inoportuno, negligente de sus funciones.

- Por incumplimiento de las instrucciones, órdenes y órdenes vigentes para la preservación de secretos comerciales e información confidencial.

- Por infracción a las normas de normativa laboral interna, disciplina laboral, normas de seguridad y seguridad contra incendios.

Deberes del director
Anterior director
Control externo
Gestión operativa
Sistema de control

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Lo que el secretario debe saber y poder hacer se establece en el perfil de calificación.

Característica de calificación- Este es un documento normativo que establece lo que debe hacer un empleado en particular en su trabajo, lo que debe saber y poder hacer para esto, y cuál debe ser su nivel de capacitación.

Responsabilidades laborales (la secretaria debe poder) Realizar funciones técnicas para asegurar y mantener el trabajo del jefe de la empresa (o departamento), ayudar a planificar la jornada laboral del jefe. Reciba la información necesaria para el jefe de departamentos o artistas intérpretes o ejecutantes, llame a los trabajadores en su nombre. Organizar conversaciones telefónicas del jefe, recibir y transmitir mensajes telefónicos, grabar mensajes recibidos en su ausencia y llevar su contenido a la atención del jefe. Organizar viajes y viajes de negocios para el jefe. Realizar labores de preparación de las reuniones y encuentros que celebre el titular (recabar los materiales necesarios, notificar a los participantes la hora, lugar y agenda de la reunión o reunión, su inscripción), llevar y redactar actas. Proporcionar el lugar de trabajo del gerente con suministros de oficina, tecnología organizacional, crear condiciones propicias para su trabajo efectivo. Transmita y reciba información sobre dispositivos de recepción y comunicación, imprima rápidamente varios materiales en la dirección del cabezal. Realizar el trabajo de documentación, aceptar la correspondencia recibida en nombre del jefe, organizarla de acuerdo con el procedimiento adoptado en la empresa y transferirla después de su consideración a los jefes de departamento o ejecutantes específicos para su uso en el proceso de su trabajo o para la preparación de un respuesta. Mantener los servicios de información para el gerente y los empleados (oral, documental, redactar reseñas de prensa, entregar copias de artículos interesantes). Supervisar los plazos para la ejecución de las órdenes del titular sobre las solicitudes personales de los ciudadanos. Organizar la recepción de los visitantes, mostrando tacto y atención, para facilitar la pronta consideración de las solicitudes y propuestas de los empleados, para formar casos de acuerdo con la nomenclatura de casos aprobada, para garantizar su seguridad y presentarlos al archivo. a tiempo. Crear y utilizar bases de datos (incluida información de Internet).

La secretaria debe saber: las actividades de la empresa y los deberes y competencias de los empleados; reglamentos e instrucciones para la documentación; mecanografiado; trabajar en una computadora personal, editores informáticos modernos (Word, Excel, etc.); reglas de ortografía y puntuación; el orden de disposición del material al imprimir varios documentos; reglas para el funcionamiento de equipos de oficina (fax, mini centrales telefónicas automáticas, fotocopiadoras, grabadoras de voz, grabadoras); reglas para el uso de sistemas de intercomunicación; normas para un sistema unificado de documentación organizativa y administrativa; normativa laboral interna; fundamentos de la organización científica del trabajo de secretaría; psicología humana y las leyes de la comunicación efectiva; etiqueta de servicio; reglas y normas de protección laboral, seguridad, saneamiento industrial y protección contra incendios; idioma extranjero de clientes y socios; Código del Trabajo de la Federación de Rusia.

Para desarrollar y concretar las características de calificación en las empresas (firmas), se desarrollan descripciones de puestos.

Descripción del puesto: el principal documento organizativo y legal que regula las actividades del secretario, define sus derechos, posición en la organización, naturaleza del trabajo. El secretario confía en este documento en su relación con los empleados. Lo que está escrito en la descripción del trabajo, luego se le preguntará qué derechos se otorgan en él, tiene el secretario.

La descripción del puesto de secretaria es un documento individual, ya que el puesto de secretaria tiene muchas gradaciones. En una organización pequeña (o empresa), habrá una secretaria (secretaria adjunta). En organizaciones más grandes, los secretarios pueden estar a la cabeza y sus adjuntos, en cada unidad estructural. Hay secretarios de junta, secretarios científicos de consejos científicos, etc. Cada secretario siempre, en función del volumen y los detalles de las actividades de la organización, los requisitos del director y su confianza en el secretario, tiene su propio rango de responsabilidades y derechos, varios combinaciones de trabajos creativos, lógicos y técnicos. Al mismo tiempo, existe un conjunto típico de operaciones de gestión de gestión de documentos y no documentos que realizan todas las secretarias. Además, la peculiaridad y complejidad de la elaboración de la descripción de funciones del secretario se debe a la versatilidad de sus actividades. Por lo tanto, es imposible hablar de un solo estándar de la descripción del trabajo de la secretaria (secretaria-asistente).

Sin embargo, al igual que con cualquier descripción de puesto, se le imponen requisitos generales. En primer lugar, tiene una estructura unificada del texto ya establecida, a saber, las secciones:

1. Disposiciones generales;

2) funciones;

3) deberes laborales;

5) responsabilidad;

6) relaciones;

7) conexiones por posición.

Podría añadirse una sección denominada “Evaluación del trabajo”, y en los últimos años aparece cada vez con más frecuencia una sección “Organización del trabajo (rutina diaria)”.

La sección "Disposiciones generales" contiene el nombre exacto del puesto de acuerdo con la tabla de personal, el lugar en el sistema de gestión, es decir, el nombre de la unidad estructural y subordinación, el procedimiento de nombramiento y destitución y el procedimiento de reemplazo. . En las grandes organizaciones que tienen una institución de educación preescolar, el secretario tiene una doble subordinación: directamente a su director y al director de la institución de educación preescolar. Los secretarios son nombrados y destituidos por orden del director (en una organización grande, a propuesta del director de la institución de educación preescolar).

La misma sección especifica los requisitos de formación profesional y experiencia laboral. Hoy, la actitud hacia el secretario y los requisitos para él han cambiado drásticamente. Las empresas buscan una secretaria con educación superior o secundaria especializada, que sepa un idioma extranjero y domine la computadora. Cada vez más, el secretario, al igual que en el extranjero, debe conocer no uno, sino dos o más idiomas extranjeros, ya que las empresas tienen numerosos contactos con socios extranjeros y el secretario se comunica con ellos. También contiene instrucciones sobre los principales documentos legislativos y reglamentarios, normativos, metodológicos, organizativos, administrativos, por los que se guía el secretario en su trabajo.

En el apartado "Funciones" se enumeran las principales actividades del secretario (secretario-ayudante), por ejemplo: apoyo informativo y documental del responsable, apoyo organizativo del responsable, participación en la preparación de exposiciones y presentaciones, etc.

La sección "Responsabilidades laborales" enumera todos los tipos de trabajo, operaciones y tecnologías utilizadas en su implementación. Enumera el trabajo realizado por la secretaria en una secuencia lógica. Todos los tipos de trabajo se dividen en operaciones con una indicación de la tecnología de ejecución. Por ejemplo, la función "soporte de información y documentación" se divide en dos partes: documentación y trabajo con documentos. La documentación, a su vez, incluye la redacción de cartas (cartas de invitación, cartas de recordatorio, etc.), telegramas, etc., siguiendo las instrucciones del director del proyecto; impresión en la computadora de los documentos del gerente; verificar la exactitud de los documentos cuando se presentan al jefe para su firma (visados, la disponibilidad y exactitud de los detalles de acuerdo con los requisitos de la norma, etc.); tomar y certificar copias de documentos, etc. Trabajar con documentos incluye recibir documentos entrantes (se indican las horas, por ejemplo: a las 09 y 16 horas), recibir faxes y correo electrónico (durante el día); procesamiento primario de los documentos recibidos de acuerdo con los requisitos de las instrucciones para el trabajo de oficina; vista previa de los documentos (si se confía al secretario); registro de documentos de acuerdo con las reglas establecidas en la organización; informe de documentos al jefe, etc.

La sección "Derechos" es quizás la más importante. Destaca el lugar del secretario en el sistema de gestión, su importancia, posición en la organización. Es a través de los derechos que se hacen visibles las competencias delegadas por el titular en el secretario y el grado de su independencia. Esta sección permite a la secretaria liberar tiempo del gerente para resolver las principales tareas estratégicas y tácticas.

Es esta sección de la descripción del trabajo la que otorga al secretario (secretario adjunto) más o menos poderes y determina el grado de sus capacidades.

El apartado "Responsabilidad" está redactado en estricto apego a la ley.

La sección "Relaciones (conexiones por puesto)" también es muy importante para organizar el trabajo de cualquier miembro del personal directivo, y en primer lugar, esto se debe a la implementación activa de sistemas automatizados que requieren una indicación detallada de qué información, en qué forma , a quién se transmite y de quién se recibe ...

En los últimos años, la sección Evaluación de puestos ha aparecido con frecuencia en la descripción del puesto. Por lo general, especifica los criterios para la puntualidad del trabajo y su calidad, por ejemplo: ausencia de quejas, reclamos y quejas; ausencia de errores en los documentos; cumplimiento de los plazos para la ejecución de instrucciones de la dirección, etc.

Como regla general, la descripción del puesto termina con una indicación del procedimiento para su revisión. Las condiciones para revisar la descripción del puesto pueden ser cambios en la estructura de la organización, que implicaron una redistribución de las funciones de los empleados, un cambio en los tipos de trabajo que realiza la secretaria, la introducción de tecnología informática. Pero con mucha más frecuencia indican el período de revisión obligatoria o nueva aprobación de la instrucción (3 años o 5 años).

Una sección opcional es "Organización del trabajo", pero últimamente es muy popular y cada vez más común. Proporciona una rutina diaria aproximada para una secretaria. Podría verse así.

PRIMERA MITAD DEL DÍA LABORAL:

1) venga a trabajar 10 minutos antes del jefe, para comprobar el estado de los lugares de trabajo (el suyo y el jefe), ponerse en orden, elaborar o aclarar un plan para el día siguiente;

2) seleccionar los documentos y archivos necesarios de acuerdo con el plan;

3) recibir correspondencia, familiarizarse con el contenido, posponer documentos que requieran una decisión prioritaria del director;

4) transferir inmediatamente telegramas, faxes urgentes y mensajes telefónicos al jefe;

5) para el resto de documentos, preparar opciones para posibles respuestas o resoluciones, distribuir entre los intérpretes;

6) ver opiniones recibidas, informes, invitaciones, etc.

etc.; anote las fechas y horas de todos los eventos en su agenda-calendario;

7) conservar los documentos necesarios para la información actual y el trabajo de referencia;

8) informar al responsable de la correspondencia recibida;

9) aclarar, junto con el responsable, el contenido de las actividades previstas para el día en curso;

10) Transmitir telefónicamente y personalmente las instrucciones del titular a los ejecutores relevantes y recordar los plazos vencidos para la ejecución de documentos.

SEGUNDA MITAD DEL DÍA:

1) recolección y preparación para la firma de documentos ejecutados;

2) informar al jefe sobre los documentos ejecutados, tomar los documentos procesados ​​por él del jefe;

3) procesar y enviar documentos salientes;

4) programar actividades para el día siguiente.

Durante toda la jornada laboral se realiza lo siguiente:

a) trabajo con visitantes, conversaciones telefónicas;

b) archivar los documentos ejecutados en archivos;

c) realizar trabajo en una computadora;

d) organización de la copia de documentos de acuerdo con la dirección del director.

FIN DEL DÍA LABORAL:

1) ver su diario e informar a los departamentos relevantes sobre la necesidad de prepararse para ciertos eventos;

2) si el gerente sigue trabajando después del final de la jornada laboral, es necesario proporcionarle toda la información y los materiales necesarios;

3) Ordene su lugar de trabajo, retire documentos, cierre la caja fuerte y todos los gabinetes con documentos, apague los equipos electrónicos y técnicos de la red.

La descripción del trabajo es una parte integral de todo el paquete de documentos necesarios para organizar el trabajo del aparato de gestión.

CONSEJO. Organiza tu jornada laboral para que puedas hacer todo y ser útil para todos. Entrégate a tu trabajo, pero no olvides que hay cuestiones que no son de tu competencia. Así que solo haz lo que tengas que hacer.

Resumiendo: Cabe señalar una vez más que la descripción del puesto de secretaria es un documento individual, ya que el cargo de secretaria tiene muchas gradaciones. Cada secretario, en función del volumen y los detalles de las actividades de la organización, los requisitos del jefe y su confianza en el secretario, tiene su propio rango de responsabilidades y derechos, diversas combinaciones de tipos de trabajo creativo, lógico y técnico.

El ingeniero jefe de una empresa generalmente se considera la mano derecha del director y el adjunto de comercio es la izquierda, pero cuando el secretario está ausente, el director no tiene manos en absoluto.

Concepto de secretaria y variedades
Secretario lo suficientemente ancho. Traducido del latín, la palabra "secretarius" significa "confidente".

Por lo general, la relación entre la secretaria y el gerente es bastante confiada, por lo que debería serlo, ya que obligar a los poderes oficiales.

El concepto de secretaria hoy en día es bastante complejo y tiene muchas gradaciones, daré un ejemplo de algunas de ellas:
Secretaria técnica- trabaja con equipos de oficina (fax, dispositivo multifuncional, computadora personal), utiliza Internet, realiza pedidos de gerentes y empleados, llama a empresas e instituciones en nombre del gerente, recibe y envía mensajes por medios de comunicación.
Recepcionista- Acepta cartas y faxes entrantes, mensajes de correo electrónico, responde llamadas telefónicas, las redirige a departamentos o empleados específicos, se reúne con visitantes.
Secretaria de oficina- Acepta y analiza correspondencia, cumple órdenes del jefe y sus suplentes, mecanografía los textos de documentos, mantiene documentación.
Asistente de secretaria- no solo una secretaria, sino también un especialista que conoce bien las actividades de la empresa, que en algunos casos puede tomar algunas decisiones independientes. El subsecretario prepara informes para el jefe, busca la documentación necesaria para el jefe, planifica la jornada laboral del jefe y resuelve los asuntos administrativos de su competencia.
Gerente de oficina- asegura el funcionamiento de toda la oficina: prepara materiales para presentaciones, asegura servicios de transporte ininterrumpidos, comunicación clara, asegura el funcionamiento del equipo de oficina y la disponibilidad de material de oficina. El gerente de la oficina es responsable de la apariencia de la oficina; en una institución pequeña, puede realizar simultáneamente las funciones de un oficial de personal.
En las pequeñas organizaciones comerciales, los secretarios, como se llamen, se diferencian en que tienen que hacer un trabajo universal.
La profesión de secretaria es quizás la más cercana a la profesión de actor. La especificidad y complejidad del trabajo del secretario se debe a que siempre está a la vista, en el centro de la comunicación con la dirección, compañeros, clientes. Una sonrisa, una voz agradable, una apariencia ordenada, gestos seguros y buena voluntad, sea cual sea el estado de ánimo, crean una atmósfera especial en la oficina.

Descripción del trabajo de la secretaria

APROBADO
gerente general
Apellido I.O. ________________
"________" _____________ ____ G.

1. Disposiciones generales

1.1. El secretario pertenece a la categoría de ejecutores técnicos.
1.2. El secretario es nombrado y destituido por orden del director general de la empresa.
1.3. El secretario reporta directamente al director general / responsable de la unidad estructural de la empresa.
1.4. Durante la ausencia del secretario, sus derechos y obligaciones se transfieren a otro funcionario, que se anuncia en el orden de la organización.
1.5. Se designa a una persona que cumpla con los siguientes requisitos para el puesto de secretaria: educación: superior, especialización superior o secundaria incompleta, experiencia en un trabajo similar de seis meses, conocimiento de equipos de oficina (fax, fotocopiadora, escáner, impresora), programas de Microsoft Office (Word Excel).
1.6. El secretario se guía en sus actividades por:
- actos legislativos de la Federación de Rusia;
- Estatuto de la empresa, Reglamento interno del trabajo, otros reglamentos de la empresa;
- órdenes y órdenes de la dirección;
- esta descripción del trabajo.

2. Funciones oficiales del secretario

El secretario realiza las siguientes funciones laborales:
2.1. Realiza labores de apoyo organizativo y técnico de las actividades administrativas y administrativas del titular.
2.2. Acepta la correspondencia que llega para consideración del responsable, la transfiere de acuerdo con la decisión tomada a las divisiones estructurales o un ejecutante específico para su uso en el proceso de trabajo o preparación de respuestas.
2.3. Acepta documentos y solicitudes personales para la firma del titular.
2.4. Responde llamadas telefónicas, registra y transmite información de servicio al jefe, organiza las conversaciones telefónicas del jefe.
2.5. En nombre del jefe, redacta cartas, consultas y otros documentos.
2.6. Realiza trabajos de preparación de las reuniones y reuniones que realiza el titular (recolectando los materiales necesarios, notificando a los participantes la hora y lugar de la reunión, agenda, su inscripción), lleva y redacta actas de reuniones y reuniones.
2.7. Lleva a cabo el control sobre la ejecución de las órdenes y órdenes emitidas por los empleados de la empresa, así como sobre el cumplimiento de los plazos para la ejecución de las instrucciones e instrucciones del titular, tomadas bajo control.
2.8. Proporciona al lugar de trabajo del gerente el equipo organizativo necesario, material de oficina, crea condiciones propicias para el trabajo eficaz del gerente.
2.9. Organiza la recepción de visitantes, promueve la eficiencia de la consideración de solicitudes y propuestas de los empleados.
2.10. Forma los estuches de acuerdo con la nomenclatura aprobada, vela por su seguridad y los entrega al archivo en el momento oportuno.
2.11. Organiza viajes de negocios para el jefe: encarga boletos aéreos y de tren, reserva hoteles.
2.12.

Realiza asignaciones de servicio individuales de su supervisor inmediato.

3. Derechos del secretario

El secretario tiene derecho a:
3.1. Recibir información, incluida información confidencial, en la cantidad necesaria para resolver las tareas asignadas.
3.2. Presentar propuestas a la dirección para mejorar su trabajo y el trabajo de la empresa.
3.3. Solicitar información y documentos necesarios para el desempeño de sus funciones oficiales en forma personal o en representación del titular de las divisiones de la empresa y otros especialistas.
3.4. Exigir a la dirección la creación de las condiciones normales para el desempeño de las funciones oficiales y la seguridad de todos los documentos generados como resultado de las actividades de la empresa.
3.5. Tomar decisiones dentro de su competencia.

4. Responsabilidad del secretario

El secretario es responsable de:
4.1. Por incumplimiento y / o cumplimiento inoportuno, negligente de sus funciones.
4.2. Por incumplimiento de las instrucciones vigentes, órdenes y órdenes de preservación de secretos comerciales e información confidencial.
4.3. Por infracción a las normas de normativa laboral interna, disciplina laboral, normas de seguridad y seguridad contra incendios.

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Asuntos de secretaría, breve trasfondo histórico

Olvidémonos por un momento del Secretario General de la ONU, numerosos secretarios científicos de academias muy respetadas, otros habitantes de las altas esferas del poder, llamados secretarios. Esto es de un área diferente. Se tratará del "rango de secretario" establecido en 1720 por Pedro el Grande. De acuerdo con el Reglamento General adoptado por el zar reformador, que sentó las bases para el trabajo de oficina ruso, este era el nombre de un funcionario al que se le confió una amplia gama de responsabilidades en el campo, para usar terminología moderna, de apoyo a la gestión documental. Dotado de una confianza considerable, debía cumplir con su deber sin "demoras y vaguedades en los negocios". Hoy el "rango de secretario" en nuestro país está viviendo un renacimiento. Esto viene dictado por la entrada de la economía rusa en las relaciones de mercado y el uso generalizado de altas tecnologías en los negocios. La parte de responsabilidad del empleado de la secretaria en las nuevas condiciones ha aumentado significativamente, el listón de su importancia en las actividades diarias de la empresa se ha elevado. El éxito de la empresa, el estado del clima psicológico en el equipo dependen en gran medida de su formación profesional, experiencia, actitud hacia los negocios. Desafortunadamente, el estatus oficial de facto de un secretario en muchas empresas rusas no se corresponde con el aumento del volumen de trabajo realizado. Su función, situación jurídica y financiera son menospreciadas injustificadamente. Muy a menudo, existe una actitud inadecuada hacia la secretaria por parte de los gerentes que ven este puesto a través del prisma de estereotipos obsoletos. La subestimación de la importancia del secretario y su lugar en el proceso general de producción en las condiciones del mercado y la libre competencia afecta. A diferencia de los países capitalistas desarrollados, los deberes y derechos de una secretaria, a la que a veces se le llama secretaria adjunta o gerente de oficina, no están esencialmente definidos hasta el día de hoy. El departamento de secretaría en sí permanece fragmentado. Los secretarios no están unidos profesionalmente. No tienen organizaciones nacionales que sean consideradas por los que están en el poder y los empleadores y que estén dispuestas a proteger sus intereses, cuidar de su educación profesional y crecimiento profesional.

Los estadounidenses creen que la consolidación de una posición oficial y su trabajo exitoso se basan en una síntesis de dos cualidades: diligencia e iniciativa. El camino comienza para alcanzar las alturas del crecimiento profesional y recibir una educación básica a un nivel decente. En la era moderna de la electrónica, esto necesariamente incluye dominar los conceptos básicos de tecnología de la información, administración y economía, derecho, ética empresarial e idiomas extranjeros. Pero puede convertirse en un secretario de pleno derecho solo si ha acumulado cierta experiencia y antigüedad en el servicio.

En cuanto al cargo de secretario en nuestro país en la etapa actual, en el Manual de Calificación de los cargos de gerentes, especialistas y otros empleados, aprobado por el decreto del Ministerio de Trabajo y Desarrollo Social de la Federación de Rusia el 21 de agosto de 1998 No. 37 (con adiciones y cambios adicionales), se da a partir de adiciones: secretaria-taquígrafa, secretaria-mecanógrafa, secretaria de un especialista ciego, secretaria del jefe, secretaria científica. La lista de los puestos de secretario que figura en el Manual de Cualificaciones muestra que el concepto de “secretario” es bastante complejo, y realmente tiene muchas gradaciones, desde el secretario científico hasta el secretario-mecanógrafo. Por lo tanto, existe una amplia variedad de funciones desempeñadas por los secretarios, un conjunto de responsabilidades y derechos, diversos requisitos de educación, experiencia laboral y habilidades.

El cargo de secretario del gerente requiere una educación profesional superior y el cargo de secretaria-mecanógrafa - "educación vocacional primaria o educación general secundaria y capacitación especial según el programa establecido".

En los diccionarios, la palabra "secretario" se define como "una persona que lleva a cabo la correspondencia comercial de un individuo o alguna institución, así como a cargo del trabajo de oficina", y en el diccionario de SI Ozhegov - "un empleado a cargo de la correspondencia comercial , actualidad de una persona o institución ". Así, las definiciones enfatizan que el secretario puede servir tanto a un individuo (gerente) como a una institución.

La palabra "secretaria" proviene de la palabra francesa medieval "secretaire" y originalmente significaba un confidente (secreto en francés). Una buena secretaria esencialmente sigue siéndolo hoy. En Rusia, el puesto de secretario aparece en el siglo XVIII, al principio precisamente como el puesto de secretario personal del emperador, y en el Diccionario Explicativo V. Dahl define: "el secretario de Estado, el escribiente de confianza del soberano". En el primer cuarto del siglo XVIII. el secretario pasa a ser funcionario de la institución y en los actos legislativos de este período se detallan los alcances de sus actividades y deberes oficiales. Así, en las definiciones se destaca el trabajo con documentos. Además, enfatizan que la secretaria puede servir tanto a un individuo (gerente) como a una institución. El secretario debe estar siempre en "uniforme": vestido con cuidado y cuidado, prolijo, listo para cumplir rápida y eficientemente las instrucciones que se le den, ser capaz de resolver con calma, sin confusión, aspereza, alboroto y con dignidad los asuntos de su competencia. . Necesita el don de sentir los "matices" del caso, lo que le permite salir libremente de situaciones difíciles, en particular, no ver ni oír lo que no debería verse ni oírse. El secretario está siempre a la vista y al tanto de muchas cosas: trabaja con documentos, participa en reuniones de negocios y negociaciones, contesta una llamada telefónica y hace un pedido él mismo en nombre de la gerencia, hace una cita con los visitantes. Pero a veces tienes que hacer asignaciones únicas, por ejemplo, transferir dinero, conversaciones telefónicas a larga distancia, visitar a un colega enfermo, etc.

El papel del subsecretario en la estructura de la documentación de gestión. Categorías de secretarias.

El secretario es una de las profesiones más comunes en el mercado laboral moderno. Ninguna organización puede prescindir de una secretaria. Una secretaria es la mano derecha de un gerente, un empleado que posee información operativa y conoce la actualidad de una empresa, firma, organización, empresa o institución.

En los últimos años, la profesión de secretario ha experimentado cambios importantes. Si recientemente era costumbre llamar al secretario "la cara de la empresa", hoy ya se le puede comparar con la mano derecha del jefe, regulando varios procesos de producción. En nuestro país, la demanda de secretarias calificadas ha aumentado dramáticamente. Esto se debe principalmente a la aparición de una gran cantidad de estructuras.

International Professional Secretaries International dio la siguiente definición al secretario moderno: "Es un asistente emprendedor y prudente del jefe, que posee todas las habilidades profesionales necesarias para un cargo, toma decisiones dentro de su competencia y, si es necesario, toma el control sobre sí mismo. . "

Hoy en día, en organizaciones y empresas de diversas formas organizativas y legales, existen muchas variedades de la profesión de secretario. Las responsabilidades del personal de secretaría son muy diversas.

El operador telefónico en organizaciones grandes acepta todas las llamadas telefónicas y se conecta con los suscriptores necesarios. El secretario por teléfono acepta pedidos y mensajes telefónicos, brinda por teléfono la información necesaria sobre la gama de bienes o servicios proporcionados por la empresa, en nombre del jefe, se comunica con sus propios empleados y representantes de organizaciones de terceros por teléfono. La secretaria técnica trabaja con material de oficina. La recepcionista acepta cartas, faxes, correos electrónicos, responde llamadas telefónicas y las reenvía a su destino, recibe visitantes. El secretario de la oficina recibe y analiza la correspondencia, prepara los borradores de documentos, organiza el trabajo con los documentos, cumple las órdenes del jefe y sus adjuntos, es el coordinador y despachador de la oficina.

En el Manual de calificación de los puestos de gerentes, especialistas y otros empleados (aprobado por la Resolución del Ministerio de Trabajo de la Federación de Rusia del 21 de agosto de 1998 No. 37), el puesto de secretario se da con las adiciones: secretario -tipista, secretaria de un especialista ciego, secretaria del jefe, secretaria-taquígrafa, secretaria académica. Todos ellos se distinguen por una amplia variedad de funciones, un conjunto de responsabilidades y derechos, diversos requisitos de educación, experiencia laboral y habilidades. Las características de calificación de estos especialistas se presentan en el Apéndice A.

El desarrollo de nuevas relaciones socioeconómicas en Rusia ha provocado el rápido crecimiento de varios tipos de empresas y empresas no estatales. El jefe de cada una de esas organizaciones tiene un secretario. Los secretarios también trabajan para representantes de profesiones liberales: abogados, notarios y pequeñas empresas privadas.

El personal directivo de las organizaciones comerciales no gubernamentales, por regla general, es muy reducido. Los líderes de estas empresas se dedican principalmente a resolver los principales problemas productivos, problemas estratégicos del desarrollo de sus empresas, y confían una parte importante del trabajo de gestión (principalmente administrativo) a sus secretarias. El secretario del jefe de una empresa moderna no solo debe imprimir rápidamente y redactar correctamente los documentos, sino también redactar los textos de varios documentos, editar proyectos, no solo organizar racionalmente la recepción de visitantes y el servicio telefónico, sino también resolver de forma independiente muchos problemas. de acuerdo con las instrucciones del jefe.

Este nuevo tipo de profesión de secretario se denomina secretario adjunto.

Como saben, una secretaria y un asistente son variedades bastante diferentes de la profesión de secretario. El secretario del jefe de la organización es un asistente que organiza las actividades del primer jefe, prepara documentos para él, organiza reuniones, negociaciones, viajes de negocios y brinda servicios telefónicos. Un asistente es un especialista no solo en el campo de los asuntos de secretaría, sino también en el campo de la actividad principal de la empresa; prepara decisiones, informes, informes, discursos del jefe, documentos analíticos; analiza la situación y participa en el desarrollo de la estrategia y táctica de la firma.

La palabra "secretaria" proviene del latín secreto ("secreto, secreto"), y la palabra "referente" significa "una persona que comunica algo". El origen del nombre "secretario asistente" explica en parte el papel y la importancia del secretario en la estructura de gestión.

Una secretaria asistente es un confidente de un gerente que posee cierta información y libera a su jefe del trabajo actual para permitirle concentrarse en resolver los principales problemas de la empresa. Gracias al trabajo de la secretaria-asistente, el gerente puede concentrarse al máximo en el cumplimiento de sus tareas profesionales.

El subsecretario es una profesión que incluye muchas funciones. Las numerosas y variadas funciones de un secretario asistente moderno pueden subdividirse (con un grado suficiente de convención) en dos grandes grupos:

Funciones de documentación de gestión;

Funciones para el llamado servicio de gestión sin papeles.

Cumpliendo las funciones de soporte documental de la gestión, el secretario asistente se dedica a la preparación y ejecución de documentos oficiales, la organización del flujo de documentos, el almacenamiento y el uso de documentos en las actividades actuales de la organización. Cabe señalar que en las estructuras no estatales donde trabajan los secretarios-asistentes, por regla general, no se crea una unidad administrativa dedicada, las funciones para los servicios administrativos se concentran en la secretaría. Al mismo tiempo, el lugar de trabajo de la secretaria asistente suele estar equipado con medios técnicos modernos y respaldado por software. Esto le permite organizar de manera óptima, con el menor gasto de tiempo de trabajo, los servicios de oficina, combinándolo con el desempeño de otras numerosas funciones.

Las funciones de la secretaria-asistente para el servicio no documental incluyen: organizar la recepción de visitantes, atención telefónica, velar por el descanso laboral del gerente, contactos con el personal de la empresa y atender a los invitados de la empresa, organización de reuniones y negociaciones para el gerente, preparación de viajes de negocios para el gerente, organización y participación en reuniones, seguimiento de ejecución de instrucciones de la gerencia, organización de la jornada laboral del gerente, reserva de tiempo, organización del puesto de trabajo del gerente, control sobre la capacidad de servicio y correcto funcionamiento de los equipos de oficina.

A menudo, las funciones de secretaría para la gestión sin documentos se definen como funciones para el apoyo organizativo de las actividades del gerente. Esto no es totalmente preciso. De hecho, la secretaria asistente es una asistente confiable del gerente. Al mismo tiempo, todas (o la mayoría de ellas) las relaciones internas y externas de la organización están cerradas sobre ella, es el vínculo entre el gerente y los empleados, así como los socios comerciales. Así, un lugar significativo en las funciones del secretario asistente de servicios no documentales lo ocupan las funciones de comunicación. Hoy en día, a la secretaria-asistente del ejecutivo no solo se la llama la "mano derecha" de un gerente, sino que también se la compara con el "sistema nervioso central" de una empresa, lo que subraya una vez más la importancia del componente de comunicación en los servicios sin papel.

Un grupo especial de funciones del secretario-asistente consiste en funciones de referencia, que son difíciles de definir sin ambigüedades como documentales o no documentales. Con cierto grado de convención, estas funciones a veces se definen como funciones de apoyo informativo de las actividades del gerente. El componente de referencia incluye principalmente:

Ver literatura especial y publicaciones periódicas por perfil de la empresa,

Búsqueda y tratamiento de la información necesaria para la cabecera,

Conocimiento de libros, libros de referencia y otras fuentes, que contienen información necesaria en las actividades diarias de un gerente.

El alcance de las funciones de referente en diferentes organizaciones es muy diferente, pero cada secretario-referente debe ser capaz de organizar de manera competente el trabajo con información. La secretaria-asistente debe tener información completa sobre los empleados de la empresa (teléfonos, direcciones, etc.), poder encontrar al empleado necesario para el gerente no solo durante el trabajo, sino también en su tiempo libre, conocer los más importantes eventos en la vida personal de los empleados (aniversarios, otras celebraciones).

Además de los deberes tradicionales de asistente y asistente de gerente, hoy en día el subsecretario tiene delegadas una variedad de funciones que nunca antes habían formado parte de la actividad de secretaría. El alcance de estas responsabilidades es bastante amplio y variado en diferentes empresas.

Ciertas funciones administrativas y operaciones contables menores a menudo se transfieren al secretario asistente. Entre las funciones del secretario-asistente se encuentran la recepción de clientes e invitados de la empresa, las actividades en el marco de las relaciones públicas (relaciones públicas), la formación de archivos, etc. El secretario-asistente revisa la correspondencia del titular, enviando parte de los documentos directamente a especialistas y gerentes; registra y controla la ejecución de todas las órdenes del director, tanto escritas como orales. Todos los hechos, documentos, instrucciones relacionadas con las actividades del jefe se registran en su diario.

En las pequeñas organizaciones comerciales, el secretario asistente, por regla general, interactúa con el servicio de seguridad, el personal y los servicios económicos. En ausencia de los puestos de jefes de estos servicios, en ocasiones coordina directamente las actividades de estas unidades. A menudo, los secretarios-árbitros se transfieren a ciertas funciones de los empleados involucrados en el trabajo con el personal (por ejemplo, documentar las relaciones laborales). En algunas firmas pequeñas, las funciones de un secretario asistente son más cercanas a las de un subdirector de asuntos generales.

A menudo, un empleado que desempeña las funciones de un secretario subalterno está subordinado al secretario adjunto.

Cualquier secretario ejecutivo debe poder tomar decisiones, dar instrucciones y representar a su gerente en situaciones comerciales.

La importancia de los secretarios adjuntos en la estructura de gestión aumenta constantemente. Según la revista "Profile", hoy la secretaria-asistente es una de las veinte profesiones más populares. Además, según el grado de prestigio y las perspectivas para los próximos cinco años, esta profesión recibió la máxima valoración. El trabajo vivo e interesante, los buenos salarios (especialmente en las grandes ciudades) hacen que esta profesión sea bastante atractiva. La demanda de secretarios-asistentes profesionales se mantiene independientemente de las crisis, las fluctuaciones políticas y monetarias.

La formación de una nueva profesión de secretario se basa igualmente en la experiencia nacional y extranjera en la organización de servicios de secretaría.

Cabe señalar que en los Estados Unidos y Europa occidental, el trabajo de un secretario certificado se ha considerado durante mucho tiempo bastante respetado y remunerado en consecuencia. Los secretarios se forman en instituciones educativas especializadas con un alto nivel de enseñanza. Muchos países han introducido un examen especial para el título de secretario profesional, sin el cual es imposible contar con un puesto de secretario superior.

El trabajo de un subsecretario de una empresa rusa moderna tiene sus propios detalles:

Una amplia variedad de tareas con diferencias significativas en ellas en términos de complejidad, importancia, etc.;

Un día de trabajo muy ajetreado;

La necesidad de realizar varios trabajos en paralelo;

Horas extraordinarias constantes, tareas no planificadas, la necesidad de quedarse hasta tarde después del final de la jornada laboral en caso de trabajo urgente;

Condiciones laborales especiales: llamadas telefónicas, llamadas, etc.

La especificidad y complejidad del trabajo de secretaría también está asociada con el hecho de que la secretaria está siempre a la vista, en el centro de comunicación con la gerencia, colegas, clientes. No es casualidad que digan que "la secretaria es la cara de la empresa". El subsecretario es una profesión de servicio. En la práctica doméstica, el puesto de subsecretario está ocupado predominantemente por mujeres, que tienen más probabilidades de convertirse en asistentes.

En relación con el cambio en el puesto del secretario en la estructura de gestión de una empresa moderna, han aparecido requisitos más altos para el nivel de educación del secretario-asistente, su erudición profesional, habilidades de comunicación y la capacidad para resolver diversos problemas comerciales. .

Hoy en día, la profesión de secretaria-asistente requiere que una persona esté altamente preparada, toda una gama de cualidades personales y comerciales, debido a las especificidades del trabajo de secretaría.

Pasemos a los numerosos anuncios que invitan a trabajar a las secretarias-asistentes. Se imponen los siguientes requisitos a los solicitantes de este puesto: conocimiento del trabajo de oficina (esto implica el conocimiento de las reglas para la preparación y ejecución de los principales tipos de documentos de gestión y las reglas básicas para organizar el trabajo con documentos); Habilidades de PC (es decir, conocimiento del editor de texto Microsoft World, sistema de hoja de cálculo Microsoft Excel y familiaridad general con el sistema operativo Windows); conocimiento dentro de ciertos límites de una lengua extranjera, más a menudo inglés, menos a menudo alemán o francés.

De hecho, las calificaciones y otros requisitos para los secretarios modernos son mucho más amplios. Desafortunadamente, al contratar a una secretaria, el gerente no siempre puede formular claramente estos requisitos. Y la descripción del puesto, cuando está disponible, no ofrece una imagen completa de las funciones de un subsecretario.

Una secretaria asistente profesional debe tener ciertos conocimientos y habilidades, tener ciertas cualidades comerciales y personales.

Los conocimientos y habilidades profesionales necesarios para una secretaria asistente moderna se pueden dividir aproximadamente en tres grupos:

1. Conocimientos necesarios para el soporte documental e informativo de la dirección y de la empresa en su conjunto.

El subsecretario debe saber:

Documentos normativos y metodológicos sobre documentación de gestión,

Principios básicos de la gestión documental,

Fundamentos de archivo,

Programas de aplicación básicos,

Idioma ruso,

Uno o más idiomas extranjeros (según el perfil de la empresa).

Elaborar y ejecutar los principales tipos y variedades de documentos de gestión;

Organizar racionalmente el trabajo con documentos de gestión, mantener un archivo;

Buscar, organizar y almacenar información;

Utilice una máquina de escribir, una computadora personal, una impresora y otros medios para redactar, hacer y copiar documentos.

2. Conocimientos necesarios para el soporte comunicativo de la firma y su administración:

Reglas de conversación comercial;

Los principios de organización de la recepción de visitantes, reuniones, viajes de negocios;

Medios de comunicación modernos;

Fundamentos de la Ética Profesional.

Con base en este conocimiento, el secretario debería poder:

Llevar a cabo conversaciones comerciales y telefónicas;

Organizar reuniones, presentaciones, viajes de negocios;

Utilice medios de comunicación modernos;

Organizar la recepción de visitantes;

Planifique su trabajo, planifique y ahorre tiempo al gerente.

3. Conocimientos relacionados con las principales actividades de la firma, su estructura interna y relaciones externas:

Principios de la organización del trabajo gerencial, fundamentos legales de la gerencia;

Fundamentos de derecho administrativo, laboral y empresarial;

Actos legales y normativos que regulan las actividades de la empresa y sus empleados.

Sobre la base de este conocimiento, el secretario debería poder garantizar el trabajo eficaz del líder.

Además, podemos decir sobre aquellos conocimientos especiales que debe tener un secretario científico, que generalmente no solo tiene una educación superior, sino también un título académico.

El secretario científico necesita saber:

Problemas científicos del campo pertinente del conocimiento, la ciencia y la tecnología;

Direcciones de desarrollo económico en un campo específico de actividad de la institución;

Logros nacionales y extranjeros en un campo de conocimiento similar;

El procedimiento establecido para organizar, planificar, financiar, realizar e implementar investigación y desarrollo científico, así como su patentamiento;

Legislación aplicable que rige los derechos de autor y la protección de patentes;

Métodos para organizar el trabajo de los científicos y la gestión de la investigación y el desarrollo científicos, etc.

Así, la secretaria-ayudante debe poder realizar todo tipo de trabajos: desde los más sencillos técnicos hasta los creativos. Pero su trabajo se diferencia del trabajo de otros secretarios principalmente por la más alta profesionalidad, la presencia de tipos de trabajo de referencia relacionados con la recopilación, análisis, presentación de materiales y la preparación de documentos, conocimiento fluido de idiomas extranjeros y un conocimiento impecable de tecnologia computacional. Un secretario asistente es un asistente del gerente altamente calificado, dotado de creatividad y altamente profesional, en quien siempre confía y en quien puede confiar plenamente cuando lleva a cabo tareas de cualquier complejidad.

Requisitos profesionales para diversas categorías de secretarias.

Directorio de calificación de puestos de empleados en las categorías de secretarias. Secretaria-mecanógrafa. Secretario-taquígrafo. El secretario del especialista ciego. Secretario Jefe. Requisitos generales para varias categorías de secretarios. Etapas de la carrera de una secretaria moderna. Asistente de secretaria. Gerente de oficina. Secretario-ayudante de la cabeza. Categorías de secretarias. Las actividades del secretario en la estructura del aparato de gestión. Requisitos de calificación para el trabajo de secretaria, nivel educativo, experiencia laboral, habilidades prácticas. Regulación de las responsabilidades laborales del secretario en documentos organizativos y legales. Nombramiento, contenido, procedimiento para la elaboración de descripciones de puestos e instrucciones de formación para un secretario de una determinada categoría. La dependencia de las funciones del secretario del nivel del jefe, la dirección de la organización, el volumen de flujo de trabajo, el sistema de soporte de documentación. Interacción del secretario con el personal de la organización.

Cualidades comerciales y personales del subsecretario.

La psicología moderna entiende una personalidad como un sistema estable, más o menos autónomo, de características psicológicas individuales socialmente significativas de una persona, haciéndola exactamente igual, y no determinando su identidad, comportamiento, habilidades, posibilidades creativas, actitud hacia sí mismo y hacia otras personas. en una palabra, toda su apariencia, el nivel de aspiraciones y comportamiento real. Estas características se deben a las características naturales de las personas, por ejemplo, edad, género, temperamento, etc., sus necesidades actuales, intereses, orientaciones de valores y roles sociales en la sociedad, pero al mismo tiempo, y la experiencia de vidas pasadas adquiridas a través de la conocimientos, habilidades, hábitos, cultura de generaciones anteriores, tradiciones familiares, etc.

Basado en los datos obtenidos de la naturaleza (y, si es necesario, corrigiéndolos ligeramente) puedes formarte como una persona capaz de dominar la profesión deseada, beneficie a la sociedad y a usted mismo y obtenga satisfacción del trabajo realizado. V completamente todo lo que se ha dicho pertenece a la profesión secretario.

Estamos hablando del secretario de una empresa, institución, organización de cualquier forma de negocio. Esta profesión es muy común en todo el mundo, especialmente entre niñas y mujeres jóvenes, pero los hombres también se emplean en el trabajo de secretaría. En el extranjero, el puesto de secretario de una empresa para un joven se considera prestigioso y muy bien remunerado. La popularidad de esta profesión en la Rusia moderna está aumentando en relación con la transición a una economía de mercado y el surgimiento de una gran cantidad de nuevos negocios y otras estructuras. Pero al mismo tiempo, el nivel de requisitos profesionales y de otro tipo para la personalidad del secretario también está aumentando.

El secretario es el rostro de la institución. Una empresa es juzgada por su trabajo y comportamiento. El secretario debe adherirse a la "identidad corporativa empresarial". Precisión, competencia, corrección, eficiencia, laconismo, cortesía y benevolencia: estos son sus principios fundamentales y deben observarse en el trabajo.

El vendedor promedio se enfoca en cualquier actividad que no sea la que le genera la mayor parte de su dinero. En los entrenamientos, rara vez me preguntan: “¿Cuál es la mejor manera de iniciar una conversación? ¿Qué palabras decir? - pero cada vez que surge una conversación sobre llamadas en frío, escucho: "¿Qué pasa si nos dicen" no "?" Es la habilidad de iniciar correctamente una conversación y establecer contacto lo que trae el 80% de los resultados, y la habilidad de responder al rechazo, solo el 20%. Poner tu energía principal y concentrarte en trabajar con los rechazos es como gritar "¡Salva!" En lugar de entrenar en natación. Por tanto, analizaremos en detalle cómo pasar por la secretaria.

Todos los métodos de paso por la secretaria se pueden dividir en tres tipos.

1. Recepciones honestas se basan en nuestra confianza y actitud, el conocimiento de los procesos de negocio y otras características del trabajo tanto del propio secretario como de la empresa en su conjunto.

2. Técnicas con elementos de engaño o manipulación basado en un cierto engaño de la secretaria. No soy partidario de estas técnicas, pero existen y funcionan, por lo que vale la pena mencionarlas.

3. Técnicas con elementos de intriga y rompiendo la plantilla- técnicas en las que nuestras palabras no encajan en el modelo de pensamiento del secretario, su "programa" falla y él nos deja pasar.

La primera recepción honesta a través de la secretaria es averiguar el nombre de la persona que toma las decisiones con anticipación. ¡Es tan fácil que muchos no lo hacen! ¡Conocer el nombre es una de las claves principales para contactar a un tomador de decisiones!

Hay varias formas sencillas de averiguar el nombre.

Método número 1. Preparación. Mientras se prepara para la llamada, puede averiguar el nombre del tomador de decisiones en el sitio web de la empresa, en sus noticias o en los medios de comunicación.

Método número 2. Una llamada de un colega o el método de dos llamadas. Su colega llama primero a su contacto, aprende el nombre de la persona que toma las decisiones, se lo da y usted realiza la llamada utilizando el nombre de la persona que toma las decisiones. Por cierto, su colega debe realizar la llamada de la manera más eficiente posible y estar listo para completarla si se conecta inesperadamente con la persona que toma las decisiones ☺. La llamada de un colega parece estándar:

– ¡Buen día! Igor Stalevarov, empresa Unicstream. Conéctese con el director.

- ¿Y sobre qué pregunta?

– Sobre el tema de la cooperación. Nos gustaría suministrarle nuestros productos.

- Enviar información al correo electrónico.

– Sí, está bien, ¡estoy listo para grabar!(Escribe el correo electrónico).

– Cual es el nombre del director? Le marcaré esa información. (O "¿A quién debo enviar la carta?")

- Andrey Ivanovich Ipatov. (Escribe el nombre).

– ¡Muchas gracias! ¿Cuándo debo devolver la llamada en función de los resultados?

- Llamar el viernes después de las dos.

– ¡Sí OK! ¡Todo lo mejor!

Entonces, su colega averiguó el nombre del director, ahora en un par de horas puede hacer su llamada. Por supuesto, es recomendable que su colega proponga un nombre diferente para la empresa, para que cuando llame, la secretaria no tenga dudas. A veces, un asistente experimentado a la pregunta: “¿Cómo se llama el director? ¿A quién se debe enviar la carta? " responderá: “Escriba el nombre de la empresa. Él vendrá a mí de todos modos ". En este caso, su intento falló.

Método número 3. Una llamada al oficial de policía del distrito. En este caso, es, por supuesto, manipulación. Busca en el sitio web la dirección legal de la empresa, llama en nombre del oficial de policía del distrito y averigua el nombre de la persona que toma las decisiones. Dio la casualidad de que en nuestro país, la mayoría de la gente trata a los organismos encargados de hacer cumplir la ley con algo de miedo y primero responde a sus preguntas, y solo luego piensa por qué. La secretaria no suele ser una excepción. Lo principal es que debe conocer el cargo del tomador de decisiones y proponer con anticipación el nombre y apellido del director. La llamada es corta, hecha en un tono absolutamente serio, pero indiferente, sin palabras innecesarias, emociones y palabras respetuosas que usa la gente común:

– ¡Un oficial de la milicia de distrito para tal distrito Gordeev! Especifique el nombre y apellido de su director (pausa), Sergey Leshchinsky. (Pausa.)

- No. Ipatov Andrey Ivanovich. (Cauteloso.)

– Ajá, Andrey Ipatov. Gracias... (Cuelga el teléfono.)

En la mayoría de los casos, el secretario, sin dudarlo, dicta el nombre de quien toma las decisiones. Además, de la misma forma, también puedes pedir un número directo, ya que "acudiste" en busca de ayuda al policía del distrito.

Método número 4. Llamada al inspector de impuestos. La recepción repite completamente la anterior, pero se realiza en nombre del inspector fiscal.

– Inspector número de impuestos de tal y tal distrito Gordeev. Esta es Unicstream LLC, ¿verdad?

- ¿Si porque?..

– Verificación de detalles: usted es LLC "Unicstream", domicilio legal 5-ya Stolbovaya street, 7, y actualmente el director de la empresa Leshchinsky Sergey Ivanovich?(Decimos cualquier nombre y apellido).

No no. (O ella misma dice inmediatamente el nombre y apellido correctos).

– Entonces, necesitas arreglar ... ¿Y a quién?

- Ipatov Andrey Ivanovich. (Cauteloso.)

– Entonces, I-pa-tov Andrei Iva-no-vich. ¿Su teléfono se mantuvo igual?

– Dictar, lo comprobaré.

- Setecientos veintitrés ... (La secretaria dicta el número.)

– Si. Todo es correcto. ¡Gracias!

Método número 5. Llame a su secretaria. Es más conveniente realizar esta técnica con la ayuda de un compañero. Su colega debe llamar a la empresa que le interesa en nombre de su secretaria personal. Por lo tanto, su estatus pasa a ser un paso con el de su jefe, y es mucho más fácil para “su secretaria” negociar con un colega. Él puede averiguar el nombre de la persona que toma las decisiones y organizar su reunión o, si lo necesita, sobre la hora de su llamada a su jefe, ¡entonces se esperará el contacto y no será frío!

Cómo podría verse:

- Buenas tardes, la empresa "Unicstream", subdirectora Ivanova Svetlana. Me gustaría concertar una reunión (contacto) entre mi director y el suyo. ¿Cuándo conviene hacerlo?

- ¡Hola! .. Y especifica quién eres y sobre qué tema?

- Soy asistente de Sergey Vladimirovich Nikiforov, director de Unicstream, estamos planificando ciertos proyectos junto con usted, y mi director me indicó que hiciera una cita con su director, ¿cuándo sería conveniente hacerlo? Sergei Vladimirovich tiene tiempo, por ejemplo, mañana por la tarde. ¿Qué tienes?

- Sumergir. Déjeme ver. Bueno, a las 16:00 puedes. ¿Cómo inscribirte?

- "Unicstream", Sergey Nikiforov. Por cierto, ¿cuál es el nombre correcto de su director?

- Ipatov Andrey Ivanovich.

- Entonces, Ipatov Andrey Ivanovich. Bueno. Esto significa que mañana Sergey estará en tu casa a las 16:00. Todo lo mejor.

Por supuesto, necesita hablar con absoluta confianza, como si usted (o su colega) fuera de hecho un asistente y no estuviese “enfurecido” con ningún problema de conexión.

Es importante notar cómo funciona la frase “estamos planeando ciertos proyectos contigo”. Este es solo el caso cuando no estamos a tiempo, pero el secretario decide por sí mismo que ya estamos cooperando. Al menos puede decidir eso, porque la frase se dice en tiempo presente - "planificación" y vaga - "ciertos proyectos". Al mismo tiempo, parece muy impresionante.

Método número 6. Llame a un tercero directamente. Este método se basa en "Preparación". Cuando estudia el sitio web de un cliente potencial, a veces encuentra nombres, apellidos y números de teléfono de algunos empleados en él. Puede llamar a uno de ellos, charlar y obtener el nombre del director, una recomendación de un "tercero", o tal vez ir inmediatamente a la persona que toma las decisiones:

- ¿Sergey Ivanovich?

- Sergey Ivanovich, buenas tardes, mi nombre es Sergey Nikiforov, la empresa "Unicstream". Estoy buscando a una persona que se ocupe de sus compras, miré la información en su sitio web y decidí que podría ser usted (pausa).

- No no. Probablemente algún error ...

- Sergei Ivanovich, por favor, ayúdeme, ¿y quién se encarga de sus compras? Planeamos trabajar con usted y es importante para mí aclarar algunas preguntas ahora.

Permítame recordarle que un tercero no tiene la carga de la responsabilidad, y si parecemos favorables, nada nos impide recibir información.

- Este es Andrey Nikolaevich, director comercial, él toma una decisión y luego los gerentes se ocupan de los problemas técnicos.

- Kharlamov.

- Har-la-mov. ¿Cómo puede ser más fácil para mí ponerme en contacto con él?

- Entonces. Ahora te diré ... 975 31 10, te llevarán al secretario Andrey Nikolaevich.

- ¡Ya veo, gracias Sergei Ivanovich! ¿Puedo decir que me recomendó que lo contactara?

- Por el amor de Dios.

- Por cierto, ¿cómo se llama la secretaria?

- Albina.

- ¡Muchas gracias, Sergey Ivanovich!

Así, nos enteramos del nombre del tomador de decisiones, el nombre de la secretaria, y también recibimos pseudo-recomendaciones que ayudarán a comunicarnos con Albina. A veces, el propio tercero puede conectarse directamente con el responsable de la toma de decisiones. Entonces tiene sentido decir una frase de manera diferente:

- Ya veo: Andrei Nikolaevich. ¿Cuál es su apellido?

- Kharlamov.

- Har-la-mov. Sergei Ivanovich, ¿puede conectarme con Andrei Nikolaevich?

Por supuesto, nunca hay una garantía del 100% de que un tercero pueda conectarse, pero recuerde que con las llamadas en frío, como con las ventas activas, ¡Es importante utilizar todas las posibilidades!¡La regla de las estadísticas no ha sido cancelada!

conclusiones

1. Todos los métodos para pasar por la secretaria se pueden dividir en tres tipos.

- Honesto.

- Con elementos de engaño o manipulación.

- Con elementos de intriga y rompiendo el patrón.

2. La primera forma de comunicarse con la persona que toma las decisiones es averiguar el nombre de antemano. Ahora tenemos al menos seis formas de averiguar el nombre.

Una oficina puede funcionar sin jefe, pero no sin secretaria

Jane Fonda

La profesión de secretaria es una de las más demandadas en la actualidad. Hace apenas unos años, una empresa solía necesitar una sola secretaria. Una persona se encargaba de todo, desde atender llamadas, repartir el trabajo, por ejemplo, toda una flota de coches, imprimir documentos, té y café para los visitantes, y redactar el día del jefe.

Hoy en día, es simplemente imposible hacer frente a tantas responsabilidades solo en empresas grandes y medianas. Hay muchas empresas donde un empleado realiza todas las tareas de secretaría, y en otras organizaciones hay un departamento completo de secretarias, que son administradas por el jefe de la secretaría, todo depende del tamaño de la empresa, así como de los detalles. de sus actividades.

Intentamos identificar y clasificar todos los puestos de secretaría existentes en función de las funciones desempeñadas y el lugar del empleado en la estructura de la organización.

Si asumimos que la empresa emplea el número máximo de secretarias, entonces el trabajo del departamento de secretaría puede verse así.

El personal de los operadores en el teléfono llama a los clientes potenciales con una oferta de bienes o servicios. Al mismo tiempo, hay un flujo de llamadas de los clientes porque la empresa se anuncia en los medios. Estas llamadas son atendidas por la secretaria por teléfono y designará a las personas que llaman la hora de la visita. Cuando los visitantes llegan a la oficina, son recibidos por una recepcionista que acompañará a los clientes a una habitación especial. Allí, el atento administrador de la oficina ofrecerá té o café mientras el visitante espera la recepción. Y si en algún momento el flujo de clientes se ha detenido, entonces el administrador pone las cosas en orden en la sala de visitas, saca revistas, regando flores. Al mismo tiempo, hay un gerente de oficina económica, envía mensajeros y conductores y monitorea la disponibilidad de material de oficina, controla el funcionamiento de la oficina. Cada gerente tiene una secretaria personal y los altos directivos también tienen secretarias-asistentes y asistentes personales. Para completar el cuadro, puede agregar operadores de PC que llenan bases de datos, imprimen toda la documentación, listas de precios, folletos, folletos con información constantemente actualizada, así como empleados que mantienen registros, registros y archivo. Todos los servicios de secretaría están a cargo del jefe del departamento de secretaría.

Y esto está lejos de ser una lista completa de puestos de secretaría, por lo que intentaremos combinar las especializaciones más cercanas en ciertos grupos básicos que se encuentran con mayor frecuencia en la práctica, a saber:

operador telefónico;
recepcionista / administrador / recepcionista;
secretaria de departamento;
secretaria asistente;
gerente de oficina / jefe de la secretaría;
asistente personal / asistente personal.

Operador en el teléfono

Este es quizás el puesto peor pagado, pero el más buscado de todos los servicios de oficina. Hay muchos otros nombres para este puesto, por ejemplo, empleado, más a menudo empleado, para trabajar por teléfono, gerente para negociaciones, despachador por teléfono, etc.

La principal responsabilidad de dicho empleado es trabajar con las llamadas entrantes o salientes. Como regla general, el trabajo no está relacionado con el servicio directo de visitantes o la ejecución de tareas de la dirección.

, la capacidad de tener contigo mismo durante una conversación telefónica
aptitud para las técnicas de venta telefónica

Funciones típicas:

Llamadas de clientes y clientes de la organización;
- llamadas a los empleados de la organización con más desvíos;
- llamadas de empleados de la organización involucrados en ciclos de producción.

2. Implementación de ventas por teléfono con llamadas salientes o con llamadas entrantes de clientes.

3. Transferencia de información de referencia por teléfono.

4. Visualización en programas especializados para organizar los resultados de la recepción de llamadas telefónicas:

Registro de información del cliente;
- Resultados de ventas;
- Fuentes publicitarias de solicitudes de llamadas;
- etc.

Este puesto suele existir en grandes empresas o en empresas enfocadas a un gran flujo de clientes (servicio, ayuda y otros servicios). La lista de requisitos para este empleado no es larga y generalmente se limita a tener una voz agradable y ganas de trabajar.

Recepcionista / Administrador / Recepcionista

Este nombre proviene del nombre de la recepción, detrás de la cual se encuentra el lugar de trabajo de la secretaria. De ahí, una variedad de opciones de ortografía y pronunciación: recepción, recepción, así como el nombre de la profesión de recepcionista. Inicialmente, tales puestos, como los propios mostradores de recepción, existían solo en hoteles y salones de belleza. Ahora, en muchas oficinas donde trabajan activamente con los visitantes, se necesita una persona así. Responsabilidades similares para el despachador, la secretaria de turno, la secretaria al teléfono, etc.

La vacante de recepcionista la abren empresas cuyas oficinas reciben una gran cantidad de llamadas telefónicas y muchos visitantes. Por lo tanto, las niñas con buenos datos externos suelen ser invitadas al puesto de recepcionista.

Requerimientos básicos:

uso seguro de computadoras y equipos de oficina
el conocimiento de idiomas extranjeros es opcional
buena capacidad de comunicación

Funciones típicas:

1. Recibir llamadas en ruso y / o idiomas extranjeros:

De clientes y clientes de la organización
- llamadas a los empleados de la organización con posterior reenvío

2. Encuentro y registro de visitantes en la recepción.

3. Recepción de cartas, faxes y documentación electrónica
4. Realiza algunas otras tareas menores de la dirección. En algunos casos, lleva estadísticas, acepta efectivo, llena formularios de documentos, imprime cartas (sin compilar él mismo).
Muy a menudo, este puesto se encuentra en empresas extranjeras y firmas rusas centradas en clientes extranjeros. Como regla general, uno de los principales requisitos para los candidatos a esta vacante es el conocimiento de una lengua extranjera al menos a un buen nivel de conversación.

Secretario de Departamento

Una secretaria que trabaja como parte de cualquier división estructural de la empresa (departamento, división, sector, etc.), a menudo posee un conocimiento especial sobre las particularidades del trabajo de la división estructural correspondiente.

Requerimientos básicos:

uso seguro de computadoras y equipos de oficina

La educación superior es un conocimiento deseable o especial relacionado con las especificidades del trabajo de la unidad estructural correspondiente.
conocimiento de idiomas extranjeros para empresas extranjeras
buena capacidad de comunicación

Funciones típicas:

1. Recibir llamadas, atender consultas estándar en el marco del trabajo de esta unidad estructural, desviar llamadas a empleados específicos.
2. Conocer a los visitantes.
3. Compra de material de oficina.
4. Realización de trabajos de oficina de la unidad estructural.
5. Ver correo, seleccionar y estructurar la correspondencia necesaria.

Esta posición se encuentra solo en grandes empresas con divisiones estructurales o muchos departamentos.

Asistente de secretaria

El secretario-asistente está más enfocado a trabajar fuera de la empresa, es decir, cumple las órdenes del jefe en cuanto a la comunicación con clientes y socios, por lo tanto, se requiere que conozca idiomas extranjeros. La competencia del secretario del gerente incluye temas relacionados con los procesos que ocurren dentro de la empresa, es decir, realiza tareas relacionadas con la propia empresa y sus empleados.
Esta secretaria, además de un asistente personal, trabaja con una persona, pero estas suelen ser las segundas personas de la empresa (subdirectores, vicepresidentes, jefes de departamento y divisiones, etc.). Además, el secretario adjunto puede trabajar con la primera persona, sin realizar funciones de representante y algunas otras de un asistente personal.

Requerimientos básicos:

educación más alta
experiencia laboral en un puesto similar desde un año
diligencia, responsabilidad, aprendizaje
uso seguro de computadoras y equipos de oficina

Funciones típicas:

1. Cartas de composición propia.
2. Control sobre la ejecución de documentos y encargos subordinados al jefe inmediato de la unidad o unidades estructurales.
3. Elaboración de un horario de trabajo para el jefe.
4. Revisión y preparación de información para el jefe.
5. Elaboración de notas analíticas y referencias para el jefe.
6. Preparación y soporte de negociaciones.

Gerente de oficina / Jefe de Secretaría

Un gerente de oficina es una especie de administrador de oficina. Además de los deberes de secretaría habituales, se le puede encomendar la coordinación de las actividades de una serie de servicios de la empresa (por ejemplo, automóviles), ejecutando las órdenes de los empleados, tanto de gestión como de base. Esta posición requiere más independencia que simplemente ser secretaria o recepcionista. El jefe de oficina tiene derecho a realizar determinados proyectos dentro de su competencia (estudio de nuevos productos y servicios, mejora de los sistemas de trabajo de la empresa). Y también muchas veces es esta secretaria quien se encarga de organizar eventos corporativos, conferencias, entregar almuerzos a la oficina, etc.

Requerimientos básicos:
educación más alta
uso seguro de computadoras y equipos de oficina
responsabilidad, energía

Funciones típicas:

1. Asegurar la vida de la oficina (organizar la compra de papelería, entrega de agua, control sobre la disponibilidad de papel en impresoras, fotocopiadoras y mucho más).

2. Resolución de problemas administrativos (alquiler de edificio, limpieza, choferes, secretarias y mucho más).
3. Introducción de nuevas formas de organización del trabajo.
4. Poderes de representación (en agencias gubernamentales, etc.).
5. Selección, gestión y formación de personal subordinado.
La posición es más típica de empresas con grandes oficinas.
El jefe de la secretaría se reúne solo en grandes empresas, con una plantilla de secretarias en la oficina de al menos 58.

Asistente personal / asistente personal

Uno de los puestos de secretaría más responsables, que requiere acrobacias aéreas y profesionalismo. Un buen ayudante, además de sus conocimientos y habilidades profesionales, debe tener habilidades muy desarrolladas para la actividad analítica, ser independiente en la toma de decisiones, y lo más importante, ser un muy buen psicólogo y conocer los hábitos característicos de su jefe no peores que los de su entorno. parientes. Todos los documentos que pasen por el asistente y vayan al escritorio del gerente deben ser impecables. El conocimiento de la etiqueta empresarial es muy demandado en este puesto. La capacidad del asistente personal para comportarse en reuniones de negocios determina cómo los participantes en esta reunión percibirán al líder.
Es decir, es un asistente insustituible que conoce todos los momentos y problemas laborales de su gerente. Se supone que esta secretaria trabaja exclusivamente con la primera persona. La tarea principal de dicho especialista es convertirse en la "mano derecha" de su jefe, para ahorrar su costoso tiempo de trabajo, ahorrándole al máximo las preguntas y problemas de rutina que una secretaria profesional y calificada puede enfrentar fácilmente.

Requerimientos básicos:

compatibilidad psicológica con el líder
educación más alta
experiencia laboral en un puesto similar al menos dos años
diligencia, responsabilidad, capacidad de aprendizaje, cortesía excepcional
uso seguro de computadoras y equipos de oficina

Funciones típicas:

1. Coordina las acciones del jefe.
2. Redacta documentos de forma independiente.
3. Prepara materiales para reuniones y negociaciones.
4. Prepara notas analíticas y referencias.
5. Lleva actas de reuniones, negociaciones, reuniones de accionistas y del consejo de administración.
6. Traduce de un idioma extranjero según sea necesario.
7. Realiza la preparación de viajes de negocios para el jefe (selección, pedido de hotel, boletos de transporte, taxis, etc.).
8. Se somete únicamente a su supervisor inmediato. En casos raros, su trabajo puede ser coordinado por un gerente de oficina.

El nivel de los sueldos de los secretarios depende de los requisitos del secretario en cuanto a conocimientos, experiencia, habilidades y calificaciones. También es imposible no tener en cuenta la situación financiera de una empresa en particular y la política que sigue en relación con los salarios de sus empleados.
Los siguientes factores suelen afectar el nivel de sueldos de los secretarios:

• conocimiento de uno o más idiomas extranjeros;
• experiencia laboral en un puesto similar;
• disponibilidad de educación superior;
• habilidades especiales necesarias para un puesto específico, así como conocimiento de programas informáticos especiales;
• requisitos para la comparecencia de los candidatos.

A continuación se muestra el salario promedio en Moscú para las secretarias, según el puesto y los factores anteriores que afectan el nivel de los salarios.

Hemos mencionado más de una vez que es muy difícil definir las responsabilidades típicas de una secretaria o subgerente. Mucho depende del alcance de la empresa, su tamaño, la imaginación del jefe y prácticamente no está regulado por nada. Además, existe una división dentro de la propia profesión, que, como muestra la práctica, es entendida de manera diferente por trabajadores y empleadores.

Los propios secretarios sienten la diferencia, a veces de manera intuitiva, por eso las disputas sobre quién es "más importante", qué jerarquía existe dentro de la profesión, que es el escalón más alto en la carrera de un trabajador administrativo, no ceden en los foros. Todavía no hay consenso sobre este punto entre mis colegas.

Sin embargo, si existen estos numerosos nombres, entonces los fenómenos que describen también deben existir.

Entendamos todas las complejidades de la clasificación de puestos administrativos.

Entendiendo los conceptos

Enumeremos los principales puestos administrativos: "secretaria", "asistente", "secretaria asistente", "asistente de dirección", "secretaria de recepción", "gerente de oficina". Antes de analizarlos con más detalle, comprendamos qué se entiende por cada una de estas posiciones.

Wikipedia no define el cargo de "secretario". Contiene únicamente el artículo "Secretario-Auxiliar", que contiene la siguiente definición: secretaria asistente- empleado de oficina con una amplia gama de responsabilidades, desde recibir llamadas telefónicas (recepcionista) hasta asistente de gerente (secretaria personal).

Aquí está la lista de funciones realizadas por el secretario asistente:

• recibir llamadas telefónicas al gerente;
• trabajo con documentos: determinación de importancia, preparación, registro, distribución, recepción, almacenamiento, sistematización;
• planificación y preparación de la recepción de visitantes;
• asistencia en la planificación del horario de trabajo del jefe, a veces: reserva de hoteles y boletos de avión;
• participación en la preparación de negociaciones comerciales;
• pedir material de oficina y otras cosas necesarias para la vida de la oficina, a veces, proporcionar productos al gerente.

No hubo claridad particular después de leer este artículo. Todos sabemos ya que el abanico de responsabilidades es amplio, y lo anterior puede ser realizado tanto por la secretaria como por el subdirector. Además, esto está lejos de la mitad de las responsabilidades que tienen que cumplir los representantes típicos de nuestra profesión. ¿O tal vez este es un nombre general para todo el grupo de profesiones? Es poco probable que la mayoría de la gente escuche sobre la "secretaria", sin prefijos.

La palabra "secretaria", como saben, proviene de lat. secreto("Secreto, secreto"). Y en la antigua Roma, los apoderados se llamaban secretarios. Conclusión: el secretario tiene acceso a cierta información que no está sujeta a divulgación pública y para el desempeño de sus funciones debe ganarse la confianza del gerente.

En cuanto al origen de la palabra "referente", el nombre también es latino - "reproducir, comunicar". Por lo tanto, esta persona está trabajando con información. En general, el origen de las palabras está indudablemente relacionado con la profesión moderna, pero no explica del todo lo que hace este empleado en la organización.

En resumen: la mayoría de nosotros somos todos los mismos secretarios-referentes. Sin embargo, esto rara vez se refleja en la tabla de personal y el libro de trabajo: muchos de mis colegas son "llamados" de manera diferente.

Para evitar confusión

Secretario enrecepción- una posición que en la conciencia de masas se asocia con la recepción y distribución de llamadas y correspondencia. A veces, estos empleados también pueden llevar a cabo la recepción inicial de visitantes. Entre los puestos de secretaría, este es el único, por cuyo nombre queda claro de inmediato lo que se tendrá que hacer. Aunque, por supuesto, hay excepciones.
Gerente de oficina es un papel de calco del inglés. oficina gerente, es decir. gerente de oficina. Sus principales responsabilidades son administrar los recursos administrativos, financieros y de otro tipo para garantizar el buen funcionamiento de una sola oficina y su personal. El gerente de oficina es uno de los puestos gerenciales junior.
La subordinación de dicho empleado puede ser conductores, limpiadores y, a menudo, secretarias. Debido al hecho de que el gerente de la oficina es responsable del soporte vital de la oficina y sus empleados, muchas personas piensan que esta posición es similar a la de un gerente. Tienen muchas responsabilidades similares, ¡pero Dios no permita que confunda y llame al gerente de la oficina un cuidador! No hay nada de vergonzoso en esto último, pero el grado de responsabilidad de un gerente de oficina es mucho mayor y presupone calificaciones más altas.
Subdirector- un puesto que muchos consideran el paso más alto en la carrera de un empleado administrativo. En las empresas occidentales, el puesto a menudo suena como "asistente personal" (traducción literal del inglés. personal asistente). Me gusta más la versión tradicional, porque el título del puesto contiene toda su esencia. Asistente - de la palabra "ayuda". El asistente de un supervisor ayuda a su supervisor a cumplir con sus responsabilidades. Lo que se incluirá exactamente en las funciones auxiliares depende de muchos factores.

Así, las responsabilidades de dos profesionales que ocupan formalmente el mismo cargo pueden ser radicalmente distintas: uno de ellos trabaja con documentación, distribuye llamadas telefónicas y recibe visitantes, mientras que el otro participa en reuniones de dirección y se empodera para tomar decisiones importantes. Esto, por cierto, no excluye en absoluto el hecho de que tanto uno como el otro están cosiendo los botones arrancados y están buscando una niñera para los hijos de su líder. Nuevamente, no hay orden: el nombre en este caso solo aclara su propósito, y se desconoce exactamente cómo lo llevará a cabo.

Estudiamos documentos normativos

Existe un documento que describe todas las posiciones representadas en el territorio de nuestro país - "Clasificador de toda Rusia de las profesiones de los trabajadores, los puestos de los empleados y los grados salariales"(OKPDTR, OK 016-94). Si tiene alguna dificultad con la definición de algún puesto en la empresa, puede consultar este documento y elegir el más adecuado.

Este clasificador se puede encontrar en los sitios: http://professions.org.ru/, http://www.etks.info/. En este último, además de OK 016-94, existe el "Libro de referencia de calificación y tarifas unificadas" (ETKS) y el "Clasificador de ocupaciones de toda Rusia" (OKZ 010-93, OKZ). Estas son dos secciones de OK 016-94. El primero incluye las profesiones de los trabajadores, el segundo, los puestos de los empleados.

Las profesiones de los trabajadores (y están en el clasificador 5491) no nos interesan en este caso, pasemos a los puestos de empleados. Hay 2598 de ellos, y seguro que todo lo que necesitamos se puede encontrar aquí.

Empecemos por el puesto de secretaria. Como resultado de una búsqueda alfabética, obtenemos la siguiente tabla (ver Tabla 1).

tabla 1

Posiciones en OK 016-94 que contienen el nombre "secretaria"

Cada puesto tiene el suyo código... Además, las diferentes posiciones tienen una Código OKZ, lo que significa que se combinan en un grupo. El nombre "secretaria del gerente" se refiere al grupo 4115 (grupo "Secretarios"). Este grupo consta de las siguientes posiciones:

• empleado;
• secretaria de un especialista ciego;
• secretario jefe;
• escribano;
• secretaria de la unidad educativa;
• secretaria-mecanógrafa;
• secretaria-taquígrafa.

Esto es lo que se dice sobre los secretarios de dicho grupo: Los secretarios realizan funciones técnicas para asegurar y mantener el trabajo del jefe de la institución de una organización o empresa, utilizando una computadora, equipo de oficina y otros medios técnicos.

Sus responsabilidades incluyen:

En este sitio hay una conveniente división de puestos en grupos, a partir de la cual se puede ver que el grupo 4115 está incluido en el grupo senior 411 "Secretarios, operadores de máquinas de calcular (computación) y profesiones afines". Este último, además de secretarias, incluye operadores informáticos, taquígrafos, mecanógrafos, etc.

En general, las responsabilidades anteriores no van en contra de la realidad, excepto que la mención de un teletipo y una máquina de escribir hará que alguien sonríe (y algunos se estremezcan). Sin embargo, cualquier secretaria, incluso una principiante, al mirar la lista de responsabilidades propuesta, preguntará: “¿Cómo? ¿Y es todo? ¿Dónde está el apoyo de visado, organización de viajes de negocios, actas de reuniones? " Después de todo, hemos dicho más de una vez que una secretaria es una profesión que supone que dedicas al menos la mitad de tu tiempo de trabajo al mantenimiento sin documentos del gerente y los empleados. La línea "recibir visitas" no transmite toda la variedad de funciones que debe realizar la secretaria. El resto de las tareas son puramente técnicas y se relacionan con el trabajo con documentos. Al mirar la descripción disponible, uno podría pensar que la secretaria está sentada en una habitación separada y simplemente está escribiendo en la computadora y escribiendo algo en el registro. Pero sabemos que esto está lejos de ser el caso. Por lo tanto, es poco probable que tal definición se adapte a los especialistas.

Volvamos al clasificador: el puesto de “director de oficina”, así como el de “director de oficina” y el “subdirector”, está ausente en él. Pero hay un puesto de "referente" (código 26088), incluido en el grupo 3431 - "Personal administrativo y de gestión".

Este grupo, además de varios nombres de administradores, gerentes, está conformado por los cargos de un inspector para monitorear la ejecución de órdenes, un asistente, un asistente para la actividad principal.

Barrio divertido, ¿no? En el mismo grupo con el asistente hay un inspector para el control de la ejecución de las órdenes. Muchas secretarias conocen de primera mano este control, ya que ellas mismas lo llevan a cabo.

El sitio http://www.etks.info/ dice que El personal administrativo y gerencial y el personal de profesiones afines resuelven problemas administrativos y de coordinación en las actividades de las organizaciones y sus divisiones estructurales, mantienen la documentación y el soporte de información..

Sus responsabilidades incluyen:

• realizar correspondencia comercial, actas y otra documentación administrativa;
• planificación y organización de reuniones, reuniones de negocios y viajes;
• acordar el calendario de varios eventos, monitorear su observancia;
• asistencia a gerentes y empleados en la resolución de problemas de naturaleza administrativa y organizativa;
• elaboración de borradores de contratos, convenios, negociación, organización de recepción de visitantes y empleados;
• cumplimiento de responsabilidades relacionadas;
• supervisar a otros trabajadores.

¿Cuántas responsabilidades de esta lista desempeña? ¿Cómo se llama tu título? "Secretario"? "Gerente de oficina"? "Subdirector"?

Si recordamos que tradicionalmente el trabajo de una secretaria se divide en servicios documentales y no documentales, y la mayoría de nosotros realizamos funciones de las listas para ambos grupos considerados (“Secretarios” y “Personal administrativo y de gestión”), entonces podemos concluir que en base a responsabilidades, la mayoría de nosotros somos asistentes ejecutivos.

¿Qué significa? ¿Por qué el clasificador no refleja puestos como "subdirector" o "director de oficina"? ¿Por qué, en la práctica, hay posiciones, pero no están en el clasificador? ¿Quizás esté desactualizado o los compiladores no se molestaron en comprender la situación en el mercado laboral moderno?

Por supuesto, este clasificador es algo conservador. Pero los diccionarios ortográficos también son conservadores. La gente habla y escribe de manera diferente, pero hay ciertas reglas, una norma aceptada por los especialistas, y las personas alfabetizadas se guían por ella. Todas las instrucciones, clasificadores y demás documentos oficiales elaborados por especialistas implican la existencia de una organización ideal donde el secretario se ocupa de los documentos, los inspectores controlan su ejecución, y el soporte de visas y el trabajo con las delegaciones son responsabilidad del servicio de protocolo.

No creas que esto no pasa. Así es como se estructura el trabajo de muchas grandes agencias gubernamentales y corporaciones, administraciones y fábricas. En primer lugar, porque existen desde hace más de una docena de años y en sus actividades se guían por descripciones de funciones y regulaciones desarrolladas en la URSS, cuando era difícil imaginar la situación "quién iba al bosque, quién compraba leña". En segundo lugar, tal división de funciones tiene mucho que ver con el secreto. Por ejemplo, en las fábricas que cumplen órdenes militares, los secretarios ejecutivos no tienen acceso a Internet y dejan sus teléfonos móviles en una caja fuerte en la entrada. En tal situación, es difícil buscar información u ordenar boletos. Esto lo realizan especialistas individuales que tienen acceso a la Web.

Además, una cosa es que el secretario de una empresa en la que trabajan cien personas sea “suizo, un segador y un jugador”, y otra muy distinta cuando la empresa emplea a varios miles. En este caso, la mayoría de los procesos de trabajo están estrictamente regulados y centralizados. Un especialista no puede hacerse cargo de ellos, hay departamentos completos.

por cierto

En cuanto a la presencia de nombres obsoletos a primera vista (por ejemplo, "secretaria-mecanógrafa"), en nuestro país hasta el día de hoy hay organizaciones en las que algunos documentos se imprimen solo en una máquina de escribir (debido al secreto). Además, la presencia de la palabra "mecanógrafo" en esta definición suele indicar una gran cantidad de trabajo asociado específicamente con la preparación de documentos. En la época soviética, eran los mecanógrafos quienes realizaban este trabajo, y en las grandes empresas con trabajo de oficina centralizado, esto se ha conservado hasta el día de hoy.
¿Se puede llamar a este puesto, digamos, "operador de PC"? Por supuesto, muchas empresas hacen esto. Pero, ¿por qué, si en la conciencia de masas ya se ha asignado a este concepto una determinada lista de responsabilidades? Al lenguaje no le gustan las innovaciones artificiales. Cuando este término pierda su relevancia, desaparecerá.

¿Por qué, en la práctica, existen secretarias que ejercen funciones tanto de referentes como de inspectores para controlar la ejecución de documentos, e incluso traductores? Porque la teoría siempre es diferente a la práctica. Las empresas, especialmente las pequeñas, buscan principalmente ahorrar dinero asignando muchas responsabilidades diversas a un empleado. Uno de mis colegas dio la siguiente definición del puesto de secretaria: “una persona que hace lo que otros empleados no quieren hacer”. Bueno, también pasa. Además, como ya hemos dicho, la discrepancia en las responsabilidades suele estar asociada a la imposibilidad de ingresar una determinada unidad en la plantilla, así como a la falta de comprensión por parte de los empleadores de las gradaciones que existen dentro de la profesión.

Comparar responsabilidades

Veamos qué quiere decir el empleador con este o aquel nombre. Para hacer esto, vaya a los sitios para buscar trabajo. Seleccionemos varios anuncios con los nombres: "secretaria", "secretaria asistente", "subgerente", "gerente de oficina", seleccionamos tres para cada grupo y comparemos las listas de tareas realizadas (no duplicaremos las tareas que se repiten en diferentes vacantes).

Gerente de oficina

1. Ejecución de órdenes del jefe.
2. Soporte vital en la oficina.
3. Asistencia en la planificación del tiempo de trabajo del gerente.
4. Elaboración y ejecución de correspondencia y documentación interna.
5. Recepción de invitados y visitantes de la cabecera, organización de reuniones y negociaciones.
6. Comunicación con los clientes en la oficina, creando un ambiente agradable y acogedor para ellos. Nota del autor: este empleador decidió ahorrar dinero en el administrador de cuentas.
7. Recibir llamadas a la línea de publicidad y transferirlas al departamento requerido.
8. Control de orden y limpieza en la oficina.
9. Sistematización y clasificación de documentos e información, acercándolos a los intérpretes inmediatos. Nota del autor: como este es el trabajo de oficina? Pero no, en esta vacante se indica en una línea separada.
10. Llevar la información de los clientes a la atención de los gerentes.
11. Cumplimiento de instrucciones del personal de la oficina para la ejecución y transmisión de las instrucciones e información necesarias.
12. Verificar la veracidad del papeleo de acuerdo con los requisitos establecidos al momento de contratar nuevos empleados. Nota: ¡Sabía que no había ningún responsable de recursos humanos en la empresa!
13. Realización de trabajos de copiado y duplicado.
14. Emisión de poderes.
15. Mantener una hoja de tiempo. Nota del autor: ¡Definitivamente ningún oficial de recursos humanos!
16. Ejecución de documentos y elaboración de informes sobre el gasto de fondos para necesidades económicas.

Secretario

1. Organización del flujo de documentos, correspondencia comercial.
2. Ejecución de órdenes del jefe.
3. Elaboración de la documentación e informes necesarios.
4. Organización y coordinación de reuniones, negociaciones, encuentros.
5. Organización de viajes de negocios (pedido de billetes de avión y tren, traslados, reserva de hoteles, etc.).
6. Gestionar la llegada de los socios (reservas de hotel, traslados, etc.).
7. Recepción y distribución de llamadas entrantes.
8. Apoyando la vida de la oficina.
9. Ejecución de pedidos desde la dirección (búsqueda de información, elaboración de informes, comunicación con proveedores de materias primas, muchas veces en inglés).
10. Prestación de despacho postal y mensajería.
11. Provisión de flujo de documentos intracorporativo.
12. Correo.
13. Soporte administrativo para la cabeza.
14. Control sobre la ejecución de instrucciones desde la dirección.
15. Trabajar con equipos de oficina.
16. Elaboración de documentos organizativos y administrativos.

Asistente de secretaria

1. Organización de la vida en la oficina.
2. Recepción y distribución de llamadas.
3. Recepción de visitantes.
4. Organización de reuniones y negociaciones.
5. Organización de viajes de negocios (reserva y reserva de billetes, hoteles, taxis, visado).
6. Correspondencia de negocios.
7. Envío y recepción de correspondencia, otorgamiento de poderes.
8. Trabajo de oficina.
9. Ejecución de instrucciones de la dirección.
10. Trabajando con un servicio de mensajería.
11. Interacción con divisiones de la empresa.
12. Mantener el orden en la oficina, un ambiente agradable.
13. Brindar apoyo administrativo para el horario del día del director.
14. Control sobre la ejecución de órdenes y aprobación de documentación iniciada por el director.
15. Elaboración de documentación organizativa y administrativa.

Subdirector

1. Recibir llamadas entrantes / salientes.
2. Trabajar con correo / correspondencia, correspondencia comercial.
3. Análisis de información, recopilación de datos, informes.
4. Comunicación con jefes de departamento.
5. Ejecución de órdenes del jefe en un plazo determinado.
6. Seguimiento de la ejecución oportuna de pedidos / asignaciones de servicios.
7. Viajes de negocios de acompañamiento (tramitación de visados, reserva de billetes de tren y avión, traslados, hoteles, eventos, excursiones).
8. Organización y apoyo de recepción por parte de la dirección de la empresa de delegaciones, visitantes, organización de reuniones, negociaciones, presentaciones.
9. Control sobre el gasto de papelería, si es necesario, pedido.
10. Registro, almacenamiento de originales de información y documentos organizativos y administrativos.
11. Soporte vital en la oficina.
12. Trabajo de oficina, flujo de documentos.
13. Registro de documentación interna entrante, saliente.
14. Asistencia en la planificación de la jornada laboral del gerente.

Como puede ver, los profesionales en estos puestos tienen muchas responsabilidades similares. Todos ellos están comprometidos (o participan) en el soporte vital de la oficina, recibiendo y distribuyendo llamadas, organizando el flujo de trabajo y ejecutando las órdenes del jefe.

Mire las listas de responsabilidades del secretario, el secretario ejecutivo y el subdirector. Son casi idénticos. A menos que una de las empresas también espere trabajo analítico del asistente. La posición de un gerente de oficina es algo fuera de lo común, de quien los empleadores esperan realizar las funciones de un inspector de personal y trabajo. Y, quizás, él es el único del que no se espera que ayude al líder (¿o simplemente no está indicado en el anuncio?). Podemos decir con confianza que el asistente del gerente tendrá que ayudar al gerente, lo que no lo exime de la necesidad de "apoyar" la oficina.

Antes de sacar conclusiones, pasemos a un parámetro más: cuáles son los requisitos de los empleadores a los especialistas de estos puestos (Tabla 2).

Tabla 2

Requisitos del empleador para el director de oficina, secretaria, secretaria asistente, subdirectora

Bueno, los empleadores seleccionados al azar por nosotros no requieren buena apariencia y educación superior por parte de un gerente de oficina. En nuestra opinión, no ven mucha diferencia entre una secretaria y un gerente de oficina. Los requisitos para los otros tres puestos, así como las funciones desempeñadas, son casi idénticos. Solo del subgerente quieren la experiencia de trabajar como asistente personal, sin olvidar la capacidad de trabajar en equipo (no es ningún secreto que muchos asistentes tienden a separarse del equipo; los detalles del trabajo lo requieren). .

Por supuesto, en la entrevista resulta que la mitad de las responsabilidades simplemente se "olvidaron" de escribir, y de algún otro lugar aparecerán dos docenas de requisitos para el candidato. Pero en general, la tendencia es clara: el empleador ve al gerente de la oficina como una persona que se ocupará de la oficina, de todos los empleados e incluso de los clientes. Pero no hay mucha diferencia entre la secretaria, la subsecretaria y la subdirectora.

Es decir, teoría y esta vez divergió de la práctica. Tenemos claro que la secretaria debe realizar, digamos, la funcionalidad técnica (trabajar con documentos, etc.), y el asistente o asistente del gerente debe realizar funciones más complejas (escribir cartas comerciales, redactar reseñas analíticas, etc.). Solo conozco una empresa en la que las responsabilidades se distribuyen de esta manera. Pero ella pertenece a la categoría de ideal. En la práctica, esta división es más la excepción que la regla.

Sospecho que en la mayoría de los casos los empleadores simplemente quieren ahorrar dinero contratando a un especialista que combine varias funciones. Además, la introducción de unidades adicionales en la tabla de personal sigue siendo una molestia.

¿Por qué el nombre más común para este grupo de cargos administrativos es precisamente “secretario”? Primero, porque todo el mundo lo conoce desde hace mucho tiempo. En segundo lugar, teóricamente, el asistente del gerente puede negarse a ayudar a los empleados del departamento y la secretaria no tiene adónde ir. En tercer lugar, no todo el mundo sabe quién es este misterioso "referente", por lo que es mejor no crear complicaciones innecesarias con la terminología.

Obviamente, la división tácitamente aceptada, que coloca a los asistentes ejecutivos por encima de los secretarios o secretarios ejecutivos, es, de hecho, una formalidad. Sin duda, “asistente de dirección” suena más sólido que “secretaria del director”. Ésta, quizás, es toda la diferencia. El empleador está más interesado en sus cualidades personales y experiencia laboral que en la entrada de su libro de trabajo. Por supuesto, nunca terminamos con la confusión en las posiciones. Sin embargo, para los que están preocupados por el hecho de que, con toda la variedad de funciones que desempeña, su puesto es el de "secretario", le aconsejamos que descarte todos los complejos y a la pregunta de quién trabaja, con orgullo responda: "Secretario ".