Cálculo del salario en un viaje de negocios. ¿Cuánto cuesta un viaje de negocios o qué necesita saber sobre el pago de las dietas de viaje? Enviar a un empleado en un viaje de negocios

Una calculadora para calcular los ingresos promedio de un viaje de negocios es un servicio especial que le permite calcular la cantidad que se le debe dar a un empleado cuando se lo envía a un viaje de negocios. Le explicaremos cómo usarlo y qué reglas debe recordar al calcular.

Monto del subsidio de viaje	Ganancias diarias promedio	Monto de la asignación diaria a emitir
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Cada vez que se envía a un empleado en un viaje de negocios, el empleador debe calcular las asignaciones de viaje que se le otorgarán al empleado. Es necesario emitir:

pago anticipado de los gastos de viaje al lugar del viaje de negocios y de regreso;
dinero para alquilar alojamiento;
Subsidio diario.

El trabajador también tiene derecho a una remuneración por un viaje de negocios en función de los ingresos medios (2019): aunque el viaje dure varios meses, el empleador está obligado a retenerlo para el empleado durante todo el período de ausencia temporal siguiendo instrucciones de sus superiores. .

Cómo calcular las dietas de viaje en línea

Incluso si se sabe de memoria las reglas sobre cómo se calculan las dietas de viaje, es fácil cometer errores en los cálculos, lo que puede dar lugar a largas disputas y procedimientos. Nuestro servicio gratuito le ayudará a evitarlos.

¿Cómo utilizar una calculadora de dietas de viaje en línea en 2019? Para hacer esto necesitarás 4 dígitos:

los ingresos totales del empleado durante los últimos 12 meses o durante el período efectivamente trabajado;
número de días trabajados (días laborables, si no está enfermo o de vacaciones);
duración del viaje de negocios;
el monto del subsidio diario ingresado por el empleador.

Todos los números deben ingresarse en los campos provistos. Y el propio programa calculará las cantidades requeridas.

Le mostraremos cómo calcular las dietas de viaje en 2019 con ejemplos. Digamos que el empleado Ivanov es enviado a un viaje de negocios durante 10 días. Trabajó en la organización durante 6 meses (de enero a junio de 2019). Usando esto determinamos que son 116 días. Durante este período (según datos contables) recibió 180.000 rublos. La asignación diaria en la organización es de 100 rublos por día. Introduzca los datos iniciales.

El programa contiene no solo un algoritmo para calcular las dietas de viaje en 2019, sino que también calcula los ingresos medios y las dietas diarias. Todos estos datos son precisos y pueden utilizarse en su trabajo.

Cómo calcular usted mismo las dietas de viaje

Para hacer esto, deberá calcular el salario promedio y luego multiplicarlo por la cantidad de días de viaje de negocios. A primera vista no es difícil. Pero hay que tener en cuenta que el procedimiento de cálculo se establece en el artículo 139 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia, y la fórmula para calcular el salario medio de los viajeros de negocios se describe en detalle en la Resolución del Gobierno nº 922 del 24 de diciembre. 2007, que aprobó el Reglamento sobre las particularidades del procedimiento para el cálculo del salario medio.

Paso 1. Calcule el número de días realmente trabajados. Estos no incluyen licencias por enfermedad, períodos de incapacidad temporal, vacaciones anuales retribuidas, etc. (la lista completa figura en el párrafo 5 del Decreto No. 922 de 24 de diciembre de 2007).

Paso 2. Determine sus ganancias totales. Se deben sumar todos los pagos que recibió el empleado durante el período de pago. Al realizar la suma, compruebe si las dietas de viaje están incluidas en el cálculo de los ingresos medios de su caso. Le recordamos que sólo no se tienen en cuenta los pagos que el empleado recibió por fuerza de ley, y no por el tiempo trabajado (incapacidad temporal, por ejemplo).

Paso 3. Aclaramos las ganancias diarias promedio. Dividimos los ingresos totales por el número de días realmente trabajados.

El siguiente paso para calcular las dietas de viaje es calcular cuánto pagar. Hay un matiz aquí. Los ingresos medios diarios deben multiplicarse por el número de días laborables de un viaje de negocios, pero no se incluyen los fines de semana ni festivos si la persona no trabajó esos días. Si trabajaste, tienes que pagarles, y.

Es recomendable comprobar todos los números varias veces para que no aparezcan errores. También puede utilizar la calculadora en línea para calcular las dietas de viaje en 2019, un servicio gratuito que no permite imprecisiones.

Calculamos las asignaciones diarias.

Para los funcionarios públicos, calcular las dietas para viajes de negocios en 2019 no será difícil: por un día de viaje de negocios, un funcionario puede recibir solo 100 rublos.

Para los empleados de organizaciones comerciales, el monto de la asignación diaria es, por así decirlo, ilimitado. Antes de la entrada en vigor de la Ley Federal No. 122 del 22 de agosto de 2004, el artículo 168 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia establecía que “el monto de la compensación no puede ser inferior al monto establecido por el Gobierno de la Federación de Rusia. .”. Ahora esto ya no es así y la asignación diaria puede comenzar desde un rublo y no está limitada por ningún límite superior.

El monto de la asignación diaria está determinado por el acto regulatorio local de la organización, pero al determinarlo es necesario recordar que la asignación diaria no está sujeta al impuesto sobre la renta personal dentro de los límites de 700 rublos en Rusia y 2500 rublos en el extranjero por cada uno. día de un viaje de negocios. Las cantidades que excedan los valores especificados están sujetas a impuestos de conformidad con el artículo 217 del Código Fiscal de la Federación de Rusia.

Ejemplo de cálculo de dietas de viaje.

Digamos que el jefe del departamento de control técnico A.V. Vasiliev se va de viaje de negocios el 22 de enero de 2019 durante 12 días. En el período del 22/01/2018 al 21/01/2019 solo hay 246 días hábiles. Excluimos el período de vacaciones anuales retribuidas: 20 días hábiles, 10 días hábiles para el período de incapacidad temporal. Total 216 días trabajados.

Durante el período que abarca el informe, el salario de Vasiliev ascendió a 540.000 rublos (45.000 rublos x 12 meses).

El salario medio diario era de 2.500 rublos (540.000 rublos / 216 días trabajados).

Vasiliev se va de viaje de negocios durante 12 días, por lo que recibirá una asignación diaria de 8.400 rublos (700 rublos × 12 días).

Así, el importe de la dieta fue de 33.400 rublos (2.500 rublos × 10 días de viaje de negocios (porque hay dos días libres durante el viaje de negocios) y más 8.400 dietas).

Sólo por diversión, revisemos los cálculos en una calculadora.

Los números coinciden. Solo dedicamos entre 10 y 15 minutos a los cálculos independientes y la calculadora dio los resultados al instante.

Cálculo de gastos de viaje.

Si la organización no proporciona un procedimiento para solicitar y pagar los documentos de viaje, el empleado puede organizar de forma independiente su viaje al lugar del viaje de negocios y regresar solicitando y pagando los boletos con el monto del anticipo que se le haya emitido.

Para impedir que los empleados vuelen en clase ejecutiva o viajen en trenes en vagones cama, los empleadores pueden establecer ciertas restricciones en los gastos, como se hizo para los funcionarios públicos en la Resolución Gubernamental No. 729 del 2 de octubre de 2002.

Limitaciones de los gastos de viaje hacia y desde el lugar del viaje de negocios:

por ferrocarril, solo en el vagón de compartimentos de un tren de marca rápida;
por transporte acuático: en la cabina del grupo V de un buque marítimo de líneas de transporte regular y líneas con servicios integrales de pasajeros, en la cabina de la categoría II de un buque fluvial de todas las líneas de comunicación, en la cabina de la categoría I de un ferry;
por aire - en la cabina de clase económica;
por carretera - en vehículo público, excepto taxi.

Cálculo de las indemnizaciones por viaje para el alquiler de locales residenciales.

Se hace de la misma forma con los gastos de viaje. El Decreto del Gobierno nº 729 limita los gastos de los funcionarios públicos por el alquiler de locales residenciales a 550 rublos por día.

Sin embargo, el Gobierno decidió que los gastos que excedan los montos especificados, así como otros gastos asociados con viajes de negocios (siempre que hayan sido realizados por el empleado con el permiso o conocimiento del empleador), pueden reembolsarse ahorrando los fondos de la organización bajo el partida de gasto correspondiente.

Cálculo de otros gastos de viaje.

Puede haber otros gastos, pero no para todos, porque:

el tamaño de estos costos no está limitado;
todos ellos están sujetos a reembolso sólo con la condición de que la dirección de la organización supiera y autorizara de antemano a gastar este dinero, por ejemplo, en el almuerzo durante las negociaciones comerciales;
debe estar justificado por la necesidad de producción (las autoridades de inspección, especialmente las autoridades fiscales, suelen criticar esto).

¿Se incluyen los subsidios de viaje en el cálculo del pago de vacaciones?

Ellos si. Y además, afectan el cálculo del pago de vacaciones, porque el pago de vacaciones se calcula sobre la base de los pagos en efectivo realmente devengados por el empleado durante un período de 12 meses. Y dado que las asignaciones de viaje se calculan sobre una base promedio, la cantidad de pagos en efectivo en el mes en que el empleado estuvo en un viaje de negocios puede ser menor que si el empleado no hubiera realizado un viaje de negocios.

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Los pagos por viajes de negocios son pagos limitados garantizados por el Código del Trabajo. Te contamos cómo se pagan los viajes de negocios en 2019. Determinaremos las condiciones clave para una organización presupuestaria y también consideraremos qué ha cambiado en comparación con períodos anteriores.

¿Qué pago está garantizado por ley?

Si un empleado se va de viaje de negocios, el empleador, es decir, el director de una institución presupuestaria, debe compensar a dicho especialista por sus gastos. Estos gastos están asociados no sólo a la compra de billetes o al alquiler de una habitación de hotel. Además, el pago de un viaje de negocios incluye gastos que tienen como objetivo compensar los inconvenientes asociados a vivir fuera del lugar de residencia principal, es decir, dietas.

Esta no es una lista definitiva de garantías. Según el artículo 168 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia, el empleador debe garantizar la conservación del lugar de trabajo y el pago de acuerdo con los ingresos medios del viaje de negocios.

Composición de los gastos de viaje:

Salario medio por días de viaje de negocios. Calculado con base en el promedio de los 12 meses anteriores al mes del viaje de negocios.
Subsidio diario. La organización debe tener un límite de pago. No existen restricciones legales, el tamaño depende de las capacidades financieras de la empresa. El importe depende del número de días del viaje de negocios.
Tarifa. Incluye pago de pasajes, comisiones, seguros y otro tipo de gastos. Por ejemplo, compensación por combustible y lubricantes para un empleado que utiliza un automóvil personal en un viaje de negocios.
Gastos de manutención. Es aceptable incluir el pago de una habitación de hotel, el pago de una cama o habitación en un dormitorio o el pago del alquiler de un apartamento por día.
Otros gastos acordados con el empleador. Por ejemplo, un empleado utiliza transporte personal para un viaje de trabajo. El costo de mantenimiento del automóvil mientras está en la carretera puede ser pagado por el empleador.

¿Cómo se paga un viaje de negocios en 2019?

Se deben compensar todos los gastos de un empleado en un viaje de negocios. Pero los legisladores han hecho una serie de recomendaciones para limitar esos gastos. ¿Qué significa? Un especialista puede tener derecho a una compensación, pero no más que el monto máximo de gastos establecido. Esta regla se aplica principalmente a las dietas. Pero algunas agencias gubernamentales también han limitado el gasto en alojamiento hotelero.

La institución determina y regula los límites de forma independiente, en función de sus propias capacidades financieras. Por ejemplo, para algunos funcionarios federales la asignación diaria máxima es de 100 rublos por día, y el pago estándar por una habitación de hotel es de 1000 rublos por día, mientras que en las empresas comerciales no existen restricciones en absoluto.

De conformidad con el art. 168 (Código del Trabajo - viajes de negocios) el pago (su monto) no está limitado. Esta es únicamente decisión de la institución. Dichos límites deberán ser aprobados mediante orden separada o orden de gestión local.

Los gastos de viaje se pagan por adelantado. A su regreso, el especialista elabora un informe anticipado y documenta los costes. Adjunta facturas, cheques, tickets, contratos y recibos al informe. El contador o la persona responsable verifica los estados financieros y luego los presenta a la gerencia para su aprobación.

Cálculo de los ingresos medios por dietas de viaje.

Determinamos el período de facturación. Para dichos pagos, el período de cálculo es de 12 meses naturales anteriores al mes en el que el empleado es enviado de viaje. Por ejemplo, un viaje de negocios en abril de 2019, por lo tanto, el período de facturación: febrero de 2018 - marzo de 2019.
Calculamos la base para el cálculo. Recopilamos información sobre todos los devengos e ingresos del especialista. Luego excluimos los pagos que se mencionan en el párrafo 5 de la Resolución No. 92. Por ejemplo, prestaciones por licencia por enfermedad, licencia por maternidad y casos similares.
Calculamos el número de días realmente trabajados. El indicador no incluye los días que recaen en enfermedad y vacaciones, así como otros períodos que recaen en pagos excluidos (artículo 5 de la Resolución N ° 922).
Ahora dividimos la base de cálculo entre los días efectivamente trabajados. La cantidad resultante de ganancias diarias promedio se debe al especialista por cada día que se encuentre en viaje de negocios.

Ejemplo de cálculo

Los viajeros Eduard Antipovich fueron enviados por negocios durante 20 días naturales en abril de 2019.

Ganancias medias diarias: 660.000 / 185 = 3.567,57 rublos.

Pago por viaje de negocios en función de los ingresos medios: 3567,57 × 20 días. = 71.351,40 rublos.

Trabajo de horas extras en un viaje de negocios.

La cuestión de cómo se pagan las horas extraordinarias en un viaje de negocios no está regulada a nivel legislativo. Se considera trabajo extraordinario el trabajo realizado fuera del horario normal de trabajo. Sin embargo, cuando los empleados son enviados por negocios, no se mantienen registros del tiempo que trabajaron durante el viaje. En consecuencia, no existen normas para determinar el horario laboral normal en un viaje de negocios.

La cuestión también afecta a las formas de pago. De hecho, durante los días de viaje de negocios, un empleado recibe un salario medio. Este es un tipo de compensación garantizada, pero no un tipo de remuneración. En consecuencia, las disposiciones del artículo 99 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia no son aplicables en tal situación. Pero, ¿qué debe hacer un empleador, ya que ninguno de sus subordinados aceptará trabajar gratis, especialmente más allá de los estándares establecidos?

Procedimiento:

Establecer estándares. El procedimiento y el monto del pago de las horas extraordinarias deben especificarse en la normativa sobre viajes de negocios. Por ejemplo, establezca que por las dos primeras horas de horas extras el pago sea 1,5 veces el ingreso promedio. Para el resto de las horas extraordinarias, 2 veces la cantidad. Pero los pagos adicionales pueden ser mayores, dependiendo de la capacidad financiera de la empresa.
Obtener el consentimiento del empleado. Para ello, envíe una notificación por escrito al empleado con una propuesta de trabajo de horas extras. En su solicitud, asegúrese de incluir información sobre el pago incrementado. No existe un formulario de propuesta unificado, prepare un documento en cualquier forma.
Haz un pedido. Habiendo recibido el consentimiento por escrito del subordinado, es necesario emitir una orden para realizar horas extraordinarias durante un viaje de negocios.
Asegúrese de que se realice un seguimiento del tiempo. Esto es necesario para el pago total. Utilice un formulario unificado de hoja de tiempo de trabajo o desarrolle y apruebe el suyo propio, que el empleado completará para registrar las horas extras y las horas extras.

Si las tareas en un viaje de negocios se realizan por la noche, se deben tomar medidas similares. Establecer el monto del pago en el reglamento de viajes de negocios.

Tenga en cuenta que si el tiempo de viaje cae durante las horas nocturnas, de 00:00 a 06:00, no se deberán realizar pagos ni recargos adicionales. Por ejemplo, si un empleado regresa en un vuelo nocturno, no es necesario pagar las horas nocturnas.

Viajes de negocios fines de semana y festivos.

La forma en que se pagan los días de un viaje de negocios que caen en días festivos y fines de semana depende de si el subordinado trabajó o no.

Si un empleado no trabajó un fin de semana o feriado, entonces no es necesario pagar los días de acuerdo con los ingresos promedio. Por ejemplo, un especialista es enviado a un viaje de negocios durante 10 días, incluido 1 feriado y 2 días libres. Calcule las ganancias promedio solo para los 7 días hábiles de su estadía en un viaje de negocios.

Pagas viáticos por todos los días, independientemente de si el especialista trabajó o no. Incluir en el cálculo los días laborables, festivos, fines de semana, días de viaje y de inactividad, días de salida y regreso.

Si un empleado trabajó un fin de semana o feriado durante un viaje de negocios, pague por este tiempo la siguiente cantidad:

al menos una vez de la tarifa (salario oficial), si el empleado solicitó tiempo de descanso adicional;
no menos del doble del tipo arancelario (salario oficial), si el empleado decide rechazar el tiempo libre.

Al calcular el pago por el trabajo los fines de semana y feriados, se tienen en cuenta no solo el salario oficial, sino también las compensaciones e incentivos, asignaciones y pagos adicionales previstos por el sistema de remuneración vigente. Por ejemplo, coeficientes regionales, pago adicional por experiencia, bonificación por calificaciones.

Se aplica un procedimiento de pago similar si un empleado realiza un viaje de negocios durante un fin de semana o feriado. O regresa de ello. Por ejemplo, un especialista se va de viaje el 1 de mayo. Esto es un día festivo. Por lo tanto, el empleador debe ofrecer doble remuneración o tiempo libre y retribuir en una sola cantidad.

Ejemplo de cálculo

Morkovkin Stepan Igorevich fue enviado a un viaje de negocios durante 15 días. - del 17 de abril al 1 de mayo inclusive. Trabajó durante 11 días. (10 entre semana y 1 los fines de semana). Los ingresos medios durante el período de facturación son 2.000 rublos. La tarifa diaria es de 2500 rublos. Por trabajar en días libres se debe pagar el doble; Morkovkin no se tomó tiempo libre.

Normas para el reembolso de dietas de viaje por organización:

asignación diaria: 1000 rublos por día;
viaje: boletos - 5000 rublos por trayecto;
alojamiento: hotel - 2000 rublos por día.

El contador devengó los siguientes pagos por viajes:

dieta diaria: 1000 × 15 días. = 15.000 rublos.

Existe un límite para el impuesto sobre la renta personal sobre las asignaciones diarias. En Rusia: 700 rublos por día y 2500 rublos. - en el extranjero. Retener el impuesto sobre la renta personal de la diferencia y cobrar primas de seguro.

Impuesto sobre la renta de las personas físicas: 15.000 - (700 × 15 días) × 13% = 585 rublos;
primas de seguro: 15.000 - (700 × 15 días) × 30,2% = 1359 rublos;
costos de transporte: 5000 × 2 = 10 000 rublos;
gastos de manutención: 2000 × 14 días. = 28.000 rublos;
Ganancia media: 10 trabajadores. días × 2000 frotar. = 20.000 rublos;
pago por trabajo en días festivos y fines de semana: 2500 × 2 tamaño × 2 días. = 10.000 rublos.

¿Por qué pagamos dos días a una tarifa mayor? Después de todo, ¿el empleado sólo trabajó un día libre? El hecho es que Morkovkin regresaba a casa el día festivo del 1 de mayo. No se tomó tiempo libre. Por lo tanto, un especialista tiene derecho a recibir el pago de al menos el doble del tipo arancelario o del salario oficial, teniendo en cuenta los incentivos y las bonificaciones compensatorias.

Ejemplo de nota para un viaje de negocios

¡Haga preguntas y complementaremos el artículo con respuestas y explicaciones!

(ver ejemplo a continuación). Este procedimiento se aplica tanto a viajes de negocios nacionales como al extranjero.

Las asignaciones diarias para el impuesto sobre la renta personal están estandarizadas. Así, las dietas no están sujetas a este impuesto dentro de los siguientes límites:

700 rublos. por día - cuando esté en un viaje de negocios en Rusia;
2500 rublos. por día - cuando viaja al extranjero.

Estas normas se prescriben en el párrafo 10 del párrafo 3 del artículo 217 del Código Fiscal de la Federación de Rusia.

Cálculo de las asignaciones diarias.

Pagar dietas a los empleados:

Este procedimiento está previsto en el párrafo 11 del Reglamento, aprobado por Decreto del Gobierno de la Federación de Rusia del 13 de octubre de 2008 No. 749.

Confirme el monto de la asignación diaria durante la estadía del empleado en un viaje de negocios con los documentos que se redactan cuando se lo envía de viaje. No es necesario confirmar en qué gastó exactamente el empleado la asignación diaria.

Tenga en cuenta que a partir del 8 de enero de 2015, cuando las empresas envían a un empleado a un viaje de negocios, ya no tienen que emitir un certificado de viaje ni una asignación oficial. Actualmente, la duración de la estancia de un empleado en viaje de negocios está determinada principalmente por los billetes de viaje.

Esta conclusión también es respaldada por agencias reguladoras (cartas de 24 de noviembre de 2009 No. 03-03-06/1/770 y de 3 de diciembre de 2009 No. 3-2-09/362).

Situación: ¿cuánto debo pagar la asignación diaria de un empleado si regresa de un viaje de negocios y el mismo día es enviado al siguiente viaje de negocios, en una nueva misión oficial?

Para este día se acumulan dietas diarias por cada viaje de negocios. Al enviar a un empleado a un viaje de negocios, pague la asignación diaria:

para cada día de un viaje de negocios, incluidos fines de semana y festivos;
para todos los días de ruta (incluidos el día de salida y de llegada), incluso durante el retraso forzoso.

Este procedimiento está previsto en el párrafo 11 del Reglamento, aprobado por Decreto del Gobierno de la Federación de Rusia del 13 de octubre de 2008 No. 749. Por lo tanto, si un empleado regresó de un viaje de negocios y fue enviado el mismo día a la En el próximo viaje de negocios, la dieta deberá pagarse dos veces.

Se considera día de salida el día de salida del vehículo en el que el empleado realiza un viaje de negocios desde la localidad donde se encuentra su lugar de trabajo permanente.

Si el vehículo se envía antes de 24 horas inclusive, se considerará día de salida el día en curso.

Si el vehículo sale después de las 0 horas, al día siguiente.

El día que incluye la hora de salida del vehículo es el primer día del viaje de negocios. Pagar íntegramente la dieta de ese día.

Ejemplo

Un empleado se va de viaje de negocios en tren. La estación de tren se encuentra dentro de la ciudad. La hora de salida del tren es a las 23:56 del 10 de noviembre. El primer día del viaje de negocios es el 10 de noviembre. La dieta de ese día deberá abonarse en su totalidad.

El día de llegada es el día de llegada del vehículo en el que el empleado regresa de un viaje de negocios a la localidad donde se encuentra su lugar de trabajo permanente.

Si el vehículo llega antes de 24 horas inclusive, el día de llegada se considera el día actual. Si el vehículo llega después de las 0 horas, al día siguiente.

El día que incluye la hora de llegada del vehículo es el último día del viaje de negocios. También pagarás íntegramente la dieta de ese día.

Ejemplo

Un empleado regresa de un viaje de negocios en tren. La estación de tren se encuentra dentro de la ciudad. La hora de llegada del tren es 0 horas 5 minutos el 11 de noviembre.

El último día del viaje de negocios es el 11 de noviembre. La dieta de ese día deberá abonarse en su totalidad.

A la hora de determinar la fecha de inicio de un viaje de negocios, tenga en cuenta el tiempo necesario para viajar desde su lugar de trabajo permanente hasta el lugar de salida del vehículo (estación, muelle, aeropuerto, etc.).

Esto deberá hacerse si el lugar de salida del vehículo se encuentra fuera de la zona poblada en la que se encuentra la organización de envío.

Lo mismo debe hacerse a la hora de determinar el último día de un viaje de negocios, cuando el empleado regresa a su lugar de trabajo permanente. La cuestión de la asistencia de un empleado al trabajo el día de salida en viaje de negocios y el día de llegada de un viaje de negocios se resuelve mediante acuerdo con la administración de la organización. Todo esto se establece en el párrafo 4 del Reglamento, aprobado por Decreto del Gobierno de la Federación de Rusia del 13 de octubre de 2008 No. 749.

Ejemplo

Un empleado se va de viaje de negocios en avión. El aeropuerto está ubicado a 45 minutos de la ciudad donde trabaja el empleado. La hora de salida del avión es a las 0 horas 35 minutos del 20 de febrero. La hora de llegada de regreso es a las 23 horas 35 minutos el 23 de febrero.

Según el billete adquirido, el check-in de pasajeros finaliza 40 minutos antes de la salida.

Así, para llegar a tiempo al registro, el empleado debe salir de la ciudad a más tardar a las 23:10. En este caso, el primer día del viaje de negocios por el cual el empleado tiene derecho a dieta deberá considerarse el 19 de febrero.

El último día del viaje es el 24 de febrero. A pesar de que el avión llegó el 23 de febrero, a la hora de calcular la dieta hay que tener en cuenta el tiempo necesario para viajar desde el aeropuerto hasta la ciudad. Por tanto, el empleado tiene derecho a recibir una asignación diaria durante seis días, del 19 al 24 de febrero inclusive.

A veces, un empleado es enviado a una zona desde donde puede regresar a su lugar de residencia permanente todos los días. Si hablamos de un viaje de negocios a Rusia, entonces no tiene derecho a asignación diaria. La cuestión de la conveniencia del regreso diario de un empleado la decide el director de la organización. Al hacerlo, deberá tener en cuenta:

lejanía del lugar del viaje de negocios respecto del lugar de residencia del empleado;
condiciones de transporte;
la naturaleza de la tarea que se realiza;
la necesidad de crear condiciones para que el empleado descanse.

Dichos requisitos están previstos en el párrafo 11 del Reglamento, aprobado por Decreto del Gobierno de la Federación de Rusia del 13 de octubre de 2008 No. 749.

Para viajes de negocios al extranjero, se debe pagar la asignación diaria, incluso si el empleado salió de Rusia y regresó el mismo día. Deben pagarse una cantidad igual al 50 por ciento de las dietas determinadas por un convenio colectivo o reglamentos locales para viajes de negocios al extranjero (cláusula 20 del Reglamento aprobado por Decreto del Gobierno de la Federación de Rusia del 13 de octubre de 2008 No. 749).

Si, antes de viajar al extranjero, el empleado se desplaza por el territorio de Rusia, se le pagará la asignación diaria según la tarifa establecida para viajes de negocios nacionales. A partir del día del cruce de la frontera al salir de Rusia, se aplica la norma establecida para el país al que se envía el empleado. Y desde el día en que cruce la frontera al ingresar a Rusia, se aplicará nuevamente la norma para viajes de negocios dentro de Rusia.

Así se establece en el párrafo 18 del Reglamento, aprobado por Decreto del Gobierno de la Federación de Rusia de 13 de octubre de 2008 No. 749, así como en la carta del Ministerio de Trabajo de Rusia y del Ministerio de Finanzas de Rusia de fecha 17 de mayo de 1996 No. 1037-IH.

Si un empleado visita varios países durante un viaje de negocios, se le pagarán viáticos por el día de cruzar la frontera entre estados de acuerdo con los estándares del país al que se envía al empleado. Este procedimiento está establecido en el párrafo 18 del Reglamento, aprobado por Decreto del Gobierno de la Federación de Rusia del 13 de octubre de 2008 No. 749.

Ejemplo

Una organización ubicada en la ciudad envía al economista A. S. Kondratiev en un viaje de negocios a Madrid (España). Hora de salida a partir de las 14:25 del 8 de abril. Para tomar este vuelo, el empleado deberá viajar a Moscú en tren, que sale de Belgorod el 7 de abril a las 18:35.

El avión de regreso en el que Kondratiev regresa desde Madrid llega a Moscú a las 22:12 del 13 de abril.

En su vuelo a Madrid, Kondratiev cruza la frontera rusa el 8 de abril. Por este día tiene derecho a dieta a la tarifa establecida para viajes de negocios a España.

Al regresar de un viaje de negocios, el empleado cruza la frontera rusa el 13 de abril. Para este día se le deberá pagar una dieta de acuerdo con las normas establecidas para viajes de negocios en Rusia.

Kondratiev llega a Belgorod el 15 de abril a las 8 horas y 5 minutos (hora de llegada del tren). En consecuencia, para los días 14 y 15 de abril tiene derecho a dieta a la tarifa establecida para viajes de negocios nacionales.

Situación: ¿un empleado tiene derecho a una asignación diaria si la factura del hotel donde se alojó durante un viaje de negocios, además del coste del alojamiento, incluye el coste de las comidas en un restaurante?

Ellos si. Pagar la asignación diaria del empleado en cualquier caso (artículo 168 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia, cláusula 11 del Reglamento aprobado por Decreto del Gobierno de la Federación de Rusia del 13 de octubre de 2008 No. 749). El costo del pago de viáticos puede confirmarse mediante documentos redactados al enviar a un empleado a un viaje de negocios.

No es necesario presentar cheques y recibos que confirmen el gasto de la asignación diaria del empleado. Explicaciones similares están contenidas en cartas del Ministerio de Finanzas de Rusia de fecha 24 de noviembre de 2009 No. 03-03-06/1/770 y del Servicio Federal de Impuestos de Rusia de fecha 3 de diciembre de 2009 No. 3-2-09/362 .

En cuanto a la contabilidad fiscal de los gastos de alimentación, depende de cómo el hotel preparó los documentos.

Los gastos de viaje, que reducen la renta imponible, incluyen dietas y costos por servicios adicionales prestados en hoteles. Sin embargo, el coste del servicio en habitaciones, bares y restaurantes no puede incluirse en la base imponible.

Así se establece en el subpárrafo 12 del párrafo 1 del artículo 264 del Código Fiscal de la Federación de Rusia.

Por lo tanto, si los costos de comida se muestran por separado en la factura del hotel, no se pueden tener en cuenta al calcular. Incluya únicamente el costo del alojamiento en su cálculo de impuestos.

Si los costos de alimentos no están resaltados en la factura, cancele el monto total pagado al hotel (menos el IVA) para reducir la base imponible.

Situación: ¿Tiene el empleado derecho a una asignación diaria cuando se desplaza a su lugar de residencia permanente (donde tiene registro permanente)? En la ubicación de la organización de envío, el empleado tiene un registro temporal.

La cuestión es controvertida. Un viaje de negocios es un viaje de negocios de un empleado por orden de un gerente para realizar cualquier tarea fuera del lugar de trabajo permanente (artículo 166 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia). Al enviar a un empleado a un viaje de negocios, la organización está obligada a pagarle una asignación diaria (artículo 168 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia). Una excepción es el caso cuando un empleado realiza un viaje de negocios a una zona desde donde tiene la oportunidad de regresar a casa todos los días.

En el Código del Trabajo de la Federación de Rusia y en el Reglamento aprobado por el Decreto del Gobierno de la Federación de Rusia de 13 de octubre de 2008 No. 749, las asignaciones diarias se denominan gastos adicionales asociados con la residencia fuera de un lugar de residencia permanente (artículo 168 de Código del Trabajo de la Federación de Rusia, cláusula 10 del Reglamento aprobado por Decreto del Gobierno de la Federación de Rusia de 13 de octubre de 2008 Nº 749). La residencia permanente es el lugar donde un ciudadano reside permanente o principalmente y tiene un registro permanente (cláusula 3, 16 del Reglamento aprobado por Decreto del Gobierno de la Federación de Rusia del 17 de julio de 1995 No. 713). De la interpretación literal de esta definición, podemos concluir que cuando un empleado es enviado por asuntos oficiales a su lugar de residencia permanente (lugar de registro permanente), no se asigna la asignación diaria del empleado.

Sin embargo, tal procedimiento conducirá a una violación de los derechos del empleado. Para pagar las dietas, es necesario tener en cuenta la posibilidad de que un empleado desplazado regrese diariamente a su lugar de residencia permanente (párrafo 4, cláusula 11 del Reglamento, aprobado por Decreto del Gobierno de la Federación de Rusia de octubre 13, 2008 N° 749). Tal lugar, según el Ministerio de Salud y Desarrollo Social de Rusia, es el lugar donde se encuentra la organización en la que trabaja el empleado (es decir, el lugar de su registro temporal). El lugar de registro permanente no es significativo.

Por tanto, si un empleado realiza un viaje de negocios a una región en la que tiene registro permanente, pero de donde no puede regresar diariamente, págale una asignación diaria. Esta conclusión es confirmada por el Ministerio de Salud y Desarrollo Social de Rusia en carta del 30 de marzo de 2009 No. 22-2-1100.

Si un empleado se enferma durante un viaje de negocios, deberá pagar íntegramente la asignación diaria durante todo el período de enfermedad (cláusula 25 del Reglamento aprobado por Decreto del Gobierno de la Federación de Rusia del 13 de octubre de 2008 No. 749).

Ejemplo

El empleado fue enviado en viaje de negocios del 11 al 22 de marzo de 2015 (12 días). Durante un viaje de negocios cayó enfermo y estuvo enfermo del 17 al 20 de marzo (así lo confirmó una baja por enfermedad).

La asignación diaria para viajes de negocios a Rusia la establece la organización en el convenio colectivo y es de 700 rublos. en un día.

El período de enfermedad no está incluido en el período de viaje. El contador devengó al empleado:

Compensación por gastos de alquiler de vivienda.

Además, el empleado retiene los ingresos medios por días laborables según el cronograma de la organización para el período del 11 al 16 de marzo, así como del 21 al 26 de marzo inclusive.

Confirme el cálculo de la asignación diaria con documentos, por ejemplo, un certificado contable (ver ejemplo a continuación). Dicho documento ayudará a justificar el monto de la asignación diaria pagada en caso de una auditoría fiscal (ver, por ejemplo, la carta del Servicio Federal de Impuestos de Rusia para Moscú del 8 de agosto de 2008 No. 28-11/074505).

Si un empleador envía a un empleado a un viaje de negocios, los días de ausencia se pagan de acuerdo con reglas especiales. El empleador deberá pagar el salario medio de estos días. Así se establece en el artículo 167 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia.

Los errores en el cálculo del salario medio al pagar los viajes de negocios de los empleados se encuentran entre los 5 errores PRINCIPALES que identificamos según los resultados de la auditoría de cálculo salarial. Y todo porque hay muchos matices en este tema que no conviene pasar por alto.

Es necesario calcular de acuerdo con las reglas que se prescriben en el Reglamento sobre las particularidades del procedimiento para el cálculo de los salarios medios, aprobado por Resolución No. 922 de 24 de diciembre de 2007.

La fórmula de cálculo se ve así:

Acumulaciones del período de facturación/Días trabajados para este período

A continuación se muestra un algoritmo paso a paso para calcular el salario medio durante un viaje de negocios.

Paso 1: determine su período de facturación

Esto es 12 meses antes del comienzo del mes en el que el empleado realizó un viaje de negocios. Por ejemplo, si un viaje de negocios comenzó el 5 de marzo de 2019, entonces el período de facturación es el período comprendido entre el 1 de marzo de 2018 y el 28 de febrero de 2019.

Si el empleado comenzó a trabajar hace menos de un año, es necesario tomar los meses trabajados. Y si una persona es enviada a un viaje de negocios inmediatamente después de ser contratada, es decir, en el mismo mes, entonces el período de facturación es el intervalo desde el primer día de trabajo hasta el primer día del viaje de negocios (cláusula 7 del Reglamento ). Bueno, si un empleado es enviado a un viaje de negocios el primer día de trabajo, entonces se le debe pagar en función de su salario (cláusula 8 del Reglamento).

El artículo 139 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia otorga a los empleadores el derecho de establecer un período de pago diferente si esto no infringe los derechos de los empleados.

Esto no debe incluir los períodos en los que el empleado estuvo de vacaciones, baja por enfermedad, en viaje de negocios o no trabajó debido a un tiempo de inactividad en la empresa.

Tome el número total de días hábiles en el período de facturación y reste de ellos los días hábiles que se produjeron por vacaciones, bajas por enfermedad, etc.

Paso 3. Determine la cantidad de ganancias para el período de facturación.

Para hacer esto, tome las acumulaciones de empleados que se realizaron durante el período de facturación. Se trata de salario en todas sus manifestaciones (incluso en forma no dineraria), bonificaciones y bonificaciones (cláusula 2 del Reglamento).

No es necesario tomar:

acumulaciones de aquellos períodos que fueron excluidos del período de facturación: pago de vacaciones, licencia por enfermedad, viajes de negocios, etc.;
Devengos y pagos de carácter social (cláusula 3 del Reglamento): ayudas económicas, pago de comidas, viajes, formación, etc.

Cómo contabilizar las bonificaciones

Para ellos, el párrafo 15 del Reglamento prevé un procedimiento especial. Y hay muchas preguntas y dificultades asociadas con esto.

Estas bonificaciones deben estar previstas en el sistema de remuneración y especificadas en los documentos locales.

Situación polémica con bonos por aniversarios y vacaciones

Rostrud cree que no están relacionados con los salarios y no hay motivo para incluirlos en el cálculo (carta de Rostrud de 23 de octubre de 2007 No. 4319-6-1). El Ministerio de Finanzas dice que si dichos pagos se especifican en los documentos locales sobre salarios, pueden incluirse en el cálculo (Carta del Ministerio de Finanzas de la Federación de Rusia del 22 de marzo de 2012 No. 03-03-06/1/ 150). Al respecto habla la carta del Ministerio de Salud y Desarrollo Social de 13 de octubre de 2011 No. 22-2/377012-772.

Las bonificaciones mensuales, trimestrales y semestrales se cobran no más de una por período para cada indicador. Es decir, los bonos mensuales no deben ser más de 12 y los bonos trimestrales no más de 4.

Las bonificaciones anuales se cobran si se acumularon durante el año calendario anterior al viaje de negocios. Es decir, si un empleado es enviado a un viaje de negocios en 2019, se tiene en cuenta el bono anual de 2018, independientemente de si se pagó en 2018 o 2019. El bono de 2017 ya no se puede tomar. Puede surgir una situación en la que un empleado ya se haya ido de viaje de negocios y después de eso se haya acumulado la bonificación del año anterior. Entonces el empleador está obligado a recalcular el salario medio y pagar la diferencia.

Si las primas se pagaron por un período que excede el período de facturación, entonces solo se tiene en cuenta una parte, en proporción al período de facturación. Esto sucede si la organización ha fijado su período de facturación en menos de un año o si las bonificaciones se pagan durante más de un año.

Ejemplo

Un empleado se va de viaje de negocios en marzo de 2019. Trabajó todo el período de pago en su totalidad, es decir, no estuvo de vacaciones ni de baja por enfermedad. En enero de 2019, se le acreditaron 100.000 rublos. premios por el trabajo exitoso en el proyecto en 2017-2018. El período de facturación es de 12 meses y el bono se pagó durante 24 meses. Esto significa que para calcular el salario en los días de viaje de negocios es necesario llevar:
100.000: 24 * 12 = 50.000 rublos.

Lo mismo pasaría si la organización tuviera un periodo de facturación de 6 meses, y el bono se pagara por un año. Tendríamos que tomar sólo la mitad de esta cantidad.

Las cosas se complican aún más si el empleado no trabajó todos los días del período de facturación. Entonces todo depende de cómo la organización paga las bonificaciones: en función del tiempo trabajado o en una cantidad fija. En el primer caso, se tienen en cuenta todos los montos de las bonificaciones, en el segundo, en proporción al tiempo trabajado.

Ejemplo

Un empleado se va de viaje de negocios en febrero de 2018. En esta organización, las bonificaciones se pagan trimestralmente por una cantidad fija del 50% del salario. El salario de los empleados es de 50.000 rublos.

Hay 65 días hábiles en el cuarto trimestre. De estos, el empleado estuvo de baja por enfermedad durante 5 días, pero recibió una bonificación completa de 25.000 rublos.

Para calcular el salario medio, de esta cantidad sólo se tomará una parte proporcional al tiempo trabajado:
25.000: 65 * 60 = 23.076,92 rublos.

Si las normas de la empresa hubieran sido pagar una bonificación en proporción al tiempo trabajado, entonces durante el cuarto trimestre el empleado habría recibido menos y el importe total de la bonificación se habría tenido en cuenta para las dietas de viaje.

Si el salario aumentó durante el período de facturación

En este caso, es necesario indexar los ingresos medios (cláusula 16 del Reglamento). Pero esto solo debe hacerse si se aumentó el salario de la organización en su conjunto y no de un empleado individual. Y no importa si todos fueron ascendidos de la misma manera o de manera diferente.

Ejemplo

Salario anterior: 30.000 rublos, nuevo: 36.000 rublos. Factor de aumento 36.000: 30.000 = 1,2.

Debe indexar su salario y todos los pagos que dependen directamente de él, por ejemplo, bonificaciones y bonificaciones a un porcentaje fijo o múltiplo del salario.

Si las primas y pagos adicionales en documentos locales se indican como un rango de porcentajes o un monto específico, no están indexados.

Entonces, si un empleado recibió bonificaciones del 30% del salario o de dos salarios, se indexan. Si la bonificación se fija entre el 10% y el 30% del salario, o 15.000 rublos. – estos importes no están indexados.

El orden de indexación depende del momento en que se produjo el aumento.

Situación 1. Se aumentó el salario entre el inicio y el final del período de pago.

Luego, los pagos se indexan desde el inicio del período hasta el aumento.

Ejemplo

Un empleado se va de viaje de negocios el 15 de marzo de 2019. El periodo de facturación es del 1 de marzo de 2018 al 28 de febrero de 2019. El salario se incrementó a partir del 1 de enero de 2019. Todos los pagos en el período del 1 de marzo al 31 de diciembre de 2019, que participarán en el cálculo del salario promedio, deben multiplicarse por el factor de aumento, y solo luego sumar todos los pagos y calcular el ingreso diario promedio.

Situación 2. El salario se incrementó después del final del período de pago, pero antes del inicio del viaje de negocios.

En este caso, el ingreso diario promedio total se multiplica por el factor de aumento.

Ejemplo

Un empleado se va de viaje de negocios el 20 de abril de 2019. El periodo de facturación es del 1 de abril de 2018 al 31 de marzo de 2019. El salario se incrementó a partir del 1 de abril de 2019. El contador primero calculará el ingreso diario promedio y luego lo multiplicará por el factor de aumento.

Situación 3. Aumento de salario durante un viaje de negocios

En esta situación, solo es necesario indexar las ganancias diarias promedio de los días posteriores al aumento.

Ejemplo

El empleado realizó un viaje de negocios del 25 de marzo al 4 de abril de 2019. Durante 11 días recibió un salario medio de 1.250 rublos. en un día. Desde el 1 de abril, la organización aumentó los salarios en un 20%. El factor de aumento es 1,2. Solo necesita indexar los salarios para el período del 1 al 4 de abril. Durante estos días, el empleado no tiene derecho a 1.250 rublos por día, sino a 1.250 * 1,2 = 1.500 rublos. Esto significa que deberá pagarle 1.000 rublos adicionales. (250 rublos* 4).

Como puedes ver, hay muchos matices. Y cualquier error provoca que los empleados reciban salarios insuficientes o excesivos, que los impuestos y contribuciones se calculen incorrectamente y que se incluyan cifras incorrectas en los informes. En el 85% de los casos identificamos problemas durante una auditoría de nómina.

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Para ello, se deben dividir los devengos que se determinaron en el paso 3 por el número de días trabajados.

Ejemplo

El plazo de facturación es de 250 días hábiles. De ellos, el empleado estuvo de baja por enfermedad durante 6 días hábiles y de vacaciones durante 15 días. En total, quedan 229 días para el cálculo.
Devengos (excluyendo el monto de la licencia por enfermedad y el pago de vacaciones) para el período de facturación: 650.000 rublos.
Determinamos las ganancias diarias promedio:
650.000: 229 = 2.839,43 rublos.

Recuerde que el ingreso diario promedio en términos de un mes completo no puede ser inferior al salario mínimo, de lo contrario deberá realizar un pago adicional hasta el “salario mínimo”. Esto es relevante para organizaciones donde el salario roza el salario mínimo. Siempre deben comparar el salario medio diario con el salario mínimo.

Paso 5. Multiplique los ingresos medios diarios por los días de viaje.

Para pagar los días de viaje de negocios se toman únicamente los días hábiles, incluyendo el día de salida y el de llegada. Fines de semana y feriados, si el empleado estuvo en viaje de negocios esos días pero no trabajó, no es necesario pagar.

Si un empleado trabajó en un viaje de negocios en fin de semana, o el día de llegada o salida cayó en fin de semana, estos días deberán pagarse, pero no según el salario medio, sino según las reglas habituales para los fines de semana. Es decir, por el doble de la cantidad o proporcionando otro día de descanso (cláusula 5 del Reglamento aprobado por Decreto del Gobierno de la Federación de Rusia de 13 de octubre de 2008 No. 749, Carta del Ministerio de Trabajo de 13 de octubre de 2017 nº 14-2/B-921).

Si sus empleados realizan viajes de negocios con frecuencia, es aconsejable subcontratar el área de nómina para estar seguro de que los cálculos son correctos.

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Servicio de pedidos

Pagar viajes de negocios no es una cuestión fácil. Después de todo, normalmente cualquier viaje y trabajo fuera de un lugar permanente implica mayores gastos para el viajero de negocios. Los costes adicionales también corren a cargo del empleador, que está obligado a reembolsar al empleado sus gastos. Sin embargo, los montos de los gastos y reembolsos pueden tener consecuencias fiscales tanto para el empleado como para el empleador.

Cabe recordar que, según la legislación vigente, un viaje de negocios es un viaje de un empleado por orden del empleador durante un período de tiempo determinado para realizar una misión oficial fuera del lugar de trabajo permanente. Los empleados que tengan una relación laboral con el empleador sobre la base de su escrito soluciones. Los trabajadores destacados tienen derecho a las garantías y compensaciones establecidas por la legislación laboral rusa.

Garantías y compensaciones para viajeros de negocios

Al enviar empleados en viajes de negocios, el empleador está obligado a mantener sus lugares de trabajo (puestos) y sus ingresos promedio, así como a reembolsar los gastos asociados con el viaje de negocios, a saber:

Los gastos de viaje;
Gastos de alquiler de locales residenciales;
Gastos adicionales asociados con vivir fuera del lugar de residencia permanente (viáticos);
Otros gastos incurridos por el empleado con permiso o conocimiento del empleador.

Es importante recalcar que en viajes de negocios no enviado personas que trabajan bajo contrato civil, así como los empleados cuyo trabajo permanente, de acuerdo con contrato de trabajo, se realiza en la carretera.

Al mismo tiempo, los empleados que trabajan a distancia, así como los trabajadores a domicilio, pueden ser enviados en viajes de negocios. Al realizar un viaje de negocios, por ejemplo, desde un lugar de trabajo permanente (lugar de trabajo estacionario o desde casa), hasta la ubicación de la organización empleadora (por orden escrita del empleador). En consecuencia, pueden contar con garantías e indemnizaciones adecuadas. Esta posición fue confirmada una vez más por los especialistas del Ministerio de Trabajo de Rusia en una carta.

También se reconoce como viaje de negocios un viaje de un empleado enviado en un viaje de negocios basado en una decisión escrita del empleador a una unidad separada de la organización de envío (oficina de representación, sucursal) ubicada fuera del lugar de trabajo permanente.
...creemos que el viaje de un trabajador remoto a la sede del empleador es un viaje de negocios.
Carta del Ministerio de Trabajo ruso

Así, la legislación establece un procedimiento especial para la remuneración del personal cuando realiza tareas oficiales del empleador fuera del lugar de trabajo permanente, y también prevé la compensación de los gastos correspondientes.

(y el Código del Trabajo de la Federación de Rusia)

Antes de comenzar a describir los cálculos, describiremos las reglas y procedimientos básicos para viajes de negocios y enumeraremos los documentos que deben redactar el empleador y el empleado en el proceso de registro de un viaje de negocios.

Procedimiento para viajes de negocios, pagos y compensaciones.

Si es necesario enviar a un empleado a un viaje de negocios, se sigue el siguiente procedimiento:

Nota a los puntos 2 y 3: Actualmente, el DNI y la asignación de trabajo son documentos opcionales. Sin embargo, se recomienda redactarlos para que no surjan disputas con el Servicio de Impuestos Federales.

Documentación de un viaje de negocios.

Es importante recordar que sólo un viaje de negocios correctamente realizado puede garantizar el mantenimiento del salario y la cobertura de todos los gastos necesarios asociados al mismo. Sin embargo, en la práctica, a menudo surgen dudas y desacuerdos en relación con el reembolso de los gastos de viaje. En este caso, nuestro abogado ayudará a resolver la mayoría de los problemas brindándole una consulta en línea gratuita.

Así, las dietas de viaje se pagan sobre la base de los siguientes documentos:

Orden para realizar un viaje de negocios;
Un documento de viaje con una nota que indique la llegada y salida de cada destino (incluida la organización que envió al empleado) con firmas de personas autorizadas y sellos de las organizaciones pertinentes;
Informe anticipado, que describe detalladamente la recepción y el gasto de los importes emitidos;
Documentos que acrediten los gastos incurridos por el empleado (boletos, facturas, cheques, etc. Para mayor comodidad, se pegan en una hoja de papel y se adjuntan al informe de gastos);
Una hoja de tiempo para el período de trabajo en el que se realizó el viaje de negocios, para calcular los salarios de los días de salida.

El Ministerio de Finanzas de Rusia, al considerar la cuestión de las primas de seguros y el impuesto sobre la renta personal al compensar a los empleados con carácter itinerante por los gastos asociados con viajes de negocios, expresó la siguiente opinión:
"A falta de documentos que acrediten los gastos de los empleados, se pierde el carácter compensatorio de estos pagos y los ingresos indicados están sujetos al impuesto sobre la renta personal en la forma prescrita".

Un empleado desplazado tiene derecho a los siguientes tipos de pagos por su trabajo fuera del lugar de trabajo permanente:

El cálculo de los ingresos durante el período de viaje de negocios se basa en el salario medio del empleado. La primera regla a este respecto es el procedimiento para determinar el período de trabajo para el cual se tienen en cuenta los datos sobre ingresos:

Después de determinar el período de facturación, es importante excluir correctamente los días en los que, mientras recibía varios tipos de pagos de la organización, el empleado realmente no trabajó. Entre ellos:

Días pasados de baja por enfermedad y baja por maternidad;
Días pagados con salario medio (vacaciones, viaje de negocios);
Días de inactividad por culpa del empleador;
Salir por su propia cuenta y salir para cuidar a un niño;
El período de huelga sin la participación de este empleado;
Días libres especiales establecidos por ley para el cuidado de un niño discapacitado.

El ingreso medio por un período de trabajo a tiempo parcial se calcula en función del tiempo real trabajado. Cuando se contabilizan las horas de trabajo en total, el cálculo se realiza sobre la base de los ingresos medios por hora.

Para determinar la cantidad deberá hacer lo siguiente:

Los pagos devengados a un empleado durante el período de cálculo deben dividirse por la cantidad de días trabajados en el mismo período;
El monto resultante se multiplica por el número de días de viaje de negocios.

Al calcular el salario promedio para los pagos de viajes, a menudo surgen las siguientes situaciones con respecto a la relación entre el salario diario regular del empleado y el promedio:

Cuando el salario medio exceda del salario regular, los viáticos se pagarán al promedio;
Si los ingresos medios son inferiores al salario diario, las regulaciones locales (actos legales) de la mayoría de las organizaciones permiten realizar pagos adicionales para evitar la vulneración de los derechos de los trabajadores.

En la práctica, muy a menudo se dan casos en los que una persona tiene que pasar los fines de semana en un viaje de negocios:

Realizar directamente funciones oficiales;
Mientras viaja hacia su destino o regresa a casa.

En tal caso, la legislación contiene normas que establecen las siguientes opciones de remuneración:

Pago doble;
Pago único con provisión de tiempo libre a la llegada al lugar de trabajo.

La controvertida cuestión sobre el pago de los viajes posteriores al trabajo de un empleado al que se le realizaron “pagos dobles” no tiene actualmente una respuesta clara. Una interpretación extraoficial de fuentes gubernamentales pide no tener en cuenta el doble pago por viajes de negocios durante el cálculo del salario medio.

¿Cómo se pagan las dietas de viaje? Cálculo de la asignación diaria

El pago de las dietas está regulado en su mayor parte por convenios colectivos u otras leyes locales de personas jurídicas. Y la principal limitación para el empleador a la hora de determinar el monto de dichos pagos es la imposición del impuesto sobre la renta personal (NDFL) sobre los montos que excedan el límite. De acuerdo con este criterio, el importe de la remuneración diaria de los trabajadores desplazados en la mayoría de las empresas no supera 700 rublos.— el importe de la asignación diaria para un viaje de negocios en 2019 a Rusia y 2.500 rublos. - en un viaje de negocios al extranjero.

Como se señaló anteriormente, las características específicas de un viaje de negocios de un día implican, en la mayoría de los casos, llegar a casa el día de la salida. Los pagos diarios tienen como objetivo reembolsar los gastos del empleado causados por una estancia de 24 horas fuera de su domicilio, en un asentamiento extranjero. En este sentido, los pagos diarios por un viaje de negocios de un día están sujetos al IRPF. La única excepción a esta regla son los viajes de negocios de un día, por los cuales el empleado recibe la mitad de la remuneración diaria establecida por la organización.

Las características importantes de este tipo de subsidio de viaje son:

la ausencia de un requisito legal de prueba documental de sus gastos por parte de un viajero de negocios;
acumulación de dietas por cada día de viaje de negocios, incluidos festivos y fines de semana.

Existen algunos detalles al calcular las dietas para el pago de viajes de negocios al extranjero:

Las dietas se emiten en moneda extranjera al tipo de cambio vigente en el momento de la emisión de los fondos;
Es aconsejable pagar las dietas para el último día de un viaje de negocios al extranjero en la cantidad establecida para viajes nacionales (700 rublos), que está asociada con el cruce de la frontera de la Federación de Rusia ese día (las autoridades fiscales, al dar tales recomendaciones , consulte la cláusula 18 del Reglamento sobre viajes de negocios).

Algunas empresas practican pagar la comida completa del viajero en lugar de pagar viáticos.

Cálculo de dietas de viaje con días excluidos

Ejemplo:

El salario de un empleado desde el 1 de junio de 2018 hasta el 31 de mayo de 2019 es de 5.000 rublos. A partir del 1 de junio de 2018, el empleado toma 28 días de vacaciones. El empleado estuvo enfermo durante 10 días naturales, del 14 al 23 de marzo (en marzo, 31 días de los cuales se trabajaron 21) de 2017, inclusive.

Viajes de negocios= Salario: 29,4 días. *(M + (29,4 días : Kdn1 * Kotr1) * D

Viajes de negocios= Salario [durante 12 meses. 5000*12=60 000] : días *(M + 29,4 días: Kdn1 * Kotr1 * D)= 4.893,45 frotar.

D - número de días naturales de vacaciones.

M es el número de meses completamente trabajados en el período de facturación;
- Kdn1: el número de días naturales en meses no trabajados en su totalidad;
- Cotr1: el número de días naturales en meses "incompletos" que corresponden al tiempo trabajado.

Pago de viajes de negocios - reembolso de gastos

La compensación por los gastos incurridos por una persona en relación con su estancia en un viaje de negocios también está regulada por las regulaciones locales de la persona jurídica, pero está limitada por la necesidad de pagar el impuesto sobre la renta personal. Así, los siguientes tipos de gastos de viaje no están sujetos a impuestos ni seguros:

Para viajes (incluida la franquicia de equipaje);
Para alquiler de vivienda;
Para servicios de comunicación;
Para pasaportes y visas internacionales;
Para cambio de moneda.

Al mismo tiempo, los gastos de alquiler de la vivienda están exentos de impuestos con un determinado límite en su importe diario:

700 rublos.– para viajes de negocios dentro de la Federación Rusa;
2.500 rublos.- para viajes de negocios al extranjero.

Una regla importante para la exención del impuesto sobre la renta de los gastos enumerados es su prueba documental. Se consideran documentos justificativos los siguientes:

Boleto de viaje, impresión en papel de un documento de viaje electrónico, tarjeta de embarque, recibo de efectivo de un taxi, documentación que confirme el uso de transporte personal, para confirmar los gastos de viaje;
Una factura o recibo de efectivo de un hotel, contrato de alquiler, contratos, facturas, cheques de pago de servicios inmobiliarios, para confirmar los gastos de manutención;
Facturas de pago de servicios de comunicación, listas de llamadas telefónicas, control de equipaje - para confirmar otros gastos.

Las regulaciones locales de la organización empleadora pueden prever cualquier otro tipo de gastos de viaje y sus restricciones, e incluso el pago de gastos sin presentación de documentos justificativos.

En conclusión, observamos que cualquier violación de los derechos e intereses de un empleado, incluido el cálculo incorrecto de las asignaciones de viaje, puede ser apelada ante los tribunales. También puede encontrar respuestas a otras preguntas sobre el tema, por ejemplo, en nuestro sitio web.