Crea un calendario de vacaciones. Cómo elaborar un calendario de vacaciones: posibles errores y sus soluciones. Empleados que no utilizaron vacaciones en el año anterior

Reglas para programar vacaciones

• menores de 18 años (artículo 267 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia);
• trabajadores a tiempo parcial (la licencia se concede simultáneamente con la licencia para el trabajo principal) (artículo 286 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia);
• empleados cuyos cónyuges sean personal militar (la licencia se concede simultáneamente con la licencia del cónyuge) (cláusula 11, artículo 11 de la Ley Federal de 27 de mayo de 1998 No. 76-FZ "Sobre el estatuto del personal militar");
• mujeres antes o inmediatamente después de la licencia de maternidad, así como al final de la licencia parental (artículo 260 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia);
• empleadas cuyas esposas están de baja por maternidad, independientemente del tiempo de trabajo continuo con este empleador (parte 4 del artículo 123 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia);
• empleados que adoptaron un niño (niños) menor de tres meses (parte 3 del artículo 122 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia).

• Experiencia laboral. El derecho a vacaciones anuales retribuidas al elaborar un calendario de vacaciones surge para un empleado si ha trabajado para un empleador determinado durante al menos seis meses. Si la duración del servicio es inferior a seis meses, se deberá notificar al empleado por escrito.

A su vez, si durante el período por el cual se concede la próxima licencia, el empleado tomó licencias adicionales sin goce de sueldo, cuya duración fue superior a siete días naturales, o estuvo de baja por paternidad, entonces este tiempo no se incluye en la duración de la licencia. servicio que da derecho a vacaciones anuales retribuidas. En las situaciones consideradas, es posible posponer el tiempo de las vacaciones anuales retribuidas por acuerdo de las partes. Varios empleados tienen derecho a recibir vacaciones independientemente de su duración de servicio. Estamos hablando de trabajadores menores de edad, mujeres antes o después de la baja por maternidad, padres adoptivos de niños menores de tres meses.

• Concesión anticipada de permiso. Si un empleado pertenece a una categoría preferencial, sus vacaciones deben planificarse antes de la expiración del contrato de trabajo. Por ejemplo, conceder permisos a los trabajadores a tiempo parcial.
• Por acuerdo de las partes. Si el acuerdo de las partes del contrato de trabajo estipula que las vacaciones se conceden al empleado antes de que expiren seis meses de trabajo continuo, entonces las vacaciones de este empleado deben incluirse en el calendario de vacaciones.
• Se concluyó entre las partes un contrato de trabajo de duración determinada, válido para el año en curso. En el caso que nos ocupa, el empleador no tiene motivos para planificar unas vacaciones para el próximo año para un empleado cuya relación laboral terminará antes de que esto ocurra.
• Vacaciones anuales adicionales retribuidas. De conformidad con el art. 116 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia, se conceden vacaciones anuales adicionales remuneradas a los empleados que realizan trabajos en condiciones de trabajo nocivas y (o) peligrosas, empleados con una naturaleza especial del trabajo, empleados con horarios de trabajo irregulares, empleados que trabajan en las regiones. del Extremo Norte y áreas equivalentes, así como en otros casos previstos por el Código del Trabajo de la Federación de Rusia y otras leyes federales (por ejemplo, funcionarios, empleados de los órganos de asuntos internos, etc.).
• El calendario de vacaciones debe tener en cuenta los beneficios brindados a los empleados.

Por ejemplo, la empresa llevó a cabo una certificación de los lugares de trabajo, como resultado de lo cual se estableció que ciertos puestos se incluyen en la clase de condiciones de trabajo según el grado de nocividad y peligrosidad de los factores en el entorno de trabajo y el proceso laboral con un valor de al menos tres. A pesar de los resultados obtenidos, el empleador no incluyó en el calendario de vacaciones los 7 días requeridos de licencia adicional retribuida, así como otros beneficios previstos al respecto. El empleado acudió a los tribunales y éste reconoció su derecho a recibir los beneficios exigidos por la legislación laboral. Así, según la sentencia del Tribunal Regional de Leningrado de 23 de julio de 2014 No. 33-3637/2014, los jueces tuvieron en cuenta los requisitos de la Resolución del Gobierno de la Federación de Rusia No. 870 de 20 de noviembre de 2008 y las disposiciones legales. Posición del Pleno del Tribunal Supremo de la Federación de Rusia. Dado que la violación constante de los derechos laborales de los empleados radica en el hecho de que el empleador efectivamente reconoció el derecho de sus empleados a compensaciones y pagos e incluso los devengó, pero no los pagó sin explicar los motivos, el tribunal ordenó a la empresa no sólo emitir órdenes apropiadas y cambiar los horarios de turnos de los empleados y las vacaciones pagadas, pero también pagar íntegramente a los empleados todas las compensaciones y otros pagos monetarios que se les adeudan. Así, al elaborar un cronograma de vacaciones para los empleados, el empleador está obligado a tener en cuenta todos los beneficios brindados a los empleados en función de los resultados de la certificación que hayan aprobado.

• Debe estar incluido en el calendario de vacaciones. vacaciones no utilizadas por el empleado en el año en curso y transferidas al año siguiente.
• Un empleado con licencia parental por hasta 1,5 años pierde el derecho a licencia remunerada, incluso si regresa a trabajar a tiempo parcial. A esta posición se adhiere el Servicio Federal Antimonopolio del Distrito Volga-Vyatka en su Resolución del 06/04/15 No. A39-3748/2014. La esencia de la disputa fue que durante una inspección de la organización, los especialistas del FSS descubrieron que varias empleadas que estaban de baja por maternidad y recibían los beneficios sociales requeridos en realidad continuaban trabajando en la organización a tiempo parcial. Estos empleados, de acuerdo con los horarios de vacaciones, disfrutaron de vacaciones anuales pagadas. La empresa les acumulaba y les pagaba el pago de vacaciones en función de sus ingresos mensuales promedio. Sin embargo, los inspectores consideraron que estos pagos violaban la legislación laboral y los requisitos del art. 260 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia, según el cual se pueden conceder vacaciones anuales retribuidas a una mujer que lo solicite, ya sea inmediatamente antes de la licencia de maternidad o inmediatamente después de su finalización, independientemente de la duración del servicio en un determinado empleador. Los árbitros indicaron que esta posición es consistente con la opinión del Tribunal Supremo de la Federación de Rusia, contenida en la Resolución del Pleno del Tribunal Supremo de 28 de enero de 2014 No. 1 “Sobre la aplicación de la legislación que regula el trabajo de mujeres, personas con responsabilidades familiares y menores de edad.” Un empleado que está de baja por paternidad por hasta 1,5 años y al mismo tiempo recibe un subsidio para cuidados no puede tomar una licencia básica anual remunerada, ya que el Código del Trabajo de la Federación de Rusia no prevé la posibilidad de utilizar dos o más licencias en al mismo tiempo.

Duración de las vacaciones anuales retribuidas

• trabajadores menores de 18 años: 31 días naturales (artículo 267 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia);
• personas discapacitadas que trabajan (independientemente del grupo de discapacidad): al menos 30 días naturales (artículo 23 de la Ley Federal de 24 de noviembre de 1995 No. 181-FZ "Sobre la protección social de las personas discapacitadas en la Federación de Rusia");
• personal docente: de 42 a 56 días naturales (artículo 334 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia, Decreto del Gobierno de la Federación de Rusia del 14 de mayo de 2015 No. 466 "Sobre vacaciones básicas anuales retribuidas prolongadas");
• funcionarios estatales: 30 o 35 días naturales, según el cargo que ocupen (artículo 46 de la Ley federal de 27 de julio de 2004 No. 79-FZ "Sobre la administración pública estatal de la Federación de Rusia");
• jueces - 30 días hábiles (parte 2 del artículo 19 de la Ley de la Federación de Rusia de 26 de junio de 1992 No. 3132-1 "Sobre el estatuto de los jueces en la Federación de Rusia");
• empleados municipales: 30 días naturales (Parte 3 del artículo 21 de la Ley Federal de 2 de marzo de 2007 No. 25-FZ "Sobre el servicio municipal en la Federación de Rusia"), etc.

1. Determine la cantidad de días de vacaciones que se deben planificar en el cronograma para el próximo año para cada empleado. Para hacer esto, debe determinar la fecha de finalización del año en que trabajó el empleado (es decir, la fecha en la que vence el próximo año desde el momento en que se contrató al empleado). Por ejemplo, si un empleado fue contratado el 15 de octubre de 2016, la fecha de finalización del año en que trabajó el empleado será el 14 de octubre de cada año posterior.
2. Elaborar un calendario de vacaciones para cada empleado de tal manera que, al final del año trabajado, no le queden vacaciones no utilizadas (artículo 122 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia). Tengamos en cuenta que la legislación actual no prohíbe conceder vacaciones "por adelantado", es decir, por el tiempo no trabajado. En esta situación, es necesario partir del hecho de que por cada año laboral el empleado no disfruta de menos días de vacaciones de los que tiene derecho.
3. Antes del 17 de diciembre de cada año, es necesario elaborar y aprobar un cronograma de vacaciones con el titular de la empresa (empleador). Para hacer esto, puede utilizar la forma unificada de calendario de vacaciones No. T-7 (aprobada por Resolución del Comité Estatal de Estadística de Rusia del 05/01/04 No. 1 “Sobre la aprobación de formas unificadas de documentación contable primaria para el trabajo contabilidad y su pago”). Tenga en cuenta que el calendario de vacaciones se puede redactar en cualquier forma, sin embargo, sujeto a su aprobación por el director de la empresa como forma de documento principal.
4. Familiarizar a todos los empleados con el calendario de vacaciones personalmente previa firma. Para hacer esto, en el formulario unificado No. T-7, puede proporcionar una columna separada o introducir en la práctica la familiarización con el programa de vacaciones mediante la elaboración de una declaración separada u otro documento (un libro de registro para familiarizarse con el programa de vacaciones). Si el período para la concesión de licencia se modifica posteriormente a solicitud del empleado, es necesario hacer la nota correspondiente en las columnas 8 a 9 del anexo del formulario No. T-7. Esta marca se coloca sobre la base de una orden de posponer las vacaciones.
5. A más tardar dos semanas antes del inicio de las vacaciones, entregue al empleado una firma al inicio de las vacaciones (Parte 3 del artículo 123 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia, Carta de Rostrud del 30 de julio de 2014 No. 1693- 6-1). También son posibles otras opciones para notificar a los empleados, por ejemplo, obteniendo una visa para familiarizar al empleado con una orden de licencia (Carta de Rostrud del 22 de marzo de 2012 No. 428-6-1).
6. Emitir orden para otorgar licencia al empleado (Formulario No. T-6). En una situación en la que un empleado se va de vacaciones de acuerdo con el calendario de vacaciones, es decir, a tiempo, no es necesario recibir una solicitud de vacaciones de su parte.
7. El tiempo que un empleado dedica a vacaciones anuales retribuidas debe reflejarse en la hoja de tiempo de trabajo (formulario unificado No. T-12 o No. T-13) con el código de letra “OT” o el código digital “09”.
8. La información sobre las vacaciones anuales retribuidas otorgadas (utilizadas) al empleado debe reflejarse en la sección VIII de la tarjeta personal del empleado (formulario unificado No. T-2).

Realizar cambios en el calendario de vacaciones.

• Se elabora un anexo al calendario de vacaciones vigente. La forma de solicitud depende del tipo de calendario de vacaciones que se utilice en la empresa: unificado No. T-7 o arbitrario (preaprobado como documento de personal principal por el empleador). La solicitud especificada debe acordarse con el sindicato (si hay uno en la empresa, parte 1 del artículo 123, artículo 372 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia) y ser aprobada por el director de la organización.
• No se realizan cambios (adiciones) al calendario de vacaciones actual aprobado antes de contratar a un nuevo empleado. El empleado recién contratado deberá enviar una solicitud al empleador indicando su intención de ejercer el derecho a vacaciones retribuidas. Cuando el empleado y el empleador acuerdan la fecha de inicio y la duración de las vacaciones, este último emite una orden de concesión de las vacaciones y redacta una nota de cálculo. En consecuencia, la información sobre las vacaciones concedidas se ingresa en la tarjeta personal del empleado.

Todos los trabajadores tienen derecho a vacaciones anuales retribuidas. Pero para que todos los empleados no se vayan de vacaciones al mismo tiempo y el trabajo de la empresa no se detenga, se practica la elaboración de un calendario de vacaciones que, por un lado, garantiza el derecho de los empleados al descanso, y por el otro, protege al empleador.

¿Qué es un calendario de vacaciones?

En esencia, el cronograma de vacaciones es un cronograma de vacaciones anuales para los empleados, que se elabora con el fin de establecer el orden de descanso y asegurar que el número requerido de personas permanezcan en el trabajo.

Existen ciertas reglas para programar vacaciones. Así, el calendario de vacaciones se elabora y aprueba una vez al año, sin derecho a realizar cambios en él (los cambios en las fechas de vacaciones se pueden anotar solo, si ocurren, y cambiar las fechas de vacaciones solo es posible sobre la base de un documento (por ejemplo, una orden de aplazamiento de vacaciones, firmada por el responsable de la organización). Se acuerda con la administración de la empresa y el órgano sindical (si lo hubiere).

El calendario de vacaciones se elabora teniendo en cuenta los deseos de los empleados y, por supuesto, teniendo en cuenta las peculiaridades del proceso laboral. Un convenio colectivo u otro acto reglamentario podrá establecer el número máximo de personas que, trabajando en un determinado departamento, pueden estar simultáneamente de vacaciones. Esto se hace para que el proceso de trabajo no se resienta ni se detenga.

La elaboración del cronograma de vacaciones debe comenzar en noviembre y debe ser aprobado por el gerente a más tardar el 16 de diciembre, es decir, dos semanas antes del inicio del nuevo año calendario, como lo exige el Código del Trabajo.

Si se contratan nuevos empleados durante el año, no se incluyen en el cronograma y se les conceden vacaciones de acuerdo con la administración.

¿Es necesario un calendario de vacaciones si la organización es pequeña?

Cualquier institución debe tener un calendario de vacaciones, sin importar cuántos empleados trabajen allí. Según el Código del Trabajo, este documento es obligatorio tanto para el empleado como para el empleador. Da al empleado las garantías necesarias y obliga al empleador a cumplir la ley. Además, es el calendario de vacaciones el que determina el orden de descanso de los empleados. Pues bien, quienes crean que no es necesario cumplir con los requisitos del Código del Trabajo deben estar preparados para las multas que la inspección del trabajo impone a los empleadores por la falta de un calendario de vacaciones aprobado.

Derechos de determinadas categorías de empleados a la hora de elaborar un calendario de vacaciones.

Al elaborar un calendario de vacaciones, es necesario tener en cuenta que algunas categorías de empleados (la lista se presenta en la tabla a continuación) tienen derecho a recibir vacaciones regulares en un momento determinado. Por ejemplo, las mujeres que tienen dos (o más) hijos menores de 12 años tienen derecho prioritario a las vacaciones de verano. Los mismos beneficios se otorgan a los padres solteros, veteranos de guerra y trabajo, empleados menores de 18 años, tutores o fideicomisarios, veteranos militares, personas con los títulos de Héroe de Rusia, Héroe de la Unión Soviética, poseedores de pleno derecho de la Orden de la Gloria. . Además, los cónyuges del personal militar también pueden tomar vacaciones al mismo tiempo que su marido (esposa).

¿Cómo hacer correctamente un calendario de vacaciones?

El calendario de vacaciones de la organización es una ley local que contiene información sobre la prioridad de las vacaciones para los empleados de todas las divisiones estructurales. Existe un formulario específico para su elaboración y se puede encontrar un modelo de calendario de vacaciones en Internet. Cada unidad estructural de la organización tiene su propio calendario de vacaciones. Esto se hace en muchas empresas y este esquema se considera el más conveniente: primero, los jefes de departamento elaboran sus cronogramas en función de las necesidades del departamento en cuanto a la cantidad de personal requerido, y luego el departamento de recursos humanos ajusta los cronogramas presentados teniendo en cuenta los beneficios existentes. .

Después de esto, los funcionarios de recursos humanos presentan los cronogramas corregidos (si es necesario) para su discusión con los empleados cuyas vacaciones se pospusieron por algún motivo y con los jefes de departamento para su aprobación. Esto también tiene sentido, ya que sólo el jefe del departamento puede decir qué empleados deben estar presentes en el lugar de trabajo en una determinada época del año. En cuanto a la transferencia de vacaciones a los empleados, que puede tener lugar durante el ajuste, a veces cuando se trasladan las vacaciones de un empleado, se trasladan las vacaciones de varios otros, lo que también requiere el acuerdo con aquellos cuyos intereses se ven afectados.

Después de acordar y resolver todas las cuestiones controvertidas, los horarios corregidos se transfieren nuevamente al departamento de personal, donde ya se elabora un horario consolidado para toda la empresa.

Elaboración de un calendario de vacaciones en pequeñas instituciones.

Para las pequeñas empresas, es común realizar una encuesta preliminar de los empleados sobre el tiempo de vacaciones, que llevan a cabo los empleados del departamento de personal o los jefes de las divisiones estructurales. Para evitar problemas innecesarios y discrepancias en los deseos de los trabajadores, los inspectores de trabajo recomiendan no sólo realizar una encuesta a los trabajadores, sino formalizar su resultado, con la firma del propio empleado, que confirmará que no se opone al tiempo específico de vacaciones que se le ofreció. Después de recopilar datos sobre los deseos de los empleados, debe tomar un programa de vacaciones modelo () y crear un borrador del documento, que nuevamente deberá acordarse con los jefes de las divisiones estructurales.

Puntos importantes a considerar al programar vacaciones

A la hora de elaborar un calendario de vacaciones, además de los deseos de los empleados, también es necesario tener en cuenta los requisitos de la legislación vigente. A saber:

• Experiencia laboral– el derecho a vacaciones retribuidas está disponible para los empleados cuya experiencia laboral en el momento de la elaboración del calendario de vacaciones sea de al menos seis meses (en este caso, se debe advertir al empleado que sus vacaciones pueden ser pospuestas). Además, si durante el período por el cual se concede la licencia regular, el empleado tomó una licencia adicional sin goce de sueldo, cuya duración fue de más de siete días naturales, o estuvo de baja por paternidad, entonces este tiempo no se incluye en la duración del servicio. dando derecho a vacaciones anuales retribuidas. Tales situaciones prevén la transferencia de vacaciones por acuerdo entre el empleado y el empleador, incluso si las vacaciones están planificadas e incluidas en el cronograma, ya que la ausencia de la duración requerida del servicio por parte del empleado es una base legalmente significativa para realizar cambios en el horario.
• Ciertas categorías de empleados Puede recibir vacaciones anuales retribuidas independientemente de la duración del servicio. Estos incluyen: empleados que aún no han cumplido 18 años, mujeres antes o después de la baja por maternidad, padres adoptivos de niños menores de tres meses. Por supuesto, al elaborar un cronograma, es realista planificar solo las vacaciones para los trabajadores menores o las mujeres embarazadas contratadas. En todos los demás casos, la licencia podrá concederse antes de que expire el período de seis meses de trabajo continuo del empleado en la organización, únicamente previa solicitud del empleado y acuerdo con la administración. Hoy en día, el Código del Trabajo no prevé la concesión de vacaciones en proporción al tiempo trabajado, por lo que cuando se conceden vacaciones por adelantado, antes de que expiren los seis meses de trabajo en la empresa, el pago de las vacaciones debe realizarse en su totalidad. y las vacaciones deberán concederse en su totalidad.
• vacaciones anuales adicionales proporcionado en muchas organizaciones. Pueden estar asociados con condiciones de trabajo nocivas o peligrosas. Estas licencias también están incluidas en el cronograma, pero la duración del servicio que da derecho a utilizar dichas licencias incluye únicamente el tiempo efectivamente trabajado. Y la ley no prevé la posibilidad de recibir una licencia adicional por adelantado.
• Dos vacaciones Pueden recibirlo en un año calendario aquellos que fueron contratados al final del año calendario anterior, por ejemplo, en octubre. En este caso, el empleado puede legalmente irse de vacaciones en mayo y tomar otras vacaciones pagadas antes de fin de año, pero por un año más (el empleado tiene derecho a tomar vacaciones para el segundo año y los siguientes en cualquier momento del año). a su discreción). Esta posibilidad debe estar prevista en la etapa de elaboración del borrador del cronograma y, por supuesto, debe incluirse en el formulario del cronograma de vacaciones.
• Secuencia de vacaciones se establece no sólo según los deseos de los empleados, sino también dependiendo de si la empresa tiene empleados que tienen el derecho primario a utilizar las vacaciones anuales en el verano o en el momento que elijan a su propia discreción. Para tener en cuenta los intereses de esta categoría de empleados, se elabora una lista de quienes tienen este derecho.
• Empleados a tiempo parcial tienen derecho a disfrutar de vacaciones anuales retribuidas al mismo tiempo que realizan su trabajo principal. Para hacer esto, deben presentar un documento de respaldo: un certificado de su lugar de trabajo principal sobre la duración de las vacaciones.
• Empleados que, por alguna razón, no aprovecharon las vacaciones durante el año pasado, También tendrán derecho a vacaciones prioritarias o a elegir el horario que más les convenga.
• Trabajadores que planean matricularse en universidades. así como aquellos que tienen hijos, los graduados de los grados 11 y 9 también tienen derecho a elegir su propio tiempo de vacaciones. Esto es especialmente cierto para los empleados de empresas ubicadas en el Extremo Norte, si se planea que sus hijos estudien en otra región. En este caso, para acompañar al niño a una institución educativa, el empleado tiene derecho a una licencia completa o parcial (al menos 14 días naturales) mientras se realizan los exámenes de acceso.
• Duración de las vacaciones en nuestro país hay 28 días naturales. Pero si la empresa tiene vacaciones adicionales, se podrán aumentar las próximas vacaciones. Esto también se aplica a determinadas categorías de trabajadores a quienes se conceden vacaciones más largas:

Formulario T-7: ¿por qué es y dónde descargarlo?

Hoy en día está vigente la forma T7 del calendario de vacaciones, que fue aprobada por Resolución del Comité Estatal de Estadística de Rusia en 2001. Algunos empleados de personal creen que el calendario de vacaciones se puede elaborar de cualquier forma. Pero, dado que existen formas unificadas de documentación contable, a las que pertenece el formulario T7, vale la pena utilizarlo para elaborar un calendario de vacaciones. Además, para la estructura financiera de la empresa, el formulario T7 es el documento a partir del cual se pagarán las vacaciones a los empleados. Por tanto, la cuestión de utilizar o no el formulario T7 no tiene sentido.

Por supuesto, a veces al dividir las vacaciones en partes o la necesidad de informar a un empleado que se va de vacaciones (esto debe hacerse dos semanas antes del inicio de las vacaciones), surgen dificultades, ya que el formulario T7 no prevé tales acciones. . Pero cada uno resuelve este problema a su manera. Por ejemplo, utilizan líneas adicionales o añaden una columna adicional para la firma del empleado (y algunos adjuntan una hoja introductoria adicional al calendario de vacaciones).

Mucha gente está interesada en la cuestión de si se necesita un pedido para aprobar el calendario de vacaciones. No, no es necesario. Dado que el formulario T7 contiene una sección "Apruebo" en el encabezado, donde el gerente pone su firma, es un pedido en sí mismo, por lo que no es necesario realizar otro pedido adicional.

Puede descargar el formulario No. T-7 en.

Calendario de vacaciones y sindicato.

La forma unificada del calendario de vacaciones se creó teniendo en cuenta los requisitos del Código del Trabajo y, en consecuencia, cuenta con un modelo para la aprobación del sindicato. Actualmente, el Código del Trabajo no exige la coordinación del calendario de vacaciones con la organización sindical. Pero si existe un sindicato en la empresa, el calendario se acuerda con el presidente del órgano sindical. Si no hay sindicato, así se indica en la plantilla.

El propio acuerdo con el sindicato se lleva a cabo en la etapa del proyecto de calendario de vacaciones. Cuando ya haya sido redactado, pero aún no haya sido aprobado por el titular de la organización. El proyecto está firmado por el jefe del departamento de personal y los jefes de las divisiones estructurales. Entonces se reúne con él un representante sindical. El cronograma acordado con el sindicato se presenta al gerente para su firma, tras lo cual se considera completamente legal y no puede ser cuestionado por los empleados.

¿Cómo transferir vacaciones a un empleado?

Si por alguna razón un empleado no puede irse de vacaciones a la hora especificada en el cronograma (esto puede ser una necesidad comercial o razones personales), debe presentar una solicitud para posponer las vacaciones. Si el problema se resuelve positivamente, se emite una orden del gerente y se realizan las entradas correspondientes en las columnas 7 a 9 del calendario de vacaciones. Si las vacaciones se cancelan por un motivo relacionado con el proceso de producción, o si un empleado es retirado de las vacaciones, entonces la transferencia de las vacaciones al año siguiente se registra en la columna No. 10 - "Nota".

Para elaborar correctamente un cronograma de vacaciones es necesario conocer las normas de la legislación vigente y recordar que:

• el jefe y el adjunto no pueden irse de vacaciones al mismo tiempo
• El departamento debe retener una cantidad tal de empleados que pueda apoyar su funcionamiento normal.
• Especialistas del mismo perfil no pueden irse de vacaciones al mismo tiempo
• Las vacaciones acumuladas durante varios años no deben resumirse, es mejor dividirlas en varias partes;
• no es necesario asignar las responsabilidades de un empleado de vacaciones a alguien que tiene derecho a irse de vacaciones fuera de turno
• Es necesario distribuir las vacaciones para que el proceso de trabajo y los empleados no se vean afectados

Y para no hacer trabajo extra corrigiendo el borrador del cronograma, es mejor acordar de antemano con los empleados y jefes de divisiones estructurales las fechas de las vacaciones y el desglose de las vacaciones en partes (si quieren dividirlas).

El calendario de vacaciones es un documento obligatorio tanto para el empleador como para el empleado. Se aprueba a más tardar dos semanas antes del inicio del año para el cual se elabora este cronograma (artículo 123 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia), es decir. a más tardar el 17 de diciembre. El calendario de vacaciones para 2019 debía aprobarse a más tardar el 17 de diciembre de 2018.

Calendario de vacaciones: cómo elaborarlo correctamente

Algunos contadores se preguntan: ¿cómo crear un cronograma de vacaciones? De hecho, la preparación de este documento no debería causar ninguna dificultad particular. Pero al elaborar un calendario de vacaciones, es necesario tener en cuenta algunos matices.

Calendario de vacaciones: reglas de registro y cambios.

Al preparar un calendario de vacaciones para el próximo año calendario, primero tiene sentido acordar el tiempo de vacaciones de aquellos empleados que tienen derecho a ellas en un momento que les resulte conveniente.

• maridos cuyas esposas están de baja por maternidad (artículo 123 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia);
• trabajadores a tiempo parcial. El hecho es que a esta categoría de trabajadores se les debe conceder la licencia al mismo tiempo que la licencia en su lugar de trabajo principal (artículo 286 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia);
• trabajadores menores (artículo 267 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia);
• donantes honorarios de Rusia (cláusula 1, cláusula 1, artículo 23 de la Ley Federal del 20 de julio de 2012 N 125-FZ);
• cónyuges de personal militar que planean vacaciones al mismo tiempo que su cónyuge (cláusula 11, artículo 11 de la Ley Federal de 27 de mayo de 1998 N 76-FZ);
• Víctimas de Chernobyl (cláusula 5 del artículo 14 de la Ley de la Federación de Rusia del 15 de mayo de 1991 N 1244-1).

Es mejor recopilar declaraciones de dichos empleados en las que indiquen sus deseos con respecto a las fechas de vacaciones. Estas declaraciones confirmarán que efectivamente les ha concedido permiso a estos empleados en un momento conveniente para ellos. Pero conviene tener en cuenta que posteriormente el empleado puede cambiar de opinión y cambiar el tiempo de vacaciones deseado. En este caso también tiene sentido obtener la correspondiente declaración del empleado.

Qué incluir en tu agenda de vacaciones

Nuestra tabla te ayudará a comprender cómo se elabora el cronograma de vacaciones y qué se refleja en él:

Programa de vacaciones:

El empleador tiene derecho a desarrollar su propio calendario de vacaciones. Este formulario deberá adjuntarse como anexo a la política contable. O puede utilizar el formulario unificado T-7 "Calendario de vacaciones" (aprobado por Resolución del Comité Estatal de Estadística de la Federación de Rusia del 5 de enero de 2004 N 1).

Calendario de vacaciones: formulario

Si aún decide no desarrollar su propio formulario de calendario de vacaciones, puede descargar el formulario de calendario de vacaciones unificado.

Orden en horario de vacaciones: muestra

No es necesario emitir una orden para aprobar el cronograma de vacaciones como documento separado. Después de todo, la firma del jefe de la organización/empresario individual, que aprueba el calendario de vacaciones para el próximo año, se coloca en el calendario mismo.

Es cierto que un empleador puede emitir, por ejemplo, una orden que obligue a los jefes de departamento a recopilar y presentar datos sobre las vacaciones de los empleados subordinados a ellos para preparar un calendario de vacaciones unificado.

Orden sobre la elaboración de un calendario de vacaciones: muestra

Esta orden se puede emitir de la siguiente manera:

Moscú 19/11/2018

Elaborar y aprobar el calendario de vacaciones para 2019.

Ordeno:

1. Los jefes de departamento, a más tardar el 07/12/2018, deben presentar por escrito al jefe del departamento de recursos humanos, K.I. Información para la elaboración de un calendario de vacaciones para 2019.

Al preparar la información, debes considerar:

- deseos de los empleados que tienen derecho a irse en el momento que más les convenga;

- deseos de los empleados con respecto a la división de las vacaciones básicas anuales retribuidas en partes, una de las cuales, de conformidad con el art. 125 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia debe ser de al menos 14 días naturales;

- período de vacaciones para los trabajadores a tiempo parcial en su lugar de trabajo principal.

2. Jefe del Departamento de Recursos Humanos K.I. preparar un cronograma de vacaciones pagadas y presentarlo para su aprobación a más tardar el 12 de diciembre de 2018.

3. Jefe del Departamento de Recursos Humanos K.I. llevar esta Orden a las siguientes personas:

- jefe de contabilidad Kustodieva A.V.;

- Jefe del Departamento de Ventas V.T.

- Jefe del Departamento de Compras Trunov N.N.

4. Confíe el control de la ejecución de la Orden al jefe del departamento de recursos humanos, K.I.

Director General Solnyshkov V.S.

Han sido familiarizados con la Orden:

Jefe del Departamento de Recursos Humanos______________K.I. Elizarova

Contador jefe_____________________________ A.V. kustodieva

Jefe Departamento Comercial_____________ V.T. Egorova

Jefe Departamento de Compras_____________N.N. Trunov

Las personas familiarizadas con dicha orden, además de su firma, deberán indicar la fecha de conocimiento.

Aprobación del calendario de vacaciones

El calendario de vacaciones es aprobado por el jefe de la organización o empresario individual. Además, si existe un sindicato, el empleador debe tener en cuenta su opinión a la hora de aprobar el calendario de vacaciones para el próximo año (artículo 123 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia).

Una vez que el gerente aprueba el cronograma de vacaciones, los empleados deben estar familiarizados con este cronograma. De lo contrario, este documento no será vinculante para ellos (artículos 22, 123 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia). Es mejor familiarizar a los empleados con el calendario de vacaciones previa firma. Para ello, el cronograma se puede complementar con la columna “He leído el cronograma (fecha, firma)”.

Ejemplo de calendario de vacaciones para 2019

A la hora de preparar tu calendario de vacaciones, puedes utilizar el nuestro.

Realizar cambios en el calendario de vacaciones.

Un empresario no puede predecir todos los posibles movimientos de personal con un año de antelación. Por ejemplo, despido de empleados, aplazamiento de vacaciones o retirada de las mismas. Por tanto, es inevitable realizar diversos cambios en el calendario de vacaciones.

¿Dónde se reflejan los cambios en el calendario de vacaciones?

Para reflejar los cambios, se utilizan las columnas 7 a 10 del formulario de calendario de vacaciones unificado (formulario T-7):

• La columna 7 refleja la fecha real en que el empleado se fue de vacaciones;
• La columna 8 indica el documento sobre cuya base se pospuso la fecha prevista de inicio de las vacaciones. Dicho documento, por ejemplo, puede ser una solicitud de un empleado con una solicitud para posponer las vacaciones, respaldada por el gerente (artículo 124 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia);
• en la columna 9 debe indicar la fecha prevista de vacaciones. Por ejemplo, si una empleada decide posponer sus vacaciones hasta el período en que su esposa esté de baja por maternidad;
• La columna 10 refleja varias notas.

Por cierto, tiene sentido complementar el calendario de vacaciones con la columna "He leído los cambios", en la que los empleados firmarán después de realizar ajustes en este documento. Además, es mejor registrar la fecha límite para presentar una solicitud para posponer las vacaciones en el LNA. Nuevamente, para que el departamento de contabilidad pueda calcular y pagar las vacaciones al empleado a tiempo.

Hacer adiciones al calendario de vacaciones

Sucede que una vez aprobado el calendario de vacaciones para el próximo año, se contratan nuevos empleados. ¿Qué hacer con el cronograma en esta situación? El Código del Trabajo no obliga al empleador a realizar adiciones al calendario de vacaciones ya aprobado. Aquellos. A los empleados recién contratados sólo se les podrá conceder licencia previa solicitud.

Es cierto que nadie prohíbe complementar el calendario de vacaciones aprobado con información sobre vacaciones para los nuevos empleados. Esto se puede hacer aprobando un cronograma de vacaciones adicional que contenga información sobre la fecha de inicio planificada de las vacaciones solo para los nuevos empleados.

¿Cuánto tiempo debes mantener tu calendario de vacaciones?

Debe almacenar este documento durante un año (cláusula 693 de la Lista, aprobada por Orden del Ministerio de Cultura de Rusia del 25 de agosto de 2010 N 558)

Responsabilidad por la falta de un calendario de vacaciones.

La ausencia de un calendario de vacaciones amenaza al empleador con una multa por el monto (Parte 1 del artículo 5.27 del Código de Infracciones Administrativas de la Federación de Rusia):

• desde 30.000 rublos. hasta 50.000 rublos. para la propia organización, desde 1000 rublos. hasta 5000 frotar. - para sus funcionarios;
• desde 1000 frotar. hasta 5000 frotar. para empresarios individuales.

Vacaciones en la hoja de horas

El código de vacaciones específico en la hoja de tiempo de trabajo (formulario No. T-12 o formulario No. T-13, aprobado por Resolución del Comité Estatal de Estadística de la Federación de Rusia del 5 de enero de 2004 No. 1) se indica dependiendo del tipo de vacaciones:

La hoja de horas está marcada con un código alfabético o numérico; no es necesario indicar ambos códigos.

Vacaciones en la hoja de horas: muestra

Veamos un ejemplo de cómo se reflejan las vacaciones en una hoja de horas.

Ejemplo. Trabajadora Petrova E.F. Se otorgaron vacaciones anuales básicas pagadas por 7 días calendario a partir del 8 de abril de 2019. En la página 2 de la hoja de tiempo en el formulario T-12 para la primera mitad del mes*, las entradas para este empleado se verán así:

Los matices de reflejar las vacaciones en la hoja de horas.

Hablando de indicar los días de vacaciones en la hoja de horas, es importante tener en cuenta que:

• Los días festivos no laborables que caen durante el período de vacaciones se marcan con el código de letras “B” o el código digital “26”. Después de todo, esos días no se incluyen en el número de días naturales de vacaciones (artículo 120 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia);
• Si un empleado se enferma mientras está de vacaciones, es posible que sea necesario realizar correcciones en la hoja de horas. Por ejemplo, en una situación en la que un empleado no extendió sus vacaciones por días de enfermedad, pero decidió.

El 17 de diciembre es el último día para aprobar el calendario de vacaciones, ya que debe ser firmado por el jefe de la organización a más tardar dos semanas antes del inicio del año calendario (artículo 123 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia). Queda muy poco tiempo para tener tiempo de componerlo correctamente.

Organizamos el trabajo en programación.

El cronograma refleja información sobre la distribución de las vacaciones anuales retribuidas de los empleados de la organización para el año calendario por mes. Desarrollar un calendario de vacaciones requiere mucho tiempo por parte del departamento de recursos humanos. El trabajo de recopilación y procesamiento de los datos necesarios se puede organizar de diferentes maneras. Para algunos es conveniente confiar esto a un especialista en recursos humanos independiente que estará ocupado con el cronograma "de a a a". Para otros, es más conveniente distribuir responsabilidades: asignar una o más unidades estructurales a cada empleado de RRHH.

La elaboración de un cronograma es una cuestión responsable; es necesario tener en cuenta muchas cosas: los deseos de los empleados sobre las fechas de vacaciones, las necesidades del proceso de producción y la legislación laboral. Es recomendable reflejar el procedimiento para la elaboración de un cronograma, condiciones y reglas para el otorgamiento de vacaciones en la normativa local de la organización (normativa laboral interna o convenio colectivo). Las instrucciones para la gestión de registros de personal pueden describir en detalle el procedimiento para completar el cronograma de vacaciones tanto en la etapa de su creación como durante el proceso de su mantenimiento durante todo el año. Si las regulaciones locales de la organización no estipulan el procedimiento para desarrollar un cronograma de vacaciones, vale la pena comenzar su preparación emitiendo una orden en la que es necesario indicar:

• quién es responsable de preparar el cronograma de vacaciones (el cronograma lo firma el jefe del departamento de recursos humanos, pero el trabajo de preparación lo puede realizar un especialista en recursos humanos);
• dentro de qué plazo deben los empleados presentar sus deseos en materia de vacaciones;
• el plazo dentro del cual los jefes de las divisiones estructurales deben coordinar los deseos de los empleados con los planes de producción de los departamentos;
• la fecha límite para la presentación del borrador del cronograma al gerente para su aprobación.

El calendario de vacaciones debe tener en cuenta las peculiaridades del proceso productivo de la organización, asegurar su continuidad y la intercambiabilidad de los trabajadores. El Código del Trabajo ofrece todas las oportunidades para ello, porque el orden de concesión de las vacaciones lo determina el empleador (artículo 123 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia). Para evitar disputas y desacuerdos con los empleados, el procedimiento para determinar la prioridad de las vacaciones debe prescribirse en un acto regulatorio local (PVTR o convenio colectivo). Por ejemplo, debería estipularse que los jefes de las divisiones estructurales no deberían estar de vacaciones al mismo tiempo que sus adjuntos. En algunas organizaciones, se puede establecer que las vacaciones anuales se brinden a los empleados solo en ciertos meses (por ejemplo, en una institución educativa, brindar vacaciones en el período otoño-invierno-primavera afectará negativamente el proceso de aprendizaje). Es posible una situación en la que sea beneficioso para un empleador enviar a un gran grupo de empleados de vacaciones al mismo tiempo (por ejemplo, un fabricante de estructuras de ventanas, debido a la baja demanda de productos, puede programar vacaciones para todos los empleados del departamento de producción para el período del 12 de enero al 8 de febrero). Para la mayoría de las organizaciones, la mejor opción es distribuir las vacaciones de los empleados de manera uniforme a lo largo del año.

El borrador del calendario de vacaciones lo elabora el servicio de personal de la organización. Es más conveniente hacer esto utilizando un formulario de calendario de vacaciones modificado (Apéndice 1). En primer lugar, es necesario analizar los “historiales de vacaciones” y determinar con cuántos días de vacaciones tiene derecho a contar cada empleado el próximo año, si existen empleados de categorías preferenciales que disfruten de ventajas a la hora de establecer la prioridad de las vacaciones. Posteriormente, los datos sobre los empleados se transfieren a los jefes de las divisiones estructurales, quienes deben conocer los deseos de los empleados sobre el momento de irse de vacaciones y dividir las vacaciones en partes, así como coordinar estos deseos con los planes del departamento para el año. , estableciendo la secuencia óptima de vacaciones. Con base en los proyectos de las unidades estructurales, el servicio de personal elabora un cronograma de vacaciones consolidado para la organización y lo presenta al gerente para su aprobación.

¡Por cierto! Para crear con precisión un calendario de vacaciones, utilice el servicio en línea "My Business". El servicio también le ayudará a calcular automáticamente anticipos, salarios, beneficios y compensaciones, teniendo en cuenta todos los requisitos legales. Al tomar acciones paso a paso no cometerás errores y no tendrás que pagar multas. Los informes se generan paso a paso en función de sus datos y se monitorean en cada paso. Los informes preparados se pueden enviar a través de Internet. Sin conocimientos ni habilidades especiales, puede mantener incluso los registros de personal más complejos. Las plantillas de documentos contienen consejos para completar, los formularios clave se generan automáticamente. En su cuenta personal encontrará todas las instrucciones y consejos necesarios. Puede obtener acceso gratuito al servicio ahora mismo siguiendo este enlace.

Qué incluir en el cronograma

Su calendario de vacaciones debe incluir:

• vacaciones básicas anuales remuneradas;
• vacaciones anuales adicionales retribuidas;
• vacaciones que no fueron utilizadas por el empleado durante el año en curso y fueron transferidas al año siguiente.

La duración de las vacaciones básicas anuales retribuidas es, por regla general, de 28 días naturales (artículo 115 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia). Para algunas categorías de empleados, la legislación prevé vacaciones más largas: licencia básica ampliada. Estas categorías incluyen en particular:

• trabajadores menores de 18 años. Tienen derecho a vacaciones de 31 días naturales (artículo 267 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia);
• Personas discapacitadas. Se les concede una licencia de al menos 30 días naturales (artículo 23 de la Ley federal Nº 181-FZ de 24 de noviembre de 1995 "Sobre la protección social de las personas discapacitadas en la Federación de Rusia");
• personal docente. La duración de su licencia depende del puesto y del tipo de institución educativa y oscila entre 42 y 56 días naturales (artículo 334 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia; Decreto del Gobierno de la Federación de Rusia del 1 de octubre de 2002 No. 724 “Sobre la duración de las vacaciones básicas anuales retribuidas concedidas al personal docente”);
• Los funcionarios estatales tienen derecho a licencias de 30 a 35 días naturales, dependiendo de su cargo (artículo 46 de la Ley Federal de 27 de julio de 2004 No. 79-FZ "Sobre la Función Pública Estatal de la Federación de Rusia").

Además de la principal, algunos empleados pueden disfrutar de vacaciones anuales retribuidas adicionales (artículo 116 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia). Estas licencias se conceden a los empleados:

• aquellos empleados en trabajos con condiciones laborales nocivas y (o) peligrosas;
• tener una naturaleza especial de trabajo;
• con jornada laboral irregular;
• trabajar en el Extremo Norte y áreas equivalentes;
• en otros casos previstos por el Código del Trabajo de la Federación de Rusia y otras leyes federales.

Además de las vacaciones previstas por los actos legislativos, los empleadores, teniendo en cuenta sus capacidades productivas y financieras, pueden establecer de forma independiente vacaciones adicionales para los empleados aprobando el procedimiento para su provisión en un convenio colectivo u otro acto normativo local, que se adoptan teniendo en cuenta en cuenta la opinión del órgano electo de la organización sindical de base (parte 2, artículo 116 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia).

Al calcular la duración total de las vacaciones anuales retribuidas, las vacaciones adicionales se suman a las principales (artículo 120 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia).

Ejemplo. El funcionario Tropinin V.V. tiene el derecho de:

• vacaciones extendidas (30 días calendario);
• licencia adicional por servicio prolongado (8 días naturales);
• licencia adicional por jornada laboral irregular (3 días naturales);
• licencia adicional por trabajo en condiciones laborales peligrosas (7 días naturales).

Esto significa que en el cronograma es necesario planificar unas vacaciones que duren 48 días naturales (en su totalidad o, de acuerdo con el empleado, dividiendo las vacaciones en partes).

Al elaborar un cronograma, es necesario verificar si la organización tiene empleados que tengan derecho a recibir vacaciones anuales retribuidas en un momento conveniente para ellos; sus vacaciones se planifican primero en el cronograma. Estos empleados incluyen en particular:

• menores de 18 años (artículo 267 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia);
• trabajadores a tiempo parcial (la licencia se concede simultáneamente con la licencia para el trabajo principal) (artículo 286 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia);
• empleados cuyos cónyuges sean personal militar (la licencia se concede simultáneamente con la licencia del cónyuge) (Cláusula 11, artículo 11 de la Ley Federal de 27 de mayo de 1998 No. 76-FZ “Sobre el estatuto del personal militar”);
• mujeres antes o inmediatamente después de la licencia de maternidad, así como al final de la licencia parental (artículo 260 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia);
• empleadas cuyas esposas están de baja por maternidad (artículo 123 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia).

Sin embargo, vale la pena recordar que incluso si las vacaciones se planificaron en el calendario de vacaciones estrictamente de acuerdo con los deseos de un empleado perteneciente a la categoría anterior, éste tiene derecho en cualquier momento del año a cambiar su decisión y redactar una solicitud. al empleador solicitando vacaciones de fecha diferente. A un empleado así no se le puede negar la transferencia de vacaciones.

El calendario de vacaciones es un documento resumido. Y aunque se elabora para un año natural (en este caso, 2015), el período de vacaciones previsto de cada empleado se refiere a su año laboral individual.

Ejemplo. Secretaria Petrova I.V. contratado el 19 de junio de 2014. El calendario de vacaciones debe incluir sus vacaciones para el período del 19/06/2014 al 18/06/2015. Las vacaciones para el siguiente año laboral (del 19/06/2015 al 18/06/2016) se pueden conceder en cualquier momento del año laboral (artículo 122 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia). Se puede programar:

• en el calendario de vacaciones para 2015 (después del 19/06/2015);
• De acuerdo con el empleado, parte de las vacaciones se puede incluir en el cronograma para 2015 (después del 19/06/2015) y parte se puede dejar para 2016;
• en el calendario de vacaciones para 2016 (hasta el 18 de junio de 2016).

Como puede ver, las vacaciones de un empleado se pueden planificar en su totalidad o en partes. Al dividir las vacaciones en partes, es necesario cumplir con los requisitos del artículo 125 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia. En primer lugar, al menos una parte de las vacaciones debe ser de al menos 14 días naturales. Este requisito se debe a razones médicas: para recuperarse de los logros laborales, una persona necesita un descanso completo y prolongado. En segundo lugar, dividir las vacaciones en partes sólo es posible si se llega a un acuerdo entre el empleado y el empleador. Si una de las partes de la relación laboral está en contra de esto, entonces las vacaciones no se pueden dividir. El consentimiento del empleador para dividir las vacaciones se confirma mediante la firma del gerente en el cronograma (o en la orden de vacaciones, si las vacaciones no se otorgan de acuerdo con el cronograma). La ley no establece qué documento debe reflejar el consentimiento del empleado. En la práctica, las organizaciones utilizan diferentes métodos para obtener la confirmación del consentimiento de un empleado:

Método 1. Antes de aprobar el calendario de vacaciones, el empleado redacta una solicitud solicitando dividir las vacaciones en partes, indica las fechas de inicio y la duración de las partes de las vacaciones y el empleador pone la resolución “Permitir. Firma. Fecha de". Una buena forma es si la iniciativa de compartir vacaciones proviene del empleado. De lo contrario, estamos hablando de coerción, lo cual es inaceptable.

Método 2. Al desarrollar un cronograma de vacaciones, el empleador envía al empleado una propuesta para dividir las vacaciones en partes, indica las fechas de las partes de vacaciones y su duración, y el empleado marca "He leído y estoy de acuerdo". Firma. Nombre completo. Fecha de". Esta opción es preferible cuando la iniciativa de dividir las vacaciones proviene del empleador y es plenamente coherente con el espíritu de la ley: hay una propuesta, hay una respuesta, hay un acuerdo entre las partes. Desafortunadamente, este método es el que requiere más tiempo.

Método 3. El formulario del calendario de vacaciones se complementa con la columna “He leído y acepto. Firma. Nombre completo". Se supone que con una firma el empleado está de acuerdo tanto con las fechas de inicio de las vacaciones como con el hecho mismo de dividir las vacaciones en partes. Este es un método bastante común que requiere un tiempo mínimo. Sin embargo, no es del todo correcto. Imagínese: diez empleados del departamento firmaron la columna, pero uno se niega categóricamente, no quiere dividir las vacaciones en partes. No tienes derecho a obligarlo. ¿Qué hacer? ¿Haciendo un nuevo horario? ¿Volver a recoger las firmas de los empleados? Además, el cronograma ya ha sido aprobado por el gerente (al fin y al cabo, están presentando el documento que ha entrado en vigor). ¿Y cómo se puede aprobar un documento si no se cumple el requisito legal de llegar a un acuerdo entre trabajador y empresario?

Algunas organizaciones estipulan en sus normas laborales internas que los empleados disfrutan de vacaciones dos veces al año durante 14 días naturales. Se supone que la firma del empleado que confirma su conocimiento del PVTR es su consentimiento para dividir la licencia en partes. Sin embargo, esto empeora la situación del empleado en comparación con la legislación laboral y, por lo tanto, no puede aplicarse de conformidad con el artículo 8 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia. No olvide que el PVTR es un documento que contiene las reglas que establece el empleador y expresa su voluntad, y en ningún caso un acuerdo entre las partes de la relación laboral. El hecho de que se adopte teniendo en cuenta la opinión del órgano representativo de los trabajadores no cambia la situación, porque, por ejemplo, las órdenes de despido dictadas teniendo en cuenta la opinión del sindicato siguen siendo documentos administrativos del empleador y no No se convertirán en acuerdos de extinción del contrato de trabajo.

Pregunta. Savelyev A.V. contratado el 12 de diciembre de 2014. ¿Debería incluirse en el calendario de vacaciones de 2015?

Respuesta. El derecho de un empleado a vacaciones remuneradas surge después de 6 meses de trabajo continuo en la organización (artículo 122 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia). Por acuerdo de las partes, el empleador podrá conceder vacaciones anuales antes de la expiración de este período. A petición suya, el empleador está obligado a conceder vacaciones anuales a algunas categorías de empleados, independientemente de su antigüedad en la organización (menores, trabajadores a tiempo parcial, etc.). En este caso, el empleado tendrá derecho a licencia a partir del 12/06/2015. En el calendario de vacaciones para 2015, es necesario planificar sus vacaciones después de la fecha anterior. Las vacaciones se pueden planificar en su totalidad (28 días naturales) o, de acuerdo con el empleado, dividirse en partes (por ejemplo, se pueden planificar 14 días naturales en 2015 y los días restantes en 2016).

Pregunta.¿Cómo planificar unas vacaciones para un trabajador a tiempo parcial?

Respuesta. Puede resultar difícil planificar las vacaciones de un trabajador a tiempo parcial, porque no siempre se conoce la fecha exacta de su salida de vacaciones de su lugar de trabajo principal (por ejemplo, si el desarrollo de los horarios de vacaciones se lleva a cabo en paralelo en organizaciones o el tema de las vacaciones se aborda formalmente en el puesto de trabajo principal). En este caso, el Código del Trabajo es categórico: la licencia debe concederse simultáneamente con la licencia para el trabajo principal (artículo 286 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia). Programe el inicio de las vacaciones de acuerdo con el empleado, pero prepárese para el hecho de que probablemente habrá que reprogramarlas, y téngalo en cuenta al planificar las vacaciones de otros empleados del mismo departamento.

Pregunta.¿Es necesario incluir en el calendario de vacaciones a las mujeres que se encuentran de baja por maternidad?

Respuesta. Muchas organizaciones incluyen a todos los empleados en su calendario de vacaciones, incluidas las mujeres que están de baja por maternidad. Esto no está prohibido por ley, pero tampoco es obligatorio. De hecho, es imposible planificar de forma realista sus vacaciones porque pueden interrumpir el permiso de su cuidador en cualquier momento y no se sabe cuándo querrán utilizar sus vacaciones anuales. Si dicha mujer regresa al trabajo, es más conveniente concederle la licencia si así lo solicita.

Pregunta.¿Qué hacer con las vacaciones no utilizadas? Por ejemplo, el ingeniero de procesos Petrov V.G. Hace dos años que no me voy de vacaciones. ¿Es posible incluir estas vacaciones en el cronograma? ¿Y es cierto que las vacaciones que no se disfrutan en dos años “se agotan”?

Respuesta. Las vacaciones no utilizadas anteriormente pueden incluirse en el calendario de vacaciones o proporcionarse mediante acuerdo con el empleado previa solicitud (carta de Rostrud del 1 de marzo de 2007 No. 473-6-0). La inclusión en el cronograma es más conveniente, ya que le permite evaluar claramente cuántas vacaciones de este tipo se han acumulado en la organización. La licencia debe concederse al empleado anualmente (artículo 122 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia), en casos excepcionales de transferencia de la licencia al siguiente año laboral, debe utilizarse a más tardar 12 meses después del final del año laboral para que se concede (Parte 3 del artículo 124 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia). Por ejemplo, si un empleado fue contratado el 01/02/2014, se le debe conceder licencia (y el empleado debe utilizarla) a más tardar el 31/01/2016. Está prohibido no conceder vacaciones anuales retribuidas durante dos años seguidos, y los trabajadores menores de 18 años y los trabajadores que realizan trabajos en condiciones de trabajo nocivas y (o) peligrosas deben utilizar las vacaciones anualmente (Parte 4 del artículo 124 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia). Por supuesto, si la licencia no se concedió por alguna razón, no se "agotará" en absoluto, el empleado conservará el derecho a ella, pero el empleador en este caso puede ser sancionado durante una inspección de la Inspección del Trabajo del Estado o En la corte.

Una vez aprobado el calendario de vacaciones, pasa a ser vinculante (Parte 2 del artículo 123 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia). Esto significa que el empleador está obligado a conceder al empleado una licencia dentro del período especificado en el cronograma, y ​​el empleado está obligado a utilizar esta licencia. Cualquier desviación del cronograma debe documentarse en el documento organizativo y administrativo correspondiente y una marca en el cronograma. Los empleados contratados después de la aprobación del calendario pueden incluirse en el calendario de vacaciones sobre la base de una orden o se les puede conceder licencia a dichos empleados si lo solicitan.

Preparamos el documento.

Una organización puede desarrollar un formulario de calendario de vacaciones de forma independiente, pero es necesario cumplir con los requisitos del artículo 9 de la Ley Federal No. 402-FZ del 6 de diciembre de 2011 "Sobre Contabilidad". Este artículo contiene una lista de detalles obligatorios del documento contable primario. Al desarrollar su formulario de cronograma, es recomendable tomar como base el formulario unificado No. T-7, aprobado por Resolución del Comité Estatal de Estadística de Rusia del 5 de enero de 2004 No. 1, si es necesario, eliminando información innecesaria del mismo. y añadiendo las columnas necesarias. Por ejemplo, puede eliminar los códigos OKUD, OKPO y los detalles de tener en cuenta la opinión del organismo sindical (si no existe) del formulario del calendario de vacaciones. Puede complementar el cronograma con una visa para coordinar el documento con el servicio legal u otras divisiones estructurales de la organización. En la carta de Rostrud del 30 de julio de 2014 No. 1693-6-1 se establece que está permitido complementar el formulario No. T-7 con las columnas 11, 12. En una de ellas, el empleado podrá firmar que el inicio conoce la fecha de las vacaciones, y en el otro, indique la fecha de notificación del inicio de las vacaciones (en el Apéndice 2 se proporciona una muestra de cómo completar dicho formulario). El formulario desarrollado debe ser aprobado por el director de la organización por recomendación del contador (cláusula 4 del artículo 9 de la Ley Federal de 6 de diciembre de 2011 No. 402-FZ “Sobre Contabilidad”).

En la etapa de programación, el empleado de personal completa las columnas 1 a 6. El nombre de la organización, divisiones estructurales, cargos, apellidos, nombres y patronímicos de los empleados se indican sin abreviaturas. La columna 5 refleja la duración de las vacaciones en días naturales. Si la licencia se concede en partes, la información sobre cada parte de la licencia se registra en una línea separada. En la columna 6, ingrese la fecha de inicio de las vacaciones. En algunas organizaciones, es costumbre indicar no la fecha de inicio de las vacaciones, sino su período completo, por ejemplo, 01/04/2015–28/04/2015. Esto no es una violación.

El calendario de vacaciones lo firma el jefe del departamento de RR.HH. y lo aprueba el responsable de la organización. Si existe un sindicato, es necesario tener en cuenta el dictamen motivado del órgano sindical elegido (parte 1 del artículo 123 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia). El procedimiento para tener en cuenta la opinión del cuerpo electo de empleados se establece en el artículo 372 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia.

El Código del Trabajo no obliga directamente al empleador a familiarizar a los empleados con el calendario de vacaciones. Los expertos tienen opiniones diferentes sobre este tema. Algunos expertos consideran que el calendario de vacaciones es un acto normativo local y, por tanto, es necesario familiarizar a los empleados con él. Otros creen que un acto regulatorio local establece normas generales para un número indefinido de personas, y en el calendario de vacaciones indicamos los nombres de empleados específicos, por lo que el horario no se puede atribuir a los actos regulatorios locales y no es necesario familiarizar a los empleados con él. En la práctica, la mayoría de las organizaciones todavía recogen las firmas de los empleados, porque esto tiene un significado práctico: familiarizarse con el calendario aprobado le da al empleado la oportunidad de saber si se tuvo en cuenta su opinión sobre la fecha de las vacaciones y, en caso contrario, planificar sus vacaciones de otra manera. . Puede familiarizar a los empleados de diferentes maneras: incluyendo una columna adicional en el cronograma, recogiendo firmas en una hoja de familiarización separada o publicando el cronograma en el stand de información de la organización.

Las columnas 7 a 10 se completan a mano durante todo el año a medida que se conceden las vacaciones. Si la licencia no se concede según lo previsto, en la columna 8 indique el nombre y la fecha de la orden en base a la cual se transfiere la licencia. En algunas organizaciones, es costumbre indicar la solicitud del empleado como base para posponer las vacaciones por iniciativa del empleado. Esto es incorrecto; para realizar cambios en el cronograma aprobado se requiere un documento administrativo, es decir, una orden. La columna 9 indica la fecha de las vacaciones esperadas (este año o el próximo). La columna 7 se completa ya que los empleados realmente disfrutan de las vacaciones (después de todo, en diferentes situaciones, las vacaciones pueden concederse antes de lo previsto, según lo previsto o después de la fecha límite establecida por el cronograma).

La columna 10 "Nota" puede contener cualquier información, lo principal es que sea comprensible para el empleado de personal. Aquí, en particular, puede indicar el motivo del aplazamiento de las vacaciones (por ejemplo, a petición del empleado; Parte 2 del artículo 125 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia - retirada de las vacaciones; Parte 3 del artículo 124 del Código del Trabajo Código de la Federación de Rusia: si no se concede la licencia, ya que esto afectará negativamente al curso normal del trabajo de la organización).

El calendario de vacaciones original suele almacenarse en el departamento de personal. El departamento de contabilidad o el servicio financiero pueden solicitar una copia del cronograma para las necesidades de contabilidad o contabilidad de gestión (para estimar cuántos fondos deben reservarse para el pago de vacaciones en diferentes períodos del año). Para otras divisiones estructurales de la organización, puede preparar extractos del cronograma; esto les hará más conveniente organizar sus actividades durante todo el año.

El período de almacenamiento del calendario de vacaciones es de un año (cláusula 693 de la “Lista de documentos de archivo de gestión estándar generados en el curso de las actividades de los órganos estatales, gobiernos y organizaciones locales, que indican los períodos de almacenamiento”, aprobada por orden del Ministerio de Cultura de Rusia de 25 de agosto de 2010 No. 558). Este período se computa a partir del 1 de enero del año siguiente al año de finalización de sus trabajos de oficina, es decir, el cronograma de vacaciones para 2015 deberá conservarse hasta el 31 de diciembre de 2016.

El calendario de vacaciones está diseñado para brindar vacaciones anuales a los empleados de la empresa. Al mismo tiempo, de acuerdo con el artículo 123 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia, Parte 2, el calendario de vacaciones aprobado por el empleador es obligatorio tanto para cada empleado como para el propio empleador.

Importante: La programación es obligatoria para todas las entidades legales, independientemente del tamaño del personal de la organización. Si dicho documento no está disponible en la empresa, se trata de una infracción administrativa con sanciones.

A continuación puede descargar una plantilla de calendario de vacaciones gratuita en Excel y un ejemplo de cómo completarla.

¿Es posible dividir el período vacacional en partes?

Cada empleado tiene derecho a dividir sus vacaciones en dos partes iguales, cada una de las cuales debe ser de al menos 14 días. En esta situación, surgen algunas dificultades a la hora de cumplimentar el formulario T-7, ya que no requiere tales acciones. Sin embargo, el problema de cómo completar el cronograma si las vacaciones anuales se dividen en partes aún está resuelto.

Algunos especialistas en recursos humanos utilizan líneas adicionales o añaden otra columna para la visa del empleado. Otros empleados utilizan el adicional que viene con el horario.

¿Cómo reflejar correctamente el año pasado?

Si, por necesidades de producción u otras razones, en el año en curso no fue posible tomar todos los días a los que tiene derecho el empleado, dicho saldo se denomina vacaciones no utilizadas. Para los subordinados, los gerentes olvidadizos o los adictos al trabajo, los días de vacaciones no utilizados tienden a acumularse y aumentar.

¿Cómo realizar correctamente una entrada en el Formulario T-7? Podría verse así: "Días naturales y fecha de inicio: 14 para 2014 desde el 05/09/2016, 28 para 2015 desde el 29/09/2016, 28 para 2016 desde el 28/11/2016".

¿Es posible especificar sólo el mes?

En la mayoría de los casos, los funcionarios de recursos humanos indican solo el mes de vacaciones previstas de los empleados. Sin embargo, nadie prohíbe especificar fechas concretas. Todo depende de cómo funciona el departamento de RRHH y la dirección de la empresa.

¿Está permitido completar al inicio de las vacaciones?

Esto no es posible, ya que el art. 123 establece que el cronograma se elabora en cualquier empresa a más tardar 14 días antes del inicio del próximo año.

¿Qué empleados deben incluirse en el documento?

Se deben incluir en el cronograma los siguientes tipos de vacaciones:

1. pago básico anual;
2. pago adicional anual;
3. no utilizado por el empleado en el año en curso y transferido al año siguiente.

Se elabora un plan de prioridad de descanso para todos los trabajadores:

• los empleados en su lugar de trabajo principal;
• para personas que combinan actividades laborales (trabajadores a tiempo parcial).

Los ciudadanos que trabajan bajo contrato civil no están incluidos en el horario, ya que no tienen derecho a vacaciones anuales retribuidas.

También el plan no incluye licencias administrativas (sin sueldo), licencia de maternidad y cuidado de hijos.

¿Necesito flashearlo?

No, no es necesario que muestre el cronograma, ya que es un documento informativo y es necesario consultarlo con frecuencia.

Duración del tiempo de descanso principal

La duración de las vacaciones básicas anuales retribuidas es, por regla general, de 28 días naturales (artículo 115 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia).

Artículo 115 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia. Duración de las vacaciones básicas anuales retribuidas

Se conceden a los empleados vacaciones anuales básicas retribuidas durante 28 días naturales.

Se proporciona a los empleados una licencia básica anual remunerada de más de 28 días calendario (licencia básica extendida) de conformidad con este Código y otras leyes federales.

Procedimiento de llenado

El trabajo de completar la tabla comienza cuando el empleado de RR.HH. ingresa información en las primeras seis columnas. Se deben tener en cuenta las siguientes instrucciones:

• Columna 2– puesto de empleado especificado en la tabla de personal.
• Columna 4– indicación de números de personal; si no se asigna ninguno, se omite la columna.
• Columnas 7-9– el especialista en recursos humanos completa un texto escrito a mano, indicando que los empleados se van de vacaciones. Luego del regreso de los empleados, se toman las notas correspondientes en la columna 7.
• Columna 8– indica el documento que sirve de base para la transferencia de las vacaciones.

La fecha de inicio para ellos se ingresa en la columna No. 6, y si está sujeta a cambios, se ingresa en las columnas 8-9.

El gerente tiene derecho a agregar una columna adicional 11 al formulario, en el que cada trabajador deberá firmar, acreditando su conocimiento. En el camino, puede crear notificaciones que se utilizan como archivos adjuntos, así como realizar ciertos cambios con respecto a la fecha de licencia según la solicitud del empleado.

Procedimiento de aprobación

La orden de concesión del descanso a los trabajadores siempre es aprobada únicamente por el director de la empresa. El documento está avalado por el jefe del departamento de RRHH y el director de la empresa. Los representantes sindicales podrán participar en el proceso de elaboración del calendario de vacaciones.

¿Hay un sello?

No es necesario colocar un sello, a menos que las normas internas del empleador establezcan un procedimiento diferente. El calendario de vacaciones es un documento interno de la empresa. Por lo tanto, no es necesario ponerle un sello.

El sello de la organización, por regla general, es una confirmación adicional de la autoridad de la persona que firmó el documento para contratistas externos. No hay detalles del sello en la forma unificada del anexo No. T-7, que fue aprobado por Decreto del Comité Estatal de Estadística de Rusia del 5 de enero de 2004 No. 1.

Si el empleador utiliza un formulario de horario desarrollado de forma independiente, entonces, si lo desea, puede proporcionar detalles impresos en él y completarlo.

Errores comunes y formas de evitarlos

Para elaborar correctamente un calendario de vacaciones, es necesario conocer las normas de la legislación vigente. y recuerda que:

1. El jefe y el adjunto no pueden irse de vacaciones al mismo tiempo.
2. El departamento debe retener tantos empleados como sea posible para apoyar su funcionamiento normal.
3. Los especialistas del mismo perfil no pueden tomar vacaciones al mismo tiempo.
4. Las vacaciones acumuladas durante varios años no deben resumirse; es mejor dividirlas en varias partes.
5. No es necesario asignar las responsabilidades de un empleado de vacaciones a alguien que tiene derecho a irse de vacaciones fuera de turno.
6. La distribución de los días de vacaciones debe formarse de tal forma que el proceso de trabajo y los trabajadores no se vean perjudicados.

familiarización de los empleados

Dado que el calendario de vacaciones no siempre refleja los deseos de los empleados, es aconsejable familiarizar a todos los empleados con su versión aprobada. Para hacer esto, puede proporcionar una columna especial en forma de calendario de vacaciones (“Estoy familiarizado con las fechas de vacaciones”) o elaborar una hoja de familiarización.

El empleador está obligado a notificar a cada trabajador la fecha de inicio de las vacaciones mediante firma personal. a más tardar dos semanas (parte 3 del artículo 123 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia).

Para ello, puede incluir una columna adicional en el formulario de programación (“Notificado sobre la fecha de inicio de las vacaciones”). También son posibles otras opciones para notificar a los trabajadores, por ejemplo, declaraciones, una visa de familiarización con una orden de vacaciones (). El empleador determina de forma independiente el método más apropiado para notificar a los empleados sobre las vacaciones.

Entonces, analizamos cómo trabajar con el calendario de vacaciones anuales. En resumen, observamos que este es un documento obligatorio que debe formarse en toda empresa con la constitución de una persona jurídica. El documento es aprobado y firmado por el responsable de la organización.

Se elabora un plan de prioridad de vacaciones 14 días antes del inicio del nuevo año calendario. Los cambios se realizan en casos individuales (sujeto a la solicitud del empleado y otros documentos). Para reflejar la información de forma clara y correcta, se utiliza el formulario unificado T-7, pero también se permite la opción de formato libre.

Vídeo sobre el tema.

Mire un video sobre cómo elaborar un calendario de vacaciones utilizando el formulario T-7:

Si encuentra un error, resalte un fragmento de texto y haga clic en Ctrl+Entrar.