¿Cuántos sellos debe haber en una baja por enfermedad? Sello como atributo del documento. ¿Qué documentos llevan el sello oficial? Sello del empleador en el formulario de discapacidad: ¿es necesario y en qué casos?
Parecería que sobre la impresión ya se ha dicho todo y es poco probable que se pueda añadir algo. ¿Qué podría ser más fácil que “sellar” los documentos que trajiste? Sin embargo, cuando me encontré con alumnos en formación, me di cuenta de que incluso una manipulación tan simple a veces plantea dificultades y preguntas y, por lo tanto, requiere ciertas aclaraciones.
¿Sobre qué documentos y en qué casos es necesario sellar?
En primer lugar, es necesario recordar que el sello principal de la organización está certificado únicamente por las firmas de las primeras personas: el gerente, su adjunto, el jefe de contabilidad.
Para certificar las firmas de los jefes de departamentos/departamentos/divisiones en la estructura de la organización, se utilizan sellos auxiliares: sellos de divisiones estructurales, por ejemplo, “Departamento de Recursos Humanos”, “Departamento de Crédito”, etc. El nombre del departamento en el sello y en la estructura organizativa de la organización deben ser idénticos.
La lista de documentos básicos que deben estar certificados con un sello fue desarrollada por VNIIDAD en los años 80 del siglo pasado. Puede confiar en él cuando desarrolle reglas internas para el uso de sellos de su organización. Sin embargo, no debemos olvidar que muchas cosas han cambiado en tres décadas. Además, la lista contiene documentos que están sujetos a certificación mediante el sello principal e ignora a sus colegas auxiliares: los sellos de las divisiones estructurales.
Acuerdos;
Talonarios de cheques;
Órdenes de pago, instrucciones de transferencia de fondos, otros documentos contables que confirmen el paso de fondos (órdenes conmemorativas, etc.);
Tarjetas bancarias y otros documentos con muestras de firmas de personas autorizadas presentadas a las organizaciones pertinentes para las transacciones realizadas por la organización;
Certificados de archivo que confirmen la experiencia laboral, copias (extractos) de documentos de archivo;
Informes en la forma prescrita, etc.
Las instrucciones departamentales internas pueden estipular la presencia obligatoria de un sello en las solicitudes enviadas a organizaciones de terceros (por ejemplo, solicitudes de las fuerzas del orden a los bancos sobre el flujo de fondos en las cuentas de organizaciones sospechosas).
Pero las órdenes e instrucciones para las actividades principales, así como las cartas, con excepción de las cartas financieras y de garantía, no están certificadas por sellos.
Lista de documentos certificados sellos de divisiones estructurales, debe especificarse en el documento administrativo local de la organización.
Cabe recordar que la mayoría de los documentos personales (órdenes, instrucciones, etc.) no están sellados. Una excepción es el libro de trabajo, en el que se debe sellar la portada (al completarlo o realizar modificaciones) y el acta de despido.
El sello del servicio de educación preescolar certifica copias de documentos internos replicados.
nota
Existe mucha controversia en torno a la impresión de facturas. Esta cuestión fue resuelta por el Decreto del Gobierno de la Federación de Rusia de 16 de febrero de 2004 No. 84, cuyo párrafo 12 incluía el requisito "M.P." ha sido excluido del formulario de factura estándar.
¿Dónde poner el sello?
Independientemente del tipo de sello, existen reglas universales para su colocación en documentos: el sello se coloca en un lugar especialmente designado (M.P.) o de modo que cubra el final del puesto laboral de la persona que firmó el documento. Este requisito está consagrado en la cláusula 2.6.22 de las Instrucciones estándar para el trabajo de oficina en los órganos ejecutivos federales, aprobadas por Orden del Ministerio de Cultura de Rusia del 8 de noviembre de 2005 No. 536.
Si es necesario certificar una inscripción de certificación en un documento encuadernado, la impresión del sello debe cubrir tanto la parte de la hoja de certificación como la superficie a la que está pegada la hoja.
El sello en el recibo de la orden de recibo de efectivo también debe cubrir la parte del documento que permanece en su organización.
Es inaceptable poner un sello sobre una firma personal.
¿Cómo estampar?
- Al “imprimir” documentos, especialmente de pago, trate de asegurarse de que la impresión no quede opaca o borrosa. Un sello mal legible o parcialmente impreso puede convertirse en un motivo para que un notario se niegue a certificar una copia de un documento y para que un banco se niegue a aceptar una orden de pago para su ejecución. Por lo tanto, cambie (rellene) la almohadilla de tinta de manera oportuna.
- Después de reemplazar o rellenar la almohadilla de tinta, antes de sellar el documento, haga una impresión de control en el borrador. A veces es necesario eliminar el exceso de tinta de la impresión para evitar que se lave o se manche.
- Cuando se prepare para “sellar” un documento, asegúrese de que no haya nada debajo. Un clip, hojas dobladas de manera desigual de un documento de varias páginas u otro objeto extraño que se encuentre debajo de una pila de documentos pueden interferir con la impresión. Como resultado, obtendrá la mitad o una impresión manchada.
Cuidado de impresión
Como resultado del uso, el cliché de goma se obstruye con suciedad y las letras se vuelven como borrones. Un sellado descuidado de los documentos no sólo no sienta bien a la organización, sino que también es motivo para negarse a aceptar ciertos documentos, como las órdenes de pago. Puede mantener el sello en forma adecuada utilizando un cepillo de dientes común, que puede limpiar suavemente el cliché sin dañar el diseño aplicado. Después de la limpieza, el sello debe enjuagarse con agua corriente y secarse.
Sistema estatal de soporte documental para la gestión. Disposiciones básicas. Requisitos para documentos y servicios de soporte de documentación (aprobados por la junta del Archivo Principal de la URSS el 27 de abril de 1988; orden del Archivo Principal de la URSS del 23 de mayo de 1988 No. 33).
A veces, las organizaciones con sucursales, al delegar poderes a su representante, redactan incorrectamente un poder: en lugar del sello de la empresa matriz, ponen el sello de la división. Tal poder no es válido.
Según la cláusula 2.2 de las Instrucciones para la cumplimentación de los libros de trabajo, aprobadas por Decreto del Ministerio de Trabajo de Rusia de 10 de octubre de 2003 No. 69.
De acuerdo con la cláusula 35 de las Reglas para mantener y almacenar libros de trabajo, producir formularios de libros de trabajo y proporcionarlos a los empleadores, aprobadas por Decreto del Gobierno de la Federación de Rusia del 16 de abril de 2003 No. 225 (modificado el 19 de mayo de 2008). ).
La licencia por enfermedad concedida incorrectamente no puede ser pagada ni por el empleador ni por la Caja del Seguro Social. En consecuencia, la persona no recibe la indemnización que le corresponde durante el período de incapacidad. La ausencia de al menos un sello o firma en el lugar correspondiente es motivo para considerar incorrecta y nula la baja por enfermedad. Por eso es necesario saber cuántos sellos debe haber en un certificado de baja por enfermedad y en qué lugares se deben colocar.
Cantidad mínima
En caso de error
Si hay correcciones en el certificado de baja por enfermedad (solo por parte del empleador), todas ellas se anotan en el reverso del certificado de incapacidad para el trabajo y se certifican con las firmas del director y el contador, y también se certifican por el sello de la organización.
De acuerdo con las reglas establecidas, en una institución hospitalaria en la que un ciudadano ha perdido temporalmente su capacidad para trabajar, se colocan dos sellos en el formulario: al abrir una hoja de baja por enfermedad y al cerrarla. Después de realizar el primer sello, la hoja no se entrega a la persona; el médico tratante la conserva junto con el historial médico hasta el alta; Una vez finalizada la baja por enfermedad, el médico o la persona responsable de llevar la contabilidad de los estrictos formularios de notificación pone el sello de la institución médica, lo firma, anota el asunto en el diario y lo entrega personalmente al destinatario. Un ciudadano debe presentar un certificado de incapacidad para trabajar en el lugar de trabajo dentro de los seis meses calendario (averigüe cuánto tiempo se debe pagar la baja por enfermedad). No puede haber menos de dos sellos en un nuevo tipo de certificado de baja por enfermedad.
¿Qué sellos pone la institución médica?
Sellos triangulares o redondos
No según las reglas
Si se violaron o cometieron ciertos errores, la Caja del Seguro Social puede no aceptar dicho certificado de incapacidad para el trabajo y no compensar al empleado por la baja por enfermedad. Dichos errores incluyen, entre otros: la ausencia de un sello o su impresión de mala calidad (y, como resultado, ilegibilidad) o la presencia de un sello en las celdas del campo de información, cuando esto impide la lectura del texto. .
El Ministerio de Sanidad ha establecido claramente qué sellos deben aparecer en un certificado de baja por enfermedad: redondo o triangular. Cada institución médica tiene varios tipos de precintos. El certificado de baja por enfermedad en lugares especialmente designados se certifica con carteles triangulares, en los que está escrito el nombre de la organización o la frase "por baja por enfermedad". Se permite que organizaciones con un perfil específico (tratamiento de drogas u hospitales psiquiátricos) puedan utilizar sellos triangulares sin el nombre de la institución médica. La esquina superior izquierda del formulario debe estar certificada con el sello del hospital. Se coloca un sello redondo solo si el ciudadano no presentó la solicitud en su lugar de residencia permanente o registro temporal. Todos los sellos deben ser claros, idénticos, legibles y azules. La institución médica que realiza el examen médico y social coloca un sello triangular en el lugar correspondiente.
¿El empleador tiene que poner un sello en el formulario?
El empleador completa la parte inferior del formulario después de recibir la baja por enfermedad del empleado. El sello se coloca si la organización lo tiene. De hecho, la ley no obliga a que el formulario esté certificado con el sello de todos los empleadores, por lo que la Caja del Seguro Social a menudo recibe hojas certificadas con la firma del administrador. Dado que un certificado hospitalario con el sello de una organización médica es el documento principal para transferir la compensación por pérdida de capacidad para trabajar, el empleador está obligado a verificar que todos los campos estén completados correctamente antes de enviarlo a la Caja del Seguro Social. Los sellos de la clínica u hospital deben estar en un lugar estrictamente designado y no incluidos en los campos de información del formulario. Se permite que los sellos vayan más allá de los límites del espacio asignado si los campos a completar permanecen sin cambios.
Requisitos para sellos
Las organizaciones médicas están obligadas a disponer de precintos triangulares para cumplimentar las hojas de baja por enfermedad, así como precintos redondos, que además certifican otros datos. Si se anota en el formulario que el asegurado no presentó su solicitud en el lugar de registro permanente o temporal, esta marca se certifica con un sello redondo. Debe contener la siguiente información: nombre de la organización, domicilio legal, TIN. Se permite certificar un sello redondo o triangular con la firma “por baja por enfermedad” en el formulario del certificado de incapacidad, siempre que el resto de los datos requeridos se especifiquen en el sello de la organización. La excepción son las clínicas psiquiátricas y de tratamiento de drogas.
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A principios de abril de 2015 se dictó la Ley Federal No. 82-FZ, según la cual la impresión deja de ser un atributo obligatorio de las organizaciones.
Que debería ser
Independientemente de la forma organizativa, el cliché de la organización debe contener su nombre completo y dirección. Se permite la indicación en idioma extranjero. Las leyes reglamentarias no regulan ni el tamaño del cliché ni su color.
Además, no se sabe si es posible indicar el nombre abreviado de la empresa, así como complementar el sello con detalles como las inscripciones "para documentos" o "para facturas". Se puede concluir que la legislación dejó a la discreción de los empresarios la colocación del nombre abreviado y las inscripciones.
El tamaño generalmente aceptado es 38-42 milímetros. Normalmente, el sello de la empresa es azul o morado. Si se pierde o se desgasta, la empresa deberá presentar una nueva copia. Lo mismo se aplica a situaciones en las que los datos de la organización indicados en la impresión (por ejemplo, dirección o nombre) han cambiado.
La Ley Federal No. 82-FZ permite la posibilidad de que una organización no tenga un sello, sin embargo, la ley obliga al uso de un sello en formularios de informes estrictos, en libros de trabajo, así como en órdenes de efectivo. De esto se desprende que mientras en la normativa permanezca la mención de la obligación de colocar alguna documentación, la empresa está obligada a disponer de ella.
Por supuesto, existen algunas excepciones a las reglas anteriores. Así, una entrada en el libro de trabajo de un empleado puede certificarse no sólo con el sello azul de la empresa, sino también con el sello del servicio de personal.
El uso de precintos es obligatorio si la empresa no ha escrito en el contrato con una contraparte específica una cláusula sobre su posible no uso. Si no existe tal cláusula, la transacción puede considerarse inválida.
Se coloca un sello en los documentos para darles fuerza legal. Sin embargo, no toda la documentación necesita esto. En algunas documentos personales Es posible que se le escape agregar este detalle.
Algunos están certificados con un sello. papeles contables(por ejemplo, estimaciones e instrucciones). También se requiere certificación de toda la documentación constitutiva, contratos y acuerdos adicionales.
La impresión se coloca en la parte inferior del texto junto a la firma del funcionario. En ningún caso el sello deberá aparecer en la transcripción de la firma. A veces la marca "M" se coloca en el lugar donde se colocó el sello. PAG." o “Lugar del sello” y en él se deberá colocar la impresión.
Primario
La documentación primaria en una empresa se refiere a la denominada contabilidad primaria, lo que significa la primera etapa de resumir las operaciones en una organización. Los documentos primarios son aquellos que pueden confirmar la existencia de una transacción comercial. Toda la información contenida en el “primario” debe reflejarse en la contabilidad. 
El sello se coloca en aquellos documentos primarios que se realizan de forma unificada. Un ejemplo de documento primario unificado es un albarán de entrega elaborado con . Si la propia empresa aprueba la forma de cualquier documento primario, no es obligatorio colocar un sello.
Pedidos
El pedido es un documento interno de la organización, es decir. no va más allá. Por lo tanto, poner una impresión en el pedido no es obligatorio y en la mayoría de los casos se omite. Si un empleado solicita una copia del pedido, la copia está certificada de acuerdo con todos los estándares, con un sello y otros detalles relevantes.
El sello no se coloca en ninguna documentación interna de la empresa. El único dato obligatorio que debe estar presente en el pedido es la firma del responsable.
membretes de organizaciones
El sello se coloca en el membrete de la organización dependiendo de cómo se elaboró el formulario. Por lo tanto, si el membrete de la empresa pertenece a formularios de informes estrictos, entonces se requiere una impresión en dicho papel. Si el membrete de la organización se emite en papel multicolor con el logotipo de la empresa, no se coloca ninguna impresión.
Para certificar una carta informativa ordinaria con membrete de la organización, basta con colocar la firma de un funcionario. En algunos casos, se requiere una impresión en el membrete de la empresa. El sello se coloca en cartas de garantía, así como en poderes (por ejemplo, para representar los intereses de la empresa ante los tribunales o para recibir bienes materiales).
Otro
La colocación de un sello en un documento en el que no esté estampado no dará lugar a ningún procedimiento. Sin embargo, si no pone este detalle en los papeles requeridos para certificarse de esta manera, las consecuencias pueden ser desfavorables.
Un documento que no esté debidamente certificado perderá su fuerza legal y ya no podrá considerarse como prueba en un proceso judicial.
Además de los documentos anteriores, se requiere certificación. los siguientes tipos de papeles:
A la hora de cumplimentar un libro de trabajo se deben tener en cuenta los siguientes puntos. El sello de la organización debe estar en el lado del título del libro. Si los datos personales del empleado han cambiado, en la portada interior. En el caso de despido, el aviso de despido deberá ir siempre acompañado del sello azul de la organización.
Impresiones típicas
Dependiendo de la forma organizativa de la empresa. Las impresiones del sello pueden variar en apariencia.. Por lo tanto, la huella de un empresario individual es un poco más simple que la de una LLC o CJSC y contiene menos elementos obligatorios. Veamos las impresiones de sellos típicas según el tipo y la forma de la empresa.
- Simple. En el medio contiene el nombre de la organización y en el borde hay una forma de actividad organizacional, así como ORGN y KPP. La dirección de la empresa también puede incluirse en el borde.
- Con microtexto. En tales sellos, a diferencia de los anteriores, hay un borde más complejo, que recorre el borde en 2 capas. La capa exterior contiene texto más pequeño, que indica, por ejemplo, su número de registro. En la capa interior del ribete, así como en la impresión simple, está la dirección, OGRN y, además, la forma organizativa de la empresa.
- Con ribete ornamental. Las grandes empresas prefieren utilizar en sus actividades estampados elegantes, en los que hay un patrón entre las capas interior y exterior del borde.
- Para empresarios individuales. Como regla general, en el medio contiene el nombre completo del empresario y en el borde hay detalles como la dirección y el NIF.
Puedes descubrir qué documentos están sellados en este vídeo.
Características de la fijación.
Se requiere que el sello se coloque en todos los contratos, así como en la mayoría de los documentos de personal. Las cartas de garantía y los actos no tienen fuerza jurídica si no están sellados. No pasará nada malo si lo pones en un documento en el que no se requiere sello. Sin embargo, siempre debe colocarse donde su presencia pueda ser necesaria más adelante durante un proceso judicial.
Algunas empresas desarrollan regulaciones o instrucciones especiales para el uso del sello. Como regla general, está aprobado por el gerente y contiene secciones como una lista de sellos utilizados en la organización, su ubicación de almacenamiento y el procedimiento de uso.
El sello se coloca únicamente al lado de la firma del funcionario que tiene derecho a firmar este tipo de documentación. Por regla general, se trata del director de la empresa o de un representante de confianza.
El significado legal de este detalle es certificar la firma de aquel funcionario que forma parte del círculo directivo de personas que trabajan en la empresa cuyo nombre se indica en el sello.
La impresión no se puede colocar junto a la firma de un empleado común de la empresa. Es deseable que el sello no se superponga a la firma del funcionario, sea legible y permita distinguir toda la información que contiene.
Un certificado de incapacidad laboral es una confirmación oficial de que un empleado no asiste a su lugar de trabajo debido a una enfermedad. Para que este documento no genere dudas entre las autoridades y la Caja de Pago del Seguro, debe estar debidamente certificado con sellos. ¿Qué tipo de sellos se deben colocar en un certificado de baja por enfermedad?
Sello de baja laboral: ¿redondo o triangular?
El tipo de sello de un documento en particular, redondo o triangular, lo establece el Ministerio de Salud de la Federación de Rusia.
La mayoría de las instituciones médicas tienen sellos redondos y triangulares. Y, sin embargo, la mayoría de las veces, el certificado de incapacidad para el trabajo se confirma con un sello triangular, a lo largo de cuyo contorno interior está la inscripción "por baja por enfermedad", y el nombre de la institución médica también está presente en el sello. .
Si la hoja está certificada por organizaciones de una naturaleza específica (dispensario de medicamentos, hospital psiquiátrico), entonces, en este caso, el nombre de la institución puede no estar en el sello (de forma triangular), solo la inscripción "por baja por enfermedad" es suficiente. .
Son posibles situaciones en las que la hoja también contiene un sello redondo. Pero esto sólo ocurre en los casos en que el paciente fue a un hospital distinto de su lugar de residencia/registro o si se requiere alguna información adicional para un certificado de incapacidad para el trabajo.
Requisitos generales para sellos de baja por enfermedad.
La impresión de un certificado de incapacidad laboral debe cumplir con los siguientes requisitos (según el Ministerio de Salud):
- la impresión del sello está ubicada estrictamente en la esquina inferior y superior derecha;
- se permite retirarse más allá del área designada;
- el sello de imprenta debe tener contornos claros y uniformes con nombres claramente visibles;
- El sello no debe superponerse a las columnas del formulario de información.
¿Cuántas estampillas debería haber?
El formulario tiene tres espacios para tres sellos que la institución médica utiliza para confirmar la autenticidad del documento. Obtenga más información sobre cómo determinar la autenticidad de un certificado de licencia por enfermedad.
El primer sello se coloca en la parte superior del formulario. Sirve como confirmación de la autenticidad y exactitud de la información especificada en todos los campos completados. Estas columnas indican los datos del paciente y el motivo de su solicitud.
El segundo sello se coloca al final de la baja por enfermedad. El lugar para su configuración se ubica en la columna que indica cuándo el empleado puede regresar a desempeñar sus funciones.
Puede que no haya un tercer sello. Se coloca únicamente si el paciente ha sido remitido a un examen médico.
Así es un certificado de incapacidad laboral con todos los sellos necesarios:
Es obligatorio tener 2 sellos en el certificado de baja laboral.
Posibles violaciones
Son frecuentes los casos en los que la baja por enfermedad no se acepta por su ejecución incorrecta. La razón también puede ser errores con los sellos.
- Un certificado de baja por enfermedad no es válido si tiene un solo sello.
- La hoja no será aceptada si está certificada por sellos obsoletos o no conformes de una institución médica en particular.
- Si en el sello está impreso el nombre de la institución que no corresponde al nombre real, entonces el sello no es válido.
El sello debe contener el cliché “por baja por enfermedad”; si falta, el formulario se considera inválido.
Sello del empleador en el formulario de discapacidad: ¿es necesario y en qué casos?
En cuanto a las marcas en la hoja del gerente, se completan en la parte inferior de la misma y se ubican después de la información principal. No es necesario contar con el sello del empleador; basta con su firma. Sin embargo, algunas organizaciones tienen sellos especiales para bajas por enfermedad. En este caso, además de la firma del empleador, también se coloca un sello.
Después de revisar cuidadosamente los campos completados, el empleador envía la hoja a la Caja del Seguro Social para que el empleado reciba pagos materiales para compensar su incapacidad temporal.
El certificado de incapacidad para el trabajo deberá contener al menos dos sellos triangulares. Las impresiones del sello deben ser claras y estar colocadas en el lugar adecuado. El sello del empleador en el formulario de licencia por enfermedad no es un requisito.
¿Qué sello debo elegir y en qué se diferencian entre sí? La ley le ayudará en este asunto. El procedimiento para el uso de sellos y timbres se estableció hace 40 años y aún no ha cambiado. Sin embargo, hay matices que conviene recordar a la hora de trabajar con precintos y estampillas.
Cómo utilizar sellos en una organización
Las disposiciones sobre el procedimiento para el uso del sello, registrado en el Sistema Unificado Estatal de Gestión de Registros (USSD), fueron aprobadas por Resolución del Comité Estatal de Ciencia del Consejo de Ministros de la URSS del 04/09/1973 No. 435 y recomendado para su uso por todos los ministerios, departamentos y sus instituciones, organizaciones y empresas subordinadas al mejorar la gestión de registros. Las disposiciones sobre la prensa registradas en la Base de Datos Unificada del Estado siguen vigentes hasta el día de hoy.
El sello se coloca en documentos auténticos que certifican los derechos de los funcionarios, hechos de gasto de fondos y activos materiales, en documentos de liquidación y pago, certificados, poderes, en documentos organizacionales (por ejemplo: reglamentos, estatutos, documentos constitutivos, tablas de personal). , etc.). También se coloca un sello en todos los casos en los que es necesario certificar los derechos de los funcionarios de la organización, confirmando el gasto de fondos y bienes materiales, etc.
Es importante saber:
- Se coloca un sello en los documentos para certificar su autenticidad y confirmar su fuerza legal.
- Los precintos se producen en cantidades estrictamente limitadas y exclusivamente para fines oficiales.
Principales tipos de sellos.
Según su finalidad, los sellos se dividen en principales (timbres y precintos de personas jurídicas) y auxiliares (simples).
Sellos en organizaciones gubernamentales.
El artículo 4 de la Ley Constitucional Federal de 25 de diciembre de 2000 No. 2-FKZ "Sobre el emblema estatal de la Federación de Rusia" define el derecho a reproducir el emblema estatal de la Federación de Rusia en los sellos de los órganos del gobierno federal y otros órganos gubernamentales. , organizaciones e instituciones, en los sellos de órganos, organizaciones e instituciones, independientemente de la forma de propiedad, dotados de determinadas competencias estatales, así como de los órganos que realicen el registro estatal de actos del estado civil.
¿Qué es un sello de sello? El sello oficial tiene forma redonda. En el centro hay una imagen del escudo de armas estatal de la Federación de Rusia y alrededor de la circunferencia está el nombre de la organización. El escudo de armas de una ciudad y región de la Federación de Rusia se coloca en los sellos de las autoridades ejecutivas y representativas de la ciudad y región de conformidad con los actos legales reglamentarios de esta ciudad o región.
Sellos en organizaciones comerciales.
Las organizaciones no gubernamentales utilizan un sello de empresa, que equivale a un sello. En el centro de dicho sello se coloca el emblema o abreviatura de la organización que indica su nombre, a lo largo del círculo, el nombre completo de la organización que indica su forma organizativa y jurídica y su número de registro estatal (en el registro de registro).
Cláusula 7 del art. 2 de la Ley Federal de 26 de diciembre de 1995 No. 208-FZ "Sobre Sociedades Anónimas" establece la composición de la información en el sello de la empresa: "La empresa debe tener un sello redondo que contenga su razón social completa en ruso y una indicación de su ubicación. El sello también podrá indicar la denominación social de la empresa en cualquier idioma extranjero o en el idioma de los pueblos de la Federación de Rusia”.
Las organizaciones pueden tener sellos simples (auxiliares). Reproducen el nombre de la organización, su unidad estructural y tipo de sello. En este caso, el sello debe contener una inscripción adicional: “Secretaría”, “Para cuentas”, “Para referencias”, “Para paquetes”, “Para copias”, etc.
Los sellos simples (auxiliares) pueden ser cuadrados, redondos, rectangulares, triangulares y ovalados.
Las personas autorizadas a sellar documentos deben tener en cuenta que un sello que certifica la autenticidad de la firma de un funcionario se coloca en un espacio sin texto, sin capturar la firma personal del funcionario.
Los documentos de carácter financiero se sellan sin plasmar el cargo ni la firma, en un lugar especialmente designado. Como regla general, el lugar donde se coloca el sello está marcado con el símbolo “M.P.”
¿Qué documentos deben certificarse con los sellos principal y auxiliar?
En la práctica de oficina, es habitual elaborar una lista individual de documentos para cada organización que están sellados. Se pone en vigor por orden del gerente o es un apéndice de las instrucciones para trabajar con documentos. La organización también emite una orden (instrucción) con una lista de funcionarios (gerentes) que tienen derecho a firmar documentos.
- actos (aceptación de instalaciones de construcción terminadas, equipos, trabajos realizados; cancelaciones; examen, etc.);
- referencias de archivos;
- copias de archivo;
- poderes (para recibir inventario, llevar casos en arbitraje, etc.);
- contratos (sobre responsabilidad financiera, suministros, contratos, cooperación científica y técnica, alquiler de locales; sobre producción de obra, etc.);
- asignaciones (para el diseño de instalaciones, estructuras técnicas, construcción de capital; técnicas, etc.);
- conclusiones y revisiones;
- solicitudes (de carta de crédito; negativa de aceptación, etc.);
- mandamientos de ejecución;
- certificados de viaje;
- tasas de consumo;
- muestras de impresiones de sellos y firmas de empleados que tienen derecho a realizar transacciones financieras y comerciales;
- cartas de garantía (de trabajo, servicios, etc.);
- pedidos (presupuestarios; bancarios; pensiones; pago (consolidado, al banco; para recibir y transferir moneda, para importaciones, etc.);
- regulaciones sobre organizaciones;
- presentaciones y peticiones (para la concesión de pedidos y medallas, premios, etc.);
- registros (cheques; órdenes presupuestarias presentadas al banco);
- estimaciones de costes (para el mantenimiento del aparato de gestión; para el cálculo del contrato, etc.);
- acuerdos;
- certificados (límite; sobre el pago de los montos del seguro; uso de las asignaciones presupuestarias para salarios; sobre los salarios devengados y adeudados, etc.);
- especificaciones (productos, productos, etc.);
- listas de títulos;
- certificados;
- estatutos de organizaciones;
- horarios de personal.
Se colocan impresiones de sello auxiliar:
- para la certificación de certificados;
- en copias de documentos;
- para extractos de documentos;
- documentos contables, etc.
Cómo utilizar sellos en una organización
Además de los sellos principal y auxiliar, en el trabajo de oficina de la organización se utilizan sellos. Un sello es un tipo de sello rectangular. Los sellos reemplazan formalmente los registros escritos a mano en situaciones repetidas del mismo tipo en el papeleo. En este caso, los sellos son detalles que intervienen en darle fuerza legal al documento y acelerar el flujo de documentos.
Existen varios tipos de sellos:
- esquina (dirección);
- registro;
- restricciones a los derechos de acceso;
- con los datos de la organización;
- calificación.
Sello de esquina (dirección) Se utiliza si la organización no tiene formularios impresos o "electrónicos". El sello de esquina se puede utilizar para correspondencia, emisión de certificados vigentes, etc. En este caso, un sello en la esquina realizado de acuerdo con los requisitos necesarios confiere al documento un carácter oficial. En los sellos de las esquinas, los datos de la organización están dispuestos en la misma secuencia que en el formulario. Los detalles indicados en las estampillas y precintos de las esquinas deben coincidir. El tamaño del sello de esquina suele corresponder a las dimensiones de la forma de esquina (70x100 mm).
Sello de registro contiene el nombre de la organización, campos para indicar la fecha de recepción y el número (índice) del documento entrante. Dicho sello establece la responsabilidad de la organización por el documento y el inicio del plazo de ejecución. El sello de registro no se coloca en los archivos adjuntos del documento, sino únicamente en el documento mismo.
Sello de restricción de acceso está colocado en la esquina superior derecha de cada hoja del documento, en los diarios de registro de documentos con derechos de acceso limitado y en paquetes con documentos con derechos de acceso limitado. Este sello podrá complementarse con los datos previstos por la ley sobre información clasificada como secreto de Estado e información confidencial.
Sello con datos de la empresa., generalmente de tamaño pequeño y con marco. Incluye el nombre corto de la organización, lugar de registro, TIN.
Sellos de marcado se utilizan para las necesidades internas de la empresa (etiquetado de productos, envases, etc.) utilizando tinta especial para sellos. Su tamaño, forma y contenido no están regulados.
Cómo almacenar sellos y estampillas
Sello redondo básico La organización debe ser conservada por el jefe del departamento designado por orden del jefe de la organización y guardada en su caja fuerte. Se puede emitir contra firma a otros empleados en los casos en que este gerente esté ausente por un tiempo prolongado o sea necesario utilizar el sello los fines de semana y festivos o utilizarlo fuera de la organización.
Sellos y estampillas simples (auxiliares) son conservados por los empleados de la organización responsables de su uso y seguridad.
Los sellos auxiliares se almacenan en mesas con cerradura. Los sellos básicos y simples (auxiliares), un sello de esquina (dirección) se almacenan en cajas fuertes selladas (armarios metálicos ignífugos), a las que tiene acceso el empleado que recibió los sellos y sellos y es responsable de su seguridad.
Cómo mantener registros de sellos y estampillas
Para registrar sellos y estampillas, es necesario llevar un diario, que lleva el empleado responsable de la seguridad de sellos y estampillas. El diario debe llevarse de acuerdo con las reglas para mantener documentos de informes estrictos. Cada hoja de la revista está numerada, la revista está atada, sellada (sello) y firmada por el director de la organización. El cargador se guarda en un armario ignífugo (caja fuerte).
Los sellos y timbres recibidos deben registrarse inmediatamente (ver).
Para realizar inspecciones del estado de la contabilidad y almacenamiento de sellos y timbres, se podrán crear comisiones especiales en la organización. Con base en los resultados de la inspección, se redacta un certificado (acta) y se presenta al gerente para que tome medidas para garantizar las condiciones adecuadas de contabilidad y almacenamiento de sellos y estampillas. Al trasladar o despedir a un empleado responsable de registrar y almacenar sellos y timbres, el gerente nombra una comisión para verificar la disponibilidad real de sellos y timbres.
Los resultados de la inspección se reflejan en el acto de aceptación y transferencia de sellos y timbres a otro empleado designado por orden del gerente como responsable de su contabilidad y almacenamiento. El acta deberá contener un anexo con sellos y estampillas.
Reposición y adquisición de sellos y estampillas
El reemplazo y la adquisición de sellos (sellos) se llevan a cabo sobre la base de una orden (instrucción) del gerente por recomendación de los jefes de las divisiones estructurales de la organización. Para producir sellos y estampillas, se realiza un pedido a la organización (empresa) que produce sellos y estampillas. Los sellos y estampillas quedan registrados a nombre de la persona que los recibió hasta que sean transferidos (entregados) o reemplazados (destruidos). Los precintos (estampillas) a sustituir se destruyen.
Destrucción de sellos y estampillas llevado a cabo por una comisión, que es creada por orden del jefe de la organización.
El método de destrucción lo determina la comisión. La destrucción de sellos y estampillas implica la destrucción completa de su superficie y forma de impresión, lo que no permite la posibilidad de restauración y uso posterior. Los productos de caucho, caucho y polímeros se cortan en trozos pequeños o se queman, y los de metal se cortan con dos líneas transversales. El gerente redacta y aprueba un acto sobre la destrucción de sellos y timbres. En el diario se anota sobre la destrucción de sellos (sellos), indicando el número y fecha del acto.
El acto debe indicar:
- hora y lugar de destrucción;
- composición de la comisión;
- la base para la destrucción de sellos y timbres;
- nombre e impresiones de sellos y estampillas destruidos;
- método de destrucción;
- conclusión de la comisión sobre llevar el sello (estampilla) a un estado que excluya la posibilidad de su restauración y uso posterior;
- firmas de los miembros de la comisión.
Las actas se almacenan junto con el diario de sellos y timbres.
¿Quién es responsable de los sellos y timbres?
La producción, contabilidad, reposición, almacenamiento, transferencia y destrucción de sellos y timbres está a cargo de una persona designada por orden del jefe de la organización. En caso de destitución, se vuelve a dictar la orden y se designa otro responsable.
La responsabilidad por el uso y almacenamiento de sellos y estampillas después de su emisión a las unidades estructurales se asigna por orden del gerente a los empleados que recibieron dichos sellos y estampillas. La cuestión de quién en las organizaciones debe ser responsable de la contabilidad de sellos y estampillas no está regulada por ningún acto legal reglamentario. En cada organización esta cuestión se resuelve en función de las características y comprensión de la importancia de este trabajo.
Los sellos y estampillas se emiten contra recibo en un diario a los empleados personalmente responsables de su uso.
TELEVISOR. Voitsekhovich
consultor en
trabajo de oficina
