Informe anual: elaboración, finalización, presentación. ¿Cómo redactar un informe sobre el trabajo realizado? Cómo escribir un informe anual

Un informe sobre el trabajo realizado permitirá al gerente evaluar la calidad y rapidez del trabajo de la secretaria. El artículo contiene ejemplos de informes sobre el trabajo realizado. Utilice las instrucciones paso a paso para redactar correctamente su informe.

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¿Por qué necesita un informe de progreso?

El gerente establece una tarea, el empleado la completa: ésta es la esencia del proceso laboral. El hecho de que la tarea se haya completado se registra en forma de informe sobre el trabajo realizado. Cada empleado redacta periódicamente dicho documento. La frecuencia de los informes y su forma dependen de las normas internas de la empresa.

¿Quién necesita un informe de progreso y por qué? El líder lo necesita. Este documento le permite evaluar qué tan bien y qué tan rápido un empleado completa una tarea. Los documentos de informes de todos los empleados brindan la oportunidad de crear una imagen general del trabajo de la empresa y facilitar la planificación táctica y estratégica.

El propio empleado también necesita el informe. En primer lugar, un documento final bien redactado ayuda a presentar los resultados de su trabajo de manera favorable a la dirección. En segundo lugar, el informe es una útil herramienta de autocontrol. Al final del período del informe, verá sus éxitos y fracasos. Esto le mostrará las direcciones en las que necesita desarrollarse.

Informe sobre el trabajo realizado por un empleado con carácter itinerante de trabajo: muestra

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Qué escribir en un informe de progreso

No existe un informe de muestra estándar único sobre el trabajo realizado. El documento está redactado de forma libre. Depende de la naturaleza de las tareas realizadas. La desventaja del formato libre es que muchos trabajadores no saben cómo redactar un informe de progreso. Un empleado no recibirá una evaluación adecuada de su trabajo si no tiene las habilidades para redactar un informe de manera competente.

No se puede obligar a los empleados a redactar informes veraces, pero sí se les puede enseñar a presentar de forma competente sus éxitos y logros. No hay dificultades para redactar un documento de informe. Debes evitar los errores que comete mucha gente.

Veamos una muestra de un informe compilado incorrectamente sobre el trabajo realizado durante la semana y veamos los errores típicos.

Mala opcion

¿Por qué es malo este informe? Después de leer dicho documento, el gerente tendrá la impresión de que la secretaria no está sobrecargada de trabajo. Además, el texto es difícil de leer: la estructura del informe deja mucho que desear.

Estructura del informe

Al ejemplo anterior le faltan los elementos esenciales de un buen informe. Debe contener:

• una lista de tareas que debe realizar el empleado;
• especificación de estas instrucciones;
• análisis del trabajo realizado;
• planes para el próximo período de informe;
• sugerencias sobre qué cambiar, mejorar y optimizar.

El conjunto de elementos estructurales depende de la duración del período sobre el que se informa. Un informe de progreso diario o semanal no necesita contener análisis y sugerencias, pero un informe de progreso mensual o un documento de informe anual deben tener estos elementos.

Un buen informe sobre el trabajo realizado.

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Cómo enviar un informe

Si no hay otros requisitos, se elabora un informe sobre el trabajo realizado de acuerdo con GOST 7.32-2001. GOST regula los requisitos básicos para la preparación de un documento de informe. Contiene estándares que determinan el método de formato, tipo y tamaño de fuente, espaciado y tamaño de margen.

¿Cuáles pueden ser los requisitos para un informe de progreso?

Dado que no existen requisitos estandarizados para la preparación de documentos, la tarea principal del empleado es mejorar la percepción del texto y aumentar su legibilidad. Para esto:

• no utilice más de 5 oraciones en un párrafo;
• alternar oraciones largas y cortas;
• divida el texto para que la tabla o el gráfico no ocupe toda la página;
• dejar espacio para comentarios sobre tablas y gráficos;
• Si el informe es extenso, saque una conclusión al final.

¡Nota! Para elaborar un informe sobre el trabajo realizado en un viaje de negocios, utilice una muestra especial. Este es un unificado formulario No. T-10a. Descargue el formulario terminado

Formulario No. T-10a:tarea oficial para enviar en un viaje de negocios y un informe sobre su implementación

Descargue el formulario y muestra de llenado del Sistema de Personal

Cómo redactar un informe: instrucciones paso a paso

Paso 1. Haga un esquema aproximado del documento. Un informe para un período corto no debe ocupar más de 1 o 2 páginas. Si informa periódicamente, prepare un modelo de documento electrónico para cada caso:

• modelo de informe de progreso diario;
• modelo de informe de progreso semanal;
• Informe de muestra sobre el trabajo realizado durante el mes.

Paso 2. Haz una lista de tus tareas. Si hay muchas tareas, agrúpelas en bloques semánticos.

Paso 3. Enumere las herramientas y recursos que se utilizaron durante la realización de las tareas: mano de obra adicional, costos financieros, viajes, materiales.

Etapa 4. Presenta los resultados de tu trabajo. Describe cómo cumplen los objetivos. Si la tarea no se completa, explique el motivo. Da tu valoración de la situación. Sacar conclusiones.

Paso 5. Formule metas y objetivos para el próximo período de informe.

Paso 6. Insertar tablas, gráficos y diagramas en el texto. A menudo, el gerente hojea el documento del informe. Intente que la tabla o el gráfico brinden la oportunidad de evaluar su trabajo.

Utilice Google Docs para crear diagramas

Cómo crear un gráfico en Google Docs

Paso 7 Vuelva a leer atentamente el texto, preste atención a la gramática y el estilo. Resalte los hechos clave en negrita o cursiva. Prepare una versión electrónica del documento y una versión impresa. Si necesita informar oralmente o en forma de presentación, prepare con anticipación una versión breve del texto, incluidos los puntos más importantes.

Informacion personal:

Consultado en el ámbito de la gestión ordinaria de más de 70 empresas: de 10 a 9.000 personas (entre ellas: holdings, cadenas de tiendas, fábricas, empresas de servicios, constructoras, funcionarios gubernamentales, agencias web, tiendas online). Alumno de Alexander Friedman.

Uno de los coautores del libro "Tecnologías sociales de la Escuela de Gerentes de Tallin. Experiencia de uso exitoso en los negocios, la gestión y la vida privada": http://www.ozon.ru/context/detail/id/140084653/

La precisión es una cortesía de los reyes, pero un deber para sus súbditos

Luis XVIII

A quien: propietarios, altos directivos

Cómo un gerente puede aceptar una simulación de actividad agitada como resultado del trabajo

“¿Qué hicieron mis subordinados hoy? ¿Qué tareas completaron? ¿Cuánto tiempo llevó y qué resultados se lograron?”- Pensamientos tan emocionantes a menudo persiguen al líder. ¿De dónde vendrían?

Desde fuera todo es genial. Tan pronto como el jefe entra en la oficina, todo el mundo está inmediatamente ocupado: una pequeña charla termina a mitad de una frase, alguien comienza a escribir febrilmente en la computadora, otros se afanan en transferir papeles de un lugar a otro, otros llaman inmediatamente a todos los contratistas seguidos. ¿Por qué una imagen tan maravillosa da lugar a “pensamientos apasionantes”?

El hecho es que un líder experimentado entiende perfectamente diferencia entre "hechos" y "opinión sobre los hechos". Pero para comprender lo que estaban haciendo los subordinados que se le habían confiado, es necesario organizar un interrogatorio oral detallado sobre "qué", "cómo", "cuándo", "qué resultados" y "quién" lo hizo. Esto requiere mucho tiempo tanto del gerente como del empleado. Por tanto, el directivo resuelve este problema según el principio residual. ¿Y quién preguntará mientras esté de vacaciones o de baja por enfermedad?

Este artículo analizará una herramienta que le permite separar los "hechos" de las "opiniones sobre los hechos" y medir la eficacia y productividad de los subordinados. Conóceme. Informes diarios de trabajo en forma formalizada para cada empleado.

Informes de trabajo: descripción de tecnología y beneficios.

La tecnología de los informes de trabajo es tan simple como dos y dos. Al final de su jornada laboral, cada empleado deberá entregar un informe con el listado completo de las tareas realizadas y el tiempo dedicado a cada una de ellas, junto con un enlace al resultado del trabajo.

Permítanme recordarles que los informes de trabajo son parte de una tecnología más amplia: "Organizar el trabajo de los empleados, teniendo en cuenta el tiempo de trabajo por tarea mediante planes e informes y su análisis por parte del gerente". La tecnología general consta de los siguientes elementos:

• Planificación diaria de los empleados: requisitos de organización y formato. Lea más en el artículo ““.
• Análisis, evaluación y ajuste de planes de empleados, discusión de planes con el gerente. Ver artículo “”.
• Informes diarios para empleados: requisitos de organización y formato. De esto es de lo que hablo en este artículo.
• Análisis, evaluación y conclusiones de los informes de los empleados. Más detalles en “”.

Principios clave de los informes de trabajo.

1. Los empleados deben informar diariamente sobre su trabajo, independientemente de sus calificaciones, puesto o cualquier otro factor.
2. Los informes deben enviarse estrictamente al final del día actual (al que corresponde el informe)
3. El informe debe entregarse electrónicamente y almacenarse para que el gerente tenga la oportunidad de revisarlo en detalle.
4. Cualquier directivo superior debería poder ver los informes de todos sus subordinados.
5. El informe debe ser tan detallado como sea necesario para crear transparencia en el trabajo realizado sin discusión adicional con el empleado.
6. El gerente se reserva el derecho de analizar el informe, hacer preguntas sobre los métodos de realización de las tareas y evaluar la calidad y eficacia del trabajo realizado.

Beneficios de los informes diarios para los gerentes

• 100% de transparencia de las actuaciones de cada empleado en función de los resultados de la jornada, semana, mes, etc. Ahora ya no es necesario el interrogatorio oral: “¿qué hiciste?”
• Posibilidad de verificación diferida de las actividades de los empleados. No siempre es posible comprobar a todos a la vez. Ahora puede abrir informes de trabajo y averiguar qué hizo el gerente Ivan Petrov durante las últimas 2 semanas durante cada día laborable.
• Un aumento tangible en la productividad de los empleados, porque ahora se puede pedir cada “diez minutos” de una jornada laboral de 8 horas.
• Ahorros de tiempo significativos tanto para el gerente como para el subordinado debido a la ausencia de encuestas de horas de duración sobre "quién hizo qué".
• Una oportunidad rápida para eliminar a los empleados débiles, incapaces de arreglárselas y que no trabajan duro entre los empleados recién contratados y en período de prueba. Ahora sus resultados están “a la vista” en función de los resultados de cada día.
• Los “veteranos” de la empresa tampoco podrán relajarse y dormirse en los laureles. Sus informes de trabajo le dirán todo.
• Reducir el nivel de estrés del gerente por la “incapacidad de realizar una inspección”, porque Ahora podrás evaluar los resultados de cada empleado en el momento conveniente.

Beneficios de los informes diarios para los subordinados

• Un proceso continuo de adquisición de conocimientos y experiencia de su gerente. El resultado: un fuerte desarrollo de habilidades tanto profesionales como personales. De hecho, el líder se convierte en un maestro-mentor con quien piensas regularmente: sobre formas nuevas y más efectivas de resolver problemas; cómo desarrollar aún más tus “puntos de crecimiento” y fortalecer tus “puntos débiles”; sobre los errores cometidos y evitando que se produzcan otros nuevos.
• El hábito de trabajar “profesionalmente”, siempre muy valorado en el mercado laboral: se mejoran las habilidades de planificación, la gestión del tiempo y el grado de responsabilidad de las propias acciones.
• La capacidad de evaluar de forma independiente su eficacia. Un empleado siempre puede consultar su propio informe de trabajo, analizarlo y delinear los pasos para su desarrollo posterior.
• Crecimiento profesional más rápido para quienes trabajan duro y realizan un trabajo de calidad. Demostración clara y transparente del resultado al directivo. Ahora con él no es necesario beber cerveza con regularidad y tomar un baño de vapor para hablar de sus logros: todo es claramente visible. El sistema de informes de la organización reduce significativamente la influencia de los maestros de juegos ocultos y los "favoritos".

Requisitos para la redacción del informe de trabajo.

1. Nombre de la tarea completada. Debería dejar claro qué trabajo se realizó. Por ejemplo: “Pagar una factura por la compra de equipo de oficina para el departamento de contabilidad”.
2. Resultado obtenido. (ejemplo: “La factura fue pagada parcialmente porque el vendedor no tenía dos escáneres en stock”). Si NO se logra el resultado, entonces junto a la información sobre la ocurrencia y la respuesta al problema/tarea que ha surgido debe haber información sobre cómo y cuándo se planea resolver este problema y cómo evitarlo en el futuro. También es necesario indicar qué regulaciones/estándares requieren adiciones/cambios/creación, y establecer inmediatamente las tareas apropiadas en su plan. Las nuevas tareas deben tener un enlace a la actual como fuente base.

• Principio básico: toda tarea debe tener un resultado. Siempre que sea posible, el resultado debe estar en forma formalizada (por ejemplo: si un empleado realiza una entrevista, entonces, como resultado del trabajo: una lista de candidatos seleccionados y breve información sobre ellos + una lista de aquellos con quienes habló) .
• Si la tarea implicó trabajar con documentos, archivos u otra información, debe proporcionar un enlace directo a estos documentos, o a la carpeta o ubicación donde están almacenados.
• ¡Importante para los gerentes! En todas las tareas relacionadas con la gestión (por ejemplo: estudio de planes e informes de otros empleados, control, etc.), asegúrese de indicar resultados breves: logros, deficiencias, tendencias, etc. Ejemplo “Tarea: Analizar los informes del empleado Ivan Petrov durante 2 semanas. Conclusiones: “No hay propuestas de algunas tareas para mejorar la normativa. Petrov se familiarizó con las conclusiones y se encargó de prestar atención y formular sus propuestas con más detalle”.
• Al estudiar cualquier material, asistir a conferencias, reunirse con socios, etc. se debe redactar un breve resumen + se debe proporcionar un enlace al mismo en el informe.

• Si el ejecutante tiene la sensación de que el tiempo total dedicado a una tarea puede generar una pregunta por parte del gerente, es necesario explicar inmediatamente “por qué se dedicó tanto tiempo”. (Ejemplo: Tarea: Emitir y enviar una factura al Cliente. Tiempo: 1 hora. Explicación: Se dedicó 1 hora a emitir una factura debido a la necesidad de volver a acordar la redacción 3 veces con el Cliente por iniciativa suya.)

Ejemplo de informe de trabajo

El ejemplo muestra una lista de tareas de un informe realizado en Bitrix24 (el sistema le permite trabajar de forma centralizada dentro de la empresa y realizar un seguimiento del tiempo por tarea). Con una adecuada organización de la planificación y el registro del tiempo de trabajo por tarea, todos los informes se generarán automáticamente.

Resultado de la tarea de ejemplo

Anexo al informe de trabajo.

Al final de cada informe de trabajo es necesario poner la siguiente frase (DD - fecha; MM - mes; AA - año; HH:MM - formato horas + minutos).

Total para DD.MM.AA:
1) Trabajó en la oficina: HH:MM
2) Trabajado desde casa: HH:MM
3) Total trabajado: HH:MM
4) Baja laboral: HH:MM
5) Horas por cuenta propia: HH:MM

Reglas para agregar al informe (usando el ejemplo de mi empresa)

• Dentro de un día hábil (día), el “Total trabajado” y la “Baja por enfermedad” pueden exceder las 8 horas solo si la baja por enfermedad es cero).
• Dentro de un día hábil (día), “Total trabajado” y “Horas por cuenta propia” deben dar un total de 8 horas, no más.
• Por ejemplo, pedí tiempo libre a las 01:19, el almuerzo se redujo a las 00:25 en lugar de a las 01:00, el tiempo de trabajo al final del día era a las 07:19. En “Horas por cuenta propia” escriba “00:41” más un comentario: solicitó tiempo libre a las 01:19, almuerzo a las 00:25 en lugar de 01:00 (es decir, registre todas las desviaciones de los estándares de tiempo de trabajo).
• El tiempo dedicado a un viaje de negocios o viajes por motivos laborales también se contabiliza en la línea “Trabajó en la oficina”.
• En la línea donde el tiempo es cero, ponga 0:00
• Para agregar una frase rápidamente, debe copiarla y pegarla de informes anteriores, cambiando la hora.

Secuencia de implementación de informes de trabajo.

Puede resultar extremadamente difícil, y en ocasiones imposible, introducir informes diarios en el trabajo diario de un departamento/empresa sin un proyecto paralelo para introducir una gestión regular. Lea más sobre el manejo regular en el artículo “.” Aquí describiré brevemente 2 etapas principales:

1. Primera etapa(duración: 2-3 semanas): los empleados deben registrar en informes las cinco tareas más importantes realizadas, indicando el tiempo dedicado a cada una de ellas. Implementación: GoogleDocs o editores de texto, posiblemente un sistema para configurar tareas.
2. Segunda fase(duración: 3 semanas y más): los empleados deben registrar todas las tareas en informes que indiquen el tiempo invertido. Implementación: Bitrix24 u otro sistema de configuración de tareas.

Cuando un informe de trabajo puede ser innecesario

Para profesiones donde se realizan el mismo tipo de acciones repetibles, tiene sentido introducir un estándar para el número de tareas completadas en lugar de un informe. Inicialmente, se estima el tiempo promedio deseado para completar una tarea. A continuación, la norma se calcula mediante una simple acción:<количестов рабочих часов>dividido por<норма времени на выполнение одной задачи>.

Por ejemplo, un operador de call center puede tener un estándar: 90 llamadas por día, 4 ventas, etc. En este caso, el gerente mira la desviación de la norma y no el informe de trabajo. La situación será similar con un trabajador que produce piezas del mismo tipo.

Regularmente me hacen la siguiente pregunta: “¿Con qué frecuencia se recomienda revisar los informes laborales de un empleado?” La respuesta es banal: "Tanto como sea necesario para garantizar que el desempeño de un empleado en particular sea aceptable para la empresa y el gerente"..

En la etapa inicial (1-1,5 meses) de implementación, es importante verificar los informes de trabajo de todos todos los días. Posteriormente, para algunos empleados es suficiente revisarlos una vez cada 1-2 semanas, para otros todos los días.

Si una persona ha estado trabajando con informes durante 1 año y usted se ve obligado a verificar su informe todos los días, no está trabajando como gerente: no está ejerciendo la influencia adecuada sobre un subordinado o está reteniendo a un empleado ineficaz.

Las actividades de cualquier organización o empresa siempre implican la presentación de informes. Incluso si la empresa es completamente independiente y no tiene una dirección superior, es necesario un informe sobre las actividades de dicha empresa para que la dirección de la propia empresa evalúe la eficacia del trabajo durante un período determinado y construya mayores perspectivas de desarrollo. de la campaña.

Escribir un informe, como escribir una carta comercial, parece una pregunta sencilla... pero ¿dónde pueden surgir las dificultades?

Normalmente, quienes lo hacen por primera vez tienen dificultades para elaborar un informe sobre el trabajo realizado. Después de haber compilado un informe de este tipo una o dos veces y haberlo ajustado de acuerdo con los comentarios recibidos, el especialista que lo compila ya no experimenta dificultades especiales para elaborar el siguiente.
Elaborar un informe de progreso por primera vez y hacerlo correctamente no es una tarea tan fácil como parece a primera vista.

Un poco sobre el informe contable.

El más sencillo en cuanto a ejecución es un informe contable. Puede ser de gran volumen y su compilación requiere mucho tiempo, requiere precisión y exactitud en su compilación y, sin embargo, es algo más fácil de compilar que un informe de texto sobre el trabajo realizado. Al preparar un informe contable, suele existir una forma de presentación de informes estrictamente definida, expresada en varias tablas.

Es necesario completar estas tablas con indicadores digitales de las actividades de la organización y listo. Por supuesto, todos los indicadores deben ser confiables y combinarse entre sí, pero aún es más fácil calcular e insertar números en las columnas correspondientes que compilar un informe de texto sobre el trabajo realizado, cuando es necesario describir todos los aspectos de las actividades de la organización. en palabras.

En ocasiones, a la hora de elaborar un informe contable, se requiere una nota explicativa. No suele tener un gran volumen y en él se explican algunos números. Por ejemplo, por qué han disminuido algunos indicadores, qué ha provocado el aumento de otros indicadores, cuál es la tendencia general hacia el crecimiento y el desarrollo, según las cifras del informe.

Clasificación de informes de progreso.

Los informes se clasifican según dos criterios.

• Por momento del período del informe: diario, semanal, mensual, trimestral, semestral, anual.
• Por composición y volumen: un informe sobre el trabajo realizado por una división de la organización y un informe sobre el trabajo de toda la organización.

Rara vez resulta difícil compilar un informe de progreso diario o semanal. Normalmente, constan de varios indicadores digitales que reflejan las principales actividades de la organización. El volumen de informes de progreso mensuales es mayor, pero también se expresa principalmente en números. Y trimestrales, semestrales y anuales, en la mayoría de los casos, implican versiones en texto de informes sobre el trabajo realizado.

Informe de texto sobre el trabajo realizado - proceso creativo.

Elaborar un informe en números es una tarea responsable, pero más fácil que redactar un informe de texto competente y calificado sobre el trabajo realizado. Recopilar un informe en forma de texto es una especie de creatividad.

Debe reflejar las actividades de un departamento o de toda la organización en su conjunto, debe estar escrito en lenguaje documental, pero fácil de leer, no debe contener “agua” innecesaria, el texto debe estar respaldado por números, debe reflejar una comparación con los indicadores anteriores del período del informe o indicadores del mismo período del año pasado, y debe finalizar con algunas conclusiones.

La elaboración de un informe sobre las actividades de toda la organización en su conjunto, el trabajo de todos sus departamentos y divisiones generalmente se asigna al jefe de la organización. La práctica general de presentar informes sugiere que una autoridad superior envía a la organización que debe presentar un informe sobre el trabajo realizado, la estructura del próximo informe, que indica qué se debe cubrir específicamente en el informe sobre el trabajo realizado, qué números , los indicadores y áreas de actividad deberían reflejarse en el próximo informe .

El responsable de la organización presenta a los departamentos la estructura del informe de cada departamento, y cada departamento elabora su propio informe sobre el trabajo realizado. El gerente verifica todos los informes, si es necesario, los corrige y genera un informe general sobre las actividades de la organización.

Requisitos básicos para preparar un informe de progreso

Y aunque la elaboración de un informe sobre el trabajo realizado es un proceso creativo y debe reflejar todos los aspectos de las actividades de la organización, sigue siendo un documento, y no un ensayo sobre un tema específico, debe cumplir con todos los requisitos de una empresa. documento. Por lo tanto, el informe de progreso no debe contener oraciones con pronombres personales, por ejemplo, "Dije, lo hicieron, logramos" y similares. A continuación se muestra un pequeño ejemplo de qué vocabulario debe existir en el texto del informe:

“El número de ventas en el departamento de tecnología durante el segundo trimestre de 2014 fue de 205.000, lo que representó el 27% del número total de ventas. Esto es un 10% más que el número de ventas del mismo período del año pasado. Las ventas en el departamento de tecnología durante el segundo trimestre aumentaron un 7% en comparación con la misma cifra del primer trimestre. Este aumento en el nivel de ventas se produjo debido a la expansión del mercado de ventas (creación de nuevos puntos de venta, intensificación del trabajo de los agentes)”.

No se pueden insertar en el informe sobre el trabajo realizado, cuando se habla de mejorar algunos indicadores, frases como “gracias al arduo trabajo del gerente, gracias a la mejora del trabajo del equipo”. En primer lugar, se trata de un estilo incorrecto de redacción de un documento comercial y, en segundo lugar, tales propuestas no reflejan la verdadera razón para aumentar el nivel de indicadores. ¿Qué, antes el gerente no trabajaba duro, sino de alguna manera? ¿El equipo trabajó mal antes de este período de informe y luego, por alguna razón, comenzó a funcionar bien?

Al elaborar un informe sobre el trabajo realizado, en las secciones correspondientes del informe se puede insertar una descripción de algunos eventos, acciones y presentaciones específicas que contribuyeron a mejorar el trabajo y aumentar el desempeño.

Secciones del informe de progreso

Entonces, ¿qué secciones debe contener un informe de texto sobre el trabajo realizado, si no se adjunta una estructura de informe específica para su elaboración?

• Una parte introductoria, que proporciona una breve descripción de la organización, su posición entre organizaciones similares en la ciudad, región o alguna otra información sobre la organización o región donde se llevan a cabo sus actividades.
• A esto le siguen informes sobre el trabajo realizado por cada unidad (departamento). Si la organización es pequeña y no tiene departamentos, la parte principal del informe sobre el trabajo realizado la elabora el jefe de la organización en base a los datos proporcionados por cada especialista de la organización.
• La parte final, que resume los resultados del trabajo de la organización durante el período del informe, saca conclusiones sobre los éxitos y fracasos y ofrece previsiones para actividades futuras.

Opciones para informes de progreso

La estructura del informe de progreso puede tener algunas otras opciones relacionadas con las particularidades de las actividades de la organización, pero debe contener los siguientes datos:

• Un informe completo y objetivo sobre todas las áreas de actividades de la organización, con indicadores digitales, posiblemente diagramas.
• Conclusiones sobre el trabajo de la organización durante el período del informe.
• Formas y perspectivas de desarrollo de la organización para el próximo período del informe.

El proceso laboral consiste en la fijación de tareas por parte del gerente y su ejecución por parte del empleado de la empresa. De vez en cuando, cada empleado redacta un informe sobre el trabajo realizado. La frecuencia depende de las normas internas de la empresa, así como de la forma. No subestime la importancia de este documento para la gestión.

En este artículo veremos cómo preparar adecuadamente un informe sobre el trabajo realizado, una muestra de cómo completar el documento y algunos consejos para redactarlo.

Por qué necesitas poder informar sobre tu trabajo correctamente

El proceso de trabajo se puede representar como un mecanismo complejo en el que cada empleado de la empresa es un engranaje. En este ejemplo, el jefe de la organización actúa como un ingeniero responsable de garantizar que todos los mecanismos funcionen sin problemas y lo más rápido posible.

En la vida real, es bastante difícil para los jefes evaluar qué tan bien los empleados están haciendo su trabajo si no ven los resultados de su trabajo. Por tanto, en casi todas las empresas, la dirección obliga a cada empleado a preparar periódicamente un informe sobre el trabajo realizado. A menudo, este documento se crea a intervalos de 1 semana. De esta manera, la dirección puede ver qué han estado haciendo los empleados y qué tan útiles fueron para la empresa.

Ejemplo equivocado

El documento está redactado de forma libre. Quizás por eso hay una gran cantidad de informes que no dicen nada a la dirección ni les hacen pensar que el trabajador no está afrontando las funciones que le han sido asignadas. Al mismo tiempo, un empleado en particular puede ser un verdadero trabajador y superar su plan. El culpable es un informe elaborado incorrectamente sobre el trabajo realizado. A continuación se ofrece un ejemplo de dicho documento.

Tipo de documento: informe sobre el trabajo realizado durante el período del 15/02/16 al 19/02/16.

Se hizo lo siguiente:

• se cronometró el horario de trabajo del taller de producción;
• los resultados del cronograma se ingresaron en el programa de trabajo;
• se han calculado nuevos estándares de tiempo;
• respondió a solicitudes de las inspecciones de seguridad laboral, así como de varios clientes;
• participó en una conferencia sobre la mejora de la eficiencia laboral en la empresa.

Fecha de compilación: 19/02/16

Firma: Petrov Yu.

Si un empleado elabora un informe sobre el trabajo realizado de esta manera, la dirección considerará que no está lo suficientemente ocupado.

¿Cuales son los errores?

El ejemplo anterior muestra claramente los errores habituales en la redacción de documentos de este tipo.

Los principales son:

Los requisitos anteriores deben utilizarse tanto al preparar formularios semanales como al generar un informe sobre el trabajo realizado durante el año.

Opción adecuada

Es probable que no pueda producir un informe de alta calidad la primera vez. Para que te resulte más fácil hacer esto, aquí tienes un ejemplo de cómo fue necesario redactar un informe al gerente sobre el trabajo realizado, indicado en el primer ejemplo:

“Para: Jefe del departamento de planificación Ivanov P.M.

De: Economista de primera categoría del departamento de planificación Yu.

Informe de resultados laborales del (15/02/16-19/02/16)

Para la semana de presentación de informes, se me asignaron las siguientes tareas:

Se completaron todas las tareas asignadas, a saber:

• Se realizaron 5 pruebas de sincronización y se elaboraron otras tantas nuevas normas para el trabajo del taller de producción;
• participó en la conferencia, se adjunta memorando con propuestas.

También se trabajó con la documentación entrante, a saber:

• Se compilaron 2 respuestas a solicitudes de IOT.
• Se dieron respuestas a cartas del gr. Yuryeva A. A., Zhakova S. I., Mileeva K. B.

Está previsto un viaje de negocios para el período del 22/02/16 al 26/02/16 para comprobar el funcionamiento de la unidad estructural de la sucursal de Pechersk.

Fecha de compilación: 19/02/16

Firma: Petrov Yu.R.”

Esté de acuerdo en que es mejor leer esta versión del informe y la gerencia podrá ver qué tan bien está trabajando uno de los empleados.

¿Cómo redactar informes por periodos más largos?

Por supuesto, no es difícil escribir bellamente un período de una semana en papel. Es más difícil preparar un informe sobre el trabajo realizado durante seis meses o incluso un año. Sin embargo, esto es más fácil de hacer de lo que parece a primera vista. Por ejemplo, si tiene informes semanales para el período requerido, puede utilizarlos de forma segura.

Volumen máximo: 1 hoja de formato A4.

Al mismo tiempo, vale la pena intentar ampliar un poco la información para que el resultado quepa en 1-2 páginas. En el caso de que la organización no tenga resultados semanales, pero usted deba generar un informe sobre el trabajo realizado durante el año, no entre en pánico ni se ponga histérico.

Toda la información está disponible a tu alrededor: consulta el historial de mensajes en los registros de documentos o en el correo electrónico, abre la carpeta con tus informes, estudia las hojas de viaje. Todo esto te ayudará a recordar las hazañas que lograste durante el año laboral.

resumámoslo

Arriba hemos dado algunos ejemplos de cómo escribir un informe de progreso. Lo principal es describir las operaciones realizadas, indicando características cuantitativas (tantas veces o tal o cual número de piezas, etc.). De esta manera, le permitirá a la gerencia saber exactamente cuánto trabajo ha completado.

No debemos olvidar indicar al inicio del informe una lista de tareas específicas que se le encomendó realizar. Una parte importante es la finalización del informe. Asegúrese de anotar lo que desea implementar en el trabajo en un futuro próximo. Esto demostrará que mira más ampliamente que solo el área de sus responsabilidades y funciones inmediatas que deben realizarse de acuerdo con la descripción del trabajo.

También puedes considerar el ejemplo anterior.

Para facilitar la elaboración de dichos informes, puede anotar el trabajo realizado diariamente en una libreta o documento electrónico. Sólo dedicarás de 3 a 5 minutos al día a esta cosita. No es tanto. Sin embargo, gracias a dichos registros, puede crear fácilmente un informe sobre su trabajo para cualquier período en el futuro.

No hay líder que no exija a sus subordinados al menos una vez al año un informe sobre lo realizado. Y el problema es que con el trabajo rutinario, desarrollar un documento de este tipo parece una tarea bastante difícil. Y por alguna razón nos da vergüenza pedir a nuestros superiores ejemplos de informes sobre el trabajo realizado. ¿Y si decide que no somos aptos para el puesto que ocupamos?

quien lo necesita

Esta pregunta la hace el ejecutante que ha recibido la tarea de informar. En la mayoría de los casos, los empleados de las empresas se sienten casi insultados por tales exigencias. Pero todo tiene un significado.

En primer lugar, el propio contratista necesita un informe sobre el trabajo realizado. Una actitud no formal, pero sí interesada, ante este proceso le permitirá encontrar cuellos de botella y debilidades en sus calificaciones. Esto significa que se han identificado las direcciones en las que es posible (y necesario) desarrollarse. Después de todo, todos aprendemos de nuestros errores.

En segundo lugar, el líder lo necesita. Un informe de progreso le permite evaluar objetivamente la calidad y la velocidad de resolución de las tareas asignadas. Gracias a este documento, muchas preguntas desaparecerán, desde la más primitiva "¿qué haces todo el tiempo" hasta la compleja "¿por qué debería cambiar tu computadora por una más moderna?" Porque el informe indicará que lleva mucho tiempo guardar los cambios en el documento. Y esto no depende del contratista: los equipos de oficina obsoletos no pueden funcionar más rápido. En realidad, es por eso que parece que el empleado está bebiendo té todo el tiempo: simplemente está esperando a que se complete la operación.

Y la pregunta: "¿Por qué es necesario redactar un informe sobre el trabajo realizado durante el mes?" en sí es incorrecto. Porque acumular y llenar bases de datos tiene sentido para los estrategas, pero no para ellos. Simplemente es más fácil resolver un problema que hablar de métodos para resolverlo.

Quéescribir

Los ejemplos de informes de progreso muestran que es necesario redactarlos con gran detalle. Cualquier cosa que parezca una cosa pequeña o un movimiento corporal insignificante puede resultar un elemento clave en el desempeño de funciones específicas. Pero la comprensión de esto sólo se logrará después de estudiar varios informes escritos.

Si el trabajo es de naturaleza rutinaria, por ejemplo, conciliar documentos e identificar inconsistencias, entonces tiene sentido desarrollar una forma tabular. En este caso, nuevamente, al principio la tabla debe ser muy detallada y contener muchas columnas; Con el tiempo, la necesidad de algunas columnas ya no será necesaria y el formulario del informe adoptará una forma normal (léase: razonable).

En algunos casos, al elaborar un informe sobre el trabajo realizado (los profesores, por ejemplo), es imposible abordar formalmente la cuestión del autoanálisis. De hecho, además de la carga educativa y metodológica planificada y el estudio del material necesario, la escuela también participa en actividades educativas. Esto requiere un enfoque especial en la redacción del documento: es necesario comprender las razones del retraso de varios estudiantes y encontrar formas de interesar a los niños en su materia. Y al mismo tiempo, no debemos olvidarnos de los escolares de alto rendimiento (o incluso superdotados).

Propósitos de los informes

Para una preparación adecuada y un gasto mínimo de tiempo, es necesario decidir desde el principio con qué finalidad y por qué se redacta el informe sobre el trabajo realizado durante el año. Nombramos los más populares:

Justificación de los beneficios reales de un puesto específico en la organización;

Confirmación de las calificaciones de un empleado en particular;

Demostración de trabajo eficaz ante la dirección;

Obtener financiación para el próximo período de informe;

Obtener consentimiento para desarrollar una dirección (idea);

Justificación del gasto de recursos y finanzas asignados, etc.

La conocida formulación (la formulación correcta del problema proporciona el 50% de la solución) también funciona en este caso. Cuanto mejor comprendamos por qué es necesario un informe, más fácil nos resultará redactarlo. Hasta el punto de que un documento “para mostrar” no requiere en absoluto un enfoque creativo por nuestra parte. Y requiere mucho tiempo.

Estructura del documento

Si la empresa no tiene uno desarrollado, entonces tiene que desarrollarlo de forma independiente. Conociendo el propósito del documento, es necesario pensar en su estructura. Los ejemplos de informes de progreso sugieren que se necesita un esquema claro y simple.

Desde el principio se debe explicar el propósito y la lógica de la presentación de la información. Explique la secuencia de presentación y cree una tabla de contenidos. Para la tabla, es necesario dar una breve explicación de por qué se eligió esta forma en particular.

Dentro de las secciones y subsecciones también debe mantenerse la unidad de presentación. Esto hará que el documento sea más comprensible y, como resultado, más fácil de entender. En un informe de un largo período de tiempo, las ilustraciones y gráficos son muy apropiados para que sea más fácil de entender. Pero aquí es necesario cumplir con la regla de la "media dorada": el texto sólido, así como los materiales exclusivamente visuales, se vuelven aburridos muy rápidamente.

Estilística

Para un empleado común, quizás lo más difícil de escribir sea la terminología y la redacción. Un informe pretencioso parecerá antinatural y provocará una reacción negativa por parte de la dirección. Las formulaciones demasiado simples (por ejemplo, se fotocopiaron 25 documentos) también alienarán al lector.

Pero debes evitar las plantillas. La única excepción es el documento que nadie leerá jamás. A veces nos encontramos con este tipo de problemas, pero en este artículo nos interesan informes reales (no creados para fines pro forma).

En cualquier caso, no se debe hablar sólo de logros. Para resaltarlas es necesario hablar de las dificultades que tuvimos que afrontar durante el trabajo. El análisis de la complejidad tiene como objetivo, entre otras cosas, optimizar el trabajo de los empleados directivos. Los ejemplos de informes sobre el trabajo realizado sugieren que no se deben utilizar frases simplificadas como “estado insatisfactorio”, “dificultades encontradas”, etc. Es mejor llamar todo por su nombre: “fotocopiadora rota”, “falta de acceso al Internet”, “falta o recepción extemporánea de información del departamento correspondiente”. Todo ello nos permite valorar adecuada y objetivamente la situación actual de la empresa.

Evaluación de resultados

Cada resultado obtenido debe estar respaldado por números. Esta especificación proporciona una comprensión de la dinámica del desarrollo.

Además, es necesario fijar criterios para evaluar los resultados. Si es el anterior (si es un informe trimestral, por ejemplo) o, por el contrario, el porcentaje de cumplimiento de las metas marcadas, lo decide el autor del documento.

En general, los indicadores indirectos pueden decir mucho sobre el proceso de resolución de las tareas asignadas. También hay mucha información aquí para un análisis más detallado. Desde determinar los costos laborales hasta comprender la exactitud del establecimiento de metas.

Del problema a la solución

La mayoría de los informes se preparan según el principio de describir el progreso del trabajo. Un documento que muestra claramente la relación problema-solución parece más ventajoso. El lector comprende inmediatamente qué métodos y técnicas (si es necesario) utilizó el ejecutante para completar la tarea de manera oportuna y de alta calidad.

Una cadena aún más detallada "un problema específico - las razones de su aparición - el establecimiento de tareas - la solución" sugiere inmediatamente la necesidad de presentar un informe diario en forma de tabla. Además, ya se conocen los nombres de los gráficos. La información presentada de esta manera es fácil de leer y analizar.

Presentación de indicadores cuantitativos.

En los casos en que el informe consta principalmente de datos digitales, el formato tabular puede resultar muy difícil de entender. Un flujo continuo de números literalmente aburre al lector después de unos minutos. Otra cosa son los cuadros y gráficos multicolores. Son claros, comprensibles y fáciles de leer.

Cada diagrama debe ser comentado. Además, es necesario indicar cómo se interconectan los distintos gráficos; Aclarar las relaciones de causa y efecto facilitará aún más el análisis del informe.

Si se gastaron recursos materiales durante el trabajo, no debe simplemente enumerarlos todos. En su lugar, deberán indicarse los bienes adquiridos. La frase seca: "Se compró equipo de oficina" sonará completamente diferente si escribe: "Se crearon 2 puestos de trabajo, lo que permitió aumentar la producción del departamento".

Cómo redactar un documento.

A pesar de que no existe una forma única de preparación, se puede preparar un informe sobre el trabajo realizado de acuerdo con GOST, que define los principales criterios para el trabajo científico. Especifica los requisitos de formato, tipo y tamaño de fuente, etc.

En cuanto a la legibilidad del documento, aquí hay algunos consejos:

Trate de no tener más de 5 oraciones en un párrafo;

Los indicadores clave se pueden resaltar en fuente o color;

Divida el texto para que la tabla o el gráfico no ocupe toda la página; asegúrese de dejar espacio para comentarios sobre ellos;

Redactar un resumen claro y conciso del informe.

Estos consejos ayudarán a que su informe sea más fácil de percibir y, por lo tanto, inicialmente prepararán al lector para que tenga una actitud leal hacia el autor del documento. Imagina que eres el jefe. Y haga del informe algo que le resulte útil e interesante de leer.