Descripción del puesto de secretaria del dependiente en el centro cultural. Descripción del puesto de secretario-secretario: ¿cuáles son los deberes y derechos del secretario? ¿Cuál es el trabajo de una secretaria?

El secretario de oficina desempeña una función importante en cualquier empresa: en una escuela, en una guardería, en una organización comercial, en la administración municipal, en los tribunales, etc. Por lo tanto, los empleadores tienen requisitos especiales para su elección. ¿Cómo regula la descripción del puesto el trabajo de dicho empleado? ¿Qué deberes debe desempeñar y qué responsabilidades tiene? Veamos estas preguntas a continuación.

Ejemplo de una descripción de trabajo típica para una secretaria administrativa

La función principal del secretario del secretario es ser asistente del gerente. Es el trabajo de este empleado el que determina con qué competencia se elaborará el horario de trabajo del gerente, director, adjunto, etc. Registra claramente todas las reuniones, prepara documentación para resolver problemas comerciales, recibe correo, llamadas, etc. En la mayoría de las empresas, esto significa combinar dos puestos a la vez: directamente como secretaria y como gerente de oficina. A menudo se requiere que este empleado sepa idiomas extranjeros. Es importante que un especialista en recursos humanos tenga una muestra de instrucciones estándar para dichos empleados, por lo que sugerimos considerar el contenido del documento estándar.

Disposiciones generales

En el documento estándar que regula el procedimiento para el desempeño de las funciones laborales, el secretario y el administrativo pertenecen a la categoría de "trabajadores técnicos". Su superior inmediato es el director general. Requisitos básicos:

tener al menos educación secundaria especializada;
un año de experiencia;
el empleado debe conocer los conceptos básicos de los programas informáticos: Word, Excel, etc.;
debe poseer la organización del trabajo de oficina.

Dependiendo de sus necesidades, las organizaciones pueden ampliar la lista de requisitos en la descripción del trabajo para un secretario administrativo. Por ejemplo, para un empleado de este tipo en los tribunales, se imponen requisitos adicionales sobre habilidades de mecanografía de alta velocidad, incl. escrito a máquina, también necesita la capacidad de manejar cualquier tipo de equipo que pueda usarse en la sala del tribunal, etc.

Responsabilidades laborales

Según la descripción del puesto estándar, el secretario administrativo está obligado a:

recibir visitas y realizar un seguimiento de los horarios de recepción;
recibir llamadas y correspondencia;
aceptar la documentación y enviarla a su gerente para que la firme;
redactar diversas solicitudes, realizar trabajos técnicos sobre la organización del tiempo de trabajo;
organice viajes de negocios para su jefe: compre billetes, reserve hoteles, etc.;
cumplir órdenes personales de su superior inmediato, etc.

Las disposiciones básicas se pueden ajustar en función de las necesidades de la organización: para las organizaciones comerciales, esta es la necesidad de conocimientos de idiomas extranjeros, y para una secretaria en el campo médico, conocimiento de terminología, etc.

Derechos

Además de las responsabilidades del secretario administrativo, la descripción del trabajo contiene información sobre a qué tiene derecho el secretario administrativo. Por ejemplo, sus derechos incluyen la decisión de no comenzar a desempeñar sus funciones inmediatas si existe la más mínima amenaza a su vida o salud. También es libre de tomar decisiones de forma independiente dentro de su competencia y de hacer propuestas racionales para mejorar sus condiciones de trabajo: la compra de nuevo equipo de oficina, etc.

Responsabilidad

Las instrucciones para el desempeño de las funciones oficiales directas del secretario del secretario contienen advertencias de responsabilidad. Por ejemplo, un secretario-empleado es responsable de: los resultados de decisiones tomadas de forma independiente, de la divulgación de secretos comerciales, etc. También es responsable de violaciones de seguridad, tardanzas, ausentismo, abuso de autoridad, etc.

Condiciones de trabajo

Las condiciones de trabajo en la descripción del trabajo de un secretario se prescriben individualmente en cada organización, pero no deben contradecir las disposiciones básicas del Código del Trabajo de la Federación de Rusia ni violar los derechos y libertades del empleado.

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¿Qué debería hacer cualquier organización, independientemente de sus particularidades y ámbito de actividad? Por supuesto, conserva la documentación. El flujo de documentos es lo que tiene cualquier institución, por lo que está claro de dónde viene y por qué es importante una profesión como la de administrativo.

Posición importante

Mucha gente dice que no tiene sentido contratar a un empleado si ya hay una secretaria o incluso varias secretarias en plantilla. Este enfoque es completamente incorrecto, porque las responsabilidades de estas dos profesiones completamente diferentes incluyen la realización de diferentes tareas: la secretaria debe ayudar a controlar el horario del gerente, responder llamadas, traer café, realizar pequeñas tareas, y las responsabilidades del empleado incluyen el control de todo. la documentación de la organización.

Control documental complejo

El empleado responsable no sólo debe controlar la circulación de documentos en la organización, sino que también es el principal cuidador del archivo. Las responsabilidades del secretario incluyen las siguientes funciones:

realización de correspondencia comercial para la dirección;
formación de una base de documentación estructurada;
monitorear la implementación de las disposiciones especificadas en un documento en particular.

La contabilidad de la correspondencia (tanto entrante como saliente) también es responsabilidad del secretario.

Diferencias de responsabilidades en pequeñas y grandes empresas

Como muestra la práctica, cuanto más grande sea la organización, más empleados habrá en su plantilla. En las organizaciones pequeñas, donde simplemente no es posible contratar a un empleado, pero no se puede prescindir de sus servicios, atraen a una persona que ocupará el puesto de secretario-secretario. Las funciones de un secretario-secretario, como ya está claro, son una mezcla de las responsabilidades de estos dos puestos. Una persona tiene tiempo suficiente para hacer frente a todo, porque el flujo de documentos en las pequeñas empresas no es tan rico y variado como en las megaempresas.

Requisitos específicos que se pueden presentar a un empleado potencial

Las responsabilidades del secretario dependen de las características específicas de las actividades de la organización. Por ejemplo, las organizaciones o empresas internacionales que tienen socios extranjeros pueden exigir a sus empleados que traduzcan la correspondencia, por ejemplo, del inglés y viceversa.

A menudo se contrata a una persona con experiencia laboral para este puesto, porque aquí es necesario tener un alto nivel de perseverancia y ser una persona verdaderamente escrupulosa con varios años de práctica a sus espaldas. Los jóvenes que acaban de graduarse de instituciones educativas en este campo y que no tienen experiencia deben intentar impresionar a un futuro empleador potencial con su deseo de trabajar, entonces tal vez exista la posibilidad de conseguir ese puesto incluso en una organización grande y prometedora.

Debe comprender los detalles de las actividades de la empresa, cuya documentación tendrá que trabajar. Un conocimiento bastante profundo del marco legislativo que rige la empresa también es una gran ventaja para un empleado potencial.

¿Qué organizaciones no pueden prescindir de empleados?

El puesto de empleado siempre está disponible en las escuelas y guarderías de las grandes ciudades. Esto se debe a que es imposible prescindir de una persona que pueda realizar un seguimiento de toda la documentación y, si es necesario, proporcionar inmediatamente cualquiera de los documentos almacenados.

Las responsabilidades de un empleado en una escuela son ligeramente diferentes de las responsabilidades de un empleado, por ejemplo, en una organización comercial. Aquí se trabajará con los documentos de cada alumno. Al final del período del informe, deberá enviar información sobre el trabajo realizado. Es mejor si una persona que trabaja en este tipo de organizaciones puede encontrar fácilmente un lenguaje común tanto con los niños como con sus padres, porque los problemas en la gestión de documentos y la presencia de inconsistencias que deben aclararse son bastante comunes.

Cualquier jardín de infancia grande también tiene su propio empleado. Las responsabilidades laborales aquí son similares a las de los empleados de este perfil en las escuelas. Esto se explica por el enfoque uniforme de las actividades de dichas organizaciones públicas o privadas. Estas instituciones también quieren que trabaje para ellas un empleado responsable y calificado. Las responsabilidades de este especialista en el jardín de infancia siguen siendo las mismas: trabajar con la base de documentos y los archivos.

Algunas cualidades personales que debe poseer un buen empleado

Una persona que quiera convertirse en un registrador de alto nivel debe tener muy buena memoria. La emocionalidad es un enemigo que hay que combatir y evitar que permita que los cambios de humor afecten de alguna manera el desempeño laboral.
La tolerancia es un verdadero tesoro que debe tener un empleado. Sus responsabilidades laborales se complementan con la función de explicar a muchas personas "con los dedos" el significado de muchos documentos y la importancia de cada "hoja" individual, sin la cual será imposible realizar cualquier deseo.
El autocontrol es tan importante como la tolerancia. En este ámbito, a menudo ocurren situaciones que pueden enfurecer a una persona desprevenida. Necesitas controlarte constantemente.
Las habilidades de comunicación empresarial le ayudarán a resolver rápidamente problemas actuales con personas que trabajan en la misma organización o que tienen contactos comerciales con la empresa.
Organización al nivel de la manía. De hecho, un buen empleado nunca deja asuntos y documentos "para más tarde", porque entiende perfectamente que esto puede llevar a errores o al caos total, lo que no debe permitirse bajo ninguna circunstancia al trabajar con documentos.

El trabajo de una secretaria es minucioso y responsable, requiere un trabajo preparatorio serio y características individuales extraordinarias: inteligencia, compostura, compostura y dedicación. Una persona que puede hacer frente al puesto de secretaria-empleado suele ser un hombre de familia ejemplar, y el jefe respeta a un asistente tan valioso sin ninguna vulgaridad. La descripción del puesto, que está destinada al secretario del secretario, está redactada con especial escrupulosidad.

¿Qué es una descripción de trabajo?

Una descripción del puesto es uno de los documentos principales de un empleado, que describe con gran detalle sus obligaciones, responsabilidades, programa subordinado e intercambiabilidad. Gracias a esta documentación, los límites de las responsabilidades del secretario, oficinista, ingeniero y otros empleados de la organización están claramente definidos y se garantizan condiciones favorables para el proceso de trabajo. En cada empresa se deberán redactar instrucciones para el director departamental.

Las personas que desarrollan y aprueban documentación como las Descripciones de Puestos deben verificar cuidadosamente el cumplimiento de todos los puntos y estandarizaciones de la legislación laboral. En esa situación, si se lleva a cabo un juicio entre el jefe y el empleado en el tribunal, si los documentos están redactados incorrectamente, el tribunal tomará una decisión a favor del empleado.

El empleador o su adjunto aprueba la descripción del puesto. En el caso de una red de sucursales, el documento es aprobado por el director de la sucursal. Sin embargo, aquí se cumple una condición importante: la cláusula correspondiente debe constar en el poder del director. Idealmente, la descripción del puesto la desarrolla el jefe del departamento, ya que es él quien conoce las complejidades de las actividades de sus empleados. Este tipo es perfecto para una organización grande donde se ha creado un departamento de secretaría y hay un jefe designado para este departamento. Para organizaciones más pequeñas donde solo hay una secretaria trabajando, reportando directamente al director de la organización, y las instrucciones son redactadas por especialistas del departamento de personal.

Este tipo de documento para una secretaria-empleada es pactado y avalado por los siguientes sistemas organizativos: departamento jurídico, departamento laboral, departamento de personal especialistas, etc.

Disposiciones prescritas

Después del desarrollo y aprobación, se pone en funcionamiento con el pedido correspondiente. Los elementos requeridos incluyen:

La fecha en que se ingresó el documento.
El puesto del empleado responsable de completar la documentación.
Cancelar una instrucción obsoleta.

En cada caso, varios puntos entran en la lista de obligaciones del secretario-secretario, pero es mejor tomar como base la estandarización ya desarrollada por el Ministerio de Trabajo. Para ser justos, vale la pena señalar que toda la información contenida allí es de carácter informativo.

Antes de comenzar a desarrollar una descripción del puesto, se describe el puesto de secretaria-empleada. Aquí se debe dar una descripción clara de todos los requisitos que se le presentan al empleado. Los requisitos obligatorios incluyen:

Disposiciones generales. Aquí se escriben el título completo del puesto y la unidad estructural, se establecen obligaciones y objetivos, un programa subordinado, procedimientos de nombramiento y despido, documentación reglamentaria, duración del servicio, habilidades y conocimientos.
Responsabilidades laborales. La lista de actividades realizadas por el empleado se describe en detalle. Cada empresa plantea retos diferentes. Además, todos están divididos en categorías. Por ejemplo, requisitos para la preparación y ejecución de documentación; organización del proceso de trabajo con documentación, etc. A menudo puede encontrar las siguientes obligaciones de un secretario-empleado en una organización: se introducirá el flujo de documentos de la empresa; procesa correspondencia entrante y saliente; se redirigen las llamadas telefónicas; monitorea la ejecución oportuna de la documentación en la empresa; se mantienen los archivos, etc.

Derechos. Describe las facultades del empleado que utiliza para cumplir con sus responsabilidades laborales con la máxima eficiencia.
Responsabilidad. Este párrafo prescribe la medida de responsabilidad individual del empleado en caso de incumplimiento o cumplimiento inadecuado de sus obligaciones. También proporciona criterios según los cuales se evalúa la calidad y eficacia de sus actividades.
Relaciones. Se prescriben todas las fuentes de información proporcionadas al empleado en el proceso de cumplimiento de sus obligaciones. Si las obligaciones del empleado incluyen actividades con terceras empresas, deberá indicarlo en el mismo párrafo.
Solicitud. Este elemento no es obligatorio, sin embargo, si está presente, será más fácil para el empleado cumplir con sus obligaciones en el proceso de trabajo de la manera más eficiente posible. Aquí se pueden registrar diversos materiales del directorio, incluida documentación, protocolo, muestras escritas, impresiones de sellos, etc.

Una descripción del puesto, si se desarrolla bien y de manera competente, es un documento a largo plazo. Puede cambiar si es necesario, haciendo un ajuste significativo en las obligaciones del secretario-secretario, por ejemplo, junto con un cambio estructural en la legislación laboral, la estandarización estatal y otros documentos reglamentarios.

Vale la pena señalar que todas las obligaciones de los secretarios en las distintas etapas son similares entre sí, sin embargo, es difícil establecer un conjunto específico y detallado de obligaciones, por lo que sus actividades están reguladas por un documento reglamentario, que debe observarse estrictamente no sólo por el trabajador, sino también por el propio empresario.

La descripción del puesto de secretaria contiene requisitos para las calificaciones del empleado, establece el procedimiento para su subordinación, nombramiento y despido. El documento describe las responsabilidades funcionales, los derechos del empleado y sus responsabilidades. Los poderes del secretario están determinados por las particularidades de la organización.

Muestra de una descripción de trabajo típica para la secretaria de un gerente

I. Disposiciones generales

1. El secretario pertenece a la categoría de “ejecutantes técnicos”.

2. El secretario depende directamente del director general/jefe de la unidad estructural.

3. El nombramiento o cese de un secretario se realizará por orden del director general.

4. Para el cargo de secretario se designa a una persona con al menos estudios secundarios y al menos un año de experiencia en puesto similar.

5. Durante la ausencia del secretario, los deberes, derechos y responsabilidades funcionales se transfieren a otro funcionario, según se informa en la orden de la organización.

6. El secretario deberá conocer:

estructura organizacional;
normas de etiqueta y comunicación empresarial;
organización del trabajo de oficina;
fundamentos de la legislación civil y laboral de la Federación de Rusia;
reglas para el funcionamiento de equipos organizativos y informáticos;
programas de aplicación (Word, Excel, etc.);
mecanografiado;
Normas de protección laboral, seguridad, protección contra incendios.

7. El secretario en sus actividades se guía por:

Carta de la organización;
legislación de la Federación de Rusia;
reglamento interno de trabajo, otras leyes que rigen la organización;
órdenes e instrucciones de la dirección;
esta descripción de trabajo.

II. Responsabilidades laborales del secretario.

El secretario desempeña las siguientes funciones funcionales:

1. Recibe visitas.

2. Recibe y presenta documentos y declaraciones personales al gerente para su firma.

3. Recibe la correspondencia enviada al gerente para su revisión. De acuerdo con la decisión tomada, se envía a unidades estructurales o personas específicas para su uso en sus trabajos.

4. Realiza comunicaciones utilizando medios de comunicación, registra y transmite información oficial al gerente.

5. Realiza actividades relacionadas con el apoyo técnico y organizativo a la labor del directivo.

6. Redacta solicitudes, cartas y otros documentos en nombre del gerente.

7. Participa en la preparación de reuniones y reuniones organizadas por el gerente. Recopila la información necesaria, se registra, informa a los participantes sobre el lugar, hora de la reunión y agenda. Dirige y prepara actas de reuniones.

8. Organiza viajes de negocios del gerente: compra boletos, alquila transporte, locales.

9. Supervisa la implementación por parte de los empleados de la organización de las instrucciones y órdenes de la dirección.

10. Forma archivos, garantiza la seguridad de los documentos y los transfiere al archivo de manera oportuna.

11. Realiza tareas oficiales individuales del gerente.

III. Derechos

El secretario tiene derecho:

1. Tomar decisiones independientes dentro de su competencia.

2. No comenzar a ejercer sus competencias si existe peligro para la vida o la salud.

3. Exigir a la dirección la creación de condiciones normales para el desempeño de sus funciones oficiales, la seguridad de los bienes materiales y documentos.

4. Recibir información oficial completa para el cumplimiento de sus competencias.

5. Enviar propuestas de racionalización a la dirección para mejorar las actividades de la organización y el propio trabajo.

6. Informar al gerente sobre las deficiencias identificadas en las actividades de la organización y presentar propuestas para su eliminación.

7. Recibir de los empleados de las divisiones estructurales los materiales necesarios y explicaciones de los motivos del incumplimiento de los plazos y la calidad de la ejecución de las tareas e instrucciones de gestión.

IV. Responsabilidad

El secretario es responsable de:

1. Realizar representaciones no autorizadas de los intereses y reuniones de la organización.

2. Resultados de decisiones tomadas, acciones propias.

3. Desempeño inadecuado de los deberes oficiales.

4. Violación de los requisitos de los documentos rectores de la organización.

5. Manejo ilegal de información personal, transferencia de información confidencial, secretos comerciales.

6. Causar daños a la organización, a sus empleados, contratistas o al Estado.

7. Violación de los requisitos de disciplina laboral, reglamentos internos de trabajo, normas de seguridad y protección contra incendios.

8. Violación de las normas de etiqueta y comunicación empresarial.

Secretario de la sesión del tribunal

El secretario del tribunal es un funcionario público y trabaja únicamente en los tribunales. Vela por la labor documental del juez, los juicios y participa en las reuniones. Este funcionario desempeña las siguientes responsabilidades funcionales:

1. Recopila y prepara materiales del caso para su consideración en una audiencia judicial.

2. Lleva actas de la audiencia judicial.

3. Prepara y envía citaciones, convoca a los participantes a la reunión.

4. Prepara casos judiciales de acuerdo con los requisitos legales.

Secretario Secretario

El secretario administrativo es un funcionario que gestiona el flujo de documentos de la organización. Sus tareas incluyen:

1. Realizar conversaciones telefónicas y trabajar con clientes.

2. Vigilar el cumplimiento oportuno de las obligaciones registradas en los documentos.

3. Registro y tramitación de la correspondencia.

4. Traducción de documentos y correspondencia de lengua extranjera.

5. Mantener un archivo de documentos.

Un secretario administrativo en una empresa es un puesto bastante solicitado, cuya vacante a menudo anuncian los empleadores. Este empleado realiza funciones bastante importantes en el procesamiento de grandes volúmenes de documentación diversa. Cada empresa tiene un flujo de documentos que requiere un procedimiento para registrar y almacenar documentos.

La dirección específica de cada empresa individual depende del tipo de sus actividades y del número de documentos internos y externos que se procesan. Los tipos de actividades de la empresa se determinan en sus estatutos. En las estructuras gubernamentales, en el ámbito jurídico y municipal, incluso en el ámbito de la educación (guarderías, escuelas) y la medicina (clínicas, hospitales), existe un enorme volumen de flujo de documentos. Esto también se aplica a las actividades científicas y de personal.

Para una organización, un aspecto importante de sus actividades es realizar correspondencia comercial, realizar negociaciones y firmar contratos. El volumen interno del flujo de documentos depende de estos factores. Por tanto, la exigencia y el grado de importancia del trabajo de secretaria-empleado es bastante elevado.

¿Qué requiere la profesión de secretario administrativo?

A primera vista, esta profesión es bastante aburrida y rutinaria. Sin embargo, las responsabilidades inmediatas del secretario de la oficina no solo incluyen trabajar con documentos, sino también comunicarse con socios, clientes y empleados. Además, en las grandes empresas el volumen de flujo de documentos es bastante grande y sólo un profesional puede manejarlo de forma eficaz y rápida. Por lo tanto, casi cualquier empresa cuenta con una secretaria-empleada a tiempo completo. Sus principales tareas:

estructurar, procesar y mantener registros del flujo de documentos;
hacer y recibir llamadas, negociar con clientes;
manejar la correspondencia entrante y saliente;
documentación de control preparada por otros empleados;
enviar documentación para su almacenamiento en el archivo.

Un solicitante que solicite el puesto de secretario-secretario está sujeto a los siguientes requisitos de calificación:

tener una educación adecuada: educación primaria vocacional o secundaria, formación teórica especial, conocer las normas y reglas del trabajo de oficina;
tener habilidades profesionales en gestión documental;
saber manejar equipos de oficina, dominar el uso de una computadora, conocer programas de oficina;
Comunicarse de forma cortés y competente con clientes, socios y empleados.

Estos requisitos se aplican al secretario. Las responsabilidades de un currículum generalmente las proporciona el empleador en un anuncio de un puesto vacante.

Además de los conocimientos y habilidades, el solicitante del puesto de secretaria de oficina debe tener cualidades personales adecuadas para este puesto.

La opción ideal sería una persona cuyo carácter y cualidades cumplan con los siguientes requisitos:
una mente analítica que te permitirá analizar un gran volumen de documentación con la máxima rapidez y tomar las decisiones correctas;
la capacidad de concentrarse en un problema durante mucho tiempo;
capacidad para realizar varias tareas simultáneamente, por ejemplo, realizar llamadas a clientes y procesar documentos;
buena memoria para recordar una gran cantidad de información;
alto sentido de responsabilidad;
buena voluntad;
habilidades de comunicación;
discurso claro y competente;
carácter tranquilo y resistencia al estrés, en caso de que el trabajo requiera un ritmo rápido y grandes volúmenes;