Preguntas para una entrevista con la secretaria en la recepción. Entrevista al secretario. Cómo entrevistarse con éxito para un puesto de secretaria

¿Cómo comportarse en una entrevista? La mejor opción es comportarse en una entrevista a gusto. Esto puede resultar difícil, especialmente si es un profesional nuevo que se entrevista con el director de recursos humanos o el presidente de la empresa. A menudo, arbitrariamente o no, una candidata a secretaria se pone nerviosa durante una entrevista. Intenta imaginar que esto no es un examen, sino diálogo. Su entrevistador es su socio con quien simplemente está hablando. Después de todo, una entrevista no es un interrogatorio de la Gestapo, es sólo una conversación. Si aprietas demasiado fuerte, la impresión sólo empeorará. Pero si aún así no logras estar tranquilo y estás temblando como una hoja durante la entrevista, puedes simplemente decir: “Lo siento, estoy un poco preocupado”. Un entrevistador competente intentará entonces decir algo para calmar la situación. O al menos él te entenderá.

Digamos que en este momento tiene una buena comprensión teórica sobre cómo trabajar con el programa, pero es muy fácil de aprender y estará feliz de aprender el programa al nivel requerido en poco tiempo. Si esto es lo único que necesita para aceptar el puesto, tal vez el empleador aún lo contrate (con la condición de que aún aprenda el programa).

Cómo entrevisto a las secretarias

Las secretarias de recepción "descienden" más probablemente de los empleados de oficina ("que saben leer y escribir, pero no tienen cortesía ni diplomacia"). Sólo aquellos que entendían el significado de una sonrisa y diligencia eran ascendidos a rangos superiores. Ahora, como antes, sólo el secretario que combina

A menudo yo mismo llamo a las secretarias, y en esta etapa, por regla general, "verdaderas damas", que se definen con las palabras “ikhniy”, “tutova”, “tama”, “llamadas”, “acuerdo”, “catálogo”, "¡¿Qué es?!", "Hablando brevemente" y (mi “fi” personal) "Sotik". Para tales candidatos, inmediatamente se me ocurre un horario de trabajo terrible, salarios más bajos, elimino beneficios adicionales, es decir, todo lo que las "verdaderas damas" no se rebajarán. "No, bueno, ¿qué es esto de todos modos?" ¡Ni siquiera te obligarán a comer! Generalmente guardo silencio sobre la construcción de frases. Las "verdaderas damas" en la mayoría de los casos no se "molestan" con esto.

Cómo y qué decir durante una entrevista para el puesto de secretaria: pruebas, preguntas y respuestas

Cuando hables de ti mismo, no hables de dificultades económicas o problemas de salud. No se pueden plantear temas religiosos y políticos. No des valoraciones negativas a nada ni a nadie. De ti sólo deben surgir emociones positivas y buena voluntad hacia todo lo que te rodea.

Formatear un currículum es un tema especial. El deseo de pintar una hoja de papel con todos los colores del arcoíris y monogramas de diversas fuentes extravagantes lleva a que el líder potencial ni siquiera lea el texto. Un currículum es un documento y debe escribirse en una fuente única y estricta del mismo color, resaltando los puntos más importantes en negrita y cursiva. Cada bloque debe estar claramente estructurado y separado de los demás por un subtítulo.

Entrevista de secretaria: cómo elegir un subgerente, asistente y gerente de oficina

¿Tienes que comunicarte a menudo con extraños?
¿Con qué tipo de personas te resulta más fácil interactuar?
¿Le resulta más fácil expresar sus pensamientos y puntos de vista por escrito u oralmente?
¿Puedes iniciar una conversación primero? ¿Esto te hace sentir incómodo?
¿Qué no te gusta de la gente? ¿Siempre intentas decirle honestamente a la gente cosas desagradables o prefieres guardarte tus emociones para ti mismo?

No olvide preguntar al candidato al puesto de secretario sobre todas las funciones desempeñadas en el lugar de trabajo anterior, planes de futuro y valoración de sus propias capacidades, así como sobre los motivos que le impulsaron a buscar trabajo. Las respuestas que recibas te ayudarán formar un retrato psicológico empleado potencial más completo.

discurso comercial correcto: los libros de texto de estilística le ayudarán;
conocimiento básico del idioma inglés (por supuesto, no puedes aprenderlo desde cero en unos días, pero no llevará mucho tiempo actualizar tus conocimientos anteriores);
una comprensión clara del trabajo de oficina;
conocimiento de los conceptos básicos de la etiqueta;
capacidad para operar equipos de oficina: impresora, escáner, fax;
mecanografía rápida (Internet está lleno de programas especiales que le ayudarán a acostumbrarse a escribir con dos dedos);
Trabajo rápido en Word y Excel.

Inmediatamente antes de la entrevista, preste la debida atención a su apariencia. El dicho “a alguien se conoce por su ropa” es relevante para una chica que se ofrece como candidata al puesto de secretaria, más relevante que para cualquier otra persona. La secretaria es la cara de la empresa.

Selección para el puesto de secretaria de recepción, preguntas de la entrevista.

Veo que llevas un año entero trabajando en la empresa Home Helpers. ¿Te gusta trabajar allí?
¿Cuánto crees que te ayudará tu experiencia laboral en este puesto?
¿Puedes contarnos alguna situación en la que tuviste que hacer varias cosas al mismo tiempo?
Uno de los secretarios jóvenes en el área de recepción es un hombre mayor que tú. ¿Crees que tendrás problemas porque te conviertas en su jefe?
¿Qué significa el concepto de “atención al cliente”?

Revise la lista de preguntas y elija la que crea que le dará mejores resultados. Explique su elección y las razones por las que rechazó las otras listas.
Formule preguntas adicionales (no más de cinco) de varios tipos que definitivamente le haría al candidato y explique su propósito.

Cómo entrevistarse con éxito para un puesto de secretaria

En tu monólogo es recomendable utilizar lo menos posible el pronombre “yo”, reemplazándolo por “nosotros”, “nuestra empresa”, etc. En la historia, no es necesario que hables de tu salud o de tus dificultades financieras, no debes hablar demasiado de las empresas para las que trabajaste y no debes hablar de tu exjefe.

Las pruebas para un aspirante al puesto de secretario se desarrollan de tal manera que se compruebe su comportamiento en una situación particular difícil que le será simulada. También es posible que haya una entrevista estresante para hacer perder los estribos al candidato al puesto. Esto se lleva a cabo para determinar su grado de resistencia al estrés.

La historia de cómo buscaba un asistente personal.

Un mes y medio después, después de estudiar cien currículums y realizar una docena y media de entrevistas, estuve a punto de desesperarme. No, rendirme no era parte de mis planes, entendí que tarde o temprano encontraríamos a alguien adecuado. Pero ya no esperaba completar la operación antes de fin de año.

En esta etapa me esperaba otro descubrimiento. La cosa es que trabajo tiempo completo. Por lo tanto, sólo pude realizar la entrevista por la noche. Cuando acepté participar en la selección de un asistente, me pareció que sería conveniente para todos. Después de todo, cuando yo mismo estaba buscando trabajo, programar una entrevista a las 19:00 fue un éxito increíble.

Preguntas de la entrevista para una secretaria

Por ejemplo, sabes con seguridad que necesitas una persona que se dedique exclusivamente a trabajar con los medios y, además, no pida souvenirs para el Año Nuevo ni haga publicaciones en las redes sociales. En este caso, las habilidades clave del empleado son la capacidad de trabajar con la prensa y procesar una gran cantidad de información diariamente. Esta persona debe ser sociable, no, incluso muy sociable. Sí, es trillado y banal, pero es cierto. El secretario de prensa debe poder recopilar información dentro de la empresa y captar constantemente las tendencias emergentes. Una persona así puede convertir una frase que escuchó de un empleado en el pasillo en un artículo completo y que sea realmente interesante para los medios.

A. ¿Cuáles son las características del proyecto/empresa? ¿Necesita darse de baja del Twitter de un líder hiperactivo cada hora y dar ideas provocativas a los periodistas, o simplemente estar en el lugar, enviando una vez al mes comunicados de prensa acordados y vueltos a acordar, de los cuales se elimina todo lo interesante?
P. ¿Quién es la cara del proyecto? ¿A quién necesita para consolarse: a una chica dulce e inteligente, a un marimacho intelectual o al rubio cardenal Peskov? Hay tantos tipos de directivos como secretarios de prensa.
C. ¿Cuál es el alcance del proyecto? Si el candidato proviene de una zona “brillante”, entonces difundir la política del partido Rusia Unida será malo o al menos extraño.
D. ¿Qué funcionalidad buscamos? Sólo interacción con los medios de comunicación o una amplia gama de poderes (impresión, eventos, alivio psicológico, etc.).
E. Costo.

Voy a una entrevista para un puesto de secretaria.

¿Es esto una estafa? Yo mismo trabajo como subgerente, gano solo 70 mil, pero al mismo tiempo tengo 8 años de experiencia laboral, buenos conocimientos de inglés y trabajo de oficina. Así que no te creo, autor, y tu tema es otro intento de provocar riñas sobre el tema de que todas las secretarias se acuestan con sus jefes y durante las entrevistas miran a la figura y no al profesor. calidad. Es una completa estupidez, los gerentes necesitan un asistente, no una basura, un jefe que se precie nunca se comunicará con la secretaria, así como una secretaria que se precie no hará preguntas en el foro como usted, Autor

¡¡Lika, eres muchísimo a quien buscar!! “Chicas, mi pregunta principal es cómo saber durante una entrevista si el gerente espera intimidad. ¿Cómo vestirse para complacerlo? ¿Lo considerará demasiado abiertamente frívolo? Si no quieres tener intimidad con él en el futuro, o en el futuro, ¿por qué te vestirías de tal manera que le agradaras? Qué pesadilla. Y estas son las primeras preguntas que le preocupan. Sobre la intimidad y cómo vestirse. Ni una palabra en el tema sobre el prof. calidades, condiciones de trabajo, etc. Autor, simplemente me sorprende cómo la tierra transporta a personas así (
Y luego, si el oficial de personal "insinuó", ¿no le molestó? Si no quieres acostarte con él, no vayas allí. Y si esas sugerencias no te molestan, bienvenido.

05 de agosto de 2018 500

Evaluación de alfabetización

Invite al candidato que se entrevista para el puesto de secretario a completar cualquiera de los dictados interactivos presentados en el sitio web gramota.ru. Debe seguir el enlace al sitio web http://www.gramota.ru/class/coach/idictation/, seleccionar el texto, completar las celdas vacías eligiendo una de las opciones propuestas, hacer clic en "Verificar" - se produce la verificación automáticamente, e inmediatamente recibirás la respuesta de cuántos errores se cometieron en el dictado.

Texto de ejemplo:
Nunca imprimo no sólo las cartas que me han confiado para transmitirlas a otros, sino también las que accidentalmente caen en mis manos; No hay persona que esté menos interesada que yo en los asuntos ajenos y que intente espiarlos.
En la memoria de nuestros padres, el señor de Boutieres estuvo a punto de perder Turín porque, sentado a la mesa en agradable compañía, no leyó inmediatamente la noticia que había recibido sobre las traiciones que se estaban tramando en la ciudad cuya defensa estaba a cargo. Del mismo Plutarco supe que Julio César habría evitado la muerte si, yendo al Senado el día en que fue asesinado por los conspiradores, hubiera leído la nota que le habían entregado. Plutarco también habla del zar Iván de Archia, que la víspera de aquel día en que Pelópidas llevó a cabo su plan para matarlo y devolver la libertad a su patria, otro Archie, un ateniense, le describió con gran precisión en una carta todo lo que se estaba planeando contra él; pero como este mensaje fue entregado a Arquias durante la cena, lo dejó a un lado y no imprimió la carta, pronunciando las palabras que desde entonces se han convertido en un proverbio en Grecia: "Negocios, ¡hasta mañana!"
(Dictado basado en un extracto del libro de Michel Montaigne)

"Experimentos" preparados
I. Baránov
estudiante de décimo grado
"Liga de Escuelas"

Código de vestimenta + inglés

Invite al candidato a traducir el documento siguiente y expresar su opinión sobre la validez de cada punto: ¿está de acuerdo con todos los puntos? ¿Cuáles serían cancelados? Justificar.

Texto:
Principios del código de vestimenta corporativo.
Establecer principios de vestimenta para el trabajo tiene como objetivo evitar malentendidos y garantizar que en el contacto con personas ajenas a la empresa nuestros empleados se presenten de manera profesional, dando evidencia de la profesionalidad de toda nuestra organización. Esto no significa, sin embargo, que todas las situaciones requieran un estilo igualmente formal y oficial. En general se aceptan dos estilos de vestir: formal e informal (el llamado business casual).
La vestimenta formal es obligatoria para todas las personas que, en representación de la empresa, están en contacto con personas externas, por ejemplo, visitando a los clientes o trabajando en la recepción, participando en reuniones con los clientes, reparando equipos de audio y vídeo durante la presentación a los invitados, etc. Quien no esté seguro de si un día determinado tendrá alguna reunión con personas de fuera, debe estar preparado para todas las posibilidades y tener a su disposición ropa formal.
La ropa informal (casual) es posible en una situación en la que, en un día determinado, el empleado no tiene reuniones con personas ajenas a la empresa, no actúa como representante de su empresa externamente y mientras esté en la oficina no tendrá Contacto directo con los huéspedes. En tales situaciones, "business casual" es vinculante, es decir, Ropa cómoda, casual pero elegante.

M. Kondratenko
Centro Tecnológico de RRHH

Asuntos Generales

1. El visitante llegó a la recepción durante 15 minutos. antes de la hora señalada. Tus acciones. Justificar.
2. Un visitante que tiene una cita con el responsable de la empresa lleva 5 minutos esperando. En ese momento, el gerente le dice por teléfono que estará allí solo en 15 minutos. ¿Tus acciones?
3. Imagine que necesita elegir el proveedor óptimo de material de oficina para su empresa. ¿Por dónde empiezas?
4. Debe informar al gerente que los obsequios pedidos para el cumpleaños de uno de los empleados clave de la empresa llegarán dos días después del pedido (esto no es culpa suya). Describe cómo saldrás de la situación.
5. Eres director de oficina y estás contratando personal para la secretaría. ¿En base a qué parámetros contratará personal? ¿Qué cualidades clave de los empleados serán importantes para usted? Justificar.
6. ¿Qué documentos y certificados debe tener el secretario para poder cumplir con la orden del gerente de realizar una reunión de producción? ¿Cómo debemos abordar este asunto?
7. ¿Qué necesita el secretario para levantar acta de la reunión?
8. ¿Con qué material de oficina debe estar equipado el lugar de trabajo de un directivo? ¿Cómo debería controlar esto el secretario?
Clave: la respuesta evalúa la lógica general, la capacidad de establecer prioridades, la capacidad de asumir responsabilidades y la comprensión de los métodos óptimos de interacción para un tipo determinado de cultura corporativa. Se aceptan preguntas aclaratorias del candidato.

S. Ivanova
Del libro "Candidato. Recién llegado. Empleado"

V. Pustozerova
Editor jefe adjunto
revista "Kadrovik",
abogado

Preguntas sobre conocimientos del trabajo de oficina.

1. ¿Existe algún documento oficial que establezca los requisitos para la elaboración de documentos internos de una organización? ¿Qué tipo de documento es este?
Clave: Resolución de la Norma Estatal de Rusia de 03.03.2003 N 65-st “Sobre la adopción e implementación de la norma estatal de la Federación de Rusia” (junto con el “Sistema unificado de documentación. Sistema unificado de documentación organizativa y administrativa. Requisitos para la preparación de documentos. GOST R 6.30-2003 "). En mi opinión, basta con saber que el documento existe, que es GOST R, así como su nombre aproximado.

2. ¿Qué detalles del documento conoces?
Clave: al preparar y procesar documentos, utilice los siguientes detalles:
01 - Emblema estatal de la Federación de Rusia;
02 - escudo de armas de una entidad constitutiva de la Federación de Rusia;
03 - emblema de la organización o marca registrada (marca de servicio);
04 - código de organización;
05 - número de registro estatal principal (OGRN) de una entidad jurídica;
06 - número de identificación del contribuyente/código de motivo de registro (TIN/KPP);
07 - código de formulario del documento;
08 - nombre de la organización;
09 - información de referencia sobre la organización;
10 - nombre del tipo de documento;
11 - fecha del documento;
12 - número de registro del documento;
13 - enlace al número de registro y fecha del documento;
14 - lugar de compilación o publicación del documento;
15 - destinatario;
16 - sello de aprobación del documento;
17 - resolución;
18 - título del texto;
19 - marca de control;
20 - texto del documento;
21 - marca sobre la presencia de la aplicación;
22 - firma;
23 - sello de aprobación del documento;
24 - aprobación del documento de visa;
25 - impresión del sello;
26 - marca en la certificación de la copia;
27 - marca sobre el intérprete;
28 - marca sobre la ejecución del documento y su envío al expediente;
29 - marca al recibir el documento por parte de la organización;
30 - identificador de la copia electrónica del documento.

3. ¿Qué tipo de documentos son órdenes e instrucciones?
Clave: las órdenes e instrucciones se refieren a documentos administrativos (organizativos y administrativos).

4. ¿Cómo se debe formatear el nombre de la organización: el autor del documento y la información de referencia?
Clave: el nombre de la organización autora del documento debe corresponder al nombre consagrado en sus documentos constitutivos.
Sobre el nombre de la organización indique el nombre abreviado y, en su defecto, el nombre completo de la organización matriz (si corresponde).
Los nombres de las organizaciones de las entidades constitutivas de la Federación de Rusia que, junto con el idioma estatal de la Federación de Rusia (ruso), tienen el idioma estatal de las entidades constitutivas de la Federación de Rusia, están impresos en dos idiomas.
El nombre de la organización en el idioma estatal de la entidad constituyente de la Federación de Rusia u otro idioma se encuentra debajo o a la derecha del nombre en el idioma estatal de la Federación de Rusia.
El nombre abreviado de la organización se proporciona en los casos en que esté consagrado en los documentos constitutivos de la organización. El nombre abreviado (entre paréntesis) se coloca debajo o detrás del nombre completo.
Se indica el nombre de la sucursal, oficina territorial, oficina de representación si es el autor del documento, y se ubica debajo del nombre de la organización.

5. ¿Qué detalles se consideran datos de referencia sobre la organización?
Clave: la información de referencia sobre la organización incluye dirección postal, número de teléfono y otra información a criterio de la organización (números de fax, números de télex, cuentas bancarias, dirección de correo electrónico, etc.).

6. ¿Es posible utilizar el formulario general de la organización para emitir órdenes?
Clave: para emitir un pedido se utiliza la forma general de la organización, el nombre del documento (pedido) es un detalle obligatorio. Es posible que una organización tenga un estilo corporativo especialmente desarrollado para los documentos internos, en cuyo caso existe un formulario de pedido especial.

7. ¿Cómo determinar qué número de registro se le debe dar a un documento?
Clave: el número de registro de un documento consta de su número de serie, el cual puede complementarse a criterio de la organización con un índice de casos según la nomenclatura de casos, información sobre el corresponsal, albaceas, etc.
El número de registro de un documento elaborado conjuntamente por dos o más organizaciones consta de los números de registro del documento de cada una de estas organizaciones, separados por una barra en el orden en que se indican los autores en el documento.
La referencia al número y fecha de registro del documento incluye el número de registro y fecha del documento al que se debe dar respuesta.

8. ¿Cuáles son los plazos de conservación de los documentos (información, certificados, resúmenes, información, memorandos) para las principales actividades sectoriales (específicas) de la organización, y cuáles para las operativas?
Clave: los plazos de almacenamiento de diversos documentos se establecen mediante la Lista de documentos de gestión estándar generados en las actividades de las organizaciones, que indican los plazos de almacenamiento, aprobados. Rosarkhiv 06.10.2000 (modificada el 27.10.2003). La información, certificados, resúmenes, información e informes sobre las principales actividades industriales (específicas) de la organización se almacenan de forma permanente y para las actividades operativas de la industria (específicas), durante 5 años.

9. Si la orden especifica varios ejecutores, ¿cuántas copias de la orden se deben entregar al jefe de la organización para que la firme?
Clave: el jefe de la organización firma el original, también se le llama primera copia, lo cual no está del todo claro con la tecnología de oficina moderna, pero antes era la hoja de papel superior en una máquina de escribir, el resto se imprimía utilizando hojas de copia. Es la orden firmada que se archiva en el expediente. Se hacen copias para todos los artistas.

Leer también

Caso para el gerente de recursos humanos
Preguntas para el director de recursos humanos
El método del caso como uno de los métodos de evaluación del personal.
La evaluación del personal mediante métodos de casos se está volviendo cada vez más popular en las empresas rusas. Los oficiales de personal están pasando gradualmente de los cuestionarios de selección a la evaluación rápida utilizando técnicas proyectivas. Hace tiempo que llegué a la conclusión de que los métodos proyectivos en la selección de personal tienen una serie de ventajas.

Artículos en esta sección

Técnica de psicotipado de la personalidad como herramienta para especialistas de RRHH y servicios de personal.
Incrementar la eficiencia del departamento de RRHH o del servicio de personal es una cuestión en la que el responsable de casi cualquier empresa grande o mediana piensa más de una vez durante la semana laboral. Un moderno servicio de RR.HH. (Recursos Humanos) opera en modo multitarea. Sus empleados...
Cómo hacer estuches de trabajo con tus propias manos: instrucciones paso a paso
Evaluación del personal: no es un conocido ciego
La evaluación del personal no es una moda, sino una necesidad objetiva a la hora de contratar nuevos empleados, considerar candidatos a ascensos, reorganizar una empresa, optimizar la estructura de gestión y elegir formas de motivación. La evaluación del personal siempre se ha realizado, pero hasta hace poco no existían métodos eficaces para ello; Tenía que confiar únicamente en la experiencia subjetiva del gerente o del oficial de personal. Pero las condiciones están cambiando y los principios que han existido inquebrantablemente durante muchos años resultaron ineficaces, y una empresa que depende de un equipo así formado no es competitiva.

Un empleado es una persona que gestiona el flujo de documentos de la empresa, a menudo desempeñando simultáneamente las funciones de secretaria-asistente y cumpliendo con los requisitos personales del jefe.

Si decide someterse a una entrevista de secretario, debe saber y poder:

Mantener el flujo de documentos.
Registrar y procesar correspondencia.
Realizar conversaciones telefónicas y trabajar con clientes.
Mantener un archivo de documentos.
Conocer las disposiciones básicas del sistema estatal de mantenimiento de registros, normas y reglamentos de documentación.

En primer lugar, prepárate mentalmente para la entrevista y prepárate físicamente. Duerma bien por la noche, use ropa de negocios y simplemente relájese.

Si ve la necesidad, revise los conceptos básicos de la gestión de documentos y otros conocimientos teóricos.

Dado que tu futuro puesto estará directamente relacionado con el orden y el rigor en la ejecución de las tareas, asegúrate de llegar a tiempo y demostrar que eres una persona responsable y ordenada.

Preguntas de entrevista

¿Cuál es su educación (debería ser economía, archivística o documentación)?
¿Tiene una PC y equipo de oficina (si no es así, es mejor que primero tome cursos de informática)?
¿Eres una persona sociable?
¿Tienes experiencia en un puesto similar?
¿Qué tan ordenado y organizado eres?

Si tu entrevista se limita a una entrevista, tienes mucha suerte. Pero muy a menudo los responsables deciden comprobar el suyo mediante una prueba adecuada.

En las pruebas te puedes encontrar con una variedad de preguntas: sobre la definición de un documento, sus detalles, sobre la certificación de firmas, la fecha del protocolo, etc.

Para aprobar dicho examen, simplemente puede sacar su libro de texto de gestión de documentos, buscar un examen universitario regular e intentar aprobarlo con honores.

Conclusión

Trate de ser lo más sereno y seguro posible.

Dado que la profesión de empleado requiere perseverancia, precisión y conocimiento del asunto, es necesario demostrar que tiene todos los conocimientos y habilidades, así como cumplir con los requisitos.

La secretaría es una especie de centro de coordinación de cada organización.

Existe la idea errónea de que cualquier persona competente puede desempeñar las funciones de secretaria.

Sin embargo, este no es el caso, y un candidato al puesto de secretario debe tener una serie de cualidades profesionales para desempeñar todas las funciones.

Funciones básicas de una secretaria

Las responsabilidades del secretario del director de cualquier organización incluyen las siguientes tareas::

recibir y enviar correspondencia;
mantenimiento de registros (creación y recepción de documentos, procesamiento de materiales necesarios para el trabajo de la organización y del gerente personalmente, etc.);
organizar reuniones y negociaciones del gerente, obtener información para el gerente y enviar sus resoluciones a los empleados;
preparar reuniones y reuniones y organizarlas;
crear las condiciones necesarias para el trabajo de un gerente en su oficina;
contactos con visitantes y clientes de la organización en persona y mediante conversaciones telefónicas;
ingresar la información necesaria en el banco de datos e imprimir la información requerida por el gerente u otros empleados del mismo.

En base a estas funciones, el secretario debe conocer:

conceptos básicos del trabajo de oficina y archivo moderno;
fundamentos de legislación laboral y derecho administrativo;
reglas de comunicación comercial y redacción de documentos comerciales;
reglas para organizar el trabajo de un gerente.

Características personales

Organización, amabilidad, resistencia al estrés: estas son las principales características que debe tener una secretaria.

Cada visitante de la empresa se reúne con la secretaria y todos sus empleados tienen contacto en relación con sus funciones oficiales. El secretario debe comunicarse con calma y con una sonrisa constante con todos, a pesar de su estado de ánimo y su propio bienestar.

El secretario debe tener habilidades y habilidades organizativas, capacidad de autoorganización..

Los gerentes valoran especialmente la capacidad de adaptarse rápidamente en situaciones atípicas, tomar la iniciativa en la organización del trabajo de la empresa y actuar en algunos casos sin instrucciones especiales.

Considerando el currículum de una secretaria

Las preguntas de la entrevista para una secretaria son muy importantes, pero todo comienza con la revisión del currículum del candidato.

El objetivo principal de cualquier currículum es presentar las habilidades profesionales y cualidades personales necesarias para un puesto en particular.

Un currículum correctamente redactado es una autopromoción diseñada para interesar al empleador..

Debe diseñarlo de tal manera que quiera reunirse con usted y hablar con usted.

Vale la pena redactar un currículum basado en un empleador específico. No se puede utilizar el mismo texto de currículum universal para que el puesto de secretario se aplique a todas las organizaciones a la vez.

Antes de redactar un currículum, estudie los requisitos de una vacante específica y redacte el texto en base a ellos. Si el anuncio contiene solicitudes especiales, no olvide marcar su cumplimiento.

La educación, la experiencia y las habilidades laborales son los principales puestos a los que las personas prestan atención al seleccionar candidatos a secretariado, por lo que deben presentarse de la manera más favorable. Es necesario indicar que el candidato al cargo de secretaria es puntual, eficiente, sociable y resistente al estrés.

Uno de los requisitos del currículum es proporcionar una fotografía.. No hace falta que pongas una foto tuya relajándote a la orilla del mar, divirtiéndote en una discoteca u oliendo flores en el campo. Su tarea es demostrar que es una persona de negocios, así que presente una fotografía en un entorno empresarial que muestre claramente su rostro y su mirada inteligente.

Vuelva a leer el texto varias veces y compruebe si hay errores. No deben estar en el currículum bajo ningún concepto, ya que la secretaria debe estar alfabetizada. En el proceso de trabajo, tendrá que corregir los errores de los empleados e incluso del gerente, pero ¿cómo lo hará si no puede redactar de manera competente su propio documento?

Preparándose para una entrevista

Cada organización específica tiene sus propias particularidades de trabajo, por lo que antes de la conversación es necesario conocer lo más posible sobre ella y el área en la que se desarrollan sus actividades.

Reglas para la conversación

Y ahora con más detalle sobre el tema: entrevista con la secretaria, preguntas y respuestas.

Al comienzo de la entrevista, tradicionalmente se les pide que hablen sobre ellos mismos, por lo que es mejor pensar de antemano en el monólogo.

Cuéntanos sobre tu educación y el comienzo de tu carrera, pero no por mucho tiempo..

Se debe prestar especial atención a la descripción de las cualidades profesionales, hablar sobre la experiencia laboral, centrándose en la capacidad para organizar el trabajo y así lograr resultados.

Al describir el trabajo, utilice menos frases "yo hice", "yo organicé". Es mejor decir "nuestra empresa", "el departamento bajo mi dirección", "yo organicé el trabajo en...".

Compórtate tranquilo, no bajes la vista a la mesa.. Pero no permita la arrogancia: este es un camino directo al fracaso. Intentar presentarse como un empleado ideal no conduce a nada bueno.

Es mejor crear una impresión de uno mismo como una persona que lucha por desarrollarse. A los jefes no les gusta que alguien se crea más inteligente que ellos.

Su tarea es dar la impresión de una persona educada, segura de sí misma, pero sin mostrar arrogancia, lista para convertirse en asistente del gerente en la organización del trabajo de su empresa.

Escuche atentamente a su interlocutor e intente utilizar algunas de sus propias palabras en su respuesta. El comienzo de la respuesta pueden ser las frases: “¿Estás diciendo que…”, “Si entendí bien, te interesa…”.

En cualquier caso, compórtate con dignidad, no grites. Incluso el fracaso en una entrevista no es el final de la vida ni un desastre, sino una determinada experiencia de vida. Si recuerdas esto, la tranquilidad y la confianza estarán garantizadas.

Como ves, pasar una entrevista para el puesto de secretaria no es tan difícil, lo principal es seguir ciertas reglas.

Y te invitaron a una entrevista. ¿Que sigue? Cómo comportarse en una entrevista Y cómo pasar una entrevistaÉstas son quizás las preguntas más importantes en esta etapa. En este artículo compartiré con ustedes mis observaciones sobre entrevista con la secretaria. Por cierto, estas recomendaciones te ayudarán no solo entrevista con la secretaria, pero también en las entrevistas para otros puestos.

Me gustaría señalar de inmediato que a pesar de la abundancia de literatura sobre el tema " cómo pasar una entrevista", ninguna de estas publicaciones puede garantizarle empleo. Como regla general, además de las calificaciones que se esperan de un futuro empleado, el empleador suele tener algún tipo de "imagen" de cómo es el candidato ideal para el puesto. Y aunque conocer ciertas técnicas y reglas de entrevista ciertamente aumentará sus posibilidades de obtener el puesto que desea, no es una garantía. Puede haber varias razones para no aprobar una entrevista: desde errores cometidos durante la entrevista hasta el banal "la imagen no coincide".

Les daré dos ejemplos de este último. Trabajé con éxito como secretaria en una empresa maravillosa. Me gustó mucho el trabajo, pero después de un tiempo quise “crecer” profesionalmente. En ese momento, había una vacante disponible como asistente del presidente de la empresa. Envié mi currículum para este puesto, pero lamentablemente no fui seleccionado. El presidente de la empresa me dijo que tengo excelentes calificaciones y experiencia, y soy un excelente empleado, pero en este puesto le gustaría ver a una persona con al menos diez años. más viejo. Mientras me entrevistaba en otra empresa para el puesto de subdirector, me quedó claro que por alguna razón querían a una persona con una apariencia modelo para este puesto.

Como puede ver, la negativa no siempre es una consecuencia directa de su falta de calificaciones o de errores. Entonces, si bien la entrevista debe consistir en sacar a relucir sus talentos al máximo posible, trátela como un juego en el que es posible ganar y perder.

Generalmente se lleva a cabo en varias etapas. En primer lugar, se realiza una entrevista con el responsable de RR.HH. Primario entrevista con la secretaria Puede realizarse por teléfono o en persona. A continuación, podrás hablar con el director de RR.HH. y luego con el presidente de la empresa. O viceversa, primero con el jefe inmediato (si este no es el presidente o el director), y luego con el director de RRHH. También es muy probable que se realicen pruebas, tanto profesionales como psicológicas.

A cualquiera entrevista con la secretaria Necesito prepararme. Es importante entender que una entrevista es un proceso. bilateral No es un examen del que dependerá tu nota. No solo lo están evaluando a usted, sino que también está evaluando a la empresa en cuanto a cuánto desea trabajar para ella. Por lo tanto, prepararse para una entrevista es principalmente para su beneficio.

Lo primero que debe hacer después de recibir una invitación para entrevista con la secretaria- vaya al sitio web de la empresa. Creo que acudir a una entrevista con una empresa sin estudiar información sobre la misma es inaceptable, aunque según mi experiencia entrevistas con secretaria(y no solo) hubo muchos casos de este tipo. No recuerdo ni una sola vez en la que se haya invitado a trabajar a un empleado así. Esto no siempre está directamente relacionado con el hecho de que el empleado no leyó la información del sitio, sino que puede deberse a una falta de interés en la empresa, y esto puede manifestarse en cualquier otro momento.

Entonces, lea la información en el sitio web: qué hace la empresa, cuál es su misión, cuáles son sus objetivos, cómo planea seguir desarrollándose. Algunas empresas incluso publican sus prioridades de recursos humanos y oportunidades para el crecimiento de sus empleados. ¡Estudialo todo! No te arrepentirás. De hecho, cuanta más información de este tipo haya en el sitio web de una empresa, mejor para usted. Es peor cuando no hay nada en absoluto.

Con el fin de pasar la entrevista, después de haber estudiado las principales actividades de la empresa, vuelva a examinar detenidamente ver la descripción del trabajo, al que envió su currículum. Muy a menudo durante una entrevista se pregunta qué es lo que más le atrajo de una determinada vacante. La respuesta fue un silencio sepulcral. Nada me atrajo. Se movía a cualquier parte, sólo para moverse. Esta actitud hacia usted mismo y su trabajo futuro es inaceptable. Rebobina y comienza de nuevo.

Coge una libreta y anota las dudas que tengas: sobre la empresa, sobre el puesto, sobre responsabilidades.