Regeln für das Anbringen von Stempeln und Unterschriften auf Dokumenten. Wenn Sie Dokumente drucken müssen. Original und beglaubigte Kopie: Was ist der Unterschied?

Da also alle Organisationen über ein Siegel verfügen müssen, stellt sich nur die Frage: Auf welchen Dokumenten muss es vorhanden sein? Der Zweck des Anbringens eines Siegelabdrucks besteht darin, die Echtheit der Unterschrift eines Beamten auf Dokumenten zu bestätigen. Es gibt kein allgemeines Verfahren, das die Anbringung eines Stempels auf allen Dokumenten vorschreibt, die die Unterschrift eines Beamten enthalten. In einigen Fällen sieht die Gesetzgebung jedoch immer noch die Notwendigkeit der Anbringung eines Siegels vor. Schauen wir uns einige davon an.

Vereinbarung

Das Zivilrecht verlangt kein Siegel für Verträge. Die Regelung, dass der Vertrag und seine Änderungen von den Vertragsparteien gesiegelt werden müssen, findet sich jedoch teilweise im Vertragstext selbst. In diesem Fall kann das Fehlen eines Siegels Folgendes zur Folge haben:

Anerkennung der Schriftform der Transaktion als Nichteinhaltung. Dies bedeutet, dass sich die Parteien in Streitigkeiten nicht auf Zeugenaussagen berufen können;

Anerkennung eines Vertrages als ungültig, wenn eine solche Folge im Vertrag ausdrücklich vorgesehen ist.

Hier ein Auszug aus dem Vertrag, in dem die Pflicht zur Versiegelung geregelt ist.

9. Diese Vereinbarung sowie alle Anhänge, Ergänzungen und Änderungen dazu sind nur gültig, wenn sie schriftlich erfolgen, von bevollmächtigten Vertretern unterzeichnet und von den Parteien versiegelt werden.

Käufer Verkäufer:

Generaldirektor von Alpha LLC, Generaldirektor von Gamma LLC

Ivanov Ivanov I.I. Petrov Petrov V.P.

Siegel von Alpha LLC. Siegel von Gamma LLC

Besser ist es, den Siegelabdruck so anzubringen, dass er nicht die gesamte Unterschrift erfasst, sondern nur einen Teil davon.

Vollmacht

Ein Siegel ist ein obligatorisches Merkmal einer im Namen einer juristischen Person ausgestellten Vollmacht. Ohne diese ist die Vollmacht ungültig.

Primär

Für steuerliche Zwecke anerkannte Ausgaben und Mehrwertsteuerabzüge müssen durch Primärdokumente bestätigt werden. Alle zwingenden Angaben zu den primären Buchhaltungsunterlagen sind im Buchhaltungsgesetz aufgeführt. Darunter befindet sich kein Siegelabdruck. Wenn jedoch für das Primärdokument ein einheitliches Formular zugelassen ist (z. B. für einen Frachtbrief – einheitliches Formular N TORG-12), ist dessen Verwendung erforderlich. Und wenn es Angaben wie einen Siegelabdruck enthält, dieser aber nicht vorhanden ist, kann das Finanzamt davon ausgehen, dass ein solches Dokument mit Verstößen erstellt wurde, was wiederum zur Verweigerung des Vorsteuerabzugs oder der Anerkennung von Aufwendungen führen kann. Fehlt der Siegelabdruck, kann die Organisation dies jederzeit durch Anbringung auf dem Dokument korrigieren. Liegt jedoch kein Stempel der Gegenpartei vor, kann es insbesondere nach der Abwicklung der Transaktion zu Problemen bei der Anbringung kommen. Und dann können die Ansprüche des Finanzamtes gerichtlich zurückgenommen werden. Schließlich handelt es sich bei den Anweisungen zur Verwendung und zum Ausfüllen von Formularen der primären Buchhaltungsdokumentation lediglich um eine Satzung. Und das Fehlen eines Stempels auf Dokumenten, die den Kauf von Waren (Bauarbeiten, Dienstleistungen) bestätigen, bedeutet nicht, dass sie unentgeltlich erworben wurden. Solche Streitigkeiten sind selten. Und es gibt Gerichte, die sich auf die Seite der Steuerzahler stellen.

Wenn es keine einheitliche Form des Dokuments gibt und Sie eine unabhängig entwickelte Form des Primärdokuments verwenden, müssen Sie nicht einmal einen Stempel darauf anbringen. Fügen Sie dann aber das Attribut „Druckort“ nicht in dieses Formular ein.

Was die einheitlichen Primärformulare zur Erfassung der Arbeit und ihrer Bezahlung betrifft, ist das Anbringen eines Stempels nur auf den folgenden Dokumenten obligatorisch:

Reisezertifikat (Formular N T-10). Die darin enthaltenen Stempel bescheinigen die Notizen über die Ankunft des entsandten Arbeitnehmers am Ort der Dienstreise und die Abreise von dort. Reisebescheinigungen, die nicht das Siegel der Organisation tragen, zu der die Mitarbeiter auf eine Dienstreise entsandt werden, wurden einst vom Gericht als fehlerhaft ausgestellt und als Folge davon nicht als Bestätigung der Reisekosten anerkannt;

Bescheinigung über die Annahme der Arbeit im Rahmen eines befristeten Arbeitsvertrags, der für die Dauer einer bestimmten Arbeit abgeschlossen wurde (Formular N T-73). Das Siegel beglaubigt die Unterschrift des Leiters der Organisation, die das Gesetz genehmigt hat, oder einer von ihm dazu ermächtigten Person.

In anderen einheitlichen Formen primärer Personaldokumente (Aufträge, Stundenzettel, Gehaltsabrechnungen) ist kein Stempel erforderlich.

Rechnung

Die Abgabenordnung der Russischen Föderation schreibt keinen Stempel auf der Rechnung vor.

Wenn jedoch Korrekturen an der Rechnung vorgenommen werden, müssen diese durch die Unterschrift des Managers und das Siegel des Verkäufers unter Angabe des Datums ihrer Einführung bestätigt werden.

RECHNUNG N – von „-“ ----------------------- (1)

Nikitin (Nikitin V.A.) Alekseeva (Alekseeva T.P.)

Leiter der Organisation (Unterschrift) (vollständiger Name) Hauptbuchhalter (Unterschrift) (vollständiger Name)

Behoben: in Spalte 4 - 40 mal 45

in Spalte 5 - 2000 bis 2250

in Spalte 8 - 360 mal 405

in Spalte 9 - 2360 bis 2655

Leiter der Organisation Nikitin Nikitin V.A.

Stempel von Vasilek LLC

Den Steuerbehörden vorgelegte Unterlagen

Berichte, Anträge und Anschreiben, die beim Federal Tax Service eingereicht werden, müssen mit einem Siegel versehen sein, andernfalls akzeptieren die Steuerbehörden diese Dokumente einfach nicht.

Bei der Durchführung von Prüfungen haben die Steuerbehörden das Recht, von Ihnen Unterlagen zu verlangen, die die korrekte Berechnung und rechtzeitige Zahlung der Steuern bestätigen. Da es sich nicht um Originale, sondern um Kopien von Dokumenten handelt, die bei der Eidgenössischen Steueraufsichtsbehörde eingereicht werden, müssen diese zusätzlich durch die Unterschrift des Leiters und das Siegel beglaubigt werden.

Arbeitsbuch

Der Siegelabdruck ist eine zwingende Voraussetzung für das Arbeitsbuch. Es muss eingegeben werden:

Bei der Registrierung eines Arbeitsbuchs - auf der ersten Seite (Titelseite) mit Informationen über den Mitarbeiter;

Bei Änderung des Nachnamens, Vornamens, Vatersnamens oder Geburtsdatums eines Mitarbeiters – auf der Umschlaginnenseite, wo die Dokumente angegeben sind, auf deren Grundlage diese Änderungen vorgenommen wurden.

Darüber hinaus kann in diesen Fällen sowohl das Siegel der Organisation selbst als auch der Stempel des Personaldienstes angebracht werden.

Darüber hinaus werden bei der Entlassung eines Arbeitnehmers alle Einträge im Arbeitsbuch, die er während seiner Tätigkeit in der Organisation vorgenommen hat, mit dem Siegel des Arbeitgebers beglaubigt.

Auf diese Weise werden Aufzeichnungen über Ihre Arbeitszeit in einer Organisation zertifiziert.

Jobdetails

Wenn das Dokument von einem Unternehmer erstellt wurde

Im Gegensatz zu Organisationen sind Unternehmer nicht verpflichtet, ein eigenes Siegel zu führen. Schließlich sieht weder das Bürgerliche Gesetzbuch der Russischen Föderation noch das Bundesgesetz vom 08.08.2001 N 129-FZ „Über die staatliche Registrierung juristischer Personen und Einzelunternehmer“ eine solche Anforderung für Unternehmer vor. Das Gesetz verbietet Unternehmern aber nicht, ein eigenes Siegel zu führen, wenn sie dieses nutzen wollen. Die Gerichte bestätigen auch, dass die Frage, ob ein Siegel angebracht werden soll oder nicht, eine persönliche Angelegenheit jedes Unternehmers ist. Beispielsweise kommt es häufig vor, dass ein Unternehmer ein Siegel erstellen muss, weil die Gegenparteien es auf den von ihm erstellten Dokumenten sehen möchten. Und es ist für ihn einfacher und profitabler, einem solchen Wunsch nachzukommen, als diese Gegenparteien zu verlieren und sich nach neuen umzusehen. Und einige Vorschriften sehen die obligatorische Anwesenheit eines Siegels auf bestimmten von Unternehmern erstellten Dokumenten vor. Die Tatsache, dass ein Rechtsakt, der die Form des Dokuments genehmigt, Angaben wie einen Siegelabdruck vorsieht, bedeutet jedoch nicht, dass der Unternehmer verpflichtet ist, über einen Siegelabdruck zu verfügen.

Wenn Sie Zweifel haben, ob ein Dokument einen Stempel benötigt, ist es besser, einen Stempel darauf anzubringen. Denn selbst wenn das Gesetz das Anbringen eines Stempels auf einem Dokument nicht vorsieht und Sie dies tun, verstoßen Sie gegen nichts.

Über welche Dokumente sollte eine Organisation verfügen, um mit vertraulichen Informationen arbeiten zu können? Wie organisiert man die Arbeit so, dass Leckagen vermieden werden? Wie macht man Mitarbeiter richtig mit den Regeln für den Umgang mit vertraulichen Informationen vertraut?

Wir werden in diesem Artikel darüber sprechen.

Eine kommerzielle Organisation selbst muss die Arbeit mit vertraulichen Informationen in der für sie richtigen Weise organisieren. Denn die Zusammensetzung vertraulicher Informationen ist in jeder Organisation unterschiedlich. Ein Unternehmen schützt Geschäftsgeheimnisse, ein anderes schützt nur personenbezogene Daten und ein drittes verwaltet ein Notargeheimnis. Regierungsorganisationen haben ihre eigenen Regeln für die Arbeit mit DSP-Dokumenten.

Es gibt jedoch Dokumente, die für jede Organisation dabei helfen, die Arbeit mit vertraulichen Informationen zu organisieren. Wenn sie zusammengestellt, eingegeben und verwendet werden, ist der Umgang mit vertraulichen Informationen leicht zu etablieren.

Dokumente für die Arbeit mit vertraulichen Informationen:

09. August 2019

Woher wissen Sie, ob ein Mitarbeiter vor Ort ausreicht oder ob eine Hilfskraft benötigt wird? Warum bleibt einer jeden Tag länger, während der andere pünktlich geht und es schafft, 5 Tassen Kaffee zu trinken? Wie kann man verstehen, wer wirklich nicht mithält und wer nachlässig arbeitet?

Um diese Fragen zu beantworten, berechnen Sie das Volumen des Dokumentenflusses.

Vereinfacht ausgedrückt besteht der Dokumentenfluss aus eingehenden, ausgehenden und internen Dokumenten. Das heißt, alle Dokumente, die in der Organisation registriert sind.

Die Berechnung des Dokumentenflussvolumens beantwortet die Fragen:

05. Juni 2019

Als ich Sekretärin war, zitterte ich wie ein Blatt, wenn das nächste Treffen erwartet wurde. Weil es ein Protokoll geben muss. Wenn die Frage aufkam, wer es tun würde, dann „nicht ich, nicht ich.“

Es ist gut, dass es in unserer Organisation einen Mitarbeiter gab, der für die Vorbereitung und Dokumentation der Ergebnisse des Treffens verantwortlich war. Er hatte ein Diktiergerät, ein paar Blätter Papier und Notizen. Mehrere Tage nach dem Treffen berührte ihn niemand, weil er „das Protokoll herauszog“. Seine Arbeit erschien mir sehr schwierig. Aufzeichnen, transkribieren, ein Protokoll erstellen, verteilen, die Ausführung überwachen – das war für mich unverständlich.

Daher habe ich beschlossen, eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Erstellen eines Protokolls zu erstellen. Ich hoffe, dass es den Sekretärinnen dabei hilft, sich bei der Erfüllung dieser wichtigen Aufgabe sicherer zu fühlen.

13. Mai 2019

Wir sind es so gewohnt, manche Wörter mit Großbuchstaben zu schreiben, dass es überraschend ist, dass sie mit Kleinbuchstaben geschrieben werden können und sogar müssen. Befolgen wir also Regeln statt Gewohnheiten.

Geburtstag

Beide Wörter werden mit einem Kleinbuchstaben geschrieben. Ja, um emotional zu sein und die Bedeutung eines Ereignisses anzuzeigen, können wir es mit Großbuchstaben schreiben, aber aus der Sicht der russischen Sprache ist das falsch.

Wir wünschen dir alles Gute zum Geburtstag!
Ich habe meinen Geburtstag in geselliger Runde gefeiert.

10. April 2019

Im Gegensatz dazu ist die Verwendung von Klischees und Klerikalismus, selbst im offiziellen Geschäftsstil, unerwünscht. Sie verstopfen und beschweren den Text und machen ihn trocken und uninteressant.

Der Leser versteht nicht, was sich eigentlich hinter diesen Ausdrücken verbirgt und nimmt den Text als Abmeldung oder als eine Aneinanderreihung von Wörtern wahr. Daher werden Texte mit einer Fülle von Klischees und Bürokratie nicht gelesen, sondern überflogen, um etwas wirklich Wichtiges zu erfassen. Und selbst interessante Informationen können unbemerkt bleiben.

Ja, die Verwendung von Klischees ist im offiziellen Geschäftsstil gerechtfertigter als im umgangssprachlichen, künstlerischen oder journalistischen Stil. Dies liegt daran, dass die Funktion eines Dokuments oft nicht darin besteht, die Aufmerksamkeit des Lesers auf den Text zu lenken, sondern lediglich darin, sich abzumelden und Informationen zu vermitteln.

Wenn wir jedoch Dokumente in einer verständlicheren Sprache verfassen, werden sowohl der Leser als auch der Autor davon nur profitieren. Ein klarer, prägnanter und prägnanter Text bedeutet Respekt vor dem Leser und bedeutet einen möglichen Beginn der Zusammenarbeit.

Sprachklischees beschleunigen und erleichtern Kommunikationsprozesse. Ja, ja, Geschäftskorrespondenz ist auch eine Art der Kommunikation. Für uns ist es bequemer, eine vorgefertigte Formel zu schreiben und zu wissen, dass sie für die andere Seite verständlich ist.

Die Unterschrift und das Siegel (sowie der Genehmigungsstempel des Dokuments) sind die wichtigsten Angaben im Zusammenhang mit der Zusammensetzung der Beglaubigung des Dokuments, d. h. Gewährleistung seiner Rechtskraft. Der Siegelabdruck bescheinigt tatsächlich die Echtheit der Unterschrift eines Beamten der Organisation (einer Person, die das Recht hat, im Namen einer juristischen Person organisatorische, administrative, finanzielle und wirtschaftliche Tätigkeiten auszuführen). Das Siegel wird auf Dokumenten angebracht, die die Rechte von Personen bescheinigen und den Sachverhalt des Erhalts oder der Verwendung finanzieller und materieller Mittel dokumentieren, sowie auf anderen Dokumenten, wenn durch Gesetzgebungs- oder sonstige Rechtsakte die Verpflichtung zur Anbringung eines Siegels vorgesehen ist.

Technisch gesehen wird der Siegelabdruck an einer textfreien Stelle auf Höhe der Berufsbezeichnung des Unterzeichners angebracht und deckt diese teilweise ab. Derzeit wird nicht empfohlen, einen Teil der persönlichen Unterschrift (persönlichen Strich) eines Beamten mit einem Siegelabdruck zu erfassen. Aber Die rechtliche Bedeutung der Anbringung eines Siegelabdrucks bleibt dieselbe: Der Beamte, dessen persönlicher Strich (Unterschrift) auf diesem Dokument steht, nimmt tatsächlich diese Position in der Organisation ein, deren Name auf dem Siegel eingraviert ist, und hat das Recht, dieses Dokument zu unterzeichnen. In einigen Fällen ist für die Anbringung eines Siegels auf einem Blatt Papier ein spezieller Bereich vorgesehen, der als „MP“ („Druckstelle“) bezeichnet wird.

„Best Practices“ von Organisationen empfehlen die Entwicklung einer separaten Regelung zu Siegeln und Stempeln, die die Arten der verwendeten Siegel, das Verfahren für deren Aufzeichnung, Ausstellung usw. festlegen soll. Die Organisation hat ein „Haupt“-Siegel und möglicherweise haben Spezialdichtungen:

• Siegel struktureller Unterteilungen Angabe ihrer Namen, einschließlich Zweigstellen und entfernter Struktureinheiten;
• Siegel, die den konkreten Verwendungszweck angeben zur Beglaubigung von Unterschriften („Für Verträge“; „Für Verträge über kostenpflichtige Dienstleistungen“; „Für Rechnungen“ usw.). Manchmal ist seine Nummer auf dem Siegel angegeben, zum Beispiel „Für Verträge Nr. 3“, wenn drei Siegel zur Beglaubigung von Verträgen angebracht wurden, die in drei Strukturabteilungen verwendet werden, deren Beamte aufgrund von Vollmachten über Vollmachten verfügen das Recht, im Namen der gesamten juristischen Person Verträge einer bestimmten Art abzuschließen.

Als Anlage zur Position über Siegel und Stempel und besser - in der Qualität unabhängiger Klassifikator Vorbehaltlich der Genehmigung auf Anordnung des ersten Leiters der Organisation wird die Entwicklung empfohlen Liste der Dokumente, die einer Beglaubigung durch einen Aufdruck des Siegels der Organisation („Haupt“ oder Hauptsiegel) unterliegen. Diese Liste (Klassifikator) umfasst normalerweise:

• handelt bei der Ausführung von Verträgen (Übergabe und Abnahme von Werken; Erbringung von Dienstleistungen);
• Vollmachten (allgemeine, besondere und einmalige, sogenannte „Buchhaltung“ für den Erhalt von Inventargegenständen);
• Verträge (fast alle Hauptarten - Arbeit, finanzielle Haftung, Miete, Arbeit usw. Eine Ausnahme können Kundenverträge über die Erbringung von Dienstleistungen für eine breite Palette von Verbrauchern sein, die im Rahmen der Vorschriften für die Erbringung bestimmter Verträge geschlossen werden Verbraucherdienstleistungen und sind Massencharakter);
• Aufgaben (technisch);
• Bewerbungen zur Teilnahme an Wettbewerben und Ausschreibungen;
• Reisezertifikate;
• Verbrauchsnormen für Kraft- und Kraft- und Schmierstoffe, die auf Anordnung des Leiters der Organisation genehmigt werden;
• Karte mit Musterunterschriften und Siegelabdrücken;
• Einreichungen und Petitionen an höhere Organisationen, autorisierte staatliche Stellen und lokale Regierungsstellen;
• Garantiebriefe;
• Aufträge (hauptsächlich Zahlungsaufträge);
• Regelungen zu Zweigniederlassungen und Repräsentanzen;
• Regelungen zur Strukturgliederung;
• Protokolle von Meinungsverschiedenheiten (während der Vertragsabwicklung);
• Kostenschätzung;
• Personalbescheinigungen (über Arbeitsort, Gehalt, Einkommensformular 2-NDFL);
• Produktspezifikationen;
• Tarife für erbrachte Dienstleistungen;
• Gründungsdokumente, Satzungen und deren Änderungen;
• Personalpläne.

Die Entwicklung einer spezifischen Liste (Klassifikator) ist im Zusammenhang mit der Regelung der Verwendung von Arten elektronischer Signaturen in einer Organisation wichtig, weil Eine erweiterte qualifizierte Signatur ersetzt auch den Abdruck des „Haupt“-Siegels.

Bitte beachten Sie, dass es sich um die Beglaubigung von Dokumentenarten mit Siegelabdruck handelt, d.h. Ein von einer juristischen Person erstelltes Dokument wird mit einem Siegel versehen. Die Frage, welcher Beamte das Recht hat, diese Art von Dokumenten zu unterzeichnen, wird jedoch durch die Übertragung von Befugnissen gelöst. Es ist aufgezeichnet in:

• die Satzung der Organisation: Sie legt fest, dass die Organisation über ein Siegel verfügt, auf dem ihr Name und (oder) andere speziell aufgeführte Details abgebildet sind;
• eine Anordnung zur Verteilung der Befugnisse (Verantwortlichkeiten) zwischen der Leitung (den Führungskräften) der Organisation, in der auf der allerersten Ebene die Befugnis zur Unterzeichnung bestimmter Dokumente festgelegt und an den ersten Leiter der Organisation und seine Stellvertreter delegiert wird;
• Regelungen zum System der Befugnisübertragung, die die Angelegenheiten, die in den Verantwortungsbereich des Managers, seiner Stellvertreter, des Hauptbuchhalters und anderer „Haupt“-Spezialisten (z. B. des Leiters der Kontrollabteilung) fallen, detailliert entwickeln und auflisten , der der „Hauptkontrolleur“ ist, der für die Bearbeitung von Anfragen von Bürgern, für die Bearbeitung von Schadensfällen mit Kunden usw. verantwortlich ist) unter Angabe der Art der Dokumente zu jedem Thema und des Unterschriftsrechts, das dem entsprechenden Stellvertreter oder Mitarbeiter übertragen wird;
• Regelungen zu Strukturabteilungen, vorbehaltlich der Übertragung der Befugnis zur Unterzeichnung von Dokumenten an die Leiter dieser Abteilungen;
• Stellenordnungen, Dienstordnungen oder Stellenbeschreibungen, die auch delegierte Rechte zur Unterzeichnung von Dokumenten festlegen;
• spezifische Vorschriften, Anweisungen und andere technische und sonstige Dokumente. Sie legen Prozesse, Arten und Arten von Dokumenten fest, die bestimmte Prozesse, Rechte zur Unterzeichnung dieser Dokumente und die Beglaubigung mit Siegeln einer bestimmten Art vorsehen; Auf dieser Ebene erfolgt die konkrete Regelung des Einsatzes von Spezialplomben;
• Vollmachten, die die Rechte zur Unterzeichnung von Dokumenten bestätigen (Übertragung an den Anwalt) (z. B. kann ein Manager gemäß dem neuen Bundesgesetz „Über die Rechnungslegung“ Nr. 402-FZ das Recht zur Unterzeichnung von Buchhaltungs-(Finanz-)Abschlüssen delegieren an den Hauptbuchhalter der Organisation).

Nehmen wir an, dass in den Vorschriften über das System der Befugnisübertragung und in der Stellenbeschreibung des stellvertretenden Hauptbuchhalters für Steuerberichterstattung sein Recht zur Unterzeichnung von Einkommensbescheinigungen der Mitarbeiter der Organisation (Formular 2-NDFL) festgelegt ist. Daher wird dieses Dokument mit dem „Haupt“-Siegel der Organisation versehen, das die Unterschrift (delegiertes Zeichnungsrecht) des stellvertretenden Hauptbuchhalters bestätigt.

Bei der Analyse der Rechtskraft eines Dokuments bei Zweifeln an seiner Echtheit sowie bei Kontrollen und Audits wird die Berechtigung zur Unterzeichnung eines Dokuments zunächst anhand von Organisations- und Verwaltungsdokumenten geprüft, die eine System der Delegation von Befugnissen und nicht nur ein Siegel.

Rechtskraft des Dokuments

In der Praxis haben Personalmitarbeiter häufig die Frage, welche Dokumente mit dem Arbeitgebersiegel genehmigt werden müssen.

Um einem Dokument Rechtskraft zu verleihen, müssen folgende zwingende Angaben vorhanden sein:

Name der Organisation und (oder) Struktureinheit;
- Datum der Veröffentlichung des Dokuments;
- Registrierungsindex;
- Unterschrift.

Für bestimmte Arten von Dokumenten sind zusätzliche Angaben, die ihnen Rechtskraft verleihen, ein Genehmigungsstempel, ein Siegel, ein Zeichen für die Beglaubigung einer Kopie (Artikel 18 des Beschlusses des Justizministeriums der Republik Belarus vom 19. Januar 2009 Nr . 4 „Über die Genehmigung der Anweisungen für die Büroarbeit in Behörden und anderen Organisationen“).

Eine Unterschrift ist eine zwingende Voraussetzung zur Beglaubigung eines Dokuments, ein Siegel kommt zusätzlich hinzu. Bei der Beglaubigung eines Dokuments muss dieses daher zunächst unterschrieben und anschließend (falls erforderlich) mit einem Siegel beglaubigt werden. Genehmigte Dokumente werden (falls erforderlich) abgestempelt, nachdem das Dokument genehmigt wurde.

Requisiten „Siegel“

Das Attribut „Siegel“ wird auf Dokumenten angebracht, die eine besondere Zertifizierung ihrer Echtheit erfordern.

Es gibt 3 Arten von Siegeln: das Siegel der Organisation, das Siegel der Struktureinheit der Organisation, das Siegel zur Angabe des Verwendungszwecks (für Dokumente usw.). Siegel von Organisationen werden in offizielle (Siegel mit dem Bild des Staatswappens der Republik Belarus) und einfache Siegel unterteilt.

Das Verfahren zur Verwendung und die Verantwortung für die Aufbewahrung von Siegeln müssen in den örtlichen Rechtsakten der Organisation verankert sein, die in Übereinstimmung mit der Gesetzgebung der Republik Belarus entwickelt wurden. Informationen zur Verwendung und Aufbewahrung von Siegeln können in der Geschäftsordnung der Organisation oder in der Personaldienstordnung festgelegt werden.

Die Liste der Dokumente, auf denen das Siegel angebracht ist, wird von der Organisation unabhängig festgelegt und richtet sich dabei nach den Rechtsvorschriften der Republik Belarus.

Auf Originaldokumenten und deren Kopien ist ein Stempel erforderlich (zur Bescheinigung der Echtheit der Kopie), inkl. Faksimile, das die Rechte, Freiheiten und (oder) berechtigten Interessen der Bürger, die Rechte und Pflichten juristischer Personen bescheinigt und die Verwendung von Geldern und Sachwerten genehmigt.

Der Siegelabdruck muss einen Teil der Berufsbezeichnung der Person enthalten, die das Dokument unterzeichnet (genehmigt) hat.

Beispiel

Direktor des Instituts Unterschrift S.A. Sidorow
Abgeordneter

ES IST WICHTIG! Wir machen Personaldienstleistende darauf aufmerksam, dass die ungefähre Form des Arbeitsvertrags, genehmigt durch den Beschluss Nr. 155 des Arbeitsministeriums der Republik Belarus vom 27. Dezember 1999 (in der Fassung vom 4. Oktober 2010) , enthält das Attribut „Siegel“. Gleichzeitig enthält die ungefähre Vertragsform, die durch den Beschluss des Ministerrats der Republik Belarus vom 08.02.1999 Nr. 1180 (in der Fassung vom 19.01.2012) genehmigt wurde, nicht die „ „Siegel“ erforderlich.

Einträge im Arbeitsbuch des Mitarbeiters, die mit einem Siegel beglaubigt werden müssen

Die erste Seite (Titelseite) des Arbeitsbuchs, die die aufgeführten Informationen über den Arbeitnehmer enthält, wird durch die Unterschrift des Arbeitgebers oder eines bevollmächtigten Beamten und das Siegel des Arbeitgebers und, falls der einzelne Unternehmer nicht vorhanden ist, durch beglaubigt das Siegel der örtlichen Exekutiv- und Verwaltungsbehörde, die den einzelnen Unternehmer registriert hat (Teil zwei S. 18 Anweisungen zum Verfahren zur Führung von Arbeitsunterlagen von Mitarbeitern, genehmigt durch Beschluss des Arbeitsministeriums der Republik Belarus vom 03.09.1998 Nr. 30 (im Folgenden Weisung Nr. 30 genannt).

Darüber hinaus werden Änderungen der Einträge im Arbeitsbuch über Nachname, Vorname, Vatersname, Geburtsdatum, Ausbildung, Beruf, Fachrichtung vom Arbeitgeber am letzten Arbeitsplatz auf der Grundlage von Dokumenten vorgenommen, die die entsprechenden Angaben bestätigen, mit Hinweis auf deren Nummer und Datum (Ziffer 38 der Weisung Nr. dreißig). Auf der Innenseite des Umschlags befindet sich ein Link zum entsprechenden Dokument, beglaubigt durch die Unterschrift des Arbeitgebers oder eines bevollmächtigten Beamten und das Siegel des Arbeitgebers, und wenn der einzelne Unternehmer kein solches hat, durch das Siegel der örtlichen Exekutive und Verwaltung Stelle, die den Unternehmer registriert hat.

Einen Mustereintrag in ein Arbeitsbuch, der durch ein Siegel zertifiziert ist, finden Sie im Abschnitt „Nützliche Dokumentation“ auf Seite 25.

Das Ändern von Einträgen zu einem Beruf oder einer Spezialität auf der ersten Seite (Titelseite) des Arbeitsbuchs für den Fall, dass ein Mitarbeiter einen neuen Beruf oder eine neue Spezialität erhält, erfolgt durch Hinzufügen zu bestehenden Einträgen, ohne zuvor eingetragene Einträge zu streichen.

Links zu den Dokumenten, auf deren Grundlage die Korrektureinträge vorgenommen wurden, werden auf der Innenseite des Arbeitsbuchs vermerkt und durch die Unterschrift des Leiters der Organisation oder einer von ihm besonders bevollmächtigten Person und das Siegel der Organisation bzw. des Siegel der Personalabteilung.

Bei der Entlassung eines Arbeitnehmers müssen alle Einträge über die Arbeit, Auszeichnungen und Anreize für den Arbeitserfolg, die während seiner Tätigkeit in das Arbeitsbuch eingetragen werden, durch die Unterschrift des Arbeitgebers oder eines bevollmächtigten Beamten und das Siegel des Arbeitgebers beglaubigt werden (§ 45). Anleitung Nr. 30).

In welchen Fällen ist es notwendig, Bestellungen zu stempeln?

Die Anordnungen der Organisation werden nicht gestempelt, da es sich bei der Anordnung um ein internes Organisations- und Verwaltungsdokument handelt (Einstellungsanordnungen, Anordnungen zum Arbeitsurlaub, Entlassungsanordnungen). Kopien von Arbeitsaufträgen und andere Kopien von Personaldokumenten sowie ausgehende Dokumente bedürfen einer ordnungsgemäßen Beglaubigung und müssen daher abgestempelt werden.

Daraus können wir schließen, dass nur Kopien der Dokumente, die in der Organisation selbst erstellt werden, einer Stempelbeglaubigung unterliegen.

Ausnahmsweise ist es zulässig, bei der Lösung von Problemen, die in den Zuständigkeitsbereich der Organisation selbst fallen, Kopien von Dokumenten anderer Organisationen anzufertigen und zu beglaubigen. Beispielsweise hat eine Organisation das Recht, eine Kopie eines Bildungsdiploms zur Aufnahme in die Personalakte des Mitarbeiters, eine Kopie der Geburtsurkunde eines Kindes und eine Bescheinigung über den Leistungsanspruch anzufertigen und zu beglaubigen, um sie der Buchhaltung zu Abrechnungszwecken vorzulegen Berechnung der Einkommensteuer usw.

Natalia Vladyko, Rechtsanwältin

Ist die LLC verpflichtet, Dokumente ggf. mit einem Siegel zu bestätigen? Dies ist nur dann verpflichtend, wenn dies ausdrücklich gesetzlich vorgesehen ist. In anderen Fällen entscheiden Organisationen selbst, ob sie ein Siegel verwenden oder nicht. Beispielsweise ist kein Ausdruck im Prüfprotokoll erforderlich. Zur Meldung eines Arbeitsunfalls. Über eine gerichtliche Vollmacht und eine Vollmacht zur Vertretung im Vollstreckungsverfahren. Zu Unterlagen zur Teilnahme am öffentlichen Beschaffungswesen etc.

Hinweis: Quelle: Bundesgesetz Nr. 82-FZ

Das Siegel der Organisation sollte angebracht werden, wenn (Dokumente an den Bundessteuerdienst, Vereinbarungen mit Gegenparteien usw.)

Wenn die Dokumente früher, vor April 2015, nicht gestempelt waren, könnten die Folgen in diesem Fall verheerend sein. Wenn es zu Streitigkeiten mit einer Gegenpartei oder einer Regulierungsbehörde kommt. Ein ohne Siegel ausgestelltes Dokument könnte als ungültig angesehen werden. Daher versiegeln einige Buchhalter alle Dokumente. Auch solche, die kein Impressum benötigen.

Einreichen von Dokumenten beim Bundessteueramt: Wenn Sie keinen Stempel anbringen müssen

Wenn die Satzung des Unternehmens keine Informationen zu seinem Siegel enthält. Dann dürfen die beim Bundessteueramt eingereichten Unterlagen keinen Siegelabdruck enthalten.

Hinweis: Schreiben des Finanzministeriums der Russischen Föderation vom 16. Februar 2016 Nr. 03-02-07/1/8575.

Beamte verweisen auf Gesetze zu Aktiengesellschaften. Und über Gesellschaften mit beschränkter Haftung (LLC). Daraus folgt, dass die Nutzung des Siegels durch das Unternehmen ein Recht ist. Keine Verpflichtung. Und Informationen über das Vorhandensein eines Siegels müssen in der Satzung des Unternehmens enthalten sein.

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Ist das Siegel der Organisation in Verträgen mit Gegenparteien notwendig oder nicht?

Im Allgemeinen müssen Verträge mit Gegenparteien nicht abgestempelt werden. Es sei denn natürlich, der Vertragstext selbst verpflichtet die Parteien, das Siegel der Organisation für die Vereinbarung zu bestätigen. Oder dies ist nicht direkt gesetzlich vorgeschrieben. Diese Schlussfolgerung ergibt sich aus Absatz 1.

Beispielsweise ist es Pflicht, auf einem doppelten Lagerschein Stempel anzubringen. Und der Pfandvertrag, wenn der Pfandgegenstand beim Pfandgeber verbleibt. Weil dies in und gesagt wird.

Sofern sich aus dem Gesetz oder dem Vertragstext keine besonderen Anforderungen an den Vertrag ergeben. Das Anbringen eines Stempels ist nicht erforderlich. Denn die Gerichte ziehen zum Beispiel ein Fazit. Im Allgemeinen ist das Firmensiegel nur eine zusätzliche Sache. Und keine zwingende Vertragsvoraussetzung. Daher gilt der Vertrag auch ohne Impressum als abgeschlossen. Und ein solcher Deal kann nicht für ungültig erklärt werden. Daher, wenn im Vertragstext kein Wort über den Druck enthalten ist. Dann ist der Vertrag auch ohne diese gültig. Hauptsache, das Dokument trägt die Unterschriften der Transaktionsparteien.

Wer möchte auf Nummer sicher gehen? Und er will die obligatorischen Siegel beider Parteien. Dann können Sie den folgenden Wortlaut hineinschreiben. „Diese Vereinbarung und ihre Änderungen sind nur gültig, wenn sie schriftlich erfolgen. Von bevollmächtigten Vertretern unterzeichnet und von den Parteien gesiegelt.“ Dann können Sie auf das Drucken definitiv nicht verzichten.

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Wann ist ein Ausdruck erforderlich?

Hinweis: Sehen Sie sich die vollständige Liste der Dokumente an, für die das Siegel der Organisation erforderlich ist (optional).

Ab dem 1. Januar 2013 können Unternehmen grundsätzlich eigene primäre Rechnungslegungsformulare verwenden, indem sie dies in ihren Rechnungslegungsgrundsätzen festlegen. Hauptsache, sie enthalten alle zwingenden Angaben aus Artikel 9 des Bundesgesetzes vom 6. Dezember 2011 Nr. 402-FZ.

Wenn also in den Dokumentformularen, die Ihr Unternehmen entwickelt oder verbessert hat und jetzt verwendet, kein druckbares Feld, sein Abdruck auf dem Dokument ist nicht erforderlich. Fühlen Sie sich frei, ohne zu arbeiten.

Wenn Sie jedoch Standard-Primärformulare verwenden, die mit „M.P.“ gekennzeichnet sind, müssen Sie einen Stempel anbringen. Andernfalls wird das Dokument unter Verstoß ausgeführt. Dies bedeutet, dass es mit seiner Hilfe beispielsweise nicht möglich sein wird, Einkommensteueraufwendungen nachzuweisen.

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Der Druck wurde abgebrochen. Wie arbeite ich jetzt?

Ab dem 7. April 2015 können gewerbliche Organisationen Rundsiegel ablehnen. Sie haben dieses Recht nach Inkrafttreten des Bundesgesetzes Nr. 82-FZ vom 6. April 2015 erworben.

Ist es notwendig, den Druck abzulehnen?

Überhaupt nicht notwendig. Die Leitung der Organisation entscheidet nach eigenem Ermessen, ob sie in Zukunft auf Druck setzt oder darauf verzichtet. Das Gesetz sieht lediglich die Möglichkeit vor, auf das Rundsiegel zugunsten moderner Kennzeichnungsverfahren zu verzichten. Organisationen haben jedoch weiterhin das Recht, beliebig viele Siegel und Stempel in beliebiger Form, Farbe und Schutzart herzustellen.

Was kann das Drucken ersetzen?

Sie können das Siegel beispielsweise durch eine elektronische Signatur, spezielle Firmenformulare oder holografische Siegel ersetzen.

Wir haben von einer Gegenpartei einen Frachtbrief ohne Stempel erhalten. Soll ich das Dokument zurücksenden, um es abstempeln zu lassen?

Es hängt alles von der Form dieser Rechnung ab. Wenn Ihr Lieferant das Standardformular Nr. TORG-12 verwendet, das durch das Dekret des Staatlichen Statistikausschusses Russlands vom 25. Dezember 1998 Nr. 132 genehmigt wurde, ist ein Stempel erforderlich. Schließlich enthält das Formular selbst eine speziell dafür vorgesehene Stelle für den Abdruck. Darüber hinaus muss das Dokument mit zwei Siegeln versehen sein – dem des Verkäufers und dem des Käufers.

Und wenn Sie und der Lieferant vereinbaren, eine selbst entwickelte Rechnung zu verwenden, in der es kein „M.P.“-Feld gibt, ist kein Siegel erforderlich.

Und viele Unternehmen nutzen es mittlerweile in ihrer Arbeit. Das ist praktisch – mit einem Dokument können Sie sowohl den Vorsteuerabzug bestätigen als auch die Ausgaben belegen. Das UPD-Formular befindet sich im Schreiben des Föderalen Steuerdienstes Russlands vom 21. Oktober 2013 Nr. ММВ-20-3/96@. Im Formular selbst ist also Platz für ein Impressum (das „M.P.“-Feld).

Obwohl die Steuerbeamten in den Empfehlungen zum Ausfüllen einzelner Angaben des Universaldokuments darauf hingewiesen haben, dass das Ausdrucken auf dem Formular optional ist. Somit kann ein UPD ohne Stempel weiterhin für die Steuerbuchhaltung akzeptiert werden. Die Hauptsache ist, dass alle erforderlichen Hauptangaben im Dokument korrekt ausgefüllt sind.

Auf dem Kaufbeleg befindet sich kein Verkäufersiegel. Kann ein solches Dokument die Ausgaben bestätigen?

Wenn das Dokumentformular selbst nicht über das Feld „MP“ verfügt, werden Sie keine Probleme haben. Schließlich entwickelt jeder Verkäufer das Kaufbelegformular selbstständig. Es gibt kein offizielles Formular. Vertreter des russischen Finanzministeriums betonten dies in einem Schreiben vom 11. Februar 2009 Nr. 03-11-06/3/28. Wenn also auf dem Kaufbeleg kein Platz für einen Abdruck vorhanden ist, ist ein Stempel auf dem Dokument nicht erforderlich.

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Wie kann man das Siegel einer Organisation verweigern?

Nehmen Sie Änderungen an der Satzung Ihrer Organisation vor. Informationen über das Vorhandensein eines Siegels müssen in diesem Dokument enthalten sein.

Wenn wir das Siegel der Organisation verweigern, ist es dann notwendig, es in Standarddokumenten anzubringen, in denen solche Angaben gemacht werden, beispielsweise in einem Kassenbuch?

Zu diesem Thema gibt es bisher keine offiziellen Klarstellungen. Der Föderale Steuerdienst Russlands, der Pensionsfonds Russlands und der Föderale Steuerdienst Russlands erklären jedoch, dass das Unternehmen unmittelbar nach Inkrafttreten des Gesetzes das Recht hat, ihnen alle Dokumente ohne Siegel zu übertragen. Mein einziger Wunsch ist, dass Sie, wenn Sie sich entscheiden, das Siegel abzulehnen, dies den Kontrolleuren per Brief mitteilen. Sobald offizielle Klarstellungen vorliegen, werden Änderungen am Artikel vorgenommen.

Ist es notwendig, dem Primärprodukt, dessen Formen das Unternehmen selbst entwickelt hat, einen Stempel aufzudrücken?

Nein, keine Notwendigkeit. Das Siegel gehört nicht zu den obligatorischen Angaben der in Artikel 9 Teil 2 des Gesetzes vom 6. Dezember 2011 Nr. 402-FZ aufgeführten Primärdokumente.

Ist die Verwendung eines Siegels in Verträgen, beispielsweise in einem Kaufvertrag, erforderlich?

Nein, nicht unbedingt. Die Stempelung einer Vereinbarung mit Gegenparteien ist nur dann erforderlich, wenn dies ausdrücklich in der Vereinbarung vorgesehen ist (Ziffer 1). Wenn also eine der Parteien das Rundsiegel ablehnt, sorgen Sie einfach dafür, dass die Verpflichtung zur Anbringung aus dem Vertrag gestrichen wird.

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Werden Banken Stempel auf Dokumenten verlangen?

Nein, das werden sie nicht tun. Vertreter von Banken berichten, dass ihnen die Unterschrift des Generaldirektors auf allen Dokumenten ausreicht, wenn das Unternehmen das Siegel verweigert.

Organisationen sind nicht verpflichtet, die bei der Inspektion eingereichten Erklärungen und Dokumente mit einem Stempel zu versehen

Steuerinspektoren haben nicht das Recht, die Annahme von Dokumenten einer Organisation mit der Begründung zu verweigern, dass in ihnen kein Steuerstempel vorhanden sei. Diese Schlussfolgerung ergibt sich aus dem Schreiben des Föderalen Steuerdienstes Russlands vom 05.08.15 Nr. BS-4-17/13706@. Das kommentierte Schreiben wurde den unteren Steuerbehörden zur Verwendung in deren Arbeit übermittelt.

Dem Schreiben zufolge müssen Steuerprüfer die von Steuerzahlern eingereichten Dokumente akzeptieren, unabhängig davon, ob sie mit einem Siegel versehen sind oder nicht.

Dieses Problem (Fehlen eines Stempels auf der Erklärung, der Berechnung oder anderen der Inspektion vorgelegten Dokumenten) besteht bei Organisationen, die über das Internet einreichen, nicht. Denn zur Beglaubigung der oben genannten Dokumente reicht es aus, wenn sie die übermittelte Datei mit einer qualifizierten elektronischen Signatur signieren.

Benötigen Sie einen Stempel auf Formular 4-FSS?

Laut FSS-Information vom 10. Juni 2015 kann das Fehlen des runden Siegels der Organisation zur Berechnung der Versicherungsprämien nicht als Grundlage für die Ablehnung der Annahme von Berichten dienen. Darüber hinaus haben FSS-Mitarbeiter nicht das Recht, von Organisationen die Bescheinigung von Korrekturen und Anträgen auf Verrechnung (Rückerstattung) zu viel gezahlter (eingezogener) Versicherungsprämien, Strafen und Bußgelder mit einem Siegel zu verlangen.

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Ist es jetzt möglich, keine Stempel in Arbeitsbücher zu setzen?

Bisher war dies riskant. Schließlich sehen die Regeln zum Ausfüllen von Arbeitsbüchern immer noch vor, dass der Eintrag auf dem Titelblatt mit einem Siegel beglaubigt werden muss (Ziffer 2.2 der Anweisungen, genehmigt durch den Beschluss des russischen Arbeitsministeriums vom 10. Oktober 2003 Nr. 69). ).

Das Ausdrucken in Arbeitsbüchern ist nicht mehr erforderlich!

Das Arbeitsministerium hat der Debatte über die Verwendung des Organisationssiegels beim Ausfüllen von Arbeitsbüchern ein Ende gesetzt. Jetzt müssen Sie die Einträge im Arbeitsbuch nur noch mit einem Siegel beglaubigen, sofern Sie eines haben.

Hinweis: Verordnung des Arbeitsministeriums vom 31. Oktober 2016 Nr. 589n und Verordnung des Arbeitsministeriums vom 31. Oktober 2016 Nr. 588n.

Nach den neuen Regeln müssen Organisationen, die sich geweigert haben, das Siegel zu verwenden, Aufzeichnungen über Einstellungen, Personalbewegungen und Entlassungen nur mit der Unterschrift des Managers oder der für die Führung der Arbeitsaufzeichnungen verantwortlichen Person beglaubigen. Unternehmen, die das Siegel weiterhin nutzen, müssen weiterhin Kündigungsakten mit dem Siegel zertifizieren.

Die „falls vorhanden“-Klausel gilt übrigens auch für das Anbringen eines Stempels auf der ersten Seite des Arbeitsbuchs und der Beilage im Arbeitsbuch. Es ist auch nicht mehr erforderlich, das Einnahmen- und Ausgabenbuch zur Erfassung der Arbeitsbuchformulare und das Buch zur Erfassung des Arbeitsbuchverkehrs und der Beilagen dafür mit einem Siegel zu beglaubigen.

Hinweis: Neue Bestellung tritt am 27. November 2016 in Kraft.

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