Колко марки трябва да има в отпуск по болест? Печат като атрибут на документ. Какви документи се подпечатват с официалния печат? Печат на работодателя върху формуляра за инвалидност – необходим ли е и в какви случаи?

Изглежда, че всичко вече е казано за печатането и е малко вероятно да се добави нещо. Какво по-лесно от това да „подпечатате“ документите, които сте донесли? Въпреки това, когато се сблъсках с обучаващите се, разбрах, че дори такава проста манипулация понякога поражда трудности и въпроси и следователно изисква известно изясняване.

На какви документи и в какви случаи трябва да поставите печат?

На първо място, трябва да запомните, че главният печат на организацията се заверява само с подписите на първите лица: управителя, неговия заместник, главния счетоводител.

За удостоверяване на подписите на ръководителите на отдели/отдели/отдели в структурата на организацията се използват спомагателни печати - печати на структурни подразделения, например „Отдел „Човешки ресурси“, „Кредитен отдел“ и др. В този случай, наименованието на отдела върху печата и в организационната структура на организацията трябва да съвпадат.

Списъкът на основните документи, които трябва да бъдат заверени с печат, е разработен от VNIIDAD през 80-те години на миналия век. Можете да разчитате на него, когато разработвате вътрешни правила за използване на печати на вашата организация. Не бива обаче да забравяме, че за три десетилетия много се промени. Освен това списъкът съдържа документи, които подлежат на заверка от основния печат, и игнорира спомагателните им колеги - печатите на структурните подразделения.

споразумения;

чекови книжки;

Платежни нареждания, инструкции за превод на средства, други счетоводни документи, потвърждаващи преминаването на средства (мемориални ордери и др.);

Банкови карти и други документи с образци на подписи на упълномощени лица, предоставени на съответните организации за извършени от организацията транзакции;

Архивни удостоверения, потвърждаващи трудов стаж, копия (откъси) от архивни документи;

Доклади по установения образец и др.

Вътрешните ведомствени инструкции могат да предвиждат задължително наличие на печат върху заявки, изпратени до организации на трети страни (например искания от правоприлагащи органи към банки относно движението на средства в сметките на заподозрени организации).

Но заповедите и инструкциите за основната дейност, както и писмата, с изключение на финансовите и гаранционните писма, не се заверяват с печати.

Списък на заверените документи печати на структурни подразделения, следва да бъдат посочени в местния разпоредителен акт на организацията.

Трябва да се помни, че повечето документи на персонала (заповеди, инструкции и др.) Не са подпечатани. Изключение прави трудовата книга, в която заглавната страница (при попълване или извършване на промени) и протоколът за уволнение трябва да бъдат запечатани.

Печатът на службата за предучилищно образование удостоверява копия от репликирани вътрешни документи.

Забележка

Има много спорове около печата върху фактурите. Този въпрос беше спрян с постановление на правителството на Руската федерация от 16 февруари 2004 г. № 84, параграф 12 от който включваше реквизита „M.P.“ е изключен от стандартния формуляр за фактура.

Къде да сложа печата?

Независимо от вида на печата, има универсални правила за поставянето им върху документи: печатът се поставя или на специално определено място (М.П.), или така, че да покрива края на длъжността на лицето, подписало документа. Това изискване е залегнало в клауза 2.6.22 от Стандартните инструкции за работа във федералните изпълнителни органи, одобрени със заповед на Министерството на културата на Русия от 8 ноември 2005 г. № 536.

Ако е необходимо да се завери удостоверителен надпис върху подвързан документ, отпечатъкът от печат трябва да обхваща както частта от заверителния лист, така и повърхността, към която е залепен листът.

Печатът върху разписката за приходния касов ордер трябва да покрива и тази част от документа, която остава във вашата организация.

Недопустимо е поставянето на печат върху личен подпис.

Как се подпечатва?

Когато „отпечатвате“ документи, особено тези за плащане, опитайте се да се уверите, че отпечатъкът не е тъп или размазан. Лошо четлив или частично отпечатан печат може да стане причина нотариусът да откаже да завери копие от документ, а банката да откаже да приеме платежно нареждане за изпълнение. Затова сменете (допълнете) мастилената подложка своевременно.
След като смените или напълните мастилената подложка, преди да поставите печат върху документа, направете контролен отпечатък върху черновата. Понякога отпечатъкът трябва да се попие от излишното мастило, за да се избегне измиване или размазване.
Когато се подготвяте да „подпечатате“ документ, уверете се, че няма нищо под него. Кламер, неравномерно сгънати листове от многостраничен документ или друг чужд предмет, лежащ под купчина документи, може да попречи на печата. В резултат на това ще получите половината от него или размазан отпечатък.

Грижа за печат

В резултат на употреба гуменото клише се задръства с мръсотия, буквите стават като петна. Небрежният печат върху документи не само не изглежда добре за организацията, но е и основание за отказ да се приемат определени документи, като например платежни нареждания. Можете да поддържате печата в правилна форма с помощта на обикновена четка за зъби, която може нежно да почисти клишето, без да повреди приложения дизайн. След почистване уплътнението трябва да се изплакне под течаща вода и да се попие.

Държавна система за документация за управление. Основни положения. Изисквания за документи и услуги за документална поддръжка (одобрени от съвета на Главния архив на СССР на 27 април 1988 г.; заповед на Главния архив на СССР от 23 май 1988 г. № 33).

Понякога организациите с клонове, делегиращи правомощия на техния представител, изготвят пълномощно неправилно: вместо печата на компанията майка те поставят печата на разделението. Такова пълномощно е недействително.

Съгласно точка 2.2 от Инструкциите за попълване на трудови книжки, одобрени с постановление на Министерството на труда на Русия от 10 октомври 2003 г. № 69.

Съгласно клауза 35 от Правилата за поддържане и съхранение на трудови книжки, изготвяне на формуляри на трудови книжки и предоставянето им на работодателите, одобрени с Постановление на правителството на Руската федерация от 16 април 2003 г. № 225 (с измененията на 19 май 2008 г. ).

Неправилно издадените болнични не могат да бъдат изплатени нито от работодателя, нито от КСО. В резултат на това лицето не получава полагащото му се обезщетение през периода на неработоспособност. Липсата на поне един печат или подпис на съответното място е основание болничният лист да се счита за неверен и невалиден. Ето защо е необходимо да знаете колко печати трябва да има в болничен лист и на какви места трябва да бъдат поставени.

Минимална сума

В случай на грешка

Ако има корекции в болничния лист (само от страна на работодателя), всички те се записват на гърба на листчето за неработоспособност и се заверяват с подписите на директора и счетоводителя, както и се заверяват от печата на организацията.

Съгласно установените правила в болнична институция, в която гражданин временно е загубил работоспособността си, върху формуляра се поставят два печата: при отваряне на лист за отпуск по болест и при затварянето му. След поставянето на първия печат листът не се дава на лицето, а се съхранява от лекуващия лекар заедно с епикризата до изписването. След изтичане на отпуска по болест лекарят или лицето, което отговаря за воденето на формуляри за строга отчетност, поставя печата на лечебното заведение, подписва го, прави запис в дневника за издаването и го предава лично на получателя. Гражданинът е длъжен да предостави удостоверение за неработоспособност на мястото на работа в рамките на шест календарни месеца (разберете колко време трябва да бъде платен отпуск по болест). Не може да има по-малко от два печата върху нов вид болничен лист.

Какви печати поставя лечебното заведение?

Триъгълни печати или кръгли

Не според правилата

Ако са нарушени или допуснати определени грешки, Фондът за социално осигуряване може да не приеме такъв лист за неработоспособност и да не компенсира служителя за отпуск по болест. Такива грешки включват, наред с други неща: липсата на печат или неговия отпечатък с лошо качество (и в резултат на това нечетливост) или наличието на печат върху клетките на информационното поле, когато това пречи на текста да бъде прочетен .

Министерството на здравеопазването ясно определи кои печати трябва да се появяват в болничен лист: кръгли или триъгълни. Всяка медицинска институция има няколко вида пломби. Сертификатът за отпуск по болест на специално определени места се удостоверява с триъгълни знаци, в които е изписано името на организацията или фразата „за отпуск по болест“. Допуска се организации със специфичен профил (наркоматични или психиатрични болници) да могат да използват триъгълни печати без името на лечебното заведение. Горният ляв ъгъл на формуляра трябва да бъде заверен с болничния печат. Кръгъл печат се поставя само ако гражданинът е подал заявление не по мястото на постоянно пребиваване или временна регистрация. Всички печати трябва да бъдат ясни, идентични, четливи и сини. Лечебното заведение, извършващо медико-социалната експертиза, поставя триъгълен печат на съответното място.

Работодателят трябва ли да постави печат върху формуляра?

Долната част на формуляра се попълва от работодателя след получаване на отпуск по болест от служителя. Печатът се поставя, ако организацията има такъв. Всъщност законът не задължава формуляра да се заверява с печата на всички работодатели, затова често в КСО се получават листове, заверени с подписа на ръководителя. Тъй като болничният лист с печат на медицинска организация е основният документ за прехвърляне на обезщетение за загуба на трудоспособност, работодателят е длъжен да провери дали всички полета са попълнени правилно, преди да го представи на Фонда за социално осигуряване. Печатите на клиниката или болницата трябва да са на строго определено място и да не са включени в информационните полета на формуляра. Допуска се излизане на печати извън границите на определеното място, ако полетата за попълване останат непроменени.

Изисквания към печатите

Медицинските организации са длъжни да имат триъгълни печати за попълване на болнични листове, както и кръгли печати, които допълнително удостоверяват други данни. Ако във формуляра е направена бележка, че осигуреното лице не е кандидатствало на мястото на постоянна или временна регистрация, тогава тази маркировка се заверява с кръгъл печат. Той трябва да съдържа следната информация: име на организацията, юридически адрес, TIN. Разрешено е да се завери кръгъл или триъгълен печат с подпис „за отпуск по болест“ върху формуляра на удостоверението за неработоспособност, при условие че останалите необходими данни са посочени в печата на организацията. Изключение правят психиатричните клиники и клиниките за лечение на наркомании.

Задайте въпроси в коментарите към статията и получете отговор от експерт

В началото на април 2015 г. беше издаден Федерален закон № 82-FZ, според който печатът престава да бъде задължителен атрибут на организациите.

Какво трябва да бъде

Независимо от организационната форма, клишето на организацията трябва да съдържа пълното му име и адрес. Допуска се посочване на чужд език. Нормативните актове не регулират нито размера на клишето, нито неговия цвят.

Освен това не е известно дали е възможно да се посочи съкратеното наименование на компанията, както и да се допълни печатът с подробности като надписи „за документи“ или „за фактури“. Може да се заключи, че законодателството остави поставянето на съкратеното име и надписи на преценката на предприемачите.

Общоприетият размер е 38-42 мм. Обикновено фирменият печат е син или лилав. Ако е изгубен или износен, компанията трябва да произведе ново копие. Същото важи и за ситуации, в които данните за организацията, посочени на разпечатката (например адрес или име), са се променили.

Федерален закон № 82-FZ допуска възможността една организация да няма печат, но законът задължава използването на печат върху формуляри за строга отчетност, в работни книги, както и в касови ордери. От това следва, че докато споменаването на задължително поставяне върху някаква документация остава в нормативната уредба, компанията е длъжна да я има.

Разбира се, има някои изключения от горните правила. По този начин вписването в трудовата книжка на служителя може да бъде удостоверено не само със синия печат на компанията, но и с печата на службата за персонал.

Използването на пломби е задължително, ако фирмата не е записала клауза в договора с конкретен контрагент относно евентуалното им неизползване. Ако няма такава клауза, сделката може да се счита за невалидна.

На документите се поставя печат, за да им се придаде юридическа сила. Не всяка документация обаче се нуждае от това. На няколко документи за персоналаМоже да пропуснете да добавите този детайл.

Някои са заверени с печат счетоводни книжа(например оценки и инструкции). Всички учредителни документи, договори и допълнителни споразумения също трябва да бъдат заверени.

Отпечатъкът се поставя в долната част на текста до подписа на длъжностното лице. При никакви обстоятелства печатът не трябва да фигурира върху преписа от подписа. Понякога знакът „М.” се поставя на мястото, където е поставен печатът. П." или „Място на печат” и върху него да се постави отпечатъкът.

Първичен

Под първична документация в една фирма се разбира така нареченото първично счетоводство, т.е първият етап от обобщаването на операциите в една организация. Първичните документи са тези, които могат да потвърдят съществуването на стопанска сделка. Цялата информация, съдържаща се в „първичния“, трябва да бъде отразена в счетоводството.

Печатът се поставя върху тези първични документи, които са направени в унифицирана форма. Пример за унифициран първичен документ е бележка за доставка, направена с помощта на . Ако самата компания одобри формата на всеки първичен документ, тогава поставянето на печат не е задължително.

Поръчки

Заповедта е вътрешен документ в организацията, т.е. той не отива отвъд него. Така поставянето на отпечатък върху поръчката не е задължително и в повечето случаи се пропуска. Ако служител поиска да предостави копие от заповедта, тогава копието се заверява по всички стандарти, с печат и други релевантни данни.

Печатът не се поставя върху вътрешната документация на дружеството. Единственият задължителен детайл, който трябва да присъства в поръчката, е подписът на мениджъра.

Бланки на организацията

Печатът се поставя върху бланката на организацията в зависимост от това как е направен формулярът. Така че, ако бланката на компанията принадлежи към строги формуляри за отчитане, тогава е необходим отпечатък върху такава хартия. Ако бланката на организацията е издадена на многоцветна хартия с логото на компанията, тогава не се поставя отпечатък.

За да удостоверите редовно информационно писмо върху бланката на организацията, достатъчно е да поставите подписа на длъжностно лице. В някои случаи се изисква отпечатък върху фирмената бланка. Печатът се поставя върху гаранционни писма, както и върху пълномощни (например за представляване на интересите на компанията в съда или за получаване на материални активи).

други

Поставянето на печат върху документ, който не е подпечатан, няма да доведе до производство. Ако обаче не поставите този детайл върху документите, необходими за заверка по този начин, последствията може да са неблагоприятни.

Документ, който не е надлежно заверен, губи юридическата си сила и не може повече да се счита за доказателство в съдебно производство.

В допълнение към горните документи е необходима заверка следните видове хартии:

При попълване на трудова книжка трябва да се вземат предвид следните точки. Печатът на организацията трябва да бъде върху заглавната страна на книгата. Ако личните данни на служителя са променени, това ще бъде изписано на вътрешната страна на корицата. При уволнение известието за уволнение винаги трябва да бъде придружено от синия печат на организацията.

Типични впечатления

В зависимост от организационната форма на предприятието Отпечатъците от печат може да се различават по външен вид. По този начин отпечатъкът на индивидуален предприемач е малко по-прост от този на LLC или CJSC и съдържа по-малко задължителни елементи. Нека да разгледаме типичните отпечатъци на печати в зависимост от вида и формата на компанията.

просто. Той съдържа името на организацията в средата, а в рамката има форма на организационна дейност, както и ORGN и KPP. Адресът на компанията също може да бъде включен в рамката.
С микротекст. В такива уплътнения, за разлика от предишните, има по-сложен кант, минаващ по ръба на 2 слоя. Външният слой съдържа по-малък текст, който показва например неговия регистрационен номер. Във вътрешния слой на канта, както и в обикновения печат, има адрес, OGRN и, както и организационната форма на компанията.
С декоративен кант. Големите компании предпочитат да използват в своята дейност изискани щампи, при които има шарка между вътрешния и външния слой на канта.
За индивидуални предприемачи. По правило той съдържа пълното име на предприемача в средата, а по ръба има подробности като адрес, както и TIN.

Върху какви документи се подпечатват можете да разберете от това видео.

Характеристики на закрепване

Печатът е задължителен за всички договори, повечето документи за персонала, както и. Гаранционните писма и актовете нямат правна сила, освен ако не са подпечатани. Нищо лошо няма да се случи, ако го поставите върху документ, върху който не се изисква печат. Винаги обаче трябва да се поставя там, където присъствието му може да се наложи по-късно по време на съдебно производство.

Някои компании разработват специални разпоредби или инструкции за използване на печата. По правило той се одобрява от мениджъра и съдържа раздели като списък на печатите, използвани в организацията, мястото на тяхното съхранение и процедурата за използване.

Печатът се поставя само до подписа на длъжностното лице, което има право да подписва този вид документация. По правило това е или ръководителят на компанията, или доверен представител.

Правното значение на този детайл е да удостовери подписа на това длъжностно лице, което е част от ръководния кръг от хора, работещи във фирмата, чието име е посочено върху печата.

Отпечатъкът не може да бъде поставен до подписа на обикновен служител на фирмата. Желателно е печатът да не застъпва подписа на длъжностното лице, да е четлив и да позволява разграничаване на цялата информация върху него.

Сертификатът за неработоспособност е официално потвърждение, че служителят не присъства на работното си място поради заболяване. За да се гарантира, че този документ не предизвиква съмнения сред властите и Фонда за застрахователни плащания, той трябва да бъде надлежно заверен с печати. Какви трябва да бъдат печатите на болничния лист?

Печат на отпуск по болест: кръгъл или триъгълен?

Видът на печата върху конкретен документ - кръгъл или триъгълен - се определя от Министерството на здравеопазването на Руската федерация.

Повечето лечебни заведения имат кръгли и триъгълни печати. И все пак по-често удостоверението за неработоспособност се потвърждава с триъгълен печат, по вътрешния контур на който има надпис „за отпуск по болест“, а върху печата присъства и името на лечебното заведение .

Ако листът е заверен от организации със специфичен характер (диспансер за наркотици, психиатрична болница), тогава в този случай името на институцията може да не е върху печата (с триъгълна форма), достатъчно е само надписът „за отпуск по болест“. .

Възможни са ситуации, когато листът съдържа и кръгъл печат. Но това се случва само в случаите, когато пациентът е постъпил в болница, различна от неговото местоживеене/регистрация или ако се изисква допълнителна информация за лист за неработоспособност.

Общи изисквания за печати за отпуск по болест

Отпечатването на лист за неработоспособност трябва да отговаря на следните изисквания (според Министерството на здравеопазването):

отпечатъкът на печата е разположен строго в долния и горния десен ъгъл;
разрешено е оттегляне извън определената зона;
печатът трябва да има ясни, равни контури с ясно видими имена;
Печатът не трябва да застъпва колоните на информационния формуляр.

Колко марки трябва да има?

Формулярът е с три места за три печата, с които лечебното заведение потвърждава автентичността на документа. Научете повече за това как да определите автентичността на болничен лист.

Първият печат се поставя в горната част на формата. Служи за потвърждение на автентичността и верността на информацията, посочена във всички попълнени полета. Тези колони показват данните на пациента и причината за неговото искане.

Вторият печат се поставя в края на отпуска по болест. Мястото за поставяне се намира в колоната, която указва кога служителят може да се върне за изпълнение на задълженията си.

Трето уплътнение може и да няма. Поставя се само ако пациентът е насочен за медицински преглед.

Ето как изглежда удостоверението за неработоспособност с всички необходими печати:

Задължително е наличието на 2 печата на болничния лист.

Възможни нарушения

Често има случаи, когато отпуск по болест не се приема поради неправилното му изпълнение. Причината може да са и грешки с уплътненията.

Болничният лист е невалиден, ако има само един печат.
Не се приема лист, ако е заверен с остарели или неподходящи печати за конкретно лечебно заведение.
Ако върху печата е отпечатано името на институцията, което не отговаря на действителното име, тогава печатът е невалиден.

Печатът трябва да съдържа клишето „за отпуск по болест“; ако го няма, формулярът се счита за невалиден.

Печат на работодателя върху формуляра за инвалидност – необходим ли е и в какви случаи?

Що се отнася до отметките на листа от мениджъра, те се попълват в долната му част и се намират след основната информация. Не е необходимо да имате печат от работодателя, достатъчен е само неговият подпис. Някои организации обаче имат специални печати за отпуск по болест. В този случай освен подписа на работодателя се полага и печат.

След внимателна проверка на попълнените полета, работодателят предава листа на Фонда за социално осигуряване, така че служителят да получи материални плащания за компенсиране на временната си неработоспособност.

Листът за неработоспособност трябва да съдържа най-малко два триъгълни печата. Отпечатъците на печатите трябва да са чисти и поставени на подходящите им места. Печатът на работодателя върху бланката за отпуск по болест не е изискване.

Кой печат да избера и как се различават печатите един от друг? Законът ще ви помогне по този въпрос. Процедурата за използване на печати и щемпели е установена преди 40 години и все още остава непроменена. Има обаче нюанси, които трябва да се запомнят при работа с печати и печати.

Как да използвате печати в организация

Разпоредбите за процедурата за използване на печата, записан в Единната държавна система за управление на документите (USSD), са одобрени с постановление на Държавния комитет за наука към Министерския съвет на СССР от 04.09.1973 г. № 435 и се препоръчва за използване от всички министерства, ведомства и подчинените им институции, организации и предприятия при подобряване на управлението на документацията. Разпоредбите за пресата, записани в Единната държавна база данни, остават валидни и до днес.

Печатът се полага върху автентични документи, удостоверяващи правата на длъжностни лица, факти за разход на средства и материални активи, върху разплащателни и платежни документи, сертификати, пълномощни, организационни документи (например: правилници, харти, учредителни документи, щатни таблици и т.н.). Отпечатък от печат се поставя и във всички случаи, когато е необходимо да се удостоверят правата на длъжностни лица на организацията, потвърждаващи изразходването на средства и материални активи и др.

Важно е да знаете:

Върху документите се поставя отпечатък от печат, за да се удостовери тяхната автентичност и юридическата им сила.
Печатите се произвеждат в строго ограничени количества и изключително за служебни цели.

Основни видове уплътнения

Според предназначението си печатите се делят на основни (печати и печати на юридически лица) и спомагателни (прости).

Печати в държавни организации

Член 4 от Федералния конституционен закон от 25 декември 2000 г. № 2-FKZ „За държавния герб на Руската федерация“ определя правото за възпроизвеждане на държавния герб на Руската федерация върху печатите на федералните държавни органи, други държавни органи , организации и институции, върху печатите на органи, организации и институции, независимо от тяхната форма на собственост, натоварени с индивидуални държавни правомощия, както и органи, извършващи държавна регистрация на актове за гражданско състояние.

Какво е печат на печат?Официалният печат има кръгла форма. В центъра има изображение на държавния герб на Руската федерация, а около кръга е името на организацията. Гербът на град и регион на Руската федерация се поставя върху печатите на представителните и изпълнителните органи на града и региона в съответствие с регулаторните правни актове на този град или регион.

Печати в търговски организации

Неправителствените организации използват фирмен печат, който е еквивалентен на печат. В центъра на такъв печат се поставя емблемата или абревиатурата на организацията, посочваща нейното име, в кръга - пълното наименование на организацията, посочващо нейната организационна и правна форма и нейния държавен регистрационен номер (в регистрационния регистър).

Клауза 7 на чл. 2 от Федералния закон от 26 декември 1995 г. № 208-FZ „За акционерните дружества“ установява състава на информацията в печата на дружеството: „Дружеството трябва да има кръгъл печат, съдържащ пълното му фирмено наименование на руски език и указание от местоположението му. Печатът може също да посочва фирменото наименование на дружеството на всеки чужд език или на езика на народите на Руската федерация.

Организациите могат да имат прости (спомагателни) печати. Те възпроизвеждат името на организацията, нейното структурно подразделение и вида на печата. В този случай върху печата трябва да има допълнителен надпис: „Секретариат“, „За сметки“, „За справки“, „За колети“, „За копия“ и др.

Простите (спомагателни) печати могат да бъдат квадратни, кръгли, правоъгълни, триъгълни, овални.

Лицата, упълномощени да поставят печат върху документи, трябва да знаят, че отпечатъкът на печата, удостоверяващ автентичността на подписа на длъжностното лице, се поставя на място без текст, без да се запечатва личният подпис на длъжностното лице.

Документи от финансов характер се подпечатват без да се записва длъжността и подпис, на специално определено място. По правило мястото, където се поставя печата, се обозначава със символа „М.П.”

Какви документи трябва да бъдат заверени с главния и спомагателния печат

В офис практиката е обичайно да се съставя индивидуален списък с документи за всяка организация, които са подпечатани. Въвежда се в действие със заповед на управителя или е приложение към инструкцията за работа с документи. Организацията също издава заповед (инструкция) със списък на длъжностни лица (ръководители), които имат право да подписват документи.

актове (приемане на завършени строителни съоръжения, оборудване, извършена работа; отписване; прегледи и др.);
архивни справки;
архивни копия;
пълномощни (за получаване на опис, водене на дела в арбитраж и др.);
договори (за финансова отговорност, доставки, договори, научно и техническо сътрудничество, наем на помещения; за производство на работа и др.);
задания (за проектиране на съоръжения, технически конструкции, капитално строителство; технически и др.);
заключения и прегледи;
заявки (за акредитив; отказ за приемане и др.);
изпълнителни листове;
удостоверения за пътуване;
разходни норми;
образци от отпечатъци от печати и подписи на служители, които имат право да извършват финансови и стопански операции;
гаранционни писма (за работа, услуги и др.);
нареждания (бюджетни; банкови; пенсионни; платежни (консолидирани, към банката; за получаване и превод на валута, за внос и др.);
наредби за организациите;
заявления и петиции (за награждаване с ордени и медали, награди и др.);
регистри (чекове; бюджетни поръчки, подадени в банката);
оценки на разходите (за поддръжка на апарата за управление; за изчисляване на договора и др.);
споразумения;
удостоверения (лимит; за изплащане на осигурителни суми; използване на бюджетни средства за заплати; за начислени и дължими трудови възнаграждения и др.);
спецификации (продукти, продукти и др.);
списъци със заглавия;
сертификати;
харти на организации;
щатни разписания.

Поставят се спомагателни отпечатъци от пломби:

за заверка на удостоверения;
върху копия на документи;
за извлечения от документи;
счетоводни документи и др.

Как да използвате печати в организация

В допълнение към главните и спомагателните печати в деловодството на организацията се използват печати. Печатът е вид правоъгълен печат. Печатите официално заместват ръкописните записи в повтарящи се ситуации от същия тип в документацията. В този случай печатите са детайли, които участват в придаването на правна сила на документа и ускоряване на документооборота.

Има няколко вида печати:

ъгъл (адрес);
Регистрация;
ограничения на правата за достъп;
с подробности за организацията;
маркиране.

Ъглов (адресен) печатизползва се, ако организацията не разполага с печатни или „електронни“ формуляри. Ъгловият печат може да се използва за кореспонденция, издаване на актуални удостоверения и др. В този случай ъглов печат, изработен в съответствие с необходимите изисквания, придава на документа официален характер. В ъгловите печати данните за организацията са подредени в същата последователност, както във формуляра. Данните, посочени в ъгловите печати и печати трябва да съвпадат. Размерът на ъгловия печат, като правило, съответства на размерите на ъгловата форма (70x100 mm).

Регистрационен печатсъдържа името на организацията, полета за посочване на датата на получаване и номера (индекса) на входящия документ. Такъв печат установява отговорността на организацията за документа и началото на периода на изпълнение. Регистрационният печат не се поставя върху приложения към документа, а само върху самия документ.

Печат за ограничаване на достъпасе поставя в горния десен ъгъл на всеки лист от документа, в дневниците за регистрация на документи с ограничени права на достъп и на пакети с документи с ограничени права на достъп. Този печат може да бъде допълнен с данни, предвидени в закона за информация, класифицирана като държавна тайна и поверителна информация.

Печат с фирмени данни, обикновено малки по размер с рамка. Той включва краткото наименование на организацията, мястото на регистрация, TIN.

Маркиращи печатисе използват за вътрешни нужди на предприятието (етикетиране на продукти, контейнери и др.) със специално мастило за печати. Размерът, формата и съдържанието им не са регламентирани.

Как да съхраняваме печати и печати

Основен кръгъл печатОрганизацията трябва да се съхранява от ръководителя на отдела, назначен със заповед на ръководителя на организацията и да се съхранява в неговия сейф. Може да бъде издаден срещу подпис на други служители в случаите, когато този ръководител отсъства дълго време или има нужда да се използва печатът през почивните дни и празниците или да се използва извън организацията.

Прости (спомагателни) печати и щемпелисе съхраняват от служители на организацията, отговорни за тяхната употреба и безопасност.

Помощните печати се съхраняват в заключващи се маси. Основни и прости (спомагателни) печати, ъглов (адресен) печат се съхраняват в запечатани сейфове (метални огнеупорни шкафове), достъпът до които е на разположение на служителя, който е получил печатите и печатите и отговаря за тяхната безопасност.

Как се водят записи на печати и печати

За записване на печатите и печатите е необходимо да се води дневник, който се води от служителя, отговорен за безопасността на печатите и печатите. Журналът трябва да се поддържа съгласно правилата за поддържане на строги отчетни документи. Всеки лист от списанието е номериран, списанието е прошито, подпечатано (печат) и подписано от ръководителя на организацията. Списанието се съхранява в огнеупорен шкаф (сейф).

Получените печати и печати трябва да бъдат незабавно регистрирани (вижте).

За извършване на проверки на състоянието на счетоводството и съхранението на печати и печати в организацията могат да бъдат създадени специални комисии. Въз основа на резултатите от проверката се съставя удостоверение (акт) и се предава на управителя за вземане на мерки за осигуряване на правилни условия за отчитане и съхранение на печати и печати. При прехвърляне или освобождаване на служител, отговорен за записването и съхраняването на печати и печати, управителят назначава комисия, която да провери действителната наличност на печати и печати.

Резултатите от проверката се отразяват в акта за приемане и предаване на печати и печати на друг служител, назначен със заповед на ръководителя да отговаря за тяхното отчитане и съхранение. Актът трябва да съдържа приложение с печати и печати.

Смяна и придобиване на печати и щемпели

Подмяната и придобиването на печати (щампи) се извършват въз основа на заповед (инструкция) на ръководителя по препоръка на ръководителите на структурните подразделения на организацията. За производството на печати и печати се прави поръчка в организацията (фирмата), която произвежда печати и печати. Печатите и щемпелите се регистрират при лицето, което ги е получило, докато бъдат предадени (предадени) или подменени (унищожени). Пломбите (щампите), подлежащи на смяна, се унищожават.

Унищожаване на печати и щемпелиизвършва се от комисия, която се създава със заповед на ръководителя на организацията.

Начинът на унищожаване се определя от комисия. Унищожаването на печати и щемпели включва пълно унищожаване на тяхната печатна повърхност и форма, което не позволява възможност за възстановяване и по-нататъшно използване. Изделията от каучук, каучук и полимери се нарязват на малки парчета или се изгарят, а тези от метал се отрязват с две напречни линии. Акт за унищожаване на печати и щемпели се съставя и одобрява от управителя. В дневника се прави бележка за унищожаването на печати (печати), като се посочват номерът и датата на акта.

Актът трябва да посочи:

време и място на унищожаване;
състав на комисията;
основанието за унищожаване на печати и щемпели;
име и отпечатъци от унищожени печати и щемпели;
метод на унищожаване;
заключение на комисията за привеждане на печата (печат) в състояние, което изключва възможността за неговото възстановяване и по-нататъшно използване;
подписи на членовете на комисията.

Актовете се съхраняват заедно с дневника за печати и щемпели.

Кой отговаря за печатите и щемпели

Производството, отчитането, подмяната, съхранението, прехвърлянето и унищожаването на печати и печати се осигурява от лице, назначено със заповед на ръководителя на организацията. При освобождаването му от длъжност заповедта се преиздава и се назначава друго отговорно лице.

Отговорността за използването и съхранението на печати и печати след издаването им на структурни звена се възлага със заповед на ръководителя на служителите, получили такива печати и печати. Въпросът кой в организациите трябва да отговаря за отчитането на печати и печати не се регулира от никакви регулаторни правни актове. Във всяка организация този въпрос се решава в зависимост от характеристиките и разбирането за важността на тази работа.

Печатите и печатите се издават срещу разписка в дневник на служителите, които лично отговарят за тяхното използване.

Т.В. Войцехович

консултант по

офис работа