Годишен отчет: подготовка, попълване, представяне. Как да напиша отчет за свършената работа? Как се пише годишен отчет

Отчетът за свършената работа ще позволи на мениджъра да оцени качеството и скоростта на работата на секретаря. Статията съдържа образци на отчети за извършената работа. Използвайте инструкциите стъпка по стъпка, за да съставите правилно своя отчет.

Изтеглете полезна проба

Защо ви е необходим отчет за напредъка?

Мениджърът поставя задача, служителят я изпълнява - това е същността на трудовия процес. Фактът, че задачата е изпълнена, се записва под формата на отчет за извършената работа. Всеки служител периодично изготвя такъв документ. Честотата на отчетите и формата им зависят от вътрешните правила на компанията.

Кой се нуждае от доклад за напредъка и защо? Лидерът има нужда от него. Този документ ви позволява да оцените колко добре и колко бързо даден служител изпълнява дадена задача. Отчетните документи на всички служители дават възможност за създаване на цялостна картина на работата на компанията и улесняват тактическото и стратегическо планиране.

Самият служител също се нуждае от доклада. Първо, добре написаният окончателен документ помага да представите резултатите от работата си благоприятно на ръководството. Второ, докладът е полезен инструмент за самоконтрол. В края на отчетния период виждате вашите успехи и неуспехи. Това ще ви покаже насоките, в които трябва да се развивате.

Доклад за работата, извършена от служител с пътуващ характер на работа: образец

Изтеглете пълната извадка в списанието

Какво да напиша в доклад за напредъка

Няма един стандартен примерен отчет за свършената работа. Документът се съставя в свободна форма. Зависи от характера на изпълняваните задачи. Недостатъкът на свободната форма е, че много работници не знаят как да напишат доклад за напредъка. Служителят няма да получи адекватна оценка на работата си, ако няма уменията да напише компетентно доклад.

Не можете да принудите служителите да пишат правдиви доклади, но можете да ги научите да представят компетентно своите успехи и постижения. Няма трудности при изготвянето на отчетен документ. Трябва да избягвате грешките, които много хора правят.

Нека да разгледаме извадка от неправилно съставен отчет за свършената работа за седмицата и да разгледаме типичните грешки.

Лош вариант

Защо този доклад е лош?След като прочете такъв документ, мениджърът ще остане с впечатлението, че секретарят не е претоварен с работа. Освен това текстът е труден за четене - структурата на доклада оставя много да се желае.

Структура на отчета

В извадката по-горе липсват основните елементи на добрия отчет. Тя трябва да съдържа:

• списък със задачи, които служителят трябва да изпълнява;
• спецификация на тези инструкции;
• анализ на свършената работа;
• планове за следващия отчетен период;
• предложения какво да промените, подобрите, оптимизирате.

Наборът от структурни елементи зависи от продължителността на отчетния период. Ежедневният или седмичният доклад за напредъка не трябва да съдържа анализ и предложения, но месечният доклад за напредъка или годишният отчет трябва да съдържат тези елементи.

Добър отчет за свършената работа

Изтеглете пълния примерен доклад

Как да подадете отчет

Ако няма други изисквания, се изготвя доклад за извършената работа в съответствие с GOST 7.32-2001. GOST регламентира основните изисквания за изготвяне на отчетен документ. Той съдържа стандарти, които определят метода на форматиране, типа и размера на шрифта, разстоянието и размера на полето.

Какви могат да бъдат изискванията за доклад за напредъка?

Тъй като няма стандартизирани изисквания за подготовка на документи, основната задача на служителя е да подобри възприемането на текста и да увеличи неговата четливост. За това:

• използвайте не повече от 5 изречения в един параграф;
• редуване на дълги и кратки изречения;
• разбийте текста така, че таблицата или графиката да не заемат цялата страница;
• оставете място за коментари върху таблици и графики;
• Ако докладът е дълъг, направете заключение в края.

Забележка!За да съставите отчет за извършената работа в командировка, използвайте специална проба. Това е унифицирано формуляр No Т-10а. Изтеглете готовия формуляр

Формуляр № Т-10а:служебно задание за изпращане в командировка и отчет за изпълнението му

Изтеглете формуляр и образец за попълване в системата за персонал

Как да напишем отчет: инструкции стъпка по стъпка

Етап 1. Направете груб контур на документа. Един отчет за кратък период не трябва да заема повече от 1-2 страници. Ако докладвате редовно, изгответе електронен образец на документ за всеки случай:

• примерен дневен отчет за напредъка;
• примерен седмичен отчет за напредъка;
• примерен отчет за свършената работа за месеца.

Стъпка 2.Направете списък със задачите си. Ако има много задачи, групирайте ги в семантични блокове.

Стъпка 3.Избройте инструментите и ресурсите, които са били използвани по време на изпълнението на задачите - допълнителен труд, финансови разходи, пътуване, материали.

Стъпка 4.Представете резултатите от работата си. Опишете как те постигат целите. Ако задачата не е изпълнена, обяснете причината. Дайте своята оценка на ситуацията. Направете изводи.

Стъпка 5.Формулирайте цели и задачи за следващия отчетен период.

Стъпка 6.Вмъкнете в текста таблици, графики и диаграми. Често мениджърът преглежда отчетния документ. Опитайте се таблицата или графиката да предоставят възможност за оценка на вашата работа.

Използвайте Google Docs за създаване на диаграми

Как да създадете диаграма в Google Документи

Стъпка 7Внимателно препрочетете текста, обърнете внимание на граматиката и стила. Маркирайте ключови факти с удебелен шрифт или курсив. Подгответе електронен вариант на документа и печатен вариант. Ако трябва да докладвате устно или в презентация, предварително подгответе кратка версия на текста, като включите най-важните точки.

Лична информация:

Консултира в областта на редовното управление на повече от 70 компании: от 10 до 9000 души (включително: холдингови компании, вериги магазини, фабрики, сервизни компании, строители, държавни служители, уеб агенции, онлайн магазини). Ученик на Александър Фридман.

Един от съавторите на книгата "Социални технологии на Талинското училище за мениджъри. Опит за успешно използване в бизнеса, управлението и личния живот": http://www.ozon.ru/context/detail/id/140084653/

Прецизността е учтивост на кралете, но задължение за техните поданици

Луи XVIII

на кого:собственици, топ мениджъри

Как една симулация на трескава дейност може да бъде приета от мениджъра като резултат от работа

„Какво направиха моите подчинени днес? Какви задачи изпълниха? Колко време отне и какви резултати бяха постигнати?“- такива вълнуващи мисли често преследват лидера. Откъде биха дошли?

Отвън всичко е супер. Щом шефът влезе в офиса, всички веднага са заети: малките разговори завършват по средата на изречението, някой започва трескаво да пише на компютъра, други трескаво прехвърлят документи от едно място на друго, трети веднага звънят на всички контрагенти подред. Защо такава блажена картина поражда „вълнуващи мисли“?

Факт е, че опитен лидер разбира много добре разлика между „факти“ и „мнение относно фактите“. Но за да разбере какво са правили поверените му подчинени, е необходимо да се организира подробен устен разпит „какво“, „как“, „кога“, с „какви резултати“ и „кой“ го е направил. Това отнема много време както на ръководителя, така и на служителя. Следователно мениджърът решава този проблем според остатъчния принцип. А кой ще пита докато е в отпуска или в болничен?

Тази статия ще обсъди инструмент, който ви позволява да отделите „факти“ от „мнения за факти“ и да измервате ефективността и продуктивността на подчинените. Да се ​​срещнем. Ежедневни отчети за работата във формализиран вид за всеки служител.

Работни отчети: описание на технологията и ползите

Технологията на работните отчети е проста като две и две. В края на работния си ден всеки служител трябва да предостави отчет с пълен списък на изпълнените задачи и времето, изразходвано за всяка от тях, заедно с връзка към резултата от работата.

Позволете ми да ви напомня, че отчетите за работата са част от една по-голяма технология - „Организиране на работата на служителите, като се вземе предвид работното време по задачи, като се използват планове и отчети и техният анализ от мениджъра“. Общата технология се състои от следните елементи:

• Ежедневно планиране на служителите: изисквания за организация и формат. Прочетете повече в статията „“.
• Анализ, оценка и коригиране на плановете на служителите, обсъждане на плановете с мениджъра. Вижте статията "".
• Ежедневно отчитане на служителите: изисквания за организация и формат. Това е, за което говоря в тази статия.
• Анализ, оценка и изводи от отчетите на служителите. Повече подробности в “”.

Основни принципи на работните отчети

1. Служителите трябва да се отчитат ежедневно за работата си, независимо от тяхната квалификация, длъжност или други фактори.
2. Отчетите трябва да се изпращат строго в края на текущия ден (на който отчетът съответства)
3. Отчетът трябва да се предоставя в електронен вид и да се съхранява, за да има възможност ръководителят да го разгледа в детайли.
4. Всеки висш ръководител трябва да може да преглежда отчетите на всички свои подчинени.
5. Докладът трябва да бъде толкова подробен, колкото е необходимо, за да създаде прозрачност в извършената работа без допълнително обсъждане със служителя.
6. Ръководителят си запазва правото да анализира отчета, да задава въпроси относно методите за изпълнение на задачите и да оценява качеството и ефективността на извършената работа.

Ползи от ежедневните отчети за мениджърите

• 100% прозрачност на действията на всеки служител въз основа на резултатите от работния ден, седмица, месец и др. Сега няма нужда от устен въпрос: „какво направихте?“
• Възможност за отложена проверка на дейностите на служителите. Не винаги е възможно да проверите всички наведнъж. Вече можете да отворите отчети за работата си и да разберете какво е правил мениджърът Иван Петров през последните 2 седмици през всеки работен ден.
• Осезаемо увеличение на производителността на служителите, защото сега можете да поискате всеки „десет минути“ от 8-часов работен ден.
• Значителни спестявания на време както за ръководителя, така и за подчинения поради липсата на часове на проучвания „кой какво е направил“.
• Бърза възможност за отсяване на слаби, несправящи се и нетрудолюбиви служители измежду новоназначени и изпитателни служители. Сега техните резултати са „в пълен изглед“ въз основа на резултатите от всеки ден.
• „Старите“ на компанията също няма да могат да се отпуснат и да почиват на лаврите си. Докладите им за работа ще кажат всичко за тях.
• Намаляване на нивото на стрес на мениджъра поради „неспособността да се извърши проверка“, т.к Сега можете да оцените резултатите на всеки служител в удобно време.

Ползи от ежедневните отчети за подчинените

• Непрекъснат процес на придобиване на знания и опит от вашия мениджър. Като резултат: рязко развитие както на професионални, така и на лични умения. Всъщност лидерът се превръща в учител-наставник, с когото редовно мислите заедно: за нови и по-ефективни начини за решаване на проблеми; как да развиете допълнително своите „точки на растеж“ и да укрепите своите „слаби точки“; за допуснатите грешки и предотвратяването на нови.
• Навикът да се работи „професионално“, който винаги е високо ценен на пазара на труда: подобряват се уменията за планиране, управление на времето и степента на отговорност за действията.
• Възможност за независима оценка на вашата ефективност. Служителят винаги може да погледне собствения си отчет за работата, да го анализира и да начертае стъпки за по-нататъшното си развитие.
• По-бързо кариерно израстване за тези, които са трудолюбиви и вършат качествена работа. Ясна и прозрачна демонстрация на резултата пред мениджъра. Сега с него няма нужда редовно да пиете бира и да правите парна баня, за да говорите за постиженията си - всичко е ясно видимо. Системата за отчитане в организацията значително намалява влиянието на майстори на скрити игри и „любими“.

Изисквания към състава на работния отчет

1. Име на изпълнената задача. Трябва да става ясно каква работа е свършена. Например: „Плащане на сметка за закупуване на офис оборудване за счетоводния отдел.“
2. Постигнат резултат. (пример: „Фактурата е частично платена, тъй като продавачът не разполага с два скенера на склад“). Ако резултатът НЕ е постигнат, тогава до информацията за възникването и реакцията на възникналия проблем/задача трябва да има информация за това как и кога се планира този проблем да бъде решен и как да се избегне в бъдеще. Необходимо е също така да посочите кои регламенти/стандарти изискват допълнения/промени/създаване и незабавно да поставите съответните задачи във вашия план. Новите задачи трябва да имат връзка към текущата като основен източник.

• Основен принцип: всяка задача трябва да има резултат. Когато е възможно, резултатът трябва да бъде във формализирана форма (например: ако служител проведе интервю, след това в резултат на работата: списък с избрани кандидати и кратка информация за тях + списък на тези, с които е говорил) .
• Ако задачата включва работа с документи, файлове или друга информация, трябва да предоставите директна връзка към тези документи или към папката или местоположението, където се съхраняват.
• Важно за мениджърите! Във всички задачи, свързани с управлението (например: изучаване на планове и доклади на други служители, контрол и т.н.), не забравяйте да посочите кратки резултати: постижения, недостатъци, тенденции и т.н. Пример „Задача: Анализирайте отчетите на служител Иван Петров за 2 седмици. Изводи: „Няма предложения за някои задачи за подобряване на нормативната уредба. Петров се запозна със заключенията и се задължи да обърне внимание и да формулира по-подробно предложенията си.”
• При изучаване на всякакви материали, посещение на конференции, срещи с партньори и др. трябва да се изготви кратко резюме + в доклада да се даде връзка към него.

• Ако изпълнителят има чувството, че общото време, изразходвано за задача, може да предизвика въпрос от мениджъра, е необходимо незабавно да се обясни „защо е изразходвано толкова много време“. (Пример: Задача: Издаване и изпращане на фактура на Клиента. Време: 1 час. Обяснение: 1 час време е изразходван за издаване на фактура поради необходимостта от 3 пъти пресъгласуване на формулировката с Клиента по негова инициатива)

Пример за отчет за работа

Примерът показва списък със задачи от отчет, направен в Bitrix24 (системата ви позволява да работите централизирано в рамките на компанията и да проследявате времето по задача). При правилна организация на планиране и отчитане на работното време по задачи, всички отчети ще се генерират автоматично.

Примерен резултат от задачата

Допълнение към отчета за работата

В края на всеки отчет за работа е необходимо да поставите следната фраза (ДД - дата; ММ - месец; ГГ - година; ЧЧ:ММ - формат часове + минути).

Общо за ДД.ММ.ГГ:
1) Работил в офиса: ЧЧ:ММ
2) Работил от вкъщи: ЧЧ:ММ
3) Общо изработено: ЧЧ:ММ
4) Отпуск по болест: ЧЧ:ММ
5) Часове за собствена сметка: ЧЧ:ММ

Правила за добавяне към отчета (използвайки примера на моята компания)

• В рамките на един работен ден (ден) „Общо отработен“ и „Отпуск по болест“ могат да надхвърлят 8 часа само ако отпускът по болест е нула).
• В рамките на един работен ден (ден) „Общо отработени“ и „Часове за собствена сметка“ трябва да дадат общо 8 часа, не повече.
• Например, поисках почивка в 01:19, обядът беше намален до 00:25 вместо 01:00, работното време в края на деня беше 07:19. В „Часове за ваша сметка“ напишете „00:41“ плюс коментар: иска се почивка в 01:19, обяд 00:25 вместо 01:00 (т.е. записвайте всички отклонения от стандартите за работно време).
• Времето, прекарано в командировка или пътуване по служебни въпроси, също се отчита в реда „Работил в офиса“.
• В реда, където времето е нула, поставете 0:00
• За да добавите фраза бързо, трябва да я копирате и поставите от предишни отчети, като промените часа.

Последователност на изпълнение на отчетите за работа

Може да бъде изключително трудно, а понякога и невъзможно, да се въведат ежедневни отчети в ежедневната работа на отдел/компания без паралелен проект за въвеждане на редовно управление. Прочетете повече за редовното управление в статията „.“ Тук накратко ще очертая 2 основни етапа:

1. Първи етап(продължителност: 2-3 седмици): служителите са длъжни да записват в отчети петте най-големи изпълнени задачи, като посочват времето за всяка от тях. Изпълнение: GoogleDocs или текстови редактори, евентуално система за задаване на задачи.
2. Втора фаза(продължителност: 3 седмици и повече): от служителите се изисква да записват всички задачи в отчети, като посочват изразходваното време. Внедряване: Bitrix24 или друга система за задаване на задачи.

Когато отчетът за работата може да е ненужен

За професии, при които се извършват еднотипни повторяеми действия, има смисъл вместо отчет да се въведе стандарт за броя изпълнени задачи. Първоначално се оценява желаното средно време за изпълнение на една задача. След това нормата се изчислява с помощта на проста процедура:<количестов рабочих часов>разделете на<норма времени на выполнение одной задачи>.

Например операторът на кол център може да има стандарт: 90 обаждания на ден, 4 продажби и т.н. В този случай мениджърът гледа отклонението от нормата, а не отчета за работата. Подобна ще бъде ситуацията и с работник, който произвежда детайли от същия тип.

Редовно ми задават следния въпрос: „Колко често се препоръчва да преглеждате отчетите за работата на служител?“Отговорът е банален: „Колкото е необходимо, за да се гарантира, че работата на конкретен служител е приемлива за компанията и мениджъра.“.

В началния етап (1-1,5 месеца) на изпълнение е важно всеки ден да проверявате отчетите за работата на всички. Впоследствие за някои служители е достатъчно да ги проверявате веднъж на 1-2 седмици, за други всеки ден.

Ако човек работи с отчети от 1 година и вие сте принудени да проверявате отчета му всеки ден, вие не работите като мениджър: не оказвате необходимото влияние върху подчинен или държите неефективен служител.

Дейностите на всяка организация или компания винаги включват докладване. Дори ако компанията е напълно независима и няма висше ръководство, е необходим отчет за дейността на такава компания, за да може ръководството на самата компания да оцени ефективността на работата за определен период, да изгради по-нататъшни перспективи за развитие. на кампанията.

Писането на отчет, подобно на писането на бизнес писмо, изглежда като прост въпрос... но къде могат да възникнат трудности?

Обикновено тези, които го правят за първи път, се затрудняват как да съставят протокол за свършената работа. След като състави такъв доклад веднъж или два пъти и го коригира според получените коментари, специалистът, който го съставя, вече не изпитва особени затруднения при изготвянето на следващия.
Съставянето на отчет за напредъка за първи път и правилното му съставяне не е толкова лесна задача, колкото изглежда на пръв поглед.

Малко за счетоводния отчет

Най-простият по отношение на изпълнението е счетоводният отчет. Той може да бъде голям по обем и да отнеме много време за съставяне, изисква прецизност и точност при съставянето му, но въпреки това е малко по-лесен за съставяне от текстов отчет за свършената работа. При изготвяне на счетоводен отчет обикновено има строго определена форма на отчитане, изразена в различни таблици.

Трябва да попълните тези таблици с цифрови показатели за дейността на организацията и това е всичко. Разбира се, всички показатели трябва да са надеждни и комбинирани помежду си, но все още е по-лесно да се изчислят и вмъкнат числа в съответните колони, отколкото да се състави текстов отчет за извършената работа, когато трябва да опишете всички аспекти на дейността на организацията в думи.

Понякога при изготвяне на счетоводен отчет е необходима обяснителна записка. Обикновено не е голям по обем и в него са обяснени някои числа. Например, защо някои показатели са намалели, какво е причинило увеличението на други показатели, каква е общата тенденция към растеж и развитие, според данните в отчета.

Класификация на докладите за напредъка

Докладите се класифицират по два критерия

• По време на отчетния период: дневни, седмични, месечни, тримесечни, полугодишни, годишни.
• По състав и обем: отчет за работата на едно подразделение на организацията и отчет за работата на цялата организация.

Съставянето на дневен или седмичен отчет за напредъка рядко е трудно. Обикновено те се състоят от няколко цифрови индикатора, които отразяват основните дейности на организацията. Обемът на месечните отчети за напредъка е по-голям, но също се изразява главно в числа. А тримесечните, полугодишните и годишните най-често включват текстови версии на отчети за извършената работа.

Текстов отчет за свършената работа – творчески процес

Съставянето на отчет в цифри е отговорна задача, но по-лесна от съставянето на компетентен, квалифициран текстов отчет за свършената работа. Съставянето на отчет в текстова форма е вид творчество.

Той трябва да отразява дейността на отдел или цялата организация като цяло, трябва да е написан на езика на документа, но лесен за четене, да не съдържа излишна „вода“, текстът да е подкрепен с цифри, да отразява сравнение с предишни показатели за отчетния период или показатели за същия период на миналата година и трябва да завърши с някои заключения.

Изготвянето на отчет за дейността на цялата организация като цяло, работата на всички нейни отдели и отдели обикновено се възлага на ръководителя на организацията. Общата практика за предоставяне на отчети предполага, че по-висш орган изпраща на организацията, която трябва да предостави отчет за извършената работа, структурата на предстоящия доклад, който посочва какво конкретно трябва да бъде обхванато в отчета за извършената работа, какви цифри , индикаторите и областите на дейност трябва да бъдат отразени в предстоящия отчет.

Ръководителят на организацията запознава отделите със структурата на отчета на всеки отдел и всеки отдел съставя свой собствен доклад за извършената работа. Мениджърът проверява всички отчети, ако е необходимо, коригира ги и генерира общ отчет за дейността на организацията.

Основни изисквания за изготвяне на доклад за напредък

И въпреки че изготвянето на отчет за извършената работа е творчески процес и трябва да отразява всички аспекти на дейността на организацията, той все пак е документ, а не есе по конкретна тема, той трябва да отговаря на всички изисквания на бизнеса документ. Следователно докладът за напредъка не трябва да съдържа изречения с лични местоимения, например „Казах, те го направиха, постигнахме“ и други подобни. Ето малък пример за това какъв речник трябва да съществува в текста на доклада:

„Броят на продажбите в технологичния отдел за второто тримесечие на 2014 г. е 205 000, което представлява 27% от общия брой продажби. Това е с 10% повече от продажбите за съответния период на миналата година. Продажбите в технологичния отдел за второто тримесечие са се увеличили със 7% в сравнение със същата цифра за първото тримесечие. Това увеличение на нивото на продажби се дължи на разширяването на пазара на продажби (създаване на нови точки за продажба, интензификация на работата на агентите).“

Не можете да вмъкнете в отчета за свършената работа, когато говорите за подобряване на някои показатели, изречения като „благодарение на упоритата работа на мениджъра, благодарение на подобряването на работата на екипа“. Първо, това е неправилен стил на изготвяне на бизнес документ, и второ, такива предложения не отразяват истинската причина за повишаване на нивото на показателите. Какво, преди мениджърът да работи не усилено, но някак? Екипът работи зле преди този отчетен период и след това по някаква причина започна да работи добре?

Когато изготвяте отчет за извършената работа, в съответните раздели на отчета можете да вмъкнете описание на някои конкретни събития, действия, презентации, които са допринесли за подобряване на работата и повишаване на ефективността.

Раздели на доклада за напредъка

И така, какви раздели трябва да съдържа текстов отчет за извършената работа, ако към изготвянето му не е приложена конкретна структура на отчета?

• Уводна част, в която се дава кратко описание на организацията, позицията й сред подобни организации в града, региона или друга информация за организацията или региона, където се извършва нейната дейност.
• Следват доклади за извършената работа от всяко звено (отдел). Ако организацията е малка и няма отдели, тогава основната част от отчета за извършената работа се съставя от ръководителя на организацията въз основа на данните, предоставени от всеки специалист на организацията.
• Последната част, която обобщава резултатите от работата на организацията за отчетния период, прави изводи за успехи и неуспехи и дава прогнози за бъдещи дейности.

Опции за отчети за напредъка

Структурата на отчета за напредъка може да има и други опции, свързани със спецификата на дейността на организацията, но трябва да съдържа следните данни:

• Пълен и обективен отчет за всички области на дейността на организацията, с цифрови показатели, евентуално диаграми
• Заключения за работата на организацията за отчетния период
• Начини и перспективи за развитие на организацията за предстоящия отчетен период.

Трудовият процес се състои от поставяне на задачи от мениджъра и тяхното изпълнение от служителя на компанията. От време на време всеки служител пише отчет за свършената работа. Честотата зависи от вътрешните правила на предприятието, както и от формата. Не подценявайте важността на този документ за управлението.

В тази статия ще разгледаме как правилно да подготвим отчет за извършената работа, пример за попълване на документа и някои съвети за изготвянето му.

Защо трябва да можете да докладвате правилно за работата си

Работният процес може да се представи като сложен механизъм, в който всеки служител на компанията е зъбно колело. В този пример ръководителят на организацията действа като инженер, който отговаря за това всички механизми да работят гладко и възможно най-бързо.

В реалния живот за шефовете е доста трудно да оценят колко добре служителите си вършат работата, ако не виждат резултатите от работата си. Ето защо в почти всички предприятия ръководството задължава всеки служител редовно да изготвя отчет за извършената работа. Често този документ се създава на интервали от 1 седмица. По този начин ръководството може да види какво са правили служителите, както и колко са били полезни за предприятието.

Грешен пример

Документът се съставя в свободна форма. Може би затова има голям брой доклади, които не казват нищо на ръководството или го карат да мисли, че работникът не се справя с възложените му функции. В същото време даден служител може да бъде истински трудолюбив и да надхвърли плана си. Вината е неправилно съставен отчет за извършената работа. Образец на такъв документ е даден по-долу.

Вид на документа: отчет за извършената работа за периода от 15.02.16 г. до 19.02.16 г.

Беше направено следното:

• работното време на производствения цех беше ограничено;
• резултатите от времето бяха въведени в работната програма;
• изчислени са нови стандарти за време;
• отговори на запитвания от инспекции по безопасност на труда, както и няколко клиенти;
• взе участие в конференция за подобряване ефективността на труда в предприятието.

Дата на съставяне: 19.02.16

Подпис: Петров Ю.

Ако служител изготви отчет за извършената работа по този начин, тогава ръководството ще счете, че той не е достатъчно зает.

Какви са грешките?

Горният пример ясно показва стандартни грешки при изготвянето на документи от този вид.

Основните са:

Горните изисквания трябва да се използват както при изготвяне на седмични формуляри, така и при генериране на отчет за свършената работа за годината.

Подходящ вариант

Вероятно няма да можете да създадете висококачествен отчет от първия път. За да ви улесним да направите това, даваме пример за това как е било необходимо да се напише отчет до мениджъра за извършената работа, посочена в първия пример:

„До: Началник отдел по планиране Иванов П.М.

От: Икономист 1-ва категория от плановия отдел Р. Петров.

Доклад за трудовите резултати за (15.02.16-19.02.16 г.)

За отчетната седмица ми бяха възложени следните задачи:

Всички поставени задачи бяха изпълнени, а именно:

• Проведени са 5 хронометражни изпитания и са съставени още толкова нови стандарти за работа на производствения цех;
• взе участие в конференцията, приложена е бележка с предложения.

Извършена е работа и с входяща документация, а именно:

• Събрани са 2 отговора на IOT заявки.
• Отговори на писма от гр. Юриева А. А., Жакова С. И., Милеева К. Б.

За периода от 22.02.16 г. до 26.02.16 г. е планирана командировка за проверка на работата на структурното звено на клон Печерск.

Дата на съставяне: 19.02.16

Подпис: Петров Ю.Р.”

Съгласете се, че тази версия на отчета е по-добре да се чете и ръководството може да види колко добре работи един от служителите.

Как се пишат отчети за по-дълги периоди?

Разбира се, не е трудно да напишете красиво период от една седмица на хартия. По-трудно е да се изготви отчет за свършената работа за шест месеца или дори година. Това обаче е по-лесно да се направи, отколкото може да изглежда на пръв поглед. Например, ако имате седмични отчети за необходимия период, тогава можете безопасно да ги използвате.

Максимален обем - 1 лист формат А4

В същото време си струва да се опитате да увеличите донякъде информацията, така че резултатът да се побере на 1-2 страници. В случай, че организацията не поддържа седмични резултати, но от вас се изисква да създадете отчет за свършената работа за годината, не се паникьосвайте и изпадайте в истерия.

Цялата информация е достъпна около вас: погледнете хронологията на съобщенията в регистрационните файлове на документи или в имейл, отворете папката с вашите отчети, проучете пътните листове. Всичко това ще ви помогне да си спомните подвизите, които сте постигнали през работната година.

Нека обобщим

По-горе сме дали някои примери за това как да напишете доклад за напредъка. Основното нещо е да се опишат извършените операции, като се посочат количествени характеристики (толкова пъти или такъв и такъв брой парчета и т.н.). По този начин ще уведомите ръководството колко точно работа сте свършили.

Не трябва да забравяме да посочим в началото на отчета списък с конкретни задачи, които сте получили за изпълнение. Важна част е попълването на доклада. Не забравяйте да запишете какво искате да приложите на работа в близко бъдеще. Това ще покаже, че гледате по-широко от областта на вашите непосредствени отговорности и функции, които трябва да изпълнявате според длъжностната характеристика.

Можете също така да разгледате примера по-горе.

За да улесните изготвянето на такива отчети, можете да записвате свършената работа ежедневно в бележник или електронен документ. Ще отделите само 3-5 минути на ден за това малко нещо. Не е толкова много. Въпреки това, благодарение на такива записи, можете лесно да създадете отчет за работата си за всеки период в бъдеще.

Няма лидер, който да не изисква от подчинените си поне веднъж годишно отчет за свършеното. И проблемът е, че при рутинна работа разработването на такъв документ изглежда доста трудна задача. И по някаква причина ни е неудобно да искаме от нашите началници примери за отчети за свършената работа. Ами ако реши, че не сме подходящи за позицията, която заемаме?

Кому трябва

Този въпрос задава изпълнителят, който е получил задачата да докладва. Най-често служителите на компанията се чувстват почти обидени от подобни искания. Но всичко има смисъл.

Първо, самият изпълнител се нуждае от отчет за извършената работа. Не формалното, а заинтересованото отношение към този процес ще ви позволи да откриете тесните места и слабостите във вашата квалификация. Това означава, че са идентифицирани посоките, в които е възможно (и необходимо) да се развива. В крайна сметка всички се учим от грешките си.

Второ, лидерът има нужда от това. Докладът за напредъка ви позволява обективно да оцените качеството и скоростта на решаване на поставените задачи. Благодарение на този документ ще изчезнат много въпроси - от най-примитивното „какво правиш през цялото време“ до сложното „защо трябва да сменя компютъра ви с по-модерен?“ Тъй като отчетът ще покаже, че запазването на промените в документа отнема много време. И това не зависи от изпълнителя - остарялата офис техника не може да работи по-бързо. Всъщност затова изглежда, че служителят пие чай през цялото време - той просто чака операцията да приключи.

И въпросът: „Защо трябва да пишете отчет за свършената работа за месеца?“ само по себе си е неправилно. Защото натрупването и попълването на бази данни има смисъл за стратезите, а не за тях. Просто е по-лесно да се реши проблем, отколкото да се говори за методи за решаването му.

Какво да напиша

Примери за отчети за напредъка показват, че трябва да пишете много подробно. Всичко, което изглежда като дреболия или незначително движение на тялото, може да се окаже ключов елемент в изпълнението на определени функции. Но разбирането за това ще дойде само след изучаване на няколко писмени доклада.

Ако работата има рутинен характер, например съгласуване на документи и идентифициране на несъответствия, тогава има смисъл да се разработи таблична форма. В този случай отново в началото таблицата трябва да е много подробна и да съдържа много колони; С течение на времето необходимостта от някои колони вече няма да е необходима и формулярът на отчета ще приеме нормална (да се чете: разумна) форма.

В някои случаи, когато се съставя отчет за извършената работа (например учители), е невъзможно формално да се подходи към въпроса за самоанализа. Наистина, в допълнение към планираното учебно-методическо натоварване и изучаване на необходимия материал, училището се занимава и с учебна дейност. Това изисква специален подход към изготвянето на документа: необходимо е да се разберат причините за изоставането на редица ученици, да се намерят начини да се заинтересуват децата от техния предмет. И в същото време не трябва да забравяме за учениците с високи постижения (или дори надарени).

Цели на отчетите

За правилна подготовка и минимален разход на време е необходимо от самото начало да се реши с каква цел и защо се пише отчетът за извършената работа за годината. Нека назовем най-популярните:

Обосновка на реалните ползи от конкретна позиция в организацията;

Потвърждаване на квалификацията на конкретен служител;

Демонстрация на ефективна работа пред ръководството;

Получаване на финансиране за следващ отчетен период;

Получаване на съгласие за развитие на посока (идея);

Обосновка за изразходване на разпределените ресурси и финанси и др.

Добре познатата формулировка - правилното формулиране на проблема осигурява 50% от решението - работи и в този случай. Колкото по-добре разбираме защо е нужен отчет, толкова по-лесно ни е да го напишем. Дотолкова, че един документ „за показ“ изобщо не изисква креативен подход от нас. И отнема много време.

Структура на документа

Ако компанията няма разработен такъв, тогава той трябва да бъде разработен самостоятелно. Познавайки целта на документа, е необходимо да помислите за неговата структура. Примери за доклади за напредъка показват, че е необходима ясна и проста схема.

В самото начало трябва да се обясни целта и логиката на представяне на информацията. Обяснете последователността на представяне и създайте съдържание. За таблицата е необходимо да се даде кратко обяснение защо е избрана точно тази форма.

В рамките на разделите и подразделите също трябва да се поддържа единство на изложението. Това ще направи документа по-разбираем и в резултат на това по-лесен за разбиране. В доклад за дълъг период от време илюстрациите и графиките са доста подходящи за по-лесно разбиране. Но тук трябва да се придържате към правилото на „златната среда“: твърдият текст, както и изключително визуалните материали, се отегчават много бързо.

Стилистика

За един обикновен служител може би най-трудното нещо за писане е терминологията и формулировката. Претенциозният доклад ще изглежда неестествено и ще предизвика негативна реакция от ръководството. Прекалено простите формулировки (25 документа са ксероксирани например) също ще отблъснат читателя.

Но трябва да избягвате шаблоните. Единственото изключение е документът, който никой никога няма да прочете. Понякога срещаме такива проблеми, но в тази статия се интересуваме от реални (не създадени за проформа) отчети.

Във всеки случай не трябва да говорите само за постижения. За да ги подчертаем, е необходимо да говорим за трудностите, с които трябваше да се сблъскаме по време на работата. Наред с други неща, анализът на сложността е свързан с оптимизиране на работата на управленските служители. Примери за отчети за извършената работа предполагат, че не трябва да използвате рационализирани фрази като „незадоволително състояние“, „възникнали трудности“ и т.н. По-добре е да наричате всичко с правилното име: „счупена фотокопирна машина“, „липса на достъп до Интернет“, „липса или ненавременно получаване на информация от съответния отдел“. Всичко това ни позволява да оценим адекватно и обективно текущата ситуация в компанията.

Оценка на резултатите

Всеки получен резултат трябва да бъде подкрепен с числа. Такава спецификация дава разбиране за динамиката на развитие.

Освен това е необходимо да се определят критерии за оценка на резултатите. Дали това е предишният (ако е тримесечен отчет, например) или обратното, процентът на изпълнение на поставените цели, решава авторът на документа.

Като цяло косвените показатели могат да разкажат много за процеса на решаване на поставените задачи. Тук също има много информация за допълнителен анализ. От определяне на разходите за труд до разбиране на правилността на поставяне на цели.

От проблем към решение

Повечето доклади се изготвят на принципа на описване на хода на работата. Документ, който ясно показва връзката проблем-решение, изглежда по-изгоден. Читателят веднага разбира какви методи и техники (ако е необходимо) е използвал изпълнителят, за да изпълни задачата своевременно и качествено.

Още по-подробна верига от „конкретен проблем - причините за възникването му - поставяне на задачи - решение“ веднага предполага необходимостта от представяне на ежедневен отчет в таблична форма. Освен това имената на графиките вече са известни. Така представената информация се чете и анализира лесно.

Представяне на количествени показатели

В случаите, когато отчетът се състои основно от цифрови данни, табличната форма може да бъде много трудна за разбиране. Непрекъснат поток от числа буквално отегчава читателя само след няколко минути. Друго нещо са многоцветните диаграми и графики. Те са ясни, разбираеми и лесни за четене.

Всяка диаграма трябва да бъде коментирана. Освен това е необходимо да се посочи как различните графики са свързани помежду си; Изясняването на причинно-следствените връзки допълнително ще улесни анализа на доклада.

Ако по време на работата са изразходвани материални ресурси, не трябва просто да ги изброявате всички. Вместо това следва да се посочат придобитите стоки. Сухата фраза: „Закупено е офис оборудване“ ще звучи съвсем различно, ако напишете: „Създадени са 2 работни места, което позволи да се увеличи производителността на отдела“.

Как се съставя документ

Въпреки факта, че няма единна форма на подготовка, може да се изготви отчет за извършената работа в съответствие с GOST, който определя основните критерии за научна работа. В него са посочени изискванията за форматиране, тип и размер на шрифта и др.

Що се отнася до четливостта на документа, ето няколко съвета:

Опитайте се да запазите не повече от 5 изречения в един абзац;

Ключовите индикатори могат да бъдат подчертани с шрифт или цвят;

Разделете текста така, че таблицата или графиката да не заемат цялата страница; не забравяйте да оставите място за коментари към тях;

Напишете ясно и кратко резюме на доклада.

Тези съвети ще ви помогнат да направите вашия доклад по-лесен за възприемане и следователно първоначално ще настроите читателя за лоялно отношение към автора на документа. Представете си, че вие ​​сте шефът. И направете доклада нещо, което ще ви бъде полезно и интересно да прочетете.