Длъжностна характеристика на секретаря на деловодителя в читалище. Длъжностна характеристика на секретар-чиновник: какви са задълженията и правата на секретаря? Каква е работата на секретаря?

Служебният секретар изпълнява важна функция във всяко предприятие: в училище, в детска градина, в търговска организация, в градска администрация, в съда и т.н. Затова работодателите имат специални изисквания към неговия избор. Как длъжностната характеристика регламентира работата на такъв служител? Какви задължения трябва да изпълнява и какви отговорности носи? Нека разгледаме тези въпроси по-нататък.

Пример за типична длъжностна характеристика на секретар

Основната функция на секретаря на деловодителя е да бъде помощник на управителя. Работата на този служител определя колко компетентно ще бъде съставен работният график на управителя, директора, заместника и т.н. Той ясно записва всички срещи, подготвя документация за решаване на бизнес въпроси, получава поща, обаждания и т.н. повечето компании това означава комбиниране на две позиции наведнъж: директно на секретар и офис мениджър. Често от този служител се изисква да знае чужди езици. За специалиста по човешки ресурси е важно да има извадка от стандартни инструкции за такива служители, затова предлагаме да разгледате съдържанието на стандартния документ.

Общи положения

В стандартния документ, който регулира процедурата за изпълнение на служебните задължения, секретарят и чиновникът принадлежат към категорията „технически работници“. Негов пряк началник е генералният директор. Основни изисквания:

• да има поне средно специално образование;
• една година опит;
• служителят трябва да владее основите на компютърните програми – word, excel и др.;
• трябва да притежава организацията на работата в офиса.

В зависимост от нуждите си, организациите могат да разширят списъка с изисквания в длъжностната характеристика за деловодител секретар. Например, за такъв служител в съда се поставят допълнителни изисквания за умения за високоскоростно писане, вкл. машинописни, трябва също да можете да боравите с всякакъв вид оборудване, което може да се използва в съдебната зала и т.н.

Служебни задължения

Съгласно стандартната длъжностна характеристика деловодител-секретарят е длъжен:

• приемане на посетители и следене на приемните часове;
• приемайте обаждания и кореспонденция;
• приемете документация и я изпратете на вашия мениджър за подпис;
• изготвят различни заявки, извършват техническа работа по организиране на работното време;
• организирайте командировки за вашия шеф - купувайте билети, резервирайте хотели и т.н.;
• изпълнява лични нареждания на прекия си ръководител и др.

Основните разпоредби могат да бъдат коригирани в зависимост от нуждите на организацията: за търговски организации това е необходимостта от владеене на чужди езици, а за секретар в областта на медицината, познаване на терминология и др.

права

В допълнение към задълженията на деловодителя, длъжностната характеристика съдържа информация за това, на какво има право секретаря. Например, неговите права включват решението да не започва да изпълнява непосредствените си задължения, ако има най-малка заплаха за живота или здравето му. Той също така е свободен да взема самостоятелно решения в рамките на своята компетентност и да прави рационални предложения за подобряване на условията на труд - закупуване на нова офис техника и др.

Отговорност

Инструкциите за изпълнение на преките служебни задължения на секретаря на деловодителя съдържат предупреждения за отговорност. Например секретар-деловодител отговаря за: резултатите от самостоятелно взети решения, за разкриване на търговска тайна и др. Отговорност има и за нарушения на безопасността, за закъснение, отсъствие, злоупотреба с власт и др.

Условията на труд

Условията на работа в длъжностната характеристика на секретар-служител се предписват индивидуално във всяка организация, но те не трябва да противоречат на основните разпоредби на Кодекса на труда на Руската федерация и да не нарушават правата и свободите на служителя.

Длъжностна характеристика на енергиен инженер

Ако персоналът на организация или предприятие предвижда такава длъжност като енергетик, възниква задачата - да се създаде...

Длъжностна характеристика на секретар-помощник - права и отговорности

Асистент-секретарят е помощник-мениджър, който трябва да притежава широк набор от знания и умения, за да...

Длъжностна характеристика на системния администратор

Работата на системния администратор надхвърля рамките на конкретно работно място и засяга дейността на цялата организация.…

Длъжностна характеристика на складодържател

Складът се счита за ключов обект в производството. И най-значимият служител в този отдел може да се нарече...

Длъжностна характеристика на технически директор

Много предприятия са разделени на няколко отдела. Всеки от тези отдели трябва да има свой ръководител....

Описание на длъжността за офис мениджър

Длъжностната характеристика регламентира задълженията и правомощията на служителя. Този документ се разработва за подчинени от ръководителя на отдела или...

Какво трябва да прави всяка организация, независимо от нейната специфика и област на дейност? Разбира се, пазете документация. Документооборотът е това, което има всяка институция, така че е ясно откъде идва и защо такава професия като чиновник е важна.

Важна позиция

Много хора казват, че няма смисъл да наемате служител, ако вече има секретарка или дори няколко секретарки в персонала. Този подход е абсолютно погрешен, тъй като отговорностите на тези две напълно различни професии включват изпълнение на различни задачи: секретарят трябва да помага да следи графика на мениджъра, да отговаря на обаждания, да носи кафе, да изпълнява малки поръчки, а отговорностите на служителя включват контрол върху всички документацията на организацията.

Комплексен документален контрол

Отговорният деловодител трябва не само да контролира оборота на документите в организацията, той е и основният пазител на архива. Отговорностите на служителя включват следните функции:

• водене на бизнес кореспонденция за управление;
• формиране на структурирана документационна база;
• наблюдение на изпълнението на разпоредбите, посочени в конкретен документ.

Отчитането на кореспонденцията (както входяща, така и изходяща) също е задължение на служителя.

Разлики в отговорностите в малки и големи компании

Както показва практиката, колкото по-голяма е организацията, толкова повече чиновници ще има в персонала. В малки организации, където просто не е възможно да се наеме чиновник, но човек не може без неговите услуги, те привличат човек, който ще заема длъжността секретар-чиновник. Отговорностите на секретар-деловодител, както вече стана ясно, са смесица от отговорностите на тези две длъжности. Един човек има достатъчно време да се справи с всичко, защото документооборотът в малките предприятия не е толкова богат и разнообразен, колкото в мегакомпаниите.

Специфични изисквания, които могат да бъдат представени на потенциален служител

Отговорностите на деловодителя зависят от спецификата на дейността на организацията. Например международни организации или компании, които имат чуждестранни партньори, могат да изискват от служителите си да превеждат кореспонденция, например от английски и обратно.

Често за такава позиция се наема човек с трудов стаж, защото тук трябва да имате високо ниво на постоянство и да сте наистина скрупулен човек с няколко години практика зад гърба си. Младите хора, които току-що са завършили образователни институции в тази област и нямат опит, трябва да се опитат да впечатлят потенциален бъдещ работодател с желанието си за работа, тогава може би има шанс да получите такава позиция дори в голяма, обещаваща организация.

Трябва да разберете спецификата на дейността на компанията, с чиято документация ще трябва да работите. Доста задълбочено познаване на законодателната рамка, която управлява предприятието, също е голям плюс за потенциален служител.

Кои организации не могат без чиновници?

Позицията на деловодител е винаги свободна в училищата и детските градини в големите градове. Това се дължи на факта, че е невъзможно да се направи без човек, който да следи цялата документация и при необходимост незабавно да предостави някой от съхраняваните документи.

Задълженията на служителя в училище са малко по-различни от отговорностите на служителя, например, в търговска организация. Тук ще се работи с документите на всеки студент. В края на отчетния период ще трябва да предоставите информация за извършената работа. По-добре е, ако човек, работещ в такива организации, може лесно да намери общ език както с децата, така и с техните родители, тъй като проблемите при управлението на документи и наличието на несъответствия, които трябва да бъдат изяснени, са доста чести.

Всяка голяма детска градина също има свой служител. Работните задължения тук са подобни на тези на служителите от този профил в училищата. Това се обяснява с единната насоченост на дейността на такива публични или частни организации. Такива институции искат и отговорен и квалифициран служител, който да работи за тях. Отговорностите на този специалист в детската градина остават същите: работа с документалната база и архивите.

Някои лични качества, които един добър служител трябва да притежава

1. Човек, който иска да стане рекордьор от висок клас, трябва да има много добра памет. Емоционалността е враг, с който трябва да се борим и да не позволим на промените в настроението да повлияят по някакъв начин на работата.
2. Толерантността е истинско съкровище, което един чиновник трябва да притежава. Неговите служебни задължения се допълват от функцията да обяснява на много хора „с един поглед“ значението на много документи и важността на всеки отделен „лист“, без който ще бъде невъзможно да се реализира всяко желание.
3. Самоконтролът е толкова важен, колкото и толерантността. В тази област доста често се случват ситуации, които могат да вбесят неподготвен човек. Трябва постоянно да се контролирате.
4. Уменията за бизнес комуникация ще ви помогнат бързо да разрешите текущи проблеми с хора, които работят в същата организация или имат бизнес контакти с компанията.
5. Организация на ниво мания. Наистина, добрият чиновник никога не отлага нещата и документите „за по-късно“, тъй като той отлично разбира, че това може да доведе до грешки или пълен хаос, което не трябва да се допуска при работа с документи при никакви обстоятелства.

Работата на секретарката е упорита и отговорна, изисква сериозна подготвителна работа и изключителни индивидуални характеристики: интелигентност, хладнокръвие, хладнокръвие и отдаденост. Човек, който може да се справи с позицията на секретар-чиновник, често е примерен семеен мъж и шефът уважава такъв ценен помощник без никаква вулгарност. Длъжностната характеристика, която е предназначена за секретаря на служителя, е съставена с особена щателност.

Какво е длъжностна характеристика?

Длъжностната характеристика е един от основните документи за служителя, който описва много подробно неговите задължения, отговорности, програма за подчинение и взаимозаменяемост. Благодарение на тази документация се определят ясно границите на отговорностите на секретар - деловодител, инженер и други служители на организацията и се осигуряват благоприятни условия за работния процес. Във всяка компания трябва да се изготвят инструкции за ръководителя на отдела.

Лицата, които разработват и одобряват документация като длъжностни характеристики, трябва внимателно да проверяват съответствието с всички точки и стандартизации на трудовото законодателство. В тази ситуация, ако се проведе процес между шефа и служителя в съда, тогава ако документите са съставени неправилно, съдът ще вземе решение в полза на служителя.

Работодателят или негов заместник утвърждава длъжностната характеристика. При клонова мрежа документът се утвърждава от директора на клона. Тук обаче е изпълнено важно условие: съответната клауза трябва да бъде посочена в пълномощното на директора. В идеалния случай длъжностната характеристика се разработва от ръководителя на отдела, тъй като той е този, който познава тънкостите на дейностите на своите служители. Този тип е идеален за голяма организация, където е създаден секретариатен отдел и има назначен ръководител на този отдел. За по-малки организации, където работи само един секретар, който се отчита директно на директора на организацията, а инструкциите се изготвят от специалисти от отдела за персонал.

Този вид документ за секретар-деловодител се съгласува и заверява от следните организационни системи: правен отдел, отдел по труда, специалисти от отдел персонал и др.

Предписани разпоредби

След разработване и одобрение се въвежда в експлоатация със съответната заповед. Задължителните елементи включват:

• Датата на въвеждане на документа.
• Позицията на служителя, който отговаря за попълването на документацията.
• Анулиране на остаряла инструкция.

Във всеки случай различни елементи се вписват в списъка със задължения на секретар-чиновника, но най-добре е да се вземе за основа вече разработената стандартизация от Министерството на труда. Честно казано, заслужава да се отбележи, че цялата информация, съдържаща се там, е консултативна.

Преди да се започне разработването на длъжностна характеристика, се описва длъжността секретар-деловодител. Тук трябва да дадете ясно описание на всички изисквания, които се представят на служителя. Задължителните изисквания включват:

• Общи положения. Тук е изписано пълното наименование на длъжността и структурното звено, посочени са задълженията и целите, подчинената програма, процедурите за назначаване и освобождаване от длъжност, нормативна документация, трудов стаж, умения и знания.
• Служебни задължения. Подробно е описан списъкът с дейности, извършвани от служителя. Всяка компания поставя различни предизвикателства. Освен това всички те са разделени на категории. Например изисквания за подготовка и изпълнение на документация; организация на работния процес с документация и др. Често можете да срещнете следните задължения на секретар-чиновник в организация: ще бъде въведен документооборотът на компанията; обработва входяща и изходяща кореспонденция; телефонните разговори се пренасочват; следи за своевременното изпълнение на документацията във фирмата; поддържат се архиви и др.


• права. Описва правомощията на служителя, които се използват при изпълнение на трудовите му задължения с максимална ефективност.
• Отговорност. Този параграф определя мярката за индивидуална отговорност на служителя в случай на неизпълнение или неправилно изпълнение на неговите задължения. Предоставя и критерии, по които се оценява качеството и ефективността на дейността му.
• Връзки. Предписани са всички източници на информация, предоставени на служителя в процеса на изпълнение на неговите задължения. Ако задълженията на служителя включват дейности с трети страни, това трябва да бъде посочено в същия параграф.
• Приложение. Този елемент не е задължителен, но ако е налице, ще бъде по-лесно за служителя да изпълнява задълженията си в работния процес възможно най-ефективно. Тук могат да се записват различни материали от указателя, включително документация, протокол, писмени образци, отпечатъци от печати и др.

Длъжностната характеристика, ако е добре и компетентно разработена, е дългосрочен документ. Тя може да се промени, ако е необходимо, като се направят значителни корекции на задълженията на секретар-чиновника, например, заедно със структурна промяна в трудовото законодателство, държавната стандартизация и други нормативни документи.

Струва си да се отбележи, че всички задължения на секретарите на различни етапи са сходни помежду си, но е трудно да се направи конкретен, подробен набор от задължения, поради което дейностите му се регулират от нормативен документ, който трябва стриктно да се спазва не само от работника, но и от самия работодател.

Длъжностната характеристика на секретаря съдържа изисквания към квалификацията на служителя, установява реда за неговото подчинение, назначаване и освобождаване. Документът описва функционалните отговорности, правата на служителя и неговите отговорности. Правомощията на секретаря се определят от спецификата на организацията.

Пример за типична длъжностна характеристика на секретар на мениджър

аз Общи положения

1. Секретарят принадлежи към категорията „технически изпълнители”.

2. Секретарят е на пряко подчинение на генералния директор/ръководителя на структурното звено.

3. Назначаването или освобождаването на секретаря се извършва със заповед на генералния директор.

4. На длъжността секретар се назначава лице със средно образование и минимум една година опит на подобна длъжност.

5. По време на отсъствието на секретаря функционалните задължения, права и отговорности се прехвърлят на друго длъжностно лице, както е посочено в заповедта за организацията.

6. Секретарят трябва да знае:

• организационна структура;
• норми на делово общуване и етикет;
• организиране на офис работа;
• основите на гражданското и трудовото законодателство на Руската федерация;
• правила за работа с организационна и компютърна техника;
• приложни програми (Word, Excel и др.);
• машинопис;
• правила за защита на труда, безопасност, противопожарна защита.

7. Секретарят в своята дейност се ръководи от:

• Устав на организацията;
• законодателство на Руската федерация;
• правила за вътрешния трудов ред, други нормативни актове на организацията;
• заповеди и указания от ръководството;
• тази длъжностна характеристика.

II. Длъжностни задължения на секретаря

Секретарят изпълнява следните функционални задължения:

1. Приема посетители.

2. Приема и предава документи и лични становища на управителя за подпис.

3. Получава кореспонденция, изпратена до управителя за разглеждане. В съответствие с взетото решение се изпраща на структурни звена или конкретни лица за използване в работата им.

4. Осъществява комуникация чрез комуникационни средства, регистрира и предава служебна информация на ръководителя.

5. Осъществява дейности, свързани с техническо и организационно обезпечаване работата на управителя.

6. Съставя молби, писма и други документи от името на управителя.

7. Участва в подготовката на срещи и срещи, организирани от управителя. Събира необходимата информация, регистрира, информира участниците за мястото, часа на срещата и дневния ред. Води и изготвя протоколи от заседания.

8. Организира командировки на управителя: закупува билети, наема транспорт, помещения.

9. Следи за изпълнението от служителите на организацията на инструкции и заповеди от ръководството.

10. Оформя досиета, осигурява безопасността на документите, предава ги в архива в установения срок.

11. Изпълнява индивидуални служебни възлагания на ръководителя.

III. права

Секретарят има право:

1. Вземете самостоятелни решения в рамките на своята компетентност.

2. Не пристъпвайте към упражняване на правомощията си, ако има опасност за живота или здравето.

3. Да изисква от ръководството да създаде нормални условия за изпълнение на служебните си задължения, безопасността на материалните активи и документи.

4. Получават служебна информация в пълен обем за изпълнение на правомощията си.

5. Изпратете предложения за рационализация до ръководството, за да подобрите дейността на организацията и собствената си работа.

6. Информирайте ръководителя за установените недостатъци в дейността на организацията, направете предложения за тяхното отстраняване.

7. Получавайте от служителите на структурните подразделения необходимите материали и обяснения за причините за нарушаване на сроковете и качеството на изпълнение на задачите и инструкциите на ръководството.

IV. Отговорност

Секретарят отговаря за:

1. Провеждане на неоторизирано представителство на интересите на организацията и срещи.

2. Резултати от взетите решения, собствени действия.

3. Неправилно изпълнение на служебните задължения.

4. Нарушаване на изискванията на управителните документи на организацията.

5. Незаконно боравене с лична информация, прехвърляне на поверителна информация, търговски тайни.

6. Причиняване на вреди на организацията, нейните служители, контрагенти или държавата.

7. Нарушаване на изискванията за трудова дисциплина, правилник за вътрешния трудов ред, стандарти за безопасност и противопожарна защита.

8. Нарушаване на етикета и стандартите за бизнес общуване.

Секретар на съдебното заседание

Съдебният секретар е държавен служител и работи само в съдилищата. Осигурява документалната работа на съдията, съдебните процеси, участва в заседанията. Това длъжностно лице изпълнява следните функционални отговорности:

1. Събира и подготвя материалите по делото за разглеждане в съдебно заседание.

2. Води протокол от съдебното заседание.

3. Подготвя и изпраща призовки, призовава участниците на събранието.

4. Подготвя съдебни дела в съответствие със законовите изисквания.

Секретар секретар

Секретар секретар е длъжностно лице, което управлява документооборота на организацията. Неговите задачи включват:

1. Водене на телефонни разговори и работа с клиенти.

2. Следи за навременното изпълнение на документално записаните задължения.

3. Регистрация и обработка на кореспонденция.

4. Превод на документи и кореспонденция от чужд език.

5. Поддържане на архив от документи.

Секретар в предприятието е доста търсена позиция, чиято свободна позиция често се рекламира от работодателите. Този служител изпълнява доста важни функции при обработката на големи обеми от различна документация. Всяко предприятие има документооборот, който изисква процедура за записване и съхранение на документи.

Специфичното направление на всяко отделно предприятие зависи от видовете дейности и броя на обработваните вътрешни и външни документи. Видовете дейности на предприятието са определени в неговия устав. В държавните структури – в правната и общинската сфера, дори в сферата на образованието (детски градини, училища) и медицината (клиники, болници) има огромен обем документооборот. Това важи и за научната и кадровата дейност.

За организацията важен аспект от нейната дейност е воденето на бизнес кореспонденция, воденето на преговори и подписването на договори. Вътрешният обем на документооборота зависи от тези фактори. Следователно търсенето и степента на важност на работата на секретар-чиновник е доста висока.

Какво изисква професията на деловоден секретар?

На пръв поглед тази професия е доста скучна и рутинна. Непосредствените отговорности на офис секретаря обаче включват не само работа с документи, но и комуникация с партньори, клиенти и служители. Освен това в големите компании обемът на документооборота е доста голям и само професионалист може да се справи с него ефективно и бързо. Следователно почти всяко предприятие има секретар-чиновник на пълен работен ден. Основните му задачи:

• структурират, обработват и водят отчетност на документооборота;
  провеждане и приемане на обаждания, преговори с клиенти;
  обработва входяща и изходяща кореспонденция;
• контролна документация, изготвена от други служители;
• изпраща документация за съхранение в архива.

Кандидат, който кандидатства за длъжността секретар в офиса, трябва да отговаря на следните квалификационни изисквания:

• имат подходящо образование - основно професионално или средно, специална теоретична подготовка, познават нормите и правилата на деловодството;
• притежават професионални умения в управлението на документи;
• да може да борави с офис техника, да владее компютър, да познава офис програми;
• Общувайте учтиво и компетентно с клиенти, партньори и служители.

Такива изисквания важат за служителя. Отговорностите за автобиография обикновено се предоставят от работодателя в обява за свободна позиция.

Освен знания и умения, кандидатът за длъжността офис секретар трябва да притежава лични качества, подходящи за тази длъжност. Идеалният вариант би бил човек, чийто характер и качества отговарят на следните изисквания:

• аналитичен ум, който ще ви позволи да анализирате голям обем документация с максимална скорост и да вземате правилните решения;
• способността да се концентрирате върху един проблем за дълго време;
• способност за извършване на няколко задачи едновременно, например обаждания до клиенти и обработка на документи;
• добра памет за запомняне на голямо количество информация;
• високо чувство за отговорност;
• добра воля;
• комуникационни умения;
• компетентна ясна реч;
• спокоен характер и устойчивост на стрес, в случай че работата изисква бързи темпове и големи обеми;
• спокойно приемане на критика в своя посока.