Att kontrollera försäljningschefer: hur man kontrollerar att de verkligen fungerar. Kontroll av produktförsäljning: typiska problem för ryska företag och sätt att lösa dem Regler för en försäljningschefs arbete

Många chefer avvisar själva tanken på att skapa en distansförsäljningsavdelning, inte för att de inte är bekanta med fördelarna med ett sådant system, utan helt enkelt på grund av bristande förståelse för kontrollsystemet för distansförsäljningschefer. Rädsla lever fortfarande i mångas sinnen: han sitter inte bredvid mig, vilket betyder att jag inte kan se vad han gör, och han kanske inte gör någonting. Jag vill titta på ett antal verktyg som hjälper till att styra distansförsäljningsavdelningen och lägga upp dess arbete tydligt och smidigt.

Det mest effektiva verktyget för att övervaka en distansförsäljningsavdelning är en kombination av ett CRM-system med integrerad IP-telefoni och post. Detta system tillåter:

Bygg en försäljningstratt och spåra varje chefs prestation i alla skeden.
Analysera heltäckande arbetet hos både en enskild chef och hela avdelningen som helhet.
Ställ in uppgifter för samtal och brev och övervaka deras genomförande online.
Lyssna (helt eller selektivt) och läs inkommande och utgående samtal och brev för att anpassa chefernas arbete och förbättra manus.
Upprätthålla allmän rapportering om säljavdelningens arbete.
Ha tillgång till data från var som helst i världen.

Varför ett paket och inte bara CRM?

De flesta moderna moln-CRM-system låter dig integrera IP-telefoni och spela in konversationer mellan chefer och kunder, samt koppla e-post. Det specifika med en distansförsäljningsavdelning är att chefen inte kan sitta över axeln och lyssna och läsa meddelanden från varje chef ur öron- eller ögonvrån. Även om han verkligen vill. Maximal automatisering gör att vi kan minimera den mänskliga faktorns inflytande på slutresultatet.

De huvudsakliga problemen som kan lösas i praktiken med hjälp av telefoni integrerad i CRM-systemet:

Chefer för distansförsäljningsavdelningen glömmer att inkludera nyanserna i konversationen i klientkortet. Detta är särskilt viktigt när fjärrförsäljningsavdelningen utför funktionen för det första samtalet. I det här fallet kan till och med närvaron av främmande buller eller, omvänt, fullständig tystnad, ge en tankeställare för de chefer till vilka klientens kontakt kommer att överföras;
Det finns ingen möjlighet att identifiera och rätta till avdelningsövergripande eller individuella chefsfel. Systematisering och tillgänglighet av konversationsposter gör att du kan undvika misstag i framtiden, samt skapa nya eller förbättra gamla manus baserat på de bästa chefernas dialoger;
Det är omöjligt att bestämma exakt tid och datum för samtalet, liksom dess varaktighet. Om ett samtal sker via ett kundkort i CRM, drar systemet automatiskt upp posten. Denna statistik är nödvändig för att analysera avdelningens arbete som helhet, främst för att fördela arbetsbelastningen mellan chefer eller identifiera behovet av att anställa ytterligare medarbetare. Dessa data används också för att övervaka chefers lyhördhet (ringa inkommande förfrågningar).
Chefer tolkar konversationens kärna felaktigt och avvisar kontakterna från de personer som alltid säger "nej". Det finns ett antal klienter som kan återupplivas, men utan att spela in konversationen är det helt enkelt omöjligt att återställa uppgifternas korrekthet.

De huvudsakliga problemen som kan lösas i praktiken med hjälp av e-post integrerad i ett CRM-system:

Chefer glömmer att skicka ett kommersiellt förslag eller annan information som kunden behöver. Att skicka e-postmeddelanden direkt från CRM-systemet fixar sådana friheter.
Bristande förståelse för den allmänna situationen för en specifik klient. Det finns ofta en situation där en klient kontaktas flera gånger genom helt olika kanaler. Att integrera e-post i CRM hjälper till att skapa en helhetsbild av vad som händer.
Det finns ingen anledning att be chefen att ta en skärmdump av ett brev - allt är till hands.
Skrupelfria anställda, om de blir uppsagda eller på dåligt humör, kan radera all korrespondens med klienten.

Ytterligare eller valfria övervakningsverktyg

Skype. Eller alternativa program som stöder videokommunikation. Med hjälp av sådan programvara kan du:

Genomföra schemalagda eller extraordinära möten och möten. Om hela företaget samlas till ett veckomöte varje måndag morgon kan du koppla alla chefer online.
Genomföra oplanerade inspektioner av enskilda anställda. En försäljningschef är en person, och människor tenderar att göra misstag. I min praktik var det ett fall då en chef försökte gå till jobbet under berusning. Därför genomför jag på morgonen ett slags lämplighetstest, som inte tar mer än 5 minuter.
Fokusera chefens uppmärksamhet på vissa uppgifter som ställts in genom CRM-systemet.
Genomför grupp- eller individuell träning.

Alla projektledningsprogram. Faktum är att de flesta moln-CRM-system förnekar behovet av sådan programvara för försäljningsavdelningen, men det finns branscher där denna mjukvara är obligatorisk även för försäljningsavdelningen.

Föråldrade kontroll- och rapporteringsverktyg

Kalkylblad. De tappade sin relevans efter tillkomsten av CRM-system. Två huvudsakliga nackdelar med kalkylblad jämfört med ett CRM-system:

En anställd kan redigera eller ta bort vilken fil som helst (till exempel en kunddatabas eller en rapport) utan att spara ändringshistoriken. I framtiden uppstår situationer där situationen "jag tog inte bort det, jag rörde det inte, det är inte jag" infekterar hela försäljningsavdelningen;
Mycket låg hastighet för informationsutbyte och avsaknad av en enda delad lagring av data om klienter och processer. Tid är den mest värdefulla resursen för någon person.

Mobil kommunikation. I de fall där alla chefer finns i ett land kan den användas för nödkommunikation, men är inte lämplig för systematisk kontroll. Två huvudsakliga nackdelar med mobil kommunikation när det gäller övervakning av fjärrförsäljningsavdelningen:

Mobil kommunikation är mycket dyrare än IP-telefoni eller gratis e-post. Denna skillnad är inte särskilt märkbar om försäljningsavdelningen är liten eller om kommunikationskostnaderna beräknas månadsvis snarare än som en del av den årliga kostnaden.
Det är svårt att kontrollera slutförandet av en uppgift. Du kan få svaret från en underordnad: "Jag hörde inte" eller "Du sa inte till mig." Och om uppgiften är skriftlig utesluts ett sådant svar.

Det är värt att tillägga att en av de betydande fördelarna med en distansförsäljningsavdelning är möjligheten att samla det bästa under sina vingar, oavsett deras hemvist (multinationell försäljningsavdelning). Roamingkostnaderna är helt orimliga.

Ett verktyg du helt borde glömma bort

System för uppföljning av anställdas prestation. Många chefer anser att denna programvara är nödvändig även på vanliga försäljningsavdelningar. Men det finns inte ett enda företag där det ger positiva resultat att övervaka de platser som besökts av en anställd och registrera arbetstiden för en viss uppgift. Chefer börjar fundera på hur de ska slå systemet. Det hela slutar med uppsägningar och avdelningens kollaps.

Sådana sorgliga konsekvenser är resultatet av chefens bristande vilja att förstå varför anställda arbetar ineffektivt. Och införandet av strikta kontrollsystem förstärker detta tillvägagångssätt. De förvandlar en effektiv chef till en Cerberus. Chefen uttrycker alltså direkt misstro mot sina underordnade, och de senare slutar i gengäld att lita på honom. Varför anställa människor om du inte litar på dem eller inte kan hantera dem effektivt?

En distansförsäljningsavdelning kan styras såväl som valfri avdelning på plats. Den enda frågan är de korrekt valda och felsökta kontrollverktygen. Välj rätt metoder, anpassa dem efter företagets och din egen

Detta är en av de viktigaste frågorna för en försäljningschef. Hur organiserar man kontrollen över en försäljningschef? Kontrollera vilken tid han kommer till jobbet? Vad gör han på jobbet? Eller bara resultaten som den visar i slutet av månaden?

Övning visar att inget av de listade kontrollalternativen ger resultat. Om vi kontrollerar varje steg av en anställd lägger vi för det första mycket tid på detta, och för det andra berövar vi medarbetaren alla initiativ. Han vill inte hitta på något, för han vet att han fortfarande kommer att kontrolleras och få en smäll på handleden. Det andra alternativet - att utföra kontroll i efterhand, baserat på resultaten av en månads arbete, kommer inte heller att bära frukt, eftersom det faktiskt inte är kontroll, det är bara en registrering av resultaten.

Det betyder att du måste välja mellanalternativet - daglig övervakning av resultat.

Men en försäljningschef kanske inte säljer något på en dag? Säkert. Jag ska till och med säga mer: han kanske inte säljer något på en eller två månader, och i vissa företag till och med om ett år, eftersom transaktionscykeln är annorlunda överallt. Men detta betyder absolut inte att det är omöjligt att kontrollera de dagliga resultaten av en chefs arbete. Hur gör man detta?

Resultat och process

Låt oss först och främst definiera vad ett resultat är och vad en process är.
Resultat - detta är en specifik prestation i processen med fixering av den återstående delen till det slutliga resultatet.
Behandla - detta är en åtgärd utan att registrera resultatet för perioden och utan att ange de återstående stegen.

Resultat: Idag har jag lossat 1/5 av en lastbil med krossad sten. Ytterligare 4 dagar i detta läge och jag kommer att slutföra lossningen.

Behandla: Jag lastade av krossad sten idag. Jag lastade av mycket, men det finns ännu mer kvar.

Det verkar roligt, men oftast rapporterar chefer om sitt arbete exakt i det andra formatet:

"Åh, jag har en bra dag idag. Två förhandlingar och båda är nästan redo att köpa.”

"Fan, projektet för 1 000 000 sitter verkligen fast."

"Jag har förhandlat med dem i tre månader, de kommer definitivt att köpa den här månaden."

Är detta en bekant situation? Jag har själv stött på detta många gånger, dessutom bedömde jag i början av min karriär mitt arbete som försäljningschef på detta sätt.

Kontroll av sådana "resultat" reduceras till formalitet, eftersom det är omöjligt att utvärdera dem och har praktiskt taget ingen effekt på det verkliga resultatet. Vad behöver göras för att säkerställa att chefer tillhandahåller rapporter i ett specifikt format? Det är väldigt enkelt...befri dem från rapporteringsskyldighet. Det är ingen idé att låta chefer fylla i rapporter där de kommer att skriva sin subjektiva inställning till en specifik transaktion och till försäljning i allmänhet. Du behöver bara regelbundet övervaka försäljningstrattens indikatorer. Och för att bara uppnå en sak från chefer - registrera åtgärder med kunder.

Från teori till praktik

Vi delar upp försäljningen i etapper. Till exempel:

1. Tillgång till beslutsfattaren;
2. Visa intresse;
3. Boka ett möte;
4. Mottagande av tekniska specifikationer;
5. Utarbetande av ett kommersiellt förslag;
6. Godkännande av villkor;
7. Undertecknande av kontraktet.

Chefen bör endast registrera den åtgärd han utförde med klienten och i vilket skede åtgärden befinner sig . Och chefen registrerar bara hur många kunder som befinner sig i vilka stadier. Om 10 klienter lades till under dagen i steg 1, så gjorde chefen 10 effektiva kalla samtal. Om det blev 10 fler klientrörelser från scen till scen betyder det att arbete utfördes med 10 klienter till. Vi förstår chefens prestation, även om han ännu inte har gjort en enda försäljning. Han driver fler och fler kunder mot slutet. Det är som att spela backgammon. Det finns ingen anledning att hänga upp sig på ett specifikt marker, du måste flytta alla marker mot finalen. Endast managern har en fördel i detta spel, han kan alltid introducera nya klientmarker i spelet.
Och chefen kontrollerar:

Antal klienter i arbete;
Kundernas hastighet genom stadier;
Stadier där kunder fastnar.

Chefen förbereder inga rapporter, han arbetar bara med kunder, och chefen ser sin interimsprestation online och kan förutsäga resultatet av sitt arbete.

Ett CRM-system kan automatisera processen som beskrivs ovan. Det spelar ingen roll vad det är, huvudsaken är att försäljningsprocessen är uppdelad i steg, och chefen kan följa förändringar i dessa steg dagligen. Och då behöver du inte övervaka försäljningschefens ankomsttid för arbete eller nära sociala nätverk. Arbetet kommer att synas tydligt från delresultaten. Och bra försäljningsresultat med detta tillvägagångssätt kommer inte att ta lång tid att komma fram.

En butiks effektivitet bestäms först och främst av försäljningsvolymer. Denna indikator är direkt beroende av varje anställds prestation. Därför är försäljningskontroll en av verksamhetens viktiga funktioner. Försäljningschefens rapport är det första och viktigaste dokumentet som visar framgången med hans arbete.

Handledning av försäljningschefer

Varje företag, inklusive detaljhandeln, strävar efter vissa mål:

vinstmaximering (först och främst är detta ett globalt huvudmål);
ökning av försäljningsvolymer;
expansion av försäljningsmarknader;
ökad konkurrenskraft jämfört med andra marknadsaktörer;
öka kundlojaliteten till ditt företag.

För att uppnå dessa mål tilldelas verksamheten som helhet och dess strukturella divisioner specifika uppgifter. Detsamma gäller för försäljningschefer: genom att maximera effektiviteten i att utföra sina uppgifter, bidrar alla till att uppnå företagets övergripande mål.

Det är nödvändigt att utvärdera försäljningschefers arbete (i själva verket även alla andra anställda i företaget) regelbundet, ständigt. Detta bör göras av följande skäl:

1. Ständiga förändringar sker på marknaden och i den konkurrensmiljö där en företagare bedriver verksamhet. Ibland anpassar sig både verksamheten själv och dess anställda till förändringar automatiskt och obemärkt.

Ibland är det nödvändigt att genomföra ytterligare utbildning för anställda, anlita en extra specialist eller coach;

2. Kontroll av försäljningsavdelningen är nödvändig eftersom försäljningsteknologier ständigt förändras, nya metoder dyker upp etc. Det är oacceptabelt för din anställd att arbeta på det gamla sättet, medan din konkurrents personal använder avancerade utvecklingar och arbetsmetoder;

3. Förutom att marknaden ständigt förändras så dyker det ständigt upp nya, moderna och effektivare arbetssätt, personen själv förändras;

En säljare är för det första en person som vid sidan av arbetet har ett annat liv som påverkar arbetet och dess effektivitet. Vanor, fritidsintressen, trötthet – allt detta kan och påverkar arbetsprestationen.

En individuell inställning till anställda hjälper dig att hitta en tjänst för att automatisera arbetet i en Business.Ru-butik. Ange en personlig daglig rutin för varje underordnad, kontrollera deras att-göra-lista och justera den vid behov.

Vid kontroll av försäljningen beaktas vanligtvis följande punkter:

Är säljaren tillräckligt upptagen med arbete, det vill säga har han tillräckligt med beställningar;
Hur väl upprätthåller denna säljare en servicenivå när han servar och kommunicerar med kunden. Detta påverkar kundlojalitet och nöjdhet;
Finns det några brister i specialistens arbete, om några, vilka är de? Om de finns är det nödvändigt att fastställa vem eller vad som orsakar dessa brister: säljaren själv, hans närmaste chef, företagets chef, andra anställda, otillräckligt utvecklade arbetsmetoder etc.;
Efter att ha bedömt dessa punkter är det nödvändigt att bestämma vad som kan och bör göras för att göra avkastningen från arbetet med försäljningsavdelningens säljare ännu större.

Den huvudsakliga informationskällan för att analysera en persons arbete och utveckla efterföljande rekommendationer och justeringar är försäljningschefens rapport, som faktiskt ger all nödvändig information.

Hur man kontrollerar försäljningschefer. Video

Typer av kontroll av försäljningschefer

Övervakning av säljarnas arbete (säljavdelningen) kan vara av följande typer (basen är försäljningschefens rapport, rapporten om den totala försäljningen):

1. Preliminär kontroll. Detta är ännu inte en analys av en persons prestation, det är för det första en identifiering av hans potential. Vid det här laget, saker som:

Säljarens färdigheter och kunskaper: om vad han säljer, om de lagar som han måste följa under arbetets gång;
Hans kommunikationsförmåga: hur väl han kommunicerar med människor;
Planerade indikatorer för en specifik säljare analyseras.

2. Strömkontroll. Detta innebär vanligtvis daglig övervakning, för detta kan medarbetarna åläggas att göra en rapport om utfört arbete. Beroende på verksamhetens särdrag kan den utföras oftare eller mindre frekvent;

3. Slutlig kontroll. Den analyserar hur planen genomfördes, vilka utsikter finns för fortsatt arbete, vilka svårigheter man stött på och vad man ska göra för att förhindra dem i framtiden.

Försäljningschefens rapport, som krävs i alla led av kontrollen, upprättas antingen av säljaren själv (försäljningsavdelningens anställd), eller av hans närmaste chef, eller så görs detta gemensamt.

En viktig informationskälla för ovanstående ändamål är dessutom de olika redovisningshandlingar som företaget har: register och journaler (kontrakt, fakturor, utfärdade fakturor etc.), tabeller, utlåtanden och annat, dessa är för det första, redovisningshandlingar.

Med programmet för att automatisera arbetet i Business.Ru-butiken kan du enkelt ställa in planer för dina underordnade och spåra procentandelen av deras slutförande. Motivationssystemet kommer att bli transparent och säljaren kommer att kunna förstå själv hur mycket han tjänade och för vad.

Checklista för övervakning av säljare och försäljningschefer

För effektiv kontroll är det möjligt och skulle inte vara fel att skapa en checklista där du beskriver en tydlig algoritm för hur denna kontroll kommer att genomföras. Checklistan kan innehålla följande punkter:

Affärsprocesser och försäljningssystem. Det innebär att bedöma de processer och regler som finns idag i butiken, intern logistik;
Kunder. Kontrollera hur nöjda kunderna är med tjänsten, hur kundorienterat företaget som helhet är och hur artigt, artigt, kompetent, kunnigt företaget är om produkten som säljs etc.;
Produkt- och produktkunskap. Se till att kontrollera hur väl och professionellt säljaren är bekant med varan och produkten han säljer. Vid behov, arbeta med brister och otillräckliga kunskaper och färdigheter;
Timing och tidshantering. Korrekt och effektiv hantering av sin egen tid är ett stort problem inte bara för företagets anställda, utan också för alla personer. Den anställde måste få lära sig hur han planerar sin tid på rätt sätt;
Arbetseffektivitet. Den bör utvärderas dagligen för att göra justeringar av arbetet och planera vid behov. Försäljningschefens rapport (försäljningsrapport) är ett viktigt dokument;
Teamatmosfär. Det är uppenbart att relationer inom teamet, relationer mellan ledning och anställda, och direktörens attityd till underordnade är en viktig faktor för en framgångsrik verksamhet. Dessa processer måste också ständigt övervakas och den interna atmosfären upprätthållas på rätt nivå;
Utbildning. Kontinuerlig utbildning av handelsrelaterad personal är en nödvändighet inte bara på grund av bristen på kunskap och färdigheter, utan också på grund av miljöns ständiga variation.

Omfattande handelsautomatisering till lägsta kostnader

Vi tar en vanlig dator, ansluter valfri skatteregistrator och installerar Business Ru Kassa-applikationen. Som ett resultat får vi en ekonomisk analog till en POS-terminal som i en stor butik med alla dess funktioner. Vi lägger in varor med priser i molntjänsten Business.Ru och börjar jobba. För allt om allt - högst 1 timme och 15-20 tusen rubel. för skatteregistratorn.

Automatisering av kontroll över försäljningschefers arbete i onlinetjänsten "Business.Ru"

Automatisering av alla affärsprocesser i butiken kommer att öka effektiviteten för de anställda. Kontroll, inklusive över säljare (försäljningskontroll), bör också automatiseras. Det finns ett antal verktyg för detta.

En av de mest effektiva är en lösning som ger heltäckande kontroll över alla affärsprocesser i butiken.

Fleranvändarsystem, upprättande av användarrättigheter

Först och främst måste det sägas att onlinetjänsten är ett fleranvändarsystem som tillåter ett obegränsat antal personer att arbeta.

Dessutom kan systemet föra register för flera verksamheter samtidigt. En företagare kan till exempel vara ägare till en klädbutik, en livsmedelsbutik, ett bilservicecenter eller en bilhandlare samtidigt.

En affärsman kan kontrollera alla verksamhetsområden, inklusive de anställdas arbete, i realtid i

Det är mycket viktigt att tjänsten låter dig sätta en distinktion mellan användarrättigheter. Till exempel har en försäljningschef rätt att skapa, redigera och ta bort endast sina egna dokument, och han har rätt (eller har inte en sådan rätt) att bara se andras dokument.

Om en entreprenör har flera typer av aktiviteter kan programmet konfigureras så att en anställd i en organisation endast ser och arbetar med information inom ramen för företaget där han arbetar. Du kan också konfigurera mer eller mindre rättigheter, inklusive information och data efter aktivitet.

För att introducera en ny anställd att arbeta med tjänsten behöver du ingen lång registrering - skapa bara ett kontokort för honom, ange hans för- och efternamn, tilldela inloggning och lösenord.

Registrera prestationsresultaten för varje säljare

För att bedöma effektiviteten hos varje enskild säljare i Business.Ru är det möjligt att differentiera försäljning efter säljare. Till exempel har en butik en kassörska och flera försäljningsassistenter på försäljningsgolvet.

All försäljning registreras av en kassör, och kvitton stansas därefter. Men han kan lägga till försäljning i systemet efter säljare: denna artikel såldes av den första säljaren, och den produkten såldes av den andra, och så vidare. Kvittot kan också ange den specifika säljare som försäljningen avser.

I framtiden används denna information för att analysera arbetseffektivitet, samt vid beräkning av löner (procent av försäljningen).

Realtidsövervakning

Även om du är långt från butiken, till exempel på semester utomlands, kan en företagare se aktuell information när som helst:

Vem står i kassan nu?
Hur många försäljningar gjordes i kassan;
Vilken tid började kassörskan jobba (var han sen) och kom han ens till jobbet idag?
Finns det försäljning för just denna kassaapparat eller är kassan inloggad men av någon anledning inte fungerar;
Vid vilken tidpunkt loggade företagets anställda in i systemet - behörighetslogg. Detta är för övrigt en viktig funktion relaterad till säkerhet, inklusive kommersiell säkerhet.

Filter

All information som behövs för att fatta ledningsbeslut kan filtreras:

Efter datum;
Av chefer och kassörer (av användare);
Av återförsäljare;
Efter varor och produktgrupper.

Berättelse

För alla dokument kan du spåra dess historik: skapande, redigering, vem som skapade och ändrade dokumentet, när det hände, etc.

Absolut alla anställdas handlingar i systemet registreras och är därefter tillgängliga för analys och beslutsfattande.

Du kan till exempel se vilka anställda som har sett information om vilka motparter. Denna information kan vara viktig när en försäljningschef plötsligt börjar intressera sig för en annan chefs motparter.

Försäljningsredovisning

Faktum är att "Författaren" upprättar dokumentet och "Ansvarig" gör försäljningen. Varje motpart kan ha sin egen ”Ansvarig för motparten”, som sköter denna motpart. Rapporter i systemet kan göras på absolut alla indikatorer och i alla sammanhang.

En av uppgifterna för en försäljningschef är kvalitetskontroll av försäljningsavdelningen. Det är lätt att arbeta med om du har att göra med säljare som vet vad de gör. Vad ska man göra om säljarna har låg produktivitet?

Hur utvärderar man deras prestationer och bibehåller den höga prestationsnivån och entusiasmen hos underordnade i deras dagliga arbete?

För att avgöra om kvaliteten på säljavdelningens arbete uppfyller de tilldelade uppgifterna eller fastställda standarder, är det nödvändigt att regelbundet utvärdera försäljningsavdelningens resultat i allmänhet och säljare i synnerhet. Detta bör göras av följande skäl:

det sker ständiga förändringar i marknadsförhållanden och konkurrensmiljön för ett handelsföretag;
nya dyker upp eller gamla förbättras;
de personliga egenskaperna hos enskilda säljare förändras.

Kvalitetskontroll av försäljningsavdelningen utförs så att försäljningschefen kan verifiera effektiviteten hos säljarna som helhet och känner till resultatet av varje anställds arbete.

För det dagliga arbetet behöver en försäljningschef dessutom detaljerad information om enskilda områden av sitt arbete. Han måste från olika vinklar utvärdera kapaciteten hos försäljningsagenter och säljare, som bestämmer effektiviteten hos försäljningsfunktionen. Följande punkter beaktas huvudsakligen:

Får säljaren en tillfredsställande ordervolym?
Ger det en tillräcklig servicenivå för att upprätthålla goda kundrelationer?
Finns det några brister i arbetet och vem är skyldig till att de inträffat: säljaren eller är det en underlåtenhet från ledningen?
Vilken effektiv hjälp kan ges till säljaren?

Svaren på dessa frågor kommer att avgöra om säljarna och avdelningen som helhet fungerar framgångsrikt och vilka framgångar ledningen har uppnått på alla nivåer när det gäller motivation och kontroll.

Motivation och kontrollär obligatoriska komponenter i processen att hantera försäljningsavdelningens arbete. Mänskligt beteende är alltid motiverat. En anställd kan arbeta villigt och med entusiasm, eller så kan han dra sig för arbetet. En anställds beteende kan ha andra manifestationer, så försäljningschefen måste alltid leta efter motivet till beteendet.

Motivation (lat. movere – flytta)är processen att motivera sig själv och andra att agera för att nå företagets mål.

En synonym till ordet motivation är stimulering, som betraktas som en uppsättning faktorer som motiverar en person till aktivitet. I säljavdelningens sammanhang kommer vi att tolka stimulans som spänningen, intensiteten, riktningen och hållbarheten i insatser för att klara uppgiften.

Försäljningschefen ger incitament på två nivåer:

Incitament för varje säljare och säljare
Stimulera hela teamet av medarbetare.

På varje nivå är det nödvändigt att bestämma mängden incitament så att säljare framgångsrikt löser de uppgifter som tilldelats dem, och de incitamentsmetoder som måste användas i varje specifik situation.

Vad menas med kontroll? Kontrollera ofta förknippat med makt, viljan att fånga, döma anställda och behärska dem. Denna idé om kontroll är fundamentalt felaktig. Formell bedömning av kvaliteten på försäljningspersonalens arbete behövs inte för att fatta kategoriska beslut, utan för att skapa en atmosfär av förtroende och maximal nivå av samarbete mellan ledning och anställda.

Kontrolleraär processen att jämföra faktiska uppnådda resultat med planerade indikatorer.

Försäljningschefen måste förstå att kontroll har mindre att göra med att utfärda order till anställda, och mer att göra med förfarandet för att bedöma framgången med att uppfylla och tillfredsställa behoven i den interna och externa miljön. Tack vare kontroll kan du hålla ett företag på rätt väg genom att jämföra dess prestation med etablerade planer.

Under kontrollprocessen kan du få svar på följande frågor:

Vad har vi lärt oss?
Vad ska du göra annorlunda nästa gång?
Vad är anledningen till avvikelser från planerade planer?
Vilken påverkan hade kontroll på beslutsfattandet?
Var kontrolleffekten positiv eller negativ?
Vilka slutsatser bör dras för att sätta upp nya mål?

Genom att jämföra faktisk prestation med planerad prestation kan avvikelser identifieras och lämpliga åtgärder vidtas för att eliminera dem.

Genom att bedöma kvaliteten på försäljningsavdelningens arbete kan försäljningschefen dra andra slutsatser:

För det första kan det bidra till att öka motivationen för varje säljare, samt förbättra hans färdigheter och förmågor. Inverkan på motivationen uppstår för att medarbetaren förstår vad som förväntas av honom och vilka resultatindikatorer som anses vara bra.

För det andra, med hjälp av kontroll, identifieras de bästa medarbetarna, vilket påverkar deras självförtroende och motivation positivt.

För det tredje uppstår påverkan på kompetens också eftersom ett genomtänkt bedömningssystem gör det möjligt att identifiera svaga områden och göra riktade insatser () för att förbättra säljarnas kompetens inom dessa områden.

Typer av kvalitetskontroll av försäljningsavdelningen

Försäljningschefen utför olika typer av kontroll säljavdelningens arbete: förkontroll, löpande kontroll och slutkontroll.

Preliminär kontroll liknar ett isberg, varav det mesta är gömt under vatten. Detta beror på att vissa aspekter av förkontroll kanske inte är särskilt framträdande bland andra ledningsfunktioner.

Kontroll kan uppnås genom analys av affärs- och professionella kunskaper och färdigheter hos säljare och försäljningsagenter, analys av planerade försäljningsindikatorer.

Aktuell kontroll utförs under det dagliga arbetet på försäljningsavdelningen. Oftast blir säljare föremål för kontroll som utövas av försäljningschefer.

Slutlig kontroll utförs för att förhindra fel i framtiden. Det ger ledningen information för att planera det fortsatta arbetet.

När vi har kunnat inse vikten av motivation och kontroll i processen att leda en försäljningsavdelning behöver vi utveckla informationsinsamlingssystem, så att du kan utvärdera säljarnas arbete så exakt och rättvist som möjligt.

Merparten av informationen på grundval av vilken kontroll utförs tillhandahålls av säljarna själva. De skickar säljteamets data om försäljning gjord per produkt, varumärke eller kund, dagligen eller veckovis, och de kunder de interagerat med under rapporteringsperioden, de problem eller möjligheter som identifierats och de investeringar som krävs.

Information om säljarnas och säljarnas verksamhet tillhandahålls också, vars värde är att de hjälper företaget att förstå synvinkeln hos de konsumenter som det betjänar.

En marknadsundersökning beställd av Perkins Engines visade att säljare med teknisk säljutbildning baserar sina presentationer på tekniska egenskaper som publiken inte helt förstår. Denna marknadsundersökning ledde till att företagets ledning omskolade sina representanter för att göra deras presentationer lättare att förstå och baserat på kundfördelarna med produktegenskaper.

Företag är en rik källa till information för att bedöma försäljningsavdelningens resultat. Redovisning av försäljningsvolymer för tidigare perioder, antal kunder som betjänats och kostnadsbelopp kan ligga till grund för bedömningen.

Om du vill att du ska hantera dina försäljningschefer istället för att de ska hantera dig, måste du lära dig att kontrollera dem. Bedöm själv hur du kan påverka försäljningsresultat och disciplin om du inte vet vad som verkligen händer på avdelningen och vad dina säljare gör. För att säkerställa kontroll över försäljningschefers arbete måste du veta genom vilka åtgärder det uppnås.

Verktyg för att följa försäljningschefers arbete

Låt oss titta på de mest effektiva:

Planeringsmöten, femminutersmöten, möten hjälper dig att få kontroll över försäljningschefers arbete. Om du har ett litet säljteam (upp till 10 personer) kan du hålla minimöten i början eller slutet av dagen som ger dig en förståelse för säljarnas prestation för dagen.

Alla ska på 2 minuter berätta hur många förhandlingar han höll, vad han planerat, vad som kom i vägen, vad man kommit överens om osv. Om försäljningsavdelningen har fler än 10 personer måste du utse seniora säljare som kommer att arbeta med sin grupp av säljare, och de kommer själva att rapportera till chefen.

Sådana möten hjälper till att förstå inte bara försäljningsläget utan också atmosfären i teamet. När man diskuterar affärer och kunder uppstår ofta tvister och frågor som bidrar till att avslöja inre spänningar bland anställda. Detta hjälper dig att få kontroll inte bara över arbetet utan också över den övergripande situationen på säljavdelningen.

Upprätthålla prestandaresultat i tabeller eller CRM-system. Om du inte vet hur många kunder varje försäljningschef betjänar och vad de dagliga resultaten är, kommer du inte att kunna:

utvärdera och analysera verklig kund-/samtalstrafik;
vidta åtgärder relaterade till en minskning eller ökning av försäljningen (lansera en kampanj eller köpa ytterligare varor);
förstå misstag i säljarnas arbete;
organisera kontroll över löften och avtal med potentiella kunder som försäljningschefer har planerat;
studera dina kunder (segmentera personer enligt vissa kriterier). Denna information gör att du bättre kan förstå dina kunders behov;
spara och använda kundens kontaktinformation för reklamändamål;

Tvinga dina anställda att registrera kundens detaljer och resultatet av förhandlingarna i ett Excel-kalkylblad eller i strikt ordning. Kontrollera i slutet av dagen vem som har lagt in data och vem som inte har gjort det, arrangera ett slumpmässigt samtal en gång i veckan för att kontrollera relevansen av data som lagts in i databasen. Säljare kan lura dig och ge falsk information. Exempel på ett dagligt rapportformulär för en försäljningschef:

Chefen kan, baserat på dessa data, bygga en försäljningstratt och beräkna effektiviteten för varje chef för en månad, kvartal eller år. Faktum är att en sådan skylt kan hjälpa till att få kontroll över hela säljavdelningens arbete. Läs vad en försäljningstratt är.

Om du inte har ett CRM är det bättre att behålla rapporten i Google Sheets eller andra onlinetabeller, så att alla skriver i en enda fil från olika datorer och du behöver inte kombinera alla tabeller till en. Specialisten som integrerade systemet i ditt företag kommer att berätta hur du underhåller rapporter i CRM.

Program eller elektroniska pass hjälper dig att få kontroll över att komma för sent och lämna jobbet tidigt. Om du inte har ett elektroniskt kortsystem med vilket en anställd markerar sin ankomst på morgonen och avresa på kvällen behöver du installera ett program på din dator eller kontorstelefon som kan spela in arbetsdagens början. Som en sista utväg, för en logg över anställdas närvaro - kom, skriv under.

Arbetsdagsfoto kan till fullo visa dig anställningsnivån för dina försäljningschefer. En anställd hjälper dig att göra ett porträtt av arbetsdagen, som kommer att övervaka arbetarna, vad alla gjorde minut för minut. Läs mer om detta. Det finns program som installeras på en dator och automatiskt skapar ett porträtt av arbetsdagen, vilket ger fullständig kontroll över den anställdes arbetstid.

Lyssna på inspelningar på din kontorstelefon kommer att hjälpa till att bestämma inte bara kvaliteten på säljarens arbete, utan också tiden, varaktigheten och syftet med samtalet. Chefen kan se och lyssna på alla inspelningar för valfri period på sin dator eller i en mobilapplikation. Detta hjälper till att kontrollera kvaliteten och effektiviteten av en anställds arbete, missade samtal, maskopi med en klient, etc. Ett betalt program installeras på varje telefon, chefen får administratörsrättigheter och ett lösenord.

Glöm inte att ta hand om datasäkerheten– skydd mot kopiering och uppladdning av data till media (det ska inte finnas några USB-kontakter eller enheter). Tillåt inte användning av personlig e-post från en arbetsdator (blockerad via datorinställningar). Du kan använda funktionen för dolda kundnummer (när endast inkommande kontakter behandlas), men då måste CRM underhållas av ett callcenter eller en separat anställd.

Allt detta är nödvändigt för att säkerställa att försäljningschefen inte använder dessa uppgifter för personliga ändamål eller för kommersiellt spionage (stjäla kundbasen). Du kanske tror att ingen behöver dina kunder förutom du, men utan kontroll över din databas kan du en dag förlora kunder och, som ett resultat, hela din verksamhet!

Ange KPIKPI. Denna koefficient har upprepade gånger visat sig i näringslivet, vilket ger kontroll över genomförandet av planerade indikatorer. Det finns nyckeltal som ökar och minskar storleken på bonusar. Till exempel: om målet överskrids (försäljningsplan, antal besök, samtal etc.) får försäljningschefen:

Vid misslyckande:

Denna koefficient kan ställas in för alla affärsprocesser eller försäljningssteg som kan beskrivas i siffror, nämligen den som du vill styra - skärpa, förbättra. Läs mer.

Systemadministratörsrapport, om tid som spenderas på Internet eller i icke-kärnapplikationer. I slutet av månaden kommer du att kunna identifiera den lataste medarbetaren och påverka honom.

Trekker hjälper dig att förstå var till exempel säljarens bil finns. Datorn visar inte bara rutten utan också var stopp gjordes, parkeringsintervaller och medelhastighet. Detta kommer att hjälpa till att återföra den "förlorade säljaren" till rutten. Håller med, sådan kontroll över försäljningschefer kommer aldrig att vara överflödig.

Låt oss sammanfatta

En uppsättning åtgärder gör att du kan utveckla ett system för kontroll över hela försäljningsavdelningens arbete. Chefer kan snabbt anpassa och anpassa sig till ett verktyg, men det är mycket svårare att lura en rad åtgärder. Någonstans kommer en överträdelse att registreras! Överdriv inte med kontroll över anställda, eftersom de kommer att känna att de sitter i fängelse och därför är bekvämt och högkvalitativt arbete uteslutet.

Hur leder du dina anställda? Dela din upplevelse i kommentarerna!