Arbetsbeskrivning för en personalhandläggare. Vilka ansvarsområden har en personalansvarig? Ytterligare funktionellt ansvar

Svar på frågan:

Krav för en personalansvarigs arbetsuppgifter finns i kvalifikationskatalogen för befattningar för chefer, specialister och andra anställda, godkänd genom resolution från Rysslands arbetsministerium daterad 21 augusti 1998 nr 37 ( se nedan i texten ).

Ansvaret för en HR-anställd kan variera beroende på organisation. Någonstans kan funktionaliteten hos en personalofficer utökas efter ledningens gottfinnande.

Vanligtvis inkluderar ansvaret för en HR-anställd:

• Underhålla och registrera personalen i företaget och dess divisioner i enlighet med enhetliga former av primär redovisningsdokumentation.
• Registrering av antagning, överföring och uppsägning av anställda i enlighet med arbetslagstiftning, föreskrifter och order från företagets chef, samt annan etablerad personaldokumentation.
• Upprättande och underhåll av personliga filer för anställda, göra ändringar i dem relaterade till arbetsaktiviteter.
• Förberedelse av nödvändigt material för kvalificering, certifiering, tävlingsuppdrag och nominering av anställda för incitament och utmärkelser.
• Fylla i, registrera och lagra arbetsböcker, beräkna tjänstgöringstiden, utfärda intyg om anställdas nuvarande och tidigare arbetsaktiviteter.
• Skriver in i arbetsböcker om incitament och utmärkelser för anställda.
• Att lägga in information om den kvantitativa, kvalitativa sammansättningen av arbetare och deras rörelse i databanken om företagets personal övervakar dess uppdatering och påfyllning i tid.
• Att föra register över tillhandahållandet av semester till anställda övervakar förberedelserna och efterlevnaden av regelbundna semesterscheman.
• Registrering av ett pensionsförsäkringskort, andra dokument som är nödvändiga för att tilldela pensioner till anställda i företaget och deras familjer, fastställande av förmåner och ersättning.
• Studera orsakerna till personalomsättning, delta i utvecklingen av åtgärder för att minska den.
• Förberedelse av handlingar efter utgången av de fastställda perioderna av nuvarande lagring för deponering i arkivet.
• Utföra plockarbete organisationer personal från de yrken som krävs,
  specialiteter och kvalifikationer.
• Ta del av rekrytering, urval och placering av personal.
• Genomför en studie och analys av jobb och yrkeskvalifikationer
  personalstrukturer organisationer och dess avdelningar, upprättad dokumentation om
  personalregister relaterade till rekrytering, förflyttning, anställning och uppsägning
  anställda, resultaten av anställdas certifiering och bedömning av deras affärskvaliteter för att
  fastställa nuvarande och framtida personalbehov, utarbeta förslag till
  fylla vakanta tjänster och skapa en reserv för befordran.
• Delta i arbetsmarknadsundersökningar för att identifiera källor till tillfredsställelse
  personalbehov, upprätta och upprätthålla direkta kontakter med utbildningsinstitutioner,
  kontakter med organisationer liknande profil.
• Informera anställda organisationer om lediga platser.
• Delta i utvecklingen av långsiktiga och aktuella arbetsplaner.
• Övervaka placering och placering av unga specialister och
  unga arbetare i enlighet med det yrke som förvärvats vid läroanstalten och
  specialitet, genomföra sina praktikplatser, delta i anpassningsarbete
  nyanställda arbetare för produktionsverksamhet.
• Delta i utarbetande av förslag till personalutveckling, verksamhetsplanering
  karriär, utbildning och utveckling av personal, samt i prestationsbedömning
  utbildning.
• Ta del av organisationen av arbetet, metodik och information
  tillhandahållande av kvalifikationer, certifiering, konkurrenskommissioner, registrering av deras
  beslut.
• Analysera tillståndet för arbetsdisciplin och prestationer hos anställda
  organisationer Arbetsordning, personalrörelse, delta i utvecklingen
  åtgärder för att minska omsättningen och förbättra arbetsdisciplinen.
• Övervaka snabb handläggning av antagning, överföring och uppsägning
  anställda, utfärdande av intyg om deras nuvarande och tidigare arbetsaktiviteter,
  efterlevnad av reglerna för att lagra och fylla i arbetsböcker, förbereda dokument för
  upprättande av förmåner och ersättningar, registrering av pensioner för anställda och andra etablerade
  personaldokumentation, samt föra in relevant information i databanken den
  personal organisationer.
• Förbered föreskrivna rapporter.

Angående den andra frågan:

Det finns ingen enda lista över dokument som bör finnas på HR-avdelningen: varje organisation har sin egen. Emellertid dokumenterar arbetskodens namn vars närvaro är obligatorisk på personalavdelningen (till exempel ett anställningsavtal, semesterschema, lokala bestämmelser).

Därför inkluderar de obligatoriska dokumenten från HR-avdelningen:

1. Anställningsavtal. Baserat på Art. 56 i Ryska federationens arbetslagstiftning är ett anställningsavtal ett avtal mellan en arbetsgivare och en anställd, enligt vilket arbetsgivaren åtar sig att ge arbetstagaren arbete för en specificerad arbetsfunktion, betala lön i tid och i sin helhet, och den anställde åtar sig att personligen utföra den arbetsfunktion som fastställs i detta avtal och följa reglerna för intern arbetsrutin.

2. Arbetsjournaler. Med stöd av art. 66 i Ryska federationens arbetslagstiftning är de huvuddokumentet om den anställdes arbetsaktivitet och tjänstgöringstid. Alla arbetsgivare (med undantag för arbetsgivare - individer som inte är enskilda företagare) är skyldiga att föra arbetsböcker för varje anställd som har arbetat för dem i mer än fem dagar, om detta arbete är det huvudsakliga arbetet för den anställde. Låt oss påminna dig om att förfarandet för att underhålla och lagra arbetsböcker är godkänt genom dekret från Ryska federationens regering av den 16 april 2003 nr 225 "Om arbetsböcker". Samtidigt bestäms riktigheten av att göra poster i böckerna av instruktionerna för att fylla i arbetsböcker, godkända av resolutionen från Rysslands arbetsministerium daterad 10 oktober 2003 nr 69.

3. Kvitto- och utgiftsbok om redovisning av arbetsboksformulär och inlagor däri, samt arbetarrörelsens registerbok böcker och bilagor i dem. Dessa böcker måste vara numrerade, snörade, intygade av organisationschefens underskrift och även förseglade med ett vaxsigill eller förseglade (klausul 41 i reglerna för underhåll och förvaring av arbetsböcker).

4. Bemanning och semesterschema. Skyldigheten att upprätta ett semesterschema är utom tvivel detta anges direkt i art. 123 Ryska federationens arbetslagstiftning. Men arbetslagen föreskriver inte det obligatoriska underhållet av ett personalbord, även om dess form nr T-3 godkändes av resolutionen från Rysslands statliga statistikkommitté daterad 5 januari 2004 nr 1.

Den 1 januari 2013 trädde den nya federala lagen av den 6 december 2011 nr 402-FZ "On Accounting" i kraft och varje organisation har rätt att utveckla sina egna former av primära redovisningsdokument. Obligatoriska enhetliga formulär kommer endast att finnas kvar för budgetorganisationer.

Tillsynsmyndigheter och domstolar begär dock nästan alltid detta dokument när man överväger arbetskonflikter. Förekomsten av en bemanningstabell och förändringar i den ger oss skäl för att säga upp arbetare för att minska antalet eller personalen av arbetare. Personaltabellen gör det möjligt för arbetsgivaren att budgetera sina kostnader för att betala personal.

5. Tidrapport. En tidrapport ska föras i varje organisation på grundval av art. 91 i Ryska federationens arbetslagstiftning, som förpliktar arbetsgivaren att korrekt registrera den arbetstid som varje anställd arbetar.

6. Personliga kort och beställningar till personal. Formerna för dessa dokument fastställs genom dekret från Rysslands statliga statistikkommitté daterat den 5 januari 2004 nr 1. Ett personligt kort (formulär T-2) krävs på grund av kraven i reglerna för att underhålla och lagra arbetsböcker, eftersom arbetsgivaren duplicerar anteckningarna i arbetsboken i den och är skyldig att göra arbetstagaren bekant med varje sådan anteckning (punkt 12). Dessutom innehåller detta dokument personalens personuppgifter, så det bör förvaras i ett kassaskåp så att obehöriga inte har tillgång till dem.

Beställningar (vid anställning (blanketter T-1, T-1a), om överlåtelse (blanketter T-5, T-5a), om befordran (blanketter T-11, T-11a), etc.) är också obligatoriska, eftersom deras grund, den anställde beviljas ledighet, han skickas på tjänsteresa, redovisningsavdelningen beräknar och gör utbetalningar osv.

7. Beställningar på huvudaktiviteter. För det första måste sådana beställningar hållas åtskilda från beställningar av personal, och för det andra måste de ha chefens underskrift och i vissa fall godkännandevisum.

8. Arbetsbeskrivningar av anställda. Arbetslagstiftningen innehåller inget omnämnande av arbetsbeskrivningar, även om de är ett integrerat verktyg för att reglera arbetsförhållandena. Rostrud noterade i brev nr 3042-6-0 daterat 2007-09-08 att detta inte bara är ett formellt dokument, utan ett dokument som definierar den anställdes uppgifter, kvalifikationskrav, funktioner, rättigheter, skyldigheter och ansvar. Dessutom rekommenderade denna avdelning att utveckla dem för varje position (inklusive lediga) som finns tillgängliga i bemanningstabellen, och noterade att arbetsbeskrivningen kan vara antingen en bilaga till anställningsavtalet eller ett separat dokument.

9. Revisionslogg. Skyldigheten att föra denna tidning fastställs av art. 16 i den federala lagen av den 26 december 2008 nr 294-FZ "Om skyddet av rättigheterna för juridiska personer och enskilda företagare vid utövandet av statlig kontroll (tillsyn) och kommunal kontroll." I en sådan logg registrerar tillsynsmyndigheterna den utförda inspektionen. Tidningens standardformulär är godkänt genom order från Rysslands ministerium för ekonomisk utveckling av den 30 april 2009 nr 141. Kom ihåg att tidningen måste sys, numreras och certifieras med sigill från en juridisk person eller enskild företagare.

10. Loggbok för anställda som åker på tjänsteresor från den avsändande organisationen (ansökan nr 2). Loggbok för anställda som anländer till den organisation som de är utstationerade till(Bilaga nr 3). Skyldigheten att upprätthålla dessa loggar fastställs av förfarandet för att registrera anställda som åker på affärsresor från den sändande organisationen och anländer till den organisation till vilken de skickas, godkänd genom order från Rysslands ministerium för hälsa och social utveckling daterad den 11 september, 2009 nr 739n.

11. Lokala bestämmelser. Detta är ett ganska stort block av dokument, eftersom det är med dessa handlingar som arbetsgivaren reglerar sin verksamhet och vissa processer inom företaget. Det kan dock finnas lokala bestämmelser i organisationen eller inte. Det finns dock handlingar som arbetsgivaren är skyldig att utveckla och genomföra i vilken organisation som helst:

- Interna arbetsbestämmelser- den första och viktigaste lokala lagstiftningen som reglerar förfarandet för att anställa och säga upp anställda, de grundläggande rättigheterna, skyldigheterna och skyldigheterna för parterna i ett anställningsavtal, arbetstider, viloperioder, incitament och påföljder som tillämpas på anställda, samt andra frågor som reglerar arbetsförhållandena med en viss arbetsgivare (artikel 189 i Ryska federationens arbetslag). Det efterfrågas i nästan alla typer av arbetskonflikter.

- Bestämmelser om ersättning(det är dessutom möjligt att upprätta en separat bestämmelse om bonus om det inte finns någon paragraf om bonus, traktamenten och tilläggsersättningar i ersättningsbestämmelserna eller interna arbetsbestämmelser). Det är nödvändigt i kraft av art. 135 i Ryska federationens arbetslag, enligt vilken ersättningssystem, inklusive tullsatser, löner (officiella löner), ytterligare betalningar och ersättningar av kompenserande karaktär, inklusive för arbete under förhållanden som avviker från det normala, system för ytterligare betalningar och incitament traktamenten och bonussystem fastställs genom kollektivavtal, avtal och lokala bestämmelser.

- Föreskrifter om lagring och skydd av personuppgifter. Med stöd av art. 87 i Ryska federationens arbetslagstiftning måste arbetsgivaren ha en lokal lag som fastställer förfarandet för att lagra och använda personliga uppgifter om anställda.

Ovan har vi alltså listat alla dokument som bör finnas på någon HR-avdelning. Men det finns också sådana som utvecklas och godkänns endast i en specifik organisation, beroende på verksamhetens särdrag. Det kan således, utöver lokala bestämmelser, utarbetas bestämmelser om företagshemligheter, officiella utredningar, certifiering, provanställning etc. Därutöver, beroende på arbetsförhållanden, ett skiftschema, en förteckning över befattningar för anställda med oregelbundna arbetstider, och kontrakt kan förekomma om kollektivt eller individuellt ekonomiskt ansvar m.m.

1. former av dokumentregistreringsjournaler;

Under sin verksamhet upprätthåller organisationer olika redovisnings- och registreringsloggar, även direkt i personaltjänsten.

Att föra loggar hjälper, vid behov, att underlätta sökningen efter nödvändig information eller att göra ett urval för eventuell analys.

För mer information om journaler, deras syfte, obligatoriskt underhåll och lagringstider, se tabellen nedan.

Exempel på tidningsdesign kan ses genom att följa länkarna:

Nödvändig

Detaljer i personalsystemets material:

1. Svar:Hur man skapar en ärendelista i personaltjänsten

Syftet med ärendenomenklaturen

Vanligtvis är listan över ärenden sammanställd som ett enda dokument för hela organisationen. Dessutom innehåller den nomenklaturer för enskilda divisioner. Till exempel kontor, sekretariat, ekonomiavdelning, administrativ avdelning, personalavdelning.

Typer av ärendelistor

Det finns tre typer av fallnomenklatur: standard, ungefärlig och individuell.

Standardnomenklaturen för ärenden ger en obligatorisk lista över ärenden som öppnas i liknande organisationer. Som regel utvecklas standardnomenklaturen i institutioner som har ett brett nätverk av underordnade organisationer.

Den ungefärliga nomenklaturen av fall är liknande till syftet med standardnomenklaturen. Den utvecklas också för organisationer av samma typ, men är endast av rådgivande karaktär. Detta innebär att underordnade företag får rätten att själva bestämma om de ska acceptera dokumentet som ett prov eller utveckla ett eget arbetsflödesschema.

Varje organisation utvecklar en individuell nomenklatur av fall. I det här fallet överförs ärenderubriker och dokumentlagringsperioder helt till den från standardnomenklaturen eller den ungefärliga nomenklaturen. Om en organisation inte har en standard eller ungefärlig nomenklatur över fall, utvecklar den en individuell nomenklatur oberoende.

Dessa typer av nomenklatur av fall finns i den statliga budgetutbildningsinstitution som godkänts av statsduman.

Tidsfrister för godkännande av ärendelistan

Fallnomenklaturen måste utvecklas och godkännas i organisationen i slutet av varje kalenderår och träda i kraft från januari nästa år. Som regel ansvarar organisationens registerhanteringstjänst (kontor, sekretariat) för utvecklingen av nomenklaturen. Huvuduppgiften för den officiella som leder denna strukturella enhet är att samla in delar av den framtida enhetliga nomenklaturen från alla avdelningar i organisationen, sammanfatta dem, göra nödvändiga ändringar och ge dokumentet den etablerade formen. Därefter ska handlingen avtalas med företagets expertkommission och med arkivtjänsten (en expertkommission skapas i organisationen för att fastställa handlingens värde och består som regel av heltidsanställda). Efter att utkastet till nomenklatur av ärenden har fått godkännande av specialister, måste chefen för kontorsledningstjänsten sätta sin underskrift på den. I den slutliga versionen måste dokumentet godkännas av organisationens chef, med en godkännandestämpel på det.

Nomenklatur för personalserviceärenden

Fyller i listan över ärenden

Fyll i kolumnerna i följande ordning - nr 1, nr 2, nr 4, nr 5. Ange uppgifterna i kolumn nr 3 sist, nämligen i slutet av kalenderåret, när det exakta antalet lagringsplatser enheter (volymer, mappar, böcker, tidskrifter) blir kända ).

Kolumn nr 1 i ärendelistan

I kolumn nr 1 i nomenklaturen anger du indexen för varje fall. Indexet består av två delar: numret (koden) på den strukturella enheten enligt organisationens bemanningstabell och löpnummer på ärendet som bildats i personaltjänsten. Kassaregister anges med arabiska siffror. Till exempel 05-07, där 05 är koden för personaltjänsten enligt bemanningstabellen, 07 är ärendets (mapp) löpnummer enligt ärendenomenklaturen. Separera grupper av indexnummer med ett bindestreck. Överför sedan ärenderegistren från nomenklaturen till pärmarnas ryggar (pärmar) och vid inlämning av ärenden till arkivet till ärendets omslag. Ärenden som innehåller frågor som inte lösts inom ett år bör tas upp i listan för nästa år med samma index. Sådana fall inkluderar till exempel personliga kort, arbetsböcker och redovisningsjournaler.

Kolumn nr 2 i ärendelistan

I kolumn nr 2 i nomenklaturen, ange rubrikerna på filer (mappar) för alla dokument du arbetar med (inkommande, utgående, interna), samt referens- och registreringsmaterial (kortfiler, journaler (böcker) för redovisning och utfärdande dokument). Inkludera inte titlar på tryckta publikationer (bulletiner, taxor och annat referensmaterial) i nomenklaturen.

Ordna ärenderubriker i en viss sekvens. Denna ordningsföljd beror på vikten av de handlingar som ingår i ärendet. Först, lista titlarna på ärendena som innehåller organisationsdokumentation - Föreskrifter om HR-avdelningen och arbetsbeskrivningar för anställda,. Ange sedan rubrikerna för ärenden som innehåller administrativ dokumentation - order om anställning, överföring och uppsägning av anställda, påföljder, incitament, affärsresor. Ange sedan ärenderubriker med bokförings- och referensdokumentation - bemanningsscheman, personliga kort, semesterscheman, loggböcker för anställda som skickas på tjänsteresor etc. Komplettera listan med officiell intern korrespondens (rapporter, förklarande anteckningar, representationer).

Redaktörens tips : efter att du har listat titlarna på alla befintliga fall i nomenklaturen, lägg i kolumn nr 1 några fler index som reservnummer och lämna ledigt utrymme i kolumn nr 2. Detta är nödvändigt för att ta hänsyn till nya, tidigare oförutsedda fall som kan uppstå i personaltjänsten under året.

Kolumn nr 4 i ärendenomenklaturen

I kolumn nr 4 i nomenklaturen, ange lagringstiden för varje fil och numren på motsvarande artiklar som godkända. När du fyller i denna kolumn, tänk på att nomenklaturen måste innehålla rubrikerna för alla ärenden som öppnats under året. Ange samtidigt personalens personliga filer, oavsett deras antal, i nomenklaturen som en fil eller som två filer, till exempel "Personliga filer för ledningsanställda" och "Personliga filer för anställda." Grunden för denna uppdelning är olika lagringsperioder: chefernas personliga filer lagras permanent och de anställdas personliga filer har en begränsad period - 75 år (godkänd lista). Som en sak, inkludera personliga kort från anställda, såväl som arbetsböcker, i nomenklaturen. En självständig fråga i nomenklaturen kommer att vara varje journal eller räkenskapsbok som förs i personaltjänsten.

Kolumn nr 5 i ärendelistan

Gör i nomenklaturens kolumn nr 5 anteckningar om upprättande av ärenden, om överföring av ärenden, om fördelningen av ärenden för förstörelse, om de personer som ansvarar för bildandet av ärenden, om överföring av ärenden till annan organisation, etc. En anteckning kan till exempel se ut så här: ”Ärendet har öppnats 06-01-13”, ”Originalhandlingar förvaras på allmänna avdelningen” etc. Sådana märken kan placeras under hela giltighetstiden för den allmänna avdelningen. punkt.

Sammanfattning av antalet fall

I slutet av kalenderåret ska organisationens registerhanteringstjänst (en annan tjänst som ansvarar för sammanställningen av filnomenklaturen) upprätta en slutlig förteckning över antalet öppnade filer (volymer, delar) av permanent och tillfällig lagring (GSDOU, godkänd ).

Nina Kovyazina,
Biträdande direktör för avdelningen för utbildning och mänskliga resurser vid det ryska hälsoministeriet

2. Svar:Vilka bokförings- och registreringsloggar som behöver föras i personaltjänsten

Typer av tidningar

Under sin verksamhet upprätthåller organisationer olika redovisnings- och registreringsloggar, även direkt i personaltjänsten. I allmänhet syftar alla loggböcker till att föra register och strukturera något av följande:

Att föra loggar hjälper, vid behov, att underlätta sökningen efter nödvändig information eller att göra ett urval för eventuell analys. Du kan till exempel snabbt avgöra när det senast kom en inspektör från Rostrud.

Alla redovisnings- och registreringsloggar som används av personaltjänsten kan delas upp:

• obligatorisk för underhåll;
• att rekommendera.