Kvalifikationsreferensbok för befattningar som chefer, specialister och andra anställda. Arbetsbeskrivning för en dokumentspecialist: grundläggande kompetenser och ansvar Dokumentera krav på specialistutbildning

jag godkänner

[befattning, signatur, fullständigt namn.

chef eller annat

Officiell auktoriserad

Godkänna

[Organisatorisk och juridisk form, arbetsbeskrivning]

organisationens namn, [dag, månad, år]

företag] M.P.

Arbetsbeskrivning

dokumentspecialist av kategori I [namn på organisation, företag, etc.]

Den här arbetsbeskrivningen har utvecklats och godkänts i enlighet med bestämmelserna i Ryska federationens arbetskod, Unified Qualification Directory of Positions for Managers, Specialists and Employees, 4:e upplagan, godkänd. Resolution från Ryska federationens arbetsministerium daterad 21 augusti 1998 N 37 och andra rättsakter som reglerar arbetsförhållanden.

1. Allmänna bestämmelser

1.1. Dokumentspecialist av kategori I tillhör kategorin specialister och är direkt underställd [namnet på den närmaste handledarens befattning].

1.2. Till tjänsten som dokumentgranskare av kategori I utses person med högre yrkesutbildning och arbetslivserfarenhet i tjänsten som dokumentgranskare av kategori II under minst 3 år.

1.3. Dokumentspecialist av kategori jag borde känna till:

Lagstiftande och reglerande rättsakter, resolutioner, order, order, andra styrande och reglerande dokument från högre myndigheter relaterade till dokumentationsstöd för ledningen;

Proceduren för planering, design och teknik för arbete baserat på organisations- och datorteknik för stödtjänster för ledningsdokumentation; metoder för forskning, analys, design och utveckling av dokumentationssystem;

Förfarandet för registrering, klassificering, lagring, granskning av värdet av dokument;

Organisation av arkivärenden;

Reglerande och metodologiska dokument om design och drift av automatiserade informationshanteringssystem;

Grunderna i programmering;

Metoder för design och uppdatering av databaser och databanker; grunderna i ergonomi, socialpsykologi, sociologi; dokumentation;

Inhemsk och utländsk erfarenhet inom området dokumentationsstöd för ledning; grunderna för ekonomi, arbetsorganisation och ledning;

arbetslagstiftning;

Interna arbetsbestämmelser;

Arbetsskyddsregler och föreskrifter.

2. Arbetsuppgifter

Dokumentspecialist i den första kategorin:

2.1. Utvecklar och implementerar tekniska processer för att arbeta med dokument och dokumentär information baserade på användning av organisations- och datateknik (redovisning, exekveringskontroll, driftlagring, referensarbete).

2.2. Deltar i planering, organisering och förbättring av verksamheten inom ledningsdokumentationsstödtjänsten och övervakar tillståndet i kontorsarbetet.

2.3. Förbereder förslag för att säkerställa ergonomiska arbetsförhållanden, rationalisera arbetsplatserna för anställda i stödtjänsten för ledningsdokumentation.

2.4. Utvecklar enhetliga dokumentationssystem och tidrapporter för dokument för olika ändamål och ledningsnivåer, klassificerare av dokumentinformation.

2.5. Organiserar implementeringen av dokumentationssystem.

2.6. Vidtar åtgärder för att effektivisera sammansättningen av dokument och informationsindikatorer, minska antalet och optimera dokumentflöden.

2.7. Deltar i urval av handlingar som överförs för statlig förvaring, organisation av förvaring och granskning av värdet på handlingar.

2.8. Deltar i att sätta uppgifter, designa, driva och förbättra (när det gäller informationsstöd) automatiserade informationssystem och ledningssystem, samt i utvecklingen av den senaste informationsteknologin (inklusive papperslös), baserad på användningen av dator- och mikroprocessorteknik , design och uppdatering av databaser och databanker.

2.9. Studerar och sammanfattar avancerad inhemsk och utländsk erfarenhet inom området dokumentationsstöd för ledning, tar fram normativa och metodologiska dokument kring dokumentationsstödsfrågor.

2.10. Deltar i urval, placering och fortbildning av personal för ledningens dokumentationsstödtjänst.

3. Rättigheter

Dokumentspecialist i kategori I har rätt:

3.1. För alla sociala garantier enligt lag.

3.2. Bekanta dig med utkast till beslut från ledningen [för ett företag, institution, organisation] som rör dess verksamhet.

3.3. Lämna förslag till förbättringar av arbetet med de ansvarsområden som anges i denna instruktion för behandling av ledningen.

3.4. Underteckna och godkänn dokument inom din kompetens.

3.5. Interagera med cheferna för strukturella tjänster [företag, institutioner, organisationer], skaffa information och dokument som är nödvändiga för att fullgöra deras officiella uppgifter.

3.6. Begäran från ledningen [för ett företag, en institution, en organisation] att ge hjälp med att fullgöra sina officiella uppgifter och rättigheter.

3.7. Förbättra dina yrkeskvalifikationer.

3.8. Andra rättigheter enligt arbetslagstiftningen.

Jobbansvar. Utvecklar och implementerar tekniska processer för att arbeta med dokument och dokumentär information baserade på användning av organisations- och datateknik (redovisning, exekveringskontroll, driftlagring, referensarbete). Deltar i planering, organisering och förbättring av verksamheten inom ledningsdokumentationsstödtjänsten och övervakar tillståndet i kontorsarbetet. Förbereder förslag för att säkerställa ergonomiska arbetsförhållanden, rationalisera arbetsplatserna för anställda i stödtjänsten för ledningsdokumentation. Utvecklar enhetliga dokumentationssystem och tidrapporter för dokument för olika ändamål och ledningsnivåer, klassificerare av dokumentinformation. Organiserar implementeringen av dokumentationssystem. Vidtar åtgärder för att effektivisera sammansättningen av dokument och informationsindikatorer, minska antalet och optimera dokumentflöden. Deltar i urval av handlingar som överförs för statlig förvaring, organisation av förvaring och granskning av värdet på handlingar. Deltar i att sätta uppgifter, designa, driva och förbättra (när det gäller informationsstöd) automatiserade informationssystem och ledningssystem, samt i utvecklingen av den senaste informationsteknologin (inklusive papperslös), baserad på användningen av dator- och mikroprocessorteknik , design och uppdatering av databaser och databanker. Studerar och sammanfattar avancerad inhemsk och utländsk erfarenhet inom området dokumentationsstöd för ledning, tar fram normativa och metodologiska dokument kring dokumentationsstödsfrågor. Deltar i urval, placering och fortbildning av personal för ledningens dokumentationsstödtjänst.

Måste känna till: lagstiftande och reglerande rättsakter, resolutioner, order, order, andra styrande och reglerande dokument från högre myndigheter relaterade till dokumentationsstöd för ledningen; förfarandet för planering, design och teknik för arbete på grundval av organisations- och datorteknik för stödtjänster för ledningsdokumentation; metoder för forskning, analys, design och utveckling av dokumentationssystem; förfarandet för registrering, klassificering, lagring, granskning av värdet av dokument; organisation av arkivärenden; Reglerande och metodologiska dokument om design och drift av automatiserade informationshanteringssystem; grunderna i programmering; metoder för utformning och uppdatering av databaser och databanker; grunderna i ergonomi, socialpsykologi, sociologi; dokumentation; inhemsk och utländsk erfarenhet inom området dokumentationsstöd för ledning; grunderna för ekonomi, arbetsorganisation och ledning; arbetslagstiftning; interna arbetsbestämmelser; regler och föreskrifter för arbetarskydd.

I sin verksamhet vägleds dokumentspecialisten av:

Ryska federationens lagstiftning,
Organisationens stadga (föreskrifter),
order och instruktioner (generaldirektör, direktör, chef) för organisationen,
denna arbetsbeskrivning,
Organisationens interna arbetsbestämmelser.

6. Dokumentförvaltaren rapporterar direkt till: (befattning) 7. Under dokumentförvaltarens frånvaro (tjänsteresa, semester, sjukdom etc.) utförs dennes arbetsuppgifter av en av organisationen utsedd (befattning) på föreskrivet sätt, som förvärvar motsvarande rättigheter, skyldigheter och ansvarar för de utförandeuppgifter som ålagts honom. 2. Arbetsuppgifter för en dokumenthanterare Dokumentspecialist: 1.

Arbetsbeskrivning för en dokumentspecialist (alternativ 2)

Uppmärksamhet

Tjänsten har varianter:

dokumentspecialist;
dokumentspecialist 1:a kategori;
dokumentspecialist 2:a kategorin.

Dokumentspecialistexamen förutsätter att en anställd med högskoleutbildning kan inneha en tjänst utan kategori och det finns inga krav på tjänstgöringstid. För att erhålla den andra kategorin är det nödvändigt, förutom den högsta prof. utbildning, ha minst 3 års arbetslivserfarenhet i en postdoktor utan kategori. Dokumentspecialist i den första kategorin kvalifikationskrav: det är nödvändigt att arbeta som en specialist i den andra kategorin i minst tre år.

Alla typer kräver professionell högre utbildning. Vad du bör veta Kvalifikationskatalogen ger endast en allmän riktning och krav på kunskapsnivån hos en specialist av denna typ.

Fel 404-sidan finns inte

Deltar i urval, placering och fortbildning av personal för ledningens dokumentationsstödtjänst. 3. Dokumentförvaltarens rättigheter Dokumentspecialisten har rätt att: 1. Lämna förslag för behandling av ledningen:

att förbättra arbetet i samband med de ansvarsområden som anges i denna instruktion,
på uppmuntran av framstående anställda som är underordnade honom,
om att ta till materiellt och disciplinärt ansvar arbetstagare som brutit mot produktions- och arbetsdisciplin.

2. Begär från strukturella avdelningar och anställda i organisationen den information som är nödvändig för att han ska kunna utföra sina arbetsuppgifter.
3. Bekanta dig med dokumenten som definierar hans rättigheter och skyldigheter för hans position, kriterier för bedömning av kvaliteten på utförandet av officiella uppgifter. 4.

Arbetsbeskrivning för dokumentspecialist

förfarande för registrering, klassificering, förvaring, granskning av värdet av handlingar
organisation av arkivärenden
reglerande och metodologiska dokument om utformning och drift av automatiserade informationshanteringssystem
grunderna i programmering
metoder för att utforma och uppdatera databaser och databanker
grunderna i ergonomi, socialpsykologi, sociologi
dokumenthantering
inhemsk och utländsk erfarenhet inom området dokumentationsstöd för ledning
grunderna i ekonomi, arbetsorganisation och ledning
arbetslagstiftningen
interna arbetsbestämmelser
arbetssäkerhetsregler och föreskrifter

Kvalifikationskrav Dokumentspecialist av kategori I: högre yrkesutbildning och arbetslivserfarenhet som dokumentspecialist av kategori II i minst 3 år.

Dokumentspecialist

metoder för forskning, analys, design och utveckling av dokumentationssystem;
förfarandet för registrering, klassificering, lagring, granskning av värdet av dokument;
organisation av arkivärenden;
Reglerande och metodologiska dokument om design och drift av automatiserade informationshanteringssystem;
grunderna i programmering;
metoder för utformning och uppdatering av databaser och databanker;
grunderna i ergonomi, socialpsykologi, sociologi;
dokumentation;
inhemsk och utländsk erfarenhet inom området dokumentationsstöd för ledning;
grunderna för ekonomi, arbetsorganisation och ledning;
arbetslagstiftning;
interna arbetsbestämmelser;
regler och föreskrifter för arbetarskydd.

Dokumentspecialist för kvalifikationskatalog 1:a kategorin

Vidtar åtgärder för att effektivisera sammansättningen av dokument och informationsindikatorer, minska antalet och optimera dokumentflöden. 2.7. Deltar i urval av handlingar som överförs för statlig förvaring, organisation av förvaring och granskning av värdet på handlingar. 2.8. Deltar i att sätta uppgifter, designa, driva och förbättra (när det gäller informationsstöd) automatiserade informationssystem och ledningssystem, samt i utvecklingen av den senaste informationsteknologin (inklusive papperslös), baserad på användningen av dator- och mikroprocessorteknik , design och uppdatering av databaser och databanker.

Viktig

Utvecklar och implementerar tekniska processer för att arbeta med dokument och dokumentär information baserade på användning av organisations- och datateknik (redovisning, exekveringskontroll, driftlagring, referensarbete). 2. Deltar i planering, organisering och förbättring av verksamheten inom stödtjänsten för ledningsdokumentation och övervakar tillståndet i kontorsarbetet. 3. Utarbetar förslag för att säkerställa ergonomiska arbetsförhållanden, rationalisera jobben för anställda i stödtjänsten för ledningsdokumentation.

4. Utvecklar enhetliga dokumentationssystem och tidrapporter för dokument för olika ändamål och ledningsnivåer, klassificerare av dokumentinformation. 5. Organiserar implementeringen av dokumentationssystem. 6.

Serviceinstruktioner för en dokumentspecialist i kategori I

Bekanta dig med utkast till beslut från organisationens ledning avseende dess verksamhet. 5. Kräva att organisationens ledning tillhandahåller hjälp, inklusive säkerställande av organisatoriska och tekniska förhållanden och utförande av de upprättade dokument som är nödvändiga för att utföra officiella uppgifter. 6. Andra rättigheter som fastställs i gällande arbetslagstiftning.

4. Dokumentspecialistens ansvar Dokumentspecialisten är ansvarig i följande fall: 1. För felaktig prestation eller underlåtenhet att fullgöra sina arbetsuppgifter enligt denna arbetsbeskrivning - inom de gränser som fastställts av den ryska federationens arbetslagstiftning. 2. För brott som begås under sin verksamhet - inom de gränser som fastställts av Ryska federationens nuvarande administrativa, straffrättsliga och civila lagstiftning.
3.

Arbetsbeskrivning för en dokumentspecialist: grundläggande kompetenser och ansvar

Info

Kvalifikationskrav. Dokumentspecialist i kategori I: högre yrkesutbildning och arbetslivserfarenhet i tjänsten som dokumentspecialist i kategori II på minst 3 år. Dokumentspecialist av kategori II: högre yrkesutbildning och arbetslivserfarenhet som dokumentspecialist på minst 3 år. Dokumentspecialist: högre yrkesutbildning utan krav på arbetslivserfarenhet.

Allmänna bestämmelser 1. En dokumentspecialist tillhör kategorin specialister. 2. Som dokumenthanterare antas person med högre yrkesutbildning utan att uppvisa krav på arbetslivserfarenhet. 3. En dokumentspecialist anställs och avskedas (av organisationens direktör, chef) efter nominering (befattning) 4.

Teman:
Dokumentflöde
Office-dokument

Dokumentspecialisttjänsten introduceras vanligtvis i stora företag, där arbete med dokument är en separat oberoende funktionalitet. En arbetsbeskrivning krävs för en sådan anställd. Vi kommer att prata om dess funktioner. Från artikeln kommer du att lära dig:

varför dokumentspecialistenheten införs, arbetsuppgifter;
vilka är kraven för en dokumenthanterare;
Vad är arbetsbeskrivningen för en dokumenthanterare?

Kvalifikationskrav Kvalifikationsreferensboken för befattningar som chefer, specialister och andra anställda, godkänd genom resolution från Rysslands arbetsministerium av den 21 augusti 1998 N 37, innehåller tjänsten som dokumentspecialist, kraven för en anställd för denna befattning.

Dokumentspecialist i den första kategorin är

Deltar i planering, organisering och förbättring av verksamheten inom ledningsdokumentationsstödtjänsten och övervakar tillståndet i kontorsarbetet. Förbereder förslag för att säkerställa ergonomiska arbetsförhållanden, rationalisera arbetsplatserna för anställda i stödtjänsten för ledningsdokumentation. Utvecklar enhetliga dokumentationssystem och tidrapporter för dokument för olika ändamål och ledningsnivåer, klassificerare av dokumentinformation.
Organiserar implementeringen av dokumentationssystem. Vidtar åtgärder för att effektivisera sammansättningen av dokument och informationsindikatorer, minska antalet och optimera dokumentflöden. Deltar i urval av handlingar som överförs för statlig förvaring, organisation av förvaring och granskning av värdet på handlingar.

Arbetsuppgifter Dokumentspecialisten utför följande arbetsuppgifter: 3.1. Utvecklar och implementerar tekniska processer för att arbeta med dokument och dokumentär information baserade på användning av organisations- och datateknik (redovisning, exekveringskontroll, driftlagring, referensarbete). 3.2. Deltar i planering, organisering och förbättring av verksamheten inom ledningsdokumentationsstödtjänsten och övervakar tillståndet i kontorsarbetet.

3.3. Förbereder förslag för att säkerställa ergonomiska arbetsförhållanden, rationalisera arbetsplatserna för anställda i stödtjänsten för ledningsdokumentation. 3.4. Utvecklar enhetliga dokumentationssystem och tidrapporter för dokument för olika ändamål och ledningsnivåer, klassificerare av dokumentinformation. 3.5. Organiserar implementeringen av dokumentationssystem. 3.6.

Denna medarbetare återspeglas i särskilda instruktioner. Varje läroanstalt har en sådan position. Låt oss ta en närmare titt på en sådan specialists befogenheter och ansvar.

Instruktionspunkter

Arbetsuppgifterna för en dokumenthanterare på en utbildningsinstitution består av flera punkter:

allmän ståndpunkt;
yrkesansvar;
rättigheter;
ansvar.

Låt oss överväga varje punkt separat. Låt oss identifiera de huvudsakliga verksamhetsområdena.

Arbetsuppgifter för en dokumenthanterare

Låt oss börja med huvudpunkterna. Arbetsuppgifter för en dokumenthanterare på en institution:

1. Denna anställd är engagerad i utveckling och implementering av tekniska processer för aktiviteter med viktiga papper, information baserad på dem med hjälp av datorteknik. Han är skyldig att föra register och förvara handlingar. Övervaka utförandet, engagera sig i referensaktiviteter.

2. Det är dokumentspecialisten som lägger förslag på modernisering av arbetsförhållandena. Arbetsuppgifterna för denna anställd innebär planering och förbättring av ledningen inom organisationen.

3. Denna medarbetare vidtar effektiva åtgärder för att systematisera sammansättningen av informationsindikatorer och viktiga papper, minska antalet och optimera flödet.

4. I arbetsuppgifterna för en dokumentansvarig i skolan ingår att utfärda intyg för elever att resa med fjärrtåg och uppvisa dem på begäran.

5. Han deltar i urvalet av papper som överförs till statlig förvaring, organiserar säkerheten och undersökningen av deras värde.

6. Studerar och systematiserar möjligheten att använda automatiserade ledningssystem och informationsteknologier i modernt kontorsarbete.

7. Utvecklingen av normativa och metodologiska handlingar relaterade till organisationen utförs av en dokumentspecialist.

Arbetsuppgifterna för denna specialist utvecklas individuellt i varje organisation, med hänsyn till dess specialisering.

Vad är viktigt att veta

För att framgångsrikt klara av det ansvar som krävs av anställda är det nödvändigt att ha viss information. Arbetsbeskrivningen för en dokumentspecialist innehåller flera punkter relaterade till utbildningsnivån för sådana specialister. Detta:

innehav av normativa och lagstiftande akter, order, resolutioner, order och andra styrande dokument från organ relaterade till dokumentationsstöd för ledningen;
kunskap om ordningen för planering, design, teknik för aktiviteter baserade på ledning;
tillämpning av forskningsmetoder, design, analys, bildande av dokumentationssystem;
kunskap om grunderna i programmering, metoder för uppdatering av databaser;
kunskap om grunderna i socialpsykologi, sociologi;
användning av inhemsk och utländsk erfarenhet inom området dokumentärt stöd för ledningen;
kunskap om grunderna i ekonomi och arbetslagstiftning;
efterlevnad av interna regler i organisationen;
kunskap om arbetssäkerhetsstandarder och föreskrifter.

Grundläggande behörighetskrav

Låt oss titta närmare på frågan: dokumentspecialist - arbetsansvar? Kvalifikationskatalogen föreslår två kategorier av sådana anställda vid utbildningsinstitutioner (och andra).

Allmänna bestämmelser

Arbetsbeskrivningen för en dokumenthanterare utvecklas individuellt i varje organisation utifrån en standardmall.

Denna anställd tillhör kategorin specialist.
För en sådan tjänst anställs en person med yrkeshögskoleutbildning. I brist på konkurrens finns det inga särskilda krav på arbetslivserfarenhet.
Organisationens chef (direktör) accepterar medarbetaren och avskedar honom från sin position.
I sin verksamhet styrs dokumentspecialisten av Ryska federationens nuvarande lagstiftning, stadgan, order och order från organisationens direktör (generaldirektör) och arbetsbeskrivningar.
Dokumentspecialisten rapporterar direkt till organisationens direktör (chef). I frånvaro av en chef utför denna specialist order från ställföreträdaren eller en annan person som är auktoriserad av organisationens chef.

Rättigheter

Vilka rättigheter har en dokumentspecialist? Vi diskuterade arbetsuppgifter tidigare. Låt oss nu titta närmare på rättigheterna för denna kategori av anställda.

Denna anställd kan lämna in följande förslag för övervägande av chefen:

att modernisera arbetsaktiviteter som är direkt kopplade till arbetsuppgifter;
på bonusar för underordnade som har visat en hög kvalifikationsnivå när de utför vissa uppgifter;
om att utkräva disciplinärt och ekonomiskt ansvar för de anställda som brutit mot arbetsdisciplinen

Dokumentspecialisten kan begära från olika strukturella avdelningar och andra anställda i företaget (organisationen) all information som han behöver för att utföra sitt direkta funktionella ansvar.

Dokumentspecialisten har rätt att arbeta med order, instruktioner, instruktioner, som anger hans skyldigheter och rättigheter, samt kriterier för att analysera kvaliteten på hans utförande av sina officiella uppgifter.

En dokumentspecialist kan studera utkast till beslut av direktören (chefen) för en organisation relaterade till hans verksamhet.

Dokumentspecialisten har rätt att begära hjälp från företagets chef, inklusive att förse honom med tekniska och organisatoriska villkor och resurser för att förbereda vissa dokument, det vill säga det direkta utförandet av hans officiella uppgifter.

Ansvar för specialister

Dokumenthanteraren är ansvarig i följande situationer:

i händelse av felaktigt utförande (underlåtenhet) av sina direkta officiella uppgifter, som föreskrivs i instruktionerna inom de gränser som fastställs av den nuvarande arbetslagstiftningen i Ryska federationen;
i fallet med brott som begås under yrkesverksamhet - inom ramen för den nuvarande straffrättsliga, civila, administrativa lagstiftningen i Ryska federationen;
när du orsakar materiell skada på organisationen - inom de gränser som fastställts av Ryska federationens civila arbetsrättsakter.

Slutsats

Varje statlig myndighet har en dokumentspecialist i sin personal. Hans direkta ansvar inkluderar att underhålla all dokumentation av organisationen, utfärda certifikat, skriva ut utkast till order och instruktioner. Det är dokumentspecialisten i ryska skolor som utövar kontroll över hanteringen av elevers personliga filer och tillhandahållande i rätt tid av kopior av certifikat som begärts av anställda från organisationens chef.

Dokumenthanterarens arbetsschema: varaktighet, lunchrast, lediga dagar fastställs genom order från organisationens direktör i enlighet med normerna för arbetslagstiftningen som gäller i Ryska federationen. Med ett ord, arbetet är inte lätt, men ganska intressant.

textstorlek

KVALIFIKATIONSDIREKTÖR FÖR POSTERNA FÖR LEDARE FÖR SPECIALISTER OCH ANDRA ANSTÄLLDA (godkänd av resolutionen från Ryska federationens arbetsministerium daterad... Relevant 2018

DOKUMENTALIST

Dokumentspecialist: högre yrkesutbildning utan krav på arbetslivserfarenhet.