Exempel på att fylla i en tidrapport i skolan. Tidsrapportformulär: regler och sanktioner. Eventuella ovanliga situationer när du fyller i formuläret

I alla organisationer är det obligatoriskt att föra en tidrapport. Reglerna för utformningen av detta dokument, dess syfte och ett färdigt exempel som kan användas som ett exempel - allt detta diskuteras nedan.

Du kan ladda ner ett exempelformulär i slutet av artikeln.

Den planerade varaktigheten av skiftet och det totala antalet arbetsdagar under en månad kommer nästan alltid att skilja sig från de timmar och dagar som faktiskt arbetats. För att registrera faktumet förs en tidrapport: den låter dig samla in all information om den arbetstid som faktiskt arbetades.

Syftet med detta dokument är tvåfaldigt:

1. Få information om hela arbetstiden.
2. Få information om uteblivna ankomster för samma period.

Sådan information kommer först och främst att vara användbar för en revisor. Vissa inspektörer kommer också att behöva information - motsvarande beskrivning finns i tabellen.

Form: form och prov

Varje företag har rätt att använda antingen sitt eget prov eller hålla reda på arbetstiden med hjälp av en särskild blankett T-12. Du kan ta dess form som grund (den ges nedan) och anpassa den efter företagets behov.

Dokumentet består av tre huvuddelar:

1. Titelsidan tillhandahåller ett enhetligt system av koder, som används för att ange till exempel ytterligare lediga dagar (för övertid), sjukskrivningar, stillestånd på grund av arbetsgivarens fel etc. Varje omständighet har en alfabetisk och numerisk kod.
2. Den andra (tabell)delen är själva registreringen av arbetstid. Det genomförs dagligen (inklusive helger och helgdagar).
3. Och den tredje delen presenteras också i form av en tabell. Den ger information om löneutbetalningar (belopp, timmar och dagar, taxa).

Så här ser ett tomt T-12-formulär ut.

Tillsammans med T-12-formuläret finns det också en T-13. Den saknar den sista (tredje) delen - det vill säga detta dokument är en enkel tidrapport för att registrera arbetstimmar, utan löneberäkningar. Ett färdigt exempeldokument visas nedan.

Procedur

Dokumentet underhålls av särskilt utsedda anställda: de registrerar arbetstimmar för varje dag. Den som ansvarar för korrekt registrering är i regel chefen för en strukturell enhet (till exempel en försäljningsavdelning). Hans ställföreträdare kan också dela ansvaret. Om företaget är tillräckligt stort inför de en särskild position som tidtagare, som registrerar all information.

I vilket fall som helst utses de ansvariga personerna alltid av chefen, om vilken en motsvarande order utfärdas (gratis prov) - till exempel dokumentet som visas nedan.

NOTERA. Alla ansvariga personer ska läsa ordertexten samt underteckna och datera den.

I allmänhet ser ordningen ut så här:

1. Ansvarig person registrerar information för varje dag.
2. När det är klart (efter en månad) skickas dokumentet till HR-avdelningen.
3. Efter HR-avdelningen kommer han in på ekonomiavdelningen.
4. Den sista signaturen finns kvar hos chefen för den strukturella enheten.

NOTERA. När handlingen är ifylld och undertecknad av alla ansvariga personer arkiveras den och skickas till arkivet för förvaring. Minsta hållbarhetstid är 5 år. Men om arbetet på ett företag utförs under farliga och skadliga förhållanden, ökar lagringstiden avsevärt - minst 75 år.

Så här fyller du i en tidrapport: steg-för-steg-instruktioner

Vid ifyllning används ett enhetligt notationssystem. Tidrapporten registrerar den arbetade tiden i enlighet med regeln "en position är tilldelad en position." Endast de anställda som har ett anställningsavtal beaktas, inklusive interna deltidsanställda - för dem ska framför allt uppgifter anges två gånger.

Data för följande anställda beaktas inte:

• arbetare inofficiellt;
• externa deltidsanställda;
• arbetar på grundval av ett civilt kontrakt.

Fyllningsproceduren kräver korrekt utformning av titelbladet och själva tabelldelen.

Titelsida

Följande information registreras här:

1. Företagsnamn (en kort version är tillåten, till exempel Alpha LLC).
2. Koder för OKUD och OKPO.
3. Nummer – företaget väljer sitt eget nummersystem. Ett vanligt alternativ är till exempel att tilldela nummer sekventiellt under hela kalenderåret.
4. Rapporteringsperiod – d.v.s. månad med start- och slutdatum för dokumentunderhåll.
5. Med sammanställningsdatum menar vi sista dagen efter vilken den ska undertecknas av alla ansvariga medarbetare. Därefter hamnar dokumentet i arkiv.

Tabelldel

Här måste du fylla i alla fält:

Information för löneberäkning

Om T-12-formuläret bibehålls fylls även detta avsnitt i. Här registreras information huvudsakligen om 2 betalningsformer:

1. Den faktiska lönen (anges med den 4-siffriga koden 2000).
2. Betalningar för semesterdagar (anges med kod 2012).

Alla belopp debiteras från det så kallade korrespondentkontot – det blir detsamma, oavsett typ av betalning.

Som vanligt bokförs arbetstiden baserat på det totala antalet dagar och timmar.

I slutet av dokumentet skriver alla behöriga anställda under:

• person som underhåller dokumentet (om det finns ett)
• HR-representant;
• avdelningschef.

Video instruktioner för registrering

Videokommentar om att fylla i:

Ytterligare blad

Det finns flera fall då själva tidrapporten inte räcker, eftersom redovisning innebär att ytterligare information registreras. Sedan bör du göra ett annat ark:

1. Om en anställd slutar i mitten av månaden eller i början. I detta fall registreras alla faktiskt arbetade dagar och timmar på ett extra blad. Och på blanketten antecknar de "Avvisad" exakt det datum då uppsägningen ägde rum. Därefter skickas dokumentet in tillsammans med ett extra blad.
2. Det kommer också att behövas när den anställde inte arbetat, men inte tagit kontakt och inte meddelat skälen till sin frånvaro. Om han aldrig dök upp (eller inte tog handlingar som bekräftar orsakens giltighet), och det är dags att överlämna handlingen, anges kod 30 (bokstavsbeteckning "NN").

I sådana fall är det bättre att göra alla märken med penna. Om det senare visar sig att arbetstagaren till exempel blivit sjukskriven ska han sätta en markering på kod 19 (bokstaven ”B”).

Sammanfattad redovisning: beräkningsfunktioner

Om det normala antalet timmar (8 timmar per dag och 40 timmar per vecka) inte kan upprätthållas, bestäms den totala mängden faktiskt arbetad tid som en enkel summa. Detta förfarande finns i företag som:

• arbeta dygnet runt, i skift;
• använd ett flexibelt schema;
• organisera rotationsarbete.

Då blir huvudbegreppet räkenskapsperioden. – kalendermånad, 1:a kvartalet eller hela året. Det specifika intervallet väljs beroende på företagets egenskaper. Till exempel, om arbete förväntas under farliga och skadliga förhållanden, utgår en period på 1 kvartal som utgångspunkt.

Om den anställde under någon tidsperiod inte utfört arbete av giltiga skäl, beaktas inte denna tid (dvs. den är helt utesluten).

Icke-standardiserade situationer: vad man ska göra

I de flesta fall är det ganska enkelt att upprätta ett dokument, eftersom redovisningen bygger på en jämn och jämn fördelning av arbetstiden för varje anställd. Denna order bryts dock ofta på grund av vissa omständigheter, till exempel:

1. Om en kollega ber om ledigt och chefen inte motsätter sig, så registreras endast de faktiskt arbetade timmarna (i heltal). Frånvaro indikeras med märket "I" eller två siffror "01".
2. Om han är sjuk, sätter de "B" och lämnar fälten längst ner tomma. Att ha sjukskrivning är förstås ett obligatoriskt krav för ett sådant märke.
3. Om det var planerat, och den anställde tog det enligt överenskommelse, i enlighet med det nuvarande förfarandet, satte de beteckningen "NV" (i den digitala versionen, kod "28"). Det finns tillfällen då de verkliga orsakerna till frånvaron är tillfälligt okända. Sedan kan du sätta "NN", men om situationen blir tydlig väljs lämplig beteckning och "NN" stryks över.
4. Om en kollega åkte på affärsresa, markera "K". När han officiellt återvänder och börjar sina vanliga uppgifter, sätter de bokstaven "I".

Hur man gör ändringar

Att registrera arbetstid innebär att registrera information som kan ändras under dagen eller veckan, därför ger tidrapporten möjlighet att göra ändringar. Justeringar måste göras för att spegla den faktiska situationen, vars sanning är dokumenterad.

Det finns två sätt att göra korrigeringar:

1. Felaktigheter är tillåtna, men handlingen kompletteras med en så kallad rättelseblankett. Båda dokumenten lämnas in för verifiering tillsammans.
2. Originalhandlingen är rättad, men ingen ytterligare blankett upprättas. Då måste du noggrant stryka över alla felaktiga uppgifter. Detta görs med hjälp av en horisontell linje. Om felaktig information finns i angränsande fält, stryks en enda rad över.

I det här fallet måste en lämplig post göras som förklarar situationen i detalj, till exempel.

Att föra en tidrapport utförs av vilket företag som helst, eftersom det återspeglar viktig information om alla anställda, vilket gör att du kan kontrollera arbetsdisciplinen. Tidrapporten innehåller information om hur lång tid varje anställd har arbetat. Baserat på dem bestämmer ledningen vem som ska belönas, vem som ska straffas med en sänkning av bonusar, och revisorn beräknar lönerna.

Arbetstiden anses vara fördelningen av denna tid inom intervallet för en kalenderperiod. Den reglerar strikt arbetsveckans längd, som är följande: fem arbetsdagar/två lediga dagar; sex arbetsdagar/en ledig dag; glidande (skift)schema; samt oregelbundna arbetstider, start- och sluttider för arbetet, på varandra följande arbets-/fridagar och mycket mer.

Den särskilda ordningen omfattar oregelbundna arbetstider. Den ger möjlighet för en anställd att anlitas av sina överordnade för att utföra sina arbetsuppgifter utanför den fastställda arbetstiden.

Ett annat läge är g flexibelt schema. Här bestäms arbetstiden efter överenskommelse mellan parterna. Kontroll över personalens arbetstid utövas av förvaltningen.

I praktiken används tre typer av redovisning:

• dagligen— Varaktigheten av det dagliga arbetet överensstämmer med fastställd lagstiftning. Arbetsdagens början, slut och längd ändras inte;
• varje vecka— Den dagliga drifttiden kan variera, men veckostandarder kommer att följas strikt.
• sammanfattas- i likhet med den föregående, endast rapporteringsperioden är månad, kvartal, etc.

Regler för att hålla en tidrapport eller hur man korrekt upprättar en tidrapport

Tidrapport: hur fyller man i det? Nedan kommer vi att besvara denna fråga i detalj. Tidrapporter förs både elektroniskt och i pappersform, den senare blanketten är obligatorisk. Att endast fylla i data på en dator är inte acceptabelt.

Du kan ladda ner en tidrapport, dess form, prov eller blankett gratis på Internet. Ett prov på att fylla i en arbetstidsrapport, samt en ifylld arbetstidsrapport, kan även ses i program som Konsult Plus och Garant.

Tidrapporten öppnar den första dagen i varje månad. Det ges vanligtvis till redovisningsavdelningen två gånger: innan förskottet beräknas och sedan innan lönen beräknas.

Alla anställda i organisationen tilldelas ett personalnummer som används i arbets- och betalningskontrolldokument.

Ändringar på grund av anställning av nya eller uppsägningar av gamla anställda görs endast på grundval av officiella order från ledningen.

Även tillfälligt anställda och praktikanter som får lön ingår i tidrapporten. Men! De som arbetar under ett civilt kontrakt registreras inte, och deltidsanställda förses med ett separat personalnummer.

Tidrapporten ska fyllas i varje dag under en hel månad och sista arbetsdagen summeras summan för varje anställd: hur mycket frånvaro det var och hur många arbetade timmar. För att fylla i en tidrapport behöver du en T-12 eller T-13 blankett när det gäller detaljerna är de nästan identiska.

Låt oss titta på steg-för-steg-instruktioner för att upprätta och registrera en tidrapport baserat på dessa formulär.

1. Överst måste du ange företagets namn. Det måste helt överensstämma med det namn som anges i de ingående dokumenten.
2. Fyll sedan i avsnitten "Datum för sammanställning" (ofta är detta den sista dagen i rapporteringsmånaden) och "Dokumentnummer".
3. Cellen "Rapporteringsperiod" innehåller intervallet från den 1:a till den sista dagen i månaden.
4. Den första kolumnen i det första avsnittet (“Arbetstidsredovisning”) innehåller personalens serienummer.
5. Kolumn 2 och 3 fylls i utifrån personliga kort (blankett nr T-2)
6. Den 4:e och 6:e kolumnen är kostnadskoden och det dagliga antalet arbetade timmar.
7. Den 5:e och 7:e kolumnen är mellanresultat för den första halvan av månaden respektive den andra. Den översta cellen innehåller arbetade dagar, den nedersta cellen innehåller arbetade timmar.
8. Kolumnerna 8 till 17 är klara i slutet av månaden. Summan av arbetade dagar inkluderar inte helger, tjänsteresor, anställdas frånvaro, det vill säga de dagar då personen inte faktiskt var på arbetsplatsen.
9. Den 8:e kolumnen är summan av de övre cellerna från den femte och sjunde kolumnen.
10. Den nionde kolumnen är summan av de nedre cellerna i den femte och sjunde kolumnen.
11. Den 14:e och 16:e kolumnen är antalet timmar och dagar.
12. Kolumn 15 innehåller orsakskoden för att inte visas.
13. Den 17:e kolumnen är det totala antalet lediga dagar för månaden.

Den andra delen av tidrapporten sköts av ekonomiavdelningen.

Tidrapport: symboler, koder och förkortningar

Det finns totalt 36 koder i personalens tidrapport. Varje indikator har en bokstavs- och sifferbeteckning. Nedan följer en uppdelning av tidrapporten:

Program för att underhålla tidrapporter

För att fylla i tidrapporter på en dator finns det många program som går att beställa på Internet. Tack vare dem kommer det inte att vara svårt att skapa en elektronisk tidrapport. Låt oss titta på de mest populära bland användarna.

Alla operationer, funktioner och möjligheter förenklas så mycket som möjligt och är utformade för att minska en så arbetskrävande och tidskrävande process som att räkna arbetstimmar.

Programmet har ett intuitivt gränssnitt och låter dig skapa skiftscheman. För att lära sig använda det krävs inga kurser. Tidrapportprogrammet är skrivet i Excel. Den har redovisningsfunktioner:

• arbetstimmar;
• nattarbetstid;
• arbetstid på dagtid;
• anställds arbetsoförmåga;
• arbetade timmar under helger och helgdagar;
• skolk;
• defekter eller omarbetning.

Tidrapportprogram

Detta program är också utformat för att ta hänsyn till arbetstider. Det kan beställas online för 700-800 rubel. För att bekanta dig med hur det fungerar kan du ladda ner en testversion av tidrapporten gratis. Om den har allt du behöver kan du köpa den. Detta kräver registrering och betalning, varefter du får en registreringsnyckel som tar bort alla begränsningar.

Skriv en fråga i formuläret nedan:

Tidsrapportär ett upprättat dokument som innehåller information om arbetstidsefterlevnad hos varje anställd.

Varje företag måste ha ett sådant dokument i en enda kopia, dess design har ett antal nyanser, som vi kommer att diskutera i detalj i den här artikeln, och vi kommer också att ge ett exempel på att fylla i en tidrapport.

Kära läsare! Våra artiklar talar om typiska sätt att lösa juridiska problem, men varje fall är unikt.

Om du vill veta hur du löser just ditt problem - kontakta konsultformuläret online till höger eller ring per telefon.

Hur man fyller i en tidrapport

Det är tillåtet att fylla i en allmän tidrapport för hela organisationen eller för varje strukturell enhet separat.
Det återspeglar tillförlitlig information om användningen av arbetstid av anställda på detta företag. Tidtagaren noterar både den faktiskt arbetade tiden och den tiden som inte arbetats. Detta kan vara: driftstopp, sjukdom, affärsresor.

Tidrapporten kan underhållas på två sätt

Det finns färdiga enhetliga formulär som godkänts av relevanta myndigheter:

• Om företaget har infört tidsbaserade löner används blanketterna T-13 och T-12.
• Om det finns har företaget rätt att utveckla sina egna blanketter och blanketter för redovisning och kontroll.

Blankett T-12 - fylls i manuellt.

Blankett T-13 – används där det är möjligt att automatisera behandlingen av bokföringsuppgifter.

I T-12-formuläret görs inlägg med en kulspetspenna, försiktigt, utan att göra fläckar, för hand. Concealer kan inte användas.

Sektion 1 (kolumn 1–6) är formaterad i en tabell.

Den fjärde kolumnen innehåller 2 rader för att markera medarbetarens närvaro eller frånvaro. Fyllningsfunktion:

• den första raden är fylld med versaler (symboler);
• den andra raden innehåller en siffra som anger antalet arbetade timmar under en viss period;

2 § fylls i av en revisor.

Detta avsnitt presenteras i form av en tabell där tidrapportnumret för varje anställd, hans lön och arbetade timmar anges. Baserat på dessa uppgifter beräknas lönerna.
På formulärets fjärde sida anger du data som hjälper dig att sammanställa statistiska rapporter. Den fylls i enligt särskilda instruktioner.

Andra sättet att föra

I T-13-formuläret är vissa kolumner redan ifyllda automatiskt: avdelning, efternamn och yrke för den anställde, tidrapportnummer.

Godkända konventioner.

Den fullständiga listan kan ses i blankett T - 12. Några av de viktigaste presenteras i tabellen:

• Arbetstider Bokstavsbeteckning Digital kod.
• Regelbunden närvaro I 01.
• Natttid N 02.
• Release på helgdagar och helger RP 03.
• Återvinning från 05.
• Affärsresa K 06.
• Semester från 09.
• Tilläggsledighet OD 10.
• Studieledighet U 11.
• Förkortad arbetstid för studenter på jobbet LV 12.
• Studieledighet på egen bekostnad UD 13.
• Mammaledighet 14 kr.
• Ledighet för att ta hand om ett barn upp till 3 år 15 år.
• Semester på egen bekostnad sjukförsäkring 17.
• Sjukskrivning B 19.
• Förkortad arbetstid för Champions League 21.
• Frånvaro PR 24.
• Arbetsfria dagar, ledig dag kl 26.
• Frånvaro av okänd anledning NN 30.

Grundläggande former av tidrapporter

Figur 1. Blankett T-12.

Figur 1 visar ett exempel på korrekt tidsregistrering för den kategori av arbetare vars arbetstid lagligen har förkortats.

På helgdagsafton är arbetsdagen alltså en timme kortare än vanligt. Alla anställda i organisationer åtnjuter denna rätt. Siffran sju anges på rapportkortet.
Exempel. Från anställd Sidorov V.P. Arbetsdagen är 7 timmar. Innan semestern är det 6 timmar och siffran sex kommer att skrivas in på anmälningskortet. Denna punkt måste beaktas för att undvika återvinning.

Figur 2. Blankett T-13.

Vem har rätt att fylla i tidrapporten

Den kan fyllas i av vilken anställd som helst som utsetts av den relevanta beställningen. Till exempel:

• Tidtagare - om det finns en position i bemanningstabellen. Att fylla i tidrapporten kommer att vara hans direkta ansvar.
• Ytterligare en anställd. För honom är att föra en tidrapport en av hans huvuduppgifter. Därför är det bland annat föreskrivet antingen i anställningsavtalet eller i dess arbetsbeskrivning.
• HR-inspektör.
• Alla andra anställda tilldelade dessa uppgifter.

Typiska fel hittade i rapportkort

Situation 1.

Den anställde går på ytterligare en semester. Vi kommer ihåg att semesterdagar ingår i antalet kalenderdagar och inte är markerade med bokstaven "B" (ledig dag). Du kan sätta en symbol i form av "OT" eller ett nummer - "09".

Uppmärksamhet! Om det finns en eller flera lediga semesterdagar under semesterperioden, anses den eller de inte vara en kalenderdag. I rapportkortet anges han/hon som ledig dag: symbolen "B" eller siffran "26" används.

Exempel. Anställd Rychkov V.V. tar ledigt i 14 kalenderdagar från 4.06 till 18.06. Observera att den 12 juni är en allmän helgdag. Tidrapporten kommer att fyllas i enligt figur 3.

Situation 2.

Den anställde insjuknade under semestern från 1 juni till 15 juni. Han informerar företagsförvaltningen om sin sjukdom från 4 juni till 9 juni (6 dagar). Det finns ett sjukintyg.
Hans semester kommer att pågå i 6 dagar, som han inte utnyttjade på grund av sjukdom.

I det här exemplet använde den anställde tre kalenderdagar semester, blev sedan sjuk och hade 11 kalenderdagar kvar. Han ska återgå till jobbet den 22 juni.

Hur man fyller i en tidrapport för deltidsanställda

Om en deltidsanställd "kommer" från ett annat företag, skrivs han in på en separat rad i tidrapporten och tilldelas ett personligt personalnummer.
Huvudanställd, som utför merarbete som deltidsarbetande, tilldelas två personalnummer enligt två olika tidrapporter.
Eller, som ett alternativ, en tidrapport förs, men för varje position som han innehar - en separat rad och två olika personalnummer.

Särskilda fall av att registrera en tjänsteresa på en tidrapport

När du bestämmer varaktigheten för affärsresor, semester eller andra stunder kan du använda följande rekommendationer:

1. Tjänsteresan är märkt med bokstaven "K". Arbetsresans längd antecknas i aktuell ordning.
2. Om det finns en ledig dag eller semester medan en anställd är på affärsresa, kommer han att få dubbelt betalt. Rapportkortet är märkt "K M", inte utgången "B".

Hur markerar man en affärsresa på rätt sätt om en anställd är sjukskriven? Fall från praktiken.

Av produktionsskäl beslutar företagsförvaltningen att ringa honom och skicka honom på en affärsresa redan innan hans sjukskrivning "stänger". I denna situation är administrationens och den anställdes agerande ett brott mot arbetslagstiftningen.

Tidtagaren fyller faktiskt i tidrapporten så här:

1. Faktumet om frånvaro (sjukdom) innan affärsresans början indikeras med symbolen "B".
2. Symbolen "K" markerar dagarna för affärsresan.
3. Efter att ha återvänt från det sätter vi antingen "B" (om sjukskrivningen ännu inte är stängd) eller "I" - om sjukskrivningen är stängd.

Men om du fyller i anmälningskortet på det här sättet kan det få konsekvenser.

Risk 1. Om posterna ser ut så här: "B" (sjukdom), "K" (affärsresa), efter det - "Jag" (visar på jobbet), utan att täcka sjukfrånvaro, kommer Rysslands FSS inte att känna igen antalet dagar arbetstagaren var på tjänsteresa denna del av sjukpenningen.

Risk 2. Om rapportkortet fylls i så här: "B" (sjukdom), "K" (affärsresa) och efter det - fortsättningen av sjukdom "B" - kommer FSS att vägra att kompensera hela förmånen .

Man måste komma ihåg att ersättningen betalas ut vid sjukdom. Om en anställd återgår till arbetet betyder det att han kan arbeta.

1. Tidtagaren fyller i formuläret endast om det finns en anledning: en order eller skriftlig order, eller andra dokument.
2. I det enhetliga formuläret skrivs alla detaljer som anges i det och alla rader fylls i. Ofyllda linjer ska vara överstrukna.
3. Två tidrapporter upprättas per månad, för den första halvan och den andra, om lönerna beräknas två gånger i månaden.
4. Fel som görs när du fyller i rapportkortet korrigeras enligt strikt fastställda regler: först stryks felaktiga poster över med en rad och de korrekta skrivs ovanför dem. Den anställde som fyller i tidrapporten sätter sin underskrift och alla ansvariga för detta dokument skriver under.
5. Om tidtagaren ännu inte vet varför den anställde inte dök upp på jobbet, kommer tidrapporten att markeras som NN. När styrkande handlingar tillhandahålls justeras rapportkortet.

Vem behöver ett rapportkort och varför?

Det, som ett primärt dokument, behövs:

1. Bokföring. Baserat på detta dokument beräknas den anställdes lön. Rapportkortet bekräftar att den anställde fullgör sina arbetsuppgifter.
2. Skatteinspektionen. Korrektheten av beräkning eller innehållande av skatter på löner kontrolleras. En avstämning av arbetade timmar, noterad i tidrapporten, görs med uppgifterna om löneutbetalningar.
3. Rapportkortet kan krävas av specialister från den ryska socialförsäkringsfonden. Korrektheten av betalningen av förmåner från fonden kontrolleras.
4. Organ för Federal Migration Service. Vid kontroll av arbetsgivare som anställer utländska medborgare som anställda.
5. Specialister från yrkesinspektionen. Inspektören, som kontrollerar rapportkortet, kommer att kunna fastställa faktum. Vid kontroll av överensstämmelse med normen för övertidstimmar ges således vite för upptäckta avvikelser. Vid upprepad överträdelse av uppdragsbeskrivningen kan chefen sägas upp från sin tjänst.
6. Anmälningskortet kan användas som bevis i domstol om det uppstår. Till exempel lagligheten av att säga upp en anställd på grund av frånvaro.
7. Statistiska myndigheter. Enligt rapportkortet sammanställs ett antal rapporter. Till exempel en rapport på blankett P-4.

Tidrapporten återspeglar inte bara antalet arbetade timmar av varje anställd, utan låter dig också registrera information om närvaro och frånvaro från arbetet på en daglig basis. Några av de anställda insjuknade, några var frånvarande av okänd anledning och några åkte på semester. Låt oss se hur du korrekt markerar alla dessa fall på rapportkortet.

Alla organisationer är skyldiga att föra tidrapporter. Detta dokument krävs för att:

• ta dagligen hänsyn till hur anställda använder sin arbetstid, om de följer det fastställda arbetsschemat;
• ta emot uppgifter om arbetade timmar;
• beräkna lön;
• sammanställa statistiska rapporter om arbete för statistikmyndigheter.

Rysslands statliga statistikkommitté har godkänt två enhetliga formulär för tidrapporter - T-12 och T-13*. Formerna skiljer sig åt genom att T-12 är ett universellt alternativ, och T-13 utförs om organisationen har ett automatiskt system för att övervaka närvaro och utebliven ankomst på jobbet (vändkors). I detta fall läggs uppgifterna in i formuläret via en dator. Oftast använder de naturligtvis T-12-formuläret, eftersom åtkomstsystem inte är installerade i alla organisationer.

Rapportkortet är sammanställt i ett exemplar. I slutet av månaden ska det ifyllda rapportkortet vara undertecknat av cheferna för strukturavdelningarna och HR-medarbetaren. Dokumentet skickas sedan till ekonomiavdelningen för löneberäkning.

Vem håller tidrapporten

Tidigare hade många organisationer en särställning – tidtagare. Nu anser chefer att det är irrationellt att upprätthålla en separat bemanningsenhet endast för registrering av ut- och frånvaro från arbetet. Oftast är ansvaret för att föra tidrapporter tilldelat en personalspecialist, revisor eller chefer för strukturella divisioner utöver sina huvudfunktioner. Kom ihåg att detta ansvar måste inskrivas i anställningsavtalet och arbetsbeskrivningen för den anställde eller tilldelas honom på order av organisationens direktör.

Hur man speglar användningen av arbetstid i en tidrapport

Blanketter T-12 och T-13 skiljer sig praktiskt taget inte åt i sammansättningen av detaljerna, så vi kommer att överväga att fylla i tidrapporten med exemplet på ett formulär - T-12. Eller snarare, dess första avsnitt, som kallas "redovisning av användningen av arbetstid." Ett exempel på att fylla i tidrapporten finns på sidan ....

Tidsrapporten sparas i en månad och i slutet av denna period sammanfattar den antalet arbetade timmar av varje anställd. Delårsresultat noteras också (för första och andra halvan av månaden). Närvaro och frånvaro från arbetet bokförs med den löpande registreringsmetoden. Detta innebär att för varje dag i månaden skrivs någon beteckning in i motsvarande cell - närvaro eller utebliven av vissa skäl (eller på grund av oklara omständigheter). Det är dock också möjligt att inte markera närvaro, utan att endast registrera avvikelser från arbetsschemat (uteblivna ankomster, dröjsmål etc.). Om det inte förekom några avvikelser under månaden, kommer rapportkortet endast att återspegla de slutliga uppgifterna om resultaten av arbetet för första och andra halvan av månaden och det övergripande resultatet, och de andra cellerna kommer att förbli tomma.

Låt oss nu se exakt hur man anger beteckningarna i rapportkortet.

I kolumnerna 4 och 6 i T-12-formuläret finns två rader. Den översta raden innehåller en bokstavsbeteckning på vilken typ av arbetstid som spenderas varje dag i månaden (utseende, semester, affärsresa, sjukskrivning etc.). Antalet timmar för dem registreras längst ner. Bokstavsbeteckningarna finns på titelsidan av T-12-formuläret. Till exempel, om en anställd kom till jobbet den 13 juni och var närvarande på heltid, kommer vi att i rapportkortet för juni i cellen med siffran 13 mittemot den anställdes efternamn sätta "I" och 8 arbetstimmar. Om han var på affärsresa den dagen, är det nödvändigt att sätta "K". Men han hade inga arbetstider i er organisation den dagen, så vi satte noll i slutresultatet. Helger och helgdagar har också en egen beteckning. Den översta raden är markerad med "in" och den nedersta raden med nollor.

Kom ihåg: för att ange den eller den koden måste du ha goda skäl. Du kan till exempel markera sjukskrivning på ditt anmälningskort endast om du med säkerhet vet att den anställde har intyg om tillfällig arbetsoförmåga. Tabellen på sidan ... ger en förteckning över handlingar för alla fall av frånvaro och avvikelser från fastställt arbetsschema. Om du inte har dokument som bekräftar orsaken till den anställdes frånvaro, kan du endast notera frånvaro av okända anledningar i anmälan (”NN”).

Symbolerna för bearbetad och obearbetad tid, som presenteras på titelsidan på blankett T-12, används också i blankett T-13

Hur man sammanfattar

I slutet av månaden behöver du beräkna det totala antalet arbetade dagar och timmar. Samtidigt är helger, frånvaro, frånvaro av okänd anledning, sjukdagar, affärsresor undantagna från beräkningen av arbetade dagar - i allmänhet alla de dagar då den anställde var frånvarande från arbetet. För att beräkna antalet arbetade timmar behöver du helt enkelt lägga ihop siffrorna i den andra raden i kolumn 4 och 6 och ange resultaten i kolumn 5 (för första halvan av månaden), kolumn 7 (för andra halvan). i månaden) och kolumnerna 8-13 (för månaden som helhet).

Separat måste du beräkna antalet dagar med utebliven ankomst och ange information om dem i kolumnerna 14-16. Kolumn 15 innehåller numeriska koder för skälen till att de inte visas (dessa koder finns på formulärets titelsida, tillsammans med bokstavsbeteckningarna). Till exempel är koden för nästa semester 09, och frånvaro av okänd anledning är 30. Och slutligen är det nödvändigt att bestämma det totala antalet lediga dagar för varje anställd för månaden och ange det i kolumn 17.

En tidrapport är huvuddokumentet för att övervaka arbetsprocessen.

Det används av revisorer vid beräkning av löner, bonusar, böter;

HR-avdelningens anställda för att utarbeta kompetenta interna policyer för organisationen; företagsledare.

Dokumentet tjänar också till att ge skatteredovisning, systematisera och organisera information om arbetsprocessen.

Blanketten för att fylla i tidrapporten är officiellt upprättad och har två modifieringar - T12 och T13.

Ledningen för organisationen bestämmer självständigt vilken som ska väljas.

Skillnaden ligger i metoden för att registrera data, T-12-formuläret är det vanligaste formuläret och innebär manuell ifyllning av tidrapporten, T-13-modifieringen används för automatisk ifyllning. Du kan ladda ner deras prover från Internet. För att fylla i blankett T-13 kan du använda vilket praktiskt program som helst för revisorer.

Från 01/01/2013, genom dekret från Ryska federationens statliga statistikkommitté, har organisationen rätt att införa ytterligare kolumner och sidor i dokumentet, ändra tidsrapporten inom gränserna för gällande lagstiftning efter eget gottfinnande.

Märken för den etablerade blanketten skrivs in i rapportkortet, som åtföljs av dokument som förklarar dem.

Sådana märken inkluderar:

1. Vara för sent. Måste åtföljas av en förklarande anteckning. 2. Frånvaro. Åtföljs av en förklarande notering och en föreläggande om typ av straff.
2. Sjukfrånvaro, mammaledighet, donationsdagar, frånvaro i samband med att genomgå läkarundersökning enligt anvisningar från militärregistrerings- och mönstringskontoret. Utfärdas efter tillgänglighet av ett i tid inlämnat och ifyllt sjukskrivningsintyg eller annat dokument.
3. Semester. Märket sätts om det finns en ansökan från en anställd eller ett intyg från läroanstalten och en order undertecknad av föreståndaren eller den som ersätter honom.
4. Bearbetning. Tillsammans med en handling undertecknad av prefekt, enhet, institution eller förman.
5. Går till jobbet på helger och helgdagar. Åtföljs av ett skriftligt uttalande från den anställde om hans samtycke undertecknat av hans närmaste chef.
6. Affärsresa. I det här fallet tillhandahålls ett resecertifikat med organisationens sigill och datum för ankomst och avgång för den anställde till redovisningsavdelningen.

Om en anställd avskedas lämnas de arbetade cellerna i tidrapporten tomma

Uppsägningsordern undertecknad av organisationschefen bifogas anmälningskortet.