Formellt brev på engelska exempel. Grunderna i affärskorrespondens på engelska. Avsändarens namn och adress

Låt oss prata om nyanserna i affärskorrespondens och typiska fraser som hjälper till att göra brevet artigt och naturligt.

https://d2xzmw6cctk25h.cloudfront.net/post/1584/og_cover_image/4e70fb28078af2c268495216fe6ca712

Affärskorrespondens är grunden för kommunikation i alla företag. Även idag, när kommunikationen sker med e-post, förblir reglerna för affärskorrespondens oförändrade.

När du skriver ett affärsbrev är det viktigt att hålla sig till ett antal formaliteter. Korrespondens bedrivs mellan obekanta eller fullständigt främlingar; Regler hjälper till att göra skrivandet artigt och effektivt.

Allmän affärsbrevstil

Affärskorrespondens är mycket formell, så det är viktigt att hålla en respektfull ton i brevet. Även när du skriver ett sarkastiskt klagomål.

För att få ett brev att se artigt ut används ofta modala verb. Till exempel, istället för frasen "Skriv ett svar till mig" (snälla skicka mig ett svar), kan du använda "Jag skulle vara tacksam om du kunde skriva ett svar till mig" (jag skulle bli glad om du skickade ett svar till mig) .

Slangfraser och slanguttryck ska inte användas i affärsstil. Dessutom bör du inte använda ord med en stark känslomässig bakgrund - hemskt (hemskt), fantastiskt (fantastiskt), skräp (nonsens) och liknande.

Förkortningar är inte heller tillåtna - alla fraser får endast användas i sin helhet.

• Skulle inte - skulle inte
• Jag är jag är
• Jag skulle vilja - jag skulle vilja

Du bör inte heller använda frasala verb. Det är bättre att ersätta dem med synonymer. Till exempel, istället för att "ge upp" - "ge upp", istället för "sätta ihop" - "komponera". Frasala verb är privilegiet för en konversationsstil de är olämpliga i en affärsstil.

Experter på den engelska språkskolan EnglishDom rekommenderar att du i affärskorrespondens endast använder de konstruktioner och fraser vars innebörd du är 100% säker på. Du bör inte heller ryckas med med kompositapplikationer på flera nivåer - det är lätt att göra misstag i dem, vilket kommer att påverka din bild negativt.

Allt är dock inte så komplicerat som det kan tyckas vid första anblicken. Låt oss titta på varje del av ett affärsbrev.

Överklagande i ett affärsbrev

Hälsningen är den första delen av brevet, från vilken mottagaren kommer att bilda sig sitt intryck av dig. Gör bara ett misstag i din hälsning, och brevets effektivitet kommer att sjunka till nästan noll.

kära herr eller fru

Använd den här adressen när du inte känner till mottagarens namn. En sådan överklagan är acceptabel, till exempel om du skickar ett e-postmeddelande till ett företags e-postkonto som används av flera anställda.

Dear Mr Black (Mrs Black, Ms Black)

Standardadress till adressaten. Används i de flesta affärsbrev:

• Mr - adress till en man;
• Fru - till en gift kvinna;
• Ms - till en kvinna utan att ange civilstånd;
• Fröken - till en ogift kvinna.

Överklagandet ska endast användas i förkortad form. Skriv inte Mister eller Mistress i sin helhet.

När man adresserar med efternamn är det tillåtet att ange förnamnet: Mr John Black. Men i korrespondens mellan okända eller knappt bekanta affärspartners är det fullt möjligt att begränsa sig till endast efternamnet.

Om mottagaren har en akademisk examen rekommenderar vi att du anger det i ditt meddelande istället för herr och fru:

Kära doktor. Svart

Käre Prof. Svart.

kära John

Personlig adress. Kan endast användas när du kommunicerar med nära affärs- eller arbetspartners. Och bara efter ömsesidig överenskommelse att kalla varandra vid namn.

Kom ihåg att att ringa vid namn inte eliminerar formaliteterna för affärskorrespondens – det är bara ett sätt att visa respekt och visa förtroende.

Bäste kund

Opersonlig adress används oftast i standardiserade brev som är utformade för att skickas till en grupp människor.

Det är också acceptabelt att använda det när du vill betona en persons specifika position: Herr chefredaktör.

Trots att sådan behandling anses korrekt rekommenderar vi att man använder en personlig om möjligt – det fungerar bättre.

Skiljetecken och stavning i omlopp

På brittisk och amerikansk engelska är reglerna för skiljetecken i företagsadresser något annorlunda.

I den brittiska versionen finns det inga skiljetecken efter Mr eller Ms, men ett kommatecken krävs i slutet av adressen:

Mr Black,

Amerikansk engelska kräver en punkt efter Mr, Mrs och Ms, och ett kolon i slutet av adresser.

Herr. Svart:

Det är dock acceptabelt att inte använda skiljetecken alls i adressen. Det här alternativet är mycket populärt i onlinekorrespondens.

Mr Black

Se till att kontrollera att mottagarens namn är rättstavat. Detta gäller särskilt för komplexa och långa efternamn. När allt kommer omkring kan ett misstag i namnet i hög grad förstöra intrycket av korrespondens.

Kroppen av brevet

Första meningen
Den första meningen bör ange anledningen till att brevet skrevs. För att göra detta rekommenderar vi att du använder följande fraser:

• Jag skriver för att fråga om... (Jag skriver till dig för att få reda på...)
• Som svar på din förfrågan... (Som svar på din förfrågan...)
• Vidare till vårt samtal... (Fortsätter vårt samtal)
• Jag skulle vara tacksam om... (jag blir väldigt glad om)
• Jag fick din adress från... och jag skulle vilja... (Jag fick din adress... och jag skulle vilja...)
• Tack för ditt mejl från 14 maj... (Tack för ditt brev från 14 maj)

Tidigare ansågs det i affärskorrespondens som dåligt uppförande att omedelbart komma till saken, så inledande fraser "om ingenting" användes ofta. Det var brukligt att hänvisa till tidigare möten eller samtal med adressaten, skriva neutrala fraser om vädret eller frågor om familjen.

Idag uppfattas sådana fraser inte särskilt väl, eftersom de inte bär en semantisk belastning. Vi rekommenderar att du i ditt brev begränsar dig till en liten inledande fras och omedelbart går vidare till frågans kärna, utan onödig blandning.

Meningen efter den inledande frasen bör avslöja ämnet och kärnan i brevet. Det ska vara kort och koncist för att inte distrahera mottagaren från huvudidén med meddelandet.

Huvudsak
Du måste ange syftet med brevet med hjälp av små stycken. Korta meningar är välkomna, men inget krav.

Försök inte lösa flera olika problem samtidigt i ett brev. Följ regeln: "Ett brev - en begäran." Du kan dock ställa flera relaterade frågor som tar upp samma ämne.

Om huvudidén passar in i ett stycke, försök inte utöka det om det inte är absolut nödvändigt.

I ett affärsbrev behöver du bara skriva allt rakt av. Det är en ordlek.

Slutlig tanke
Den sista frasen i brevets brödtext fungerar som en artig gest och avslutar tanken. I affärskorrespondens rekommenderar vi att du använder en av standardfraserna:

• Ser fram emot ditt svar. (Jag ser fram emot ditt svar)
• Jag ser fram emot ditt svar. (Väntar på ditt svar.)
• Om du behöver mer information, vänligen kontakta mig. (Om du behöver mer information, skriv till mig om det.)
• Vänligen svara så snart som möjligt. (Svara så snabbt som möjligt.)
• Kontakta mig gärna via mail. (Du kan fritt kontakta mig via e-post.)
• Tack för att du tar hänsyn till det. (Tack för att du tar hänsyn till detta.)
• Jag skulle uppskatta din omedelbara uppmärksamhet på denna fråga. (Jag kommer att vara tacksam för ditt snabba svar.)

Den sista frasen bör visa respekt. Dess formulering kan dock vara godtycklig. Du kan använda olika versioner av frasen för olika mottagare, eller välja en standardversion för alla typer av brev.

I den sista frasen kan du också göra en länk till ytterligare material som är bifogat brevet.

• Bifogat finner ni... (bifogat brevet...)
• Bifogat till brevet är... (Bifogat till brevet är...)
• Se bifogad... (finns i ansökan...)

Slutet på brevet
Flera standardfraser används för att avsluta ett affärsbrev. Det ryska språket använder uttrycket "med respekt" genomgående, men på engelska är det lite mer komplicerat.

Med vänlig hälsning(med vänlig hälsning) - denna fras bör användas om du inte är bekant med mottagaren. Detta slut ska också skrivas om du skrev "Dear Sir or Madam" i din adress.

Med vänliga hälsningar(med vänlig hälsning) - använd frasen om adressaten är känd för dig, och han känner dig.

Om du känner mottagaren väl eller har kommunicerat i korrespondens under lång tid kan du minska graden av formalitet något och använda varmare slut:

Med vänliga hälsningar

Vänliga Hälsningar

Varmaste hälsningar

Alla 3 fraser översätts som "bästa önskningar."

Allt som återstår är att skriva ditt fullständiga namn – så är brevet färdigt.

Ett exempel på ett välskrivet affärsbrev:

Använd dessa regler och tips när du genomför affärskorrespondens, så blir dina brev så effektiva som möjligt.

Bonusar för läsare

I den moderna världen är e-post inte längre så populärt för personlig korrespondens - denna nisch har ockuperats av sociala nätverk och snabbmeddelanden. Men det används fortfarande i stor utsträckning för affärskommunikation och kommer inte att dra sig tillbaka. Från den här artikeln kommer du att lära dig huvuddragen i att bedriva affärskorrespondens på engelska, vilka delar ett e-postmeddelande består av och vad du bör undvika i affärskommunikation.

Två typer av affärskorrespondens på engelska

Vem behöver veta hur man skriver affärsbrev på engelska? Som regel människor som behöver det för arbete. Anta att du får jobb på ett visst företag, i ditt ansvar ingår korrespondens på engelska i olika arbetsfrågor. Alla affärsbrev kan delas in i två stora kategorier:

1. Brev i fri form.
2. Mallbrev: ansökningar, rapporter m.m.

Enligt mig är det vettigt att lära sig skriva fria brev, och mallbokstäver är lättare att lära sig medan du arbetar, eftersom de är olika överallt och det är helt enkelt ingen idé att försöka lära sig alla mallar. Som regel har varje företag en viss "fast" idé om hur man skriver olika applikationsrapporter, till och med gratulationer, och i 90% av fallen finns det helt enkelt en uppsättning färdiga formulär i doc- eller xls-format , där du bara behöver infoga nummer och efternamn.

Vad består ett e-postmeddelande av på engelska?

Avsändare av brevet på engelska avsändare, mottagare – mottagare, tekniskt sett består ett e-postmeddelande av flera delar:

• Ämne- brevämne. Det är skrivet kort och tydligt, till exempel: Betalningsbekräftelse - Bekräftelse på betalning. Om innehållet i brevet är kopplat till ett datum försöker man även ta med det i ämnet: Avskedsfest den 21 april - Avskedsfest den 12 april.
• Kropp– brevets brödtext, det vill säga innehållet, själva texten. Låt oss titta på det mer i detalj nedan.
• Anknytning– bilaga, bifogad fil. Försök att inte göra bilagor med tunga filer.
• CC- en kopia av brevet. Om du lägger till en adress i "CC"-fältet kommer även denna mottagare att få meddelandet.
• BCC- dold kopia. Mottagaren som läggs till i "BCC"-fältet kommer att få meddelandet, men andra mottagare kommer inte att veta om det.

Förresten, CC står för karbonkopia- maskinskriven kopia. På skrivmaskiner, om det var nödvändigt att göra två identiska dokument, placerades kolpapper och ett andra ark under huvudarket. Utgången var två identiska dokument. Kolkopian kallades karbonkopia.

Förkortningarna "CC" och "BCC" - hej från skrivmaskinernas era

BCC står för blind karbonkopia. På skrivmaskiner var det ibland nödvändigt att göra två identiska dokument, men för olika mottagare. I det här fallet gjordes dokumentet helt som en kopia, men fältet med mottagarens namn lämnades tomt. Den fylldes i separat på varje exemplar. En sådan kopia utan namn kallades en blind karbonkopia, bokstavligen "blind maskinskriven kopia."

Hur läser man en e-postadress högt på engelska?

En viktig punkt som ibland förbises. Ibland behöver du diktera ett mejl muntligt, till exempel via telefon. Här är vad du behöver veta:

• Symbol ' @’ läser som på, under inga omständigheter hund!
• Perioden i en e-postadress kallas punkt, men inte punkt, punkt eller period(läs om skillnaden mellan dessa ord).
• Symbol ‘-‘ läser som bindestreck, ibland kallas de inte riktigt korrekt rusa(streck är ett bindestreck, det vill säga en längre version av bindestreck).
• Symbol ' _’ läser som understryka, mindre ofta: understrike, låg streck, låg linje.

[e-postskyddad]– support på hotmail dot com

[e-postskyddad]– hjälp mig med bindestreck på gmail dot com (gmail läses som "gmail", inte "gmail")

Som du kan se läses orden i adresserna helt enkelt som ord och inte stavas som fallet är med för- och efternamn. Men om e-postmeddelandet innehåller , eller obegripliga uppsättningar av bokstäver, är det bättre att läsa dem bokstav för bokstav:

[e-postskyddad]– a l y o n u s h k a at nomail dot net

Jag tror att om du läser en artikel om affärskorrespondens så vet du definitivt :)

De välkända domänzonerna com, net, org läses som ett ord, inte med bokstäver. Mindre kända sådana, som ru, stavas vanligtvis.

[e-postskyddad]– exempel understreckad adress vid mail dot r u

Sammansättning av e-posttext på engelska

Ett e-postmeddelande är längre än "text" (som sms och meddelanden i snabbmeddelanden vanligtvis kallas; själva korrespondensprocessen är sms) och innehåller traditionella meddelanden, men du bör inte slå runt, uttrycka dina tankar tydligare.

Grundläggande element i e-post:

• Hälsningar– kan inkludera att man ringer adressaten vid namn, om det är känt.
• Introduktion– om du inte känner mottagaren av brevet, presentera dig kortfattat.
• Syftet med meddelandet– gå till saken och förklara varför du kontaktar.
• Detaljer– om nödvändigt, nämn viktiga detaljer. Om det antyds att mottagaren av brevet ska göra något efter att ha läst det (följ instruktionerna, ring någon, svara, vidarebefordra brevet etc.), skriv om detta artigt men otvetydigt.
• Signatur– brevet avslutas traditionellt med någon form av avskedshövlighet, ditt namn, efternamn, ibland med uppgift om din arbetsplats, adress och telefonnummer, om så är lämpligt.

Låt oss ta en närmare titt på hälsningen och signaturen - de är skrivna på ett formellt sätt.

Alternativ för hälsning i ett e-postmeddelande på engelska

Oftast skriver de helt enkelt "Hej + namn":

Mer formellt:

"Kära" är inte "kär", som när man tilltalar en man eller hustru, utan en analog till vår "respekterade". Observera att det inte finns något kommatecken efter "hej" eller "kära". Om adressaten är okänd, till exempel, du skriver till en viss "HR-avdelning", kan du helt enkelt vända dig till "Hej", "Kära kollegor" (om dessa är kollegor), "Kära alla" (en grupp kollegor), "Kära HR-avdelning".

Det finns också allmänt accepterade vädjanden till en okänd man eller kvinna: Dear Sir, Dear Madam eller Dear Sir or Madam (om du inte känner sir eller fru), Till vem det kan beröra (till alla som kan vara berörda). De två första är oönskade, eftersom du av misstag kan kontakta någon med fel kön de två andra används, men anses vara lite gammaldags, väldigt formell. Om möjligt är det bättre att tilltala dem med namn (kära Margaret) eller avdelning/avdelning (kära marknadsavdelning).

Används ofta med namn utan ett "välkomstord", bara "James". Så här skriver de till bekanta kollegor (personen vid nästa bord) eller när detta inte är den första bokstaven i korrespondensen och det är ingen idé att säga hej varje gång.

Hur man avslutar ett e-postmeddelande

Brevet kan fyllas i genom att helt enkelt skriva ditt förnamn eller för- och efternamn, men vanligtvis läggs någon artig önskan till innan detta. Mest populär:

• Vänliga hälsningar! (eller bara "Hälsningar!") – Bästa hälsningar!
• Vänliga Hälsningar! - det samma.
• Bästa hälsningar / Varma önskningar – samma sak igen.

Vissa manualer nämner också "Härligt din" eller "Troligen din" (med vänlig hälsning), men personligen har jag nästan aldrig sett sådana signaturer, och från utlänningar har jag hört att dessa formuleringar inte bara låter roliga, utan väldigt gammaldags. Egentligen som "med vänliga hälsningar" på ryska. Men ganska ofta skriver de helt enkelt "Vänliga hälsningar" i slutet av ett affärsbrev.

Användbara fraser för affärskorrespondens på engelska

Förutom mallhälsningar och farväl finns det flera fler fraser som kan användas i korrespondens.

• jag hoppas du mår bra- "Jag hoppas du mår bra". Ett enkelt, om än slitet sätt att börja ett brev. En skriftlig analog till aktiefrasen "Hur mår du?" Mer officiell version: Jag hoppas att det här mejlet hittar dig bra.
• Jag ville bara uppdatera dig om... -"Jag ville bara tillägga att..." Ett bra sätt att ge ytterligare information om något som mottagaren redan vet.
• Jag ville bara berätta att...- "Jag ville bara informera dig om att..." I likhet med den föregående: vi kompletterar den redan kända informationen. Den kan också användas som en universell introduktion till ett kort meddelande om några viktiga fakta och detaljer.
• Vänligen informeras/rådgivas- "Vänligen notera".
• FYI– förkortning. från För din information, som också grovt kan översättas med "ta notera." Förkortningar är lämpliga att använda mellan kollegor när man kommunicerar i rutinmässiga arbetsfrågor. Det är bättre att inte skriva till en främling eller en kund på det sättet.
• Vänligen se (se) bifogat- bokstavligen "hitta i bilaga" (så, naturligtvis, ingen talar ryska). Detta låter dig veta att e-postmeddelandet har en bilaga. Till exempel: Bifoga rapporten - Rapporten bifogas.
• För framtida detaljer– "mer detaljerat", "för mer detaljerad information". Det är lämpligt i slutet av brevet med en länk till kontaktpersonen: För framtida detaljer kontakta min assistent – ​​För mer detaljerad information, vänligen kontakta min assistent.
• Jag ser fram emot ditt svar/höra från dig- "Ser fram emot din respons". Ett artigt sätt att låta dem veta att det skulle vara en bra idé att svara på ditt brev.
• Tack för din tid -"Tack för din tid." En universell formel som skulle vara lämplig att sätta före signaturen.

Exempel på affärsbrev på engelska

Här är några exempel på brev skrivna med varierande grad av formalitet. I mejlet kommer jag att meddela mottagaren att mötet på fredag ​​är förlagt från 9:00 till 10:30. Ämnesraden för alla e-postmeddelanden kommer att vara densamma: Mötestid ändrad till 10:30.

1. Mycket formell.

Kära herr. Jefferson

Jag hoppas att det här mejlet hittar dig bra. Det här är Sergey Nim från Roga och Kopyta Inc. Jag ville uppdatera er om mötet vi har på tisdag. På grund av väderförhållandena har den flyttats från 09:00. till 10:30

Skulle du vara så snäll att meddela mig om du kommer att kunna närvara? Jag ber om ursäkt för besväret.

Vänliga hälsningar,

Sergey Nim

Roga och Kopyta Inc.

Formaliteten i detta brev ges av:

• Överklagande Kära herr. Jefferson.
• Fras Jag hoppas att det här mejlet hittar dig bra– en mer formell version av frasen Jag hoppas du mår bra.
• Omsättning skulle du vara så snäll som – kan du vara så snäll.
• Ursäkt Snälla förlåt mina synder - snälla förlåt mina synder.
• vänliga hälsningar i slutet av brevet, företagets namn.

2. Mindre formell.

Hej Alex,

Det här är Sergey från Roga och Kopyta Inc. Jag ville uppdatera er om mötet vi har på tisdag. På grund av väderförhållandena har mötet flyttats från klockan 9.00. till 10:30

Meddela mig om du kommer att kunna närvara. Beklagar olägenheten.

Vänliga hälsningar,

Formaliteten är reducerad på grund av:

• Enklare att ringa, ringa med namn.
• Förlåt istället för att "acceptera mina ursäkter".
• En mindre högtidlig slutsats till brevet: vänliga hälsningar.

De flesta affärsbrev skrivs i denna ton. Faktum är att ingen längre behöver medeltida formler för artighet.

3. Informellt, men inom anständighetens gränser för affärskorrespondens, till exempel till en bekant kollega.

Jag ville bara meddela er att fredagsmötet hade flyttats till 10:30. m. Jag är verkligen ledsen för det. Workar du vara med på det?

Kort och rakt på sak. Kollegor du ser på jobbet varje dag frågar inte nödvändigtvis hur de mår varje gång du skriver.

Avslutningsvis ska jag ge några generella tips som inte passar in på någon av punkterna ovan.

1. Ange brevets kärna i ämnesraden.

Ämnet ska vara extremt informativt och samtidigt kortfattat. En person kommer till kontoret, öppnar Outlook och ser 20 e-postmeddelanden. Han "scannar" snabbt ämnena med ögonen - redan i detta skede borde det vara klart för honom varför du skrev till honom. Det är en mycket dålig idé att skriva ämnen om ingenting: "Vänligen läs det", "Viktigt", "Hej". Skriv mer specifikt: "Bokningsgodkännande", "Flyg försenat till 12:00 på morgonen", "Orientering kl 9:00 på tisdag", "Schema för maj".

2. Var artig.

I affärskommunikation är artighet ett måste. Det är viktigt att följa etiketten, skriv "tack" och "snälla", annars kommer du, om inte att förstöra dina relationer med människor, så göra dem lite mer spända. Det finns tillräckligt med spänningar i affärsvärlden, det behövs inte mer.

Observera också att på engelska kan imperativstämningen utan "snälla" i många fall betraktas som en ordning, särskilt i skrift, där intonationen, till skillnad från talat språk, inte återspeglas.

• Skicka mig årsredovisningen. – Skicka mig årsredovisningen (beställning).
• Skicka gärna årsredovisningen till mig. – Skicka mig årsredovisningen (förfrågan).

När du ber om något, erbjuder något eller ger en order (och detta är innehållet i 90% av breven), är det vanligt att göra det inom anständighetens gränser, utan att anta en despotisk kommandoton.

3. Undvik oklarheter, var exakt.

Det finns ingen plats för kvickhet och sarkasm i affärskorrespondens, särskilt när det finns kommunikation mellan människor från olika länder. Affärsspråk är extremt sterilt, eftersom alla möjliga humoristiska skämt kan missförstås. Gå inte runt och runt under en lång tid, ange kärnan i meddelandet tydligt och specifikt.

4. Skriv kort och enkelt. Var inte smart!

Försök att undvika långa meningar och knepiga formuleringar. Skriv med enkla ord utan komplexa meningar med dussintals bisatser. Ju mer komplext du skriver, desto mer sannolikt är det att du gör misstag och förvirrar mottagaren.

Försök inte visa att du kan "smarta" ord och fraser. Detta är till ingen nytta. Om du använder en massa smarta ord rätt kommer det att låta på något sätt arrogant, använder du det fel kommer det att låta roligt.

5. Strukturera brevet vid behov.

Till exempel måste du skissera en lista med önskemål för utformningen av en bröllopssal. Skriv dem i en lista istället för att slå ihop dem till ett styckeblad. Använd en numrerad lista eller punktpunkter (punkter).

6. Gör klart för läsaren vad du vill ha av honom.

Ibland finns det brev, efter att ha läst som du inte kan förstå om de vill ha någon handling från dig eller bara informera dig? Om det antyds att läsaren måste svara, vidarebefordra brevet, resa sig och gå någonstans, etc., se till att brevet (i början, i slutet, i början och slutet) tydligt anger vad som måste ske.

7. Kontrollera brevet innan du skickar.

När du har skrivit ett meddelande, läs det igen. Se till att brevet är skrivet artigt, utan tvetydighet, och att dess kärna är tydligt. Det är okej om texten är ofullkomlig och du tvivlar på ett kommatecken. Även personer som talar modersmål (som på ryska) kan mycket sällan skriva på engelska med 100 % läskunnighet, men försök att inte göra åtminstone uppenbara misstag och stavfel.

8. Lär dig av dina kollegor, läs korrespondens i företaget.

Det här rådet är till dig som behöver skriva färdigheter för att arbeta. Olika företag kan ha sina egna lokala egenheter när det gäller korrespondens. Till exempel, på vissa ställen anses det vara dåligt uppförande att tilltala någon med namn, men på andra kommer de att skratta om du skriver "Dear Paul" istället för "Hej Paul". Fråga dina kollegor vad och hur du gör, läs deras dagliga korrespondens - det här fungerar bättre än någon lärobok i affärsengelska.

Vänner! Jag är inte handledare för närvarande, men om du behöver en lärare rekommenderar jag denna underbara sida- det finns infödda (och icke-infödda) språklärare där 👅 för alla tillfällen och för varje ficka 🙂 Själv tog jag mer än 50 lektioner med lärarna jag hittade där!

Ska vi använda förkortade former av verb, som jag är istället för jag är? I princip är detta tillåtet, förutom själva slanguttrycken gonna and wanna. Men allt kommer att bli lite bättre om du inte är för lat för att skriva de fullständiga formerna av sådana fraser med separata ord.

Nationella och regionala skillnader bör definitivt beaktas, men detta är mer en fråga om stil än ordförråd. Regler för affärston eller vanlig artighet skiljer sig även när engelska är ett främmande språk för lokalbefolkningen. Ändå förväntar sig folk att en utlänning ska följa lokal etikett. Därefter kommer vi att överväga de största regionerna i världen.

1. Storbritannien, Tyskland, andra länder i norra Europa som talar språk i den germanska gruppen. Här ligger etiketten närmast den brittiska traditionen. Detta är klassisk affärskorrespondens på engelska, exempel på det ges i den här artikeln. En viss artighet behövs, kort och tydlig, ofta standard, i en blygsam, måttlig stil. "Nej"-regeln gäller - det är bättre att överge talmönster som väcker tvivel och inte skriva onödiga saker. Lite kortfattade fraser som "Om du har frågor", "Jag skulle uppskatta dina ansträngningar", "Snälla tveka inte" är lämpliga. Föreställ dig i princip att du är på college där Harry Potter studerade.

1. USA, och i mindre utsträckning Kanada, Australien och Nya Zeeland. Traditionellt är invandrarstater vana vid enklare kommunikation. Artiga uttryck krävs endast när man kommunicerar med höga kollegor eller viktiga tjänstemän som bestämmer människoöden. I andra fall det är nödvändigt att tydligt och tydligt ange essensen . Verbala konstruktioner som använder skulle, borde, kunde och skulle är oönskade.

1. Asiatiska länder - Kina, Japan, Korea, Indien, Iran, Arabien. De mest artiga tilltalsformerna är välkomna här, upp till en del oberäknelighet och långa ordspråk. Särskilt när man kommunicerar med okända människor, etablerar nya kontakter. Det är värt att använda fraser som betonar adressatens upptagenhet, din oro över ansträngningen och den tid som lagts ner från hans sida. Till exempel: "Jag hoppas att det här brevet mår bra", "Jag är ledsen för att jag stör dig", "Kan jag ta lite av din tid". Detta gör ett positivt intryck på invånarna i södra och östra Asien.

1. Afrika och Sydamerika. De på andra sidan ekvatorn och närmare den är vana vid en mer livlig familjestil. Men utan större elakheter eller förtrogenhet. Det skulle vara en bra idé att fråga hur en partner eller kollega du redan känner har det och om hans familj mår bra. Måttligt intresse för samtalspartnerns personliga liv hjälper till att upprätta varma relationer.

Struktur för ett affärsbrev på engelska

• Namnet på upphovsmannen eller organisationens namn, med adressen i det övre vänstra hörnet.
• Adressatens namn eller institutionens namn står efter den tomma raden.
• Mottagarens adress - att hoppa över en tom rad efter föregående data tar vanligtvis flera rader.
• Avresedatum – 1-3 rader under eller i det övre högra hörnet.
• Huvudtexten finns i den centrala delen av sidan.
• Tacksamhet och hälsning - utan att hoppa över en rad eller med ett hoppa efter "brödtexten" på brevet.
• Signatur.
• Namnet på den enskilda författaren eller namnet på den insända organisationen.
• Position för textkompilatorn.

Det finns inget behov av att dra in början av ett nytt block eller stycke. Huvudtexten är indelad i delar efter innebörd och för att underlätta läsningen.

Som regel består texten av följande delar:

• hälsningar;
• huvudbudskap;
• avsluta ämnet;
• farväl till din samtalspartner.

Det är lämpligt att starta varje konstruktionsdel på en ny linje. Ett välstrukturerat budskap är lätt att läsa och innebörden är lättare att uppfatta. Det enda problemet är att spara utrymme om du behöver passa in den på en eller två sidor. Oftare uppstår detta behov när brevet är tänkt att tryckas på papper. Det finns inga längdbegränsningar i e-postmeddelanden, och läsarens bekvämlighet kommer i första hand.

Ska du använda listor? Ja, om de gör det lättare att förstå eller låter dig välja ett alternativ som svar. Det är mycket lättare att svara genom att endast ange ett nummer från listan än att skriva ett långt meddelande efter alla etikettregler. En upptagen person för vilken du inte är särskilt viktig kan helt enkelt inte svara om han måste förklara sig för samtalspartnern under en längre tid.

Det är lämpligt att snabbt ange anledningen till att du skriver brevet, vad du vill ha och vilken reaktion du förväntar dig. Detta ökar också chansen att texten läses till slutet och besvaras rakt av. De kommer inte omedelbart att kasta ett långt, otydligt meddelande i papperskorgen. Det är en annan sak om samtalspartnern är din goda vän, som förmodligen kommer att läsa och svara. I det här fallet är vissa friheter tillåtna.

Adress och hälsning

Eftersom det inte finns några kön på det engelska språket kan du inte se vilket kön en person har genom att titta på deras efternamn. Du kan förstå med namn, men det är fortfarande vanligt att adressera med en uttrycklig angivelse av kön. Enligt traditionell etikett är detta mycket bättre än någon könslös behandling som snart kan spridas på grund av det växande antalet transpersoner.

Om namnet på mottagaren av korrespondensen är känt adresseras det vanligtvis enligt följande:

• Käre herr – till en man (Mr);
• Kära fru – till en gift kvinna (älskarinna);
• Kära fru - till en ogift flicka (fröken).

Om det inte är känt vad adressaten heter, är Dear Sir riktad till män, Dear Madam riktar sig till kvinnor. Om könet är okänt sätts båda alternativen med ett snedstreck mellan sig - Dear Sir / Madam. En kvinnas obegripliga position förpliktar behandla som en ogift kvinna . I det artiga samhället ger frånvaron av en vigselring anledning att anta att denna person är ogift. Även i skriftlig korrespondens är en kvinna som standard fri från äktenskapliga band.

Tilltala personer du känner med deras förnamn, utan deras efternamn. Till exempel "Dear John" eller "Dear Mary".

Huvudtext

Sedan bör du kort ange anledningen till att skriva brevet, ange det framtida ämnet eller uppdatera ditt minne av tidigare kontakter.

Vanliga inledande fraser ser ut så här:

• Jag skriver för att informera / bekräfta / fråga;
• Jag kontaktar dig för;
• Som svar på (eller i enlighet med) din begäran;
• Som svar på din fråga om - som svar på frågan;
• Vidare till vårt möte (ange då tidpunkten för det senaste mötet);
• Med hänvisning till ditt brev av / telefonsamtal (sedan kommer ankomstdatum för korrespondens eller telefonsamtal);

Ett kort tack skulle vara till hjälp om det finns något för det. Då är det dags att komma till huvudpunkten i meddelandet, speciellt om du ska be om något.

Det kan vara nödvändigt att uttrycka dina tvivel eller missförstånd om den aktuella situationen.

Till exempel:

• Vi är lite osäkra på – uttrycker lätta tvivel;
• Vi förstår inte helt – ofullständig förståelse;
• Kan du möjligen förklara mig - viljan att förstå situationen.

Om du svarar, ett positivt svar något som det här:

• Jag är glad/glad att kunna informera dig (eller meddela) att;
• Du kommer att bli glad att veta;
• Vi är glada att berätta om;
• Jag kan bekräfta.

Det är ofta nödvändigt att lämna in klagomål. De använder fraserna "att uttrycka missnöje med", "att klaga på".

Så här får du uppmärksamhet:

• Jag skulle vilja understryka (eller uppmärksamma er);
• Var uppmärksam – en mer direkt önskan att notera;
• Observera – en mycket kort påminnelse.

Sista delen

Här måste du återigen driva adressaten till önskade åtgärder och avsluta kommunikationen på ett kulturellt sätt.

Följande uttryck hjälper dig att ta dig ur en korrespondenskonversation:

• Vi skulle uppskatta din omedelbara uppmärksamhet på denna fråga - en påminnelse om att frågan kräver brådskande ingripande eller beslutsfattande;
• Om du behöver / behöver ytterligare information, tveka inte att kontakta oss - en önskan att fortsätta korrespondensen om samtalspartnern har frågor;
• Jag ser fram emot ditt svar - en mer direkt påminnelse om att du väntar på svar.

Påminn om det schemalagda mötet med något av följande uttryck:

• Jag ser fram emot - jag ser fram emot;
• Jag hoppas att höra från dig snart - jag hoppas att höra från dig snart;
• träffas / ses nästa måndag / söndag - för att träffas / ses en sådan och en dag i veckan.

Standardfraser används ofta som de sista raderna före signaturen. Till en samtalspartner med ett okänt namn skriver de Yours faithfully eller Faithfully yours. Om mottagarens namn är känt, Med vänlig hälsning eller Med vänlig hälsning (med vänlig hälsning). Den populära "Med vänlig hälsning" är översatt till engelska av Vänliga hälsningar. "Med vänliga hälsningar" översätts av den engelsktalande allmänheten med Hälsningar. De varmare uttrycken Best wishes och Warm wishes används också ofta.

Uttryck som ger en artig och formell ton till ditt skrivande

Du kan be om ursäkt för dröjsmålet med att skriva ditt svar enligt följande: Jag ber om ursäkt för att jag inte fått kontakt med dig tidigare. Det skadar inte heller att kortfattat nämna orsaken om det är seriöst och giltigt. Men nästan alla kan hänvisa till att vara upptagen. Även om personen i verkligheten tillbringade hela tiden med att ligga på soffan eller besöka en resort.

Tacksamhet

För mottagen korrespondens, onlinekontakt eller telefonsamtal, tack på detta sätt: Tack för brev (för att du kontaktade mig) av (datumet följer). Det är tillrådligt att tacka för det tidigare brevet som anger det exakta datumet för dess avresa. Mottagaren kan ha omfattande korrespondens med många människor och det kommer att vara svårt för honom att omedelbart komma ihåg vad som sägs. En mer artig och långvarig form av tacksamhet: Jag skulle vilja tacka dig för ditt brev. Denna typ av vältalighet är mer lämplig när man har att göra med brittiska adelsmän och asiatiska medborgare.

Händelser i det verkliga livet minns med tacksamhet så här: Det var ett nöje att träffa dig (på ett sådant och sådant datum eller i en sådan och sådan miljö). Tack för att du frågade för ditt intresse.

Avtal med villkor

Du kan uttrycka din överenskommelse på detta sätt: Vi skulle vara glada (eller glada, glada) över att... Om du fortfarande måste hålla med, är det vanligtvis bättre att låtsas som att detta är ditt personliga beslut, som orsakar dig positiva känslor.

Begäran

Förfrågningar och frågor ser ut ungefär så här:

• Kan du berätta för mig;
• Kan du möjligen låta oss;
• Snälla kan du skicka mig;
• Vi är intresserade av;
• Vi vill gärna ta emot/skaffa;
• Får jag be dig en tjänst;
• Jag skulle uppskatta;
• Jag skulle vara tacksam (eller det skulle vara till hjälp) om du kunde.

Levererar dåliga nyheter

Ett negativt svar bör vara så artigt som möjligt:

• Jag beklagar att jag meddelade (eller att informera);
• Vi är rädda att det inte skulle vara möjligt;
• Jag är ledsen att jag kommunicerar med dig.
• Vänligen acceptera våra ursäkter för;
• Tack för att du förstår;
• Tyvärr kan jag inte (eller jag kan inte).

En så relativt lång fras som "Efter noggrant övervägande har vi bestämt oss" kan föregå både samtycke och avslag.

Erbjuder din hjälp

• Om du vill, skulle vi gärna... - om du vill, vi gärna...
• Vill du att vi ska - vill du från oss.
• Meddela oss om du vill - låt oss veta om du vill.

Bilaga till skrivelsen av ytterligare material

Som komplement till huvudtexten bifogas ofta kopior av dokument och fotografier. Original - visum, flygbiljetter - kan också skickas med ett värdefullt brev med mottagningsbevis. I det här fallet bör du lista eller åtminstone nämna alla bilagor en gång. Detta är inte bara dikterat regler för affärskorrespondens på engelska, men också en grundläggande oro för värdens säkerhet.

De talar mer eller mindre direkt om ytterligare material:

• Vi bifogar – bifogat;
• Vi bifogar gärna - vi gör detsamma, men med nöje;
• Bifogat hittar du – hitta sådana och sådana bilagor;
• Vänligen se bifogad – hitta en sådan och en sådan ansökan och se till att den inte saknas.

Förkortningar som används i affärskorrespondens på engelska

I affärsbrev bör du endast använda allmänt accepterade förkortningar som är lämpliga i stilen. Förkortningar antagna i informell e-post och olika snabbmeddelanden . Å andra sidan är många tidigare populära förkortningar uppenbart föråldrade och liknar den antika medeltiden. Till exempel den latinska A.D. (Guds år) eller f.Kr. (före Kristi födelse). Det är också lämpligt att avstå från att använda dem. Det är osannolikt att du kommer att behöva beskriva händelser som ägde rum före vår tideräkning.

Accepterat inom olika branscher och verksamhetsområden professionella förkortningar , som vi inte kommer att beröra här på grund av faktamaterialets vidsträckthet.

Geografiska förkortningar

• Apt – lägenhet.
• Ave - allé.
• Bldg – byggnad, struktur, byggnad.
• Blvd - boulevard.
• Dr - resa.
• R.O. – postkontor (kontor).
• Rd – väg.
• Rte – motorväg.
• Rw – järnväg.
• Sq – area.
• St – gata.

I Amerika finns det ännu fler platsbeteckningar, med hänsyn till nationella särdrag med utvecklingen av alla typer av motorvägar, campingplatser och andra väghotell. Ett överskott av geografi och brist på historia sätter sin prägel på den lokala dialekten. Amerikaner använder också statliga förkortningar, som skrivs med två versaler. Till exempel är NY delstaten New York. Det finns mer än fem dussin delstater i USA, så vi kommer inte att ge en så lång lista i sin helhet.

Tidsbeteckning

Engelsktalande använder sällan en tidsskala med 24 timmar på ett dygn. Det är brukligt att endast ange inom 12, med fortsättningen av a.m. – före middagstid, eller kl. - eftermiddag. Beteckningen GMT används flitigt över hela världen - Greenwich Mean Time, naturligt för Londonförorten Greenwich, där ett stort astronomiskt observatorium finns. Amerika använder också sin egen standardtid: CST - Central, EST - Eastern, MST - Mountain, PST - Pacific.

Trebokstavsförkortningar för veckodagar och namn på månader är vanliga.

Exempel på färdiga brev på engelska

Om du måste skriva ofta, eller om det är väldigt viktigt och du inte kan engelska så bra, bör du använda en av de färdiga mallarna. Du kan till och med samla en hel mapp av dem på din datordisk. Skicka in dina egna uppgifter och ändra texten efter eget gottfinnande.

Prov med adress

30 Kievskaya Str

Herr Alexander Roshchin

31 Yaroslavskiy Ave

Jag skriver till dig angående din förfrågan. Vänligen slutför registreringen för att få full åtkomst. Med hänvisning till ditt telefonsamtal på tisdagen vill jag meddela dig detaljer i ett nytt privat samtal. Jag ser fram emot att höra dig. Tack på förhand.

Med vänliga hälsningar,

Vladimir Nezhdanov

Personlig chef

Anställning (för en kandidat till ett jobb)

Bästa (mottagarens namn),

Det gläder mig att veta att du tackade ja till tjänsten och att du kommer att ansluta till vårt team den 8 oktober. Du kommer att arbeta med mig den första månaden, så du kommer att studera dina arbetsuppgifter väl. Jag ser fram emot dina idéer. Tveka inte att ringa eller skriva till mig om du har några frågor. Din uppmärksamma chef och mentor.

Avsändarens namn

Jobbtitel

Uppsägning från jobbet

kära kollegor

Jag bör informera dig om att jag lämnar min tjänst vid (företagets namn) den (datum). Jag har trivts bra på mitt jobb och jag uppskattar möjligheten att arbeta med dig. Tack för det stöd du har gett mig. Även om jag kommer att sakna dig och våra kunder ser jag fram emot. Var vänlig och hör av dig.

Personnamn

Att ställa om eller ställa in ett möte på jobbet

kära kollegor

På grund av oundvikliga omständigheter måste vi boka om vårt möte till (datum och tid). Jag hoppas att alla är bekväma med det nya schemat. Om någon har ett problem, vänligen meddela mig. Jag väntar på er alla. Ursäkta besväret.

Jobbtitel

Sammanfattning av artikeln

Artikeln diskuteras i detalj affärskorrespondens på engelska, exempel som hjälper dig att snabbt skriva det nödvändiga brevet. Standardhastigheter är bra, men experimentera gärna lite. Om du håller dig inom ramen för en affärsstil och grundläggande artighet, talar "amatörprestationer" bara om en anständig kunskap om ett främmande språk och ett rikt ordförråd. Det kan vara viktigt för arbetsgivare att anställa en medarbetare som kan tänka utanför boxen.

I en tid av privat kapital och investeringar är att lära sig ett främmande språk inte bara ett intresse för det internationella samfundet, utan också en praktisk nödvändighet. Många företag samarbetar med utländska partners och måste därför upprätthålla väletablerade kontakter och ömsesidig förståelse. Det huvudsakliga kommunikationsmedlet för människor i affärssfären är officiell korrespondens. Idag kommer vi att ta reda på hur man korrekt komponerar ett engelskt brev, och observerar reglerna och ramen för affärskommunikation. Materialet kommer också att ge exempel på hur affärskorrespondens på engelska ser ut, exempel på brev och fraser som behövs för formell kommunikation.

Låt oss först bestämma vilka textblock ett affärsbrev på engelska innehåller. Låt oss titta på varje punkt i ordning.

Avsändarens adress

Standardformuläret börjar med avsändarens uppgifter, som finns i det övre högra hörnet. Uppbyggnaden av ett affärsbrev förutsätter en strikt ordning i vilken data skrivs, så skrivning sker alltid i den fastställda ordningen. Det finns inga skiljetecken i slutet av raderna.

datum

Datumet är indraget tre rader efter avsändarens uppgifter. Det finns flera acceptabla format för hur man skriver ett datum:

• 29 oktober 2017;
• 29 oktober 2017;
• 29 oktober 2017;
• 29 oktober 2017;
• 29 okt. 2017;

• 10/12/2017 – 12 oktober 2017 (Europa och England)
  
• 10/12/2017 – 10 december 2017 (Amerika)

Mottagarens uppgifter

Gå sedan till vänster sida av arket och fyll även i mottagarens adress och data i strikt ordning.

* Överklagande är ett obligatoriskt element. För män är det oftast Mr, för kvinnor Ms. När de tilltalar en gift kvinna använder de också Mrs, och när de tilltalar en ogift kvinna, Miss.

Hälsningar

Det första du behöver lägga i brevet är en hälsningsfras. Hennes stil beror på närheten av hennes bekantskap med sin samtalspartner. Ett officiellt brev kännetecknas av standardfraser: Kära fru/fru + mottagarens efternamn. Om informationen från samtalspartnern är okänd bör du använda kombinationen Dear Sir eller fru. När meddelandet är avsett för flera personer används plural: Dear Sirs, Dear Colleagues, etc. Informell kommunikation låter dig använda namnet: Dear Mary. Det är viktigt att notera skiljetecken: på engelska är adressen separerad med kommatecken och på amerikanska med kolon.

Huvudsak

Låt oss gå vidare till utformningen av huvudinformationskomponenten i ett affärsbrev på engelska.

Oftast börjar huvudtexten med en liten inledande mening, särskilt om detta inte är den första bokstaven, utan en svarskorrespondens. Här är exempel på inledande fraser på engelska med översättning till ryska.

Om du bedriver en strikt officiell affärskorrespondens, skriv aldrig förkortade former av predikaten jag är, du är, etc.

Därefter anges målen och skälen för affärskorrespondens på engelska i en logisk sekvens, och förfrågningar eller förväntningar på eventuella svar läggs till. För att underlätta läsningen är texten i regel uppdelad i flera små stycken (utan att använda en röd linje/flik). Vi kommer att titta på detta block mer i detalj lite senare med praktiska exempel.

Slutsats

Medan du bibehåller en artig ton bör du avsluta brevet med standarduttryck för tacksamhet, försäkringar om att förvänta dig ett svar, erbjudanden om samarbete och en inbjudan till uppföljande kommunikation. Den sista frasen är en viktig del av affärskommunikation.

Signatur

Innan du anger dina uppgifter måste du använda ett annat artigt formulär - önskan om allt gott eller ett uttryck för respekt. Som regel har affärsengelska tre typer av liknande fraser:

• Din vänliga hälsningar – vänliga hälsningar(till en bekant samtalspartner);
• Din troget – vänliga hälsningar(till en okänd mottagare);
• Bäst lyckönskningar – Med vänliga hälsningar(neutralt uttalande);

Slutsatsen separeras med ett kommatecken och sedan ges en personlig signatur på en ny rad som anger namn, efternamn och befattning.

Dessutom kan ytterligare bilagor läggas till texten. Deras närvaro anges i slutet av brevet, omedelbart efter underskriften. Frasen börjar med förkortningen Enc. (bilaga – ansökan), följt av en förteckning över bifogade dokument.

Vi tittade på den teoretiskt korrekta formateringen av ett meddelande för affärskorrespondens. Låt oss nu gå vidare till den praktiska delen och titta på ett exempel på ett affärsbrev för olika ändamål och fraser som är typiska för formell korrespondens på engelska.

Affärskorrespondens på engelska: exempel på bokstäver och fraser

Konceptet med ett officiellt brev innehåller många nyanser. Det kan vara en begäran, ett kommersiellt förslag, ett klagomål, en ursäkt, en ansökan om anställning, ett åtagandebrev, etc. I det här avsnittet kommer vi i praktiken att överväga hur affärsbrev skrivs på engelska och vilka standardklichéer som kan identifieras i dem. För enkelhetens skull kommer vi att distribuera proverna efter genre.

Påstående

Att arbeta på ett utländskt företag är drömmen för många unga. För att etablera dig på den positiva sidan måste du korrekt komponera ett följebrev - en ansökan om svar på en ledig tjänst. Utöver den information som redan presenterats i materialet används i sådana förfrågningar ofta de uttryck som presenteras i tabellen.

Det fullständiga uttalandet är som följer.

Förfrågningar och önskemål

Sådan korrespondens används ofta för att begära utfärdande av nödvändiga dokument. I affärsvärlden skrivs dessutom ofta brev där man begär ytterligare information, till exempel en produktkatalog, för att beställa varor. En förfrågan eller begäran på engelska kan uttryckas med hjälp av följande formella korrespondensklyschor.

Låt oss titta på ett praktiskt exempel på ett affärsbrev av denna typ. Datum och adresser är samma för alla brev, så vi presenterar endast innehållet i huvuddelen och signaturen.

Klagomål

Det är inte ovanligt att ett affärsbrev är ett klagomål, till exempel på anställdas agerande eller dålig kvalitet på tjänster som tillhandahålls. För att du ska kunna uttrycka din upprördhet i en stil som antyder formell kommunikation, erbjuder det engelska språket följande färdiga mallar.

I brevets text är det nödvändigt att i detalj ange alla uppgifter om situationen som inträffade och förklara orsakerna till indignationen.

Svar och ursäkt

De sista brevexemplen kommer att vara relaterade till svarsmeddelandena. Svaret måste börja med tacksamhet för det mottagna meddelandet. Och sedan taktfullt uttrycka en förklaring av de aktuella omständigheterna, be om ursäkt och ange sätt att lösa problemet. Låt oss titta på vilka fraser om detta ämne som motsvarar affärsengelska.

Låt oss titta på ett exempel.

Här är en slags affärsparlör som vi sammanställt utifrån resultaten av att studera materialet: affärskorrespondens på engelska, exempel på brev och fraser för formell kommunikation. Vi hoppas att du med våra tips kommer att förbättra din affärskommunikationsförmåga och uppnå ömsesidig förståelse med utländska partners! Vi ses i nya klasser!

Visningar: 1 065