Hur skriver man en beställning för att åka på affärsresa? Provfyllning t 9 affärsresa

10.09.2019

En affärsresa är en anställds resa till en annan plats för att uppnå vissa produktionsmål som ställts upp för honom av hans överordnade.

Denna händelse kräver lämplig dokumentation.

Proceduren som måste följas återspeglas i Ryska federationens arbetsdokumentation och gällande bestämmelser inom ett visst företags territorium.

Är det nödvändigt att skicka en anställd på en affärsresa?

En order om att åka på tjänsteresa är ett av de viktigaste dokumenten som upprättas för en arbetsresa. Beställningen ska upprättas i varje fall, oavsett tjänsteresans karaktär.

För flera år sedan förlorade många resehandlingar sin obligatoriska status. Till exempel en affärsresauppdrag.

Det är viktigt att ta hänsyn till att så inte skett med beställningen som ska skickas på tjänsteresa. Detta dokument är ett av få som är föremål för obligatorisk registrering.

Utfärdandet av en sådan order initierar den fortsatta processen. Resten av dokumentationen förbereds, biljetter köps.

Grund för registrering

Innan man går vidare med verkställandet av en order om sändning på tjänsteresa, tar arbetsgivaren emot eller upprättar självständigt ett dokument, som sedan ligger till grund för utfärdandet av ordern.

Ladda ner ett exempel på att fylla i en beställning för att skicka en anställd på en affärsresa -

Hur registrerar man sig för flera personer?

Om en grupp personer åker på tjänsteresa läggs information om varje anställd in i beställningen. I detta fall upprättas beställningen med hänsyn till standardkrav. Det enda undantaget är att uppgifter om utstationerade arbetstagare återspeglas i tabellen.

I beställningsformuläret T-9 finns en tabell där du kan ange uppgifter om 3 anställda. Vid behov kan den utökas till att omfatta fler.

Ladda ner beställningsformuläret för att skicka flera anställda på resa, blankett T-9a -.

Exempel på sammanställning i fri form

Om på ett företag en order om att skickas på tjänsteresa utfärdas i någon form, ska en anteckning om sådan finnas i företagets interna dokumentation.

Ladda ner ett exempel på resebeställning i valfri form -

En ungefärlig orderstruktur kan se ut så här:

OKUD blankett 012345

OKPO 456789123

Aktiebolag "Vasilek"

(Vasilek LLC)

Best.nr 111

om att skicka en anställd på tjänsteresa

Skicka Maxim Dmitrievich Nikitin, en specialist på marknadsavdelningen, på en affärsresa. Personalnummer – 1234567. Destination – Moskva-regionen, staden Sergiev Posad. "Quadra" företag.

Resans totala längd är 4 dagar. Avresedatum: 1 november 2019, returdatum: 4 november 2019.

Syftet med arbetsresan är att komma överens om en plan för det fortsatta arbetet med partnerföretaget LLC "Quadra - Power Generation". Tjänsteresan bekostas av arbetsgivaren.

Anledning till resan - memo från chefen för marknadsavdelningen daterad 28 oktober 2019 - R. Yu.

Generaldirektör för Vasilek LLC Komsomolov V.Yu. Signatur

Jag har läst ordern. Marknadsavdelningens medarbetare Nikitin M.Yu. Signatur

En resa av en anställd på order av arbetsgivaren under en viss tid för att utföra ett officiellt uppdrag utanför den fasta arbetsplatsen kallas en affärsresa (del 1 av artikel 166 i Ryska federationens arbetslag). En anställd skickas på tjänsteresa baserat på den aktuella beställningen. Vi kommer att berätta hur du upprättar en beställning för en tjänsteresa i vår konsultation, och vi kommer också att tillhandahålla ett prov för en beställning av en tjänsteresa från 2018 - 2019.

Vi upprättar en order om att skicka en anställd på tjänsteresa

En order om att skicka en anställd på tjänsteresa upprättas i valfri form. För enkelhetens skull kan du använda standardiserade formulär, som för närvarande inte är obligatoriska för användning (information från finansministeriet nr. PZ-10/2012). Sålunda, som en exempelorder för en affärsresa för en anställd, kan du använda den enhetliga blanketten nr T-9 "Beställning (instruktion) för att skicka en anställd på en affärsresa." Och om du behöver skicka flera anställda på en affärsresa samtidigt, är det bekvämt att använda blankett nr T-9a (dekret från den statliga statistikkommittén daterad 5 januari 2004 nr 1).

Oavsett om beställningen är upprättad i en enhetlig eller självständigt utvecklad form, måste en provbeställning för att skicka på en tjänsteresa innehålla särskilt följande information:

FULLSTÄNDIGA NAMN. och den utstationerade arbetstagarens position;
plats för affärsresa;
reseperiod.

För att bekräfta den ekonomiska motiveringen av utgifter för affärsresor, är det lämpligt att ange i beställningen syftet med att skicka den anställde på en affärsresa.

Beställningen av tjänsteresor ska uppvisas för berörd medarbetare mot underskrift.

Vi tillhandahåller ett exempelformulär för en beställning för att skicka en anställd på affärsresa.

För en beställning av en affärsresa (exempel 2018 - 2019) kan du ladda ner formuläret från länken nedan.

Om en tjänsteresa av någon anledning ställs in, kan du göra en motsvarande beställning med hjälp av formuläret i ett separat avsnitt.

I de fall där anställdas permanenta arbete utförs på vägen eller har en resande karaktär, talar vi inte om affärsresor, utan om affärsresor (del 1 av artikel 166 i Ryska federationens arbetslag). Samtidigt kan utsändning av en anställd på tjänsteresa också åtföljas av att en beställning upprättas i den form som anges ovan.

Observera att för att redovisa utgifter för en tjänsteresa eller tjänsteresa i vinstbeskattningssyfte är det obligatoriskt att upprätta en beställning.

Blankett T-9 används som standardformulär för en beställning om att skicka en anställd på tjänsteresa, med andra ord på tjänsteresa. Den huvudsakliga informationen som bör finnas i detta dokument: slutdatum, anställdes personuppgifter, destination (måste skilja sig från resenärens fasta arbetsplats) och syftet med resan. Blanketten T-9 är undertecknad av organisationens chef och den anställde som ska på tjänsteresa.

Ladda ner beställningen för att skicka en anställd på affärsresa med blankett T-9

FILER

Vem upprättar reseordern?

Formulär T-9 måste fyllas i antingen av en HR-specialist eller en företagsrevisor. Men för detta måste de ha en motsvarande order från chefen för organisationen.

Fyllningsfunktioner

Formulär T-9 är avsedd att endast fyllas i för de anställda i organisationen som tillbringar större delen av sin tid på sin huvudsakliga arbetsplats. För de anställda vars arbetsuppgifter inkluderar ständiga resor (till exempel chaufförer), finns det inget behov av att skriva tjänsteresor.

Det bör noteras att det inte finns något behov av att be anställda om förhandsgodkännande för en tjänsteresa - ledningen har rätt att skicka vilken anställd som helst på tjänsteresa efter eget gottfinnande.

Undantag är de som har barn under tre år, såväl som mödrar och ensamstående fäder - dessa kategorier av arbetstagare kan endast skickas på affärsresa med förhandsgodkännande.

Fyller i en beställning på blankett T-9

Del 1

Konventionellt kan T-9-formen delas upp i 3 delar. Det första som måste anges i affärsresan: namnet på företaget som anger dess organisatoriska och juridiska status (IP, LLC, CJSC, OJSC). Sedan läggs OKPO-koden in i beställningen (den är hämtad från titeldokumenten), beställningsnumret för internt dokumentflöde, samt datum då det fylldes i.

Del 2

Den andra delen av detta dokument innehåller grundläggande information. Här behöver du ange personuppgifter om medarbetaren: fullständigt namn (fullständigt namn), personalnummer, befattning och strukturenhet (avdelning) som denne tillhör. Skriv sedan destinationen (land och stad), längden på affärsresan (i kalenderdagar), och anger dess start- och slutdatum.

Var uppmärksam på att räkna dagar

När du fyller i T-9-formuläret är det viktigt att korrekt beräkna resdagarna - resan ska beräknas från avresedagen till ankomstdagen. Det vill säga om avresetiden enligt resehandlingen är 23:45 ska denna dag ingå i tjänstereseperioden (detsamma gäller ankomstdagen). Om en affärsresenär anländer på natten kl 00:05 ska även denna dag inkluderas i resan.

Del 3

I det tredje avsnittet måste du ange syftet med affärsresan och se till att ange på vems bekostnad den kommer att betalas.

Syftet med resan kan delas in i två typer.

Gemensamma mål:

köp av råvaror, utrustning, material för organisationens aktiviteter;
förhandlingar med partners, ingående av nya affärer, avtal, kontrakt;
personligt deltagande av en företagsrepresentant i kontroversiella förhandlingar;
söka efter nya leverantörer och lära känna nya marknader;
skaffa nya färdigheter, kunskaper och färdigheter, vetenskaplig forskning.

Snävt fokuserade mål

kontroll över arbetet i en gren, strukturell enhet;
utbildning av unga specialister;
reparation och underhåll av maskiner och utrustning inom filialer och strukturella divisioner.

Strax nedanför, efter raderna om resans ändamål och betalning, behöver du lägga till en länk till dokumentet som låg till grund för tjänsteresan. Efter att beställningen har slutförts i enlighet med alla regler måste den lämnas till organisationens direktör för underskrift. Sist men inte minst ska blanketten T-9 tjänsteresa undertecknas av den anställde som skickas på tjänsteresa. Mittemot hans signatur står det datum då ordern skapades.

Behöver jag en stämpel på T-9-formuläret?

Som GOST "Unified Documentation System" vittnar om, finns det inget behov av att sätta en stämpel på en affärsresa, eftersom detta dokument hänvisar till företagets interna dokumentation och det finns inget behov av att intyga dess äkthet.

Bekräftelse av resekostnader

När han återvänder från en affärsresa måste en anställd förse organisationens redovisningsavdelning med alla dokument som bekräftar hans utgifter. Det kan vara:

resebiljetter, kvitton för avgiftsbelagda vägar, parkering etc.;
kvitton från bensinstationer om de belopp som spenderas på bensin (när du reser i en personlig bil);
checkar, räkningar, kvitton från hotell eller hotell om utgifter för att hyra rum;
eventuella andra betalningsdokument som täcker utgifter relaterade till tjänsteresan.

Baserat på dessa kontroller och kvitton måste du antingen lämna tillbaka en del av de reseersättningar som erhållits i förskott eller få ersättning för pengar som spenderats utöver förskottet.

Vad händer om du skickar en anställd på tjänsteresa utan beställning?

I det här fallet är följande konsekvenser möjliga:

den anställdes oförmåga att officiellt bekräfta resekostnader;
påföljder vid plötslig skatterevision.

En anställd som skickas på tjänsteresa ska förses med huvudresehandlingen - ett resebevis. Det bekräftar det faktum att en anställd i organisationen skickades på en affärsresa, och indikerar också ankomst till destinationen och efter att ha utfört de tilldelade funktionerna, snabb avgång tillbaka.

Detta dokument fylls i enligt standardformuläret T-10 och är ett obligatoriskt dokument för alla anställda som skickas på affärsresor. Baserat på dem kan en företagsrevisor skriva av resekostnader, inklusive dagtraktamenten, och använda dem för att minska skatteunderlaget vid beräkning av inkomstskatt.

Uppmärksamhet! Sedan 2015 har utfärdandet av ett affärsresecertifikat upphört att vara obligatoriskt (Resolution från Ryska federationens regering av den 29 december 2014), men rekommenderas fortfarande för användning.

Vem utfärdar resetillstånd?

Att fylla i T-10-formuläret ska göras antingen av en specialist från företagets personaltjänst, en redovisningsanställd eller annan behörig person. Registrering utförs på grundval av en utfärdad order om tjänsteresor undertecknad av chefen för organisationen.

FILER

Procedur för registrering av T-10

Standardformen T-10 är ett dokument med två sidor. Titelsidan innehåller allmän information om organisationen, den anställde och tjänsteresan och på baksidan är underskrifter och sigill för de organisationer som resenären skickats till.

Del 1

Det första du behöver skriva på framsidan av resecertifikatet är det fullständiga namnet på företaget där resenären arbetar, med en obligatorisk uppgift om den organisatoriska och juridiska statusen (IP, LLC, OJSC, CJSC). Därefter måste du gå in (från företagets registreringsdokument). Strax nedanför finns dokumentnumret för internt dokumentflöde, samt datum för dess upprättande.

Del 2

Den andra delen av resebeviset innehåller uppgifter om den anställde personligen: fullständigt namn, personalnummer som tilldelats honom vid anställning, strukturell enhet eller avdelning som han tillhör, befattning. Här bör du ange platsen dit han ska (land, ort, organisation). Strax nedanför är syftet med affärsresan, såväl som dess villkor (enligt antalet kalenderdagar) med en tydlig indikation på dess start- och slutdatum - denna information är exakt kopierad från beställningen undertecknad av chefen.

Här måste du ange identifieringsuppgifter från resenärens personliga dokument (namn på dokument, serie, nummer).

Allt som skrivs ovan ska intygas av organisationens chef eller annan behörig person.

Del 3

Baksidan av T-10-formuläret innehåller information om alla städer och organisationer som resenären besöker av officiella skäl.

I det övre vänstra hörnet skrivs namnet på den organisation från vilken den anställde lämnar (dvs. hans fasta arbetsplats), avresedatumet samt underskrift av den ansvariga personen med en utskrift och företagets sigill .

Vidare måste en anställd som skickas på tjänsteresa, vid behov, konsekvent visa upp detta dokument på alla företag som han besökte som en del av tjänsteresan. Här ritar behöriga anställda i dessa företag upp baksidan av sitt officiella ID i de obligatoriska avsnitten (raderna "anlände till", "avgick från").

Det kan finnas flera sådana organisationer, men var och en av dem måste ange sitt fullständiga namn, datum för ankomst och avresa för resenären, sigill och underskrift av den ansvariga personen.

Anställdas åtgärder efter en affärsresa

Efter att den anställde återvänt till sin hemorganisation måste han ge resecertifikatet till den ansvariga personen, som kommer att ange information om sin ankomst med datum, underskrift och sigill på.

Därefter överförs resecertifikatet, tillsammans med resten av paketet med dokument (beställning från företagets chef på en affärsresa, checkar, kvitton, etc. betalningar som bekräftar resekostnader) till företagets redovisningsavdelning. Baserat på dem gör revisorn en detaljerad beräkning av uppkomna utgifter och ersätter vid behov affärsresenären för det belopp som spenderats utöver det belopp som tidigare utfärdats i förväg eller accepterar det återstående överskottet i kassan. Samma dokument ligger till grund för sänkning av skatteunderlaget under rubriken "utgifter".

Behöver jag registrera resehandlingar?

Blankett T-10 är ett redovisningsdokument, därför är det föremål för obligatorisk registrering i internt dokumentflöde. För att registrera resecertifikat används särskilda registreringsloggar.

En affärsenhets ekonomiska verksamhet får inte begränsas till en ort. Ibland, för att utföra en viss uppgift, måste dess anställda åka på affärsresor. I sändning av en arbetstagare på en sådan resa ingår enligt gällande lagstiftning att upprätta en sådan beställning som en beställning att sända arbetstagaren på en tjänsteresa.

På följande rader måste du skriva ner den anställdes nummer enligt tidrapporten, som tilldelas honom på företaget vid antagningen, såväl som hans fullständiga namn.

Efter detta anges beteckningen på den avdelning där den anställde arbetar, liksom den position eller yrke han har i organisationen.

T-9-formuläret nedan kräver att man anger information om platsen dit den anställde ska. Här kan du ange land, stad eller namn på den mottagande organisationen.

Därefter läggs affärsresans längd in och precis under affärsresans start- och slutdatum anges.

I nästa avsnitt är det nödvändigt att spegla syftet med den kommande tjänsteresan som anges i rapporten eller godkänd plan.

Efter detta återspeglar beställningen från vilken källa utgifterna för den kommande tjänsteresan kommer att finansieras.
Därefter måste du skriva ner namnet på dokumentet och dess detaljer, på grundval av vilken chefens beställning genereras.

Efter detta måste ordern godkännas av företagets ledning, med angivande av positionen och dess uppgifter.

Uppmärksamhet! Den utstationerade arbetaren bör bekanta sig med denna beställning, och han måste göra en anteckning om beställningen i form av ett visum och skriva ner datumet då beställningen lästes.

Utifrån utfärdat förordnande betalar ansvariga personer före tjänsteresan beloppen för utlägg under resan, inklusive dagtraktamenten för tjänsteresor.

Exempel på att fylla i en beställning av en affärsresa med formulär T-9a

När det är nödvändigt att skicka flera anställda på en affärsresa samtidigt, används i det här fallet beställningsformuläret t-9a. Standardformuläret innehåller kolumner för att spegla resan för tre personer. Vid behov kan blanketten utökas för att täcka erforderligt antal anställda.

Dokumentet fylls i enligt följande. Företagets fullständiga namn anges i den övre delen, och bredvid i kolumnen till höger finns dess kod enligt den allmänna OKPO-katalogen.