Procesi i biznesit si të shkruani saktë. Si të përshkruani shpejt një proces biznesi. Ndryshoni duke ruajtur thelbin

Krijimi i proceseve të biznesit fillon me përshkrimin e tyre. Përshkrimi i proceseve të biznesit mund të bëhet në mënyra të ndryshme. Secili ka të mirat dhe të këqijat. Ekzistojnë 3 lloje përshkrimesh: teksti, tabelor dhe grafik. Natyrisht, ato rrallë gjenden në formën e tyre të pastër. Në shumicën e rasteve, ne i kombinojmë këto metoda në një formë ose në një tjetër. Por nëse përqendroheni, merrni si bazë një nga 3 elementët - një përshkrim në tekst, tabela ose një diagram të një procesi biznesi, atëherë ju zgjidhni një nga llojet e përshkrimit.
Menaxhimi i proceseve të biznesit pa i përshkruar ato është jashtëzakonisht i vështirë.

Përshkrimi i tekstit të proceseve të biznesit

Ndoshta opsioni më i lehtë për t'u zbatuar dhe më i zakonshëm. Gjithçka që ndodh në procesin e biznesit përshkruhet me fjalë, d.m.th. Si rezultat, marrim tekst. Ndërtimi i proceseve të biznesit kërkon përshkrimin e një numri mjaft të madh elementësh dhe opsionesh për zhvillimin e një procesi biznesi, teksti mund të rezultojë të jetë mjaft i rëndë. Më kujtohet vërtet procesi, përshkrimi i tekstit të të cilit zgjati 32 faqe, dhe diagrami - vetëm 3.

Përparësitë e përshkrimit të proceseve të biznesit në tekst

• Është shumë e lehtë për t'u bërë - thjesht uluni dhe shkruani.
• Nuk kërkon aftësi të veçanta - kohët e errëta kanë mbaruar, tani të gjithë mund të shkruajnë :)

Minuset

• Teksti është i vështirë për t'u përpunuar - puna me vargje teksti është shumë e vështirë, sepse ne duhet të gjejmë thelbin e fshehur pas fjalëve.
• E bën të vështirë perceptimin e procesit në mënyrë holistike - duke lexuar faqen e dytë, tashmë mund të harroni atë që ishte në të parën. Është shumë e vështirë të lexosh një tekst që përshkruan një proces kompleks e të degëzuar. Duhet të ktheheni vazhdimisht për të kuptuar se për çfarë bëhet fjalë. Si rezultat, perceptimi i figurës prishet plotësisht.
• Në parim, është e vështirë të kuptohet - nëse teksti përgatitet nga një person pa aftësi shkrimi, leximi i tij do të kthehet në torturë. Gjithkush ka gjuhën e vet dhe, nganjëherë, mund të jetë shumë komplekse. A keni hasur në libra "të këqij"? Përshkrimi i procesit mund të jetë edhe më i keq :)
• Vështirë për t'u strukturuar dhe analizuar - procesi mund të ketë shumë rrugë zhvillimi. Kjo do të thotë se në varësi të rezultateve, ngjarjeve dhe kushteve, ne kryejmë veprime të ndryshme në proces. Tani imagjinoni se si është ta përshkruani atë në tekst. Është shumë e vështirë të ruash një strukturë të thjeshtë kur ke dhjetëra "nëse" në një faqe. Si rezultat i kësaj, analiza do të kërkojë përpjekje të mëdha dhe punë paraprake titanike nga ju.

Këshillë – përdorni lista të strukturuara

Përshkrimi i proceseve të biznesit në formën e tabelave

Tabela është e mrekullueshme! I dua tavolinat. Mund t'i shikosh me orë të tëra... dhe të mos gjesh përgjigjen e pyetjes suaj :) Thjesht po bëj shaka. Në fakt, përshkrimi i proceseve të biznesit të një kompanie në formën e tabelave të lidhura nuk është një ide e keqe. Të paktën shumë më mirë se përshkrimi i tekstit. Vështirësia më e madhe është përgatitja e një shablloni të mirë tabele në të cilin, në fakt, do të futen të dhënat.

Përparësitë e përshkrimit të proceseve të biznesit në tekst në formën e tabelave

• Relativisht e lehtë për t'u përgatitur - përgatitja e shabllonit nuk është aq e vështirë. Gjëja kryesore është që është e qartë për ata që do ta plotësojnë atë. Përveç kësaj, të gjitha programet e tabelave (si p.sh. Excel) ju lejojnë të shtoni përshkrime në qelizat e tabelës. Përdoreni këtë mundësi për të shpjeguar të dhënat.
• Është relativisht e lehtë të plotësosh shabllonin - përsëri, nëse shablloni është i qartë, nuk duhet të jetë shumë i vështirë për t'u plotësuar. Kjo nuk kërkon aftësi ose njohuri të veçanta.
• Prania e strukturës - vetë tabela tashmë presupozon një lloj strukture.
• Komoditeti i përpunimit të të dhënave dixhitale - është më mirë të punoni me numra në një tabelë. Pra, për këtë lloj të dhënash, ky lloj përshkrimi është më i përshtatshmi. Të dhënat në një tabelë, madje edhe teksti, janë shumë më të përshtatshme për t'u krahasuar dhe analizuar.

Minuset

• Jo kompakt - përshkrimi i proceseve të mëdha, me të gjitha nënproceset dhe elementët e shumtë, do të duket si një "fletë". Është e vështirë ta quash këtë lloj kompakt.
• Mungon detaji i nevojshëm - në mënyrë që tabela të ketë një pamje më kompakte, sasia e të dhënave duhet të jetë e kufizuar. Kjo do të thotë që edhe nëse futni tekst në një tabelë, ai duhet të jetë i kufizuar. Kjo do të thotë se arritja e detajeve të nevojshme mund të mos jetë e lehtë.
• Nuk ka integritet të perceptimit - një sasi e madhe e të dhënave nuk kontribuon në këtë. Megjithëse, nëse keni nevojë të shikoni të dhënat e një operacioni (nënprocesi) në një rresht ose të dhënat e një lloji në një kolonë, atëherë nuk mund të mendoni për një tabelë më të mirë.
• Vështirë për të shfaqur degët - i njëjti problem si me tekstin. Një numër i madh degësh dhe, më e rëndësishmja, zhvillimi i procesit bazuar në kushtet e degëzimit, është mjaft i vështirë për t'u vizualizuar.
• Kërkon përgatitje - duhet të shpenzoni kohë për të përgatitur një shabllon të mirë.

Këshillë - vendosni nënproceset, operacionet në rreshta dhe të dhënat në kolona. Kjo e bën më të lehtë për t'u kuptuar. Në vend të një tabele të madhe, përdorni tabela përkatëse.

Përshkrimi në formën e një diagrami, modeli i procesit të biznesit

Nuk do ta tërheq zvarrë macen në mars. Një përshkrim grafik i proceseve të biznesit të një ndërmarrje, në formën e një diagrami ose modeli, është lloji më i mirë i përshkrimit. Shumica e ekspertëve kanë preferuar prej kohësh llojin grafik të përshkrimit. Vetëm shikoni të mirat dhe të këqijat e këtij lloji.

Përparësitë e përshkrimit të proceseve të biznesit në formën e një modeli

• Lehtësia e perceptimit - truri ynë është krijuar në atë mënyrë që ne të perceptojmë një foto më shpejt se çdo gjë tjetër. Prandaj, diagrami është shumë i lehtë për t'u kuptuar. Truri “fotografon” skemën dhe e përpunon atë në një nivel të pavetëdijshëm, shumë herë më shpejt se vetëdija jonë. Diagrami është i lehtë për t'u perceptuar sepse ne shohim menjëherë ndërlidhjet e elementeve.
• Integriteti i perceptimit - 1 diagram është një model i procesit në një nivel të caktuar. Kjo do të thotë që diagrami na jep menjëherë një ide të procesit në tërësi. Në veçanti, për kufijtë e tij, elementët kryesorë, etj. Nëse procesi detajohet në disa nivele, atëherë diagramet mbeten ende të lidhura.
• Detajet e nevojshme dhe të mjaftueshme - në të njëjtën kohë, një numër relativisht i madh detajesh mund të shfaqen në diagram, pa humbur cilësinë e perceptimit.
• Një shfaqje vizuale e degëve dhe shtigjeve të zhvillimit të procesit - një diagram i ndërtuar saktë jep menjëherë një ide se në cilën mënyrë procesi duhet të zhvillohet në versionin e duhur. Dhe gjithashtu opsione të tjera për zhvillimin e ngjarjeve.
• Lehtësia e automatizimit - shumë mjete softuerike ju lejojnë të përktheni diagramet në gjuhë programimi, gjë që thjeshton shumë jetën e zhvilluesve dhe zbatuesve të softuerit.

Minuset

• Kërkon aftësi të veçanta - duhet të dini se si të ndërtoni saktë diagramet. Njihni shënime të ndryshme. Dhe ndonjëherë, madje bëni grupin tuaj të elementeve që do t'i përdorni për përshkrime dhe rregulla.
• Kërkohet relativisht më shumë kohë për të përgatitur një përshkrim - një model procesi i ndërtuar mirë duhet të jetë i thjeshtë dhe i kuptueshëm. Për të bërë një skemë të tillë, duhet të shpenzoni shumë kohë. Çdo budalla mund të bëjë diçka të ndërlikuar, por thjeshtësia kërkon aftësi;)

Investimet në një lloj përshkrimi grafik shpërblehen mjaft mirë.

Këshillë: 3-5 elementë grafikë (forma) mund të jenë të mjaftueshme për të përshkruar proceset e biznesit.

Përfundimisht

Përfundimisht, ju do të përdorni të gjitha llojet e përshkrimeve. Një dokument i quajtur "Përshkrimi i një procesi biznesi..." do të përmbajë një diagram grafik, tabela dhe tekst. Kjo është mirë. Por këshilla ime për ju është të përqendroheni në modelet grafike dhe të shmangni tekstin. Një model i mirë nuk ka nevojë të shoqërohet me tekst. Në shumicën e rasteve.
Krijimi i proceseve të biznesit fillon me përshkrimin e tyre.

Përshkrimi i proceseve të biznesit të një ndërmarrje është një nga metodat për të luftuar joefikasitetin. Aktivitetet e çdo kompanie mund të përshkruhen si shuma e shumë proceseve që kryhen në mënyrë sekuenciale dhe paralele. Pasi të zyrtarizohen në letër, bëhet më e lehtë t'i planifikosh dhe të imagjinosh "si duhet të jetë". Lexoni artikullin se si t'i përshkruani ato dhe shikoni një shembull të një përshkrimi të proceseve të biznesit të një shërbimi financiar.

Pse të përshkruani proceset e biznesit

Çdo ndërmarrje ndeshet me humbje të ndryshme në aktivitetet e saj (kohë, defekte, mungesë menaxhimi, mundësi të humbura) dhe pëson humbje.

Duke llogaritur sasinë e dëmit në fund të vitit, ndonjëherë ekziston një dëshirë e fortë për t'u kthyer pas në kohë dhe për të korrigjuar një gabim, për të bërë një pjesë të punës ndryshe. Por nuk mund ta ktheni të kaluarën dhe sa shpesh ka raste kur vitin e ardhshëm një ndërmarrje bën të njëjtat gabime? Gabimet që nuk u analizuan siç duhet dhe nuk iu komunikuan personelit ndodhin vazhdimisht dhe ndikojnë në fitime.

Një nga metodat për të luftuar joefikasitetin është futja e një qasjeje të orientuar drejt procesit dhe një përshkrim i proceseve të biznesit të ndërmarrjes. Aktivitetet e çdo ndërmarrje mund të përshkruhen si shuma e shumë proceseve të biznesit që kryhen në mënyrë sekuenciale dhe paralele.

Pse është e nevojshme kjo?

1. Kur një ide kaotike e aktiviteteve të një ndërmarrje formohet në procese biznesi dhe zyrtarizohet në letër, bëhet e qartë se cilat veprime kryhen saktë dhe në kohë, cilat duhet të rregullohen dhe cilat mund të braktisen plotësisht. Pikat - gjeneruesit e gabimeve - bëhen të dukshme.
2. Pasi të zyrtarizohen në letër, bëhet më e lehtë t'i planifikosh dhe të imagjinosh "si duhet të jetë".
3. Çdo proces biznesi ka një pronar dhe çdo veprim në të i caktohet një punonjësi (grupi). Nëse zbulohet një gabim, do të jetë e lehtë të identifikohet "fajtori" dhe së bashku të parandalohet rishfaqja e tij.
4. Duke përdorur proceset e përshkruara të biznesit, është shumë më e lehtë të përshpejtoni punonjësit e rinj. Dhe edhe nëse 60% e ekipit ndryshon, kërcënimi për biznesin do të jetë minimal.
5. Zbatimi i një sistemi informacioni të integruar shoqërohet gjithmonë me shkrimin e proceseve të biznesit.
6. Një biznes me proceset e përshkruara është pakrahasueshëm më i lehtë për t'u shkallëzuar. Hapja e degëve (), divizionet, partneritetet, shitja e ekskluziviteteve - çdo mundësi është e hapur për ju.

Çfarë është një proces biznesi

Një proces biznesi është një grup veprimesh që duhet të kryhen për të prodhuar një produkt ose për të ofruar një shërbim. Në këtë rast, veprimet kryhen jo në mënyrë kaotike, por duke ruajtur një sekuencë të caktuar.

Është i përshtatshëm për t'i paraqitur ato grafikisht në formën e diagrameve të bllokut - rrjedhave. Çdo proces biznesi ka konsumatorë, pavarësisht nëse janë të brendshëm apo të jashtëm. Konsumatori vendos kërkesat për procesin e biznesit dhe rezultatin përfundimtar. Konsumatori gjithashtu mund të ndikojë në ekzistencën e vetë procesit të biznesit. Në hyrje të secilit do të ketë një kërkesë (kërkesë) nga konsumatori, në output - kënaqësinë e kësaj kërkese.

Një proces biznesi ka një pronar - një zyrtar në kompani i cili është përgjegjës për rezultatin e procesit. Në kompanitë e mëdha, mund të emërohet edhe një menaxher procesi - dikush që menaxhon ekzekutimin e procesit, por nuk është përgjegjës për rezultatin.

Për shembull, konsumatorët do të ishin Drejtori Financiar dhe Drejtori Tregtar. Rezultati do të jetë shuma e borxhit të vonuar në fund të periudhës dhe shuma që është mbledhur nga debitorët. Pronari do të jetë Kontrollori Financiar. Konsumatorët mund të vendosin kërkesa për procesin, të tilla si frekuenca e verifikimit, një sërë veprimesh për mbledhjen e borxhit dhe një shumë e planifikuar kthimi.

Proceset e biznesit janë:

1. bazë.
2. Ndihmës.
3. Menaxherët.

Ato kryesore janë ato që krijojnë një produkt (prodhohet një produkt, ofrohet një shërbim). Pa zbatimin e tyre, ekzistenca e një ndërmarrje është e pamundur, kështu që ato nuk mund të eliminohen, por vetëm të optimizohen.

Ato ndihmëse kryhen paralelisht me ato kryesore dhe nevojiten për mirëmbajtjen e aktiviteteve të ndërmarrjes. Këto përfshijnë përzgjedhjen e personelit, listën e pagave, kontrollin e cilësisë, etj. Burimi i kursimeve qëndron në proceset ndihmëse. Ato mund të optimizohen, sinkronizohen, kombinohen dhe ndonjëherë edhe eliminohen.

Proceset e kontrollit të biznesit janë grupi më i vështirë i proceseve për t'u përshkruar dhe më të përshtatshmet për optimizim. Ato plotësojnë kërkesat për kontrollin, planifikimin dhe parashikimin dhe zhvillimin e kompanisë. Nga njëra anë, menaxhimi është një fushë shumë krijuese, e cila nuk është gjithmonë e mundur të dokumentohet. Por nga ana tjetër, ka shumë procese në menaxhim që mund dhe duhet të zyrtarizohen dhe optimizohen. Kjo. Për shembull:

1. Hartimi i një buxheti vjetor.
2. Planifikimi i rrjedhës së parasë.
3. Kontrollimi i partnerëve të mundshëm, etj.

Ato përbëjnë një pjesë të konsiderueshme të kostove të menaxhimit, ndaj duhet të analizohen dhe të sillen në rezultatin optimal.

Si të përshkruani proceset e biznesit

Përshkrimi duhet të fillojë gjithmonë me një listë funksionesh "siç është" (çfarë kryhet në të vërtetë). Si për një ndërmarrje që po ndeshet me një qasje procesi për herë të parë, dhe për një ku disa nga proceset janë përshkruar tashmë.

Lista përgatitet në tre hapa:

1. Studioni (krijoni) strukturën organizative të ndërmarrjes.
2. Për çdo departament, shkruani funksionet dhe aktivitetet në të cilat është i përfshirë. Është e rëndësishme të theksohet se për të renditur të gjitha proceset e kryera nga punonjësit, duhet të komunikoni personalisht me këta punonjës. Vetëm në procesin e komunikimit ballë për ballë mund të merrni një pamje adekuate.
3. Shqyrtoni listën për të parë nëse ndonjë funksion është i dyfishuar ose ndonjë funksion mungon. Ka situata kur dy departamente bëjnë të njëjtën punë, për shembull, llogaritja e KPI për punonjësit e departamentit të shitjeve bëhet nga Shërbimi Financiar dhe vetë departamenti i shitjeve. Ndodh që ka një funksion, por nuk ka punonjës që e kryejnë atë.

Si rezultat, duhet të keni një listë: funksion - punonjës (grup), në të cilin nuk ka kryqëzime ose fusha boshe.

Në mënyrë që të formoni procese biznesi nga një grup funksionesh, duhet të vendosni mbi çfarë baze t'i gruponi ato. Qëllimi kryesor i procesit të biznesit është të krijojë një "produkt të përfunduar" dhe të kënaqë kërkesat e përdoruesve. Nëse shikoni nga afër, qëllimi i secilit funksion do të jetë gjithashtu krijimi i një "produkti" specifik. Prandaj, proceset e biznesit krijohen nga funksionet siç tregohet në Figurën 1.

Foto 1. Si të krijoni një proces biznesi nga një funksion

Pas përfundimit të këtyre hapave, do të merrni një listë:

• Procesi i biznesit 1 dhe funksionet e tjera
• Procesi i biznesit 2 dhe funksione të tjera
• Dhe kështu me radhë.

Jepini secilit proces një emër që pasqyron thelbin e tij. Puna përgatitore tani ka përfunduar dhe është koha për të hartuar një hartë procesi.

Harta e procesit të kujton disi një rrjedhë uji, e cila fillon me burime të vogla, më pas plotësohet me përrenj të rinj, të cilët bashkohen dhe derdhen në det si një lumë me rrjedhje të plotë.

Renditni figurat në rrëshqitje sipas radhës në të cilën janë ekzekutuar. Është zakon të vizatoni një hartë nga e majta në të djathtë, duke përdorur figura - shigjeta - për të treguar procesin.

Figura 2. Emërtimi

Vendosni ato procese që mund të kryhen paralelisht sipër dhe poshtë atyre kryesore.

Lidhni ato me shigjeta. Nuk është e nevojshme të përdoret vetëm shigjeta për një proces. Hyrja në proces mund të jetë nga një ose disa. Situata është e ngjashme me daljet.

Tani që harta është gati, hyrjet dhe daljet për të gjitha proceset janë të qarta. Ju mund të filloni të përshkruani çdo proces specifik.

1. Për ta bërë këtë, vendosni hyrjen dhe daljen e procesit në një rrëshqitje bosh.
2. Ndani fletën horizontalisht në zona - rolet e pjesëmarrësve.
3. Sipas roleve të pjesëmarrësve, rregulloni blloqet kryesore - funksionet e procesit. Ruani konsistencën.
4. Shtoni pirunët dhe veçoritë shtesë.
5. Vendosni në diagram dokumentet që duhet të gjenerohen gjatë ekzekutimit. Një email, një tabelë excel janë gjithashtu dokumente nga pikëpamja e procesit.
6. Identifikoni programet dhe bazat e të dhënave të përdorura. Këshillohet që të mos shkruani emrin e programit, por një bllok specifik të softuerit (për shembull, jo 1C, por 1C Kalendari i Pagesave, etj.).
7. Shtoni treguesit e performancës në procesin ku ata testohen.
8. Lidhni diagramin që rezulton me procese të tjera.

Pasi të keni kryer të gjitha këto hapa, do të merrni një diagram të plotë (shih Figurën 3).

Figura 3. Shembull i një përshkrimi të procesit të biznesit

Kur përshkruani një proces biznesi, qëllimi juaj kryesor është të siguroheni që edhe një "burrë në rrugë" mund ta lexojë atë. Prandaj, detaje, të udhëhequr nga parimi i efikasitetit. Një proces biznesi i shkruar në vija të përgjithshme, në mënyrë të paqartë, do të jetë i pakuptueshëm pa shpjegime shtesë. Dhe shumë detaje do të rezultojnë në shumë punë shtesë për ju (dhe lexuesin), por pak vlerë të shtuar.

Dhe në përfundim, le të shtojmë një rregull shumë të rëndësishëm: nuk duhet të përzieni kurrë konceptet "siç është" dhe "siç duhet të jetë" në përshkrim. Shumë punonjës që janë të përfshirë në mbledhjen e të dhënave priren të zbukurojnë realitetin dhe të shtojnë veçori që, sipas mendimit të tyre, duhet të jenë të pranishme, por në realitet nuk kryhen. Përpiquni të bëni dallimin e qartë midis "dëshirave" të tilla.

Në fazën e parë ju shkruani proceset e biznesit "siç janë", në fazën e dytë i ndryshoni ato në "siç duhet të jenë".

Si të gjeni procese biznesi jofitimprurëse

Për të identifikuar proceset e biznesit të kompanisë që sjellin humbje shtesë dhe për të identifikuar ata që janë përgjegjës, përdorni raportimin e menaxhimit. Ndani atë në procese biznesi dhe caktoni një menaxher të lartë përgjegjës për secilin. Në këtë mënyrë ju mund të kuptoni se kush është përgjegjës për suksesin ose dështimin e një procesi të caktuar dhe të koordinoni ekipin e menaxhimit për periudhat e ardhshme.

Shihni algoritmin hap pas hapi se si të veproni për të gjetur dhe eliminuar proceset joefektive të biznesit. Drejtori financiar i kompanisë së prodhimit STAN ndan përvojën e tij.

Disavantazhet e përshkrimit të proceseve të biznesit

Përveç shumë përparësive, përshkrimi i proceseve të biznesit mbart edhe një sërë disavantazhesh.

E para, dhe më e rëndësishmja, është kostoja e lartë e zbatimit të një qasjeje procesi. Ju mund t'i përshkruani proceset ose vetë ose me ndihmën e konsulentëve të ftuar, por në të dyja rastet kostot e zbatimit do të arrijnë një shumë të konsiderueshme. Menaxhmenti i ndërmarrjes duhet të jetë i interesuar për përshkrimin dhe të dijë se si të zbatojë rezultatet e qasjes së procesit. Përndryshe, paratë e kompanisë do të shpërdorohen.

E dyta, jo më pak e rëndësishme, është zhvillimi i ndërmarrjes dhe proceset e saj të biznesit, të cilat gjithashtu do të duhet të përshkruhen. Zgjidhja "e përshkruar - mori rezultat - harroi" nuk është e përshtatshme për qasjen e procesit. Përndryshe, për gjashtë muaj deri në një vit proceset do të bëhen të parëndësishme dhe paratë do të shpërdorohen përsëri. Jini të përgatitur për kostot e vazhdueshme të mirëmbajtjes.

Disavantazhi i tretë është kohëzgjatja e zbatimit. Projekti mund të zgjasë nga 6 muaj deri në 1 vit.

Disavantazhi i katërt është rezistenca nga punonjësit dhe menaxherët. Ashtu si të gjitha projektet e përmirësimit të efikasitetit, prezantimi i një qasjeje procesi çon në optimizimin e kostove të ndërmarrjes, duke përfshirë reduktimin e stafit dhe rritjen e ngarkesës së punonjësve.

Stanislav Tulchinsky

Drejtor i Përgjithshëm dhe Partner i LLC "b2b.Development Technologies"

Në praktikën aktuale të punës, veçanërisht pas daljes së ekonomisë nga faza akute e krizës, kompania jonë mjaft shpesh duhet të përballet me kërkesat e klientëve potencialë për ndihmë në përshkrimin e proceseve të biznesit. Vetë ideja e kryerjes së një pune të tillë, si çdo përpjekje tjetër për ndryshim, mund të sjellë përfitime të mëdha për ata që iniciojnë këto ndryshime dhe gjithashtu të ketë efekte anësore të pakëndshme. Kompania jonë ka një përvojë të gjerë në zhvillimin dhe përmirësimin e ndërmarrjeve, prandaj ne kemi marrë përsipër të klasifikojmë dhe përshkruajmë disa nga veçoritë e organizimit të punës dhe qasjet e përdorura. Është e mundur që puna jonë të ndihmojë ata që vendosin të përmirësojnë aktivitetet e kompanisë së tyre për të shmangur gabimet më të zakonshme kur fillojnë punën në përshkrimin e proceseve të biznesit, për të mos përmendur optimizimin e mëvonshëm dhe zbatimin praktik të proceseve të ndryshuara.

Ku fillon më shpesh?

Siç u përmend tashmë, organizimi i gabuar i punës për të përshkruar, optimizuar dhe zbatuar proceset e ndryshuara të biznesit mund t'i sjellë në fund kompanisë që filloi një punë të tillë ose një rezultat pozitiv në lëvizjen e saj drejt një të ardhmeje të ndritur, ose humbje financiare, morale dhe zhgënjim të thellë për të gjithë ata që morën pjesë në këtë. Pse gjithsesi nisin projekte të tilla?

Ka disa arsye më të zakonshme pse menaxhmenti (pronarët) e një organizate vijnë në idenë se ata duhet të përshkruajnë proceset e tyre të biznesit. Për veten time i ndaj në tre grupe.

E para prej tyre përshkruhet nga menaxherët e kompanisë në bisedat fillestare diçka si kjo: "Biznesi ynë kohët e fundit është rritur shumë (është rritur), por diçka në të filloi të ndodhte ndryshe nga zakonisht." Problemet më të zakonshme të përmendura janë afërsisht të njëjta:

• Numri i konflikteve që mund të zgjidhen vetëm me përfshirjen e pronarëve (menaxherëve të lartë) është rritur;
• Kostot janë rritur në mënyrë disproporcionale me rritjen e biznesit, por arsyeja për këtë nuk është aspak e qartë;
• Është rritur numri i problemeve që lidhen me prodhimin dhe shërbimin ndaj klientit, si për shembull mos afate, defekte, indiferencë, vrazhdësi e stafit të front office;
• Kompania ka filluar të humbasë ndaj konkurrentëve të saj më të vegjël për sa i përket cilësisë dhe shpejtësisë së nxjerrjes së produkteve të reja në treg.

Grupi i dytë përshkruhet përafërsisht si më poshtë: “Është shumë e vështirë të kuptosh se kush është përgjegjës për çfarë në kompani, çfarë motivohet prej saj në rast të krizave brenda kompanisë, është absolutisht e pamundur të kuptosh se kush është fajtori dhe çfarë duhet bërë për të parandaluar që kjo të përsëritet. Ne duhet të përmirësojmë menaxhueshmërinë dhe transparencën e biznesit.”

Grupi i tretë përshkruhet diçka si kjo: "Ne vendosëm të përmirësojmë ndjeshëm sistemin tonë të informacionit (të zbatojmë një të ri), kjo është ajo që duhet t'i japë një shtysë të rëndësishme zhvillimit të biznesit tonë."

Kjo listë ndoshta mund të zgjerohet. Një përfundim i rëndësishëm i një vetë-diagnostikimi të tillë është përfundimi që kompania bën për vete: ne duhet të përshkruajmë proceset tona aktuale të biznesit ("siç janë") në mënyrë që të shpëtojmë nga problemet e identifikuara tek ne.

Disa shënime mbi deklaratën e problemit

Tashmë në vetë formulimin e problemit ka disa momente "të dobëta" që mund të çojnë në pasoja të pakëndshme.

Para së gjithash, përshkrimi i proceseve të biznesit konsiderohet në shumicën e rasteve nga klienti si një magji magjike që do të shkaktojë patjetër shi. Ekziston një mendim se thjesht duhet të përshkruani proceset e biznesit, dhe problemet do të zgjidhen vetë. Në fakt, kjo është larg nga rasti. Një përshkrim i procesit të biznesit mund të ndihmojë në zgjidhjen e problemeve të mësipërme (dhe shpesh është ajo që duhet të përdorni), por nuk është një plumb magjik në vetvete. Për të zgjidhur këto probleme, ju nevojitet një program veprimi, një qasje e integruar, një nga komponentët e së cilës mund të jetë përshkrimi i proceseve të biznesit.

Problemi i dytë me deklaratat e mësipërme të problemit është mungesa e një problemi biznesi në to. Dhe në fakt, pse të ndryshoni ndonjë gjë nëse kompania punon dhe sjell një fitim që i përshtatet të gjithëve. Po, ka disa vështirësi në komunikim dhe në zgjidhjen e problemeve, por ato janë thjesht çështje pune. Përshkrimi i proceseve të biznesit do të kërkojë investime (dhe, shpesh, shumë më tepër nga sa duket në fillim) në softuer, trajnimin e specialistëve, kryerjen e punës dhe shpërqendrimin e punonjësve të kompanisë. Nëse kompania nuk i vendos vetes synimin për të rritur treguesit e biznesit, atëherë ky projekt vetëm do të zvogëlojë efikasitetin e kompanisë (kostot vetëm do të rriten).

Problemi i tretë është shpresa që programi i ri MRP, ERP, CRM, SCM, BPM, DFM, etj., etj. (shpesh flamuri i ekonomisë perëndimore), i cili (sipas shitësve të tij) është një burim i pashtershëm mençurie. dhe modelet e biznesit referencë, pas zbatimit do të bëjnë mrekulli. Dhe vetë biznesi do të ndryshojë në drejtimin "e duhur". Të ardhurat do të rriten, segmentet e duhura të tregut do të përzgjidhen, kostot dhe konfliktet mes punonjësve do të reduktohen. Por, siç thonë shitësit e programit "magjik", për ta zbatuar atë, duhet të përshkruani proceset.

Përvoja tregon se fundi i një projekti që përfshin lëshime të tilla ka të ngjarë të jetë shumë i pasigurt. Marrja e një projekti të tillë është si të luash ruletë ruse me një pistoletë TT - shanset janë shumë të pakta.

Shënim i rëndësishëm për optimizimin

Siç u përmend tashmë, shpesh ideja e përshkrimit të proceseve perceptohet si një ilaç, dhe menaxhmenti i kompanisë nuk mendon pse është e nevojshme thjesht të përshkruhen proceset ekzistuese të biznesit? Çfarë dobie do të ketë kjo (përveç letrave që shfaqen)? A është një nënshkrim në përshkrimet e reja të punës me të vërtetë ajo që i mungonte kompanisë për "lumturinë e përjetshme"? Me shumë mundësi nuk është kështu. Ka një numër mjaft të vogël detyrash që do të marrin drejtpërdrejt një efekt të rëndësishëm thjesht nga përshkrimi i proceseve në të gjitha rastet e tjera, kjo kërkon optimizim paraprak të proceseve.

Por edhe në rastin kur klienti kujton në deklaratën e tij të problemit optimizimin e proceseve të biznesit, ai shpesh duket si një leksemë e vendosur, asgjë më shumë. Për shembull, interneti është thjesht i mbushur me vende të lira pune për specialistë në "përshkrimin dhe optimizimin e proceseve të biznesit", të cilët në fakt duhet thjesht të vizatojnë dhe rivizatojnë fotografi (duke i pikturuar ato me ngjyra të ndryshme - dhe kjo nuk është shaka) në një shënim të caktuar nga fjalët e kolegëve të tjerë të tyre. Shtimi i fjalëve për "optimizimin" tani lexohet si "qebap-mashlyk", "gjelbër-shkumës", duke lënë ndjenjën e një fjale të keqe që nuk mbart asnjë ngarkesë tjetër përveç emocionale.

Dhe problemi nuk është se vetë fjala "optimizim" është komplekse dhe e pakuptueshme. Vetë ideja e përmirësimit (optimizimit), e cila duhet të sjellë çlirim, dhe më tej në listë, "kush ka çfarë", është e qartë për të gjithë. Problemi është se kriteri i optimizimit është i rëndësishëm: çfarë saktësisht dhe sa dëshironi të përmirësoni përmes ndryshimeve të pranueshme. Dhe, si rregull, nëse nuk ka probleme me "çfarë të përmirësohet" (zakonisht pas një kujtese): "pikërisht, ne duhet të zvogëlojmë kohën që duhet për të përfunduar një proces biznesi, koston e tij, të përmirësojmë cilësinë e shërbimit, “ atëherë në shumicën e rasteve është shumë e vështirë me gjithçka tjetër.

Le të fillojmë me faktin se vendosja "sa të përmirësohet" mund të jetë shumë e vështirë, sepse në një organizatë, si rregull, "gjëra të vogla" të tilla që tregojnë "çfarë të përmirësosh" zakonisht thjesht nuk maten në asnjë mënyrë. Edhe ato më të thjeshtat (si kostoja, koha ose varianca në ekzekutimin e një procesi biznesi). Prandaj, është e pamundur të përcaktohet "sa" pa përvojë dhe njohuri të veçanta. Pa këtë, si mund të përcaktoni se ka përmirësime dhe ato i përshtaten klientit (ia vlen përpjekja që ai shpenzoi) - thjesht "me sy", sipas ndjesisë? Por, çuditërisht, pjesa më e vështirë e enigmës së "optimizimit" nuk është "sa shumë", por cilat janë "ndryshimet e lejueshme". Sepse dëshira më e zakonshme është: “ndryshoni atje, në proceset e biznesit tuaj, mund ta ndryshoni edhe në IT, por në biznes, produkte, tregje, në marrëdhënie, në fushat e përgjegjësisë së njerëzve të respektuar, nuk keni nevojë të prek çdo gjë.” Me fjalë të tjera, ju duhet të optimizoni duke përdorur vetëm ndryshime kozmetike.

Bllokimi logjik i përshkruar mund të vendosë një "kryq" të madh në vetë idenë e përshkrimit të proceseve të biznesit (një fishek i dytë futet në kapëse për masë të mirë). Edhe pse në fakt situata me ndryshimet gjatë optimizimit nuk është aq fatale sa e sheh klienti. Është e mundur të zgjidhni zgjidhje që, brenda kornizës së kufizimeve ekzistuese (jo imagjinare), do të lejojnë arritjen e qëllimeve të caktuara. Mbetet për të përcaktuar raportin çmim / cilësi - nëse ato do t'i përshtaten klientit.

Kalimi në procese të reja (të optimizuara).

Siç është përmendur tashmë, përshkrimi i proceseve të biznesit ka shumë të ngjarë të çojë në nevojën për të ndryshuar diçka në kompani. Ose mënyra e vendosur e veprimtarisë së punonjësve, marrëdhëniet e tyre, rendi i komunikimit, ose produktet/shërbimet, ose tregjet, ose klientët e kompanisë, dhe ka shumë të ngjarë, në një farë mase, të gjitha të përshkruara. Dhe shumë shpesh ky bëhet një lajm i pakëndshëm. Proceset e biznesit të përshkruara nuk funksionojnë më vete. Por vetë klienti, punonjësit e kompanisë dhe, veçanërisht, menaxherët e kompanisë nuk janë gati dhe nuk përpiqen për diçka tjetër që duhet bërë. Në të vërtetë, mirë apo keq, kompania punon, fiton diçka, por çfarë do të ndodhë nëse gjithçka ndryshon? Askush nuk e di. Dhe kjo përkeqësohet nga fakti se detyra fillestare "vetëm përshkrimi i proceseve të biznesit" sigurisht që nuk përfshin zhvillimin e një programi për kalimin në procese të reja, ose një program për menaxhimin e proceseve të biznesit në të ardhmen. Ekziston një mendim i thjeshtuar: "le të miratojmë rregullore të reja me një urdhër për kompaninë që nga dita e parë, dhe gjithçka do të funksionojë." Deri në përfundimin e përshkrimit të proceseve, bëhet e qartë se një urdhër nuk do të funksionojë. Ka shumë ndryshime, jo të gjithë i kuptojnë, jo të gjithë janë gati për to, mungojnë shumë komponentë për tranzicionin (për shembull, është e nevojshme të ndryshohet sistemi i TI-së, të bëhen ndryshime në mjete, pajisje, infrastrukturë, rikualifikimi i stafit ). Dhe investimet në përshkrimin dhe optimizimin e proceseve të biznesit fshihen si humbje.

Përzgjedhja e mjeteve dhe metodologjisë për përshkrimin e proceseve

Shpesh kësaj çështjeje nuk i kushtohet fare vëmendje kur vendoset për përshkrimin e proceseve të biznesit. Kjo nënkupton (plotësisht gabim) se nuk ka dallim se çfarë softueri dhe çfarë metodologjie duhet përdorur.

Mjaft e çuditshme, faktorët përcaktues në zgjedhjen e metodologjisë dhe softuerit për përshkrimin dhe optimizimin e proceseve të biznesit duhet të jenë të njëjtat qëllime famëkeqe që biznesi ka përcaktuar për vete. Ekzistojnë dy formulime diametrike të problemit që përcaktojnë se cila metodologji për përshkrimin e proceseve është më e pranueshme.

Ndoshta deklarata e problemit tingëllon diçka si kjo: "për të zgjidhur problemet e caktuara, është e nevojshme të krijohet, në një nga fazat, një model funksional (procesor) i kompanisë që shfaq strukturën, marrëdhëniet dhe funksionet e sistemit. , si dhe flukset e informacionit dhe objekteve materiale që lidhin këto funksione.” Në këtë rast, theksi vihet në krijimin e një përshkrimi të sistemit, identifikimin dhe përshkrimin e objekteve të kontrollit, gjurmimin e hierarkive të kontrollit dhe ndjekjen e detyrueshme të lidhjeve midis proceseve.

Ose është e mundur një detyrë paksa e ndryshme, e cila mund të tingëllojë si kjo: "kërkohen përshkrime të algoritmeve (skenarëve) për ekzekutimin e proceseve. Para së gjithash, është e nevojshme të identifikohen marrëdhëniet shkak-pasojë dhe sekuenca kohore e veprimeve, një kombinim i urdhëruar i ngjarjeve dhe funksioneve. Në këtë rast, theksi vihet në përshkrimin e sekuencave të veprimeve, identifikimin e ngjarjeve fillestare dhe përfundimtare, identifikimin e pjesëmarrësve, interpretuesve, rrjedhave materiale dhe dokumentare.

Vlen të theksohet se, në përgjithësi, këto deklarata problematike nuk janë reciprokisht përjashtuese situatat janë të mundshme kur ka nevojë për të zgjidhur të dyja problemet, por në këtë rast, ia vlen të kalohet nga e përgjithshme në atë specifike: modeli i parë i kompanisë; biznes, dhe më pas përdorni këtë model për përshkrim të mëtejshëm të algoritmeve individuale.

Ndoshta për shkak se kjo çështje duket shumë e specializuar, nuk i kushtohet fare vëmendje dhe më kot. Qasjet ekzistuese për përshkrimin e proceseve të biznesit, si softueri ekzistues, me përjashtime të rralla, janë të specializuara dhe të papërshtatshme për zgjidhjen e detyrave për të cilat nuk ishin menduar fillimisht. Për shembull, një kompani ka vendosur të rrisë efikasitetin e saj dhe për këtë do të krijojë një model biznesi të ndërlidhur, të qëndrueshëm për të gjithë kompaninë, duke përshkruar një sistem procesesh biznesi, secila prej të cilave është e lidhur me njëra-tjetrën nga rezultatet e punës. çdo pjesëmarrës në proces ka tregues të KPI, çdo divizion i kompanisë ka plane dhe buxhete që synojnë arritjen e qëllimeve të përbashkëta strategjike. Në këtë rast, vendimi për të përdorur metodologji dhe softuer të dizajnuar kryesisht për të përshkruar algoritmet dhe marrëdhëniet e nivelit operacional do të jetë jashtëzakonisht i vështirë, i kushtueshëm dhe kërkon shumë kohë për kompaninë. Dhe për këtë arsye, duke ia lënë zgjidhjen kësaj çështje specialistëve të ngushtë (teknik), kompania rrezikon të përfundojë në një situatë jo shumë të këndshme: harxhohen burime të konsiderueshme financiare, kohë, përpjekje dhe rezultati formal i marrë nuk jep efektin e pritur. .

Një analizë sipërfaqësore e internetit tregon se kjo temë (zgjedhja e metodologjisë dhe mjeteve) nuk është e mbuluar sa duhet (analiza e META Group jo vetëm që fokusohet më shumë në zgjidhjet e TI-së, por gjithashtu praktikisht nuk merr parasysh veçoritë e tregut rus, duke marrë parasysh vetëm përfaqësuesit tipikë të tregut të krijuar perëndimor). Artikujt më të zakonshëm krahasojnë metodologjitë ARIS dhe IDEF. Një temë tjetër e zakonshme është renditja e pikave të forta dhe të dobëta (zakonisht metodologjitë) pa marrë parasysh problemin për të cilin analizohen këto cilësi. Bëhet pak e çuditshme: a është vërtet, për shembull, që kapaciteti mbajtës i një kamioni është gjithmonë një avantazh i pamohueshëm, pavarësisht se për çfarë kam zgjedhur një makinë?

Një analizë e detajuar e mjeteve (metodologjive, softuerëve) të përdorur për të përshkruar proceset e biznesit është një temë për një diskutim të veçantë. Jemi përpjekur të japim një pasqyrë të shkurtër (jo për specialistët) vetëm të përvojës personale të autorit dhe kolegëve të tij. Prandaj, lista e mëposhtme është specifike dhe jo shteruese. Pa pretenduar thellësi, ne do të japim një përshkrim të përgjithshëm të produkteve në dritën e detyrave të përshkruara më sipër:

• CA ERwin Data Modeler (dikur AllFusion Data Modeler, BPwin). Aftësia për të përshkruar modele komplekse të ndërlidhura zbatohet më me sukses, detyrat e përshkrimit të algoritmeve dhe sekuencave të veprimeve zbatohen dukshëm më pak mirë. Shënime të thjeshta (koncize) përshkrime. Detyrat shtesë janë të vështira ose nuk zbatohen fare (lidhja e qëllimeve dhe proceseve, krijimi i një peme treguesish, kryerja e modelimit të simulimit);
• ARIS (një grup softuerësh, module nga IDS Scheer). Vetë emri (Architecture of Integrated Information Systems) sugjeron që softueri fillimisht ishte i fokusuar në zgjidhjen e problemit të përshkrimit të algoritmeve dhe sekuencave të veprimeve. Gjithçka tjetër mund të bëhet në ARIS, por do të jetë shumë e vështirë. Për të përshkruar proceset e biznesit, do t'ju duhet të përdorni një numër të madh modelesh (ka më shumë se 80 prej tyre në ARIS, dhe numri i tyre po rritet) me semantikë mjaft komplekse, në të cilat edhe adhuruesit më të zjarrtë ngatërrohen. Pa përvojë të gjerë dhe rimendim të konsiderueshëm të bazave të metodologjisë, nuk është e lehtë të zbatohen përshkrime komplekse të modeleve të ndërlidhura;
• Modeluesi i korporatës (Casewise Systems) është në shumë mënyra analogu më i ri anglez i ARIS - jo në metodologji dhe zgjidhje, por në vetë idetë e softuerit. Gjithashtu u fokusua në ndihmën në përshkrimin e proceseve të biznesit për zhvillimin e mëvonshëm të softuerit. Por mesatarisht kushton më pak;
• iGrafx Enterprise Central (një ndarje e Corel Inc) është ende më pak e njohur në Rusi, por një zgjidhje shumë e bukur nga Kanadaja. Përfshin një grup të tërë modulesh për përshkrimin, modelimin e proceseve, aplikacionet për planifikimin dhe menaxhimin e cilësisë dhe menaxhimin e rrezikut. Disavantazhi i tij i rëndësishëm është mungesa e shpërndarjes;
• Business Studio (GK "Modern Management Technologies"). Zhvillimi më i famshëm rus nga familja e softuerëve në fjalë. Ndoshta (sipas mendimit tonë privat), ai kombinon me sukses (për aq sa është e mundur) disa nga veçoritë më të dobishme të BPwin dhe ARIS, disi të kujtojnë iGrafx në zgjidhjen e tij (por jo në kosto). Nëse raporti çmim/veçori është i rëndësishëm për klientin, kjo është ndoshta zgjidhja më e mirë për ndërmarrjet ruse. Ai ka një pengesë, pasi është i integruar shumë ngushtë me MS Office (Word, Excel, Visio), dhe për këtë arsye të gjitha skajet e përafërta të këtyre zgjidhjeve transferohen automatikisht në Business Studio.

Çfarë mund të marrë klienti?

Si rregull, klienti nuk merr parasysh atë që u përshkrua më lart. Shumë shpesh ai nxitet nga ideja se është e nevojshme të përshkruhen procese që nuk u fituan me vështirësi për të, por "i ranë" nga jashtë:

• Nga një libër i zgjuar (në fund të fundit, "Porter shkroi diçka për këtë, por ne nuk e kemi atë!") ose gjatë trajnimit, për shembull, në diplomën MBA tani në modë;
• Nga një drejtor IT ose shitës të sistemeve të shtrenjta të informacionit ("ky program patjetër do të zgjidhë të gjitha problemet, shikoni listën e kompanive të suksesshme që e përdorin atë, kjo është meritë e programit, por për ta zbatuar atë duhet të përshkruani proceset" );
• Nga një deputet i ri dhe energjik, i cili gjithashtu e ka dëgjuar diku dhe i ka “shitur me sukses një program për proceset e biznesit” shefit të tij pa përcjellë nuancat e tij më të rëndësishme.

Në këtë rast, detyra përfundimtare tingëllon diçka si kjo: "ne duhet të përshkruajmë proceset tona të biznesit, le të kërkojmë një specialist në përshkrimin dhe optimizimin e proceseve të biznesit". Nëse filloni të pyesni veten pse, atëherë përgjigjet ka shumë të ngjarë të jenë logjikisht shumë të palidhura me detyrën përfundimtare. Dhe atëherë dy opsione thelbësisht të ndryshme janë të mundshme.

Në të parën, interpretuesi, pa pyetje të panevojshme që shqetësojnë klientin, me ndërgjegje fillon të përshkruajë proceset. Të gjithë, ose ata që i ofrohen: “le të fillojmë me procesin e lëshimit dhe kthimit të dokumenteve mbështetëse te kontraktorët, këtë e kërkon departamenti i kontabilitetit”. Si rregull, përdoren shënime të njohura dhe të thjeshta të përshkrimit të procedurës (ose grafiku i kryqëzuar, ose EPC). Puna vazhdon shumë shpejt, pa pyetje të panevojshme (përshkruajmë se çfarë do të thonë ose si është). Por në fund rezultati është i pakomplikuar. Siç thonë specialistët e IT: "kur përpiqesh të automatizosh një rrëmujë, përfundon me një rrëmujë të automatizuar", por me procese rezulton edhe më keq - një rrëmujë në katror. Proceset e përshkruara, të cilat përshkruhen saktësisht siç ndodhin në jetë dhe në letër, janë komplekse dhe konfuze. Hapi tjetër, interpretuesi mund të përpiqet të përmirësojë diçka (mjerisht, ata e quajnë me zë të lartë - optimizoni). Por në të njëjtën kohë, si rregull, ai merr parasysh këndvështrimin e një rrethi të kufizuar njerëzish, nuk merr parasysh të gjitha lidhjet e mundshme me proceset e tjera, karakteristikat e kulturës së korporatës, dhe për këtë arsye, në fakt, të mos përmirësojë asgjë. Por në të njëjtën kohë, u shpenzuan një sasi e konsiderueshme kohe dhe burimesh. Pas kësaj, ka shumë të ngjarë, klienti vendos që përshkrimi i proceseve nuk ndihmoi.

Opsioni i dytë është zakonisht shumë më pak i zakonshëm. Interpretuesi fillon të bëjë pyetje: pse është e nevojshme të përshkruani, dhe çfarë dëshironi të merrni në fund, dhe si lidhet kjo me njëra-tjetrën nga marrëdhëniet shkak-pasojë dhe cilat janë kriteret e optimizimit. Dhe këtu, ka shumë të ngjarë, interpretuesi "i duhur" mund të marrë reagime serioze negative nga klienti i tij. Dhe jo vetëm sepse ai thjesht nuk ka përgjigje për pyetjet e tij, por sepse detyra që klienti po promovon është "varur" në ajër, jo i bazuar në një zinxhir të vërtetë detyrash shkak-pasojë. Papritur thjesht fillojnë të shfaqen një numër detajesh pikante, të cilat, në fakt, janë të pakëndshme për klientin:

• Është e pamundur të përshkruash proceset në një kompani "siç është" (dhe kjo është një aksiomë për kompanitë që po mendojnë të përshkruajnë proceset për herë të parë) thjesht sepse kompania shpesh nuk i ka ato. Aktivitetet kryhen bazuar në përvojën e punonjësve (dhe është e ndryshme për të gjithë), vendimet për detyrat merren në mënyrë të situatës (dhe, për rrjedhojë, ato gjithashtu nuk janë të njëjta në raste të ndryshme). Edhe proceset e kryera rregullisht - dhe ato në kompani kryhen jo ashtu siç mendon menaxhmenti, por ashtu siç është e përshtatshme për interpretuesit (shpesh, aspak ashtu siç mendojnë menaxherët për të). Prandaj, është e nevojshme të mos përshkruhen, por të krijohen një sërë procesesh si një veprimtari e përsëritur, e standardizuar;
• Kur përshkruhen proceset, rezulton se biznesi ekzistues nuk është optimal në thelb (për shembull, nuk ka tregues të synuar, disa nga aktivitetet e nevojshme nuk kryhen, dhe disa kryhen në një mënyrë jo optimale, një sistem motivimi i gabuar. , nuk ka kontabilitet kompetent të kostos);
• Biznesi është dukshëm i ekspozuar ndaj rreziqeve të jashtme dhe/ose të brendshme;
• Kur përshkruani proceset e biznesit, do të jetë e nevojshme të bëhen ndryshime të rëndësishme në modelin e biznesit (për shembull, në fushat e përgjegjësisë, detyrat e kryera, marrëdhëniet midis departamenteve dhe njerëzve, sistemi i motivimit).

Për më tepër, papritmas mund të rezultojë se nëse proceset e përshkruara janë modifikuar disi dhe nuk pasqyrojnë saktësisht realitetin ekzistues (dhe kjo ka shumë të ngjarë të jetë rasti nëse interpretuesi vendos të "mashtrojë" hapur), atëherë nevojitet një projekt tjetër: zbatimi të proceseve të ndryshuara në praktikën e aplikimit të tyre në shoqërinë e klientit. Dhe ky projekt do të kërkojë përpjekje edhe më të mëdha për të ndryshuar në të vërtetë mënyrën se si punojnë njerëzit në kompani: nga mënyra e zakonshme, e vendosur e jetës në një të re - të pazakontë, të pa shpikur prej tyre.

Jo zgjidhja më e mirë

Përballë të gjitha pyetjeve të përshkruara më sipër, kur ju duhet jo vetëm të përshkruani procese, por duhet të ndryshoni një pjesë të konsiderueshme të biznesit, ndodh që jo çdo klient të ketë një motiv të brendshëm për këtë. Në këtë rast, do të jetë e rëndësishme që interpretuesi së pari ta gjejë pikërisht atë - këtë motiv famëkeq. Përndryshe, puna për përshkrimin e proceseve thjesht mund të mos fillojë. A është e mirë apo e keqe? Nëse nuk kërkoni "të vërtetën universale", atëherë ndoshta është mirë dhe për të dyja palët:

• Klienti i dështuar nuk humbi kohë ose para në ndjekje të një mirazhi. Për më tepër, në kohën kur ai ndoshta do të piqet në të kuptuarit se përse i duhet në të vërtetë një përshkrim i proceseve të biznesit, ai nuk do të ketë përvoja negative të së kaluarës që mund ta tërheqin atë si një gur, duke e penguar atë të fillojë punën që mund t'i sjellë dobi;
• Një interpretues i dështuar nuk do të marrë para për punën e tij, por në të njëjtën kohë ai nuk do të marrë një projekt dukshëm problematik, i cili nuk do t'i marrë një pjesë të konsiderueshme të jetës, nervave, reputacionit të tij, por do t'i lejojë atij të bëjë diçka më të dobishme. . Dhe bashkëpunimi i dështuar do të bëhet i mundur kur klienti i dështuar të jetë gati për të kryer punën.

Edhe pse, sigurisht, kjo është më tepër një zgjidhje e kënaqshme që minimizon rreziqet e menjëhershme, por nuk sjell përfitime për askënd në një horizont më të gjatë. Një zgjidhje më e mirë kërkon pak më shumë sesa aftësia për të përshkruar proceset e biznesit. Në çdo rast, përshkrimi i proceseve të biznesit është një detyrë që kërkon jo vetëm përvojë dhe njohuri nga interpretuesi i drejtpërdrejtë, por edhe njohuri, gatishmëri dhe dëshirë për të kaluar këtë rrugë të vështirë nga klienti.

Si mund të shmangni gabimet e përshkruara në artikull? Gjithçka është shumë e thjeshtë. Ju nuk duhet ta bëni këtë. Le të përpiqemi të përshkruajmë pak më në detaje se çfarë duhet bërë, nga këndvështrimi i autorit. Më poshtë është një listë e detyrave që duhet të zgjidhen (ose të fillojnë të zgjidhen) përpara se të ndahen paratë kryesore (burimet) dhe të blihet softueri special, të shfaqen njerëz të rinj dhe të vizatojnë "sheshet" e para, të shkruajnë rreshtat e parë të rregulloreve. Meqenëse ky është vetëm fillimi i një projekti të mundshëm ndryshimi, askush nuk po na ndalon të shpenzojmë pak më shumë kohë sesa zakonisht dhe të mendojmë se çfarë dhe si kompania dëshiron të marrë dhe sa është e gatshme të paguajë. Për ta bërë këtë, të paktën duhet të bëni sa më poshtë:

• Përcaktoni saktësisht se cilat detyra biznesi (treguesit e biznesit) dëshiron të përmirësojë biznesi. Çfarë dëshiron vërtet të arrijë klienti kur shqyrton ndryshimet në biznesin e tyre? Për ta bërë këtë, mund të jetë e nevojshme të rimendohet vizioni i biznesit;
• Përcaktoni kriteret e optimizimit për proceset e biznesit: çfarë dëshiron kompania të përmirësojë në to dhe sa të përmirësojë. Një pikë e rëndësishme në këtë detyrë do të jetë të kuptoni kufizimet e dukshme (jo imagjinare) - çfarë është definitivisht e papranueshme në organizatë dhe çfarë definitivisht nuk mund të ndryshohet;
• Përcaktoni një program veprimi për të arritur qëllimet, i cili mund të përfshijë ose jo një përshkrim të proceseve të biznesit. Sigurohuni që të përpunoni në detaje në veprimet e programit për kalimin në procese të reja (të optimizuara);
• Zgjidhni një grup të mjaftueshëm mjetesh për programin e zgjedhur të veprimit dhe vendosni qëllimet (kryesisht softuerin e kërkuar), i cili i përshtatet më së miri qëllimeve të përcaktuara;
• Vetëm pasi të jetë kryer puna e përshkruar në paragrafët e parë, kërkoni interpretues të denjë për detyrën.

Siç shihet nga lista e detyrave të dhëna, iniciatorit të ndryshimeve në fazën e parë nuk i duhet as një specialist teknik në përshkrim, por një kundërshtar biznesi, deri diku një "avokat i djallit", ndoshta as një punonjës i përhershëm i kompania. Personi që mund të bëjë pyetjet e duhura, të kundërshtojë dhe të debatojë me klientin diku, por do ta lejojë atë të shikojë kompaninë dhe detyrën e tij nga jashtë (“me një pamje të hapur”), do ta ndihmojë klientin të shmangë vendimet e gabuara të përshkruara. në artikullin në lëvizjen e tij drejt përmirësimit.

1 “Për çdo produkt ekzistues, do të zhvillohet i njëjti analog, i integruar me zgjidhjet SAP. Kjo do të trajtohet nga një divizion i veçantë në kompaninë tonë. Prandaj, mund të themi se po hyjmë në një segment të ri tregu në shkallë globale - klientët e SAP do të bëhen klientët tanë.” Nga një intervistë me Bernard Fisher, President i Casewise.

Ne shikuam konceptet themelore të proceseve të biznesit. Në këtë pjesë do të shikojmë modelimin e proceseve të biznesit dhe do të japim një shembull të modelimit.

Modelimi i procesit të biznesit

Modelimi është procesi i studimit të aktiviteteve të një organizate për të ndërtuar një përshkrim të formalizuar (grafik, tabelor, tekst) të proceseve të biznesit të organizatës.

• intervistimi;
• punë me legjislacionin, dokumentet e organizimit;
• metodat e stuhisë së ideve, etj.

Procesi i modelimit të procesit të biznesit është unik brenda një organizate. Para fillimit të punës, rekomandohet të sqarohet ekzistenca dhe përmbajtja e këtij procesi në organizatë.

Më poshtë do të shikojmë një shembull të një algoritmi të modelimit të procesit të biznesit. Pra, për të modeluar një proces biznesi ju duhet:

1. Përcaktoni rezultatin dhe pronarin e procesit të biznesit.
2. Përcaktoni grupin dhe rendin e veprimeve që përbëjnë procesin e biznesit.
3. Përcaktoni ekzekutuesit e procesit të biznesit: në këtë hap, është e nevojshme të ndahen fushat e përgjegjësisë, të identifikohen punonjësit e cilit departament janë përgjegjës për kryerjen e veprimeve të procesit dhe të lidhen ekzekutuesit me veprimet.
4. Përcaktoni ngjarjet e procesit të biznesit. Përcaktoni llojet e ngjarjeve: fillestare, përfundimtare, të ndërmjetme. Lidhni ngjarjet e ndërmjetme me veprimet.
5. Përcaktoni burimet: dokumentet, informacionet, etj. të konsumuara nga veprimet e procesit të biznesit. Lidhni burimet me veprimet.

Një diagram që ilustron algoritmin e modelimit është paraqitur në figurën më poshtë:

Pas përfundimit të algoritmit, rekomandohet të kryhet një analizë "çka-nëse". Shembull: çfarë do të ndodhë nëse hyrja e veprimit përmban një dokument që përmban gabime; çfarë ndodh nëse menaxheri miratues e refuzon dokumentin. Ekzistojnë dy mënyra për të marrë parasysh rezultatet e analizës:

• plotësoni modelin ekzistues me degë;
• parashikojnë veçmas veprimet e procesit “alternativ”.

Nëse në mënyrë të qartë nuk mund të propozojmë një veprim procesi degë/alternativ, ne regjistrojmë kushtin alternativ në listën "pyetje të hapura". Rekomandohet që kjo listë t'u jepet më pas ekspertëve të lëndës dhe pronarit të procesit.

Nuk rekomandohet të analizohen të gjitha rastet e mundshme dhe të pamundura të procesit. Situatat që nuk mbulohen nga procesi zakonisht trajtohen nga drejtuesi funksional i departamentit (në fushën e përgjegjësisë së të cilit u krijua situata).

Për të kapur proceset e biznesit në formë grafike, përdoret një sistem simbolesh për elementet (shënimi). Shënimet më të famshme: SADT/IDEF0, IDEF3, DFD, BPMN, ARIS, UML. Një rishikim dhe analizë krahasuese e shënimit është përtej qëllimit të këtij neni; Të interesuarit në internet mund të gjejnë shumë artikuj mbi temën e krahasimit të shënimeve, për shembull "IDEF vs ARIS".

Shembull i një përshkrimi të procesit të biznesit

Le të japim një shembull të një përshkrimi të procesit të biznesit. Si shembull, le të marrim procesin e dhënies së lejes pa pagesë. Le të shqyrtojmë rendin dhe rrjedhën e dokumentit që lind gjatë procesit të mësipërm. Metoda e mbledhjes së informacionit: Legjislacioni rus si material paraprak përpara intervistave me ekspertët e lëndës dhe pronarin e procesit. Shënimi i përshkrimit: ARIS eEPC.

1. Mbledhja e materialit burimor.

1.1 Sigurimi i pushimit rregullohet nga Kodi i Punës (kur mblidhni materiale, është e nevojshme të mbështeteni në botimin e fundit, në momentin e shkrimit - i ndryshuar më 30 dhjetor 2015 Nr. 434-FZ), Neni 128 Pushimi pa paguaj

Për arsye familjare dhe arsye të tjera të vlefshme, punëmarrësit, me kërkesën e tij me shkrim, mund t'i jepet pushim pa pagesë, kohëzgjatja e të cilit përcaktohet me marrëveshje ndërmjet punëmarrësit dhe punëdhënësit.

Punëdhënësi është i detyruar, në bazë të kërkesës me shkrim të punëmarrësit, të sigurojë leje pa pagesë:

• pjesëmarrësit e Luftës së Madhe Patriotike - deri në 35 ditë kalendarike në vit;
• për pensionistët e pleqërisë që punojnë (sipas moshës) - deri në 14 ditë kalendarike në vit;
• prindërit dhe gratë (burrat) e personelit ushtarak, punonjësit e organeve të punëve të brendshme, shërbimi federal i zjarrfikësve, autoritetet për kontrollin e qarkullimit të drogave narkotike dhe substancave psikotrope, autoritetet doganore, punonjësit e institucioneve dhe organeve të sistemit penitenciar, të cilët kanë vdekur ose vdiq si rezultat i lëndimit, tronditjes ose dëmtimit të marrë gjatë kryerjes së detyrave të shërbimit ushtarak (shërbimit), ose si rezultat i një sëmundjeje të lidhur me shërbimin (shërbimin) ushtarak - deri në 14 ditë kalendarike në vit;
• për personat me aftësi të kufizuara të punës - deri në 60 ditë kalendarike në vit;
• punonjësit në rastet e lindjes së një fëmije, regjistrimin e martesës, vdekjen e të afërmve - deri në pesë ditë kalendarike;

në raste të tjera të parashikuara nga ky Kod, ligje të tjera federale ose një marrëveshje kolektive.

1.2. Rrjedha e dokumenteve gjatë regjistrimit të pushimeve rregullohet me Rezolutën e Komitetit Shtetëror të Statistikave të Federatës Ruse të datës 05 janar 2004 N 1 "Për miratimin e formave të unifikuara të dokumentacionit parësor të kontabilitetit për regjistrimin e punës dhe pagesën e saj", seksioni "Urdhër (udhëzim) mbi duke i dhënë leje një punonjësi”.

Ato përdoren për regjistrimin dhe kontabilizimin e pushimeve të dhëna punonjësit(ve) në përputhje me ligjin, marrëveshjen kolektive, rregulloret lokale të organizatës dhe kontratën e punës.

Ato hartohen nga një punonjës i shërbimit të personelit ose një person i autorizuar prej tij, nënshkruhen nga drejtuesi i organizatës ose një person i autorizuar prej tij dhe i njoftohen punonjësit kundër nënshkrimit. Bazuar në urdhrin (udhëzimin) për dhënien e lejes, notat bëhen në kartën personale (formulari N T-2 ose N T-2GS(MS)), llogaria personale (formulari N T-54 ose N T-54a) dhe pagat. llogariten, për shkak të pushimeve, sipas Formularit N T-60 “Shënim-llogaritje për dhënien e pushimeve punonjësit”.

Ne paraqesim të dhënat e nevojshme për modelimin e procesit të biznesit (ne veprojmë sipas skemës së përshkruar më parë):

1. Rezultati i procesit të biznesit- dokumente të hartuara në përputhje me legjislacionin e Federatës Ruse dhe standardet e organizatës.

2. Pronari i procesit të biznesit: Shefi i HR. Si të përcaktohet pronari? Pronari është një punonjës që ka burimet për të kryer procesin e biznesit (në këtë rast, burimet janë punonjës të BNJ) dhe është përgjegjës për rezultatin e procesit të biznesit.

3. Rekrutimi dhe procedura:

shkrimi i një aplikacioni -> hartimi i një urdhri -> -> –> .

Nuk ka llogaritje të listës së pagave në sekuencën e veprimeve, sepse Neni i Kodit të Punës, sipas të cilit jepet leja, është Pushimi pa pagesë.

4. Zbatuesit e proceseve të biznesit.. Për të dhënë informacion më të qartë, ne paraqesim sekuencën e hapave dhe interpretuesve në tabelë:

5.Ngjarjet. Le të plotësojmë tabelën e mësipërme me informacione rreth ngjarjeve:

6. Burimet, dokumentet dhe informacionet. Në këtë shembull, ne nuk marrim parasysh burimet si koha, materialet dhe pajisjet e interpretuesve, sepse Ne kujdesemi për dokumentet e hartuara në përputhje me legjislacionin e Federatës Ruse dhe standardet e organizatës (shiko rezultatet e procesit). Duhet të analizojmë se cilat dokumente marrin pjesë në proces. Le të shtojmë informacion në tabelën ekzistuese:

7. Le të kryejmë analiza "po sikur".

• Po nëse aplikacioni përmban gabime (duke filluar nga gabimet gramatikore deri te detajet e pasakta)? Iniciatorit të aplikimit nuk i kërkohet të ketë kualifikime të mjaftueshme për të plotësuar aplikacionin në mënyrë korrekte (por duhet të jetë në gjendje të kryejë me kompetencë detyrat e tij të menjëhershme). Për të eliminuar rastin e plotësimit të gabuar të një aplikacioni, ne do të shtojmë në procesin kryesor veprimin e kontrollit të aplikacionit, sepse Është e rëndësishme për ne që të parandalojmë praninë e një dokumenti të gabuar në proces.
• Po nëse urdhri i pushimeve nuk është shkruar saktë? Sepse Meqenëse përgjegjësitë e një specialisti të burimeve njerëzore përfshijnë hartimin e dokumenteve të personelit, supozojmë se në një numër të madh rastesh urdhri është hartuar saktë. Kjo nuk zëvendëson verifikimin e kualifikimeve të një specialisti të shërbimit të personelit (proceset e punësimit dhe certifikimit) dhe verifikimin periodik të dokumenteve (procesi i auditimit të dokumenteve të personelit).
• Po nëse menaxheri nuk e nënshkruan urdhrin dhe iniciatori:
  • ka të drejtë të largohet, në përputhje me nenin 128 të Kodit të Punës. Ne do ta shkruajmë këtë pyetje në pyetje të hapura për këtë proces dhe do t'ia bëjmë pronarit të procesit kur të bien dakord për procesin. Pronari i Procesit mban përgjegjësi të plotë për ekzekutimin e procesit është ai që përcakton rregullat për kryerjen e punës në departamentin që i është besuar;
  • nuk ka të drejtë largimi, sipas nenit 128 të Kodit të Punës. Ne gjithashtu do ta shkruajmë këtë pyetje në pyetje të hapura.

• Po nëse iniciatori refuzon të nënshkruajë urdhrin (për shembull, rrethanat në të cilat ai mori lejen kanë ndryshuar)? Ne e ndalojmë procesin.
• Po nëse shënimet në dokumentet e personelit T-2 dhe T-54a janë të pasakta? Kjo pyetje është e ngjashme me pyetjen e diskutuar në paragrafin 3.2.

Le të plotësojmë tabelën ekzistuese me informacionin e marrë. Në fakt, ne morëm një përshkrim paraprak të procesit në formë tabelare:

Pyetje të hapura

• Po sikur drejtuesi i iniciatorit të refuzojë të nënshkruajë urdhrin e pushimit dhe iniciatori ka të drejtë të largohet, sipas nenit 128 të Kodit të Punës
• Po sikur drejtuesi i iniciatorit të refuzonte të nënshkruante urdhrin e pushimit dhe iniciatori nuk ka të drejtë të largohet, sipas nenit 128 të Kodit të Punës

Një përcaktim i shkurtër i elementeve të shënimit ARIS eEPC jepet në tabelën më poshtë (jo të gjithë elementët e shënimit janë përshkruar, por ato të përdorura. Përcaktimi grafik i elementeve është marrë nga paketa MS Visio):

Një diagram që tregon ndërveprimin e elementeve është paraqitur më poshtë:

Paraqitja grafike e procesit të ofruar është si më poshtë:

Shfaqja grafike dhe tabela e procesit janë subjekt i miratimit nga ekspertët dhe Pronari i Procesit. Një analist i procesit të biznesit shpesh nuk mund të dijë të gjitha ndërlikimet e domenit në shqyrtim, kështu që rekomandohet që gjithmonë të koordinojnë modelet e tyre me ekspertët e domenit dhe pronarin e procesit.

Në vend të një përfundimi

Pasi shkrova artikullin, por para botimit të tij, pata rastin të bisedoja me një mik të mirë, i shpjegova temën dhe thelbin e artikullit. Një i njohur bëri disa pyetje interesante, vendosa të publikoj bisedën tonë, mendoj se biseda jonë do të jetë interesante për lexuesit:

- Nuk kam dyshim se keni shkruar një artikull interesant. Por pse vështirësi të tilla? Pse nevojiten proceset e biznesit, a është vërtet e pamundur pa to?

- Shikoni, proceset e biznesit reduktojnë ndryshueshmërinë e rezultateve duke standardizuar operacionet. Ndryshueshmëria nënkupton reduktimin e përhapjes së variacioneve të pranueshme në rezultatin e një procesi. Përshkrova një shembull të thjeshtë, proceset e biznesit zbatohen jo vetëm për çështjet e personelit, por edhe për aktivitetet e organizatës. Imagjinoni që një organizatë e specializuar në furnizimin e pjesëve rezervë do të prodhojë pjesë me nivele të ndryshme cilësie (kujtojmë se cilësia është përputhshmëri me karakteristikat e produktit). Më pas do të vendosen autopjesë në makina dhe do të marrim... Produktet AvtoVAZ. Produktet AvtoVAZ gjejnë blerësit e tyre, por së fundmi ne preferojmë makina të montimit me cilësi të lartë.

- Mendoj se gjithçka ka të bëjë me interpretuesit. Mjafton të gjejmë interpretues kompetentë dhe do të marrim një rezultat të mirë. Si në shembullin tuaj, ju duhet të gjeni një oficer kompetent të personelit, kjo është e gjitha.

- Interpretuesit e mirë tashmë janë të pajisur me punë, puna e tyre është e shtrenjtë. Ju nuk mendoni për optimizimin e shpenzimeve të organizatës, punësimin e specialistëve të zgjuar dhe sigurimin e specialistëve me mbështetje metodologjike. Një faktor tjetër është shkallëzimi i punës. Le të imagjinojmë që organizata jonë ka 2000 punonjës. Në këtë rast, ne do të kemi disa specialistë të burimeve njerëzore dhe ata do të kenë përvojë të ndryshme. Detyra jonë në këtë rast është të ofrojmë një mjet për trajnimin, zbatimin e operacioneve dhe kontrollin e operacioneve nga drejtuesi i departamentit.

- Edhe nëse janë 2000 njerëz dhe edhe nëse ekspertët gabojnë. Cili është çmimi i një gabimi - dokumentet e personelit të ekzekutuar gabimisht, këto copa letre.

- Së pari, dhashë një shembull të një procesi biznesi. Proceset e biznesit mund të mbulojnë një sërë aktivitetesh të një ndërmarrjeje, qofshin ato financa apo prodhimi. Së dyti, edhe dokumentet e personelit të ekzekutuar gabimisht mund të çojnë në gjoba për organizatën nga autoritetet rregullatore.

Faleminderit lexuesve që arritën deri këtu. Mund të thuhet shumë më tepër: flasim për mjetet e përdorura për të përshkruar proceset e biznesit, prekni shënimet në mënyrë më të detajuar... Por kjo është e gjitha një vazhdim i hyrjes në proceset e biznesit.

Evgeniy Ponomarev

Udhëzimet

E para është të formulohet me saktësi emri i procesit që përshkruhet, i cili duhet të jetë i kuptueshëm dhe të pasqyrojë thelbin e përgjithshëm të sekuencës së veprimeve që përbëjnë procesin. Për shembull, në vend të "Dorëzimit të një aplikacioni për prodhim dhe monitorimit të ekzekutimit të tij", mjafton të emërtoni procesin "Kontrolli i produktit". funksionet e nënprocesit dhe përcaktojnë sekuencën e ekzekutimit të tyre. Me një ndarje të tillë, procesi i përshkruar do të jetë një proces i nivelit të lartë. Niveli i detajeve në procesin e nivelit të lartë mund të ndryshojë, por duhet të jetë i mjaftueshëm për t'u kuptuar nga audienca që do të përdorë përshkrimin tuaj.

Ka disa mënyra për të përshkruar një proces biznesi. Më e popullarizuara prej tyre është grafike, e përdorur, e bërë në shënime të ndryshme (shënimi është një grup simbolesh për të treguar diçka).
Llojet më të zakonshme të shënimeve për përshkrimin e proceseve të biznesit janë IDEF0, BPMN, EPC (ARIS), etj.
Si shembull, le të shohim një diagram të bërë në BPMN (Business Process Modeling Notation) duke përdorur mjetin CASE PowerDesigner (Fig. 1). Elementet kryesore në diagram janë:
1. "Proces" (funksion) - një drejtkëndësh i rrumbullakosur në qoshe;
2. "Tranzicioni" - një shigjetë që lidh proceset;
3. "Zgjidhja" - një diamant që përmban një pyetje që mund të përgjigjet vetëm "Po" ose "Jo";
4. Kushtet - shprehje teksti sipas të cilave ndodh një kalim nga një funksion në një tjetër. Kushtet janë gjithmonë të mbyllura në kllapa katrore. Ndonjëherë është e dobishme të ndani tuajat në "Gjurmë" - seksione vertikale ose horizontale që tregojnë ndarjet e ndërmarrjes ose punonjësit përgjegjës për kryerjen e një funksioni të caktuar. Në këtë rast, ky funksion duhet të vendoset brenda seksionit të tij. Përveç elementeve të listuara, ai mund të përmbajë gjithashtu një listë të të dhënave që janë hyrëse ose dalëse për procesin, si dhe lidhje me rregullat ose rregulloret sipas të cilave kryhet një funksion i caktuar. Një shembull i një përshkrimi të procesit të biznesit "Kontrolli i prodhimit të produktit" është paraqitur në Fig. 1. Është e lehtë të shihet se ky diagram është shumë i ngjashëm me diagramin e rrjedhës së algoritmit për zgjidhjen e problemit.

Një përshkrim grafik i një procesi mund të plotësohet gjithashtu me një përshkrim teksti të funksioneve-nënproceseve të tij në formën e një tabele që përmban kolonat e mëposhtme: emri i procesit, departamenti (pronari i procesit), përshkrimi i procesit, rezultati i ekzekutimit të procesit. Një shembull i një përshkrimi të tillë është paraqitur në Fig. 2. Nëse pritet optimizim i mëtejshëm i procesit të biznesit të përshkruar, atëherë në tabelë mund të shtohet një kolonë tjetër që përshkruan vështirësitë ose mangësitë e funksioneve-nënproceseve të kryera aktualisht.

Këshilla të dobishme

Përmbajuni gjithmonë rregullave të shënimit grafik të zgjedhur për përshkrimin e proceseve të biznesit.

Burimet:

• M. Rybakov. Optimizimi i proceseve të biznesit.
• si të krijoni një proces biznesi

Procesi si fenomen është një ndryshim cilësor që ndodh me objektin e vëzhgimit gjatë një farë kohe. Prandaj, edhe para fillimit të përshkrimit, duhet të tregoni objektin dhe periudhën kohore të vëzhgimit.

Udhëzimet

Së pari, duhet të përshkruani thelbin e procesit, me fjalë të tjera, ndryshimin cilësor që vëzhgoni. Për shembull, ai mori zjarr, u dogj, u shua (thelbi i ngjarjes është procesi i djegies). Ndryshimi mund të jetë i dukshëm nga jashtë (një ndeshje e tërë është kthyer në një shufër), struktura e objektit, sistemi i lidhjeve mund të ndryshojnë, në varësi të asaj që saktësisht po gjurmoni. Në çdo rast, kur përshkruani ndryshimin, do t'ju duhet të tregoni gjithashtu kohën dhe shpejtësinë (për shembull, ndeshja u dogj për 20 sekonda, shpejtësia e karbonit ishte 2 milimetra në sekondë). Ndonjëherë kësaj i shtohet një karakteristikë e procesit si "ciklikiteti" (ndryshimi që vëzhgoni ndodh një herë ose periodikisht).

Pasi kanë treguar thelbin e ndryshimit, ata zakonisht vazhdojnë ta përshkruajnë procesin si një sekuencë "gjendjesh" për këtë qëllim, zakonisht gjatë gjithë kohës së vëzhgimit