Administratori i zyrës: përgjegjësitë dhe tendencat në zhvillimin e profesionit. Përshkrimi i punës së një mostre administratori Çfarë duhet të dijë një administrator i zyrës

Departamenti i Kontabilitetit dhe Raportimit për çështjet e paraqitjes së: § konkluzioneve për respektimin e limiteve për furnizimin e burimeve materiale dhe shpenzimet e tyre në sektorët strukturorë të Shoqërisë për qëllimin e synuar; § propozime për shitjen e pajisjeve të tepërta, etj.; § të dhëna kontabël për lëvizjen e burimeve materiale në magazinat e Shoqërisë; § vlerësimet e kostos për mirëmbajtjen e ndërtesave dhe ambienteve në të cilat ndodhen seksionet strukturore të Kompanisë, duke përfshirë pajisjet (ashensorët, ndriçimin, ngrohjen, sistemet e ventilimit, etj.); § vlerësimet e kostos për blerjen e mobiljeve, materialeve shtëpiake, pajisjeve, inventarit etj. § vendosi raportim. 6.6. Departamenti Ligjor për marrjen e: § konsultimeve për çështje ligjore; § sqarime të legjislacionit aktual; § konkluzione mbi përputhshmërinë e dokumenteve të paraqitura për shqyrtim ligjor me legjislacionin aktual. 6.7.

Përshkrimi i punës së administratorit

Administratori i zyrës duhet të dijë: -etikën e marrëdhënieve në grupin e punës; - standardet e punës në zyrë; -vendndodhja e ambienteve të zyrës; -parimet e planifikimit dhe projektimit të ambienteve të zyrës; -rregullat dhe metodat e organizimit të punës në zyrë; -fusha e veprimtarisë së punonjësve të zyrës; -parimet e organizimit të furnizimeve të zyrës; -bazat e estetikës, etikës dhe psikologjisë sociale; - rregulloret e brendshme të punës; -bazat e legjislacionit të punës; -Kërkesat ligjore për kontratat e biznesit dhe procedura e lidhjes së tyre; -pajisjet teknike të zyrës; -rregullat e përdorimit të pajisjeve të zyrës; -parimet e marrëdhënieve me administratën (komandantin) e ndërtesës në të cilën ndodhen ambientet e zyrës; - rregullat dhe rregulloret për mbrojtjen e punës; - rregulloret e sigurisë, mbrojtjes nga zjarri dhe higjienës industriale. 2.

Përshkrimi i punës së administratorit

Kryen detyra zyrtare individuale nga eprori i tij i drejtpërdrejtë. 16. Përgatit zyrën për mbyllje (fik ndriçimin dhe pajisjet e zyrës, aktivizon sistemet e alarmit të sigurisë etj.).

III. Të drejtat Administratori i zyrës ka të drejtë: 1. Të administrojë në mënyrë të pavarur dhe nën përgjegjësinë e tij fondet e akorduara për t'i pajisur zyrën me artikujt e nevojshëm të inventarit. 2. Paraqit propozimet për përmirësimin e punës së zyrës dhe ndërmarrjes në tërësi për shqyrtim nga drejtuesi i ndërmarrjes.

Njihuni me dokumentet që përcaktojnë të drejtat dhe përgjegjësitë e tij për pozicionin e tij, kriteret për vlerësimin e cilësisë së kryerjes së detyrave zyrtare. 4. Nënshkruani dhe miratoni dokumentet brenda kompetencës suaj.

5.
Unë miratoj…………………………………………………………………………….(emri i organizatës) ………………………………………… …….(pozicioni) ……………………………………………………………(emri i plotë) “…..” ……………………. 20….. g. ………………………………………………………………………………………………………..(emri, ndërmarrja, organizata) 1. Dispozitat e përgjithshme 1.1 . Administratori punësohet dhe shkarkohet me urdhër të drejtorit të ndërmarrjes.
1.2.

Kujdes

Në detyrën e administratorit emërohet personi që ka arsim të mesëm profesional pa kërkesa për përvojë pune ose arsim profesional fillor dhe përvojë pune në specialitetin së paku ……………. vjet. 1.3. The administrator reports directly to ………………………………………………………………………………………………………… (director of the enterprise / drejtuesi i njësisë strukturore / zyrtari tjetër) 1.4.

Përshkrimi i punës së administratorit të katit të shitjeve

Siguron mirëmbajtjen dhe funksionimin e duhur të ambienteve të zyrës në përputhje me rregullat dhe rregulloret e higjienës industriale dhe mbrojtjes nga zjarri. 9. Organizon porositjen e biletave ajrore dhe hekurudhore për punonjësit e zyrës, mjetet e dërgimit.

10. Organizon dokumentet e zyrës, marrjen e telefonatave hyrëse dhe menaxhimin e telefonatave dalëse. 11. Organizon shërbim efektiv dhe kulturor për vizitorët, siguron krijimin e kushteve komode për ta, i këshillon për çështje administrative, siguron informacione dhe materiale të tjera (kartëvizita, lista çmimesh, libreza etj.). 12. Përgatit bazën materiale dhe teknike për zhvillimin e negociatave komplekse me partnerë, klientë dhe kategori të tjera vizitorësh. 13. Mban shënime për vizitorët. 14. Merr masa për parandalimin dhe eliminimin e situatave konfliktuale. 15.

Përshkrimet e Punës

Administratori duhet të dijë: - rezolutat, urdhrat, urdhrat, dokumentet e tjera drejtuese dhe rregullatore të organeve më të larta dhe të tjera që kanë të bëjnë me punën e ndërmarrjes, - strukturën e menaxhimit të ndërmarrjes, të drejtat dhe përgjegjësitë e punonjësve, orarin e tyre të punës; dhe metodat e organizimit të procesit të shërbimit të vizitorëve - bazat e marketingut dhe të reklamimit - bazat e estetikës dhe të psikologjisë; ekonomia, organizimi dhe menaxhimi i punës - legjislacioni i punës dhe mbrojtjes së punës - rregullat e brendshme të punës; 1.5.
Ju mund ta shkarkoni falas përshkrimin e punës së administratorit të zyrës. Përgjegjësitë e punës së administratorit të zyrës I miratoj (Mbiemri, inicialet) (emri i organizatës, forma e saj organizative dhe ligjore) (drejtor; person tjetër i autorizuar për të miratuar përshkrimin e punës) 00.00.201_g. m.p. PËRSHKRIMI I PUNËS SË ADMINISTRATORIT ZYRËS (emri i institucionit) 00.00.201_g. Nr. 00 1. Dispozitat e përgjithshme 1.1 Ky përshkrim i punës përcakton përgjegjësitë, të drejtat dhe përgjegjësitë e punës së administratorit të zyrës (në tekstin e mëtejmë “ndërmarrja”).
Emri i institucionit 1.2 Për pozitën e administratorit të zyrës punësohet një person me arsim profesional (të lartë; të mesëm) dhe përvojë në punë ekonomike dhe administrative prej së paku (1 vit; 2 vjet; 3 vjet). 1.3. Administratori i zyrës emërohet në detyrë dhe shkarkohet me urdhër të drejtuesit të organizatës.

Përshkrimi i punës për Administratorin e Zyrës

Informacion

Konsultohet me vizitorët për çështje që lidhen me shërbimet e ofruara. 4. Merr masa për parandalimin dhe eliminimin e situatave konfliktuale.

Siguron pastërti dhe rregull në ambientet dhe zonën ngjitur me të ose ndërtesën. 8. Monitoron respektimin nga punonjësit vartës me disiplinën e punës dhe të prodhimit, rregullat dhe rregulloret e mbrojtjes së punës, sanitare industriale dhe kërkesat higjienike.

9. Informon menaxhmentin për mangësitë ekzistuese në shërbimin e vizitorëve dhe masat e marra për eliminimin e tyre. 10.
Përgjegjësia Administratori është përgjegjës: - për pasojat e vendimeve të marra prej tij që shkojnë përtej kufijve të kompetencave të tij të përcaktuara nga legjislacioni aktual i Federatës Ruse, statuti i ndërmarrjes dhe aktet e tjera rregullatore ligjore; (përmbushja e pahijshme) e detyrave të tij zyrtare të parashikuara nga këto udhëzime, brenda kufijve të përcaktuar nga legjislacioni aktual i punës i Federatës Ruse - për kryerjen e një vepre penale në procesin e kryerjes së aktiviteteve të tyre - brenda kufijve të përcaktuar nga administrata aktuale; legjislacioni penal dhe civil i Federatës Ruse - për shkaktimin e dëmit material dhe dëmtimit të reputacionit afarist të ndërmarrjes - brenda kufijve të përcaktuar nga legjislacioni aktual i punës, penal dhe civil i Federatës Ruse. 5. Kushtet e punës 5.1.
Në kuadër të kompetencës suaj, informoni mbikëqyrësin tuaj të menjëhershëm për të gjitha mangësitë e identifikuara gjatë aktiviteteve tuaja dhe bëni propozime për eliminimin e tyre. 4. Kërkoni personalisht ose në emër të menaxhmentit të organizatës nga divizionet e ndërmarrjes dhe specialistë të tjerë informacione dhe dokumente të nevojshme për të përmbushur detyrat e tij zyrtare. 5. Përfshini specialistë nga të gjitha divizionet strukturore (individuale) në zgjidhjen e detyrave që i janë caktuar (nëse kjo parashikohet nga rregulloret për ndarjet strukturore, nëse jo, atëherë me lejen e drejtuesit të ndërmarrjes). 6. Kërkojnë që menaxhmenti i ndërmarrjes të ofrojë ndihmë në kryerjen e të drejtave dhe detyrave të tyre zyrtare. IV. Përgjegjësia Administratori është përgjegjës: 1.
Ndër përgjegjësitë e një menaxheri zyre mund të jetë puna me shërbimet komunale dhe përfaqësuesit e organizatave që shërbejnë pajisje zyre. Dallimi kryesor dhe domethënës midis një menaxheri zyre dhe një administratori zyre është autoriteti drejtues - administratori, si rregull, nuk menaxhon punonjësit e zyrës, por është thjesht një prej tyre dhe e kryen punën e tij në bashkëpunim me stafin e zyrës. Një menaxher zyre dhe një administrator zyre duhet të kenë cilësi të tilla personale si aftësitë e komunikimit, energjia, aftësia për të shprehur mendimet e veta qartë dhe qartë, besimi, aftësia për të bindur, aftësia për t'u vetëorganizuar (për një administrator) dhe aftësia për të menaxhon një ekip (për një drejtues), njohuri të një gjuhe të huaj etj. I. Dispozita të përgjithshme 1. Administratori i zyrës i përket kategorisë së specialistëve. 2.

Përshkrimi i punës së administratorit të një ndërtese tregtare administrative

Administratori duhet të dijë: § rezolutat, urdhrat, urdhrat, dokumentet e tjera drejtuese dhe rregullatore të autoriteteve më të larta në lidhje me punën e Shoqërisë; § Struktura e menaxhimit, të drejtat dhe përgjegjësitë e punonjësve dhe orari i punës së tyre § rregullat dhe metodat për organizimin e shërbimeve të vizitorëve; § llojet e shërbimeve të ofruara § bazat e ekonomisë, organizimit dhe menaxhimit të punës; § bazat e organizimit të marketingut dhe reklamave; § faqosja dhe rendi i dekorimit të ambienteve; § bazat e estetikës dhe psikologjisë sociale; § legjislacioni i punës § rregullat dhe rregulloret për mbrojtjen e punës. 1.6. Në veprimtarinë e tij, Administratori udhëhiqet nga: — Statuti i Shoqërisë; — Urdhrat, udhëzimet e menaxhmentit të Kompanisë; - rregulloret e brendshme të punës të kompanisë; — Ky përshkrim i punës.

1. Dispozitat e përgjithshme

specialistët

Administratori i zyrës emërohet dhe shkarkohet sipas procedurës së përcaktuar nga legjislacioni aktual i punës me urdhër të drejtorit të agjencisë së udhëtimit.

1. administrator zyre

3.1 Dokumentet e jashtme:

3.2 Dokumentet e brendshme:

Statuti i një agjencie udhëtimi, Urdhrat dhe udhëzimet e drejtorit të një agjencie udhëtimi; Rregullore për agjencinë e udhëtimit, Përshkrimi i punësadministrator zyre

1. Përgjegjësitë e punës administrator zyre

Administratori i zyrës kryen këto detyra:

4.1 Siguron që zyra të jetë e përgatitur për ditën e punës (çaktivizimi i sistemit të alarmit të sigurisë, lidhja e pajisjeve të zyrës dhe përgatitja e saj për funksionim, sigurimi i zyrës me materiale shkrimi dhe materiale harxhuese).

4.2 Përgatit vlerësimet për logjistikën e zyrës.

4.3 Harton dokumentet e nevojshme për lidhjen e kontratave për furnizimin e artikujve shkrimi, materialeve harxhuese dhe inventarit të nevojshëm për funksionimin e zyrës, mirëmbajtjen dhe riparimin e pajisjeve të zyrës, si dhe shërbime të tjera.

4.4 Monitoron projektimin e ambienteve, monitoron përgatitjen dhe lëshimin e materialeve reklamuese dhe të tjera informative në zyrë të destinuara për shpërndarje tek klientët.

4.5 Siguron pastërti dhe rregull në ambientet e zyrës.

4.6 Monitoron funksionimin e duhur të pajisjeve të zyrës dhe përdorimin racional të artikujve dhe materialeve harxhuese në zyrë.

4.7 Vendos kontakte me shërbimet operative dhe organizatat komunale për të siguruar burime në ambientet e zyrës, për të kryer riparime dhe punë të tjera.

4.8 Siguron mirëmbajtjen dhe funksionimin e duhur të ambienteve të zyrës në përputhje me rregullat dhe rregulloret e higjienës industriale dhe mbrojtjes nga zjarri.

4.9.Organizon porositjen e biletave ajrore dhe hekurudhore për punonjësit e zyrës, dërgimin e mjeteve.

4.11.Organizon shërbim efektiv dhe kulturor për vizitorët, siguron krijimin e kushteve komode për ta, i këshillon ata për çështje administrative, ofron informacione dhe materiale të tjera (kartelat e biznesit, listat e çmimeve, libreza, etj.).

4.12 Përgatit bazën materiale dhe teknike për zhvillimin e negociatave komplekse me partnerët, klientët dhe kategoritë e tjera të vizitorëve, mban evidencën e vizitorëve;

4.14. Merr masa për parandalimin dhe eliminimin e situatave konfliktuale.

4.15.Të kryejë detyra zyrtare individuale nga mbikëqyrësi i tij i drejtpërdrejtë.

4.16.Përgatit zyrën për mbyllje (fik ndriçimin dhe pajisjet e zyrës, aktivizon sistemet e alarmit të sigurisë etj.).

Administratori i zyrës

1. Dispozitat e përgjithshme

Ky përshkrim i punës përcakton detyrat funksionale, të drejtat dhe përgjegjësitë e administratorit të zyrës.

Administratori i zyrës i përket kategorisë specialistët

Administratori i zyrës emërohet dhe shkarkohet sipas procedurës së përcaktuar nga legjislacioni aktual i punës me urdhër të drejtorit të ndërmarrjes.

Marrëdhëniet sipas pozicionit:

1. Kërkesat e kualifikimit për një administrator zyre:

1. Dokumentet që rregullojnë aktivitetet administrator zyre

3.1 Dokumentet e jashtme:

Aktet legjislative dhe rregullatore në lidhje me punën e kryer.

3.2 Dokumentet e brendshme:

Statuti i ndërmarrjes, Urdhrat dhe udhëzimet e drejtorit të ndërmarrjes; Rregulloret mbiorganizative dhe analitikedepartamenti, përshkrimi i punësadministrator zyre, Rregulloret e brendshme të punës.

1. Përgjegjësitë e punës administrator zyre

Administratori i zyrës:

4.1. Siguron përgatitjen e zyrës për ditën e punës (çaktivizimi i sistemit të alarmit të sigurisë, lidhja e pajisjeve të zyrës dhe përgatitja e tyre për përdorim, pajisja e zyrës me kancelari dhe materiale harxhuese).

4.2. Përgatit vlerësimet për logjistikën e zyrës.

4.3. Harton dokumentet e nevojshme për lidhjen e kontratave për: furnizimin me kancelari, materiale harxhuese dhe artikuj të tjerë të inventarit të nevojshëm për funksionimin e zyrës; mirëmbajtjen dhe riparimin e pajisjeve të zyrës; shërbime të tjera.

4.4. Monitoron projektimin e ambienteve, monitoron përgatitjen dhe lëshimin e materialeve reklamuese dhe të tjera informative në zyrë të destinuara për shpërndarje për vizitorët.

4.5. Siguron pastërti dhe rregull në ambientet e zyrës.

4.6. Monitoron funksionimin e duhur të pajisjeve të zyrës dhe përdorimin racional të materialeve dhe materialeve konsumuese në zyrë.

4.7. Vendos kontakte me shërbimet operative dhe organizatat e shërbimeve për të siguruar burime në ambientet e zyrës, për të kryer riparime dhe punë të tjera.

4.8. Siguron mirëmbajtjen dhe funksionimin e duhur të ambienteve të zyrës në përputhje me rregullat dhe rregulloret e higjienës industriale dhe mbrojtjes nga zjarri.

4.9. Organizon porositjen e biletave ajrore dhe hekurudhore për punonjësit e zyrës, dërgimin e mjeteve.

4.10. Organizon dokumentet e zyrës, pranon thirrjet hyrëse dhe menaxhon thirrjet dalëse.

4.11. Organizon shërbim efektiv dhe kulturor për vizitorët, siguron krijimin e kushteve komode për ta, i këshillon për çështje administrative, ofron informacione dhe materiale të tjera (kartelat e biznesit, listat e çmimeve, broshurat, etj.).

4.12. Përgatit bazën materiale dhe teknike për zhvillimin e negociatave komplekse me partnerë, klientë dhe kategori të tjera vizitorësh.

4.13. Mban shënime për vizitorët.

4.14. Merr masa për të parandaluar dhe eliminuar situatat e konfliktit.

4.15. Kryen detyra zyrtare individuale nga eprori i tij i drejtpërdrejtë.

4.16. Përgatit zyrën për mbyllje (fik ndriçimin dhe pajisjet e zyrës, aktivizon sistemet e alarmit të sigurisë etj.).

1. Të drejtatadministrator zyre &n

Një menaxher zyre është një nga personeli më i nevojshëm në punën e çdo kompanie moderne. Një gamë e gjerë përgjegjësish përfshin funksionet e një specialisti organizativ dhe mbikëqyrës. Ai kombinon njëkohësisht deri në tre përfaqësues të autorizuar: sekretarin, menaxherin e furnizimit, administratorin. Përgjegjësitë e një menaxheri zyre përfshijnë kryesisht përgjegjësi të madhe dhe efikasitet të lartë.

Kërkesat për një specialist

Përshkrimi i punës së menaxherit të zyrës përfshin udhëzimet e nevojshme për punësimin dhe zbatimin e tij në të ardhmen. Gjëja e parë që duhet të ketë një aplikant për këtë pozicion është arsimimi i duhur dhe aftësitë profesionale. Punonjësi duhet të ketë një diplomë të mbarimit të arsimit të mesëm të specializuar, të lartë të paplotë ose të lartë.

Aftësitë duhet të përfshijnë njohuri për strukturën e zyrës dhe veçoritë e punës së saj. Zonimi i një dhome është një faktor i rëndësishëm në funksionalitetin. Nëse menaxheri i zyrës është i njohur me parimet e organizimit të aktiviteteve, nuk do ta ketë të vështirë të kontrollojë pozicionet individuale të punës. Personeli duhet të caktohet në vendet e tyre sipas përgjegjësive në mënyrë që punët e tjera të mos ndërpriten. Drejtuesi i zyrës duhet të dijë fushën e punës dhe shkallën e përgjegjësisë së secilit specialist.

Përgjegjësitë e administratorit të zyrës

Menaxheri është i detyruar të organizojë një prodhim sa më të rehatshëm në ambientet e zyrës. Përveç zonimit, menaxheri duhet të menaxhojë punëtorët në mënyrë që të gjitha funksionet e çdo kornize të kryhen vazhdimisht. Parimet bazë të veprimtarisë së zyrës përcaktohen nga administratori sipas pikave të mëposhtme:

• Përzgjedhja dhe vendosja e specialistëve.
• Planifikimi i strategjisë dhe taktikave në punë.
• Ndërtimi i strukturës organizative të zyrës.

Për një gjendje të qëndrueshme pune në zyrë, është e nevojshme të sigurohet që çdo person të ketë sukses në aktivitetet e tij. Rezultatet pozitive të punës realizohen me metoda të motivimit dhe menaxhimit të strategjisë së saj. Zhvillimi dhe zbatimi i qasjeve progresive për përmirësimin e cilësisë dhe rritjen e produktivitetit janë përgjegjësi e menaxherit të zyrës.

Komunikimi i biznesit në një ekip pune bazohet në moral dhe etikë profesionale. Menaxheri i zyrës është personi që jep shembullin për mirësjellje dhe respekt për punonjësit.

Kontrolli i brendshëm

Të gjitha vendimet e marra duhet të kontrollohen nga vetë administratori. Kontrolli kryhet në fushat e mëposhtme profesionale:

• Futja dhe zbatimi i rregulloreve të brendshme të punës.
• Pajtueshmëria me standardet specifike të komunikimit në kompani.
• Kontroll mbi kulturën e të folurit kur komunikoni me klientët dhe partnerët e biznesit.
• Kodi i veshjes është një pikë e rëndësishme në punën e kompanisë. Punonjësit duhet të mbajnë uniformën e duhur, e cila përcaktohet nga standardet e mjedisit të biznesit dhe kërkesat e statutit të shoqërisë.

Një menaxher zyre, përgjegjësitë e punës së të cilit përfshijnë menaxhimin e personelit dhe kontrollin e aktivitetit, duhet të zhvillojë metodologjinë dhe strukturën e tij organizative për vlerësimin e cilësisë së punës. Çdo punonjës i nënshtrohet përgjegjësisë disiplinore në rast të shkeljes së rregulloreve të punës dhe etikës së punës. Këtë përgjegjësi e mban vetë menaxheri. Një sistem masash për të parandaluar shkeljet, mënyrat për të zgjidhur konfliktet me menaxhmentin dhe punonjësit e tjerë, si dhe metodat e stimujve moralë zhvillohen nga administratori.

Përgjegjësitë e kujdestarit

Funksionet e një menaxheri mund të kryhen edhe nga një menaxher zyre. Në këtë rast, ai duhet të sigurojë personelin dhe ambientet me materialet e nevojshme harxhuese. Çdo punonjës duhet të ketë një distinktiv dhe kartëvizita në mënyrë që identiteti, emri, pozicioni dhe detajet e kontaktit të tij të mund të njihen gjithmonë dhe të adresohen saktë. Fytyra e një specialisti është fytyra e zyrës dhe e kompanisë.

Furnizimi me pajisje zyre kryhet rregullisht dhe është përgjegjësi e menaxherit të zyrës. Planet e biznesit hartohen për të ofruar mallra, duke marrë parasysh sasinë e produkteve të furnizuara për kompaninë, koston e blerjeve me shumicë dhe sistemet e zbritjes. Furnizimet e vazhdueshme të materialeve të zyrës, duke përfshirë letrën dhe materialet harxhuese për pajisjet, kryhen me përfundimin e transaksioneve me furnitorët dhe kompanitë e shërbimit me pjesëmarrjen e drejtpërdrejtë të menaxherit të zyrës. Marrja e mallrave kontrollohet nga dokumentacioni i pagesës dhe kontabilitetit. Lëshimi i artikujve dhe furnizimeve për personelin kryhet me caktimin e personave përgjegjës dhe disponueshmërinë e skemave dhe procedurave për shpërndarjen e mjeteve ekonomike.

Të gjitha pajisjet kontrollohen nga menaxheri i furnizimit, në këtë rast nga menaxheri i zyrës. Përgjegjësitë e punës përfshijnë monitorimin e gjendjes së mirë të pajisjeve teknike dhe komunikimeve. Në rast të prishjes së pajisjeve dhe makinerive, thirret një kompani shërbimi ose specialist riparimi dhe kontrollohen rezultatet e punës së tij. Një kontroll i tillë ndodh edhe kur pajisjet e reja dorëzohen në zyrë.

Inventari i pajisjeve dhe materialeve harxhuese kryhet nga drejtuesi i zyrës duke kontrolluar periodikisht disponueshmërinë dhe gjendjen teknike të pasurisë së biznesit me të dhënat kontabël.

Me përgjegjësinë e tij, menaxheri i mbështetjes ekonomike administron fondet që i akordohen zyrës për blerjen e mallrave të nevojshme për kompaninë dhe për plotësimin e nevojave teknike të ambienteve. Kujdestari organizon logjistikën për ngjarje diskutimi, konferenca dhe negociata.

Sekretari dhe detyrat e tij

Të gjitha proceset kryesore të listuara në punën e menaxherit dhe vendimet e tij duhet të vendosen zyrtarisht, dhe për këtë arsye përgjegjësitë e menaxherit të zyrës dhe sekretarit në një person përfshijnë mbështetjen e dokumentacionit për aktivitetet organizative. Çdo dokument, në varësi të qëllimit të tij, ka formën dhe strukturën e tij. Vetëm atëherë vendimi apo plani i bërë do të ketë bazë ligjore dhe do të nënkuptojë zbatimin rigoroz të të gjitha pikave. Kështu funksionon kompania në mënyrë të qartë dhe të koordinuar.

Bashkëpunimi dhe integrimi

Sekretari-menaxheri organizon takimin dhe pritjen e të ftuarve. Delegacionet dhe komisionet, partnerët, klientët janë vizitorë të rëndësishëm të kompanisë. Aktivitetet e kompanisë dhe zhvillimi i saj varen drejtpërdrejt prej tyre. Komunikimi zhvillohet në një nivel biznesi duke përdorur etikë formale miqësore pa kaluar në lidhje personale dhe ndërveprim - vetëm punë. Menaxheri i zyrës duhet të simbolizojë kulturën dhe respektin jo vetëm si përfaqësues i lartë, por edhe për kompaninë në tërësi. Marrja dhe transmetimi i informacionit të kontaktit kryhet drejtpërdrejt nga sekretari. Për të bashkëpunuar dhe zgjidhur çështje të rëndësishme të ndërveprimit, kartat e biznesit shkëmbehen, analizohen dhe ruhen në departament. Kryerja e korrespondencës së biznesit me partnerët dhe degët është përgjegjësi e menaxherit të zyrës. Ata kryejnë dërgimin elektronik dhe korrier të materialit të nevojshëm, marrjen dhe analizimin e informacionit dhe kryerjen e korrespondencës së biznesit.

Menaxher në strukturën e menaxhimit

Menaxheri në shumicën e rasteve raporton drejtpërdrejt te CEO i kompanisë dhe menaxhmenti i lartë. Përgjegjësitë dhe të drejtat përcaktohen nga eprorët, të cilët monitorojnë respektimin e tyre. Përgjegjësitë e menaxherit të zyrës për rezymenë përfshijnë një raport mbi organizimin brenda zyrës së kryer, arritjen e rezultateve të produktivitetit dhe vështirësitë e hasura në punë dhe mirëmbajtjen e aktiviteteve. Ata bëjnë propozime për përmirësimin e kushteve, çështjet ekonomike dhe afariste në lidhje me blerjen e pajisjeve dhe materialeve, kërkesat për zhvendosje, promovim, largim nga puna të punëtorëve. Dënimet disiplinore dhe shpërblimet për specialistët e dalluar paraqiten për shqyrtim.

Udhëzimet e specialistëve

Punësimi i një drejtuesi të ri shoqërohet me përgatitjen dhe pranimin e një sërë detyrash, të drejtash dhe përgjegjësish. Udhëzimet e menaxherit të zyrës përfshijnë një listë të plotë të të gjitha normave dhe rregullave të përshkruara më sipër për punën dhe organizimin, gjithashtu përfshin persona ose pozicione në varësi të administratorit.

Shkallët e karrierës

Karriera e një menaxheri është ndërtuar mbi zhvillimin e brendshëm dhe rritjen profesionale, e cila konsiston në përmirësimin e aftësive. Një ndryshim në ndikim ndodh së bashku me një rritje ose ulje të autoritetit në sytë e vartësve dhe punonjësve të tjerë. Lëvizshmëria vertikale pozitive e një pozicioni regjistrohet nga suksesi në arritjen e qëllimeve të vendosura nga kompania, aftësitë iniciative dhe komunikuese, aftësitë novatore dhe metodat efektive të punës.

Menaxheri i zyrës është një nga profesionet më të kërkuara. Një specialist efektiv duhet t'i kushtojë vëmendje të konsiderueshme burimeve njerëzore, kjo kërkesë përfshihet në përgjegjësitë e një menaxheri zyre për një rezyme. Personeli i përzgjedhur siç duhet dhe me kualifikim të lartë bazuar në cilësitë e brendshme drejtuese do të ketë një ndikim pozitiv në dinamikën e zhvillimit të kompanisë.

Për shumicën e kompanive të mëdha dhe serioze, vendosja e pozicionit të menaxherit të zyrës ka qenë prej kohësh një masë e nevojshme për funksionimin e suksesshëm. Për më tepër, shumica e kompanive që i përkasin kategorisë së bizneseve të mesme dhe të vogla sot filluan gjithnjë e më shumë ta fusin këtë njësi strukturore në stafin e tyre. Prandaj, përshkrimi i punës së një menaxheri zyre, i cili zbulon plotësisht funksionalitetin e këtij punonjësi, kohët e fundit është bërë gjithnjë e më i rëndësishëm.

Cili është funksioni i një menaxheri zyre?

Një pozicion i zyrës së menaxhimit për çdo kompani shpesh përfshin kryerjen e shumë funksioneve të ndryshme. Prandaj, si një shtesë në kontratën e punës, shpesh është e nevojshme të hartohet një dokument si për shembull përshkrimi i punës për një menaxher zyre, i cili përcakton qartë të gjitha përgjegjësitë e një punonjësi të tillë. Para së gjithash, është e nevojshme të kuptohet se kërkesat kryesore për një punonjës të tillë janë menaxhimi dhe kontrolli i ndarjes administrative të kompanisë. Pra, "zyra" nuk do të thotë një ambient specifik, por një departament i një ndërmarrjeje, specialistët e së cilës janë të angazhuar në kryerjen e funksioneve administrative dhe menaxheriale. Përshkrimi i punës së menaxherit të zyrës duhet të mbulojë të gjithë gamën e përgjegjësive mbikëqyrëse që i janë caktuar specialistit përkatës. Në veçanti, këto mund të përfshijnë funksionalitetin e mëposhtëm:

• planifikimi i aktiviteteve të punonjësve të departamentit administrativ;
• hartimi dhe zbatimi i një kulture të korporatës dhe etikës së komunikimit me palët e kompanisë midis specialistëve të kompanisë;
• organizimi dhe kontrolli mbi funksionimin e sistemit të menaxhimit të zyrës i formuar ndërmjet divizioneve të shoqërisë;
• monitorim i vazhdueshëm i disponueshmërisë së materialeve të nevojshme për funksionimin e plotë të zyrës;
• përpilimi i raporteve për menaxhment duke përdorur formularët e vendosur më parë.

Dallimi midis menaxherit të zyrës dhe administratorit

Përshkrimi i punës së një drejtuesi zyre mund të zgjerohet sipas gjykimit të drejtuesve të shoqërisë dhe të plotësohet me të gjitha detyrat e nevojshme që kërkohen të kryhen nga një specialist që zë pozicionin përkatës për funksionimin normal të njësisë administrative ekzistuese. Një dokument i tillë formohet disi ndryshe nga përshkrimi i punës së një administratori zyre. Në rastin e fundit, si rregull, specialistit duhet t'i besohen funksionet ekonomike që lidhen me organizimin e punës së njësisë. Duhet mbajtur mend se menaxheri kryen kryesisht përgjegjësitë që lidhen me menaxhimin e aktiviteteve të punonjësve.

Administratori është përgjegjës për organizimin e kushteve që lejojnë të gjithë specialistët të zbatojnë plotësisht funksionalitetin që u është caktuar.

Përgjegjësitë e një specialisti të burimeve njerëzore

Për më tepër, ekziston edhe një dokument i tillë si përshkrimi i punës së departamentit të personelit. Përgjegjësitë e përcaktuara në këtë dokument lidhen edhe me organizimin e punës së stafit. Dallimi është se punonjësi i departamentit të burimeve njerëzore është përgjegjës kryesor për punësimin e punëtorëve dhe kontrollon lëvizjet e punës së specialistëve brenda kompanisë. Organizimi i punës së punonjësve në terren nuk është përgjegjësi e tij.

Administratori i zyrës është një pozicion drejtues i përfshirë në tabelën e personelit të shumë kompanive të mëdha. Zbuloni si ndikon ai në punën e zyrës, si ndryshon nga një sekretar i zakonshëm dhe çfarë përfshijnë përgjegjësitë e tij.

Nga artikulli do të mësoni:

Një nga tendencat kryesore në punën moderne në zyrë është ritmi në rritje i automatizimit. Teknologjitë moderne mund të thjeshtojnë ndjeshëm punën e sekretarit. Shumë funksione rutinë dhe madje edhe intelektuale tani mund të kryhen duke përdorur teknologjinë kompjuterike. E vetmja gjë që makinat ende nuk kanë mësuar se si të bëjnë është të marrin pjesë aktive në menaxhimin e biznesit. Tani për tani, kompanitë e mëdha nuk mund të bëjnë pa një administrator zyre që koordinon punën e tyre dhe krijon kushte optimale për të.

Si ndryshon një administrator zyre nga një sekretar dhe një menaxher zyre?

Një pozicion i ngjashëm u shfaq në biznesin vendas relativisht kohët e fundit. Prezantimi i tij u bë një masë e nevojshme për funksionimin e suksesshëm të shumicës së kompanive të mëdha. Si rregull, kur hapet një vend vakant për një administrator zyre, specifikohen të njëjtat kërkesa si për aplikantët për pozicionin e menaxherit të zyrës ose :

• përvojë në punë administrative dhe ekonomike dhe aftësi të menaxhimit të personelit;
• arsimim shtesë në menaxhim;
• njohuri për pajisjet e zyrës;
• Aftësi në gjuhë të huaja;
• të kuptuarit e specifikave të aktiviteteve të kompanisë;
• shkathtësitë e komunikimit në biznes dhe njohja e etiketës së biznesit;
• përpikëri, efikasitet, rezistencë ndaj stresit;

Ka ende dallime mes këtyre dy profesioneve. Një administrator zyre shpesh vepron si menaxher, d.m.th. ai drejton ndarjen administrative të organizatës. Gama e kompetencave të tij është shumë më e gjerë, siç është edhe lista e përgjegjësive. Ai përfshin një numër funksionesh menaxhimi dhe madje edhe kontrolli. Këtij punonjësi, ashtu si menaxheri i zyrës, mund t'i caktohen funksione biznesi, por ato nuk janë prioritet.

Nga menaxheri i zyrës tek administratori i projektit: tendencat e profesionit

Aktualisht, në veprimtaritë administrative të punonjësve të zyrës, po shfaqen . Nga funksionet ndihmëse, gradualisht kalon në kategorinë e aktiviteteve të menaxhimit.

Punonjësve administrativë po u caktohen gjithnjë e më shumë përgjegjësitë tradicionale të administratorit të projektit:

1. Planifikimi dhe zbatimi i projekteve specifike;
2. Pjesëmarrja në aktivitetet e komisioneve të ndryshme të komisioneve të krijuara për zgjidhjen e çështjeve strategjike të kompanisë;

Administratori i projektit është një punonjës përgjegjës për mirëmbajtjen e dokumentacionit, mbështetjen e aktiviteteve të menaxherit të projektit në drejtim të planifikimit dhe monitorimit të punës dhe ofrimin e pjesëmarrësve me informacionin e nevojshëm për përfundimin me sukses të punës. Shumë menaxherë në organizata të mëdha janë në qendër të kryqëzimit të flukseve të informacionit dhe ofrojnë mbështetje të informacionit operacional për menaxherin dhe punonjësit e kompanisë.

Përshkrimi i punës për Administratorin e Zyrës

Dokumenti kryesor rregullator vendor që rregullon punën e një administratori zyre është përshkrimi i punës. Ai përcakton qartë përgjegjësitë e tij të punës, të drejtat dhe fushën e përgjegjësisë. Gjithashtu, ky dokument specifikon kërkesat për kandidatin në lidhje me nivelin e arsimimit dhe aftësive profesionale.

Në shumë kompani, përshkrimet e vendeve të punës zhvillohen bazuar në udhëzimet ekzistuese të sekretarit dhe menaxherit të zyrës, duke i shtuar asaj , duke përshkruar funksionet administrative të këtij punonjësi. Një ndryshim domethënës midis një menaxheri është se ai ka një sërë kompetencash menaxheriale: ai menaxhon punonjësit e zyrës, punën e zyrës dhe logjistikën.

Përgjegjësitë e një administratori zyre

Detyrat e administratorit të zyrës rregullohen nga përshkrimi i punës. Si rregull, ai ka një gamë të gjerë kompetencash dhe kryen funksionet e një specialisti organizativ dhe mbikëqyrës. Në shumë organizata, funksionet e sekretarit, menaxherit të furnizimit dhe menaxherit kombinohen në një pozicion. Në kompanitë e mëdha, ky specialist kthehet në një menaxher, në vartësi të të cilit përfshihen: sekretariati, korrierët, nëpunësit dhe personeli i shërbimit.

Ne ofrojmë një listë të shkurtër kontrolli të përgjegjësive të një administratori zyre që mund të përfshihet në përshkrimin e punës së tij:

Përgatitja e zyrës për ditën e punës

Detyrat rutinë të një administratori zyre fillojnë me përgatitjen e zyrës për një ditë të re. Me të mbërritur në punë, ai çaktivizon sistemin e sigurisë, lidh pajisjet e zyrës dhe kontrollon disponueshmërinë e materialeve të nevojshme harxhuese dhe furnizimeve të zyrës. Pastaj ai duhet të analizojë listën e vizitorëve dhe të përgatitet për takimin e tyre: të kontrollojë gjendjen e zonës së pritjes, të sigurohet disponueshmëria e reklamave dhe materialeve të tjera, të përgatisë sallat e takimeve dhe dhomat e konferencave.

Lexoni gjithashtu:

Hartimi i vlerësimeve për pajisjen e zyrës me gjithçka të nevojshme për punë

Artikull i dobishëm:Rreth, , lexoni në revistën elektronike.

Këto mund të jenë nevoja periodike ose një herë, informacioni për të cilin mund të merret në tre mënyra:

Në varësi të situatës (blerja e artikujve shkrimi pa marrë parasysh konsumin e tyre);

Në bazë të kërkesave (nevojat përcaktohen me mbledhjen e aplikacioneve);

Sistematike (jo vetëm kërkesat e personelit merren parasysh, por edhe gjendja aktuale e punëve);

Ruajtja e pastërtisë dhe rendit

Administrator zyre është një punonjës, përgjegjësitë e punës së të cilit përfshijnë lidhjen dhe ri-nënshkrimin e kontratave me kompanitë e pastrimit dhe koordinimin e punës së personelit të shërbimit. Ai duhet të shqyrtojë propozimet, të koordinojë zgjedhjen e kompanisë me menaxhmentin dhe të përgatisë dokumentacionin e nevojshëm për lidhjen e një kontrate. Menaxheri duhet të zgjedhë një frekuencë të përshtatshme pastrimi, të përcaktojë kohën dhe kohëzgjatjen e tij.

Kontaktet me shërbimet operative

Shpesh, një nga përgjegjësitë e specifikuara në përshkrimin e punës së një administratori zyre është të vendosë kontakte me shërbimet operative dhe të shërbimeve. Furnizimi i burimeve të lokaleve, zbatimi në kohë i punës së riparimit, . Ai është përgjegjës për të siguruar që gjendja e ambienteve të jetë në përputhje me rregullat dhe rregulloret e kanalizimeve industriale dhe mbrojtjes nga zjarri.

Dispeçimi i transportit

Nëse organizata ka një dhomë kontrolli dhe , departamenti i transportit, ato shpesh transferohen në përgjegjësinë e administratorit të zyrës. Në disa kompani, një punonjës që mban këtë pozicion është përgjegjës për transferimin e shpejtë të informacionit, optimizimin e rrugës, monitorimin e gjendjes dhe shpërndarjen e ngarkesës, d.m.th. kryen pjesërisht detyrat e specialistit të logjistikës.

Organizimi i punës në zyrë

Fusha e përgjegjësisë së një menaxheri me përvojë shpesh përfshin organizimin e punës në zyrë, d.m.th. krijimi i kushteve optimale për lëvizjen, kërkimin dhe ruajtjen e dokumenteve. Ndryshe nga sekretari, ai nuk merret vetëm dhe menaxhimin e thirrjeve dalëse. Ai sistematizon, regjistron dhe monitoron ekzekutimin e dokumentacionit zyrtar.

Administratori i zyrës bashkëpunon vazhdimisht me shërbimin e menaxhimit të zyrës, madje në disa raste është edhe drejtuesi i tij.

Shërbimet e Vizitorëve

Përgjegjësitë e punës së një administratori zyre shpesh përfshijnë shërbimin e vizitorëve. Ai është përgjegjës për të rënë dakord me vizitorët për kohën e vizitës, , presin të gjithë ata që vijnë, organizojnë pritjen në përputhje me udhëzimet e menaxhmentit.

Menaxhimi i stafit të zyrës

Një administrator zyre ka një sërë përgjegjësish që lidhen me menaxhimin e personelit nën mbikëqyrjen e tij. Ai merr pjesë në përzgjedhjen dhe vendosjen e specialistëve të sekretariatit, planifikon strategjinë dhe taktikat e punës dhe ndërton strukturën organizative. Menaxheri duhet të zotërojë metodat e motivimit të stafit, të njohë metodat e rritjes së produktivitetit dhe të jetë shembull i etikës profesionale

Kontrolli i brendshëm

Administratori i zyrës jo vetëm që merr një sërë vendimesh të rëndësishme menaxheriale, por gjithashtu monitoron zbatimin e tyre. Përgjegjësitë e tij përfshijnë prezantimin dhe zbatimin e procedurave të punës, si dhe respektimin e standardeve të komunikimit të korporatës. Ai kontrollon kulturën e të folurit të vartësve të tij kur komunikon me vizitorët, , duke ndjekur rregullat e mirësjelljes së biznesit.