Aftësitë profesionale në një rezyme sekretareje. Mostra e rinisë së Sekretarit. Me përvojë pune dhe profesionale

Në lidhje me ndryshimin e vendit të sekretarit në strukturën drejtuese të një kompanie moderne, janë shfaqur kërkesa më të larta për nivelin e arsimimit të sekretarit-asistent, erudicionin e tij profesional, aftësitë komunikuese dhe aftësinë për të zgjidhur probleme të ndryshme biznesi. Sot, profesioni i sekretarit-asistent kërkon që një person të jetë shumë i përgatitur, një sërë cilësish personale dhe biznesi, të përcaktuara nga specifikat e punës së sekretarisë.

Le të kthehemi tek reklamat e shumta që ftojnë në punë asistentët e sekretarisë. Kërkesat e mëposhtme u vendosen aplikantëve për këtë pozicion: njohuri për punën e zyrës (kjo nënkupton njohjen e rregullave për hartimin dhe përpunimin e llojeve kryesore të dokumenteve të menaxhimit dhe rregullat themelore për organizimin e punës me dokumente); Aftësitë e kompjuterit (nënkupton njohuri për një redaktues teksti MS Word, sistemet e tabelave MS Excel dhe njohja e përgjithshme me sistemin operativ Dritaret); njohuri deri diku të një gjuhe të huaj, më shpesh anglisht, më rrallë gjermanisht ose frëngjisht.

Në realitet, kualifikimet dhe kërkesat e tjera për sekretarët modernë janë shumë më të gjera. Fatkeqësisht, kur punëson një sekretar, menaxheri nuk është gjithmonë në gjendje t'i formulojë qartë këto kërkesa. Dhe përshkrimi i punës, aty ku ekziston, nuk jep një pasqyrë të plotë të detyrave të ndihmës sekretarit.

Një sekretar-asistent profesionist duhet të ketë njohuri dhe aftësi të caktuara dhe të zotërojë disa cilësi biznesi dhe personale. Profesioni i sekretarit-asistent kërkon një arsim të lartë bazë.

Njohuri dhe aftesi profesionale, e nevojshme për një sekretar-asistent modern, mund të ndahet në tre grupe:

1. Njohuritë e nevojshme për mbështetjen e dokumentacionit dhe informacionit për menaxhmentin dhe kompaninë në tërësi. Ndihmës sekretari duhet të dijë:

Dokumentet rregullatore dhe metodologjike për mbështetjen e dokumentacionit të menaxhmentit,

Parimet themelore të organizimit të rrjedhës së dokumenteve,

Bazat e arkivimit,

Programet bazë të aplikimit

Gjuha ruse, një ose më shumë gjuhë të huaja (në varësi të profilit të kompanisë).

Hartoni dhe ekzekutoni llojet dhe llojet kryesore të dokumenteve të menaxhimit;

Organizoni në mënyrë racionale punën me dokumentet e menaxhimit dhe mbani një arkiv;

Gjeni, organizoni dhe ruani informacionin;

Përdorni një makinë shkrimi, kompjuter personal, printer dhe mjete të tjera për të kompozuar, prodhuar dhe kopjuar dokumente.

2. Njohuritë e nevojshme për mbështetjen komunikative të aktiviteteve të kompanisë dhe administrimit të saj:

Rregullat për zhvillimin e një bisede biznesi;

Parimet e organizimit të pritjes së vizitorëve, takimeve, udhëtimeve të biznesit;

Mjetet moderne të komunikimit;

Bazat e etikës profesionale.

Bazuar në këtë njohuri, sekretari duhet të jetë në gjendje të:

Kryerja e bisedave të biznesit dhe bisedave telefonike;

Organizoni takime, prezantime, udhëtime pune;

Përdorni mjete moderne të komunikimit;

Organizimi i pritjes së vizitorëve dhe shërbimit telefonik;

Planifikoni punën tuaj, planifikoni dhe kurseni kohën e menaxherit tuaj.

3. Njohuri në lidhje me aktivitetet kryesore të kompanisë, strukturën e saj të brendshme dhe marrëdhëniet e jashtme:

Parimet e organizimit të punës menaxheriale, bazat ligjore të menaxhmentit;

Bazat e së drejtës administrative, të punës dhe ekonomike;

Aktet ligjore dhe rregulloret që rregullojnë veprimtarinë e shoqërisë dhe punonjësve të saj.

Bazuar në këtë njohuri, sekretari duhet të jetë në gjendje të sigurojë punën efektive të menaxherit.

Për t'u bërë një sekretar-asistent i mirë, nuk mjaftojnë vetëm njohuritë dhe aftësitë. Është e nevojshme të kesh një sërë cilësish biznesi dhe personale që janë pjesë përbërëse e profesionit.

bazë cilësitë e biznesit kërkohet nga sekretari:

Aftësitë organizative: aftësia për të organizuar punën tuaj, punën e menaxherit tuaj dhe punën e zyrës, aftësia për të organizuar takime, prezantime, udhëtime pune, pritje të delegacioneve dhe ngjarje të tjera;

Përgjegjësia, besueshmëria: aftësia për të marrë përgjegjësi, gjithmonë përdorni vetëm informacione të verifikuara me kujdes;

Përpikëri dhe zell: ekzekutimi në kohë dhe i saktë i urdhrave, aftësia për të mos harruar kurrë asgjë dhe për të mos u vonuar për asgjë;

Iniciativa dhe pavarësia: aftësia për të marrë vendime të pavarura brenda kuadrit të kompetencave të dikujt, pa pritur udhëzime nga menaxheri në çdo rast;

Përkushtimi ndaj kompanisë, besnikëria: një ndjenjë e përfshirjes në punët e kompanisë, aftësia për të treguar takt dhe kujdes, aftësia për të mbajtur informacion konfidencial;

Aftësia për të mbajtur sekrete zyrtare dhe informacione konfidenciale;

Parashikimi: aftësia për të parashikuar udhëzimet e menaxherit, duke ju çliruar nga nevoja për planifikim të detajuar dhe shpjegim skrupuloz të detajeve të vogla të detyrës.

Cilësitë personale, të nevojshme për sekretarin:

Aftësitë e komunikimit, aftësia për t'u përshtatur: aftësia për të vendosur lehtësisht kontakte me njerëzit, kalimi i shpejtë nga një lloj aktiviteti në tjetrin;

Vullneti i mirë, mirësjellja, mirësjellja, përgjegjshmëria, vëmendja e sinqertë ndaj njerëzve, gatishmëria për të ndihmuar të tjerët, veçanërisht në situata të tensionuara, në fund të fundit - aftësia për të krijuar rehati psikologjike në zyrë;

Inteligjenca: kultura e të folurit, pamja e jashtme, vendi i punës;

Takti, diplomacia: delikatesa, aftësia për të zgjidhur me takt çdo problem, për t'iu përgjigjur çdo pyetjeje pa ofenduar krenarinë e bashkëbiseduesit;

Punë e palodhur, ndërgjegje;

Modestia, saktësia;

Kurioziteti: dëshira për të përmirësuar vazhdimisht nivelin e njohurive të dikujt, për të zotëruar fushat e lidhura me veprimtarinë dhe për të mbajtur krah për krah përparimet më të fundit në fushën e punës së sekretarisë dhe aktiviteteve të kompanisë.

Pra, mund të konstatojmë se në kapërcyellin e shekujve 20-21. Në Rusi, është formuar një lloj i ri i profesionit të sekretarit - sekretari-asistent, duke kombinuar jo vetëm përgjegjësitë e një asistent menaxheri dhe asistentit të tij, por edhe shumë funksione të tjera të menaxhimit. Në organizata të ndryshme, përgjegjësitë e sekretarit-asistent ndryshojnë ndjeshëm, por mund të gjurmohet një prirje e përgjithshme: fushëveprimi i aktiviteteve të tyre po zgjerohet vazhdimisht, dhe roli i tij në strukturën e menaxhimit të një organizate moderne po rritet vazhdimisht. Në të njëjtën kohë, kërkesat për aplikantët për këtë pozicion janë gjithashtu në rritje.

Një sekretar-referent është një specialist i klasit të lartë i angazhuar në punë krijuese me njerëz, dokumente dhe informacione.

Puna e një sekretari-asistent karakterizohet nga shumëllojshmëria e detyrave të kryera, një situatë dinamike, nevoja për të zgjidhur shpejt problemet dhe njëkohësisht përfshirja në disa lloje aktivitetesh. Për këtë arsye, një kandidati që po përpiqet të gjejë një punë i prezantohet një sërë kërkesash personale dhe biznesi.

Aplikanti mund të ketë kërkesa serioze për kualifikim (njohuri perfekte të punës në zyrë, arsim të lartë, njohuri të gjuhëve të huaja). Prandaj, për t'u dëgjuar, është e rëndësishme të formatoni saktë CV-në e sekretarit tuaj.

Përgjegjësitë e punës

Në mënyrë tipike, një sekretare është e përfshirë në planifikimin e ditës së punës së menaxherit të saj, bisedat telefonike dhe përpunimin e letrave të marra me e-mail dhe me postë të rregullt. Përveç kësaj, ai është përgjegjës për zbatimin e udhëzimeve të një personi epror dhe mbajtjen e një regjistri stenografi të mbledhjeve të kompanisë.

Njoftimi i punonjësve të kompanisë dhe mbikëqyrësve të menjëhershëm për takimet e ardhshme të biznesit, ngjarjet, afatet për dorëzimin e dokumentacionit dhe ndryshimet në orarin kalendar është vetëm një shtesë e vogël në detyrat e sekretarit.

Kërkesat për kandidatët

Një aplikant për postin e sekretarit ekzekutiv duhet të jetë i shoqërueshëm, të ketë të folur kompetent me shkrim dhe me gojë, të rregullt, të zellshëm, të vëmendshëm dhe të njohë një gjuhë të huaj. Përshtatja e shpejtë me ekipin dhe gatishmëria për të zgjidhur shpejt situatat e vështira janë tipare që vlerësohen shumë nga menaxhmenti i kompanive me reputacion.

Çfarë duhet të shkruani në rezymenë e një sekretari-asistent?

Ju duhet të filloni të shkruani këtë dokument duke renditur aftësitë e biznesit dhe personale që do të jenë të dobishme në kompaninë e re.

Një nga pikat kryesore të CV-së së një sekretari është arsimimi i marrë. Nëse keni mbaruar Fakultetin e Shkencave Humane me theks në gjuhët e huaja, atëherë kjo do t'ju ndihmojë të gjeni më shpejt një punë të denjë.

Është shumë e rëndësishme të përshkruani përvojën tuaj ekzistuese të punës. Duhet të përmendni edhe përgjegjësitë funksionale që ju është dashur të kryeni në pozicionet tuaja të mbajtura më parë.

Nëse e keni lënë punën tuaj të fundit me dinjitet, mund të siguroni me siguri informacionin e kontaktit të ish-menaxherit tuaj. Departamenti i Burimeve Njerëzore të kompanisë mund të kontrollojë informacionin e specifikuar në CV-në e sekretarit dhe ish-shefi juaj sigurisht që do të lehtësojë shqyrtimin e shpejtë të aplikimit tuaj.

Letra rekomandimi nga punët e kaluara do të jenë një shtesë e shkëlqyer për CV-në tuaj.

Shembull rezyme

Më lart përshkruam informacionin kryesor që duhet të përfshihet në rezymenë e sekretarit, një shembull i të cilit tani do ta demonstrojmë.

Emri i plotë: Pavlenko Oksana Viktorovna.

Qëllimi: marrja e pozicionit të sekretarit-asistent në shoqërinë “Teknologji X”.

Datëlindja: 06/12/1969.

Numri i telefonit të kontaktit: xxx-xx-xx-xx.

Arsimi:

1980-1984 - Universiteti Shtetëror Pedagogjik i Moskës, i specializuar në psikologjinë arsimore.

2001-2006 - Kurse përmirësimi për gjuhët frënge dhe angleze në KhSU.

Përvoja:

1985-2009 - Banka tregtare “Vamarja e Artë”. Pozicioni i mbajtur - ndihmës menaxher, sekretar-asistent. Përgjegjësitë: negociata me partnerë të huaj, mirëmbajtja e dokumentacionit të zyrës, përkthimi i rregulloreve, pjesëmarrja në negociata, hartimi i një plani pune për menaxherin, rezervimi i dhomave në hotele të huaja për punonjësit në udhëtime pune.

Aftësitë profesionale: hartimi i një orari pune, organizimi i pritjeve për kolegët dhe partnerët e kompanisë, mbajtja e procesverbaleve të takimeve, puna në zyrë në përputhje me kërkesat ligjore.

Informacion shtesë: niveli i rrjedhshëm i gjuhës angleze të folur; njohuri të rrjedhshme të programeve Lotus, MS Office, WinFaxPro; shpejtësia e shkrimit - 240 karaktere në minutë.

Adresa e regjistrimit: Moskë, rr. Oktyabrskaya, 64, apt. 247.

Gjendja martesore: e martuar, vajza 5 vjeç.

Paga e dëshiruar: nga 34 mijë rubla.

Ky është vetëm një shembull i rezymesë së një sekretari, por ekzekutimi i saj është afër kërkesave reale.

Njohuritë për profesionin e sekretarit shpesh kufizohen në informacionin e marrë nga filmat dhe vëzhgimet e fragmenteve të punës së sekretarëve në shkollë, kolegj dhe institucione të ndryshme komunale.

Por është shumë e përgjegjshme dhe kërkon njohuri dhe aftësi specifike. E gjitha varet nga fusha e zbatimit të kësaj njohurie. Le të shohim shembuj të rezymesë së një sekretari, ose më saktë, kërkesat për të.

Sekretari i sekretarit mosmarrëveshje

Le të themi se keni mbaruar një universitet dhe dëshironi të punoni si sekretare në një kompani të madhe. Departamenti i Burimeve Njerëzore do t'ju kërkojë të plotësoni një CV në të cilën do të duhet të tregoni gjithçka për veten tuaj.

Jepni detajet e pasaportës suaj, duke përfshirë regjistrimin dhe statusin martesor;
Tregoni qëllimin e marrjes së këtij pozicioni.
Tregoni pse jeni më të mirë se aplikantët e tjerë për këtë pozicion (Nuk ka nevojë të jeni modest këtu. Pasiguria është më e keqja. Është më mirë të shkruani: Unë mundem, zotëroj, aplikoj, e di.)
Njohja e gjuhëve të huaja është gjithmonë e mirëseardhur.
Aftësitë kompjuterike as që diskutohen. Niveli i përdoruesit nuk është i përshtatshëm. Duhet të jeni të sigurt për të punuar në programe të ndryshme: Word, Excel, Power Point, etj.
Arsimi i lartë në kompani të këtij niveli është, si rregull, i detyrueshëm.
Përvoja e punës, patentë shoferi, komente janë të mirëseardhura.

Përveç kësaj, do të duhet të karakterizoni veten. Tregoni sa të përpiktë, kompetent, të përmbajtur, etj.

Le të përpiqemi të bëjmë një rezyme mostër për një sekretare

Pavlova Galina Sergeevna Qëllimi: marrja e pozicionit të sekretarit-asistent/ndihmës menaxhere Numri i telefonit të kontaktit: xxx-xx-xx-xx Data e lindjes: 09/10/1978 Arsimi: 1996-2001 Universiteti Shtetëror Pedagogjik Khabarovsk Specializimi: psikolog arsimor 2001-20003. Kurse për përmirësimin e gjuhës angleze në KSU. Përvoja e punës: 2006 - 2009 Banka komerciale "Progres" Pozicioni: sekretar-asistent, asistent menaxher Përgjegjësitë: kryerja e korrespondencës biznesore dhe rrjedhës së dokumenteve në përputhje me kërkesat rregullatore; puna me partnerë të huaj në gjuhën angleze; përkthimi i dokumentacionit anglez në rusisht dhe anasjelltas; pjesëmarrja në negociata si; hartimi i planeve të punës për menaxherin; rezervimi i hoteleve të huaja dhe porositja e biletave nëpërmjet internetit. Aftesi profesionale:

mbajtjen e shënimeve në përputhje me kërkesat ligjore;
përkthime me shkrim të çdo dokumenti;
procesverbalet e mbledhjeve;
Unë hartoj një orar pune për menaxherin për një javë, një muaj;
Organizoj pritje dhe negociata, duke përfshirë mysafirë VIP;

Informacione shtesë: Anglisht - PC pa pagesë - njohuri të programeve MS Office, Lotus, WinFaxPro, HTML; pajisje zyre; Shkrimi i shkrimit 230 karaktere/min. Regjistrimi: Kirov, rr. Amurskaya, 18, apt. 10. "Statusi martesor: i martuar, djali 4 vjeç. Paga e dëshiruar: nga 30.000 rubla. Ky është vetëm një shembull i rezymesë së një sekretari, por është afër kërkesave reale.

Puna e sekretarit është interesante, e larmishme dhe shumë e përgjegjshme. Ky person duhet të kryejë lloje të ndryshme detyrash menaxheriale, të organizojë takime për vizitorët dhe të ftuarit, të punojë me dokumentacion dhe të ketë gjithmonë një pamje të paraqitshme. Përpara se të shkruani CV-në tuaj për një pozicion sekretar, rishikoni udhëzimet e mëposhtme të rëndësishme.

Si duhet të jetë një sekretare e mirë?

Kryesisht sekretari merret me punë “letër”, ndaj duhet të jetë i kujdesshëm dhe i vëmendshëm. Kërkohen aftësi për të punuar me kompjuter, aplikacione bazë për zyrë dhe pajisje zyre.

Një avantazh shtesë do të jetë njohja e një gjuhe të huaj, veçanërisht nëse kompania punëdhënëse ka partnerë të huaj.

Specializimi i arsimit nuk është veçanërisht i rëndësishëm. Gjëja kryesore është se thelbi i saj kryesor kryqëzohet me ruajtjen e dokumenteve, analizimin e informacionit dhe aftësinë për të gjetur shpejt një qasje ndaj njerëzve.

Ndër cilësitë e rëndësishme personale të një sekretari janë:

shoqërueshmëria;
miqësi;
qetësi;
pamje e paraqitshme;
organizimi.

Sigurohuni që të përfshini një foto me CV-në tuaj. Sekretarja duhet të ketë veshje biznesi, manikyr të përshtatshëm dhe flokë të rregullt.