Sisteme të automatizuara të menaxhimit financiar për ndërmarrjet. Automatizimi "paqësor" i menaxhimit financiar Bleni një sistem të automatizuar të menaxhimit financiar për një ndërmarrje

Pjesë e menaxhimit të përgjithshëm financiar janë sistemet e automatizuara të kontrollit (ACS), të bazuara në përdorimin e metodave ekonomike dhe matematikore dhe teknologjisë elektronike kompjuterike. ACS bëhet një element integral i strukturës së autoriteteve financiare dhe strukturave të tjera të menaxhimit financiar, duke kontribuar në funksionimin më të mirë dhe më efikas të financave.

Një ekonomi tregu, e bazuar në një sërë formash të pronësisë, konkurrencën midis prodhuesve të mallrave dhe një sistem financiar të zhvilluar, gjeneron një rritje të informacionit ekonomik dhe financiar. E gjithë kjo kërkon aftësinë për të lundruar në fushën e shkencës kompjuterike si një sistem për mbledhjen, organizimin e ruajtjes dhe përpunimit të informacionit. Menaxhimi financiar kompetent nga specialistë të autoriteteve financiare është i pamundur pa shërbimet e tyre të informacionit bazuar në përdorimin e sistemeve të automatizuara të shlyerjes financiare (AFS) dhe sistemeve të menaxhimit financiar (AFMS).

Financat e ACS- është një grup metodash ekonomike dhe matematikore, teknologji kompjuterike elektronike, pajisje zyre dhe mjete moderne të komunikimit. Ai vepron si një nënsistem i sistemit kombëtar të automatizuar për mbledhjen dhe përpunimin e informacionit për kontabilitetin, planifikimin dhe menaxhimin e ekonomisë kombëtare.

Përdoret në menaxhimin e financave publike sisteme të automatizuara të shlyerjes financiare(ASFR). Në veçanti, në sistemin e Ministrisë së Financave të Federatës Ruse ekziston një ASFR, e cila është bërë pjesë organike e strukturës së autoriteteve financiare. Ky sistem ndihmon në përmirësimin e efikasitetit të menaxhimit financiar duke ulur intensitetin e punës, duke mbledhur, përpunuar dhe analizuar informacionin, duke siguruar përllogaritje me shumë variante të planeve financiare dhe koordinimin më të mirë të tyre me njëri-tjetrin, si dhe duke racionalizuar strukturën e aparatit të autoriteteve financiare. Zbatimi i tij kërkon përmirësimin e sistemit të treguesve financiarë, zhvillimin e metodave të reja për identifikimin dhe mobilizimin e të ardhurave dhe kursimeve, formimin e rezervave financiare në ekonominë kombëtare dhe shpenzimin racional të burimeve financiare.

ASFR përmban 4 nënsisteme në të cilat zgjidhen një sërë detyrash: sipas llogaritjeve të buxhetit të konsoliduar; të ardhurat dhe taksat; shpenzimet e institucioneve buxhetore; financimi i sektorëve të ekonomisë kombëtare. Krahas zgjidhjes së problemeve në fushën e planifikimit, ASUF ndihmon në zgjidhjen e çështjeve në fushën e ekzekutimit të buxhetit të shtetit nëpërmjet hartimit të planit buxhetor, ndryshimeve në treguesit e buxhetit dhe llogaritjes së ekzekutimit të buxhetit sipas të ardhurave dhe shpenzimeve.

Aktualisht, një detyrë urgjente është futja e automatizimit të llogaritjeve financiare në punën e organeve financiare bazë. Kjo është veçanërisht e vërtetë për punën e inspektorateve tatimore që merren me të dhëna të shumta, në ndryshim të vazhdueshëm për tatimpaguesit. Kjo punë duhet të intensifikohet dhe të kryhet në lidhje organike me ASFM të Ministrisë së Financave të Federatës Ruse.

Me gjithë kuptimin dhe rëndësinë pozitive të ASUF, në të njëjtën kohë, aftësitë e tij nuk mund të ekzagjerohen. Ata nuk janë të pakufishëm. Disa detyra të menaxhimit financiar nuk mund të zyrtarizohen dhe kërkojnë përvojën e punonjësve të autoriteteve financiare dhe metodat tradicionale të punës së tyre. ACS për financa nuk mund të bëjë atë që është e pazakontë për ta, pra përmirësimin e vetë marrëdhënieve financiare dhe formave të tyre. Në këto sisteme, specialistët vendosin qëllime dhe i rregullojnë ato. Informacioni parësor vjen nga një person. Ata monitorojnë vazhdimisht funksionimin e sistemit. Një punonjës i një autoriteti financiar bën një zgjedhje të zgjidhjeve nga opsionet e mundshme të përgatitura nga sistemi i automatizuar i kontrollit. Por kjo kërkon kualifikimet e tij të larta.

ACS përfaqëson një hap cilësor të ri në përmirësimin e menaxhimit ekonomik dhe financiar. Për të rritur efikasitetin e funksionimit të tyre, kërkohen masa për pajisjen teknikisht të punonjësve të shërbimit financiar dhe përmirësimin e vazhdueshëm të sistemit të menaxhimit.

Pjesë e menaxhimit të përgjithshëm financiar janë sistemet e automatizuara të kontrollit(ACS), bazuar në përdorimin e metodave ekonomike dhe matematikore dhe teknologjisë elektronike kompjuterike. SHDSH-të janë një element integral i strukturës së autoriteteve financiare dhe strukturave të tjera të menaxhimit financiar dhe kontribuojnë në funksionimin më të mirë e më efikas të financave.

Financat e ACS- Ky është një grup metodash ekonomike dhe matematikore, teknologji elektronike kompjuterike, pajisje zyre dhe mjete moderne të komunikimit. Ai vepron si një nënsistem i sistemit kombëtar të automatizuar për mbledhjen dhe përpunimin e informacionit për kontabilitetin, planifikimin dhe menaxhimin e ekonomisë kombëtare.

Sistemet e automatizuara të shlyerjes financiare (PVF) përdoren në menaxhimin e financave publike. Në veçanti, brenda sistemit të Ministrisë së Financave të Federatës Ruse ekziston një ASFR, e cila është bërë pjesë organike e strukturës së organeve financiare. Ky sistem ndihmon në përmirësimin e efikasitetit të menaxhimit financiar duke reduktuar intensitetin e punës në mbledhjen, përpunimin dhe analizimin e informacionit, duke siguruar llogaritjet shumëvariante të planeve financiare dhe koordinimin më të mirë të tyre me njëri-tjetrin, si dhe duke racionalizuar strukturën e aparatit të autoriteteve financiare. Zbatimi i tij kërkon përmirësim të vazhdueshëm të sistemit të treguesve financiarë, zhvillimin e metodave të reja për identifikimin dhe mobilizimin e të ardhurave dhe kursimeve, formimin e rezervave financiare në ekonominë kombëtare dhe përdorimin racional të burimeve financiare.

ASFR përmban një numër nënsistemesh në të cilat zgjidhen një sërë detyrash për llogaritjet e buxhetit të konsoliduar; të ardhurat dhe taksat; shpenzimet e institucioneve buxhetore; financimi i sektorëve të ekonomisë kombëtare. ASFR gjithashtu ndihmon në zgjidhjen e çështjeve në fushën e ekzekutimit të buxhetit të shtetit nëpërmjet përgatitjes

listimi i buxhetit, bërja e ndryshimeve në treguesit e buxhetit, kontabilizimi i ekzekutimit të buxhetit sipas të ardhurave dhe shpenzimeve.

Aktualisht, një detyrë urgjente është futja e automatizimit të llogaritjeve financiare në organet financiare bazë. Kjo është veçanërisht e vërtetë për inspektoriatet tatimore që kanë të bëjnë me të dhëna të shumta, në ndryshim të vazhdueshëm për tatimpaguesit. Kjo punë duhet të kryhet në bashkëpunim me ASFM të Ministrisë së Financave të Federatës Ruse.

Me gjithë rëndësinë dhe rëndësinë pozitive të ASFR, në të njëjtën kohë, aftësitë e tij nuk mund të ekzagjerohen. Ata nuk janë të pakufishëm. Disa detyra të menaxhimit financiar nuk mund të zyrtarizohen dhe kërkojnë përvojën e punonjësve të autoriteteve financiare dhe metodat tradicionale të punës së tyre. ACS për financat nuk mund të bëjë atë që është e pazakontë për ta, përkatësisht përmirësimin e vetë marrëdhënieve financiare dhe formave të tyre. Në këto sisteme, specialistët vendosin qëllime dhe i rregullojnë ato. Informacioni parësor vjen nga një person, i cili monitoron vazhdimisht funksionimin e sistemit. Një punonjës i një autoriteti financiar bën një zgjedhje të vendimeve nga opsionet e mundshme të përgatitura nga sistemi i automatizuar i kontrollit. Por kjo kërkon kualifikimet e tij të larta.

ACS përfaqëson një hap cilësor të ri në përmirësimin e menaxhimit ekonomik dhe financiar. Për të rritur efikasitetin e funksionimit të tyre, kërkohen masa për pajisjen teknike të punonjësve të shërbimit financiar dhe përmirësimin e vazhdueshëm të sistemit të menaxhimit.

Pyetje kontrolli

1. Zbuloni thelbin e menaxhimit financiar.

2. Emërtoni dhe karakterizoni elementet funksionale në menaxhimin financiar.

3. Cili është thelbi i menaxhimit strategjik dhe kush e realizon atë?

4. Kujt i janë besuar funksionet e menaxhimit financiar operacional?

5. Emërtoni faktorët që përcaktojnë nevojën për të përmirësuar menaxhimin financiar.

6. Arsyetoni nevojën për planifikim financiar dhe flisni për format e planifikimit financiar në pjesë të ndryshme të sistemit financiar.

7. Emërtoni dhe karakterizoni metodat kryesore të parashikimit dhe llogaritjeve të planifikuara të treguesve financiarë.

8. Çfarë vendi zë një sistem i automatizuar në menaxhimin financiar?

9. Çfarë përcakton nevojën për të futur ASFM në menaxhimin financiar?

Kapitulli 6. Kontrolli financiar

Monitorimi i gjendjes së ekonomisë dhe zhvillimi i proceseve socio-ekonomike në shoqëri është një fushë e rëndësishme e veprimtarisë në menaxhimin e ekonomisë kombëtare. Një nga hallkat në sistemin e kontrollit është kontrolli financiar. Qëllimi i tij është të promovojë zbatimin e suksesshëm të politikës financiare të shtetit, duke siguruar procesin e formimit dhe përdorimit efektiv të burimeve financiare në të gjitha sferat dhe nivelet e ekonomisë kombëtare.

Roli i kontrollit financiar në një ekonomi tregu rritet shumëfish, pasi është një formë e zbatimit të funksionit të kontrollit të financave, që përcakton qëllimin dhe përmbajtjen e tij. Në të njëjtën kohë, në varësi të situatës socio-ekonomike të shtetit, zgjerimit të të drejtave të subjekteve afariste në kryerjen e veprimtarive financiare dhe shfaqjes së formave të ndryshme organizative dhe ligjore të sipërmarrjes, përmbajtja e kontrollit financiar pasurohet ndjeshëm. .

Kontrolli financiar është një grup veprimesh dhe operacionesh për të verifikuar çështjet financiare dhe të lidhura me aktivitetet e bizneseve dhe subjekteve drejtuese (shteti, ndërmarrjet, institucionet, organizatat) duke përdorur forma dhe metoda specifike të organizimit të tij. Ai kryhet nga autoritetet legjislative dhe ekzekutive të të gjitha niveleve, si dhe institucionet e krijuara posaçërisht dhe përfshin: kontrollin e respektimit të legjislacionit financiar dhe ekonomik në procesin e formimit dhe përdorimit të fondeve monetare.

fondet; vlerësimin e efiçencës ekonomike të operacioneve financiare dhe të biznesit dhe fizibilitetin e shpenzimeve të kryera.

Kontrolli financiar, ndryshe nga llojet e tjera të kontrollit (mjedisor, sanitar, administrativ, etj.), shoqërohet me përdorimin e kategorive të kostove. Subjekt i inspektimeve janë tregues të tillë financiarë (kosto) si fitimi, të ardhurat, rentabiliteti, kostoja, kostot e shpërndarjes, tatimi mbi vlerën e shtuar, zbritjet për qëllime dhe fonde të ndryshme. Këta tregues kanë natyrë sintetike, prandaj kontrolli mbi zbatimin, dinamikën dhe tendencat e tyre mbulon të gjitha aspektet e prodhimit, aktiviteteve ekonomike dhe tregtare të ndërmarrjeve, si dhe mekanizmin e marrëdhënieve financiare dhe kreditore. Objekti i kontrollit financiar janë proceset monetare dhe të shpërndarjes në formimin dhe përdorimin e burimeve financiare, përfshirë në formën e fondeve të fondeve në të gjitha nivelet e ekonomisë kombëtare.

Format dhe metodat specifike të organizimit të kontrollit financiar janë mishërimi praktik i pronës së kontrollit që është objektivisht e natyrshme në financat si një kategori ekonomike. Meqenëse sistemi financiar shtetëror mbulon të gjitha llojet e fondeve monetare (si në nivel federal dhe rajonal, ashtu edhe në nivel të subjekteve ekonomike individuale), kontrolli financiar është shumë nivelesh dhe gjithëpërfshirës.

Kontrolli financiar është krijuar për të garantuar interesat dhe të drejtat si të shtetit ashtu edhe të institucioneve të tij, si dhe të gjithë subjekteve të tjera ekonomike; shkeljet financiare sjellin sanksione dhe gjoba.

Kontrolli financiar i shtetit projektuar për të zbatuar politikën financiare të shtetit dhe për të krijuar kushte për stabilizim financiar. Ky është, para së gjithash, zhvillimi, miratimi dhe ekzekutimi i buxheteve në të gjitha nivelet dhe fondeve jashtëbuxhetore, si dhe kontrolli mbi aktivitetet financiare të ndërmarrjeve dhe institucioneve shtetërore, bankave shtetërore dhe korporatave financiare. Kontrolli financiar me njëqind

roni i gjendjes së sferës joshtetërore të ekonomisë prek vetëm sferën e përmbushjes së detyrimeve monetare ndaj shtetit, duke përfshirë taksat dhe pagesat e tjera të detyrueshme, respektimin e ligjit dhe përshtatshmërinë gjatë shpenzimit të subvencioneve buxhetore dhe kredive të akorduara për to, si. si dhe rregullat e vendosura nga qeveria për organizimin e shlyerjeve monetare, kontabilitetin dhe raportimin.

Kontrolli financiar mbi aktivitetet e ndërmarrjeve përfshin gjithashtu kontrolli nga institucionet e kreditit, aksionerët dhe kontrolli i brendshëm: kontrollimi i efektivitetit dhe fizibilitetit të përdorimit të burimeve financiare - të veta, të huazuara dhe të tërhequra; analiza dhe krahasimi i rezultateve aktuale financiare me ato të parashikuara; vlerësimi financiar i rezultateve të projekteve investive; korrektësia dhe besueshmëria e pasqyrave financiare; kontrollin mbi gjendjen financiare dhe likuiditetin.

Një menaxher financiar në një strukturë të madhe tregtare kontrollon të gjithë procesin e investimit të kapitalit. Ky është i ashtuquajturi post-audit, i cili përfshin një krahasim të rezultateve aktuale financiare në çdo fazë të aktiviteteve të prodhimit dhe investimit me ato të parashikuara në seksionin financiar të planit të biznesit; analiza dhe eliminimi i shkaqeve të mospërputhjes së tyre; kërkimi i mënyrave për të ulur kostot dhe për të përmirësuar metodat e parashikimit financiar.

Prandaj, kontrolli financiar është një element i rëndësishëm i sistemit të menaxhimit financiar.

Transformimet ekonomike dhe politike në Federatën Ruse në fillim të viteve '90. çoi në një ristrukturim të rëndësishëm të sistemit të organeve të kontrollit. Në veçanti, në 1990, organet e kontrollit të popullit u shfuqizuan, në lidhje me qeverinë e re politike të kryesuar nga Presidenti i Federatës Ruse, kontrolli presidencial.

Janë shfaqur organe të reja të kontrollit financiar: Thesari Federal, Shërbimi Federal i Taksave, Dhoma e Llogarive, etj. Struktura e Ministrisë së Financave të Federatës Ruse është ristrukturuar dhe funksionet e saj kanë ndryshuar. U ngrit kontrollin e auditimit. Përvetësoi forma të reja kontrollin financiar publik.

Shkambëtarizimi i sistemit bankar dhe shfaqja e bankave komerciale dhe organizatave të tjera kreditore krijoi metoda të reja të kontrollit financiar si nga ana e bankave komerciale mbi gjendjen financiare të ndërmarrjeve kliente ashtu edhe mbi aktivitetet e vetë bankave tregtare nga Banka Qendrore. të Federatës Ruse, dhe mbi aktivitetet e vetë Bankës së Rusisë nga organet legjislative.

Në kuadrin e kalimit në treg, përmbajtja dhe metodat e kontrollit pësojnë sqarime domethënëse të shkaktuara nga ndryshimi i rolit të shtetit në ekonomi, në veçanti, shtrirja e kontrollit financiar të shtetit po ngushtohet. Ajo po përqendrohet gjithnjë e më shumë në sferën e proceseve makroekonomike, duke përfshirë kontrollin mbi përmasat e kostos së lëvizjes së PBB-së, ofertës monetare, formimin dhe përdorimin e fondeve në dispozicion të shtetit. Njëkohësisht, po zgjerohet dhe përmbajtja e tij po zgjerohet edhe nga sfera e kontrollit financiar joshtetëror nga ana e firmave të auditimit dhe sigurimit, organizatave kreditore etj. Ka një zhvendosje të caktuar nga kontrolli pasues drejt kontrollit paraprak.

Zhvillimi i demokracisë dhe parlamentarizmit në Rusi, rritja e nivelit profesional të deputetëve të të dy dhomave çon në një kontroll më të kujdesshëm mbi aktivitetet financiare të degës ekzekutive dhe një analizë të thellë të fizibilitetit dhe efikasitetit ekonomik të shpenzimit të fondeve gjatë miratimit të buxhetit federal. projektet dhe fondet ekstrabuxhetore. Kjo lehtësohet nga krijimi i organeve të posaçme mbikëqyrëse të pushtetit përfaqësues. Në nivel të subjekteve ekonomike individuale vihet re një vëmendje e shtuar për shqyrtimin financiar të projekteve investuese me përfshirjen e firmave të specializuara konsulente dhe bankave të investimeve.

Një rol të rëndësishëm në zbatimin e kontrollit financiar luan niveli i organizimit të kontabilitetit në vend - kontabiliteti, buxhetor, tatimor. Dokumentacioni raportues është objekti kryesor i kontrollit financiar.

Zhvillimi i mëtejshëm i kontrollit financiar dhe efektiviteti i tij në masë të madhe varen nga krijimi i një kuadri të ri konceptual dhe legjislativ që siguron zbatimin e tij në një nivel cilësor të ri, duke marrë parasysh zbatimin nga Qeveria e Federatës Ruse të masave për stabilizimin dhe përmirësimin e situatën socio-ekonomike në vend.

Projekti i futjes së një sistemi të automatizuar të kontabilitetit dhe buxhetimit të bazuar në standardet perëndimore është i rrezikshëm për çdo kompani. Për të shmangur humbjet e mundshme, menaxhmenti i SGK LLC vendosi të rindërtojë menaxhimin financiar të ndërmarrjes në faza. Si rezultat, problemet aktuale të kompanisë në lidhje me disiplinën e pagesave u zgjidhën në një kohë të shkurtër, u krijua një sistem i automatizuar i kontabilitetit dhe buxhetimit të menaxhimit, një mjet për transformimin e raportimit të menaxhimit në formatet e GAAP të SHBA-së dhe menaxhmenti i kompanisë u përgatit për më tej. zhvillimi i sistemit të kontabilitetit.

Në fillim të vitit 2003, Kompania Gjeofizike Siberiane ishte në një situatë ku vëllimi i shërbimeve të ofruara ishte ulur dhe kërkoheshin masa për të përmirësuar aktivitetet e kompanisë: rritja e vëllimeve dhe përmirësimi i disiplinës financiare të ndërmarrjes në tërësi.

Për të përmirësuar efikasitetin e menaxhimit të kompanisë, u ftua një ekip i ri drejtues. Për të zgjidhur detyrat e vendosura, ishte e nevojshme të krijohej një sistem i menaxhimit të rreptë financiar (planifikimi i të ardhurave dhe shpenzimeve për vitin, tremujori, muaji), administrimi i likuiditetit dhe rritja e efikasitetit të biznesit duke ulur shkallën e aksidenteve në punë dhe duke rritur cilësinë e shërbimet e ofruara. Zgjidhja e këtyre problemeve ishte e ndërlikuar nga fakti se punëtorët e prodhimit që punonin në rajone nuk ishin të njohur me "kulturën" e planifikimit të të ardhurave dhe shpenzimeve, planet financiare, nuk ishin mësuar të vlerësonin punën e divizioneve të tyre në drejtim të rritjes së të ardhurave dhe përfitimit. të segmentit në tërësi, dhe vendosi detyrën e përmbushjes së programeve të prodhimit me çdo kusht. Ishte e nevojshme të mësoheshin menaxherët e segmenteve jo vetëm të mendonin në termat e "fitimit dhe humbjes", të planifikonin hyrjet dhe daljet e parave, të hartonin dhe miratonin aplikacione për blerjen e inventarit dhe aktiveve fikse, por gjithashtu thjesht të punonin në kompjuterë. Ekipi i ri drejtues vendosi të kryejë tranzicionin në faza. Në fazën e parë u zhvilluan procedurat bazë në lidhje me vendimmarrjen, si politika e tenderit dhe procedura e miratimit të kontratës. Gjithashtu, menaxhimi i likuiditetit dhe pagesat e kompanisë ishin të centralizuara.

Referenca
LLC "Siberian Geophysical Company"
("SGK") përfshin tre degë: Nefteyugansk, Strezhevsk dhe Tomsk, selia është e vendosur në Moskë. Në Siberinë Perëndimore, SGK ofron shërbime për shpimin e të gjitha llojeve të puseve, riparime të mëdha dhe aktuale, çimentim, telemetri dhe mbështetje për procesin e shpimit të drejtuar. SGK gjithashtu kryen një gamë të plotë studimesh gjeofizike për ndërmarrjet prodhuese të naftës.

Në fazën e dytë, këto procese u automatizuan. Faza e tretë, pas ndryshimit të pronësisë së shoqërisë në një pronar të huaj, ishte automatizimi i konvertimit të të dhënave të kontabilitetit në formatin GAAP të SHBA.

Kontrolli i pagesave

Prioriteti i parë i ekipit të ri ishte krijimi i një sistemi për menaxhimin e likuiditetit të kompanisë duke menaxhuar llogaritë e pagueshme. Kjo masë vjen kryesisht për faktin se në vitin 2002 aktivitetet e kompanisë ishin joprofitabile dhe nuk kishte shpresë për tërheqjen e financimeve të jashtme. Për të zbatuar këtë detyrë, në fazën e parë, u prezantua një procedurë e rreptë e rrjedhës së dokumenteve kur binte dakord për kontratat dhe pagesat sipas tyre, të cilat më pas formuan bazën e kontabilitetit të menaxhimit të kompanisë. Tani kontratat janë lidhur brenda kufijve të shumave të parashikuara nga buxhetet e të ardhurave dhe kostove me përfundimin e kontratës, hartohet një certifikatë pranimi e punës, sipas së cilës paguhet shuma e specifikuar në kontratë (duke marrë parasysh kontabilitetin; të dhënat për paradhëniet). Kështu, në çdo kohë mund të merrni informacion për shkallën e ekzekutimit të kontratave brenda buxheteve ekzistuese të kompanisë, për gjendjen e fondeve të nevojshme për plotësimin e tyre dhe fondet për pagesën e mëvonshme. Baza e të dhënave të kontratave mirëmbahet dhe kontrollohet nga departamenti juridik i kompanisë dhe shpërndarja e kontratave me rishpërndarjen e vëllimeve të brendshme ndërmjet buxheteve kryhet nga shërbimi i planifikimit. Pa futur marrëveshjen në bazën e të dhënave, bërja e pagesave dhe regjistrimi i transaksioneve është i pamundur.

Meqenëse kompania nuk kishte një sistem të automatizuar të rrjedhës së dokumenteve në atë kohë, u vendos që të "testohej" rrjedha e dokumenteve financiare në drejtim të kontrollit të pagesave në mënyrë manuale. Llogaritë e degëve u mbyllën, pagesat dhe marrëveshjet bëheshin vetëm përmes Moskës duke përdorur e-mail. Janë blerë tre skanerë dixhitalë, me ndihmën e të cilëve kontratat, si dhe dokumentet që konfirmojnë ekzekutimin e tyre (certifikatat e pranimit të punës, faturat dhe dokumentet e tjera të pagesës), janë skanuar dhe dërguar në zyrën qendrore brenda tre muajve (korrik - shtator 2003) në zyrë. dhe miratuar (rreth 1000-1500 pagesa në muaj, të cilat shërbyen nga dy specialistë në zyrën e Moskës që kryejnë funksione thesari dhe financiare). Kjo bëri të mundur që të përmirësohet ndjeshëm disiplina e pagesave në kompani, të mësohet stafi me shkresat, prioritizimi i pagesave dhe planifikimi financiar i fondeve për të mbështetur aktivitetet e prodhimit. Si rezultat, pagesat që nuk mbështeteshin nga kontratat u ndërprenë dhe ekzekutimi i gabuar i kontratave u ndalua (më parë ato mund të ishin shkruar me dorë ose të shtypura pa një numër të mjaftueshëm nënshkrimesh miratuese, gjë që rriti ndjeshëm rreziqet e kompanisë). Një bazë marrëveshjesh u krijua gradualisht. Për degët, formularët standardë të kontratave janë siguruar me tender të detyrueshëm për përzgjedhjen e furnitorëve dhe kontraktorëve. Në të njëjtën kohë, në degë u krijuan departamente të planifikimit dhe ekonomisë dhe shërbimeve financiare, të cilat më parë mungonin.

Sigurisht, shtrëngimi i disiplinës financiare shkaktoi pakënaqësi: drejtuesit e departamenteve të prodhimit besonin se risitë nuk u rritën, por përkundrazi ulën efikasitetin e prodhimit, pasi punonjësit duhej të angazhoheshin në planifikimin financiar. Meqenëse të gjitha flukset monetare ishin të mbyllura për zyrën qendrore, "punëtorët e prodhimit" duhej të pajtoheshin me sistemin e ri dhe të planifikonin jo vetëm aktivitetet e prodhimit, por edhe të ardhurat dhe shpenzimet. Me kalimin e kohës, situata u stabilizua pasi personeli u trajnua dhe u zhvillua një sistem i automatizuar, numri i dokumenteve "letër" u ul. Sot, procedura e përpunimit të pagesave është plotësisht e automatizuar: iniciatori i pagesës fut një kërkesë pagese, duke zgjedhur nga baza e të dhënave marrëveshjen përkatëse, certifikatën e përfundimit të punës, zërin e planit financiar dhe më tej përgjatë rrugës ky aplikacion kalon në fazat e miratimit dhe futet. regjistrin e pagesave, dhe më pas në "bankë - klient". Nëse në fazën e parë miratimi i të gjitha kontratave u krye me pjesëmarrjen e specialistëve nga zyra e Moskës, tani një pjesë e kompetencave i delegohet degës. Të gjitha kontratat dhe tenderët e kryer analizohen nga Zëvendësdrejtori Financiar për Sigurinë Ekonomike dhe Logjistikë dhe avokati i kompanisë.

Kalimi në një sistem të automatizuar

Në shtator 2003, filloi një projekt për të automatizuar sistemin e kontabilitetit të menaxhimit dhe buxhetimit që mbështet proceset kryesore të menaxhimit financiar, si dhe një projekt për të transformuar të dhënat e kontabilitetit të menaxhimit në formatin GAAP të SHBA. Meqenëse afatet dhe buxheti ishin rreptësisht të kufizuara, vendosëm të mos vononim zgjedhjen e sistemit dhe të ndërtonim një sistem kontabiliteti bazuar në platformën 1C: Enterprise 7.7. Një rol të rëndësishëm luajti edhe fakti që kontabiliteti i kompanisë u krye në sistemin e kontabilitetit 1C:. Kjo ndihmoi në uljen e kohës së zbatimit të projektit dhe kostove të trajnimit të punonjësve. Specialistët e zbatimit u ftuan nga kompania 1C:Rarus.

Së pari, kontabiliteti i kontratave dhe kontrolli mbi pagesat (aktivitetet e thesarit) u automatizuan për të minimizuar dokumentacionin dhe për të siguruar përdorimin racional të burimeve financiare. Siç u përmend tashmë, sistemi bazohej në parimin e menaxhimit të kontratave në një ndërmarrje. Më pas u prezantua dhe u automatizua planifikimi i buxhetit në kuadrin e Qarkut Federal Qendror. Qendrat e përgjegjësisë financiare të shoqërisë janë segmentet e veprimtarisë (gjithsej janë tetë prej tyre). Për më tepër, në segmentin "Shpimi", theksohen analitika shtesë - "Objekti i punës", domethënë puse. Një informacion i tillë i detajuar është i nevojshëm për formimin e dokumentacionit të tenderit dhe llogaritjen e kostos së shërbimeve të kompanisë gjatë shpimit të puseve në fusha të caktuara. Në rastin e projekteve të investimeve në shkallë të gjerë (buxheti nga 15 milion rubla, për shembull, restaurimi ose blerja e një platforme shpimi), ato konsiderohen si një rreth i veçantë federal qendror. Për çdo qendër të përgjegjësisë financiare hartohen buxhetet kryesore të mëposhtme: të ardhurat, kostot, prodhimi, blerjet, investimet kapitale, taksat, fluksi i parasë (plani financiar) dhe bilanci i parashikuar. Buxhetet hartohen për vitin me formimin e një plani vjetor për kufijtë e të ardhurave dhe kostove (seksioni i kontabilitetit vjetor). Ekzistojnë gjithashtu plane periodike tremujore (seksioni i kontabilitetit tremujor), planifikimi mujor i pasqyrës së të ardhurave dhe rregullime në planin financiar të kompanisë.

Më komplekset janë buxheti i blerjes dhe buxheti i rrjedhës së parasë. Bazuar në të dhënat për bilancet në magazina dhe në fshirjen e planifikuar të artikujve të inventarit nga magazina (nga buxheti i kostos), formohet një bilanc material në kontekstin e klasifikuesit të artikujve të inventarit (sasia e artikujve të inventarit në magazinë, shkruani -plani jashtë, bilanci në fund të periudhës). Kështu, inventarët e mallrave dhe materialeve monitorohen vazhdimisht, gjë që siguron shpenzim optimal të mjeteve gjatë blerjes së tyre. Menaxhimi aktual i blerjeve të aktiveve fikse dhe artikujve të inventarit kryhet duke përdorur një sistem rekuicioni. Ekzekutuesi përgjegjës krijon një aplikacion në sistem, i cili kalon automatikisht përmes rrugës së miratimit në përputhje me kufijtë e vendosur. Pas përfundimit të miratimit, ai shkon në departamentin e logjistikës, i cili gjeneron një porosi ose specifikim për kontraktorin. Pas kësaj, aplikacioni konsiderohet i pranuar për ekzekutim. Me kontraktorin lidhet një marrëveshje për ekzekutimin e aplikacionit, e cila gjithashtu regjistrohet në sistem. Pagesat bëhen në përputhje me marrëveshjen dhe aplikacionin e miratuar.

Duke qenë se kompania operon nën kufizime strikte likuiditeti, dokumenti kryesor i menaxhimit financiar është buxheti i fluksit të parasë, i cili monitorohet vazhdimisht. Për të kontrolluar ekzekutimin e BDDS është hartuar një rregullore për prioritetin e pagesave, të jashtme dhe të brendshme. Për të forcuar disiplinën financiare dhe planifikim më të saktë financiar, departamentet e prodhimit llogaritin shpenzimet e tyre dhe daljet e parave për muajin e ardhshëm përpara datës 15 të muajit aktual, formojnë një bilanc të parave, treguesi i të cilit rezulton fluksi neto i parasë. Qarku Federal Qendror, si dhe orari i pritshëm i pagesave javore. Në përputhje me oraret e divizioneve, përpilohet një regjistër pagesash, i cili miratohet nga drejtori financiar i shoqërisë. Për të sqaruar prioritetin e pagesave, mbahen mbledhjet javore të komisionit të pagesave me pjesëmarrjen e drejtorëve të degëve dhe drejtorit financiar të shoqërisë.

Kontabiliteti për zbatimin aktual të projekteve të investimeve është automatizuar pjesërisht: sot, për to krijohet vetëm një pasqyrë fitimi dhe humbjeje, pasi ndërtimi i fluksit të parasë për çdo projekt është një procedurë shumë intensive e punës.

Të dhënat aktuale për ekzekutimin e buxheteve, si dhe informacionet jofinanciare të nevojshme për menaxhimin e kompanisë (buxheti i prodhimit, duke përfshirë treguesit e cilësisë dhe treguesit e njësive), vijnë nga departamentet e kontabilitetit dhe prodhimit. Për të gjeneruar raportimin dhe raportimin e menaxhimit për aksionerët, janë hapur nënllogari shtesë analitike në llogaritë e kontabilitetit: “Dega”, “Segmenti”, “Projekti i Investimeve”, “Pse”. Konsolidimi i të gjitha të dhënave në sistem në zyrën e Moskës ndodh automatikisht çdo orë, kështu që praktikisht nuk ka humbje të përkohshme që ndikojnë negativisht në efikasitetin e pagesave ose marrjen e të dhënave buxhetore.

Marrja e informacionit faktik për ekzekutimin e buxhetit ndodh në faza. “Mbyllja e shpejtë e periudhës kryhet nga shërbimet planifikuese dhe ekonomike të degëve, të cilat kanë informacion për dokumentet e kaluara dhe punën e kryer deri në datën 6 të muajit pasardhës. Ai gjithashtu merr parasysh shpenzimet që, për një arsye ose një tjetër, mund të mos përfshihen në të dhënat e kontabilitetit për ekzekutimin e buxhetit. Rezultatet përfundimtare të veprimtarisë së ndërmarrjes, për shkak të vonesës në mbylljen e librave kontabël, merren në datën 15 të muajit pas muajit raportues.

Projekti i automatizimit zgjati 4.5 muaj dhe i kushtoi kompanisë 40 mijë dollarë (pa modulin e konvertimit). Një sasi e madhe pune (veçanërisht në fazën e zbatimit) u krye vetë. Ishte një projekt afatshkurtër dhe me buxhet të ulët, i projektuar kryesisht për forcat dhe aftësitë e dikujt dhe janë pikërisht projekte të tilla, sipas autorit, që sjellin rezultate të suksesshme të garantuara. Si rezultat, kompania mori një sistem të zhvilluar të automatizuar të kontabilitetit dhe buxhetimit të menaxhimit, si dhe një aparat për transformimin e raportimit të menaxhimit në formatin GAAP të SHBA. Por rezultati më i rëndësishëm është rritja e kualifikimeve të personelit të prodhimit, shfaqja e aftësive të të menduarit financiar dhe një kuptim në rritje i rëndësisë së menaxhimit financiar të kompanisë.

Raportimi sipas GAAP të SHBA

Raportimi sipas GAAP i SHBA-së ishte i nevojshëm për t'i ofruar një aksionari të huaj të kompanisë. Në këtë fazë u vendos që të përgatitet raportimi ndërkombëtar duke transformuar të dhënat kontabël. Për të automatizuar këtë proces, së bashku me një nga kompanitë më të mëdha perëndimore të auditimit, u zhvillua një tabelë e korrespondencës midis skemës së llogarive të GAAP të SHBA-së, e cila u miratua nga aksionari perëndimor, dhe planit kontabël të kontabilitetit të kompanisë, si dhe një metodologji. për transformim dhe rregullime. Transformimi i kontabilitetit kryhet në mënyrë operative nga dy specialistë një herë në muaj në fund të periudhës raportuese duke përdorur një sistem të automatizuar.

Sigurisht, ky sistem i raportimit perëndimor ka të metat e veta. Një nga më kryesoret është vonesa e raportimit me një muaj (të dhënat për janarin do të jenë gati vetëm në fillim të marsit).

Është e nevojshme të bëhen rregullime në raportimin e transformuar për shkak të dallimeve në metodologjinë e kontabilitetit rus dhe perëndimor. Kështu, sipas RAS, interesi kapitalizohet, por sipas GAAP-it të SHBA-së, nuk është. Prandaj, është e nevojshme të gjurmoni momentin kur fillon kapitalizimi i interesit në RAS dhe ta shpërndani atë sipas rregullave të GAAP.

Korrigjim kërkojnë edhe vendbanimet ndërdegë, vëllimi i të cilave është shumë i madh në kompani. Për shembull, kur ofrohen shërbime për prodhimin e sistemeve telemetrike të degës Tomsk në Nefteyugansk, sipas rregullave të RAS, merret parasysh transferimi i kostos së plotë të këtyre shërbimeve, përfshirë kostot e përgjithshme, ndërsa sipas GAAP, vetëm direkt shpenzimet merren parasysh. Prandaj, është e nevojshme të rregulloni koston e shërbimeve të degës me shumën e kostove të përgjithshme.

Së bashku me vonesën e raportimit, një pengesë e rëndësishme është se treguesit e planifikuar GAAP formohen nga specialistë të zyrës së Moskës për kompaninë në tërësi bazuar në statistikat për periudhat e mëparshme (raportimi i kompanisë për dy vitet e fundit është shndërruar gjithashtu në SHBA GAAP) dhe njohuri për burimet e ardhshme të të ardhurave dhe shpenzimeve të kompanisë. Një plan i tillë nuk u zhvillua në segmente dhe degë. Por që nga korriku 2005, aksionari i huaj vendosi detyrën e kalimit në planifikimin dhe raportimin segment pas segmenti në përputhje me standardet perëndimore. Kështu, në gjysmën e dytë të vitit, është e nevojshme të përgatiten raportet e GAAP të SHBA-së jo një muaj pas përfundimit të periudhës raportuese, por në ditën e pestë të punës të muajit pas periudhës raportuese. Prandaj, në vitin 2005 kompania planifikon të ndryshojë plotësisht parimet e raportimit dhe futjes së të dhënave në sistem (shih figurën).

Vizatim. Zhvillimi i CIS në SGK LLC

2002-2003– burimi i informacionit ishte vetëm kontabiliteti.
2004– prezantimi i kontabilitetit të menaxhimit dhe buxhetimit ka rritur ndjeshëm efikasitetin e metodave të menaxhimit të ndërmarrjes. Disavantazhi është se është i lidhur me metodologjinë e kontabilitetit (një fakt menaxhimi formohet në bazë të të dhënave të kontabilitetit, qarku i kontabilitetit përmban të dhëna nga analitika e menaxhimit) dhe efikasitet i pamjaftueshëm në marrjen e informacionit. Moduli i raportimit të GAAP të SHBA-së funksionon vetëm në zyrën e Moskës. Trajnimi i punonjësve të shërbimeve të prodhimit për të punuar me informacione të natyrës ekonomike.
viti 2005– krijimi i një sistemi të ri bazuar në metodologjinë GAAP të SHBA-së dhe zhvendosja e qarkut të menaxhimit në një nivel të pavarur nga kontabiliteti. Prezantimi i teknologjisë së rrjedhës së punës (automatizimi i plotë i rrjedhës së dokumenteve). Riorganizimi i shërbimeve të planifikimit ekonomik dhe kontabilitetit.

Sipas sistemit të ri të kontabilitetit do të ndryshojë dokumenti parësor mbi bazën e të cilit njihen të ardhurat/shpenzimet. Për të gjeneruar raportimin e menaxhimit dhe raportimin e GAAP të SHBA, sistemi i ri prezanton të ashtuquajturat bileta të shërbimit - dokumente në të cilat vëllimi fizik i punës së kryer do të regjistrohet dhe konfirmohet nga klienti dhe të cilat janë baza për njohjen e të ardhurave në GAAP të SHBA. Ato janë analoge të certifikatave të pranimit të punës, por gjenerohen në një frekuencë të caktuar (nga data 25 e një muaji deri në datën 25 të muajit tjetër). Informacioni aktual mbi shpenzimet është planifikuar të gjenerohet në mënyrë të ngjashme me sistemin ekzistues të kërkesave (urdhrat e blerjes), të cilat do të duhet të plotësohen me kërkesat për punën e kryer nga kontraktorët (për shembull, ofrimi i shërbimeve të transportit), dhe kostot do të jenë llogaritur në bazë të kërkesave "të mbyllura" ose "të hapura".

Çështja më e vështirë për t'u zgjidhur në kuadër të këtij projekti do të jetë formimi i një bilanci për segmentin, në veçanti, kontabiliteti me rishpërndarjen e të arkëtueshmeve dhe të pagueshmeve të brendshme për shkak të vëllimit të madh të shërbimeve të brendshme të ofruara nga divizionet. Vështirësi të caktuara mund të lindin me ndarjen e taksave dhe gjendjes së parave në llogaritë e departamenteve.

Për zbatimin e këtij projekti do të jetë i nevojshëm përmirësimi i mëtejshëm i metodologjisë së kontabilitetit dhe buxhetimit, ristrukturimi i departamentit të kontabilitetit me alokimin e zyrtarëve të transaksioneve përgjegjës për futjen në kohë të informacionit në bazën e të dhënave. Supozohet se baza për sistemin e ardhshëm do të jetë "1C: Enterprise 8.0". Sigurisht, ky do të jetë një projekt më kompleks, por skema e zbatimit të tij do të mbetet e njëjtë: "futja" e sistemit të ri të rrjedhës së dokumenteve me dorë, më pas riorganizimi i shërbimit të kontabilitetit dhe vetëm më pas automatizimi.

Si të jesh i suksesshëm?

Përgjigja është e thjeshtë. Së pari, është e nevojshme të zhvillohet një sistem metodologjikisht korrekt i menaxhimit financiar që do të plotësojë nevojat individuale të ndërmarrjes. Kompania duhet të ketë strukturën e nevojshme financiare, buxhetet dhe treguesit e analizave të brendshme janë zhvilluar, proceset e kontabilitetit të planifikimit dhe menaxhimit janë përshkruar, dhe janë krijuar formularët e raportimit të nevojshëm për pronarët, menaxherët e lartë dhe investitorët që pasqyrojnë gjendjen e punëve në ndërmarrje. .

Zhvillimi i një metodologjie është vetëm detyra e parë për krijimin e një sistemi efektiv të menaxhimit financiar të korporatës, megjithëse është më e rëndësishmja, sepse nëse hapi i parë nuk ndërmerret ose ndërmerret në drejtimin e gabuar, lëvizja e mëtejshme do të ndodhë në drejtimin e gabuar. Megjithatë, pyetjet në lidhje me zhvillimin e metodologjisë janë një temë për një diskutim të veçantë. Tani le të imagjinojmë se tashmë kemi një strukturë të zhvilluar financiare dhe buxhetore, praktika të kontabilitetit të menaxhimit, një sistem planifikimi dhe analize të brendshme. Këto zhvillime janë të përfshira në aplikacione, të cilat janë dokumente rregullatore për të gjithë punonjësit e përfshirë në procesin e menaxhimit të buxhetit. Lind pyetja: çfarë duhet bërë që puna të fillojë dhe të mos mbetet në letër? Duket e qartë - filloni të punoni sipas rregulloreve të parashikuara në dokumente. Por për këtë na duhen:

Bëjeni këtë punë efektive
Ulja e kostove të punës së punonjësve për buxhetimin dhe kontabilitetin e menaxhimit
Rritja e efikasitetit të dhënies së të dhënave
Siguroni plotësinë dhe saktësinë
Ulja e kostove të transaksionit dhe komunikimit kur ndërveproni me pjesëmarrësit në procesin e menaxhimit financiar

Shumica e sa më sipër ka të bëjë me menaxherët dhe pronarët aktualë të lartë, të cilët e kuptojnë rëndësinë e veçantë të rritjes së efikasitetit të menaxhimit duke ulur kostot materiale dhe informacione, dhe shumë sot kanë filluar t'i zgjidhin intensivisht këto probleme duke përdorur teknologjinë e informacionit.

Automatizimi i financave. Pse dhe për çfarë?

Kur mendoni për automatizimin, së pari duhet të vendosni për qëllimet e këtij procesi, dhe më pas, në bazë të qëllimeve, të paraqisni kërkesat për sistemin e automatizuar të kontrollit. Kërkesat, siç tregon praktika, mund të jenë të ndryshme në varësi të veçorive specifike individuale të aktiviteteve të kompanisë. Më e rëndësishmja, një sistem i tillë informacioni i menaxhimit në procesin e punës duhet të sigurojë informacion të plotë, të besueshëm dhe në kohë për funksionimin e ndërmarrjes, domethënë është një sistem për mbledhjen dhe planifikimin e rezultateve financiare, në bazë të të cilit një menaxher mund të bëjë një vendim i informuar për biznesin e tij. Në të njëjtën kohë, plotësia kuptohet si e gjithë lista e informacionit të nevojshëm që gjendet në sistemin e informacionit do të thotë që informacioni në sistem mund të besohet pa kontrolle dhe rishikime shtesë. Efikasiteti nënkupton që informacioni në sistemin e automatizuar pasqyron realitetet e sotme. Më tej, të gjitha kërkesat, qëllimet, kriteret e suksesit dhe rreziqet e projektit të automatizimit, situata "siç është" dhe "siç duhet të jetë" me bashkëngjitjen e një plani pune duhet të regjistrohen në statutin e projektit - dokumenti kryesor rregullator që përshkruan projektin. për të automatizuar buxhetimin dhe kontabilitetin e menaxhimit në kompani.

Zgjedhja e një zgjidhje IT

Me çfarë sfidash përballen punonjësit përgjegjës për zgjedhjen e një zgjidhjeje të veçantë informacioni?

Automatizimi i të gjithë ciklit të menaxhimit financiar në një lak
Sigurimi i zbatimit të metodologjisë së zhvilluar
Fleksibiliteti i zgjidhjeve të TI-së, aftësia për të bërë ndryshime të shpejta
Ofrimi i një zgjidhje informacioni me një përvojë miqësore për përdoruesit
Integrimi i zgjidhjeve IT me sistemet e informacionit që ofrojnë të dhëna faktike
Raportim automatik dhe i menjëhershëm
Planifikimi automatik i buxhetit
Mundësia e buxhetimit sipas standardeve ndërkombëtare
Integrimi i financave me procese dhe projekte
Mundësia e qasjes në distancë në softuer
Për më tepër: planifikim dhe kontabilitet me shumë skenarë dhe me shumë monedha, opsione të ndryshme buxhetimi.

Le të shohim çdo pikë në më shumë detaje.

Automatizimi i të gjithë ciklit të menaxhimit financiar në një qark. Planifikimi, kontabiliteti, kontrolli dhe analiza në fermë duhet të kryhen në një mjedis të unifikuar informacioni, në mënyrë që të jetë në gjendje të merret përfundimisht një vendim i qëllimshëm dhe sistematik dhe të formulohet ndikimi i menaxhimit. Mungesa e një sistemi të unifikuar dhe gjithëpërfshirës të menaxhimit financiar që kombinon të gjitha fazat e ciklit financiar (Fig. 1) çon në faktin se punonjësit e shërbimit financiar të ndërmarrjes detyrohen vazhdimisht të shpenzojnë kohë duke rakorduar të dhënat nga sisteme të ndryshme dhe IT të kompanisë. punonjësit duhet të regjistrojnë portat e transferimit të të dhënave nga një sistem në tjetrin. Ky proces është shkaku i drejtpërdrejtë i kostove të transaksionit në kompani, të shprehura në formën e humbjes së kohës dhe burimeve materiale.

Sigurimi i zbatimit të metodologjisë së zhvilluar. Produkti softuer duhet të zbatojë në mënyrë gjithëpërfshirëse dhe fleksibël metodologjinë e zhvilluar për buxhetimin dhe kontabilitetin e menaxhimit, të parashikuar në rregullore, me mundësinë e kryerjes së rregullimeve operacionale që lidhen me ndryshimet në parimet, metodat dhe teknikat e planifikimit dhe kontabilitetit të brendshëm. Kjo është një karakteristikë shumë e rëndësishme e një zgjidhjeje informacioni, e cila duhet të merret parasysh, para së gjithash, kur zgjedh softuerin e krijuar për të automatizuar kontabilitetin financiar të një kompanie, nga e cila varet drejtpërdrejt kostoja e zbatimit dhe mirëmbajtjes së këtij sistemi.

Fleksibiliteti i zgjidhjeve IT, ndryshime të menjëhershme. Të gjithë komponentët e modelit të buxhetimit dhe kontabilitetit duhet të kenë ndryshueshmëri, domethënë, specialistëve të shërbimit financiar u kërkohet të rregullojnë, ndryshojnë dhe rregullojnë shpejt modelin e menaxhimit financiar (Figura 2). Kjo është e mundur vetëm kur vetë specialisti i lëndës krijon këto cilësime, si dhe elementë kyç të sistemit si: struktura financiare, modelet e buxhetit, llogaritë dhe rregullat për marrjen e të dhënave aktuale. Ato nuk janë konstante programi "të lidhura me kabllo" në nivelin e kodit, por mund të krijohen dhe ndryshohen në nivelin e përdoruesit, duke marrë parasysh kërkesat e sigurisë së sistemit.

Plotësimi i këtyre kërkesave për produktet softuerike kontribuon ndjeshëm në rritjen e efikasitetit të menaxhimit, pasi lejon pronarin e drejtpërdrejtë të sistemit, i cili në shumicën e rasteve është drejtori financiar, të jetë "mjeshtër" i vërtetë (d.m.th., të jetë kompetent në ngritjen) sistemin e tij financiar.

Shembulli 1

Le të shqyrtojmë një rast nga praktika. Në një kompani të angazhuar në prodhimin e pajisjeve teknike, planifikimi i buxhetit dhe kontabiliteti i menaxhimit u zbatuan nga punonjësit e IT në një nga produktet softuerike që automatizojnë buxhetimin, duke marrë parasysh të gjitha kërkesat metodologjike të specialistëve të departamentit financiar. Divizionet në distancë kryenin planifikimin në librat MS Excel dhe i dërgonin planet dhe raportet e tyre kompanisë mëmë në baza javore, gjë që e ndërlikoi ndjeshëm procesin e konsolidimit të të dhënave në buxhetet përfundimtare dhe çoi në pamundësinë praktike të hartimit të një bilanc menaxherial. Kompania ka zhvilluar një sistem të përgjegjësisë financiare përmes buxheteve, domethënë janë zhvilluar formularët e nevojshëm të dokumenteve për futjen e një plani dhe marrjen e raporteve, parimet për gjenerimin automatik të të dhënave aktuale dhe procedurat e nevojshme rregullatore (mbyllja e llogarive, postimi i shpenzimeve indirekte, etj. .). Pas dy ose tre muajsh, ndryshimet në situatën e tregut sollën nevojën për ndryshime organizative brenda kompanisë dhe, për rrjedhojë, një ndryshim në strukturën financiare dhe metodologjinë e kontabilitetit të menaxhimit. Specialistët e kompanisë, të cilët kishin rreth gjashtë muaj që zbatonin sistemin e menaxhimit të buxhetit, duhej të rishkruanin të gjithë logjikën e cilësimeve të produktit softuer. Kështu, mund të themi se buxhetimi në produkte softuerësh të tillë të ngurtë, operacionalisht të pandryshueshëm është i ngjashëm me zbatimin e buxhetimit dhe kontabilitetit në Excel, kur ka një humbje të efikasitetit dhe fleksibilitetit, dhe gjithashtu është e pamundur të pasqyrohen plotësisht specifikat e aktivitetet e kompanisë.

Ofrimi i një zgjidhjeje informacioni me lehtësi për përdoruesit Produkti softuer duhet të marrë parasysh kërkesat e përdoruesve që punojnë në sistem në lidhje me përmbajtjen dhe pamjen e dokumenteve me të cilat ata duhet të punojnë. Me fjalë të tjera, zgjidhja e IT duhet të mbështesë parimin e planifikimit kolektiv në kompani, kur specialistë nga departamente të ndryshme futin planet e tyre financiare në një mjedis të vetëm informacioni.

Integrimi i zgjidhjes IT me sistemet e informacionit që paraqesin të dhëna aktuale. Është shumë e rëndësishme që softueri për buxhetimin dhe kontabilitetin e menaxhimit të ketë aftësinë të kombinohet lehtësisht me një burim të dhënash për aktivitetet aktuale të kompanisë, që është kontabiliteti dhe kontabiliteti operacional. Efikasiteti i marrjes së të dhënave të besueshme në kontabilitetin e menaxhimit dhe mundësia e kryerjes së një analize plan-fakt të aktiviteteve të kompanisë, e cila në fund të fundit ndikon në shpejtësinë e marrjes së vendimeve të menaxhimit nga drejtuesit e lartë të kompanisë, varen shumë nga kjo veti e zgjidhjes së IT.

Shembulli 2

Kompania prodhon produkte fotografike. Kontabiliteti mbahet në sistemin 1C Enterprise 8.2. Ka një staf të fortë programuesish që e njohin mirë biznesin e tyre. Menaxhmenti i kompanisë kishte për detyrë të "përfundonte" konfigurimin standard 1C dhe të krijonte një bazë për kontabilitetin e menaxhimit, e cila do të përfshinte të dhënat aktuale të kontabilitetit "të pastruara". Tani programuesit kanë shkruar rregullat për transferimin dhe transformimin e të dhënave në qarkun e menaxhimit, dhe format e nevojshme të raportimit për qëllimet e menaxhimit të kompanisë. Planifikimi kryhet në tabela MS Excel, ndërsa disa nga planet e kompanisë përpilohen nga punonjës të departamentit financiar, dhe disa nga punonjës të shërbimeve të tjera funksionale (marketing, departamenti i shitjeve). Problemet e mëposhtme mund të identifikohen:

1. Futja e dyfishtë e të dhënave aktuale për qëllime të kryerjes së analizës plan-fakt (planifikimi kryhet në tabelat MSExcel, faktet e menaxhimit janë mbledhur në 1C të plotësuar).
2. Biznesi i kompanisë po zhvillohet me shpejtësi dhe sistemi i kontabilitetit kërkon vazhdimisht të dhëna të reja për analizë, të cilat janë të vështira për t'u zbatuar për shkak të mungesës së një sistemi informacioni fleksibël:

a. humbet koha për të shkruar specifikimet teknike për programuesit;

b. përkthimi i detyrave me të cilat përballen punonjësit e shërbimeve financiare, përkatësisht, nga gjuha e financierit në gjuhën teknike të programuesve kërkon shumë kohë;

c. Reagimet nga programuesit vijnë gjithashtu në aspektin teknik.

3. Vështirësi në konsolidimin e të dhënave buxhetore. Kompania ka zhvilluar një listë mjaft mbresëlënëse buxhetesh (funksionale), të cilat duhet të përmblidhen në buxhetet përfundimtare të rrjedhës së parasë, buxhetin e të ardhurave dhe shpenzimeve. Ky proces mori shumë kohë dhe përpjekje, pasi kërkoi verifikim të vazhdueshëm të të dhënave të buxhetit të planifikuar për korrektësinë dhe krahasueshmërinë e tyre me njëra-tjetrën.

4. Bilanci përfundimtar i menaxhimit nuk është përpiluar. Ky version i menaxhimit të buxhetit nuk mund të jetë shembull shembullor, edhe pse ka të drejtë të ekzistojë. Kompanitë e vogla me një lloj aktiviteti të thjeshtë fillojnë me këtë, kur stafi i specialistëve nuk është ende aq i madh dhe kostot e transaksionit nuk kanë ndikim të drejtpërdrejtë dhe të fortë në funksionimin e kompanisë. Nëse kompania po zhvillohet në mënyrë dinamike në treg, atëherë ky opsion i automatizimit të sistemit të menaxhimit financiar çon vetëm në një rritje të problemeve dhe humbje të orientimit në hapësirë.

Kështu, në mënyrë ideale, sistemi i menaxhimit financiar duhet të sigurojë të dhëna të besueshme të planifikuara dhe të dhëna aktuale për menaxhmentin e kompanisë në një mjedis softuerësh.

Raportim automatik dhe i menjëhershëm. Zgjidhja e softuerit duhet t'ju lejojë të merrni një sistem gjithëpërfshirës të raportimit të menaxhimit në çdo kohë. Në çdo seksion me interes për të kryer kontroll operacional mbi gjendjen financiare të kompanisë. Aerobatika më e lartë do të jetë ndërtimi automatik i një ekuilibri menaxhimi.

Planifikimi automatik i buxhetit. Për të reduktuar kostot e punës për planifikimin, produkti softuer duhet të sigurojë mekanizma për gjenerimin automatik të të dhënave të planifikimit në varësi të kushteve të ndryshme (planifikimi i të ardhurave nga shpenzimet, procedurat e ndryshme rregullatore, etj.)

Shembulli 3

Le të shqyrtojmë një ndërmarrje prodhuese në sektorin agro-industrial, e cila ka një cikël prodhimi mjaft kompleks me një numër të madh operacionesh biznesi. Kontabiliteti manual i këtyre transaksioneve zuri pjesën e luanit të kohës së punonjësve të departamentit financiar. Duke përdorur aftësinë e softuerit për të plotësuar automatikisht artikujt e buxhetit në varësi të lëvizjeve në artikujt e tjerë, kostot e punës për ruajtjen e kontabilitetit dhe planifikimit të menaxhimit në kompani u ulën ndjeshëm, dhe efikasiteti i planifikimit të kontabilitetit u rrit, gjë që përfundimisht çoi në një ulje të kostove materiale. me 10%.

Aftësi për të kryer buxhetim dhe kontabilitet sipas standardeve ndërkombëtare. Në lidhje me proceset intensive të integrimit me vendet e bashkësisë ndërkombëtare dhe mundësinë e hyrjes së kompanive në tregun ndërkombëtar të kapitalit, kjo pronë e produktit softuer po luan një rol gjithnjë e më të rëndësishëm kur zgjedh një mjet për automatizimin e sistemit të menaxhimit financiar. Menaxhimi i lartë vendas po shikon nga e ardhmja dhe shumë e kuptojnë se në dy ose tre vjet, marrja e raporteve në përputhje me standardet SNRF do të jetë një nevojë urgjente.

Integrimi i financave me procese dhe projekte. Menaxhimi i procesit është bërë gjithnjë e më popullor kohët e fundit. Kur një ndërmarrje ndërton aktivitetet e saj rreth proceseve, kjo konsiderohet lartësia e përsosmërisë. Kështu, një produkt softuerësh për buxhetimin dhe kontabilitetin e menaxhimit duhet të automatizojë procesin e buxhetimit dhe kontabilitetit të menaxhimit, të zhvilluar më parë në letër. Një shembull i procesit të planifikimit të një buxheti për të ardhurat dhe shpenzimet është paraqitur në Fig. 3.

Mundësia e qasjes në distancë në softuer. Kompanitë me një strukturë dege të shpërndarë gjeografikisht nuk kanë gjithmonë kapacitetin financiar për të blerë një produkt softuerësh për secilën zyrë. Dhe menaxherët e lartë që janë në udhëtime pune dhe udhëtime duhet të mbajnë vazhdimisht gishtin në pulsin e menaxhimit të kompanisë. Prandaj, sot një nga cilësitë domethënëse të një zgjidhje softuerike është aftësia e tij për të siguruar akses në distancë nëpërmjet internetit në bazën e të dhënave të organizatës.

Planifikimi dhe kontabiliteti me shumë skenarë dhe shumë-valuta, opsione të ndryshme buxhetimi. Një ndërmarrje zakonisht ka disa opsione zhvillimi për të ardhmen, domethënë disa skenarë plani, për shembull, optimistë, realistë dhe pesimistë. Për më tepër, sa më i gjatë të jetë horizonti kohor i planifikimit, aq më shumë opsione të ndryshme mund të ketë. Plus, një numër i konsiderueshëm kompanish operojnë jo vetëm në monedhën vendase, por edhe në monedha të tjera kombëtare. Prandaj, për planifikim dhe kontabilitet optimal të automatizuar, softueri duhet të mbështesë të gjitha karakteristikat e mësipërme.

konkluzioni

Kështu, nëse vendosni të automatizoni sistemin e menaxhimit financiar në kompaninë tuaj, për të marrë efektin maksimal nga ky proces, duhet të kuptoni sa vijon: një zgjidhje IT është një mjet për të arritur qëllimet e menaxhimit financiar dhe duhet të përmbushë kërkesat për të specialistët financiarë të kompanisë. Vetëm atëherë zgjidhja e zgjedhur e IT do të jetë një mjet i plotë për planifikimin, kontabilitetin dhe analizën brenda biznesit dhe kostot e automatizimit do të jenë një investim në përmirësimin e cilësisë së qeverisjes së korporatës.

Ministria e Arsimit dhe Shkencës e Republikës së Kazakistanit

Universiteti i Biznesit Ndërkombëtar

Departamenti i Financave dhe Kredive

PUNA KURSI

në disiplinën "Financë"

me temë: "Sistemet e automatizuara për menaxhimin e aktiviteteve financiare dhe shlyerjet financiare"

Bëhet nga një student

2 kurse me kohë të plotë

specialiteti "Financë"

grupi nr 204, Ligai Alexey Yurievich

Kontrolluar nga: Profesor i Asociuar i Departamentit të Financës dhe Kredisë

Madykhanova Kundyz Adilkhanovna

ALMATY, 2011

Prezantimi

Ndërmarrjet dhe firmat moderne janë sisteme komplekse organizative, përbërësit individualë të të cilave - kapitali fiks dhe qarkullues, puna dhe burimet materiale dhe të tjerët - janë vazhdimisht në ndryshim dhe janë në ndërveprim kompleks me njëri-tjetrin. Funksionimi i ndërmarrjeve dhe organizatave të llojeve të ndryshme në një ekonomi tregu ka vendosur detyra të reja për përmirësimin e aktiviteteve të menaxhimit bazuar në automatizimin gjithëpërfshirës të menaxhimit të të gjitha proceseve prodhuese dhe teknologjike, si dhe burimet e punës.

Rëndësia përcaktohet nga prezantimi i gjerë i sistemeve të kontrollit të automatizuar dhe i vendeve të automatizuara të punës në të gjitha fushat e veprimtarisë, si në organizata ashtu edhe në individë, pa përjashtim.

Qëllimi i studimit përcaktoni rëndësinë e përdorimit të sistemeve të automatizuara të menaxhimit duke përdorur shembullin e sistemeve të automatizuara të menaxhimit financiar. Për të arritur këtë qëllim kërkohet:

· Rishikimi dhe studimi i botimeve dhe artikujve monografikë

· Studimi i konceptit të sistemeve të automatizuara të kontrollit

· Analiza e problemeve të zbatimit dhe përdorimit të sistemeve të kontrollit të automatizuar në ndërmarrje

Objekti i studimit– sisteme të automatizuara të menaxhimit financiar

Struktura e lëndës të përcaktuara nga lënda, objekti, qëllimi dhe objektivat e studimit. Puna përbëhet nga një hyrje, 3 kapituj, një përfundim, një listë referencash dhe një shtojcë.

1. Sisteme të automatizuara të kontrollit

1.1 Konceptet bazë për sistemet e automatizuara të kontrollit

Ndërlikimet intensive dhe rritja e shkallës së prodhimit industrial, zhvillimi i metodave të kontrollit ekonomik dhe matematikor, futja e kompjuterëve në të gjitha sferat e veprimtarisë së prodhimit njerëzor, të cilët kanë shpejtësi më të madhe, fleksibilitet logjik dhe një sasi të konsiderueshme memorie, shërbyen si baza për zhvillimin e sistemeve të kontrollit të automatizuar (ACS), të cilat ndryshuan cilësisht menaxhimin e formulës, rritën ndjeshëm efikasitetin e tij.

Një sistem kontrolli i automatizuar është, si rregull, një sistem "njeri-makinë" i krijuar për të siguruar mbledhjen dhe përpunimin e automatizuar të informacionit të nevojshëm për të optimizuar procesin e menaxhimit. Ndryshe nga sistemet automatike, ku një person është plotësisht i përjashtuar nga cikli i kontrollit, një sistem i automatizuar kontrolli supozon pjesëmarrjen aktive të një personi në qarkun e kontrollit, i cili siguron fleksibilitetin dhe përshtatshmërinë e nevojshme të sistemit të kontrollit të automatizuar.

Le të shqyrtojmë një bllok diagramë të thjeshtuar të përpunimit të të dhënave në një sistem kontrolli të automatizuar (Fig. 1). Numrat tregojnë fazat e përpunimit të të dhënave. Nga analiza e diagramit është e qartë se fazat 1, 2, 3, 4, 8, 9 mund të përmbajnë shumë operacione që nuk kërkojnë pjesëmarrje krijuese njerëzore dhe, për rrjedhojë, mund të kryhen me mjete teknike. Fazat 5, 6, 7 kërkojnë një qasje krijuese për zgjidhjen e problemeve të caktuara nuk mund të kryhet fare pa pjesëmarrjen njerëzore, sepse mbart me vete një element përgjegjësie juridike.

Oriz. 1. Skema e thjeshtuar për përpunimin e informacionit në një sistem kontrolli të automatizuar

Prandaj, nuk duhet të flasim për dëbimin e një personi nga cikli i kontrollit të sistemeve komplekse, por për shpërndarjen racionale të funksioneve të kontrollit midis një personi dhe mjeteve teknike, duke e liruar një person nga zgjidhja e problemeve rutinë dhe duke i caktuar atij detyra, zgjidhja e të cilave kërkon Kreativiteti.

Karakteristikat thelbësore të një sistemi kontrolli të automatizuar janë prania e flukseve të mëdha informacioni, një strukturë komplekse informacioni dhe algoritme mjaft komplekse të përpunimit të informacionit. Karakteristikat e përgjithshme dhe veçoritë dalluese të sistemeve të kontrollit të automatizuar si sisteme komplekse janë si më poshtë:

· prania e një numri të madh elementësh të ndërlidhur dhe ndërveprues, dhe një ndryshim në natyrën e funksionimit të ndonjë prej elementeve ndikon në natyrën e funksionimit të tjetrit dhe të gjithë sistemit në tërësi;

· sistemi dhe elementët e tij të ndryshëm janë shumëfunksionalë;

· ndërveprimi i elementeve në sistem mund të ndodhë nëpërmjet kanaleve të shkëmbimit të informacionit, energjisë, materialit, etj.;

· prania e një qëllimi të përbashkët, një qëllimi i përgjithshëm për të gjithë sistemin, i cili përcakton unitetin e kompleksitetit dhe organizimit, pavarësisht nga të gjitha larmitë e elementeve të tij;

·ndryshueshmëria e strukturës (lidhjet dhe përbërja e sistemit), duke siguruar natyrën shumëmodëshe të funksionimit;

· ndërveprimi i elementeve në sistem dhe me mjedisin e jashtëm në të shumtën e rasteve ka natyrë stokastike;

·automatizimi ka një shkallë të lartë, veçanërisht përdorimi i gjerë i automatizimit dhe teknologjisë kompjuterike për kontrollin dhe mekanizimin fleksibël të punës mendore dhe manuale të një personi që punon në sistem;

· Kontrolli në shumicën dërrmuese të sistemeve është i natyrës hierarkike, duke siguruar një kombinim të menaxhimit ose kontrollit të centralizuar me autonominë e pjesëve të tij.

1. Sistemet e informacionit që ofrojnë grumbullimin dhe shpërndarjen në një formë të përshtatshme të informacionit për ecurinë e një procesi teknologjik ose prodhimi. Si rezultat i llogaritjeve përkatëse, përcaktohet se çfarë veprimesh kontrolli duhen bërë në mënyrë që procesi i kontrolluar të vazhdojë në mënyrën më të mirë të mundshme. Roli kryesor i përket personit, dhe makina luan një rol mbështetës, duke i siguruar atij informacionin e nevojshëm.

2. Sistemet e kontrollit, të cilat, së bashku me mbledhjen e informacionit, ofrojnë komanda të drejtpërdrejta për interpretuesit ose aktivizuesit. Sistemet e kontrollit zakonisht funksionojnë në kohë reale, d.m.th. me ritmin e operacioneve teknologjike ose të prodhimit. Në sistemet e kontrollit, roli më i rëndësishëm i takon makinës, dhe një person kontrollon dhe zgjidh çështjet më komplekse që, për një arsye ose një tjetër, nuk mund të zgjidhen nga mjetet llogaritëse të sistemit.

2.1 Sistemet e informacionit

Qëllimi i sistemeve të tilla është që operatori të marrë informacion me besueshmëri të lartë për vendimmarrje efektive. Një tipar karakteristik i sistemeve të informacionit është funksionimi i një kompjuteri në një qark kontrolli të hapur. Për më tepër, sistemet e informacionit të niveleve të ndryshme janë të mundshme.

Sistemet e informacionit, nga njëra anë, duhet të ofrojnë raporte mbi ecurinë normale të procesit të prodhimit dhe, nga ana tjetër, informacion për situatat e shkaktuara nga çdo devijim nga procesi normal.

Ekzistojnë dy lloje të sistemeve të informacionit: informacioni dhe referenca (pasive), të cilat i japin informacion operatorit pas lidhjes së tij me sistemin sipas kërkesës, dhe informacioni dhe këshillimi (aktive), të cilat vetë i japin periodikisht pajtimtarit informacionin e destinuar për të.

Në sistemet e informacionit dhe referencës, një kompjuter nevojitet vetëm për mbledhjen dhe përpunimin e informacionit rreth objektit të menaxhuar. Bazuar në informacionin e përpunuar në një kompjuter dhe të dhënë në një formë të lehtë për t'u lexuar, operatori merr vendime në lidhje me metodën e kontrollit të objektit.

Sistemet e mbledhjes dhe përpunimit të të dhënave kryejnë në thelb të njëjtat funksione si sistemet e centralizuara të kontrollit dhe janë një nivel më i lartë i organizimit të tyre. Dallimet janë kryesisht cilësore.

Në sistemet e informacionit dhe këshillimit, së bashku me mbledhjen dhe përpunimin e informacionit, kryhen funksionet e mëposhtme:

· përcaktimi i mënyrës racionale teknologjike të funksionimit bazuar në parametrat teknologjikë individualë të procesit;

· përcaktimi i veprimeve të kontrollit për të gjithë ose parametrat individualë të procesit;

· përcaktimi i vlerave (vlerave) të cilësimeve të rregullatorëve lokalë.

Të dhënat për mënyrat teknologjike dhe veprimet e kontrollit merren përmes mjeteve të shfaqjes së informacionit në formën e rekomandimeve për operatorin. Vendimmarrja e operatorit bazohet në të kuptuarit e tij të procesit dhe përvojën në menaxhimin e tij. Skema e sistemit të këshilltarëve përkon me skemën e sistemit të grumbullimit dhe përpunimit të informacionit.

2.2 Sistemet e kontrollit

Sistemi i kontrollit kryen funksione kontrolli sipas programeve të caktuara që paracaktojnë veprimet që duhet të ndërmerren në një situatë të caktuar prodhimi. Personi ruan kontrollin dhe ndërhyrjen e përgjithshme në rastet kur lindin rrethana të paparashikuara nga algoritmet e kontrollit. Sistemet e kontrollit vijnë në disa lloje.

Sistemet e kontrollit mbikëqyrës. Një sistem kontrolli i automatizuar që funksionon në modalitetin e kontrollit mbikëqyrës është krijuar për të organizuar një mënyrë funksionimi kompjuterik me shumë programe dhe është një sistem hierarkik me dy nivele me aftësi të gjera dhe besueshmëri të shtuar. Programi i kontrollit përcakton ekzekutimin e programeve dhe nënprogrameve dhe kontrollon ngarkimin e pajisjeve kompjuterike.

Sistemet e kontrollit dixhital të drejtpërdrejtë. Kompjuteri gjeneron drejtpërdrejt veprime optimale të kontrollit dhe, me ndihmën e konvertuesve të duhur, transmeton komandat e kontrollit tek aktivizuesit. Mënyra e drejtpërdrejtë e kontrollit dixhital ju lejon të aplikoni parime më efektive të rregullimit dhe kontrollit dhe të zgjidhni opsionin e tyre optimal; implementimi i funksioneve optimizuese dhe përshtatja ndaj ndryshimeve në mjedisin e jashtëm dhe parametrave të ndryshueshëm të objektit të kontrollit; zvogëlojnë kostot e mirëmbajtjes dhe unifikojnë kontrollet dhe kontrollet.

2.3 Problemet dhe detyrat gjatë zbatimit të sistemeve të automatizuara të kontrollit

Zbatimi i një sistemi të automatizimit të menaxhimit, si çdo transformim i madh në një ndërmarrje, është një proces kompleks dhe shpesh i dhimbshëm. Megjithatë, disa probleme që lindin gjatë zbatimit të sistemit janë mjaft të studiuara, të zyrtarizuara dhe kanë metodologji efektive zgjidhjeje. Studimi paraprak i këtyre problemeve dhe përgatitja për to lehtëson shumë procesin e zbatimit dhe rrit efikasitetin e përdorimit të mëtejshëm të sistemit.

· mungesa e përcaktimit të detyrave të menaxhimit në ndërmarrje;

· nevoja për riorganizim të pjesshëm ose të plotë të strukturës së ndërmarrjes;

· nevoja për të ndryshuar teknologjinë e biznesit në aspekte të ndryshme;

· rezistenca e punonjësve të ndërmarrjes;

· rritje e përkohshme e ngarkesës së punonjësve gjatë zbatimit të sistemit;

· Nevoja për të formuar një ekip të kualifikuar për zbatimin dhe mirëmbajtjen e sistemit, duke zgjedhur një drejtues të fortë ekipi.

Këto pika përshkruhen më në detaje më poshtë:

Mungesa e përcaktimit të detyrave të menaxhimit në ndërmarrje. Kjo pikë është ndoshta më e rëndësishmja dhe më e vështira. Në pamje të parë, tema e saj i bën jehonë përmbajtjes së paragrafit të dytë, kushtuar riorganizimit të strukturës së ndërmarrjes. Megjithatë, në fakt, ai është më global dhe përfshin jo vetëm metodologjitë e menaxhimit, por edhe aspekte filozofike dhe psikologjike. Fakti është se shumica e menaxherëve e menaxhojnë ndërmarrjen e tyre vetëm në bazë të përvojës, intuitës, vizionit të tyre dhe të dhënave shumë të pastrukturuara për gjendjen dhe dinamikën e saj. Si rregull, nëse menaxherit i kërkohet të përshkruajë në një farë mënyre strukturën e aktiviteteve të ndërmarrjes së tij ose grupin e dispozitave mbi bazën e të cilave ai merr vendimet e menaxhimit, gjërat shpejt vijnë në një rrugë pa krye.

Formulimi i duhur i detyrave të menaxhimit është faktori më i rëndësishëm që ndikon si në suksesin e ndërmarrjes në tërësi ashtu edhe në suksesin e projektit të automatizimit. Për shembull, është krejtësisht e padobishme të zbatohet një sistem i automatizuar buxhetimi nëse vetë buxhetimi nuk zbatohet siç duhet në ndërmarrje, si një proces i caktuar vijues.

Fatkeqësisht, për momentin në Rusi një qasje kombëtare ndaj menaxhimit nuk është zhvilluar plotësisht. Për momentin, menaxhimi rus është një përzierje shpërthyese e teorisë së menaxhimit perëndimor (e cila në shumë mënyra nuk është adekuate me situatën aktuale) dhe përvojës sovjeto-ruse, e cila, edhe pse në shumë mënyra harmonizohet me parimet e përgjithshme të jetës, nuk i plotëson më gjërat e vështira. kërkesat e konkurrencës së tregut.

Prandaj, gjëja e parë që duhet bërë në mënyrë që projekti të zbatojë një sistem kontrolli të automatizuar të jetë i suksesshëm është të zyrtarizoni sa më shumë që të jetë e mundur të gjitha ato unaza kontrolli që në fakt planifikoni të automatizoni. Në shumicën e rasteve, kjo nuk mund të arrihet pa përfshirjen e konsulentëve profesionistë, por nga përvoja, kostot e konsulentëve thjesht nuk janë të krahasueshme me humbjet nga një projekt i dështuar automatizimi. Megjithatë, nuk duhet të gaboni në zgjedhjen e konsulentëve.

Nevoja për një riorganizim të pjesshëm të strukturës dhe aktiviteteve të ndërmarrjes. Para fillimit të zbatimit të një sistemi automatizimi në një ndërmarrje, zakonisht është e nevojshme të kryhet një riorganizim i pjesshëm i strukturës së saj dhe teknologjive të biznesit. Prandaj, një nga fazat më të rëndësishme të projektit të zbatimit është një ekzaminim i plotë dhe i besueshëm i ndërmarrjes në të gjitha aspektet e aktiviteteve të saj. Bazuar në përfundimin e marrë si rezultat i anketës, është ndërtuar e gjithë skema e mëtejshme për ndërtimin e një sistemi informacioni të korporatës. Pa dyshim, është e mundur të automatizoni gjithçka në një bazë "siç është", megjithatë, kjo nuk duhet të bëhet për një sërë arsyesh. Fakti është se si rezultat i sondazhit, një numër i madh vendesh ku lindin kosto shtesë të paarsyeshme, si dhe kontradikta në strukturën organizative, eliminimi i të cilave do të zvogëlonte kostot e prodhimit dhe logjistikës, si dhe do të zvogëlonte ndjeshëm kohën e ekzekutimit. të fazave të ndryshme të proceseve kryesore të biznesit, zakonisht regjistrohen.

Nevoja për të ndryshuar teknologjinë e punës me informacionin dhe parimet e të bërit biznes. Një sistem informacioni i ndërtuar në mënyrë efektive nuk mund të mos bëjë ndryshime në teknologjinë ekzistuese për planifikimin, buxhetimin dhe kontrollin, si dhe menaxhimin e proceseve të biznesit.

Së pari, një nga karakteristikat më të rëndësishme të një sistemi informacioni të korporatës për një menaxher janë modulet e kontabilitetit të menaxhimit dhe kontrollit financiar. Tani çdo njësi funksionale mund të përkufizohet si një qendër e kontabilitetit financiar me nivelin përkatës të përgjegjësisë financiare të drejtuesit të saj. Kjo, nga ana tjetër, rrit përgjegjësinë e secilit prej këtyre menaxherëve dhe u siguron menaxherëve të lartë mjete efektive për kontroll të qartë mbi zbatimin e planeve dhe buxheteve individuale.

Nëse ekziston një sistem informacioni, menaxheri është në gjendje të marrë informacion të përditësuar dhe të besueshëm për të gjitha aspektet e aktiviteteve të kompanisë pa vonesa kohore dhe lidhje të panevojshme transferimi. Për më tepër, informacioni i paraqitet menaxherit në një formë të përshtatshme "nga fleta" në mungesë të faktorëve njerëzorë që mund të paragjykojnë ose interpretojnë subjektivisht informacionin gjatë transmetimit. Megjithatë, do të ishte e drejtë të theksohet se disa menaxherë nuk janë mësuar të marrin vendime të menaxhimit për informacionin në formën e tij të pastër, përveç nëse shoqërohet me mendimin e personit që e ka dhënë atë. Kjo qasje, në parim, ka të drejtë të ekzistojë edhe në prani të një sistemi informacioni, por shpesh ndikon negativisht në objektivitetin e menaxhimit.

Zbatimi i një sistemi automatizimi bën ndryshime të rëndësishme në menaxhimin e proceseve të biznesit. Çdo dokument që shfaq në fushën e informacionit ecurinë ose përfundimin e një procesi të caktuar biznesi nga fundi në fund krijohet automatikisht në sistemin e integruar bazuar në dokumentin parësor që hapi procesin. Punonjësit përgjegjës për këtë proces biznesi vetëm monitorojnë dhe, nëse është e nevojshme, bëjnë ndryshime në pozicionet e dokumenteve të gjeneruara nga sistemi. Për shembull, një klient vendosi një porosi për produkte që duhet të plotësohen deri në një datë të caktuar të muajit. Porosia futet në sistem, në bazë të tij, sistemi krijon automatikisht një faturë (bazuar në algoritmet ekzistuese të çmimeve), fatura i dërgohet klientit dhe porosia dërgohet në modulin e prodhimit, ku lloji i produktit të porositur. ndahet në përbërës individualë. Bazuar në listën e komponentëve në modulin e blerjes, sistemi krijon porosi për blerjen e tyre, dhe moduli i prodhimit optimizon në përputhje me rrethanat programin e prodhimit në mënyrë që porosia të përfundojë në kohë. Natyrisht, në jetën reale ekzistojnë mundësi të ndryshme për ndërprerje të pashmangshme në furnizimin e komponentëve, prishjet e pajisjeve, etj., Prandaj, çdo fazë e përmbushjes së porosisë duhet të kontrollohet rreptësisht nga rrethi i punonjësve përgjegjës për të, të cilët, nëse është e nevojshme, duhet të krijojë një ndikim menaxherial në sistem për të shmangur pasojat e padëshiruara ose për t'i zvogëluar ato.

Ju nuk duhet të supozoni se puna me një sistem kontrolli të automatizuar do të bëhet më e lehtë. Përkundrazi, një reduktim i konsiderueshëm i shkresave përshpejton procesin dhe përmirëson cilësinë e përpunimit të porosive, rrit konkurrueshmërinë dhe përfitimin e ndërmarrjes në tërësi dhe e gjithë kjo kërkon gjakftohtësi, kompetencë dhe përgjegjësi më të madhe të interpretuesve. Është e mundur që baza ekzistuese e prodhimit të mos përballojë rrjedhën e re të porosive, dhe gjithashtu do të jetë e nevojshme të futen reforma organizative dhe teknologjike, të cilat më pas do të kenë një ndikim pozitiv në prosperitetin e ndërmarrjes.

Rezistenca nga punonjësit e kompanisë. Gjatë zbatimit të sistemeve të informacionit të korporatave, në shumicën e rasteve ka rezistencë aktive nga punonjësit lokalë, gjë që është një pengesë serioze për konsulentët dhe është mjaft e aftë të prishë ose vonojë ndjeshëm projektin e zbatimit. Kjo shkaktohet nga disa faktorë njerëzorë: frika e zakonshme nga inovacioni, konservatorizmi (për shembull, një magazinier që ka punuar për 30 vjet me një kabinet dosjesh letre zakonisht e ka të vështirë psikologjikisht të kalojë në një kompjuter), frika nga humbja e punës ose humbja e pazëvendësueshmërisë së tij, frika e rritjes së ndjeshme të përgjegjësisë për veprimet e tij. Drejtuesit e një ndërmarrje që kanë vendosur të automatizojnë biznesin e tyre, në raste të tilla, duhet të ndihmojnë në çdo mënyrë të mundshme grupin përgjegjës të specialistëve që kryejnë zbatimin e sistemit të informacionit, të kryejnë punë shpjeguese me personelin dhe, përveç kësaj:

· të krijojë një ndjenjë të fortë midis punonjësve në të gjitha nivelet e pashmangshmërisë së zbatimit;

· t'i sigurojë menaxherit të projektit të zbatimit autoritet të mjaftueshëm, pasi rezistenca ndonjëherë (shpesh në mënyrë të pandërgjegjshme ose si rezultat i ambicieve të pajustifikuara) lind edhe në nivelin e menaxherëve të lartë;

· mbështet gjithmonë të gjitha vendimet organizative për çështjet e zbatimit duke nxjerrë urdhra përkatëse dhe udhëzime me shkrim. Rritje e përkohshme e ngarkesës së punonjësve gjatë zbatimit të sistemit. Në disa faza të projektit të zbatimit, ngarkesa e punës për punonjësit e ndërmarrjeve rritet përkohësisht. Kjo për faktin se përveç kryerjes së detyrave normale të punës, punonjësit duhet të zotërojnë njohuri dhe teknologji të reja. Gjatë funksionimit të provës dhe gjatë kalimit në funksionimin industrial të sistemit, për ca kohë është e nevojshme të kryhet biznesi si në sistemin e ri ashtu edhe të vazhdojë të kryhet në mënyra tradicionale (ruajtja e rrjedhës së dokumenteve në letër dhe sistemet para-ekzistuese). Në këtë drejtim, disa faza të projektit të zbatimit të sistemit mund të vonohen me pretekstin se punonjësit tashmë kanë mjaft punë urgjente për qëllimin e tyre të synuar, dhe zotërimi i sistemit është një aktivitet dytësor dhe shpërqendrues. Në raste të tilla, drejtuesi i ndërmarrjes, përveç kryerjes së punës shpjeguese me punonjësit që i shmangen zotërimit të teknologjive të reja, duhet:

· të rrisë nivelin e motivimit të punonjësve për të zotëruar sistemin në formën e stimujve dhe falënderimeve;

· Të marrë masa organizative për të reduktuar periudhën e menaxhimit paralel të biznesit.

Formimi i një ekipi të kualifikuar për zbatimin dhe mirëmbajtjen e sistemit, drejtues ekipi. Zbatimi i sistemeve më të mëdha të automatizimit të kontrollit kryhet duke përdorur teknologjinë e mëposhtme: në ndërmarrje formohet një grup i vogël pune (3-6 persona), i cili i nënshtrohet trajnimit më të plotë në punën me sistemin, atëherë ky grup është përgjegjës për një pjesë e rëndësishme e punës për zbatimin e sistemit dhe mbështetjen e tij të mëtejshme. Përdorimi i një teknologjie të tillë shkaktohet nga dy faktorë: së pari, fakti që një ndërmarrje zakonisht është e interesuar të ketë në dorë specialistë të cilët mund të zgjidhin shpejt shumicën e çështjeve operacionale gjatë vendosjes dhe funksionimit të sistemit, dhe së dyti, trajnimi i punonjësve të saj dhe përdorimi i tyre. është gjithmonë dukshëm më e lirë se kontraktimi i jashtëm. Kështu, formimi i një grupi të fortë pune është çelësi i zbatimit të suksesshëm të projektit zbatues.

Një çështje veçanërisht e rëndësishme është zgjedhja e drejtuesit të një grupi të tillë dhe administratorit të sistemit. Menaxheri, përveç njohurive të teknologjive bazë kompjuterike, duhet të ketë njohuri të thelluara në fushën e biznesit dhe menaxhimit. Në praktikën e kompanive të mëdha perëndimore, një person i tillë mban pozicionin e CIO (Zyrtar Kryesor i Informacionit), i cili zakonisht është i dyti në hierarkinë e menaxhimit të kompanisë. Në praktikën e brendshme, gjatë zbatimit të sistemeve, ky rol zakonisht luhet nga drejtuesi i departamentit të sistemit të kontrollit të automatizuar ose një i ngjashëm. Rregullat themelore për organizimin e një grupi pune janë parimet e mëposhtme:

· Specialistët e grupit të punës duhet të emërohen duke marrë parasysh kërkesat e mëposhtme: njohuri për teknologjitë moderne kompjuterike (dhe dëshirën për t'i zotëruar ato në të ardhmen), aftësi komunikimi, përgjegjësi, disiplinë;

· duhet t'i qasemi zgjedhjes dhe emërimit të një administratori të sistemit me përgjegjësi të veçantë, pasi pothuajse i gjithë informacioni i korporatës do të jetë në dispozicion të tij;

· shkarkimi i mundshëm i specialistëve nga grupi i zbatimit gjatë projektit mund të ketë një ndikim jashtëzakonisht negativ në rezultatet e tij. Prandaj, anëtarët e ekipit duhet të zgjidhen nga punonjës besnikë dhe të besueshëm dhe duhet të zhvillohet një sistem për të mbështetur këtë besnikëri gjatë gjithë projektit;

· Pas identifikimit të punonjësve të përfshirë në grupin e zbatimit, menaxheri i projektit duhet të përshkruajë qartë gamën e detyrave që do të zgjidhë secili prej tyre, format e planeve dhe raporteve, si dhe kohëzgjatjen e periudhës raportuese. Në rastin më të mirë, periudha e raportimit duhet të jetë një ditë.

Të gjitha detyrat e mësipërme që lindin në procesin e ndërtimit të një sistemi informacioni dhe metodat për zgjidhjen e tyre janë më të zakonshmet dhe, natyrisht, secila ndërmarrje ka specifikat e veta unike organizative, dhe gjatë zbatimit mund të lindin nuanca të ndryshme që kërkojnë konsideratë dhe kërkim shtesë. për metodat e zgjidhjes së tyre. Kjo është arsyeja pse ekzistojnë konsulentët profesionistë të biznesit.

2.4 AWS: karakteristikat e elementeve kryesore

Për të siguruar mundësinë e ndërveprimit midis një personi dhe një kompjuteri në një mënyrë interaktive, ekziston nevoja për të zbatuar në kuadrin e sistemit të kontrollit të automatizuar të të ashtuquajturit vend pune i automatizuar - stacion i automatizuar i punës. Një vend pune i automatizuar është një grup softuerësh dhe harduerësh që siguron ndërveprimin e njeriut me një kompjuter, d.m.th. funksione të tilla si:

· aftësia për të futur informacion në kompjuter;

· aftësia për të nxjerrë informacion nga një kompjuter në një ekran monitori, printer ose pajisje të tjera dalëse (aktualisht kjo listë është mjaft e gjerë - plotter, etj.).

Të ashtuquajturat stacione pune inteligjente, nga ana tjetër, përmbajnë gjithashtu një kompjuter të lidhur në një mënyrë ose në një tjetër me kompjuterin qendror (VC) të sistemit të automatizuar të kontrollit. Pajisjet hyrëse duhet gjithashtu të ofrojnë një gamë të gjerë informacioni hyrës: tekst, koordinata, faks, etj. Prandaj, stacionet e punës janë të pajisura, nëse është e nevojshme, me një tastierë universale ose speciale, pajisje të koordinimit të hyrjes së informacionit (si p.sh. miu), lloje të ndryshme skanerësh, etj.

Për të rritur gamën e formave të paraqitjes së daljes së informacionit nga kompjuteri, stacionet e punës u pajisën me monitorë me ngjyra, mjete për krijimin dhe menaxhimin e sinjaleve audio, deri në aftësinë për të krijuar dhe riprodhuar sinjale të të folurit.

Figura 2. Diagrami i një stacioni pune të automatizuar

Vendi i automatizuar i punës duhet të plotësojë kërkesat e mëposhtme:

· plotësimi në kohë i nevojave informative dhe informatike të një specialisti;

· koha minimale e përgjigjes ndaj kërkesave të përdoruesve;

· përshtatje me nivelin e trajnimit dhe nevojave profesionale të përdoruesit;

· Lehtësia e të mësuarit se si të përdoret një stacion pune i automatizuar dhe lehtësia e komunikimit, besueshmëria dhe lehtësia e mirëmbajtjes;

· tolerancë ndaj përdoruesit;

· aftësia për të trajnuar shpejt përdoruesin;

aftësia për të punuar si pjesë e një rrjeti kompjuterik. 3. Analitika AWS

1 Qëllimi. Përpunimi statistikor dhe analitik i të dhënave financiare dhe sistemore, ngjarjeve që ndodhin në nënsistem.

2 Lista e nëndetyrave për t'u zgjidhur.

Gjenerimi i tabelave statistikore dhe/ose analitike sipas një algoritmi të caktuar.

Ruajtja e algoritmeve të zhvilluara për ndërtimin e tabelave statistikore dhe/ose analitike.

Gjenerimi i tabelave statistikore dhe/ose analitike duke përdorur algoritme të ruajtura.

Llogaritja e efiçencës financiare dhe ekonomike të funksionimit të nënsistemit.

Paraqitja grafike e rezultateve të përpunimit statistikor dhe/ose analitik të të dhënave.

Printimi i dokumenteve.

Lejohet të kombinohen disa stacione pune në një vendndodhje klienti. Ndërfaqet e përdoruesve janë të dizajnuara në formën e dritareve grafike në përputhje me standardin GUI.

Sistemi i synuar zbatohet në bazë të Oracle DBMS duke përdorur teknologjitë e Internetit/Intranetit. Mjetet e analizës automatike të tekstit të prodhuara nga Garant-Park-Internet nën markën tregtare RCO u përdorën si thelbi intelektual i sistemit. Për përdorim në sistemin e informacionit Cyber-Analyst, biblioteka RCO Semantic Network u transferua në Linux dhe funksionaliteti i saj i mbështetur nga ndërfaqja e softuerit u zgjerua.

Për më tepër, bazuar në teknologjinë RCO TopNet, u zbatua një nënsistem i vizualizimit të rrjetit semantik, i cili siguron navigim në rrjet në një ndërfaqe grafike dhe shikim të përshtatshëm të fragmenteve të kërkuara të rrjetit, duke rritur ndjeshëm efikasitetin e punës së analistit.

RCO KAOT përfaqëson një zgjidhje bazë për organizimin e një stacioni pune analisti të automatizuar dhe përfshin teknologji të avancuara të përpunimit të tekstit, algoritme gjuhësore dhe matematikore që mund të përdoren për të zgjidhur një klasë të gjerë problemesh: nga kërkimi kontekstual i dokumenteve, duke marrë parasysh të gjitha format e fjalëve, sinonimet dhe gabime shtypi, për të mbështetur vendimet e ekspertëve për miratim bazuar në analizën e grupeve të informacionit duke përdorur inteligjencën artificiale. Të gjithë komponentët e softuerit të përfshirë në RCO KAOT janë përdorur në mënyrë aktive në agjencitë ruse të zbatimit të ligjit për më shumë se një vit.

RCO KAOT ofron analizë automatike të përmbajtjes së dokumenteve me tekst të plotë dhe mbështetje për stacionin e punës së një analisti me aftësinë për të punuar në një rrjet lokal duke përdorur protokollet tcp-ip dhe http. Pjesa e serverit të kompleksit funksionon nën Windows NT/2000 Server OS, duke përdorur Internet Information Server si një server aplikacioni. Shfletuesi i internetit i Internet Explorer duhet të instalohet në kompjuterin e klientit. Në paketën bazë të RCO, KAOT punon me dokumente të ruajtura në dosjet e sistemit të skedarëve, por kërkon përshtatje me depot e dokumenteve të përdorura nëse është e nevojshme. RCO KAOT përfshin një sërë modulesh softuerësh, disa prej të cilave mund të furnizohen ose përshtaten me nevojat e klientit në mënyrë të pavarur nga të tjerët.

Paketa e plotë përmban modulet e mëposhtme:

RCO TopSearch Win – aftësi të avancuara kërkimi. Kërkimi kontekstual duke përdorur analizën morfologjike dhe thesarin e gjuhës ruse ofron një kërkim efektiv të dokumenteve bazuar në fjalët dhe frazat që ato përmbajnë. Kërkimi Fuzzy ju lejon të gjeni informacionin e kërkuar nëse ka gabime drejtshkrimore në një dokument ose kërkesë. Kërkimi tematik ju lejon të gjeni tema që lidhen në tekstin e pyetjes, si dhe të kërkoni dokumente sipas temës.

RCO TopTree Win – ndërtimi i rubrikatorëve hierarkikë për monitorimin operacional dhe drejtimin e rrjedhave të informacionit, si dhe sistematizimin e rezultateve të kërkimit kontekstual.

RCO TopNet Win – ndërtimi dhe vizualizimi i rrjeteve semantike për lundrim në hapësirën e informacionit bazuar në objektet kryesore të dokumentit dhe marrëdhëniet e tyre. Ju lejon të eksploroni mjedisin semantik të objekteve me interes, të identifikoni zinxhirët dhe zonat e lidhjes së objekteve në një koleksion dokumentesh.

RCO TopSOM Win - prezantimi i përmbajtjes së një koleksioni dokumentesh në një aeroplan në formën e një harte tematike, vizualizimi i shpërndarjes së rezultateve të kërkimit në hartë.

RCO TopLine Win - vizualizimi i ndryshimeve në temën e rrjedhës së dokumentit. Ju lejon të studioni ndryshimin në këndvështrimet në të cilat problemi i synuar shfaqet me kalimin e kohës.

Krijimi i një stacioni pune të automatizuar analisti, duke përfshirë të dyja format periodike fikse të detyrueshme për paraqitjen e rezultateve, dhe një mënyrë pune me kërkesat ad hoc.

3. Thelbi i teknologjisë së informacionit dhe krijimi i sistemeve të informacionit

Në literaturën shkencore dhe teknike, shpesh përdoren termat "sistemi", "sistemi i kontrollit", "sistemi i automatizuar i kontrollit", "sistemet e automatizuara të informacionit".

Menaxhimi është funksioni më i rëndësishëm, pa të cilin është e paimagjinueshme veprimtaria e qëllimshme e çdo sistemi socio-ekonomik, organizativ dhe prodhues (ndërmarrje, organizatë, territor).

Një sistem që zbaton funksionet e kontrollit quhet sistem kontrolli. Funksionet më të rëndësishme të zbatuara nga ky sistem janë parashikimi, planifikimi, kontabiliteti, analiza, kontrolli dhe rregullimi.

Kontrolli shoqërohet me shkëmbimin e informacionit midis komponentëve të sistemit, si dhe sistemit me mjedisin. Në procesin e menaxhimit, informacioni merret për gjendjen e sistemit në çdo moment në kohë, për arritjen (ose mosarritjen) e një qëllimi të caktuar në mënyrë që të ndikojë në sistem dhe të sigurojë zbatimin e vendimeve të menaxhimit.

Kështu, çdo sistem i menaxhimit të një objekti ekonomik ka sistemin e tij të informacionit, i quajtur një sistem informacioni ekonomik.

Sistemi i informacionit ekonomik - Ky është një grup i flukseve të brendshme dhe të jashtme të komunikimit të informacionit të drejtpërdrejtë dhe kthyes të një objekti ekonomik, metodave, mjeteve, specialistëve të përfshirë në procesin e përpunimit të informacionit dhe zhvillimin e vendimeve të menaxhimit.

Sistemi i informacionit është një sistem shërbimesh informacioni për punonjësit e shërbimeve të menaxhimit dhe kryen funksione teknologjike për grumbullimin, ruajtjen, transmetimin dhe përpunimin e informacionit. Ai zhvillohet, formohet dhe funksionon në përputhje me rregulloret e përcaktuara nga metodat dhe struktura e veprimtarive të menaxhimit të miratuara në një njësi ekonomike specifike dhe zbaton qëllimet dhe objektivat me të cilat përballet.

Niveli aktual i informatizimit të shoqërisë paracakton përdorimin e mjeteve më të fundit teknike, teknologjike dhe softuerike në sisteme të ndryshme informacioni të objekteve ekonomike.

Një sistem i automatizuar informacioni është një grup informacioni, metodash dhe modelesh ekonomike dhe matematikore, mjete teknike, softuerike, teknologjike dhe specialistë, të krijuar për përpunimin e informacionit dhe marrjen e vendimeve të menaxhimit.

Përdorimi i sistemeve të automatizuara të informacionit është veçanërisht i rëndësishëm në menaxhimin e departamentit financiar të një kompanie. Përdorimi i sistemeve të automatizuara të informacionit lejon:

· optimizoni planet e punës,

· zhvillojnë shpejt zgjidhjet,

· të manovrojë qartë burimet financiare, etj.

Faktorët kryesorë që përcaktojnë rezultatet e krijimit dhe funksionimit të teknologjive të automatizuara të informacionit dhe proceseve të informatizimit janë:

· pjesëmarrje aktive njerëzore në sistemin e automatizimit të përpunimit të informacionit dhe vendimmarrjes së menaxhimit;

· interpretimi i aktiviteteve informative si një nga llojet e biznesit;

· disponueshmëria e një platforme softuerike dhe teknologjike të bazuar në shkencë të zbatuar në një objekt ekonomik;

· krijimi dhe zbatimi i zhvillimeve shkencore aplikative në fushën e informacionit në përputhje me kërkesat e përdoruesve;

· formimi i kushteve për ndërveprimin organizativ dhe funksional dhe matematikor, model, sistem dhe softuer të tij;

· formulimin dhe zgjidhjen e problemeve specifike praktike në fushën e menaxhimit, duke marrë parasysh kriteret e specifikuara të performancës.

Komponenti kryesor i një sistemi të automatizuar informacioni është teknologjia e informacionit.

Teknologjia e automatizuar e informacionit është një grup i organizuar sistematikisht i metodave dhe mjeteve për zgjidhjen e problemeve të menaxhimit për zbatimin e operacioneve të mbledhjes, regjistrimit, transferimit, grumbullimit, kërkimit, përpunimit dhe mbrojtjes së informacionit bazuar në përdorimin e softuerit të zhvilluar, kompjuterit dhe mjeteve të komunikimit të përdorura. si dhe metodat me të cilat informacioni u ofrohet klientëve.

Një sistem i automatizuar i menaxhimit financiar është pjesë e sistemit aktual të menaxhimit financiar, një element integral i strukturës së autoriteteve financiare dhe strukturave të tjera të menaxhimit financiar. Pa ASUF është e pamundur të përmirësohet mekanizmi financiar dhe përbërësit e tij, veçanërisht gjatë tranzicionit në një ekonomi tregu, i cili shkaktoi ndryshime të rëndësishme në vëllimin e informacionit ekonomik dhe natyrën e tij: së pari, fluksi i informacionit (vëllimi) u rrit, së dyti, përmbajtja e informacionit ndryshoi (më parë ishte e natyrës komanduese, tani po bëhet gjithnjë e më informuese). Është e pamundur të përpunohet informacioni duke përdorur metoda të vjetra dhe mjete të vjetra teknike, dhe për këtë arsye, nuk ka asnjë mënyrë për të zhvilluar menjëherë vendimet e menaxhimit të bazuara shkencërisht dhe për t'i zbatuar ato shpejt. Nga ana tjetër, gjatë marrjes së vendimeve të menaxhimit, lindin pyetje në lidhje me përmirësimin e formave të marrëdhënieve financiare, d.m.th., pyetje në lidhje me besueshmërinë e informacionit në lidhje me objektin e menaxhuar, tendencat e zhvillimit të tij, si dhe ndikimin e vendimit të marrë në perspektivat e zhvillimit të menaxhuar. objekt dhe, mbi këtë bazë, mbi rezultatet e biznesit në tërësi.

Financa ACS kuptohet si një grup metodash të menaxhimit administrativ, ekonomik dhe matematikor; informatikë elektronike, teknologji organizative dhe mjete moderne komunikimi, duke lejuar menaxhimin financiar shkencor.

Në krijimin e ASUF-së përdoren parimet teorike të kibernetikës financiare, e cila është doktrina e procesit të menaxhimit financiar, organizimi i shkëmbimit të informacionit financiar dhe ekonomik ndërmjet menaxherëve dhe nënsistemeve të menaxhuara.

ACS për financa është, nga ana tjetër, një nënsistem i sistemit kombëtar të automatizuar për mbledhjen dhe përpunimin e informacionit për kontabilitetin, planifikimin, parashikimin dhe menaxhimin e ekonomisë shtetërore.

Një vend të rëndësishëm në sistemin e automatizuar të menaxhimit financiar zë sistemi i automatizuar i shlyerjes financiare (AFSS), i cili është një nënsistem i sistemit të automatizuar të shlyerjes financiare. Si rezultat i krijimit dhe zbatimit të këtij sistemi, efikasiteti i menaxhimit financiar është rritur, pasi është zvogëluar intensiteti i punës për mbledhjen, përpunimin dhe analizimin e informacionit, si dhe është bërë e mundur të bëhen llogaritje kompjuterike multivariate të vendit. planin kryesor financiar dhe zbatimin e tij në të gjitha nivelet. Nënsistemet ASFR zgjidhin një sërë problemesh që lidhen me llogaritjet e buxhetit të konsoliduar, të ardhurat dhe taksat, shpenzimet e institucioneve buxhetore dhe financat e sektorëve të ekonomisë kombëtare. ASFR përdoret jo vetëm në fushën e planifikimit, por edhe në ekzekutimin e buxhetit (hartimi i një liste buxheti, bërja e ndryshimeve në treguesit e buxhetit, llogaritja e ekzekutimit të buxhetit sipas të ardhurave dhe shpenzimeve, etj.) - ASFR ju lejon të krijoni një strukturë racionale të aparatit të organeve financiare. Për më tepër, përdorimi i ASFR kërkon përmirësimin e sistemit të treguesve financiarë, zhvillimin e metodave të reja për identifikimin dhe mobilizimin e të ardhurave, formimin e rezervave financiare dhe shpenzimin racional të burimeve financiare.

Në kushtet moderne, financat lokale po zhvillohen gjithnjë e më shumë në sistemin financiar të shtetit. Prandaj, një detyrë e rëndësishme bëhet futja e automatizimit të llogaritjeve financiare në punën e departamenteve (departamenteve) rajonale, rretheve dhe qytetit të komiteteve ekzekutive. Faza fillestare e ASFM në nivelet më të ulëta është futja e stacioneve të automatizuara të punës (AWS) që përdorin mikro-kompjuterë për përdorim personal, si dhe krijimi i qendrave të informacionit dhe informatikës. Kjo është veçanërisht e vërtetë për inspektorët tatimorë të cilët merren me të dhëna të shumta dhe vazhdimisht në ndryshim. Shfaqja e qendrave të informacionit kompjuterik dhe stacioneve të automatizuara të punës në strukturën e institucioneve financiare lokale çon në një ndryshim në punën e punonjësve të tyre, pasi metoda manuale e mbledhjes dhe teknologjisë së letrës për përpunimin e informacionit po zëvendësohet nga teknologjia pa letër në formën e makinës. -bartësit e informacionit të bazuar.

Përmirësimi i marrëdhënieve financiare në biznesin e sigurimeve në kushte moderne është i pamundur pa një sistem të automatizuar të menaxhimit të sigurimeve. Këtu, modelimi matematik i llogaritjeve përdoret për të përcaktuar shumën e pagesave të sigurimit, dëmeve nga sigurimet, etj.

Pavarësisht nga rëndësia e një sistemi të automatizuar të menaxhimit financiar, aftësitë e tij nuk mund të ekzagjerohen. Shumë detyra të menaxhimit financiar nuk mund të zyrtarizohen, pasi ato kërkojnë përvojën e punonjësve të autoriteteve financiare dhe metodat tradicionale (mendore-analitike) të punës. Për shembull, një sistem i automatizuar i menaxhimit financiar në vetvete nuk mund të përmirësojë format dhe metodat e marrëdhënieve financiare. Kjo është fusha e veprimtarisë së një specialisti. Por për të bërë këtë përmirësim, një specialist vendos qëllime dhe objektiva për sistemin, i siguron atij informacionin parësor, e korrigjon atë dhe monitoron vazhdimisht funksionimin e sistemit. Kështu, një specialist finance, pasi ka marrë të dhëna në bazë të FSHSSH-së, bën zgjedhjen e zgjidhjes nga opsionet e përgatitura.

Duhet të theksohet se një sistem i automatizuar i menaxhimit financiar mund të funksionojë me sukses në një ekonomi të qëndrueshme. Vetëm në këtë rast do të bëjë të mundur ndryshimin e ndjeshëm të përmbajtjes së punës së aparatit të autoriteteve financiare, pasi specialistët do të kenë kohë të lirë për të analizuar format dhe metodat e vendosura të marrëdhënieve financiare, zhvillimin dhe zgjidhjen e problemeve që lidhen me përmirësimin e tyre. .

3.2 ERP (Planifikimi i burimeve të ndërmarrjes - Menaxhimi i burimeve të ndërmarrjes)

Konceptet bazë të menaxhimit të prodhimit (përfshirë termin "ERP") mund të konsiderohen mjaft të vendosura. Në këtë fushë, "standardi de facto" i njohur është terminologjia e Shoqatës Amerikane të Menaxhimit të Inventarit dhe Prodhimit ( Shoqëria Amerikane e Kontrollit të Prodhimit dhe Inventarit, APICS). Termat dhe përkufizimet kryesore janë dhënë në Fjalorin APICS, i cili përditësohet rregullisht ndërsa zhvillohet teoria dhe praktika e menaxhimit. Është ky publikim që përmban përkufizimin më të plotë dhe më të saktë të një sistemi ERP.

Sipas Fjalorit APICS, termi "sistemi ERP" ( Planifikimi i burimeve sipërmarrëse– Menaxhimi i burimeve të ndërmarrjes) mund të përdoret në dy kuptime.

Së pari, një sistem ERP është një sistem informacioni për identifikimin dhe planifikimin e të gjitha burimeve të ndërmarrjes që janë të nevojshme për shitje, prodhim, blerje dhe kontabilitet në procesin e përmbushjes së porosive të klientëve.

Së dyti (në një kontekst më të përgjithshëm), një sistem ERP është një metodologji për planifikimin dhe menaxhimin efektiv të të gjitha burimeve të ndërmarrjes që janë të nevojshme për shitjen, prodhimin, blerjen dhe llogaritjen për ekzekutimin e porosive të klientëve në fushat e prodhimit, shpërndarjes dhe ofrimit të shërbimeve. .

Kështu, termi ERP mund të nënkuptojë jo vetëm një sistem informacioni, por edhe metodologjinë përkatëse të menaxhimit të zbatuar dhe mbështetur nga ky sistem informacioni.

Funksionet themelore të një sistemi ERP

Shumica e sistemeve moderne ERP janë ndërtuar mbi baza modulare, gjë që i jep klientit mundësinë për të zgjedhur dhe zbatuar vetëm ato module që i nevojiten vërtet. Modulet e sistemeve të ndryshme ERP mund të ndryshojnë si në emra ashtu edhe në përmbajtje. Sidoqoftë, ekziston një grup i caktuar funksionesh që mund të konsiderohen tipike për produktet softuerike të klasës ERP. Këto funksione tipike janë:

 ruajtjen e specifikimeve të projektimit dhe teknologjisë. Specifikime të tilla përcaktojnë përbërjen e produktit përfundimtar, si dhe burimet materiale dhe operacionet e nevojshme për prodhimin e tij (përfshirë rrugën);

 Menaxhimi i kërkesës dhe formimi i planeve të shitjes dhe prodhimit. Këto funksione janë të dizajnuara për parashikimin e kërkesës dhe planifikimin e prodhimit;

 planifikimi i kërkesave materiale. Ju lejon të përcaktoni vëllimet e llojeve të ndryshme të burimeve materiale (lëndët e para, materialet, përbërësit) të nevojshëm për të përmbushur planin e prodhimit, si dhe kohën e dorëzimit, madhësitë e grupeve, etj.;

 menaxhimin e inventarit dhe aktivitetet e blerjes. Ju lejon të organizoni menaxhimin e kontratave, të zbatoni një skemë të centralizuar prokurimi, të siguroni kontabilitetin dhe optimizimin e stoqeve të magazinës, etj.;

 planifikimi i kapaciteteve prodhuese. Ky funksion ju lejon të monitoroni disponueshmërinë e kapacitetit të disponueshëm dhe të planifikoni ngarkesën e tij. Përfshin planifikimin e kapaciteteve në shkallë të gjerë (për të vlerësuar fizibilitetin e planeve të prodhimit) dhe planifikimin më të detajuar, deri në qendrat individuale të punës;

 funksionet financiare. Ky grup përfshin funksionet e kontabilitetit financiar, kontabilitetit të menaxhimit, si dhe menaxhimit financiar operacional;

 funksionet e menaxhimit të projektit. Siguroni planifikimin e detyrave të projektit dhe burimet e nevojshme për zbatimin e tyre.

Kontabilitet dhe menaxhim financiar

Rëndësia e detyrave të kontabilitetit dhe menaxhimit financiar është pa dyshim. Prandaj, fakti që funksionet e prodhimit të sistemit ERP plotësohen me funksione financiare duket mjaft i natyrshëm.

Detyrat financiare të zgjidhura duke përdorur një sistem ERP mund të ndahen në tre kategori: Kontabiliteti financiar , Kontabiliteti i Menaxhimit Dhe Menaxhimi Financiar .

Në përputhje me praktikën ndërkombëtare, kontabiliteti ( Kontabiliteti) përfshin dy fusha: kontabilitetin financiar ( Kontabiliteti financiar), fokusuar kryesisht në përdoruesit e jashtëm të informacionit financiar dhe kontabilitetit të menaxhimit ( Kontabiliteti menaxherial), fokusuar në marrjen e vendimeve të menaxhimit brenda kompanisë.

Kontabiliteti financiar

Kontabiliteti financiar mbahet në përputhje me legjislacionin aktual, kështu që një nga kriteret për zgjedhjen e një sistemi ERP është shkalla e lokalizimit të tij. Në të njëjtën kohë, lokalizimi duhet të kuptohet jo vetëm si rusifikimi, por edhe si përputhshmëri e sistemit me kërkesat e legjislacionit rus, përfshirë në fushën e kontabilitetit dhe raportimit. Problemi i lokalizimit është i rëndësishëm jo vetëm për Rusinë, dhe fakti që sistemet kryesore ERP funksionojnë në vende të ndryshme konfirmon përshtatshmërinë e tyre me legjislacionin vendas. Lokalizimi i sistemeve ERP, si rregull, sigurohet nga zyrat përfaqësuese lokale të kompanive furnizuese.

Fatkeqësisht, kuadri rregullator i kontabilitetit rus vështirë se mund të quhet i qëndrueshëm: ai ka qenë në një gjendje reformimi prej disa vitesh. Por të gjitha ndryshimet në legjislacion që ndodhin kontrollohen nga ofruesit e sistemit ERP (më saktë, nga përfaqësuesit e tyre rusë) dhe reflektohen në funksionalitetin e produkteve softuerike.

Për sa i përket kontabilitetit financiar, sistemi ERP ofron kontabilitet për transaksionet me debitorët dhe kreditorët, inventarët, aktivet fikse dhe aktivet jo-materiale (me amortizimin), kontabilitetin e operacioneve të prodhimit dhe funksione të tjera kontabël. Sistemi gjithashtu ofron funksionalitet me shumë monedha, duke ju lejuar të regjistroni transaksione në monedha të ndryshme.

Një cilësi e rëndësishme e sistemeve ERP është se ato jo vetëm që sigurojnë kontabilitet në përputhje me legjislacionin kombëtar, por gjithashtu lejojnë raportimin në përputhje me standardet ndërkombëtare - IFRS (IAS) dhe GAAP.

Përveç kësaj, sistemi ERP ju lejon të automatizoni rrjedhën e punës dhe raportimin e kontabilitetit. Kjo vlen për funksione të tilla si lëshimi i faturave për pagesë (përfshirë në gjuhë të ndryshme, në varësi të palës tjetër), shlyerjet me furnitorët dhe klientët (përfshirë në valutë të huaj), përpunimi i transaksioneve dokumentare (arkëtimi, letrat e kreditit, çeqet, kambialet. ) , raportimi për kushtet e pagesës, rakordimi i transaksioneve të llogarive bankare dhe të tjera. Këto funksione janë përgjithësisht të pranuara, kështu që përdorimi i tyre në praktikën vendase nuk shkakton probleme serioze. Disa veçori specifike (për shembull, numrat e llogarive bankare me 20 shifra) merren parasysh gjatë lokalizimit të sistemeve ERP.

Kontabiliteti i Menaxhimit

Kontabiliteti i Menaxhimit ( Kontabiliteti menaxherial) ka për qëllim kryesisht përdoruesit e brendshëm të informacionit, duke përfshirë menaxherët e kompanisë. Për më tepër, nëse rregullat e kontabilitetit financiar dhe raportimit financiar përcaktohen me ligj, atëherë metodologjia e kontabilitetit të menaxhimit është prerogativë e vetë ndërmarrjes.

Mjetet e kontabilitetit të menaxhimit janë jashtëzakonisht të ndryshme: mjafton të kujtojmë metodën e përthithjes totale të kostove indirekte dhe metodën marxhinale, metodat e kontabilitetit të bazuara në porosi dhe proces pas procesi, kontabiliteti i qendrës së kostos, kontabiliteti i kostos funksionale, si dhe të ndryshme metodat për vlerësimin e inventarëve dhe përcaktimin e kostove. Sidoqoftë, pavarësisht nga diversiteti, të gjitha metodat e kontabilitetit kanë një gjë të përbashkët - ato janë të lidhura ngushtë me proceset e prodhimit dhe, në përputhje me rrethanat, me planin e prodhimit të sistemit ERP.

Nga pikëpamja e një sistemi tipik ERP, një ndërmarrje konsiderohet të përbëhet nga një numër punishtesh prodhimi, secila prej të cilave, nga ana tjetër, përfshin disa qendra pune. Çdo qendër pune mund të kryejë operacione të shumëfishta të procesit, dhe i njëjti operacion mund të kryhet në një ose më shumë qendra pune.

Kostot direkte të materialeve (lëndët e para, furnizimet, komponentët, etj.) merren parasysh në bazë të specifikimeve të produktit. Kostot direkte të punës për personelin e prodhimit ndahen gjithashtu drejtpërdrejt për produktet e prodhuara, bazuar në tarifat për orë. Sa i përket kostove të përgjithshme, ato nuk mund të ngarkohen drejtpërdrejt në koston e prodhimit dhe (duke përdorur metodën e përthithjes së plotë) duhet të shpërndahen midis artikujve të prodhuar bazuar në bazat e alokimit dhe normat e përthithjes.

Sa herë që një njësi produkti kalon nëpër një qendër pune, ajo njësi "thith" një pjesë të shpenzimeve të përgjithshme dhe shkalla e përthithjes përcaktohet nga norma e përthithjes shumëzuar me pjesën e aktivitetit të qendrës së punës që i atribuohet atij artikulli. Baza e shpërndarjes është më shpesh: puna (numri i orëve të punës të shpenzuara nga një qendër pune), pajisjet (numri i orëve të shpenzuara të makinës) ose materialet (sasia ose kostoja e materialeve të përpunuara). Për të siguruar llogaritje të tilla, sistemi ERP ka funksionalitetin e duhur.

Sistemet moderne ERP janë gjithashtu të afta të mbështesin metodën marxhinale të llogaritjes së kostove indirekte dhe metodën e kontabilitetit të kostos funksionale.

Menaxhimi Financiar

Një nga detyrat kryesore të një menaxheri financiar është të sigurojë likuiditetin e ndërmarrjes në mënyrë që ndërmarrja të jetë në gjendje të përmbushë detyrimet e saj financiare në çdo kohë. Aftësitë e një sistemi ERP në drejtim të rregullimit të flukseve monetare bazohen në faktin se sistemi përmban të gjithë informacionin e nevojshëm për këtë, duke përfshirë detajet e shlyerjeve me furnitorët, klientët dhe personelin. E gjithë kjo ju lejon të automatizoni përgatitjen e një orari të pagesave dhe arkëtimeve (kalendari i pagesave).

Nga ana tjetër, financuesi nuk duhet të lejojë një tepricë të pajustifikuar të parave, të cilat, siç dihet, nuk gjenerojnë të ardhura. Paraja e tepërt ose duhet të investohet në aktive më fitimprurëse, ose të përdoret për të reduktuar fondet e huazuara (duke kursyer kështu në shpenzimet e interesit). Të gjitha këto operacione kryhen në bazë të llogaritjeve, dhe informacioni i nevojshëm vjen nga sistemi ERP.

Modulet financiare të sistemeve ERP përmbajnë gjithashtu funksione që mbështesin procesin e buxhetimit (përfshirë formimin e një plani financiar dhe monitorimin e ekzekutimit të tij), si dhe funksione të planifikimit financiar operacional (mbajtja e një kalendar pagese).

Sistemi i menaxhimit financiar, automatizimi i raportimit të menaxhimit

Menaxhimi financiar i ndërmarrjes është një nga proceset kryesore të biznesit. Pavarësisht drejtimit të aktivitetit, janë kostot, të ardhurat dhe fitimi që janë kriteri real i efikasitetit të punës. Menaxhimi racional financiar i një ndërmarrje, automatizimi i raportimit të menaxhimit, aftësia për të gjurmuar shpejt lëvizjen dhe përdorimin e synuar të fondeve ju lejojnë të planifikoni dhe parashikoni zhvillimin e kompanisë dhe të merrni vendime të informuara për menaxhimin.

Karakteristikat dhe funksionet

Menaxhimi financiar brenda sistemit ERP mbulon të gjitha fushat e aktiviteteve financiare të ndërmarrjes - kontabilitetin, kontabilitetin tatimor dhe menaxhues, mbështetje për të gjitha standardet e pranuara ruse dhe ndërkombëtare (IAS, GAAP), automatizimin e raportimit financiar dhe menaxherial. Kjo qasje ndaj menaxhimit financiar lejon menaxhmentin e lartë dhe pronarët e kompanive të rrisin transparencën e biznesit dhe efikasitetin e qeverisjes së korporatës.

Sistemi i menaxhimit financiar të ndërmarrjes ju lejon të automatizoni plotësisht kontabilitetin.

Sistemi ERP, brenda një hapësire të vetme informacioni, gjeneron raportim paralel që merr parasysh grafikët paralelë të llogarive, marrëdhëniet midis viteve financiare dhe kalendarik, kontabilitetin me shumë monedha, versionet e personalizuara të bilancit dhe pasqyrën e fitimit dhe humbjes. Mjetet e zhvilluara të konsolidimit ju lejojnë të kombinoni të dhëna dhe të gjeneroni raporte bazuar në parametra të ndryshëm të specifikuar. Në veçanti, duke ruajtur kontabiliteti i aktiveve fikse dhe amortizimi i tyre është i mundur në dy aspekte njëherësh - kontabiliteti për organizatat e palëve të treta dhe kontabiliteti i brendshëm për menaxhimin. Për organizatat e jashtme, kontabiliteti kryhet në përputhje me standardet për funksionimin e aktiveve fikse për menaxherët e ndërmarrjeve, sistemi u lejon atyre të mbajnë të dhëna reale që marrin parasysh vjetërsinë dhe prodhimin aktual të pajisjeve;

Aftësitë e sistemit të menaxhimit financiar ju lejojnë të automatizoni një numër të madh llogaritjesh intensive të punës. Kështu, sistemi ofron mundësinë për të llogaritur koston e produkteve të prodhuara, duke kontrolluar automatikisht kostot standarde dhe aktuale dhe duke bërë transaksionet e nevojshme. Gjithashtu, sistemi i menaxhimit financiar ofron rregullime të vlerës së produkteve të fshira, duke përditësuar shumën e fshirjes në fund të muajit në përputhje me vlerën mesatare të produkteve të fshira në fund të muajit.

Zgjidhja ofron funksionalitet të plotë për mirëmbajtje kontabiliteti tatimor në ndërmarrje. Një sistem ERP kryen automatikisht llogaritjet komplekse të tatimit mbi të ardhurat. Gjithashtu, aftësitë e sistemit ju lejojnë të automatizoni kontabilitetin e TVSH-së, sistemin e thjeshtuar të taksave, tatimin mbi të ardhurat personale, taksën e unifikuar sociale, etj.

Formimi i raportimit të menaxhimit të brendshëm të nevojshme për planifikimin, monitorimin dhe menaxhimin e aktiviteteve të kompanisë. Automatizimi i kontabilitetit ju lejon të merrni raportimin e menaxhimit jo vetëm më shpejt se kontabiliteti, por gjithashtu ofron prezantim ditor të informacionit. Në të njëjtën kohë, sistemi ERP lejon përdorimin e të dhënave financiare që pasqyrojnë gjendjen reale të punëve në ndërmarrje. Funksionaliteti i sistemit të menaxhimit financiar ofron mundësinë për të mbajtur shënime të qendrave të fitimit, kostot dhe porositë e brendshme, kontabilitetin e projektit, planifikimin e të ardhurave dhe kostove dhe llogaritjen e kostos së planifikuar të produkteve. Në të njëjtën kohë, mjetet e sistemit ju lejojnë të kontrolloni shpejt kostot e produktit dhe rezultatet e punës së kompanisë.

Kontrolli i brendshëm mbi aktivitetet e ndërmarrjes, në sistemin e menaxhimit financiar merren parasysh edhe auditimet e jashtme dhe të brendshme. Për të mbështetur cilësinë e lartë të menaxhimit financiar të korporatës, sistemi ofron mjete për menaxhimin e kontrolleve të brendshme, në veçanti, aftësinë për të rishikuar kontabilitetin dhe pasqyrat financiare, për të identifikuar deficitet dhe mungesa dhe për të monitoruar efektivitetin e vetë procedurave të kontrollit të brendshëm.

Informacion sistemi i auditimit lejon auditorët e brendshëm dhe të jashtëm të rrisin efikasitetin e punës së tyre përmes raporteve të parakonfiguruara për aktivitetet e auditimit që pasqyrojnë situatën në ndërmarrje.

Sistemi ofron mbështetje gjithëpërfshirëse Menaxhimi Financiar, duke ofruar funksionalitet të plotë për menaxhimin e gjithanshëm të aktiviteteve financiare dhe ekonomike të kompanisë. Për menaxhimin efektiv të burimeve financiare, sistemi ofron mjete për llogaritjen dhe monitorimin e kostove dhe rezultateve, si dhe mjete për parashikimin e kostove të ardhshme, analizën e plan-fakteve dhe, më e rëndësishmja, aftësinë për të identifikuar shkaqet e devijimeve.

Funksionaliteti i sistemit ju lejon jo vetëm të menaxhoni burimet financiare, por edhe të modeloni stabilitetin financiar të një ndërmarrje bazuar në raportet e likuiditetit, stabilitetin dhe aktivitetin e biznesit. Funksionaliteti për kryerjen e transaksioneve në sistem ju lejon të gjurmoni ndryshimet në çdo fazë - nga faza e tregtimit deri në pasqyrimin e transaksionit në kontabilitetin financiar. Vlerësimi dhe kontrolli i rrezikut lejon kompanitë të mbrohen sa më shumë nga gabimet në aktivitetet financiare. Si rezultat, sistemi ERP i siguron menaxhmentit të kompanisë informacion të plotë në lidhje me aktivitetet financiare, në bazë të të cilave menaxhmenti i lartë ka mundësinë të marrë vendime të informuara menaxheriale.

Përdorimi i sistemit erp jep:

· Rritja e transparencës së aktiviteteve financiare dhe ekonomike të shoqërisë

· Përmirësimi i cilësisë dhe shpejtësisë së vendimmarrjes

· Optimizimi i menaxhimit të fluksit të parasë

· Mbajtja e të gjitha llojeve të kontabilitetit në një hapësirë të vetme informacioni

· Përmirësimi i efikasitetit të qeverisjes së korporatës

· Marrja ditore e raportimit të menaxhmentit bazuar në të dhëna të sakta dhe të përditësuara

· Ulja e kostove për organizimin e menaxhimit financiar

Rritja e përfitimit nëpërmjet kontrollit të qartë dhe parashikimit të kostove

Platformat ERP më të përdorura në vendet e CIS, përfshirë Kazakistanin, janë 1C dhe SAP.

Përdoren gjithashtu produktet Oracle, Cognos dhe Microsoft.

konkluzioni

Aktivitetet efektive të ndërmarrjeve dhe organizatave të biznesit, ritmi i qëndrueshëm i punës së tyre dhe konkurrueshmëria në kushtet moderne ekonomike përcaktohen kryesisht nga cilësia e menaxhimit financiar. Ai përfshin planifikimin dhe parashikimin financiar me elementë të tillë të detyrueshëm si buxhetimi dhe planifikimi i biznesit, zhvillimi i projekteve investuese, organizimi i kontabilitetit të menaxhimit, analiza e rregullt financiare gjithëpërfshirëse dhe, mbi bazën e tij, zgjidhjen e problemeve të aftësisë paguese, stabilitetin financiar dhe tejkalimin e falimentimit të mundshëm të ndërmarrje.

Sistemet e automatizuara të kontrollit kanë shumë përparësi. Sidoqoftë, kur i zbatoni ato, nuk duhet harruar për disavantazhet. Në mënyrë që sistemet e automatizuara të kontrollit të sjellin avantazhe dhe disavantazhe minimale, është e nevojshme:

· Përpara se të zbatoni një projekt zbatimi, duhet të zyrtarizoni sa më shumë qëllimet e tij;

· Asnjëherë nuk duhet të sakrifikoni fazën e analizës para projektit. Është e nevojshme të tërhiqen konsulentë profesionistë për të vëzhguar ndërmarrjen dhe për të vendosur objektivat e menaxhimit. Kostot sigurisht që do të paguajnë. Por përpiquni të merreni me kompani me reputacion, pasi, për fat të keq, përveç konsulentëve, ka edhe pseudokonsulentë;

· Duhet të keni kujdes kur zgjidhni softuerin për ndërtim, pasi gabimet janë të shtrenjta; përpiquni të shihni sa më shumë sisteme të jetë e mundur dhe t'i shihni ato "live", dhe jo nga materialet e marketingut të zhvilluesve. Ju nuk duhet të përpiqeni të zhvilloni sistemin duke përdorur programuesit tuaj. Sistemet e gatshme janë zhvilluar nga ekipe të specializuara për shumë vite dhe kanë një kosto reale shumë më të lartë se çmimi i shitjes - një paradoks i njohur karakteristikë e softuerëve dhe produkteve intelektuale;

· Është e nevojshme të vendoset një prioritet i lartë për procesin e zbatimit të sistemit, ndër proceset e tjera organizative dhe tregtare, dhe t'i caktohen kompetenca të larta menaxherit të projektit;

· Është e nevojshme të krijohet një atmosferë e pashmangshmërisë së zbatimit midis të gjithë punonjësve të ndërmarrjes dhe të përpiqet të rrisë shkallën e zhvillimit të teknologjive të reja përmes masave organizative;

Duhet mbajtur mend se zbatimi i sistemit është si një riparim - ai nuk mund të përfundojë, ai vetëm mund të ndalet. Pra, zbatimi, në fakt, nuk do të përfundojë kurrë, sistemi duhet të përmirësohet vazhdimisht gjatë funksionimit të tij industrial, së bashku me ecurinë e teknologjive të informacionit dhe metodologjive për menaxhimin e aktiviteteve të ndërmarrjes suaj.

Lista e literaturës së përdorur

1. Teoria e përgjithshme e financave. /Ed. Drobozina L.A. – M.: Bankat dhe shkëmbimet, UNITET, 1995.

2. Financa. /Ed. Kovaleva A.M. Tutorial. – M.: Financa dhe Statistikat, 1996.

3. Sistemet dhe teknologjitë e informacionit në ekonomi./Ed. NË DHE. Loiko, botimi i dytë, M.: Financa dhe Statistikat, 2005

4. Teknologjitë e automatizuara të informacionit në ekonomi./ed. prof. G.A. Titorenko, UNITET, 1999

5. Financë./ Ed. Lee V.D., Melnikov...

6. http://sergeeva-i.narod.ru/opp/page24.htm

7. http://www.microtest.ru/software/erp/1258/

Shtojca 1

Reagime për projektin "Zbatimi i një sistemi të automatizuar të menaxhimit financiar në Korporatën Republikane të Televizionit dhe Radios SH.A. KAZAKHSTAN"

Një vend të veçantë në mesin e mediave elektronike të vendit zë Korporata Republikane e Televizionit dhe Radios "Kazakistani", e cila bashkon kanalin televiziv kombëtar "Kazakhstan", Radion Kazake, Radio "Shalkar", Radio "Astana" dhe kompanitë televizive dhe radio rajonale. Ajo ka një biografi të lavdishme dhe trashëgon traditat më të mira të gazetarisë televizive dhe radiofonike kazake. Historia e ekzistencës së saj daton që nga fillimi i transmetimit në 1922 të Radios Kazake dhe transmetimeve të rregullta televizive të Kanalit të parë televiziv të Republikës, krijuar në 1958. "Kazakistani" është një korporatë shtetërore televizive dhe radio që zbaton politikën e informacionit të shtetit tonë. Për sa i përket mbulimit të popullsisë së republikës, ajo zë një pozitë të padiskutueshme drejtuese. 98.3% e popullsisë së vendit ka mundësi të shikojë programe dhe 87.85% e banorëve të tij mund të dëgjojnë radio. Përveç kësaj, sinjalet e Korporatës mund të merren nga banorët e zonave kufitare të vendeve fqinje (Rusi, Kinë, Kirgistan, Uzbekistan, Mongoli). Në të njëjtën kohë, është e rëndësishme të theksohet se për të paktën gjysmën e popullsisë rurale të Kazakistanit, e përfshirë në zonën e shpërndarjes së sigurt të sinjaleve nga NTK "Kazakhstan" dhe kompanitë rajonale televizive dhe radio, televizioni mbetet mjeti kryesor i kënaqjes. nevojat e informacionit dhe kulturore, përvetësimi i njohurive dhe organizimi i kohës së lirë. Krenaria e RTRK Kazakistan SHA është "Fondi i Artë", i cili ruan më shumë se 10 mijë programe televizive, video dhe më shumë se 100 mijë regjistrime unike të radios kazake, shumë prej të cilave janë të paçmueshme.

Për t'i siguruar menaxhmentit të Korporatës Republikane të Televizionit dhe Radios KAZAKHSTAN SH.A. informacione menaxhimi me cilësi të lartë, nevojën për të gjeneruar raportime të konsoliduara të menaxhimit për 14 degët dhe zyrat qendrore të kompanisë, si dhe për paraqitjen në kohë të një numri mjaft të madh e formave të ndryshme të raportimit për organizatat më të larta, kishte nevojë për të futur një sistem gjithëpërfshirës të automatizuar të menaxhimit financiar të kompanisë. Detyrat prioritare në këtë drejtim ishin zhvillimi i një metodologjie dhe automatizimi i planifikimit të buxhetit, kontabilitetit të menaxhimit, si dhe zvogëlimi i kohës për përgatitjen e raporteve.

Për ne, një kriter i rëndësishëm kur zgjedhim një partner për të zgjidhur problemet tona ishte disponueshmëria e jo vetëm softuerit dhe një grup shërbimesh për zbatimin e tij. Para së gjithash, partneri ynë duhej të kishte aftësitë për të studiuar metodologjikisht detyrat e caktuara dhe aftësinë për të transferuar njohuri dhe teknologji për mirëmbajtjen e mëtejshme të pavarur të sistemit të unifikuar të krijuar të automatizuar tek punonjësit tanë. Në bazë të këtyre kritereve është përzgjedhur kompania “INTALEV”.

Fillimi i bashkëpunimit tonë ishte një studim i gjendjes aktuale të kompanisë për sa i përket detyrave të vendosura, u formuluan qëllimet dhe kriteret për suksesin e projektit të ardhshëm, përbërjen, kohëzgjatjen dhe sekuencën e punës në secilën prej fushave, të cilat u regjistruan në Kartën e Projektit dhe shërbyen si udhërrëfyes gjatë gjithë periudhës së zbatimit të tij. Projekti ynë u nda në tre blloqe të mëdha:

1) Planifikimi i buxhetit

2) Kontabiliteti dhe raportimi i menaxhimit

3) Raportimi i rregulluar

Aktualisht, ne kemi përfunduar të gjitha blloqet e projektit, si rezultat i të cilit kemi marrë rezultatet e mëposhtme:

Është zhvilluar një metodologji e unifikuar e planifikimit, e pasqyruar në 5 dispozita.

Është krijuar një sistem i automatizuar i menaxhimit financiar për kompaninë, i cili ju lejon të futni shpejt të dhënat e planifikuara dhe të merrni formularët e nevojshëm të raportimit si për të dhënat e planifikuara ashtu edhe për ato aktuale. Buxhetet operative, funksionale dhe përfundimtare formohen me çdo frekuencë dhe në kontekstin e analitikës që na nevojitet (CFD, lloji i aktivitetit, lloji i financimit, projektet, zërat BDR dhe BDDS, etj.), është e mundur të zbërthehet çdo shifra e buxhetit në nivelin e kërkuar të detajeve. Të dhënat aktuale hyjnë automatikisht në qarkun e menaxhimit, gjë që eliminon hyrjen e dyfishtë të informacionit dhe lejon analizën e shpejtë të devijimeve plan-aktuale.

produkti softuerik zbaton aftësinë për të gjeneruar menjëherë raporte të rregulluara të ofruara për organizatat më të larta. Ky proces zbatohet duke përdorur OLAP dhe redukton ndjeshëm kompleksitetin e përgatitjes së këtyre raporteve.

degët planifikojnë aktivitetet e tyre në formate të zhvilluara Excel dhe transmetojnë të dhëna me e-mail për konsolidim automatik në strukturën mëmë, në përputhje me rregulloret e miratuara të planifikimit.

 raportet financiare dhe ekonomike llogariten automatikisht.

Gjatë zbatimit të fazave të këtij projekti, konsulentët e kompanisë Intalev trajnuan punonjësit tanë për të punuar në sistemin e personalizuar. U përgatitën gjithashtu udhëzime të hollësishme për të punuar në sistemin e automatizuar dhe sistemi i automatizuar u fut me sukses në funksionim provë.

Më vete, do të doja të theksoja efektet që morëm falë zbatimit të suksesshëm të këtij projekti:

një bazë të dhënash të unifikuara informacioni, e cila përfshin të dhënat e kontabilitetit, të dhënat e kontabilitetit të menaxhimit, një arkiv të centralizuar dokumentesh

Kontroll mbi biznesin në kohë reale

mundësia e gjenerimit të shpejtë të raportimit të menaxhmentit, reduktimi i kohës dhe kostove për formimin e buxheteve dhe përgatitjen e raporteve për organizatat më të larta

Zbatimi i programit në kompaninë tonë u zhvillua siç ishte planifikuar, pa punë të nxituara dhe “fatkeqësi natyrore”, dhe për këtë arsye shkoi pa probleme dhe vështirësi të konsiderueshme. Qëndrimi i përgjegjshëm i të gjithë punonjësve kyç ndaj programit të ri, puna kompetente dhe e shpejtë e konsulentëve të INTALEV kontribuan në nisjen e suksesshme të sistemit në funksionimin komercial.

Dëshiroj të falënderoj ekipin e projektit INTALEV për ofrimin e shërbimeve cilësore dhe t'i uroj promovim të suksesshëm në tregun e Kazakistanit.