Pyetje për një intervistë me sekretaren në pritje. Intervistë e sekretarit. Si të intervistoni me sukses për një pozicion sekretar

Si të silleni në një intervistë? Opsioni më i mirë është silleni në një intervistë të qetë. Kjo mund të jetë e vështirë, veçanërisht nëse jeni një profesionist i ri duke intervistuar me Drejtorin e Burimeve Njerëzore ose Presidentin e kompanisë. Shpesh në mënyrë arbitrare ose jo, një kandidat për sekretar është nervoz gjatë një interviste. Mundohuni të imagjinoni se ky nuk është një provim, por dialogu. Intervistuesi juaj është partneri juaj me të cilin thjesht po flisni. Në fund të fundit, një intervistë nuk është një marrje në pyetje nga Gestapo, është thjesht një bisedë. Nëse e shtrëngoni shumë fort, përshtypja vetëm sa do të përkeqësohet. Por nëse ende nuk mund të jeni të qetë dhe po dridheni si gjethe gjatë intervistës, mund të thoni thjesht: "Më falni, jam pak i shqetësuar". Një intervistues kompetent më pas do të përpiqet të thotë diçka për të qetësuar situatën. Ose të paktën ai do t'ju kuptojë.

Thuaj që për momentin ke një kuptim të mirë teorik të punës me programin, por je shumë i lehtë për t'u mësuar dhe me kënaqësi do ta mësosh programin në nivelin e kërkuar në një kohë të shkurtër. Nëse kjo është e vetmja gjë që ju nevojitet për të marrë pozicionin, ndoshta punëdhënësi do t'ju punësojë akoma (me kusht që të mësoni akoma programin).

Si i intervistoj sekretaret

Sekretarët e pritjes “rrinin” më shumë nga nëpunësit e zyrës (“që dinë të shkruajnë dhe të lexojnë, por nuk kanë mirësjellje dhe diplomaci”). Vetëm ata që e kuptonin domethënien e buzëqeshjes dhe zellit u ngritën në grada më të larta. Tani si dikur vetem sekretari qe kombinon

Shpesh unë i quaj vetë sekretarët, dhe në këtë fazë, si rregull, "zonjat e vërteta", të cilat përcaktohen nga fjalët "ikhniy", "tutova", "tama", "thirrje", "marrëveshje", "katalog", “Çfarë është?!”, "Shkurtimisht" dhe (“fi” ime personale) "Sotik". Për kandidatë të tillë, unë menjëherë dal me një orar të tmerrshëm pune, paga më të ulëta, heq përfitime shtesë, domethënë gjithçka që "zonjat e vërteta" nuk do të përkulen. "Jo, mirë, çfarë është kjo gjithsesi?!" Ata as nuk do t'ju detyrojnë të hani!” Në përgjithësi hesht për ndërtimin e frazave. "Zonjat e vërteta" në shumicën e rasteve nuk "shqetësohen" me këtë.

Si dhe çfarë të thuash gjatë një interviste për pozicionin e sekretarit: teste, pyetje dhe përgjigje

Kur flisni për veten tuaj, mos flisni për vështirësi financiare apo probleme shëndetësore. Nuk mund të ngrihen tema fetare dhe politike. Mos i jepni askujt dhe asgjëje vlerësime negative. Nga ju duhet të vijnë vetëm emocione pozitive dhe vullneti i mirë ndaj gjithçkaje që ju rrethon.

Formatimi i një CV është një çështje e veçantë. Dëshira për të pikturuar një copë letre me të gjitha ngjyrat e ylberit dhe monogramet e shkronjave të ndryshme të çuditshme çon në faktin se udhëheqësi i mundshëm as nuk e lexon tekstin. Një rezyme është një dokument dhe duhet të shkruhet me një font të vetëm, të rreptë të së njëjtës ngjyrë, duke theksuar pikat më të rëndësishme me shkronja të theksuara kursive. Çdo bllok duhet të jetë i strukturuar qartë dhe i ndarë nga të tjerët me një nëntitull.

Intervista e sekretarit: si të zgjidhni një ndihmës menaxher, asistent dhe menaxher zyre

Ju duhet të komunikoni shpesh me të huajt?
Me cilin lloj njerëzish ju duket më e lehtë për të bashkëvepruar?
E keni më të lehtë të shprehni mendimet dhe pikëpamjet tuaja me shkrim apo me gojë?
Mund të filloni një bisedë fillimisht? A ju bën kjo të ndiheni jo rehat?
Çfarë nuk ju pëlqen te njerëzit? A përpiqeni gjithmonë t'u tregoni njerëzve gjëra të pakëndshme me ndershmëri apo preferoni t'i mbani emocionet tuaja për vete?

Mos harroni të pyesni kandidatin për postin e sekretarit për të gjitha detyrat e kryera në vendin e mëparshëm të punës, planet për të ardhmen dhe vlerësimin e aftësive të tyre, si dhe për motivet që i shtynë të kërkonin punë. Përgjigjet që merrni do t'ju ndihmojnë formojnë një portret psikologjik punonjësi potencial më i plotë.

fjalimi i saktë i biznesit - tekstet shkollore të stilistikës do t'ju ndihmojnë;
njohuri bazë të gjuhës angleze (natyrisht, nuk mund ta mësoni nga e para brenda pak ditësh, por nuk do të duhet shumë kohë për të përditësuar njohuritë tuaja të vjetra);
një kuptim i qartë i punës në zyrë;
njohja e bazave të mirësjelljes;
aftësia për të përdorur pajisje zyre - printer, skaner, faks;
shtypja me shpejtësi (interneti është plot me programe speciale që ju ndihmojnë të mësoheni me shtypjen me dy gishta);
punë e shpejtë në Word dhe Excel.

Menjëherë para intervistës, kushtojini vëmendjen e duhur pamjes suaj. Thënia “e takon dikë nga rrobat e tij” është e rëndësishme për një vajzë që ofrohet si kandidate për postin e sekretares, më e rëndësishme se për këdo tjetër. Sekretari është fytyra e kompanisë.

Përzgjedhja për pozicionin e sekretarit të pritjes, pyetje intervistash

Unë shoh që ju keni punuar për kompaninë Home Helpers për një vit të tërë. A ju pëlqen të punoni atje?
Sa mendoni se do t'ju ndihmojë në këtë pozicion përvoja juaj e punës?
A mund të na tregoni për një situatë ku ju është dashur të bëni disa gjëra në të njëjtën kohë?
Një nga sekretarët e rinj në dhomën e pritjes është një burrë dhe është më i madh se ju. Mendon se do të kesh probleme sepse bëhesh shefi i tij?
Çfarë do të thotë koncepti i "kujdes ndaj klientit"?

Rishikoni listën e pyetjeve dhe zgjidhni atë që mendoni se do të japë rezultatet më të mira. Shpjegoni zgjedhjen tuaj dhe arsyet pse i refuzuat listat e tjera.
Formuloni pyetje shtesë (jo më shumë se pesë) të llojeve të ndryshme që patjetër do t'i bëni kandidatit dhe shpjegoni qëllimin e tyre.

Si të intervistoni me sukses për një pozicion sekretar

Në monologun tuaj, këshillohet të përdorni sa më pak përemrin "Unë", duke e zëvendësuar me "Ne", "Kompania jonë" etj. Në histori, nuk keni nevojë të flisni për shëndetin ose vështirësitë tuaja financiare, nuk duhet të flisni shumë për kompanitë për të cilat keni punuar dhe nuk duhet të diskutoni për ish-shefin tuaj.

Testet për një aplikant për pozicionin e sekretarit zhvillohen në atë mënyrë që të kontrollojnë sjelljen e tij në një situatë të veçantë të vështirë që do të simulohet për të. Gjithashtu është e mundur që të ketë një intervistë stresuese në mënyrë që kandidati për këtë pozicion të humbasë durimin. Kjo kryhet për të përcaktuar shkallën e rezistencës ndaj stresit.

Historia se si po kërkoja një asistent personal

Një muaj e gjysmë më vonë, pasi studiova njëqind e gjysmë rezyme dhe bëra një duzinë e gjysmë intervistash, unë do të bija në dëshpërim. Jo, heqja dorë nuk ishte pjesë e planeve të mia, e kuptova që herët a vonë do të gjenim dikë të përshtatshëm. Por ajo nuk shpresonte më ta përfundonte operacionin para fundit të vitit.

Në këtë fazë më priste një zbulim tjetër. Puna është se unë punoj me kohë të plotë. Prandaj, intervistën mund ta bëja vetëm në mbrëmje. Kur pranova të merrja pjesë në zgjedhjen e një asistenti, më dukej se do të ishte i përshtatshëm për të gjithë. Në fund të fundit, kur kërkoja vetë një punë, caktimi i një interviste në orën 19:00 ishte një sukses i jashtëzakonshëm.

Pyetjet e intervistës për një sekretar

Për shembull, ju e dini me siguri që keni nevojë për një person që do të merret ekskluzivisht me punën me media, dhe, përveç kësaj, nuk do të porosisë suvenire për Vitin e Ri ose nuk do të bëjë postime në rrjetet sociale. Në këtë rast, aftësitë kryesore të punonjësit janë aftësia për të punuar me shtypin dhe për të përpunuar një sasi të madhe informacioni çdo ditë. Ky person duhet të jetë i shoqërueshëm, jo, madje shumë i shoqërueshëm. Po, është hackney dhe banale, por është e vërtetë. Sekretari i shtypit duhet të jetë në gjendje të mbledhë informacion brenda kompanisë dhe të kapë vazhdimisht tendencat në zhvillim. Një person i tillë mund ta kthejë një frazë që ka dëgjuar nga një punonjës në korridor në një artikull të tërë dhe me të vërtetë interesant për mediat.

A. Cilat janë karakteristikat e projektit/kompanisë? A keni nevojë të çabonoheni nga Twitter-i i një udhëheqësi hiperaktiv çdo orë dhe t'u jepni gazetarëve njohuri provokuese, apo thjesht të jeni në vend, duke dërguar një herë në muaj njoftime për shtyp të rënë dakord dhe të rimarrëveshura, nga të cilat fshihet gjithçka që është interesante?
P. Kush është fytyra e projektit? Kujt i duhet për ngushëllim: një vajzë e ëmbël e zgjuar, një djalë intelektual apo një kardinal Peskov biond. Ka aq lloje menaxherësh sa ka edhe sekretarë shtypi.
C. Cili është qëllimi i projektit? Nëse kandidati erdhi nga "shkëlqim", atëherë transmetimi i politikave të partisë Rusia e Bashkuar do të jetë i keq ose të paktën i çuditshëm.
D. Çfarë funksionaliteti po kërkojmë? Vetëm ndërveprim me median ose një gamë të gjerë fuqish (shtypje, ngjarje, lehtësim psikologjik, etj.).
E. Kostoja.

Po shkoj për intervistë për postin e sekretarit.

A është kjo një mashtrim? Unë vetë punoj si ndihmës menaxher, fitoj vetëm 70 mijë, por njëkohësisht kam 8 vite përvojë pune, njohje të mirë të gjuhës angleze dhe punë në zyrë. Ndaj nuk te besoj ty Autor dhe tema jote eshte nje perpjekje tjeter per te ngjallur grindje mbi temen qe te gjithe sekretaret flene me shefat e tyre dhe gjate intervistave shikojne figuren dhe jo profesorin. cilësisë. Është marrëzi e plotë, menaxherët kanë nevojë për një asistent, jo për një pjellë, një shef që respekton veten nuk do të kontaktojë kurrë sekretarin, ashtu si një sekretar që respekton veten nuk do të bëjë pyetje të tilla në forum si ju, autor

Lika je dreq per te kerkuar!! “Vajza, pyetja ime kryesore është se si të zbuloj gjatë një interviste nëse menaxheri pret intimitet. Si të visheni për ta kënaqur atë? A do ta konsiderojë atë shumë haptazi joserioze?” Nëse nuk doni të jeni intime me të në të ardhmen, apo në të ardhmen, pse do të visheni në atë mënyrë që ta kënaqni atë?? Çfarë makthi. Dhe këto janë pyetjet e para që ju shqetësojnë. Rreth intimitetit dhe si të visheni. Asnjë fjalë në temë për prof. cilësitë, kushtet e punës etj. Autor, thjesht jam i habitur se si toka bart njerëz të tillë (
Dhe pastaj, nëse oficeri i personelit "lënë të kuptohet", atëherë nuk ju shqetësoi? Nëse nuk doni të flini me të, mos shkoni atje. Dhe nëse sugjerime të tilla nuk ju shqetësojnë, mirëpritni.

05 gusht 2018 500

Vlerësimi i shkrim-leximit

Ftoni kandidatin që interviston për pozicionin e sekretarit të plotësojë ndonjë nga diktatet interaktive të paraqitura në faqen e internetit gramota.ru. Ju duhet të ndiqni lidhjen në faqen e internetit http://www.gramota.ru/class/coach/idictation/, zgjidhni tekstin, plotësoni qelizat boshe duke zgjedhur një nga opsionet e propozuara, klikoni "Kontrollo" - kontrolli ndodh automatikisht, dhe menjëherë do të merrni përgjigjen se sa gabime janë bërë në diktim.

Shembull i tekstit:
Unë kurrë nuk i printoj jo vetëm letrat që më janë besuar për t'ua transmetuar të tjerëve, por edhe ato që më bien rastësisht në duart e mia; Nuk ka asnjë person që është më pak i interesuar për punët e njerëzve të tjerë se unë dhe që përpiqet t'i spiunojë ata.
Në kujtimin e baballarëve tanë, Monsieur de Boutieres pothuajse humbi Torinon, sepse, ndërsa ishte ulur në darkë në shoqëri të këndshme, ai nuk lexoi menjëherë raportin që kishte marrë për tradhtitë që po komplotoheshin në qytetin për mbrojtjen e të cilit ai ishte në krye. Nga i njëjti Plutark mësova se Jul Cezari do t'i kishte shmangur vdekjes nëse, duke shkuar në Senat ditën kur u vra nga komplotistët, do të kishte lexuar shënimin që i ishte dhënë. Plutarku flet edhe për Ivan Carin e Archia-s, se në prag të asaj dite kur Pelopida zbatoi planin e tij për ta vrarë dhe për t'i rikthyer lirinë atdheut të tij, një tjetër Archie, një athinas, i përshkroi me saktësi në një letër gjithçka që po planifikohej kundër tij; por duke qenë se ky mesazh iu përcoll Archias gjatë darkës, ai e la mënjanë dhe nuk e printoi letrën, duke shqiptuar fjalët që që atëherë janë bërë një proverb në Greqi: "Biznes - shihemi nesër!"
(Diktim i bazuar në një fragment nga libri i Michel Montaigne)

Përgatitur "Eksperimente".
I. Baranov
Nxënëse e klasës së 10-të
"Lidhja e shkollave"

Kodi i veshjes + anglisht

Ftojeni kandidatin të përkthejë dokumentin e mëposhtëm dhe të shprehë mendimin e tij për vlefshmërinë e pikave individuale: a jeni dakord me të gjitha pikat? Cilat do të anuloheshin? Arsyetoni.

Teksti:
Parimet e kodit të veshjes së korporatës.
Vendosja e parimeve për veshjen në punë synon të shmangë çdo keqkuptim dhe të sigurojë që në kontakt me persona jashtë kompanisë punonjësit tanë të prezantohen në mënyrë profesionale, duke dëshmuar kështu profesionalizmin e të gjithë organizatës sonë. Megjithatë, kjo nuk do të thotë se çdo situatë kërkon një stil njëlloj formal dhe zyrtar. Në përgjithësi pranohen dy stile të veshjes: formale dhe joformale (e ashtuquajtura biznes casual).
Veshja zyrtare është e detyrueshme për të gjithë ata që përfaqësojnë kompaninë janë në kontakt me persona nga jashtë, për shembull duke vizituar klientët ose duke punuar në recepsion, duke marrë pjesë në takime me klientët, duke servisuar pajisje audio/video gjatë prezantimit për të ftuarit e kështu me radhë. Kushdo që nuk është i sigurt nëse në një ditë të caktuar do të ketë ndonjë takim me persona nga jashtë, duhet të jetë i gatshëm për çdo mundësi dhe të ketë në dispozicion një veshje zyrtare.
Veshja joformale (rastësore) është e mundur në një situatë kur, në një ditë të caktuar, punonjësi nuk ka asnjë takim me persona jashtë kompanisë, nuk vepron si përfaqësues i kompanisë suaj jashtë vendit dhe gjatë qëndrimit në zyrë nuk do të ketë kontakt të drejtpërdrejtë me të ftuarit. Në situata të tilla "business casual" është i detyrueshëm, d.m.th. veshje të rehatshme, të rastësishme por elegante.

M. Kondratenko
Qendra e Teknologjisë së Burimeve Njerëzore

Çështje të përgjithshme

1. Vizitori erdhi në pritje për 15 minuta. para kohës së caktuar. Veprimet tuaja. Arsyetoni.
2. Një vizitor që ka një takim me drejtuesin e kompanisë ka 5 minuta në pritje. Në këtë kohë, menaxheri ju thotë me telefon se ai do të jetë atje vetëm për 15 minuta. Veprimet tuaja?
3. Imagjinoni që ju duhet të zgjidhni furnizuesin optimal të furnizimeve të zyrës për kompaninë tuaj. Nga filloni?
4. Duhet të informoni menaxherin se dhuratat e porositura për ditëlindjen e një prej punonjësve kryesorë të kompanisë do të jenë dy ditë më vonë se porosia (ky nuk është faji juaj). Përshkruani se si do të dilni nga situata.
5. Ju jeni menaxher zyre dhe jeni duke rekrutuar staf për sekretariatin. Në bazë të çfarë parametrash do të rekrutoni staf? Cilat cilësi kryesore të punonjësve do të jenë të rëndësishme për ju? Arsyetoni.
6. Çfarë dokumentesh dhe vërtetimesh duhet të ketë sekretari që të mund të zbatojë urdhrin e menaxherit për mbajtjen e një mbledhjeje prodhimi? Si duhet ta trajtojmë këtë çështje?
7. Çfarë i duhet sekretarit për të mbajtur procesverbalin e mbledhjes?
8. Me çfarë pajisje zyre duhet të pajiset vendi i punës së një menaxheri? Si duhet ta monitorojë këtë sekretari?
Çelësi: përgjigja vlerëson logjikën e përgjithshme, aftësinë për të vendosur prioritete, aftësinë për të marrë përgjegjësi dhe kuptimin e metodave optimale të ndërveprimit për një lloj të caktuar të kulturës së korporatës. Pyetjet sqaruese nga kandidati janë të mirëseardhura.

S.Ivanova
Nga libri "Kandidat. I ardhur. Punonjës"

V. Pustozerova
Zëvendëskryeredaktor
revista "Kadrovik",
avokat

Pyetje mbi njohuritë e punës në zyrë

1. A ekziston një dokument zyrtar që përcakton kërkesat për përgatitjen e dokumenteve të brendshme të një organizate? Çfarë lloj dokumenti është ky?
Çelësi: Rezoluta e Standardit Shtetëror të Rusisë, datë 03.03.2003 N 65-st "Për miratimin dhe zbatimin e standardit shtetëror të Federatës Ruse" (së bashku me "Sistemi i unifikuar i dokumentacionit. Sistemi i unifikuar i dokumentacionit organizativ dhe administrativ. Kërkesat për përgatitjen e dokumenteve. GOST R 6.30-2003 "). Për mendimin tim, mjafton të dihet që dokumenti ekziston, se është GOST R, si dhe emri i përafërt i tij.

2. Çfarë detajesh dokumenti dini?
Çelësi: kur përgatitni dhe përpunoni dokumente, përdorni detajet e mëposhtme:
01 - Stema Shtetërore e Federatës Ruse;
02 - stema e një entiteti përbërës të Federatës Ruse;
03 - emblema e organizatës ose marka tregtare (marka e shërbimit);
04 - kodi i organizatës;
05 - numri kryesor i regjistrimit shtetëror (OGRN) i një personi juridik;
06 - numri i identifikimit të tatimpaguesit/kodi i arsyes së regjistrimit (NIPT/KPP);
07 - kodi i formularit të dokumentit;
08 - emri i organizatës;
09 - informacion referencë për organizatën;
10 - emri i llojit të dokumentit;
11 - data e dokumentit;
12 - numri i regjistrimit të dokumentit;
13 - lidhje me numrin e regjistrimit dhe datën e dokumentit;
14 - vendi i përpilimit ose publikimit të dokumentit;
15 - adresuesi;
16 - vula e miratimit të dokumentit;
17 - rezolucioni;
18 - titulli i tekstit;
19 - shenjë kontrolli;
20 - teksti i dokumentit;
21 - shenjë për praninë e aplikacionit;
22 - nënshkrimi;
23 - vula e miratimit të dokumentit;
24 - miratimi i dokumentit të vizës;
25 - mbresa e vulës;
26 - shenjë në vërtetimin e kopjes;
27 - shenjë për interpretuesin;
28 - shenjë në ekzekutimin e dokumentit dhe dërgimin e tij në dosje;
29 - shenjë në marrjen e dokumentit nga organizata;
30 - identifikues i kopjes elektronike të dokumentit.

3. Çfarë lloj dokumentesh janë urdhrat dhe udhëzimet?
Çelësi: urdhrat dhe udhëzimet i referohen dokumenteve administrative (organizative dhe administrative).

4. Si duhet të formatohet emri i organizatës - autori i dokumentit dhe informacioni i referencës?
Çelësi: emri i organizatës që është autori i dokumentit duhet të korrespondojë me emrin e përfshirë në dokumentet përbërëse të tij.
Mbi emrin e organizatës tregoni emrin e shkurtuar, dhe në mungesë të tij, emrin e plotë të organizatës mëmë (nëse ka).
Emrat e organizatave të entiteteve përbërëse të Federatës Ruse, të cilat kanë, së bashku me gjuhën shtetërore të Federatës Ruse (rusisht), gjuhën shtetërore të entiteteve përbërëse të Federatës Ruse, shtypen në dy gjuhë.
Emri i organizatës në gjuhën shtetërore të subjektit të Federatës Ruse ose në një gjuhë tjetër ndodhet poshtë ose në të djathtë të emrit në gjuhën shtetërore të Federatës Ruse.
Emri i shkurtuar i organizatës jepet në rastet kur ai është i përfshirë në dokumentet përbërëse të organizatës. Emri i shkurtuar (në kllapa) vendoset poshtë ose pas emrit të plotë.
Emri i degës, zyrës territoriale, zyrës përfaqësuese tregohet nëse është autori i dokumentit dhe ndodhet poshtë emrit të organizatës.

5. Cilat detaje konsiderohen të dhëna referuese për organizatën?
Çelësi: informacioni i referencës për organizatën përfshin adresën postare, numrin e telefonit dhe informacione të tjera sipas gjykimit të organizatës (numrat e faksit, numrat e teleksit, llogaritë bankare, adresën e emailit, etj.).

6. A është e mundur të përdoret forma e përgjithshme e organizatës për të lëshuar urdhra?
Çelësi: për të lëshuar një urdhër, përdoret forma e përgjithshme e organizatës, emri i dokumentit (urdhri) është një detaj i detyrueshëm. Një organizatë mund të ketë një stil korporativ të zhvilluar posaçërisht për dokumentet e brendshme, në këtë rast ekziston një formular i veçantë porosie.

7. Si të përcaktohet se cili numër regjistrimi duhet t'i jepet një dokumenti?
Çelësi: numri i regjistrimit të një dokumenti përbëhet nga numri i tij serial, i cili mund të plotësohet sipas gjykimit të organizatës me një indeks të rastit sipas nomenklaturës së çështjeve, informacionit për korrespondentin, ekzekutuesit, etj.
Numri i regjistrimit të një dokumenti të përpiluar së bashku nga dy ose më shumë organizata përbëhet nga numrat e regjistrimit të dokumentit të secilës prej këtyre organizatave, të ndarë me një të pjerrët në rendin në të cilin autorët janë treguar në dokument.
Referenca në numrin dhe datën e regjistrimit të dokumentit përfshin numrin e regjistrimit dhe datën e dokumentit të cilit duhet t'i jepet përgjigja.

8. Cilat janë periudhat e ruajtjes së dokumenteve (informacione, certifikata, përmbledhje, informacione, memorandume) për aktivitetet kryesore sektoriale (specifike) të organizatës dhe çfarë për ato operacionale?
Çelësi: periudhat e ruajtjes për dokumente të ndryshme përcaktohen nga Lista e dokumenteve standarde të menaxhimit të krijuara në aktivitetet e organizatave, duke treguar periudhat e ruajtjes, të miratuara. Rosarkhiv 06.10.2000 (i ndryshuar më 27.10.2003). Informacioni, certifikatat, përmbledhjet, informacionet, raportet mbi aktivitetet kryesore të industrisë (specifike) të organizatës ruhen përgjithmonë, dhe për aktivitetet operative të industrisë (specifike) - për 5 vjet.

9. Nëse urdhri specifikon disa ekzekutues, atëherë sa kopje të urdhrit duhet t'i jepen për nënshkrim drejtuesit të organizatës?
Çelësi: kreu i organizatës nënshkruan origjinalin, quhet edhe kopja e parë, e cila nuk është plotësisht e qartë me teknologjinë moderne të zyrës, por më parë ishte fleta më e lartë e letrës në një makinë shkrimi, pjesa tjetër u printua duke përdorur fletë kopje. Është urdhri i nënshkruar që depozitohet në dosje. Kopjet bëhen për të gjithë interpretuesit.

Lexoni gjithashtu

Rasti për menaxherin e burimeve njerëzore
Pyetje për menaxherin e burimeve njerëzore
Metoda e rastit si një nga metodat e vlerësimit të personelit
Vlerësimi i personelit duke përdorur metoda rasti po bëhet gjithnjë e më popullor në kompanitë ruse. Oficerët e personelit po kalojnë gradualisht nga pyetësorët e përzgjedhjes në vlerësimin e shpejtë duke përdorur teknika projektive. Prej kohësh kam arritur në përfundimin se metodat projektuese në përzgjedhjen e personelit kanë një sërë avantazhesh.

Artikujt në këtë seksion

Teknika e psikotipizimit të personalitetit si një mjet për specialistët e burimeve njerëzore dhe shërbimet e personelit
Rritja e efikasitetit të departamentit të burimeve njerëzore ose shërbimit të personelit është një pyetje për të cilën drejtuesi i pothuajse çdo kompanie të madhe apo të mesme mendon më shumë se një herë gjatë javës së punës. Një shërbim modern i burimeve njerëzore (Burimet Njerëzore) funksionon në modalitetin multitasking. Punonjësit e saj...
Si të bëni kuti pune me duart tuaja: udhëzime hap pas hapi
Vlerësimi i personelit: jo një njohje e verbër
Vlerësimi i personelit nuk është një modë, por një domosdoshmëri objektive kur punëson punonjës të rinj, merr parasysh kandidatët për promovim, riorganizimin e një ndërmarrje, optimizimin e strukturës së menaxhimit dhe zgjedhjen e formave të motivimit. Vlerësimi i personelit është kryer gjithmonë, por deri vonë nuk kishte metoda efektive për këtë; duhej të mbështetej vetëm në përvojën subjektive të menaxherit ose oficerit të personelit. Por kushtet po ndryshojnë dhe parimet që kanë ekzistuar të palëkundur për shumë vite kanë rezultuar të paefektshme dhe një biznes që mbështetet në një ekip të ndërtuar në këtë mënyrë është jo konkurrues.

Një nëpunës është një person që menaxhon rrjedhën e dokumenteve të kompanisë, shpesh duke kryer detyrat e një sekretari-asistenti dhe duke përmbushur kërkesat personale të shefit.

Nëse vendosni t'i nënshtroheni një interviste nëpunësi, duhet të dini dhe të jeni në gjendje të:

Ruani rrjedhën e dokumenteve.
Regjistroni dhe përpunoni korrespondencën.
Kryeni biseda telefonike dhe punoni me klientët.
Mbani një arkiv dokumentesh.
Njihni dispozitat bazë të sistemit të mbajtjes së të dhënave shtetërore, rregullat dhe rregulloret e dokumentacionit.

Para së gjithash, përgatituni për intervistën mendërisht dhe përgatituni fizikisht. Flini një gjumë të mirë, vishni rroba biznesi dhe thjesht relaksohuni.

Nëse shihni një nevojë, rishikoni bazat e menaxhimit të dokumenteve dhe njohuri të tjera teorike.

Meqenëse pozicioni juaj i ardhshëm do të lidhet drejtpërdrejt me rendin dhe ashpërsinë në ekzekutimin e detyrave, sigurohuni që të arrini në kohë dhe të tregoni se jeni një person i përgjegjshëm dhe i zoti.

Pyetje për intervistë

Cili është arsimimi juaj (duhet të jetë ekonomi, shkencë arkivore apo shkenca dokumentare)?
A keni një PC dhe pajisje zyre (nëse nuk keni, atëherë është më mirë për ju që së pari të ndiqni kurse kompjuteri)?
A jeni një person i shoqërueshëm?
A keni përvojë në një pozicion të ngjashëm?
Sa i zoti dhe i organizuar jeni?

Nëse intervista juaj është e kufizuar në një intervistë, ju jeni shumë me fat. Por shumë shpesh menaxherët vendosin të kontrollojnë tuajin duke përdorur një test të përshtatshëm.

Në teste mund të hasni një sërë pyetjesh: për përcaktimin e një dokumenti, detajet e tij, për vërtetimin e nënshkrimeve, datën e protokollit, etj.

Për të kaluar një test të tillë, thjesht mund të hiqni tekstin tuaj të menaxhimit të dokumenteve, të gjeni një test të rregullt universitar dhe të përpiqeni ta kaloni me nderime.

konkluzioni

Mundohuni të jeni sa më të mbledhur dhe të sigurt.

Duke qenë se profesioni i nëpunësit kërkon këmbëngulje, saktësi dhe njohuri për çështjen, duhet të vërtetoni se i keni të gjitha njohuritë dhe aftësitë, si dhe të përmbushni kërkesat.

Sekretari është një lloj qendre koordinuese e çdo organizate.

Ekziston një ide e gabuar se çdo person kompetent mund të përballojë funksionet e një sekretari.

Megjithatë, nuk është kështu dhe një kandidat për postin e sekretarit duhet të ketë një sërë cilësish profesionale për të kryer të gjitha funksionet.

Funksionet themelore të një sekretari

Përgjegjësitë e sekretarit të kreut të çdo organizate përfshijnë detyrat e mëposhtme::

pranimi dhe dërgimi i korrespondencës;
mbajtja e shënimeve (krijimi dhe marrja e dokumenteve, përpunimi i materialeve të nevojshme për punën e organizatës dhe personalisht të menaxherit, etj.);
organizimi i takimeve dhe negociatave të menaxherit, marrja e informacionit për menaxherin dhe dërgimi i vendimeve të tij tek punonjësit;
përgatitja për takime dhe takime dhe organizimi i tyre;
krijimi i kushteve të nevojshme për punën e një menaxheri në zyrën e tij;
kontaktet me vizitorët dhe klientët e organizatës personalisht dhe përmes bisedave telefonike;
futja e informacionit të nevojshëm në bankën e të dhënave dhe printimi i informacionit të kërkuar nga menaxheri ose punonjësit e tjerë prej saj.

Në bazë të këtyre funksioneve, sekretari duhet të dijë:

bazat e punës moderne në zyrë dhe arkivimit;
bazat e legjislacionit të punës dhe të së drejtës administrative;
rregullat e komunikimit afarist dhe hartimi i letrave afariste;
rregullat për organizimin e punës së një menaxheri.

Karakteristikat personale

Organizimi, miqësia, rezistenca ndaj stresit – këto janë tiparet kryesore që duhet të ketë një sekretare.

Çdo vizitor i kompanisë takohet me sekretarin dhe të gjithë punonjësit e saj kanë kontakte në lidhje me detyrat e tyre zyrtare. Sekretari duhet të komunikojë me qetësi dhe me buzëqeshje të vazhdueshme me të gjithë, pavarësisht disponimit dhe mirëqenies së tij.

Sekretari duhet të ketë aftësi dhe aftësi organizative, aftësi për t'u vetëorganizuar.

Aftësia për t'u përshtatur shpejt në situata jo standarde, për të marrë iniciativë në organizimin e punës së kompanisë dhe për të vepruar në disa raste pa udhëzime të veçanta vlerësohen veçanërisht nga menaxherët.

Duke marrë parasysh rezymenë e një sekretari

Pyetjet e intervistës për një sekretare janë shumë të rëndësishme, por gjithçka fillon me shqyrtimin e CV-së së kandidatit.

Qëllimi kryesor i çdo CV është të paraqesë aftësitë profesionale dhe cilësitë personale të kërkuara për një pozicion të caktuar.

Një rezyme e shkruar siç duhet është vetëpromovim i krijuar për të interesuar punëdhënësin..

Ju duhet ta dizajnoni atë në atë mënyrë që të dëshironi të takoheni dhe të bisedoni me ju.

Vlen të shkruani një rezyme bazuar në një punëdhënës specifik. Ju nuk mund të përdorni të njëjtin tekst universal të CV-së për pozicionin e sekretarit për t'u aplikuar për të gjitha organizatat menjëherë.

Përpara se të shkruani një CV, studioni kërkesat e një vendi të lirë pune të veçantë dhe hartoni tekstin bazuar në to. Nëse reklama përmban kërkesa të veçanta, mos harroni të shënoni pajtueshmërinë tuaj me to.

Arsimi, përvoja dhe aftësitë e punës janë pozicionet kryesore që njerëzit i kushtojnë vëmendje kur zgjedhin kandidatët për sekretari, ndaj duhet të paraqiten në dritën më të favorshme. Është e nevojshme të tregohet se kandidati për postin e sekretarit është i përpiktë, efikas, i shoqërueshëm dhe rezistent ndaj stresit.

Një nga kërkesat e rinisë është të siguroni një fotografi.. Nuk ka nevojë të vendosni në të një foto ku jeni duke pushuar në breg të detit, duke u argëtuar në një klub ose duke nuhatur lule në fshat. Detyra juaj është të tregoni se jeni një person biznesi, prandaj paraqisni një foto në një mjedis biznesi që tregon qartë fytyrën dhe pamjen tuaj inteligjente.

Rilexoni tekstin disa herë dhe kontrolloni për gabime. Ata nuk duhet të jenë në rezyme në asnjë rrethanë, pasi sekretari duhet të jetë i ditur. Në procesin e punës, ai do të duhet të korrigjojë gabimet e punonjësve dhe madje edhe të menaxherit, por si do ta bëjë këtë nëse nuk mund të ndërtojë me kompetencë dokumentin e tij.

Përgatitja për një intervistë

Çdo organizatë specifike ka specifikat e veta të punës, kështu që përpara bisedës duhet të mësoni sa më shumë për të dhe zonën në të cilën zhvillohen aktivitetet e saj.

Rregullat për bisedë

Dhe tani më në detaje për këtë çështje: intervista e sekretarit, pyetje dhe përgjigje.

Në fillim të intervistës, tradicionalisht u kërkohet të flasin për veten e tyre, kështu që është më mirë të mendoni paraprakisht për monologun.

Na tregoni për arsimimin dhe fillimin e karrierës suaj, por jo për shumë kohë.

Vëmendje e veçantë duhet t'i kushtohet përshkrimit të cilësive profesionale, të flitet për përvojën e punës, duke u fokusuar në aftësinë për të organizuar punën dhe në këtë mënyrë për të arritur rezultate.

Kur përshkruani punën, përdorni më pak fraza "Unë bëra", "Unë organizova". Është më mirë të thuash "kompania jonë", "departamenti nën udhëheqjen time", "Unë organizova punën në ...".

Silluni të qetë, mos i ulni sytë nga tavolina. Por mos lejoni arrogancën - kjo është një rrugë e drejtpërdrejtë drejt dështimit. Përpjekja për të paraqitur veten si një punonjës ideal nuk çon në asgjë të mirë.

Është më mirë të krijoni një përshtypje për veten tuaj si një person që përpiqet për zhvillim. Shefave nuk u pëlqen kur dikush mendon se është më i zgjuar se ata.

Detyra juaj është të jepni përshtypjen e një personi të arsimuar, të sigurt, por pa treguar arrogancë, i gatshëm për t'u bërë asistent i një menaxheri në organizimin e punës së kompanisë së tij.

Dëgjoni me kujdes bashkëbiseduesin tuaj dhe përpiquni të përdorni disa nga fjalët e tij në përgjigjen tuaj. Fillimi i përgjigjes mund të jenë frazat: "A po thua kështu...", "Nëse e kuptoj mirë, je i interesuar...".

Në çdo rast, silluni me dinjitet, mos bërtisni. Edhe dështimi në një intervistë nuk është fundi i jetës apo fatkeqësia, por një përvojë e caktuar jetësore. Nëse e mbani mend këtë, qetësia dhe besimi do të jenë të garantuara.

Siç mund ta shihni, kalimi i një interviste për një pozicion sekretari nuk është aq i vështirë, gjëja kryesore është të ndiqni disa rregulla.

Dhe ju u ftuan për një intervistë. Ç'pritet më tej? Si silleni në një intervistë Dhe si të kaloni një intervistë Këto janë ndoshta pyetjet më të rëndësishme në këtë fazë. Në këtë artikull do të ndaj me ju vëzhgimet e mia rreth intervista e sekretarit. Nga rruga, këto rekomandime do t'ju ndihmojnë jo vetëm intervista e sekretarit, por edhe gjatë intervistimit për pozicione të tjera.

Do të doja të vëreja menjëherë se megjithë bollëkun e literaturës për temën " si të kaloni një intervistë“, asnjë nga këto botime nuk mund t'ju garantojë punësim. Si rregull, përveç kualifikimeve të pritura nga një punonjës i ardhshëm, punëdhënësi më së shpeshti ka një lloj "fotografie" se si është kandidati ideal për pozicionin. Dhe ndërsa njohja e teknikave dhe rregullave të caktuara të intervistës me siguri do të rrisë shanset tuaja për të marrë pozicionin që dëshironi, kjo nuk është një garanci. Mund të ketë disa arsye për të mos kaluar një intervistë: nga gabimet tuaja gjatë intervistës deri tek ajo banale "fotografia nuk përputhej".

Unë do t'ju jap dy shembuj të kësaj të fundit. Kam punuar me sukses si sekretare në një kompani të mrekullueshme. Më pëlqeu shumë puna, por pas disa kohësh doja të “rritesha” profesionalisht. Në këtë kohë, një vend i lirë ishte bërë i disponueshëm si asistent i presidentit të kompanisë. Kam dorëzuar CV-në time për këtë pozicion, por, për fat të keq, nuk u përzgjodha. Presidenti i kompanisë më tha se kam kualifikime dhe përvojë të shkëlqyer dhe jam një punonjës i shkëlqyer, por në këtë pozicion ai do të donte të shihte një person për të paktën dhjetë vjet. më të vjetra. Gjatë intervistës në një kompani tjetër për pozicionin e asistentit të drejtorit, më bëhej e qartë se për disa arsye ata donin një person me pamje model për këtë pozicion.

Siç mund ta shihni, refuzimi nuk është gjithmonë pasojë e drejtpërdrejtë e mungesës së kualifikimeve ose gabimeve tuaja. Pra, ndërsa intervista duhet të jetë për të nxjerrë në pah talentet tuaja në masën më të plotë të mundshme, trajtojeni atë si një lojë në të cilën fitimi dhe humbja janë të mundshme.

Zakonisht kryhet në disa faza. Së pari, zhvillohet një intervistë me menaxherin e burimeve njerëzore. fillore intervista e sekretarit mund të kryhet përmes telefonit ose personalisht. Më pas, mund të flisni me drejtorin e burimeve njerëzore dhe më pas me presidentin e kompanisë. Ose anasjelltas, së pari me shefin e menjëhershëm (nëse ky nuk është presidenti ose drejtori), dhe më pas me drejtorin e burimeve njerëzore. Testet, profesionale dhe psikologjike, janë gjithashtu shumë të mundshme.

Për këdo intervista e sekretarit duhet të përgatiten. Është e rëndësishme të kuptohet se një intervistë është një proces. dypalëshe nuk është një provim nga i cili do të varet nota juaj. Jo vetëm që po vlerësoheni, por po vlerësoni edhe kompaninë se sa dëshironi të punoni për të. Prandaj, përgatitja për një intervistë është kryesisht për përfitimin tuaj.

Gjëja e parë që duhet të bëni pasi të keni marrë një ftesë intervista e sekretarit- shkoni në faqen e internetit të kompanisë. Unë besoj se të shkosh për një intervistë me një kompani pa studiuar informacione rreth saj është e papranueshme, megjithëse në përvojën time intervistat e sekretarit(dhe jo vetëm) ka pasur shumë raste të tilla. Nuk mbaj mend një herë të vetme kur një punonjës i tillë ishte ftuar në punë. Kjo nuk lidhet gjithmonë drejtpërdrejt me faktin se punonjësi nuk ka lexuar informacionin në faqe, por mund të jetë për shkak të mungesës së interesit për kompaninë, dhe kjo mund të shfaqet në çdo kohë tjetër.

Pra, lexoni informacionin në faqen e internetit: çfarë bën kompania, cili është misioni i saj, cilat janë qëllimet e saj, si kompania planifikon të zhvillohet më tej. Disa kompani madje publikojnë prioritetet e tyre të burimeve njerëzore dhe mundësitë për rritjen e punonjësve. Studioni të gjitha! Nuk do të pendoheni. Në fakt, sa më shumë informacione të tilla në faqen e internetit të një kompanie, aq më mirë për ju. Është më keq kur nuk ka asgjë fare.

Në mënyrë që kalojë intervistën, pasi të keni studiuar aktivitetet kryesore të kompanisë, përsëri me kujdes shikoni përshkrimin e punës, në të cilën keni dorëzuar CV-në tuaj. Shumë shpesh gjatë një interviste bëhet pyetja se çfarë ju tërhoqi më shumë në një vend të lirë të caktuar. Përgjigja ishte heshtja vdekjeprurëse. Asgjë nuk më tërhoqi. Ajo lëvizte kudo, vetëm për të lëvizur. Ky qëndrim ndaj vetes dhe punës suaj të ardhshme është i papranueshëm. Kthejeni prapa dhe filloni përsëri.

Merrni një bllok shënimesh dhe shkruani pyetjet që keni: për kompaninë, për pozicionin, për përgjegjësitë.