Sisteme automate de management financiar pentru întreprinderi. Automatizarea „pașnică” a managementului financiar Cumpărați un sistem automatizat de management financiar pentru o întreprindere

O parte a managementului financiar general sunt sistemele de control automate (ACS), bazate pe utilizarea metodelor economice și matematice și a tehnologiei informatice electronice. ACS devine un element integral al structurii autorităților financiare și a altor structuri de management financiar, contribuind la o funcționare mai bună și mai eficientă a finanțelor.

O economie de piață, bazată pe o varietate de forme de proprietate, competiție între producătorii de mărfuri și un sistem financiar dezvoltat, generează o creștere a informațiilor economice și financiare. Toate acestea necesită capacitatea de a naviga în domeniul informaticii ca sistem de colectare, organizare a stocării și procesare a informațiilor. Gestiunea financiară competentă de către specialiștii autorităților financiare este imposibilă fără serviciile lor de informare bazate pe utilizarea sistemelor automate de decontare financiară (AFS) și a sistemelor de management financiar (AFMS).

Finanțe ACS- este un ansamblu de metode economice si matematice, tehnologie informatica electronica, echipamente de birou si mijloace moderne de comunicare. Acționează ca un subsistem al sistemului național automatizat de colectare și prelucrare a informațiilor pentru contabilitate, planificare și management al economiei naționale.

Folosit în managementul financiar public sisteme automate de decontare financiară(ASFR). În special, în sistemul Ministerului de Finanțe al Federației Ruse există un ASFR, care a devenit o parte organică a structurii autorităților financiare. Acest sistem ajută la îmbunătățirea eficienței managementului financiar prin reducerea intensității muncii, colectarea, prelucrarea și analiza informațiilor, asigurarea calculelor multivariante ale planurilor financiare și o mai bună coordonare a acestora între ele și raționalizarea structurii aparatului autorităților financiare. Aplicarea acestuia presupune îmbunătățirea sistemului de indicatori financiari, dezvoltarea unor noi metode de identificare și mobilizare a veniturilor și economiilor, formarea rezervelor financiare în economia națională și cheltuirea rațională a resurselor financiare.

ASFR conține 4 subsisteme în care se rezolvă un set de sarcini: conform calculelor bugetare consolidate; venituri și impozite; cheltuielile instituțiilor bugetare; finantarea sectoarelor economiei nationale. Alături de rezolvarea problemelor din domeniul planificarii, ASUF ajută la rezolvarea problemelor din domeniul execuției bugetului de stat prin întocmirea unui grafic bugetar, efectuarea de modificări la indicatorii bugetari și contabilizarea execuției bugetare pe venituri și cheltuieli.

În prezent, o sarcină urgentă este introducerea automatizării calculelor financiare în activitatea organismelor financiare de bază. Acest lucru este valabil mai ales pentru activitatea inspectoratelor fiscale care se ocupă de numeroase date, în continuă schimbare, despre contribuabili. Această activitate ar trebui intensificată și realizată în legătură organică cu ASFM al Ministerului de Finanțe al Federației Ruse.

În ciuda tuturor semnificației și importanței pozitive a ASUF, în același timp, capacitățile sale nu pot fi exagerate. Nu sunt nelimitate. Unele sarcini de management financiar nu pot fi formalizate și necesită experiența angajaților autorităților financiare și metodele tradiționale de lucru ale acestora. ACS pentru finanțe nu poate face ceea ce este neobișnuit pentru ei, și anume, îmbunătățirea relațiilor financiare în sine și formele lor. În aceste sisteme, specialiștii stabilesc obiective și le ajustează. Informațiile primare provin de la o persoană. Ei monitorizează constant funcționarea sistemului. Un angajat al unei autorități financiare alege soluții dintre posibilele opțiuni pregătite de sistemul de control automatizat. Dar asta necesită calificările sale înalte.

ACS reprezintă un pas calitativ nou în îmbunătățirea managementului economic și financiar. Pentru a crește eficiența funcționării acestora, sunt necesare măsuri pentru echiparea tehnică a lucrătorilor din serviciile financiare și îmbunătățirea continuă a sistemului de management.

O parte din managementul financiar general sunt sisteme de control automatizate(ACS), bazată pe utilizarea metodelor economice și matematice și a tehnologiei informatice electronice. ACS reprezintă un element integral al structurii autorităților financiare și a altor structuri de management financiar și contribuie la o funcționare mai bună și mai eficientă a finanțelor.

Finanțe ACS- Acesta este un set de metode economice și matematice, tehnologie informatică electronică, echipamente de birou și mijloace moderne de comunicare. Acționează ca un subsistem al sistemului național automatizat de colectare și prelucrare a informațiilor pentru contabilitate, planificare și management al economiei naționale.

Sistemele automate de decontare financiară (AFS) sunt utilizate în managementul financiar public. În special, în sistemul Ministerului de Finanțe al Federației Ruse există un ASFR, care a devenit o parte organică a structurii organismelor financiare. Acest sistem ajută la îmbunătățirea eficienței managementului financiar prin reducerea intensității muncii de colectare, prelucrare și analiză a informațiilor, asigurarea calculelor multivariante ale planurilor financiare și o mai bună coordonare a acestora între ele, precum și raționalizarea structurii aparatului autorităților financiare. Aplicarea acestuia necesită îmbunătățirea constantă a sistemului de indicatori financiari, dezvoltarea de noi metode de identificare și mobilizare a veniturilor și economiilor, formarea rezervelor financiare în economia națională și utilizarea rațională a resurselor financiare.

ASFR conține o serie de subsisteme în care se rezolvă un set de sarcini pentru calculele bugetare consolidate; venituri și impozite; cheltuielile instituțiilor bugetare; finantarea sectoarelor economiei nationale. ASFR ajută, de asemenea, la rezolvarea problemelor din domeniul execuției bugetului de stat prin pregătire

enumerarea bugetului, efectuarea de modificări la indicatorii bugetari, contabilizarea execuției bugetare pe venituri și cheltuieli.

În prezent, o sarcină urgentă este introducerea automatizării calculelor financiare în autoritățile financiare de bază. Acest lucru este valabil mai ales pentru inspectoratele fiscale care se ocupă de date numeroase, în continuă schimbare, despre contribuabili. Această activitate ar trebui să fie realizată în colaborare cu ASFM al Ministerului de Finanțe al Federației Ruse.

În ciuda tuturor semnificației și importanței pozitive a ASFR, în același timp, capacitățile sale nu pot fi exagerate. Nu sunt nelimitate. Unele sarcini de management financiar nu pot fi formalizate și necesită experiența angajaților autorităților financiare și metodele tradiționale de lucru ale acestora. ACS pentru finanțe nu poate face ceea ce este neobișnuit pentru ei, și anume îmbunătățirea relațiilor financiare în sine și a formelor lor. În aceste sisteme, specialiștii stabilesc obiective și le ajustează. Informațiile primare provin de la o persoană, care monitorizează în mod constant funcționarea sistemului. Un angajat al unei autorități financiare face o alegere a deciziilor dintre posibilele opțiuni pregătite de sistemul de control automatizat. Dar asta necesită calificările sale înalte.

Întrebări de control

1. Dezvăluie esența managementului financiar.

2. Numiți și caracterizați elementele funcționale în managementul financiar.

3. Care este esența managementului strategic și cine îl realizează?

4. Cui i se încredințează funcțiile de management financiar operațional?

5. Numiți factorii care determină necesitatea îmbunătățirii managementului financiar.

6. Justificați nevoia de planificare financiară și discutați despre formele de planificare financiară în diferite părți ale sistemului financiar.

7. Numiți și caracterizați principalele metode de prognoză și calcule planificate ale indicatorilor financiari.

8. Ce loc ocupă un sistem automatizat în managementul financiar?

9. Ce determină necesitatea introducerii ASFM în managementul financiar?

Capitolul 6. Controlul financiar

Monitorizarea stării economiei și a dezvoltării proceselor socio-economice în societate este un domeniu important de activitate în gestionarea economiei naționale. Una dintre verigile sistemului de control este controlul financiar. Scopul său este de a promova implementarea cu succes a politicii financiare a statului, asigurând procesul de formare și utilizare eficientă a resurselor financiare în toate sferele și nivelurile economiei naționale.

Rolul controlului financiar într-o economie de piață crește de multe ori, deoarece este o formă de implementare a funcției de control a finanțelor, care determină scopul și conținutul acesteia. În același timp, în funcție de situația socio-economică a statului, de extinderea drepturilor entităților comerciale în desfășurarea activităților financiare și de apariția diferitelor forme organizatorice și juridice de antreprenoriat, conținutul controlului financiar este semnificativ îmbogățit. .

Controlul financiar este un ansamblu de acțiuni și operațiuni pentru verificarea aspectelor financiare și conexe ale activităților entităților de afaceri și de management (stat, întreprinderi, instituții, organizații) folosind forme și metode specifice de organizare a acestuia. Se desfășoară de autoritățile legislative și executive de toate nivelurile, precum și de instituții special create și include: controlul asupra respectării legislației financiare și economice în procesul de formare și utilizare a fondurilor monetare

fonduri; evaluarea eficienței economice a operațiunilor financiare și de afaceri și a fezabilității cheltuielilor suportate.

Controlul financiar, spre deosebire de alte tipuri de control (de mediu, sanitar, administrativ etc.), este asociat cu utilizarea categoriilor de costuri. Subiectul inspecțiilor sunt indicatori financiari (costuri) precum profitul, venitul, profitabilitatea, costurile, costurile de distribuție, taxa pe valoarea adăugată, deducerile pentru diverse scopuri și fonduri. Acești indicatori sunt de natură sintetică, prin urmare controlul asupra implementării, dinamicii și tendințelor lor acoperă toate aspectele activităților de producție, economice și comerciale ale întreprinderilor, precum și mecanismul relațiilor financiare și de credit. Obiectul controlului financiar îl constituie procesele monetare și de distribuție în formarea și utilizarea resurselor financiare, inclusiv sub formă de fonduri de fonduri la toate nivelurile economiei naționale.

Formele și metodele specifice de organizare a controlului financiar sunt întruchiparea practică a proprietății controlului care este obiectiv inerentă finanțelor ca categorie economică. Întrucât sistemul financiar de stat acoperă toate tipurile de fonduri monetare (atât la nivel federal și regional, cât și la nivelul entităților economice individuale), controlul financiar este pe mai multe niveluri și cuprinzător.

Controlul financiar este menit să asigure interesele și drepturile atât ale statului, cât și ale instituțiilor sale, precum și ale tuturor celorlalte entități economice; încălcările financiare presupun sancțiuni și amenzi.

Controlul financiar de stat menite să implementeze politica financiară a statului și să creeze condiții pentru stabilizarea financiară. Este vorba, în primul rând, de elaborarea, aprobarea și executarea bugetelor la toate nivelurile și a fondurilor extrabugetare, precum și controlul asupra activităților financiare ale întreprinderilor și instituțiilor de stat, băncilor de stat și corporațiilor financiare. Control financiar cu o sută

Ronul statului din sfera nestatali a economiei afectează doar sfera îndeplinirii obligațiilor bănești față de stat, inclusiv impozitele și alte plăți obligatorii, respectarea legii și oportunitatea la cheltuirea subvențiilor bugetare și a împrumuturilor alocate acestora, întrucât precum și regulile stabilite de guvern pentru organizarea decontărilor monetare, contabilitate și raportare.

Controlul financiar asupra activităților întreprinderilor include și controlul instituțiilor de credit, acționarilor și controlul intern: verificarea eficacității și fezabilității utilizării resurselor financiare - proprii, împrumutate și atrase; analiza și compararea rezultatelor financiare reale cu cele prognozate; evaluarea financiară a rezultatelor proiectelor de investiții; corectitudinea și fiabilitatea situațiilor financiare; controlul asupra stării financiare și a lichidității.

Un manager financiar într-o structură comercială mare controlează întregul proces de investire a capitalului. Acesta este așa-numitul post-audit, care include o comparație a rezultatelor financiare reale la fiecare etapă a activităților de producție și investiții cu cele prevăzute în secțiunea financiară a planului de afaceri; analiza si eliminarea cauzelor nerespectarii acestora; căutarea modalităților de reducere a costurilor și de îmbunătățire a metodelor de prognoză financiară.

Prin urmare, controlul financiar este un element important al sistemului de management financiar.

Transformări economice și politice în Federația Rusă la începutul anilor '90. a condus la o restructurare semnificativă a sistemului organelor de control. În special, în 1990, au fost desființate organele de control popular, în legătură cu noul guvern politic condus de președintele Federației Ruse, a apărut control prezidențial.

Au apărut noi organisme de control financiar: Trezoreria Federală, Serviciul Fiscal Federal, Camera de Conturi etc. Structura Ministerului Finanțelor al Federației Ruse a fost restructurată, iar funcțiile acestuia s-au schimbat. Apărea controlul auditului. Forme noi dobândite controlul financiar public.

Deznaționalizarea sistemului bancar și apariția băncilor comerciale și a altor organizații de credit au dat naștere la noi metode de control financiar atât din partea băncilor comerciale asupra stării financiare a întreprinderilor client, cât și asupra activităților băncilor comerciale înseși de către Banca Centrală. al Federației Ruse și asupra activităților Băncii Rusiei însăși din organele legislative.

În contextul tranziției către piață, conținutul și metodele de control suferă clarificări semnificative cauzate de schimbarea rolului statului în economie, în special, sfera controlului financiar de stat este restrâns. Se concentrează tot mai mult pe sfera proceselor macroeconomice, inclusiv controlul asupra proporțiilor de cost ale mișcării PIB-ului, masa monetară, formarea și utilizarea fondurilor la dispoziția statului. În același timp, sfera controlului financiar non-statal din partea firmelor de audit și asigurări, organizațiilor de credit etc. se extinde și conținutul acestuia se modifică; Există o anumită trecere de la controlul ulterior către controlul preliminar.

Dezvoltarea democrației și a parlamentarismului în Rusia, creșterea nivelului profesional al deputaților ambelor camere duc la un control mai atent asupra activităților financiare ale puterii executive și la o analiză aprofundată a fezabilității și eficienței economice a cheltuirii fondurilor la aprobarea bugetului federal. proiecte și fonduri extrabugetare. Acest lucru este facilitat de crearea unor organe speciale de supraveghere ale puterii reprezentative. La nivelul entităţilor economice individuale se acordă o atenţie sporită examinării financiare a proiectelor de investiţii cu implicarea firmelor de consultanţă specializate şi a băncilor de investiţii.

Un rol important în implementarea controlului financiar îl joacă nivelul de organizare a contabilității în țară - contabil, bugetar, fiscal. Documentația de raportare este obiectul principal al controlului financiar.

Dezvoltarea în continuare a controlului financiar și eficacitatea acestuia depind în mare măsură de crearea unui nou cadru conceptual și legislativ care să asigure implementarea acestuia la un nivel calitativ nou, ținând cont de implementarea de către Guvernul Federației Ruse a măsurilor de stabilizare și îmbunătățire a situația socio-economică a țării.

Proiectul de introducere a unui sistem automatizat de contabilitate și bugetare bazat pe standarde occidentale este riscant pentru orice companie. Pentru a evita eventualele pierderi, conducerea SGK LLC a decis să refacă gestiunea financiară a întreprinderii în etape. Ca urmare, problemele actuale ale companiei legate de disciplina de plată au fost rezolvate în scurt timp, a fost creat un sistem automatizat de contabilitate de gestiune și bugetare dezvoltat, un instrument pentru transformarea raportării de management în formate US GAAP, iar conducerea companiei a fost pregătită pentru continuarea dezvoltarea sistemului contabil.

La începutul anului 2003, Compania de Geofizică Siberiană se afla într-o situație în care volumul serviciilor prestate a scăzut și erau necesare măsuri pentru îmbunătățirea activităților companiei: creșterea volumelor și îmbunătățirea disciplinei financiare a întreprinderii în ansamblu.

Pentru a îmbunătăți eficiența managementului companiei, a fost invitată o nouă echipă de conducere. Pentru a rezolva sarcinile stabilite, a fost necesar să se stabilească un sistem de management financiar strict (planificarea veniturilor și cheltuielilor pe an, trimestru, lună), managementul lichidității și creșterea eficienței afacerii prin reducerea ratei accidentelor de muncă și creșterea calității servicii furnizate. Rezolvarea acestor probleme a fost complicată de faptul că lucrătorii de producție care lucrează în regiuni nu erau familiarizați cu „cultura” de planificare a veniturilor și cheltuielilor, planurile financiare, nu erau obișnuiți să evalueze munca diviziilor lor în ceea ce privește creșterea veniturilor și a profitabilității. a segmentului în ansamblu și stabilește sarcina de a îndeplini programele de producție cu orice preț. A fost necesar să-i învățăm pe managerii de segment nu numai să gândească în termeni de „profit și pierdere”, să planifice intrările și ieșirile de numerar, să întocmească și să aprobe cereri pentru achiziționarea de stocuri și active fixe, ci și pur și simplu să lucreze pe computere. Noua echipă de conducere a decis să efectueze tranziția în etape. În prima etapă, au fost elaborate proceduri de bază legate de luarea deciziilor, cum ar fi politicile de licitație și procedurile de aprobare a contractelor. În plus, gestionarea lichidității și plățile companiei au fost centralizate.

Referinţă
SRL „Compania geofizică siberiană”
(„SGK”) include trei sucursale: Nefteyugansk, Strezhevsk și Tomsk, sediul central este situat la Moscova. În Siberia de Vest, SGK oferă servicii pentru forarea tuturor tipurilor de puțuri, reparații majore și curente, cimentare, telemetrie și suport pentru procesul de foraj direcțional. SGK efectuează, de asemenea, o gamă completă de studii geofizice pentru întreprinderile producătoare de petrol.

În a doua etapă, aceste procese au fost automatizate. A treia etapă, după schimbarea dreptului de proprietate a companiei la un proprietar străin, a fost automatizarea conversiei datelor contabile în format US GAAP.

Controlul plăților

Prima prioritate a noii echipe a fost crearea unui sistem de gestionare a lichidității companiei prin gestionarea conturilor de plăți. Această măsură se datorează în primul rând faptului că în anul 2002 activitățile companiei erau neprofitabile și nu existau speranțe de a atrage finanțare externă. Pentru a implementa această sarcină, în prima etapă, a fost introdusă o procedură strictă de flux de documente la convenirea asupra contractelor și plăților în temeiul acestora, care ulterior a stat la baza contabilității de gestiune a companiei. Acum contractele se incheie in limita sumelor prevazute de bugetele de venituri si costuri pe masura finalizarii contractului, se intocmeste certificat de receptie a lucrarilor, conform caruia se achita suma specificata in contract (tinand cont de contabilitate; date privind plățile în avans). Astfel, oricand puteti obtine informatii despre gradul de executare a contractelor in limita bugetelor existente ale societatii, despre soldul de fonduri necesar pentru finalizarea acestora, si fonduri pentru plata ulterioara. Baza de date de contracte este menținută și controlată de departamentul juridic al companiei, iar repartizarea contractelor cu redistribuirea volumelor interne între bugete se realizează de către serviciul de planificare. Fără introducerea acordului în baza de date, efectuarea plăților și înregistrarea tranzacțiilor este imposibilă.

Întrucât compania nu avea la acel moment un sistem automatizat de flux de documente, s-a decis „testarea” manuală a fluxului documentelor financiare în ceea ce privește controlul plăților. Conturile filialelor au fost închise, plățile și acordurile s-au făcut doar prin Moscova folosind e-mail. Au fost achiziționate trei scanere digitale, cu ajutorul cărora au fost scanate și trimise la sediul central în termen de trei luni (iulie - septembrie 2003) contractele, precum și documentele care confirmă executarea acestora (certificate de recepție a lucrărilor, facturi și alte documente de plată). și aprobate (aproximativ 1000-1500 de plăți pe lună, care au fost deservite de doi specialiști din biroul de la Moscova care îndeplinesc funcții de trezorerie și financiare). Acest lucru a făcut posibilă îmbunătățirea semnificativă a disciplinei de plată în companie, obișnuirea personalului cu documentele, prioritizarea plăților și planificarea financiară a fondurilor pentru susținerea activităților de producție. Drept urmare, plățile care nu erau susținute prin contracte au fost oprite și executarea incorectă a contractelor a fost oprită (anterior, acestea puteau fi scrise de mână sau dactilografiate fără un număr suficient de semnături de aprobare, ceea ce crește semnificativ riscurile companiei). S-a creat treptat o bază de acorduri. Pentru sucursale, au fost prevăzute forme standard de contracte cu o licitație obligatorie pentru selecția furnizorilor și antreprenorilor. Totodată, în cadrul filialelor au fost create direcții de planificare și economice și servicii financiare, care anterior lipseau.

Desigur, înăsprirea disciplinei financiare a provocat o oarecare nemulțumire: șefii departamentelor de producție credeau că inovațiile nu cresc, ci mai degrabă reduc eficiența producției, deoarece angajații trebuiau să se angajeze în planificarea financiară. Deoarece toate fluxurile de numerar au fost închise la sediul central, „lucrătorii din producție” au trebuit să se împace cu noul sistem și să planifice nu numai activitățile de producție, ci și veniturile și cheltuielile. În timp, situația s-a stabilizat pe măsură ce personalul a fost instruit și a fost dezvoltat un sistem automatizat, numărul documentelor „de hârtie” a scăzut. Astăzi, procedura de procesare a plăților este complet automatizată: inițiatorul plății introduce o cerere de plată, selectând din baza de date acordul corespunzător, certificatul de finalizare a lucrărilor, elementul planului financiar și, mai departe, de-a lungul traseului, această aplicație parcurge etapele de aprobare și intră. registrul de plăți, apoi în „bancă - client”. Dacă în prima etapă aprobarea tuturor contractelor a fost efectuată cu participarea specialiștilor din biroul din Moscova, acum o parte din competențe este delegată sucursalei. Toate contractele și licitațiile derulate sunt analizate de către directorul financiar adjunct pentru securitate economică și logistică și avocatul companiei.

Trecerea la un sistem automatizat

În septembrie 2003, a început un proiect de automatizare a contabilității de gestiune și a sistemului de bugetare care sprijină procesele de bază de management financiar, precum și un proiect de transformare a datelor contabile de gestiune în format US GAAP. Deoarece termenele și bugetul erau strict limitate, am decis să nu amânăm alegerea sistemului și să construim un sistem de contabilitate bazat pe platforma 1C:Enterprise 7.7. Un rol important l-a jucat și faptul că contabilitatea companiei a fost realizată în sistemul 1C: Contabilitate. Acest lucru a contribuit la reducerea atât a timpului de implementare a proiectului, cât și a costurilor de formare a angajaților. Au fost invitați specialiști în implementare de la compania 1C:Rarus.

În primul rând, contabilitatea contractuală și controlul asupra plăților (activități de trezorerie) au fost automatizate pentru a minimiza documentele și pentru a asigura utilizarea rațională a resurselor financiare. După cum sa menționat deja, sistemul se baza pe principiul gestionării contractelor într-o întreprindere. Apoi planificarea bugetară a fost introdusă și automatizată în contextul Districtului Federal Central. Centrele de responsabilitate financiară ale companiei sunt segmentele de activitate (în total sunt opt). În plus, în segmentul „Foraj”, sunt evidențiate analize suplimentare - „Obiect de lucru”, adică puțuri. Astfel de informații detaliate sunt necesare pentru formarea documentației de licitație și calcularea costului serviciilor companiei la forarea puțurilor în anumite domenii. În cazul proiectelor de investiții pe scară largă (buget de la 15 milioane de ruble, de exemplu, restaurarea sau achiziționarea unei instalații de foraj), acestea sunt considerate ca un district federal central separat. Pentru fiecare centru de responsabilitate financiară se întocmesc următoarele bugete principale: venituri, costuri, producție, achiziții, investiții de capital, impozite, cash flow (plan financiar) și sold previzional. Bugetele se întocmesc pe an cu formarea unui plan anual de limite de venituri și costuri (secțiunea contabilitate anuală). Există, de asemenea, planuri de rulare trimestriale (secțiunea contabilă trimestrială), planificare lunară a situației de venit și ajustări ale planului financiar al companiei.

Cele mai complexe sunt bugetul de achiziții și bugetul de cash flow. Pe baza datelor privind soldurile din depozite și pe anularea planificată a articolelor de inventar din depozit (din bugetul de cost), se formează un bilanț material în contextul clasificatorului articolelor de inventar (cantitatea articolelor de stoc din depozit, scrieți -off plan, sold la sfarsitul perioadei). Astfel, stocurile de bunuri și materiale sunt monitorizate în permanență, ceea ce asigură cheltuirea optimă a fondurilor în timpul achiziției acestora. Gestionarea curentă a achizițiilor de mijloace fixe și articole de inventar se realizează folosind un sistem de rechiziții. Executorul responsabil creează în sistem o aplicație, care parcurge automat calea de aprobare în conformitate cu limitele stabilite. După finalizarea aprobării, aceasta se duce la departamentul de logistică, care generează o comandă sau caietul de sarcini pentru antreprenor. După aceasta, cererea se consideră acceptată pentru executare. Se încheie cu contractantul un acord pentru executarea cererii, care este înregistrat și în sistem. Plățile se fac în conformitate cu acordul și cererea aprobată.

Întrucât compania operează sub constrângeri stricte de lichiditate, principalul document de management financiar este bugetul fluxului de numerar, care este monitorizat constant. Pentru a controla execuția BDDS, a fost elaborat un regulament pentru prioritatea plăților, atât externe, cât și interne. Pentru a consolida disciplina financiară și o planificare financiară mai precisă, departamentele de producție își calculează cheltuielile și ieșirile de numerar pentru luna următoare înainte de ziua de 15 a lunii curente, formează un bilanţ de numerar, al cărui indicator rezultat este fluxul net de numerar al Districtul Federal Central, precum și programul de plăți săptămânal preconizat. În conformitate cu graficele diviziilor, se întocmește un registru de plăți, care este aprobat de directorul financiar al companiei. Pentru a clarifica prioritatea plăților, au loc ședințe săptămânale ale comitetului de plăți cu participarea directorilor de sucursale și a directorului financiar al companiei.

Contabilitatea implementării efective a proiectelor de investiții a fost parțial automatizată: astăzi, pentru acestea se generează doar o declarație de profit și pierdere, deoarece construirea fluxului de numerar pentru fiecare proiect este o procedură foarte intensivă în muncă.

Datele efective privind execuția bugetelor, precum și informațiile nefinanciare necesare conducerii companiei (bugetul de producție, inclusiv indicatorii de calitate și indicatorii de unitate), provin de la departamentele de contabilitate și producție. Pentru a genera raportare de gestiune și raportare pentru acționari, în conturile contabile au fost deschise subconturi analitice suplimentare: „Sucursală”, „Segment”, „Proiect de investiții”, „Ei bine”. Consolidarea tuturor datelor din sistemul din biroul din Moscova are loc automat la fiecare oră, astfel încât practic nu există pierderi temporare care să afecteze negativ eficiența plăților sau primirea datelor bugetare.

Obținerea informațiilor reale privind execuția bugetară se face în etape. „Închiderea rapidă a perioadei se efectuează de către serviciile de planificare și economice ale filialelor, care au informații despre documentele trecute prin acestea și despre lucrările efectuate până în data de 6 a lunii următoare. De asemenea, ia în considerare cheltuielile care, dintr-un motiv sau altul, pot să nu fie incluse în datele contabile privind execuția bugetară. Rezultatele finale ale activităților întreprinderii, din cauza întârzierii închiderii registrelor contabile, se primesc în data de 15 a lunii următoare celei de raportare.

Proiectul de automatizare a durat 4,5 luni și a costat compania 40 mii USD (fără modulul de conversie). O mare cantitate de muncă (în special în etapa de implementare) a fost efectuată pe cont propriu. A fost un proiect pe termen scurt și cu buget redus, conceput în primul rând pentru propriile forțe și capacități și tocmai astfel de proiecte, în opinia autorului, aduc rezultate garantate de succes. Ca urmare, compania a primit un sistem automatizat de contabilitate de gestiune și bugetare dezvoltat, precum și un aparat pentru transformarea raportării de management în formatul US GAAP. Dar cel mai important rezultat este calificarea sporită a personalului de producție, apariția abilităților de gândire financiară și o înțelegere tot mai mare a importanței managementului financiar al companiei.

Raportare conform US GAAP

Raportarea conform US GAAP a fost necesară pentru a le furniza unui acționar străin al companiei. În această etapă s-a decis pregătirea raportării internaționale prin transformarea datelor contabile. Pentru a automatiza acest proces, împreună cu una dintre cele mai mari companii de audit occidentale, a fost elaborat un tabel de corespondențe între planul de conturi US GAAP, care a fost adoptat de acționarul occidental, și planul de conturi contabil al companiei, precum și o metodologie. pentru transformare si ajustari. Transformarea contabilității se realizează operațional de doi specialiști o dată pe lună la sfârșitul perioadei de raportare folosind un sistem automatizat.

Desigur, acest sistem de raportare occidentală are dezavantajele sale. Una dintre principalele este întârzierea raportării cu o lună (datele pentru ianuarie vor fi gata abia la începutul lunii martie).

Este necesar să se facă ajustări la raportarea transformată din cauza diferențelor de metodologie a contabilității rusești și occidentale. Astfel, conform RAS, dobânda este capitalizată, dar conform US GAAP, nu. Prin urmare, este necesar să urmăriți momentul în care începe capitalizarea dobânzii în RAS și să o distribuiți conform regulilor GAAP.

Decontările inter-ramură necesită și o corecție, al cărei volum este foarte mare în companie. De exemplu, atunci când se furnizează servicii pentru producția de sisteme de telemetrie ale sucursalei Tomsk către Nefteyugansk, conform regulilor RAS, se ia în considerare transferul costului integral al acestor servicii, inclusiv costurile generale, în timp ce conform GAAP, numai direct costurile sunt luate în considerare. În consecință, este necesar să se ajusteze costul serviciilor sucursalei în funcție de valoarea costurilor generale.

Alături de decalajul de raportare, un dezavantaj semnificativ este că indicatorii GAAP planificați sunt formați de specialiști ai biroului de la Moscova pentru companie în ansamblu pe baza statisticilor din perioadele anterioare (raportarea companiei pentru ultimii doi ani a fost, de asemenea, transformată în SUA GAAP) și cunoștințe despre sursele viitoare de venituri și cheltuieli ale companiei. Un astfel de plan nu a fost elaborat în ceea ce privește segmentele și ramurile. Dar din iulie 2005, acționarul străin și-a stabilit sarcina de a trece la planificarea și raportarea segment cu segment în conformitate cu standardele occidentale. Astfel, în a doua jumătate a anului, este necesar să se întocmească rapoarte US GAAP nu la o lună după încheierea perioadei de raportare, ci în a cincea zi lucrătoare a lunii următoare perioadei de raportare. Prin urmare, în 2005, compania intenționează să schimbe complet principiile de raportare și introducere a datelor în sistem (vezi figura).

Desen. Dezvoltarea CIS la SGK LLC

2002-2003– sursa de informare a fost doar contabilitatea.
2004– introducerea contabilității de gestiune și a bugetării a crescut semnificativ eficiența metodelor de management al întreprinderii. Dezavantajul este că este legat de metodologia contabilă (un fapt de gestiune se formează pe baza datelor contabile, circuitul contabil conține date din analiticele de gestiune), și eficiență insuficientă în obținerea informațiilor. Modulul de raportare US GAAP operează numai în biroul din Moscova. Instruirea angajaților serviciului de producție pentru a lucra cu informații economice.
anul 2005– crearea unui nou sistem bazat pe metodologia US GAAP și mutarea circuitului de management la un nivel independent de contabilitate. Introducerea tehnologiei fluxului de lucru (automatizarea completă a fluxului de documente). Reorganizarea serviciilor de planificare economică și contabilitate.

În noul sistem de contabilitate, documentul primar pe baza căruia sunt recunoscute veniturile/cheltuielile se va modifica. Pentru a genera raportare de management și raportare US GAAP, noul sistem introduce așa-numitele service-ticket - documente în care volumul fizic al muncii efectuate va fi înregistrat și confirmat de către client și care stau la baza recunoașterii veniturilor în US GAAP. Sunt analoge ale certificatelor de acceptare a muncii, dar sunt generate la o anumită frecvență (din data de 25 a unei luni până în data de 25 a următoarei). Informațiile reale despre cheltuieli sunt planificate a fi generate în mod similar cu sistemul existent de cereri (comenzi de cumpărare), care vor trebui completate cu solicitări de lucrări efectuate de contractori (de exemplu, furnizarea de servicii de transport), iar costurile vor fi calculat pe baza cererilor „închise” sau „deschise”.

Cea mai dificilă problemă de rezolvat în cadrul acestui proiect va fi formarea unui bilanţ pentru segment, în special, contabilizarea cu redistribuirea creanţelor şi datoriilor interne din cauza volumului mare de servicii interne furnizate de divizii. Anumite dificultăți pot apărea cu defalcarea impozitelor și a soldurilor de numerar din conturile departamentelor.

Pentru implementarea acestui proiect, va fi necesară îmbunătățirea în continuare a metodologiei de contabilitate și bugetare, restructurarea departamentului de contabilitate cu alocarea ofițerilor de tranzacții responsabili cu introducerea la timp a informațiilor în baza de date. Se presupune că baza pentru viitorul sistem va fi „1C:Enterprise 8.0”. Desigur, acesta va fi un proiect mai complex, dar schema de implementare a acestuia va rămâne aceeași: testarea manuală a noului sistem de flux de documente, apoi reorganizarea serviciului de contabilitate și abia apoi automatizarea.

Cum sa ai succes?

Răspunsul este simplu. În primul rând, este necesar să se dezvolte un sistem de management financiar corect din punct de vedere metodologic, care să răspundă nevoilor individuale ale întreprinderii. Societatea trebuie să aibă structura financiară necesară, s-au elaborat bugetele și indicatorii de analiză internă, s-au descris procesele de planificare și contabilitate de gestiune și s-au creat formulare de raportare necesare proprietarilor, managerilor de top și investitorilor care reflectă starea de fapt la nivelul întreprinderii. .

Elaborarea unei metodologii este doar prima sarcină pentru crearea unui sistem de management financiar corporativ eficient, deși este cea mai importantă, deoarece dacă primul pas nu este făcut sau nu este făcut în direcția greșită, o mișcare ulterioară va avea loc în direcția greșită. Cu toate acestea, întrebările referitoare la dezvoltarea metodologiei reprezintă un subiect pentru o discuție separată. Acum să ne imaginăm că avem deja o structură financiară și bugetară dezvoltată, practici de contabilitate de gestiune, un sistem de planificare și analiză internă. Aceste evoluții sunt consacrate în aplicații, care sunt documente de reglementare pentru toți angajații implicați în procesul de gestionare a bugetului. Apare întrebarea: ce trebuie făcut pentru ca munca să înceapă și să nu rămână pe hârtie? Pare clar - începeți să lucrați conform reglementărilor consacrate în documente. Dar pentru asta avem nevoie de:

Faceți această lucrare eficientă
Reduceți costurile cu forța de muncă ale angajaților pentru bugetare și contabilitatea de gestiune
Creșteți eficiența furnizării datelor
Asigurați complet și acuratețe
Reduceți costurile de tranzacție și comunicare atunci când interacționați cu participanții la procesul de management financiar

Cele mai multe dintre cele de mai sus se referă la actualii manageri și proprietari de top, care înțeleg importanța deosebită a creșterii eficienței managementului prin reducerea atât a costurilor materiale, cât și a celor informaționale, iar mulți astăzi încep să rezolve intens aceste probleme folosind tehnologia informației.

Automatizarea finanțelor. De ce și pentru ce?

Când vă gândiți la automatizare, mai întâi trebuie să vă decideți asupra obiectivelor acestui proces și apoi, pe baza obiectivelor, să prezentați cerințe pentru sistemul de control automat. Cerințele, după cum arată practica, pot fi diferite în funcție de caracteristicile individuale specifice ale activităților companiei. Cel mai important, un astfel de sistem informațional de management în procesul de funcționare trebuie să ofere informații complete, fiabile și în timp util despre funcționarea întreprinderii, adică este un sistem de colectare și planificare a rezultatelor financiare, pe baza căruia un manager ar putea face o decizie informată pentru afacerea sa. În același timp, completitudinea este înțeleasă ca întreaga listă de informații necesare conținute în sistemul informațional, fiabilitatea înseamnă că informațiile din sistem pot fi de încredere fără verificări și revizuiri suplimentare; Eficiența implică faptul că informațiile din sistemul automatizat reflectă realitățile de astăzi. În plus, toate cerințele, obiectivele, criteriile de succes și riscurile proiectului de automatizare, situația „ca atare” și „așa cum ar trebui să fie” cu atașarea unui plan de lucru trebuie să fie înregistrate în carta proiectului - principalul document de reglementare care descrie proiectul. să automatizeze bugetarea și contabilitatea de gestiune în companie .

Alegerea unei soluții IT

Cu ce provocări se confruntă angajații responsabili pentru alegerea unei anumite soluții de informații?

Automatizarea întregului ciclu de management financiar într-o singură buclă
Asigurarea implementarii metodologiei dezvoltate
Flexibilitatea soluțiilor IT, capacitatea de a face rapid schimbări
Oferirea unei soluții de informații cu o experiență ușor de utilizat
Integrarea soluțiilor IT cu sistemele informaționale care furnizează date faptice
Raportare automată și instantanee
Planificare automată a bugetului
Posibilitate de bugetare conform standardelor internationale
Integrarea finanțelor cu procese și proiecte
Posibilitatea de acces de la distanță la software
În plus: planificare și contabilitate multi-scenariu și multi-valută, diverse opțiuni de bugetare.

Să ne uităm la fiecare punct mai detaliat.

Automatizarea întregului ciclu de management financiar într-o singură buclă. Planificarea, contabilitatea, controlul și analiza la fermă trebuie efectuate într-un mediu informațional unificat pentru a putea lua, în cele din urmă, o decizie deliberată și sistematică și a formula influența managementului. Absența unui sistem de management financiar unificat și cuprinzător care să combine toate etapele ciclului financiar (Fig. 1) duce la faptul că angajații serviciului financiar al întreprinderii sunt forțați în mod constant să petreacă timp reconciliând datele din diferite sisteme și IT-ul companiei. angajații trebuie să înregistreze gateway-uri de transfer de date de la un sistem la altul. Acest proces este cauza directa a costurilor de tranzactie in companie, exprimate sub forma pierderii de timp si resurse materiale.

Asigurarea implementarii metodologiei dezvoltate. Produsul software trebuie să implementeze în mod cuprinzător și flexibil metodologia de bugetare și contabilitate de gestiune dezvoltată, consacrată în reglementări, cu posibilitatea de a face ajustări operaționale asociate cu modificările în principiile, metodele și tehnicile de planificare și contabilitate internă. Aceasta este o caracteristică foarte importantă a unei soluții informaționale, de care trebuie luată în considerare, în primul rând, la alegerea unui software destinat automatizării contabilității financiare a unei companii, de care depinde direct costul implementării și menținerii acestui sistem.

Flexibilitatea soluțiilor IT, schimbări prompte. Toate componentele modelului de bugetare și contabilitate trebuie să aibă variabilitate, adică specialiștii în servicii financiare trebuie să ajusteze, să schimbe și să ajusteze rapid modelul de management financiar (Figura 2). Acest lucru este posibil doar atunci când specialistul în subiect creează însuși aceste setări, precum și elemente cheie ale sistemului, cum ar fi: structura financiară, modele bugetare, conturi și reguli pentru obținerea datelor reale. Ele nu sunt constante de program „cablate” la nivel de cod, dar pot fi create și modificate la nivel de utilizator, ținând cont de cerințele de securitate ale sistemului.

Îndeplinirea acestor cerințe pentru produsele software contribuie semnificativ la creșterea eficienței managementului, deoarece îi permite proprietarului direct al sistemului, care în cele mai multe cazuri este directorul financiar, să fie adevăratul „master” (adică să fie competent în înfiinţarea) sistemul său financiar.

Exemplul 1

Să luăm în considerare un caz din practică. Într-o companie angajată în producția de echipamente tehnice, planificarea bugetului și contabilitatea de gestiune au fost implementate de către angajații IT într-unul dintre produsele software care automatizează bugetarea, ținând cont de toate cerințele metodologice ale specialiștilor departamentului financiar. Diviziile de la distanță au efectuat planificarea în cărțile MS Excel și și-au trimis planurile și rapoartele către societatea-mamă săptămânal, ceea ce a complicat semnificativ procesul de consolidare a datelor în bugetele finale și a dus la imposibilitatea practică a întocmirii unui bilanţ de gestiune. Compania a dezvoltat un sistem de responsabilitate financiară prin bugete, adică s-au elaborat formularele de documente necesare pentru introducerea unui plan și primirea rapoartelor, principii pentru generarea automată a datelor reale și procedurile de reglementare necesare (închiderea conturilor, înregistrarea cheltuielilor indirecte etc. .). După două-trei luni, schimbările în situația pieței au determinat necesitatea unor schimbări organizatorice în cadrul companiei și, în consecință, o schimbare a structurii financiare și a metodologiei contabilității de gestiune. Specialiștii companiei, care implementau sistemul de management al bugetului de aproximativ șase luni, au fost nevoiți să rescrie întreaga logică a setărilor produsului software. Astfel, putem spune că bugetarea în astfel de produse software rigide, neschimbabile din punct de vedere operațional este similară cu implementarea bugetării și contabilității în Excel, atunci când există o pierdere de eficiență și flexibilitate și, de asemenea, este imposibil să reflectăm pe deplin specificul activitatile firmei.

Furnizarea unei soluții informaționale cu ușurință de utilizare pentru utilizatori Produsul software trebuie să țină cont de cerințele utilizatorilor care lucrează în sistem cu privire la conținutul și aspectul documentelor cu care trebuie să lucreze. Cu alte cuvinte, soluția IT trebuie să susțină principiul planificării colective în companie, atunci când specialiști din diverse departamente își introduc planurile financiare într-un singur mediu informațional.

Integrarea solutiei IT cu sisteme informatice care prezinta date reale. Este foarte important ca software-ul de bugetare și contabilitate de gestiune să aibă capacitatea de a se combina ușor cu o sursă de date despre activitățile efective ale companiei, care este contabilitatea și contabilitatea operațională. De această proprietate a soluției IT depind în mare măsură eficiența obținerii de date fiabile în contabilitatea de gestiune și posibilitatea efectuării unei analize plan-fapt a activităților companiei, care în cele din urmă afectează viteza de luare a deciziilor de management de către conducerea de vârf a companiei.

Exemplul 2

Compania produce produse fotografice. Contabilitatea este menținută în sistemul 1C Enterprise 8.2. Există un personal puternic de programatori care își cunosc bine afacerea. Conducerea companiei a fost însărcinată cu „finalizarea” configurației standard 1C și crearea unei baze pentru contabilitatea de gestiune, care să includă datele contabile efective „curățate”. Acum programatorii au scris regulile de transfer și transformare a datelor în circuitul de management și formularele de raportare necesare în scopul conducerii companiei. Planificarea se realizează în tabele MS Excel, în timp ce unele planuri ale companiei sunt întocmite de angajații departamentului financiar, iar altele de angajații altor servicii funcționale (marketing, departamentul de vânzări). Pot fi identificate următoarele probleme:

1. Introducerea dublă a datelor reale în scopul efectuării analizei plan-fapt (planificarea se realizează în tabelele MSExcel, faptele de management sunt colectate în 1C completat).
2. Afacerile companiei se dezvoltă intens, iar sistemul contabil necesită în mod constant date noi pentru analiză, care este dificil de implementat din cauza lipsei unui sistem informațional flexibil:

A. se pierde timpul la scrierea specificațiilor tehnice pentru programatori;

b. traducerea sarcinilor cu care se confruntă angajații serviciilor financiare, respectiv, din limbajul unui finanțator în limbajul tehnic al programatorilor durează mult timp;

c. Feedback-ul de la programatori vine și în termeni tehnici.

3. Dificultate în consolidarea datelor bugetare. Compania a elaborat o listă destul de impresionantă de bugete (funcționale), care trebuie rezumate în bugetele finale de cash-flow, bugetul de venituri și cheltuieli. Acest proces a necesitat mult timp și efort, deoarece a necesitat verificarea constantă a datelor bugetare planificate pentru corectitudinea și comparabilitatea lor între ele.

4. Bilanțul final al managementului nu a fost întocmit. Această versiune a managementului bugetar nu poate fi un exemplu exemplar, deși are și dreptul ei de a exista. Firmele mici cu un tip simplu de activitate încep cu aceasta, atunci când personalul de specialiști nu este încă atât de mare, iar costurile de tranzacție nu au un impact direct și puternic asupra funcționării companiei. Dacă firma se dezvoltă dinamic pe piață, atunci această opțiune de automatizare a sistemului de management financiar nu duce decât la o creștere a problemelor și la pierderea orientării în spațiu.

Astfel, în mod ideal, sistemul de management financiar ar trebui să furnizeze date planificate fiabile și date reale conducerii companiei într-un singur mediu software.

Raportare automată și instantanee. Soluția software ar trebui să vă permită să obțineți în orice moment un sistem cuprinzător de raportare de management. În orice secțiuni de interes pentru a efectua control operațional asupra stării financiare a companiei. Cea mai înaltă acrobație va fi construirea automată a unui echilibru managerial.

Planificare automată a bugetului. Pentru a reduce costurile cu forța de muncă pentru planificare, produsul software ar trebui să ofere mecanisme pentru generarea automată a datelor de planificare în funcție de diferite condiții (planificarea veniturilor din cheltuieli, diverse proceduri de reglementare etc.)

Exemplul 3

Să luăm în considerare o întreprindere de producție din sectorul agro-industrial, care are un ciclu de producție destul de complex, cu un număr mare de operațiuni comerciale. Contabilitatea manuală a acestor tranzacții a ocupat partea leului din timpul angajaților departamentului financiar. Prin utilizarea capacității software-ului de a completa automat elementele bugetare în funcție de mișcările din alte articole, costurile cu forța de muncă pentru menținerea contabilității de gestiune și planificarea în companie au fost reduse semnificativ, iar eficiența planificării contabile a crescut, ceea ce a condus în cele din urmă la o reducere a costurilor materiale. cu 10%.

Abilitatea de a efectua bugetare și contabilitate conform standardelor internaționale. În legătură cu procesele intensive de integrare cu țările comunității internaționale și cu posibilitatea de intrare a companiilor pe piața internațională de capital, această proprietate a produsului software joacă un rol din ce în ce mai important în alegerea unui instrument de automatizare a sistemului de management financiar. Conducerea internă de top se uită spre viitor și mulți înțeleg că în doi sau trei ani, primirea de rapoarte în conformitate cu standardele IFRS va fi o nevoie urgentă.

Integrarea finanțelor cu procese și proiecte. Managementul proceselor a devenit din ce în ce mai popular în ultima perioadă. Atunci când o întreprindere își construiește activitățile în jurul proceselor, aceasta este considerată apogeul excelenței. Astfel, un produs software de bugetare și contabilitate de gestiune ar trebui să automatizeze procesul de bugetare și contabilitate de gestiune, dezvoltat anterior pe hârtie. Un exemplu de proces de planificare a unui buget pentru venituri și cheltuieli este prezentat în Fig. 3.

Posibilitatea de acces de la distanță la software. Companiile cu o structură de sucursale distribuită geografic nu au întotdeauna capacitatea financiară de a achiziționa un produs software pentru fiecare birou. Iar managerii de top care se află în călătorii de afaceri și călătorii trebuie să țină constant degetul pe pulsul managementului companiei. Prin urmare, astăzi, una dintre calitățile semnificative ale unei soluții software este capacitatea sa de a oferi acces la distanță prin Internet la baza de date a organizației.

Planificare și contabilitate multi-scenariu și multi-valută, diverse opțiuni de bugetare. O întreprindere are de obicei mai multe opțiuni de dezvoltare pentru viitor, adică mai multe scenarii de plan, de exemplu, optimiste, realiste și pesimiste. Mai mult, cu cât orizontul de timp de planificare este mai lung, cu atât pot exista mai multe opțiuni diferite. În plus, un număr semnificativ de companii operează nu numai în moneda națională, ci și în alte monede naționale. Prin urmare, pentru planificare și contabilitate automată optimă, software-ul trebuie să suporte toate caracteristicile de mai sus.

Concluzie

Astfel, dacă decideți să automatizați sistemul de management financiar din compania dumneavoastră, pentru a obține efectul maxim din acest proces, trebuie să înțelegeți următoarele: o soluție IT este un mijloc de atingere a obiectivelor de management financiar și trebuie să îndeplinească cerinţele pentru el specialişti financiari ai companiei. Abia atunci soluția IT aleasă va fi un instrument cu drepturi depline pentru planificare, contabilitate și analiză intra-business, iar costurile de automatizare vor fi o investiție în îmbunătățirea calității guvernanței corporative.

Ministerul Educației și Științei al Republicii Kazahstan

Universitatea de Afaceri Internaționale

Departamentul de Finanțe și Credit

LUCRARE DE CURS

la disciplina „Finanțe”

pe tema: „Sisteme automatizate pentru gestionarea activităților financiare și a decontărilor financiare”

Este realizat de un student

2 cursuri full-time

specialitatea „Finanțe”

grupa nr. 204, Ligai Alexey Yurievich

Verificat de: Conferențiar al Departamentului de Finanțe și Credit

Madyhanova Kundyz Adilkhanovna

ALMATY, 2011

Introducere

Întreprinderile și firmele moderne sunt sisteme organizaționale complexe, ale căror componente individuale - capital fix și de lucru, forță de muncă și resurse materiale și altele - se schimbă constant și se află într-o interacțiune complexă între ele. Funcționarea întreprinderilor și organizațiilor de diferite tipuri într-o economie de piață a pus sarcini noi pentru îmbunătățirea activităților de management bazate pe automatizarea completă a managementului tuturor proceselor de producție și tehnologice, precum și a resurselor de muncă.

Relevanţă este determinată de introducerea pe scară largă a sistemelor automate de control și a locurilor de muncă automatizate în toate domeniile de activitate, atât organizații, cât și persoane fizice, fără excepție.

Scopul studiului determinați importanța utilizării sistemelor automatizate de management folosind exemplul sistemelor automatizate de management financiar. Atingerea acestui obiectiv a necesitat:

· Revizuirea și studiul publicațiilor și articolelor monografice

· Studierea conceptului de sisteme automate de control

· Analiza problemelor de implementare și utilizare a sistemelor de control automatizate la întreprinderi

Obiect de studiu– sisteme automate de management financiar

Structura cursului determinat de subiectul, obiectul, scopul și obiectivele studiului. Lucrarea constă dintr-o introducere, 3 capitole, o concluzie, o listă de referințe și o anexă.

1. Sisteme automate de control

1.1 Concepte de bază despre sistemele automate de control

Complicarea intensivă și creșterea dimensiunii producției industriale, dezvoltarea metodelor de control economic și matematic, introducerea computerelor în toate sferele activității de producție umană, care au o viteză mai mare, flexibilitate logică și o cantitate semnificativă de memorie, au servit drept baza pentru dezvoltarea sistemelor de control automate (ACS), care a schimbat calitativ managementul formulei, a crescut semnificativ eficiența acesteia.

Un sistem de control automat este, de regulă, un sistem „om-mașină” conceput pentru a asigura colectarea și prelucrarea automată a informațiilor necesare pentru optimizarea procesului de management. Spre deosebire de sistemele automate, în care o persoană este complet exclusă din bucla de control, un sistem de control automat presupune participarea activă a unei persoane în bucla de control, ceea ce asigură flexibilitatea și adaptabilitatea necesare sistemului de control automat.

Să luăm în considerare o diagramă bloc simplificată a procesării datelor într-un sistem de control automat (Fig. 1). Cifrele indică etapele procesării datelor. Din analiza diagramei reiese clar că etapele 1, 2, 3, 4, 8, 9 pot conține multe operații care nu necesită participarea umană creativă și, prin urmare, pot fi efectuate prin mijloace tehnice. Etapele 5, 6, 7 necesită o abordare creativă pentru rezolvarea problemelor atribuite. Etapa 7 nu poate fi realizată deloc fără participarea umană, deoarece poartă cu sine un element de răspundere juridică.

Orez. 1. Schemă simplificată de prelucrare a informațiilor într-un sistem de control automatizat

Prin urmare, nu ar trebui să vorbim despre eliminarea unei persoane din bucla de control a sistemelor complexe, ci despre distribuția rațională a funcțiilor de control între o persoană și mijloacele tehnice, eliberarea unei persoane de rezolvarea problemelor de rutină și atribuirea de sarcini a căror rezolvare necesită creativitate.

Caracteristicile esențiale ale unui sistem de control automat sunt prezența unor fluxuri mari de informații, o structură informațională complexă și algoritmi de procesare a informațiilor destul de complexi. Proprietățile generale și caracteristicile distinctive ale sistemelor automate de control ca sisteme complexe sunt următoarele:

· prezența unui număr mare de elemente interconectate și care interacționează, iar o modificare a naturii funcționării oricăruia dintre elemente afectează natura funcționării celuilalt și întregul sistem în ansamblu;

· sistemul și diferitele sale elemente sunt covârșitor de multifuncționale;

· interacţiunea elementelor din sistem se poate produce prin canale de schimb de informaţii, energie, materiale etc.;

· prezența unui scop comun, un scop general pentru întregul sistem, care determină unitatea de complexitate și organizare, în ciuda întregii diversități a elementelor sale;

·variabilitatea structurii (conexiuni și compoziție a sistemului), asigurând caracterul multimodal al funcționării;

· interacţiunea elementelor din sistem şi cu mediul extern în cele mai multe cazuri este de natură stocastică;

·automatizarea are un grad ridicat, în special utilizarea pe scară largă a tehnologiei de automatizare și computer pentru controlul flexibil și mecanizarea muncii mentale și manuale a unei persoane care lucrează în sistem;

· controlul în marea majoritate a sistemelor este de natură ierarhică, oferind o combinație de management sau control centralizat cu autonomia părților sale.

1. Sisteme informatice care asigură colectarea și livrarea într-o formă convenabilă de informații despre progresul unui proces tehnologic sau de producție. În urma calculelor corespunzătoare, se determină ce acțiuni de control trebuie făcute pentru ca procesul controlat să decurgă în cel mai bun mod posibil. Rolul principal îi revine persoanei, iar mașina joacă un rol de sprijin, oferindu-i informațiile necesare.

2. Sisteme de control, care, împreună cu colectarea de informații, furnizează comenzi directe executanților sau actuatorilor. Sistemele de control funcționează de obicei în timp real, de ex. în ritmul operaţiunilor tehnologice sau de producţie. În sistemele de control, cel mai important rol revine mașinii, iar o persoană controlează și rezolvă cele mai complexe probleme care, dintr-un motiv sau altul, nu pot fi rezolvate de instrumentele de calcul ale sistemului.

2.1 Sisteme informatice

Scopul unor astfel de sisteme este ca operatorul să obțină informații cu o fiabilitate ridicată pentru luarea eficientă a deciziilor. O trăsătură caracteristică a sistemelor informaționale este funcționarea unui computer într-un circuit de control în buclă deschisă. Mai mult, sunt posibile sisteme informatice de diferite niveluri.

Sistemele informaționale trebuie, pe de o parte, să furnizeze rapoarte privind desfășurarea normală a procesului de producție și, pe de altă parte, informații despre situațiile cauzate de orice abateri de la procesul normal.

Există două tipuri de sisteme informaționale: de informare și de referință (pasive), care furnizează informații operatorului după conectarea acestuia la sistem la cerere și de informare și consiliere (active), care furnizează ele însele periodic abonatului informațiile destinate acestuia.

În sistemele de informare și referință, un computer este necesar doar pentru colectarea și procesarea informațiilor despre obiectul gestionat. Pe baza informațiilor prelucrate într-un computer și furnizate într-o formă ușor de înțeles, operatorul ia decizii cu privire la metoda de control al obiectului.

Sistemele de colectare și procesare a datelor îndeplinesc practic aceleași funcții ca și sistemele de control centralizat și reprezintă un nivel superior al organizării lor. Diferențele sunt predominant calitative.

În sistemele de informare și consiliere, împreună cu colectarea și prelucrarea informațiilor, sunt îndeplinite următoarele funcții:

· determinarea unui mod de operare tehnologic raţional pe baza parametrilor tehnologici individuali ai procesului;

· determinarea acţiunilor de control pentru toţi parametrii de proces sau individuali;

· determinarea valorilor (valorilor) setărilor autorităților locale de reglementare.

Datele despre modurile tehnologice și acțiunile de control sunt primite prin instrumente de afișare a informațiilor sub formă de recomandări către operator. Luarea deciziilor de către operator se bazează pe propria înțelegere a procesului și pe experiența în gestionarea acestuia. Schema sistemului de consiliere coincide cu schema sistemului de colectare și prelucrare a informațiilor.

2.2 Sisteme de control

Sistemul de control desfășoară funcții de control în funcție de anumite programe care predetermina acțiunile care trebuie întreprinse într-o anumită situație de producție. Persoana își păstrează controlul general și intervenția în cazurile în care apar circumstanțe neprevăzute de algoritmii de control. Sistemele de control vin în mai multe soiuri.

Sisteme de control de supraveghere. Un sistem de control automat care funcționează în modul de control de supraveghere este conceput pentru a organiza un mod de operare computer cu mai multe programe și este un sistem ierarhic pe două niveluri, cu capabilități extinse și fiabilitate crescută. Programul de control determină execuția programelor și subrutinelor și controlează încărcarea dispozitivelor computerizate.

Sisteme de control digital direct. Calculatorul generează direct acțiuni de control optime și, cu ajutorul convertoarelor adecvate, transmite comenzilor de control către actuatoare. Modul de control digital direct vă permite să aplicați principii mai eficiente de reglare și control și să selectați opțiunea optimă a acestora; implementează funcții de optimizare și adaptare la schimbările din mediul extern și parametrii variabili ai obiectului de control; reduce costurile de întreținere și unifica controalele și controalele.

2.3 Probleme și sarcini la implementarea sistemelor de control automatizate

Implementarea unui sistem de automatizare a managementului, ca orice transformare majoră într-o întreprindere, este un proces complex și adesea dureros. Cu toate acestea, unele probleme care apar în timpul implementării sistemului sunt destul de bine studiate, formalizate și au metodologii de soluționare eficiente. Studierea acestor probleme în avans și pregătirea pentru ele facilitează foarte mult procesul de implementare și crește eficiența utilizării ulterioare a sistemului.

· lipsa stabilirii sarcinilor de management la întreprindere;

· necesitatea reorganizării parțiale sau complete a structurii întreprinderii;

· nevoia de a schimba tehnologia de afaceri în diverse aspecte;

· rezistenţa angajaţilor întreprinderii;

· creșterea temporară a volumului de muncă al angajaților pe perioada implementării sistemului;

· necesitatea de a forma o echipă calificată de implementare și întreținere a sistemului, selectați un lider de echipă puternic.

Aceste puncte sunt descrise mai detaliat mai jos:

Lipsa stabilirii sarcinilor de management la întreprindere. Acest punct este probabil cel mai semnificativ și mai dificil. La prima vedere, subiectul său face ecou conținutul celui de-al doilea paragraf, dedicat reorganizării structurii întreprinderii. Cu toate acestea, de fapt, este mai global și include nu numai metodologii de management, ci și aspecte filozofice și psihologice. Cert este că majoritatea managerilor își gestionează întreprinderea doar pe baza experienței lor, a intuiției lor, a viziunii lor și a datelor foarte nestructurate despre starea și dinamica acesteia. De regulă, dacă unui manager i se cere să descrie într-un fel structura activităților întreprinderii sale sau setul de prevederi pe baza cărora ia decizii de management, lucrurile ajung repede într-o fundătură.

Formularea competentă a sarcinilor de management este cel mai important factor care influențează atât succesul întreprinderii în ansamblu, cât și succesul proiectului de automatizare. De exemplu, este complet inutil să implementezi un sistem de bugetare automată dacă bugetarea în sine nu este implementată corespunzător la întreprindere, ca un anumit proces secvenţial.

Din păcate, în prezent, în Rusia, o abordare națională a managementului nu s-a dezvoltat pe deplin. În momentul de față, managementul rusesc este un amestec exploziv de teoria managementului occidental (care din multe puncte de vedere nu este adecvată situației actuale) și experiența sovieto-rusă, care, deși în multe privințe se armonizează cu principiile generale de viață, nu mai îndeplinește cele dure. cerințele concurenței pe piață.

Prin urmare, primul lucru care trebuie făcut pentru ca proiectul să implementeze un sistem de control automatizat să aibă succes este să oficializați cât mai mult posibil toate acele bucle de control pe care de fapt intenționați să le automatizați. În cele mai multe cazuri, acest lucru nu poate fi realizat fără implicarea consultanților profesioniști, dar din experiență, costurile consultanților pur și simplu nu sunt comparabile cu pierderile dintr-un proiect de automatizare eșuat. Cu toate acestea, nu trebuie să greșiți în alegerea consultanților.

Necesitatea unei reorganizări parțiale a structurii și activităților întreprinderii. Înainte de a începe implementarea unui sistem de automatizare la o întreprindere, este de obicei necesar să se efectueze o reorganizare parțială a structurii și a tehnologiilor sale de afaceri. Prin urmare, una dintre cele mai importante etape ale proiectului de implementare este o examinare completă și fiabilă a întreprinderii în toate aspectele activităților sale. Pe baza concluziei obținute în urma sondajului, se construiește întreaga schemă ulterioară pentru construirea unui sistem informațional corporativ. Fără îndoială, este posibil să automatizezi totul „ca atare”, totuși, acest lucru nu ar trebui făcut din mai multe motive. Cert este că, în urma sondajului, un număr mare de locuri în care apar costuri suplimentare nerezonabile, precum și contradicții în structura organizatorică, a căror eliminare ar reduce costurile de producție și logistică, precum și reducerea semnificativă a timpului de execuție. a diferitelor etape ale principalelor procese de afaceri, sunt de obicei înregistrate.

Necesitatea de a schimba tehnologia de lucru cu informații și principiile de a face afaceri. Un sistem informatic construit eficient nu poate să nu facă schimbări în tehnologia existentă pentru planificare, bugetare și control, precum și managementul proceselor de afaceri.

În primul rând, una dintre cele mai importante caracteristici ale unui sistem informațional corporativ pentru un manager sunt modulele de contabilitate de gestiune și control financiar. Acum, fiecare unitate funcțională poate fi definită ca un centru financiar-contabil cu nivelul corespunzător de responsabilitate financiară a șefului său. Acest lucru, la rândul său, crește responsabilitatea fiecăruia dintre acești manageri și oferă managerilor superiori instrumente eficiente pentru un control clar asupra implementării planurilor și bugetelor individuale.

Dacă există un sistem informațional, managerul poate primi informații actualizate și de încredere despre toate aspectele activităților companiei fără întârzieri și legături de transmisie inutile. În plus, informațiile sunt prezentate managerului într-o formă convenabilă „din foaie” în absența factorilor umani care pot influența sau interpreta subiectiv informațiile în timpul transmiterii. Cu toate acestea, ar fi corect de remarcat faptul că unii manageri nu sunt obișnuiți să ia decizii de management asupra informațiilor în forma sa pură, dacă aceasta nu este însoțită de opinia celui care a transmis-o. Această abordare, în principiu, are dreptul de a exista chiar și în prezența unui sistem informațional, dar adesea afectează negativ obiectivitatea managementului.

Implementarea unui sistem de automatizare aduce schimbări semnificative în managementul proceselor de afaceri. Fiecare document care afișează în câmpul de informații progresul sau finalizarea unui anumit proces de afaceri end-to-end este creat automat în sistemul integrat pe baza documentului primar care a deschis procesul. Angajații responsabili de acest proces de afaceri doar monitorizează și, dacă este necesar, modifică pozițiile documentelor generate de sistem. De exemplu, un client a plasat o comandă pentru produse care trebuie finalizate până la o anumită dată a lunii. Comanda este introdusă în sistem, pe baza acesteia, sistemul creează automat o factură (pe baza algoritmilor de preț existenți), factura este trimisă clientului, iar comanda este trimisă la modulul de producție, unde tipul de produs comandat. este defalcat în componente individuale. Pe baza listei de componente din modulul de achiziții, sistemul creează comenzi pentru achiziționarea acestora, iar modulul de producție optimizează în consecință programul de producție, astfel încât comanda să fie finalizată la timp. Desigur, în viața reală există diverse opțiuni pentru întreruperi inevitabile în aprovizionarea cu componente, defecțiuni ale echipamentelor etc., prin urmare, fiecare etapă a onorării comenzii trebuie controlată strict de cercul de angajați responsabili de aceasta, care, dacă este necesar, trebuie să creeze un impact managerial asupra sistemului pentru a evita consecințele nedorite sau a le reduce.

Nu trebuie să presupuneți că lucrul cu un sistem de control automat va deveni mai ușor. Dimpotrivă, o reducere semnificativă a documentelor accelerează procesul și îmbunătățește calitatea procesării comenzilor, crește competitivitatea și profitabilitatea întreprinderii în ansamblu, iar toate acestea necesită o mai mare calm, competență și responsabilitate a executanților. Este posibil ca baza de producție existentă să nu facă față noului flux de comenzi și, de asemenea, va fi necesară introducerea unor reforme organizatorice și tehnologice, care ulterior vor avea un impact pozitiv asupra prosperității întreprinderii.

Rezistența angajaților companiei. La implementarea sistemelor informaționale corporative, în cele mai multe cazuri există rezistență activă din partea angajaților locali, ceea ce reprezintă un obstacol serios pentru consultanți și este destul de capabil să perturbe sau să întârzie semnificativ proiectul de implementare. Acest lucru este cauzat de mai mulți factori umani: o frică obișnuită de inovație, conservatorism (de exemplu, unui depozitar care a lucrat timp de 30 de ani cu un dulap de hârtie, de obicei, îi este greu din punct de vedere psihologic să treacă la un computer), frica de a-și pierde locul de muncă sau pierderea de neînlocuit, teama de a crește semnificativ responsabilitatea pentru acțiunile sale. Managerii unei întreprinderi care au decis să-și automatizeze afacerea, în astfel de cazuri, trebuie să asiste în orice mod posibil grupul responsabil de specialiști care realizează implementarea sistemului informațional, să efectueze lucrări explicative cu personalul și, în plus:

· să creeze un sentiment puternic în rândul angajaților la toate nivelurile de inevitabilitate a implementării;

· să asigure managerului de proiect de implementare suficientă autoritate, întrucât rezistența uneori (adesea subconștient sau ca urmare a unor ambiții nejustificate) apare chiar și la nivelul managerilor de vârf;

· susține întotdeauna toate deciziile organizaționale cu privire la problemele de implementare prin emiterea de ordine și instrucțiuni scrise relevante. Creșterea temporară a volumului de muncă al angajaților în timpul implementării sistemului. În unele etape ale proiectului de implementare, volumul de muncă al angajaților întreprinderii crește temporar. Acest lucru se datorează faptului că, pe lângă îndeplinirea sarcinilor normale de serviciu, angajații trebuie să stăpânească noi cunoștințe și tehnologii. În timpul funcționării de probă și în timpul tranziției la operarea industrială a sistemului, de ceva timp este necesar să se desfășoare afaceri atât în noul sistem, cât și să le continue în mod tradițional (menținerea fluxului de documente pe hârtie și a sistemelor preexistente). În acest sens, anumite etape ale proiectului de implementare a sistemului pot fi amânate sub pretextul că angajații au deja suficientă muncă urgentă pentru scopul propus, iar stăpânirea sistemului este o activitate secundară și distragătoare. În astfel de cazuri, șeful întreprinderii, pe lângă desfășurarea lucrărilor explicative cu angajații care se feresc să stăpânească noile tehnologii, trebuie:

· cresterea nivelului de motivare al angajatilor de a stapani sistemul sub forma de stimulente si multumiri;

· să ia măsuri organizatorice pentru a reduce perioada de management al afacerilor paralele.

Formarea unei echipe calificate de implementare si intretinere a sistemului, lider de echipa. Implementarea majorității sistemelor mari de automatizare a controlului se realizează folosind următoarea tehnologie: la întreprindere se formează un grup de lucru mic (3-6 persoane), care urmează cea mai completă pregătire în lucrul cu sistemul, apoi acest grup este responsabil pentru o parte semnificativă a activității de implementare a sistemului și a sprijinului ulterioar al acestuia. Utilizarea unei astfel de tehnologii este cauzată de doi factori: în primul rând, faptul că o întreprindere este de obicei interesată să aibă la îndemână specialiști care pot rezolva rapid majoritatea problemelor operaționale la configurarea și operarea sistemului și, în al doilea rând, instruirea angajaților săi și utilizarea acestora. este întotdeauna semnificativ mai ieftin decât externalizarea. Astfel, formarea unui grup de lucru puternic este cheia implementării cu succes a proiectului de implementare.

O problemă deosebit de importantă este alegerea liderului unui astfel de grup și a administratorului de sistem. Managerul, pe lângă cunoștințele tehnologiilor informatice de bază, trebuie să aibă cunoștințe aprofundate în domeniul afacerilor și managementului. În practica marilor companii occidentale, o astfel de persoană deține funcția de CIO (Chief Information Officer), care este de obicei al doilea în ierarhia de management a companiei. În practica casnică, la implementarea sistemelor, acest rol este de obicei jucat de șeful departamentului sistem de control automat sau unul similar. Regulile de bază pentru organizarea unui grup de lucru sunt următoarele principii:

· specialiştii grupului de lucru trebuie numiţi ţinând cont de următoarele cerinţe: cunoaşterea tehnologiilor informatice moderne (şi dorinţa de a le stăpâni pe viitor), abilităţi de comunicare, responsabilitate, disciplină;

· ar trebui abordat selecția și numirea unui administrator de sistem cu responsabilitate specială, deoarece aproape toate informațiile corporative îi vor fi disponibile;

· eventuala demitere a specialiștilor din grupul de implementare pe parcursul proiectului poate avea un impact extrem de negativ asupra rezultatelor acestuia. Prin urmare, membrii echipei ar trebui selectați dintre angajați loiali și de încredere și ar trebui dezvoltat un sistem care să susțină această loialitate pe tot parcursul proiectului;

· după identificarea angajaților incluși în grupul de implementare, managerul de proiect trebuie să descrie în mod clar gama de sarcini de rezolvat de fiecare dintre aceștia, formele planurilor și rapoartelor, precum și durata perioadei de raportare. În cel mai bun caz, perioada de raportare ar trebui să fie de o zi.

Toate sarcinile de mai sus care apar în procesul de construire a unui sistem informatic și metodele de rezolvare a acestora sunt cele mai comune și, desigur, fiecare întreprindere are propriile sale specificități organizaționale unice, iar în timpul implementării pot apărea diverse nuanțe care necesită o analiză și o căutare suplimentară. pentru metode de rezolvare a acestora. Acesta este de fapt motivul pentru care există consultanți profesioniști de afaceri.

2.4 AWS: caracteristicile elementelor principale

Pentru a asigura posibilitatea de interacțiune între o persoană și un computer într-un mod interactiv, este necesar să se implementeze în cadrul sistemului de control automat așa-numitul loc de muncă automatizat - stație de lucru automatizată. Un loc de muncă automatizat este un set de software și hardware care asigură interacțiunea umană cu un computer, de exemplu. functii precum:

· capacitatea de a introduce informații într-un computer;

· capacitatea de a scoate informații de la un computer pe un ecran de monitor, imprimantă sau alte dispozitive de ieșire (în prezent această listă este destul de largă - plotere etc.).

Așa-numitele stații de lucru inteligente, la rândul lor, conțin și un computer conectat într-un fel sau altul la computerul central (VC) al sistemului de control automatizat. Dispozitivele de intrare trebuie, de asemenea, să ofere o gamă largă de informații de intrare: text, coordonate, fax etc. Prin urmare, stațiile de lucru sunt echipate, dacă este necesar, cu o tastatură universală sau specială, dispozitive de introducere a informațiilor coordonate (cum ar fi un mouse), diverse tipuri de scanere etc.

Pentru a mări gama formelor de prezentare a informațiilor ieșite de la calculator, stațiile de lucru au fost dotate cu monitoare color, mijloace de creare și gestionare a semnalelor audio, până la capacitatea de a crea și reproduce semnale de vorbire.

Figura 2. Diagrama unei stații de lucru automatizate

Locul de muncă automatizat trebuie să îndeplinească următoarele cerințe:

· satisfacerea în timp util a nevoilor de informare și de calcul ale unui specialist;

· timp minim de răspuns la solicitările utilizatorilor;

· adaptarea la nivelul de pregătire și la nevoile profesionale ale utilizatorului;

· ușurința de a stăpâni tehnicile de lucru la un loc de muncă automatizat și ușurința de comunicare, fiabilitate și ușurință de întreținere;

· toleranta fata de utilizator;

· capacitatea de a instrui rapid utilizatorul;

capacitatea de a lucra ca parte a unei rețele de calculatoare. 3. Analize AWS

1. Scop. Prelucrarea statistică și analitică a datelor financiare și de sistem, evenimente care au loc în subsistem.

2 Lista subsarcinilor de rezolvat.

Generarea de tabele statistice și/sau analitice conform unui algoritm dat.

Salvarea algoritmilor dezvoltați pentru construirea tabelelor statistice și/sau analitice.

Generarea de tabele statistice și/sau analitice folosind algoritmi salvați.

Calculul eficienței financiare și economice a funcționării subsistemului.

Prezentarea grafică a rezultatelor prelucrării datelor statistice și/sau analitice.

Imprimarea documentelor.

Este permisă combinarea mai multor stații de lucru la o locație client. Interfețele utilizatorului sunt proiectate sub formă de ferestre grafice în conformitate cu standardul GUI.

Sistemul țintă este implementat pe baza SGBD-ului Oracle folosind tehnologii Internet/Intranet. Instrumentele automate de analiză a textului produse de Garant-Park-Internet sub marca RCO au fost folosite ca nucleu intelectual al sistemului. Pentru utilizarea în sistemul informatic Cyber-Analyst, biblioteca RCO Semantic Network a fost portată pe Linux, iar funcționalitatea sa susținută de interfața software a fost extinsă.

În plus, pe baza tehnologiei RCO TopNet, a fost implementat un subsistem de vizualizare a rețelei semantice, care oferă navigare în rețea într-o interfață grafică și vizualizare convenabilă a fragmentelor de rețea necesare, crescând astfel semnificativ eficiența muncii analistului.

RCO KAOT reprezintă o soluție de bază pentru organizarea unei stații de lucru automate de analist și include tehnologii avansate de procesare a textului, algoritmi lingvistici și matematici care pot fi utilizați pentru a rezolva o clasă largă de probleme: de la căutarea contextuală a documentelor, luând în considerare toate formele de cuvinte, sinonime și greșeli de scriere, pentru a sprijini adoptarea deciziilor experților bazate pe analiza matricelor de informații folosind inteligența artificială. Toate componentele software incluse în RCO KAOT au fost utilizate activ în agențiile ruse de aplicare a legii de mai bine de un an.

RCO KAOT oferă o analiză automată a conținutului documentelor full-text și suport pentru stația de lucru a unui analist cu capacitatea de a lucra într-o rețea locală folosind protocoalele tcp-ip și http. Partea de server a complexului rulează sub Windows NT/2000 Server OS, folosind Internet Information Server ca server de aplicații. Browserul web Internet Explorer trebuie instalat pe computerul client. În pachetul de bază RCO, KAOT lucrează cu documente stocate în folderele sistemului de fișiere, dar necesită adaptare la depozitele de documente utilizate dacă este necesar. RCO KAOT include un set de module software, dintre care unele pot fi furnizate sau adaptate la nevoile clientului independent de altele.

Pachetul complet conține următoarele module:

RCO TopSearch Win – capabilități avansate de căutare. Căutarea contextuală folosind analiza morfologică și tezaurul limbii ruse oferă o căutare eficientă a documentelor pe baza cuvintelor și expresiilor pe care le conțin. Căutarea neclară vă permite să găsiți informațiile necesare dacă există greșeli de ortografie într-un document sau cerere. Căutarea tematică vă permite să găsiți subiecte care au legătură în text cu interogarea, precum și să căutați documente după subiect.

RCO TopTree Win – construirea de rubricatoare ierarhice pentru monitorizarea operațională și rutarea fluxurilor de informații, precum și sistematizarea rezultatelor căutării contextuale.

RCO TopNet Win – construcția și vizualizarea rețelelor semantice pentru navigarea în spațiul informațional pe baza obiectelor cheie ale documentului și a relațiilor lor. Vă permite să explorați mediul semantic al obiectelor de interes, să identificați lanțuri și zone de conectivitate ale obiectelor dintr-o colecție de documente.

RCO TopSOM Win – prezentarea conținutului unei colecții de documente pe un plan sub forma unei hărți tematice, vizualizarea distribuției rezultatelor căutării pe hartă.

RCO TopLine Win - vizualizarea modificărilor în subiectul fluxului de documente. Vă permite să studiați schimbarea perspectivelor în care apare problema țintă în timp.

Crearea unei stații de lucru automate pentru analist, care să includă atât formulare periodice fixe obligatorii pentru prezentarea rezultatelor, cât și un mod de lucru cu solicitări ad-hoc.

3. Esența tehnologiei informației și crearea sistemelor informaționale

În literatura științifică și tehnică, termenii „sistem”, „sistem de control”, „sistem de control automat”, „sisteme informatice automatizate” sunt adesea folosiți.

Managementul este cea mai importantă funcție, fără de care activitatea intenționată a oricărui sistem socio-economic, organizațional și de producție (întreprindere, organizație, teritoriu) este de neconceput.

Un sistem care implementează funcții de control se numește sistem de control. Cele mai importante funcții implementate de acest sistem sunt prognoza, planificarea, contabilitatea, analiza, controlul și reglementarea.

Controlul este asociat cu schimbul de informații între componentele sistemului, precum și sistemul cu mediul. În procesul de management se obțin informații despre starea sistemului la fiecare moment în timp, despre atingerea (sau nerealizarea) unui obiectiv dat pentru a influența sistemul și a asigura implementarea deciziilor de management.

Astfel, orice sistem de management al unui obiect economic are propriul sistem informatic, numit sistem informatic economic.

Sistemul informatic economic - acesta este un ansamblu de fluxuri interne și externe de comunicare informațională directă și feedback a unui obiect economic, metode, mijloace, specialiști implicați în procesul de prelucrare a informațiilor și în elaborarea deciziilor de management.

Sistemul informatic este un sistem de servicii informaționale pentru angajații serviciilor de management și îndeplinește funcții tehnologice de acumulare, stocare, transmitere și prelucrare a informațiilor. Se dezvoltă, se formează și funcționează în conformitate cu reglementările determinate de metodele și structura activităților de management adoptate la o anumită entitate economică și implementează scopurile și obiectivele cu care se confruntă.

Nivelul actual de informatizare a societății predetermina utilizarea celor mai noi instrumente tehnice, tehnologice și software în diverse sisteme informaționale ale obiectelor economice.

Un sistem informatic automatizat este un ansamblu de informații, metode și modele economice și matematice, tehnici, software, instrumente tehnologice și specialiști, concepute pentru prelucrarea informațiilor și luarea deciziilor de management.

Utilizarea sistemelor informatice automatizate este deosebit de importantă în gestionarea departamentului financiar al unei companii. Utilizarea sistemelor informatice automatizate permite:

· optimizarea planurilor de lucru,

· dezvoltarea rapidă a soluțiilor,

· manevrează clar resursele financiare etc.

principalii factori care determină rezultatele creării și funcționării tehnologiilor informaționale automatizate și proceselor de informatizare sunt:

· participarea activă a omului în sistemul de automatizare a procesării informaţiei şi luării deciziilor de management;

· interpretarea activităţilor de informare ca unul dintre tipurile de afaceri;

· disponibilitatea unei platforme tehnologice și software bazate științific, implementată la o unitate economică;

· crearea și implementarea dezvoltărilor științifice aplicate în domeniul informației în conformitate cu cerințele utilizatorilor;

· formarea condiţiilor pentru interacţiunea organizatorică şi funcţională şi a ei matematică, model, sistem şi software;

· formularea și soluționarea problemelor practice specifice din domeniul managementului, ținând cont de criteriile de performanță specificate.

Componenta principală a unui sistem informatic automat este tehnologia informației.

Tehnologia informatică automatizată este un ansamblu organizat sistemic de metode și mijloace pentru rezolvarea problemelor de management pentru implementarea operațiunilor de colectare, înregistrare, transfer, acumulare, căutare, prelucrare și protejare a informațiilor bazate pe utilizarea software-ului dezvoltat, a calculatoarelor și a mijloacelor de comunicare utilizate, precum și metodele prin care informațiile sunt oferite clienților.

Un sistem automatizat de management financiar face parte din sistemul actual de management financiar, un element integral al structurii autorităților financiare și a altor structuri de management financiar. Fără ASUF este imposibil să se îmbunătățească mecanismul financiar și componentele sale, în special în perioada tranziției la economia de piață, ceea ce a determinat schimbări semnificative în volumul informațiilor economice și natura acesteia: în primul rând, fluxul de informații (volumul) a crescut, în al doilea rând, conţinutul informaţiei s-a modificat (înainte era de natură de comandă, acum devine din ce în ce mai informaţional). Este imposibil să procesați informații folosind metode vechi și mijloace tehnice vechi și, prin urmare, nu există nicio modalitate de a dezvolta rapid decizii de management bazate pe științifice și de a le implementa rapid. La rândul său, la luarea deciziilor de management, apar întrebări cu privire la îmbunătățirea formelor relațiilor financiare, adică întrebări despre fiabilitatea informațiilor despre obiectul gestionat, tendințele de dezvoltare ale acestuia, precum și impactul deciziei luate asupra perspectivelor de dezvoltare ale obiect și, pe această bază, asupra rezultatelor afacerii în ansamblu .

Finanțarea ACS este înțeleasă ca un ansamblu de metode de management administrativ, economic și matematic; calcul electronic, tehnologie organizațională și mijloace moderne de comunicare, permițând managementul financiar științific.

La crearea ASUF sunt utilizate principiile teoretice ale ciberneticii financiare, care este doctrina procesului de management financiar, organizarea schimbului de informații financiare și economice între manageri și subsistemele gestionate.

ACS pentru finanțe este, la rândul său, un subsistem al sistemului național automatizat de colectare și prelucrare a informațiilor pentru contabilitate, planificare, prognoză și management al economiei de stat.

Un loc important în sistemul de management financiar automat este ocupat de sistemul automat de decontare financiară (AFSS), care este un subsistem al sistemului automat de decontare financiară. Ca urmare a creării și implementării acestui sistem, eficiența managementului financiar a crescut, deoarece intensitatea muncii de colectare, prelucrare și analiză a informațiilor a fost redusă și a devenit posibilă efectuarea de calcule multivariate pe computer ale țării. planul financiar principal și implementarea acestuia la toate nivelurile. Subsistemele ASFR rezolvă un set de probleme legate de calculele bugetului consolidat, veniturile și impozitele, cheltuielile instituțiilor bugetare și finanțele sectoarelor economiei naționale. ASFR este utilizat nu numai în domeniul planificarii, ci și în execuția bugetară (întocmirea unei liste bugetare, efectuarea modificărilor indicatorilor bugetari, contabilizarea execuției bugetare pe venituri și cheltuieli etc.) - ASFR vă permite să stabiliți o structură rațională. a aparatului organismelor financiare. În plus, utilizarea ASFR necesită îmbunătățirea sistemului de indicatori financiari, dezvoltarea unor noi metode de identificare și mobilizare a veniturilor, formarea rezervelor financiare și cheltuirea rațională a resurselor financiare.

În condițiile moderne, finanțele locale devin din ce în ce mai dezvoltate în sistemul financiar al statului. Prin urmare, o sarcină importantă devine introducerea automatizării calculelor financiare în activitatea departamentelor (departamentelor) regionale, raionale și urbane ale comitetelor executive. Etapa inițială a ASFM la nivelurile inferioare este introducerea stațiilor de lucru automatizate (AWS) care utilizează micro-calculatoare pentru uz personal, precum și crearea de centre de informare și de calcul. Acest lucru este valabil mai ales pentru inspectorii fiscali care se ocupă de date numeroase, în continuă schimbare. Apariția centrelor de informații informatice și a stațiilor de lucru automatizate în structura instituțiilor financiare locale duce la o schimbare în munca angajaților lor, deoarece metoda manuală de colectare și tehnologia hârtiei pentru prelucrarea informațiilor este înlocuită cu tehnologia fără hârtie sub formă de mașină. purtători de informații pe bază de date.

Îmbunătățirea relațiilor financiare în domeniul asigurărilor în condiții moderne este imposibilă fără un sistem automat de management al asigurărilor. Aici, modelarea matematică a calculelor este utilizată pentru a determina valoarea plăților de asigurare, daune de asigurare etc.

În ciuda importanței unui sistem de management financiar automatizat, capacitățile acestuia nu pot fi exagerate. Multe sarcini de management financiar nu pot fi formalizate, deoarece necesită experiența angajaților autorităților financiare și metodele tradiționale (mental-analitice) de lucru. De exemplu, un sistem automatizat de management financiar nu poate îmbunătăți în sine formele și metodele relațiilor financiare. Acesta este domeniul de activitate al unui specialist. Dar pentru a face această îmbunătățire, un specialist stabilește scopuri și obiective pentru sistem, îi furnizează informații primare, le corectează și monitorizează constant funcționarea sistemului. Astfel, un specialist în finanțe, după ce a primit date pe baza ASSF, face o alegere a soluției dintre opțiunile pregătite.

Trebuie menționat că un sistem automatizat de management financiar poate funcționa cu succes într-o economie stabilă. Numai în acest caz va face posibilă modificarea semnificativă a conținutului activității aparatului autorităților financiare, deoarece specialiștii vor avea timp liber pentru a analiza formele și metodele stabilite de relații financiare, pentru a dezvolta și rezolva probleme legate de îmbunătățirea lor. .

3.2 ERP (Planificarea resurselor întreprinderii - Managementul resurselor întreprinderii)

Conceptele de bază ale managementului producției (inclusiv termenul „ERP”) pot fi considerate destul de stabilite. În acest domeniu, „standardul de facto” recunoscut este terminologia Asociației americane de gestionare a stocurilor și producției ( Societatea Americană de Control al Producției și Inventarului, APICS). Termenii și definițiile de bază sunt date în Dicționarul APICS, care este actualizat în mod regulat pe măsură ce teoria și practica managementului se dezvoltă. Această publicație conține cea mai completă și mai precisă definiție a unui sistem ERP.

Potrivit Dicționarului APICS, termenul „sistem ERP” ( planificarea resurselor intreprinderii– Managementul resurselor întreprinderii) poate fi folosit în două sensuri.

În primul rând, un sistem ERP este un sistem informațional pentru identificarea și planificarea tuturor resurselor întreprinderii care sunt necesare vânzărilor, producției, achizițiilor și contabilității în procesul de onorare a comenzilor clienților.

În al doilea rând (într-un context mai general), un sistem ERP este o metodologie pentru planificarea și gestionarea eficientă a tuturor resurselor întreprinderii care sunt necesare vânzărilor, producției, achizițiilor și contabilității pentru executarea comenzilor clienților în domeniile producției, distribuției și prestării de servicii. .

Astfel, termenul ERP poate însemna nu doar un sistem informațional, ci și metodologia de management corespunzătoare implementată și susținută de acest sistem informațional.

Funcțiile de bază ale unui sistem ERP

Majoritatea sistemelor ERP moderne sunt construite pe o bază modulară, ceea ce oferă clientului posibilitatea de a selecta și implementa doar acele module de care are cu adevărat nevoie. Modulele diferitelor sisteme ERP pot diferi atât în ceea ce privește numele, cât și conținutul. Cu toate acestea, există un anumit set de funcții care pot fi considerate tipice pentru produsele software din clasa ERP. Aceste funcții tipice sunt:

 menţinerea specificaţiilor de proiectare şi tehnologice. Astfel de specificații definesc compoziția produsului final, precum și resursele materiale și operațiunile necesare pentru fabricarea acestuia (inclusiv rutarea);

 managementul cererii şi formarea planurilor de vânzări şi producţie. Aceste funcții sunt concepute pentru prognoza cererii și planificarea produsului;

 planificarea necesarului de materiale. Vă permite să determinați volumele de diverse tipuri de resurse materiale (materii prime, materiale, componente) necesare îndeplinirii planului de producție, precum și timpii de livrare, dimensiunile loturilor etc.;

 managementul stocurilor și activități de achiziție. Vă permite să organizați gestiunea contractelor, să implementați o schemă centralizată de achiziții, să asigurați contabilitatea și optimizarea stocurilor din depozit etc.;

 planificarea capacităţii de producţie. Această funcție vă permite să monitorizați disponibilitatea capacității disponibile și să planificați încărcarea acesteia. Include planificarea capacității pe scară largă (pentru a evalua fezabilitatea planurilor de producție) și o planificare mai detaliată, până la centrele de lucru individuale;

 funcţii financiare. Acest grup include funcțiile de contabilitate financiară, contabilitate de gestiune, precum și de management financiar operațional;

 funcţii de management de proiect. Asigurați planificarea sarcinilor și resurselor proiectului necesare pentru implementarea acestora.

Management contabil si financiar

Importanța sarcinilor de contabilitate și management financiar este dincolo de orice îndoială. Prin urmare, faptul că funcțiile de producție ale sistemului ERP sunt completate de funcții financiare pare destul de firesc.

Sarcinile financiare rezolvate cu ajutorul unui sistem ERP pot fi împărțite în trei categorii: contabilitate financiara , Contabilitate de gestiuneȘi management financiar .

În conformitate cu practica internațională, contabilitatea ( Contabilitate) cuprinde două domenii: contabilitate financiară ( Contabilitate financiara), concentrat în primul rând pe utilizatorii externi ai informațiilor financiare și a contabilității de gestiune ( Contabilitatea managerială), axat pe luarea deciziilor de management în cadrul companiei.

Contabilitate financiara

Contabilitatea financiară este ținută în conformitate cu legislația în vigoare, de aceea unul dintre criteriile de alegere a unui sistem ERP este gradul de localizare a acestuia. În același timp, localizarea ar trebui înțeleasă nu numai ca rusificare, ci și ca conformitatea sistemului cu cerințele legislației ruse, inclusiv în domeniul contabilității și raportării. Problema localizării este relevantă nu numai pentru Rusia, iar faptul că sistemele ERP de vârf funcționează în diferite țări confirmă adaptabilitatea acestora la legislația locală. Localizarea sistemelor ERP, de regulă, este asigurată de reprezentanțele locale ale companiilor furnizori.

Din păcate, cadrul de reglementare al contabilității rusești cu greu poate fi numit stabil: se află într-o stare de reformă de câțiva ani. Dar toate schimbările de legislație care apar sunt controlate de furnizorii de sisteme ERP (mai precis, de reprezentanții lor ruși) și se reflectă în funcționalitatea produselor software.

În ceea ce privește contabilitatea financiară, sistemul ERP asigură contabilitatea tranzacțiilor cu debitorii și creditorii, stocurile, activele fixe și imobilizările necorporale (cu amortizare), contabilitatea operațiunilor de producție și alte funcții contabile. Sistemul oferă, de asemenea, funcționalitate multi-valută, permițându-vă să înregistrați tranzacții în diferite valute.

O calitate importantă a sistemelor ERP este că acestea nu numai că asigură contabilitatea în conformitate cu legislația națională, dar permit și raportarea în conformitate cu standardele internaționale – IFRS (IAS) și GAAP.

În plus, sistemul ERP vă permite să automatizați fluxul de lucru contabil și raportarea. Acest lucru se aplică funcțiilor precum emiterea de facturi pentru plată (inclusiv în diferite limbi, în funcție de contraparte), decontări cu furnizorii și clienții (inclusiv în valută), procesarea tranzacțiilor documentare (încasări, acreditive, cecuri, cambii). ), raportarea termenelor de plată, reconcilierea tranzacțiilor din contul bancar și altele. Aceste funcții sunt în general acceptate, astfel încât utilizarea lor în practica casnică nu provoacă probleme serioase. Unele caracteristici specifice (de exemplu, numere de cont bancar din 20 de cifre) sunt luate în considerare la localizarea sistemelor ERP.

Contabilitate de gestiune

Contabilitate de gestiune ( Contabilitatea managerială) se adresează în primul rând utilizatorilor interni ai informațiilor, inclusiv managerilor companiei. Mai mult, dacă regulile de contabilitate financiară și de raportare financiară sunt stabilite prin lege, atunci metodologia contabilității de gestiune este apanajul întreprinderii însăși.

Instrumentele contabile de gestiune sunt extrem de diverse: este suficient să amintim metoda de absorbție totală a costurilor indirecte și metoda marginală, metodele de contabilitate pe bază de comandă și proces cu proces, contabilitatea centrului de cost, contabilitatea costurilor funcționale, precum și diverse metode de evaluare a stocurilor şi de determinare a costurilor. Cu toate acestea, în ciuda diversității, toate metodele de contabilitate au un lucru în comun - sunt strâns legate de procesele de producție și, în consecință, de planul de producție al sistemului ERP.

Din punctul de vedere al unui sistem ERP tipic, o întreprindere este considerată a fi formată dintr-un număr de ateliere de producție, fiecare dintre acestea, la rândul său, include mai multe centre de lucru. Fiecare centru de lucru poate efectua mai multe operațiuni de proces, iar aceeași operațiune poate fi efectuată în unul sau mai multe centre de lucru.

Costurile directe ale materialelor (materii prime, consumabile, componente etc.) sunt luate în considerare pe baza specificației produsului. Costurile directe cu forța de muncă pentru personalul de producție sunt, de asemenea, alocate direct produselor fabricate, pe baza tarifelor orare. În ceea ce privește costurile generale, acestea nu pot fi imputate direct costului de producție și (folosind metoda de absorbție completă) trebuie alocate între articolele fabricate pe baza bazelor de alocare și a ratelor de absorbție.

De fiecare dată când o unitate de produs trece printr-un centru de lucru, acea unitate „absoarbe” o parte din cheltuielile generale, iar rata de absorbție este determinată de rata de absorbție înmulțită cu ponderea activității centrului de lucru atribuită acelui articol. Baza de distribuție este cel mai adesea: forță de muncă (numărul de ore de muncă petrecute de un centru de lucru), echipamente (numărul de ore de mașină petrecute) sau materiale (cantitatea sau costul materialelor prelucrate). Pentru a asigura astfel de calcule, sistemul ERP dispune de funcționalitatea corespunzătoare.

Sistemele ERP moderne sunt, de asemenea, capabile să susțină metoda marginală de contabilizare a costurilor indirecte și metoda contabilității funcționale a costurilor.

Management financiar

Una dintre sarcinile principale ale unui manager financiar este să asigure lichiditatea întreprinderii astfel încât întreprinderea să-și poată îndeplini obligațiile financiare în orice moment. Capacitățile unui sistem ERP în ceea ce privește reglarea fluxurilor de numerar se bazează pe faptul că sistemul conține toate informațiile necesare pentru aceasta, inclusiv detalii despre decontări cu furnizorii, clienții și personalul. Toate acestea vă permit să automatizați pregătirea unui grafic de plăți și încasări (calendarul de plăți).

Pe de altă parte, finanțatorul nu ar trebui să permită un exces nejustificat de numerar, care, după cum se știe, nu generează venituri. Excesul de numerar ar trebui fie investit în active mai profitabile, fie utilizat pentru a reduce fondurile împrumutate (economisind astfel cheltuielile cu dobânzile). Toate aceste operațiuni sunt efectuate pe bază de calcule, iar informațiile necesare provin din sistemul ERP.

Modulele financiare ale sistemelor ERP conțin și funcții care susțin procesul de bugetare (inclusiv formarea unui plan financiar și monitorizarea execuției acestuia), precum și funcții de planificare financiară operațională (menținerea unui calendar de plăți)

Sistem de management financiar, automatizarea raportării managementului

Managementul financiar al întreprinderii este unul dintre principalele procese de afaceri. Indiferent de direcția de activitate, costurile, veniturile și profitul sunt criteriul real al eficienței muncii. Managementul financiar rațional al unei întreprinderi, automatizarea raportării manageriale, capacitatea de a urmări rapid mișcarea și utilizarea direcționată a fondurilor vă permit să planificați și să preziceți dezvoltarea companiei și să luați decizii informate de management.

Caracteristici și funcții

Managementul financiar în cadrul sistemului ERP acoperă toate domeniile activităților financiare ale întreprinderii - contabilitate, contabilitate fiscală și de gestiune, suport pentru toate standardele ruse și internaționale acceptate (IAS, GAAP), automatizarea raportării financiare și de management. Această abordare a managementului financiar permite managementului de vârf și proprietarilor de companii să sporească transparența afacerii și eficiența guvernanței corporative.

Sistemul de management financiar al întreprinderii vă permite să automatizați complet contabilitatea.

Sistemul ERP, în cadrul unui singur spațiu informațional, generează raportări paralele care ia în considerare planuri de conturi paralele, relația dintre anii financiari și calendaristici, contabilitatea multi-valută, versiuni personalizate ale bilanțului și situației de profit și pierdere. Instrumentele de consolidare dezvoltate vă permit să combinați date și să generați rapoarte bazate pe diferiți parametri specificați. În special, menținerea contabilitatea mijloacelor fixe iar amortizarea lor este posibilă în două aspecte deodată - contabilitate pentru organizații terțe și contabilitate internă pentru management. Pentru organizațiile externe, contabilitatea se desfășoară în conformitate cu standardele de funcționare a mijloacelor fixe pentru managerii de întreprinderi, sistemul le permite să mențină date reale care iau în considerare uzura și producția efectivă a echipamentelor.

Capacitățile sistemului de management financiar vă permit să automatizați un număr mare de calcule care necesită forță de muncă. Astfel, sistemul oferă posibilitatea de a calcula costul produselor fabricate, verificând automat costurile standard și efective și efectuând tranzacțiile necesare. În plus, sistemul de management financiar asigură ajustări ale valorii produselor anulate, actualizând suma de anulare la sfârșitul lunii în conformitate cu valoarea medie a produselor anulate la sfârșitul lunii.

Soluția oferă funcționalitate completă pentru întreținere contabilitate fiscală la întreprindere. Un sistem ERP realizează automat calcule complexe ale impozitului pe venit. De asemenea, capacitățile sistemului vă permit să automatizați contabilizarea TVA-ului, a sistemului de impozitare simplificat, a impozitului pe venitul persoanelor fizice, a impozitului social unificat etc.

Formarea rapoartelor interne de management necesare pentru planificarea, monitorizarea si conducerea activitatilor firmei. Automatizarea contabilității vă permite să primiți rapoarte de management nu numai mai rapid decât contabilitatea, dar oferă și prezentarea zilnică a informațiilor. În același timp, sistemul ERP permite utilizarea datelor financiare care reflectă starea reală a întreprinderii. Funcționalitatea sistemului de management financiar oferă capacitatea de a ține evidența centrelor de profit, a costurilor și a comenzilor interne, a contabilității proiectelor, a planifica veniturile și costurile și a calcula costul planificat al produselor. În același timp, instrumentele sistemului vă permit să controlați rapid costurile produsului și rezultatele muncii companiei.

Control intern asupra activitatilor intreprinderii, in sistemul de management financiar sunt luate in considerare si auditurile externe si interne. Pentru a sprijini calitatea înaltă a managementului financiar corporativ, sistemul oferă instrumente pentru gestionarea controalelor interne, în special, capacitatea de a revizui situațiile contabile și financiare, de a identifica deficitele și lipsurile și de a monitoriza eficacitatea procedurilor de control intern în sine.

informație sistem de audit permite auditorilor interni și externi să-și sporească eficiența muncii prin rapoarte preconfigurate pentru activitățile de audit care reflectă situația din întreprindere.

Sistemul oferă suport complet management financiar, oferind funcționalități complete pentru managementul cuprinzător al activităților financiare și economice ale companiei. Pentru gestionarea eficientă a resurselor financiare, sistemul oferă instrumente de contabilizare și monitorizare a costurilor și rezultatelor, precum și instrumente de prognoză a costurilor viitoare, analiză plan-fapt și, cel mai important, capacitatea de a identifica cauzele abaterilor.

Funcționalitatea sistemului vă permite nu numai să gestionați resursele financiare, ci și să modelați stabilitatea financiară a unei întreprinderi pe baza ratelor de lichiditate, stabilitate și activitate de afaceri. Funcționalitatea pentru efectuarea tranzacțiilor în sistem vă permite să urmăriți modificările în fiecare etapă - de la etapa de tranzacționare până la reflectarea tranzacției în contabilitatea financiară. Evaluarea și controlul riscurilor permite companiilor să se protejeze cât mai mult posibil de greșelile din activitățile financiare. Ca urmare, sistemul ERP oferă conducerii companiei informații complete despre activitățile financiare, pe baza cărora managementul de vârf are posibilitatea de a lua decizii informate de management.

Folosind sistemul erp rezultă:

· Creșterea transparenței activităților financiare și economice ale companiei

· Îmbunătățirea calității și vitezei de luare a deciziilor

· Optimizarea managementului fluxului de numerar

· Mentinerea tuturor tipurilor de contabilitate intr-un singur spatiu informativ

· Îmbunătățirea eficienței guvernanței corporative

· Primirea zilnică a rapoartelor de management bazate pe date exacte și actualizate

· Reducerea costurilor pentru organizarea managementului financiar

Creșterea profitabilității prin control clar și previzionare a costurilor

Cele mai utilizate platforme ERP în țările CSI, inclusiv Kazahstan, sunt 1C și SAP.

De asemenea, sunt utilizate produse Oracle, Cognos și Microsoft.

Concluzie

Funcționarea eficientă a întreprinderilor și organizațiilor de afaceri, ritmul stabil al activității lor și competitivitatea în condiții economice moderne sunt în mare măsură determinate de calitatea managementului financiar. Include planificarea și prognoza financiară cu elemente obligatorii precum bugetarea și planificarea afacerilor, dezvoltarea proiectelor de investiții, organizarea contabilității de gestiune, analiza financiară cuprinzătoare periodică și, pe baza acesteia, rezolvarea problemelor de solvabilitate, stabilitate financiară și depășirea posibilului faliment al afacere.

Sistemele de control automat au multe avantaje. Cu toate acestea, atunci când le implementăm, nu trebuie să uităm de dezavantaje. Pentru ca sistemele de control automatizate să aducă avantaje maxime și dezavantaje minime, este necesar:

· Înainte de a implementa un proiect de implementare, trebuie să-i oficializați cât mai mult posibil obiectivele;

· Nu trebuie să sacrificați niciodată etapa de analiză pre-proiect. Este necesar să se atragă consultanți profesioniști care să cerceteze întreprinderea și să stabilească obiective de management. Costurile vor fi cu siguranță plătite. Încearcă însă să ai de-a face cu firme de renume, întrucât, din păcate, pe lângă consultanți, există și pseudo-consultanți;

· Trebuie să fiți atenți atunci când alegeți software pentru construcții, deoarece greșelile sunt costisitoare; încercați să vedeți cât mai multe sisteme posibil și să le vedeți „în direct”, și nu din materialele de marketing ale dezvoltatorilor. Nu ar trebui să încercați să dezvoltați sistemul folosind propriii programatori. Sistemele gata de fabricatie sunt dezvoltate de echipe specializate de multi ani si au un cost real mult mai mare decat pretul de vanzare – un paradox cunoscut caracteristic software-ului si produselor intelectuale;

· Este necesar să se stabilească o prioritate ridicată pentru procesul de implementare a sistemului, printre alte procese organizatorice și comerciale, și să se atribuie puteri mari managerului de proiect;

· Este necesar să se creeze o atmosferă de inevitabilitate a implementării în rândul tuturor angajaților întreprinderii și să se încerce creșterea ritmului de dezvoltare a noilor tehnologii prin măsuri organizaționale;

Trebuie reținut că implementarea sistemului este ca o reparație - nu poate fi finalizată, poate fi doar oprită. Deci, implementarea, de fapt, nu se va încheia niciodată, sistemul trebuie îmbunătățit în mod constant în timpul funcționării sale industriale, odată cu progresul tehnologiilor informaționale și al metodologiilor de gestionare a activităților întreprinderii dumneavoastră.

Lista literaturii folosite

1. Teoria generală a finanțelor. /Ed. Drobozina L.A. – M.: Bănci și burse, UNITY, 1995.

2. Finanțe. /Ed. Kovaleva A.M. Tutorial. – M.: Finanțe și Statistică, 1996.

3. Sisteme și tehnologii informaționale în economie./Ed. IN SI. Loiko, ediția a II-a, M.: Finanțe și Statistică, 2005

4. Tehnologii informatice automatizate în economie./ed. prof. G.A. Titorenko, UNITATEA, 1999

5. Finanţe./ Ed. Lee V.D., Melnikov...

6. http://sergeeva-i.narod.ru/opp/page24.htm

7. http://www.microtest.ru/software/erp/1258/

Anexa 1

Feedback cu privire la proiectul „Implementarea unui sistem automatizat de management financiar în SA Republican Television and Radio Corporation KAZAKHSTAN”

Corporația Republicană de Televiziune și Radio „Kazahstan”, care reunește canalul național de televiziune „Kazahstan”, Radio Kazah, Radio „Shalkar”, Radio „Astana” și companiile regionale de televiziune și radio, ocupă un loc special în media electronică a țării. Ea are o biografie glorioasă și moștenește cele mai bune tradiții ale jurnalismului de televiziune și radio kazah. Istoria existenței sale datează de la începutul difuzării în 1922 a radioului kazah și a emisiunilor regulate de televiziune ale primului canal de televiziune al Republicii, creat în 1958. „Kazahstan” este o corporație de stat de televiziune și radio care implementează politica de informare a statului nostru. În ceea ce privește acoperirea populației republicii, aceasta ocupă o poziție de lider de necontestat. 98,3% din populația țării are posibilitatea de a viziona programe, iar 87,85% dintre locuitorii acesteia pot asculta radio. În plus, semnalele Corporației pot fi recepționate de rezidenții zonelor de frontieră ale țărilor vecine (Rusia, China, Kârgâzstan, Uzbekistan, Mongolia). În același timp, este important de menționat că pentru cel puțin jumătate din populația rurală a Kazahstanului, inclusă în zona de distribuție încrezătoare a semnalelor de la NTK „Kazahstan” și de la companiile regionale de televiziune și radio, televiziunea rămâne principalul mijloc de satisfacere. nevoi de informare și culturale, dobândirea de cunoștințe și organizarea timpului liber. Mândria RTRK Kazakhstan JSC este „Fondul de Aur”, care stochează peste 10 mii de programe de televiziune, videoclipuri și peste 100 de mii de înregistrări unice ale radioului kazah, multe dintre ele neprețuite.

Pentru a oferi conducerii Corporației Republicane de Televiziune și Radio KAZAKHSTAN SA informații de management de înaltă calitate, necesitatea generării de rapoarte de management consolidate pentru cele 14 sucursale și sedii centrale ale companiei, precum și pentru transmiterea la timp a unui număr suficient de mare. a diferitelor forme de raportare către organizațiile superioare, a existat necesitatea introducerii unui sistem cuprinzător de management financiar al companiei automatizate. Sarcinile prioritare în această direcție au fost elaborarea unei metodologii și automatizarea planificării bugetare, contabilității de gestiune, precum și reducerea timpului de întocmire a rapoartelor.

Pentru noi, un criteriu important în selectarea unui partener care să ne rezolve problemele a fost disponibilitatea nu numai a software-ului și a unui set de servicii pentru implementarea acestuia. În primul rând, partenerul nostru trebuia să aibă abilitățile de a studia metodologic sarcinile atribuite și capacitatea de a transfera cunoștințe și tehnologii pentru întreținerea independentă în continuare a sistemului automat unificat creat către angajații noștri. Pe baza acestor criterii a fost selectată compania „INTALEV”.

Începutul cooperării noastre a fost un studiu al stării actuale a companiei în ceea ce privește sarcinile stabilite, au fost formulate obiectivele și criteriile pentru succesul viitorului proiect, compoziția, durata și succesiunea lucrărilor în fiecare dintre domenii, care au fost consemnate în Carta Proiectului și au servit drept ghid pe toată perioada de implementare a acestuia. Proiectul nostru a fost împărțit în trei blocuri mari:

1) Planificarea bugetului

2) Contabilitatea de gestiune și raportarea

3) Raportare reglementată

În prezent, am finalizat toate blocurile proiectului, în urma cărora am obținut următoarele rezultate:

a fost elaborată o metodologie de planificare unificată, reflectată în 5 prevederi.

a fost creat un sistem automatizat de management financiar pentru companie, care vă permite să introduceți rapid datele planificate și să primiți formularele de raportare necesare atât pentru datele planificate, cât și pentru cele reale. Bugetele de funcționare, funcționale și finale se formează cu orice frecvență, iar în contextul analizelor de care avem nevoie (CFD, tip de activitate, tip de finanțare, proiecte, articole BDR și BDDS etc.), este posibil să defalcăm orice cifra bugetară la nivelul necesar de detaliere. Datele reale intră automat în circuitul de management, ceea ce elimină dubla introducere a informațiilor și permite analiza rapidă a abaterilor plan-real.

produsul software implementează capacitatea de a genera instantaneu rapoarte reglementate furnizate organizațiilor superioare. Acest proces este implementat folosind OLAP și reduce semnificativ complexitatea pregătirii acestor rapoarte.

sucursalele își planifică activitățile în formate Excel dezvoltate și transmit date prin e-mail pentru consolidare automată către structura mamă, în conformitate cu reglementările de planificare aprobate.

se calculează automat rapoartele financiare şi economice.

Pe parcursul implementării etapelor acestui proiect, consultanții companiei Intalev au pregătit angajații noștri să lucreze în sistem personalizat. Au fost pregătite și instrucțiuni detaliate pentru lucrul în sistemul automatizat, iar sistemul automatizat a fost lansat cu succes în funcționare de probă.

Separat, aș dori să subliniez efectele pe care le-am primit datorită implementării cu succes a acestui proiect:

o bază de date informațională unificată, care include date contabile, date contabile de gestiune, o arhivă centralizată de documente

control asupra afacerilor în timp real

posibilitatea generării prompte a raportării manageriale, reducerea timpului și a costurilor pentru formarea bugetelor și întocmirea rapoartelor către organizațiile superioare

Implementarea programului în compania noastră s-a desfășurat conform planificării, fără situații de urgență sau „dezastre naturale” și, prin urmare, a decurs fără probleme și dificultăți semnificative. Atitudinea responsabilă a tuturor angajaților cheie față de noul program, munca competentă și promptă a consultanților INTALEV au contribuit la lansarea cu succes a sistemului în exploatare comercială.

Aș dori să mulțumesc echipei de proiect INTALEV pentru furnizarea de servicii de calitate și să le doresc promovare cu succes pe piața din Kazahstan.