Numerotarea deciziilor se schimbă în fiecare an? Reguli de întocmire a procesului-verbal al adunării generale a participanților SRL. Organizația plătește dividende prin întocmirea procesului-verbal al adunării generale a participanților

Baza organizatorică a activităților societăților cu răspundere limitată (LLC) și procedurile de luare a deciziilor nu sunt reglementate la fel de detaliat ca și activitățile societăților pe acțiuni (SA). Articolul 39 din Legea federală din 02/08/1998 nr. 14-FZ „Cu privire la societățile cu răspundere limitată” stabilește doar că „deciziile cu privire la problemele care țin de competența adunării generale a participanților societății sunt luate de unicul participant al societății în mod individual. și sunt întocmite în scris.” Legea prevede, de asemenea, că adunarea generală a participanților SRL se ține cel puțin o dată pe an, nu mai devreme de 2 luni și nu mai târziu de 4 luni de la încheierea exercițiului financiar, i.e. în perioada de la 1 martie până la 30 aprilie a următorului an calendaristic.

Prin urmare, decizie a unicului participant al SRL poate fi considerat ca un tip de document care consemnează deciziile asupra problemelor de competenţa adunările generale ale participanților SRL (când există mai mulți proprietari de SRL, aceștia sunt documentați prin procese-verbale). Și cel puțin o decizie a unicului participant al SRL trebuie emisă pe an, dar de obicei sunt mai multe.

Răspunsul la întrebarea adresată poate fi dat pe baza regulilor generale de muncă de birou. Numerotarea documentelor face parte din operațiunea de documentare înregistrare. Înregistrarea unui document este atribuirea unui număr de înregistrare și introducerea datelor despre acesta în formularul de înregistrare și contabilitate (conform GOST 7.0.8-2013 „Sistem de standarde pentru informare, bibliotecă și publicare. Gestionarea și arhivarea înregistrărilor . Termeni și definiții"). În timpul procesului de înregistrare, acesta este de obicei transferat dintr-o carte/jurnal sau alt formular de înregistrare într-un document. următorul număr de serie documentul, iar informațiile despre conținutul său principal, numele tipului, autorul etc. sunt transferate din document în formularul de înregistrare. Data acestei tranzacții este data înregistrării documentului, care se consemnează atât pe documentul propriu-zis, cât și în evidența despre acesta în formularul de înregistrare.

Recomandăm ca societatea să păstreze un jurnal de înregistrare a deciziilor unicului participant al companiei (Exemplu 3), ale cărui foi sunt numerotate în mod obișnuit, jurnalul este cusut și certificat cu inscripția de identificare corespunzătoare sau conducerea biroului. serviciu sau chiar singurul participant însuși și sigiliul companiei (dacă există).

Întrucât legislația stabilește un ciclu minim anual de luare a deciziilor, înscrierile de înregistrare în jurnal se pot face în secțiuni anuale, iar în cadrul fiecărui an, număr în ordine brută de la Nr. 01(pentru numere cu o singură cifră este mai bine să puneți în față numărul „0”). Numărul de ordine din jurnal va fi numărul de înregistrare (index), care trebuie emis pe decizie. Vezi Exemplul 1.

Pentru a identifica mai precis o decizie ca document în practică, acestea pot fi utilizate indici complecși, care include și anul în care a fost luată decizia (vezi Exemplul 2).

Exemplul 1

Restrângeți afișarea

Exemplul 2

„Șeful” deciziei unicului participant al unui SRL cu un indice complex

Acest articol este un ghid vizual pentru pregătirea protocoalelor. Vă va ajuta să creați un protocol corect și rapid. De asemenea, vă va fi la îndemână atunci când vă decideți să predați acest lucru colegilor pentru a vă feri de a fi nevoiți să corectați greșelile pe care le fac.

Denumirea tipului și afilierea cu sistemele și subsistemele de documentare

Procesul-verbal este un document care consemnează desfășurarea unei ședințe și procedura de luare a deciziilor de către un organ colegial.

Următoarele sunt supuse înregistrării obligatorii:

  • ședințe ale organelor colegiale permanente ale puterii și administrației de stat, organelor guvernamentale municipale, organelor de conducere ale întreprinderilor și organizațiilor (adunări generale ale fondatorilor, acționarilor, ședințelor consiliilor de administrație, consiliilor de comitete, comisiilor, direcțiilor etc.) și
  • conferințe, întâlniri, întâlniri convocate o singură dată sau periodic.

Reflecție în scopul creării unui document de management principiul colegialității, luarea deciziilor colegiale ne permite să vorbim despre protocol ca formular de document independent.

Protocolul este un document legat în primul rând de sistemul de documentație organizatorică și administrativă. Protocoalele sunt manageriale acte administrative(aparțin subsistemului documentației administrative), care îndeplinesc funcții manageriale și juridice, iar funcția juridică a protocolului este prioritară și iese în prim-plan.

Dar un document cu numele de tip „PROTOCOL” este utilizat în procesul de documentare a multor alte tipuri de activități.

În instituțiile de învățământ și științifice, protocoalele consemnează realizările și descoperirile științifice, admiterea la formare, deschiderea specialităților, standardele educaționale, atribuirea calificărilor profesionale, grade și titluri academice, alegerea în funcții și alte probleme. Astfel de protocoale se referă la sisteme de cercetare științifică sau documentare educațională și metodologică (la anumite subsisteme ale acestora, în funcție de scopul creării protocolului și de conținutul acestuia).

În practica de afaceri se întocmesc protocoale de întâlniri de afaceri, protocoale de intenție, protocoale de transfer de informații confidențiale, protocoale de neînțelegeri și altele, care înregistrează nu deciziile de management, ci acordurile și ceea ce s-a realizat de către părți (adică colegiale, colectiv, și nu „comision”, așa cum se spune uneori greșit) acord în rezolvarea problemelor de interes comun. Astfel de protocoale pot fi atribuite subsistemului de documente de informare și de referință ale sistemului de documentație organizatorică și administrativă sau subsistemului de documentație civilă contractuală al aceluiași sistem, deoarece documentează progresul executării contractelor și acordurilor, confirmă interesul și posibilele domenii de cooperare și, de asemenea, stabilesc condițiile de bază pentru încheierea unor tranzacții specifice în viitor.

Protocoalele create pentru confirmarea decontărilor fac parte din subsistemul tranzacții cu numerar al sistemului de documentație bancară.

Pentru unele funcții de management al personalului se întocmesc procese-verbale ale ședințelor comisiilor de certificare și calificare, care sunt incluse într-un subsistem special de documentație a personalului.

Procesele verbale ale adunărilor generale ale acționarilor (și documentele acestora), a căror compoziție obligatorie a informațiilor este stabilită de Codul civil al Federației Ruse, Legea federală „Cu privire la societățile pe acțiuni” și cerințele autorității de reglementare - Federal Serviciul Piețe Financiare, formează un subsistem de documente organizatorice, în baza căruia s-a format deja un subsistem special de documentație constitutivă, iar în prezent se poate vorbi despre procesul de formare a unui subsistem/sistem de documentație care asigură procedurile de guvernanță corporativă.

Clasificarea protocolului

Toate tipurile și varietățile de protocoale, indiferent de apartenența la un sistem sau subsistem de documentare, sunt clasificate pe două motive - metoda de documentare și gradul de completitudine al înregistrării lucrărilor întâlnirii, care funcționează simultan. Astfel, în funcție de gradul de completitudine al înregistrării, protocoalele sunt împărțite în scurta si completa.

Protocoalele complete pot fi text detaliat(metoda text de documentare), stenografie(metoda text folosind simboluri speciale care trebuie descifrate la pregătirea protocolului), fonografice(înregistrare sunet), protocoale video(se utilizează înregistrarea video și audio, în special atunci când se desfășoară videoconferințe). Acestea conțin o înregistrare a întregii întâlniri, inclusiv remarci, întrebări, comentarii, discursuri și informații din timpul întâlnirii, zgomot, aplauze etc. în funcţie de modalitatea de documentare.

Scurt protocolînregistrează în mod consecvent doar numele președintelui, secretarului, componența celor prezenți, lista problemelor avute în vedere și deciziile luate. Un tip de protocol scurt este un protocol întocmit într-o formă prescurtată, care oferă o scurtă prezentare secvenţială a problemelor luate în considerare conform schemei „problema – decizie”.

Procesele-verbale se țin în timpul ședinței de către o persoană special aleasă sau desemnată sau de către secretarul unui organ colegial permanent din oficiu, iar procesele-verbale ale ședințelor operaționale, care sunt conduse de directori, se păstrează și se întocmesc de către secretari sau asistenți de conducere.

La întocmirea procesului-verbal, secretarul de ședință folosește documente întocmite în prealabil pentru ședință: ordinea de zi, listele invitaților, listele membrilor organului colegial, textele rapoartelor, discursurile, certificatele de informare, proiectele de hotărâri etc.

Procesul-verbal întocmit direct la ședință este un proiect. Trebuie clarificată, verificată în raport cu transcrierea sau fonograma (dacă o transcriere a fost luată la întâlnire sau înregistrată pe un dictafon), editată și emisă în cel mult 3 sau 5 zile de la data ședinței. Aceste termene limită sau alte standarde pentru momentul pregătirii protocolului pentru semnare - „în ziua ședinței”, „cel mai târziu în următoarea zi lucrătoare”, etc. - reglementate de regulă prin reglementările privind organele colegiale relevante și fișa postului/regulamentul postului de secretar al unui anumit organ colegial.

Formular de protocol

Protocolul este principalul document administrativ al conducerii colegiale și este aproape întotdeauna întocmit ca un document de mai multe pagini. Prin urmare, la întocmirea primei foi a protocolului, este necesar să se folosească forma generală a organizației sau întreprinderii, iar dacă nu există o formă generală, protocolul se întocmește pe foi de hârtie A4 cu detaliile aranjate conform modelul formei generale.

Dacă nu se utilizează un formular pentru a pregăti prima foaie a protocolului, detaliile sunt de obicei completate longitudinal (de-a lungul marginii superioare a foii de hârtie) centrate.

Formularul standard de protocol include următoarele detalii obligatorii:

  • numele complet al organizației sau întreprinderii;
  • denumirea tipului de document (PROTOCOL);
  • data de;
  • index (în protocoale care se referă la documentele administrative);
  • locul de compilare;
  • titlu;
  • text;
  • semnături.

Detalii suplimentare ale protocolului sunt:

  • denumirea unității structurale;
  • ștampila de aprobare;
  • marcarea prezenței aplicațiilor;
  • locul (sala, birou) si ora intalnirii;
  • numele și parafa președintelui de ședință;
  • data semnarii protocolului;
  • metoda de vot (deschis, secret, absent).

Caracteristicile de înregistrare a detaliilor obligatorii ale protocolului, precum și prezența, cantitatea și regulile de înregistrare a detaliilor suplimentare, caracteristicile formularului sunt determinate de cerințele legislației în vigoare, obiceiurile de afaceri sau o situație specifică de management. Dar toate caracteristicile de design se bazează pe algoritm general, care s-a dezvoltat istoric în procesul de elaborare și emitere a unui protocol ca unul dintre principalele tipuri de documente administrative.

Antetul protocolului

Pentru a asigura forța juridică a protocolului, este necesar să se întocmească în mod corespunzător numele complet al organizației sau întreprinderii, care este recunoscută ca denumire a persoanei juridice înregistrată în Registrul unificat de stat al persoanelor juridice în conformitate cu documentele constitutive și cu cartea acesteia (adică cu indicarea obligatorie a formei organizatorice și juridice):

Exemplul 1

Restrângeți afișarea

Societate cu răspundere limitată „Partenerul tău”

Exemplul 2

Restrângeți afișarea

Societate pe acțiuni închisă „ABVGD”

Denumirea unității structurale(detalii suplimentare ale protocolului) se întocmește de obicei pe un document în următoarele cazuri:

  • protocolul înregistrează toate tipurile de activități colegiale într-o diviziune separată a întreprinderii (vezi Exemplul 3);
  • Procesele-verbale sunt folosite pentru oficializarea întâlnirilor (în primul rând de natură operațională), care au loc într-una dintre diviziile structurale interne ale întreprinderii (vezi Exemplul 4).

Exemplul 3

Restrângeți afișarea

Societate cu răspundere limitată „Compania „Al cincilea element”
Filiala „Nord-Vest”

Exemplul 4

Restrângeți afișarea

Societate pe acțiuni deschisă „Remmekhanizatsiya”
Departamentul Contabilitate si Raportare Fiscala

Numele diviziilor structurale din protocol trebuie să corespundă cu denumirile exacte consacrate în organigrama, tabelul de personal sau alte documente interne ale organizației.

Numele tipului de document (PROTOCOL) scrise întotdeauna cu majuscule și situate pe unul sau două rânduri sub denumirea întreprinderii sau unității structurale (dacă detaliile sunt dispuse longitudinal, în mod centrat).

Data Procesul-verbal este data ședinței, și nu încheierea și semnarea finală a documentului. Dacă o ședință a unui organ colegial a durat câteva zile, atunci procesul-verbal indică data de începere și data de încheiere. Metodele de formatare a datei pot varia. De exemplu, modul digital:

Exemplul 5 Formatarea digitală a datei

Restrângeți afișarea

Exemplul 6 Mod digital de înregistrare a datei unei întâlniri care a durat 2 zile

Restrângeți afișarea

04.05.2011 - 05.05.2011

Metoda digitală este utilizată în primul rând la înregistrarea datelor pentru întâlniri și întâlniri operaționale.

La înscrierea datelor în protocoalele organelor colegiale (conducere supremă și organe executive) este de preferat metoda alfanumerică.

Exemplul 7 Format alfanumeric de dată

Restrângeți afișarea

Exemplul 8 Înregistrarea datei unei întâlniri care a durat 2 zile

Restrângeți afișarea

Data este situată la un rând sub numele tipului de document sau deasupra unei linii de limită specială în forma generală.

Numarul indexului) al procesului-verbal se întocmește pe aceeași linie cu data ședinței deasupra liniei de hotar în forma generală sau în suprafața totală alocată pentru data și indicele din partea antet a documentului. Indexul de protocol este numărul de ordine al ședinței din anul calendaristic sau din mandatul organului colegial. Trebuie remarcat faptul că atunci când proiectați indici de la 1 la 9, trebuie să utilizați cel puțin două caractere. De exemplu, cei mai simpli indici sunt desemnați corect: „Nr 01”, „Nr. (A se vedea exemplele 7 și 8).

Recuzită „locul compoziției sau publicării” se întocmește pe o linie separată sub dată și index (dacă detaliile sunt dispuse longitudinal - în centrul liniei următoare).

Acest detaliu conține denumirea locației geografice în care a avut loc efectiv ședința organului colegial. Abrevierile convenționale utilizate la desemnarea denumirilor geografice trebuie să respecte Regulile pentru furnizarea serviciilor poștale.

Exemplul 9

Restrângeți afișarea

Kolomna, regiunea Moscova.

Exemplul 11

Restrângeți afișarea

Cu. cartierul Maleevo Kolomna
Regiunea Moscova

La fel de antet se intocmeste protocolul scurtă declarație a tipului de întâlnire(tip de activitate colegială) în cazul genitiv, care este în concordanță cu denumirea tipului de document (PROTOCOL – ce?), denumirea organului colegial și începe cu literă mare.

Exemplul 12 Locația unghiulară a detaliilor părții formale a protocolului

Restrângeți afișarea

Exemplul 13 Dispunerea longitudinală a detaliilor părții oficiale a protocolului

Restrângeți afișarea

Titlul procesului-verbal ca tip de ședință se întocmește pe una sau două rânduri sub detaliile „locul întocmirii sau publicării”, neapărat de la marginea marginii din stânga sau în zona marcată în forma generală cu colțuri limitative în colțul din stânga sus al foii de hârtie. Acest aranjament este obligatoriu atât pentru amplasarea longitudinală cât și unghiulară a detaliilor (a se vedea exemplele 12 și 13).

Textul protocolului este cea mai complexă cerință și constă din două părți - introductivă și principală. Partea introductivă a textului este strict formalizată. Conține informații despre componența celor prezenți la ședință și ordinea de zi (lista problemelor supuse dezbaterii), care sunt elemente complet independente ale textului și sunt formulate după reguli standard.

Compoziția celor prezenți se întocmește două rânduri sub tipul ședinței de la limita câmpului din stânga și începe cu indicarea președintelui și secretarului ședinței. Numele de familie ale președintelui și secretarului sunt scrise după o liniuță, inițialele urmează prenumelui.

Exemplul 14

Restrângeți afișarea

Președinte - Markov S.V.
Secretar - Petrova A.I.

Numele și parafa membrilor permanenți ai organelor colegiale (aleși sau membri din oficiu ai colegiului) care au fost prezenți la ședință sunt enumerate alfabetic după prenume, fără titlul funcției după cuvântul „Prezenți:”, care este scris două rânduri mai jos, întotdeauna de la marginea marginii din stânga și se termină cu două puncte. Numele celor prezenți sunt scrise pe toată lățimea liniei cu un interval de rând.

Exemplul 15

Restrângeți afișarea

Prezenți: Borisov A.M., Vinogradov V.V., Gromov P.S., Dmitriev P.E., Ivanov L.M., Fomin P.P.

Dacă membrii unui organ colegial includ mai mult de 15 persoane, atunci se indică cantitativ componența celor prezenți, iar la protocol se anexează o listă de nume, despre care se face o notă.

Exemplul 16

Restrângeți afișarea

Prezent: 20 de persoane (lista atasata)

Numele și inițialele funcționarilor invitați care nu sunt membri ai organului colegial, dar au fost prezenți la ședință, sunt enumerate după cuvântul „Invitați:”. Este întocmit de la marginea marginii din stânga două linii sub cuvântul „Prezentă:” și se termină cu două puncte. Se obișnuiește să se indice pozițiile acestor persoane.

Exemplul 17

Restrângeți afișarea

Invitat: manager de clienți Ageeva N.O., șeful departamentului de servicii clienți Kotova L.P.

Lista problemelor supuse dezbaterii și luării de decizii de către organul colegial se întocmește după cuvinte "Agendă:", care sunt situate de la marginea marginii stângi două linii sub compoziția celor prezenți și se termină cu două puncte.

Fiecare punct de pe ordinea de zi este formulat cu prepoziția „O” și răspunde la întrebarea „Despre ce?” și conține o indicație a funcției, prenumelui și inițialele vorbitorului. Mai mult, cuvântul „vorbitor” nu este folosit în protocol, formula corectă de vorbire este: „Raport - (al cui?) poziție, nume, inițiale”.

Problemele sunt numerotate cu cifre arabe, aranjate pe ordinea de zi în funcție de gradul de importanță al acestora (sau în funcție de timpul preconizat de discuție) și sunt întocmite cu linie roșie.

Exemplul 18

Restrângeți afișarea

Agendă:

  1. La aprobarea Politicii contabile pentru anul 2011
    Raportul contabilului șef adjunct Krasnov A.I.
  2. Cu privire la pregătirea unei cereri de împrumut către filiala din Moscova a Băncii de Nord-Vest (OJSC).
    Raportul șefului compartimentului juridic Smolin A.G.

Punctele de pe ordinea de zi trebuie să fie formulate clar și specific, deoarece acestea sunt actuale titluri la textul ulterior al protocolului, care va fi prezentat punct cu punct în succesiunea de examinare a problemelor în cadrul ședinței.

Formularea „Diverse” din ordinea de zi a protocolului completat este considerată nepotrivită, deoarece documentul se intocmeste dupa sedinta, cand este deja posibila formularea corecta a tuturor aspectelor avute in vedere.

Chiar și în cazurile în care ordinea de zi a ședinței este întocmită ca document de informare independent și transmisă în prealabil participanților la ședință și membrilor organului colegial, textul procesului-verbal trebuie să cuprindă formularea tuturor problemelor discutate. Nota din textul protocolului: „Ordinea de zi este atașată” este inacceptabilă, chiar și atunci când ordinea de zi este depusă împreună cu protocolul ca document informativ separat.

Partea principală a textului protocolului, adică întregul curs al ședinței și deciziile luate, este întocmită de secretarul ședinței, lucrând aproape ca un interpret simultan, doar discursul este „tradus” din formă orală (deseori spontan, emoțional și nu întotdeauna pregătit) în formă scrisă, adică . ordonat, construit pe modele de vorbire, în principal cu ordine directă a cuvintelor și utilizarea de vocabular special și termeni de stil de afaceri.

Partea principală a textului protocolului este structurată în conformitate cu punctele de pe ordinea de zi pe secțiuni. Fiecare secțiune, care reflectă cursul întâlnirii, este alcătuită din trei părți: ASCULTAT - VORBIT - DECID (DECIS).

Cuvântul „ASCULTAT” este numerotat în conformitate cu numărul punctului de pe ordinea de zi, desenat de la marginea marginii din stânga cu majuscule și se termină cu două puncte. În continuare, din linia roșie, se scriu numele de familie și inițialele vorbitorului în cazul genitiv (ASCULTAT - cine?), se pune o liniuță, iar după aceasta se scrie pe scurt sau detaliat conținutul raportului. Prezentarea este de obicei la persoana a treia singular la timpul trecut:

Exemplul 19

Restrângeți afișarea

1. ASCULTAT:

Krasnova A.I. - a raportat despre principalele prevederi ale Politicii contabile a întreprinderii pentru anul 2011. El a menționat că aceasta a fost complet revizuită în legătură cu modificările aduse Codului fiscal al Federației Ruse. A propus aprobarea politicii contabile a întreprinderii pentru anul 2011.

Dacă textul raportului principal a fost pregătit în prealabil și, după examinarea problemei, a fost transferat secretariatului/secretarului ședinței, atunci la prezentarea textului este convenabil să folosiți o altă tehnică: formulați pe scurt subiectul raportului. în conformitate cu ordinea de zi și după punct se notează: „Textul raportului se anexează.”

Exemplul 20

Restrângeți afișarea

1. ASCULTAT:

Krasnova A.I. - privind principalele prevederi ale politicii contabile a întreprinderii pentru anul 2011. Textul raportului se anexează.

În acest caz, procesul-verbal întocmit în prealabil trebuie să fie executat, semnat și datat de către autor, pentru ca acesta să poată fi efectiv emis ca document independent anexă la protocol.

Cuvântul „SPEAKED” este scris de la marginea marginii din stânga cu majuscule și se termină cu două puncte. Numele de familie și inițialele fiecărui vorbitor sunt scrise pe o linie roșie și sunt indicate la caz nominativ (VORBIT - cine?). După liniuță, un conținut scurt sau detaliat al discursului este scris sub forma unui discurs indirect.

Toate întrebările adresate vorbitorului și vorbitorilor, precum și răspunsurile la acestea, sunt înregistrate în ordinea în care au fost primite și sunt, de asemenea, înregistrate pe linia roșie. Este posibil ca numele persoanei care pune întrebarea să nu fie indicat.

Exemplul 21

Restrângeți afișarea

Întrebare: Toate grupurile de contabilitate a mijloacelor fixe sunt reflectate în Politica contabilă?

Da, toate grupurile care sunt necesare pentru a reflecta corect mijloacele fixe în contabilitatea întreprinderii noastre.

Soluții, adoptate colectiv pe fiecare dintre problemele discutate, sunt scrise după cuvântul „HOTARAT” sau „HOTARAT”. Aceste cuvinte sunt termeni de tip business care reflectă luarea deciziilor colegiale (care implică pronumele „noi”). În practica de afaceri, fiecare termen are propria sferă de utilizare la elaborarea protocoalelor. Astfel, în procesele-verbale ale adunărilor generale ale acționarilor, fondatorilor, ședințelor consiliilor de administrație, ședințelor colectivelor de muncă, ședințelor angajaților (în cadrul autoguvernării stabilite și permise de codul de conduită corporativă), grupurilor de inițiativă, folosirea termenului „HOTARAT” este considerata corecta (sunt oficializate activitatile celor mai inalte organe colegiale, „putere”). În procesele-verbale ale ședințelor comitetelor, consiliilor de administrație, grupurilor de lucru, ședințelor operaționale și ale altor organe executive colegiale (formulate drept „conducere operațională”), termenul corect „REZOLUTAT” este considerat corect.

Acest cuvânt este scris din marginea din stânga cu majuscule și se termină cu două puncte. De la linia roșie se formulează pe scurt și precis acțiunile administrative punct cu punct, care trebuie numerotate în conformitate cu numărul problemei de pe ordinea de zi. Numărul deciziei adoptate este format din două părți, separate printr-un punct, prima cifră corespunzând numărului problemei de pe ordinea de zi, iar a doua - numărul deciziei pe această problemă (la urma urmei, se întâmplă adesea că se iau mai multe decizii și instrucțiuni pe o singură problemă de pe ordinea de zi). Vezi Exemplul 22.

Clauza de stabilire a unei norme juridice („normativ”) este formulată după un model standard de vorbire: ce să faci - în ce timp (de la ce oră sau pentru ce perioadă)? Vezi soluția 1.1 din Exemplul 22.

  1. cui - ce să faci - până când? (vezi soluția 1.2 din Exemplul 22) sau

    2. Dacă decizia a fost luată prin vot, atunci rezultatele acesteia sunt prezentate sub forma: „Pentru - 10, împotrivă - 0, abținut - 2” sau „Unanimat”. Respectarea acestui formular este obligatorie atunci când se iau decizii privind numirea, alegerea sau aprobarea candidaților sau asupra componenței personale a comisiilor, comitetelor etc.

    Citiți despre votul cumulat în articolul lui Serghei Rossol "

    Parte formală a protocolului

    Semnături președintele și secretarul de ședință sunt documentate în procese-verbale editate și verificate. Acestea sunt situate la trei până la patru linii sub text de la marginea din stânga și sunt separate printr-o linie. În stenogramele semnăturilor, inițialele sunt plasate înaintea numelui de familie. Semnăturile personale ale președintelui și secretarului sunt întocmite pe protocolul original.

    Exemplul 24

    Restrângeți afișarea

    Deoarece protocolul este un document administrativ intern al întreprinderii, acesta identificarea ștampilei nu este de obicei necesară.

    Copiile (fotocopiile) de pe protocolul încheiat și semnat sau extrasele din protocol, care sunt necesare în procesul de trimitere a documentului spre executare, au dreptul să certifice cu semnătura pe secretarul (secretarul de ședință sau secretarul organului colegial). din oficiu), întocmirea corectă a unei note privind certificarea copiei. Dacă în cadrul organizației se folosește o copie sau un extras din protocol, atunci nu este plasat un sigiliu (precum și pe protocolul în sine). Dacă un extras sau o copie a protocolului este destinată utilizării în afara zidurilor organizației de acasă, merită să puneți un sigiliu pe el.

    Exemplul 25 Marcare pe certificarea unei copii a protocolului

    Restrângeți afișarea

    Unele tipuri de protocoale sunt supuse aprobării de către primul șef al întreprinderii sau organizației. De exemplu, se aprobă procesele-verbale ale ședințelor comisiei de experți a organizației, comisiei de experți pentru atribuirea/eliminarea restricțiilor privind accesul la informații și documente ale organizației, procesele-verbale ale ședințelor grupurilor de proiect/birourilor de proiect în managementul proiectelor etc.

    Aprobarea se eliberează cu o ștampilă de semnătură, care se află în colțul din dreapta sus al documentului și constă din cuvântul „APROBA”, denumirea prescurtată a funcției de manager (deoarece numele complet al organizației sau întreprinderii este indicat în partea antet a documentului sau în forma generală), semnătura personală, transcrierea acesteia și datele de aprobare.

    Articolul lui Serghei Rossol „Procesul verbal al adunării generale a acționarilor și participanților” din jurnalul „Munca de birou și fluxul de documente în întreprindere” nr. 4” 2011 la pagina 33 este dedicat particularităților întocmirii procesului-verbal al generalului. adunarea participanților la un SRL și procesele-verbale ale acționarilor unei SA.
    Pentru informații despre cum să ținem o adunare generală a acționarilor/participanților la o societate pe acțiuni și un SRL, citiți articolul lui Serghei Rossol „Întâlnirea anuală în companiile de afaceri” din revista „Munca de birou și fluxul de documente într-o întreprindere” Nu . 3” 2011 la pagina 62

Întâlnirile participanților și înregistrarea rezultatelor acestora

Organul suprem al SRL, în conformitate cu prevederile părții 1 a art. 32 din Legea „Cu privire la societățile cu răspundere limitată” din 02/08/1998 nr. 14-FZ (denumită în continuare Legea federală nr. 14), este adunarea generală a participanților săi.

Acesta ia decizii:

  1. Pentru toate puterile de competența sa în virtutea legii.
  2. Cu privire la problemele din jurisdicția sa prin statutul organizației.

În temeiul părții 1 a art. 32 Legea federală nr. 14, deciziile pot fi luate atât la ședințe ordinare, cât și la ședințe extraordinare. În același timp, este inacceptabil să se ia în considerare în cadrul ședinței probleme care nu au fost incluse inițial pe ordinea de zi.

Singurul document oficial care confirmă desfășurarea ședințelor, consemnând problemele avute în vedere la acestea și deciziile luate cu privire la acestea, este, în conformitate cu partea 6 a art. 37 Legea federală nr. 14, protocol. Păstrarea procesului-verbal al adunării generale a participanților SRL trebuie să fie organizată de organul executiv (colegial sau unic) al organizației.

Cerințe pentru conținutul protocolului

Legislația nu stabilește cerințe pentru procesul-verbal al adunării generale a participanților SRL, cu toate acestea, art. 181.2 din Codul civil (denumit în continuare Codul civil al Federației Ruse) reglementează problemele de luare a deciziilor la reuniunile SRL.

În virtutea acestei norme, în procesul-verbal al ședinței sau în decizia unică a unui participant al companiei sunt incluse următoarele informații:

  • data și ora începerii și încheierii ședinței organului suprem al SRL;
  • indicarea locului unde are loc ședința;
  • informații despre participanții companiei care au venit la întâlnire;
  • agenda și deciziile luate cu privire la problemele identificate;
  • informatii despre membrii comisiei de numarare;
  • informații despre cei care au votat împotriva unei anumite probleme, dacă introducerea unor astfel de date este necesară din cauza cerințelor organizației.

Cerințele de mai sus sunt obligatorii, de aceea trebuie incluse în orice proces-verbal al adunării generale, fără excepții.

Pe lângă cerințele statutare, documentul corporativ în cauză, în conformitate cu obiceiurile comerciale, trebuie să conțină:

  • caracteristici care îl individualizează (de exemplu, numărul de serie);
  • informații despre persoanele care au vorbit la întâlnire (vorbitorul principal, participanții care au vorbit și au pus întrebări);
  • repartizarea voturilor (pentru, împotrivă și abținere);
  • rezultatul votului (hotărâre luată, propunere respinsă etc.);
  • semnăturile persoanelor autorizate.

Formular de protocol, legalizare

Codul civil al Federației Ruse în paragraful 3 al art. 181.2 stabilește că forma procesului-verbal al adunării generale a participanților SRL trebuie să fie scrisă . Totodată, în virtutea sub. 3 p. 3 art. 67.1 C. civ., pentru a confirma desfășurarea unei astfel de ședințe și faptul că s-a luat o hotărâre pe o anumită problemă (rezultate votului asupra acesteia), poate fi necesară legalizarea procesului-verbal.

În totalitate, dacă procedăm de la litera legii, nu se efectuează legalizarea proceselor-verbale ale adunărilor generale ale unui SRL. Doar certificat:

  • faptul că o decizie a fost luată de adunarea generală;
  • o listă de participanți prezenți la o anumită întâlnire.

Cu toate acestea, datorită faptului că informațiile specificate sunt incluse în protocol ca părți constitutive, în practică se folosește expresia „certifică protocolul”. Totodată, participanții companiei pot evita necesitatea îndeplinirii obligației de a certifica protocolul de către un notar prin specificarea unei modalități diferite de certificare în statutul organizației sau luând o decizie unanimă corespunzătoare a tuturor participanților.

Nu-ți cunoști drepturile?

Codul civil al Federației Ruse în sub. 3 p. 3 art. 67.1 permite următoarele metode:

  1. Semnarea protocolului de către toți participanții.
  2. Semnarea unui document de către o parte a participanților care au participat la întâlnire.
  3. Prin utilizarea mijloacelor tehnice de înregistrare (în practică, înregistrarea video este adesea folosită).

Norma nu limitează această listă, indicând că o altă metodă care nu contravine legii poate fi folosită pentru a stabili clar faptul că se ia o decizie.

Cerința sub-clauzei nu se aplică. 3 p. 3 art. 67.1 din Codul civil al Federației Ruse și în legătură cu acele societăți care au un singur participant, ceea ce este indicat direct de Camera Notarială Federală în scrisoarea sa din 01.09.2014 nr. 2405/03-16-3.

Mai multe detalii despre problema luată în considerare pot fi găsite în articolul „Autentificarea proceselor verbale ale adunărilor generale ale unui SRL”.

Caracteristici de individualizare și numerotare

Practica raporturilor de drept civil s-a dezvoltat în așa fel încât documentele oficiale (în special cele corporative) trebuie să aibă caracteristici individualizatoare. Acest lucru se aplică și proceselor-verbale ale adunărilor generale.

Aceste semne includ:

  1. Numerotarea procesului-verbal al adunării generale a participanților SRL.
  2. Indicarea datelor de constituire și semnare a fiecărui document.

Detaliile specificate vă permit să identificați un anumit protocol, ceea ce simplifică procedura de documentare. În plus, alin. 2 ore 6 linguri. 37 Legea federală nr. 14 prevede că toate protocoalele trebuie depuse într-un registru general, extrase din care pot fi solicitate oricând de către participanții SRL. Legislația nu conține alte cerințe pentru procedura de stocare a protocoalelor.

Cine semnează procesul-verbal al adunării generale a participanților SRL?

Răspunsul la întrebarea luată în considerare este dat în paragraful 3 al art. 181.2 din Codul civil al Federației Ruse, conform căruia următoarele semnături trebuie aplicate pe protocol:

  • presedintele sedintei;
  • secretar al ședinței.

Totodată, în temeiul clauzei 5 a art. 37 Legea federală nr. 14, președintele poate fi unul dintre participanții SRL, care este ales ca atare după deschiderea ședinței și înainte de începerea examinării principalelor probleme de pe ordinea de zi.

Alegerea președintelui de ședință se efectuează de către persoana care deschide ședința, care, în conformitate cu paragraful 4 din prezenta normă, poate fi:

  • organ executiv unic;
  • Președintele organului colegial de conducere al societății;
  • Președinte al Consiliului de Administrație;
  • auditor;
  • auditor;
  • un membru al societății dintre inițiatorii ședinței.

Reguli pentru trimiterea protocolului către participanți

Persoana care a ținut procesul-verbal al adunării generale a participanților SRL, în conformitate cu alin. 3 clauza 6 art. 37 Legea federală nr. 14, este obligat să trimită o copie a acesteia tuturor participanților organizației. Această prevedere permite o perioadă de 10 zile pentru a se conforma cererii de trimitere.

Protocolul final este trimis în conformitate cu următoarele cerințe:

  1. Trimis prin scrisoare recomandată.
  2. Trimis la adresa de înregistrare a fiecărui participant.

În cazul în care statutul SRL specifică orice cerințe suplimentare sau de altă natură cu privire la procedura de trimitere a copiilor de pe procesele-verbale, acestea se aplică. Deci, ca alternativă, poate fi indicată livrarea documentului manual, folosind un serviciu de curierat etc.

Deci, procesul-verbal este o confirmare a ședinței și consemnează faptul că au fost luate anumite decizii. Documentul are o formă scrisă simplă și trebuie să fie certificat de un notar sau într-un alt mod stabilit de cartă sau de o decizie a tuturor participanților. Totodata, acesta trebuie sa aiba caracteristici individualizatoare (numar si data), sa fie semnat de persoana care prezida sedinta si de secretarul sedintei si apoi trimis participantilor SRL in termen de 10 zile.

Organizația plătește dividende prin întocmirea procesului-verbal al adunării generale a participanților Cum se numerotează corect procesele-verbale, se reîncepe numerotarea în fiecare an sau se poate face în mod continuu Și dacă organizația nu plătește dividende, cu ce o amenință? cu?

Nu există cerințe speciale pentru numerotarea protocoalelor și deciziilor în lege. Acest lucru nu va afecta valabilitatea documentului. Organizația decide independent dacă începe numerotarea de la începutul anului sau continuă pe cea existentă. Regulile de numerotare pot fi consacrate în statutul SRL, apoi vor fi obligatorii.

Sursa plății dividendelor este profitul net al organizației, a cărui cheltuială are loc numai prin decizie a proprietarilor organizației. În consecință, fondatorii au dreptul de a nu lua decizii cu privire la plata dividendelor, organizația nu este supusă nicio răspundere pentru aceasta.

Motivul acestei poziții este prezentat mai jos în materialele sistemului Glavbukh.

Nerespectarea cerințelor privind formatul și conținutul hotărârii adunării generale a participanților, împreună cu alte circumstanțe, devine adesea motiv de anulare a hotărârii adunării. Avocatul companiei trebuie să se asigure că, în cazul unui conflict corporativ, decizia luată nu poate fi invalidată.

Cerința de înregistrare a protocolului

Decizia adunării generale a participanților este consemnată în procesul-verbal al adunării generale a participanților.

Nu există cerințe generale privind conținutul și formatul procesului-verbal al adunării generale a participanților.

Legea conține unele îndrumări doar pentru anumite cazuri, în special pentru decizia prin care participanții aprobă o tranzacție majoră sau o tranzacție cu părțile interesate.

În acest sens, protocolul poate fi întocmit în formă liberă cu respectarea cerințelor prevăzute pentru cazuri individuale.

Cerințele pentru întocmirea procesului-verbal al adunării generale a acționarilor sunt stabilite în Legea federală din 26 decembrie 1995 nr. 208-FZ „Cu privire la societățile pe acțiuni” (denumită în continuare Legea cu privire la SA) și în secțiunea 5. din Regulamentul privind cerințele suplimentare pentru procedura de pregătire, convocare și ținere a adunării generale a acționarilor aprobat.

Pe baza acestor cerințe, procesul-verbal al adunării generale a participanților trebuie să indice următoarele:

  • numele complet al companiei și locația companiei;
  • tip de întâlnire (anuală sau extraordinară);
  • forma de desfășurare a adunării generale este „ședința” (legea permite, de asemenea, ca o adunare extraordinară să se țină sub forma votului absent fără adunarea efectivă a participanților);
  • data întâlnirii;
  • adresa unde are loc ședința;
  • ordinea de zi a ședinței;
  • ora de începere și de încheiere a înscrierii persoanelor îndreptățite să participe la ședință;
  • orele de deschidere și de închidere a ședinței;
  • numărul de voturi deținute de persoanele îndreptățite să participe la adunarea generală pentru fiecare problemă de pe ordinea de zi a adunării;
  • numărul de voturi deținute de persoanele care au participat la ședință pe fiecare problemă de pe ordinea de zi a ședinței, indicând dacă a fost cvorum pentru fiecare problemă;
  • numărul de voturi exprimate pentru fiecare dintre opțiunile de vot („pentru”, „împotrivă” și „abținut”) pentru fiecare punct de pe ordinea de zi a ședinței pentru care a existat cvorum;
  • formularea hotărârilor adoptate de ședință cu privire la fiecare problemă de pe ordinea de zi a ședinței;
  • principalele prevederi ale discursurilor și numele persoanelor care au luat cuvântul pe fiecare problemă de pe ordinea de zi a ședinței;
  • presedinte si secretar de sedinta;
  • persoana care numără voturile;
  • data întocmirii protocolului.

Semnătura protocolului

Legea nu stabilește cine trebuie să semneze procesul-verbal al adunării generale a participanților.

De obicei, procesul-verbal al adunării generale a participanților SRL este semnat de președintele și secretarul adunării, prin analogie cu procesul-verbal al adunării generale a acționarilor (clauza 1, articolul 63 din Legea cu privire la SA). Cu toate acestea, în acest caz, există riscul ca societatea să nu poată documenta faptul participării unui anumit participant la ședință dacă, la ceva timp după ședință, acesta decide să conteste decizia în instanță și declară că nu a fost prezent la sedinta sau a votat impotriva solutiilor luate.

Pentru a reduce riscul de a contesta o decizie, puteți colecta semnăturile tuturor participanților prezenți în procesul-verbal al adunării generale, deși legea nu impune acest lucru. Trebuie avut în vedere faptul că procesul-verbal al ședinței nu poate fi întocmit imediat după ședință, în plus, un participant poate refuza să îl semneze.

Utilizarea buletinelor de vot poate fi și mai eficientă. Acest lucru va elimina complet posibilitatea ca un participant să invoce faptul că a votat diferit sau că nu a luat parte deloc la ședință. Procedura obligatorie pentru votul prin buletin de vot poate fi prevăzută în Regulamentul privind adunarea generală a participanților.

Vladislav Kuznetsov

Expert principal al firmei de avocatură „Sistema Lawyer”

S. V. Karulin

consilier juridic șef al OJSC „Reestr”

Vladislav Dobrovolsky

Candidat la științe juridice, șef de practică corporativă al Grupului juridic „Yakovlev și parteneri” (în 2001-2005 - judecător al Curții de Arbitraj din Moscova)

Referitor la plata dividendelor

Documentarea

Într-un SRL, decizia de cheltuire a profitului net este documentată în procesul-verbal al adunării generale a participanților (clauza 1, articolul 28, clauza 6, articolul 37 din Legea din 8 februarie 1998 nr. 14-FZ). Nu există cerințe obligatorii pentru procesul-verbal al adunării generale a participanților SRL în legislație. Dar există detalii pe care este mai bine să le indicați. Acesta este numărul și data procesului-verbal, locul și data ședinței, punctele de pe ordinea de zi, semnăturile participanților.

Un exemplu de proces-verbal al unei adunări generale a participanților SRL. Decizia de a cheltui profitul net pentru a plăti dividende

Statutul SRL „Compania comercială „Hermes”” prevede că organizația plătește dividende trimestrial. Conform rezultatelor primului trimestru al anului 2011, profitul net al Hermes s-a ridicat la 50.000 de ruble. La adunarea generală a participanților, care a avut loc în data de 18 aprilie 2011, s-a decis folosirea întregii sume la plata dividendelor. Decizia a fost luată în unanimitate. Pe baza rezultatelor s-a întocmit proces-verbal al adunării generale a participanților.

Într-o societate pe acțiuni se întocmește procesul-verbal al adunării generale a acționarilor. Se deosebește de procesul-verbal al adunării generale a participanților SRL prin faptul că este întocmit în două exemplare și are detalii obligatorii. Ele sunt enumerate în paragraful 2 al articolului 63 din Legea din 26 decembrie 1995 nr. 208-FZ și paragraful 5.1 din Regulamentele aprobate prin Rezoluția Comisiei Federale a Valorilor Mobiliare din Rusia din 31 mai 2002 nr. 17/ps.

În societățile create de un singur fondator nu se întocmesc procese-verbale ale adunărilor generale (clauza 3 din art. 47 din Legea din 26 decembrie 1995 nr. 208-FZ). Direcția de cheltuire a profitului net este determinată de unicul fondator prin decizia sa scrisă*.

S.V. Razgulin

Director adjunct al Departamentului de Politică Fiscală și Tarifară Vamală al Ministerului de Finanțe al Rusiei

Organizațiile pot plăti fondatorilor (participanți, acționari) o parte din profit trimestrial, o dată la șase luni sau o dată pe an (clauza 1 a articolului 42 din Legea din 26 decembrie 1995 nr. 208?FZ,).

Sursa de plată

Sursa plății dividendelor este profitul net al organizației (profitul după impozitare) (clauza 1, art. 28 din Legea din 8 februarie 1998 nr. 14-FZ)*. Societățile pe acțiuni trebuie să determine acest indicator pe baza situațiilor financiare (). Nu există o astfel de cerință în lege pentru SRL-uri. Cu toate acestea, reprezentanții serviciului fiscal recomandă tuturor organizațiilor să se bazeze pe datele Raportului privind rezultatele financiare (scrisoare de la Ministerul Taxelor din Rusia din 31 martie 2004 nr. 22-1-15/597, UMTS din Rusia pentru Moscova din 31 martie 2004). 8 octombrie 2004 Nr. 21-09/ 64877). Indicatorul profitului net este reflectat în rândul Profit net (pierdere) din această formă de situații financiare.

Un exemplu de determinare a sumei dividendelor datorate participanților companiei

Capitalul autorizat al Alfa CJSC este de 40.000 de ruble. A.V. Lvov deține 60 la sută din acțiunile organizației, iar Hermes Trading Company LLC – 40 la sută. Organizația plătește dividende trimestrial.

Potrivit Raportului privind rezultatele financiare pentru primul trimestru, profitul după impozitare (profit net) al Alpha s-a ridicat la 50.000 de ruble. Participanții au decis să aloce 40% din această sumă pentru plata dividendelor.

Valoarea totală a dividendelor este:
50.000 de ruble. ? 40% = 20.000 de ruble.

Din această sumă, Lvov se datorează:
20.000 de ruble. ? 60% = 12.000 de ruble.

„Hermes” se datorează:
20.000 de ruble. ? 40% = 8000 rub.

Situatie: Este posibil să plătiți dividende folosind profiturile din anii anteriori?

Da, poti.

Sursa plății dividendelor este profitul net al organizației. Nici legislația civilă, nici cea fiscală nu stabilește restricții cu privire la perioada de formare a profitului net, care este sursa de plată a dividendelor. Aceasta rezultă din Codul Fiscal al Federației Ruse,

3. Articolul:Ce poate face un fondator cu banii companiei și ce nu poate face?

Întrebarea nr. 5. În ce caz poate primi fondatorul bani sub formă de dividende?

Dividendele sunt profituri ale companiei pe care fondatorii le pot distribui între ei. Prin urmare, puteți primi bani sub formă de dividende numai atunci când compania funcționează fără pierderi. Cota impozitului pe venitul persoanelor fizice pe dividende este de 9%.

Dacă o companie nu a avut profit în ultimul an sau cel puțin un trimestru, dar a reportat câștiguri din anii anteriori, acesta poate fi folosit pentru a plăti dividende. Desigur, cu condiția ca acest lucru să nu conducă la o situație în care plata dividendelor este interzisă. Și atunci a fost interzis.

Dividendele nu pot fi plătite dacă activul net al companiei este mai mic decât capitalul autorizat și de rezervă. Ultimii doi indicatori sunt în bilanţ. Iar activele nete sunt calculate folosind o formulă specială. În linii mari, acestea sunt toate activele curente și imobilizate ale companiei minus pasivele acesteia. Toti acesti indicatori sunt si in bilant.

Să presupunem că compania operează cu profit. Valoarea activelor nete permite, de asemenea, plata dividendelor. Pentru a le primi, fondatorii vor trebui să țină o adunare generală a participanților și să ia o decizie la aceasta pentru a distribui câștigurile.*

Întrebarea nr. 6. Cât de des pot primi dividende?

Frecvența plăților dividendelor trebuie specificată în statutul companiei. Totodată, legea permite ca dividendele să fie plătite nu mai mult de o dată pe trimestru. Dacă fondatorii doresc să-și exercite acest drept, dar statutul specifică o perioadă mai lungă, atunci trebuie mai întâi să facă modificări în carte. O decizie în acest sens trebuie luată în unanimitate în cadrul unei adunări generale a participanților. Poate că fondatorii vor să primească dividende în fiecare lună. Din punct de vedere juridic, acest lucru este imposibil. Cu toate acestea, nimic nu împiedică compania să transfere sumele deja distribuite către fondatori nu imediat, ci 1/3 în fiecare lună.

Publicații conexe