Scrisoare de cerere de la fabrica de structuri din beton armat Mochischensky. Întrebări de control. Exemple de scrisori de solicitare cu explicații

Întocmește o scrisoare de notificare de la Novosibirsk SA „Ekosan” către „Partenerul” Kemerovo JSC cu privire la motivele întârzierii în furnizarea de mașini și echipamente.

Alcătuiește o scrisoare de informare despre vânzarea de calculatoare personale către întreprinderi private și publice la un preț negociat și despre posibilitatea de a accepta comenzi pentru dezvoltarea de programe.

Alcătuiește o scrisoare de invitație din partea comitetului de organizare Expocentre cu o ofertă de a vizita expoziția internațională de specialitate „Economisirea materialelor și a resurselor de combustibil și energie în construcții și industrie”. Expoziția are loc în pavilionul complexului expozițional de pe Krasnaya Presnya.

Alcătuiți o scrisoare de la Stroytrest LLC către Departamentul Muncii și Ocupării Forței de Muncă al Regiunii Novosibirsk despre alocarea unei cote pentru atragerea lucrătorilor străini la muncă.

Alcătuiți o scrisoare de răspuns din partea tipografiei editurii „Nauka” către parteneriatul de încredere „Trinika” despre posibilitatea de a îndeplini o comandă pentru realizarea de formulare de contabilitate și raportare.

Alcătuiți o scrisoare de răspuns din partea întreprinderii Sail la solicitarea companiei de construcții și instalații Alt de a elabora documentația de proiectare și deviz pentru construirea unei clădiri rezidențiale în sat. Kocenevo.

Întocmește o scrisoare de răspuns din partea asociației Novosibirskkhleboprodukt către societatea pe acțiuni Sarabalyksky despre alocarea unei mașini UAZ-469 către OJSC pentru livrare în 200_-200_. porumb.

Alcătuiți o scrisoare de cerere de la Uzina de structuri din beton armat Mochishchensky către administrația regională pentru a aloca o limită pentru plăci de sticlă în valoare de 50 de mii de metri pătrați. m pentru finisarea panourilor de perete exterior din seria 135, pe care fabrica începe să le producă de la 200_ g pentru trustul Zapsibtransstroy.

Scrieți o scrisoare de refuz din partea departamentului de producție pentru transportul de pasageri către cooperativa de producție din Novosibirsk "Vector" cu privire la furnizarea de piese de schimb pentru flota de autobuze. Vă rugăm să indicați motivul refuzului.

Alcătuiți o scrisoare de la asociația Sibintek către Comitetul pentru Relații Economice Externe al Federației Ruse despre direcțiile activităților sale și cu o cerere de cotă de export în 200_.

Alcătuiți o scrisoare de răspuns din partea asociației de producție „Novosibirskgazification” către directorul Khimpharmzavod și șeful departamentului „Novosibirskgorgaz” cu privire la furnizarea lunară a 64 de tone de gaz lichefiat către Khimpharmzavod în cursul anului 200_. Volumul specificat este luat în considerare în ordinea. Livrarea va fi efectuată prin conducerea Novosibirskgorgaz.

Alcătuiți o scrisoare de cerere din partea SA „Persoană fizică” către Comisia pentru relații economice externe pentru a aloca o cotă pentru exportul de lemn rotund în valoare de 10 mii de metri cubi. m.

Alcătuiți o scrisoare de răspuns din partea departamentului regional de agricultură către președintele societății pe acțiuni Irmen cu privire la problema furnizării de mașini de pasageri pentru cerealele livrate.

Scrieți o scrisoare de refuz din partea Asociației de producție de energie și electrificare din Novosibirsk „Novosibirskenergo” către directorul centralei speciale „Radon” pentru eliberarea unui permis gratuit pentru furnizarea de energie electrică la clădirile rezidențiale.

Alcătuiți o scrisoare de cerere din partea Societății Comerciale de Stat „Sibtorg” către compania din Moscova „Miave” cu privire la posibilitatea de a furniza alimente ecologice pentru copii în regiunea Novosibirsk.

Alcătuiți o scrisoare de cerere de la compania comercială Novosibirsksnabsbyt către compania franceză Oxitrol pentru a organiza o întâlnire pentru a stabili cooperarea în furnizarea de echipamente de măsurare de precizie

Alcătuiți o scrisoare de informare de la asociația Novosibirskavtodor către compania franceză Oxitrol despre posibilitatea de a vinde macarale hidraulice moderne. Prețul macaralei este de 5500 de dolari SUA.

Alcătuiți o scrisoare din partea administrației regiunii Novosibirsk către Asociația Comerțului Japonez-Rus cu o solicitare pentru o listă detaliată a produselor de export.

Alcătuiți o scrisoare de invitație din partea asociației Expocentre cu o ofertă de a participa la expoziția rusă la târgul internațional de industrie de la Izmir (Turcia), care va avea loc în perioada 20 noiembrie - 10 decembrie 200_. Târgul de la Izmir este unul dintre cele mai mari evenimente comerciale din ţările din Orientul Mijlociu.şi Orientul Mijlociu. Textul ar trebui să indice faptul că participarea la acest târg vă permite să prezentați pe scară largă produsele de export ale organizației, să vindeți exponate de la stand, să studiați caracteristicile pieței, să faceți schimb de informații științifice și tehnice cu alți participanți la târg și să încheiați oferte profitabile.

Alcătuiți o scrisoare de cerere de la întreprinderea de producție și comercială Novosibirskpromkombyt către compania siriană Deyritex pentru furnizarea de țesături pentru perdele, textile pentru cusut îmbrăcăminte pentru bărbați, femei și copii.

Scrierea litere rusești

Ţintă: învață cum să creezi și să formați o scrisoare de afaceri modernă.

Rezultat: Ca urmare a finalizării lucrării, studenții vor dobândi abilitățile de a crea și proiecta scrisori de afaceri moderne folosind MS Word.

Exercițiu: compuneți și formatați o scrisoare de afaceri conform opțiunii. Scrieți un raport despre munca depusă.

Opțiuni pentru sarcini individuale

Întrebări de control

1. Descrieți scopul unei scrisori de afaceri.

2. Enumerați principalele detalii ale unei scrisori rusești.

3. Descrieți în ce constă atributul Destinatar.

4. Enumerați diferențele dintre o scrisoare de notificare și o scrisoare de invitație.

5. Enumerați diferențele dintre o scrisoare de garanție și o scrisoare de informare.

Scrisoare de cerere– unul dintre cele mai comune tipuri de corespondență comercială. Printre antreprenori, astfel de scrisori sunt folosite atunci când reprezentanții unei organizații contactează o alta cu o solicitare pentru un serviciu. Astfel de mesaje pot fi folosite în situații complet diferite, de exemplu, atunci când este nevoie de a obține informații despre produse, de a vedea mostre de produse, de a întâlni un călător de afaceri, de a coordona unele acțiuni etc.

Reguli pentru redactarea unei scrisori de cerere

Vă aducem la cunoștință un șablon general al unui astfel de document pentru descărcare:

FIȘIERE

Din motive evidente, o scrisoare de cerere nu are un model standard, dar, în ciuda acestui fapt, este o formă de document oficial. De aceea, atunci când îl redactați, ar trebui să respectați anumite standarde stabilite de regulile muncii de birou și de etică în afaceri. Înainte de a trece direct la regulile de bază pentru întocmirea acestuia, trebuie menționat că acesta se poate adresa fie unui grup de persoane (de exemplu, manageri, angajați departamentului de contabilitate, avocați etc.), fie unui anume destinatar.

Ca orice alt document, această scrisoare trebuie să conțină partea introductivă, și anume:

• informatii despre firma expeditoare care face cererea si firma careia i se adreseaza;
• motivul solicitării („din cauza întârzierii”, „din cauza primirii”, „pe baza rezultatelor” etc.);
• referiri la bază („pe baza unui acord verbal”, „pe baza negocierilor”, „pe baza unei convorbiri telefonice”, etc.);
• scopul recursului („a rezolva problema”, „a evita conflictul”, „a elimina încălcările”, etc.).

Urmată de parte principală legate direct de cerere. Trebuie exprimat folosind orice formă derivată a verbului „a cere” („vă întrebăm”, „facem o cerere”, etc.), și întrucât un astfel de mesaj este, în orice caz, o petiție pentru un fel de serviciu, trebuie să fie scris într-o manieră respectuoasă. Este bine dacă cererea este precedată de un compliment („a-ți cunoaște marile capacități”, „a-ți admira talentele organizatorice” etc.).

Dacă scrisoarea conține mai multe solicitări deodată, atunci acestea trebuie indicate în paragrafe sau paragrafe separate.

Regulile nerostite de corespondență între organizații prevăd că un răspuns la o solicitare în mai multe etape poate fi trimis și într-un singur mesaj, cu comentarii separate pentru fiecare articol. Trebuie remarcat faptul că acest tip de corespondență reduce volumul circulației documentelor și, prin urmare, reduce timpul de citire și prelucrare a unor astfel de scrisori.

Dacă scrisoarea implică primirea unui răspuns într-o anumită perioadă de timp, atunci acest lucru trebuie indicat cât mai corect posibil în textul mesajului.

De regulă, scrisorile sunt trimise și primite de secretarii organizației (în companiile mari, departamente întregi fac acest lucru). După compilare sau citire, le transmit șefului întreprinderii pentru revizuire. Excepție fac mesajele marcate „confidențial” sau „livrare personală” - astfel de scrisori sunt trimise direct destinatarului.

Instrucțiuni pentru scrierea unei scrisori de cerere

Deoarece acest mesaj face parte din corespondența corporativă, trebuie mai întâi indicat autorul, și anume: numele companiei expeditoare, adresa reală a acesteia și numărul de telefon de contact. Apoi trebuie să introduceți informații despre destinatar: de asemenea, numele companiei și destinatarul specific. Mai departe, la mijlocul rândului, puteți indica imediat că aceasta este o scrisoare de cerere (dar aceasta nu este necesară).

Următoarea parte a scrisorii se referă la cererea în sine. În primul rând, este indicat să o justificați și abia apoi să exprimați esența cererii. La sfârșit, scrisoarea trebuie să fie semnată (este mai bine dacă acest lucru este făcut de șeful companiei sau de o persoană autorizată, de încredere) și să indice și data creării documentului.

Cum se trimite o scrisoare

Scrisoarea poate fi trimisă prin e-mail sau fax - acest lucru este rapid și convenabil, dar trimiterea conservatoare prin Russian Post va permite ca scrisoarea să fie prezentată într-o manieră solidă și atractivă. De exemplu, puteți face o cerere în scris, de mână, cu un frumos scris de mână caligrafic sau puteți imprima textul pe hârtie bună și scumpă.

Atenția la astfel de mici detalii va clarifica destinatarului cât de respectuos este adversarul față de el și, de asemenea, va sublinia încă o dată semnificația cererii. Singurul lucru de reținut este că scrisorile prin poștă obișnuită durează mult timp, așa că mesajul trebuie trimis în avans, astfel încât documentul să fie livrat destinatarului la timp.

După trimiterea scrisorii

Acest mesaj, ca orice alt document, trebuie să fie înregistrat în jurnalul documentației de ieșire. În același mod, destinatarul scrisorii înregistrează sosirea corespondenței. În cazul unor neînțelegeri care apar în relațiile de afaceri, înregistrarea faptului de a trimite și primi scrisori va ajuta la înțelegerea rapidă a situației.

Exemple de scrisori de solicitare cu explicații

Deci, am înțeles că o scrisoare de cerere este o scrisoare care conține o cerere către destinatar. Scopul textului este de a determina destinatarul să efectueze o acțiune care este benefică pentru expeditor. Scrisoarea trebuie să conțină o cerere formulată și justificarea acesteia. Este recomandabil să formulați cererea în așa fel încât să justifice de ce ar trebui să fie benefic pentru destinatar să se conformeze cererii. Expeditorul nu trebuie doar să cunoască regulile de compunere a textului, ci să țină cont și de nuanțe psihologice. În continuare, vom lua în considerare exemple de șabloane specifice în funcție de situație.

Scrisoare de cerere de fonduri

Scrisoarea se întocmește dacă este necesar să se obțină alocarea de fonduri de la stat, sponsori sau persoane fizice.

De la ONG-ul „Ajutor pentru pensionari”
Membru al Adunării Legislative
Ivanov I.I.

Bună, Ivan Ivanovici. Sunt reprezentant al organizației non-profit „Ajutor pentru pensionari”. Ajutăm pensionarii singuri: aducem mâncare, ajutăm la curățenie și reparații.

Organizația noastră există de 5 ani. Anterior, am reușit să ne finanțăm singuri activitățile, însă, din cauza extinderii ONG-urilor, fondurile au început să se epuizeze. Avem nevoie de bani pentru a închiria spații, pentru a plăti salariile angajaților și pentru a cumpăra echipamente.

La o recentă ședință de Guvern, președintele a menționat situația dificilă a pensionarilor și a menționat că situația trebuie schimbată urgent. În acest sens, vă cer 200.000 de ruble pentru nevoile ONG-ului „Ajutor pentru pensionari”.

Cu stimă, Petrova A. A.

Explicaţie:

Textul de mai sus este compilat conform tuturor regulilor. El are:

• Numele ONG-ului și o explicație a activităților sale.
• O cerere de bani, o explicație a necesității acesteia (sunt necesari bani pentru chirie și salarii).
• Mențiunea președintelui. Este necesar să se justifice beneficiile sponsorizării pentru oficial. Ce îl interesează pe deputat? În creșterea carierei. Ajutarea organizației va ajuta la atingerea acestui obiectiv.

Este indicată și suma specifică de fonduri de care are nevoie organizația comercială.

Scrisoare de cerere de livrare a mărfurilor

Scrisoarea este de obicei trimisă partenerilor companiei. Este recomandabil să se justifice în text beneficiul reciproc pentru ambele companii.

Către șeful companiei „AAA”
Ivanov I.I.
De la șeful companiei BBB
Petrova B.B.

Bună, Ivan Ivanovici. Am dori să comandăm un set de produse de la compania dumneavoastră (de precizat). Am devenit interesați de produsul dumneavoastră la o expoziție regională.

Dacă sunteți de acord, vă rugăm să ne informați despre termenii și termenii de livrare convenabil pentru dvs. Garantam plata la timp. Sperăm că acesta va fi începutul unei cooperări reciproc avantajoase.

Contactele noastre: (specificați).

Cu stima, Boris Borisovich.

Scrisoare prin care se solicită o reducere

De obicei, astfel de texte sunt trimise furnizorilor companiei. De exemplu, o organizație organizează expoziții. Are un furnizor - o tipografie care furnizează broșuri, standuri, broșuri etc. Costul serviciilor este destul de mare. A venit criza și a devenit dificil pentru companie să plătească pentru produse de tipărire. Acesta poate fi un motiv pentru a cere o reducere.

Către șeful companiei Vostok
Ivanov I.I.
De la șeful companiei „Zapad”
Petrova B.B.

Bună, Ivan Ivanov. Organizația noastră a fost afectată de criza financiară. Numărul de contracte încheiate cu noi a scăzut cu 20%. Din păcate, criza ne-a afectat nu numai pe noi, ci și pe clienții noștri. Oamenii nu pot plăti aceeași sumă pentru serviciile noastre ca înainte. Prin urmare, am oferit o reducere de 25% la bilete.

Din cauza situației financiare dificile, compania noastră vă solicită o reducere de 15% pentru restul de șase luni de cooperare conform contractului.

Am trimis scrisori prin care le-am cerut o reducere tuturor furnizorilor noștri. Dacă 20% dintre partenerii noștri ne oferă condiții favorabile, compania noastră va supraviețui momentelor dificile și nu se va închide. Am primit deja o reducere de către proprietarii și compania de telefonie.

Cu stima, Boris Petrov.

Explicaţie:

Scrisoarea conține următoarele puncte importante:

• Explicația necesității unei reduceri.
• Indicarea sumei exacte a reducerii și a calendarului.
• Un indiciu indirect că dacă tipografia nu oferă o reducere, compania va rezilia contractul.

Textul trebuie scris în așa fel încât scrisoarea să fie citită până la capăt și să fie de acord cu condițiile propuse.

Scrisoare de cerere pentru reducerea chiriei

Chiria consumă bugetele majorității organizațiilor. Reducerea acestuia permite companiei să rămână pe linia de plutire în momente dificile. Scrisoarea trebuie trimisă proprietarului.

Șeful companiei „Plus”
Ivanov P. P.
De la șeful companiei „Minus”
Petrova I. I.

Bună, Petr Petrovici. Compania noastră a fost afectată de criza financiară. Puterea de cumpărare a consumatorilor a scăzut, iar veniturile din afaceri au scăzut. În acest sens, vă rugăm să reduceți chiria cu 10%.

Pe parcursul cooperării noastre, nu am întârziat niciodată plățile. Sperăm că ne veți face concesii și ne vom menține relația de afaceri. Garantăm plata la timp a chiriei, în ciuda condițiilor financiare dificile.

Cu stima, Ivan Ivanovici.

Explicaţie:

Este important de menționat în scrisoare că anterior societatea și-a îndeplinit integral obligațiile. Proprietarul trebuie să aibă încredere că proprietarul va continua să efectueze plăți. De asemenea, destinatarul trebuie să înțeleagă că dacă nu este de acord cu termenii propuși, chiriașul își va refuza serviciile.

Scrisoare de cerere de plată a datoriilor

Datoriile apar foarte des în interacțiunile dintre companii. Dacă organizația se angajează să coopereze în continuare cu contrapartea care a contractat o datorie, se trimite o scrisoare de cerere.

Ivanov I.I.

Sidorova P. P.

Stimate Ivan Ivanovici, vă rugăm să rambursați datoria către compania noastră în valoare de 200.000 de ruble. În tot acest timp, am continuat să cooperăm cu dumneavoastră, sperând să ne continuăm relația de afaceri. Cu toate acestea, acum suntem nevoiți să suspendăm prestarea serviciilor din lipsă de plăți.

Suma datoriei tale este de 200.000 de ruble. Vă rugăm să plătiți înainte de 1 martie 2017. Dacă datoria nu este rambursată, vom fi obligați să rezolvăm problema în instanță.

Salutări, Petr Petrovici.

Explicaţie:

Scrisoarea trebuie să includă următoarele puncte:

• Valoarea exactă a datoriei.
• Data până la care datoria trebuie plătită.
• Măsuri pe care compania le va lua dacă nu se primesc plăți.

Textul poate menționa o cooperare de succes pe termen lung cu organizația. Aceasta ar trebui să fie o cerere, nu o cerere. Cerința este întocmită folosind un alt șablon.

Scrisoare de cerere pentru plata amânată către furnizor

Organizația a furnizat companiei un lot de produse, dar nu a plătit pentru el. A apărut o datorie, dar debitorul nu are mijloace de plată. În acest caz, este logic să scrieți o scrisoare prin care să solicitați o amânare.

Către șeful companiei „Unde sunt banii”
Sidorov P. P.
De la șeful companiei „Banii sunt pe cale să vină”
Ivanova I. I.

Dragă Petr Petrovici, nu am plătit o datorie de 200.000 de ruble. Nu ne sfiim de datoria noastră, dar acum nu putem face plăți integral din cauza situației noastre financiare dificile.

Timp de 2 ani, am menținut relații de afaceri de succes cu dvs. și nu am ratat termenele limită de plată. Astăzi solicităm plata în rate. Compania noastră este pregătită să plătească datoria în două etape:

• Vom depune 100.000 de ruble înainte de 1 martie 2017.
• 100.000 de ruble vor fi depuse înainte de 1 aprilie 2017.

Vă promitem să efectuați plățile la timp. Mulțumesc pentru înțelegere.

Cu stima, Ivan Ivanovici.

Scrisoare prin care se solicită plata pentru o altă organizație

Datoria companiei poate fi plătită de o altă organizație. Desigur, o persoană juridică nu va plăti pentru acțiuni chiar așa. De obicei, scrisoarea de cerere este trimisă unui debitor al companiei sau unei alte persoane care are obligații față de companie.

Către șeful companiei „Banii sunt pe cale să vină”
Ivanov I.I.
De la șeful companiei „Unde sunt banii”
Sidorova P. P.

Dragă Ivan Ivanovici, aveți o datorie față de compania noastră în valoare de 300.000 de ruble. Organizația noastră avea și o datorie față de o altă companie în valoare de 200.000 de ruble. Vă rugăm să plătiți datoria noastră față de creditor în valoare de 200.000 de ruble. În schimb, vă vom furniza un plan de rate pentru soldul datoriei, pe care l-ați solicitat anterior. Mulțumesc pentru înțelegere.

Salutări, Petr Petrovici.

Scrisoare de cerere de asistență în rezolvarea problemei

Toate companiile se pot confrunta cu probleme complexe care nu pot fi rezolvate fără ajutor extern. O scrisoare de cerere de asistență poate fi trimisă dacă este necesar, de exemplu, pentru organizarea de evenimente. Petiția este trimisă organizațiilor comerciale și agențiilor guvernamentale.

Director al companiei "AAA"
Petrov B.B.
De la o organizație publică
„Dăm bine”

Dragă Boris Borisovich, sunt un reprezentant al organizației publice „Giving Good”. Organizăm și organizăm petreceri pentru copiii de la orfelinat.

Vă cerem ajutorul în organizarea aprovizionării cu alimente pentru sărbătoare. Desigur, vă vom menționa pe dumneavoastră și compania dumneavoastră la eveniment. La sărbătoare vor fi prezenți reprezentanți ai adunării legislative și ai publicului.

Ne puteți contacta la telefonul XXX

Cu stima, Ivan Ivanovici.

Rezumând

Să combinăm toate regulile pentru scrierea unei scrisori de cerere. Mai întâi trebuie să te prezinți și să vorbești despre activitățile tale. Dar partea introductivă nu ar trebui să fie întinsă. Scopul nostru este să încurajăm destinatarul să citească scrisoarea. Dacă textul este prea lung, este puțin probabil ca destinatarul să-l citească până la sfârșit. Apoi trebuie să începeți să vă prezentați cererea. Este necesară acuratețe: indicarea termenelor limită, a sumei fondurilor. Este important să înțelegeți că destinatarul trebuie să simtă beneficiul. Prin urmare, scrisoarea trebuie să indice de ce ar fi benefic pentru organizație să dea curs solicitării. La sfârșit, trebuie să-ți iei rămas bun politicos și fără recunoştinţă.

Pagina curentă: 7 (cartea are 8 pagini în total) [pasaj de lectură disponibil: 2 pagini]

Întrebări de control

1. Ce detalii sunt incluse în modelul de formular pentru o scrisoare de serviciu?

2. Cum se află detaliile pe antetele oficiale? Furnizați detaliile în formular.

3. Ce tip de scrisoare de serviciu are atributul „marca prezenței unei aplicații” și cum este formatată?

4. Cum sunt întocmite detaliile: „destinatar” și „adresă”?

6. Cine semnează scrisoarea? În ce cazuri se pun două semnături pe o scrisoare?

7. Toate scrisorile oficiale au un titlu înaintea textului?

8. În ce scopuri este cerută „marca despre executorul executor” în scrisorile oficiale? Cum se formalizează?

9. Cum se întocmesc scrisorile comune ale organizațiilor?

10. Care este structura unei scrisori de cerere, scrisoare de cerere, scrisoare de răspuns, scrisoare de intenție?

Sarcini

1. Alcătuiți o scrisoare de informare de la firma Sibir despre vânzarea de calculatoare personale către întreprinderi private și de stat la preț negociat și despre posibilitatea de a accepta comenzi pentru dezvoltarea de programe.

2. Alcătuiți o scrisoare de invitație din partea comitetului de organizare Expocentre cu o ofertă de vizitare a expoziției internaționale de specialitate „Economisirea materialelor și a resurselor de combustibil și energie în construcții și industrie”. Expoziția are loc în pavilionul complexului expozițional de pe Krasnaya Presnya.

3. Întocmește o scrisoare despre semnarea unui acord între parteneriatul Sarni și parteneriatul Alex pentru furnizarea de materiale de construcție.

4. Alcătuiți o scrisoare de răspuns din partea tipografiei editurii „Nauka” către parteneriatul fiduciar „Trinika” cu privire la posibilitatea de a îndeplini o comandă de întocmire a formularelor de contabilitate și raportare.

5. Alcătuiți o scrisoare de răspuns din partea întreprinderii Sail la solicitarea companiei de construcții și instalații Artek de a elabora documentația de proiectare și deviz pentru construirea unei clădiri rezidențiale în sat. Kocenevo.

6. Alcătuiți o scrisoare de răspuns comună din partea departamentului regional de sănătate și a departamentului de finanțe și politică fiscală către administrația regiunii Novosibirsk cu privire la alocarea alocațiilor suplimentare din bugetul regional pentru a oferi îngrijiri medicale rezidenților regiunii.

7. Alcătuiți o scrisoare de cerere de la Uzina de structuri din beton armat Mochishchensky către administrația regională pentru a aloca o limită a plăcilor de sticlă Iriska în valoare de 50 de mii de metri pătrați. pentru finisarea panourilor de perete exterior din seria 135, pe care fabrica începe să le producă în 2000 pentru trustul Zapsibtransstroy.

8. Alcătuiți o scrisoare de cerere de la Stația de incubație de păsări Dovolenskaya către administrația regională pentru alocarea de fonduri de la bugetul regional în valoare de 150 de mii de ruble înainte de începerea vânzării de păsări tinere către populație.

9. Scrieți o scrisoare de refuz din partea departamentului de producție de transport de pasageri către cooperativa de producție din Novosibirsk „Vector” cu privire la furnizarea de piese de schimb pentru flota de autobuze. Vă rugăm să indicați motivul refuzului.

10. Alcătuiți o scrisoare de cerere din partea centrului turistic Novosibirsk „Sibiryak” către comitetul pentru activitatea economică externă a administrației regionale cu o cerere de eliberare a unei licențe de export de 5.000 de metri cubi de lemn în Lituania în 2000. m, deoarece una dintre condițiile pentru furnizarea de mobilier pentru complexul turistic din zona de recreere Rechkunovskaya este aprovizionarea cu cherestea.

11. Alcătuiți o scrisoare de răspuns din partea asociației de producție „Novosibirskgazification” către directorul Khimpharmzavod și șeful departamentului „Novosibirskgorgaz” cu privire la furnizarea lunară a 64 de tone de gaz lichefiat către Khimpharmzavod în cursul anului 2005. Volumul specificat este luat în considerare cont în comandă. Livrarea va fi efectuată prin conducerea Novosibirskgorgaz.

12. Alcătuiți o scrisoare de cerere de la ODO „Persoană fizică” către Comisia pentru Relații Economice Externe pentru alocarea unei cote pentru exportul de lemn rotund în valoare de 10 mii de metri cubi. m.

13. Alcătuiți o scrisoare de răspuns din partea departamentului regional de agricultură către președintele societății pe acțiuni „Irmen” cu privire la problema furnizării de autoturisme pentru cerealele livrate.

14. Alcătuiți o scrisoare de refuz din partea Asociației de producție de energie și electrificare din Novosibirsk „Novosibirskenergo” către directorul centralei speciale „Radon” pentru eliberarea unui permis gratuit pentru furnizarea de energie electrică la clădirile rezidențiale.

15. Alcătuiți o scrisoare de cerere de la societatea comercială de stat „Olympus” către compania bulgară „Miave 3” despre posibilitatea de a furniza produse alimentare pentru copii în regiunea Kirov.

16. Alcătuiți o scrisoare de cerere de la societatea comercială Novosibirsksnabsbyt către compania franceză Oxitrol pentru a organiza o întâlnire pentru stabilirea cooperării în furnizarea de echipamente de măsurare de precizie.

17. Alcătuiți o scrisoare de informare de la asociația Novosibirskavtodor către compania franceză Oxitrol despre posibilitatea de a vinde macarale hidraulice moderne. Prețul macaralei este de 5.500 USD.

18. Alcătuiți o scrisoare din partea administrației regiunii Chelyabinsk către Asociația Comerțului Japonia-Rusia cu o cerere de a furniza o listă detaliată a produselor de export.

19. Alcătuiți o scrisoare de invitație din partea asociației Expocentre cu o ofertă de a participa la expoziția rusă la târgul internațional de industrie de la Izmir (Turcia), care va avea loc în perioada 20 noiembrie - 10 decembrie 2005. Târgul de la Izmir este unul dintre cele mai mari evenimente comerciale din țările din Orientul Mijlociu și Apropiat. Textul ar trebui să indice faptul că participarea la acest târg vă permite să prezentați pe scară largă produsele de export ale organizației, să vindeți exponate de la stand, să studiați caracteristicile pieței, să faceți schimb de informații științifice și tehnice cu alți participanți la târg și să încheiați oferte profitabile.

20. Alcătuiți o scrisoare de cerere de la întreprinderea de producție și comercială „Novosibirskpromkombyt” către compania siriană „Dairy Tex” pentru furnizarea de țesături pentru perdele, textile pentru îmbrăcăminte pentru bărbați, femei și copii.

21. Alcătuiți o scrisoare de intenție către Departamentul de Învățământ Profesional Primar al Ministerului Educației și Științei din Federația Rusă despre trimiterea de informații despre lucrul cu elevii din școlile profesionale din rândul orfanilor și copiilor rămași fără îngrijire părintească.

22. Alcătuiți o scrisoare de cerere de la directorul școlii către departamentul de educație raional pentru permisiunea de a include cazanul școlii în planul de reparații capitale. Vă rugăm să furnizați personal detalii suplimentare.

23. Alcătuiește o scrisoare de cerere către administrația regională din partea comitetului pentru învățământul profesional primar pentru a face propuneri pentru menținerea orfanilor care învață în școlile profesionale. Există 840 de orfani care studiază în școlile din regiune; într-un număr de școli sunt peste 50 dintre ei. Finanțarea de la bugetul federal este asigurată parțial: numai pentru alimente, îmbrăcăminte și burse. Nu există fonduri pentru a furniza medicamente, articole sanitare sau pentru a cumpăra mobilier pentru cămine. Există probleme acute de finanțare a personalului suplimentar: psihologi educaționali, profesori de educație suplimentară. Conform calculelor, în 2001 vor fi necesare încă 9.664 de mii de ruble pentru a susține acești copii.

24. Alcătuiește o scrisoare de informare din partea Academiei de Administrație Publică din Siberia cu privire la înscrierea studenților cu normă întreagă pentru pregătirea în următoarele specialități: administrație de stat și municipală; finante si credit; jurisprudenţă. Pentru admitere aveți nevoie de o cerere, un document privind studiile secundare, șase carduri cu fotografii 3x4 și un pașaport. Cererile sunt acceptate în perioada 28 iunie - 15 iulie. La admitere, solicitanții susțin examene de studii sociale, matematică, rusă și limbi străine. Telefon pentru întrebări: (382-2) 10-12-13.

25. Alcătuiți o scrisoare a președintelui filialei din Siberia a Academiei Ruse de Științe Agricole către administrația regiunii Novosibirsk despre răspândirea masivă a dăunătorilor lăcustelor pe teritoriul Republicii Kazahstan în 2000 și răspândirea lor în multe teritorii ale Siberia, inclusiv regiunea Novosibirsk. Scrisoarea propune să se ia măsuri și să se aloce fonduri pentru combaterea dăunătorilor.

26. Alcătuiți o scrisoare de cerere de la instituția de învățământ municipală, gimnaziul nr. 2 din Omsk, către șeful administrației regionale pentru asistență.

27. Găsiți erori în următoarele două litere: a) în desen; b) în text.

Aplicații

Exemplu de scrisoare scrisă la persoana întâi singular

Exemplu de scrisoare scrisă la persoana întâi plural

Exemplu de scrisoare scrisă la persoana a treia singular

Subiectul 2.
Scrisori internaționale

1. Standardele Organizației Internaționale de Standardizare (ISO) pentru corespondență.

2. Detalii despre o scrisoare internațională.

3. Texte alese ale scrisorilor internaționale.

1. Standardele Organizației Internaționale de Standardizare (ISO) pentru corespondență

Relațiile de afaceri cu țările străine au devenit obișnuite astăzi, așa că la angajare, multe organizații rusești solicită viitorilor lor angajați să cunoască două sau mai multe limbi străine. Cea mai comună limbă de comunicare internațională este engleza, iar majoritatea oamenilor sunt capabili să citească o scrisoare scrisă în engleză. Cea mai mare parte a corespondenței externe este dedicată vânzărilor și cumpărărilor, importurilor și exporturilor. Scrisorilor internaționale li se acordă o mare importanță, deoarece prin ele se stabilesc și se dezvoltă legături de afaceri de încredere.

La pregătirea scrisorilor de afaceri internaționale, este necesar să se respecte reguli uniforme pentru pregătirea și procesarea documentației de afaceri. Aceste reguli au fost elaborate de serviciile naționale de standardizare în cadrul Organizației Internaționale de Standardizare - ISO (International Organization for Standardization, ISO). În prezent, în această organizație sunt reprezentate autorități naționale din 130 de state.

Terminologia în domeniul documentării la nivel internațional este reglementată de standardele ISO din seria „Documentare și informații” (ISO 5127-1: 1983, ISO 5127-2: 1983, ISO 5127-3: 1988 etc.). Standardele ISO definesc reguli generale pentru pregătirea și execuția documentelor, inclusiv următoarele standarde:

1) formate de hârtie utilizate pentru documente (ISO 216: 1975);

2) distanța dintre linii și pasul de scriere (ISO 4882: 1979);

3) formular șablon și grilă structurală pentru crearea formularelor și cerințele de bază pentru formularele de document (ISO 8439: 1990).

Formatarea scrisorilor trimise în Rusia diferă de formatarea scrisorilor internaționale. Astfel, în GOST R 6.30–97 aceste completări, care au intrat în vigoare la 1 aprilie 2000, oferă cerințe pentru plasarea și executarea a 19 detalii, iar în standardele ISO există 12 dintre ele:

Standardele internaționale și GOST interne R 6.30-2003 stabilesc reguli diferite pentru formatarea câmpurilor documentului. Anexa A din ISO 3535: 1977 specifică următoarele dimensiuni ale marginilor și zonei de text: marginea din stânga - 20 mm; sus – 10, zona de text pentru format A4 – 183 x 280, pentru format A5L – 183 x 131 mm. Conform standardului rus, marginea din stânga ar trebui să fie de 20 mm, partea de jos - 20, dreapta -10, partea de sus - 20 mm.

La construirea formularelor pentru litere internaționale, se recomandă ca distanța inițială între linii să fie egală cu 4,233 mm, pasul orizontal inițial al literei este de 2,54 mm. Zona de text este împărțită vertical în grafice și orizontal în coloane. Zona de text a unui document A4 are 72 de trepte orizontale originale (72 x 2,54 mm = 183 mm), împărțite în opt coloane de nouă trepte.

Zona de text include următoarele câmpuri (zone): un câmp emitent, un câmp de referință și un câmp de adresă. Amplasarea acestor câmpuri este prezentată în figură.

Plasarea câmpurilor (zonelor) pe un antet internațional

Câmp de adresă Standardele ISO sunt menite să indice unul sau doi destinatari; standardul rus (GOST R 6.30–97) prevede indicarea a unul până la patru destinatari.

În scrisorile internaționale, adresa de pe antet este plasată în conformitate cu ISO 11180: 1993.

Câmp de legătură este destinat pentru numele documentului, codul documentului, data etc.

Pe câmpul de informații despre expeditorul documentului se indică numele acestuia și, dacă este necesar, unitatea sau persoana aferentă documentului.

Informații suplimentare despre expeditor (adresă poștală, număr de telefon, număr de fax, adresă telegrafică etc.), care nu pot fi introduse în câmpul corespunzător, pot fi plasate în partea de jos a formularului. Într-o scrisoare rusă, în conformitate cu GOST R 6.30-2003, aceste informații sunt plasate numai în partea de sus a formularului.

2. Detalii despre o scrisoare internațională

Scrisorile utilizate în practica de comunicare a organizațiilor străine pot include următoarele detalii:

1) informații despre expeditor (domeniul emitent) - denumirea organizației, adresa poștală și telegrafică a acesteia, numărul de telefon, numărul de fax, numărul de telefax etc.;

3) data;

4) „Adresa internă”, inclusiv numele destinatarului scrisorii (persoană, organizație) și adresa poștală a acestuia;

5) o indicație a unei anumite persoane „Linia de atenție”;

6) adresa de deschidere (Salution);

7) titlul textului (linie de subiect);

8) corpul scrisorii;

9) formula finală de politețe (închidere complementară);

10) semnătură;

11) indicarea cererii (Anexă);

Informații despre expeditor. Pe forma unei scrisori de la o organizație, indicați numele organizației, marca comercială a acesteia, adresa poștală și telegrafică. Tipul activității sale poate fi indicat sub denumirea organizației. De exemplu, BRM, companie dedicată îmbunătățirii muncii cu documentația de afaceri, indică pe formular: „Depozitarea și gestionarea fluxurilor de informații”.

Link-uri către indexurile expeditorilor. În practica străină, scrisoarea conține caracteristicile sale de căutare - denumiri digitale sau alfabetice ale scriitorului scrisorii, dactilografului, departamentului, companiei, numărului cazului etc. De exemplu: 453/12, unde 453 este numărul de ordine al scrisorii, iar 12 este numărul cazului. Linkul poate arăta astfel:

În dvs., vă rugăm să consultați E1/KD/15621) (În răspunsul dvs., vă rugăm să consultați E1/KD/15621);

Vă rugăm să menționați Ex 16/1716 în răspunsul dumneavoastră

Ex 16/1716 în răspunsul dvs.)

și așa mai departe.

Data scrisorii De obicei, este plasat în partea dreaptă sus a formularului. Anumite dificultăți pot apărea la scrierea datelor în format digital. Standardul ISO 8601:1898 recomandă formatarea digitală a datelor în următoarea secvență: an, lună, zi. De exemplu: 2000.04.01. Datorită diferențelor dintre tradițiile engleze și americane de scriere digitală a datei, pot apărea erori în interpretarea acesteia. Astfel, data 07/06/2000 în Marea Britanie va fi percepută ca 6 iulie 2000, iar în SUA - ca 7 iunie 2000.

O înțelegere neechivocă a datei este asigurată de formatul ei verbal și digital. De exemplu: 10 iunie 2000 (10 iunie 2000).

Metodele tradiționale britanice includ următoarele opțiuni de formatare a datei: 20 feb. 2000; 20 februarie 2000. În tradiția americană, este acceptată o altă succesiune de elemente de dată: 20 februarie 2000. Numele lunilor în limba engleză sunt scrise cu majuscule.

Destinatar („adresă internă”). Adresa poștală trebuie scrisă compact, fără spații între litere și fără sublinierea elementelor de cuvânt. Se recomandă să scrieți cu majuscule numele localității, agenția de livrare și țara de destinație.

Liniile de adresă trebuie să fie aliniate la stânga.

Numărul de caractere pe rând dintr-o adresă poștală nu trebuie să depășească 30. O adresă care conține mai mult de 30 de caractere pe rând poate fi scrisă folosind un pas de litere mai mic.

Standardul ISO 11180: 1193 conține doar o recomandare de a adera la secvența propusă de elemente de adresă atunci când scrieți o adresă, grupându-le dacă este posibil și ghidându-se după regulile și obiceiurile țării de destinație.

indivizii

1) numele destinatarului (indicarea stării civile sau a titlului persoanei). De exemplu: Domnule, domnișoara, doamna, Sfinția Sa, Excelența Sa, Majestatea Sa;

2) nume (nume), prenume, prefix de nume:

Nume (porecle, nume speciale) combinate cu un nume de familie pentru a distinge indivizii din familie (De exemplu, John, Michael, Doody, Millie);

Numele de familie (cuvânt sau grup de cuvinte) folosit pentru a se referi la familie (De exemplu, Ryder, Smith, Cheeseman);

Prefix la nume De exemplu, Junior Senior;

3) ocupatie, functie, la adresa (prin):

Ocupație specifică (De exemplu, inginer, judecător, notar^

La adresa (via) – indică legătura cu o altă persoană sau instituție (De exemplu, la Acey Brown Boveri; la adresa familiei Smith);

4) punct de livrare:

Tipul străzii (bulevard, bulevard, drum, piață etc.);

numele strazii (De exemplu, Station Avenue; Strada Gării, Piața Gării, Gara Victoria, Gara Strada Lime);

Numărul de identificare a străzii; numarul de intrare sau bloc, etaj si apartament (De exemplu, 27/307, intrare nr. 27, etaj 4, apartament nr. 7);

Denumirea componentei suplimentare de adresă aferentă clădirii, blocului, turnului, complexului etc.;

Numele satului, orașului, cătunului, cartierului, regiunii (Thill, Docklands, Earlham, Cadman, Soho);

Căsuța poștală și numărul (pentru proprietarul cutiei poștale);

Livrare generală;

5) cod poștal sau numărul rutei poștale, localitatea, denumirea instituției care efectuează livrarea:

Codul poștal utilizat de obicei pentru sortarea finală de către un centru de livrare local sau regional. La aceste coduri pot fi adăugate alte numere sau litere (De exemplu, 750 15; VN2 120);

Numărul rutei poștale, un cod format din mai multe numere și/sau litere care indică ruta de direcționare a corespondenței către destinație (De exemplu, 67 – drum Bellin-Zona Airolo; K1A – trimitere în zona de sortare);

Numele agenției de livrare, numele agenției responsabile cu livrarea trimiterii poștale către destinatar la destinație (De exemplu, Berna 31 (cutie poștală));

6) numele teritoriului sau provinciei și/sau numele țării:

Denumirea regiunii, județului, raionului, cantonului etc. (De exemplu, Texas, Yorkshire, Țara Galilor);

Numele țării de destinație (De exemplu, Elveția, Franța, Marea Britanie, SUA).

Mai jos sunt exemple de scriere a adreselor persoanelor fizice:

Domnul. Walter EGGERS

3040 Idaho Ave NW

WASHINGTON DC. 20016

Domnul. Costas MAVRIKIS

81 Pine Brook Dr

LARCHMONT N.Y. 10538

DOMNUL. Adam SIMPERINGHAM

37 Franklin Road

Domnul. Erin SIMPERINGHAM

127 Salisbury Road

CAMPERDOWS NSW 2050

Pentru a scrie adresa poștală completă entitati legale se folosesc urmatoarele elemente:

1) numele organizației (De exemplu, Nestle Ltd; Kodak Ltd; UNESCO);

2) indicarea tipului de activitate sau produs (De exemplu, firmă de construcții civile, companie generală de încredere, vânzări de semințe);

3) denumirea departamentului sau diviziei organizației (De exemplu, departamentul comerț exterior, departamentul metale neferoase, departamentul general);

4) punct de livrare;

5) codul poștal sau numărul rutei poștale, denumirea zonei, denumirea instituției care efectuează livrarea;

6) numele teritoriului sau provinciei și/sau numele țării.

Ultimele trei elemente la scrierea adresei unei persoane juridice sunt indicate la fel ca la scrierea adresei unei persoane fizice.

Dacă scrisoarea este adresată unei organizații, atunci indicați mai întâi numele acesteia, apoi adresa poștală. De exemplu:

Compania de aprovizionare continentală

3 12 Sixth Avenue

New York, N.Y. 11011

Dacă scrisoarea este adresată unui funcționar, atunci indicați mai întâi numele său de familie, funcția, un rând de mai jos - numele companiei, apoi - adresa poștală. De exemplu:

Domnul. G. H. Black, președinte,

A. Smith și Ch., Ltd.

Dacă destinatarul este bărbat, atunci cuvântul prescurtat Domnul este plasat înaintea numelui său de familie. - din Mister („Mister”). În Marea Britanie, cuvintele sunt adesea prescurtate cu Esq. („Esquire”), care este plasat după nume de familie. De exemplu:

E. F. White, Esq.

Prenumele sau inițialele trebuie indicate înaintea numelui de familie. De exemplu:

Domnul. Harold Brown

Dacă destinatarul este o femeie, atunci cuvântul prescurtat doamnă este plasat înaintea numelui de familie. - de la Mistress („Doamna”) sau cuvântul Miss, dacă femeia nu este căsătorită. De exemplu:

D-na. Rosalinda Jones

La adresare, se recomandă să scrieți numele și prenumele persoanei în același mod în care sunt date în semnătura de pe documentul primit: dacă numele este indicat în întregime în semnătură, atunci trebuie dat în întregime la adresa ; dacă în semnătură sunt doar inițiale, atunci când se adresează doar inițiale. Spre deosebire de limba rusă, în engleză inițialele unei persoane nu sunt scrise niciodată după nume de familie, ci întotdeauna înaintea acestuia.

Adesea, după numele de familie al unui funcționar, ei indică în formă prescurtată (cu majuscule) apartenența lor la o organizație, un partid sau prezența unui grad sau ordin. De exemplu:

E. F. Jons, DM (Doctor în Medicină - Doctor în Științe Medicale)

A. B. Smith, M.P. (Membru în Parlament - Membru în Parlament)

G. H. Dlack, K.C.V.O. (Cavalerul Comandant al Ordinului Victorian - Cavaler al Ordinului Reginei Victoria).

Atunci când numele persoanei care ocupă o anumită funcție într-o anumită organizație este necunoscut, destinatarul este desemnat după cum urmează:

Indicarea unei funcții fără prenumele persoanei care o ocupă este posibilă numai atunci când această funcție este singura din organizația indicată la destinatar (Președinte - președinte, Președinte - președinte, președinte, Director general - director general, Secretar - secretar, Chief Accountant - contabil sef). În acest caz, articolul (Președintele, Secretarul etc.) este plasat înaintea titlului postului.

Dacă sunt cunoscute atât numele de familie, cât și funcția destinatarului, atunci acestea sunt indicate după cum urmează:

Articolul dinaintea titlului postului nu este folosit în astfel de cazuri.

La scrierea unei adrese poștale se acceptă următoarea succesiune de elemente: numărul casei, numele străzii, numele orașului și codul poștal, numele țării. De exemplu:

"Casa industriala"

34–41 Craig Road

Bolton BL4 8TF

MAREA BRITANIE

Cuvintele Street, Avenue, Place, Strasse sunt scrise cu majuscule.

Dacă scrisoarea este trimisă în SUA, atunci numele statului, adesea prescurtat, este dat după numele orașului. Când se adresează scrisori către Regatul Unit, se poate indica județul.

Iată exemple de scriere a adreselor pentru persoane juridice:

Institutul Național American de Standarde

11 West 42nd Street

NEW YORK, NY/ 10036

Asociația Bancherilor din oraș

12 Bolingbroke Grove

LONDRA MAREA BRITANIE

Indicarea unei anumite persoane „Pentru informarea dumneavoastră”. O alternativă la includerea numelui și poziția destinatarului în detaliul „adresă” este să le introduceți în coloana „Pentru informațiile dvs.”. Dacă aceste date nu sunt indicate în adresă, atunci ele pot fi cuprinse într-un element special al scrisorii, care nu este obligatoriu, dar este prezent atunci când autorul este interesat ca scrisoarea sa să ajungă la o anumită persoană. Acest marcaj - o indicație a unei anumite persoane - este plasat pe un rând separat sub adresă. De exemplu:

Atentie: dl. P. Cooper

În atenția: P. Cooper

In atentia dl. P. Cooper

În locul prenumelui persoanei, se poate indica funcția sau numele departamentului la care este trimisă scrisoarea. De exemplu:

In atentia directorului de vanzari

Atenție – Departamentul de vânzări

Adresa de deschidere. Următoarele adrese sunt folosite în scrisorile de afaceri:

„Stimați domni” – pentru organizație în ansamblu:

Domnilor (în SUA)

„Stimate domnule” – unui bărbat dacă numele lui este necunoscut:

„Dragă doamnă” – pentru o femeie dacă numele ei este necunoscut:

„Stimate domnule Smith” – pentru un bărbat:

„Dragă doamnă Smith” pentru o femeie căsătorită:

„Dragă doamnă Smith” – pentru o femeie necăsătorită:

„Stimată doamnă Smith” – pentru o femeie dacă starea ei civilă este necunoscută:

„Dragă John” – pentru o persoană pe care o cunoști bine sau pentru un prieten:

Mai puțin formale sunt adresele „Stimate domnule John” sau „Stimate domnule John Smith”. Numele și inițialele destinatarului sunt de obicei omise în acest caz.

Adresa introductivă este urmată de o virgulă (în Anglia) sau de două puncte (în SUA).

Titlu pentru textul scrisorii include un rezumat al acestuia. De exemplu:„La reluarea livrărilor”, „La finalizarea contractului”.

Textul principal al scrisorii. Textul majorității scrisorilor este format din trei părți. După salut sau adresă („Stimate domnule...”) urmează începutul textului principal, care precizează motivele adresei; partea principală a textului raportează detalii; în partea finală se trag concluzii, se raportează planurile de viitor etc.

Următoarele fraze pot fi folosite în prima parte:

... Scriem pentru a ne întreba despre ...;

We are writing in connection with... (Noi scriem în legătură cu...);

Ne interesează (interesează) și am dori să știm ... (Ne interesează ... și am dori să știm ...)

O propoziție care conține mesajul principal poate începe cu următoarele cuvinte:

Am vrea să sfătuim... (Am sfătui...);

Îmi face plăcere să anunț că... (Este plăcerea mea...);

Avem onoarea să vă informăm că... (Ne culcăm pentru a vă informa că...)

Solicitarea de furnizare a informațiilor necesare începe cu cuvintele:

Te rog spune-mi... (Poți te rog să-mi spui...); Vă rog să-mi spuneți dacă...); Ar trebui să mă bucur să știu dacă...)

Scrisoarea de răspuns poate începe cu următoarele fraze:

Vă mulțumim pentru scrisoarea dvs. de (data) ... (Vă mulțumesc pentru scrisoarea dvs. de

Am primit scrisoarea ta de (data) ... (Am primit scrisoarea ta de

Următoarele expresii de recunoștință și atenție sunt folosite în corespondența de afaceri:

Very kind of you... (Este foarte amabil din partea ta...);

Vă scriu să vă mulțumesc foarte mult pentru...);

Permiteți-mi să profit de această ocazie pentru a vă mulțumi pentru...;

Vă mulțumim că ați contribuit atât de mult la...;

Vă rugăm să acceptați recunoștința mea sinceră (profundă) pentru ajutorul dumneavoastră... (Vă rog, acceptați-mă aprecierea sinceră (profundă) pentru dvs.

O scuză poate începe cu următoarele cuvinte: Trebuie să ne cerem scuze pentru... (Trebuie să cerem scuze pentru...); Ne cerem scuze pentru... (Ne cerem scuze pentru...);

Ne pare extrem de rau pentru...;

Vreau să-mi ofer cele mai sincere scuze pentru... (Doresc să îmi ofer scuze sincere pentru...)

După precizarea motivului principal al scrisorii, a detaliilor și a detaliilor, sunt date concluziile:

Astept raspunsul tau... (abia astept sa primesc raspunsul tau in curand...);

Aşteptăm cu nerăbdare să auzim veşti de la dumneavoastră...

În partea finală se poate face o evaluare a informațiilor furnizate în scrisoare:

Sper că aceste informații vă vor ajuta;

Vă rog, nu ezitați să mă contactați dacă aveți nevoie de informații suplimentare

Formula finală a politeții. Următoarele expresii sunt folosite ca frază finală în scrisorile către organizații:

Cu stimă

Cu sinceritate

Al tau credincios

Aceste expresii pot fi traduse ca „Cu respect”, „Cu sinceritate”, „Cele mai bune urări”.

În Anglia, cele mai comune combinații de adresa de deschidere și formula de politețe de închidere sunt următoarele:

Stimati domni/domnule/doamna

Stimate domnule/doamnă/doamnă/doamnă Smith

Cu stimă

În aceste formule, fraza finală corespunde începutului literei. Aceleași formule sunt adesea folosite în scrisorile de la organizațiile rusești.

Semnătură. În scrisorile de la corespondenți străini, semnătura este de obicei plasată sub formula finală de politețe. Numele persoanei care a semnat documentul este plasat sub semnătura personală, iar apoi este indicată funcția. De exemplu:

Semnătura arată diferit dacă scrisoarea este semnată de un angajat al companiei în numele conducerii. De exemplu:

Pentru a.Smith and Co.,Ltd

Departamentul de export

Semnătura poate fi precedată de marca „r.r.” - „pentru”, „în numele” sau „Per pro” - „prin procură” (din expresia latină „per procura”). Angajații organizației folosesc acest semn atunci când semnează scrisori în numele managerilor lor.

Marcarea prezenței aplicațiilor. În scrisorile de la corespondenți străini, un semn care indică prezența atașamentelor este situat în colțul din stânga jos, sub semnătură. Constă din cuvântul „Incintă” dacă există o singură aplicație sau „Incinte” dacă există mai multe. În acest caz, numărul lor este de obicei indicat. De exemplu:

Abreviere posibilă: Anex. sau Enc. Nota de aplicare poate denumi documentele de cerere.

Instrucțiuni pentru trimiterea copiilor scrisorii. În scrisorile de la corespondenți străini există o notă specială despre copiile scrisorii. Acest marcaj este plasat în marginea de jos a documentului și include abrevierea „s.s.” (din „copii carbon”) și numele companiei căreia i-a fost trimisă copia. De exemplu:

c. c. Domnii Paul și Jackson Ltd., avocați

P.S

În străinătate, este permisă includerea de informații suplimentare într-o scrisoare de afaceri după ce aceasta este semnată. Acest lucru elimină necesitatea compunerii unei noi scrisori și face posibilă raportarea promptă a evenimentelor care au avut loc după semnarea scrisorii. Postscriptul se află la sfârșitul scrisorii după semnătură și începe cu literele P.S. (din latinescul post scriptum - „după ceea ce este scris”). La sfârșitul postscriptului, semnătura este plasată din nou.

Formatarea paginii a doua și următoare ale scrisorii

În corespondența străină, pentru a întocmi a doua și următoarele foi ale documentului, se folosește hârtie specială cu numele organizației imprimat în colțul din stânga sus (1 cm de marginea de sus). În colțul din dreapta sus sunt tipărite cuvintele „Foaie pentru continuarea literei № …». De exemplu:

Foaia de continuare nr...

Sub numele firmei care trimite scrisoarea sunt indicate organizația căreia i se adresează și data. De exemplu:

Fișa de continuare mori și verde nr.

Domnii. A.Smith and Co.,Ltd

Multe firme britanice folosesc foi suplimentare fără inscripția din dreapta. În acest caz, paginile sunt numerotate, iar în dreapta jos pe toate paginile, inclusiv pe prima, dar cu excepția ultimei, este scris: „Continuare” - sau prescurtat: Cont"d (Countd), care înseamnă „acolo este o continuare.”

În fluxul de documente de afaceri, formatul scrisorii de cerere este folosit foarte des atunci când este nevoie de a obține consimțământul celei de-a doua părți sau un serviciu specific de la aceasta. Exemple gata făcute și exemple pentru diferite situații, precum și reguli pentru alcătuirea unor astfel de litere, pot fi găsite în acest articol.

Tradiția și regulile de întocmire a unei scrisori de cerere s-au dezvoltat exclusiv în managementul practic al documentelor - i.e. Nu există formulare sau instrucțiuni aprobate la nivel legislativ. Cu toate acestea, în general, trebuie urmată următoarea structură:

1. Ca de obicei, se completează mai întâi „antetul”, care indică numele complet al organizației care trimite cu informațiile de contact corespunzătoare, precum și numele unui anumit angajat (de obicei directorul companiei) și numele destinatarului. organizare.
2. Acesta este urmat de textul în sine, care constă într-o descriere a situației și justificarea cererii. Textul ar trebui să fie cât mai scurt posibil - de obicei 1-2 paragrafe sunt suficiente. Este important să vă exprimați cererea în mod specific și fără ambiguitate, astfel încât interlocutorul să înțeleagă clar esența recursului dumneavoastră.
3. Urmează semnătura, transcrierea semnăturii și data întocmirii.

Astfel, este întocmit conform versiunii standard pentru astfel de documente - formularul este dat mai jos.

Eșantionul finit poate fi folosit ca exemplu.

NOTĂ. Decizia de a indica sau nu titlul documentului (adică de a scrie „Scrisoare de cerere” în mijloc) este luată de către expeditor însuși. De obicei, acest lucru este necesar în cazurile în care este oportun să se sublinieze natura documentului și scopul pe care o companie încearcă să-l atingă de la alta.

Deoarece în acest caz vorbim despre faptul că o companie se bazează pe o favoare sau chiar pe o concesiune din partea partenerului său, desigur, scrierea scrisorii, designul acesteia și chiar trimiterea acesteia ar trebui luate foarte în serios. Orice detaliu poate face o impresie, așa că este mai bine să țineți cont chiar și de nuanțele aparent nesemnificative:

1. În primul rând, este mai bine să-l trimiteți folosind poșta fizică - poșta rusă obișnuită sau, chiar mai bine, o organizație privată care livrează corespondența ușă în ușă și mult mai rapid. Un mesaj în formă electronică, sau cu atât mai mult trimis prin fax, este adesea perceput mai impersonal, ca spam-ul.
2. În plus, metoda fizică de execuție a documentelor (adică, ca poștă obișnuită) vă permite să faceți o impresie favorabilă în detrimentul hârtiei, plicurilor, ștampilei și altor mijloace de înregistrare mai scumpe.
3. Pentru a scrie textul, se alege întotdeauna un antet al companiei - acest lucru vă permite să faceți cererea mai oficială.
4. Este mai bine să evitați clericalismul evident în text - i.e. cuvinte și expresii stabile care sunt utilizate în mod obișnuit în mediul de afaceri. Ele literalmente „uscă” narațiunea și fac o impresie în general negativă. Ele pot fi înlocuite cu ușurință cu opțiuni mai originale - de exemplu, „Vă rugăm să luați în considerare” cu „Sper înțelegerea și asistența dumneavoastră în rezolvarea acestei probleme”.
5. În cele din urmă, merită să aderăm în general la tradițiile corespondenței de afaceri, de exemplu. Textul este scris predominant într-un stil oficial de afaceri. Nu ar trebui să existe digresiuni lirice, structuri sintactice prea complexe sau fraze ambigue (în sens). Trebuie avut grijă ca mesajul să fie foarte ușor de perceput de către interlocutor, atât din punct de vedere al înțelegerii, cât și din punct de vedere psihologic.

SFAT. Dacă este posibil să scrieți textul manual, este mai bine să utilizați această metodă. O scrisoare scrisă de mână o face să iasă în evidență de toți ceilalți. Cu toate acestea, este mai bine să încredințați scrisul unui specialist care cunoaște tehnici de caligrafie.

Soiuri

În funcție de situația specifică, există diferite opțiuni de scrisori. Cele mai multe solicitări se referă la probleme financiare - de exemplu, oferirea unei reduceri, reducerea plății pentru un serviciu sau amânarea acestuia. O minoritate de scrisori de solicitare sunt dedicate asistenței în rezolvarea altor probleme. Cele mai frecvente cazuri și exemple gata făcute de scrisori sunt discutate mai jos.

Despre alocarea fondurilor

O solicitare de a aloca bani chiar și în scopuri caritabile este o cerere destul de serioasă. Prin urmare, la întocmire, este important să descrieți situația cât mai specific posibil și, în plus, să indicați clar pentru ce anume sunt necesari banii și din ce motiv nu pot fi luați din altă sursă.

La compilare, puteți folosi acest exemplu ca bază.

De la NPO „Curcubeu”

deputat al Adunării Legislative

Sankt Petersburg Miloshnikov I.N.

Dragă Ilya Nikolaevici! Directorul organizației non-profit Rainbow vă urează bun venit.” Organizația noastră a fost înființată în 2012 și, în toți acești ani, a oferit în mod continuu asistență financiară copiilor care suferă de forme acute de leucemie. Direcția principală a activității noastre este achiziționarea de medicamente adecvate și operații complexe.

În toți acești ani, principala sursă de finanțare a activităților noastre a fost întreprinderea SRL „...”. Cu toate acestea, în luna aprilie a acestui an 2017, volumul de finanțare a scăzut brusc, iar momentan nu putem desfășura evenimente caritabile în același volum.

Conform datelor noastre, bugetul anual al fondului, luând în considerare donațiile private, ar trebui să fie de 10 milioane de ruble. Astfel, din cauza încetării finanțării, este necesar să se acopere diferența în valoare de 8 milioane de ruble. anual. Sperăm în ajutorul dumneavoastră, deoarece momentan nu este posibil să găsiți sponsori.

Cu stimă, Svetozarov V.K.

Despre livrarea mărfurilor

Aici este important să-ți demonstrezi interesul și dorința de a coopera. Prin urmare, trebuie să găsești cuvintele potrivite, astfel încât interlocutorul tău să fie impregnat de încredere și să ia o decizie adecvată. Puteți lua acest exemplu ca bază.

Director general al SRL „...”

Nekrasov N.K.

De la directorul SRL „...”

Elizarova V.M.

Salutări, Nikolai Konstantinovici! La expoziția agricolă regională, care a avut loc în luna mai a acestui an, compania noastră a devenit interesată de mostrele de mașini și utilaje pe care le-ați oferit.

Am dori să începem cooperarea cu dumneavoastră prin livrarea unui lot de probă de mărfuri (lista completă este atașată ca document separat la această scrisoare). Garantăm plăți la timp pentru bunuri și servicii. Ne exprimăm speranța pentru o cooperare pe termen lung și reciproc avantajoasă.

Datele noastre de contact:

Cu stimă, Elizarov V.M.

Despre acordarea de reduceri

În prezent, acesta este un tip destul de comun, deoarece condițiile economice s-au înrăutățit în multe privințe. Experiența arată că a convinge o contraparte să ofere o reducere funcționează mai ales în următoarele cazuri:

• dacă companiile cooperează de mult timp, de exemplu, mai mult de un an;
• dacă o cantitate mare de mărfuri este cumpărată deodată.

către CEO

SRL „Avantage” Filippov G.V.

De la directorul Veres LLC

Alexandrova K.N.

Bună ziua, Gennady Viktorovich. Suntem încântați să observăm faptul că companiile noastre cooperează de mai bine de 2 ani. Vă exprimăm recunoștința pentru calitatea constantă a serviciilor dumneavoastră, precum și pentru asistența dumneavoastră în rezolvarea unor probleme curente.

Credem că nu este un secret pentru tine că în ultimul an situația economică pe nișa noastră de piață s-a deteriorat semnificativ. Din păcate, în momentul de față ne confruntăm cu o anumită lipsă de venit, care este asociată cu o scădere a profiturilor trimestriale.

În legătură cu aceste circumstanțe, sperăm în înțelegerea și acordul dumneavoastră pentru a oferi o reducere de 10% la serviciile care vor fi furnizate în următorul an calendaristic 2018. Desigur, o astfel de măsură este temporară și ne angajăm să cooperăm deplin în condiții reciproc avantajoase dacă situația economică se stabilizează.

Cu stimă, Alexandrov K.N.

Despre reducerea chiriei

În acest caz, rațiunea solicitării dumneavoastră din scrisoare va fi aproximativ aceeași cu cea discutată în exemplul anterior.

către CEO

SRL „Avantage” Filippov G.V.

De la directorul Veres LLC

Alexandrova K.N.

Bună ziua, Gennady Viktorovich. În anul fiscal care s-a încheiat în 2016, compania noastră a suferit pierderi care au depășit așteptările cu 10%. Suntem nevoiți să recunoaștem că compania noastră a fost afectată de criza financiară. Acest lucru se reflectă într-o scădere a fluxului de clienți cu 15-20% dintre proprietari.

În acest sens, sperăm ca acordul dumneavoastră să ofere o reducere de 10% la chirie. Vă rugăm să rețineți că suntem chiriași destul de mari și, în același timp, pe toată perioada cooperării noastre de cinci ani, nu am permis nicio întârziere la plată și am completat, de asemenea, toți ceilalți termeni ai contractului. Pornim de la faptul că această măsură este temporară, așa că suntem pregătiți să continuăm să plătim integral taxa de îndată ce situația pieței se va stabiliza.

Cu stimă, Alexandrov K.N.

Despre plata amânată

În acest caz, este important să recunoașteți că într-adevăr nu ați efectuat plata la timp și să explicați motivul în detaliu. Desigur, trebuie să indicați cu exactitate condițiile de rambursare a întregii sume.

Directorului SRL „Gruzodar”

Vakulov N.Yu.

De la directorul Parabolia SRL

Aksakova T.G.

Bună, dragă Nikolai Yurievich. În septembrie 2017, nu am plătit următoarea plată pentru serviciile dvs. în valoare de 100.000 de ruble. Te-am anunțat oficial cu o lună înainte de imposibilitatea efectuării unei plăți. În acest moment, clarificăm că compania a găsit fonduri de plată. Vă rugăm să furnizați un plan de rate pentru două luni: octombrie și noiembrie (50.000 de ruble fiecare).

Nu ne sfiim de obligațiile și datoriile noastre financiare și vă atragem atenția asupra faptului că în toți cei 3 ani de colaborare nu am încălcat niciodată contractul. Sperăm să înțelegeți și așteptăm cu nerăbdare o cooperare reciproc avantajoasă în continuare.

Cu stimă, Aksakov T.G.

Vă rugăm să plătiți pentru o altă companie

Astfel de solicitări pot apărea în cazurile în care o companie se angajează să îndeplinească obligațiile financiare ale unei alte companii în anumite condiții. Puteți folosi acest șablon ca exemplu.

IP Blagodarova A.K.