Cum se scrie o comandă pentru a pleca într-o călătorie de afaceri? Umplerea probei t 9 călătorie de afaceri

10.09.2019

O călătorie de afaceri este călătoria unui angajat într-o altă locație pentru a atinge anumite obiective de producție stabilite pentru el de către superiorii săi.

Acest eveniment necesită documentație adecvată.

Procedura care trebuie urmată este reflectată în documentația de muncă a Federației Ruse și în reglementările în vigoare pe teritoriul unei anumite companii.

Este necesar să trimiteți un angajat într-o călătorie de afaceri?

Un ordin de plecare într-o călătorie de afaceri este unul dintre principalele documente întocmite pentru o călătorie de serviciu. Comanda trebuie intocmita in fiecare caz, indiferent de natura calatoriei de afaceri.

În urmă cu câțiva ani, multe documente de călătorie și-au pierdut statutul de obligatoriu. De exemplu, o misiune de călătorie de afaceri.

Este important să țineți cont de faptul că acest lucru nu s-a întâmplat cu comanda care urmează să fie trimisă într-o călătorie de afaceri. Acest document este unul dintre puținele care fac obiectul înregistrării obligatorii.

Emiterea unui ordin de această natură inițiază procesul ulterioar. Restul documentației se pregătește, se achiziționează bilete.

Baza de înregistrare

Înainte de a continua cu executarea unui ordin de trimitere într-o călătorie de afaceri, angajatorul primește sau întocmește în mod independent un document, care acționează ulterior ca bază pentru emiterea comenzii.

Descărcați o mostră de completare a unei comenzi pentru trimiterea unui angajat într-o călătorie de afaceri -

Cum să te înregistrezi pentru mai multe persoane?

Dacă un grup de persoane pleacă într-o călătorie de afaceri, în comandă sunt introduse informații despre fiecare angajat. În acest caz, comanda se întocmește ținând cont de cerințele standard. Singura excepție este că datele despre lucrătorii detașați sunt reflectate în tabel.

În formularul de comandă T-9 există un tabel în care puteți introduce date despre 3 angajați. Dacă este necesar, poate fi extins pentru a acoperi mai multe persoane.

Descărcați formularul de comandă pentru trimiterea mai multor angajați într-o călătorie, formularul T-9a -.

Exemplu de compilare în formă liberă

Dacă la o întreprindere o comandă pentru a fi trimisă într-o călătorie de afaceri este emisă sub orice formă, o notă despre aceasta trebuie să fie prezentă în documentația internă a companiei.

Descărcați un exemplu de comandă de călătorie sub orice formă -

O structură de ordine aproximativă ar putea arăta astfel:

formular OKUD 012345

OKPO 456789123

Societate cu răspundere limitată „Vasilek”

(Vasilek LLC)

Ordinul nr. 111

despre trimiterea unui angajat într-o călătorie de afaceri

Trimite-l pe Maxim Dmitrievich Nikitin, specialist în departamentul de marketing, într-o călătorie de afaceri. Număr de personal – 1234567. Destinație – regiunea Moscova, orașul Sergiev Posad. Compania „Quadra”.

Durata totală a călătoriei este de 4 zile. Data plecării: 1 noiembrie 2019, data întoarcerii: 4 noiembrie 2019.

Scopul călătoriei de lucru este de a conveni asupra unui plan de lucru în continuare cu compania parteneră SRL „Quadra - Power Generation”. Călătoria de afaceri este plătită de către angajator.

Motivul călătoriei - nota de la șeful departamentului de marketing din 28 octombrie 2019 - R. Yu.

Director general al Vasilek LLC Komsomolov V.Yu. Semnătură

Am citit comanda. Nikitin M.Yu, angajat al departamentului de marketing. Semnătură

O călătorie a unui angajat din ordinul angajatorului pentru o anumită perioadă de timp pentru a efectua o misiune oficială în afara locului de muncă permanentă se numește călătorie de afaceri (Partea 1 a articolului 166 din Codul Muncii al Federației Ruse). Un angajat este trimis într-o călătorie de afaceri pe baza comenzii relevante. Vă vom spune în consultanța noastră cum să întocmiți o comandă pentru o călătorie de afaceri și vă vom oferi și un eșantion pentru o comandă pentru o călătorie de afaceri din 2018 - 2019.

Întocmim un ordin de trimitere a unui angajat într-o călătorie de afaceri

Un ordin de trimitere a unui angajat într-o călătorie de afaceri este întocmit sub orice formă. Pentru comoditate, puteți utiliza formulare standardizate, care în prezent nu sunt obligatorii pentru utilizare (Informații Ministerului Finanțelor nr. PZ-10/2012). Astfel, ca exemplu de comandă pentru o călătorie de afaceri pentru un angajat, puteți utiliza formularul unificat nr. T-9 „Comandă (instrucțiune) pentru a trimite un angajat într-o călătorie de afaceri”. Și dacă trebuie să trimiteți mai mulți angajați într-o călătorie de afaceri simultan, este convenabil să utilizați formularul nr. T-9a (Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică din 5 ianuarie 2004 nr. 1).

Indiferent dacă comanda este întocmită într-o formă unificată sau dezvoltată independent, un exemplu de comandă pentru expediere într-o călătorie de afaceri trebuie să conțină, în special, următoarele informații:

• NUMELE COMPLET. și poziția lucrătorului detașat;
• locul călătoriei de afaceri;
• perioada de călătorie.

Pentru a confirma justificarea economică a cheltuielilor de călătorie de afaceri, este indicat să se indice în comandă scopul trimiterii angajatului într-o călătorie de afaceri.

Comanda de călătorie de afaceri trebuie prezentată angajatului în cauză împotriva semnăturii.

Vom furniza un exemplu de formular pentru o comandă de trimitere a unui angajat într-o călătorie de afaceri.

Pentru o comandă de călătorie de afaceri (exemplu 2018 - 2019), puteți descărca formularul din linkul de mai jos.

Dacă o călătorie de afaceri este anulată din orice motiv, puteți întocmi o comandă corespunzătoare utilizând formularul oferit într-o secțiune separată.

În cazurile în care munca permanentă a angajaților se desfășoară pe drum sau are un caracter de călătorie, nu vorbim despre călătorii de afaceri, ci despre călătorii de afaceri (Partea 1 a articolului 166 din Codul Muncii al Federației Ruse). Totodată, trimiterea unui angajat într-o călătorie de afaceri poate fi însoțită și de întocmirea unei comenzi în forma prezentată mai sus.

Vă rugăm să rețineți că pentru a recunoaște cheltuielile pentru o călătorie de afaceri sau de afaceri în scopuri de impozitare pe profit, întocmirea unei comenzi este obligatorie.

Formularul T-9 este folosit ca formular standard pentru o comandă de trimitere a unui angajat într-o călătorie de afaceri, cu alte cuvinte, într-o călătorie de afaceri. Principalele informații care ar trebui să fie conținute în acest document: data finalizării, datele personale ale angajatului, destinația (trebuie să fie diferită de locul permanent de muncă al călătorului) și scopul călătoriei. Formularul T-9 este semnat de șeful organizației și de angajatul care pleacă într-o călătorie de afaceri.

Descărcați ordinul de trimitere a unui angajat într-o călătorie de afaceri folosind formularul T-9

FIȘIERE

Cine întocmește ordinul de călătorie?

Formularul T-9 trebuie completat fie de un specialist în resurse umane, fie de un contabil al întreprinderii. Dar pentru aceasta trebuie să aibă un ordin corespunzător de la șeful organizației.

Caracteristici de umplere

Formularul T-9 este destinat a fi completat numai pentru acei angajați ai organizației care își petrec cea mai mare parte a timpului la locul lor principal de muncă. Pentru acei angajați ale căror atribuții includ călătorii constante (de exemplu, șoferi), nu este nevoie să scrieți comenzi de călătorie de afaceri.

Trebuie remarcat faptul că nu este nevoie să le cerem angajaților acordul prealabil pentru o călătorie de afaceri - conducerea are dreptul de a trimite orice angajat într-o călătorie de afaceri la discreția sa.

Excepție fac cei care au copii sub trei ani, precum și mamele și tații singuri - aceste categorii de lucrători pot fi trimiși într-o călătorie de afaceri doar cu acordul prealabil.

Completarea unei comenzi pe formularul T-9

Partea 1

În mod convențional, forma T-9 poate fi împărțită în 3 părți. Primul lucru care trebuie indicat în ordinul de călătorie de afaceri: numele companiei care indică statutul organizatoric și juridic al acesteia (IP, SRL, CJSC, OJSC). Apoi codul OKPO este introdus în comandă (este preluat din documentele de titlu), numărul comenzii pentru fluxul de documente intern, precum și data la care a fost completată.

Partea 2

A doua parte a acestui document include informații de bază. Aici trebuie să introduceți informații personale despre angajat: numele complet (numele complet), numărul de personal, funcția și unitatea structurală (departamentul) din care face parte. În continuare, scrieți destinația (țara și orașul), durata călătoriei de afaceri (în zile calendaristice), indicând data începerii și încheierii acesteia.

Acordați atenție numărării zilelor

La completarea formularului T-9, este important să se calculeze corect zilele de călătorie - călătoria trebuie calculată din ziua plecării până în ziua sosirii. Adică, dacă conform documentului de călătorie ora de plecare este 23:45, această zi trebuie inclusă în perioada călătoriei de afaceri (același lucru este valabil și pentru ziua sosirii). Dacă un călător de afaceri sosește noaptea la ora 00:05, această zi ar trebui inclusă în călătorie.

Partea 3

În a treia secțiune, trebuie să indicați scopul călătoriei de afaceri și asigurați-vă că indicați pe cheltuiala cui va fi plătită.

Scopurile călătoriei pot fi împărțite în două tipuri.

Scopuri comune:

• achiziționarea de materii prime, echipamente, materiale pentru activitățile organizației;
• negocieri cu partenerii, incheiere de noi afaceri, acorduri, contracte;
• participarea personală a unui reprezentant al companiei la negocieri controversate;
• căutarea de noi furnizori și cunoașterea unor noi piețe;
• obținerea de noi abilități, cunoștințe și abilități, cercetare științifică.

Obiective strict concentrate

• controlul asupra activității unei sucursale, unitate structurală;
• formarea tinerilor specialiști;
• repararea și întreținerea mașinilor și echipamentelor din sucursale și divizii structurale.

Chiar mai jos, după rândurile despre scopurile și plata călătoriei, trebuie să adăugați un link către documentul care a servit ca bază pentru călătoria de afaceri. După ce comanda este finalizată în conformitate cu toate regulile, aceasta trebuie transmisă directorului organizației pentru semnare. Nu în ultimul rând, formularul de călătorie de afaceri T-9 trebuie să fie semnat de angajatul trimis în călătorie de afaceri. În fața semnăturii sale este data la care a fost creată comanda.

Am nevoie de o ștampilă pe formularul T-9?

După cum mărturisește „Sistemul unificat de documentare” GOST, nu este necesară aplicarea unei ștampile pe o comandă de călătorie de afaceri, deoarece acest document se referă la documentația internă a întreprinderii și nu este necesar să se certifice autenticitatea acesteia.

Confirmarea cheltuielilor de călătorie

La întoarcerea dintr-o călătorie de afaceri, un angajat este obligat să furnizeze departamentului de contabilitate al organizației toate documentele care confirmă cheltuielile sale. Poate fi:

• bilete de călătorie, chitanțe pentru drumuri cu taxă, parcare etc.;
• chitanțe de la benzinării despre sumele cheltuite pe benzină (când călătoriți cu mașina personală);
• cecuri, facturi, chitanțe de la hoteluri sau hoteluri despre cheltuieli pentru închirierea camerelor;
• orice alte documente de plată care acoperă cheltuielile legate de călătoria de afaceri.

Pe baza acestor cecuri și chitanțe, va trebui fie să returnați o parte din indemnizațiile de călătorie primite în avans, fie să primiți compensații pentru fondurile cheltuite în plus față de avans.

Ce se întâmplă dacă trimiteți un angajat într-o călătorie de afaceri fără o comandă?

În acest caz, sunt posibile următoarele consecințe:

• incapacitatea angajatului de a confirma oficial cheltuielile de călătorie;
• penalități în cazul unui control fiscal brusc.

Un angajat trimis într-o călătorie de afaceri trebuie să primească documentul principal de călătorie - un certificat de călătorie. Confirmă faptul că un angajat al organizației a fost trimis într-o călătorie de afaceri și indică, de asemenea, sosirea la destinație și, după îndeplinirea funcțiilor atribuite, plecarea la timp înapoi.

Acest document este completat conform formularului unificat standard T-10 și este un document obligatoriu pentru toți angajații trimiși în călătorii de afaceri. Pe baza acestora, un contabil de întreprindere poate anula cheltuielile de călătorie, inclusiv diurnele, și le poate folosi pentru a reduce baza de impozitare atunci când calculează impozitul pe venit.

Atenţie! Din 2015, eliberarea unui certificat de călătorie de afaceri a încetat să mai fie obligatorie (Rezoluție a Guvernului Federației Ruse din 29 decembrie 2014), dar este încă recomandată pentru utilizare.

Cine emite permisul de călătorie?

Completarea formularului T-10 trebuie făcută fie de un specialist din serviciul de personal al întreprinderii, fie de un angajat contabil, fie de o altă persoană autorizată. Înregistrarea se face pe baza unui ordin de călătorie de afaceri emis de șeful organizației.

FIȘIERE

Procedura de înregistrare a T-10

Formularul standard T-10 este un document cu două fețe. Pagina de titlu conține informații generale despre organizație, angajat și călătoria de afaceri, iar pe pagina din spate sunt aplicate semnăturile și sigiliile organizațiilor la care a fost trimis călătorul.

Partea 1

Primul lucru pe care trebuie să îl scrieți pe fața certificatului de călătorie este numele complet al întreprinderii în care lucrează călătorul, cu indicarea obligatorie a statutului organizatoric și juridic (IP, SRL, OJSC, CJSC). În continuare trebuie să introduceți (din documentele de înregistrare a companiei). Chiar mai jos este numărul documentului pentru fluxul intern de documente, precum și data întocmirii acestuia.

Partea 2

A doua parte a certificatului de călătorie conține informații referitoare la salariat personal: numele complet, numărul de personal care i-a fost atribuit la angajare, unitatea structurală sau departamentul din care face parte, funcția. Aici ar trebui să indicați locul în care se duce (țara, localitatea, organizația). Chiar mai jos se află scopul călătoriei de afaceri, precum și termenii acesteia (în funcție de numărul de zile calendaristice) cu indicarea clară a datelor de începere și de sfârșit - această informație este copiată exact din comanda semnată de manager.

Aici trebuie să introduceți datele de identificare din orice document personal al călătorului (numele documentului, seria, numărul).

Tot ceea ce este scris mai sus trebuie să fie certificat de șeful organizației sau de o altă persoană autorizată.

Partea 3

Reversul formularului T-10 conține informații despre toate orașele și organizațiile vizitate de călător din motive oficiale.

În colțul din stânga sus este scris numele organizației din care pleacă angajatul (adică locul său permanent de muncă), data plecării, precum și semnătura persoanei responsabile cu o transcriere și sigiliul întreprinderii. .

În plus, un angajat trimis într-o călătorie de afaceri trebuie, după caz, să prezinte în mod constant acest document la toate întreprinderile pe care le-a vizitat ca parte a călătoriei de afaceri. Aici, angajații autorizați ai acestor întreprinderi completează reversul ID-ului său oficial în secțiunile obligatorii (linii „a ajuns la”, „a plecat de la”).

Pot exista mai multe astfel de organizații, dar fiecare dintre ele trebuie să indice numele complet, data sosirii și plecării călătorului, sigiliul și semnătura persoanei responsabile.

Acțiuni ale angajaților după o călătorie de afaceri

După ce angajatul se întoarce la organizația sa de domiciliu, acesta trebuie să dea certificatul de călătorie persoanei responsabile, care va introduce informații despre sosirea sa cu data, semnătura și sigiliul pe acesta.

În continuare, certificatul de călătorie, împreună cu restul pachetului de documente (comanda de la șeful întreprinderii într-o călătorie de afaceri, cecuri, chitanțe etc. plăți care confirmă cheltuielile de călătorie) sunt transferate la departamentul de contabilitate al întreprinderii. Pe baza acestora, contabilul face un calcul detaliat al cheltuielilor efectuate si, daca este cazul, ramburseaza calatorului de afaceri suma cheltuita in plus fata de suma emisa anterior in avans sau accepta surplusul ramas la casa de marcat. Aceste documente servesc drept bază pentru reducerea bazei de impozitare la rubrica „cheltuieli”.

Trebuie să înregistrez documentele de călătorie?

Formularul T-10 este un document contabil, prin urmare este supus înregistrării obligatorii în fluxul de documente interne. Pentru înregistrarea certificatelor de călătorie se folosesc jurnalele speciale de înregistrare.

Activitățile economice ale unei entități comerciale nu pot fi limitate la o singură localitate. Uneori, pentru a îndeplini o anumită sarcină, angajații săi trebuie să plece în călătorii de afaceri. În conformitate cu legislația în vigoare, trimiterea unui angajat într-o astfel de călătorie include întocmirea unui astfel de ordin ca ordin de trimitere a angajatului într-o călătorie de afaceri.

În rândurile următoare, trebuie să notați numărul angajatului în conformitate cu foaia de pontaj, care i se atribuie la întreprindere la admitere, precum și numele complet.

După aceasta, se indică desemnarea departamentului în care lucrează angajatul, precum și funcția sau profesia pe care o ocupă în organizație.

Formularul T-9 de mai jos necesită introducerea informațiilor despre locul în care se duce angajatul. Aici puteți introduce țara, orașul sau numele organizației destinatare.

După aceasta, se introduce durata călătoriei de afaceri, iar datele de început și de sfârșit ale călătoriei de afaceri sunt indicate chiar mai jos.

În secțiunea următoare este necesar să se reflecte scopul viitoarei călătorii de afaceri, așa cum este menționat în raportul sau planul aprobat.

După aceasta, comanda reflectă sursa din care vor fi finanțate cheltuielile pentru următoarea călătorie de afaceri.
Apoi, trebuie să notați numele documentului și detaliile acestuia, pe baza cărora este generată comanda managerului.

După aceasta, comanda trebuie vizată de conducerea companiei, indicând poziţia şi datele acesteia.

Atenţie! Lucrătorul detașat ar trebui să fie familiarizat cu această comandă și trebuie să facă o notă asupra comenzii sub forma unei vize și să noteze data la care a fost citită comanda.

În baza ordinului emis, persoanele responsabile plătesc înainte de călătoria de afaceri sumele pentru cheltuielile din timpul călătoriei, inclusiv diurnele pentru călătoriile de afaceri.

Exemplu de completare a unei comenzi de călătorie de afaceri utilizând formularul T-9a

Când este necesar să trimiteți mai mulți angajați într-o călătorie de afaceri deodată, atunci în acest caz se utilizează formularul de comandă t-9a. Formularul standard include coloane pentru a reflecta călătoria a trei persoane. Dacă este necesar, formularul poate fi extins pentru a găzdui numărul necesar de angajați.

Documentul se completează după cum urmează. Numele complet al companiei este introdus în partea de sus, iar lângă acesta în coloana din dreapta este codul acesteia conform directorului general OKPO.