Komercinis pasiūlymas su antspaudu ir parašu. Komercinis pasiūlymas: kaip parengti, sėkmingų komercinių pasiūlymų pavyzdžiai ir pavyzdžiai. Sudarome pardavimo komercinį pasiūlymą

Apie technines specifikacijas neklausiau. Turėjau omenyje komercinius pasiūlymus, kuriuos klientai siunčia tiekėjams. Ar tiekėjai turėtų atsakyti ant firminio blanko ir antspauduoti? Ar galima ir be antspaudo?

Atsakymas

Galima ir be spausdinimo. Antspaudas nėra privalomas nei paties komercinio pasiūlymo, nei tiekėjo rašytinio atsakymo reikalavimas. Griežtų reikalavimų tokiems dokumentams nėra. Praktikoje įprasta susirašinėti ant įmonės firminio blanko, kurį pasirašo vadovas.

Šios pozicijos pagrindimas pateiktas biudžetinėms įstaigoms skirtos „Glavbukh System“ versijos medžiagoje.

1. RUSIJOS EKONOMIKOS PLĖTROS MINISTERIJOS 2013 10 02 Įsakymas Nr. 567

„3.7. Norint gauti informaciją apie produkto, darbo ar paslaugos kainą ir nustatyti NMCC, rekomenduojama atlikti keletą iš šių procedūrų:

3.7.1. siųsti prašymus dėl informacijos apie kainas ne mažiau kaip penkiems tiekėjams (rangovams, atlikėjams)*, turintiems atitinkamų prekių, darbų, paslaugų tiekimo patirties, apie kuriuos informacija yra viešai prieinama (ypač skelbiama spaudoje, skelbiama interneto svetainėse) ;".

2. Rusijos Federacijos ekonominės plėtros ministerijos 2014-08-04 raštas Nr. D28i-443

„Rusijos Federacijos ekonominės plėtros ministerijos Sutarčių sistemos plėtros departamentas apsvarstė skundą dėl 2013 m. balandžio 5 d. federalinio įstatymo Nr. 44-FZ „Dėl sutarčių sistemos 2013 m. prekių, darbų, paslaugų pirkimų valstybės ir savivaldybių poreikiams tenkinti srityje“ (toliau – Įstatymas Nr. 44-FZ) ir ataskaitos.

Pagal Įstatymo Nr. 44-FZ 22 straipsnio 1–6 dalis pradinė (maksimali) sutarties kaina, o nurodytame federaliniame įstatyme numatytais atvejais – sutarties, sudarytos su vienu tiekėju, kaina ( rangovas, vykdytojas) nustato ir pagrindžia užsakovas, taikydamas šį metodą arba kelis šiuos būdus:

1) palyginamųjų rinkos kainų metodas (rinkos analizė);

2) normatyvinis metodas;

3) tarifinis metodas;

4) projektavimo ir sąmatos metodas;

5) kaštų metodas.

Tuo pačiu metu Rusijos ekonominės plėtros ministerijos įsakymu 2013 m. spalio 2 d. Nr.567 patvirtintomis metodinėmis rekomendacijomis dėl sutarties pradinės (maksimaliosios) kainos, su vienu tiekėju (rangovu, vykdytoju) sudarytos sutarties kainos nustatymo metodų naudojimo (toliau – Rekomendacijos).*

Rekomendacijose paaiškinami galimi būdai nustatyti pradinę (maksimalią) sutarties kainą (ICP), sutarties, sudarytos su vienu tiekėju, kainą, taikant Įstatymo Nr. 44-FZ nustatytus metodus.

NMKC užsakovas turi nustatyti atsižvelgdamas į būtinybę pasiekti nurodytus valstybės ir savivaldybių poreikių tenkinimo tikslus bei atsakomybės už jų įgyvendinimą principą.

Atsižvelgiant į tai, taikant palyginamų rinkos kainų metodą, užsakovas turi teisę pirkti prekes, darbus, paslaugas iš vieno tiekėjo (rangovo, vykdytojo) už mažiausią sutarties kainą.

Atkreipiame dėmesį, kad valdžios institucijos išaiškinimai turi juridinę galią, jeigu šiai institucijai pagal Rusijos Federacijos įstatymus suteikta speciali kompetencija teikti išaiškinimus dėl norminių teisės aktų nuostatų taikymo. Rusijos Federacijos ekonominės plėtros ministerija yra federalinė vykdomoji institucija, galiojantys Rusijos Federacijos norminiai teisės aktai, įskaitant Rusijos Federacijos ekonominės plėtros ministerijos nuostatus, patvirtintus Rusijos Federacijos Vyriausybės dekretu; 2008 m. birželio 5 d. Nr. 437, nėra suteiktos kompetencijos išaiškinti Rusijos Federacijos teisės aktus.

Sveiki! Šiandien kalbėsime apie komercinį pasiūlymą ir kaip jį parengti. Man ne kartą buvo užduodami panašūs klausimai, todėl straipsnis yra „į temą“. Pradėkime nuo pat pradžių, apie tai, kas yra komercinis pasiūlymas, kaip jį parengti, o pabaigoje pateiksiu komercinio pasiūlymo pavyzdžius / pavyzdžius. Šiame straipsnyje pateikiamos daugelio ekspertų rekomendacijos, todėl informacijos patikimumu neabejoju.

Kas yra komercinis pasiūlymas

Kiekvienas verslininkas, norintis pritraukti kuo daugiau klientų, galvoja apie komercinio pasiūlymo rengimą. Būtent tai skatina potencialų vartotoją pirkti įmonės produktą ar paslaugą. Ji dažnai painiojama su prekės specifikacija, kuri tiesiog supažindina pirkėją su konkrečia preke, neskatinant jo pirkti.

Komercinių pasiūlymų rūšys

Yra dviejų tipų komerciniai pasiūlymai:

1. Suasmenintas. Jis sukurtas konkrečiam asmeniui dokumento viduje yra asmeninis kreipimasis į adresatą.
2. Nesuasmenintas. Kitas tokio tipo komercinio pasiūlymo pavadinimas yra „šaltas“. Dokumente nekreipiamas dėmesys į konkretų vartotoją ar potencialų partnerį, informacija yra anonimizuota ir nukreipta tiesiogiai į didelį potencialių klientų skaičių.

Kokias funkcijas atlieka komercinis pasiūlymas?

Prieš pradėdami rašyti komercinį pasiūlymą, turite suprasti, kokias funkcijas jis atlieka. Kai kuriais atžvilgiais jie yra panašūs į reklaminių pranešimų užduotis:

• Pritraukti dėmesį.
• Palūkanos.
• Spausk pirkti.
• Sukurkite norą įsigyti prekę.

Remiantis šiomis užduotimis, parengiamas komercinis pasiūlymas. Paprastai pačioje pradžioje naudojami vaizdiniai elementai, tokie kaip organizacijos logotipas.

Jei komercinis pasiūlymas potencialiam klientui pateikiamas spausdinta forma, tuomet ypatingas dėmesys skiriamas popieriaus, ant kurio spausdinamas pasiūlymas, kokybei. Norėdami didesnio poveikio klientui, dokumentui galite pritaikyti specialius vandens ženklus. Laminuotas popierius gaminio vartotojui paliks malonų įspūdį.

Standartinė komercinio pasiūlymo struktūra (šablonas)

• Pavadinimas, kuriame yra grafinis vaizdas (dažniausiai logotipas).
• Paantraštė, identifikuojanti produktą / paslaugą.
• Dėmesio pritraukimas, reklamos paslaugos ir produktai.
• Visi bendradarbiavimo privalumai.
• Siuntėjo kontaktiniai duomenys, prekių ženklai.

Rengdami komercinį pasiūlymą, turite suprasti, kad kiekvienas konstrukcijos elementas atlieka savo atskiras funkcijas. Pavyzdžiui, pavadinimas naudojamas siekiant pritraukti dėmesį ir motyvuoti toliau tirti dokumentą. Šią komercinio pasiūlymo dalį galima pavadinti pačia svarbiausia. Subtitrai turėtų dar labiau sudominti klientą, o pagrindinis tekstas turi pateisinti informaciją, kuri buvo parašyta aukščiau. Tačiau sakinio pabaigoje, kaip taisyklė, turite patvirtinti vartotojo poreikį pirkti.

Kaip turėtų atrodyti geras komercinis pasiūlymas

Norėdami sukurti pasiūlymą, kuris duoda didžiausią grąžą, turite suprasti, kad dokumentas turi:

• būti konkretus ir aiškus;
• parodyti visą įmanomą naudą, kurią gaus gavėjas;
• jokiu būdu neturi būti klaidų;
• būti raštingam ir struktūrizuotam;
• turėti informaciją apie specialius pasiūlymus klientui;
• būti surašytas taip, kad išnyktų visos pirkėjo abejonės.

Komercinio pasiūlymo rengimo taisyklės

Prieš pradėdami rašyti pasiūlymą, turite nustatyti, kas bus šio dokumento tikslinė auditorija. Tada nustatomi potencialių klientų norai ir galimybės. Šiame etape labai svarbu išsiaiškinti tikruosius pirkėjo poreikius.

Gavę reikiamą informaciją, turite ją susisteminti. Tam sudaromas apytikslis pasiūlymų planas, nurodant įmonių privalumus ir vykdomas įvairias akcijas. Šio dokumento turinį gali sudaryti šie skyriai:

• Aiškus problemos apibrėžimas.
• Jo sprendimo variantai.
• Argumentai, įrodantys būtinybę naudotis savo organizacijos paslaugomis.
• Įvairių akcijų ir pasiūlymų, didinančių pirkėjo naudą, aprašymas.
• Raginimas veikti.

Pavadinime turėtų būti nurodytas konkrečios vartotojo problemos sprendimas. Svarbu jam parodyti galutinį produktą, kurį padės pagaminti jūsų įmonės produktai.

Į savo komercinį pasiūlymą neturėtumėte įtraukti informacijos apie įmonės pasiekimus. Reikia vengti ilgų pasakojimų apie tai, kaip viskas prasidėjo. Vargu ar potencialus vartotojas tuo susidomės.

Rašydami pasiūlymą turėtumėte vengti techninių aspektų ir nevartokite mokslinių terminų. Informacija turi būti perduota paprasta ir pirkėjui suprantama kalba.

Verta pasitelkti aiškius ir suprantamus argumentus, kurie tikrai padės klientui patvirtinti apsisprendimą pirkti prekę.

Neturėtumėte pateikti savo komercinio pasiūlymo per daug. Jis turėtų būti trumpas, aiškus ir skaidrus. Mažai tikėtina, kad potencialus klientas norės skaityti kelių puslapių dokumentus, gali jį tiesiog atbaidyti.

Labai svarbu, kad pasiūlymas būtų pateiktas kokybiškai. Verta pasinaudoti profesionalaus dizainerio paslaugomis. Gražus dizainas gali patraukti vartotojų dėmesį.

Kaip argumentą galite naudoti:

1. Atsiliepimai iš kitų klientų. Šiuos įrodymus galima pavadinti bene vertingiausiais. Ypač jei šis klientas yra gana žinomas ir autoritetingas. Labai svarbu, kad pirkėjo atsakymas turėtų tokią pačią reikšmę kaip ir pats komercinis pasiūlymas. Tai yra, svarbu, kad šie du tekstai suteiktų skaitytojui supratimą, jog įmonė tikrai veiksminga tam tikroje srityje.
2. Papasakokite apie savo sėkmės istoriją. Jums tikrai reikia istorijos centre pastatyti savo įmonę arba save. Tai turėtų būti pardavimo istorija, kuri tikrai sudomins pirkėją ir paskatins jį imtis kokių nors aktyvių veiksmų.

Verta suprasti, kad komercinis pasiūlymas turi būti pardavimas, o jo autorius veikia kaip pardavėjas. Labai svarbu įsijausti į pardavėjo vietą, kad kuo tiksliau suprastumėte, ko pirkėjas tikisi iš prekės ar paslaugos. Turite naudoti teisingus argumentus ir užmegzti ryšį su klientu. Tik taip komercinis pasiūlymas tikrai duos teigiamų rezultatų.

Kaip padidinti komercinio pasiūlymo skaitomumą

Galite padidinti savo komercinio pasiūlymo skaitomumą šiais būdais:

• Suskaidykite informaciją į pastraipas, nedarykite jų drobėmis.
• Naudojant paantraštes.
• Įvairių grafinių elementų, įskaitant iliustracijas ir sąrašus su ženkleliais, naudojimas.
• Serif šrifto naudojimas spausdinant.
• Skirtingų teksto stilių naudojimas (būtinai informacijai paryškinti naudojant kursyvą, pusjuodį arba pabrauktą).

Dar kelios taisyklės (redagavimo pavyzdys)

Pavadinimas. Būtent ši komercinio pasiūlymo dalis yra įdomiausia vartotojui, jei ji jį domina, tada potencialus klientas greičiausiai perskaitys visą informaciją iki galo. Verta įvertinti, kaip žodžiai „naujas“ ir „nemokamas“ paveiks pirkėją. Kai kuriais atvejais jie gali atstumti klientą.

Neturėtumėte naudoti daug neigiamų žodžių ar apibendrintos informacijos. Teksto šriftas turi būti toks pat. Įrodyta, kad beveik trečdalis skaitytojų atkreipia dėmesį į citatas ir kabutėse esančią informaciją. Pavadinimas neturėtų būti glaustas ar informatyvus.

Pagrindinis tekstas. Šioje pardavimo pasiūlymo dalyje labai svarbu, kad skaitytojas neprarastų susidomėjimo. Geriausia informaciją sutalpinti į vieną mažą pastraipą. Ir tada atkreipkite dėmesį į konkrečias detales. Verta pabrėžti produkto pranašumus ir būtinai kreipkite į skaitytoją „tu“. Ilgų ir sudėtingų sakinių rašymas gali būti bauginantis. Profesionalių terminų vartoti nepatartina.

Apie prekę verta kalbėti esamuoju laiku, nurodant jo kainą. Būtina klientui pateikti argumentus – apklausų, tyrimų rezultatus, o galbūt įtraukti vieną iš vartotojų atsiliepimų. Nepageidautina naudoti superlatyvus ir palyginimus. Konkretumas ir aiškumas yra pagrindinės gero komercinio pasiūlymo sudarymo sąlygos.

Klaidos, padarytos rengiant projektą

Nenatūralus kliento pagyrimas.

Nereikia naudoti šablonų ir atsarginių frazių, kurios tik atstumtų potencialų klientą.

Kritinių pastabų naudojimas adresatui.

To daryti visiškai nereikia, net jei įmonės tikslas yra padėti potencialiam vartotojui. Tai gali sukelti itin neigiamas kliento emocijas. Geriausia naudoti morkas ir lazdeles – pirmiausia išryškinkite privalumus, o tik tada nurodykite labai smulkius trūkumus.

Pasiūlymo perpildymas bendra informacija apie klientą.

Kliento bauginimas arba vadinamosios „siaubo istorijos“.

Jokiu būdu neturėtumėte gąsdinti vartotojo ar pasakyti jam, kad be jūsų pagalbos gali nutikti kažkas baisaus. Jokio negatyvo ar stereotipų. Verta pabrėžti produkto naudojimo privalumus, atsainiai lyginant jį su tuo, ką turime dabar (vartokite žodžius: patogiau, pelningiau, efektyviau), pateikiant tik konkrečią informaciją.

Vieno pasiūlymo siuntimas dideliam skaičiui žmonių vienu metu.

Neasmenizuota informacija sukels mažesnį potencialių pirkėjų susidomėjimą. Tokių pasiūlymų grąža bus minimali. Nereikia stengtis vienu metu pasiekti didelę auditoriją. Geriau pabrėžti sektorių, kuris greičiausiai duos puikių rezultatų. Svarbu verslo pasiūlymą parašyti taip, kad skaitytojas jaustų, jog su juo kalbama privačiai. Galima naudoti papildomą informaciją, kuri parodys, kad bendraujama būtent su šiuo klientu. Verta pasinaudoti informacija apie ankstesnį bendravimą, jei, žinoma, toks buvo.

Neteisingas „ilgo“ laiško sąvokos supratimas.

Daugelis įsitikinę, kad klientas nesidomi dideliais informacijos kiekiais. Tačiau turėtumėte suprasti, kad skaitytojas bet kokį nuobodų ir visiškai neįdomų laišką laikys ilgu. Patrauklaus ir tikrai įdomaus komercinio pasiūlymo dydis neišgąsdins vartotojo, nes jis visą turimą informaciją perskaitys vienu ypu.

Ne veltui labai trumpus filmus žmonės dažnai gali vadinti nuobodžiais ir ištemptais, o 3 valandų filmą – įdomiausiu, nenurodydami jo trukmės. Tas pats pasakytina apie meno kūrinius, naujienas, knygas, laiškus. Skaitytojas 5 komercinio pasiūlymo lapų nesuvoks neigiamai, jei jie tikrai informatyvūs ir patrauklūs.

Visų pirma, sakinys turi atitikti gramatines taisykles.

Toks požiūris į tekstų rašymą gali išsivystyti dar mokykloje, kur pagrindinis veiksnys buvo gramatinis komponentas. Gyvenime viskas yra visiškai kitaip. Skaitytojui daug svarbiau suprasti, apie ką rašoma. Būtina, kad informaciją klientas perskaitytų ir suvoktų lengvai ir neformaliai. Pasiūlymą verta sukonstruoti taip, kad jis primintų tikrą pardavėjo ir pirkėjo bendravimą. Čia bus gana priimtina naudoti sakinių ir frazių fragmentus, kartais net pageidautina.

Suteikite klientui priežastį nenagrinėti jūsų verslo pasiūlymo.

Nereikėtų naiviai manyti, kad skaitytojui bus itin įdomi informacija apie jūsų įmonę, ypač apie jos istoriją. Tai visai ne taip. Tai mažiausiai įdomu potencialiam pirkėjui. Reikia patraukti jo dėmesį kažkokia provokacija, neįprastu pareiškimu – žodžiu, viskuo, kas jį išves iš pusiausvyros ir privers perskaityti komercinį pasiūlymą iki galo. Verta atsižvelgti į tai, kad susidomėjimo išlaikymas yra ne mažiau svarbus aspektas. Reikia susikoncentruoti į tai, kas gali žmogų motyvuoti. Dažniausiai poreikiai atsiranda dėl kokios nors baimės, noro tapti individualiu, kaltės jausmo, noro tapti gražia ar sveika. Būtent šiuo požiūriu verta apsvarstyti problemą ir jai skirti komercinį pasiūlymą. Ir tada parodykite, kad siūlomas produktas gali patenkinti visus poreikius.

Mažai tikėtina, kad klientas bus imlus jūsų komerciniam pasiūlymui. Būtina pagrįsti informaciją labai konkrečiais įrodymais. Verta pateikti aiškiausius argumentus. Šis požiūris gali įtikinti skaitytoją pirkti produktą arba bendradarbiauti.

Komercinio pasiūlymo tikrinimas

Yra keletas gana paprastų būdų, kurie padės suprasti, kokią įtaką pasiūlymas turės gavėjui.

• Vadinamasis „greito nuskaitymo“ patikrinimas. Norėdami tai padaryti, tiesiog pažiūrėkite į dokumentą. Svarbu suprasti, kurios teksto dalys išsiskiria taip, kad jas iš tikrųjų norėtųsi perskaityti. Tai yra antraštės, logotipai, teksto akcentai, nuotraukos. Jei ten panaudota informacija galėjo padėti susidaryti holistinį vaizdą apie komercinio pasiūlymo esmę, vadinasi, viskas buvo padaryta teisingai.
• Patikrinkite supratimą. Svarbu tarp savo draugų ir pažįstamų surasti žmogų, kuris tiktų jūsų pasiūlymo tikslinei auditorijai. Jei po pirmojo svarstymo jis suvokė visas pagrindines dokumento mintis ir pamatė pateikto produkto privalumus, galime daryti išvadą, kad pasiūlymas buvo sudarytas teisingai.
• Pirštų patikrinimas. Verta pabandyti perskaityti tekstą be žodžių apie produktą, pavyzdžiui, „geriausias“, „unikalus“. Jei sakinį įdomu skaityti ir tokia forma, tada viskas buvo padaryta teisingai. Labai svarbu, kad visos pagiriamos kalbos apie Jūsų įmonę būtų pagrįstos tiksliais duomenimis, atsiliepimais, pasakojimais, sertifikatais.

Komercinio pasiūlymo pavyzdžiai / pavyzdžiai

Galima pateikti daug komercinių pasiūlymų pavyzdžių ir pavyzdžių. Jie visi yra geri savaip. Parodysiu keletą, mano nuomone, sėkmingiausių, kuriuos sukūrė Denisas Kaplunovas.

Išorinė spausdinta komercinio pasiūlymo forma standartinėms konfigūracijoms 1C: Prekybos valdymas (10.3 red.), Integruota automatizacija, Gamybos įmonės valdymas. Atspausdintoje formoje yra mechanizmas, leidžiantis pakeisti komercinio pasiūlymo tipą (formatuoti ir keisti tekstą, įterpti logotipą, kontaktinę informaciją) neatidarant konfigūratoriaus.

Taigi komercinis pasiūlymas gali būti tokios formos:

arba, pavyzdžiui, taip:

Išorinę spausdinimo formą galima prijungti įprastu būdu (per papildomų spausdinimo formų pridėjimo mechanizmą) arba apdorojant " " ir " ". Jei prisijungiama per ALANN apdorojimą:

• į komercinį pasiūlymą galima įdėti organizacijos antspaudą ir vadovo parašą (kiekvienas vadovas turi savo parašą);
• galima siųsti komercinį pasiūlymą tiesiai iš 1C tiek XLS, tiek PDF formatu;
• galima keisti komercinio pasiūlymo tipą (formatuoti ir keisti tekstą, įterpti logotipą, kontaktinę informaciją).

Norėdami atidaryti komercinio pasiūlymo parametrų formą (kurioje galite redaguoti jos išvaizdą), turite paspausti mygtuką „Spausdinti formos parametrus“:

Atsispausdinta sąskaitos faktūros forma apmokėjimui su antspaudu ir parašu . Išorinė spausdinta forma „Mokėjimo sąskaita su antspaudu ir parašu“ skirta standartinėms 1C 8.2 ir 8.3 konfigūracijoms: Prekybos valdymas (11 leidimas) - atsisiųskite išorinės spausdintos sąskaitos faktūros formą 1C: UT 11 Mažos įmonės valdymas - atsisiųskite išorinės spausdintos sąskaitos faktūros formą 1C: UNF Enterprise Accounting (3.0 leidimas) - atsisiųskite spausdintą paskyros formą... [

Klausimas, ar reikia antspaudų ant raidžių ir, jei reikia, kokias raides reikia antspauduoti, praktikoje iškyla gana dažnai. Jo sprendimą dar labiau apsunkina tai, kad įstatyme šiuo klausimu nėra aiškių nurodymų. Šiame straipsnyje mes stengėmės pateikti išsamų atsakymą į šiuos klausimus, vadovaudamiesi tikslingumu ir sveiku protu.

Iš straipsnio sužinosite:

Kodėl ant laiško ar kito dokumento dedamas antspaudas?

Prieš paklausdami, ar reikia spausdinti laiškus, Pirmiausia turite suprasti, kas tai yra. Tai specialus prietaisas plokščiu pagrindu iš kietos gumos. Veidrodinis įmonės ar organizacijos antspaudo vaizdas yra išpjautas į gumos sluoksnį. Jei šis sluoksnis yra padengtas specialiais dažais ir atspaudas prispaudžiamas ant popieriaus lapo, ant jo atsiras tikslus jo vaizdas. Tokios antspaudų klišės tam tikrais atvejais yra privalomi dokumentų rekvizitai ir dedami ant dokumentą pasirašiusio asmens parašo, siekiant patvirtinti šio parašo ir viso dokumento tikrumą.

Pastaba: Pagrindiniai techniniai reikalavimai ir antspaudų formos bei dydžio aprašymai, taip pat teksto įdėjimo ant jų taisyklės yra pateiktos GOST R 51511-2001 „Antspaudai su Rusijos Federacijos herbo reprodukcija. Forma, matmenys ir techniniai reikalavimai“, patvirtintas 2001 m. gruodžio 25 d. Rusijos valstybinio standarto dekretu Nr. 573-st.

Reikalavimai valstybiniu lygmeniu nustatomi tik tiems antspaudams, kuriuose yra Rusijos Federacijos herbo atvaizdas ir ypač Federaciją sudarančių subjektų, savivaldybių ir kaimo subjektų herbai. Tokių bendrųjų reglamentų dėl komercinių statinių plombų nėra. Todėl, jei įmonė aktyviai naudoja siunčiamų laiškų ir kitų verslo dokumentų spausdinimą parašams tvirtinti, patartina parengti vietinį norminį aktą, kuris reglamentuotų tokius klausimus kaip:

• kokių tipų plombos naudojamos organizacijoje;
• įvairių tipų plombų atspaudų naudojimo tvarka ir taisyklės;
• kaip jie saugomi ir kas atsakingas už jų saugumą;
• plombų atnaujinimo ir jų utilizavimo tvarka ir kt.

Koks antspaudas dedamas ant laiškų ir dokumentų?

Atsižvelgiant į GOST R 51511-2001 nuostatas, visą spausdinimą galima suskirstyti į tris tipus:

antspaudas;

lygiaverčiai antspaudams;

Antspaudai apima visus antspaudus, kuriuose pavaizduotas Rusijos Federacijos herbas. Tokiomis klišėmis gali naudotis tik valdžios organai, taip pat organizacijos ir institucijos, turinčios valstybinį statusą arba turinčios įgaliojimus atstovauti valstybei. Pavyzdžiui, valstybės valdžia turi privačius notarų biurus.

Oficialiam antspaudui lygiavertis laiškas gali būti pateikiamas tuo atveju, jei jo siuntėjas yra komercinė organizacija. Ant tokių klišių atspaudų madinga matyti įmonės logotipą, emblemą ar tiesiog pavadinimą. Jei privatus verslininkas turi savo antspaudą, jis taip pat turi antspaudui prilygintą statusą. Šiuo atveju vietoj įmonės pavadinimo jos centre yra verslininko pavardė, vardas ir patronimas.

Oficialūs antspaudai ir panašūs antspaudai ant laiškų ir dokumentų turi būti apvalios formos ir juose turi būti tokie organizacijos, įmonės ar individualaus verslininko duomenys:

• individualus mokesčių mokėtojo numeris (TIN);
• valstybinės registracijos liudijimo numeris.

Pastaba: Neseniai Vyriausybė inicijavo įstatymo priėmimą, kuriuo panaikinamas privalomas apvalaus, prilyginto oficialiam antspaudui, antspaudas, kuris anksčiau buvo privalomas visiems juridiniams asmenims. Dabar, jei įmonė savo veikloje nenaudoja tokios klišės, prasminga jai išduoti patvirtinimo laišką apie antspaudo nebuvimą, kad būtų lengviau bendrauti su bankais ir kitomis vyriausybinėmis įstaigomis.

Paprastiesiems priskiriami tie spaudai, kuriuos naudoja atskiri įmonių struktūriniai padaliniai, taip pat tie, kurie skirti tik vienos rūšies dokumentams. Jų forma gali būti bet kokia – kvadratinė, apvali, trikampė. Tokie antspaudai nededami ant oficialių laiškų ir dokumentų, jais patvirtinamos kopijos, pažymėjimai, leidimai ir kt.

Lentelėje pateikiami kai kurių tipų dokumentai ir ant jų dedami antspaudų tipai.

Antspaudo vieta ant laiško

Antspaudas ant oficialaus laiško yra šio dokumento teisinės reikšmės patvirtinimas. Jos buvimas ir vieta nustatyta GOST R 6.30-2003 „Vieningos dokumentacijos sistemos. Vieninga organizacinės ir administracinės dokumentacijos sistema. Reikalavimai dokumentacijai“.

Pastaba: Šiais metais šis reglamentas bus pakeistasGOST R 7.0.97-2016 , kuris įsigalios nuo liepos 1 d.

Pagal standartą atspaudas yra privalomas rekvizitas, kurio eilės numeris 25, esantis dokumento apačioje, iškart po eilute, nurodančia dokumentą pasirašiusio asmens pareigas ir pavardę. Atspaudas turi būti išdėstytas taip, kad iš dalies sutaptų su pareigų pavadinimu, tačiau neperdengtų dokumentą pasirašiusio asmens parašo ir pavardės.

Kai kuriais atvejais laiškų ar kitų dokumentų antspaudavimo vieta nurodoma raidėmis „MP“. Tai rodo, kad atspaudas turėtų būti dedamas tiesiai ant šių raidžių žymenų.

Taip pat skaitykite:

Koks raštas patvirtinamas antspaudu?

Pagal bendrą taisyklę, nustatytą GOST R 6.30-2003, antspaudas, patvirtinantis dokumentą pasirašiusio pareigūno parašo tikrumą, dedamas trimis atvejais:

• apie turėtojo teises patvirtinančius dokumentus;
• apie tuos, kurie fiksuoja su pinigų srautais susijusius faktus;
• kitais atvejais, kai reikia patvirtinti parašo tikrumą.

Nėra aiškaus sąrašo dokumentų, ant kurių yra uždėtas tas ar kitas antspaudas. Bet jei laikysitės aukščiau paminėtų GOST rekomendacijų, ant laiško dedamas antspaudas, jei:

1. yra garantuotas;
2. patvirtina anksčiau prisiimtų mokėjimo įsipareigojimų įvykdymą arba naujų mokėjimo įsipareigojimų prisiėmimą;
3. nustato pristatymo grafiką arba, pavyzdžiui, etapų mokėjimo grafiką.

Ar būtinas antspaudas ant oficialaus laiško?

Anksčiau, kai organizacijų ir įmonių blankai buvo gaminami tik spaudos būdu ir kiekvienas jų turėjo savo registracijos numerį, galiojo taisyklė, pagal kurią ant blanko atspausdintos raidės antspaudas nebuvo dedamas. Žinoma, išskyrus laiškus su finansiniu turiniu. Tačiau šiais laikais beveik visose įmonėse, siekiant sutaupyti laiko ir pinigų, formos kuriamos įprastuose teksto rengyklėse, įdiegtose bet kuriame kompiuteryje ir iš karto spausdinamos spausdintuvu. Nėra jokių ypatingų sunkumų kalti bet kokią formą.

Pastaba: Jei laiškas yra be antspaudo ir atspausdintas blanke, tačiau kyla abejonių dėl jo autentiškumo, turite kreiptis į siunčiančią organizaciją blanko antraštėje nurodytais kontaktiniais numeriais ir pasiaiškinti, ar jie tokį dokumentą išsiuntė.

Tikslinga parengti vietinį norminį aktą, kuris reglamentuotų plombų naudojimo įmonėje tvarką ir aiškiai nurodytų, kurios raidės turi būti patvirtintos antspaudu. Šiame dokumente bus apibrėžtas verslo dokumentų, kuriuos būtinai turi būti sertifikuotas, sąrašas, taip pat nustatytos taisyklės, kokiais atvejais ir ant kurių dokumentų bus dedamas antspaudas ar lygiavertis antspaudas, o ant kurių – paprastasis.

Ar turėčiau dėti antspaudą ant motyvacinio laiško?

Pats motyvacinis laiškas neturi jokios informacijos krūvio. Šio tipo verslo korespondencija sudaroma įžanginės dalies forma, kurią paprastai sudaro standartinė antspaudo frazė: „Tuo pačiu metu mes siunčiame jums;...“ ir numeruotas sąrašas, kuriame aprašomas kiekvienas siunčiamas dokumentas. paketą.

Nėra tiesioginio poreikio dėti antspaudą ant motyvacinio laiško, net jei dokumentų pakete yra verslo dokumentų, kurie turi finansinių ir garantinių įsipareigojimų pobūdį, pavyzdžiui, tos pačios sutartys.

Pastaba: Griežtai draudžiama dėti antspaudą ant tuščių firminių blankų ar tuščių popieriaus lapų – tai tiesioginis kelias į piktnaudžiavimą ir sukčiavimą.

Padėkos laiškų spausdinimas

Paprastai padėkos raštams ruošti, ypač jei jie skirti iškilmingam įteikimui vienam iš darbuotojų, naudojami ne standartiniai įmonės firminiai blankai, o jau paruošti spausdinti spalvoti atvirukai. Šiuo atveju yra tiesioginė prasmė uždėti antspaudą ant vadovo parašo po padėkos raštu.

Jeigu toks laiškas siunčiamas klientui, klientui ar verslo partneriams, jam pildant dažniausiai naudojama standartinė organizacijos forma. Jei taip, ant tokio padėkos rašto antspaudo ar lygiaverčio antspaudo dėti nereikia.

Ieškoti partnerių versle būtina, nes gali kilti idėjų ar projektų, kurie atneš daug naujų galimybių. Tačiau dažnai atsitinka taip, kad didelės įmonės ar firmos vadovas neturi pakankamai laiko susitikti su potencialiais partneriais ir prašo atsiųsti jiems komercinį pasiūlymą (KP).

Kam siūlyti paslaugas

Turėtumėte žinoti, kaip teisingai parašyti komercinį pasiūlymą, nes sandorio sėkmė gali priklausyti nuo jo turinio. Dažnai į savo komercinį pasiūlymą norite įtraukti kuo daugiau informacijos apie savo įmonę ar paslaugą, tačiau per daug teksto gali atstumti potencialų partnerį ar klientą. Pasiūlymą reikia sudaryti taip, kad jį perskaitęs žmogus susidomėtų ir norėtų toliau bendradarbiauti.

Žinoti, kaip parašyti verslo pasiūlymą, svarbu tiek verslo naujokams, tiek turintiems daugiau patirties. Nesvarbu, ar esate didelės įmonės savininkas, ar pradedantis verslininkas, visiems reikia gerai parašytų pasiūlymų.

Kaip išmokti rašyti tokius laiškus

Pagrindiniai klausimai, kylantys rašant CP, yra susiję su tuo, nuo ko pradėti rašyti, kokią informaciją įtraukti ir kaip baigti. Komercinių pasiūlymų pavyzdžiai leidžia pašalinti klaidas.

Pagrindinės taisyklės

1. Visų pirma, reikia apibrėžti rinkos segmentą.
2. Svarbu patikslinti CP – parašyti, kokio tipo bendradarbiavimas bus aptariamas.
3. Turėtumėte pabandyti sudominti asmenį, kuriam skirtas pasiūlymas, nuo pirmųjų eilučių.
4. Būtina apibūdinti įmonės privalumus.
5. Svarbu paprasta kalba, be fanatizmo, pateikti pagrindines komercinio pasiūlymo mintis. Reikėtų nepamiršti, kad asmuo, kuris skaitys tekstą, neturi pakankamai žinių apie siūlomos prekės ar paslaugos specifiką. Informacija turi būti pateikiama prieinamu būdu. Taip pat nerekomenduojama naudoti reklaminių frazių, nes toks požiūris gali būti atgrasus.
6. Neturėtumėte nurodyti galimos rizikos, geriau jų nepaisyti.
7. Tekstas turėtų būti parašytas dalykiniu stiliumi, bet tuo pačiu metu taip pat rekomenduojama neįtraukti stiprių emocinių poteksčių.
8. Kad ir kaip norėtųsi į laiško tekstą įtraukti kuo daugiau informacijos, reikėtų pabrėžti tik pagrindinius dalykus, o likusius duomenis pateikti kaip skelbimą.
9. Turėtumėte apsvarstyti atsakymus į galimus kliento klausimus ir abejones.

Ką reikia padaryti prieš rašant pasiūlymą

Pirmiausia reikia sudaryti sąrašą tų, kuriems bus siunčiami šie pasiūlymai. Jei esate įsitikinęs, kad kai kurios organizacijos atsisakys, neturėtumėte joms gaišti laiko. Nors, kaip rodo praktika, bendradarbiauti galima su beveik bet kuria įmone.

Būtina sudaryti organizacijų, kurioms reikalingas siūlomas produktas ar paslauga, sąrašą, taip pat nurodyti, ką tiksliai įmonė gali jas suteikti.

Svarbu tai, kad reikia padaryti du sakinius, atskirai vadovui ir specialistui. Reikėtų pagalvoti, kur kokius taškus paryškinti, nes vadovas yra žmogus, kuris priima sprendimus, o specialistas – atlikėjas, kuris atliks užduotį. Todėl pastarajam būtina pabrėžti tuos dalykus, kurie supaprastins jo darbą ateityje bendradarbiaujant (pavyzdžiui, parengti komercinį pasiūlymą dėl kažko tiekimo). O vadovui reikšmingiausios bus plėtros perspektyvos ir kaštų sutaupymas.

Taip pat rekomenduojama pasipraktikuoti prieš rašant komercinį pasiūlymą, sudarant keletą pavyzdinių laiškų skirtingoms įmonėms. Kiekviename iš jų turėtumėte apibūdinti įmonės veiklą ir kaip galite jai padėti. Pavyzdžiui, komerciniame draudimo brokerio pasiūlyme dideliam draudikui galite naudoti šiuos žodžius:

Gerbiamas vadove!

Esant dabartinei ekonominei situacijai, būtina didinti pardavimų apimtis. Jūsų įmonė yra šio paslaugų sektoriaus lyderė. Visada reikia pritraukti naujų klientų. Mūsų brokerių agentūra pasiruošusi jums padėti. Mes norime parduoti jūsų draudimo produktus savo klientams. Mūsų agentūros specialistai teiks kompetentingas konsultacijas draudimo srityje.

Visada atsakysime telefonu.

Pagarbiai darbuotojo vardas ir pareigos.

Kaip pradėti rašyti

Rekomenduotina pradėti rengti tinkamą komercinį pasiūlymą tiesiai nuo esmės. Reikia suprasti, kad be šio pasiūlymo įmonė, kuriai jis siunčiamas, sulaukia nemažai panašių laiškų. Todėl nereikia gilintis į turinį, rekomenduojama nuo pirmųjų frazių atskleisti komercinio pasiūlymo esmę ir nubrėžti jo tikslus. Jokiu būdu nepradėkite laiško nulaužtomis frazėmis, būkite originalūs!

Prieš rašant pasiūlymą verta atlikti įmonės, kuriai jis teikiamas, analizę ir identifikuoti poreikius. Pavyzdžiui, galite paskambinti ir pasikalbėti su įmonės atstovu, pokalbio metu prisiminti keletą frazių, kurios bus įtrauktos į komercinio pasiūlymo skelbimą. Tai yra, jei įmonės vadovas sako, kad nori padidinti biuro pardavimus, tai komercinio pasiūlymo skelbime rekomenduojama rašyti, kad jūsų veikla padidins biuro pardavimus.

Jei negalite pasikalbėti su įmonės vadovu, paprastai galite apsilankyti oficialioje svetainėje, kurioje atsispindi pagrindinės veiklos sritys ir jos plėtros perspektyvos.

KP rašymo stilius

Pirmiausia reikia atkreipti kliento dėmesį į jo problemą, o tada pasiūlyti jos sprendimą. Komercinio pasiūlymo rengimas apima paprastus sakinius, kurie yra lengvai ir greitai suprantami. Jei manote, kad ta ar kita frazė nereikalinga, geriau ją pašalinti.

Būtina, kad tekstas būtų gyvas, rekomenduojama jį papildyti specifika – nurodyti konkrečius skaičius, įvardinti esamus partnerius. Taip pat galite nurodyti gamybos subtilybes ar darbo specifiką. Papasakokite, kaip optimizuojamas procesas. Nereikia gilintis ir aprašyti visos gamybos sistemos. Užteks pabrėžti porą darbinių momentų.

Pavyzdžiai