Verslo procesas kaip teisingai rašyti. Kaip greitai apibūdinti verslo procesą. Keistis išlaikant esmę

Verslo procesų kūrimas prasideda nuo jų aprašymo. Verslo procesų aprašymas gali būti atliktas įvairiais būdais. Kiekvienas turi ir pliusų, ir minusų. Yra 3 aprašymų tipai: tekstinis, lentelinis ir grafinis. Natūralu, kad jie retai randami gryna forma. Daugeliu atvejų šiuos metodus viena ar kita forma deriname. Bet jei sutelkiate dėmesį į vieną iš 3 elementų - teksto aprašymą, lenteles arba verslo proceso diagramą, tada pasirenkate vieną iš aprašymo tipų.
Valdyti verslo procesus jų neaprašant yra be galo sunku.

Verslo procesų tekstinis aprašymas

Turbūt lengviausiai įgyvendinamas ir labiausiai paplitęs variantas. Viskas, kas vyksta verslo procese, nusakoma žodžiais, t.y. Dėl to gauname tekstą. Kuriant verslo procesus, reikia aprašyti gana daug verslo proceso kūrimo elementų ir variantų, tekstas gali pasirodyti gana sudėtingas. Tikrai prisimenu procesą, kurio tekstinis aprašymas užtruko 32 puslapius, o diagrama – tik 3.

Verslo procesų aprašymo tekste privalumai

• Tai padaryti labai paprasta – tiesiog atsisėsk ir rašyk.
• Ypatingų įgūdžių nereikalauja – tamsieji laikai baigėsi, dabar gali rašyti visi :)

Minusai

• Tekstą sunku apdoroti – dirbti su teksto masyvais labai sunku, nes reikia rasti esmę, slypinčią už žodžių.
• Dėl to sunku suvokti procesą holistiškai – perskaičius antrąjį puslapį jau gali pamiršti, kas buvo pirmame. Labai sunku skaityti tekstą, kuriame aprašomas sudėtingas, išsišakojęs procesas. Turite nuolat grįžti, kad suprastumėte, apie ką kalbama. Dėl to vaizdo suvokimas visiškai sutrinka.
• Iš principo sunku suprasti – jei tekstą ruošia žmogus, neturintis rašymo įgūdžių, jo skaitymas pavirs kankinimu. Kiekvienas turi savo kalbą ir kartais ji gali būti labai sudėtinga. Ar esate susidūrę su „blogomis“ knygomis? Proceso aprašymas gali būti dar blogesnis :)
• Sunku struktūrizuoti ir analizuoti – procesas gali turėti daug vystymosi kelių. Tai reiškia, kad priklausomai nuo rezultatų, įvykių ir sąlygų proceso metu atliekame skirtingus veiksmus. Dabar įsivaizduokite, ką reiškia tai apibūdinti tekstu. Labai sunku išlaikyti paprastą struktūrą, kai viename puslapyje yra dešimtys „jei“. Dėl to analizė pareikalaus iš jūsų didžiulių pastangų ir titaniško parengiamojo darbo.

Patarimas – naudokite struktūrinius sąrašus

Verslo procesų aprašymas lentelių pavidalu

Stalas puikus! Aš myliu stalus. Gali valandų valandas žiūrėti į juos... ir nerasti atsakymo į savo klausimą :) Juokauju. Tiesą sakant, apibūdinti įmonės verslo procesus susietų lentelių pavidalu nėra tokia bloga mintis. Bent jau daug geriau nei tekstinis aprašymas. Didžiausias sunkumas yra paruošti gerą lentelės šabloną, į kurį, tiesą sakant, tada bus įvesti duomenys.

Verslo procesų aprašymo tekste lentelių pavidalu privalumai

• Palyginti lengva paruošti – paruošti šabloną nėra taip sunku. Svarbiausia, kad būtų aišku tiems, kas jį užpildys. Be to, visos skaičiuoklių programos (pvz., „Excel“) leidžia į lentelės langelius įtraukti aprašymus. Pasinaudokite šia galimybe paaiškinti duomenis.
• Užpildyti šabloną gana paprasta – vėlgi, jei šablonas aiškus, jį užpildyti neturėtų būti per sunku. Tam nereikia specialių įgūdžių ar žinių.
• Struktūros buvimas – pati lentelė jau suponuoja kažkokią struktūrą.
• Skaitmeninių duomenų apdorojimo patogumas – geriausia dirbti su skaičiais lentelėje. Taigi tokio tipo duomenims tokio tipo aprašymas labiausiai tinka. Lentelėje esančius duomenis, net tekstą, daug patogiau palyginti ir analizuoti.

Minusai

• Nekompaktiškas - didelių procesų aprašymas su daugybe subprocesų ir elementų atrodys kaip „lapas“. Šį tipą sunku pavadinti kompaktišku.
• Trūksta reikiamos detalės – norint, kad lentelė būtų kompaktiškesnė, turi būti ribojamas duomenų kiekis. Tai reiškia, kad net įvedus tekstą į lentelę, jis turi būti ribojamas. Tai reiškia, kad pasiekti reikiamą detalumą gali būti nelengva.
• Nėra suvokimo vientisumo – didelis duomenų kiekis prie to neprisideda. Nors, jei reikia peržiūrėti vienos operacijos (poproceso) duomenis eilutėje arba vieno tipo duomenis stulpelyje, geriau nesugalvosite.
• Sunku atvaizduoti šakas – ta pati problema kaip ir su tekstu. Gana sunku įsivaizduoti daugybę šakų ir, svarbiausia, proceso raidą, pagrįstą šakojimosi sąlygomis.
• Reikalingas pasiruošimas – reikia skirti laiko paruošti gerą šabloną.

Užuomina – įdėkite poprocesus, operacijas į eilutes ir duomenis į stulpelius. Taip lengviau suprasti. Vietoj vienos didelės lentelės naudokite susijusias lenteles.

Aprašymas diagramos pavidalu, verslo proceso modelis

Netempsiu katės į kovo mėnesį. Grafinis įmonės verslo procesų aprašymas diagramos arba modelio pavidalu yra geriausias aprašymo tipas. Dauguma ekspertų jau seniai pirmenybę teikia grafiniam aprašymo tipui. Tiesiog pažvelkite į šio tipo privalumus ir trūkumus.

Verslo procesų aprašymo modelio forma privalumai

• Suvokimo lengvumas – mūsų smegenys sukurtos taip, kad vaizdą suvoktume greičiau nei bet ką kitą. Todėl diagramą labai lengva suprasti. Smegenys „fotografuoja“ schemą ir apdoroja ją nesąmoningai, daug kartų greičiau nei mūsų sąmonė. Diagrama lengvai suvokiama, nes iš karto matome elementų tarpusavio ryšius.
• Suvokimo vientisumas – 1 diagrama yra tam tikro lygio proceso modelis. Tai reiškia, kad diagrama iš karto suteikia idėją apie visą procesą. Visų pirma apie jo ribas, pagrindinius elementus ir kt. Jei procesas detalizuojamas keliais lygiais, diagramos vis tiek lieka sujungtos.
• Būtinas ir pakankamas detalizavimas – tuo pačiu diagramoje galima atvaizduoti gana daug detalių, neprarandant suvokimo kokybės.
• Vaizdinis proceso šakų ir vystymosi takų atvaizdavimas – teisingai sudaryta diagrama iš karto leidžia suprasti, kokiu būdu procesas turėtų vystytis teisingoje versijoje. Ir taip pat kitos renginių plėtros galimybės.
• Automatizavimo paprastumas – daugelis programinės įrangos įrankių leidžia išversti diagramas į programavimo kalbas, o tai labai supaprastina programinės įrangos kūrėjų ir diegėjų gyvenimą.

Minusai

• Reikia specialių įgūdžių – reikia mokėti teisingai sudaryti diagramas. Žinokite įvairias žymes. Ir kartais netgi sukurkite savo elementų rinkinį, kurį naudosite aprašymams ir taisyklėms.
• Aprašymui parengti reikia santykinai daugiau laiko – gerai sukonstruotas proceso modelis turi būti paprastas ir suprantamas. Norėdami sukurti tokią schemą, turite praleisti daug laiko. Kiekvienas kvailys gali padaryti kažką sudėtingo, bet paprastumas reikalauja įgūdžių ;)

Investicijos į grafinį aprašymo tipą atsiperka gana gerai.

Užuomina: verslo procesams apibūdinti gali pakakti 3-5 grafinių elementų (formų).

Galų gale

Galiausiai naudosite visų tipų aprašymus. Dokumente, pavadintame „Verslo proceso aprašymas...“, bus grafinė diagrama, lentelės ir tekstas. Tai yra gerai. Tačiau patariu sutelkti dėmesį į grafinius modelius ir vengti teksto. Prie gero modelio nereikia pridėti teksto. Daugeliu atvejų.
Verslo procesų kūrimas prasideda nuo jų aprašymo.

Įmonės veiklos procesų aprašymas yra vienas iš kovos su neefektyvumu būdų. Bet kurios įmonės veiklą galima apibūdinti kaip daugelio procesų, kurie atliekami nuosekliai ir lygiagrečiai, sumą. Įforminus juos popieriuje, tampa lengviau juos planuoti ir įsivaizduoti, „kaip turėtų būti“. Perskaitykite straipsnį, kaip juos apibūdinti, ir peržiūrėkite finansinės paslaugos verslo procesų aprašymo pavyzdį.

Kam apibūdinti verslo procesus

Bet kuri įmonė savo veikloje patiria įvairių nuostolių (laikas, trūkumai, valdymo trūkumas, praleistos galimybės) ir patiria nuostolių.

Metų pabaigoje paskaičiavus žalos dydį, kartais kyla didelis noras grįžti į praeitį ir ištaisyti klaidą, kai kuriuos darbus atlikti kitaip. Tačiau praeities grąžinti negalima, o kaip dažnai pasitaiko atvejų, kai kitais metais įmonė daro tą pačią klaidą? Klaidos, kurios nebuvo tinkamai išanalizuotos ir perduotos personalui, kartojasi vėl ir vėl ir turi įtakos pelnui.

Vienas iš būdų kovoti su neefektyvumu yra į procesą orientuoto požiūrio įdiegimas ir įmonės verslo procesų aprašymas. Bet kurios įmonės veiklą galima apibūdinti kaip daugelio verslo procesų, kurie atliekami nuosekliai ir lygiagrečiai, sumą.

Kodėl tai būtina?

1. Kai chaotiška įmonės veiklos idėja suformuojama į verslo procesus ir įforminama popieriuje, tampa visiškai aišku, kurie veiksmai atliekami teisingai ir laiku, kuriuos reikia koreguoti, o kurių galima visiškai atsisakyti. Taškai – klaidų generatoriai – tampa pastebimi.
2. Įforminus juos popieriuje, tampa lengviau juos planuoti ir įsivaizduoti, „kaip turėtų būti“.
3. Kiekvienas verslo procesas turi savininką ir kiekvienas veiksmas jame priskiriamas darbuotojui (grupei). Jei bus aptikta klaida, bus nesunku nustatyti „kaltininką“ ir kartu užkirsti kelią jos pasikartojimui.
4. Naudojant aprašytus verslo procesus, daug lengviau pritraukti naujų darbuotojų. Ir net jei pasikeis 60% komandos, grėsmė verslui bus minimali.
5. Integruotos informacinės sistemos diegimą visada lydi verslo procesų rašymas.
6. Verslas su aprašytais procesais yra nepalyginamai lengviau išplitęs. Filialų (), padalinių, partnerysčių steigimas, franšizių pardavimas – jums atviros visos galimybės.

Kas yra verslo procesas

Verslo procesas – tai visuma veiksmų, kuriuos reikia atlikti norint pagaminti produktą ar suteikti paslaugą. Šiuo atveju veiksmai atliekami ne chaotiškai, o išlaikant tam tikrą seką.

Juos patogu pavaizduoti grafiškai blokinių diagramų – srautų pavidalu. Kiekvienas verslo procesas turi vartotojus, nesvarbu, ar jie yra vidiniai, ar išoriniai. Vartotojas kelia reikalavimus verslo procesui ir galutiniam rezultatui. Vartotojas taip pat gali daryti įtaką paties verslo proceso egzistavimui. Kiekvieno iš jų įvestis bus vartotojo reikalavimas (paklausa), o produkcija bus šio reikalavimo patenkinimas.

Verslo procesas turi savininką – vieną įmonės pareigūną, kuris yra atsakingas už proceso rezultatą. Didelėse įmonėse gali būti paskirtas ir procesų vadovas – tas, kuris vadovauja proceso vykdymui, bet neatsako už rezultatą.

Pavyzdžiui, vartotojai būtų finansų direktorius ir komercijos direktorius. Rezultatas bus pradelstos skolos suma laikotarpio pabaigoje ir suma, kuri buvo išieškota iš skolininkų. Savininkas bus finansų kontrolierius. Vartotojai gali nustatyti proceso reikalavimus, tokius kaip tikrinimo dažnumas, skolos išieškojimo veiksmų rinkinys ir planuojama grąžinti suma.

Verslo procesai yra šie:

1. Pagrindinis.
2. Pagalbinis.
3. Vadovai.

Pagrindiniai yra tie, kurie sukuria prekę (gaminama prekė, teikiama paslauga). Be jų neįgyvendinus įmonės egzistavimas neįmanomas, todėl jų negalima panaikinti, tik optimizuoti.

Pagalbiniai yra vykdomi lygiagrečiai su pagrindiniais ir yra reikalingi įmonės veiklai palaikyti. Tai personalo atranka, darbo užmokesčio apskaičiavimas, kokybės kontrolė ir kt. Taupymo šaltinis slypi pagalbiniuose procesuose. Juos galima optimizuoti, sinchronizuoti, derinti ir net kartais pašalinti.

Valdymo verslo procesai yra sunkiausiai apibūdinama procesų grupė ir tinkamiausia optimizavimui. Jie atitinka kontrolės, planavimo ir prognozavimo bei įmonės plėtros reikalavimus. Viena vertus, vadyba yra labai kūrybinga sritis, kurią ne visada įmanoma dokumentuoti. Tačiau, kita vertus, valdyme yra daug procesų, kuriuos galima ir reikia formalizuoti bei optimizuoti. Tai. Pavyzdžiui:

1. Metinio biudžeto sudarymas.
2. Pinigų srautų planavimas.
3. Potencialių partnerių tikrinimas ir kt.

Jie sudaro didelę valdymo išlaidų dalį, todėl turi būti išanalizuoti ir pasiekti optimalų rezultatą.

Kaip apibūdinti verslo procesus

Aprašymas visada turėtų prasidėti funkcijų sąrašu „tokia, kokia yra“ (kas iš tikrųjų atliekama). Ir įmonei, kuri su proceso požiūriu susiduria pirmą kartą, ir tokiai, kurioje kai kurie procesai jau aprašyti.

Sąrašas sudaromas trimis etapais:

1. Ištirti (sukurti) įmonės organizacinę struktūrą.
2. Kiekvienam skyriui užrašykite funkcijas ir veiklas, kuriose jis dalyvauja. Svarbu pažymėti, kad norint surašyti visus darbuotojų atliekamus procesus, su šiais darbuotojais reikia pabendrauti asmeniškai. Tik bendraujant akis į akį galite susidaryti tinkamą vaizdą.
3. Išnagrinėkite sąrašą, kad pamatytumėte, ar kurios nors funkcijos nepasikartoja, ar nėra funkcijų. Pasitaiko situacijų, kai du padaliniai atlieka tą patį darbą, pavyzdžiui, pardavimo skyriaus darbuotojų KPI skaičiavimą atlieka Finansų tarnyba ir pats pardavimų skyrius. Būna, kad funkcija yra, bet nėra ją atliekančių darbuotojų.

Dėl to turėtumėte turėti sąrašą: funkcija - darbuotojas (grupė), kuriame nėra sankryžų ar tuščių laukų.

Norint suformuoti verslo procesus iš funkcijų telkinio, reikia nuspręsti, kokiu pagrindu juos grupuoti. Pagrindinis verslo proceso tikslas – sukurti „gatavą produktą“ ir patenkinti vartotojo poreikius. Jei atidžiai pažvelgsite, kiekvienos funkcijos tikslas taip pat bus sukurti konkretų „produktą“. Todėl verslo procesai kuriami iš funkcijų, kaip parodyta 1 pav.

1 paveikslas. Kaip sukurti verslo procesą iš funkcijos

Atlikę šiuos veiksmus gausite sąrašą:

• Verslo procesas 1 ir kitos funkcijos
• Verslo procesas 2 ir kitos funkcijos
• Ir taip toliau.

Kiekvienam procesui suteikite pavadinimą, atspindintį jo esmę. Parengiamasis darbas baigtas ir laikas sudaryti proceso žemėlapį.

Procesų žemėlapis kažkuo primena vandens tėkmę, kuri prasideda nuo mažų šaltinių, vėliau pasipildo naujais upeliais, kurie susilieja ir įteka į jūrą kaip visa tekanti upė.

Išdėstykite figūras skaidrėje tokia tvarka, kokia jos atliekamos. Įprasta žemėlapį braižyti iš kairės į dešinę, naudojant figūras – rodykles – procesui nurodyti.

2 pav. Paskyrimas

Tuos procesus, kuriuos galima atlikti lygiagrečiai, padėkite aukščiau ir žemiau pagrindinių.

Sujunkite juos rodyklėmis. Nebūtina vienam procesui naudoti tik rodyklę. Įėjimas į procesą gali būti vienas arba keli. Panaši situacija ir su išėjimais.

Dabar, kai žemėlapis yra paruoštas, visų procesų įvestis ir išvestis yra aiškūs. Galite pradėti vaizduoti kiekvieną konkretų procesą.

1. Norėdami tai padaryti, padėkite proceso įvestį ir išvestį ant tuščios skaidrės.
2. Padalinkite lapą horizontaliai į sritis – dalyvių vaidmenis.
3. Pagal dalyvių vaidmenis išdėliokite pagrindinius blokus – proceso funkcijas. Išlaikyti nuoseklumą.
4. Pridėkite šakių ir papildomų funkcijų.
5. Padėkite ant diagramos dokumentus, kurie turi būti sugeneruoti vykdymo metu. El. laiškas, Excel lentelė taip pat yra dokumentai proceso požiūriu.
6. Nurodykite naudojamas programas ir duomenų bazes. Patartina rašyti ne programos pavadinimą, o konkretų programinės įrangos bloką (pavyzdžiui, ne 1C, o 1C mokėjimų kalendorius ir pan.).
7. Pridėkite veiklos rodiklius prie proceso, kuriame jie tikrinami.
8. Susiekite gautą diagramą su kitais procesais.

Atlikę visus šiuos veiksmus gausite visą diagramą (žr. 3 pav.).

3 pav. Verslo proceso aprašymo pavyzdys

Apibūdindami verslo procesą, pagrindinis jūsų tikslas yra užtikrinti, kad net „žmogus gatvėje“ galėtų jį perskaityti. Todėl detalumas, vadovaujamasi efektyvumo principu. Verslo procesas, parašytas bendrais potėpiais, miglotai, bus nesuprantamas be papildomo paaiškinimo. Ir per daug detalių jums (ir skaitytojui) reikės daug papildomo darbo, bet mažai pridėtinės vertės.

Ir pabaigai pridėkime labai svarbią taisyklę: aprašyme niekada neturėtumėte maišyti sąvokų „kaip yra“ ir „kaip turėtų būti“. Daugelis darbuotojų, dalyvaujančių duomenų rinkime, linkę pagražinti realybę ir pridėti funkcijų, kurios, jų nuomone, turėtų būti, bet iš tikrųjų neatliekamos. Stenkitės aiškiai atskirti tokius „norus“.

Pirmajame etape verslo procesus rašote „kaip yra“, antrajame pakeičiate juos į „kaip turi būti“.

Kaip rasti nuostolingus verslo procesus

Norėdami nustatyti įmonės veiklos procesus, atnešančius papildomų nuostolių, ir nustatyti atsakingus asmenis, naudokite vadovybės ataskaitas. Suskirstykite jį į verslo procesus ir kiekvienam paskirkite atsakingą aukščiausią vadovą. Taip galite suprasti, kas atsakingas už konkretaus proceso sėkmę ar nesėkmę, ir koordinuoti vadovų komandą ateinančiais laikotarpiais.

Žr. žingsnis po žingsnio algoritmą, kaip elgtis norint rasti ir pašalinti neveiksmingus verslo procesus. Savo patirtimi dalijasi STAN gamybos įmonės finansų direktorius.

Verslo procesų aprašymo trūkumai

Be daugelio privalumų, verslo procesų aprašymas turi ir nemažai trūkumų.

Pirmasis ir svarbiausias yra didelės proceso metodo įgyvendinimo išlaidos. Procesus galite aprašyti patys arba pasitelkę pakviestus konsultantus, tačiau abiem atvejais įgyvendinimo išlaidos sieks nemažą sumą. Įmonės vadovybė turi domėtis aprašymu ir mokėti pritaikyti proceso metodo rezultatus. Priešingu atveju įmonės pinigai bus iššvaistyti.

Antra, ne mažiau reikšminga, yra įmonės ir jos verslo procesų plėtra, kurią taip pat reikės aprašyti. Sprendimas „aprašomas – gavosi rezultatas – pamirštas“ netinka proceso požiūriui. Priešingu atveju po šešių mėnesių iki metų procesai taps nereikšmingi ir pinigai vėl bus švaistomi. Būkite pasirengę nuolatinėms priežiūros išlaidoms.

Trečias trūkumas yra įgyvendinimo trukmė. Projektas gali trukti nuo 6 mėnesių iki 1 metų.

Ketvirtas trūkumas – darbuotojų ir vadovų pasipriešinimas. Kaip ir visi efektyvumo didinimo projektai, procesų metodo įdiegimas leidžia optimizuoti įmonės išlaidas, įskaitant darbuotojų mažinimą ir padidėjusį darbuotojų darbo krūvį.

Stanislavas Tulčinskis

LLC "b2b.Development Technologies" generalinis direktorius ir partneris

Dabartinėje darbo praktikoje, ypač ekonomikai išėjus iš ūmios krizės fazės, mūsų įmonei gana dažnai tenka susidurti su potencialių klientų prašymais padėti apibūdinti verslo procesus. Pati idėja atlikti tokį darbą, kaip ir bet kuris kitas bandymas keistis, gali atnešti tiek didelės naudos tiems, kurie inicijuoja šiuos pokyčius, tiek turėti nemalonų šalutinį poveikį. Mūsų įmonė turi didelę patirtį kuriant ir tobulinant įmones, todėl įsipareigojome suskirstyti ir aprašyti kai kuriuos darbo organizavimo ypatumus ir taikomus metodus. Gali būti, kad mūsų darbas padės tiems, kurie nusprendžia tobulinti savo įmonės veiklą, išvengti dažniausiai pasitaikančių klaidų, pradedant darbą su verslo procesų aprašymu, jau nekalbant apie vėlesnį pasikeitusių procesų optimizavimą ir praktinį įgyvendinimą.

Kur tai dažniausiai prasideda?

Kaip jau minėta, netinkamas darbo organizavimas, siekiant aprašyti, optimizuoti ir įgyvendinti pasikeitusius verslo procesus, galiausiai gali atnešti tokį darbą pradėjusiai įmonei arba teigiamą rezultatą einant šviesios ateities link, arba finansinius, moralinius nuostolius ir gilų nusivylimą visiems, kurie ėmėsi. dalis šiame. Kodėl tokie projektai vis dėlto prasideda?

Yra keletas dažniausiai pasitaikančių priežasčių, kodėl organizacijos vadovybė (savininkai) ateina į mintį, kad reikia apibūdinti savo verslo procesus. Sau juos skirstau į tris grupes.

Pirmąjį iš jų įmonės vadovai pradiniuose pokalbiuose apibūdina maždaug taip: „Mūsų verslas pastaruoju metu labai išaugo (išaugo), bet kažkas jame pradėjo vykti kitaip nei įprastai. Dažniausiai paminėtos problemos yra maždaug tos pačios:

• Padaugėjo konfliktų, kuriuos galima išspręsti tik dalyvaujant savininkams (aukščiausiems vadovams);
• Išlaidos išaugo neproporcingai verslo augimui, tačiau to priežastis visiškai neaiški;
• Padaugėjo problemų, susijusių su gamyba ir klientų aptarnavimu, tokių kaip terminų praleidimas, brokas, abejingumas, fasado darbuotojų grubumas;
• Bendrovė pradeda pralaimėti savo mažesniems konkurentams dėl naujų produktų pateikimo į rinką kokybės ir greičio.

Antroji grupė apibūdinama maždaug taip: „Labai sunku suvokti, kas už ką įmonėje atsakingas, kas to motyvuoja, kilus krizei įmonės viduje, visiškai neįmanoma suprasti, kas kaltas ir ką reikia padaryti, kad tai nepasikartotų. Turime pagerinti verslo valdymą ir skaidrumą.

Trečioji grupė apibūdinama maždaug taip: „Nusprendėme gerokai patobulinti informacinę sistemą (įdiegti naują), būtent tai turėtų duoti didelį postūmį mūsų verslo plėtrai“.

Šį sąrašą tikriausiai galima išplėsti. Svarbi tokios savidiagnostikos išvada yra išvada, kurią įmonė padaro pati: turime apibūdinti savo esamus verslo procesus („tokius, kokie yra“), kad atsikratytume savyje nustatytų problemų.

Keletas pastabų apie problemos teiginį

Jau pačioje problemos formuluotėje yra keletas „silpnų“ momentų, kurie gali sukelti nemalonių pasekmių.

Visų pirma, verslo procesų aprašymą užsakovas dažniausiai vertina kaip stebuklingą burtą, kuris tikrai sukels lietų. Yra nuomonė, kad tereikia aprašyti verslo procesus, o problemos išsispręs savaime. Tiesą sakant, tai toli gražu nėra. Verslo procesų aprašymas gali padėti išspręsti aukščiau nurodytas problemas (dažnai būtent tai ir reikėtų naudoti), tačiau tai nėra stebuklinga kulka. Norint išspręsti šias problemas, reikalinga veiksmų programa, integruotas požiūris, kurio vienas iš komponentų gali būti verslo procesų aprašymas.

Antroji problema, susijusi su aukščiau išvardintais problemos teiginiais, yra verslo problemos trūkumas juose. Ir iš tikrųjų, kam ką nors keisti, jei įmonė dirba ir atneša kažkokį pelną, kuris tinka visiems. Taip, bendraujant ir sprendžiant problemas kyla tam tikrų sunkumų, tačiau tai tik darbiniai klausimai. Verslo procesų aprašymas pareikalaus investicijų (o dažnai ir kur kas daugiau, nei atrodo iš pradžių) į programinę įrangą, specialistų rengimą, darbų atlikimą, įmonės darbuotojų blaškymą. Jeigu įmonė nekelia sau tikslo didinti verslo rodiklius, tai šis projektas tik sumažins įmonės efektyvumą (išlaidos tik didės).

Trečia problema – viltis, kad naujoji MRP, ERP, CRM, SCM, BPM, DFM ir t.t. ir tt programa (dažnai Vakarų ekonomikos flagmanas), kuri (anot jos pardavėjų) yra neišsenkantis išminties šaltinis. ir referencinius verslo modelius, po įdiegimo padarys stebuklus. Ir pats verslas pasikeis „teisinga“ kryptimi. Padidės pajamos, bus parinkti tinkami rinkos segmentai, mažės išlaidos ir konfliktai tarp darbuotojų. Bet, kaip sako „stebuklingos“ programos pardavėjai, norint ją įgyvendinti, reikia aprašyti procesus.

Patirtis rodo, kad projekto, kuriame yra tokių praleidimų, pabaiga greičiausiai bus labai neaiški. Imtis tokio projekto prilygsta žaisti rusišką ruletę su TT pistoletu – tikimybė labai maža.

Svarbi pastaba apie optimizavimą

Kaip jau minėta, dažnai procesų aprašymo idėja suvokiama kaip panacėja, o įmonės vadovybė nesusimąsto, kodėl reikia tiesiog aprašyti esamus verslo procesus? Kuo tai bus naudinga (be pasirodžiusių popierių)? Ar tikrai parašo ant naujų pareigybių aprašymų įmonei trūko „happily ever after“? Greičiausiai taip nėra. Yra gana nedaug užduočių, kurios tiesiogiai turės reikšmingą poveikį tiesiog aprašant procesus visais kitais atvejais, tam reikia iš anksto optimizuoti procesus.

Tačiau net ir tuo atveju, kai klientas savo problemos pareiškime primena verslo procesų optimizavimą, tai dažnai atrodo kaip nusistovėjusi leksema, nieko daugiau. Pavyzdžiui, internete tiesiog gausu laisvų vietų „verslo procesus aprašantiems ir optimizuojantiems“ specialistams, kurie iš tikrųjų turėtų tiesiog piešti ir perbraižyti paveikslėlius (nupiešti juos skirtingomis spalvomis - ir tai ne pokštas) tam tikra žyma iš kitų kolegų žodžiai. Žodžiai apie „optimizavimą“ dabar skamba kaip „kebabas-mašlykas“, „žalumynai-kreida“, paliekant piktžolių jausmą, kuris nekelia jokio kito krūvio, išskyrus emocinį.

Ir problema net ne ta, kad pats žodis „optimizavimas“ yra sudėtingas ir nesuprantamas. Pati tobulinimo (optimizavimo) idėja, kuri turėtų atnešti išsigelbėjimą, ir toliau sąraše „kas ką turi“ yra aiški visiems. Problema ta, kad svarbus optimizavimo kriterijus: ką tiksliai ir kiek norite patobulinti per priimtinus pakeitimus. Ir, kaip taisyklė, jei nėra problemų dėl „ką patobulinti“ (dažniausiai po priminimo): „būtent reikia sumažinti verslo proceso užbaigimo laiką, jo kainą, pagerinti paslaugų kokybę, “, tada daugeliu atvejų su visa kita yra labai sunku.

Pradėkime nuo to, kad apsispręsti „kiek tobulinti“ gali būti labai sunku, nes organizacijoje, kaip taisyklė, tokios „smulkmenos“, rodančios „ką tobulinti“, dažniausiai tiesiog niekaip nematuojamos. Net ir patys paprasčiausi (pavyzdžiui, kaina, laikas ar verslo proceso vykdymo dispersija). Todėl be specialios patirties ir žinių neįmanoma nustatyti „kiek“. Be to, kaip galite nustatyti, kad yra patobulinimų ir jie tinka klientui (verti jo išleistų pastangų) - tiesiog „iš akies“, pagal jausmą? Tačiau, kaip bebūtų keista, sunkiausia „optimizavimo“ galvosūkio dalis yra ne „kiek“, bet kokie yra „leistini pakeitimai“. Nes dažniausias noras yra toks: „keisti ten, savo verslo procesuose, gali keisti ir IT, bet versle, produktuose, rinkose, santykiuose, gerbiamų žmonių atsakomybės srityse, nereikia liesti bet ką“. Kitaip tariant, optimizuoti reikia naudojant tik kosmetinius pakeitimus.

Apibūdinta loginė aklavietė gali labai sukirsti kelią pačiai verslo procesų apibūdinimo idėjai (į spaustuką įdedama antroji kasetė, kad būtų gerai). Nors iš tikrųjų situacija su pokyčiais optimizavimo metu nėra tokia lemtinga, kaip mato klientas. Galima pasirinkti sprendimus, kurie esamų (ne įsivaizduojamų) apribojimų ribose leis pasiekti tam tikrus tikslus. Belieka nustatyti kainos ir kokybės santykį – ar jie tiks klientui.

Perėjimas prie naujų (optimizuotų) procesų

Kaip jau minėta, verslo procesų aprašymas greičiausiai lems poreikį kažką keisti įmonėje. Arba nusistovėjęs darbuotojų veiklos būdas, jų santykiai, bendravimo tvarka, arba produktai/paslaugos, arba rinkos, arba įmonės klientai, ir greičiausiai tam tikra proporcija visa tai, kas aprašyta. Ir labai dažnai tai tampa nemalonia žinia. Aprašyti verslo procesai savaime neveikia. Tačiau pats klientas, įmonės darbuotojai, o ypač įmonės vadovai nėra pasiruošę ir nesiekia kažko kito, ką reikėtų daryti. Tikrai, gerai ar blogai, įmonė dirba, kažką uždirba, bet kas bus, jei viskas pasikeis? Niekas nežino. O tai dar labiau apsunkina tai, kad pradinėje užduotyje „tik verslo procesų aprašymas“ tikrai nėra nei perėjimo prie naujų procesų programos, nei verslo procesų valdymo ateityje programos kūrimo. Yra supaprastinta nuomonė: „priimkime naujus reglamentus su vienu užsakymu įmonei nuo pirmos dienos, ir viskas veiks“. Užbaigus procesų aprašą tampa aišku, kad užsakymas neveiks. Pakeitimų daug, ne visi juos supranta, ne visi jiems pasiruošę, trūksta daug komponentų perėjimui (pavyzdžiui, reikia keisti IT sistemą, keisti priemones, įrangą, infrastruktūrą, perkvalifikuoti personalą ). O investicijos į verslo procesų apibūdinimą ir optimizavimą nurašomos kaip nuostoliai.

Procesų aprašymo įrankių ir metodikos parinkimas

Dažnai sprendžiant dėl ​​verslo procesų aprašymo į šį klausimą visiškai nekreipiama dėmesio. Tai reiškia (visiškai neteisingai), kad nėra skirtumo, kokią programinę įrangą ir kokią metodiką naudoti.

Kaip bebūtų keista, lemiami veiksniai renkantis metodiką ir programinę įrangą verslo procesams aprašyti ir optimizuoti turėtų būti tie patys žinomi tikslai, kuriuos pats verslas nustatė. Yra dvi diametrinės problemos formuluotės, kurios lemia, kuri procesų aprašymo metodika yra priimtiniausia.

Galbūt problemos teiginys skamba maždaug taip: „norint išspręsti priskirtas problemas, viename iš etapų reikia sukurti funkcinį (proceso) įmonės modelį, kuris atvaizduotų sistemos struktūrą, ryšius ir funkcijas. , taip pat informacijos ir materialinių objektų srautus, jungiančius šias funkcijas“. Šiuo atveju akcentuojamas sistemos aprašymo kūrimas, valdymo objektų identifikavimas ir aprašymas, valdymo hierarchijų sekimas ir privalomas ryšių tarp procesų sekimas.

Arba galima kiek kitokia užduotis, kuri gali skambėti maždaug taip: „reikalingi procesų vykdymo algoritmų (scenarijų) aprašymai. Pirmiausia reikia nustatyti priežasties-pasekmės ryšius ir veiksmų seką laike, tvarkingą įvykių ir funkcijų derinį. Šiuo atveju akcentuojamas veiksmų sekų aprašymas, pradinių ir galutinių įvykių identifikavimas, dalyvių, atlikėjų, materialinių ir dokumentinių srautų identifikavimas.

Verta pastebėti, kad apskritai šie problemų teiginiai nėra vienas kitą paneigiantys, galimos situacijos, kai reikia spręsti abi problemas, tačiau šiuo atveju verta pereiti nuo bendro prie konkrečios: pirmiausia sumodeliuokite įmonės problemas; verslui, tada naudokite šį modelį tolesniam atskirų algoritmų aprašymui.

Galbūt todėl, kad šis klausimas atrodo labai specializuotas, jam visiškai nekreipiama dėmesio ir veltui. Esami verslo procesų aprašymo metodai, kaip ir esama programinė įranga, su retomis išimtimis, yra specializuoti ir prastai tinka sprendžiant užduotis, kurioms jie iš pradžių nebuvo skirti. Pavyzdžiui, įmonė nusprendė padidinti savo efektyvumą ir tam ketina sukurti tarpusavyje susijusį, nuoseklų visos įmonės verslo modelį, apibūdinantį verslo procesų sistemą, kurių kiekvienas yra susietas vienas su kitu darbo rezultatais, kiekvienas proceso dalyvis turi KPI rodiklius, kiekvienas įmonės padalinys turi planus ir biudžetus, skirtus bendriems strateginiams tikslams pasiekti. Tokiu atveju sprendimas naudoti metodikas ir programinę įrangą, pirmiausia skirtą operatyvinio lygio algoritmams ir ryšiams aprašyti, įmonei bus itin sunkus, brangus ir daug laiko reikalaujantis. Ir todėl palikdama šio klausimo sprendimą siauriems (techniniams) specialistams, įmonė rizikuoja baigtis ne itin malonia situacija: išleidžiami dideli finansiniai ištekliai, laikas, pastangos, o gautas formalus rezultatas neduoda laukiamo efekto. .

Paviršutiniška interneto analizė rodo, kad ši tema (metodologijos ir priemonių pasirinkimas) nėra pakankamai aprėpta (META grupės analizė ne tik labiau orientuota į IT sprendimus, bet ir praktiškai neatsižvelgiama į Rusijos rinkos ypatumus, atsižvelgiant į tik tipiški nusistovėjusios Vakarų rinkos atstovai). Dažniausiuose straipsniuose lyginamos ARIS ir IDEF metodikos. Kita dažna tema – stipriųjų ir silpnųjų pusių (dažniausiai metodikos) išvardijimas, neatsižvelgiant į problemą, dėl kurios tos savybės yra analizuojamos. Pasidaro šiek tiek keista: ar tikrai, pavyzdžiui, sunkvežimio keliamoji galia visada yra neabejotinas pranašumas, nepaisant to, kam renkuosi automobilį?

Išsami verslo procesams aprašyti naudojamų įrankių (metodikų, programinės įrangos) analizė yra atskiros diskusijos tema. Stengėmės trumpai apžvelgti (ne specialistams) tik asmeninę autoriaus ir jo kolegų patirtį. Todėl toliau pateiktas sąrašas yra konkretus ir neišsamus. Nepretenduodami į gilumą, mes pateiksime bendrą gaminių aprašymą, atsižvelgdami į aukščiau aprašytas užduotis:

• CA ERwin Data Modeler (anksčiau AllFusion Data Modeler, BPwin). Sėkmingiausiai įgyvendinama gebėjimas aprašyti tarpusavyje susijusius kompleksinius modelius algoritmų ir veiksmų sekų aprašymo užduotys. Paprasti (glaustai) aprašymo užrašai. Papildomos užduotys yra sunkios arba visai neįgyvendinamos (tikslų ir procesų susiejimas, rodiklių medžio kūrimas, imitacinio modeliavimo atlikimas);
• ARIS (programinės įrangos rinkinys, moduliai iš IDS Scheer). Pats pavadinimas (Integruotų informacinių sistemų architektūra) rodo, kad programinė įranga iš pradžių buvo orientuota į algoritmų ir veiksmų sekų aprašymo problemos sprendimą. Visa kita galima padaryti ARIS, bet tai bus labai sunku. Norėdami apibūdinti verslo procesus, turėsite naudoti daugybę modelių (jų ARIS yra daugiau nei 80, o jų skaičius auga) su gana sudėtinga semantika, kurioje net aršiausi šalininkai susipainioja. Be didelės patirties ir reikšmingo metodologijos pagrindų permąstymo nėra lengva įgyvendinti kompleksinius tarpusavyje susijusių modelių aprašymus;
• „Corporate Modeler“ („Casewise Systems“) daugeliu atžvilgių yra jaunesnis angliškas ARIS analogas – ne metodika ir sprendimais, o pačiomis programinės įrangos idėjomis. Taip pat orientuota į pagalbą aprašant verslo procesus tolimesniam programinės įrangos kūrimui. Bet tai kainuoja vidutiniškai mažiau;
• iGrafx Enterprise Central (Corel Inc padalinys) vis dar mažiau žinomas Rusijoje, bet labai gražus sprendimas iš Kanados. Apima visą komplektą modulių, skirtų aprašymui, procesų modeliavimui, planavimo ir kokybės valdymo bei rizikos valdymo programoms. Jo reikšmingas trūkumas yra platinimo trūkumas;
• Verslo studija (GK „Šiuolaikinės valdymo technologijos“). Garsiausia Rusijos plėtra iš aptariamos programinės įrangos šeimos. Galbūt (mūsų privačia nuomone) jis sėkmingai sujungia (kiek įmanoma) kai kurias naudingiausias BPwin ir ARIS funkcijas, savo sprendimu kažkiek primena iGrafx (bet ne kaina). Jei klientui svarbus kainos ir savybių santykis, tai turbūt geriausias pasirinkimas Rusijos įmonėms. Jis turi vieną trūkumą, nes yra labai glaudžiai integruotas su MS Office (Word, Excel, Visio), todėl visi šių sprendimų bruožai automatiškai perkeliami į Business Studio.

Ką klientas gali gauti?

Paprastai klientas neatsižvelgia į tai, kas buvo aprašyta aukščiau. Labai dažnai jį veda mintis, kad reikia aprašyti procesus, kurie jam nebuvo sunkiai įveikiami, o „užkrito“ iš išorės:

• Iš išmanios knygos (juk „Porteris kažką apie tai rašė, bet mes to neturime!“) arba per mokymus, pavyzdžiui, apie dabar madingą MBA laipsnį;
• Iš IT direktoriaus ar brangių informacinių sistemų pardavėjų („ši programa tikrai išspręs visas problemas, pažiūrėkit į sėkmingų ja besinaudojančių įmonių sąrašą, tai programos nuopelnas, bet norint ją įgyvendinti reikia aprašyti procesus“) );
• Iš jauno ir energingo pavaduotojo, kuris taip pat kažkur girdėjo ir sėkmingai „pardavė programą verslo procesams“ viršininkui, neperteikdamas svarbiausių jos niuansų.

Šiuo atveju paskutinė užduotis skamba maždaug taip: „reikia apibūdinti savo verslo procesus, ieškokime specialisto, kuris aprašytų ir optimizuotų verslo procesus“. Jei pradėsite domėtis, kodėl, tada atsakymai greičiausiai bus logiškai nesusiję su galutine užduotimi. Ir tada galimi du iš esmės skirtingi variantai.

Pirmajame atlikėjas be nereikalingų klausimų, nervinančių užsakovą, sąžiningai pradeda apibūdinti procesus. Visi arba tie, kuriems jam siūloma: „pradėkime nuo patvirtinamųjų dokumentų išdavimo ir grąžinimo rangovams proceso, buhalterija to prašo“. Paprastai naudojami žinomi ir paprasti procedūrų aprašymo ženklai (arba kryžminė diagrama, arba EPC). Darbas vyksta labai greitai, be nereikalingų klausimų (apibūdiname, ką jie sakys ar kaip yra). Bet galų gale rezultatas yra nesudėtingas. Kaip sako IT specialistai: „kai bandai automatizuoti netvarką, baigiasi automatizuota netvarka“, bet su procesais išeina dar blogiau – netvarka kvadratu. Aprašyti procesai, aprašyti tiksliai taip, kaip vyksta gyvenime ir popieriuje, yra sudėtingi ir painūs. Kitas žingsnis atlikėjas gali bandyti ką nors patobulinti (deja, garsiai vadina – optimizuoti). Tačiau tuo pat metu, kaip taisyklė, atsižvelgiama į riboto žmonių rato požiūrį, neatsižvelgiama į visus galimus ryšius su kitais procesais, įmonės kultūros ypatybes, todėl iš tikrųjų nieko nepagerinti. Tačiau tuo pačiu metu buvo išleista daug laiko ir išteklių. Po to greičiausiai klientas nusprendžia, kad procesų aprašymas nepadėjo.

Antrasis variantas paprastai yra daug rečiau paplitęs. Atlikėjas ima kelti klausimus: kodėl reikia aprašyti ir ką galiausiai norima gauti, ir kaip tai tarpusavyje susiję priežasties-pasekmės ryšiais, kokie yra optimizavimo kriterijai. Ir čia greičiausiai „teisingas“ atlikėjas gali sulaukti rimtų neigiamų atsiliepimų iš savo kliento. Ir ne tik todėl, kad jis tiesiog neturi atsakymų į savo klausimus, o todėl, kad užduotis, kurią reklamuoja užsakovas, „kabo“ ore, o ne pagrįsta tikra užduočių priežasties-pasekmės grandine. Staiga tiesiog pradeda ryškėti daugybė pikantiškų detalių, kurios iš tikrųjų yra nemalonios klientui:

• Neįmanoma aprašyti procesų įmonėje „tokių, kaip yra“ (o tai yra aksioma įmonėms, kurios pirmą kartą galvoja apie procesų apibūdinimą) vien todėl, kad įmonė jų dažnai neturi. Veikla vykdoma remiantis darbuotojų patirtimi (o ji kiekvienam skirtinga), sprendimai dėl užduočių priimami situaciškai (taigi, skirtingais atvejais jie taip pat nėra vienodi). Net ir reguliariai atliekami procesai – o tie įmonėje vykdomi ne taip, kaip galvoja vadovybė, o taip, kaip patogu atliekantiems (dažnai, visai ne taip, kaip apie tai galvoja vadovai). Todėl reikia ne aprašyti, o kurti eilę procesų kaip pasikartojančią, standartizuotą veiklą;
• Aprašant procesus paaiškėja, kad esamas verslas nėra optimalus savo esme (pvz., nėra tikslinių rodiklių, dalis būtinų veiklų neatliekama, o dalis atliekama neoptimaliai, neteisinga motyvavimo sistema , nėra kompetentingos sąnaudų apskaitos);
• Verslas yra labai veikiamas išorinės ir (arba) vidinės rizikos;
• Aprašant verslo procesus, teks daryti esminius verslo modelio pakeitimus (pavyzdžiui, atsakomybės srityse, atliekamose užduotyse, padalinių ir žmonių santykiuose, motyvavimo sistemoje).

Be to, staiga gali pasirodyti, kad jei aprašyti procesai yra kiek modifikuoti ir tiksliai neatspindi esamos realybės (o taip greičiausiai bus nebent atlikėjas nuspręs atvirai „apgauti“), tuomet reikia kito projekto: įgyvendinimo. pasikeitusių procesų jų taikymo kliento įmonėje praktikoje. O šis projektas pareikalaus dar didesnių pastangų, norint realiai pakeisti žmonių darbo būdą įmonėje: nuo įprasto, nusistovėjusio gyvenimo būdo į naują – neįprastą, ne jų pačių sugalvotą.

Ne pats geriausias sprendimas

Susidūrus su visais aukščiau aprašytais klausimais, kai reikia ne tik apibūdinti procesus, bet reikia pakeisti didelę verslo dalį, pasitaiko, kad ne kiekvienas klientas turi tam vidinį motyvą. Šiuo atveju atlikėjui bus svarbu pirmiausia surasti būtent jį – šį liūdnai pagarsėjusį motyvą. Priešingu atveju procesų aprašymo darbas gali tiesiog neprasidėti. Ar tai gerai ar blogai? Jei neieškote „visuotinės tiesos“, tai tikriausiai gerai abiem pusėms:

• Nepavykęs klientas nešvaistė nei laiko, nei pinigų siekdamas miražo. Be to, kol jis galbūt subręs suprasti, kodėl jam iš tikrųjų reikia verslo procesų aprašymo, jis neturės ankstesnės neigiamos patirties, kuri gali nutempti jį kaip akmuo ir trukdyti pradėti darbą, kuris gali būti jam naudingas;
• Nepavykęs atlikėjas negaus pinigų už savo darbą, bet tuo pačiu negaus ir akivaizdžiai probleminio projekto, kuris neatims reikšmingos jo gyvenimo dalies, nervų, reputacijos, o leis nuveikti ką nors naudingesnio. . O nepavykęs bendradarbiavimas taps įmanomas tada, kai nepavykęs užsakovas bus pasiruošęs atlikti darbus.

Nors, žinoma, tai gana patenkinamas sprendimas, kuris sumažina tiesioginę riziką, bet niekam neduoda naudos per ilgesnį laikotarpį. Geresniam sprendimui reikia šiek tiek daugiau nei gebėjimo apibūdinti verslo procesus. Bet kokiu atveju verslo procesų aprašymas yra užduotis, kuriai reikia ne tik patirties ir žinių iš tiesioginio vykdytojo, bet ir žinių, pasirengimo bei noro eiti šiuo sunkiu keliu iš kliento.

Kaip nepadaryti straipsnyje aprašytų klaidų? Viskas labai paprasta. Jūs neturėtumėte to daryti. Pabandykime šiek tiek išsamiau aprašyti, ką reikia padaryti, autoriaus požiūriu. Žemiau pateikiamas sąrašas užduočių, kurias reikėtų spręsti (ar pradėti spręsti), kol dar nepaskirstomi pagrindiniai pinigai (resursai) ir neįsigyta speciali programinė įranga, atsiranda naujų žmonių ir nubraižo pirmuosius „kvadratus“, rašo pirmąsias nuostatų eilutes. Kadangi tai tik pati galimo pokyčių projekto pradžia, niekas netrukdo mums skirti šiek tiek daugiau laiko nei įprasta ir galvoti, ką ir kaip įmonė nori gauti ir kiek nori mokėti. Norėdami tai padaryti, turėtumėte bent jau atlikti šiuos veiksmus:

• Tiksliai nustatykite, kokias verslo užduotis (verslo rodiklius) įmonė nori tobulinti. Ką klientas iš tikrųjų nori pasiekti, svarstydamas savo verslo pokyčius? Tam gali tekti permąstyti verslo viziją;
• Nustatyti verslo procesų optimizavimo kriterijus: ką įmonė nori juose tobulinti ir kiek tobulinti. Svarbus dalykas atliekant šią užduotį bus suprasti akivaizdžius (ne įsivaizduojamus) apribojimus – kas organizacijoje yra tikrai nepriimtina, o ko tikrai negalima pakeisti;
• Nustatyti veiksmų programą tikslams pasiekti, kuri gali apimti arba neaprašyti verslo procesų. Būtinai išsamiai apsvarstykite programos veiksmus, kaip pereiti prie naujų (optimizuotų) procesų;
• Pasirinktai veiksmų programai ir užsibrėžtiems tikslams parinkti pakankamą įrankių komplektą (pirmiausia reikiamą programinę įrangą), kuris geriausiai atitinka užsibrėžtus tikslus;
• Tik atlikę pirmosiose pastraipose aprašytus darbus, ieškokite vertų užduoties atlikėjų.

Kaip matyti iš pateiktų užduočių sąrašo, pakeitimų iniciatoriui pirmajame etape reikia net ne techninio specialisto aprašyme, o verslo priešininko, tam tikru mastu „velnio advokato“, galbūt net ne nuolatinio darbuotojo. kompanija. Žmogus, kuris gali užduoti teisingus klausimus, prieštarauti ir kur nors su klientu ginčytis, bet leis jam į įmonę ir savo užduotį pažvelgti iš šalies („atviru“ požiūriu), padės klientui išvengti aprašytų klaidingų sprendimų. straipsnyje apie savo judėjimą tobulėjimo link.

1 „Kiekvienam esamam produktui bus kuriamas tas pats analogas, integruotas su SAP sprendimais. Tai tvarkys atskiras mūsų įmonės padalinys. Todėl galime teigti, kad žengiame į naują rinkos segmentą pasauliniu mastu – mūsų klientai bus SAP klientai. Iš interviu su „Casewise“ prezidentu Bernardu Fisheriu.

Apžvelgėme pagrindines verslo procesų sąvokas. Šioje dalyje apžvelgsime verslo procesų modeliavimą ir pateiksime modeliavimo pavyzdį.

Verslo procesų modeliavimas

Modeliavimas – tai organizacijos veiklos tyrimo procesas, kurio tikslas – suformuoti formalizuotą (grafinį, lentelę, tekstinį) organizacijos verslo procesų aprašymą.

• interviu;
• darbas su teisės aktais, organizaciniais dokumentais;
• protų šturmo metodai ir kt.

Verslo procesų modeliavimo procesas organizacijoje yra unikalus. Prieš pradedant darbą, rekomenduojama išsiaiškinti šio proceso egzistavimą ir turinį organizacijoje.

Žemiau apžvelgsime verslo procesų modeliavimo algoritmo pavyzdį. Taigi, norėdami modeliuoti verslo procesą, turite:

1. Nustatykite verslo proceso rezultatą ir savininką.
2. Nustatykite veiksmų, sudarančių verslo procesą, rinkinį ir tvarką.
3. Nustatyti verslo proceso vykdytojus: šiame žingsnyje būtina atskirti atsakomybės sritis, nustatyti, kurie padalinių darbuotojai yra atsakingi už proceso veiksmų atlikimą, bei susieti vykdytojus su veiksmais.
4. Apibrėžkite verslo proceso įvykius. Nustatykite įvykių tipus: pradinis, galutinis, tarpinis. Susiekite tarpinius įvykius su veiksmais.
5. Nustatyti išteklius: dokumentus, informaciją ir pan., kuriuos sunaudoja verslo proceso veiksmai. Susiekite išteklius su veiksmais.

Diagrama, iliustruojanti modeliavimo algoritmą, parodyta žemiau esančiame paveikslėlyje:

Baigus algoritmą, rekomenduojama atlikti „kas būtų, jei“ analizę. Pavyzdys: kas atsitiks, jei veiksmo įvestyje bus dokumentas, kuriame yra klaidų; kas atsitiks, jei patvirtinantis vadovas atmes dokumentą. Yra du būdai, kaip atsižvelgti į analizės rezultatus:

• papildyti esamą modelį šakomis;
• atskirai numatyti „alternatyvaus“ proceso veiksmus.

Jei aiškiai negalime pasiūlyti šakos/alternatyvaus proceso veiksmo, alternatyvią sąlygą įrašome į „atvirų klausimų“ sąrašą. Tada rekomenduojama šį sąrašą pateikti dalyko ekspertams ir proceso savininkui.

Nerekomenduojama analizuoti visų galimų ir neįmanomų proceso atvejų. Neįtraukiamas situacijas paprastai sprendžia skyriaus funkcinis vadovas (kurio atsakomybės srityje situacija susidarė).

Verslo procesų fiksavimui grafine forma naudojama elementų simbolių sistema (žymėjimas). Garsiausios žymos: SADT/IDEF0, IDEF3, DFD, BPMN, ARIS, UML. Žymėjimo apžvalga ir lyginamoji analizė nepatenka į šio straipsnio taikymo sritį; Tie, kurie domisi internetu, gali rasti daug straipsnių žymėjimų palyginimo tema, pavyzdžiui, „IDEF vs ARIS“.

Verslo proceso aprašymo pavyzdys

Pateiksime verslo proceso aprašymo pavyzdį. Kaip pavyzdį paimkime nemokamų atostogų suteikimo procesą. Apsvarstykite tvarką ir darbo eigą, kuri atsiranda aukščiau nurodyto proceso metu. Informacijos rinkimo metodas: Rusijos teisės aktai kaip preliminari medžiaga prieš pokalbius su dalyko ekspertais ir proceso savininku. Aprašymo žymėjimas: ARIS eEPC.

1. Pradinės medžiagos rinkimas.

1.1 Atostogų suteikimą reglamentuoja Darbo kodeksas (renkant medžiagą būtina remtis naujausia redakcija, rašymo metu - su 2015 m. gruodžio 30 d. pakeitimais Nr. 434-FZ), 128 straipsnis Atostogos be mokėti

Dėl šeiminių ir kitų svarbių priežasčių darbuotojui jo rašytiniu prašymu gali būti suteiktos nemokamos atostogos, kurių trukmė nustatoma darbuotojo ir darbdavio susitarimu.

Darbdavys, remdamasis darbuotojo raštišku prašymu, privalo suteikti neatlygintinas atostogas:

• Didžiojo Tėvynės karo dalyviams - iki 35 kalendorinių dienų per metus;
• dirbantiems senatvės pensininkams (pagal amžių) - iki 14 kalendorinių dienų per metus;
• kariškių tėvai ir žmonos (vyrai), vidaus reikalų įstaigų darbuotojai, federalinė priešgaisrinė tarnyba, narkotinių ir psichotropinių medžiagų apyvartos kontrolės institucijos, muitinės, bausmių vykdymo sistemos įstaigų ir įstaigų darbuotojai, žuvę arba mirė dėl sužalojimo, smegenų sukrėtimo ar sužalojimo, gauto einant karo tarnybos (tarnybos) pareigas, arba dėl ligos, susijusios su karo tarnyba (tarnija) - iki 14 kalendorinių dienų per metus;
• dirbantiems neįgaliesiems - iki 60 kalendorinių dienų per metus;
• darbuotojai vaiko gimimo, santuokos registravimo, artimų giminaičių mirties atvejais - iki penkių kalendorinių dienų;

kitais šio kodekso, kitų federalinių įstatymų ar kolektyvinės sutarties numatytais atvejais.

1.2. Dokumentų srautą registruojant atostogas reglamentuoja Rusijos Federacijos valstybinio statistikos komiteto 2004 m. sausio 5 d. nutarimas N 1 „Dėl darbo ir jo apmokėjimo pirminės apskaitos dokumentų vieningų formų patvirtinimo“, skirsnis „Įsakymas (instrukcija) atostogų suteikimas darbuotojui“.

Jos naudojamos darbuotojui (-iams) suteiktų atostogų registravimui ir apskaitai pagal įstatymus, kolektyvinę sutartį, organizacijos vietinius teisės aktus, darbo sutartį.

Juos surašo personalą aptarnaujantis darbuotojas ar jo įgaliotas asmuo, pasirašo organizacijos vadovas ar jo įgaliotas asmuo ir paskelbia darbuotojui pasirašytinai. Pagal įsakymą (nurodymą) suteikti atostogas daromi pažymiai asmens kortelėje (forma N T-2 arba N T-2GS(MS)), asmeninėje sąskaitoje (forma N T-54 arba N T-54a) ir darbo užmokestis. apskaičiuojamos, priklausančios atostogoms, pagal N T-60 formą „Pastaba-paskaičiavimas dėl atostogų suteikimo darbuotojui“.

Pateikiame verslo proceso modeliavimui reikalingus duomenis (veikiame pagal anksčiau aprašytą schemą):

1. Verslo proceso rezultatas- dokumentai, parengti pagal Rusijos Federacijos įstatymus ir organizacijos standartus.

2. Verslo procesų savininkas: Personalo skyriaus vadovas. Kaip nustatyti savininką? Savininkas yra darbuotojas, turintis resursų verslo procesui vykdyti (šiuo atveju ištekliai yra personalo darbuotojai) ir atsakingas už verslo proceso rezultatą.

3. Įdarbinimas ir procedūra:

prašymo rašymas -> užsakymo surašymas -> -> –> .

Darbo užmokesčio skaičiavimo veiksmų sekoje nėra, nes Darbo kodekso straipsnis, pagal kurį išduodamos atostogos, yra Atostogos be atlyginimo.

4. Verslo procesų vykdytojai.. Kad informacija būtų aiškesnė, lentelėje pateikiame veiksmų seką ir atlikėjus:

5.Renginiai. Aukščiau pateiktą lentelę papildykime informacija apie įvykius:

6. Ištekliai, dokumentai ir informacija. Šiame pavyzdyje neatsižvelgiame į tokius išteklius kaip atlikėjo laikas, medžiagos ir įranga, nes Mums rūpi dokumentai, parengti pagal Rusijos Federacijos įstatymus ir organizacijos standartus (žr. proceso rezultatus). Turime išanalizuoti, kurie dokumentai dalyvauja procese. Į esamą lentelę įtraukime informaciją:

7. Vykdykime „kas būtų, jei“ analizė.

• Ką daryti, jei programoje yra klaidų (nuo gramatinių klaidų iki neteisingos informacijos)? Paraiškos iniciatorius neprivalo turėti pakankamos kvalifikacijos, kad galėtų teisingai užpildyti prašymą (tačiau turi gebėti kompetentingai atlikti savo tiesiogines pareigas). Norėdami pašalinti neteisingo paraiškos užpildymo atvejį, paraiškos tikrinimo veiksmą įtrauksime į pagrindinį procesą, nes Mums svarbu užkirsti kelią klaidingo dokumento buvimui procese.
• Ką daryti, jei atostogų įsakymas parašytas neteisingai? Nes Kadangi į personalo specialisto pareigas įeina personalo dokumentų surašymas, darome prielaidą, kad daugeliu atvejų įsakymas surašomas teisingai. Tai nepakeičia personalo aptarnavimo specialisto kvalifikacijos tikrinimo (įdarbinimo ir atestavimo procesai) ir periodinio dokumentų tikrinimo (personalo dokumentų audito proceso).
• Ką daryti, jei vadovas nepasirašo įsakymo ir iniciatorius:
  • turi teisę atostogauti, vadovaujantis DK 128 str. Šį klausimą surašysime į atvirus šio proceso klausimus ir užduosime proceso savininkui, kai susitarsime dėl proceso. Proceso savininkas yra visiškai atsakingas už proceso vykdymą, jis nustato darbo jam patikėtame skyriuje taisykles;
  • neturi teisės atostogauti, pagal DK 128 str. Šį klausimą taip pat surašysime į atvirus klausimus.

• Ką daryti, jei iniciatorius atsisako pasirašyti įsakymą (pavyzdžiui, pasikeitė aplinkybės, kuriomis jis atostogavo)? Sustabdome procesą.
• Ką daryti, jei įrašai personalo dokumentuose T-2 ir T-54a yra neteisingi? Šis klausimas panašus į 3.2 punkte aptartą klausimą.

Gauta informacija papildykime esamą lentelę. Tiesą sakant, mes gavome preliminarų proceso aprašymą lentelės forma:

Atviri klausimai

• Ką daryti, jei iniciatoriaus vadovas atsisakė pasirašyti atostogų įsakymą ir iniciatorius turi teisę išeiti pagal DK 128 str.
• Ką daryti, jei iniciatoriaus vadovas atsisakė pasirašyti atostogų įsakymą ir iniciatorius neturi teisės išeiti pagal DK 128 str.

Trumpas ARIS eEPC žymėjimo elementų žymėjimas pateiktas žemiau esančioje lentelėje (aprašyti ne visi žymėjimo elementai, o naudojami. Grafinis elementų žymėjimas paimtas iš MS Visio paketo):

Diagrama, rodanti elementų sąveiką, parodyta žemiau:

Pateiktas grafinis proceso vaizdas yra toks:

Proceso grafinis ir lentelės vaizdas turi būti patvirtintas ekspertų ir proceso savininko. Verslo procesų analitikas dažnai negali žinoti visų nagrinėjamo domeno subtilybių, todėl rekomenduojama visada derinti savo modelius su domeno ekspertais ir Proceso savininku.

Vietoj išvados

Parašęs straipsnį, bet prieš jo publikavimą, turėjau progą pasikalbėti su geru draugu, paaiškinau jam straipsnio temą ir esmę. Pažįstamas uždavė keletą įdomių klausimų, nusprendžiau paviešinti mūsų pokalbį, manau, kad mūsų pokalbis bus įdomus skaitytojams:

– Neabejoju, kad parašėte įdomų straipsnį. Bet kodėl tokie sunkumai? Kam reikalingi verslo procesai, ar tikrai be jų neįmanoma?

– Žiūrėkite, verslo procesai, standartizuodami operacijas, sumažina rezultatų kintamumą. Kintamumas reiškia priimtinų proceso rezultatų svyravimų mažinimą. Aprašiau paprastą pavyzdį, verslo procesai taikomi ne tik personalo reikalams, bet ir organizacijos veiklai. Įsivaizduokite, kad organizacija, kurios specializacija yra atsarginių dalių tiekimas, gamins skirtingos kokybės dalis (atsimename, kad kokybė yra atitiktis gaminio savybėms). Toliau ant automobilių bus montuojamos auto dalys, o mes gausime... AvtoVAZ gaminius. AvtoVAZ gaminiai randa savo pirkėjus, tačiau pastaruoju metu pirmenybę teikiame kokybiškai surinktiems automobiliams.

– Manau, kad viskas dėl atlikėjų. Užtenka surasti kompetentingus atlikėjus ir sulauksime gero rezultato. Kaip ir jūsų pavyzdyje, jums reikia rasti kompetentingą personalo pareigūną, tai viskas.

– Geri atlikėjai jau aprūpinti darbu, jų darbas brangus. Jūs negalvojate apie organizacijos išlaidų optimizavimą, protingų specialistų samdymą ir specialistų metodinės pagalbos teikimą. Kitas veiksnys yra darbo apimtis. Įsivaizduokime, kad mūsų organizacijoje dirba 2000 darbuotojų. Tokiu atveju turėsime kelis personalo specialistus ir jie turės skirtingą patirtį. Mūsų užduotis šiuo atveju – suteikti skyriaus vedėjo mokymo, operacijų vykdymo ir operacijų kontrolės įrankį.

– Net jei yra 2000 žmonių ir net jei ekspertai klysta. Kokia klaidos kaina – tiesiog neteisingai įforminti personalo dokumentai, šie popieriukai.

– Pirmiausia pateikiau verslo proceso pavyzdį. Verslo procesai gali apimti įvairią įmonės veiklą, nesvarbu, ar tai būtų finansai, ar gamyba. Antra, net už neteisingai įformintus personalo dokumentus reguliavimo institucijos gali skirti baudas organizacijai.

Dėkojame skaitytojams, kad nuėjote iki šiol. Daug būtų galima pasakyti papildomai: kalbėti apie įrankius, naudojamus verslo procesams apibūdinti, plačiau paliesti užrašus... Bet visa tai yra įvado į verslo procesus tęsinys.

Jevgenijus Ponomarevas

Instrukcijos

Pirmasis – tiksliai suformuluoti aprašomo proceso pavadinimą, kuris turėtų būti suprantamas ir atspindėti bendrą procesą sudarančių veiksmų sekos esmę. Pavyzdžiui, vietoj „Pateikti paraišką gamybai ir stebėti jos vykdymą“, pakanka pavadinti procesą „Produkto valdymas“. Antras dalykas yra teisingai suskaidyti visą aprašytą procesą į smulkesnes („atomines“) užduotis arba subprocesų funkcijas ir nustatyti jų vykdymo seką . Su tokiu padalijimu aprašytas procesas bus aukščiausio lygio procesas. Aukščiausio lygio proceso detalumo lygis gali skirtis, bet turėtų būti pakankamas, kad jį suprastų jūsų aprašymą naudosianti auditorija.

Yra keletas būdų, kaip apibūdinti verslo procesą. Populiariausias iš jų yra grafinis, naudojant, padarytas įvairiais žymėjimais (notacija – tai simbolių rinkinys kažkam žymėti).
Dažniausiai naudojami verslo procesams apibūdinti naudojami žymėjimai yra IDEF0, BPMN, EPC (ARIS) ir kt.
Kaip pavyzdį pažiūrėkime į diagramą, padarytą BPMN (Business Process Modeling Notation), naudojant CASE įrankį PowerDesigner (1 pav.). Pagrindiniai diagramos elementai yra šie:
1. „Procesas“ (funkcija) - kampuose suapvalintas stačiakampis;
2. „Perėjimas“ – procesus jungianti rodyklė;
3. „Sprendimas“ – deimantas, kuriame yra klausimas, į kurį galima atsakyti tik „Taip“ arba „Ne“;
4. Sąlygos – tekstinės išraiškos, kurioms esant įvyksta perėjimas nuo funkcijos prie kitos. Sąlygos visada pateikiamos laužtiniuose skliaustuose. Kartais pravartu savąjį suskirstyti į „Trakus“ – vertikalias arba horizontalias dalis, nurodančius įmonės padalinius ar darbuotojus, atsakingus už tam tikros funkcijos atlikimą. Šiuo atveju ši funkcija turi būti jos skyriuje. Be išvardytų elementų, jame taip pat gali būti duomenų, kurie yra įvesti arba išvesti procesui, sąrašas, taip pat nuorodos į taisykles ar nuostatas, pagal kurias atliekama tam tikra funkcija. Verslo proceso „Produktų gamybos kontrolė“ aprašymo pavyzdys parodytas 1 pav. Nesunku pastebėti, kad ši diagrama labai panaši į problemos sprendimo algoritmo schemą.

Grafinis proceso aprašymas taip pat gali būti papildytas tekstiniu jo funkcijų-poprocesų aprašymu lentelės forma, kurioje yra šie stulpeliai: proceso pavadinimas, skyrius (proceso savininkas), proceso aprašymas, proceso vykdymo rezultatas. Tokio aprašymo pavyzdys parodytas 2 pav. Jeigu tikimasi tolimesnio aprašyto verslo proceso optimizavimo, tuomet prie lentelės galima pridėti dar vieną stulpelį, kuriame aprašomi šiuo metu atliekamų funkcijų-poprocesų sunkumai ar trūkumai.

Naudingas patarimas

Visada laikykitės pasirinkto grafinio žymėjimo verslo procesų aprašymo taisyklių.

Šaltiniai:

• M. Rybakovas. Verslo procesų optimizavimas.
• kaip sukurti verslo procesą

Procesas kaip reiškinys – tai kokybinis pokytis, vykstantis su stebėjimo objektu per tam tikrą laiką. Todėl dar prieš pradedant aprašą būtina nurodyti stebėjimo objektą ir laikotarpį.

Instrukcijos

Pirmiausia turite apibūdinti proceso esmę, kitaip tariant, stebimą kokybinį pokytį. Pavyzdžiui, užsidegė, perdegė, užgeso (įvykio esmė – degimo procesas). Pokytis gali būti matomas išoriškai (visas degtukas virto strypu), gali keistis objekto struktūra, jungčių sistema, priklausomai nuo to, ką tiksliai seki. Bet kokiu atveju, aprašant pakeitimą, papildomai reikės nurodyti laiką ir greitį (pavyzdžiui, degtukas degė 20 sekundžių, anglėjimo greitis buvo 2 milimetrai per sekundę). Kartais prie to pridedama tokia proceso charakteristika, kaip „cikliškumas“ (pastebimas pokytis įvyksta vieną kartą arba periodiškai).

Parodę pokyčio esmę, jie paprastai aprašo procesą kaip „būsenų“ seką. Šiuo tikslu paprastai visą stebėjimo laiką