Biuro administratorius: pareigos ir profesijos raidos tendencijos. Administratoriaus pavyzdžio pareigybės aprašymas Ką turėtų žinoti biuro administratorius

Apskaitos ir atskaitomybės skyriui klausimais, kaip pateikti: § išvadas dėl materialinių išteklių tiekimo ir jų sąnaudų limitų laikymosi Bendrovės struktūriniuose padaliniuose pagal paskirtį; § pasiūlymai dėl perteklinės įrangos pardavimo ir pan.; § materialinių išteklių judėjimo Bendrovės sandėliuose apskaitos duomenis; § pastatų ir patalpų, kuriose yra Bendrovės struktūriniai padaliniai, priežiūros sąmatas, įskaitant įrangą (liftus, apšvietimą, šildymo, vėdinimo sistemas ir kt.); § išlaidų sąmatas baldų, buitinių medžiagų, įrangos, inventoriaus ir kt. § nustatyta atskaitomybė. 6.6. Teisės skyrius, skirtas gauti: § konsultacijas teisės klausimais; § galiojančių teisės aktų paaiškinimai; § išvadas dėl teisinei ekspertizei pateiktų dokumentų atitikties galiojančiiems teisės aktams. 6.7.

Administratoriaus pareigų aprašymas

Biuro administratorius turi išmanyti: -santykių etiką darbo grupėje; - biuro darbo standartai; -biuro patalpų vieta; -biuro patalpų planavimo ir projektavimo principai; -rašto darbo organizavimo taisyklės ir metodai; -biuro darbuotojų veiklos sritis; -kanceliarinių prekių organizavimo principai; -estetikos, etikos ir socialinės psichologijos pagrindai; - vidaus darbo reglamentai; -darbo teisės aktų pagrindus; -verslo sutarčių teisiniai reikalavimai ir jų sudarymo tvarka; -biuro techninė įranga; -biuro įrangos naudojimo taisyklės; -santykių su pastato, kuriame yra biuro patalpos, administracija (komendantūros) principai; - darbo apsaugos taisyklės ir nuostatai; - saugos taisyklės, priešgaisrinė apsauga ir pramoninė sanitarija. 2.

Administratoriaus pareigybės aprašymas

Atlieka individualias tarnybines užduotis iš savo tiesioginio viršininko. 16. Paruošia biurą uždarymui (išjungia apšvietimą ir biuro įrangą, įjungia apsaugos signalizaciją ir pan.).

III. Teisės Biuro administratorius turi teisę: 1. Savarankiškai ir savo atsakomybe tvarkyti lėšas, skirtas aprūpinti biurą reikalingais inventoriniais daiktais. 2. Teikti pasiūlymus dėl biuro ir visos įmonės darbo tobulinimo įmonės vadovui svarstyti.

Susipažinti su dokumentais, apibrėžiančiais jo teises ir pareigas einamoms pareigoms, tarnybinių pareigų atlikimo kokybės vertinimo kriterijais. 4. Pasirašykite ir patvirtinkite dokumentus pagal savo kompetenciją.

5.
Aš patvirtinu………………………………………………………………………….(organizacijos pavadinimas) ………………………………………… ……. (Pozicija) …………………. …………………………………… (Vardas) „… ..“ …………………. 20... g lyd. ………………………………………………………………………………………………..(pavadinimas, įmonė, organizacija) 1. Bendrosios nuostatos 1.1. . Administratorius į darbą priimamas ir atleidžiamas įmonės direktoriaus įsakymu.
1.2.

Dėmesio

Į administratorės pareigas skiriamas asmuo, turintis vidurinį profesinį išsilavinimą, nereikalaujantis darbo patirties arba pradinio profesinio išsilavinimo ir ne mažesnį kaip …………… specialybės darbo stažą. metų. 1.3. Administratorius yra tiesiogiai atskaitingas …………………………………………………………………………………………………………… (įmonės direktoriui) / struktūrinio padalinio vadovas / kitas pareigūnas) 1.4.

Pardavimų aukšto administratoriaus pareigybės aprašymas

Užtikrina tinkamą biuro patalpų priežiūrą ir eksploatavimą pagal pramoninės sanitarijos ir priešgaisrinės apsaugos taisykles ir nuostatas. 9. Organizuoja oro ir geležinkelio bilietų užsakymą biuro darbuotojams, dispečerinėms transporto priemonėms.

10. Tvarko biuro dokumentų tvarkymą, įeinančių skambučių priėmimą ir išeinančių skambučių tvarkymą. 11. Organizuoja efektyvų ir kultūringą lankytojų aptarnavimą, užtikrina jiems patogių sąlygų sudarymą, konsultuoja administraciniais klausimais, teikia informaciją ir kitą medžiagą (vizitines korteles, kainoraščius, bukletus ir kt.). 12. Parengia materialinę techninę bazę sudėtingoms deryboms su partneriais, klientais ir kitų kategorijų lankytojais. 13. Veda lankytojų apskaitą. 14. imasi priemonių užkirsti kelią konfliktinėms situacijoms ir jas pašalinti. 15.

Darbo aprašymai

Administratorius turi žinoti: - aukštesniųjų ir kitų organų nutarimus, įsakymus, kitus su įmonės darbu susijusius valdymo ir norminius dokumentus - įmonės valdymo struktūrą, darbuotojų teises ir pareigas, jų darbo grafiką; ir lankytojų aptarnavimo proceso organizavimo būdai - marketingo ir reklamos pagrindai, - estetikos, etikos ir socialinės psichologijos pagrindai; ekonomika, darbo organizavimas ir vadyba - Rusijos Federacijos darbo ir darbo apsaugos teisės aktai - darbo apsaugos taisyklės ir taisyklės, saugos, pramoninės sanitarijos ir priešgaisrinės apsaugos taisyklės; 1.5.
Biuro administratoriaus pareigybės aprašymą galite atsisiųsti nemokamai. Biuro administratoriaus pareigos Tvirtinu (Pavardė, inicialai) (organizacijos pavadinimas, jos organizacinė ir teisinė forma) (direktorius; kitas asmuo, įgaliotas tvirtinti pareigybės aprašymą) 201-00-00_g. lyd.p. ĮSTAIGOS ADMINISTRATORĖS (įstaigos pavadinimas) DARBO APRAŠAS 201-00-00_g. Nr. 00 1. Bendrosios nuostatos 1.1 Šis pareigybės aprašymas nustato biuro administratoriaus (toliau – įmonė) pareigas, teises ir pareigas.
Įstaigos pavadinimas 1.2 Į biuro administratoriaus pareigas priimamas asmuo, turintis profesinį išsilavinimą (aukštesnysis; vidurinis) ir turintis ne mažesnę kaip ūkinio ir administracinio darbo patirtį (1 metai; 2 metai; 3 metai ir kt.). 1.3.Biuro administratorius į pareigas skiriamas ir atleidžiamas organizacijos vadovo įsakymu.

Biuro administratoriaus pareigybės aprašymas

Informacija

Konsultuoja lankytojus su teikiamomis paslaugomis susijusiais klausimais. 4. imasi priemonių užkirsti kelią ir pašalinti konfliktines situacijas.

Užtikrina švarą ir tvarką patalpose ir prie jos ar pastato esančioje teritorijoje. 8. Stebi, kaip pavaldūs darbuotojai laikosi darbo ir gamybos drausmės, darbo apsaugos taisyklių ir reglamentų, pramonės sanitarijos ir higienos reikalavimų.

9. Informuoja vadovybę apie esamus lankytojų aptarnavimo trūkumus ir priemones, kurių buvo imtasi jiems pašalinti. 10.
Atsakomybė Administratorius yra atsakingas: - už jo priimtų sprendimų, kurie viršija galiojančių Rusijos Federacijos teisės aktų, įmonės įstatų ir kitų norminių teisės aktų nustatytas jo įgaliojimų ribas, pasekmes - už jų nevykdymą (netinkamai atlieka savo pareigas, numatytas šiuose nurodymuose), neperžengiant galiojančių Rusijos Federacijos darbo teisės aktų nustatytų ribų - už pažeidimo padarymą vykdant savo veiklą - neviršijant galiojančių administracinių teisės aktų nustatytų ribų; Rusijos Federacijos baudžiamieji ir civiliniai įstatymai - už materialinės žalos padarymą ir žalą įmonės verslo reputacijai - neviršijant galiojančių Rusijos Federacijos darbo, baudžiamųjų ir civilinių įstatymų. 5. Darbo sąlygos 5.1.
Pagal savo kompetenciją informuoti savo tiesioginį vadovą apie visus savo veiklos metu nustatytus trūkumus ir teikti pasiūlymus dėl jų pašalinimo. 4. Asmeniškai arba organizacijos vadovybės vardu iš įmonės padalinių ir kitų specialistų reikalauti informacijos ir dokumentų, reikalingų jo tarnybinėms pareigoms atlikti. 5. Sprendžiant jam pavestas užduotis, įtraukti visų (atskirų) struktūrinių padalinių specialistus (jei tai numato struktūrinių padalinių nuostatai, jei ne, tai gavus įmonės vadovo leidimą). 6. Reikalauti, kad įmonės vadovybė padėtų vykdyti tarnybines teises ir pareigas. IV. Atsakomybė Administratorius yra atsakingas: 1.
Tarp biuro vadovo pareigų gali būti darbas su komunalinėmis tarnybomis ir biuro įrangą aptarnaujančių organizacijų atstovais. Pagrindinis ir reikšmingas skirtumas tarp biuro vadovo ir biuro administratoriaus yra vadovavimo autoritetas – administratorius, kaip taisyklė, nevaldo biuro darbuotojų, o tiesiog yra vienas iš jų ir savo darbą atlieka bendradarbiaudamas su biuro darbuotojais. Biuro vadovas ir biuro administratorius turi pasižymėti tokiomis asmeninėmis savybėmis kaip bendravimo įgūdžiai, energingumas, gebėjimas aiškiai ir aiškiai reikšti savo mintis, pasitikėjimas savimi, gebėjimas įtikinti, gebėjimas savarankiškai organizuoti (administratoriui) ir gebėjimas vadovauti kolektyvui (vadovui), užsienio kalbos mokėjimas ir kt. I. Bendrosios nuostatos 1. Biuro administratorius priklauso specialistų kategorijai. 2.

Administracinio komercinio pastato administratoriaus pareigybės aprašymas

Administratorius turi žinoti: § aukštesnių institucijų nutarimus, įsakymus, įsakymus, kitus reglamentuojančius ir norminius dokumentus, susijusius su Bendrovės darbu; § valdymo struktūra, darbuotojų teisės ir pareigos bei jų darbo grafikas § lankytojų paslaugų organizavimo taisyklės ir būdai; § teikiamų paslaugų rūšys § ekonomikos, darbo organizavimo ir valdymo pagrindai; § marketingo ir reklamos organizavimo pagrindai; § patalpų išplanavimas ir apdailos tvarka; § estetikos ir socialinės psichologijos pagrindai; § darbo teisės aktai; § darbo apsaugos taisyklės ir nuostatai. 1.6. Administratorius savo veikloje vadovaujasi: — Bendrovės įstatais; — Bendrovės vadovybės įsakymai, nurodymai; — Bendrovės vidaus darbo nuostatai; — Šis pareigybės aprašymas.

1. Bendrosios nuostatos

specialistams

Biuro administratorius skiriamas ir atleidžiamas galiojančių darbo teisės aktų nustatyta tvarka kelionių agentūros direktoriaus įsakymu.

1. Ofiso administratorius

3.1 Išoriniai dokumentai:

3.2 Vidaus dokumentai:

Kelionių agentūros chartija, kelionių agentūros direktoriaus įsakymai ir nurodymai; Kelionių agentūros nuostatai, Pareigybės aprašymasOfiso administratorius

1. Darbo pareigos Ofiso administratorius

Biuro administratorius atlieka šias pareigas:

4.1 Užtikrina biuro paruošimą darbo dienai (apsaugos signalizacijos išjungimas, biuro įrangos prijungimas ir paruošimas darbui, biuro aprūpinimas raštinės reikmenimis ir eksploatacinėmis medžiagomis).

4.2 Rengia biuro logistikos sąmatas.

4.3 Surašo reikalingus dokumentus raštinės reikmenų, eksploatacinių ir kitų biuro veiklai reikalingų inventoriaus prekių, biuro įrangos priežiūros ir remonto bei kitų paslaugų sutarčių sudarymui.

4.4 Stebi patalpų projektavimą, stebi reklaminės ir kitos informacinės medžiagos, skirtos klientams platinti, parengimą ir išleidimą.

4.5 Užtikrina švarą ir tvarką biuro patalpose.

4.6 Stebi teisingą biuro įrangos veikimą ir racionalų raštinės bei eksploatacinių medžiagų naudojimą biure.

4.7 Užmezga ryšius su eksploatacinėmis tarnybomis ir komunalinėmis organizacijomis, siekiant aprūpinti biuro patalpas, atlikti remonto ir kitus darbus.

4.8 Užtikrina tinkamą biuro patalpų priežiūrą ir eksploatavimą pagal pramoninės sanitarijos ir priešgaisrinės apsaugos taisykles.

4.9.Organizuoja oro ir geležinkelio bilietų užsakymą biuro darbuotojams, transporto priemonių išsiuntimą.

4.11.Organizuoja efektyvų ir kultūringą lankytojų aptarnavimą, užtikrina jiems patogių sąlygų sudarymą, konsultuoja administraciniais klausimais, teikia informaciją ir kitą medžiagą (vizitines korteles, kainoraščius, bukletus ir kt.).

4.12. Rengia materialinę techninę bazę sudėtingoms deryboms su partneriais, klientais ir kitų kategorijų lankytojais, veda lankytojų apskaitą;

4.14.Imasi priemonių konfliktinėms situacijoms užkardyti ir šalinti.

4.15.Vykdyti individualius tarnybinius pavedimus iš savo tiesioginio vadovo.

4.16.Ruošia biurą uždarymui (išjungia apšvietimą ir biuro įrangą, įjungia apsaugos signalizaciją ir kt.).

Ofiso administratorius

1. Bendrosios nuostatos

Šis pareigybės aprašymas apibrėžia biuro administratoriaus funkcines pareigas, teises ir atsakomybę.

Biuro administratorius priklauso kategorijai specialistams

Biuro administratorius skiriamas ir atleidžiamas galiojančių darbo teisės aktų nustatyta tvarka įmonės direktoriaus įsakymu.

Santykiai pagal pareigas:

1. Kvalifikacijos reikalavimai biuro administratoriui:

1. Veiklą reglamentuojantys dokumentai Ofiso administratorius

3.1 Išoriniai dokumentai:

Su atliekamu darbu susiję teisės aktai.

3.2 Vidaus dokumentai:

Įmonės įstatai, įmonės direktoriaus įsakymai ir nurodymai; Nuostatai dėlorganizacinis ir analitinisskyrius, pareigybės aprašymasOfiso administratorius, Vidaus darbo taisyklės.

1. Darbo pareigos Ofiso administratorius

Ofiso administratorius:

4.1. Užtikrina biuro paruošimą darbo dienai (apsaugos signalizacijos išjungimas, biuro įrangos prijungimas ir paruošimas naudojimui, biuro aprūpinimas kanceliarinėmis ir eksploatacinėmis medžiagomis).

4.2. Rengia biuro logistikos sąmatas.

4.3. Surašo reikiamus dokumentus sutarčių sudarymui dėl: raštinės reikmenų, eksploatacinių ir kitų biuro veiklai reikalingų inventoriaus tiekimo; Biuro įrangos priežiūra ir remontas; kitos paslaugos.

4.4. Stebi patalpų dizainą, stebi reklaminės ir kitos informacinės medžiagos, skirtos dalinti lankytojams, paruošimą ir išleidimą biure.

4.5. Užtikrina švarą ir tvarką biuro patalpose.

4.6. Stebi tinkamą biuro įrangos veikimą ir racionalų biuro reikmenų bei eksploatacinių medžiagų naudojimą biure.

4.7. Užmezga ryšius su eksploatacinėmis tarnybomis ir komunalinėmis organizacijomis, siekiant aprūpinti biuro patalpas, atlikti remonto ir kitus darbus.

4.8. Užtikrina tinkamą biuro patalpų priežiūrą ir eksploatavimą pagal pramoninės sanitarijos ir priešgaisrinės apsaugos taisykles ir nuostatas.

4.9. Organizuoja oro ir geležinkelio bilietų užsakymus biuro darbuotojams, dispečerinėms transporto priemonėms.

4.10. Tvarko biuro dokumentus, priima įeinančius skambučius ir tvarko išeinančius skambučius.

4.11. Organizuoja efektyvų ir kultūringą lankytojų aptarnavimą, užtikrina jiems patogių sąlygų sudarymą, konsultuoja administraciniais klausimais, teikia informaciją ir kitą medžiagą (vizitines korteles, kainoraščius, bukletus ir kt.).

4.12. Parengia materialinę ir techninę bazę sudėtingoms deryboms su partneriais, klientais ir kitų kategorijų lankytojais.

4.13. Veda lankytojų apskaitą.

4.14. Imtis priemonių konfliktinėms situacijoms užkirsti ir šalinti.

4.15. Atlieka individualias tarnybines užduotis iš savo tiesioginio viršininko.

4.16. Paruošia biurą uždarymui (išjungia apšvietimą ir biuro įrangą, įjungia apsaugos signalizaciją ir kt.).

1. Teisėsbiuro administratorė &n

Biuro vadovas yra vienas iš būtiniausių darbuotojų bet kurios šiuolaikinės įmonės darbe. Į platų atsakomybių spektrą įeina organizacinio ir priežiūros specialisto funkcijos. Jis vienu metu vienija iki trijų įgaliotų atstovų: sekretorių, tiekimo vadovą, administratorių. Biuro vadovo pareigos pirmiausia yra susijusios su didele atsakomybe ir dideliu efektyvumu.

Reikalavimai specialistui

Biuro vadovo pareigybės aprašyme pateikiami būtini nurodymai dėl priėmimo į darbą ir jo įgyvendinimo ateityje. Pirmas dalykas, kurį turi turėti pretendentas į šias pareigas, yra tinkamas išsilavinimas ir profesiniai įgūdžiai. Darbuotojas privalo turėti specializuoto vidurinio, nebaigto aukštojo ar aukštojo mokslo baigimo diplomą.

Įgūdžiai turi apimti žinias apie biuro struktūrą ir jos darbo ypatumus. Kambario zonavimas yra svarbus funkcionalumo veiksnys. Jei biuro vadovas yra susipažinęs su veiklos organizavimo principais, jam nebus sunku suvaldyti atskiras darbo pozicijas. Darbuotojai turi būti paskirstyti į savo vietas pagal pareigas, kad nebūtų trikdomas kitas darbas. Biuro vadovas turi žinoti kiekvieno specialisto darbo apimtis ir atsakomybės laipsnį.

Biuro administratoriaus pareigos

Vadovas įpareigotas biuro patalpose organizuoti optimaliai patogią gamybą. Be zonavimo, vadovas turi valdyti darbuotojus taip, kad visos kiekvieno rėmo funkcijos būtų nuosekliai atliekamos. Pagrindinius biuro veiklos principus nustato administratorius, vadovaudamasis šiais punktais:

• Specialistų atranka ir įdarbinimas.
• Planavimo strategija ir taktika darbe.
• Biuro organizacinės struktūros kūrimas.

Norint stabiliai dirbti biure, būtina užtikrinti, kad kiekvienam žmogui sektųsi savo veikla. Teigiami darbo rezultatai realizuojami taikant motyvavimo ir strategijos valdymo metodus. Pažangių kokybės gerinimo ir produktyvumo didinimo metodų kūrimas ir įgyvendinimas yra biuro vadovo pareiga.

Verslo komunikacija darbo kolektyve grindžiama morale ir profesine etika. Biuro vadovas – tai žmogus, kuris rodo mandagumo ir pagarbos darbuotojams pavyzdį.

Vidinė kontrolė

Visus priimtus sprendimus turi kontroliuoti pats administratorius. Kontrolė vykdoma šiose profesinėse srityse:

• Vidinių darbo taisyklių įvedimas ir vykdymas.
• Konkrečių komunikacijos standartų laikymasis įmonėje.
• Kalbos kultūros kontrolė bendraujant su klientais ir verslo partneriais.
• Aprangos kodas yra svarbus punktas įmonės darbe. Darbuotojai privalo dėvėti atitinkamą uniformą, kurią nustato verslo aplinkos standartai ir įmonės įstatų reikalavimai.

Biuro vadovas, kurio darbo pareigos apima personalo valdymą ir veiklos kontrolę, turi susikurti savo organizacinę darbo kokybės vertinimo metodiką ir struktūrą. Už darbo taisyklių ir darbo etikos pažeidimus kiekvienas darbuotojas traukiamas drausminėn atsakomybėn. Šią atsakomybę prisiima pats vadovas. Administratoriaus parengia pažeidimų prevencijos priemonių sistemą, konfliktų su vadovybe ir kitais darbuotojais sprendimo būdus, moralinio skatinimo metodus.

Prižiūrėtojo pareigos

Vadovo funkcijas gali atlikti ir biuro vadovas. Tokiu atveju jis turi aprūpinti darbuotojus ir patalpas būtinomis eksploatacinėmis medžiagomis. Kiekvienas darbuotojas privalo turėti ženklelį ir vizitines korteles, kad visada būtų galima atpažinti ir teisingai į jį kreiptis. Specialisto veidas yra biuro ir įmonės veidas.

Kanceliarinių prekių tiekimas vykdomas reguliariai, už tai atsakingas biuro vadovas. Prekių tiekimo verslo planai sudaromi atsižvelgiant į įmonei tiekiamos produkcijos kiekį, didmeninių pirkimų savikainą ir nuolaidų sistemas. Nuolatinis biuro medžiagų, įskaitant popierių ir įrangos eksploatacines medžiagas, tiekimas vykdomas sudarant sandorius su tiekėjais ir paslaugų įmonėmis, tiesiogiai dalyvaujant biuro vadovui. Prekių gavimas kontroliuojamas apmokėjimo ir apskaitos dokumentais. Kanceliarinių prekių ir reikmenų išdavimas personalui vykdomas paskyrus atsakingus asmenis ir turint ūkinio turto paskirstymo schemas ir procedūras.

Visą įrangą kontroliuoja tiekimo vadovas, šiuo atveju biuro vadovas. Į darbo pareigas įeina techninės įrangos ir komunikacijų būklės stebėjimas. Sugedus prietaisams ir mašinoms, iškviečiama serviso įmonė ar remonto specialistas ir patikrinami jo darbo rezultatai. Tokia kontrolė atsiranda ir į biurą pristačius naują įrangą.

Įrangos ir eksploatacinių medžiagų inventorizaciją atlieka biuro vadovas, periodiškai tikrindamas verslo turto prieinamumą ir techninę būklę apskaitos duomenimis.

Ūkinės paramos vadovas savo atsakomybe tvarko biurui skirtas lėšas įmonei reikalingoms prekėms įsigyti bei patalpų techniniams poreikiams tenkinti. Prižiūrėtojas organizuoja svarstymų, konferencijų, derybų logistiką.

Sekretorius ir jo pareigos

Visi išvardinti pagrindiniai procesai vadovo darbe ir jo sprendimai turi būti oficialiai nustatyti, todėl biuro vadovo ir sekretoriaus pareigos viename asmenyje apima organizacinės veiklos dokumentacijos palaikymą. Kiekvienas dokumentas, priklausomai nuo jo paskirties, turi savo formą ir struktūrą. Tik tada priimtas sprendimas ar planas turės teisinį pagrindą ir reikš griežtą visų punktų įgyvendinimą. Taip įmonė veikia aiškiai ir koordinuotai.

Bendradarbiavimas ir integracija

Sekretorė-vadybininkė organizuoja susitikimą ir svečių priėmimą. Delegacijos ir komisijos, partneriai, klientai yra svarbūs įmonės lankytojai. Nuo jų tiesiogiai priklauso įmonės veikla ir jos plėtra. Bendravimas vyksta verslo lygmeniu, naudojant formaliai palankią etiką, nepereinant prie asmeninių ryšių ir sąveikos – tik darbas. Biuro vadovas turėtų simbolizuoti kultūrą ir pagarbą ne tik kaip vyriausias atstovas, bet ir visai įmonei. Kontaktinę informaciją priima ir perduoda tiesiogiai sekretorius. Norint bendradarbiauti ir išspręsti svarbias sąveikos problemas, skyriuje keičiamasi, analizuojamos ir saugomos vizitinės kortelės. Už dalykinio susirašinėjimo su partneriais ir filialais vedimą atsakingas biuro vadovas. Jie vykdo reikalingos medžiagos elektroninį ir per kurjerinį siuntimą, informacijos priėmimą ir analizę, dalykinę korespondenciją.

Vadovas valdymo struktūroje

Vadovas daugeliu atvejų yra tiesiogiai atskaitingas įmonės vadovui ir vyresniajai vadovybei. Pareigas ir teises nustato viršininkai, kurie stebi jų laikymąsi. Biuro vadovo pareigos, susijusios su CV, apima ataskaitą apie vykdomą vidaus organizaciją, pasiektus produktyvumo rezultatus ir iškilusius sunkumus dirbant ir vykdant veiklą. Jie teikia siūlymus gerinti sąlygas, ūkio ir verslo klausimus dėl įrangos ir medžiagų pirkimo, prašymus perkelti, paaukštinti, atleisti darbuotojus. Teikiamos svarstyti drausminės nuobaudos ir apdovanojimai pasižymėjusiems specialistams.

Specialistų nurodymai

Priimant naują vadovą, parengiamas ir priimamas pareigų, teisių ir pareigų rinkinys. Biuro vadovo nurodymuose pateikiamas pilnas visų aukščiau aprašytų darbo ir organizavimo normų bei taisyklių sąrašas, taip pat nurodomi administratoriui pavaldūs asmenys ar pareigos.

Karjeros laiptai

Vadovo karjera grindžiama vidiniu tobulėjimu ir profesiniu augimu, kurį sudaro įgūdžių tobulinimas. Įtakos pasikeitimas vyksta kartu su autoriteto padidėjimu arba sumažėjimu pavaldinių ir kitų darbuotojų akyse. Vertikalus pozityvus pozicijos mobilumas fiksuojamas sėkme siekiant įmonės užsibrėžtų tikslų, iniciatyvumo ir bendravimo įgūdžiais, inovatyviais gebėjimais bei efektyviais darbo metodais.

Biuro vadovas yra viena paklausiausių profesijų. Efektyvus specialistas turi daug dėmesio skirti žmogiškiesiems ištekliams, šis reikalavimas įtrauktas į biuro vadovo pareigas CV. Tinkamai parinktas ir aukštos kvalifikacijos personalas, pagrįstas vidinėmis lyderio savybėmis, turės teigiamos įtakos įmonės plėtros dinamikai.

Daugeliui didelių ir rimtų įmonių biuro vadovo pareigų įvedimas jau seniai buvo būtina sėkmingo funkcionavimo priemonė. Be to, dauguma įmonių, priklausančių vidutinių ir mažų įmonių kategorijai, šiandien vis dažniau pradėjo diegti šį struktūrinį padalinį savo darbuotojams. Atitinkamai, pastaruoju metu vis aktualesnis tampa biuro vadovo pareigybės aprašymas, visiškai atskleidžiantis šio darbuotojo funkcionalumą.

Kokia yra biuro vadovo funkcija?

Bet kurios įmonės valdymo biuro pareigos dažnai apima daugybę skirtingų funkcijų. Todėl kaip priedą prie darbo sutarties dažnai tenka surašyti tokį dokumentą kaip biuro vadovo pareigybės aprašymas, kuriame būtų aiškiai nurodytos visos tokio darbuotojo pareigos. Visų pirma, reikia suprasti, kad pagrindiniai reikalavimai tokiam darbuotojui yra įmonės administracinio padalinio valdymas ir kontrolė. Taigi „biuras“ reiškia ne konkrečias patalpas, o įmonės padalinį, kurio specialistai atlieka administracines ir valdymo funkcijas. Biuro vadovo pareigybės aprašymas turėtų apimti visą atitinkamam specialistui priskirtų priežiūros pareigų spektrą. Visų pirma, tai gali apimti šias funkcijas:

• administracijos padalinių darbuotojų veiklos planavimas;
• formuoti ir įgyvendinti įmonės specialistų bendravimo su įmonės partneriais kultūrą ir etiką;
• tarp įmonės padalinių suformuotos biuro valdymo sistemos organizavimas ir veikimo kontrolė;
• nuolatinis visapusiškam biuro funkcionavimui reikalingų medžiagų prieinamumo stebėjimas;
• ataskaitų rengimas vadovybei naudojant anksčiau nustatytas formas.

Skirtumas tarp biuro vadovo ir administratoriaus

Biuro vadovo pareigybės aprašymas gali būti išplėstas įmonės vadovybės nuožiūra ir papildytas visomis būtinomis pareigomis, kurias privalo atlikti atitinkamas pareigas einantis specialistas normaliam esamo administracijos padalinio funkcionavimui. Toks dokumentas formuojamas kiek kitaip nei biuro administratoriaus pareigybės aprašymas. Pastaruoju atveju, kaip taisyklė, specialistui turėtų būti patikėtos ūkinės funkcijos, susijusios su padalinio darbo organizavimu. Reikia atsiminti, kad vadovas pirmiausia atlieka pareigas, susijusias su darbuotojų veiklos valdymu.

Administratorius atsakingas už sąlygų, kurios leistų visiems specialistams pilnai įgyvendinti jiems priskirtą funkcionalumą, organizavimą.

Personalo specialisto pareigos

Be to, yra ir toks dokumentas kaip personalo skyriaus pareigybės aprašymas. Šiame dokumente nurodytos pareigos taip pat susijusios su personalo darbo organizavimu. Skirtumas tas, kad personalo skyriaus darbuotojas pirmiausia yra atsakingas už darbuotojų samdymą ir kontroliuoja specialistų darbo judėjimą įmonėje. Darbuotojų darbo organizavimas šioje srityje nėra jo pareiga.

Biuro administratorius yra vadovaujančios pareigos, įtrauktos į daugelio didelių įmonių personalo lentelę. Sužinokite, kaip jis daro įtaką biuro darbui, kuo jis skiriasi nuo paprasto sekretoriaus ir kokios yra jo pareigos.

Iš straipsnio sužinosite:

Viena pagrindinių šiuolaikinio biuro darbo tendencijų – augantis automatizavimo tempas. Šiuolaikinės technologijos gali gerokai supaprastinti sekretorės darbą. Daugelį įprastų ir net intelektualinių funkcijų dabar galima atlikti naudojant kompiuterines technologijas. Vienintelis dalykas, kurio mašinos dar neišmoko pagaminti, yra aktyviai dalyvauti verslo valdyme. Kol kas didelės įmonės neapsieina be biuro administratoriaus, kuris koordinuoja jų darbą ir sukuria jam optimalias sąlygas.

Kuo biuro administratorius skiriasi nuo sekretorės ir biuro vadovo?

Panaši pozicija vidaus versle atsirado palyginti neseniai. Jo įvedimas tapo būtina priemone sėkmingam daugumos didelių įmonių funkcionavimui. Paprastai, atsidarius laisvai biuro administratoriaus darbo vietai, keliami tokie patys reikalavimai kaip ir pretendentams į biuro vadovo pareigas arba :

• administracinio ir ekonominio darbo patirtis bei personalo valdymo įgūdžiai;
• papildomas vadybos išsilavinimas;
• biuro įrangos išmanymas;
• Užsienio kalbų mokėjimas;
• įmonės veiklos specifikos supratimas;
• dalykinio bendravimo įgūdžiai ir dalykinio etiketo išmanymas;
• punktualumas, operatyvumas, atsparumas stresui;

Vis dar yra skirtumų tarp šių dviejų profesijų. Biuro administratorius dažnai atlieka vadovo pareigas, t.y. jis vadovauja organizacijos administraciniam padaliniui. Jo įgaliojimų spektras daug platesnis, kaip ir pareigų sąrašas. Tai apima daugybę valdymo ir net kontrolės funkcijų. Šiam darbuotojui, kaip ir biuro vadovui, gali būti priskirtos verslo funkcijos, tačiau jos nėra prioritetinės.

Nuo biuro vadovo iki projektų administratoriaus: profesijų tendencijos

Šiuo metu biuro darbuotojų administracinėje veikloje atsiranda . Iš pagalbinių funkcijų pamažu pereina į valdymo veiklos kategoriją.

Administracijos darbuotojams vis dažniau skiriamos tradicinės projektų administratoriaus pareigos:

1. Konkrečių projektų planavimas ir įgyvendinimas;
2. Dalyvavimas įvairių komisijų, sudarytų strateginiams įmonės klausimams spręsti, veikloje;

Projekto administratorius yra darbuotojas, atsakingas už dokumentacijos tvarkymą, projekto vadovo veiklos palaikymą planuojant ir stebint darbus, dalyviams suteikdamas informaciją, reikalingą sėkmingam darbų atlikimui. Daugelis vadovų didelėse organizacijose yra informacijos srautų sankirtos centre ir teikia operatyvinę informacinę pagalbą įmonės vadovui ir darbuotojams.

Biuro administratoriaus pareigybės aprašymas

Pagrindinis vietinis norminis dokumentas, reglamentuojantis biuro administratoriaus darbą, yra pareigybės aprašymas. Jame aiškiai apibrėžtos jo darbo pareigos, teisės ir atsakomybės sritis. Be to, šiame dokumente nurodomi reikalavimai kandidatui dėl išsilavinimo ir profesinių įgūdžių.

Daugelyje įmonių pareigybių aprašymai rengiami pagal esamus sekretorės ir biuro vadovo nurodymus, juos papildant , kuriame aprašomos šio darbuotojo administracinės funkcijos. Esminis vadovo skirtumas yra tas, kad jis turi daugybę vadovo galių: jis vadovauja biuro darbuotojams, biuro darbui ir logistikai.

Biuro administratoriaus pareigos

Biuro administratoriaus pareigas reglamentuoja pareigybės aprašymas. Paprastai jis turi plačius įgaliojimus ir atlieka organizacinio bei priežiūros specialisto funkcijas. Daugelyje organizacijų sekretoriaus, tiekimo vadovo ir vadovo funkcijos sujungiamos į vieną poziciją. Didelėse įmonėse šis specialistas virsta vadovu, kurio pavaldumui priklauso: sekretoriatas, kurjeriai, tarnautojai, aptarnaujantis personalas.

Siūlome trumpą kontrolinį biuro administratoriaus pareigų sąrašą, kuris gali būti įtrauktas į jo pareigybės aprašymą:

Biuro paruošimas darbo dienai

Įprastos biuro administratoriaus užduotys prasideda nuo biuro paruošimo naujai dienai. Atvykęs į darbą jis išjungia apsaugos sistemą, pajungia biuro įrangą, patikrina, ar yra reikiamų eksploatacinių medžiagų ir biuro reikmenų. Tada jam reikia išanalizuoti lankytojų sąrašą ir pasiruošti jų susitikimui: patikrinti priėmimo zonos būklę, įsitikinti, ar yra reklamos ir kitos medžiagos, paruošti posėdžių ir konferencijų sales.

Taip pat skaitykite:

Biuro aprūpinimo viskuo, ko reikia darbui sąmatų sudarymas

Naudingas straipsnis:apie, , skaitykite elektroniniame žurnale.

Tai gali būti periodiniai arba vienkartiniai poreikiai, apie kuriuos informaciją galima gauti trimis būdais:

Priklausomai nuo situacijos (kanceliarinių prekių pirkimas neatsižvelgiant į jų suvartojimą);

Pagal pageidavimus (poreikiai nustatomi renkant prašymus);

Sistemingas (atsižvelgiama ne tik į personalo prašymus, bet ir į faktinę padėtį);

Švaros ir tvarkos palaikymas

Biuro administratorius – tai darbuotojas, kurio darbo pareigos apima sutarčių su valymo įmonėmis sudarymą ir perrašymą bei aptarnaujančio personalo darbo koordinavimą. Jis turi apsvarstyti pasiūlymus, derinti įmonės pasirinkimą su vadovybe, parengti reikalingus dokumentus sutarčiai sudaryti. Vadovas turi pasirinkti tinkamą valymo dažnumą, numatyti jo laiką ir trukmę.

Kontaktai su operatyvinėmis tarnybomis

Dažnai viena iš biuro administratoriaus pareigybės aprašyme nurodytų pareigų yra užmegzti ryšius su eksploatacinėmis ir komunalinėmis tarnybomis. Patalpų aprūpinimas ištekliais, remonto darbų atlikimas laiku, . Jis yra atsakingas už tai, kad patalpų būklė atitiktų pramoninės sanitarijos ir priešgaisrinės apsaugos taisykles ir nuostatas.

Transporto siuntimas

Jei organizacija turi valdymo kambarį ir , transporto skyrius, jie dažnai perduodami biuro administratorės atsakomybei. Kai kuriose įmonėse šias pareigas einantis darbuotojas yra atsakingas už operatyvų informacijos perdavimą, maršruto optimizavimą, būklės stebėjimą ir apkrovų paskirstymą, t.y. iš dalies atlieka logistikos specialisto pareigas.

Biuro darbo organizavimas

Į patyrusio vadovo atsakomybės sritį dažnai įeina biuro darbo organizavimas, t.y. sukurti optimalias sąlygas dokumentų judėjimui, paieškai ir saugojimui. Skirtingai nei sekretorius, jis ne tik užsiima reikalais ir išeinančių skambučių valdymas. Jis sistemina, registruoja, prižiūri, kaip vykdoma oficiali dokumentacija.

Biuro administratorius nuolat bendradarbiauja su biuro valdymo tarnyba, o kai kuriais atvejais net yra jos vadovas.

Lankytojų paslaugos

Į biuro administratoriaus darbo pareigas dažnai įeina lankytojų aptarnavimas. Jis yra atsakingas už susitarimą su lankytojais dėl apsilankymo laiko, , priima visus atvykusius, organizuoja priėmimą vadovaujantis vadovybės nurodymais.

Biuro personalo valdymas

Biuro administratorius turi nemažai pareigų, susijusių su jo vadovaujamo personalo valdymu. Jis dalyvauja atrenkant ir įdarbinant sekretoriato specialistus, planuoja darbo strategiją ir taktiką, formuoja organizacinę struktūrą. Vadovas turi įvaldyti personalo motyvavimo metodus, išmanyti produktyvumo didinimo metodus, būti profesinės etikos pavyzdžiu

Vidinė kontrolė

Biuro administratorius ne tik priima nemažai svarbių valdymo sprendimų, bet ir stebi jų įgyvendinimą. Jo pareigos apima darbo procedūrų suvedimą ir vykdymą, taip pat įmonės komunikacijos standartų laikymasis. Bendraudamas su lankytojais jis kontroliuoja savo pavaldinių kalbos kultūrą, , laikantis dalykinio etiketo taisyklių.