Atnaujinti raštvedybos sekretorės profesinius įgūdžius. Sekretoriaus gyvenimo aprašymo pavyzdys. Profesinė ir darbo patirtis

Šiuolaikinės įmonės valdymo struktūroje keičiantis sekretoriaus vietai, atsirado aukštesni reikalavimai sekretoriaus-asistento išsilavinimo lygiui, profesinei erudicijai, bendravimo įgūdžiams, gebėjimui spręsti įvairias verslo problemas. Šiandien sekretorės-asistentės profesija reikalauja iš žmogaus aukšto pasiruošimo, visa eilė asmeninių ir dalykinių savybių, nulemtų sekretorės darbo specifikos.

Pažvelkime į daugybę skelbimų, kviečiančių dirbti sekretorių padėjėjus. Pretendentams į šias pareigas keliami šie reikalavimai: kanceliarinio darbo išmanymas (tai reiškia pagrindinių valdymo dokumentų rūšių sudarymo ir tvarkymo taisyklių bei pagrindinių darbo su dokumentais organizavimo taisyklių išmanymą); Kompiuterio įgūdžiai (reikalauja teksto rengyklės išmanymo MS Word, skaičiuoklių sistemos MS Excel ir bendras susipažinimas su operacine sistema Windows); tam tikru mastu mokėti užsienio kalbą, dažniau anglų, rečiau vokiečių ar prancūzų kalbą.

Realiai šiuolaikiniams sekretoriams keliama kvalifikacija ir kiti reikalavimai yra daug platesni. Deja, samdydamas sekretorę vadovas ne visada sugeba aiškiai suformuluoti šiuos reikalavimus. O pareigybės aprašymas, kur jis yra, nepateikia pilno vaizdo apie sekretoriaus padėjėjos pareigas.

Profesionalus sekretorius-asistentas turi turėti tam tikrų žinių ir įgūdžių, turėti tam tikrų dalykinių ir asmeninių savybių. Sekretorės-asistentės profesijai reikalingas aukštas pagrindinio išsilavinimo lygis.

Profesinės žinios ir įgūdžiai, reikalingas šiuolaikiniam sekretoriui-asistentui, galima suskirstyti į tris grupes:

1. Žinios, reikalingos dokumentacijai ir informacinei pagalbai vadovybei ir visai įmonei. Sekretoriaus padėjėjas turi žinoti:

Normatyviniai ir metodiniai dokumentai dėl valdymo dokumentacijos,

Pagrindiniai dokumentų srautų organizavimo principai,

Archyvavimo pagrindai,

Pagrindinės taikomosios programos

Rusų kalba, viena ar kelios užsienio kalbos (priklausomai nuo įmonės profilio).

Sudaryti ir vykdyti pagrindinius valdymo dokumentų tipus ir atmainas;

Racionaliai organizuoti darbą su valdymo dokumentais ir tvarkyti archyvą;

Rasti, tvarkyti ir saugoti informaciją;

Naudokite rašomąją mašinėlę, asmeninį kompiuterį, spausdintuvą ir kitas priemones dokumentams kurti, gaminti ir kopijuoti.

2. Žinios, reikalingos komunikaciniam įmonės veiklos ir jos administravimo palaikymui:

Darbo pokalbio vedimo taisyklės;

Lankytojų priėmimo, susitikimų, komandiruočių organizavimo principai;

Šiuolaikinės komunikacijos priemonės;

Profesinės etikos pagrindai.

Remdamasis šiomis žiniomis, sekretorius turėtų gebėti:

Vykdyti verslo pokalbius ir pokalbius telefonu;

Organizuoti susitikimus, pristatymus, komandiruotes;

Naudoti šiuolaikines komunikacijos priemones;

Organizuoti lankytojų priėmimą ir aptarnavimą telefonu;

Planuokite savo darbą, planuokite ir taupykite savo vadovo laiką.

3. Žinios, susijusios su pagrindine įmonės veikla, jos vidine struktūra ir išoriniais ryšiais:

Vadovo darbo organizavimo principai, valdymo teisiniai pagrindai;

Administracinės, darbo ir ekonominės teisės pagrindai;

Įmonės ir jos darbuotojų veiklą reglamentuojantys teisės aktai ir nuostatai.

Remdamasis šiomis žiniomis, sekretorius turi gebėti užtikrinti efektyvų vadovo darbą.

Norint tapti gera sekretore-asistente, vien žinių ir įgūdžių neužtenka. Būtina turėti nemažai dalykinių ir asmeninių savybių, kurios yra neatsiejama profesijos dalis.

Pagrindinis verslo savybes reikalauja sekretorius:

Organizaciniai įgūdžiai: gebėjimas organizuoti savo, savo vadovo ir biuro darbą, gebėjimas organizuoti susitikimus, pristatymus, komandiruotes, delegacijų priėmimus ir kitus renginius;

Atsakingumas, patikimumas: gebėjimas prisiimti atsakomybę, visada naudotis tik kruopščiai patikrinta informacija;

Punktualumas ir atidumas: savalaikis ir tikslus užsakymų vykdymas, gebėjimas niekada nieko nepamiršti ir nieko nevėluoti;

Iniciatyvumas ir savarankiškumas: gebėjimas pagal savo įgaliojimus priimti savarankiškus sprendimus, nelaukiant vadovo nurodymų kiekvienu klausimu;

Atsidavimas įmonei, lojalumas: įsitraukimo į įmonės reikalus jausmas, gebėjimas parodyti taktą ir atsargumą, gebėjimas saugoti konfidencialią informaciją;

Gebėjimas saugoti tarnybos paslaptis ir konfidencialią informaciją;

Numatymas: gebėjimas numatyti vadovo nurodymus, atleidžiantis nuo būtinybės detaliai planuoti ir skrupulingai paaiškinti smulkias užduoties detales.

Asmeninės savybės, reikalinga sekretorei:

Bendravimo įgūdžiai, gebėjimas prisitaikyti: gebėjimas lengvai užmegzti ryšius su žmonėmis, greitai pereiti nuo vienos veiklos rūšies prie kitos;

Gera valia, mandagumas, mandagumas, reagavimas, nuoširdus dėmesys žmonėms, noras padėti kitiems, ypač įtemptose situacijose, galiausiai – gebėjimas sukurti psichologinį komfortą biure;

Intelektas: kalbos kultūra, išvaizda, darbo vieta;

Taktiškumas, diplomatiškumas: subtilumas, gebėjimas taktiškai spręsti iškilusias problemas, atsakyti į visus klausimus, neįžeidžiant pašnekovo pasididžiavimo;

Darbštumas, sąžiningumas;

Kuklumas, tikslumas;

Smalsumas: noras nuolat tobulinti savo žinių lygį, įsisavinti susijusias veiklos sritis, neatsilikti nuo naujausių sekretorių darbo ir įmonės veiklos pasiekimų.

Taigi galima teigti, kad XX – XXI amžių sandūroje. Rusijoje susiformavo naujo tipo sekretoriaus profesija - sekretorius-asistentas, apjungiantis ne tik vadovo padėjėjo ir jo padėjėjo pareigas, bet ir daugybę kitų valdymo funkcijų. Įvairiose organizacijose sekretoriaus-asistento pareigos labai skiriasi, tačiau galima atsekti bendrą tendenciją: jų veiklos mastai nuolat plečiasi, o jo vaidmuo šiuolaikinės organizacijos valdymo struktūroje nuolat didėja. Kartu didėja ir pretendentams į šias pareigas keliami reikalavimai.

Sekretorė-referentė – tai aukštos klasės specialistas, užsiimantis kūrybiniu darbu su žmonėmis, dokumentais, informacija.

Sekretorės-asistentės darbas pasižymi atliekamų užduočių įvairove, dinamiška situacija, poreikiu greitai spręsti iškilusias problemas ir vienu metu užsiimti kelių rūšių veikla. Dėl šios priežasties kandidatui, kuris bando susirasti darbą, keliami keli asmeniniai ir verslo reikalavimai.

Pretendentui gali būti keliami rimti kvalifikaciniai reikalavimai (puikūs biuro darbo išmanymas, aukštasis išsilavinimas, užsienio kalbų mokėjimas). Todėl, norint būti išgirstam, svarbu tinkamai suformatuoti savo sekretoriaus CV.

Darbo pareigos

Paprastai sekretorė dalyvauja planuojant savo vadovo darbo dieną, pokalbius telefonu, apdorojant elektroniniu ir paprastu paštu gautus laiškus. Be to, jis yra atsakingas už aukštesnio asmens nurodymų vykdymą ir įmonės posėdžių stenografijos tvarkymą.

Įmonės darbuotojų ir tiesioginių vadovų informavimas apie artėjančius dalykinius susitikimus, renginius, dokumentacijos pateikimo terminus, kalendorinio grafiko pasikeitimus – tik nedidelis priedas prie sekretorės pareigų.

Reikalavimai kandidatams

Kandidatas į atsakingojo sekretoriaus pareigas turi būti komunikabilus, turėti kompetentingą kalbą raštu ir žodžiu, tvarkingas, darbštus, dėmesingas, mokėti užsienio kalbą. Greitas prisitaikymas prie kolektyvo ir noras greitai išspręsti keblias situacijas – tai bruožai, kuriuos labai vertina gerbiamų įmonių vadovybė.

Ką rašyti sekretorės-asistentės gyvenimo aprašyme?

Pradėti rašyti šį dokumentą turėtumėte išvardindami verslo ir asmeninius įgūdžius, kurie pravers naujoje įmonėje.

Vienas iš pagrindinių sekretorės gyvenimo aprašymo punktų yra įgytas išsilavinimas. Jei Humanitarinių mokslų fakultetą baigėte su užsienio kalbomis, tai tik padės greičiau susirasti padorų darbą.

Labai svarbu apibūdinti turimą darbo patirtį. Taip pat turėtumėte paminėti funkcines pareigas, kurias turėjote atlikti eidamas anksčiau eitas pareigas.

Jei iš paskutinio darbo išėjote oriai, galite drąsiai pateikti buvusio vadovo kontaktinę informaciją. Įmonės personalo skyrius gali patikrinti sekretorės gyvenimo aprašyme nurodytą informaciją, o jūsų buvęs viršininkas tikrai padės greitai išnagrinėti jūsų prašymą.

Rekomendaciniai laiškai iš ankstesnių darbų bus puikus jūsų gyvenimo aprašymo papildymas.

CV pavyzdys

Aukščiau aprašėme pagrindinę informaciją, kuri turėtų būti įtraukta į sekretoriaus gyvenimo aprašymą, kurio pavyzdį dabar parodysime.

Pilnas vardas: Pavlenko Oksana Viktorovna.

Tikslas: gauti sekretorės-asistentės pareigas įmonėje „Technologija X“.

Gimimo data: 1969-12-06.

Kontaktinis telefono numeris: xxx-xx-xx-xx.

Išsilavinimas:

1980-1984 m - Maskvos valstybinis pedagoginis universitetas, kurio specializacija yra edukacinė psichologija.

2001-2006 m - KhSU prancūzų ir anglų kalbų tobulinimosi kursai.

Patirtis:

1985–2009 m - Komercinis bankas „Aukso gysla“. Einamos pareigos - vedėjo padėjėja, sekretorė-asistentė. Pareigos: derybos su užsienio partneriais, biuro dokumentacijos tvarkymas, nuostatų vertimas, dalyvavimas derybose, vadovo darbo plano sudarymas, kambarių rezervavimas užsienio viešbučiuose darbuotojams komandiruotėse.

Profesiniai įgūdžiai: darbo grafiko sudarymas, kolegų ir įmonės partnerių priėmimų organizavimas, posėdžių protokolavimas, biuro darbas pagal teisės aktų reikalavimus.

Papildoma informacija: laisvas anglų kalbos lygis; sklandus Lotus, MS Office, WinFaxPro programų išmanymas; rašymo greitis – 240 simbolių per minutę.

Registracijos adresas: Moscow, st. Oktyabrskaya, 64 m., apt. 247.

Šeiminė padėtis: ištekėjusi, dukrai 5 metai.

Pageidaujamas atlyginimas: nuo 34 tūkstančių rublių.

Tai tik sekretorės gyvenimo aprašymo pavyzdys, tačiau jo vykdymas artimas tikriems reikalavimams.

Žinios apie sekretorės profesiją dažnai apsiriboja informacija, gauta iš filmų ir sekretorių darbo fragmentų stebėjimais mokykloje, kolegijoje, įvairiose savivaldybės institucijose.

Bet tai labai atsakinga ir reikalauja specifinių žinių bei įgūdžių. Viskas priklauso nuo šių žinių taikymo srities. Pažvelkime į sekretorės gyvenimo aprašymo pavyzdžius, tiksliau – jam keliamus reikalavimus.

Sekretoriaus ir sekretoriaus nesantaika

Tarkime, jūs baigėte universitetą ir norite dirbti sekretore didelėje įmonėje. Personalo skyrius paprašys jūsų užpildyti gyvenimo aprašymą, kuriame turėsite papasakoti viską apie save.

1. Pateikite savo paso duomenis, įskaitant registraciją ir šeimyninę padėtį;
2. Nurodykite šios pareigos siekimo tikslą.
3. Parodykite, kodėl esate geresni už kitus pretendentus į šias pareigas (Čia nereikia būti kukliam. Nežinomybė yra blogiausia. Geriau rašykite: galiu, man priklauso, kandidatuoju, žinau.)
4. Užsienio kalbų mokėjimas visada yra laukiamas.
5. Apie darbo kompiuteriu įgūdžius net nekalbama. Vartotojo lygis netinkamas. Turite būti tikri, kad dirbate skirtingomis programomis: Word, Excel, Power Point ir kt.
6. Aukštasis išsilavinimas tokio lygio įmonėse, kaip taisyklė, yra privalomas.
7. Darbo patirtis, vairuotojo pažymėjimas, atsiliepimai laukiami.

Be to, turėsite apibūdinti save. Nurodykite, koks esate punktualus, kompetentingas, santūrus ir pan.

Pabandykime sudaryti sekretorės gyvenimo aprašymo pavyzdį

Pavlova Galina Sergeevna Tikslas: užimti sekretorės-asistentės/vadybininko padėjėjos pareigas Kontaktinis telefono numeris: xxx-xx-xx-xx Gimimo data: 1978-10-09 Išsilavinimas: 1996-2001 Chabarovsko valstybinio pedagoginio universiteto specializacija: ugdymo psichologė 2001-20003. Anglų kalbos tobulinimo kursai KSU. Darbo patirtis: 2006 - 2009 Komercinis bankas "Progress" Pareigos: sekretorė-asistentė, vadovo padėjėja Pareigos: dalykinės korespondencijos ir dokumentų srautų vedimas pagal norminių aktų reikalavimus; darbas su užsienio partneriais anglų kalba; angliškos dokumentacijos vertimas į rusų kalbą ir atvirkščiai; dalyvavimas derybose kaip; vadovo darbo planų sudarymas; užsienio viešbučių užsakymas ir bilietų užsakymas internetu. Profesionalūs įgūdžiai:

• apskaitos tvarkymas pagal teisės aktų reikalavimus;
• bet kokių dokumentų vertimai raštu;
• posėdžių protokolai;
• Sudarau vadovui darbo grafiką savaitei, mėnesiui;
• Organizuoju priėmimus ir derybas, įskaitant VIP svečius;

Papildoma informacija: Anglų kalba – nemokamas kompiuteris – MS Office, Lotus, WinFaxPro, HTML programų išmanymas; Biuro įranga; Mašinraštis 230 simb./min. Registracija: Kirovas, g. Amurskaya, 18 m., apt. 10. "Šeimyninė padėtis: vedęs, sūnui 4 metai. Pageidaujamas atlyginimas: nuo 30 000 rub. Tai tik sekretorės gyvenimo aprašymo pavyzdys, bet artimas tikriems reikalavimams.

Sekretorės darbas įdomus, įvairus ir labai atsakingas. Šis asmuo turi atlikti įvairias vadovaujamas užduotis, organizuoti susitikimus lankytojams ir svečiams, dirbti su dokumentacija ir visada būti reprezentatyvios išvaizdos. Prieš rašydami savo gyvenimo aprašymą sekretoriaus pareigoms užimti, peržiūrėkite šias svarbias gaires.

Koks turi būti geras sekretorius?

Dažniausiai sekretorius užsiima „popieriniais“ darbais, todėl turi būti atsargus ir dėmesingas. Reikalingi darbo kompiuteriu, pagrindinių biuro programų ir biuro įrangos įgūdžiai.

Papildomas privalumas bus užsienio kalbos mokėjimas, ypač jei įdarbinanti įmonė turi užsienio partnerių.

Švietimo specializacija nėra ypač svarbi. Svarbiausia, kad jo pagrindinė esmė susikerta su dokumentų tvarkymu, informacijos analize ir gebėjimu greitai rasti požiūrį į žmones.

Tarp svarbių asmeninių sekretoriaus savybių yra šios:

• visuomeniškumas;
• draugiškumas;
• santūrumas;
• reprezentatyvi išvaizda;
• organizacija.

Prie gyvenimo aprašymo būtinai pridėkite nuotrauką. Sekretorė privalo turėti dalykinę aprangą, tinkamą manikiūrą ir tvarkingą šukuoseną.